Ray Josephs

Időgazdálkodás vezetőknek

több mint 500 ötlet a hatékony időbeosztáshoz

A fordítás alapjául szolgáló eredeti kiadás: Ray Josephs: How to Gain an Extra Hour Every Day — New Time Strategies That Work Thorsons, An Imprint of Harper Collins Publishers, 1994

Második, átszerkesztett kiadás

Fordította: Komáromyné Várady Ágnes

ISBN 963 9071 81 1

Copyright © 1992 by Ray Josephs

Published by arrangement with Dutton Signet, a division of Penguin Books USA, Inc.

All rights reserved

Hungarian translation © 1996 Komáromyné Várady Ágnes

Minden jog fenntartva, beleértve a sokszorosítás, a nyilvános előadás, a rádió- és tévéadás jogát, az egyes fejezetekre is.

Kiadja: Bagolyvár Könyvkiadó Felelős kiadó: a Bagolyvár Kft. igazgatója Budapest

Tartalomjegyzék

A szerzőről 5 Bevezetés 7

1. fejezet Ergonómia házilag 12 2. fejezet Reggeli készülődés 14 3. fejezet Listák és napirendek 25

4. fejezet Ismétlődő rutinfeladatok 37 5. fejezet A legtermékenyebb órák 42 6. fejezet Amit ma megtehetsz . . . 46 7. fejezet Rend az íróasztalon 51 8. fejezet Le a papírhegyekkel! 63

9. fejezet Elmondani gyorsabb 69

10. fejezet Titkárnők és más segítőtársak 72 11. fejezet Csak semmi fax-ni! 79 12. fejezet Elektronikus posta 81 13. fejezet Sok kéz, hamar kész 86 14. fejezet Alkalmatlankodók 97 15. fejezet Távrecsegés 106

16. fejezet A számítógép hasznáról 118

17. fejezet Az információk megszerzése és felhasználása 122 18. fejezet Olvass gyorsan, felejts lassan! 131 19. fejezet Önképzés 140 20. fejezet Küzdelem az időpazarlás ellen 145 21. fejezet Utazás 147 22. fejezet Ép testben 160 23. fejezet Nyűgös magánügyek 164 24. fejezet Munka után édes a pihenés 167 25. fejezet Otthoni örömök 175 26. fejezet További otthoni örömök 188 Végkövetkeztetés Használjuk ki a megnyert időt! 196

Hannynek, aki segített tartalommal megtölteni

azokat a ráadásul nyert órákat.

RAY JOSEPHS, a PR-szakma egyik úttörője eddig kilenc könyvet írt a nemzetközi kapcsolatok és a vezetéstechnika témakörében. Az először 1955-ben megjelent Időgazdálkodás vezetőknek c. könyvet Japánban ma is a hatékonyságnövelés bibliájaként forgatják. A ki­lencvenes évek követelményeinek megfelelően teljesen átdolgozott kiadásából megtudhatjuk, hogyan gazdálkodhatunk minél hatéko­nyabban a mára becses kinccsé vált idővel.

Előszó

A szerzőről

AKI SEGÍT NAPONTA EGY TÖBBLETÓRÁHOZ JUTNI — DE ENNÉL JÓVAL TÖBBET AD

E kötet lapjain nem az időgazdálkodás elmélete tárul elénk. Ray Jo-sephs a gyakorlatban alkalmazta és tökéletesítette az itt sorakozó öt­letek és módszerek tömkelegét, mellyel megalapozta hosszú, sike­res és változatos pályáját az Egyesült Államokban és külföldön. Egy életen át egyetlen cél érdekében osztotta meg tapasztalatait olvasó­ival: azért, hogy a „Többet észszel, mint erővel!" jegyében dolgozva elvégezzünk mindent, amit kell, s így maradjon időnk arra is, amit szeretnénk. „Ha csak egy-két ötletet választanak ki és alkalmaznak hatékonyan — teszi hozzá ő maga —, máris bőségesen megtérül e gondolatokkal teli és gondolkodásra késztető könyv ára és az elol­vasására szánt idő."

Az „Időgazdálkodás vezetőknek" első változata 1955-ben új utat tört a személyes időgazdálkodás terén. Széles körű sajtóvisszhangja nyomán rövidesen lefordították német, francia, olasz, spanyol, kínai és japán nyelvre. 1992-ben Tokióban már a nyolcvanadik kiadása jelent meg, s szerte a világon összesen két és fél millió példányban kelt el!

Ez a 95%-ban (!) átdolgozott és naprakésszé tett kiadás szó sze­rint új módszerek százait hasznosítja, amelyek az első megjelenés idején még nem is léteztek. Ray Josephs valamennyit maga is kipró­bálta sok országban folytatott tevékenysége során, melyet többek között az alábbi adatok fémjeleznek:

• Megalapította és huszonöt éve vezeti a New York-i székhelyű In­ternational Public Relations vállalatot. A hasonló nevű világhá­lózathoz jelenleg hatvan országban kilencven tanácsadó szerve­zet tartozik.

• Független szakértőként segítette a földkerekség legnagyobb és legsikeresebb cégei, így sok egyéb között az Egyesült Államok­beli American Express, General Motors, Avon, Merck; a japán Mitsui, Toshiba, Seiko és a Fuji Bank; a francia Concorde és ELF Aquitanie; a brit Bass Charrington és az Observer; a Hong Kong-i

5

Bank- és Kereskedelemfejlesztési Tanács, továbbá más távol-ke­leti szervezetek munkáját.

HOGYAN SZÜLETETT A KÖNYV?

Az ötvenes években Josephs cikksorozatot írt, melyet a Doubleday kiadó „Hogyan tegyük pénzzé ötleteinket?" címen könyv alakban is megjelentetett. „Ez mind szép — vetette fel egy olvasója —, de hon­nan vegyem hozzá az időt?"

Ebből fakadt a következő gondolat: úgy tűnik, a legelfoglaltabb, legsikeresebb embereknek mindig jut ideje mindenre, amire csak akarják. Vajon mi a titkuk?

Josephs kutatni kezdett: interjúkat készített, faggatta barátait, le­velek százait küldte szét, az USA országos televízióállomásain át fordult a nagyközönséghez javaslatokat kérve, s a válasz nem ma­radt el. Az azóta eltelt évek során munkája eredményét cikkek, elő­adások és tévéműsorok jelezték, melyek mind több visszajelzést kaptak — sok eredeti ötletet és elgondolást a világ minden sarkából.

Hogy a mostani magyar változat alapjául szolgáló 1994-es ang­liai kiadás még nyolcvanadik születésnapja előtt a könyvesboltokba kerülhessen, Josephs — saját könyvének alapelveit követve — szi­gorú napirendet alakított ki, miáltal az anyaggyűjtés, írás, szerkesz­tés és forgalmazás feladatai a lehető legrövidebb időn belül követték egymást. Az eredményt kezünkben tarthatjuk. Bizonyára izgalmas és hasznos olvasmánynak fogjuk találni az ötleteknek ezt a kincses­tárát, melyet kiemelkedően sikeres, boldog és kiegyensúlyozott em­berek használtak eszközül a végső cél elérésére: hogy jólétben, tes­ti-lelki egészségben éljenek, s mindezt maradjon idejük élvezni is!

6

Bevezetés

„Nem értem, mire megy el az időm. Annyi mindent kéne csinálnom, de alig jutok hozzá, hogy . . .

elvégezzem a munkahelyi feladataimat. . . foglalkozzam a c s a l á d o m m a l . . . zenét hallgassak, vagy moziba j á r j a k . . . elolvassam a könyveket, amelyekről beszé lnek. . . segítsem a környezetemben élőket, részt vállaljak a közösségi és

társadalmi szervezetek tevékenységéből. . . megvalósítsam régóta dédelgetett terve imet . . . Bárcsak ráérnék!"

Panaszkodtunk már ehhez hasonlóan? Gyakran érezzük túlhajszolt­nak magunkat? Sokszor kerülünk időzavarba, körmünkre égnek az elvégzetlen teendők?

