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IMPLANTACION DEL EXPEDIENTE
ELECTRONICO
Autor: Miguel Ángel Gómez Calabuig - Jefe de Sección de Administración Electrónica
Organización Pública: DIPUTACION DE VALENCIA
Tutor: Ramón Ferri Tormo
Data: 20/12/2018
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Ámbito de la mejora
ADMINISTRACION ELECTRONICA
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Resumen
Resumen del plan de mejora
El plan de mejora consistirá en la implantación del expediente electrónico en el ámbito de toda la Diputación, sería un error pensar que se trata solo de un proyecto tecnológico. Se trata de un proyecto integral, que precisa de herramientas TIC, normas y formación de las personas que son las que al final transforman la realidad.
El plan de mejora trata de integrar en una sola plataforma la gestión de los expedientes electrónicos de tal forma que no solo podamos dar cumplimiento a las leyes 39 y 40 de administración electrónico, sino que además logremos transformar la gestión administrativa mejorando y reduciendo los trámites mediante el análisis de los datos a través de cuadros de mando.
Con la mejora de las herramientas de gestión podremos ofrecer información a los ayuntamientos y ciudadanos sobre el estado de tramitación de sus expedientes, también nos permitirá mejorar en transparencia ya que tendremos los datos accesibles en tiempo real.
El plan de mejora incide especialmente en los empleados públicos, puesto que sin la implicación del personal no es posible realizar una transformación total en la gestión.
Palabras clave
Querer, Aptitud, Procedimientos, Gestión, Innovación.
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Índice de contenidos
Resumen ______________________________________________________________________ 3
Índice de contenidos _____________________________________________________________ 4
Resumen ejecutivo ______________________________________________________________ 5
Diagnóstico ____________________________________________________________________ 7
1. Contexto __________________________________________________________________ 7
2. Problema que tenemos que resolver ____________________________________________ 8
3. Análisis organizativo. Causas y efectos del problema ______________________________ 11
Plan de mejora _________________________________________________________________ 20
1. Estrategias y objetivos del plan de mejora ______________________________________ 20
1.1. Líneas estratégicas de actuación ___________________________________________ 21
1.2. Objetivos estratégicos ____________________________________________________ 22
1.3. Proyectos y objetivos operativos para cada objetivo estratégico __________________ 23
2. Implantación del plan de mejora ______________________________________________ 77
2.1. Recursos de personas ____________________________________________________ 77
2.2. Recursos económicos. Inversiones necesarias _________________________________ 77
2.3. Cronograma del plan de mejora ____________________________________________ 85
3. Evaluación del plan de mejora ________________________________________________ 86
3.1. Cuadro de mando del plan de mejora _______________________________________ 86
3.2. Sistema de evaluación y seguimiento del plan de mejora ________________________ 89
Bibliografía ___________________________________________________________________ 90
Anexos _______________________________________________________________________ 91
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Resumen ejecutivo
El reto de la administración electrónica exigido por las leyes 39/2015 y 40/2015.
1.- ¿Por qué es importante y urgente transformar la gestión?
Motivo-1: Normas de Obligado cumplimiento.
El 2 de octubre de 2016 entraron en vigor las leyes 39 y 40 y aunque en el Decreto-ley 11/2018,
de 31 de octubre, se amplía el plazo de ciertos aspectos de la ley 39/2015, la ley de administración
electrónica está en vigor y nuestros expedientes tienen que ser electrónicos. En este escenario
es imprescindible abordar el cambio en toda la organización hacia una administración 100%
electrónica.
Motivo-2: Transparencia.
No podemos tener una administración transparente si nuestros expedientes siguen en papel así
como tampoco podemos dar acceso al expediente. Sin expedientes electrónicos la información
no está centralizada y es más difícil el acceso por parte de los interesados al expediente.
Motivo-3: No hay más prorrogas el 2020 está a la vuelta de la esquina.
Aunque tenemos una pequeña prórroga en la entrada en vigor de ciertos aspectos de la ley, el
2020 está a tiro de piedra y es necesario abordar ya el cambio para llegar a los plazos.
Motivo-4: La Diputación debe ser puntera.
La diputación debe dar ejemplo de la implantación en todos los ámbitos de la administración
electrónica, debemos de ser un referente para el resto de ayuntamientos de la provincia.
2.- Diagnóstico
Si bien es cierto que la Diputación ha avanzado en materia de administración electrónica en estos
últimos años, también es cierto que ahora mismo no podemos dar cumplimiento a las leyes 39 y
40 si no abordamos nuevos cambios.
La gestión de expedientes no se realiza de forma centralizada ni con un único gestor de
expedientes, además de tener pendiente la integración entre algunas aplicaciones para tener un
expediente único.
También es importante realizar un análisis de procedimientos y de gestión documental en todos
los servicios que nos permitan adaptar un gestor de expedientes común para todos los servicios.
6
Los avances en la administración electrónica siempre han vendido de la mano del servicio de
informática y de los servicios que han tenido especial interés por mejorar sus procesos, por tanto
es necesario abordar la transformación de una forma global para que nadie quede al margen. No
podemos tener los expedientes electrónicos si todos los servicios no implantan una
administración electrónica.
3.- Cambios que debemos abordar
La Diputación tiene que plantearse un cambio total en la gestión administrativa, pasando a una
administración sin papel. Este cambio debe ser algo innovador que facilite la gestión de los
expedientes en los departamentos de modo que vean en este cambio una oportunidad para
mejorar sus procesos siendo más eficientes y reduciendo los plazos en la tramitación.
Si mejoramos nuestra gestión interna también mejoraremos la gestión con los ayuntamientos
facilitando la relación electrónica con los mismos, dando unos servicios más eficientes y
transparentes para la tramitación de las subvenciones.
4.- Estrategias y Objetivos del cambio
Las líneas estratégicas del plan de mejora irán encaminadas a cuatro objetivos concretos:
1. Mejorar la relación electrónica de los ayuntamientos y ciudadanos con la Diputación de
Valencia.
2. Mejorar la gestión administrativa mediante el expediente electrónico
3. Fomentar el Expediente electrónico entre los empleados Públicos
4. Apoyo a la gestión política mediante la información de gestión
Entre los objetivos que se marcan en el plan está la reorganización de nuestra plataforma de
administración electrónica parta simplificar el modelo tecnológico, centralizando la gestión en
un único gestor de expedientes. Como ya hemos comentado la Diputación de Valencia no parte
de cero, por tanto en algunas de las líneas estratégicas que definimos tenemos ya un camino
iniciado.
7
Diagnóstico
La Diputación de valencia actualmente no dispone de una herramienta de gestión de expedientes
electrónicos que contemple a todos los tipos de procedimientos. Existen diversas aplicaciones que
gestionan expedientes y no siempre en un formato electrónico. Debido a esta circunstancia es muy
difícil conocer de una forma centralizada cuantos expedientes se están tramitando en un momento
dado en la institución.
Esta mejora nos permitirá dar cumplimiento a las leyes 39/15 y 40/15 en cuanto al expediente
electrónico se refiere además de mejorar la gestión administrativa de la Diputación.
Ahora mismo tenemos aplicaciones de expedientes para la gestión de:
• Expedientes de subvenciones
• Expedientes de contratos y gasto
• Expedientes de ingresos
• Expedientes de jurídicos
• Expedientes de carreteras
Y en otros casos los expedientes siguen siendo en formato papel.
Si bien es cierto que la Diputación no parte de cero en la gestión de expedientes electrónicos estos
no cumplen con la normativa referente al esquema nacional de interoperabilidad (ENI), con esta
propuesta de mejora tendríamos expedientes electrónicos con toda la seguridad jurídica. Un
expediente electrónico no se puede alterar, las fechas de firma y la creación de los documentos no
se pueden modificar a conveniencia del tramitador del expediente.
Tampoco tenemos la gestión documental de los expedientes en un archivo documental único, esto
nos permitiría centralizar todos los documentos de los expedientes en un archivo electrónico único
que cumpla con la norma ENI.
1. Contexto
Como ya hemos comentado la Diputación de valencia no dispone de una única herramienta de
gestión de expedientes electrónicos. Tenemos diversas aplicaciones que gestionan expedientes y
no siempre en un formato electrónico. La gestión de expedientes es algo transversal a toda la
institución pero cada Departamento lleva de forma independiente la gestión de estos expedientes,
8
según el departamento y el tipo de expediente se opta por tener una herramienta específica que se
adapta a las necesidades concretas de cada departamento.
Este modelo dificulta notablemente conocer de una forma centralizada cuantos expedientes se
están tramitando en un momento dado en la institución.
Por tanto partimos de un modelo descentralizado de gestión de expedientes. Ahora mismo
tenemos aplicaciones de expedientes para la gestión de:
• Expedientes de subvenciones
• Expedientes de contratos y gasto
• Expedientes de ingresos
• Expedientes jurídicos
• Expedientes de carreteras
Podemos ver algunos datos sobre el nivel de implantación de la administración electrónica en la
Diputación de Valencia en el anexo I (página 91)
2. Problema que tenemos que resolver
El problema que tenemos que resolver será por tanto centralizar la gestión de expedientes en una
única herramienta que nos permita resolver los diferentes tipos de expedientes de la Diputación de
una forma genérica y sin entrar en el detalle específico de cada uno de los expedientes, así como
integrarlo en otras herramientas de propósito general como la contabilidad. Esto nos permitirá
tener una gestión centralizada de los expedientes y construir un cuadro de mando para analizar los
indicadores que se definan.
Entre los diferentes elementos que interviene en el procedimiento de un expediente electrónico
podemos utilizar diferentes aplicaciones que irán componiendo el expediente:
- Aplicaciones o unidades que inician el expediente
- Aplicaciones que se utilizan en la tramitación del expediente
- Aplicaciones para el cierre y archivo del expediente
9
10
Nuestra plataforma de Administración electrónica está compuesta por diferentes módulos.
El objetivo será simplificar nuestra plataforma para tener un único modelo de gestor de expedientes
que además se integre en otras aplicaciones de BackOffice necesarias para la gestión del expediente.
11
3. Análisis organizativo. Causas y efectos del problema
El análisis DAFO es una herramienta de diagnóstico que se aplica a la gestión de proyectos. Es una
metodología mediante la cual se identifican tanto el entorno externo como interno, poniendo el
foco en la determinación de Fortalezas y Debilidades (visión interna) y Amenazas y Oportunidades
(visión externa).
La combinación de Amenazas y Fortalezas determinan estrategias defensivas; la de Fortalezas y
Oportunidades, estrategias ofensivas; la de Debilidades y Amenazas, estrategias de supervivencia y,
por último, la de Debilidades y Oportunidades, estrategias de reorientación.
En el caso de la Diputación de Valencia, se confrontan como Debilidades organizacionales tales
como: Falta de comunicación entre las distintas unidades administrativas que gestionan los
expedientes, Falta de personal administrativo, No hay un liderazgo claro que impulse la estructura
organizativa. Dispersión de datos entre distintas aplicaciones que gestionan expedientes así como
la brecha digital entre los propios empleados.
Como Fortalezas tenemos una fuerte implicación de los empleados en distintos departamentos así
como el propio Servicio de informática, el personal tiene un alto grado de conocimientos técnicos y
experiencia en administración electrónica. Así como el apoyo de distintos mandos directivos.
En cuanto a las Amenazas destacaremos los continuos cambios normativos y leyes de obligado
cumplimiento y los continuos cambios tecnológicos que se traslada a los ciudadanos.
Finalmente en cuanto a las Oportunidades tenemos precisamente el cumplimiento de leyes que
nos obligan a toda la organización a implantar el expediente electrónico, la colaboración tecnológica
entre las administraciones y el alto grado de interoperabilidad. También los ciudadanos y
ayuntamientos nos demandan más servicios electrónicos en la sede electrónica.
