SIGM@Títols oficials > Enregistrament i lliurament de títols oficials

 Bellaterra (Cerdanyola del Vallès), 10 de gener de 2014      

INDEX:

0. Accés a l’aplicació

1. Menú de Gestió de títols

2. Sol·licitud de títol

2.1. Enregistrament de la sol·licitud del títol estudiant amb expedient sigm@

2.1.1. Pagament per entitat financera

2.1.2. Pagament per TPV Manual, Ingrés / Transferència

2.2. Enregistrament de la sol·licitud del títol estudiant sense expedient sigm@ o amb

expedient sigm@ que no tanca automàticament

2.2.1. Estudiant amb expedient sigm@ que no tanca

2.2.2. Estudiant que existeix a la base de dades però sense expedient sigm@

2.2.3. Donar d’alta un nou alumne que no existeix a sigm@

3. Gestió de sol·licituds enregistrades

3.1. Anul·lar sol·licituds

3.2. Modificar sol·licituds

3.3. Duplicar sol·licituds

3.4. Reimprimir els documents de la sol·licitud

4. Validació de sol·licituds

5. Entrega de títols

6. Generació de llistats

2

L’usuari s’ha de connectar a l’enllaç de serveis d’intranet de la UAB a través d’aquesta

pàgina: http://sia.uab.cat/

O bé mitjançant la intranet de la UAB: https://intranet.uab.cat/

0. Accés a l’aplicació

3

S’ha d’introduir el nom d’usuari de SIGM@ i la contrasenya corresponent.

S’ha d’entrar al menú de l'aplicació informàtica, i escollir l’opció Gestió de Títols.

4

En aquesta pantalla es pot:- Donar d’alta una nova sol·licitud o cercar una sol·licitud enregistrada.- Validar sol·licituds.- Enregistrar el lliurament d’un títol des del menú Entrega de títols.- Generar llistats.

1. Menú de Gestió de títols

Menú => Gestió de sol·licituds

5

2.1. Enregistrament de la sol·licitud de títol estudiant amb expedient sigm@:

L’estudiant ha de tenir expedient a sigm@. Una vegada localitzat l’alumne, cal prémer l’opció Nova Sol·licitud:

Menú => Gestió de sol·licituds => Gestió de sol·licituds de títols Opció => Nova sol·licitud

Cal seleccionar l’expedient corresponent al títol sol·licitat per l’estudiant (l’expedient ha d’estar en estat: Tancat en disposició de títol).

6

2. Sol·licitud de títol

A la pantalla següent, es recullen per defecte les dades que consten a l’aplicació informàtica. S’ha d’incloure, si és el cas, els accents i les conjuncions “i/y” entre els cognoms i les partícules “de”, “de la”, “de los” (veure el circuit de “Notes per a la Introducció de dades de títols”). Qualsevol altra modificació de les dades personals de l’estudiant (nacionalitat, sexe, data de naixement, etc.) s’ha de fer accedint a les Dades Personals amb el botó que es troba al final de la pantalla.Les dades que es mostren varien en funció del RD d’expedició del títol.En el camp Data de sol·licitud, s’ha d’informar: si l’estudiant paga per entitat financera, informarem la data de sol·licitud del títol. Si l’estudiant paga per TPV Manual – Ingrés/transferència, cal informar la data de pagament (en aquest cas la data de sol·licitud és la mateixa que la de pagament).Una vegada omplerts els camps, es grava la pantalla prement el botó Següent.

7

8

Lliurament del títol en altres administracions

En el cas que l’estudiant sol·liciti la tramesa del títol a altres administracions, cal seleccionar al camp “Forma de lliurament” la que correspongui.

Es selecciona la forma de pagament per entitat financera.

Abans d’enregistrar la sol·licitud, s’ha de comprovar que les dades introduïdes siguin correctes. En el cas que l’estudiant tingui el carnet de família nombrosa general o especial, o el de família monoparental, i no estigui informat al seu expedient, es pot enregistrar en aquest moment, o comprovar que les dades siguin correctes, si és el cas. En el cas que s’apliqui alguna altra gratuïtat, cal seleccionar-la mitjançant l’opció de classe de liquidació, segons el procediment establert.

