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Themen des Tages
IFS Broker
Was muss getan werden – und warum?
Was fordert der Standard?
Wie kann im Audit bewertet werden?
Wo geht es hin?
Dr.K.Kemper 2
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IFS Broker
IFS Broker konzentriert sich auf die Brokeraktivitäten
Lieferantenauswahl
Sicherstellung der Sicherheit/Legalität der Produkte und
Kundenanforderungen an die Produkte
Zielsetzung
Händler /Agenturen müssen sichere und eindeutige Prozesse zur
Auswahl sicherer Lieferanten nachweisen
Dr.K.Kemper 3
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IFS Broker- Anwendungsbereich
IFS Broker wird angewendet bei allen Unternehmen, die
in erster Linie Handelsaktivitäten vornehmen,
einkaufen oder selbst Lieferanten auswählen
Waren an Kunden versenden, an Kunden berechnen
auch wenn der Händler keinen Kontakt zu den Produkten hat
oder hatte
Kaufmännische Unternehmen wie Broker und Agenturen, die
Produkte nie sehen, müssen nach dem IFS Broker auditiert
werden.
Unternehmen, die nach IFS Food zertifiziert sind und mit
Waren handeln, müssen nicht zusätzlich nach IFS Broker
auditiert werden
Dr.K.Kemper 4
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Weitere Angaben
Auditdauer:
Minimum: 8 Stunden, davon 4 Stunden vor Ort
Auditlevel:
>75% und < 95 % => Basisniveau
> 95% => Höheres Niveau
Auditintervall
12 Monate
Dr.K.Kemper 5
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Broker im Sinne des IFS Standards
Broker sind Handelsunternehmen, die als Makler
Geschäftsabschlüsse zwischen den Herstellern von
Lebensmitteln,
Haushalts- und Körperpflegeprodukten und
Ihren Kunden vermitteln
Broker wählen ihre Lieferanten selbst aus und kaufen die
Ware selbst oder im Auftrag zum Zwecke des Weiterhandelns
Sie können logistische Aktivitäten auf eigenen Namen oder
über Dienstleister organisieren
Broker berechnen ihren Kunden die Ware direkt, ohne
zwangsläufig selbst mit dem Produkt in Berührung gekommen
zu sein
Dr.K.Kemper GmbH
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S Gm
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Händler, Importeur, Agentur
Händler:
Geschäftsbetrieb, der Produkte direkt an den Endverbraucher
verkauft
Importeur:
Händler, der ein Import-Geschäft betreibt,
der im Ausland Güter einkauft,
sie transportieren lässt,
sie in ein Zielland einführt,
eine Verzollung und andere amtlich eventuell notwendigen
Formalitäten erledigt und diese Güter anschließend im Inland in
dem Wirtschaftsverkehr bringt, indem er diese an Konsumenten
oder Zwischenhändler zum Kauf anbietet
Agentur :
ein Büro, das für bestimmte Personengruppen die Vertretung
ihrer Interessen übernimmt.
Dr.K.Kemper 7
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Abgrenzung ggü. anderen IFS Standards
IFS Food
nur für Lebensmittelhersteller
IFS HPC
Hersteller von Haushalts- und Körperpflegeprodukten
IFS Cash & Carry
Cash-&-Carry und/oder Großhandelsbetriebe, die mit ihren
eigenen losen und verpackten Produkten handeln
IFS Logistik
Dienstleistungsunternehmen, die verpackte Produkte im Namen
eines Dritten logistisch handhaben
IFS Broker
Unternehmen, die Waren einkaufen , aber nicht selbst mit den
Waren in Berührung kommen und diese Waren direkt an den
Kunden liefern
Dr.K.Kemper 8
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Gliederung des Standards
1. Unternehmensverantwortung
2. Qualitäts-Management System
3. Ressourcenmanagement
4. Dienstleistungsprozess
5. Messungen, Analysen und Verbesserungen
6. Besondere Anforderungen für Broker
In Summe 67 Anforderungen
Dr.K.Kemper 9
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Spezielle Anforderungen für Broker
Kapitel 4 Dienstleistungsprozess z.B.