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ANALSIS EXTERNO
AMENZAS OPORTUNIDADES
A1 - Continuas modificaciones legislativas O1 - Demanda de nuevos servicios por los
usuarios
A2 - Ciclos políticos O2 - Madurez de las tecnologías
A3 - Brecha digital entre los Ciudadanos O3 - Cumplimiento de las leyes 39 y 40
A4 - Brecha digital entre los Ayuntamientos O4 - Cambio generacional
A5 - Cambios rápidos del entorno O5 - Colaboración tecnológica entre las
administraciones públicas
A6 - Normas de obligado cumplimiento O6 - Mejorar la e-administración genera
confianza
A7- Desconocimiento entre los ayuntamientos
de nuestros trámites electrónicos
O7 - Alta implantación de la interoperabilidad
entre administraciones
ANALISIS INTERNO
DEBILIDADES FORTALEZAS
D1 - Brecha Digital entre empleados F1 - Implicación de empleados
D2 - Falta de personal F2 - Alto grado de conocimientos técnicos
D3 - Falta de cultura organizativa F3 - Fuerte implicación de informática
D4 - Falta de Visión compartida F4 - Experiencia en administración electrónica
D5 - No todos tienen la misma implicación
ante los cambios
F5 - Apoyo por parte de distintos Jefes de
Servicio y Cuerpos Nacionales
D6 - Dispersión de los datos F6 - Existe el modelo tecnológico necesario
D7 - Multitud de proyectos sin relación entre
ellos
F7 - Existen grupos de trabajo no formales
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DEBILIDADES:
- D1. Brecha Digital entre empleados
Falta de conocimientos tecnológicos entre los empleados que dificultan la implantación de
los procesos electrónicos.
- D2. Falta de personal
La organización tiene verdaderas necesidades de personal en todas las áreas, más si cabe en
el servicio de informática y organización, para poder llevar a cabo una implantación efectiva
de la administración electrónica.
- D3. Falta Cultura organizativa
En general la organización no tiene una cultura organizativa que suponga cambios de
procedimientos transversales. La transición de la administración tradicional a la electrónica
supone un cambio de chip ya que esto afecta a todos los departamentos.
- D4. Necesidad de visión compartida
Es necesario la implicación de toda la organización, superando las tendencias a priorizar los
intereses de cada uno. Es importante que toda la organización entienda que el expediente
electrónico es algo de todos y que implica a todos por igual
- D.5 No todos tiene la misma implicación ante los cambios
Normalmente los cambios en una organización producen reticencias entre los usuarios,
cualquier cambio siempre es un problema y depende de la implicación personal de cada uno
para que los cambios tengan el éxito deseado.
- D6. Dispersión de datos
Los expedientes se gestionan en diferentes aplicaciones según el tipo de expediente lo que
dificulta enormemente una visión global del expediente único.
- D7. Multitud de proyectos
Debemos centrar nuestros esfuerzos en la implantación de la administración electrónica y
no dar prioridad a ideas y proyectos que surgen desde distintos departamentos que nada
tiene que ver con este tema sino más bien a intereses específicos de cada departamento.
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FORTALEZAS:
- F1. Implicación de empleados
Hay un número importante de empleados en los distintos servicios que tiene interés por la
implantación del expediente electrónico, esto favorece a crear alianzas entre los servicios
que facilita el despliegue de los procedimientos electrónicos.
- F2. Alto grado de conocimientos técnicos
El servicio de informática cuenta con personas con grandes conocimientos técnicos sobre las
materias relacionadas con el expediente electrónico, tales como firma electrónica,
interoperabilidad, seguridad en los datos, archivo electrónico.
- F3. Fuerte implicación de Informática
El servicio de informática lleva tiempo en la implantación de los procesos de administración
electrónica, por ello cuenta con una sección de administración electrónica. La administración
electrónica no es algo nuevo, ya tenemos experiencia en la implantación de estos procesos,
tenemos mucho avanzado si bien es cierto que debemos seguir mejorando para una correcta
aplicación de las leyes 39 y 40.
- F4. Experiencia en administración electrónica
En los últimos años se han implantado expedientes electrónicos en áreas como cooperación
municipal para los expedientes se subvenciones, servicio contratación para expedientes de
contratos, etc. Esta experiencia nos sirve para definir un proceso de implantación que
contemple a toda la institución.
- F5. Apoyo por parte de distintos Jefes de Servicio y Cuerpos Nacionales
Tenemos Jefes de servicio con una gran implicación en la puesta en marcha del expediente
electrónico que nos facilita el despliegue de una gestión electrónica, además áreas clave
como secretaria e intervención apuestan claramente por una administración electrónica y la
eliminación del papel.
- F6. Existe el modelo tecnológico necesario
Tecnológicamente disponemos de herramientas que pueden dar solución al expediente
electrónico cumpliendo con el ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad), en nuestro caso
tenemos la capacidad de poder relacionar distintas aplicaciones de BackOffice en las que
interviene la gestión del expediente.
15
- F7. Existen grupos de trabajo no formales
Aunque formalmente no se han definido grupos de trabajo entre distintos servicios, sí que
tenemos establecidos grupos en los que se trabaja para definir los procesos que afectan a
cada departamento, entre estos tenemos grupos de trabajo con el archivo general, servicio
de personal, contratación, carreteras, intervención, cooperación municipal, Patrimonio.
Esto nos sirve para definir expedientes que sean iguales en todos los servicios.
OPORTUNIDADES:
- O1. Demanda de nuevos servicios por los usuarios
Estamos viendo que por parte de los usuarios de los ayuntamientos a través de la Carpeta
Ayuntamiento en la sede electrónica nos demandan cada vez más que todos los trámites
estén disponibles en la sede, esto les facilita la gestión de sus solicitudes y el seguimiento de
sus expedientes, hoy en día ellos ya no entiende que tenga que solicitar algo mediante el
registro de entrada general. También se está empezando a utilizar la notificación electrónica
con los ayuntamientos y asociaciones.
- O2. Madurez de las tecnologías
Las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones están alcanzando un nivel de
madurez que permiten desarrollar una verdadera administración electrónica y de
interoperabilidad entre administraciones.
- O3. Cumplimiento de las leyes 39 y 40
La leyes 39 y 40 son de obligado cumplimiento, así que no valen excusas o reticencias por
parte de nadie en la transformación hacía una administración electrónica, lo que hagamos
en papel no tendrá validez.
- O4. Cambio generacional
La incorporación de los usuarios externos e internos al mundo digital hace que sea más fácil
la implantación de la administración electrónica en la sociedad, incluso a veces llegamos
tarde a los cambios que nos demanda, esto hace que haya poca reticencia a los cambios y a
la famosa frase de yo siempre lo he hecho así.
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- O5. Colaboración tecnológica entre las administraciones públicas
Existen gran cantidad de aplicaciones que se ofrecen por parte de la administración general
del estado para dar cumplimiento a las leyes 39 y 40, como son el registro único, sistema de
notificaciones, sistemas de identificación y firma (Cl@ve), Archive. Así como otras
administraciones que ofrecen sus soluciones para utilizar o tener un punto de referencia
desde su experiencia.
- O6. Mejorar la e-administración genera confianza
Si implantamos una administración electrónica en la que tenemos toda la información
disponible para los interesados de una forma fácil y transparente estaremos generando
confianza entre los ciudadanos y una mejor valoración de la gestión de las administraciones
públicas.
- O7. Alta implantación de la interoperabilidad entre administraciones
La interoperabilidad administrativa hoy en día empieza a ser una realidad, podemos realizar
consultas sobre los datos de empresas y ciudadanos referentes a datos de hacienda,
seguridad social, catastro. También disponemos del registro único de intercambio entre
administraciones. Todas estas plataformas facilitan la implantación de la administración
electrónica.
AMENAZAS:
- A1. Continuas Modificaciones legislativas
Nuestros proyectos de administración electrónica se ven afectados por los cambios
normativos, un ejemplo de esto lo tenemos en la nueva ley de contratos, aún no nos hemos
adaptado a la administración electrónica y ya necesitamos modificarlos.
- A2. Ciclos políticos
Es importante que tengamos fijados nuestros proyectos y objetivos de administración
electrónica a largo plazo para no caer en los problemas que siempre surgen en los cambios
de los equipos de gobierno y que pueden afectar negativamente en estos planes
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- A3. Brecha digital entre los ciudadanos
La dimensión de la brecha digital aún dificulta el acceso electrónico de los ciudadanos a
nuestros procedimientos electrónicos. Continuamente tenemos que atender en los procesos
de subvenciones casi de manera personalizada la presentación de las instancias.
- A4. Brecha digital entre los ayuntamientos
No todos los ayuntamientos de nuestra provincia tienen el mismo nivel en cuanto a la
implantación de su propia administración electrónica y en los más pequeños tenemos que
dedicar normalmente más atención para ayudar a tramitar sus expedientes de
subvenciones.
- A5. Cambios rápidos del entorno
Los rápidos cambios tecnológicos en la sociedad son más que evidentes entre la gente más
joven, corremos el peligro que nuestro servicios electrónicos queden incluso desfasados
ante un colectivo que avanza más rápido que nosotros.
El mundo digital evoluciona a una velocidad demasiado rápida para la capacidad y tiempos
de reacción de nuestra organización. No siempre podemos tener las últimas tecnologías que
deberíamos aplicar en la administración electrónica porque implican un análisis de cambios
y migración de las actuales.
- A6. Normas de obligado cumplimiento
Tenemos mucha normativa que cumplir referente a la administración electrónica, intentar
el cumplimiento del 100% en un corto periodo de tiempo puede llevarnos directamente al
fracaso y a la desmotivación.
- A7. Desconocimiento entre los ayuntamientos de nuestros trámites electrónicos
Un problema que detectamos es que nuestros trámites electrónicos y su tramitación muchas
veces son desconocidos entre los propios ayuntamientos, de forma que seguían
presentando las instancias en papel.
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ANALISIS DAFO:
Un desarrollo práctico de la matriz DAFO, analizando de forma aislada cada cuadrante cruce de los
análisis internos y externos nos ayuda a encontrar los vectores directores de las líneas de actuación
estratégica.
Oportunidades Amenazas
Fortalezas
FO (1,1) Estrategias ofensivas FA(1,2) Estrategias defensivas
Debilidades
DO (2,1) Estrategias de reorientación DA(2,2) Estrategias de supervivencia
FO Estrategias ofensivas - Área de éxito
El nuevo marco normativo que tenemos en este momento nos obliga a la implantación del
expediente electrónico, pero sobre todo nos puede ayudar a convencer al resto de la organización
que no podemos aplazar por más tiempo la puesta en marcha del expediente electrónico.
Si además tenemos el apoyo de los Jefes de Servicio y los cuerpos nacionales que son los que
realmente tiene que implicarse en los cambios organizativos todo esto será más fácil. No debemos
olvidar que la experiencia de estos últimos años en implantar procesos de administración
electrónica nos ayudará a diseñar un modelo tecnológico adecuado.
FA Estrategias defensivas - Área de desgaste
En la diputación se trabaja en la e-administración desde hace años, pero no todos los departamentos
tiene el mismo nivel de implantación esto hace que no estén disponibles todos los tramites en la
sede electrónica. Para potenciar la tramitación electrónica desde los ayuntamientos deberemos
realizar un esfuerzo por difundir mediante cursos o jornadas el uso de la carpeta ayuntamientos.
DO Estrategias de reorientación - Área de ilusión
La colaboración y el apoyo de otras administraciones nos ayudará a mejorar nuestros métodos de
trabajo potenciando los grupos de mejora entre servicios para tener una visión compartida, es
preciso impulsar una cultura organizativa en la que todo el mundo se sienta participe del cambio.
Se debería reforzar el servicio de informática, ya que no solo realizan tareas de soporte tecnológico,
sino que acomete y lidera actuaciones de innovación.
DA Estrategias de supervivencia - Área de vulnerabilidad
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Es necesario resolver la dispersión de datos entre distintas aplicaciones, diferentes tecnologías y de
información; completar lo que está fragmentado; enlazar procesos múltiples, cuando puedan
ejecutarse como un único flujo.
Deberemos potenciar más la formación digital entre los empleados para que nadie vea la e-
administración como un problema insalvable, de este modo será más fácil adaptarse a los contantes
cambios tecnológicos y normativos.
El diagnóstico es de fortaleza y, como conclusiones básicas, pueden señalarse las siguientes:
- Tenemos una estrategia tecnológica para la implantación de la e-administración.
- Todos los procedimientos que se implementan se comparten por todos los servicios.
- La información relacionada con la e-administración se comparte entre todos los servicios
por igual.