Lemaradunk új és érdekes élményekről? Az ezredfordulóhoz közeledve mind többen kerülnek efféle

helyzetbe. Egy nemrégiben közzétett felmérés szerint sokan egysze­rűen kifutnak az időből. Nagy-Britanniában például az átlagos heti munkaidő harmincöt óra, a menedzsereknek azonban csupán 16%-a dolgozik kevesebbet negyven óránál, s 41 %-uk több mint ötven órát tölt munkával. Minden ötödik menedzser hatvannál is több munka­órát teljesít — gyakorlatilag minden héten két normál hetet dolgo­zik! Egyes szakmák művelői — különösen az orvosok, jogi vagy pénzügyi szakemberek — hetente sokszor akár nyolcvan óránál is többet áldoznak hivatásukra. Szabadságot alig vesznek ki, szinte csak egy-egy hosszú hétvégét engedhetnek meg maguknak. A sza­bad szombat is bevásárló szombattá változott.

Ha ez így megy tovább, a nyolcvanas évekbeli áhított végcél: a pénz szerepét lassan az idő veszi át, az élet élvezetéhez szükséges idő válik a legnehezebben megszerezhető értékké.

AZ IDŐGAZDÁLKODÁS TITKAI

A legelfoglaltabb emberek némelyike nemcsak rendkívül sikeres pályát fut be, hanem emellett állandóan talál időt valamennyi mun­kán kívüli kedvtelésére is.'

Vajon mi a titkuk?

7

Az ötvenes években kezdtem feszegetni ezt a kérdést, amikor en­nek a könyvnek az első kiadása megjelent az Egyesült Államokban (majd sorban a többi Nagy-Britanniában, Franciaországban, Né­metországban, Olaszországban, Spanyolországban, Japánban, Taj­vanon és másutt). Tapasztalataim szerint a válaszhoz akkor jutunk közel, ha tudjuk, mit kell elvégeznünk, és igyekszünk azt minél ke­vesebb idő alatt végrehajtani — mégpedig rendszerint kevesebb erőfeszítés árán. Egyszóval nem keményebben, hanem okosabban kell dolgoznunk.

A megoldás tehát az, amit időgazdálkodásnak nevezhetnénk. Ez szerencsésebb kifejezés, mint az időmenedzsment, mivel az utóbbi azt sugallja, hogy irányíthatjuk, befolyásolhatjuk az időt, holott va­lójában csakis magunkat irányíthatjuk az órához igazodva.

Az elmúlt három évtizedben fáradhatatlanul kutattam a sikeres emberek időgazdálkodási titkait szerte a világon. Számtalan — hí­res és kevésbé híres — szakembert, tanárt, írót és másokat faggat­tam, akik elképesztően sokféle időmegtakarítási módszert találtak ki és alkalmaztak eredményesen. Könyvemben igyekszem az olva­sókkal is megismertetni ezeket a technikákat, és rengeteg gyakorlati tanácsot adok, melyek segítenek meríteni minden lehető forrásból annak érdekében, hogy egy-egy lépéssel előrébb jussunk munkánk­ban és magánéletünkben egyaránt.

NAPI 1440 PERC

A nap mindannyiunk számára huszonnégy órából áll. Minden nap olyan, mint egy idő-bankbetét, melyből felvesszük az éppen szük­séges órákat és perceket. A készlet korlátozott, a felhasználási lehe­tőségek korlátlanok. Régi barátom, a volt hetilapkiadó Fred Decker a következőképpen magyarázta ezt: tételezzük fel, hogy bankunk minden reggel 86 400 dollár hitelt nyújt, s minden este törli a nap folyamán fel nem használt hitelkeretet. Nevezzük ezt a hitelalapot időnek, a dollárokat pedig másodperceknek, minden nap 86 400 másodpercből áll ugyanis — s így valahányszor leszáll az éj, vissza­hozhatatlanul veszendőbe megy mindaz az idő, amit nem jó célra fordítottunk. A bank évi 365 napon át dolgozik, hiteltúllépés nincs, a megtakarításokat nem lehet göngyölíteni. Minden áldott nap új számlanyitással indul, minden este mérlegkészítéssel zárul. A hol­napi keretből ma semmit sem hívhatunk le.

Decker üzenete félreérthetetlen. Az időnek önmagában véve

8

nincs értéke, csak azáltal tesz szert arra, hogy hasznosítjuk, vagy el­fecséreljük. A pillanat, amelyben ezt a mondatot olvassuk, momen­tán értékkel bír. Egy másodperccel előbb potenciális értéket jelen­tett, eggyel később pedig elveszítheti minden értékét — amennyi­ben nem teremtett újabb értéket a számunkra.

Mi is történik a nap huszonnégy órájával? Nos, vélhetőleg nyolc órát, azaz az 1440 percből 480-at alvással töltünk. Minden valószí­nűség szerint ennyi megy el munkára is. A maradék felhasználásá­ban élvezzük általában a legnagyobb szabadságot.

Mit mutat azonban a gyakorlat? A fent jelzett időtartam alatt a felét sem tudjuk elvégezni annak, amit szeretnénk. Mintha soha nem akarna vége szakadni ennek a folytonos időzavarnak. A haladás üte­me adottnak látszik, így alig-alig marad alkalom mindarra a pom­pás, élvezetes tevékenységre, amelyre áhítozunk.

Ha céljaink elérése mellett a megterhelést és a feszültséget is csökkenteni akarjuk, minden napunkat meg kell toldanunk egy rá­adás órával. Ezt összekuporgathatjuk percenként, s az így nyert hat­van vagy több plusz percben törődhetünk másokkal vagy saját ma­gunk fejlesztésével, újabb szakmai eredményeket érhetünk el, ki­kapcsolódhatunk, teljesebbé tehetjük életünket, kibontakoztathat­juk képességeinket. Napi hatvan perc tíz év alatt egy diploma meg­szerzéséhez is elég.

MIRE KELL AZ IDŐ?

Mielőtt elmélyednénk abban a kérdésben, miként jussunk több idő­höz, álljunk meg egy pillanatra, és gondolkozzunk el, minek is tö­rekszünk erre.

Kell egy cél, valami, amit kezdeni akarunk a nyert idővel, ez szinte nélkülözhetetlen a megszerzéséhez. Nyilván nem merő lusta­ságból szeretnénk több időt.

Ha elolvassuk ezt a könyvet, és hasznát is akarjuk venni, motivá­ciónk kézenfekvő. Többet akarunk végezni kevesebb idő alatt. A legegyszerűbb, leghatékonyabb módon akarjuk elérni céljainkat. Több időt akarunk szerezni magunk, kedvteléseink, családunk, ba­rátaink és rengeteg egyéb számára.

Már könyvem legelső kiadásában is idéztem Ted Malone író egy gondolatát: „A történelem folyamán még soha nem nyílt mód olyan színes és érdekes életre, mint napjainkban. Szinte bármit megtehe­tünk, ha van elég időnk. Rengeteg cél vár ránk. Kirándulás, ország-

9

járás, külföldi utazás, könyv, kertészkedés, tanulás, zene, fotózás mind-mind elérhető."

Mindannyiunknak idő kell a belső gyarapodásra, érdeklődési kö­rünk fejlesztésére, izgalmas új tevékenységek kipróbálására. Idő kell új területek felfedezésére, serkentő, örömszerző dolgok megis­merésére. Ez az élet egyik legfontosabb mozzanata. Áthatja és fel­pezsdíti társas kapcsolatainkat, segíti munkánkat, egész életünket.

Mégis, mire hozzájutnánk ahhoz, amit igazán csinálni szeret­nénk, amiről álmodunk, annyira eltelünk azzal, amit csinálnunk kell, annyira kimerülünk, hogy inkább későbbre halasztjuk a kedv­teléseket, bízva abban, hogy legközelebb több időnk lesz.

Majd holnap, majd jövőre, mondogatjuk magunknak, de az a hol­nap soha nem jön el. Soha — hacsak módot és eszközt nem találunk, hogy legalább eggyel megtoldjunk minden huszonnégy órát.

SOK KICSI SOKRA MEGY

Az idő megállíthatatlanul rohan. Ragadjunk meg és gyűjtsünk össze, sőt, halmozzunk fel minden percet! Felejtsük el a nagyratörő terveket, hogy egyszerre egész órákat takarítsunk meg! Kuporgas­sunk össze ehelyett hússzor öt percet, vagy tízszer tizet.