2.1.1. Pagament per entitat financera:

9

Una vegada enregistrada la sol·licitud, l’aplicació ens informa que aquesta s’ha donat per vàlida. En el cas contrari, ens indica quina incidència ha trobat. A la part inferior de la pantalla, es mostren les pestanyes de visualitzar instància i visualitzar abonaré. La instància cal imprimir-la 2 vegades, una còpia s’entrega a l’estudiant i l’altra s’arxiva al seu expedient degudament registrada. A continuació s’imprimeix l’abonaré i s’entrega a l’estudiant perquè realitzi el pagament.

L’estat de la sol·licitud del títol queda pendent de la validació del pagament. I en cas que es tracti d’una assignació manual de títol, també queda pendent de la validació acadèmica manual.

10

2.1.2. Pagament per TPV Manual– Ingrés/transferència:

Abans d’enregistrar la sol·licitud, s’ha de comprovar que les dades introduïdes siguin correctes. En el cas que l’estudiant tingui el carnet de família nombrosa general o especial, o el de família monoparental, i no estigui informat al seu expedient, es pot enregistrar en aquest moment, o comprovar que les dades siguin correctes, si és el cas. En el cas que s’apliqui alguna altra gratuïtat, cal seleccionar-la mitjançant l’opció de classe de liquidació, segons el procediment establert.

Cal triar la forma de pagament que correspongui: TPV Manual o Ingrés / transferència.

11

Una vegada enregistrada la sol·licitud, l’aplicació ens informa que aquesta s’ha donat per vàlida i li assigna el número de registre universitari que li correspongui. En el cas contrari, ens indica quina incidència ha trobat. A la part inferior de la pantalla, es mostren les pestanyes de visualitzar instància, visualitzar certificat substitutori i visualitzar certificat acadèmic. La instància cal imprimir-la 2 vegades, una còpia s’entrega a l’estudiant i l’altra s’arxiva al seu expedient degudament registrada. El certificat substitutori s’ha d’imprimir i entregar a l’estudiant una vegada s’ha signat pel gestor/a acadèmic/a. I el certificat acadèmic s’ha d’imprimir i arxivar a l’expedient de l’estudiant una vegada l’ha signat el fedatari del centre.

El procés de sol·licitud ha finalitzat i la sol·licitud queda en estat Pagada.

12

2.2. Enregistrament de la sol·licitud del títol estudiant sense expedient sigm@ o

amb expedient sigm@ que no tanca automàticament:

En aquesta pantalla es localitza l’estudiant que sol·licita l’expedició del títol. Aquesta

localització es pot realitzar pel número d’identificació personal (NIP), pel número

d’identificació de l’alumne/a (NIA), pel document nacional d’identitat (DNI), o bé per les

dades personals (Nom, primer i segon cognom). Una cop s’han introduït les dades de

l’estudiant, cal fer Cercar.

2.2.1. Estudiant amb expedient sigm@ que no tanca:

Una vegada hem localitzat l’estudiant, s’ha d’escollir l’opció: Assignar => Assignació

Manual del Títol. Aquesta permet assignar un títol a un estudiant que disposa d’un

expedient a l’aplicació informàtica, però que no li assigna el títol automàticament perquè

l’expedient no tanca.

Només ens dóna l’opció d’assignar a l’expedient un dels títols que pot obtenir segons el pla

d’estudis corresponent i que apareixen en el llistat de la pantalla.

14

S’ha d’informar el motiu de l’assignació del títol, dins de les opcions que apareixen en el desplegable.

Una vegada s’ha gravat l’assignació del títol a l’expedient, i per tal de gravar la sol·licitud

del títol s’ha de triar l’opció Nova Sol·licitud (anar al punt 2.1 del circuit).

15

16

2.2.2. . Estudiant que existeix a la base de dades però sense expedient sigm@:

En primer lloc s’ha de localitzar l’estudiant:

Una vegada seleccionat l’estudiant, apareix la pantalla següent.Per assignar un expedient a l’estudiant s’ha d’anar a l’opció Assignar i escollir l’opció: Assignació Expedient No Sigma.

Aquesta opció permet assignar un títol a un estudiant que no disposa d’expedient a l’aplicació informàtica.

S’ha d’assignar un centre i un pla d’estudis i escollir el codi del títol que li correspongui a l’estudiant.

17

A continuació, cal informar l’any d’obertura de l’expedient, l’any d’accés al centre i l’any d’accés als estudis. També cal que, des del desplegable, s’informi el motiu pel qual es fa l’assignació manual.

Una vegada s’ha assignat el títol a l’estudiant, apareixen les opcions de menú següents.

