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IMPLEMENTACION DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI Y EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD EN EL INSTITUTO CARO Y CUERVO

GAITÁN MARTÍNEZ DIANA PAOLA

ASESOR ESAP: Dr. HECTOR OVIEDO ROJAS

ASESOR INSTITUTO CARO Y CUERVO Dr. RICARDO FRANCISCO DAZA GAMBA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.

2010

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TABLA DE CONTENIDO 1. IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 9 Y SU RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR 9 2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 10

2.1 General 10 2.2 Específicos 10 2.3 Resultados Esperados 10

3. MARCO DE REFERENCIA 11 3.1 Marco Histórico 11 3.2 Marco Conceptual 14 3.2.2 Principios de Gestión de Calidad. 16 Fuente: www.seccave.com3.2.3 Modelo Estándar de Control Interno 17 3.2.3 Modelo Estándar de Control Interno 18 3.2.4 Principios del Modelo Estándar de Control Interno: 18 3.2.4 Resultados y Beneficios con la implementación del Sistema Integrado de Gestión MECI-SGC. 19 3.3 Marco Jurídico 20 3.3.1. Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004 20

4. METODOLOGÍA 23 6. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN EN EL INSTITUTO CARO Y CUERVO 25

6.1. DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS ESTRATÉGICOS, MISIONALES Y DE APOYO. 25 6.2 DESARROLLO DE LA GESTION DOCUMENTAL: 26 6.3 IMPLEMENTACIÓN PLAN DE COMUNICACIÓN: 30

6.3.1.1 Mensajes alusivos a la política y objetivos de calidad 30 6.3.1.2 Mensajes de acompañamiento y compromiso 32 6.3.1.3 Campaña de comunicaciones 32

6.4 CONSTRUCCION INDICADORES DE GESTION: 32 6.4.1 Características de los indicadores 33 6.4.2 Metodología en la elaboración de Indicadores 34 6.4.3 Seguimiento a través de Indicadores 35 6.4.4 Aplicación en el instituto caro y Cuervo 35

7. ANALISIS A LA PARTICIPACION DE LOS FUNCIONARIOS DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO EN LA IMPLEMENTACION DEL SGC-MECI 36

7.1 Compromiso de la Alta Dirección: 36 7.2 Compromiso de los funcionarios y contratistas: 37 7.3 Condiciones para una implantación eficaz 37

8. CONCLUSIONES A LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION EN EL INSTITUTO CARO Y CUERVO 38 9. ANEXOS 40

Anexo 1. Listado maestro de Documentos 40 Anexo 2. Encabezado Formulado para los documentos producidos en el Instituto 44 Anexo 3. Mapa de procesos Instituto Caro y Cuervo 45 Anexo 4. Indicadores de gestión formulados inicialmente 46

Bibliografía 49

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TABLA DE GRAFICOS

FIGURA Nº 1 Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en procesos 13

FIGURA Nº 2 Etapas de la Implementación del Sistema de Gestión de Calidad 15

FIGURA Nº 3 Estructura del Modelo estándar de Control Interno 19

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TABLA DE CUADROS

CUADRO Nº 1 Desarrollo mesas de trabajo gestión Documental 26

CUADRO Nº 2 Temática plan de comunicaciones 30

CUADRO Nº 3 Ficha Indicadores de Gestión 33

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TABLA DE ANEXOS

ANEXO Nº 1 Listado Maestro de Documentos 40

ANEXO Nº2 Encabezado para los documentos producidos 30

ANEXO Nº 3 Mapa de procesos Instituto Caro y Cuervo 45

ANEXO Nº 4 Indicadores de Gestión formulados inicialmente 46

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INTRODUCCION

Desde las dos últimas décadas el país viene desarrollando esquemas administrativos que respondan a las nuevas necesidades y exigencias del contexto contemporáneo enfocados a la atención efectiva y eficiente a los clientes o beneficiarios de los bienes y servicios de las entidades públicas y aporten a los procesos de modernización administrativa, para ello ha sido necesario plantear escenarios en donde el funcionario público realiza sus actividades partiendo del Autocontrol y para ello la Ley 87 de 1993 establece los criterios básicos para constituir en cada una de la entidades pública del orden Nacional un Sistema de Control Interno basado en este principio. Es así como creada ya una cultura y gerencia pública basada en el autocontrol y la autogestión; que no es más que la capacidad de cada individuo, para desarrollar sus competencias y cualidades en virtud de su responsabilidad con la misión, visión y objetivos de la entidad a la que representa. Visto esto como los elementos esenciales del Direccionamiento estratégico que debe caracterizar a los nuevos Gerentes Públicos dando así, respuesta a las nuevas Teorías de Gestión Pública que promueve la Planeación estratégica como el elemento vital que permite que una organización adquiera las destrezas y capacidades adaptativas en el nuevo contexto que se encuentra en permanente cambio, es así como el legislador bien hizo en estructurar los conceptos y teorías contemporáneas en La ley 489 de 1998 donde introduce la necesidad de implementar los Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA. Consecuentemente, estos sistemas necesitan de un esquema de gestión que cumpla con el parámetro internacional de estandarización de procesos enfocados en la búsqueda irrenunciable de la Excelencia en las diferentes entidades, soportado esto en tres principios fundamentales que son: 1) Enfoque basado en procesos, 2) Enfoque de la entidad hacia la Satisfacción de las necesidades de los clientes o beneficiarios. Y 3) Un Sistema Basado en el Mejoramiento Continuo. Es así, como la legislación colombiana plasma esto en la Ley 872 de 2003 y crea los estándares en la Norma técnica de Calidad para las entidades públicas NTCGP 1000:2004. Siendo este el marco de desarrollo y modernización establecido para las entidades públicas colombianas el Instituto caro y Cuervo no es ajeno a ello y se suscribe en esta

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carrera por la modernización administrativa desde el año 2007. Constituyendo el Sistema de Gestión de Calidad del Instituto Caro y Cuervo y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. El Modelo Estándar de Control Interno, MECI, es una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación. El Modelo Estándar de Control Interno surge a partir de la estructura establecida por la Ley 87 de 1993 para el Sistema de Control Interno, el cual se compone por una serie de Subsistemas, Componentes y Elementos de Control. Con la adopción de los sistemas, MECI (Modelo Estándar de control Interno) y el SGC (Sistema de Gestión de Calidad), se entiende que el Gobierno Nacional está haciendo un llamado desde la administración pública a todos los representantes legales y servidores públicos sobre la importancia de fortalecer en sus entidades la ética pública, de cualificar la prestación de los servicios y de garantizar que los objetivos propuestos sean alcanzados. Frente a los procedimientos documentales, que será unos de los pilares en el desarrollo de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, establece en su numeral 4 los Requisitos Generales, que la entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad que contemple la identificación de los procesos, la secuencia e interacción de los mismos, asegurarse que la operación de los procesos cuente con criterios, métodos, recursos, información, seguimiento, medición y mejoramiento continuo. Además, considera que debe existir una Gestión Documental (declaraciones documentadas, procedimientos, documentos y registros). El Sistema de Gestión de la Calidad toca estos aspectos en el numeral 4.2 Gestión Documental, específicamente en el punto 4.2.1 Generalidades, ya que hace referencia a las políticas, el manual de calidad, los procedimientos y los documentos y registros requeridos para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control. Es así como el Proceso de gestión Documental busca desarrollar actividades especificas que permitan coordinar y controlar de forma sistemática, la recepción, organización, descripción, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de documentos de manera ágil y segura, para el control de los documentos de origen interno y externo del Instituto Caro y Cuervo; permitiendo la recuperación de información desde los documentos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía

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Este trabajo abarca desde un visión panorámica la implementación de estos sistemas en la entidades del sector público, específicamente en el Instituto Caro y Cuervo, y haciendo énfasis en el desarrollo de la gestión documental.