4.1 Vertragsprüfung
4.2 Produktspezifikationen
4.16 Rückverfolgbarkeit
Kapitel 6 Spezielle Anforderungen für Broker
6.1 Produktentwicklung
6.2 Einkauf
6.3 Produktverpackung
6.4 Produktanalysen
6.5 Externe Logistik Dienstleister
Dr.K.Kemper 10
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Kapitel 1
Unternehmensverantwortung
Unternehmenspolitik / Unternehmensleitlinien
Unternehmensstruktur / Unternehmensprozesse
Überprüfung durch die Unternehmensleitung
Dr.K.Kemper 11
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Unternehmensverantwortung
Unternehmenspolitik / Unternehmensleitlinien
Unternehmensstruktur und Unternehmensprozesse
!KO!
Die Unternehmensleitung stellt sicher, dass die Mitarbeiter ihre
Verantwortlichkeiten kennen und die Mechanismen zur
Überwachung der Wirksamkeit ihrer Handlungen greifen
Überprüfung durch die Unternehmensleitung
Bewertung des Systems in regelmäßigen Abständen zur
kontinuierlichen Verbesserungen
Einführung eines Systems, das Informationen über alle
relevanten Gesetze ermöglicht
Dr.K.Kemper 12
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Verantwortung
Verantwortlichkeiten incl. Stellvertretung müssen
nachvollziehbar und geregelt werden
Stellenbeschreibungen oder Funktionsbeschreibungen sollten
vorliegen
Ein Organigramm kann ausreichend sein
Es muss ein System der Informationsbeschaffung zu
Gesetzen/Verordnungen der Importländer vorhanden sein
Broker müssen über die gesetzlichen Bedingungen in den
Ursprungsländern informiert werden, die einen erheblichen
Einfluss auf die Legalität der gehandelten Waren nehmen
können.
z.B. über Rückstandsanalytik
Dr.K.Kemper 13
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System zur Informationsbeschaffung
Was ist zu regeln?
Ausreichende Informationsquellen der Bestimmungsländer
Aufrechterhaltung der Aktualität und Vollständigkeit
Informationsaustausch zwischen Lieferanten und Partnern
Wie werden Änderungen aufgenommen, umgesetzt und
weitergeleitet?
Es geht darum, vor- und nachgelagerte Stufen zu kennen und
die erforderlichen Informationen vollständig und zeitnah
weiterzuleiten, um die Lebensmittelsicherheit im Handelsprozess
zu gewährleisten
Dr.K.Kemper 14
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Kapitel 2
Qualitätsmanagement
HACCP
Anforderungen an die Dokumentation
Lenkung von Aufzeichnungen
Dr.K.Kemper 15
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Qualitäts-/Risikomanagement
HACCP auf Basis Codex Alimentarius
!KO!
Grundlage des Produktsicherungssystems ist ein systematisches
und nachvollziehbares Risikomanagementsystems, das auf der
Dokumentationssystematik des Codex Alimentarius basiert
Darüber hinaus gehende gesetzliche Forderungen im
Produktionsland oder dem Bestimmungsland müssen
berücksichtigt werden
D.h. der Broker muss analysieren, welche Gefahren im
Ursprungsland, während Transport und Lagerung bis hin zum
Kunden möglich sind!
Dr.K.Kemper 16
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Folgende Punkte müssen erfüllt sein:
Flussdiagramm umfasst alle relevanten Schritte des Broker
Geschäftes einschließlich der vor- und nachgelagerten
Stufen.
Risikobeschreibung
Lenkungsmaßnahmen für die identifizierten Risiken
Dokumentation
Dr.K.Kemper 17
Qualitäts-/Risikomanagement
HACCP auf Basis Codex Alimentarius
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Risikobewertung
die Risikobewertung muss dokumentiert werden
die Risikobewertung muss regelmäßig überprüft und
aktualisiert/überarbeitet werden
GVO und Allergene müssen berücksichtigt werden
die Risikobewertung muss von qualifizierten Personen
ausgeführt werden (angemessene Produkt- und Prozess-
Kenntnisse).
Die Rückverfolgbarkeit muss gemäß Verordnung 178/2002
sichergestellt sein.