Per gravar la sol·licitud del títol s’ha de triar l’opció Nova Sol·licitud (anar al punt 2.1 del

circuit).

18

2.2.3. Donar d’alta un nou alumne que no existeix a sigm@:

Si s’ha de donar d’alta un estudiant que no existeix a BBDD de SIGM@ (sense NIA ni NIP),

cal escollir la pestanya de Nou Alumne/a.

Es dóna d’alta a l’aplicació les dades de l’estudiant. Quan aquestes dades estiguin introduïdes, cal gravar amb el botó Gravar del final de la pantalla.

19

Una vegada hem informat les dades personals de l’estudiant, s’ha d’assignar un centre i un pla d’estudis i escollir el codi del títol que li correspongui.

A continuació, cal informar l’any d’obertura de l’expedient, l’any d’accés al centre i l’any d’accés als estudis. També cal que, des del desplegable, s’informi el motiu pel qual es fa l’assignació manual.

20

Una vegada s’ha donat d’alta l’estudiant, apareixen les opcions de menú següents. Per

gravar la sol·licitud del títol s’ha de triar l’opció Nova Sol·licitud (anar al punt 2.1 del

circuit).

21

3. Gestió de sol·licituds enregistrades

Menú => Gestió de sol·licituds de títols

Una vegada localitzat l’estudiant ens apareix la pantalla següent, amb les sol·licituds tramitades i l’estat en el que es troben. Cal seleccionar la sol·licitud de títol sobre la que es vol actuar.

22

La següent pantalla ens informa del detall de la sol·licitud i de les accions que s’hi poden realitzar: Anul·lar, modificar, duplicar i reimprimir els documents de la sol·licitud.

23

3.1. Anul·lar sol·licitud:

Apareix la pantalla que es mostra a continuació, en què s’ha d’indicar el motiu pel qual es vol anul·lar la sol·licitud. Els motius són els següents: - Caducitat del procediment - Canvi preu taxa - Duplicat - Errada de mecanització - Modificació títol - Prescripció del títolUna vegada indicat el motiu, cal prémer Confirmar.

Cal tenir en compte que no es pot anul·lar una sol·licitud de títol una vegada s’ha fet la liquidació. Per tant, els estats en què una sol·licitud pot ser anul·lada són els següents: - PV: Pendent validació - VA: Validada acadèmicament - PA: Pagada

24

3.2. Modificar sol·licitud:

3.2.1 Modificar sol·licitud: aquesta opció ens permet modificar les dades gravades a la sol·licitud.

Cal tenir en compte que no es pot modificar una sol·licitud de títol una vegada s’ha fet la liquidació. Per tant, els estats en què una sol·licitud pot ser modificada són els següents: - PV: Pendent validació - VA: Validada acadèmicament - PA: Pagada

25

26

3.2. Modificar estat: aquesta opció ens permet modificar l’estat de la sol·licitud de títol a PA – Pagada, si originalment es troba en els estats següents:

- DM: Disposició d’enviar al Ministeri- EM: Enviat al Ministeri- RM: Rebutjat del Ministeri

Al realitzar el canvi d’estat de la sol·licitud cal informar el motiu al camp establert.

3.3. Duplicar sol·licitud:

Amb aquesta opció es tramiten els duplicats dels títols (veure circuit de “Tramitació de duplicats de títols”.

Cal tenir en compte que els estats en què es pot tramitar un duplicat del títol són els següents:

- PE: Pendent d’entrega - RE: Recollit - NA: No acceptat - TD: Tramitació de duplicat

27

3.4. Reimpressió dels documents de la sol·licitud:

Aquesta opció ens permet reimprimir els documents de la sol·licitud del títol:

28

4. Validació de sol·licituds

Menú => Gestió de sol·licituds => Validar sol·licituds

L’aplicació ens permet validar les sol·licituds a través de les opcions següents:

4.1. Validació acadèmica manual: pels casos en que l’expedient no estigui en estat tancat en disposició del títol, la validació de la sol·licitud l’ha de fer el perfil de gestor/a acadèmic/a.

4.2. Validació del pagament de la sol·licitud: quan sigui l’estudiant qui porti el comprovant de pagament a la gestió acadèmica del seu centre (en cas de pagament per entitat financera).

