IGDoc - Descripción General

8/16/2019 IGDoc - Descripción General

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Descripción General

Año 2010 - ISA - Todos los derechos reservados


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iGDoc Año 2010

Introducción

IGDoc consiste en un plataforma documental completa para proveer a las organiaciones de unasolución para gestionar a trav!s de una interfase "e# diversas formas documentales tales como$e%pedientes& formularios& comunicaciones& contratos& resoluciones& entre otros'

Decimos (ue IGDoc es una solución completa por(ue no re(uiere de ning)n otro componenteadicional' *sto significa (ue esta solución inclu+e un servidor "e#& un servidor de aplicaciones"e#,ava,"e# Services& un #ase de datos documental& un motor de #)s(ueda te%tual& undirectorio .DA/& un emisor de certificados electrónicos e inclusive la capacidad de cluster en

forma nativa sin re(uerir esta funcionalidad en el sistema operativo'

Toda la solución es multiplataforma soportando del lado del servidor los e(uipos + sistemasoperativos ms utiliados "indos,Intel& .inu%,Intel& Solaris,Sparc& .inu%,/3"*4' AI5,/3"*4&i6,/3"*4& etc7 + del lado del cliente los navegadores Internet *%plorer o 8irefo% en "indos o.inu%'

IGDoc parte de la #ase de representar la metfora del papel& (ue posi#ilita la incorporación deluso de documentos electrónicos en la organiación de una forma natural + rpida'

Adems iGDoc adopta como ning)n otro sistema en 9rugua+ la reglamentación del Decreto600,:1& el Decreto ;6,::< + el Decreto 4eglamentario so#re 8irma Digital del Setiem#re de 200='

.a solución se #asa en conceptos (ue solo estn disponi#les en #ases documentales (ue pore>emplo permiten implementar el concepto de documento autocontenido& la confidencialidad de lainformación por parte de sus autores& la #)s(ueda por pala#ras en localiadas en cual(uier campoo archivo ad>unto'

*l concepto de documento autocontenido hace referencia a (ue los documentos electrónicostienen (ue tener integridad + autor?a en si mismo' *sto es posi#le si toda la información deldocumento compuestas por campos& archivos ad>untos + su firma forman parte de un solo registrodocumental'

*l concepto de confidencialidad tiene (ue ver con (ue el documento de#e mantener su seguridadde acceso + control de visi#ilidad ms all de sus aplicaciones' @ale decir (ue un documento

electrónico no de#iera permitir el acceso a personas o grupos de personas (ue no ha+an sidoautoriadas a ver el documento& inclusive aun(ue estas personas sean administradoras de la #asede datos'

*l *%pediente SecretoB como por e>emplo un sumario o la apro#ación de un pro+ecto deestrat!gico (ue no de#e ser divulgado antes de tiempo son casos de situaciones donde sere(uiere de este alto nivel de confidencialidad'

Con respecto a la #)s(ueda las #ases documentales resultan ms eficaces (ue los (ue seinclu+en con #ases de datos tradicionales' /or e>emplo permite #uscar en diferentes archivosad>untos tales como T5T& 3D8& 3ffice& /D8& 5.& etc' Tam#i!n otra venta>a es (ue la #)s(ueda se

ISA .tda'uan anuel Elanes 11


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realia e%clusivamente so#re los documentos con autoriación de acceso lo (ue garantia losniveles de confidencialidad tal como se indicó en el prrafo anterior'

Tam#i!n IGDoc permite disponer de interfase para otros dispositivos& por e>emplo acceder a su

información v?a un tel!fono con navegador "e# o "ap e inclusive conectarse con motores deTTS te%t-to-speech7 + AS4 automatic-speech-recognition7 para interactuar con una persona atrav!s de un tel!fono utiliando conversión de te%to a vo +,o reconocimiento de vo a te%to'

*n el siguiente recuadro se representa la ar(uitectura (ue inspira a la plataforma iGDoc

Objetivos de la solución

iGDoc fue conce#ido como una infraestructura para satisfacer las necesidades documentales dediferentes organiaciones& con !nfasis en los procesos documentales de la Administración/)#lica'

*sta plataforma constitu+e la evolución del producto ISA 8ile Center& sistema de Gestión*lectrónica de Documentos (ue recoge la e%periencia de 10 años en el desarrollo de aplicacionespara la automatiación de la gestión de *%pedientes' ISA 8ile Center fue en el año 200= el primer*%pediente *lectrónico 100 "e# + tiene como antecedentes aplicaciones #asadas en un modelocliente-servidor tam#i!n para la implementación de *%pediente *lectrónico como por e>emplo lossistemas SGD (ue utilian 3S* + *S/*F (ue utilia la 9niversidad de la 4ep)#lica' Desdeentonces ha evolucionado incorporando las nuevas funciones re(ueridas por nuestros clientes lo(ue ha llevado a ISA a integrar + reestructurar todas !stas aplicaciones en una plataforma )nica'