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1. IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA Y SU RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR

La practica administrativa que se quiere dar a conocer tiene como referencia un análisis a la implementación y desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno –MECI, en una entidad pública como lo es el Instituto Caro y Cuervo adscrito al Ministerio de Cultura, a partir del 2003 y cuya misión abarca la ejecución de políticas para documentar, consolidar y enriquecer el patrimonio idiomático de la Nación, para lo cual desarrolla y promueve la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de y en las diversas formas de comunicación, a través del lenguaje, la literatura y la cultura hispanoamericana. Fundamentalmente esta práctica administrativa se identifica con el siguiente tema: “Un Conjunto de actividades desarrolladas en el marco de proyectos de investigación, en donde se busca realizar un análisis a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno –MECI, en las entidades públicas”

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2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 2.1 General El objetivo general de este trabajo de grado es el Elaborar un análisis a la Implementación y desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno –MECI, en el Instituto Caro y Cuervo 2.2 Específicos Los objetivos específicos de este trabajo comparativo son: 2.2.1 Estudiar la reseña Histórica de la Entidad, el Manual Integrado de calidad y operaciones, la documentación que se ha generado en cuanto al tema de Archivo, Comunicaciones y Riesgo. 2.2.2 Realizar un diagnostico de las unidades documentales: Series, Subseries, y tipos Documentales. 2.2.3 Realizar el diseño y levantamiento de los formatos de gestión Documental junto con el grupo de archivo y los funcionarios de cada dependencia que intervienen en los diferentes procesos. 2.2.4 Rediseñar el Mapa de riesgos y la proyección de una política de riesgo para ser manejada en el Instituto Caro y Cuervo

2.3 Resultados Esperados

2.3.1 Realizar un análisis del impacto de la implementación del Sistema de gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno en los funcionarios de la entidad 2.3.2 Evaluar el éxito de las actividades desarrolladas en el proceso de implementación.

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3. MARCO DE REFERENCIA

3.1 Marco Histórico El Instituto Caro y Cuervo es un centro de investigación especializado en el campo de la filología y la lingüística españolas e hispanoamericanas, con proyecciones hacia la filología clásica y, en general, hacia las humanidades y la literatura. El Instituto comenzó sus investigaciones en 1940 y fue creado oficialmente por la Ley 5* de 1942, base del estatuto orgánico expedido en 1954, que rige actualmente y que estipula concretamente sus fines en los campos investigativo y docente. El Instituto es una entidad autónoma, con personería jurídica, cuyo funcionamiento corre a cargo del Ministerio de Educación. En ejecución de la Resolución XX de la Décima Conferencia Interamericana y del Artículo 53.d de la Carta de la Organización de los Estados Americanos, que prevé la celebración de "acuerdos o arreglos especiales de cooperación con otros Organismos Americanos de reconocida autoridad internacional", el Instituto Caro y Cuervo está vinculado a dicha Organización por un Acuerdo de Cooperación celebrado entre el Consejo de la O.E.A. y el Instituto en 1957 y por el Acuerdo firmado entre el Gobierno de Colombia y la O.E.A. en 1956 para colaboración en los trabajos del Diccionario de Cuervo. Estos Acuerdos garantizan el apoyo del Gobierno Nacional al funcionamiento del Instituto y la asistencia técnica y financiera de la O.E.A. a sus labores de investigación y docencia. Se establece en ellos, además, la participación de los otros Estados Miembros de la Organización, y de instituciones oficiales y privadas pertinentes, en el sostenimiento y desarrollo de tales trabajos. Dependencia del Instituto es el Seminario Andrés Bello, que constituye su rama docente, establecido en conformidad con el Acuerdo citado en primer término. El 25 de agosto de 1942, el Instituto Caro y Cuervo fue creado para promover la investigación científica en los campos de la filología, la lingüística, los estudios literarios y la historia cultural y para colaborar en la divulgación de la cultura colombiana. La nueva Constitución de 1991 reconoció por primera vez que Colombia es un país multicultural y a partir de 2001 el nuevo Ministerio de Cultura integra a los ciudadanos en la construcción de un proyecto plural y democrático de cultura. Adscrito desde 2003 al Ministerio de Cultura, la nueva misión del Instituto se consolida, en 2008, con programas académicos que proponen, impulsan, ejecutan y evalúan políticas

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del Estado, tendientes a fortalecer, enriquecer y divulgar el patrimonio idiomático y cultural de Colombia. El Seminario Andrés Bello es la unidad académica del Instituto Caro y Cuervo, y fue creado mediante un acuerdo de cooperación con el Consejo de la OEA (Organización de Estados Americanos), en 1957. Ofrece cursos de especialización para la docencia y la investigación en literatura, filología y lingüística hispanoamericana, y cursos de extensión abiertos al público en general, con la intención de divulgar y socializar el conocimiento.

El Instituto Caro y Cuervo fue fundado originalmente con la finalidad de continuar y actualizar la obra de los grandes filólogos colombianos del siglo XIX, Rufino José Cuervo y Miguel Antonio Caro, pero trascendió dicho propósito y ha desarrollado una extraordinaria labor dirigida al conocimiento, estudio y difusión del español, muy especialmente en sus variedades americanas, extendiendo, además, sus investigaciones a los campos de la filología, la etnografía y las lenguas indígenas, cuya coexistencia con el español ha producido siempre un fecundo bilingüismo.

Prolongando la tradición de los primeros españoles que poblaron los países americanos, el Instituto Caro y Cuervo ha atendido por igual el cultivo del español y el conocimiento de las lenguas autóctonas.

Sus finalidades generales son la investigación en los campos de la lingüística, la filología, la literatura, las humanidades y la historia de la cultura colombiana, para lo que ha creado numerosos grupos de investigación y organizado todo tipo de congresos e intercambio de profesores e investigadores.

Desde su puesta en marcha, el Instituto ha alcanzado un merecido prestigio en el cuidado, docencia e investigación del castellano y en su capacidad para servir de «centro integrador de la admirable variedad que de nuestra lengua existe en el mundo».

Su obra máxima ha sido la finalización y edición del «Diccionario de Cuervo», en memoria del filólogo que inició en 1872 su realización. Este diccionario fue calificado por el escritor colombiano Gabriel García Márquez (Premio Nobel de Literatura en 1982) como «la novela de las palabras» y fue presentado oficialmente por el Instituto en julio de 1995, en un acto presidido por los Reyes de España y ante el entonces director de la Real Academia Española, Fernando Lázaro Carreter.

El Instituto ha desarrollado una ingente y prolífica producción editorial, incluyendo estudios sobre el español de Puerto Rico y de otras zonas de Iberoamérica y cuenta con una biblioteca con más de 180.000 volúmenes.

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Otros logros han sido la publicación de las obras de Cuervo y las de Caro y el Atlas lingüístico-etnográfico de Colombia, con el que se puso a la cabeza de los pueblos iberoamericanos en la indagación dialectológica.

En la docencia, el Seminario Andrés Bello goza de un gran prestigio en estudios de posgrado en lingüística española y literatura hispanoamericana. El Instituto cuenta con tres sedes, dos en Bogotá (Casa de Cuervo y Chapinero) y en el Municipio de Chía (Yerbabuena), calificadas en la propuesta que en su día hizo la Universidad de Salamanca, como «oasis para la filología hispánica, desde el que se difunden por gran parte de la América española sus mejores y más actuales métodos, a la vez que se trabaja con gran seriedad en la difusión de la norma culta de nuestra lengua».

En la hacienda de Yerbabuena tiene la Biblioteca José Manuel Rivas Sacconi, considerada una de las más completas del país dentro de los campos de la lingüística y la literatura, y la Imprenta Patriótica (que toma el nombre de la imprenta en que Antonio Nariño, precursor de la Independencia, editó los Derechos del Hombre y el Ciudadano a finales del siglo XVIII) , en donde se editan anualmente más de 50 libros, producto de las investigaciones del Instituto y de otras entidades del país y del mundo.

Después de constituirse como un instituto único en el mundo en materia de lenguaje y cultura, el Caro y Cuervo del siglo XXI supera los obstáculos y se reinventa para enfrentar nuevos retos.

Sesenta y seis años de historia dedicados al estudio de la filología, la lingüística, los estudios literarios y la divulgación de la cultura colombiana hacen del Instituto Caro y Cuervo un referente claro a la hora de relacionarlo con un idioma hablado por más de 400 millones de personas en el mundo: el español.

Premios y publicaciones, una biblioteca con más de 180 mil volúmenes y una imprenta artesanal en donde los libros aún son elaborados bajo la magia de la tipografía, permanecen invariables como fundamento de la institución. Reconocimientos como la Cruz de Plata del Orden Nacional al Mérito, el Príncipe de Asturias en Comunicación y Humanidades, el Bartolomé de las Casas y el Antonio de Nebrija le han sido otorgados por su trabajo sobre el Diccionario de la Construcción y el Régimen, así como por los diversos estudios de las lenguas indígenas. El Atlas Lingüístico Etnográfico Colombiano (Alec) y la revista Thesaurus también hacen parte de su labor y continúa vigente el seminario Andrés Bello, con sus maestrías en lingüística y literatura.

