IMPROVE COMMUNICATIONfor a Better Post‐award Management Process

DAV I D   A L L E N ,   C PA ,  MA C C – A S SO C I AT E   D I R E C TO R   FO R   B UDG E T   A ND   R E S OURC E   A NA LY S I S

P I OT R   D Y BA S ,  MAC C ,   C R A   – P O S T ‐ AWARD   A ND   B U S I N E S S  MANAG E R  

V I R G I N I A   COMMONWEA LTH  UN I V E R S I T Y  

AgendaGeneral Communication

Pre‐proposal Communication

Proposal Communication

Pre‐Post‐Award Communication

Post‐Award Communication

Close‐Out Communication

What generation are our employees?It will determine the style of communication?

Baby Boomers (age above 51)

Generation X (age 35 to 50) 

Millennials (age 18‐34)

Get ready for Generation Z – will want everything immediately 

http://pewrsr.ch/1Ewsn9N

Communication for Generations

https://www.linkedin.com/pulse/20140613145524‐10212620‐generations‐vs‐life‐stages‐the‐complexity‐of‐target‐marketing

Communication for Generations

http://www.bsci21.org/five‐strategies‐for‐managing‐generational‐differences/

Communication for Generations

http://www.bsci21.org/five‐strategies‐for‐managing‐generational‐differences/

Personality Types for RecognitionQuiet agents don’t need much fanfare. So stick to one‐on‐one praise, opportunities to increase their roles and rewards that reflect their personal interests outside work.

Social agents need to know their work has an impact on others and the higher good. Give them praise publicly. Offer rewards that allow others to participate in the success.

Analytical typeswant to see how their work is valuable to the organization and makes it succeed. They want rewards and recognition that reflects their personal contributions. Give them individual praise and rewards, rather than just team recognition and rewards.

Peacekeepers won’t demand rewards or any fanfare over what they do. But don’t be mistaken – they still want it. It’s your job to find out what they want and how they like it delivered.

Structured agents like their work and rewards just like that – structured. Recognize them at the appropriate, designated times. Give them the rewards they were promised for achieving goals.

REMEMBER: people do not leave companies, they leave supervisors!

http://www.customerexperienceinsight.com/motivate‐by‐personality‐type/

Communication with PI’s

You are in this together not at odds 

Don’t say “No”

Say: let me find out and follow up with you

Research alternatives instead of saying “No, It can’t be done”

“I have researched possible ways to perform your request and we could do… option 1, option 2...” and explain the policies.

NegotiationThink of your communication in terms of a negotiation.

Provide rationale for your points:

People who do not provide rationale are the least successful in negotiations (only 60% succeed)

People who provide rational were the most successful (94% succeed)*

*Langer, E.J.mBlank, A., & Chanowitz, B. (1987). The mindlessness of ostensibility thoughtful action: The role of place‐bic information in interpersonal interaction. Journal of Personality and Social Psychology, 36(6), 635‐642.

Communication at Proposal StageAsk PI to submit their goals for proposal submissions

Track it in a spreadsheet/report

Pre‐award meeting with a PI

Pre‐award checklist

Short staff meeting each week to discuss workloads and proposal development

Don’t assume others know what we think they should know – “Curse of knowledge”

EXAMPLES

Pre‐Award Checklist Go over each step with PI and 

Department Chair

Talk about deadlines

Teaching workload is affected (PI 90% supported by research

Can the project be conducted at our school/institution

Pre‐Award Checklist Explain who will help with 

proposal development

Offer peer review

Present the deadlines for a submission

Ask everyone to sign the form –psychological commitment

Is it necessary?Saves work during submission

Efficient post‐award management

Increase Compliance with regulations and policy

You can take time off and see your family

TIP:

Save Your Time – Don’t be like Peter

We don’t know what we don’t know!Curse of Knowledge – People with knowledge tend to act as if others were aware of it, even though it would 

be impossible for them to know it.*

Gift card fees, policy, and regulations; 

1,000 cards x $1.95 fee x 50% F&A rate = $1,950

Hiring cost and restrictions: advertisement in newspapers 

$500 ad x 3 = $1,500, or cannot hire students

Administrative cost – unique need:

extensive data entry or travel arrangements

Cost to prepare IRB – administrative cost

*Camer, C.F.,Loewenstein, G., & Weber,M. (1989), The cyurse if knowledge in economic settings: An experimental analysis. Journal of Political Economy, 97, 1232‐1254

Other ItemsContractor vs. full time vs hourly employees

Why is it important?

Many Principal investigators call their friends contracts, consultants, vendors but they are often employees of the university. 

Budgeted in personnel category vs other cost

Hiring vs agreement

Payment

Tax and fringe cost

Contractor DeterminationNot an employee

Rely upon own expertise

Perform work on the specifications, but not under direction of University

Does not have the required numbers of work hours per University

Does not need a supervision

We need to remember what might happen when there is minimum supervision.