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iGDoc da soporte a la generación& distri#ución& archivo& recuperación + administración en formaelectrónica de documentosB entendi!ndolos como los instrumentos utiliados en losprocedimientos administrativos del *stado& tanto desde el punto de vista de la documentacióncomo de la sustanciación de dichos procedimientos'

8ue diseñado considerando las reglas generales de /rocedimiento Administrativo + las normase%istentes a la materia' J es permanentemente actualiado para adaptarse a cam#ios en esanormativa + refle>ar las me>ores prcticas de la Administración'

iGDoc es una herramienta pensada para a+udar a las organiaciones a me>orar su eficiencia atrav!s de las venta>as (ue se o#tienen por utiliar documentos electrónicos en lugar dedocumentos en papel' Tam#i!n a+uda a la lograr ma+or transparencia en los procesosadministrativos estando en l?neas con las estrategias de e-Go#ierno a trav!s de sus facilidadespara pu#licar información en los sitios "e# p)#licos de las organiaciones'

A todo esto se suma (ue dispone de un módulo espec?fico para reportes + grficos (ue sonesenciales para (ue la organiación pueda analiar la información + tomar decisiones alineadocon una estrategia de me>ora cont?nua'

Módulos de IGDoc

IGDoc cuenta en la actualidad con los siguientes módulos$

iGDoc *%pedientes para gestionar e%pedientes electrónicos

iGDoc 4esoluciones para gestionar resoluciones electrónicas

iGDoc 8ormularios para gestionar formularios electrónicos

iGDoc Comunicaciones para gestionar todo tipo de comunicación simple memorandos& órdenesde servicio& oficios& cartas& etc'7

iGDoc Contratos para gestionar contratos'

Adems de cuenta con un módulo com)n a todos los anteriores denominado iGDoc 4eportes elcual permite generar informes + grficos'

IGDoc Expedientes

iGDoc *%pedientes es la herramienta para la gestión electrónica de a(uellos asuntos sustanciadospor escrito donde sea necesario mantener reunidas todas las actuaciones para resolver'

Como primera caracter?stica& iGDoc *%pedientes hace hincapi! en respetar la normativa vigente +representar la metfora del papel manteniendo las propiedades del *%pediente tradicional + almismo tiempo incorporando los #eneficios (ue son inherente al documento electrónicoprincipalmente en las siguientes cuestiones$

• Acceso a los documentos

• Disponi#ilidad de información de gestión

• Custodia& permanencia + recuperación



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iGDoc *%pedientes inclu+e las siguientes caracter?sticas$

• Gestión de *%pedientes manteniendo en su estructura la cartula& las actuaciones o lega>o +

el recorrido o registro de control de trmite'

• Kumeración centraliada + parametria#le garantiando unicidad + adecuación al formato de

numero (ue la organiación defina

• /osi#ilidad de esta#lecer (ue los e%pedientes o parte de ellos sean confidenciales en cu+o

caso sólo personas autoriadas podrn tener acceso a la información restringida' /aradeterminar (ue un e%pediente o parte de el es confidencial se re(uiere roles especiales'

• /osi#ilidad de notificar los e%pedientes de formal tal (ue otras oficinas o dependencias tomen

conocimiento del e%pediente aun(ue hasta ese momento no ha+an participado en sutramitación'

• Agregar o acordonar e%pedientes de>ando constancia de dicha agregación indicndose

e%pediente principal& e%pediente agregado& actuación en la cual se agrega& oficina& fecha +firma de (uien realia la operación' .os e%pedientes agregados al principal acompañaran latramitación del e%pediente principal& (uedando inha#ilitado su tramitación en forma individual&tal como sucede con la gestión de e%pedientes en papel'

• Incorporación en la cartula del e%pediente de un con>unto de información parametria#le

como por e>emplo personas o personas f?sicas a la cual el trmite se refiera& tipo de trmite einformación no contenida en formato electrónico tal como puede ser la documentación enpapel& muestras& etc''

• Control de plaos de las actuaciones las cuales se esta#lecen en el módulo de Administración

+ Configuración& as? como la posi#ilidad de modificar plaos por personas autoriadasde>ando constancia del cam#io realiado'

• Control de plao del e%pediente los cuales se esta#lecen en el módulo de Administración +

Configuración'

• Citar actuaciones o resoluciones indicando su n)mero + fecha de firma'

• 8irma digital indicando nom#re& apellido& cargo& fecha + hora al momento de realiar la firma'

• 8irma digital m)ltiple utiliando certificados 5'60: v= + permitiendo (ue una actuación

contenga varias firmas como suceden en las actuaciones firmadas por una comisión'

• Control del acceso al e%pediente permitiendo e%clusivamente su acceso a las personas (ue

ha+an participado en la gestión del e%pediente salvo en los e%pedientes o partes de ellos (ueha+an sido definidos como confidenciales'