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Misión El Instituto Caro y Cuervo propone y ejecuta políticas para documentar, consolidar y enriquecer el patrimonio idiomático de la Nación, para lo cual desarrolla y promueve la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de y en las diversas formas de comunicación, a través del lenguaje, la literatura y la cultura hispanoamericana.(Acta No. 002 del 19 de febrero de 2008) Visión En el año 2019, el Instituto Caro y Cuervo habrá fortalecido y consolidado su reconocimiento como un centro de altos estudios, innovador en la investigación, la formación y la apropiación social del conocimiento en sus áreas misionales, y habrá hecho aportes significativos al reconocimiento de la legitimidad de las diversas formas de comunicación para la convivencia en la diversidad Objetivos Promover la investigación científica en los campos de la filología, la lingüística, los estudios literarios y la historia cultural, para colaborar en la divulgación de la cultura y enriquecer el patrimonio colombiano. Para cumplir con este objetivo, desarrolla y promueve la investigación, la docencia y el asesoramiento de las diversas formas de comunicación en los campos del lenguaje, la literatura y la cultura hispanoamericana. 3.2 Marco Conceptual El Sistema de Gestión de la Calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el orden nacional. Así mismo en las Corporaciones Autónomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993, y de modo general, en las empresas y entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las privadas concesionarios del Estado.

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Grafico N°1. Modelo de un sistema de gestión de calidad basado en procesos

Fuente. Orientación acerca del enfoque basado en procesos para los sistemas de gestión de calidad. Mayo 2001

3.2.1 NORMA NTCGP 1000:2004 Es la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, la cual, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, establece los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de la calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. Requisitos Generales:

1. Identificar los procesos que le permiten cumplir con la misión que se le ha asignado.

2. Determinar la secuencia e interacción de éstos procesos. 3. Criterios y métodos de operación y control de los procesos. 4. Aseguramiento de la disponibilidad de los recursos y la información necesarios

para la operación y seguimiento de los procesos. 5. Seguimiento, medición y análisis de los procesos. 6. Implementar acciones para alcanzar resultados planificados y mejora continua

de los procesos. 7. Identificación y diseño de puntos de control sobre los puntos de riesgo con la

participación de los responsables de los procesos.

Por otro lado el Modelo estándar de Control Interno permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema de Control interno en las entidades del Estado.

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El objetivo principal de este Modelo radica en Coadyuvar al logro de las metas institucionales permitiendo establecer: 1. Acciones 2. Políticas, métodos, procedimientos 3. Los mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continúo en las entidades públicas. Dentro del Marco Conceptual que se pretende abordar se describen conceptos de vital importancia en el entendimiento del tema de la contratación, estos conceptos son: Norma Técnica de Calidad 1000:2004 Principios del Sistema de Gestión de calidad y del Modelo estándar de Control Interno. 3.2.2 Principios de Gestión de Calidad. a) Enfoque hacia el cliente: la razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprenda cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas. b) Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta Dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad. c) Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad. d) Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. e) Enfoque del sistema para la gestión: el hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.

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f) Mejora continua: siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad. g) Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: en todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición. h) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. i) Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles j) Transparencia: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos facilitando el control social Grafico 2. Etapas de Implementación del Sistema de Gestión de Calidad

Fuente: www.seccave.com

ETAPAS PARA LA

ESTRUCTURACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y

MANTENIMIENTO DEL S.G.C.

1 PREPARACIÓN DE LA CULTURA

2. ESTANDARIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE PROCESOS

3. MEJORAMIENTO CONTINUO

4. CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DE CALIDAD

5. CERTIFICACIÓN (OPCIONAL)

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3.2.3 Modelo Estándar de Control Interno El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado. Este Modelo se ha formulado con el propósito de que las entidades del Estado obligadas puedan mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo las Oficinas de Control Interno, Unidades de Auditoría Interna o quien haga sus veces. Para ello, las entidades deberán realizar una evaluación sobre la existencia, nivel de desarrollo o de efectividad de cada uno de los elementos de control definidos, a fin de establecer el diseño, desarrollo o grado de ajuste necesarios para su implantación y mejora. La orientación de este Modelo promueve la adopción de un enfoque de operación basado en procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales que hacen parte de un Sistema conformado por procesos, así como sobre su combinación e interacción. 3.2.4 Principios del Modelo Estándar de Control Interno: Los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales. Se han identificado los siguientes principios aplicables al Sistema de Control Interno: a) Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política. b) Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

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c) Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos. 3.2.4 Resultados y Beneficios con la implementación del Sistema Integrado de Gestión MECI-SGC. Fortalecer la imagen e impacto institucional.

Satisfacer las necesidades de los clientes / usuarios y partes interesadas.

Optimizar los recursos.

Adoptar y mantener mejores y efectivas formas de trabajo.

Mejorar la comunicación interna y externa.

Mejorar la atención a los clientes/usuarios y partes interesadas.

Mejorar la productividad y competencia de todo el personal.

Generar una cultura orientada a la mejora continua.

Mantener documentos y registros normalizados, controlados, actualizados y debidamente conservados.

Generar un clima organizacional basado en los principios y protocolos éticos compartidos y documentados en el código de ética y de buen gobierno.

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Figura 3 . Estructura del Modelo Estándar de Control Interno

: Fuente: Departamento Administrativo de la Función Pública. Marzo de 2006

3.3 Marco Jurídico Dentro del Marco normativo que se maneja se sitúan la legislación, a partir de la cual se puede analizar 3.3.1. Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004 En cumplimiento de lo establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, esta norma establece los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de la calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. Está dirigida a todas las entidades, y tiene como propósito mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. La orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en los procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales que hacen parte de un sistema conformado por procesos, así como sobre su combinación e interacción.

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Asimismo especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad aplicable a entidades a que se refiere la Ley 872 de 2003, el cual se constituye en una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Aplicación de la norma: Todos los requisitos de esta norma son genéricos, y se pretende que sean aplicables a todas las entidades dentro del alcance de la Ley 872 de 2003, sin importar su tipo, tamaño, producto o servicio suministrado. Cuando uno o varios requisitos de la norma técnica no se puedan aplicar debido a la naturaleza de la entidad y de su producto o servicio, pueden considerarse para su exclusión. 3.3.2. Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política. Esta La ley regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública. Esta ley se aplica a todos los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del Poder Público y de la Administración Pública y a los servidores públicos que por mandato constitucional o legal tengan a su cargo la titularidad y el ejercicio de funciones administrativas, prestación de servicios públicos o provisión de obras y bienes públicos y, en lo pertinente, a los particulares cuando cumplan funciones administrativas. Aplicación de la Ley: Se aplica a todos los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del Poder Público y de la Administración Pública y a los servidores públicos que por mandato constitucional o legal tengan a su cargo la titularidad y el ejercicio de funciones administrativas, prestación de servicios públicos o provisión de obras y bienes públicos y, en lo pertinente, a los particulares cuando cumplan funciones administrativas. 3.3.3. Ley 87 de 1993 A través de esta ley se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado.

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Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Objetivos del sistema de control interno. Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orienta al logro de los siguientes objetivos fundamentales: a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros; f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; g) Garantizar que el sistema de control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; h) Velar porque la entidad 3.3.4. Decreto 1599 de 2005. Por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5º de la Ley 87 de 1993. El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5º de la Ley 87 de 2005, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad.

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4. METODOLOGÍA

Es la manera de alcanzar los objetivos de la práctica, a través de un determinado procedimiento para ordenar la actividad que se realiza. Se puede estructurar en etapas o fases.

La metodología usada en este trabajo se fundamenta en .