- Las aplicaciones se utilizan horizontalmente, mediante la interacción entre ellas, en gran
parte a los desarrollos tecnológicos que se realizan en el propio servicio de informática.
- La normativa interna en materia de e-administración necesita actualizarse, definir el
reglamento de gestión documental, modificar el reglamento de administración electrónica,
definir la política de firma electrónica.
- Tenemos la previsión de dotar de más personal al servicio de informática
- Disponemos de las piezas de la administración electrónica, pero no hemos terminado de
encajarlas, y para hacerlo necesitamos priorizar ciertos proyectos.
- Existen personas y capacidad suficiente para realizar un salto de calidad en el terreno de la
modernización.
- Debemos comunicar, compartir, colaborar, con una identificación de servicio eficiente y
cercano a los ayuntamientos respecto a la e-administración.
- Tenemos la implicación de los habilitados nacionales y jefes de servicio.
- El cambio generacional entre funcionarios también nos ayudará a la implantación de los
expedientes electrónicos ya que se percibe como algo necesario.
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Plan de mejora
1. Estrategias y objetivos del plan de mejora
El Objetivo del plan de mejora será la planificación, desarrollo y ejecución de un plan integral para
la implantación del expediente electrónico en la Diputación de Valencia y así garantizar el adecuado
cumplimiento de las leyes 39 y 40 y de demás normativa en materia de administración electrónica.
- Planificar un conjunto de medidas tecnológicas, normativas y de recursos humanos para
la implantación del expediente electrónico.
- El desarrollo y la ejecución de dicho plan
o La formación general y especializada, teórica, funcional y práctica, sobre la leyes
39 y 40 y demás normativa en materia de administración electrónica así como la
adquisición de habilidades y conocimientos para adquirir competencias digitales.
- La medición del plan mediante indicadores.
Entre los objetivos que se marcan en el plan reorganizaremos nuestra plataforma de administración
electrónica parta simplificar el modelo tecnológico, centralizaremos la gestión de expedientes en
un único modelo de expedientes.
Como ya hemos comentado la Diputación de Valencia no parte de cero, por tanto las líneas
estratégicas que definimos en algunos casos no tienen que implantarse en un orden cronológico ya
que podemos ejecutar algunos proyectos que afectan a varias líneas de actuación de forma paralela.
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1.1. Líneas estratégicas de actuación
Las líneas estratégicas del plan de mejora irán encaminadas a cuatro objetivos concretos:
1. Mejorar la relación electrónica de los ayuntamientos y ciudadanos con la Diputación de
Valencia.
2. Mejorar la gestión administrativa mediante el expediente electrónico
3. Fomentar el Expediente electrónico entre los empleados Públicos
4. Apoyo a la gestión política mediante la información de gestión
Expediente Electrónico
1.Ayuntamientos y ciudadanos
2. Mejora Administrativa
3. Empleados públicos
4. Gestión política
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1.2. Objetivos estratégicos
Para cada uno de las líneas de estrategia se marcaran los siguientes objetivos:
Línea 1 - Ayuntamientos y ciudadanos
Objetivos:
� Mejorar la tramitación electrónica de los expedientes de Ayuntamientos y ciudadanos
con la Diputación
� Actuaciones en el registro presencial (OAMR) - (Oficina de Asistencia en Materia de
Registro)
� Transparencia de la información
Línea 2 - Mejora Administrativa
Objetivos:
� Adecuación de la Normativa interna sobre administración electrónica
� Análisis de los procedimientos relacionados con los expedientes administrativos
� Herramientas TIC para la administración electrónica
Línea 3 - Empleados públicos
Objetivos:
� Formación de empleados
� Participación en las mejoras de las herramientas TIC
� Difusión del conocimiento (portal de administración electrónica con procedimientos
manuales, experiencias de otros servicios, etc.)
Línea4 – Gestión política
Objetivos:
� Desarrollo de cuadros de mando
� Acceso a la información de los cargo públicos
23
1.3. Proyectos y objetivos operativos para cada objetivo estratégico
Cuadro detallado de los proyectos:
Línea
Estratégica
L1 - Mejorar la relación electrónica de los ayuntamientos y ciudadanos con la
Diputación de Valencia.
Objetivo O.1 Mejorar la tramitación electrónica de los expedientes de
Ayuntamientos y ciudadanos con la Diputación
Proyectos PR-1 Mejorar el sistema de identificación electrónica mediante Cl@ve
PR-2 Acceso total al expediente electrónico por el interesado
PR-3 Mejorar la accesibilidad en los trámites
PR-4 Trámite de solicitudes por el funcionario habilitado
PR-5 Aumentar y mejorar las capacidades de pago mediante una pasarela de
pagos
PR-6 Mejorar mecanismos de autentificación de documentos en relaciones
electrónicas
Objetivo O.2 Actuaciones en el registro presencial (OAMR)
Proyectos PR-7 Mejorar la atención presencial mediante un sistema de compulsa
electrónica
PR-8 Formación del personal de las OAMR como funcionario habilitado
PR-9 Acceso a las Notificaciones electrónicas de entrada
PR-10 Acceso a las Notificaciones electrónicas de salida
PR-11 Tramitación de solicitudes ante otras administraciones
PR-12 Mejora del canal de atención telefónico
Objetivo O.3 Transparencia de la información
Proyectos PR-13 Publicación de la información en las plataformas de rendición de
cuentas
PR-14 Apoyo al servicio de transparencia para la publicación de los datos de
expedientes
24
Línea
Estratégica
L2 - Mejorar la gestión administrativa mediante el expediente electrónico
Objetivo O.4 Adecuación de la Normativa interna sobre administración electrónica
Proyectos PR-15 Modificación del reglamento de administración electrónica
PR-16 Definir la política de firma electrónica de la Diputación de Valencia
PR-17 Modificación del reglamento de Gestión Documental electrónica
Objetivo O.5 Análisis de los procedimientos relacionados con los expedientes
administrativos
Proyectos PR-18 Revisión de las unidades productoras (DIR3)
PR-19 Revisión de la clasificación documental
PR-20 Desarrollo del cuadro de clasificación de procedimientos
PR-21 Revisión de los procedimientos de cada servicio adecuándolo al cuadro
de clasificación
Objetivo O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyectos PR-22 Adaptación de sistemas de información actuales a los elementos habilitantes
corporativos de AE
PR-23 Mejorar el gestor de expedientes
PR-24 Mejorar el gestor de notificaciones
PR-25 Adaptación al ENI del gestor de expedientes
PR-26 Implantación del archivo electrónico para el gestor de expedientes
PR-27 Conexión del gestor de expedientes a la plataforma de licitación
electrónica
PR-28 Evaluación de herramientas comunes suministradas por el MINHAFP
PR-29 Evaluación de la herramienta de Notifica
PR-30 Mejoras del portafirmas o sustitución en su caso
PR-31 Sustitución de la aplicación de registro de E/S
PR-32 Desarrollo de nuevos conectores entre la sede electrónica y el gestor de
expedientes
25
PR-33 Implantación del módulo de fiscalización FILIM en todos los expedientes
PR-34 Integración de la plataforma de intermediación de datos (PAE) con el
gestor de expedientes
PR-35 Análisis de la plataforma Archive para el archivo longevo de expedientes
Línea
Estratégica
L3 Fomentar el Expediente electrónico entre los empleados Públicos
Objetivo O.7 Formación de empleados
Proyectos PR-36 Plan de formación para la implantación del expediente electrónico,
tanto para empleados de la Diputación como para Tramitadores de
Ayuntamientos
PR-37 Plan de formación para transformar los procesos en electrónicos
PR-38 Formación específica en las Herramientas TIC que intervienen en el
expediente electrónico
Objetivo O.8 Participación en las mejoras de las herramientas TIC
Proyectos PR-39 Encuestas sobre valoración de la gestión de expedientes
PR-40 Participación de los usuarios en la mejora de las herramientas de
gestión de expedientes
PR-41 Evaluación del uso e implantación del expediente electrónico
Objetivo O.9 Difusión del conocimiento
Proyectos PR-42 Portal de información sobre las herramientas de gestión de expedientes
PR-43 Información sobre los procesos más habituales en la gestión de
expedientes
PR-44 Generación de un manual sobre la gestión de expedientes electrónicos
Línea
Estratégica
L4 Apoyo a la gestión política mediante la información de gestión
Objetivo O.10 Desarrollar cuadros de mando
Proyectos PR-45 Indicadores sobre el proceso de fiscalización
PR-46 Indicadores sobre el número de expedientes en tramitación
26
PR-47 Indicadores sobre las subvenciones concedidas a las EELL
PR-48 Indicadores del número de solicitudes tramitas en sede electrónica
Objetivo O.11 Acceso a la información de los cargos públicos
Proyectos PR-49 Consulta de los expedientes activos
PR-50 Acceso a los expedientes en las comisiones informativas y juntas de
gobierno
27
Línea
Estratégica
L1 - Mejorar la relación electrónica de los ayuntamientos y ciudadanos con la
Diputación de Valencia.
O.1 Mejorar la tramitación electrónica de los expedientes de
Ayuntamientos y ciudadanos con la Diputación
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.1
PR.1 Mejorar el sistema de identificación electrónica mediante Cl@ve
Fecha de inicio Febrero 2019 Fecha de Fin Abril 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Desarrollo propio
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Mejorar el sistema de identificación en la sede electrónica. En estos momentos la identificación se lleva a cabo únicamente con certificados digitales con el inconveniente de tener que ir validando los distintos tipos de certificados que existen e ir incorporando los nuevos certificados que están apareciendo. Esto limita el acceso a la tramitación en la sede electrónica por parte de los ciudadanos y los ayuntamientos.
Objetivo y beneficios esperados
El objetivo es facilitar el acceso a los interesados a los trámites electrónicos.
En este caso se ha optado por implementar el sistema denominado Cl@ve, que permite simplificar y unificar el acceso electrónico, pudiendo identificarse ante la Diputación mediante claves concertadas.
Se trata de una plataforma común de identificación, autentificación y firma electrónica además de ser interoperable y horizontal que evita a las administraciones públicas tener que implementar y gestionar sus propios sistemas de identificación y firma.
Permitirá al ciudadano, empresas y Ayuntamientos relacionarse e identificarse electrónicamente con la Diputación mediante clave, DNI electrónico o certificado digital utilizando este mismo sistema en todas las administraciones públicas que incorporen el sistema de Cl@ve.
Fases Tenemos el convenio para utilizar Cl@ve Diputación de Valencia.
Desarrollo sobre la herramienta de sede electrónica OpemCms la integración del sistema Cl@ve para la validación y firma de solicitudes.
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O.1 Mejorar la tramitación electrónica de los expedientes de
Ayuntamientos y ciudadanos con la Diputación
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.2
PR.2 Acceso total al expediente por el interesado
Fecha de inicio Abril 2019 Fecha de Fin Julio 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Desarrollo propio
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Actualmente en la sede electrónica el interesado tiene la opción de iniciar una solicitud, subsanar la solicitud y justificar la solicitud, pero no tiene la opción de acceder a todos los expedientes que tiene tramitados.
Objetivo y beneficios esperados
El Objetivo es facilitar el acceso a los interesados a sus expedientes y a la documentación que consta en sus expedientes.
Permitirá al ciudadano, empresas y Ayuntamientos tener una visión completa de los expedientes que tiene tramitados en la Diputación y en qué estado de tramitación se encuentran.
Fases Análisis de las fases de tramitación que debería ver el ciudadano y la documentación del expediente visible al ciudadano.
Cambios funcionales en el gestor de expedientes
Desarrollo de conectores entre la sede electrónica y el gestor de expedientes.
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O.1 Mejorar la tramitación electrónica de los expedientes de
Ayuntamientos y ciudadanos con la Diputación
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.3
PR.3 Mejorar la accesibilidad en los tramites
Fecha de inicio Agosto 2019 Fecha de Fin Diciembre 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Desarrollo propio
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Mejorar la accesibilidad web de la sede electrónica. Normalmente los portales web están diseñados para usuarios sin discapacidades, la Diputación de Valencia ya tiene su portal web en modo accesible pero no así la sede electrónica.