• /osi#ilidad de esta#lecer rutas flu>os de tra#a>o7 para ciertos tipos de e%pedientes' .os

e%pedientes (ue no tienen rutas esta#lecidas tienen un flu>o li#re en donde en cada pase sedetermina en forma manual cual es la pró%ima oficina' .as rutas pueden ser 100 fi>as +,ocom#inar rutas fi>as + rutas li#res'

• /osi#ilidad de esta#lecer marcas personales a los e%pediente para identificarlos + realiar un



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seguimiento proactivo durante toda su e%istencia' /or e>emplo se puede esta#lecer

• notificaciones por correo electrónico cada ve (ue el e%pediente pasa de una oficina a otra o

recordatorios so#re acciones a tomar so#re !ste'

• /osi#ilidad de agregar anotaciones personales a las actuaciones& representando el concepto

de las ho>as de papel auto adhesivo /ost-ItB (ue ha#itualmente se utilian con lose%pedientes en papel'

• 3rganiación de los e%pedientes por #ande>as$

o Eande>a de e%pedientes en mi oficina

o Eande>a de e%pedientes para reci#ir de otras oficinas

o Eande>a de e%pedientes enviados a otras oficinas + a)n no reci#idos por estas

o Eande>a de e%pedientes para firmar

o Eande>a de e%pedientes reservados

• Euscar e%pedientes com#inando distintos elementos $

o K)mero o con>unto de n)meros''

o Te%tos incluidos en la cartula& actuaciones + archivos ad>untos' Se pueden

com#inar varias pala#ras& esta#lecer (ue se re(uieran todas& #)s(uedaapro%imada prescindiendo de escri#ir la pala#ra e%acta en forma completa +respetando la acentuación'

o 4ango de fechas de creación

o 9nidad donde se encuentra

o *stado

o 8irmante

• /ista de Auditor?a con identificación detallada de cada operación indicando forma documental&

n)mero& fecha& hora& usuario + operación realiada

• 4eportes + Grficos e%porta#les a formato /D8

• Solución 100 "e#

A continuación se muestra las principales interfases usuarios destacando varias de lascaracter?sticas reci!n mencionadas' *sto no pretende ser un descripción e%tensiva de todas lasfuncionalidades& por el contrario propone mostrar en forma mu+ resumida varias de lascaracter?sticas de este módulo'

Al ingresar a IGDoc con un usuario autoriado se presenta una interfase como la de la siguientefigura'



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8igura 1 /antalla de Ingreso a iGDoc

Como se puede ver en la 8igura 1 aparecen a(u? diversas opciones entre las (ue se inclu+en Auditor?a& Administración + Configuración' *stas opciones en particular estarn visi#les +accesi#les solo si el usuario tiene los roles de auditor + administrador respectivamente'

.a opción donde ha#itualmente se encuentran tra#a>ando los usuario es en Eande>as'

Al acceder a la opción de Eande>as se presenta una interfase como la (ue se ve en la siguiente

figura'

8igura 2 Eande>as de iGDoc



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*n esta figura 2 se puede o#servar (ue se puede clasificar la forma documental (ue se visualia M en este caso se aparece seleccionado *%pedientes - + tam#i!n el año de creación de losdocumentos'

Dado (ue iGDoc mane>a el concepto de estructura organiacional + en ella se define los usuariosmiem#ros + (ue roles tienen disponi#les& cada ve (ue el usuario solicita tra#a>ar condocumentos se sa#e a (ue oficina pertenece' *n el e>emplo de la 8igura 1 se sa#e (ue el usuario9suario CincoB pertenece a la oficina A#astecimientosB'

Se señala (ue iGDoc soporta (ue los usuarios pertenecan a ms de una oficina& funcionalidadmu+ prctica especialmente para cuando se crean comisiones ad-hoc'

.os e%pedientes se distri#u+en seg)n tres =7 tipos de #ande>as$

• Eande>a de Tra#a>o$ correspondiente a todos los documentos (ue se encuentran en esta

oficina + (ue su tra#a>o a)n no ha sido finaliado o (ue estn pendientes de enviar a otraoficina dar pase7'

• Eande>a de *ntrada$ correspondiente a todos los documentos enviados hacia esta oficina +

(ue a)n no se ha realiado el acuse de reci#o'

• Eande>a de Salida$ correspondiente a todos los documentos +a finaliados por esta oficina&

(ue han sido dado el pase a otra oficina + (ue cu+a oficina destino a)n no realió el acuse dereci#o'

*sta forma de ver en especial los e%pedientes resulta mu+ prctica para los usuarios por(ue seaseme>a a como se gestionan los documentos en papel'

Adems de las citadas tres #ande>as& iGDoc ofrece una forma adicional para facilitar el acceso alos e%pedientes so#re los cuales se est tra#a>ando (ue consiste en filtrarlos por los (ue estn

para ser firmados& los (ue estn reservados por el usuario& o a(uellos (ue tienen marcaspersonales del usuario' *sta funcionalidad es especialmente )til cuando el usuario (uiere versolo los e%pedientes asignados a el 4eservados7& cuando el usuario cumple un rol particularcomo firmar el tra#a>ado realiado por su personal a cargo /ara 8irmar7& o cuando se (uiere vere%pedientes mu+ espec?ficos (ue el usuario tiene un inter!s particular arcados7'