A tapasztalatok szerint az időmegtakarítás három alapelvre ve­zethető vissza.

1. Iktassuk ki a szükségtelen, csak megszokásból végzett dolgokat, melyek oly sok időt felemésztenek!

2. Küszködés helyett mindig keressük az egyszerű megoldást; az rendszerint könnyebb és gyorsabb is.

3. Tanuljunk meg egyszerre két-három dologgal foglalkozni!

A következő fejezetekben részletezem majd, miként közelíthetünk napi teendőinkhez friss szemlélettel, mivel csak így szoríthatjuk vissza mindazokat a dolgokat, amelyekre több időt pazarlunk, mint amennyit érnek. Az üzemekben dolgozó mozdulatelemzők munká­ja abból áll, hogy végigkövetik a termelési folyamat során végzett mozdulatokat, és igyekeznek kiszűrni belőlük a fölöslegeseket. Erre kell törekednünk magunknak is a legjobb megoldások felderítésé­vel.

Számos szakember megerősítette, hogy — tisztelet a kivételnek — mindannyian időnk és energiánk 50—70%-át lényegtelen, értel­metlen dolgokra tékozoljuk el a lehető legkevésbé hatékony módon.

Sok feltaláló gazdagodott meg azon, hogy 5—10%-kal növelte egy gép vagy szolgáltatóipari tevékenység hatásfokát. Ma már egyre több szakember törekszik hasonló eredményeket elérni az időrabló feladatok újjászervezésével.

Kevesebb idő alatt többre juthatunk, ha erre hangoljuk gondol­kodásunkat — nemcsak elolvassuk az itt leírt módszereket, hanem követjük és alkalmazzuk is őket, és e folyamat során újabb, még jobb megoldásokat találunk magunknak.

Dr. Frederick W. Taylor, az ipari vezetéselmélet atyja ekképp magyarázta ezt: "A legtöbbünk a megszokottnál háromszor-négy­szer többet végezhetne — anélkül, hogy túlórázna, vagy úgy haj­szolná magát, hogy a munkanap végére kimerülten rogyjon össze." Amikor látszólag már elértük hatékonyságunk csúcsát, rendszerint még mindig van mód a fejlődésre. Ez a célja az „Időgazdálkodás ve­zetőknek" legújabb kiadásának is.

KINEK A PAP, KINEK A PAPNÉ

A könyv lapjain szereplő megállapítások közül sokkal bizonyára egyetértünk, ugyanakkor találunk másokat, amelyeket nem tudunk helyeselni. Semmi gond! Az az igazság, hogy számos ellentmondó javaslattal is szembekerülünk. Ez természetes, hiszen amit az egyik ember eredményesnek talál, az a másik számára nevetséges lehet.

Egy azonban biztos: ha a következő fejezetek elég ötletet sora­koztatnak fel, hogy legyenek közöttük olyanok, amelyek kiemelnek minket a megszokott kerékvágásból és arra ösztönöznek, hogy kri­tikus elemzés alá vegyük magunkat és életvitelünket, akkor vitatha­tatlanul profitálni fogunk belőlük.

11 10

E l s ő fejezet

Ergonómia házilag

Ha szerződtethetnénk a létező legjobb mozdulatelemző szakembert, hogy kizárólag nekünk dolgozzék, analizálja munkaszokásainkat, és tegyen személyre szabott javaslatokat, nem lenne szükségünk er­re a könyvre. Az efféle szakemberek azonban elég drágák.

Megpróbálkozhatunk egy nagy óraszámú tanfolyammal, ame­lyen kiváló tanárok ismertetnek meg bennünket a szükséges lépé­sekkel. Ez sem rossz megoldás. Amennyiben azonban ezek az utak nem járhatóak, és szeretnénk látni, mire jók a könyvben ajánlottak (mielőtt a gyakorlatban is élnénk velük), ügyeljünk az alábbiakra:

• Minden egyes itt idézett példa a való életben alaposan kipróbált, kudarcok és tévedések nyomán tökéletesített vagy másoktól így átvett megoldásokat tartalmaz.

• Az idő- és energiamegtakarítás nem megy gombnyomásra. Aki kevesebb erőfeszítéssel többet akar elérni, hogy azt tehesse, amit igazán akar, annak meg kell ragadnia minden épkézláb ötletet, és sok-sok szükséges részfeladat megkönnyítésére, felgyorsítására, illetve a szükségtelenek kiiktatására vagy másokra való átruhá­zására kell alkalmaznia azt.

• Meg kell gátolnunk, hogy folyton félbeszakítsanak, és vissza kell szorítanunk mindazokat a tevékenységeket, melyek szintén sok időnket rabolják el. Vigyáznunk kell a nyolcórás munkanap mind a 480 percére, hogy lélektelen gürcölés helyett minél több időt szabadítsunk fel a magunk számára.

• Nyitott szemlélettel közeledjünk az időmegtakarításhoz! Kérdő­jelezzük meg minden tevékenységünket, hátha találunk egysze­rűbb, gyorsabb,jobb megoldást. Így újra meg újra a homlokunk­ra csapunk majd: hiszen ez már előbb is eszembe juthatott volna!

AZ IDŐ MINT KÖLTSÉGTÉNYEZŐ

Ahogy belemélyedünk a könyvbe, elkezdünk ugyanúgy gazdálkod­ni az idővel, mint eleddig a pénzzel. Lenyesegetjük az elpazarolt perceket, ahogyan a fölösleges kiadásokkal tesszük. A jól beosztott pénzből futja új CD-lejátszóra vagy nyaralásra, a gondos időbeosz­

tás révén pedig napi egy-egy órát szerezhetünk, melyet tartalmas, lélekemelő és élvezetes módon használhatunk fel.

Mindehhez persze önfegyelemre is szükség van. Csak így tart­hatjuk kézben napjainkat. Megszabadulhatunk az aprómunka egy részétől, s lerázhatjuk a kényszerű teendők rabigáját.

ELMÉLET ÉS GYAKORLAT

Emlékezzünk vissza, hogyan tanultunk meg autót vezetni! Az elmé­leti tanfolyammal kezdtük, de a görcs csak akkor kezdett oldódni, amikor volán mögé ültünk, megnyomtuk a gázt, és elindultunk az úton. Hibákat persze elkövettünk, de gyakorlással egyre ügyesebbé váltunk. Ugyanez a helyzet a gépeléssel, vitorlázással vagy tortasü­téssel is. Gyakorlat teszi a mestert, enélkül semmit sem lehet igazán elsajátítani.

Ez a könyv arra indíthat bennünket, hogy szakítsunk némely dé­delgetett elképzelésünkkel. Sajnos, gyakran akkor is ragaszkodunk a haszontalan, idejétmúlt módszerekhez, ha tudjuk, hogy létezik jobb is. A legkönnyebb út keresése nem azonos a lustasággal. Ha az izmaink helyett az agyunkat használjuk, azzal azt bizonyítjuk, hogy van elég sütnivalónk jobb megoldást találni. Ha a robotolást könnyebb, lazább munkává varázsoljuk, elvégzése nagyobb örömet szerez. Minél taposómalomszerűbb egy feladat, annál értelmesebb dolog lerövidíteni a rá szánt időt.

Lázadozás helyett tereljük konstruktív csatornákba a gürcöléssel szembeni ellenérzésünket! Őrizzük meg jókedvünket, így keressük minden tennivalónkban a számunkra legfontosabbat: elvégzésének jobb, gyorsabb, hatékonyabb módját. Gondolkozzunk el azon is, mi értelme az egésznek (illetve van-e értelme egyáltalán). Ha követjük a könyv tanácsait, mindeme találhatunk időt.

Végeredményben a következőről van szó: Aki nem elég haté­kony, az vég nélkül kínlódik egy-egy feladattal; a sikeres ember sza­kít időt munkára és szórakozásra egyaránt. Kellő összpontosítás és szervezettség, az eddig parlagon hagyott energiatartalékok kis ré­szének mozgósítása révén, ha egy keveset működőképes ötletek és eredményes tervek kigondolására is szánunk saját időnkből, többé nem kell hiábavalóan álmodoznunk arról, hogy elérjük mindazt, amit szeretnénk. A képesség nem hiányzik belőlünk. Fogjunk össze, s meglátjuk, tudunk-e szerezni hozzá időt is!