Communication With External PartiesClinical trial registration and updates

Sub‐awards within institutions

Sub‐awards to outside institutions – pass‐through entity

Clinical Trials RegistrationEnsure PI is aware of clinical trial registration requirements – DO NOT ASSUME – Curse Knowledge  

Why is it important? 

Fines might be up to $10,000 per day until resolved. Other penalties possible.

Add clinical trials to Post‐Award Checklist

What if a contractor is a subrecipient?

Sub‐Award“UG 200.92 Subaward means an award provided to a pass through entity to a sub recipient, for the subrecipient to carry out part of a Federal Award received by a pass‐through entity. It does not include payment to a contractor or payments to an individual that is a beneficiary of a Federal program.”

Pass‐through EntityPass‐through Entity “UG 200.74 Pass‐through Entity means a non‐Federal entity that provides a subaward to a subrecipient to carry out part of a Federal program.” 

Subreciptients“UG 200.93 Subrecipient means a non–Federal entity that receives a subaward from a pass‐through entity to carry out part of a Federal program; but does not include an individual that is a beneficiary of such a program. A subrecipient may also be a recipient of other Federal awards directly from a Federal awarding agency.”

Examples: 

Other Universities

Non‐profits

Foreign Entities

Why is it so important?Uniform Guidance puts the responsibility of evaluation and monitoring subrecipients on the pass‐through entity.

We all are required to monitor and communicate with the sub‐awardees:

Communicate Guidance

Documentation  

Approve Actions

Oversee and Review Progress

Good Pre‐Award process makes the post‐award administration effective and efficient

Subrecipient Communication – Con’tCommunicate Cost Share requirements – first time sub‐award recipients might not have the experience

Effort monitoring – 25% effort decrease rule

Allowable cost 

Communicate the final invoice date and confirmation of completed work

Carryover of remaining budget – is there a need for it? Add special term to an agreement that it needs to be approved in advance

Communicate the requirements with PI

Have a Post‐Award Transfer Meeting  

Post Award Transfer Meeting & ChecklistObjectives of the meeting:

Attendees: PI, Project Director, Laboratory Director, Data Management, Biostatistics, Finance, Research Director

Discuss major items of the project budget

Overview of University and Federal regulations

Explain Purchasing, Hiring and Reconciliation Processes

Ask for any special purchases and needs: Extra Space, large purchase requiring a bid or sole source documentation

Answer any question

Many PI’s provided feedback that the meeting is very helpful for them

Checklist Overview

• Explain each item/point to PI

• Why it does or does not apply

• Have supporting documentation ready: budget, Notice of award, other guidance

Checklist Overview

• Have the PI read and check the boxes

• Obtain signatures

• Send a copy to everyone

Ongoing Post‐Award MonitoringPOST‐AWARD MONTHLY CHECKLIST AND SPREADSHEETS

Monthly Post‐Award Checklist• List the most important items

• Changes to the scope

• Subcontracts

• Travel

• Personnel• Effort• Salary changes• Cost share

• Budget• Deficit• In‐kind

Monthly Post‐Award Checklist• Participant Incentives

• Progress of the project

• Consultants

• Incorrect charges

• Upcoming Purchase

• Progress and Final Reports due dates

• Carryover

• Follow‐up

• Signatures

Monthly Budgets• The same format for all awards

• Current budget

• Projected budget

• Year to Date Expenses

• Projected Expense 

• Remaining Balance

In‐Kind Reporting• Helps to track cost of running 

research office

• Appropriate budget for personnel salary

• Enables to request more support

• Provides PI’s with in‐kind help they receive from the office

• Measure of workload

• It is NOT as time consuming as it looks! It takes 10 minutes on average

Different strategies = ONE GOAL

THANK YOU

QUESTIONS?

ReferenceMillennials surpass Gen Xers as the largest generation in U.S. labor force: http://pewrsr.ch/1Ewsn9N

Generations vs Life Stages: The Complexity of Target Marketing https://www.linkedin.com/pulse/20140613145524‐10212620‐generations‐vs‐life‐stages‐the‐complexity‐of‐target‐marketing

Langer, E.J.mBlank, A., & Chanowitz, B. (1987). The mindlessness of ostensibility thoughtful action: The role of place‐bic information in interpersonal interaction. Journal of Personality and Social Psychology, 36(6), 635‐642.

Camer, C.F.,Loewenstein, G., & Weber,M. (1989), The cyurse if knowledge in economic settings: An experimental analysis. Journal of Political Economy, 97, 1232‐1254

Cialdini, R.B. (1993). Influence: Science and practice. New York: HarperCollins