Siempre desde la #ande>as se puede ver para cada e%pediente su n)mero& su asunto& el estadoreservado& para firmar& para dar pase& etc'7& si tiene e%pedientes agregados& si es un e%pedientecon ruta li#re o ruta fi>a'

9na ve (ue se accede al e%pediente se puede ir directamente a la cartula& ho>ear lasactuaciones anteriores o ir directamente a la nueva actuación para tra#a>ar all? mismo'

.a siguiente figura muestra un e>emplo de una cartula de un e%pediente'



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8igura = Cartula de un *%pediente

.a información presente en la cartula del e%pediente surge de la definición (ue esta#leca laorganiación' Se sa#e (ue al menos se inclu+e un n)mero correlativo + )nico& una fecha decreación& un tipo + un asunto'

Se puede esta#lecer otros campos + definir cuales sern de ingreso o#ligatorio'

*n el e>emplo de la figura = se puede o#servar un caso particular de un e%pediente (ue tiene a suve otro e%pediente agregado + (ue esta información se añade a la propia cartula' *stafuncionalidad le #rinda al usuario la posi#ilidad de ver en un solo lugar toda la información dee%pedientes agregados e inclusive acceder al contenido de cual(uiera de estos en forma mu+rpida'

Tam#i!n desde la cartula se tiene acceso a la ho>a de ruta o recorrido del e%pediente tal como semuestra en la siguiente figura'

8igura No>a de 4uta o 4ecorrido de un *%pediente



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A partir de la cartula se cuenta con opciones para ho>ear por cada una de las actuaciones o irdirectamente a la )ltima actuación'

*n la siguiente figura se puede o#servar una de las actuaciones'

8igura Actuación de un *%pediente con 8irma *lectrónica

9na ve finaliado el informe de la Actuación se firma o se env?a para su firma'

*n el caso de la figura se puede ver (ue la actuación ha sido firmada utiliando firma electrónicalo (ue asegura la autor?a del documento + tam#i!n su integridad'

IGDoc soporta m)ltiples firmas& funcionalidad necesaria especialmente en los e%pedientes (ue setratan en comisiones& por e>emplo Comisión de Ad>udicación de .icitaciones'

.uego de (ue se firma la actuación& el e%pediente (ueda pronto para ser enviado a otra oficina' *lenv?o a otra oficina dar pase7 puede ser siguiendo una ruta preesta#lecida o en caso de ruta li#re&

el encargado de dar pase indicar cual es la oficina destino'

*l siguiente e>emplo muestra la operación dar paseB en un e%pediente (ue tiene definido rutali#re'



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8igura 6 3peración Dar /ase en *%pediente con 4uta .i#re

J en la siguiente figura se muestra un e>emplo de dar paseB con un *%pediente con ruta fi>a'



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8igura ; 3peración Dar /ase en *%pediente con 4uta 8i>a

Como se mencionó anteriormente iGDoc est #asado en un repositorio documental lo (ue lepermite disponer de un potente motor de #)s(uedas'

De esta forma iGDoc permite #uscar entre sus documentos& + en especial entre los e%pedientes&com#inando #)s(ueda en campos estructurados& en te%to rico& + en ad>untos (ue contieneninformación en formato de te%to'

.a siguiente figura muestra un e>emplo de la interfase de #)s(ueda avanada donde se puede verlas distintas opciones para #uscar + o#tener cierto documento'

8igura L Criterios de E)s(ueda en IGDoc

Como se puede ver en la figura L las opciones son diversas e inclusive es posi#le incluir en la#)s(ueda pala#ras apro%imadas& sin tildes& etc'

*n la siguiente figura se puede ver un e>emplo del resultado de la #)s(ueda con los criteriosindicados en la figura L'



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8igura < 4esultado de la E)s(ueda en IGDoc

3tra funcionalidad de iGDoc es la posi#ilidad de ver pistas de auditor?a lo (ue permite conocer conla ma+or e%actitud las operaciones (ue se realian en el sistema'

*l siguiente e>emplo muestra el resultado de #uscar la operación 8irmar para un cierto per?odo delos e%pedientes'

8igura : Informe de Auditor?a de en IGDoc



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Como se ha mencionado ms arri#a& iGDoc es una herramienta mu+ valiosa para disponi#iliarinformación en la "e#& en particular a las organiaciones de Go#ierno le #rinda la posi#ilidad depu#licar información de estado de los e%pedientes en forma automtica ofreciendo a losciudadanos un estado verdadero de como se encuentran sus trmites'

.a siguiente figura muestra un e>emplo de ello'