Objetivo y beneficios esperados
El objetivo es facilitar el acceso de los usuarios con discapacidades o simplemente dificultades tecnológicas a los trámites de la sede electrónica. Esto nos permitirá que los colectivos con más dificultades puedan relacionarse con la Diputación por medios tecnológicos.
Fases Ampliar el actual contrato de accesibilidad del portal dival a la sede electrónica.
Tendremos que licitar, en caso de no poder ampliar el contrato, un servicio web de accesibilidad para la sede electrónica.
Integración del módulo accesible a la herramienta OpenCms de la sede.
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O.1 Mejorar la tramitación electrónica de los expedientes de
Ayuntamientos y ciudadanos con la Diputación
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.4
PR.4 Trámite de solicitudes por el funcionario habilitado
Fecha de inicio Febrero 2019 Fecha de Fin Marzo 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Oficina de Asistencia en Materia de Registro
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Mejorar la tramitación en la sede electrónica. Ahora solo pueden tramitar ciudadanos que disponen de un certificado digital a su nombre o como representantes de empresa, pero no existe la posibilidad de iniciar un trámite electrónico si no es mediante certificado.
Objetivo y beneficios esperados
El objetivo es facilitar al ciudadano la tramitación electrónica, por eso mediante las oficinas de asistencia en materia de registro se les facilita mediante la figura del funcionario habilitado y con el consentimiento expreso del ciudadano que puede tramitar en su nombre, esto permite que el inicio del expediente ya sea electrónico aunque el ciudadano no disponga de los elementos tecnológicos necesarios.
Fases Crear mediante decreto el registro de funcionarios habilitados.
Modificar los trámites en la sede electrónica para que se puedan tramitar con el certificado del funcionario habilitado, conectando la identificación del usuario con el registro de funcionarios habilitados.
Formación al personal designado como funcionario habilitado.
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O.1 Mejorar la tramitación electrónica de los expedientes de
Ayuntamientos y ciudadanos con la Diputación
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.5
PR.5 Aumentar y mejorar las capacidades de pago mediante una pasarela de pagos
Fecha de inicio Febrero 2020 Fecha de Fin Junio 2020
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Intervención, Tesorería
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Uno de los trámites en el caso de algunas solicitudes es realizar el pago de la tasa correspondientes, en este caso facilitaremos el pago desde la misma sede electrónica.
Objetivo y beneficios esperados
El objetivo es facilitar al ciudadano y empresas el pago telemático en el mismo momento de la tramitación, sin tener que tener que realizar el ingreso en la sucursal bancaria. Esto nos permitirá tener un mayor número de trámites disponibles en la sede electrónica que requieren el pago de una tasa o una fianza.
Fases Valorar el tipo de pasarela de pago
Instalar la pasarela de pago para integrarla con los procedimientos disponibles en la sede electrónica.
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O.1 Mejorar la tramitación electrónica de los expedientes de
Ayuntamientos y ciudadanos con la Diputación
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.6
PR.6 Mejorar mecanismos de autentificación de documentos en relaciones electrónicas
Fecha de inicio Abril 2019 Fecha de Fin Junio 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Actualmente la sede electrónica permite adjuntar documentos que no están firmados digitalmente tanto en las solicitudes como en la fase de subsanación.
Objetivo y beneficios esperados
El objeto será facilitar la firma por parte del interesado de los documentos que se adjunta, bien mediante la firma de cada uno de los documentos o bien indicando el Hash de cada documento e incluyéndolo en la instancia. Esto nos permitirá que todos los documentos que se aportan al expediente estarán firmados lo que facilitará tener el expediente electrónico cumpliendo con las normas del ENI.
Fases Analizar el tipo de firma que implementaremos para los documentos en sede electrónica.
Integrar el applet de autofirm@ para la firma de las solicitudes
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O.2 Actuaciones en el registro presencial (OAMR)
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.7
PR.7 Mejorar la atención presencial mediante un sistema de compulsa electrónica
Fecha de inicio Febrero 2019 Fecha de Fin Marzo 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Oficina de Asistencia en Materia de Registro (OAMR)
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Tenemos que digitalizar los documentos que se presentan en papel y realizar la compulsa electrónica, aunque esta posibilidad ya existe en la OAMR, se debe mejorar el sistema para agilizar el tramite
Objetivo y beneficios esperados
Desarrollar un sistema de compulsa electrónica que permita aplicar la firma del funcionario habilitado en la OAMR que de validez al documento digitalizado. El sistema se debe integrar con la firma que tenemos en el portafirmas para que podamos utilizar el mismo formato y el mismo certificado que ya tiene el funcionario. Esto permitirá poder devolver los documentos originales al interesado y presentar los documentos compulsados siguiendo la norma ENI
Fases Desarrollar un sistema que capture los documentos que guarda el escáner en carpetas y aplicar la firma que ofrecen los servicios del portafirmas.
Formación del personal de las OAMR
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O.2 Actuaciones en el registro presencial (OAMR)
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.8
PR.8 Formación del personal de las OAMR como funcionario habilitado
Fecha de inicio Abril 2019 Fecha de Fin Junio 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Servicio de formación
OAMR
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Para poder iniciar el expediente electrónico a partir de la instancia de la sede electrónica debemos formar al personal de la OAMR para que actúen en la presentación de las solicitudes como funcionarios habilitados.
Objetivo y beneficios esperados
El Objetivo será formar a los funcionarios habilitados en las competencias que se le otorgan para poder tramitar las solicitudes con la autorización de los interesados, esto nos permitirá que estos funcionarios tengan los conocimientos y habilidades para la tramitación en sede electrónica.
Fases - Diseño de un plan de formación - Plan de formación para funcionarios habilitados.
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O.2 Actuaciones en el registro presencial (OAMR)
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.9
PR.9 Acceso a las Notificaciones electrónicas de entrada
Fecha de inicio Marzo 2019 Fecha de Fin Mayo 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
OAMR
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Cada vez más las administraciones están practicando las notificaciones electrónicas, debemos centralizar la recepción de estas notificaciones que recibe la Diputación en un solo punto, en la OAMR tendremos funcionarios que mediante un certificado de representante de entidad deberán acceder a las notificaciones y remitirlas al servicio correspondiente.
Objetivo y beneficios esperados
El Objetivo será acceder a las notificaciones electrónicas que se practican a la Diputación en el momento que se reciba el aviso y no tengamos distintos puntos desde donde se leen las notificaciones pudiendo perder el contenido de la notificación o incumpliendo los plazos.
Fases - Crear un correo para recibirte los avisos de las notificaciones [email protected]
- Solicitar certificados de representante de entidad para los funcionarios de la OAMR.
- Comunicar a todos los servicios la centralización del servicio de recepción de notificaciones
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O.2 Actuaciones en el registro presencial (OAMR)
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.10
PR.10 Acceso a las Notificaciones electrónicas de salida
Fecha de inicio Junio 2019 Fecha de Fin Agosto 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
OAMR
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Los usuarios de la OAMR deberán poder acceder a las notificaciones que se generan por parte de la Diputación a los interesados en un expediente, de esta forma podrán entregar estas notificaciones presencialmente en caso de que el plazo de lectura ya esté vencido.
Objetivo y beneficios esperados
El objetivo es ofrecer el servicio de entrega presencial al interesado en caso de que la notificación electrónica haya expirado.
De esta forma el interesado podrá acceder a la notificación en la OAMR sin tener que ir al departamento correspondiente que le haya hecho la notificación.
Fases - Dar acceso a los funcionarios de la OAMR al gestor de notificaciones que se generan para poder acceder a la notificación que se genera desde los distintos servicios en el expediente electrónico.
- Formación para el personal de la OAMR
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O.2 Actuaciones en el registro presencial (OAMR)
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.11
PR.11 Tramitación de solicitudes ante otras administraciones
Fecha de inicio Febrero 2019 Fecha de Fin Marzo 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Algunos expedientes se inician ante otras administraciones, Generalitat Valenciana, Ministerios, etc. En estos casos debemos tener un representante de la Diputación para iniciar el trámite ante otras administraciones, no cualquier funcionario deberían iniciar trámites ante cualquier administración. En este caso se debe centralizar en las OAMR para que igual que recibe las notificaciones también desde un único punto y mediante certificados de representantes deberían iniciar estos trámites.
Objetivo y beneficios esperados
Con esto centralizamos en un solo punto la tramitación hacia el exterior de solicitudes, bien sea mediante la sede del organismos correspondiente con el certificado de representante o bien mediante la Oficina de registro de intercambios ORVE.
Fases
- Formación para el personal de la OAMR
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O.2 Actuaciones en el registro presencial (OAMR)
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.12
PR.12 Mejora del canal de atención telefónico
Fecha de inicio Agosto 2019 Fecha de Fin Diciembre 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
La Batlia Respon (Servicio de atención telefónico y presencial de la Diputación de Valencia)
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Para facilitar al ciudadano la información sobre tramitación de expedientes y las convocatorias que tenemos activas, deberemos mejorar nuestro canal de atención telefónico, en este caso deberíamos facilitar el acceso a los trámites disponibles y en su caso a la consulta básica de los expedientes del personal de atención telefónico.
Objetivo y beneficios esperados
Implementar un sistema de información para que la Batlia Respon (oficina de atención telefónica) tenga toda información sobre los trámites y que tenemos disponibles. Esto mejoraría la imagen de la diputación en cuanto al servicio de atención telefónico sobre todo para los colectivos más vulnerables que no tienen acceso a consultar esta información directamente en la sede electrónica.
Fases - Ampliar la plantilla de los usuarios de atención telefónica - Diseñar y construir un Sistema de información centralizado para los usuarios
de atención telefónica - Formación para los usuarios
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O.3 Transparencia de la información
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.13
PR.13 Publicación de la información en las plataformas de rendición de cuentas
Fecha de inicio Julio 2019 Fecha de Fin Diciembre 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Servicio de contratación
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Hoy es obligatorio publicar la información de los expedientes de contratos tanto en el tribunal de cuentas como en la plataforma de contratos, sindicatura de cuentas, etc. Debemos generar los ficheros XML que se piden de forma automática desde el gestor de expedientes y en algunos casos desarrollar las conexiones para los servicios web que ofrecen en algunos casos estas plataformas.
Objetivo y beneficios esperados
Automatizar la presentación de la información obligatoria sobre los contratos y agilizar la presentación de la información, en estos momentos se confecciona en algunos casos casi manual. Esto asegura también la calidad de los datos evitando que se produzcan errores en los datos que se presenta.
Fases - Analizar las distintas plataformas existen para la publicación de los datos y en qué casos requiere de fichero XML o existen servicios web de presentación de datos.
- Comprobar que los datos requeridos los tenemos en la gestión de expedientes.
- Desarrollar los conectores necesarios y en algunos casos construir el fichero XML
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O.3 Transparencia de la información
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.14
PR.14 Apoyo al servicio de transparencia para la publicación de los datos de expedientes
Fecha de inicio Septiembre 2019 Fecha de Fin Febrero 2020
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Servicio de transparencia
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
La gestión de expedientes es una de las principales fuentes de información para la publicación y rendición de cuentas en el servicio de transparencia, deberemos adaptar nuestro gestor de expedientes para facilitar la publicación de la información en el portal de transparencia.
Objetivo y beneficios esperados
Publicación de la información relativa a los contratos, convenios, subvenciones, etc. Esta información tiene que publicarse de forma automatizada. Con esto conseguiremos publicar la información que en este momento publica el servicio de transparencia de forma manual.
Fases - Analizar los datos requeridos y el formato (formatos reutilizables) - Adaptar el gestor de expedientes para la publicación en el portal de
transparencia.
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Línea
Estratégica
L2 - Mejorar la gestión administrativa mediante el expediente electrónico
O.4 Adecuación de la Normativa interna sobre administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.15
PR.15 Modificación del reglamento de administración electrónica
Fecha de inicio Noviembre 2019 Fecha de Fin Febrero 2020
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Secretaría General
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Adaptar el reglamento de administración electrónica de la Diputación de valencia a los nuevos requerimientos de las leyes 39 y 40.
Objetivo y beneficios esperados
Modificar la normativa interna relacionada con la administración electrónica, de esta forma los servicios dispondrán de un marco normativo interno en lo referente al expediente electrónico.