A második fejezetben először a reggeli készülődést vesszük gór-

13 12

cső alá, azután sorban végigmegyünk a munkanap egyes mozzana­tain, majd a házimunka, az egészség, az otthon, a tanulás és sok egyéb következik. Ne kapkodjunk, egyszerre csak egy fejezetet ol­vassunk el, de azt nagyon figyelmesen! Gondoljuk át, alkalmazzuk, majd vegyük át még egyszer — s hirtelen azon kapjuk magunkat, hogy nemcsak egy többletórát nyertünk naponta, hanem jóval töb­bet.

Második fejezet

Reggeli készülődés

Akármivel foglalkozunk, bárhol, bármilyen körülmények között él­ünk, mindannyian ugyanúgy kezdjük a napot: föl kell ébrednünk. Rég észrevehettük már, hogy az ébredés módja erősen meghatároz­za, mire megyünk a nap további részében. Sokszor voltaképpen az indítás határozza meg, mit érünk el otthon, a munkahelyünkön vagy másutt. Ezen múlik, hogy értünk szót másokkal, és milyen hangu­latban töltjük el a napot.

A nem csörgő vekker, a kiürült kávésdoboz és megsavanyodott tej, a nyomasztóan rendetlen lakás megannyi pitiáner perctolvaj, mely megadja a nap kellemetlen alaphangját. A percek megtakarí­tását kezdjük tehát néhány reggeli lépéssel, amellyel már a napi munka megkezdése előtt jól startolhatunk.

KI AZ ÁGYBÓL!

A humorista Arthur Godfrey fesztelen viselkedésével az amerikai tévénézők millióinak kedvencévé vált. Ő mesélte nekem egyszer a következőket: „Rég ismerek egy módszert, mellyel naponta húsz­ötven percet takaríthatok meg. A dolog borzasztóan egyszerű: amint felébredek, felkelek. Ha az ágyban lustálkodom, azzal áltatva ma­gamat, hogy még nincs is olyan késő, azzal csak az elkerülhetetlent késleltetem. Ilyenkor az ember már nem is pihen igazán. Ha kipat­tanunk az ágyból, mihelyt kinyitottuk a szemünket, azzal ott hely­ben egy órát nyerhetünk."

Sokaktól hallottam, hogy a reggeli percek felszabadításának az az egyik legjobb módja, ha a napi szükségleteknek igazán megfelelő

felkelési időpontot határozunk meg, s ezt a lustaság kísértésének el­lenállva is betartjuk.

Hogyan vegyük rá magunkat a felkelésre? Erről persze mindenkinek megvan a maga elképzelése. A legjob­

bak közé tartozik egyik ismerősöm módszere: „Megpróbálom ma­gam elé idézni aznapi legkellemesebb, legélvezetesebb teendőmet. Ha a nemszeretem feladatokra gondolnék, az arra csábítana, hogy még inkább magamra húzzam a takarót, így viszont máris kedvem támad felkelni."

Elsa Maxwell, a neves író és publicista életvidám társasági em­berként vált ismertté. „Sosem esett nehezemre a felkelés — mondta egyszer. — Bármilyen későn feküdtem le előző este, mindig olyan lelkesedéssel nézek az új nap elé, mint az ajándékot váró gyerekek karácsony reggelén. Kicsi korában mindenkit lázba hoz az erdei ki­rándulás vagy a születésnapi zsúr. Minden életszakasznak megvan­nak a maga örömei. Jobb így kezdeni a napot, mint kedvünket szegő időfecsérléssel, melynek nyomán azután nem győzünk kapkodni."

KELJÜNK JÓKOR!

Ifjabb S. I. Newhouse, a több hírlapot, folyóiratot, könyvkiadót és más médiákat birtokló Advance Publications feje régóta a korán ke­lés híve. Nemegyszer már reggel hatkor a Manhattan szívében fek­vő munkahelyén találni. Ezt az életrendet fiatalemberként szokta meg, amikor fivérével együtt kulcspozíciót töltött be a családi lapok szerkesztőségében, s a délutáni kiadások miatt rákényszerült erre. Mai elegáns, hipermodern irodájában már azelőtt átfutja legfonto­sabb napi teendőit, hogy a szerkesztők nagy része bejönne dolgozni. Ellenőrzi a hirdetési bevételeket, a példányszámokat és tömérdek más adatot. Összesíti az eredményeket, százalékot számol és elő­rejelzéseket készít anélkül, hogy megvárná munkatársait, akik mindezt elvégeznék helyette. Ennek folytán állandóan képben van, kezét az események ütőerén tartja, ami a sikeres családi vállalkozás alapja.

Akárcsak egykor apja, az idősebb S. I. Newhouse, aki az Egye­sült Államok vezető kiadói közé küzdötte fel magát, a minimumra szorítja a házon belüli levelezgetést, kulcsembereivel személyesen tárgyal, gyakran a nyúlfarknyi, lényegre törő, kora reggeli értekez­letek alatt. Általában rendszeres ütemtervhez igazítja munkaebédjeit

15 14

kedvenc éttermében, a manhattani Four Seasonsben. Ezek az étke­zések nem öncélú társasági alkalmak, szigorúan (egyes bírálói sze­rint gyakran egész durván) az üzletre összpontosítanak — rendkívül hatékonyak, eredményesek és időtakarékosak.

Ki korán kel, aranyat lel

Amerika szupergazdagjai közül ketten megrögzött korán kelők. Sam Walton, aki filléres szatócsboltjából kiindulva építette fel a ha­talmas Wal-mart diszkontláncot, egy ízben hajnali négykor jelent meg egyik raktáráruházában, hogy eszmecserét folytasson a dolgo­zókkal. Közvetlen, emberközpontú stílusa, elképesztő munkabírása és kiskereskedelmi hozzáértése révén teremtette meg a legnagyobb­nak tartott amerikai magánvagyont.

Az Egyesült Államok legpénzesebbjeinek egyik újdonsült tagja David Geffen, a Geffen Records volt tulajdonosa, aki lemezcégét az MCA Inc. szórakoztatóipari óriásnak adta el. Utóbbit nyolc hónap­pal később a japán szórakoztatóelektronika nagyágyúja, a Matsus-hita Electric Industrial Company vásárolta fel összesen nyolcmilli­árd dollárért. Geffen annak idején 710 milliót vágott zsebre a rész­vényeiért. Az ügylet nyilvánosságra hozásának másnapján reggel hétkor mégis újra ringbe szállt, hogy világra segítse az újabb milli­ókat fialó lemezeket.

A Geffen elképesztő sikereiről és dinamikus egyéniségéről tudó­sító Newsweek még egy időmegtakarító tippet közzétett. Jon Lan-dau, az énekes Bruce Springsteen menedzsere hosszasan rágódott valami üzleti lehetőségen, s végül Geffenhez fordult tanácsért. Mint a Newsweekben olvasható, Geffen harminc másodperc alatt kimerí­tően elmagyarázta, mi a teendő. Landau próbálta megérteni a hal­lottakat, de Geffen leintette: „Ne gondolkozz, csináld! Láss hozzá azonnal!" Nem pazarolta a perceket!

ZAVARTALAN HAJNALI PERCEK

Sok elfoglalt ember iktat be munkájába egy reggeli előtti menetet — kivált, amikor különösen fontos témán dolgozik. A reggeli ilyen­kor mintegy a harminc-hatvan perces munkaszakasz befejezésének jutalma. Ha otthonunkban akad összeszedett munkára alkalmas hely, annál jobb, használjuk ki! Még ha a gyomrunk korog is, csa­ládtagjaink ébredése előtt háborítatlanul összpontosíthatunk, s ez az időszak hatékonyságban sokszorosan felülmúlhatja a nap hátralévő részét.