4.1 Actividades: basadas en la búsqueda y análisis de la información pertinente en cuanto a los Manuales de MECI y Sistema de Gestión de Calidad, y los manuales de Gestión Documental, soporte jurídico, Tablas de Retención Documental propuestas por el grupo de Archivo, que sean facilitados por las diferentes dependencias. Mapa de riesgos, planes de comunicación. 4.2 Fuentes de información: la información fundamentalmente se obtendrá en las diferentes dependencias de la entidad a través de Mesas de trabajo, en las que se lograra recopilar el soporte necesario para realizar el procedimiento de levantamiento de formatos, y consolidación de los procesos de gestión documental, proyección de indicadores; de otro lado se hará el análisis del contexto jurídico de estos procesos para realizar todo de acuerdo las normas establecidas (Ley 594 de 2000 “Ley general de Archivo”, Norma técnica NTCGP 1000:2005, Decreto 264 de 1963, Acuerdo 09 de 1995 del AGN “Reglamentación de la presentación de las Tablas de Retención Documental” )

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5. COMPATIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTION El Sistema de Control Interno es complementario del Sistema de Gestión de la Calidad y Desarrollo Administrativo. Es posible para una Entidad Pública, adaptar su Sistema de Control Interno existente, para que cumpla con los requisitos del presente documento. El Sistema de Control Interno debe entenderse como una herramienta que comparte algunos elementos con otros sistemas. Por lo tanto, es posible que la implementación de algunos de los requisitos de este documento permitan el cumplimiento total o parcial de requisitos de otros sistemas. En la implementación del Sistema de Control Interno se debe tener cuidado especial en la identificación de estos elementos comunes, para evitar que se dupliquen esfuerzos. Los sistemas de gestión tienen elementos en común que al ser aplicados de forma sistemática ayudan a alcanzar los objetivos específicos de cada sistema, con procesos de mejoramiento continuo, lo que no sólo va a permitir el cumplimiento de la obligación legal de su implantación, sino que también ayuda a las entidades al cumplimiento de sus objetivos en el marco de las normas constitucionales y legales vigentes, con el fin de lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de sus clientes y partes interesadas.

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6. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN EN EL INSTITUTO CARO Y CUERVO

El Instituto Caro y Cuervo viene realizando la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo estándar del control Interno desde el año 2007, tiempo en el que han esbozado una serie de instrumentos e inicios en este proceso. De esta primera fase de implementación se desarrollaron el manual de ética, el Manual de Calidad y Operaciones, un trabajo inicial e divulgación de la importancia en la implementación de ambos sistemas. Actualmente se siguen desarrollando ciertas herramientas, con mayor juicio para poder implementar completamente y asimilar la importancia tanto del Sistema de Gestión de Calidad, como del Modelo Estándar de Control Interno, haciendo énfasis en el desarrollo de la Gestión Documental, y el impulso de un nuevo plan de comunicación para lograr una eficaz y efectiva divulgación de estos procesos. La implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en el Instituto ha requerido la participación activa de los funcionarios, directivos, profesionales, técnicos y asistenciales; Como resultado de esta participación, el Instituto Caro y Cuervo definió sus procesos estratégicos, misionales y de apoyo, elaboró el Manual de Calidad y documentó todos sus procesos y procedimientos. 6.1. DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS ESTRATÉGICOS, MISIONALES Y DE APOYO. Par la identificación de los diferentes procesos que se desarrollan para cumplimiento de los objetivos, Misión y Visión del Instituto se realizo la construcción de un manual integrado de calidad y operaciones con el que se buscaba constituir una herramienta de gestión y de control que permitía a la entidad direccionar las acciones hacia un sistema funcional operado a través de procesos, especificando las entradas, usuarios y salidas como a su vez, determinar roles y responsabilidades de los funcionarios dentro de este esquema. Buscando de esta manera que cada servidor que pertenece al Instituto conozca y aplique las disposiciones plasmadas dicho manual, el cual será el instrumento o elemento de control que determinará las desviaciones que se presenten en los procesos y así, realizar las acciones preventivas o correctivas que correspondan. De tal manera el manual se construyo de forma participativa de funcionarios y contratistas permitiendo de esta forma que sea el mismo servidor el que indique los elementos necesarios para el desarrollo de los procedimientos.

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De igual forma, la caracterización de los procesos respondió al análisis de la naturaleza jurídica con el cual se crea el Institutito por parte del gobierno nacional, y de su adscripción al Ministerio de Cultura direccionando este enfoque por procesos hacia el cumplimiento de los objetivos sectoriales, como su misión y visión institucional. 6.2 DESARROLLO DE LA GESTION DOCUMENTAL: En desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad y teniendo en cuenta que un alto porcentaje de los documentos y registros generados por la gestión institucional conformarán el Archivo Central e Histórico del Instituto Caro y Cuervo, y que a su vez, éste hace parte integrante del Sistema Nacional de Archivos, se elaboraron una serie mesas de trabajo buscando participación activa de los funcionarios que intervienen en los diferentes procedimientos establecidos en el manual Integrado de Calidad y Operaciones 6.2.1 Control de documentos Según el numeral 4.2.2 de la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000: 2004, Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse, así como también debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente; c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos; d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. e) Asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables; f) Asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución, g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón 6.2.2 Control de los registros Los registros son un tipo especial de documento; deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz, eficiente y efectiva del sistema de gestión de la calidad. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

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Formatos: Dentro de estos formatos se sitúan los que son básicos en el proceso de gestión documental y sistemas de información en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y MECI; así como los que sean producto de los procedimientos de las diferentes dependencias del ICC.

1. Procedimiento acciones correctivas y preventivas: Procedimiento de acciones correctivas y preventivas, Reporte acciones correctivas, preventivas y de mejora.

2. Procedimiento auditorías internas: Formato Informe de Auditoría. Formato Lista de chequeo. Formato Plan de Auditorias. Formato Programas de Auditorias. Procedimiento Auditorio Internas.

3. Procedimiento Control de documentos: Formato Listado Distribución de Documentos. Solicitud, elaboración, modificación y anulación de documentos Procedimiento Control De Documentos.

4. Procedimiento Control de registros: Solicitud, elaboración, modificación y anulación de documentos. Procedimiento Control de Registro

5. Procedimiento de PQR: Formato Peticiones Quejas y Reclamos Procedimiento peticiones Quejas y Reclamos. Radicación y seguimiento PQR. Reporte Acciones Correctivas, preventivas y de mejora

Cuadro N°1. Desarrollo Mesas de trabajo Gestión Documental

PROCESO SUBPROCESO DEPENDENCIA FORMATOS

Planeación Estratégica

PLANEACION INSTITUCIONAL

Planeación Ft Preparación de anteproyectos de inversión Tabla Consolidación de fichas de preparación de anteproyectos

RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

Planeación Ft Proyecto convenio de cooperación Convenio Marco Ft Capitulo anexo Ft Informes de seguimiento

COMUNICACIONES Planeación Ft Recepción Datos Instituciones Ft Base de Datos Ft Archivo de Prensa Ft Envió de Invitaciones Ft Encuesta

Investigación Investigaciones Ft Presentación de Proyecto de investigación Ft Informes de avance mensual Ft Informe Final

Formación

EDUCACION FORMAL

Seminario SAB Ft Aspirantes aceptados Ft Aval de monografía Ft Solicitud de certificados Ft Evaluación de monografía Ft Matricula diplomado

EDUCACION NO FORMAL Seminario SAB

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Ft Preinscripción del diplomado

Divulgación

GESTION EDITORIAL Imprenta

Ft orden de trabajo Interna Ft entrega para distribución Ft de Remesa Ft Informe diario de mano de obra Ft Informe de costos

GESTION EDITORIAL Corrección de Estilo Ft Radicado de texto Ft Evaluacion1 del texto Ft Evaluacion2 del texto Ft Becas Ft Entrega a corrección

BIBLIOTECA

Biblioteca Ft solicitud de Material Ft Compilado de solicitud Ft comparativo de cotizaciones Ft de Adquisición Ft Estadísticas de actividades Ft Prestamos por Áreas temáticas F Préstamo F Préstamo interbibliotecario Ft Fotocopias

PATRIMONIO CULTURAL

Ft Guía para la conservación de bienes inmuebles Ft Visitas realizadas al Museo de casa Cuervo

Gestión del Talento Humano

Oficina de personal Ft Informe de seguimiento de capacitación Ft Acta de posesión FT Novedades para nomina Ft Asistencia a capacitaciones Ft Paz y Salvo del personal Ft Permiso

Recursos Físicos

SISTEMAS

Ft Hoja de vida de computadores Ft Solicitud de servicio especial FtTraspaso de elementos devolutivos en servicio Ft Solicitud de servicio técnico

SERVICIOS GENERALES

Ft Actividades diarias Ft Copaso Planilla Actividades diversas Planilla Aseo Diario

Gestión administrativa y

PRESUPUESTO Ft CDP Ft Solicitud de CDP Ft Registro de contratos Ft Informe mensual de ejecución Ft Informe Contraloría -Hda Ft Constitución de reservas

