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Implementación de una
oficina de proyectos
Universidad Nacional Mayor de San Marcos
Taller de Herramientas de Administración de Proyectos
Carlos Hernández Ramos
Definiciones Iniciales
¿Qué es un Proyecto?
Un emprendimiento temporal orientado a crear un producto, servicio o resultado único.
¿Qué es la Gestión de Proyectos?
Es el conjunto de procesos mediante los cuales un proyecto es definido, iniciado, planificado, estructurado, controlado y llevado a su conclusión.
Oficina de Proyectos
En los últimos años, múltiples empresas y organizaciones han adoptado la Oficina de Manejo de Proyectos (PO, o Project Office) como manera de manejar múltiples proyectos en forma simultánea, así como para poder compartir recursos entre dichos proyectos.
Definiciones Iniciales
El PMBOK®, en su sección 2.3.4 (“Rol de la PMO en las estructuras de la
organización”) explica la relación entre la oficina de proyectos y la estructura
de la organización: la PO puede existir tanto en organizaciones con estructura
tradicional (donde la estructura está orientada a especialidades), en
organizaciones orientadas a proyectos (es decir, donde la estructura principal
de la organización corresponde a los proyectos) o a una organización matricial
(que intenta combinar las características de una organización tradicional,
orientada a especialidades, con una organización orientada a proyectos): “La
función de una [PO] dentro de una organización puede variar desde una
influencia de asesoramiento, limitada a la recomendación de las políticas y
procedimientos específicos sobre proyectos individuales, hasta una concesión
formal de autoridad por parte de la dirección ejecutiva”.
¿Porque implementar una Oficina de
Proyectos? Necesidad de Administración de Proyectos
Entorno poco propicio para el desarrollo de proyectos
Lideres de proyectos sin autoridad suficiente
Equipos de proyecto poco integrados y sin cohesion, por lo tanto poco
comprometidos.
Los proyectos son vistos como una carga “adicional” al trabajo diario.
Poca visibilidad del avance y resultados de los proyectos hacia el equipo y la
organización.
¿Porque implementar una Oficina de
Proyectos?
Necesidad propiamente de una Oficina de Proyectos
Una PMO es una unidad especializada en administración de proyectos de la
organización.
Centralizar la información de los proyectos
Servir como puente entre la planeación estratégica y la implantación de la
estrategia.
Coordinar los proyectos de diferentes formas.
Beneficios de la implementación de una
PMO
Beneficios Cualitativos
Estandarización de procesos
Toma de decisiones con mejor soporte
Mayor visibilidad del estado de los proyectos por parte de la Gerencia General
Personal con mejores habilidades.
Mejor comunicación dentro del equipo de proyecto y de este a la organización
Una visión mas clara y objetiva de las metas de un proyecto y su relación con la
estrategia corporativa.
Beneficios de la implementación de una
PMO
Beneficios Cuantitativos
Mejora en el ROI ( menor riesgo de inversión )
Menor subcontratación de PM’s externos.
Mayor numero de proyectos manejados y por lo tanto una evolución mas rápida.
Implantación mas rápida y efectiva de la estrategia corporativa generando mayor
valor a la empresa.
Criterios para implementar una PMO
Evaluar el contexto cultural de la Organización.
Es necesario comprender como PMO encajará en la cultura organizacional de empresas
grandes y así elegir un modelo PMO complementario a la cultura organizacional. Se
sugieren dos ejercicios para comenzar el proceso de planificación de PMO. El primero es
observar los modelos exitosos, con las iniciativas de cambio exitosas y los mejores
resultados.
En segundo lugar se deben observar los modelos para el gobierno funcional de las
organizaciones como una iniciativa de calidad, ¿la organización es centralizada o
descentralizada?, ¿orientada al proceso o a la gente?, etc.; estos modelos o variables
permitirán el definir el diseño requerido por PMO para llevar a cabo sus funciones
Criterios para implementar una PMO
El Enfoque
PMO es uno de los agentes de cambio más relevantes para el rediseño de procesos y la
implantación de EPM en grandes empresas; es necesario definir cuales son las
necesidades de cambio, generar el mapa rutero y los planes de contingencia que
orientarán a PMO. Algunos puntos para percibir las necesidades requeridas por PMO
son:
Fallas en los proyectos.
Costos que están fuera de control.
Información insuficiente.
La falta de un Framework de decisiones.
Cuello de botella en la provisión de recursos.
Criterios para implementar una PMO
Definir los miembros adecuados
No solo es necesario contar con el sponsor adecuado, también se deben definir los
perfiles requeridos por los participantes, algunos roles que deben existir son: PMO
Manager, Analista financiero, experto en procesos internos, experto en gestión de
riesgo, experto en mejores prácticas PMP, consultor de proyectos, especialista en
comunicaciones, administrador de recursos y otros.