MIELŐTT MEGVIRRAD

Tom Mahoney vállalatvezetőtől hallottam, hogy a New York állam­beli Buffalóban, a Saturn Club kandallója fölött olvasható a követ­kező jelmondat: „A legjobban úgy nyújthatod meg a napot, ha csensz néhány órát az éjszakától." Ezt az ötletet többféleképpen is alkalmazhatjuk. Íróismerősöm, William J. Lederer a pitymallat előt­ti felkelést választotta. Pályája kezdetén négyre állította a vekkert, és reggel nyolcig dolgozott. Így vall erről: „Ki nem állhattam, pláne télen, de máskor nem jutottam hozzá az íráshoz. Ledöntöttem jó fél liter forró teát vagy erőlevest, azután jött az ébresztő zuhany. Elő­fordult, hogy egy darabig csak gubbasztottam a gép előtt, mielőtt le­ütöttem volna az első billentyűt, de végül csak nekiláttam. A házban csend honolt, én ébernek, frissnek éreztem magam, tele voltam vá­rakozással. Ezzel a módszerrel termékenyebbé váltam. Manapság ugyanazt a munkamennyiséget végzem el reggel fél hat és nyolc kö­zött. A korán kelés belém ivódott, a véremmé vált." Lederer példája tanúsítja, hogy senki sem túl elfoglalt az íráshoz — vagy bármely más, szívének kedves tevékenységhez.

HA MÁGNESKÉNT VONZ AZ ÁGY

Ha nem akaródzik korán felkelni, akkor hasznosíthatók a jó meleg takaró alatti ébredezés percei is. Egy divatcég vezetője eredeti mód­szert eszelt ki, hogy szinte kétnapi munkát végezzen el egyetlen nap alatt. Agya mellett reggel hatkor csenget az automata kávéfőző. Nem futkos dúltan a lakásban, hanem ágyban marad. Keze ügyében dossziék, kimutatások, jegyzettömb, cégjelzéses borítékok és kihe­gyezett ceruzák.

„Nem zavarjuk egymást a családommal — magyarázza —, s két óra alatt annyit végzek, amihez az irodában öt kellene." Fontos je­lentéseket ír, tanulmányozza a kiskereskedelmi forgalmat, üzleti és magánlevelezést bonyolít, új elgondolásokat dolgoz ki, elolvassa az erre a célra összegyűjtött újságkivágásokat. Laza és oldott marad, miközben belendül a nappali munkatempóba. Mint mondja, nap­közben sem érez fáradtságot: „Ha este elmegyek valahová, és vár­hatóan későn kerülök ágyba, délután szundítok egyet. Bármilyen hosszú a nap, éppolyan frissnek érzem magam, mint azok, akik az úgynevezett normál időbeosztást követik, viszont mindenre jut időm."

17

További ágyban maradási ötletek Winston Churchill sokáig hasonló módszert alkalmazott. Sir

Winstonként már nem ébredt hatkor, mint fiatalabb éveiben. Mi­niszterelnök korában szigorúan reggel hét és nyolc között mondott búcsút az éjszakának. Párnákkal aládúcolva átrágta magát az orszá­gos és vidéki napilapok tömegén. Kilencre felkészült a diktálásra, de sokszor egész ebédig ágyban maradt.

Egy munkatársa így beszélt erről: „A miniszterelnök úr azt tar­totta, hogy bolondság állni, ha ülhet az ember, és ülni, ha feküdni is lehet." Ily módon elégítette ki többletpihenés iránti igényét — kü­lönösen a háborús évek éjszakába nyúló, válságos munkanapjai után. Fontos hivatalos látogatókat is ágyban fogadott, így az ameri­kai nagykövetet is. Napi két hasznos órát nyert így, mégis megőrizte erejét és szellemi fürgeségét. A második világháborúról szóló összes könyvét ezzel a munkamódszerrel írta.

MILYEN HATÁSFOKKAL TÉNYKEDÜNK A FÜRDŐSZOBÁBAN?

Miután magunkhoz tértünk és sikerült kikászálódnunk az ágyból, a létfontosságú reggeli készülődés során legtöbbünknek a fürdőszo­bai forgalmi dugóval kell megküzdenünk. Akár osztoznunk kell másokkal a tisztálkodás szentélyén, akár egyedül uralhatjuk, feltét­lenül vizsgáljuk meg ottani működésünket is a mozdulatelemző szakember szemével, és fedezzük fel a késleltető tényezőket! Példá­ul a fürdőszobaszekrény legkönnyebben hozzáférhető pontjaira he­lyeztük-e el a naponta használatos holmikat, és a kevésbé kézre eső zugokba kerültek-e a ritkábban szükségesek? A közelmúltban vala­ki száz fürdőszobaszekrényt tekintett meg ilyen szempontból, és 78-ban, azaz minden négy szekrény közül háromban korántsem a fenti elvek szerinti elrendezést találta.

Egyéb fürdőszobai ötletek Elegendő polc áll-e rendelkezésre, hogy minden kéznél legyen?

Az együtt használt dolgokat csoportosítva tároljuk-e, pl. a borotvál­kozó szereket egy helyen, a fogápoló eszközöket egy másikon, az arcfestéshez kellő piperéket egy harmadikon? Vegyünk sorra még néhány gondolatot:

• A jobb helykihasználás végett próbáljunk felszerelni újabb pol­

cokat, faliszekrényeket és törülközőtartókat. Az áruházakban és szaküzletekben széles a választék, s ezek a szűkös teret mintegy kitágító berendezési tárgyak kényelmünk megnövelésével egyúttal az időmegtakarításban is segítenek.

• Ha minden családtag saját polccal, törülközőtartóval stb. rendel­kezik, nem kell folyton egymás holmijai között turkálva előha­lásznunk a magunkét.

• Ha eddig nem tettük volna, szerezzünk be egy kis hordozható fürdőszobai rádiót! Ez a reggeli készülődés közben nemcsak hí­rekkel lát el bennünket, hanem gyorsaságra serkentő pontosidő­jelzéssel is.

• Ugyanott egy kis tévé fürdés vagy zuhanyozás után láthatóvá is teszi a híreket. Az először luxusszállodákban bevezetett újítás mind népszerűbb az otthoni fürdőszobákban is.

• Ha többen használják a fürdőt, érdemes ikermosdót beszereltet­ni. Ez viszonylag nem drága, és meglepően kis többlethelyet fog­lal el.

• Ha az alapterület megengedi, alakítsunk ki térelválasztókat vagy válaszfalakat, így egy időben ketten is zavartalanul használhat­ják a fürdőszobát.

FÜGGŐLEGESEN GYORSABBAN MEGY

Ha reggel szoktunk fürdeni, de az időnk behatárolt, üdvös dolog át­térni a zuhanyozásra, amely egyharmadával csökkenti a fürdési időt.

SZAKÁLLAS ÖTLETEK

A napi borotválkozásra kényszerülők vegyék tekintetbe az alábbia­kat:

• Ha zuhanyozunk, előtte borotválkozzunk, így a borotválkozás utáni öblítést sem kell a mosdónál végeznünk.

• Pamacs helyett használjunk aeroszolos borotvahabot! • Próbáljuk ki a villany borotvát! A zsilett vagy a hagyományos bo­

rotvakés sok híve egyszer tesz ugyan kísérletet ezzel az eszköz­zel, de nem elégedett az eredménnyel, és nem hajlandó kivárni azt a hetet vagy tíz napot, ami a villanyborotva igazán hatékony használatához szükséges. Az elektromos borotva egyrészt fölös­legessé teszi a habozással, lemosással és a vágott sebek ellátásá-

19 18

val való vesződést, másrészt egészen finomra borotválja az arcot. Ha mindig villannyal borotválkozunk, használjunk borotválko­zás előtti készítményeket, melyek feszessé teszik az arcbőrt, így a villanyborotva gyorsabban lekapja a borostát. Némelyik férfi megtanul tükör nélkül villanyborotválkozni, miáltal e művelet közben újságot olvashat, vagy más hasznos tevékenységet vé­gezhet. Sokan elemes borotvával szőrtelenítik magukat, mialatt kocsival munkába mennek.

FÜRDŐSZOBAI TELEFON

Az első osztályú szállodák fürdőszobáiban ma már szinte kötelező kellék a falra szerelt távbeszélő készülék. Így nem kell a leginti­mebb pillanatokban megcsörrenő telefonhoz rohanni. A hívónak nem is kell tudnia, hol ért bennünket. Tapasztalni fogjuk, hogy a für­dőszobában folytatott beszélgetések lényegre törőbbek, azaz kevés­bé időrablók, mint a hagyományosan elhelyezett készüléken át bo­nyolítottak.