TESORERIA

Tesorería

Ft Solicitud de fotocopiado Ft Informe semanal servicio de fotocopiado

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Financiera

Ft Certificación de cumplimiento para tramite de pago

CONTABILIDAD Contabilidad N.A

COMPRAS

Compras

Ft Solicitud de contratación Ft estudios previos Ft solicitud de CDP Ft Acta de inicio-Liquidación- Cierre de contratación Ft Invitación de bienes y servicios generales

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Archivo

Ft Planilla entrega de correspondencia Ft Planilla de radicación de correspondencia Ft Traslado de correspondencia Ft Remisión de documentos Ft Solicitud de documentos Ft Retención documental Ft Peticiones, quejas, reclamos

Control y Evaluación

CONTROL INTERNO Control Interno Ft Lista de verificación de auditoria Ft Programa de auditoría de calidad Ft Informe de auditoria

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6.3 IMPLEMENTACIÓN PLAN DE COMUNICACIÓN: El Objetivo General propuesto con el plan de comunicación diseñado para el instituto Caro y Cuervo, era el de Socializar en todos los niveles de la institución el propósito y alcance del sistema de gestión de la calidad en su proceso de implementación, buscando de esta manera alcanzar:

a) Desarrollar un programa de comunicación que permita entregar un mensaje sencillo y estimulante sobre el sistema de gestión de la calidad y la mejora continua.

b) Sensibilizar sobre la importancia de la implementación de un sistema de gestión y sus efectos en la calidad de los programas y servicios entregados a los usuarios o clientes internos o externos del instituto Caro y Cuervo.

c) Crear conciencia que el sistema de gestión sólo se mantendrá con el compromiso de todos.

d) Facilitar el conocimiento de las novedades del sistema de gestión como la documentación y la puesta en vigencia de la misma, informes de auditorías, revisión por la dirección, entre otros.

Fue así como se establecieron una serie de estrategias buscando fundamentalmente:

1. Utilizar los medios de comunicación internos como canales de divulgación de información oficial.

2. Motivar a todos las Áreas del instituto utilizar los diferentes medios de comunicación para difundir información de interés general y la relacionada con el sistema de gestión de la calidad.

3. Alinear los objetivos de la comunicación institucional con los objetivos de comunicación del sistema de gestión de la calidad.

4. Sensibilizar a todas y cada una de las dependencias sobre la importancia del trabajo proactivo y en equipo para el alcance de las metas comunes, como por ejemplo, la misión, visión, las políticas, los objetivos, las estrategias y los valores y principios éticos institucionales

6.3.1 DISEÑO CAMPAÑA DE INFORMACION: 6.3.1.1 Mensajes alusivos a la política y objetivos de calidad Deben desarrollarse mensualmente con el propósito de difundir masivamente la política y los objetivos de la calidad.

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Cuadro N°2. Temática Plan de comunicaciones

PLANEACION: GESTION AMBIENTAL

Slogan Sistema Integrado de Gestión Manual de operación por procesos Planes de acción Mejoramiento continuo Gestión documental Cultura Organizacional Autoevaluación y Autogestión Indicadores Riesgos Políticas de Operación

Reciclaje y manejo de residuos sólidos Ahorro de energía Ahorro de agua Aprovechamiento y resiembra forestal Jardines y sistema de riego Proyecto Sendero de las Regiones y las Lenguas

CONTROL INTERNO: Mapa Indicativo Mapa de Riesgos Políticas de autocontrol

Herramientas.

Libretas: Elaboradas con retazos de papel canadiense, se incluirán Tips de calidad. Protector De Pantalla: Seguirá en uso el que ya existe. Pad Mosue: Elaborados en cartulina y se plastifica al calor, ser incluirá el logo del Instituto Caro y Cuervo, y el logo diseñado por el equipo de comunicaciones, para el Sistema Integrado de Gestión de Calidad, así como el slogan que sea escogido entre las dependencias que participen en el concurso del “Slogan con Calidad”. Separadores de libro. Contenido: cultura organizacional, mejora del ambiente laboral, manejo del conflicto laboral, identidad y compromiso institucional, entornos armoniosos, entre otros. Boletín: Cinco boletines que contínuan con el estilo y secciones de los producidos en 2009 Tacos de papel: se incluirá como marca de agua la Misión y Visión del Instituto.

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Portavasos: se incluirá los principios del Código de Ética y se realizar una rotación por oficinas.

6.3.1.2 Mensajes de acompañamiento y compromiso Deben desarrollarse con el propósito de evidenciar el compromiso y liderazgo de la alta dirección con el desarrollo del sistema de gestión de la calidad. Para llevar este mensaje a cabo, se propone desarrollar las siguientes actividades: A. CARTELERA Y CORREO ELECTRÓNICO A través de estos medios se comunicarán mensajes de carácter educativo (formación en conceptos), frases célebres, cartas, resultados de concursos, mensajes de la comunidad y otras partes interesadas, información sobre las actividades y los eventos a desarrollar dentro del marco del proyecto de implementación del sistema de gestión de la calidad. Se enviarán mensajes mensuales vía correo electrónico a los funcionarios de la institución alusivos al párrafo anterior. 6.3.1.3 Campaña de comunicaciones CAPACITACIONES SOBRE EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Evento a realizar cada tres meses, donde el equipo MECI, realizarán encuentros con los funcionarios para capacitarlos en temas relacionados con el sistema de gestión de la calidad y sobre servicios y productos que se vienen desarrollando en pro del crecimiento institucional. CONCURSO SLOGAN DEL SISTEMA Evento mediante el cual se realizará un concurso para seleccionar el mejor slogan para el sistema de gestión de calidad. Se hará una convocatoria vía correo electrónico, para que por dependencia se envíen las propuestas de Slogan del Sistema Integrado de Gestión de Calidad.

6.4 CONSTRUCCION INDICADORES DE GESTION: En el direccionamiento estratégico de una entidad, una vez se han identificado y caracterizado los procesos, se deben diseñar herramientas (indicadores) que permitan determinar y medir su ejecución frente a lo que se espera del mismo.

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Los indicadores son herramientas de evaluación, se deben manejar variables cuantitativas y cualitativas, permitiendo establecer el comportamiento de las metas y objetivos, es decir determinar como se están desarrollando y cumpliendo las etapas del proceso; con el fin de realizar ajustes o cambios pertinentes para dar cumplimento a las metas y alcanzar los objetivos propuestos. La utilidad de los indicadores dentro de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en el Instituto, busca medir y evaluar la gestión, definiendo con anterioridad que se quiere medir y para que se quiere medir y realizar un análisis posterior del resultado obtenido. Por otra parte los indicadores diseñados dentro del Sistema de gestión de calidad y MECI, buscan monitorear los factores claves de éxito1 del objetivo del proceso, estos deben facilitar el análisis de los datos obtenidos, determinando el nivel de cumplimiento de los objetivos establecidos. Conceptos: Indicadores: es un signo, señal o valor concreto que permite, entre otras cosas, establecer diferencias comportamiento y tendencias, su medición puede ser cuantitativa o cualitativa y en un periodo determinado de tiempo. 6.4.1 Características de los indicadores Exactitud: presentar la situación como realmente es. Forma de presentación (cualitativa, cuantitativa, numérica, gráfica, impresa y otras). La elección depende de la situación y necesidades. Frecuencia: que tan a menudo se requiere, produce o analiza. Extensión: referente al alcance por su cobertura del área de interés. Origen de la información: interno o externo. Importante es que la fuente generadora sea la correcta.

1 Aspectos que inciden directamente en el éxito o fracaso de la organización, y hacia los cuales

debe orientarse la acción institucional para garantizar el cumplimiento de la misión de la entidad.

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Temporalidad: registre hechos o situaciones pasadas, actuales o proyecte el futuro, según se requiera 6.4.2 Metodología en la elaboración de Indicadores

Es importante que cada responsable de proceso pueda diseñar sus propios indicadores, medirse y evaluarse de acuerdo a sus metas y objetivos particulares, sus necesidades lógicamente enmarcadas en la estrategia de la institución. Por ello, se presentan los indicadores que se consideren relevantes para la misión y visión institucional, los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, como propuesta de medición al considerarse puntos críticos para medir en los procesos y diferentes dimensiones de la entidad. El Modelo estándar de control Interno determina una estructura para los indicadores, que se manejara en el ICC, con el fin de facilitar el diseño de los indicadores por parte de las personas responsables en los distintos procesos. Cuadro N°3. Ficha Indicadores de Gestión

Diseño de Indicadores Factor crítico de Éxito Variable o aspecto clave del proceso de cuyo resultado depende el logro

de los objetivos. Tipo de indicador

Definir si es de eficiencia, eficacia, o efectividad.