8igura 10 *>emplo de consulta de un e%pediente desde un sitio "e# p)#lico

*n resumen& lo indicado anteriormente permite mostrar algunas de las funcionalidades delmódulo iGDoc *%pedientes& no pretende ser una descripción e%haustiva la cual si sere(uiere est disponi#le en los manuales de Administración + manuales de 9suario'



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iGDoc Resoluciones

iGDoc 4esoluciones permite gestionar& documentar + dar conocimiento de las decisionesadoptadas por autoridades competentes de las diferentes instituciones& órganos +,o reparticiones'

A partir de ello las principales funciones (ue ofrece iGDoc 4esoluciones son$'

• .a redacción de los /ro+ectos de 4esolución por parte de las unidades (ue los elevan

• *l registro de las sesiones + los puntos a tratar en cada una de ellas indicando la decisión

tomada so#re cada punto tratado apro#ado& aplaado& retirado& etc7

• .a redacción definitiva de la 4esolución + su firma en forma electrónica de acuerdo con la

normativa vigente en la materia& considerando (ue los documentos de#ern poder ser

firmados por uno o varios usuarios de acuerdo al tipo de 4esolución' Se podrn utiliar loscertificados digitales emitidos por la plataforma u otros (ue posea la Administración'

• .a numeración automtica + un?voca de acuerdo al mecanismo de numeración (ue determine

la Intendencia a trav!s de la parametriación

• .a emisión de la versión impresa de la 4esolución para su firma

• .a redacción del Acta (ue resume las 4esoluciones tomadas durante la sesión

• .a capacidad de ad>untar la imagen digitaliada escaneada7 de la resolución firmada

• .a #)s(ueda de asuntos tratados& sesiones& pro+ectos& resoluciones& etc'& por parte de las

personas con los permisos necesarios en el sistema& conociendo alguna pala#ra contenida enlos mismos& el n)mero de e%pediente relacionado& la fecha& etc'

• .a pu#licación automtica de las 4esoluciones en el sitio "e# de acuerdo a criterios fi>ados

por la administración

• .a #)s(ueda de resoluciones desde el sitio "e#& por parte de los ciudadanos u otro

interesado& conociendo el n)mero o cual(uier pala#ra contenida en las mismas& en formasegura'

• *l suministro de la información de estado e histórica de los documentos& + los logs de

auditor?a fcilmente accesi#les para los roles (ue se determinen

• .a administración de la estructura organiacional& especificando las dependencias funcionalespara un adecuado escalamiento& considerando como m?nimo la definición + mantenimiento dedependencias + oficinas& la sustitución de responsa#les + la gestión de suplencias paraasegurar la continuidad de los procesos ante la ausencia& planificada o no& de personas'

A continuación se muestran algunas de las principales interfases de iGDoc 4esoluciones'

Dado (ue las denominaciones de algunos documentos + procesos en las 4esoluciones var?an deun organismo a otro& a los efectos de simplificar los e>emplos (ue siguen a continuación se indica(ue se utiliar la pala#ra AsuntoB para descri#ir a los /ro+ectos de 4esoluciónB + AcuerdoB alcon>unto de documentos (ue componen una Sesión de DirectorioB' *sta denominaciones son



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configura#les para cada organiación'

.a siguiente figura muestra un e>emplo de como se ve la #ande>a de Asuntos a tratar'

8igura 11 @ista de Asuntos a tratar en el Directorio

Durante la generación de los Asuntos se cuenta con los siguientes estados$

• Eorrador $ correspondiente al Asunto (ue fue creado + a)n no fue enviado para su revisión'

• /ara 4evisar $ correspondiente al Asunto (ue est aguardando por su revisión

• /endiente$ correspondiente al Asunto revisado pero (ue a)n no ha sido ingresado en el

pró%imo Acuerdo para ser apro#ado en Directorio'

• *n Sesión$ correspondiente al Asunto (ue +a fue ingresado en el pró%imo Acuerdo

◦ Aplaado$ correspondiente al Asunto (ue +a fue ingresado en el )ltimo Acuerdo& pero fue

aplaado su apro#ación'

◦ 4etirado$ correspondiente al Asunto (ue +a fue ingresado en el )ltimo Acuerdo& pero

luego fue retirado + no se tratar en el pró%imo Acuerdo

◦ Apro#ado$ correspondiente al Asunto (ue fue apro#ado en el )ltimo Acuerdo& pero a)n no

fue pu#licado

• /u#licado$ correspondiente al Acuerdo apro#ado + pu#licado Internamente o en la "e#7

• Anulado$ correspondiente al Asunto (ue fue anulado + no ser tratado en pró%imos Acuerdos'



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8igura 12 Asunto con el te%to del /ro+ecto de 4esolución

iGDoc 4esoluciones permite incorporar firma electrónica a cada uno de los estados' *n lasiguiente figura se muestra un e>emplo de un Acuerdo con firma electrónica

8igura 1= Asunto con el te%to del /ro+ecto de 4esolución + su 8irma *lectrónica



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.os asuntos se agregan al Acuerdo + de esta forma se va armando los temas a tratar en lapró%ima Sesión de Directorio'

