IKA Møre og Romsdal

Digitale arkiv

Tilknytning til

“Kommunenes Digitale RessursSenter“

(KDRS)

“Møre og Romsdal

sitt

digitale ressurssenter”

Erfaringer

Vi har gjort oss en del erfaringer etter å ha mottatt digitale avleveringer fra kommunene.- Sakarkiver.- Klientserier fra fagsystemer.

Erfaringene berører kompetanse, teknologisk infrastruktur og tjenestetilbudet til kommunene.

Utfordringene må løses for at kommunene skal få best mulig tjenester på arkivområdet.

Avleveringer fra ulike kildesystemer Andre systemer – fagsystemer og lignende.

Noark 3.- Uttrekk er for dårlig.- Vi benytter derfor samme metode som for fagsystemer.

Noark 4.- Manglende/ikke gode nok avleveringsmoduler.- Testrammeverk må på plass. * Riksarkivets ArkN4. * Egenproduserte valideringsrutiner.

Noark 5...

Etablere en avleveringsrutine

Hvor mye er elektronisk lagret?Som ikke finnes i papirmappene?

Hva dekker et uttrekk?- Journalinformasjon.- Notater.- Dokumenter.

Akkumulering av uttrekk fra ikke-periodiserte systemer.- Duplisering.- Inkonsistens mellom ulike avleveringer.

Avleveringsturnus fagsystemer

Avlevering hvert 3. år for hver gruppe av fagsystemer.

År 1: Barnehage og sosial.

År 2: Oppvekst (skole, barnehage).

År 3: Helse.

Kompetanse

Problemstillinger ved digital langtidslagring lite fokusert.- Utvidede behov ift vanlig IT-drift

IT-drift konsentrerer seg om systemer som er i produksjon. Digitale depoter forholder seg til «historiske» systemer.

Mangler standardisert kompetansebase.- Ingen utdannelse for digitale arkivarer.- Dagens IKT-utdanning fokuserer på produksjon av og lite på

bevaring av informasjon.

Teknologisk fokus

RAs fokus har vært på arkivformater.- PDF i stedet for Word- og Excelformat.- Databaser lagres som tekstfiler (XML).- Basis i åpne standarder.

Lite fokus på tilgjengeliggjøring.- «Black archives».- Mye er sensitivt materiale, men skal være lett tilgjengelig

likevel.

Lagring av store datamengder

Avleveringsvolumene øker med heldigitale arkiver.

Investeringer i teknologi og infrastruktur.

Digital informasjon har et «livsløp» i depotet.- PDF vil en gang forsvinne og må erstattes av andre formater.- Løpende sikring av at informasjonen er autentisk

(dvs rettslig holdbar).- Systemer for livsløpsforvaltning er ikke tilgjengelige!

Hvilke krav stiller samfunnet?

Generell samfunnsutvikling medfører en økende bevisthet hos publikum om at offentlige institusjoner lagrer informasjon om dem.

Det stilles krav til kommunes rolle som informasjonsforvalter.

Den nye offentlighetsloven stiller også krav til kommunene.

Hva gjør vi med disse utfordringene?

Vi kan ikke vente på RA.- RA har fokus på det statlige nivået og tenker mindre på

kommunale behov. Vi må etablere kompetanse- og metodeutvikling som sikrer at

vi kan yte tjenestene kommunene trenger. IKA må tilby tilgang til arkivene som ivaretar kommunale

behov. Tradisjonelt: fokus på arkivformater. Vi må nå gå over til å

fokusere på tilgjengeliggjøring.

Hva gjør vi med disse utfordringene?

Samarbeid tvinger seg fram! Investeringer i infrastruktur for å etablere et depot blir for store

for hvert enkelt IKA. Samordning av metodikk og rutiner:

- Arkivene blir ensartede og lettere å samle i et felles depot.- Utvikling av felles depotverktøy blir mulig.

Samordne kompetanseutviklingen i IKA-miljøet slik at vi får en felles plattform.

Nasjonalt senter for e-arkiv

Nasjonalt senter for e-arkiv- Fagseksjon for kommunale arkiver i LLP- KAI faggruppe for digitalt depot- Tjenester i et felles e-depot- Kommunenes Digitale Ressurssenter (KDRS) * Forberede felles digitalt depot * Etablere basis for depotstyringsvertøy * Samordne metoder, verktøy og kompetanse

Ei videreføring av eArkivsamarbeidet som KAI har hatt tidligere år der LLP og ABM-utvikling er involverte.

Sikringslager på regionalt/ nasjonalt digitalt depot

Kommunenes data sikres på 3 nivåer organisatorisk og fysisk- Hos arkivskaper, kommune- Hos arkivinstitusjon, Interkommunalt arkiv- Regionalt/nasjonalt depot – KDRS

Tjenester i et felles e-depot

Fra utredning ”Tjenester i et felles e-depot”: 12 Nettverk for sikker online avlevering.

Oppgave: Utrede teknologisk basis for et slikt nettverk.

(13 Sikkerhet og autentisitetsbevaring.)

(14 Standardisering av teknisk konfig. nettverk)

15 Sikringslager for digitale avleveringer. Fjernbackup-løsning, ikke håndtere innhold.

Oppgave: Utrede tekniske løsninger for sikringslager.

Fra Arkivskaper til KAI

SIP – uttrekk av system og om avleveringen A) Fysisk levert pr. CD/DVD/USB/Harddisk.

B) Manuelt via sikker linje/VPN.

C) VPN + Automatisk via automatisk skript/SSH. Krever nettverk sikker avlevering.

Klientbasert fra sender (Arkivskaper).

Serverbasert hos mottaker (KAI).

KAI bearbeiding

Må ha sikkert nettverk uansett måte avlevert• Validere mottatt uttrekk (SIP).• Lage arkivpakke (AIP) ut fra uttrekk (SIP).

AIP – arkivinformasjonspakke. Bearbeiding av SIP med tanke på langtidslagring.

(PDI – bevaringsbeskrivende informasjon Referanse – Proveniens – Kontekst – Stabilitet OAIS – Open Archival Information System)

Fra KAI til Sikringslager

Forutsetter at sikret nettverk er etablert• Automatisk prosessering/forsendelse av

AIP – arkivinformasjonspakke fra KAI til Sikringslager

• Fra internt til sikret sone sikkerhet ivaretatt:Kun sikret server kan initiere oppkobling.Intern server kan ikke koble seg opp.

• Etablering og forvaltning av AIP i depot.

IKAMR fra intern til sikret sone

Serverbasert i linux eller windows• Servere både i intern og sikret sone kan være

basert på Linux eller Windows.(Foreløbig testet ut på Ubuntu Linux servere).

Fra IKAMR til Sikringslager

Pilotprosjekt implementeres 2009• Bygget på løsning implementert fra intern server

til sikret server IKAMR.• Tilpasses i samarbeid med IKAT.• Testes ut mht. linjekapasitet, stabilitet, sikkerhet

og evalueres ved utgangen av 2009.• Erfaringer er relevante og nyttige og en del av

foreslåtte punkter 12 og 15 i KDRS utredningen.

Sikker oppkobling for arkivledere

VPN sikker oppkobling for arkivledere (arkivskaper)

Arkiveldere må ha dette for å sende og motta inn informasjontil/fra IKAMR/digitalt depot.

Teknisk koordinering fra kommunens IKT-tjeneste.

Sikker behandling av data en forutsetning.