4.3. Validació individual del fedatari (liquidació) i Validació massiva del fedatari (liquidació): corresponen a la liquidació de taxes. Una vegada fet el procés, les sol·licituds passen a l’estat Disposició enviar al M.E.C. (DM).

4.4. Reimpressió de documents de la liquidació: permet reimprimir els documents d’una liquidació.

29

4.1. Validació acadèmica manual:

Quan s’assigna un títol manualment a una sol·licitud, l’estat en què es troba és PV (pendent de validació), cal que el perfil de gestor/a acadèmic/a faci una validació acadèmica manual, per deixar constància que aquesta assignació del títol és la correcta.

Cerquem l’estudiant i l’expedient, i una vegada s‘ha comprovat que les dades són correctes, cal prémer el botó Acceptar.

30

Si l’estudiant ha pagat en TPV Manual o Ingrés/transferència, ens mostra el número de registre universitari assignat (NRU) i la sol·licitud queda en estat PA (pagada). Aleshores, es pot lliurar a l’estudiant el document de certificat substitutori del títol una vegada estigui signat.

Si l’estudiant ha pagat en entitat financera, la sol·licitud queda en estat VA (validada academicament). Cal realitzar la validació del pagament una vegada l’estudiant ha lliurat a la gestió acadèmica del centre l’abonaré segellat per l’entitat financera. En cas que l’estudiant no presenti el document, aquest moviment es validarà i conciliarà automàticament per la cinta rebuda de l’entitat financera. Aleshores, la sol·licitud queda en estat PA (pagada).

31

4.2. Validació del pagament de la sol·licitud:

En el cas que la sol·licitud s’hagi pagat per entitat financera i l’estudiant porti el comprovant de pagament, s’ha d’informar la data del pagament de les taxes d’expedició del títol amb l’opció: Validació del pagament. A l’acceptar, la sol·licitud queda en estat Pagada (PA).

32

A continuació, apareix una pantalla informativa. Mostra el número de registre universitari (NRU) assignat.Una vegada validat el pagament, ja es pot lliurar a l’estudiant el certificat substitutori del títol, una vegada estigui signat.La sol·licitud resta pendent de la liquidació (validació massiva del fedatari).

33

S’ha de seleccionar el centre i els estudis corresponents. A l’acceptar, les sol·licituds passen a l’estat DM (Disposició d’enviar al MEC).Una vegada acceptat el procés, SIGM@ genera el llistat de liquidació, que s’ha d’imprimir i gestionar la seva signatura pel fedatari del centre.

4.3. Validació massiva del fedatari:

4.4. Reimpressió dels documents de la liquidació :

Es selecciona el centre i es prem Acceptar. A continuació, cal escollir la data de la liquidació que es vulgui imprimir.

34

5. Entrega de títols:

Menú => Gestió de sol·licituds => Entrega de títols

Les opcions disponibles són:

5.1. Generació de notificacions de recollida: es genera la carta i el correu electrònic de notificació de recollida del títol que se li enviarà a l’estudiant.

5.2. Reimpressió de notificacions de recollida: aquesta opció permet reimprimir les notificacions de recollida.

5.3. Recollir títol: s’informa la data de recollida i si el títol ha estat recollit per l’estudiant o per una altra persona autoritzada mitjançant un poder notarial.

5.4. Tramesa de títols a altres administracions: quan l’estudiant sol·licita la tramesa del títol oficial a una Delegació del Ministeri, Ambaixada o Consolat.

35

Mitjançant aquesta opció es gestiona el lliurament de títols als estudiants.

Quan arriben els títols al centre, cal imprimir el llistat “Registre d’entrega de títol” al menú de sigma següent: Gestió de Títols =>Gestió de sol·licituds=>Llistats=>Registre Entrega de Títols. Els paràmetres per generar el llistat són el centre i el codi de lot d’impressió. Aquests fulls del registre s’han d’imprimir i arxivar per número de registre de centre (NRC) per a la posterior signatura de l’estudiant en el moment de la recollida de títol.

5.1. Generació de notificacions de recollida:

En aquesta pantalla apareixen les dades dels títols del centre que es trobin en estat Pendent d’Entrega (PE).Es pot escollir entre sol·licitar totes les notificacions del centre, o fer una selecció per títol o per lot generat. També es pot escollir entre enviar les notificacions de recollida per correu ordinari, o bé per correu electrònic.La casella d’enviament per correu electrònic apareix marcada per defecte i s’envia amb l’adreça electrònica de la Gestió Acadèmica com a remitent de la notificació.