.a siguiente figura ilustra como se arma un Acuerdo'

8igura 1 Acuerdo con datos de la pró%ima Sesión de Directorio

8igura 16 Acuerdo inclu+endo los Asuntos a tratar

/osteriormente los Asuntos pueden ser cam#iados de orden& retirados& aplaados o apro#ados'

Cuando comiena la sesión de Directorio los integrantes del directorio pueden disponer en sus



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computadoras de la información del Acuerdo + acceder directamente desde all? a cada uno de los Acuerdo a tratar' Tam#i!n se puede realiar la sesión de la forma tradicional utiliando lainformación del Acuerdo en forma impresa'

9na ve finaliado la Sesión de Directorio los Acuerdos ha#rn sido modificados o no +cam#iarn su estado a apro#ado& eventualmente a retirado& aplaado o anulado'

.a siguiente figura muestra un e>emplo del resultado de un Sesión de Directorio donde todos los Asuntos resultaron apro#ados'

8igura 1; Acuerdo al finaliar una Sesión de Directorio

Como )ltimos pasos para finaliar el Acuerdo se escri#e el acta correspondiente + posteriormentese realia la pu#licación de los Asuntos apro#ados .os Asuntos apro#ados se transforman a partirde su apro#ación en 4esoluciones o Acuerdos del Directorio'

A esta proceso se le puede agregar variantes como definir (ue el acta se de#e incluir firmaelectrónica& funcionalidad mu+ prctica cuando la cantidad de Asuntos a tratar en un Acuerdo

suele ser mu+ grande' Tam#i!n se puede esta#lecer (ue la pu#licación de las 4esoluciones no serealice en forma automtica e inclusive seleccionar cuales se pu#lican + cuales no'

Como en todos los módulos de IGDoc& se inclu+e la capacidad de #uscar las 4esoluciones pordiferentes criterios tal como se puede ver en la siguiente figura'



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8igura 1L Criterios de E)s(ueda de iGDoc 4esoluciones

Al igual (ue lo indicado para el módulo iGDoc *%pedientes& las organiaciones (ue utilian iGDoc4esoluciones tienen la posi#ilidad de pu#licar sus 4esoluciones en su sitio "e# e incluir el#uscador te%tual para (ue los interesados puedan encontrar las 4esoluciones desde Internet#uscando por alguna parte de su contenido'

*n la siguiente figura se muestra un e>emplo de una organiación pu#licando sus resolucionesdesde la "e#'

8igura 1< *>emplo de /u#licación de 4esoluciones en la "e#

Kuevamente& la información presentada a(u? de iGDoc 4esoluciones no pretende ser unadescripción e%haustiva& en caso de ser re(uerida dicha información se encuentra disponi#le en los



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respectivos manuales de administración + de usuario de dicho módulo'

IGDoc Formularios

iGDoc 8ormularios fue conce#ido para diseñar + administrar la formaB de los formularios& supu#licación en "e# para ser completados + su env?o a la oficina correspondiente para la iniciacióndel trmite& devolviendo a (uien lo env?a una identificación o n)mero de trmite7 para (ue puedarealiar las consultas (ue se hu#ieran ha#ilitado'

iGDoc 8ormularios es el módulo diseñado para la sustanciación de procedimientos administrativosreiterativos (ue no de#an ser gestionados #a>o la forma de *%pedientes'

*n general& si el trmite tiene un proceso definido + repeti#le& + la información (ue de#ecompletarse est perfectamente estructurada& es recomenda#le por temas de eficiencia + eficacia

utiliar un 8ormulario en un lugar de un *%pediente'

Al igual (ue el resto de los módulos iGDoc 8ormularios hace uso de todos los servicios comunes ala gestión electrónica de documentos tales como el repositorio documental& los servicios de firmaelectrónica& el motor de flu>o de tra#a>o& el motor de #)s(ueda de te%to completo& el directorio deautenticación& los servicios de seguridad + la información contenida en la estructura organiacionaldonde se descri#e el organigrama& sus funcionarios + roles de cada uno de ellos'

Adems de los pasos (ue dispone un formulario + (ue se esta#lece a partir de la definición de suproceso& e%isten un con>unto definido de estados (ue estn asociados al flu>o del propioformulario dentro de la oficina (ue est actuando& los cuales se indican a continuación$

• *n Generación$ correspondiente al 8ormulario (ue se ha creado& pero todav?a no tiene

asignado un n)mero'

• *n 9nidad$ correspondiente al 8ormulario (ue estn en una 9nidad u 3ficina + so#re el cual

se est tra#a>ando

• 4eservado$ correspondiente al 8ormulario so#re el cual un usuario est tra#a>ando en !l + por

lo tanto ning)n otro usuario puede editarlo'

• *n Trnsito$ correspondiente al 8ormulario (ue se envió de una oficina a otra + la oficina

destino a)n no ha realiado el acuse de reci#o'