Fases - Constitución de un grupo multidisciplinar, compuesto por técnicos en derecho y técnicos de la sección de administración electrónica.
- Analizar el reglamento actual para adaptarlo a las nuevas necesidades referidas a las leyes 39 y 40
- Aprobación por el pleno del nuevo reglamento
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O.4 Adecuación de la Normativa interna sobre administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.16
PR.16 Definir la política de firma electrónica de la Diputación de Valencia
Fecha de inicio Septiembre 2019 Fecha de Fin Noviembre 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Secretaria General
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
En el expediente electrónico una parte muy importe es la firma electrónica de los documentos que componen el expediente, es muy importante definir una política de firma que determine los formatos de firma, los certificados que se utilizan, etc.
Objetivo y beneficios esperados
Determinar la política de firma que se utiliza en los expedientes electrónicos, esto nos permitirá dar validez a los distintos formatos que se pueden utilizar en la firma de documentos o evidencias digitales.
Fases - Constituir un grupo multidisciplinar - Generar el documento de política de firma electrónica - Aprobación de la política
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O.4 Adecuación de la Normativa interna sobre administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.17
PR.17 Modificación del reglamento de Gestión Documental electrónica
Fecha de inicio Noviembre 2019 Fecha de Fin Febrero 2020
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Archivo provincial
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Actualmente tenemos un reglamento de gestión documental que hay que revisar y adaptarlo a las nuevas leyes 39 y 40. En los expedientes electrónicos se necesita determinar la normativa referente a la producción de los documentos electrónicos, formatos, firmas.
Objetivo y beneficios esperados
Modificación del reglamento de gestión documental, es necesario adaptarlo a los requisitos de las leyes 39 y 40 para dar legalidad al expediente electrónico.
Fases - Constituir un grupo multidisciplinar entre el Archivo provincial y la sección de administración electrónica.
- Revisión del reglamento y modificación - Aprobación del reglamento.
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O.5 Análisis de los procedimientos relacionados
con los expedientes administrativos
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.18
PR.18 Revisión de las unidades productoras (DIR3)
Fecha de inicio Febrero 2019 Fecha de Fin Marzo 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Archivo provincial
Secretaría General
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
En los expedientes electrónicos es necesario determinar como uno de los metadatos las unidades productoras de los expedientes, hay que revisar estas unidades determinadas ahora mismos por el DIR3.
Objetivo y beneficios esperados
Ajustar el DIR3 a la estructura organizativa actual de la Diputación de Valencia, esto nos permitirá cumplir con la información referente al metadato de la unidad productora.
Fases - Analizar el DIR3 y ajustarlo al organigrama de la Diputación, partiendo de la estructura de la RPT.
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O.5 Análisis de los procedimientos relacionados
con los expedientes administrativos
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.19
PR.19 Revisión de la clasificación documental
Fecha de inicio Marzo 2019 Fecha de Fin Mayo 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Archivo Provincial
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Actualmente la clasificación de documentos no sigue una estructura adaptada a los expedientes electrónicos, es necesario para generar los expedientes electrónicos que tengamos una clasificación de documentos, es decir un cuadro de clasificación documental general para toda la Diputación.
Objetivo y beneficios esperados
Generar el cuadro de clasificación de documentos, esto permitirá tener una referencia igual para todos los servicios de la Diputación, de esta forma todos los documentos estarán codificados igual en todos los servicios y no tendremos nomenclatura diferente según el servicio que genera el documento.
Fases - Constituir un grupo multidisciplinar - General el cuadro de clasificación de documentos - Incluir este clasificación en el gestor de expedientes
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O.5 Análisis de los procedimientos relacionados
con los expedientes administrativos
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.20
PR.20 Desarrollo del cuadro de clasificación de procedimientos
Fecha de inicio Abril 2019 Fecha de Fin Junio 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Archivo Provincial
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Actualmente la clasificación de procedimientos no sigue una estructura adaptada a los expedientes electrónicos, es necesario para generar los expedientes electrónicos que tengamos una clasificación de procedimientos, es decir un cuadro de clasificación general para toda la Diputación.
Objetivo y beneficios esperados
Generar el cuadro de clasificación de procedimientos, esto permitirá tener una referencia igual para todos los servicios de la Diputación, de esta forma todos los procedimientos estarán codificados igual en todos los servicios y no tendremos nomenclatura diferente según el servicio que lo inicia.
Fases - Constituir un grupo multidisciplinar - General el cuadro de clasificación de procedimientos - Incluir este clasificación en el gestor de expedientes
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O.5 Análisis de los procedimientos relacionados
con los expedientes administrativos
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.21
PR.21 Revisión de los procedimientos de cada servicio adecuándolo al cuadro de clasificación
Fecha de inicio Junio 2019 Fecha de Fin Agosto 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Es importante para los servicios que se inician en el expediente electrónico que tenga claro cuáles son sus propios procedimientos, por tanto deberemos prestar la asistencia necesaria para determinar los procedimientos de acorde a la clasificación de procedimientos que tenemos definida.
Objetivo y beneficios esperados
Ayudar a todos los servicios a determinar los tipos de procedimientos que tiene siguiendo la estructura del cuadro de clasificación. Esto permitirá que todos los procedimientos sean electrónicos siguiendo una normativa de clasificación.
Fases - Establecer un calendario de reuniones con los servicios para determinar que procedimientos tienen.
- Configurar estos procedimientos en el gestor de expedientes.
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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.22
PR.22 Adaptación de sistemas de información actuales a los elementos habilitantes corporativos de AE
Fecha de inicio Febrero 2019 Fecha de Fin Junio 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Para tener un gestor de expedientes completo y que contemple todos los tipos de procedimientos que tenemos debemos analizar las herramientas que actualmente se están utilizando para la gestión de expedientes, habrá que determinar cuáles son mejorables y cuales hay que sustituir por otras.
Objetivo y beneficios esperados
Determinar el parque de aplicaciones que tenemos ahora mismo en uso y decidir cuales nos sirven para implantar el expediente electrónico y cuales deberemos mejorar o sustituir. Esto nos permitirá tener una sola plataforma de gestión de expedientes electrónicos. En algunos casos tendremos que realizar integraciones entre aplicaciones.
Fases - Confeccionar un catálogo de aplicaciones que se están utilizando - Analizar la funcionalidad de cada una - Analizar la tecnología de cada una - Determinar cuales hay que sustituir o mejorar - Adquirir nuevas herramientas necesarias
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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.23
PR.23 Mejorar el gestor de expedientes
Fecha de inicio Febrero 2019 Fecha de Fin Junio 2020
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Actualmente partimos de diferentes gestor de expedientes que en algunos casos no contemplan el expediente electrónico, deberemos mejorar y seguir desarrollando el gestor de expedientes que se contempla para la gestión de gastos y subvenciones para que pueda abarcar el resto de tipos de expedientes.
Objetivo y beneficios esperados
Centralizar la gestión de expedientes en una única herramienta que sea capaz de integrarse con el resto de aplicaciones que se utilizan para la gestión, tales como contabilidad, patrimonio, notificaciones, sede electrónica, etc.
El principal beneficio es tener centralizados los expedientes electrónicos en una única herramienta que permita centralizar la información.
Fases - Determinar las funcionalidades que hay que mejorar en el gestor de expedientes
- Determinar un calendario de desarrollos y evolutivos. - Fijar un calendario final que contemple la adaptación a todas las normas ENI
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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.24
PR.24 Mejorar el gestor de notificaciones
Fecha de inicio Abril 2019 Fecha de Fin Junio 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
El gestor de expedientes ya realiza notificaciones electrónicas pero como consecuencia de los cambios de la nueva legislación hay que eliminar la firma electrónica del interesado para acceder a la notificación. Solo con la validación en el portal de notificaciones sería suficiente.
Objetivo y beneficios esperados
Debemos facilitar el acceso de los ciudadanos a las notificaciones, esto eliminará gran cantidad de incidencias que tenemos sobre el acceso a la notificación electrónica por parte de contratistas y asociaciones.
Fases - Analizar los cambios necesarios en nuestra plataforma de notificaciones - Utilizar la plataforma de notificaciones de la GVA en su versión 2.0
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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.25
PR.25 Adaptación al ENI del gestor de expedientes
Fecha de inicio Julio 2019 Fecha de Fin Diciembre 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Una parte fundamental en nuestro gestor de expedientes es dar cumplimiento al Esquema Nacional de Interoperabilidad, esto nos permitirá tener el expediente electrónico cumpliendo con toda la normativa técnica que define el expediente electrónico.
Objetivo y beneficios esperados
Tener expedientes electrónicos con toda la validez legal y cumplir con la normativa exigida.
Fases - Determinar la estructura ENI para expedientes - Determinar la estructura ENI para documentos - Analizar los cambios necesarios en el gestor de expedientes para recoger los
metadatos necesarios. - Implementar los cambios en el gestor de expedientes
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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.26
PR.26 Implantación del archivo electrónico para el gestor de expedientes
Fecha de inicio Agosto 2019 Fecha de Fin Noviembre 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Archivo provincial
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Debemos tener en nuestro gestor de expedientes un gestor documental para el cumplimiento del ENI, ligado al proyecto anterior tenemos que poder guardar los expedientes y documentos del expediente electrónico en formato ENI, por eso es imprescindible tener un repositorio documental que clasifique los expedientes según las series documentales que se determinen, así como los documentos según el cuadro de clasificación.
Objetivo y beneficios esperados
Dar cumplimiento a la normativa referente al expediente electrónico.
Nuestros expedientes electrónicos serán totalmente validos en cuanto al formato determinado en el ENI.
Fases - Determinar la herramienta adecuada de archivo electrónico - Instalación de la herramienta - Configuración del gestor de expedientes para conectarlo al archivo - Formación de los usuarios en la herramienta
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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.27
PR.27 Conexión del gestor de expedientes a la plataforma de licitación electrónica
Fecha de inicio Septiembre 2019 Fecha de Fin Diciembre 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Servicio de contratación
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Actualmente en los expedientes de contratación la licitación y publicación se realiza en la plataforma de contratación del sector público. Esta publicación se realiza manualmente publicando los documentos que se encuentra en el gestor de expedientes y subiendo de nuevo al gestor de expedientes los documentos. La idea es conectar mediante los servicios B2B que tiene la plataforma el gestor de expedientes de modo que el proceso sea automático reduciendo la posibilidad de errores.
Objetivo y beneficios esperados
Facilitar la licitación electrónica de los expedientes de contratación, esto reducirá los errores así como los tiempos de tramitación de los expedientes. Además se publicaran automáticamente todos los contratos menores.
Fases - Analizar los servicios B2B de la plataforma - Desarrollar los conectores desde el gestor de expedientes hacia la
plataforma.
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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.28
PR.28 Evaluación de herramientas comunes suministradas por el MINHAFP
Fecha de inicio Noviembre 2019 Fecha de Fin Enero 2020
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Los expedientes electrónicos interactúa con otras administraciones bien para solicitar información bien para aportar información, existen aplicaciones de uso común que son proporcionadas por el MINHAFP en modo Cloud o bien para instalar en local. Analizaremos algunas de estas herramientas para incorporarlas en la tramitación de nuestros expedientes.
Entre la diversidad de herramientas tenemos:
- ORVE - Habilita
Objetivo y beneficios esperados
Aprovechar las herramientas que ofrece el MINHAFP para integrarlas en la gestión de expedientes.
Fases - Análisis de aplicaciones - Integración con las herramientas
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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.29
PR.29 Evaluación de la herramienta de Notifica
Fecha de inicio Enero 2020 Fecha de Fin Marzo 2020
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
El sistema de notificaciones utiliza la plataforma de notificaciones de la GVA, en este caso haremos una análisis de la plataforma Notifica de la administración del estado para ver si es factible el cambio.
Objetivo y beneficios esperados
Mejorar la notificación electrónica y publicar las notificaciones en la plataforma del estado, esto permitirá centralizar todas las notificaciones en la plataforma común de todas las administraciones, para los notificados se centralizarán todas las notificaciones en un solo punto sin tener que acceder a las distintas sedes electrónicas en las que se les están practicando las notificaciones.