Dr.K.Kemper 18
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Qualitätsmanagement
Anforderung an die Dokumentation
Erstellung, Verfügbarkeit, Änderung, Archivierung
Lenkung von Aufzeichnungen
Detaillierte, lückenlose Nachweisführung, Aufbewahrung
Produktaufzeichnungen müssen entsprechend der rechtlichen
Anforderungen aufbewahrt werden
Sofern keine Archivierungszeiten vorgegeben sind, werden
Aufzeichnungen mindestens bis zum Ablauf des Haltbarkeitsdatums
aufbewahrt, um eine Überprüfung zu ermöglichen.
Für Produkte, die über eine sehr kurze bzw. keine
Haltbarkeitsfristen verfügen, wird die Archivierungsdauer für
Aufzeichnungen mittels einer Gefahrenanalyse festgelegt
Dr.K.Kemper 19
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Monitoring CCP
Als Richtlinie sollte Folgendes berücksichtigt werden. Hierbei
handelt es sich jedoch nicht um eine vollständige Liste:
Online-Messung
Offline-Messung
fortlaufende Messung, z.B. Thermographen, pH-Meter usw.
wenn diskontinuierliche Messungen verwendet werden, muss das
System gewährleisten, dass die entnommene Probe für den
Produktposten repräsentativ ist.
Dr.K.Kemper 20
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Kapitel 3
Ressourcenmanagement
Ressourcenverwaltung
Schulung
Nachweis von Kompetenz, Ausbildung, Berufserfahrung
Schulungen:
Schulungsprogramme in Bezug auf Produktanforderungen
Dr.K.Kemper 21
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Kapitel 4
Herstellungs-/ Dienstleistungsprozess
Vertragsprüfung
Produktspezifikationen
Rückverfolgbarkeit
Dr.K.Kemper 22
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Dienstleistungs-, Herstellungsprozess
Vertragsprüfung
Alle Kundenanforderungen an Produkte, Qualitätsprogramme und
Auslieferung beim Kunden sind definiert und werden verstanden,
bevor eine schriftliche Liefervereinbarung abgeschlossen wird. Es
wird überprüft, ob alle Kundenanforderungen erfüllt wurden in allen
Punkten
Änderungen werden erfasst und kommuniziert
Kundenanforderungen werden den Lieferanten mitgeteilt
Dr.K.Kemper 23
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Dienstleistungs-, Herstellungsprozess
Produktspezifikationen
Für alle Endprodukte liegen Spezifikationen vor, die, sofern
erforderlich (z.B. Handelsmarken), mit den Vertragspartnern
schriftlich vereinbart sind. Spezifikationen sind aktuell, eindeutig
formuliert und verfügbar und entsprechen immer den gültigen
rechtlichen Bestimmungen
!KO!
Die Kundenspezifikationen sind vollständig eingehalten
Rückverfolgbarkeit
Dr.K.Kemper 24
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Produktspezifikationen
Was ist zu berücksichtigen?
EU-Vermarktungsnormen
Handelsklassengesetz der Export- und Importländer
Handelsklassenverordnung
Kundenspezifikationen
Legalität, Aktualität, Plausibilität und Vollständigkeit
Dr.K.Kemper 25
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Rückverfolgbarkeit
!KO!
Ein System zur Rückverfolgbarkeit ist vorhanden. Es ermöglicht
eine Identifizierung auf Basis der Produktkennzeichnung, die
Rückverfolgbarkeit zum individuellen Produzenten und den
Chargen sowie zu den belieferten Kunden sichert.
Das Rückverfolgbarkeitssystem wird in festgelegten Intervallen
in beide Richtungen (vom gelieferten Produkt zur Rohware und
umgekehrt) überprüft, dokumentiert und gegebenenfalls
angepasst, dies beinhaltet auch die Mengenprüfung.
Dr.K.Kemper 26
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Kapitel 5
Messungen, Analysen, Verbesserungen
Interne Audits
Produktsperrungen und Produktfreigabe
Umgang mit Beanstandungen/ Reklamationen von Behörden und
Kunden
Umgang mit Vorfällen, Produktrücknahme und Rückruf
Umgang mit nichtkonformen Produkten
Korrekturmaßnahmen
Dr.K.Kemper 27
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Interne Audits
!KO!
Die internen Audits werden nach einem festgelegten Plan
durchgeführt. Bereich (inklusive Außenbereiche) und Häufigkeit
sind durch Risikoanalyse festgelegt. Interne Audits werden
wenigstens 1 x jährlich in jedem Bereich durchgeführt.