• 8inaliado$ correspondiente al 8ormulario (ue +a se completaron todos sus pasos

• Archivado$ correspondiente al 8ormulario (ue se completaron todos sus pasos + adems fuearchivado retirado del repositorio de formularios activos7

Cada formulario se define como un con>unto de secciones + campos& representando la metforadel papel& donde cada sección corresponde al env?o entre una oficina u otra'

*s posi#le esta#lecer (ue cada sección del formulario sea firmado electrónicamente& en rigor almomento de definir un formulario se esta#lece si es o#ligatorio o no la firma electrónica para cadauna de las secciones (ue lo conforman'

Tam#i!n en tiempo de definición se esta#lece el formato del formulario& (ue campos se re(uieren



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completar& condiciones de validación e inclusive la dependencia entre los mismos'

9n e>emplo de dependencia entre campos puede ser (ue un formulario se solicite el dato pa?s deresidencia + en otro ciudad donde reside& en ese caso el campo (ue solicita ciudad puede ser una

lista cu+os valores depender del campo pa?s de residencia'

.os campos (ue se pueden introducir en un formulario pueden ser de tipo variado desde n)meros&te%tos& listas de selección& fechas& rangos horarios& te%to rico e inclusive (ue permitan ad>untararchivos imgenes escaneadas& planos& fotos& etc'7

Adems de definir las secciones& si estas se firman o no& los campos contenidos en ella& tam#i!nse esta#lece el flu>o de tra#a>o (ue de#e estar relacionado con las distintas secciones de dichoformulario'

Tal como se ve en la siguiente figura& .os formularios se visualian a trav!s de las #ande>as enforma mu+ similar a como +a se vio con los e%pedientes'

8igura 1: *>emplo de Eande>as de 8ormularios en IGDoc

Cuando se accede a un formulario se puede o#servar la información de todas las seccionesprevias de>ando disponi#le la sección actual para su edición e intervención& tal como se puede veren la siguiente figura'



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8igura 20 *>emplo de un 8ormulario "e#

*n resumen& IGDoc 8ormularios es una solución fle%i#le para gestionar los formularios de laorganiación + dado (ue incorpora las normas administrativas de go#ierno a lo (ue se suma eluso de firma electrónica& posi#ilita la eliminación del papel por documentos electrónicos conid!ntica valide >ur?dica'

*l uso de formularios est alineado con una me>ora de gestión + con llevar a la prctica lasrecomendaciones (ue surgen de las consultor?as de reingenier?a de procesos'

IGDoc 8ormularios se integra perfectamente con los sitios "e# de las organiaciones&posi#ilitando (ue estas puedan disponer de formularios "e# para iniciar cual(uiera de sustrmites'

IGDoc soporta la posi#ilidad de agregar controles de seguridad en los formularios p)#licos en la"e# por e>emplo utiliando CA/TCNA& (ue consiste en asegurar (ue el formulario (ue se iniciade la "e# fue realiado por una persona + no por un sistema o un autómata'

*n la siguiente figura se puede ver un e>emplo de una organiación (ue cuenta con formularios deiGDoc disponi#les desde su sitio "e#'



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8igura 21 *>emplo de un 8ormulario "e# /)#lico para iniciar un Trmite

J en la siguiente figura se puede ver (ue este mismo formulario inclu+e el control CA/TCNA paraasegurar (ue su ingreso es realiado por una persona + no por un sistema'

8igura 21 *>emplo de un 8ormulario "e# /)#lico para iniciar un Trmite



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iGDoc Comunicaciones

iGDoc Comunicaciones implementa espec?ficamente las formas de documentarBdefinidas por el decreto 600,:1& las (ue completan los tipos de documentos utiliados porla Administración /)#lica' *sta implementación permite la generación cola#orativa deesos documentos& la numeración automtica de acuerdo a las normas + su distri#ución deacuerdo al uso de cada una de !stas formas'

iGDoc Comunicaciones inclu+e de manera predefinida las formas documentalescorrespondientes a 3ficios& Circulares& emorandos + Cartas' *n forma adicional sepueden configurar nuevas formas documentales + esta#lecer sus particularidades comopor e>emplo si la comunicación es entre personas u oficinas& si re(uiere de acuse dereci#o& si se puede reenviar o responder& etc'

*n particular las formas documentales predefinidas se corresponden con las esta#lecidaspor el decreto 600& las (ue se descri#en #revemente a continuación$

• *l 3ficio& utiliado cuando el órgano actuante de#a dar conocimiento de sus

resoluciones a otro órgano o formularle alguna petición para el cumplimiento dediligencias del procedimiento' Ser o#>eto de numeración + registro por parte de larespectiva unidad de administración documental'B

• .a Circular& para poner en conocimiento de los funcionarios órdenes o instrucciones

de servicio& as? como noticias o informaciones de carcter general' Se identificarn a

trav!s de un n)mero correlativo anual asignado por la unidad emisora + se archivarnen la correspondiente unidad de administración documental'B