Denominación del Indicador

Establecer un nombre que identifique el resultado que se quiere obtener , al establecer la relación entre variables o el factor clave

Formula

Determinar la relación entre variables o fórmula para calcular el valor del indicador, tener en cuenta en este paso, la definición de los puntos o actividades donde se realiza la medición correspondiente, para así garantizar lo esperado.

Descripción

Interpretar el resultado obtenido frente a la medición efectuada a partir de las variables definidas para el indicador.

Meta

Definir el resultado que se desea alcanzar, respecto del factor crítico a medir.

Rango de Gestión Definir los valores máximos o mínimos que permitan mantener el indicador en condiciones de control y faciliten el uso de alertas.

Periodicidad Señalar la frecuencia con la que se realizara la medición del indicador

Responsable Determinar al funcionario a quien por sus labores, corresponde medir e interpretar el resultado del indicador.

Fuente: Informe de Indicadores de Gestión Instituto Caro y Cuervo. 2009

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6.4.3 Seguimiento a través de Indicadores

Semestralmente el equipo MECI-Calidad realiza una priorización de los indicadores asociados a todos los procesos misionales y a los de mayor impacto en los niveles estratégicos, de apoyo o de evaluación, que permitan hacer seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad. Los indicadores seleccionados están directamente asociados a los objetivos de calidad, lo que permite hacer una medición de los mismos, mediante el despliegue de los objetivos de proceso. Estructura de despliegue para la medición de los objetivos de calidad a partir de los indicadores de proceso. 6.4.4 Aplicación en el instituto caro y Cuervo El sistema de seguimiento y medición a la gestión del Instituto Caro y Cuervo se diseña considerando los requisitos de la NTCGP 1000:2004 y el MECI 1000:2005, los cuales establecen: El MECI 1000:2005, MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO, establece que los Indicadores son un conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda Entidad Pública, los cuales se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la Entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos y que la Autoevaluación a la Gestión es un Elemento de Control, que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los Planes y Programas y en los Procesos de la Entidad Pública, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la Entidad Pública hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales. Por su parte la NTCGP 1000:2004 establece que la entidad debe aplicar un sistema de evaluación apropiado para el seguimiento y, cuando sea aplicable, para la medición de los procesos del sistema de gestión de la calidad. Este sistema debe demostrar la eficacia, eficiencia y efectividad. Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del producto y/o servicio. La Administración de Indicadores dentro del Sistema de Gestión Ética con Calidad (SISGECC) se refleja a través del cumplimiento del componente actividades de control del subsistema control de gestión de MECI.

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7. ANALISIS A LA PARTICIPACION DE LOS FUNCIONARIOS DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO EN LA IMPLEMENTACION DEL SGC-MECI

En la última década la calidad se ha convertido en un concepto citado por las principales instituciones públicas y de servicios, en una meta que es buscada de una manera completa; se ha considerado de forma común que lo que posee calidad, cubre las expectativas del cliente; la calidad en general abarca todas las cualidades con las que cuenta un producto o servicio, cuando sus características, tangibles e intangibles satisfacen las necesidades del usuario. Estos conceptos fueron utilizados primeramente en el rubro de la economía y en el área industrial; hoy en día, el estar al nivel de los estándares internacionales de calidad es citado cada vez más por todas las entidades sin importar su naturaleza. En el Instituto Caro y Cuervo, las personas deben disponer de espacios y entornos adecuados. La entidad y los propios funcionarios o contratistas, tienen la responsabilidad de organizar, mantener y mejorar sus lugares de trabajo permanentemente, para lograr así los índices de calidad y productividad requeridos para que el Instituto pueda cumplir con sus objetivos misionales. 7.1 Compromiso de la Alta Dirección:

Una vez obtenido el compromiso serio y firme por parte de la Alta Dirección en la implementación del Sistema Integral de Gestión (Sistema de Gestión de Calidad- Modelo Estándar de Control Interno), en la organización, el objetivo es conseguir que todas las personas de la entidad se sientan comprometidas con este proceso.

Para ello, deben percibir las mejoras que este esfuerzo les va a reportar en su trabajo día a día.

Transmitir correctamente la idea de “procesos de calidad” ha sido fácil, puesto que la Dirección, a través de su representante está haciendo una apuesta por la mejora del entorno físico en el que los funcionarios realizan su trabajo. Asimismo, está apostando por mejorar la “calidad de vida” en el trabajo como condición necesaria para mejorar la gestión de la entidad. Y ello, no tanto a través de grandes inversiones, los recursos siempre son limitados, sino mediante la movilización de las personas para la mejora de los procedimientos.

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7.2 Compromiso de los funcionarios y contratistas:

La respuesta negativa e inhibición de algunas personas no ha sido un obstáculo insalvable; al contrario se ha desplegado una firme decisión que haga visibles las pequeñas mejoras, así como se ha fomentado la comunicación entre las personas que participan en el proceso, para favorecer el intercambio sobre las dificultades y los logros. Sensibilizar no es obligar al personal, es hacerles comprender la importancia y los beneficios del cambio. La formación a través de capacitaciones (como las realizadas en el Instituto, abordando temáticas generales del Sistema Integrado de Gestión, el tema riesgos, e indicadores de gestión, y el proceso de implementación de la gestión documental), son algunas de las maneras de conseguir una correcta implementación.

Por otra parte también es resaltable que cada persona ha establecido pequeños compromisos en su lugar de trabajo, para que de esta manera se reconozcan las mejoras en su desempeño y la manera de afrontar las dificultades que presenten sus procedimientos.

7.3 Condiciones para una implantación eficaz

Lo que ha generado que paso a paso se este dando y se de de manera prospectiva una implementación eficaz del Sistema Integrado de Gestión es que se ha seguido de forma disciplinada todos los pasos del proceso, asimismo se han revisado los casos exitosos de implementación en otras entidades públicas.

También se le ha apostado a las personas y su capacidad de cambio y adaptación para así alcanzar un compromiso de todos mejorando los entornos de trabajo.

Todas las instancias de las áreas del Instituto han liderado procesos de unidad y orientación para el mejoramiento, para elevar el nivel de desempeño en un escenario caracterizado por la competitividad, teniendo claro que el mejoramiento se emprende desde una realidad personal y que todos deben desarrollar experiencias encaminadas al mejoramiento de la gestión. Para el Instituto caro y Cuervo el mejoramiento de la gestión es un tema estratégico, que cuenta con el pleno respaldo de las directivas para llevar a feliz término las metas propuestas dentro de este proceso. El resultado final de este proceso es de logro colectivo, que mediante un efectivo trabajo en equipo permitirá cambiar el liderazgo derivado de un cargo a una identificación plena de las habilidades y capacidades del otro.

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8. CONCLUSIONES A LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION EN EL INSTITUTO CARO Y CUERVO

La importancia inicial de la implementación del Sistema Integrado de Gestión en el Instituto es hacer frente a las debilidades de tipo administrativo (como trámites dispendiosos e innecesarios; ausencia de mecanismos efectivos de seguimiento, evaluación y control; precarios sistemas de información para la formulación de políticas y tomas de decisiones; e ineficaces sistemas financieros) que en gran medida se hacen evidentes en diagnósticos de diversas fuentes y autores; es decir, se ha hecho frente al problema fundamental de capacidad de gestión Aunado a esto las diferentes áreas del Instituto han venido trabajando en proyectos de mejoramiento orientados hacia el fortalecimiento de las dependencias misionales a través de una más favorable distribución del recurso humano y financiero De esta manera se puede inferir que desde una perspectiva general los beneficios que trae la adecuada implementación del Sistema Integrado de Gestión son: La organización se asegura que funciona bien y de esta forma puede cumplir sus objetivos institucionales. Para eso es necesario que los objetivos de calidad del sistema, estén alineados con la Misión y Visión. Se cuenta con un sistema que permite gestionar con calidad, el desarrollo de sus actividades. El Sistema permite analizar el desempeño de forma integral y, además, poder detectar las oportunidades de mejora, las cuales implementadas exitosamente, se reflejarán en un cambio sustancial de los indicadores de desempeño de la organización. La forma de organizarse para hacer el trabajo es mejor y más simple. La organización por procesos, operados con equipos de trabajo interfuncionales es una herramienta que permite producir resultados superiores debido a la sinergia generada por la integración de las diversas habilidades y experiencias de sus miembros. Por otra parte, podemos hablar de un contagio general por aprender y estar en esta comunidad,. Sobre este particular la evidencia muestra que la organización tomó las siguientes iniciativas y cambios que se notaron a través de ella: . El Sistema Integrado de Gestión demostró que habían debilidades en algunas áreas o dependencias, lo cual significó el darse cuenta que había que redefinir procesos en busca del logro de los objetivos institucionales.