REGGELI ELŐKÉSZÜLETEK ESTE

A reggeli gyors zuhany helyett sokan a hosszas, kényelmes, ideg­nyugtató esti kádfürdőt részesítik előnyben. Ázás közben olvasni is kellemes. „Ha esti fürdés után fekszem le —jelentette ki egy vezető —, könnyebben elalszom, ezzel legalább napi harminc percet spó­rolok."

A fürdőzés e fényűző formáját akár a társasélet részét képező távcsevegéssel is összekapcsolhatjuk, ami tetemes időmegtakarítást eredményezhet.

A konnektorokhoz csatlakoztatott időkapcsoló órák felkelésünk pillanatához igazítva működtetik a mosógépet (így a ruha reggel épp teregetésre vagy a szárítógépbe való átrakásra kész), az elektromos hajcsavarót (mely előmelegítve vár bennünket), sőt, akár a vízforra-lót is. Ezáltal hasznos reggeli perceket takarítunk meg.

GYORSABB ÖLTÖZKÖDÉS

Az öltözködés a legtöbb embernél a reggeli készülődés idejének je­lentős hányadát teszi ki. Az alábbi ötletek segíthetnek lefaragni ezt az időt.

20

Hölgyek

Ruhagondok • Ne halmozzunk fel sok göncöt! Kevesebbet kell válogatni. • Nappali öltözékünkhöz hordjuk ugyanazt a táskát! • Színben egymáshoz illő darabokat vásároljunk, így reggel

könnyebben összeválogathatjuk, amit aznap felveszünk. • Más-más blúzzal, pulóverrel, blézerrel egy héten többször is ma­

gunkra ölthetjük ugyanazt a nadrágot vagy szoknyát. Az épp tér­den felül érő, egyenes, fekete szoknya valóságos áldás a munka­helyen.

• Könnyen kezelhető holmikat vásároljunk! A kötöttáru például gyakorlatilag egyáltalán nem gyűrődik.

• Zuhanyozás alatt gondoljuk ki, mit fogunk fölvenni. Képzeljünk magunk elé minden darabot — fehérneműt, harisnyanadrágot, cipőt, táskát stb. —, így törülközés után késedelem és keresgélés nélkül összeszedhetjük őket.

• Öltözködés közben nézzünk folyton a tükörbe, így azonnal ész­revehetjük a hibákat — például a leszaladt harisnyát —, és nem utolsó pillanatban kapkodva kell ruhát váltanunk.

• A gardróbban tároljuk a holmikat fajták (nadrágok, szoknyák, és így tovább), valamint színek szerint, így gyorsabban megtaláljuk őket.

• Az ékszereket ne hányjuk egymásra! Tartsuk külön azt, amit leggyakrabban viselünk! Ha például sok a fülbevalónk, akkor tá­roljuk a fiók vagy ékszeres doboz külön-külön rekeszében az arany, ezüst és bizsu fülönfüggőket.

• A sálakat, stólákat vállfára akasszuk, így nem kell az utolsó perc­ben vasalgatnunk!

• Szivacsfejű gyorsfénnyel egy-kettőre kiglancolhatjuk cipőinket.

Smink percek alatt • Természetes bőrszínünknél egy árnyalattal halványabb alapozó­

val fedjük le alsó szemhéjunkat és a bőrhibákat! Erre púder kerül, és kész.

• Mindennap használjunk földszínű árnyalatot, ajánlja a sminksza­kértő Ken-ichi. Ez a legtöbb színnel jól mutat. Időt takaríthatunk meg az alábbi termékekkel: —- A Yardley-féle hosszabbító és kondicionáló spirál egyetlen

gyors mozdulattal felvitt réteg révén háromszor vastagabbnak mutatja szempillánkat.

21

— Bármely pink vagy barnás árnyalatú arcpirosító egyszersmind alkalmas szemhéjfestéknek is.

— A napvédő hatóanyagot tartalmazó alapozó, például a Yard-ley folyékony alapozó kétféle terméket egyesít magában.

Körmönfont manikűr • Válasszunk sima, halvány színű lakkot, ezt kevésbé feltűnően tö­

redezik, mint a sötét, és ritkábban kell megújítani. • Ha a szombat esti bulira remekül akarunk kinézni, az élénk színt

vigyük fel a halvány alapra — ne mossuk le az egész lakkot! • Próbáljuk ki az egyrétegű, a kopásálló és az alap- és fedőréteget

egyesítő kombinált lakkokat. • A lakkot minél kevesebb és vékony rétegben vigyük fel! Gyor­

sabban szárad a lakk, ha a manikűrözés befejeztével jégkockával hűtött vízbe mártjuk körmünket.

F r i z u r a • Van, akinek jól áll a rövid haj, amellyel nem kell sokat bajlódni

— de a hosszú haj rendben tartása sem feltétlenül igényel sokkal több időt. Gyorsan átkeféljük, egy-két ügyes csavarás, néhány rafináltan elhelyezett csatt, így nem telik bele három perc, és kész a mutatós frizura.

Urak

Ruhagondok • Az öltönyök, zakók, pantallók jobban mutatnak, kevesebb vasa­

lást igényelnek és tartósabbak, ha mindig vállfára akasztjuk őket. A kabátot hagyjuk kigombolva! A nadrág éle megmarad, ha nad­rágakasztóra aggatjuk, így a ráncok is kisimulnak.

• Két viselés között hagyjuk egy-két napig vállfán az öltönyt, hogy kilógj a magát! Ez is növeli a ruha élettartamát, és csökkenti a va­salási időt.

• Sok folt egyszerűen tiszta vízzel kidörgölhető! • A nyakkendőket színek szerint a sötétebbtől a világosabbig ha­

ladva akasszuk fel, így gyorsabban választhatunk. • A nyakkendőket megkötve tároljuk! Amelyik kell, azt csak le­

kapjuk az akasztóról, lecsúsztatjuk a csomót, átdugjuk a fejünket a hurkon, és visszaigazítjuk a csomót. Hipp-hopp kész a mű, nem kell félálomban piszmogni a tükör előtt.

• A drága sportholmik időrabló vegytisztítását szükségtelenné tet­

ték az új anyagok. Sok kevert szálas holmi otthon is mosható. Szintén időkímélők az „örökre vasalt" ingek: nem kell a folyton késve szállító mosodára várni.

• Öltözködéskor először az öltönyt vagy sportzakót válasszuk ki, azután jön az ing, a nyakkendő és a zokni. Minden pantallóhoz tartozzék színben hozzáillő öv vagy nadrágtartó, hogy ne veszte­gessük az időt ezek le-föl rakosgatásával! Ha két viselés között pihentetjük a ruhát, egyúttal megnövekszik a kiegészítők élettar­tama is.

Zsebre vágandók: Az üresjáratokat kiküszöbölendő, tartsunk ma­gunknál néhány dolgot — aprót, ha útközben újságot akarunk ven­ni; elegendő készpénzt, hogy ne kelljen a bankba futkosni. Nem árt egy-egy kézreálló toll, ceruza, jegyzettömb és a napi programterv (melyről a következő fejezetben bővebben lesz szó).

IDŐKÍMÉLŐ GARDRÓB

Rengeteg időt takaríthatunk meg a ruhanemű-tárolás átszervezésé­vel. Ha önállóan nem tudjuk megoldani, forduljunk hozzáértő asz­taloshoz, vagy nézzünk körül a bútoráruházakban, lakberendezési szaküzletekben. A jól kialakított gardrób nemcsak meggyorsítja az öltözködést, hanem hozzájárul holmink kifogástalan állapotban tar­tásához is.

Egyesek szeretik egymás mellett tartani a hasonló jellegű dara­bokat, mások inkább az együtt használatosakat rendezik csoportba, pl. a zoknikat a cipők közelébe, a nyakkendőket az ingekhez. (To­vábbi ötleteket 1.25—26. fejezet.)

AMIT SOHASEM TALÁLUNK

A gardrób valamelyik kézre eső polcán tartsunk egy üres jégkocka­tartót vagy hasonló tálcát. Hazaérkezvén ebbe szórjuk az aprót, ko­csikulcsot, mandzsettagombot, nyakkendőtűt, fülbevalót. Reggel itt mindent megtalálunk — nem kell percekig fel-alá rohangásznunk a lakásban.