Una vegada seleccionats els paràmetres que es vulgui, cal prémer Enviar Notificacions. SIGM@ informa del total de notificacions que es generaran, corresponents a totes les sol·licituds en estat PE que hagi trobat.Si s'està d’acord, es pot generar els documents prement el botó Acceptar.

36

Una vegada acceptat el procés de Generació de notificacions de recollida, apareix la pantalla següent:

Apareixen els documents següents:- Un document word amb les cartes de notificació de recollida, tant dels estudiants a qui s’ha notificat via correu electrònic com dels estudiants als quals s’ha enviat la notificació per correu ordinari.- Un llistat de justificació de recepció.- Un llistat resum de les cartes que es trameten als estudiants.Aquests dos llistats es generen per tal que es pugui enviar les cartes amb acusament de rebuda.

Si s’ha escollit l’opció d’enviament de notificacions per correu electrònic i s’ha informat incorrectament l’adreça de correu electrònic d’algun estudiant, apareix un fitxer d’errors. En aquest fitxer, hi ha relacionats els estudiants que, o bé no tenen adreça electrònica, o bé tenen una adreça no vàlida. S’ha de trametre la notificació per carta a aquests estudiants, amb els documents corresponents.

37

5.2. Reimpressió de notificacions de recollida :

Les notificacions de recollida es poden reimprimir des de l’opció Gestió de sol·licituds => Entrega de títols => Reimpressió de notificacions de recollida.

S’ha de tenir en compte que només s'imprimiran les notificacions dels títols que estiguin en estat PE (pendent d’entrega).

38

5.3. Entrega del títol :

Quan s’hagi d’efectuar la recollida del títol per l’estudiant, per una persona que hagi estat autoritzada per poder notarial, o bé s’hagi enviat mitjançant consolat (veure punt 5.4), cal enregistrar l’acceptació del títol des de l’opció Recollir títol.Una vegada s’ha cercat l’estudiant, apareix la pantalla Recollir el títol, en què s’ha de marcar l’opció Acceptació del títol, o l‘opció No Acceptació del títol, segons correspongui.

39

Si en el moment del lliurament, el centre o l’estudiant detecta un error al títol que s’ha de corregir, cal marcar l’opció No Acceptació del títol i caldrà tramitar el duplicat corresponent.Si, en canvi, es marca l’acceptació del títol, apareix una nova pantalla, Acceptació del títol, en què cal indicar la data real de lliurament del títol, així com la seva forma de lliurament. Una vegada fet això, cal prémer Gravar.

40

Una vegada gravat, SIGM@ mostra el missatge que apareix a continuació, amb el qual finalitza el procediment d’expedició del títol.

41

5.4. Tramesa de títols a altres administracions :

Quan l’estudiant sol·licita la tramesa del títol oficial a una Delegació del Ministeri, Ambaixada o Consolat, una vegada tramitat el títol segons el procediment establert, cal escollir l’opció de l’aplicació informàtica de Tramesa de títols a altres administracions.

Cal localitzar l’estudiant:

I seleccionar la sol·licitud que correspongui:

42

Un cop gravada ens apareix el missatge de confirmació següent:

La sol·licitud del títol queda en estat OA (Altres organismes).Una vegada ens arribi la notificació de la Delegació del Ministeri, Ambaixada o Consolat conforme el títol s’ha entregat ja es pot informar la recollida del títol pel procés habitual (veure punt 5.3).

Es grava l’enviament del títol.

6. Llistats

Menú => Gestió de sol·licituds => Llistats

L’aplicació SIGM@ permet treure un llistat d’informe de seguiment de títols per estats, amb el qual es pot controlar el número de sol·licituds de títol que hi ha per cada estat.Cal seleccionar a cada ítem aquelles opcions que es vol que l’aplicació informàtica utilitzi com a indicador de cerca de dades (centre, titulació, ...). Cal tenir en compte, que abans de seleccionar el codi de títol, s’ha de modificar la classe d’estudis i seleccionar “Oficial”.

43

El llistat es pot generar en format PDF o Excel.Existeix també l’opció d’enviar aquest llistat per correu electrònic. Cal afegir l’adreça electrònica del destinatari al camp “Direcció d'email per a rebre notificacions i llistats”, i marcar l’opció del marge inferior “Enviar per email”.Finalment, cal prémer el botó Acceptar.

44