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El Instituto y sus Directivas sintieron la necesidad de implementar sistemas de medición o indicadores de Gestión particulares dado las características únicas del instituto, siendo este trabajo uno de los más participativos para poder alcanzar el objetivo de los indicadores” saber cómo, para que y que se está haciendo”, dejando un compromiso claramente definido : todas las áreas del Instituto tienen el deber de continuar promoviendo los líderes que emprenden cambios, haciendo que los mismos promuevan compromisos en transformaciones requeridas a lo largo del tiempo. Todos tienen el derecho y el deber de participar en estas estrategias de mejoramiento.

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9. ANEXOS Anexo 1. Listado maestro de Documentos

IDENTIFICACION CODIGO NOMBRE VERSION FECHA DE

APROBACIÓN

COPIAS EN

FISICO DIGITAL

ICC-PI-F01 Formato Consolidado proyectos plan de acción doc. en estudio en proceso *

ICC-PI-F02 Formato ficha Plan de acción doc. en estudio en proceso *

ICC-PI-F03 Formato ficha Plan de Gestión doc en estudio en proceso *

ICC-RI-F01 Formato Capitulo anexo convenio de cooperación doc en estudio en proceso * *

ICC-RI-F02 Formato convenio de cooperación doc en estudio en proceso * *

ICC-RI-F03 Formato otro si al capítulo anexo doc en estudio en proceso * *

ICC-CM-F01 Formato base de datos institucionales doc en estudio en proceso * *

ICC-CM-F02 Formato base de datos prensa doc en estudio en proceso * *

ICC-CM-F03 Formato base de datos información de contactos doc en estudio en proceso * *

ICC-CM-F04 Formato Archivo de Prensa doc en estudio en proceso * *

ICC-GC-F01 Formato Acta de Reunión doc en estudio en proceso * *

ICC-GC-F02

Solicitud de creación, modificación o anulación de

documentos. doc en estudio en proceso * *

ICC-GC-F03 Formato de Registro de No Conformidades doc en estudio en proceso * *

ICC-GC-F04 Formato de Acciones

correctivas y preventivas doc en estudio en proceso * *

ICC-GC-F05 Formato Informe de Gestión doc en estudio en proceso * *

ICC-GC-F06 Formato Informe de Seguimiento doc en estudio en proceso * *

ICC-GC-F07 Listado Maestro de Registro doc en estudio en proceso * *

ICC-GC-F08 Formato de Gestión de Acciones correctivas doc en estudio en proceso * *

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ICC-GA-F01 Formato Registro de residuos sólidos doc en estudio en proceso * *

ICC-GA-F02 Formato registro de consumo de Energía doc en estudio en proceso * *

ICC-GA-F03 Formato registro Consumo de Agua

doc en estudio en proceso * *

ICC-IN-F01 Formato presentación de proyectos de investigación doc en estudio en proceso * *

ICC-IN-F02 Formato informe de avance

para proyectos de investigación en ejecución

doc en estudio en proceso * *

ICC-IN-F03 Formato Informe Final para proyectos de investigación

doc en estudio en proceso * *

ICC-FM-L01 Listado aspirantes aceptados SAB doc en estudio en proceso * *

ICC-FM-F01 Formato Aval de monografía doc en estudio en proceso * *

ICC-FM-F02 Formato de solicitud de certificados y constancias doc en estudio en proceso * *

ICC-FM-F03 Formato evaluación de monografías doc en estudio en proceso * *

ICC-NF-F01 Formato de Matricula de Diplomado doc en estudio en proceso * *

ICC-NF-F02 Formato de Preinscripción de Diplomado doc en estudio en proceso * *

ICC-GE-F01 Formato de Recepción de

Publicaciones doc en estudio en proceso * *

ICC-GE-F02 Formato de Evaluación de

Publicaciones doc en estudio en proceso * *

ICC-GE-F03 Formato de Evaluación 2 de Publicaciones doc en estudio en proceso * *

ICC-GE-F04 Formato entrega de trabajos para corrección de Estilo

doc en estudio en proceso * *

ICC-GE-F05 Formato Planilla Diaria de

Trabajo doc en estudio en proceso * *

ICC-GE-F06 Formato Relación entrega de materiales doc en estudio en proceso * *

ICC-GE-F07 Formato Orden de Trabajo doc en estudio en proceso * *

ICC-BB-F01 Registro de material bibliotecario doc en estudio en proceso * *

ICC-BB-F02 Formato préstamo interbibliotecario doc en estudio en proceso * *

ICC-BB-F03 Formato comparativo

cotizaciones adquisición de material bibliográfico

doc en estudio en proceso * *

ICC-BB-F04 Formato consulta de material

bibliográfico por áreas-compilado anual

doc en estudio en proceso * *

42

ICC-BB-F05 Formato compilado anual estadísticas de actividades doc en estudio en proceso * *

ICC-EX-F01 Formato Planilla de visitantes doc en estudio en proceso * *

ICC-EXF02 Formato consolidado anual de visitas doc en estudio en proceso * *

ICC-TH-F01 Formato declaración sobre estado de salud doc en estudio en proceso * *

ICC-TH-F02 Formato actualización de Datos de Personal doc en estudio en proceso * *

ICC-TH-F03 Formato Reporte Diario para liquidación de Horas Extras

doc en estudio en proceso * *

ICC-TH-F04 Formato Evaluación de

Actividades de Capacitación Cursos Externos

doc en estudio en proceso * *

ICC-TH-F05 Formato Evaluación de

Actividades de Capacitación Cursos Internos

doc en estudio en proceso * *

ICC-TH-F06 Formato Novedades de nomina doc en estudio en proceso * *

ICC-TH-F07 Formato Solicitud de Permiso Remunerado doc en estudio en proceso * *

ICC-TH-08 Formato de Asistencia a

Eventos doc en estudio en proceso * *

ICC-SG-F01 Formato planilla de actividades diversas doc en estudio en proceso * *

ICC-SG-F02 Formato planilla de aseo diario doc en estudio en proceso * *

ICC-ST-F01 Formato Hoja de vida de Computadores doc en estudio en proceso

ICC-ST-F02 Formato Solicitud de servicio especial doc en estudio en proceso

ICC-ST-F03 Formato comprobante de traspaso de elementos devolutivos en servicio

doc en estudio en proceso

ICC-ST-F04 Formato solicitud de soporte técnico doc en estudio en proceso

ICC-TS-F01 Formato solicitud de

fotocopiado doc en estudio en proceso

ICC-TS-F02 Formato informe semanal control de fotocopiado doc en estudio en proceso

ICC-TS-F03 Formato Certificación de

cumplimiento para tramite de pago

doc en estudio en proceso

ICC-PR-F01 Formato certificado de Disponibilidad presupuestal

doc en estudio en proceso * *

ICC-PR-F02 Formato de Disponibilidad Presupuestal doc en estudio en proceso * *

ICC-PR-F03 Formato de Reservas doc en estudio en proceso * *

43

ICC-CT-F01 Formato acta de inicio del contrato doc en estudio en proceso

ICC-CT-F02 Formato acta de liquidación del contrato doc en estudio en proceso

ICC-CT-F03 Formato Invitación publica doc en estudio en proceso

ICC-CT-F04 Formato cierre de contratación doc en estudio en proceso

ICC-CT-F05 Formato solicitud de

contratación doc en estudio en proceso

ICC-AC-F01 Formato planilla entrega de

correspondencia doc en estudio en proceso * *

ICC-AC-F02 Formato planilla de radicación de correspondencia doc en estudio en proceso * *

ICC-AC-F03 Formato Traslado de correspondencia doc en estudio en proceso * *

ICC-AC-F04 Formato remisión de documentos doc en estudio en proceso * *

ICC-AC-F05 Formato solicitud de documentos doc en estudio en proceso * *

ICC-AC-F06 Tablas de Retención Documental doc en estudio en proceso * *

ICC-AC-F07 Formato de peticiones, Quejas

y Reclamos doc en estudio en proceso * *

ICC-CE-F01 Formato Lista de verificación de auditoría interna de calidad doc en estudio en proceso * *