Fases - Análisis de notifica - Desarrollo de los cambios necesarios en el gestor de expedientes
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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.30
PR.30 Mejoras del portafirmas o sustitución en su caso
Fecha de inicio Febrero 2020 Fecha de Fin Abril 2020
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Debemos mejorar la firma que actualmente realiza el portafirmas, para esto analizaremos dos opciones.
- Aplicar la firma completa Pades LTV - Sustituir el portafirmas por otra plataforma de firma
Objetivo y beneficios esperados
Mejorar el rendimiento del portafirmas, todos los expedientes electrónicos hacen uso del portafirmas para la firma de los documentos. Mejorando el portafirmas mejoraremos el proceso de firma, además para el cumplimiento del ENI necesitamos ampliar la firma que estamos realizando actualmente.
Fases - Análisis de una herramienta con las mismas funcionalidades del portafirmas actual
- Mejora del portafirmas realizando los cambios necesarios.
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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.31
PR.31 Sustitución de la aplicación de registro de E/S
Fecha de inicio Junio 2019 Fecha de Fin Febrero 2020
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Actualmente nuestro registro de E/S es una aplicación con licenciamiento el cual no nos permite evolucionar la herramienta para dar cumplimiento a los metadados requeridos en la gestión de los documentos. Tampoco nos permite la conexión directa al SIR, Sistema de Intercambio de Registro entre las administraciones.
Objetivo y beneficios esperados
Sustituir la actual herramienta de registro de entrada por un nuevo producto de software libre sin licenciamiento, y que cumpla con los requisitos ENI. Esto permitirá en la tramitación de las solicitudes crear expedientes con los metadatos requeridos.
Fases - Elección de una nueva herramienta de registro de E/S - Desarrollo de las integraciones de nuestras herramientas con el producto - Formación de los usuarios - Puesta en marcha del nuevo registro de E/S
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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.32
PR.32 Desarrollo de nuevos conectores entre la sede electrónica y el gestor de expedientes
Fecha de inicio Marzo 2019 Fecha de Fin Mayo 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Es importante conectar los procedimientos de la sede electrónica con el gestor de expedientes, esto permite que las solicitudes de la sede electrónica se conviertan de forma automática en expedientes en el servicio correspondiente.
Objetivo y beneficios esperados
El objetivo es que el expediente se inicie con una solicitud en la sede electrónica, así desde el inicio el expediente tendrá formato electrónico. De este modo los usuarios no tendrán que abrir el expediente manualmente.
Fases - Análisis de los requisitos funcionales del webservices - Desarrollo de los webservices - Implantación de la en la sede electrónica - Formación a los usuarios del gestor de expedientes
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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.33
PR.33 Implantación del módulo de fiscalización FILIM en todos los expedientes
Fecha de inicio Mayo 2019 Fecha de Fin Julio 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Intervención
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Actualmente tenemos implantado el modelo FILIM (Fiscalización Limitada) en los expedientes de gastos, la idea es extender el modelo a todos los expedientes (subvenciones, patrimonio, etc.) incluyendo los expedientes de ingresos.
Objetivo y beneficios esperados
El objetivo es tener el proceso de fiscalización sobre un mismo modelo de forma que todas las peticiones de fiscalización ser realicen sobre una única herramienta, esto permitirá realizar el proceso de fiscalización de una forma eficiente y con el mayor control posible.
Fases - Grupo de trabajo con el servicio de intervención - Definir todos los tipos de fiscalización - Implementar en el gestor de expedientes los modelos definidos. - Formación a los usuarios
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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.34
PR.34 Integración de la plataforma de intermediación de datos (PAE) con el gestor de expedientes
Fecha de inicio Agosto 2019 Fecha de Fin Diciembre 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Reducir las tareas de consulta de datos de terceros, (Datos de hacienda, Seguridad Social, identidad). Actualmente se realzan manualmente con una herramienta cliente instalada en cada uno de los equipos que lo necesitan, esta herramienta dispone de servicios web que se pueden integrar en el gestor de expedientes.
Objetivo y beneficios esperados
Agilizar las consultas de datos de terceros desde el propio gestor de expedientes, esto evitará tener que realizar la consulta en otra herramienta y tener que subir el informe manualmente al gestor de expedientes.
Fases - Analizar los servicios web de la herramienta - Desarrollo de los servicios sobre el gestor de expedientes - Implantación de los cambios - Formación de los usuarios
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O.6 Herramientas TIC para la administración electrónica
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.35
PR.35 Análisis de la plataforma Archive para el archivo longevo de expedientes
Fecha de inicio Marzo 2020 Fecha de Fin Junio 2020
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Archivo provincial
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Los expedientes finalizados y una vez cerrados necesitamos mandarlos al archivo, actualmente no tenemos ninguna herramienta que de soporte al archivo longevo de expedientes, en este caso puesto que se ofrece una herramienta por parte del ministerio realizaremos un análisis para ver los requerimientos de instalación y conexión del gestor de expedientes.
Objetivo y beneficios esperados
El objetivo será tener un herramienta para el archivo de los expedientes cerrados y cumpla con las normas del ENI y de conservación del expediente, con esto podremos dar cumplimiento a la conservación de los expedientes al mismo tiempo que el archivo provincial dispondrá de una herramienta de conservación de expedientes electrónicos.
Fases - Análisis de Archive
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Línea
Estratégica
L3 - Fomentar el Expediente electrónico entre los empleados Públicos
O.7 Formación de empleados
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.36
PR.36 Plan de formación para la implantación del expediente electrónico, tanto para empleados de la Diputación como para Tramitadores de Ayuntamientos
Fecha de inicio Marzo 2019 Fecha de Fin Diciembre 2020
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Servicio de formación
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Debemos tener un plan de formación específico y continuo para la implantación del expediente electrónico, son muchos los cambios que se abordarán en el futuro sobre la gestión de los expedientes y es necesario tener un plan de formación que abarque a todos los usuarios que actualmente están tramitando expedientes o pueden empezar a tramitar expedientes electrónicos.
Objetivo y beneficios esperados
Mejorar la implantación del expediente electrónico en la corporación, mediante el plan de formación podemos desplegar más rápidamente la implantación del expediente con formación personalizada de acorde a las necesidades de cada servicio.
Fases - Diseño del plan de formación con el servicio de formación - Comunicación del plan de formación
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O.7 Formación de empleados
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.37
PR.37 Plan de formación para transformar los procesos en electrónicos
Fecha de inicio Marzo 2019 Fecha de Fin Diciembre 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Servicio de formación
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
La transformación de la gestión de los expedientes a electrónico es un proceso complejo en el que necesitamos formar a los usuarios en el rediseño de sus procesos. Este es uno de los pasos más importantes en la implantación de la administración electrónico, convencer a los usuarios que no pueden seguir haciendo las mismas cosas en electrónico que en papel.
Objetivo y beneficios esperados
El Objetivo es que los usuarios sean capaces de rediseñar sus procesos que normalmente realizan en papel a un proceso totalmente electrónico. En este caso el beneficio será que los usuarios entiendan que no se pueden transformar sus procesos directamente a una herramienta sin realizar un rediseño de procesos y que les llevará a un cambio en su forma de trabajar.
Fases - Diseño del plan de formación con el servicio de formación - Comunicación del plan de formación
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O.7 Formación de empleados
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.38
PR.38 Formación específica en las Herramientas TIC que intervienen en el expediente electrónico
Fecha de inicio Marzo 2019 Fecha de Fin Diciembre 2020
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Servicio de formación
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
En la mayoría de ocasiones las incidencias sobre la gestión de expedientes es la falta de conocimiento sobre el funcionamiento de las herramientas. Para reducir las incidencias deberíamos determinar un plan de formación continuo sobre el uso de las herramientas
Objetivo y beneficios esperados
Mejorar el uso de las herramientas de administración electrónica con esto se evitarían numerosas incidencias por parte de los usuarios que por desconocimiento no saben que hay que hacer en la tramitación de un expediente.
Fases - Diseño de un plan de formación continuo
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O.8 Participación en las mejoras de las herramientas TIC
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.39
PR.39 Encuestas sobre valoración de la gestión de expedientes
Fecha de inicio Septiembre 2019 Fecha de Fin Octubre 2020
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Es importante conocer la opinión de los usuarios sobre los procesos que se van transformando en expediente electrónico y que aspectos se pueden mejorar.
Objetivo y beneficios esperados
El objetivo es por tanto implicar a los usuarios en la transformación de los expedientes para que se sientan participantes del proceso, con esto conseguimos que los usuarios no sean reticentes a los cambios ya que todo cambio implica resistencia ante las nuevas formas de hacer las cosas.
Fases - Confección de las encuestas funcionales - Desarrollo de las encuestas - Valoración de las encuestas
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O.8 Participación en las mejoras de las herramientas TIC
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.40
PR.40 Participación de los usuarios en la mejora de las herramientas de gestión de expedientes
Fecha de inicio Mayo 2019 Fecha de Fin Noviembre 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Debemos conocer que opinión tienen los usuarios sobre la funcionalidad de las herramientas y que cosas deberíamos mejorar, hay que pensar que los usuarios son los que diariamente utilizan las herramientas y ellos mejor que nadie nos pueden aportan soluciones y mejoras del producto que nosotros no somos capaces de ver.
Objetivo y beneficios esperados
Mejora continua de las herramientas adaptándolas a las necesidades de los usuarios, con esto conseguimos que los usuarios se sientan valorados además de conseguir que el producto se adapte en lo posible a las funcionalidades que esperan los usuarios.
Fases - Confección de formularios para recoger la información - Desarrollar un proceso de encuesta continua - Analizar las aportaciones e implantar en la medida de los posible estas
funcionalidades que se aportan
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O.8 Participación en las mejoras de las herramientas TIC
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.41
PR.41 Evaluación del uso e implantación del expediente electrónico
Fecha de inicio Abril 2019 Fecha de Fin Junio 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Debemos tener indicadores sobre la implantación del expediente electrónico, mediante un pequeño cuestionario entre los servicios podremos determinar el número de tipos de expedientes que los servicios están tramitando electrónicamente y cuales quedan aún al margen de la tramitación electrónica.
Objetivo y beneficios esperados
Evaluar la cantidad de tipos de expedientes que se han transformado en electrónico y cuantos quedan por incluir en la gestión electrónica, con esto tendremos una medida del grado de avance en la transformación electrónica de los expedientes
Fases - Configurar la encuesta - Realizar la encuesta de forma paulatina durante un tiempo.
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O.9 Difusión del conocimiento
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.42
PR.42 Portal de información sobre las herramientas de gestión de expedientes
Fecha de inicio Mayo 2019 Fecha de Fin Julio 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Es fundamental difundir el conocimiento y la información más aún si hablados de las herramientas para la administración electrónica, la idea sería construir un portal en la intranet en el que tengamos toda la información referente a la gestión de los expedientes electrónicos.
Objetivo y beneficios esperados
Facilitar la información y la formación de los usuarios que tiene que gestionar los expedientes electrónicos, con esto conseguimos tener un canal para facilitar la información de las herramientas que permiten gestionar los expedientes electrónicos.
Fases - Analizar el contenido que tendrá el portal de información - Construir el portal de información.
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O.9 Difusión del conocimiento
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.43
PR.43 Información sobre los procesos más habituales en la gestión de expedientes
Fecha de inicio Junio 2019 Fecha de Fin Agosto 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
En la gestión de expedientes tenemos procesos que se repiten en todos los expedientes, la idea es tener un manual resumido de los procesos más habituales de forma resumida para que los usuarios se inicien de forma rápida en la gestión de expedientes. Uno de los expedientes más habituales es el trámite de facturas.
Objetivo y beneficios esperados
Tener un manual básico de algunos procesos más habituales de forma que se fomente la autoformación de los nuevos usuarios que tienen tramitar expedientes. La mayoría de veces con un manual reducido de explicaciones los usuarios se inician solos en la tramitación de expedientes
Fases - Determinar los procesos más comunes en los expedientes - Desarrollar manuales básicos por cada proceso.
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O.9 Difusión del conocimiento
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.44
PR.44 Generación de un manual sobre la gestión de expedientes electrónicos
Fecha de inicio Febrero 2019 Fecha de Fin Abril 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Debemos tener un manual actualizado sobre las mejoras y cambios del gestor de expedientes.