Ugyanez elegánsabban: Újabban sok üzlet árul a gardróbba il­leszthető, osztott polcot, melynek rekeszeiben helyet kaphat az aprópénz, az óra, a pénztárca és a zsebek egész tartalma. Minél egy­szerűbb beosztású a polc, annál jobb.

22 23

ÚJ REND A TÁSKÁKBAN ÉS A ZSEBEKBEN

A zsebbe, retikülbe, aktatáskába össze-vissza behajigált tárgyak gyakran percekig tartó keresgélésre kárhoztatnak bennünket. Ha nem akarunk két lábon járó szekreterre hasonlítani, időnként teremt­sünk rendet. Ebben segítenek az alábbi ötletek:

• Kukkantsunk bele irattárcánkba! Nyilván zsúfolásig megtöltik a szükségtelenné vált papírok, öt-tíz éves fényképek, kitépett új­sághirdetések, esetleg lejárt hitelkártya is akad benne. Selejtez­zünk könyörtelenül, csak azt hurcoljuk magunkkal, amit tényleg használunk! Ha ragaszkodunk a fotókhoz, kettőt-hármat meg­tarthatunk, de ne alakuljunk át mozgó mosoly albumává!

• Mindegyik öltönyben, illetve retikülben tartsunk egy alap-kulcs-készletet és némi aprót! Ha sietve öltözködünk, esetleg elfelejt­kezünk ezekről, ilyenkor jól jön a tartalék.

• A Magyarországon is egyre terjedő bank- és hitelkártyák egy ré­sze egymagában képes kielégíteni minden ilyen irányú igényün­ket. Később még szólunk róla, hogy kevesebb gondot okoz, ha mindig egy kártyát használunk.

TERVSZERŰ REGGELIKÉSZÍTÉS

Az egészséges reggeli a legjobb időmegtakarítás, mert egész déle­lőtt csúcsformában tart, erőt ad ahhoz, hogy ebédig kevesebb idő alatt többet végezzünk.

Tanulmányozzuk és rendszerezzük a reggeli konyhai foglalatos­kodással járó mozdulatokat úgy, hogy csak egy kört kelljen leír­nunk! Ha például a mosogatónál kezdjük, ott vizet veszünk, azután a forralóhoz lépünk, onnan a hűtőhöz, végül az asztalhoz. Alakít­sunk ki a számunkra leginkább alkalmas kört, így megtakarítjuk a haszontalan mozdulatokat és perceket! (Bővebbet a 25—26. feje­zetben.)

• Reggelizőtálca: Miután elraktuk az esti edényt, készítsünk elő minden családtag számára külön tálcát. Ily módon mindenki egyetlen mozdulattal az asztalra teheti, majd ismét leszedheti a terítékét. Ha lehetséges, magát a reggelit is készítsük el már este; reggel valószínűleg lomhábban mozgunk.

• Ne kezdjük mosogatással a napot! Legyen egy olcsó reggeliző­készletünk, melynek darabjait ráérünk elmosni a későbbi étkezé­sek edényeivel együtt. Sokan lelkiismeretesen elmosogatnak és

eltörölgetnek a reggeli után is, holott egészségesebb és időkímé-lőbb, ha a tiszta edényt hagyjuk a levegőn megszáradni.

További reggeli-ötletek

• Újságolvasás helyett megteszi a kisrádió (netán konyhai tévé), melyen közösen meghallgathatjuk a híreket. Még jobb, ha regge­lizés alatt megbeszéljük a napi programot, és lefirkantjuk egy jegyzetlapra, amit kitűzünk valahová.

• A neszkávék ma már ízben is hasonlítanak főzött társaikra, és előbb elkészülnek.

• Használjuk ki a mikróban vagy szendvicssütőben hamar átmele­gíthető ételek előnyeit!

• A vitaminokat és más naponta szedendő tablettákat tartsuk kéz­nél az asztalon!

HA GYEREK VAN A HÁZNÁL

A gyermekek igényei életkoruktól függően változnak, mind­azonáltal csemetéink ellátásánál is takarékoskodhatunk az idővel, amennyiben képesek vagyunk rászoktatni őket, hogy alkalmazkod­janak a családi követelményekhez. Ez magában is megér egy köny­vet, itt csak annyit jegyezzünk meg, hogy kialakíthatunk olyan rend­szert, ami a család minden tagjának megfelel, és csökkenti a reggeli időszűkét.

Miután elindítottuk a napot, irány a munkahely! Először is a napi­renddel és a dolgok fontossági sorrendjével foglalkozunk.

Harmadik fejezet

Listák és napirendek "Aki minden reggel megtervezi aznapi teendőit, és be is tartja tervét, olyan vezérfonalhoz jut, mely átsegíti az elfoglaltságok útvesztőjén. Terv híján viszont merő véletlen kérdése, hogy mire mennyi időt szentelünk, s hamarosan minden zűrzavarba fullad."

A fenti idézet nem valamely vezetői tanácsadótól vagy mozdu-lateiemző szakembertől származik, hanem a világirodalom egyik legelismertebb alakjától, Victor Hugótól.

25 24

Ha naponta egy többletórára akarunk szert tenni — és a magán­életünkben, szakmánkban, tevékenységünk bármely területén ma­gunk elé tűzött célokat el kívánjuk érni —, nincs hasznosabb a ter­vezésnél.

Noha szavakban mindenki elismeri ezt, aki egy kicsit is tudatá­ban van az időértékének, tettekben jóval kevésbé nyilvánul meg a széles körű egyetértés.

Ebben a fejezetben az ütemtervezésre összpontosítunk, azaz ar­ra, hogy miként oszthatjuk be teendőinket, hajthatjuk végre célirá­nyosan feladatainkat a következő órában, napon, héten vagy más, ésszerűen megtervezhető időszakban.

A „Parkinson törvénye" hírneves szerzője, C. Northcote Parkin-son (A munka kitölti a rendelkezésre álló időt) mondotta egyszer: „Sokan azért találják soknak a munkát, mert képtelenek beosztani az időt, fontossági sorrendbe állítani és összehangolni feladataikat. Folyton jelentéktelen dolgokkal foglalják el magukat. Nem mintha azt hinnék, hogy minden tennivalójuk ugyanolyan lényegtelen, de először mindig a piszlicsáré dolgokra figyelnek, amiket mások a nyakukba akasztanak."

MI ÉRTELME A NAPIRENDNEK?

Vajon építhetünk-e házat tervrajz nélkül, vagy eljuthatunk-e kocsi­val egy ismeretlen úton ezer kilométerre fekvő városba autótérkép nélkül? Természetesen nem. Nem bízhatjuk életünket a véletlenre vagy mások szeszélyeire. Napról napra terveznünk és mérnünk kell előrehaladásunkat, hogy célhoz érhessünk.

Ehhez először célokat és fontossági sorrendet kell felállítanunk, majd ezek alapján listába szedjük a tényleges tennivalókat: az egyes teendőket olyan formában jegyezzük fel, hogy forgatókönyvszerű­én végrehajthatók legyenek. A legfontosabb, hogy ezáltal a nap vé­gén újra visszatérhetünk az utunkra, ugyanis ellenőrzésünkön kívül álló tényezők óhatatlanul megzavarnak, eltérítenek a kitűzött irány­tól.

Felmerülhet a kérdés, hogy a tennivalók nap mint nap átigazított listája nem öli-e meg kreativitásunkat és spontaneitásunkat. Épp el­lenkezőleg! Ha ez a segédeszköz állandóan figyelmeztet bennünket esedékes teendőinkre, vagyis nem kell észben tartanunk azokat, több időnk marad alkotó gondolkodásra és szabad óráink legélveze-tesebb eltöltésének megtervezésére.

„Nagyalakú jegyzettömböt tartok az íróasztalomon — árulja el Matt McCormack, egy vezetői tanácsadó cég feje. — A függőleges vonallat kettéosztott lap jobb fele a megbeszélt találkozóké, bal fel­ére írom az összes elintézendő telefont. Úgy időzítem a hívásokat, hogy a lehető legtöbb férjen bele a programomba, s közben a sze­mélyes megbeszéléseket is le tudjam bonyolítani. Felbecsülheteden segédeszköz."