ICC-CE-F02 Programa de Auditoria de Calidad doc en estudio en proceso * *

ICC-CE-F03 Formato Informe de Auditoria doc en estudio en proceso * *

44

Anexo 2. Encabezado Formulado para los documentos producidos en el Instituto

45

Anexo 3. Mapa de procesos Instituto Caro y Cuervo

46

Anexo 4. Indicadores de gestión formulados inicialmente

PROCESO SUBPROCESO POSIBLE INDICADOR FORMULA TIPO

PLANEACION

ESTRATEGICA

PLANEACION INSTITUCIONAL

Cumplimiento del Plan de Acción Proyectos del Plan de acción ejecutados/Proyectos del plan de acción

programados

EFICACIA

Evaluaciones anuales al Plan Operativo de Inversiones

No de evaluaciones realizadas en la vigencia EFICACIA

RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

Convenios suscritos con entidades

# Convenios suscritos

EFICACIA

COMUNICACIÓN Y PRENSA

Difusión (Numero de estrategias implementadas en la vigencia / total de estrategias incorporadas

en el plan de comunicación institucional )*100

EFICACIA

Actualización permanente de la Pagina Web

(No. Actualizaciones de la página Web realizadas/solicitudes de actualización) *100

EFICACIA

GESTION DE CALIDAD Y AMBIENTAL

Cumplimiento requisitos norma técnica NTCGP 1000:2004 y la ISO 14000

% cumplimiento autoevaluación del Sistema de Gestión de Calidad y ambiental

EFICIENCIA

No Conformidades (N° de acciones correctivas Implementadas/N° de Conformidades

halladas)*100

EFICACIA

Eficacia de las acciones correctivas (N° de acciones correctivas eficaces/N° de acciones correctivas implementadas)

EFICACIA

CONTROL Y EVALUACION

Cobertura institucional de las actividades de auditoria

(# de procesos auditados/ # Total de Procesos)*100

EFICACIA

Cumplimiento Plan Auditoria (# de auditorías Realizadas/ # de Auditorias programadas en el Plan de Auditoria)*100

EFICACIA

Número de horas utilizadas en la ejecución de las auditoria en relación a las horas planificadas

(# de horas utilizadas en la ejecución de auditorías / # de Horas programadas según

el Plan de Auditoria)*100

EFECTIVIDAD

Elaboración de Informes de Auditoria

(# de informes de auditoría por proceso / # de auditorías por proceso ejecutadas)*100

EFICACIA

Cumplimiento al Plan de Mejoramiento Institucional

(# de Acciones de mejora implementadas /Total de Hallazgos de contraloría )*100

EFICIENCIA

Cumplimiento de los compromisos adquiridos en las auditorias

(# de compromisos por cumplirse por áreas auditadas a la fecha de informe/ # total de

compromisos acordados por área auditada)*100

EFICACIA

GESTION DE INVESTIGACIONES

Producción derivada de la investigación

Número de publicaciones realizadas por los investigadores

EFICACIA

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Proyectos de investigación aprobados

# de proyectos de investigación aprobados EFICACIA

Presupuesto destinado para investigación

(destinación presupuestal para investigación en el año/ Presupuesto total)*100

EFICIENCIA

Avance físico de investigaciones (tiempos ejecutado en el Proyecto de investigación /Tiempo programado en cada

proyectos de Investigación)*100

EFECTIVIDAD

FORMACION EDUCACION NO

FORMAL

Programas proyectados en la vigencia

(# de programas desarrollados/# de programas proyectados)

EFICACIA

Deserción (# de estudiantes que finalizan el programa/# de estudiantes inscritos)

EFECTIVIDAD

DIVULGACION

GESTION EDITORIAL

Producción impresa # obras publicadas en la vigencia/obras programadas para la vigencia

EFICACIA

Tiempo de producción # de horas promedio hombre empleadas por obra

EFECTIVIDAD

BIBLIOTECA

Adquisición de Material bibliográfico

(# de Obras adquiridas/solicitudes de adquisición bibliográfica)

EFICACIA

Procesamiento de material bibliográfico

Material bibliográfico procesado e ingresado a la base de datos /Inventario final de

material bibliográfico

EFICACIA

Prestación del Servicio Bibliográfico Numero Consultas de material Bibliográfico presentadas Semanalmente

EFICIENCIA

GESTION DEL TALENTO HUMANO

Re inducciones Actividades ejecutadas /actividades programadas en el Plan de reinduccion

EFICACIA

Funcionarios que reciben inducción (# Total de empleados a los que se les realiza inducción/# total de empleados nuevos que

ingresan)*100

EFICACIA

Plan de capacitación (# de temas incluidos en el Plan de capacitación/# de temas propuestos por

funcionarios)

EFICACIA

Cumplimiento del Plan Anual de Capacitación

(#de capacitaciones realizadas/# total de capacitaciones programadas en el Plan de

capacitación)*100

EFICACIA

Plan de Bienestar (actividades de bienestar desarrolladas/actividades programadas en el

Plan de bienestar)*100

EFICACIA

RECURSOS

FISICOS

SISTEMAS

Mantenimiento preventivo realizado a los equipos del ICC

(# de módulos a los que se realiza mantenimiento/#de Módulos programados

para mantenimiento)*100

EFICACIA

Solución a las solicitudes de reparación o revisión por parte de los funcionarios

(#de solicitudes atendidas/# Total de solicitudes recibidas)*100

EFICACIA

Back-up # de back-up realizados/# de equipos asignados

EFICACIA

ALMACEN Inventario Bienes muebles e inmuebles inventariados /

Total de bienes muebles e inmuebles existentes

EFICACIA

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GESTION

ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA

PRESUPUESTO

Ejecución de las partidas presupuestales

(Presupuesto ejecutado/ Presupuesto asignado)*100

EFICIENCIA

Certificados de Disponibilidad Presupuestal CDP expedidos

(# de CDP expedidos/ # de CDP solicitados)*100

EFICACIA

PRESUPUESTO-TESORERIA

Oportunidad en la presentación de informes financieros

(# de Informes presentados en el plazo/ # Total de informes a presentar)

EFICACIA

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Documentos archivados de acuerdo a las TRD

(N° de documentos archivados de acuerdo a las TRD/N° de documentos archivados

revisados)*100

EFICIENCIA

COMPRAS Perfeccionamiento y legalización de contratos

(#de contratos perfeccionados y legalizados / # de contratos pendientes por perfeccionar y

legalizar)*100

EFICIENCIA

TESORERIA

Cumplimiento oportuno del Pago de Obligaciones

(# de Pago de Obligaciones realizadas /Total de obligaciones del instituto)*100

EFICACIA

Utilización del PAC mensual (PAC utilizado vigencia /PAC asignado vigencia )*100

EFICACIA

CONTABILIDAD Registro de operaciones contables (# Operaciones contables registradas /Total

de operaciones ejecutadas por el Instituto)*100

EFICACIA

GESTION JURIDICA

Conceptos Jurídicos (# de Conceptos emitidos /# de Conceptos solicitados)*100

EFICACIA

Contratos evaluados (# de Contratos y convenios jurídicamente evaluados /Total de contratos

celebrados)*100

EFICACIA

Realización de procesos contractuales

(# de Contratos tramitados oportunamente/ # de contratos solicitados según plan)*100

EFICACIA

Control de vencimiento de términos (# Procesos Judiciales atendidos oportunamente /Total procesos jurídicos y

reclamaciones)*100

EFICACIA

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Bibliografía

CASALS & ASSOCIATES INC, PriceWaterhouseCoopers, USAID, Documento Mapas de Riesgo, octubre 2003. CEPEDA Gustavo. Auditoría y Control Interno. McGraw Hill, 1997. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Manual de Implementación Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. Bogotá, D.C., 2006. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, Riesgos de corrupción en la administración pública, Tercer Mundo, 2000. ESTUPIÑÁN GAITÁN, Rodrigo, La gerencia del riesgo y el nuevo enfoque de control interno planteado por el “COSO” GIL GALIO, Pedro Orlando. Traducción Administración del Riesgo Estándar AS/NZ 4360:1999. 2001. GRILLO CALDERÓN, Alejandra eltiempo.com. Revista credencial. Febrero de 2008 NTCGP 1000:2009, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – Gestión de la calidad.