Objetivo y beneficios esperados
Facilitar al usuario la información sobre los cambios que realizamos del gestor de expedientes. Con un manual actualizado evitamos un gran número de incidencias sobre el uso del gestor de expedientes.
Fases - Actualización permanente del manual.
71
Línea
Estratégica
L4 - Apoyo a la gestión política mediante la información de gestión
O.10 Desarrollar cuadros de mando
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.45
PR.45 Indicadores sobre el proceso de fiscalización
Fecha de inicio Marzo 2019 Fecha de Fin Mayo 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Área de intervención
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Es importante tener indicadores sobre los procesos que intervienen en el expediente, uno de los más importantes es la fase de fiscalización, por eso es importante tener indicadores de los tiempos de fiscalización y el volumen de expedientes y tipos de expedientes que se remiten para su fiscalización.
Objetivo y beneficios esperados
El objetivo es tener información sobre el proceso de fiscalización mediante el análisis de datos, esto permitirá mejorar el proceso de fiscalización y tomar decisiones en ciertos momentos de carga de trabajo de intervención, así como mejorar el proceso de fiscalización.
Fases - Crear un grupo de trabajo con el área de intervención para decidir los indicadores que se quieren analizar.
- Buscar una herramienta de análisis y cuadro de mando, tipo Qlickview - Implementar el cuadro de mando
72
O.10 Desarrollar cuadros de mando
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.46
PR.46 Indicadores sobre el número de expedientes en tramitación
Fecha de inicio Abril 2019 Fecha de Fin Junio 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Es necesario conocer el número de expedientes que tenemos activos, esto permitirá realizar un análisis de datos para mejorar los procesos de gestión y así realizar modificaciones en los procesos que agilicen la gestión.
Objetivo y beneficios esperados
Implementar un cuadro de mando para facilitar la visión de la gestión en la organización, esto permite tener una visión sobre los procesos más críticos y como se pude mejorar la gestión y agilizar los plazos. Además nos permitirá ofrecer una herramienta de gestión en la toma de decisiones al equipo de gobierno mediante la visión global de los expedientes y el presupuesto que intervienen en estos expedientes.
Fases - Decidir los indicadores que se deben incluir en el cuadro de mando - Desarrollo del cuadro de mando
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O.10 Desarrollar cuadros de mando
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.47
PR.47 Indicadores sobre las subvenciones concedidas a las EELL
Fecha de inicio Junio 2019 Fecha de Fin Agosto 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Uno de los cometidos más importantes de la Diputación son las subvenciones que se conceden a los ayuntamientos, mancomunidades, asociaciones, etc. Es importante saber el volumen de concesiones y el importe total que se dedica a cada ayuntamiento desde las distintas áreas de la Diputación. Esto se puede obtener si todos los expedientes se tramitan en el mismo gestor de expedientes.
Objetivo y beneficios esperados
El objetivo es tener información sobre los recursos que se dedican por parte de la Diputación a cada ayuntamiento, esto permitirá tener una mejor gestión en el reparto de las subvenciones además de poder ofrecer una mayor información en tiempo real al equipo de gobierno.
Fases - Decidir los indicadores que se deben incluir en el cuadro de mando - Desarrollo del cuadro de mando
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O.10 Desarrollar cuadros de mando
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.48
PR.48 Indicadores del número de solicitudes tramitas en sede electrónica
Fecha de inicio Junio 2019 Fecha de Fin Agosto 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
En la puesta en marcha de los expedientes electrónicos, una parte importante es el uso que tenemos de la tramitación en sede electrónica de solicitudes. Esto permitirá tener una estadística del incremento del uso de la sede electrónica y del número de trámites disponibles.
Objetivo y beneficios esperados
Conocer el número de número de trámites realizados en la sede electrónica categorizados por los tipos de procedimientos disponibles, esto nos permitirá conocer cuáles son los trámites más demandados.
Fases - Decidir los indicadores que se deben incluir en el cuadro de mando - Desarrollo del cuadro de mando
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O.11 Acceso a la información de los cargos públicos
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.49
PR.49 Consulta de los expedientes activos
Fecha de inicio Septiembre 2019 Fecha de Fin Noviembre 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Secretaria General
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Es importante que el equipo gobierno pueda tener acceso en modo consulta a los expedientes que se están tramitando. El gestor de expedientes deber tener un acceso para cargos públicos en función del cargo que ocupen.
Objetivo y beneficios esperados
Facilitar el acceso a la información, esto permitirá dar transparencia total a la gestión.
Fases - Analizar el perfil de acceso a los expedientes que deberían tener los cargos públicos.
- Desarrollo de las mejoras necesarias en el gestor de expedientes.
76
O.11 Acceso a la información de los cargos públicos
Proyecto | Objetivo operativo Código PR.50
PR.50 Acceso a los expedientes en las comisiones informativas y juntas de gobierno
Fecha de inicio Septiembre 2019 Fecha de Fin Noviembre 2019
Responsable Sección de administración electrónica
Unidades Colaboradoras
Secretaria General
Descripción del objetivo operativo /problema o situación que hay que mejorar
¿Qué hay que mejorar en el proyecto?
Las comisiones informativas se componen de los expedientes que se están tramitando y que se llevan para su aprobación a la comisión informativa correspondiente. Deberíamos componer un expediente referente a cada comisión de esta forma los miembros de la comisión informativa podrían acceder a los expedientes electrónicos directamente.
Objetivo y beneficios esperados
Con esto evitamos tener que remitir los expedientes a los miembros de la comisión por otros cauces duplicando la información y el trabajo, el beneficio por tanto reside en que la información que se consulta es el propio expediente electrónico facilitando también el trabajo a la secretaria general.
Fases - Análisis de las implicaciones en el gestor de expedientes. - Desarrollo de los cambios necesarios para la composición de los expedientes
de las comisiones informativas y Junta de Gobierno.
77
2. Implantación del plan de mejora
2.1. Recursos de personas
Respecto a los recursos necesarios para el plan de mejora hay que destacar gran parte se realizaría
con recursos propios más un contrato de servicios para el desarrollo de las mejoras en el gestor de
expedientes y sede electrónica.
Como recursos internos contamos con las personas de la sección de administración electrónica y
personal de otros servicios necesarios para los grupos de análisis de procedimientos.
Perfil Recursos Servicio Dedicación
Responsable del Plan de
Mejora
1 Jefe sección administración
electrónica
90 %
Analista 2 Sección de administración electrónica 75 %
Analista programador 2 Contratos de servicio 90 %
Técnicos informática 3 Sección de administración electrónica 50 %
Técnicos de archivo 2 Archivo Provincial 60 %
Administrativo 2 Secretaria; Contratación 60 %
Técnico de
Administración General
1 40 %
2.2. Recursos económicos. Inversiones necesarias
Para los recursos económicos se han tenido en cuenta por una parte las horas de dedicación del
personal más los costes de contratación de algunos desarrollos en ciertos proyectos. Para el cálculo
de los costes de personal se toma como referencia la tabla salarial de la Diputación de Valencia del
2018 de acuerdo a los perfiles, con un incremento de un 45% referente a los costes de empresa.
Gran parte de los costes del Plan de mejora son han sumidos en el propio coste de las personas que
se dedican al proyecto y que son funcionarios, por tanto el coste del Plan no es necesariamente una
inversión real si no un valoración económica del proyecto. Solo el contrato de servicio y ciertos
78
desarrollos serían realmente la inversión necesaria en el proyecto, esta parte sería
aproximadamente un 35% de la valoración económica total.
El coste/hora de cada uno de los perfiles que tenemos en el proyecto sería:
Perfil Recursos Servicio Coste/hora
Responsable del Plan de
Mejora
1 Jefe sección administración
electrónica
26
Analista 2 Sección de administración electrónica 15
Analista programador 2 Contratos de servicio 15
Técnicos informática 3 Sección de administración electrónica 10
Técnicos de archivo 2 Archivo Provincial 12
Administrativo 2 Secretaria; Contratación 12
Técnico de
Administración General
1 15
En el cálculo de los costes/hora de cada uno de los proyectos se aplica un precio único de la hora
teniendo en cuenta la siguiente dedicación de cada tipo de recurso en una hora:
Dedicación Perfil Coste/hora/Perfil
15% Responsable del Proyecto 26 * 0,15 4
25% Analista 15*0,25 3,75
25% Analista Programador 15*0,25 3,75
20% Técnicos informática 10*0,20 2
5% Técnicos de archivo 12*0,10 1,2
5% Administrativo 12*0,10 1,2
5% TAG 12*0,05 0,6
Coste medio total de una hora en el proyecto: 16,5€
Coste medio total incluyendo costes de empresa: 24€
79
Desglose de los costes por objetivos y proyectos:
Línea
Estratégica
L1 - Mejorar la relación electrónica de los
ayuntamientos y ciudadanos con la Diputación
de Valencia.
Horas de
dedicación
Según el
cronograma
Costes en Euros
por proyecto
Objetivo O.1 Mejora de la Sede electrónica 3.872 92.838
Proyectos PR-1 Mejorar el sistema de identificación
electrónica mediante Cl@ve
528 12.627
PR-2 Acceso total al expediente electrónico
por el interesado
704 16.896
PR-3 Mejorar la accesibilidad en los
trámites
880 21.120
PR-4 Trámite de solicitudes por el
funcionario habilitado
352 8.448
PR-5 Aumentar y mejorar las capacidades
de pago mediante una pasarela de
pagos
880 21.120
PR-6 Mejorar mecanismos de
autentificación de documentos en
relaciones electrónicas
528 12.627
Objetivo O.2 Actuaciones en el registro presencial
(OAMR)
3.168 75.897
Proyectos PR-7 Mejorar la atención presencial
mediante un sistema de compulsa
electrónica
352 8.448
PR-8 Formación del personal de las OAMR
como funcionario habilitado
528 12.627
80
PR-9 Acceso a las Notificaciones
electrónicas de entrada
528 12.627
PR-10 Acceso a las Notificaciones
electrónicas de salida
528 12.627
PR-11 Tramitación de solicitudes ante otras
administraciones
352 8.448
PR-12 Mejora del canal de atención
telefónico
880 21.120
Objetivo O.3 Transparencia de la información 2.112 50.688
Proyectos PR-13 Publicación de la información en las
plataformas de rendición de cuentas
1056 25.344
PR-14 Apoyo al servicio de transparencia
para la publicación de los datos de
expedientes
1056 25.344
Línea
Estratégica
L2 - Mejorar la gestión administrativa
mediante el expediente electrónico
Objetivo O.4 Adecuación de la Normativa interna
sobre administración electrónica
1.936 46.419
Proyectos PR-15 Modificación del reglamento de
administración electrónica
704 16.896
PR-16 Definir la política de firma electrónica
de la Diputación de Valencia
528 12.627
PR-17 Modificación del reglamento de
Gestión Documental electrónica
704 16.896
Objetivo O.5 Análisis de procedimientos 1.936 46.329
Proyectos PR-18 Revisión de las unidades productoras
(DIR3)
352 8.448
PR-19 Revisión de la clasificación
documental
528 12.627
81
PR-20 Desarrollo del cuadro de clasificación
de procedimientos
528 12.627
PR-21 Revisión de los procedimientos de
cada servicio adecuándolo al cuadro
de clasificación
528 12.627
Objetivo O.6 Herramientas TIC para la
administración electrónica
12.676 303.858
Proyectos PR-22 Adaptación de sistemas de
información actuales a los elementos
habilitantes corporativos de AE
880 21.120
PR-23 Mejorar el gestor de expedientes 2.992 71.808
PR-24 Mejorar el gestor de notificaciones 528 12.627
PR-25 Adaptación al ENI del gestor de
expedientes
1.056 25.344
PR-26 Implantación del archivo electrónico
para el gestor de expedientes
704 16.896
PR-27 Conexión del gestor de expedientes a
la plataforma de licitación
electrónica
704 16.896
PR-28 Evaluación de herramientas comunes
suministradas por el MINHAFP
528 12.627
PR-29 Evaluación de la herramienta de
Notifica
528 12.627
PR-30 Mejoras del portafirmas o sustitución
en su caso
528 12.627
PR-31 Sustitución de la aplicación de
registro de E/S
1.584 38.016
82
PR-32 Desarrollo de nuevos conectores
entre la sede electrónica y el gestor
de expedientes
528 12.627
PR-33 Implantación del módulo de
fiscalización FILIM en todos los
expedientes
528 12.627
PR-34 Integración de la plataforma de
intermediación de datos (PAE) con el
gestor de expedientes
880 21.120
PR-35 Análisis de la plataforma Archive
para el archivo longevo de
expedientes
704 16.896
Línea
Estratégica
L3 Fomentar el Expediente electrónico entre los
empleados Públicos
Objetivo O.7 Formación de empleados 9.504 228.096
Proyectos PR-36 Plan de formación para la
implantación del expediente
electrónico, tanto para empleados de
la Diputación como para
tramitadores de Ayuntamientos
3.872 92.928
PR-37 Plan de formación para transformar
los procesos en electrónicos
1.760 42.240
PR-38 Formación específica en las
Herramientas TIC que intervienen en
el expediente electrónico
3.872 92.928
Objetivo O.8 Participación en las mejoras de las
herramientas TIC
2.555 59.091
Proyectos PR-39 Encuestas sobre valoración de la
gestión de expedientes
704 16.896
83
PR-40 Participación de los usuarios en la
mejora de las herramientas de
gestión de expedientes
1.232 29.568
PR-41 Evaluación del uso e implantación del
expediente electrónico
528 12.627
Objetivo O.9 Difusión del conocimiento 1.584 37.881
Proyectos PR-42 Portal de información sobre las
herramientas de gestión de
expedientes
528 12.627
PR-43 Información sobre los procesos más
habituales en la gestión de
expedientes
528 12.627
PR-44 Generación de un manual sobre la
gestión de expedientes electrónicos
528 12.627
Línea
Estratégica
L4 Apoyo a la gestión política mediante la
información de gestión
Objetivo O.10 Desarrollar cuadros de mando 2.112 50.508
Proyectos PR-45 Indicadores sobre el proceso de
fiscalización
528 12.627
PR-46 Indicadores sobre el número de
expedientes en tramitación
528 12.627
PR-47 Indicadores sobre las subvenciones
concedidas a las EELL
528 12.627
PR-48 Indicadores del número de
solicitudes tramitas en sede
electrónica
528 12.627
Objetivo O.11 Acceso a la información de los cargos
públicos
1.056 25.254
Proyectos PR-49 Consulta de los expedientes activos 528 12.627
84
PR-50 Acceso a los expedientes en las
comisiones informativas y juntas de
gobierno
528 12.627
COSTE TOTAL DEL PROYECTO 42.511 h 1.016.589 €
Contratación de servicios necesarios 35% 355.806 €
Para la ejecución del Plan de Mejora deberíamos realizar un contrato de servicios de 355.806 euros
85
2.3. Cronograma del plan de mejora
86
3. Evaluación del plan de mejora
Para la evaluación del plan de mejora se decide primero tener un cuadro de mando que hace
referencia a los distintos ámbitos: Normativo, Organizativo, Documental, Tecnológico, y los servicios
electrónicos para ciudadanos y ayuntamientos. Para la confección del cuadro de mando se toma
como referencia el utilizado en el “Plan de Modernización tecnológico del ayuntamientos de
Valencia del año 2009” desarrollado por el Jefe de Servicio TIC del Ayuntamiento de Valencia
“Ramón Ferri tormo”.