Criterios para implementar una PMO
Definir las relaciones y los servicios de la PMO
Se debe definir hacia donde orientará sus esfuerzos PMO, es decir que realizará y como se relacionará con
el resto de la organización; por otro lado se debe definir el “catalogo de servicios de PMO” por ejemplo:
•Inventario de proyectos.
•Desarrollo de procesos de proyectos.
•Entrenamiento y soporte.
•Servicios de administración de proyectos.
•Servicios de ejecución de proyectos.
•Repositorio de mejores prácticas.
•Análisis financiero.
•Reportes de resultados financieros.
•Reporte de estados y dashboards.
•Soporte a la toma de decisión.
Criterios para implementar una PMO
Buscar y crear las herramientas de apoyo
Una de las actividades de PMO es diseminar la estandarización de herramientas, templates y procesos;
un segundo rol es operar un repositorio de datos centralizado y/o un sistema de planificación central ,
otra tarea de las tareas es determinar las buenas prácticas que se llevan a cabo e institucionalizarlas;
para las practicas deficientes se debe buscar fuera de la organización, en manuales de mejores
prácticas como PMP de PMI. Las herramientas adoptadas por PMO incluyen:
•Un proceso de gestión de proyectos que incorpore un ciclo de vida de proyectos y asociarlo a un
workflow
•Templates de documentos.
•Modelos de costos / beneficio u otro template de análisis financiero
•Un template de análisis de riesgo
•Un template de planificación de proyectos
•Formatos de reportes estandarizados
•Programas de auditorias post-proyectos
Criterios para implementar una PMO
Definir el Modelo de Madurez
El modelo de madurez define los objetivos que debe cumplir PMO según la etapa por la
cual esta pasando, (definiendo la “madurez” deseada en un periodo de tiempo). En el
periodo inicial es sano y crucial para el éxito limitar el scope de PMO definiendo metas
alcanzables. Sin embargo es importante tener una visión de cómo se desea que funcione a
pleno pulmón PMO, mirando de 2 a 5 años. Una forma de obtener la visión es diseñar el
modelo de madurez de PMO, para lo cual se sugiere definir un proceso de 5 pasos:
•Seleccionar las capacidades de PMO conceptualmente perfecta, esto incluye análisis
financiero, análisis de riesgo, planificación de proyectos, localización de recursos.
•Determinar una escala de progresión para cada capacidad, comenzando con el nivel
de entrada y progreso de madurez.
•Desarrollar un análisis de la situación actual.
•Establecer las metas que se deben alcanzar en cada capacidad.
•Generar un mapa rutero para como se pasará del estado actual al estado deseado.
Criterios para implementar una PMO
Identificar las Métricas de Éxito
PMO debe proveer las bases propias para medir los resultados. Dados el foco, roles,
scope y servicios, ¿cuales son los KPI´s (Indicadores Claves de Performance) que
definen el éxito de PMO?, podrían ser por ejemplo:
Si el foco es la excelencia en la ejecución: reducción de tiempos de espera,
incremento en la satisfacción del usuario reducción de problemas.
Si el foco es una reforma financiera: Reducción del costo por empleados o costo
como porcentaje de utilidades.
Si el foco es la transparencia en la información: Porcentaje del costo total
reportando estatus regularmente, calidad de información.
Si el foco es el soporte a la toma de decisiones: Porcentaje de proyectos sujetos a
análisis de decisiones, priorizar para evitar eliminaciones duales.
Si el foco es la localización de recursos: Porcentaje de utilización, Porcentaje de
tiempo facturado v/s tiempo no facturado.
Criterios para implementar una PMO
Gestión de las comunicaciones
PMO es un centro de comunicaciones, comunicación efectiva significa:
· Definir que información es necesaria para quien y cuando.
· Crear layouts simples y eficientes
· Generar mecanismos que no obstruyan el coleccionar la información.
· Revisar y validar constantemente los datos reportados.
· Demostrar constantemente el valor de la información en una fuente o recipiente.
· Mantenerse alerta a los cambios necesarios por la información.
Conclusión
La consultora KPMG a través de su encuesta global de gestión de proyectos
concluye que una de las buenas prácticas pasan por contar con una oficina de
proyectos PMO de buen nivel. Dicha encuesta concluye los siguientes
elementos como prácticas esenciales para una gestión de proyectos de clase
mundial.
En nuestro país cada vez más se introduce la práctica de establecer oficinas
de proyecto, creo honestamente que esto debe potenciarse si queremos tener
un mejor resultados de los proyectos en los cuales nuestras instituciones se
embarcan, más aún cuando los niveles de complejidad aumentan.
Muchas Gracias.