• *l emorando& empleado para las instrucciones + comunicaciones directas del >erarca

a un su#ordinado& o para la producción de información del su#ordinado a su >erarca& opara la comunicación en general entre las unidades' .os memorando se identificarnpor un n)mero correlativo anual asignado por el emisor' *l receptor guardar eloriginal + la copia de la contestación (ue hu#iere emitido en forma escrita o a trav!sde otro medio de comunicación'

• .a Carta para toda otra comunicación escrita no contemplada por los instrumentos

previos

Al igual (ue como se descri#ió para los módulos de iGDoc *%pediente e iGDoc8ormularios& las comunicaciones se acceden a trav!s de sus respectivas #ande>as' Sumane>o resulta ms sencillo +a (ue son formas de comunicación ms simples (ue las (uere(uieren de un trmite con varias actuaciones'

*n las siguiente figura se puede ver un e>emplo de un emorando'



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8igura 22 *>emplo de un emorando en iGDoc'

IGDoc Comunicaciones comparte todas las otras funcionalidades +a destacadas de la plataformaiGDoc& en particular utilia el repositorio documental& los servicios de firma electrónica& el motor deflu>o de tra#a>o& el motor de #)s(ueda de te%to completo& el directorio de autenticación& losservicios de seguridad + la información contenida en la estructura organiacional donde sedescri#e el organigrama& sus funcionarios + roles de cada uno de ellos'

Tam#i!n como se pudo o#servar en los módulos descriptos anteriormente& los documentos deiGDoc Comunicaciones disponen de estados de Generación& 4eservado& en Trnsito + Archivado'

Tam#i!n se puede esta#lecer para cada forma documental definida en este módulo la necesidadde utiliar firma electrónica para su env?o& para su respuesta o remisión'

Kuevamente se indica (ue esta descripción no pretende ser e%haustiva& si as? se lo re(uiere lainformación detallada se encuentra en los manuales de Administración + de 9suario'



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iGDoc Reportes

*l módulo de iGDoc 4eportes ofrece la posi#ilidad de o#tener informes so#re los documentoselectrónicos& e%portar dichos reportes a un archivo /D8 e inclusive representarlo mediantedistintos tipos de grficos'

.a información acumulada de la gestión de documentos electrónicos permite luego analiarla&detectar puntos donde se puede me>orar e inclusive es de gran a+uda para poder llevar a ca#ouna reingenier?a de procesos'

A continuación veremos algunos e>emplos de reportes (ue ofrece este módulo'

*n la siguiente figura se puede o#servar un grfico (ue analia e%pedientes creados versuse%pedientes archivados lo (ue permite entender si la organiación est pudiendo cu#rir la

demanda de trmites' .uego si se detectara dificultades en este sentido se puede revisar ms enprofundidad + detectar si es a nivel de toda la organiación o de algunas oficinas en particular'



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8igura 2= Grfico (ue compara *%pedientes Creados vs' *%pedientes Archivados

*n el e>emplo se puede ver (ue la #arra (ue marca la diferencia acumulada entre e%pedientescreados versus archivados no crece constantemente e inclusive en algunos meses decrececonsidera#lemente lo (ue puede estar señalando (ue la organiación esta pudiendo atender laactual demanda de e%pedientes'

3tro e>emplo puede ser el de la siguiente figura'



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8igura 2 Grfico (ue muestra un 4anOing de los Trmites ms Solicitados

A(u? se puede o#tener un ranOing de cuales son los trmites ms demandantes& nuevamenteinformación valiosa para detectar donde se puede me>orar para prestar un me>or servicio a lacomunidad'

*n la actualidad se puede o#tener m)ltiples informes + grficos + para cada uno de ellos sepuede indicar criterios tales como el per?odo& oficinas& tipos de documentos& formato depresentación& etc'

Siguiendo con el e>emplo del grfico anterior ser?a posi#le profundiar en la informaciónpresentada& por e>emplo tratando de ver con alguno de los trmites ms solicitados (ue ha pasadocon los tiempos insumidos'

*n la siguiente figura se puede analiar los tiempos promedios (ue se demoran en el env?o deuna oficina a otra + determinar acciones de me>ora en #ase a los picos de demora o picos de

solicitudes'

8igura 26 4eporte Tiempo /romedio de Actuación para un cierto Trmite

*sto es solo una pe(ueña parte de todo lo (ue iGDoc 4eportes ofrece& e inclusive ha sidoconce#ido como una solución (ue est constantemente evolucionando para poder responder a lasnecesidades de las organiaciones'

*n resumen& iGDoc 4eportes constitu+e una herramienta de apo+o a la gestión (ue permiteo#tener información o#>etiva + real para una me>or toma de decisiones + (ue como resultado de



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esas acciones la organiación logre una me>ora contin)a en su gestión de forma de ofrecer unservicios de primera a los ciudadanos& empresas + cual(uier otra entidad (ue as? lo re(uiera'


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IGDoc - Descripción General