A continuación se describe el seguimiento que se realizará del plan de Mejora para alcanzar los
objetivos establecidos.
3.1. Cuadro de mando del plan de mejora
Ámbitos Indicadores Proyectos Importancia Cumplimiento
Actual 2019 2020
Normativo
Reglamento de registro
electrónico 10 100% 100% 100%
Reglamento de Administración
electrónica 20 100% 100% 100%
Adaptación del Reglamento a las
leyes 39 y 40 0.4 30 0% 100% 100%
Total ámbito normativo 60 50% 100% 100%
Organizativo
Disponer del catálogo de
servicios, trámites y procesos 20,21 10 40% 100% 100%
Disponer de un procedimiento
para la redefinición de procesos 21 10 0% 60% 100%
Priorización de los servicios,
trámites y procesos a digitalizar 7 10 0% 100% 100%
Nivel de revisión de los servicios
trámites y procesos 39,40,41 50 20% 80% 100%
Elaboración del plan de
comunicación y formación. 36,37 5 0% 100% 100%
Ejecución del plan de
comunicación y formación.
38,42,43,44
10 0% 50% 100%
Disponer de un cuadro de
interoperabilidad y de relación
interadministrativa
20,21 10 0% 25% 100%
Total ámbito organizativo 115 15% 70% 100%
87
Documental
Disponer del cuadro de
clasificación 20,18,21 10 0% 75% 100%
Disponer de documentos
electrónicos en procesos 20 50 50% 100% 100%
Disponer del calendario de
preservación 20 10 0% 50% 100%
Disponer del vocabulario de
metadatos 25 50 0% 80% 100%
Implementar el vocabulario de
metadatos en los documentos y
expedientes electrónicos
19 10 0% 50% 100%
Disponer de la política de acceso 15 10 0% 50% 100%
Total ámbito documental 140 20% 50% 100%
Tecnológico
Disponer de sede electrónica 0.1 10 80% 100% 100%
Disponer de Identidad digital del
trabajador público 10 100% 100% 100%
Disponer elementos de
identificación al ciudadano 1 10 80% 100% 100%
Implantación de la Firma
electrónica 16 10 90% 100% 100%
Disponer de Registro electrónico 10 100% 100% 100%
Disponer de herramientas de
gestión del documento
electrónico: gestor documental,
gestor de expedientes.
26 10 50% 85% 100%
Disponer de herramientas de
archivo digital 26,35 10 10% 50% 100%
Disponer herramientas validación
impresión documentos
electrónicos
10 100% 100% 100%
Disponer de herramientas de
notificación electrónica 10 100% 100% 100%
Disponer de herramientas,
plataformas o servicios de
Interoperabilidad
10 100% 100% 100%
Total ámbito tecnológico 100 80% 95% 100%
Servicios
Ayuntamientos
y ciudadanos
A tener información por medios
telemáticos de los
procedimientos y trámites, así
como datos de las autoridades
competentes.
20,21 10 75% 100% 100%
88
A relacionarse con las
administraciones públicas
utilizando medios electrónicos
50 100% 100% 100%
A no aportar los datos y
documentos que estén en poder
de las administraciones públicas,
las cuales deben utilizar medios
electrónicos para obtener la
información mencionada.
10 90% 100% 100%
A conocer por medios
electrónicos el estado de
tramitación de los
procedimientos en que estén
interesados, excepto en los casos
en que la normativa aplicable
establezca restricciones al acceso
a la información sobre aquellos
2 30 50% 80% 100%
A obtener copias electrónicas de
los documentos electrónicos que
formen parte de procedimientos
en que tengan la condición de
interesado.
2 5 0% 0% 100%
A la conservación en formato
electrónico para las
administraciones públicas de los
documentos electrónicos que
formen parte de un expediente
5 75% 100% 100%
A obtener los medios de
identificación electrónica
necesarios
10 100% 100% 100%
A la utilización de otros sistemas
de firma electrónica admitidos en
el ámbito de las administraciones
públicas.
1 10 80% 100% 100%
A la cualidad de los servicios
públicos prestados por medios
electrónicos
3 10 30% 60% 100%
A elegir las aplicaciones o
sistemas para relacionarse con
las administraciones públicas
siempre que utilicen estándares
abiertos o, si se da el caso,
28,29,35 10 50% 100% 100%
89
aquellos otros que sean de uso
generalizado por los ciudadanos
Total ámbito servicios 150 65% 90% 100%
3.2. Sistema de evaluación y seguimiento del plan de mejora
Para que el plan tenga éxito es necesario establecer mecanismos de seguimiento y evaluación que
permitan dar cumplimiento a los objetivos establecidos.
Se creará un comité de dirección y una comisión la cual redactará un plan de seguimiento y
evaluación del desarrollo del plan de mejora.
- El comité de dirección estará formado por:
o Diputado de Informática y Modernización
o Responsable de Secretaria General
o Jefe del Servicio de Informática
o Director del Proyecto (Jefe de sección de Administración electrónica)
o Responsable de Intervención
o Responsable de Tesorería
o 2 Responsables de los servicios que se consideren más importantes
El comité de dirección se reunirá una vez al mes para analizar la información de
seguimiento y los indicadores de avance que prepare la comisión, así como determinará
si se requieres de modificaciones o ajustes sobre las previsiones iniciales.
- La comisión estará formada por los miembros que participan en el proyecto indicado en
el cuadro de recursos del proyecto.
Se reunirán mensualmente y serán los responsables de supervisar la ejecución de cada
uno de los proyectos, indicadores y plazos. Además se encargarán de coordinar los
departamentos y colaboradores implicados en cada Objetivo.
Esta comisión también se encargará de preparar la documentación para las reuniones
del comité de dirección.
La implantación y progreso del plan de mejora se evaluará mediante los indicadores que
se indican en el apartado 3.1
90
Bibliografía
1.- PARRADO DÍEZ, Salvador (2007), Guía para la elaboración de planes de mejora en las
Administraciones Públicas. Instituto Nacional de Administraciones Públicas (INAP).
2.- FERRI TORMO, Ramón (2009), Plan de Modernización Tecnológica del Ayuntamiento de
Valencia.
3.- Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas.
4.- Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en materia de actuación y
funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
5.- Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico (2016)
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas
6.- Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrón (2016)
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
7.- Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de documentos
(2016). Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
8.- Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de
documentos electrónicos (2016). Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
9.- Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado
auténtico y conversión entre documentos electrónicos (2016). Ministerio de Hacienda y
Administraciones Públicas.
10.- Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley
11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.
11.- LEY 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica de la Comunitat
Valenciana.
12.- Reglamento de Desarrollo de la Administración electrónica de la Diputación Provincial de
Valencia. (BOP, 14-septiembre-2010)
13.- La Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen
Gobierno.
91
Anexos
Anexo I
En estos gráficos vemos algunos datos sobre la implantación de la administración electrónica en el
periodo comprendido entre 2009 y 2018.
1. Sede Electrónica
Respecto a la implantación de la sede electrónica el número de instancias tramitas desde la
carpeta ciudadana tenemos.
4 110 173 270 5001263
1629792
3195
5915
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
Registros telemáticos - Sede Electrónica
92
2. Carpeta Ayuntamientos
En la carpeta de ayuntamientos en la sede electrónica el número de registros telemáticos es
mucho mayor, hay que tener en cuenta que toda la tramitación de las subvenciones con
ayuntamientos son ya telemáticas desde el 2017:
836
5.609
10.726 10.799
15.928 16.980
26.36824.737
29.04427.620
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
Registros Telemáticos - Carpeta Ayuntamiento
93
3. Expedientes de Subvenciones con Ayuntamientos
El número de expedientes que se ha tramitado en la carpeta de ayuntamientos siendo estos
básicamente expedientes de subvenciones:
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018
836
5.609
10.726 10.799
15.92816.980
26.36824.737
29.04427.620
Expedientes Subvenciones
94
4. Firma electrónica
En cuanto a la implantación de la firma electrónica se decidió desarrollar un portafirmas propio
el cual se ha integrado en las distintas aplicaciones de gestión con un aumento considerable del
número de documentos firmados en los últimos dos años:
4.0748.426 9.858 13.410
17.582
42.966
65.044
94.673
0
20.000
40.000
60.000
80.000
100.000
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018
Portafirmas - Nº documentos firmados
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Portafirmas - 2018
95
5. Notificaciones electrónicas
Las notificaciones electrónicas se implantaron inicialmente para los expedientes de contratación
para eliminar las notificaciones en papel a los contratistas, hoy se han generalizado para todos
los expedientes.
0 2551.240 1.590
3.453
9.015
0
2.000
4.000
6.000
8.000
10.000
2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
Notificaciones electrónicas
96
6. Expedientes de Gasto
Desde finales del 2017 se decide que todos los contratos deben tramitarse con el gestor de
expedientes, especialmente los contratos menores y de adjudicación directa esto hace que el
número de expedientes tramitados por todos los servicios se incrementa notablemente.
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018
56280 312 251 285 382 468 499
1097
5845
Expedientes de Gasto
97