Es ist festgelegt, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt,
die aus den internen Audits resultierenden Korrekturmaßnahmen
verifiziert werden.
Dr.K.Kemper 28
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Produktsperrungen und Produktfreigabe
Es existiert im Unternehmen ein auf eine Risikoanalyse
basiertes Sperr- und Freigabeverfahren für alle
Rohstoffe,
Halbfertigprodukte,
Fertigprodukte,
verwendete Ausrüstungen und
Verpackungsmaterial.
Es ist sichergestellt, dass nur Produkte ausgeliefert werden,
die den Produktanforderungen entsprechen
Dr.K.Kemper 29
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S Gm
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Umgang mit Beanstandungen /Reklamationen von
Behörden und Kunden
Es ist ein System eingeführt
Fachkundiges Personal ist benannt
Kunden werden informiert
Auswertungen werden geplant und durchgeführt
Die Reklamationsauswertung wird den entsprechenden
Verantwortlichen und der Unternehmensleitung zur Verfügung
gestellt
Dr.K.Kemper 30
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S Gm
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Rückruf und Rücknahme
!KO!
Ein wirksames Verfahren zur Rücknahme und zum Rückruf
jeglicher Erzeugnisse ist eingeführt. Dies stellt sicher, dass
betroffene Kunden schnellstmöglich informiert werden. Dieses
Verfahren beinhaltet die eindeutige Regelung von
Verantwortlichkeiten
Das Verfahren für Rücknahmen wird intern regelmäßig
mindestens einmal jährlich, basierend auf einer
Risikoanalyse, hinsichtlich seiner Praktikabilität, Funktionalität
und zeitnahen Umsetzung getestet. Der Test erfolgt auf eine
angemessene Art und Weise, um die Wirksamkeit der
Umsetzung und die Funktion zu überprüfen.
Dr.K.Kemper 31
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Umgang mit nichtkonformen Produkten
!KO!
Es existiert ein wirksames Verfahren zum Umgang mit
nichtkonformen Produkten
Dieses Verfahren beinhaltet mindestens:
Isolierung / Sperrverfahren,
die Risikobewertung,
die Identifikation (z.B. Kennzeichnung),
die Entscheidung über die weitere Verwendung
(z.B. Freigabe, Nachbearbeitung/Nachbehandlung, Sperrung,
Quarantäne, Rückweisung/Entsorgung)
Information in der Prozesskette
Für Ware, die vernichtet werden muss, sind
Entsorgungsnachweise vorzulegen, bzw. es muss
sichergestellt sein, dass diese Ware nicht in den Verkehr
gekommen ist
Dr.K.Kemper 32
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Keine Angst vor internen Audits
Interne Audit
sind notwendig
decken Stärken und Schwächen auf
sensibilisieren Mitarbeiter
sind eine wichtige Informationsbasis für die oberste Leitung
dienen als wichtiges Nachweisinstrument gegenüber
Leitung und Mitarbeitern
Kunden und Behörden
Interne Audits müssen
geplant
objektiv
transparent und
effektiv sein!
Dr.K.Kemper 33
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Wer ist nun der ideale interne Auditor?
…die oder der mit dem Chamäleon –Rundumblick!!
flexibel
neugierig
quicklebendig
interessiert
zuverlässig
und loyal
Dr.K.Kemper 34
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Korrekturmaßnahmen
!KO!
Korrekturmaßnahmen werden schnellstmöglich, sowie
eindeutig formuliert, dokumentiert und ergriffen, um ein
erneutes Auftreten der Nichtkonformität zu verhindern. Die
Verantwortlichkeiten und die Fristen für die
Korrekturmaßnahmen sind eindeutig definiert. Die
Dokumentation wird sicher aufbewahrt und ist leicht
zugänglich.
Dr.K.Kemper 35
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Kapitel 6
Spezielle Anforderungen an den Broker
Produktentwicklung
Einkauf
Produktverpackung
Produktanalysen
externe Logistikdienstleister
Dr.K.Kemper 36
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Spezielle Anforderungen an Broker
Produktentwicklung
Produktentwicklung
Für die Produktentwicklung ist ein Verfahren festgelegt. Es
berücksichtigt Risiken und Patente und zeigt, dass alle
existierenden und neuen Produkte darauf ausgerichtet sind, alle
gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen
Kommt sehr selten vor!
Nur anwendbar, wenn Einzelhändler Produkte im Unterauftrag
entwickeln lassen
Dr.K.Kemper 37
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Einkauf
Zugekaufte Produkte und Dienstleistungen entsprechen den
jeweils gültigen Spezifikationen und vertraglichen
Vereinbarungen
Es ist nachvollziehbar, welche Produkte von welchen Lieferanten
bezogen werden oder wurden
Es liegt ein Verfahren zur Zulassung und Überwachung von
Lieferanten (intern und extern) vor.
Dies gilt ebenso für ausgelagerte Dienstleistungsschritte,
z.B. Produktion, Be- und Verarbeitung
Dr.K.Kemper 38
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Einkauf
Das Verfahren zur Zulassung und Überwachung beinhaltet klare
Bewertungskriterien, wie z.B.
Audits,
Analysezertifikate,
Lieferantenzuverlässigkeit,
Reklamationen sowie
geforderte Leistungsstandards, auf Basis einer Risikoanalyse.
Gibt es einen IFS Standard, der auf die Produktgruppe
anwendbar ist (IFS Food, IFS HPC), soll der Hersteller des
Produktes, der für den Broker arbeitet, IFS zertifiziert sein,
es sei denn, der Kunde (Einzelhandel) hat ausdrücklich andere
Konditionen akzeptiert
Dr.K.Kemper 39
DQ
S Gm
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Lieferantenbewertungen
Es müssen Lieferantenbewertungen durchgeführt werden
Die Ergebnisse der Lieferantenbewertungen werden regelmäßig
überprüft. Die Ergebnisse dieser Überprüfung sowie daraus
resultierende Maßnahmen sind zu dokumentieren
Dr.K.Kemper 40
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S Gm
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Produktverpackung
Alle Verpackungen entsprechen den aktuellen rechtlichen
Bestimmungen
Für alle eingesetzten Verpackungen liegen detaillierte
Spezifikationen vor.
Die Konformität zwischen dem Produkt und der Etikettierung
wird fortlaufend während des Handelsprozesses sichergestellt
Es müssen stets die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten
sein (z.B. Einsatz von Kunststoffen in Verschlüssen)
Dr.K.Kemper 41
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Produktanalysen
Die spezifikationsgemäßen Produktanforderungen werden
durch geeignete Verfahren inkl. rechtlicher Bestimmungen
und Spezifikationen sichergestellt.
Hierfür werden erforderliche mikrobiologische, physikalische
und chemische Analysen intern durchgeführt und/oder extern
in Auftrag gegeben
Es reicht nicht aus, dass der Broker eine Zusicherung von
Lieferanten hat, dass Analysen durchgeführt wurden.
Der Broker muss selbst stichprobenhaft Analysen in Auftrag
geben
Die Analysenberichte müssen aktuell und nachvollziehbar sein
Der Stichprobenplan muss auf einer Gefahrenanalyse oder
Kundenanforderungen beruhen
Dr.K.Kemper 42
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Externe Logistikdienstleister
Falls die Firma externe Transport- oder Lagerdienstleistungen
in Anspruch nimmt, sind alle notwendigen Anforderungen
eindeutig vertraglich festgelegt oder der Dienstleister
unterliegt den Anforderungen des IFS Logistik
Falls ein eigenes Lager vorhanden ist oder selbst eine eigene
Transportdienstleistung erbracht wird, so ist diese nach dem
IFS Logistic Standard zu zertifizieren
Dr.K.Kemper 43
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S Gm
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Fazit – Es gibt viel zu tun!
Es bedarf einer sehr engen und vertrauensvollen
Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Broker
Der Broker sieht die Ware nicht, trägt aber dennoch eine hohe
Verantwortung in der Kette
Erzeuger-Lieferant-Broker-Kunde
Der Broker muss sehr gut über alle aktuellen gesetzlichen
Anforderungen und „aktuellen Gefahren“ im globalen Handel
informiert sein
Der Kommunikations- und Informationsfluss muss funktionsfähig
und ausreichend gesichert sein um rechtzeitig Entscheidungen
treffen zu können!
Dr.K.Kemper 44