„Ahelyett, hogy örökös bűntudat gyötörne az elvégzetlen fontos feladatok miatt — teszik hozzá a naptárakat, előtervezőket és ha­sonlókat gyártó Day-Timers cégnél —, az elsőbbségi sorba rende­zett lista alapján szépen kipipálgathatjuk őket. Nem csapunk a hom­lokunkra hirtelen, felkiáltva: »Úristen! Majd elfelejtettem!«, hogy aztán felkészületlenül rohanjunk a létfontosságú értekezletre, mely­ről elfeledkeztünk, hanem kipihenhetjük magunkat a megmérettetés előtt, és felkészülve vághatunk neki."

A FELADATOK ÉS A CÉLOK EGYEZTETÉSE

Az eredményes időmegtakarítás első lépése a cél kitűzése, amely ál­landóan jelzi a követendő irányt. Céljainkat józanul kell megválasz­tanunk, tudnunk kell, mi ér rá később, mi elhanyagolható. Miután ez megtörtént, hozzáláthatunk az időbeosztáshoz.

Egyesek azt állítják, hogy képesek észben tartani mindent — megbeszélt időpontokat, megbízatásokat, határidőket, kis és nagy lépéseket . . . mindent. Listák nélkül is tudják, mi a dolguk.

Ez igaz lehet, de az emlékezés sokba kerül — sok értékes pilla­natot és energiát vesz el, hogy rögzítenünk kell agyunkban a teen­dők részleteit.

Sokan teljesen oktalan listákat készítenek, nem terveznek, nem állítanak fel fontossági sorrendet, nem törekszenek figyelemmel kí­sérni és értékelni az előrehaladást. Kifolyik a kezükből az idő, s nem értik, mire ment el a napjuk.

Ha uralni akarjuk az időt, először magunkon kell uralkodnunk. Vegyük szokásba, hogy naponta listába szedjük feladatainkat, lehe­tőleg megjelölve elvégzésük időpontját is. Ha valamit nem tudunk azonnal beütemezni, írjuk a heti, havi stb. teendők rovatába!

Aki eddig nem élt ezzel a módszerrel, kis lépésekkel kezdjen! A kudarc gyakran annak az eredménye, hogy egyszerre túl sokat aka­runk markolni. A legeredményesebb listák valamilyen állandó for­mában készülnek.

27 26

Joseph D. Cooper írja a How to Get More Done in Less Time (Hogyan érjünk el kevesebb idő alatt többet?) című" könyvében:

Ha sikeresen és megelégedetten akarjuk zárni a napot, nem tekinthetünk rá úgy, mint egyre a sok közül. Napi munkánk ha­tékonysága függ a munkahelyi háttértől, saját szervezettsé­günktől és munkaszokásainktól. Mindezek együttvéve adnak alapot minden egyes nap eredményes lebonyolításához.

A FELADATOK FONTOSSÁGI SOROLÁSA

Az időtervezőnk, határidőnaplónk — nevezzük, aminek akarjuk —, benne a napi részletezéssel és a későbbi hónapok összefoglaló rova­taival, a legjobban kétféle prioritási rendszerrel használható: a fon­tosságot számmal vagy betűvel jelöljük. Az egyszerűbb számozott rendszer valószínűleg jobb abban az esetben, ha nincs naponta tíz­nél több feladatunk. Ezeket leírjuk, meghatározzuk fontossági sor­rendjüket, és minden tétel elé odaírjuk a megfelelő számot. Ez em­lékeztet arra, hogy először a legfontosabb feladatot végezzük el, és arra serkent, hogy összevonjuk az egyszerre elvégezhetőket, ami újabb jelentős időmegtakarítást eredményez.

Az ABC-rendszer rendszerint betűk és számok kombinációja. Amint meghatároztuk, melyek az elsőrendű (azaz fontos és sürgős) feladatok, jelöljük ezeket A-val. B a fontos, de nem sürgős tételek jele. C kerül a bizonyos jelentőséggel bírók mellé.

Azt tapasztalhatjuk, hogy miután valamit felvettünk a listára, va­lószínűleg el is fogjuk végezni. Ezért biztat arra sok szervezési szak­ember, hogy minden listánk az időtervezőnkbe kerüljön, s azt ne csak naponta egyszer vegyük elő, hanem minél gyakrabban. Legyen állandóan előttünk, hogy emlékeztessen teendőinkre. Amint újabb tennivaló jut eszünkbe, rögtön feljegyezhetjük. A zsebnotesz mére­tű időtervezőt állandóan magunkkal hordhatjuk, akár az irattárcát vagy az olvasószemüveget.

TOVÁBBI SZEMPONTOK AZ IDŐTERVEZŐ HASZNÁLATÁHOZ

Akkor használjuk ki a legjobban az időt, ha minden tételt a tervezett végrehajtás konkrét napjához jegyzünk fel, vagy ha az már betelt, akkor a legközelebb esőüres helyre. Ez arra ösztönöz, hogy mindent időben elvégezzünk, és nem kell folyton átírni a még megmaradt

feladatokat. A meghatározott időponthoz tartozó tételeket tollal ír­juk fel, s ceruzával azokat, melyek még változhatnak. Az elvégzést inkább pipával jelezzük, semmint áthúzással, ami olvashatatlanná teszi a szöveget. Ez később hasznos lehet, amikor visszalapozva ér­tékeljük az eltelt időszakot.

Egyesek ezt az értékelést időgazdálkodásuk fejlesztésére hasz­nálják. Ha feljegyezzük azokat a zavaró mozzanatokat, amelyek mi­att nem jutottunk aznapi teendőink végére, este könnyebben megál­lapíthatjuk, mi lehetett a zavar forrása, és hogyan küszöbölhetjük ki azt legközelebb.

MÁSOKAT IS ÉRINTŐ TEENDŐK BEÜTEMEZÉSE

Az olyan tennivalókat, melyek mások bevonását igénylik, már a nap legelején tervezzük meg, azaz, vegyük fel a kapcsolatot azokkal, akiktől árut vagy szolgáltatást rendelünk, akiknek a munkájára szá­mítunk! Ha időben érintkezésbe lépünk velük, egyrészt nagyobb az esély, hogy rá fognak érni, másrészt nem túl későn ébredünk rá, hogy egyéb megoldást kell keresnünk.

Ugyanez az alapelv vonatkozik titkárnőkre, munkatársakra stb. Ne utánozzuk azt a főnököt, aki háromnegyed ötkor kér valamit, aminek el kell mennie a délutáni postával, holott kiadhatta volna a feladatot reggel is, amikor még belefért volna beosztottja munkai­dejébe.

DIVIDE ET IMPERA! — SZÍNEKKEL

Színekkel jelentősen javíthatjuk az időtervezőnk hatásfokát! Külön­böző színű szövegkiemelőkkel jelezhetjük a fontos tételeket, illetve fontosságuk mértékét. Kevésbé kifinomult módszer, ha pirossal je­lezzük a sürgős tételeket és feketével a mellékeseket. A megoldás módja függ szükségleteinktől és attól is, hogy mekkora gyakorlatot szereztünk az időgazdálkodásban.

Ahogy felmerülnek, rögtön írjuk le a feladatokat, s viszonylagos fontosságuk meghatározása után jelöljük ki az elsőbbségi sorrendet. A színek gyakran hatékonyabb és szembeötlőbb jelzést adnak, mint a sorszámok. Részemről szeretem szövegkiemelőkkel kódolni a fontossági fokozatokat, mivel ezek nem akadályozzák az olvasást. A szövegkiemelő másik előnye, hogy tolakodóan feltűnő, és általa egy pillantással felmérhető, hány első- és hány másodrendű felada-

28 29

tunk van még hátra. Színekkel csoportosíthatjuk az azonos jellegű, egymás között sorba állítandó teendőket, miáltal újabb perceket ta­karítunk meg.

ELŐJEGYZETT ÜTEMEZÉS

Használjuk a feladatlistákat arra, hogy időigényesebb teendőinket könnyebben kezelhető részekre osztjuk, és határidőzve jegyezzük e lő a részeket. Ha, mondjuk, jelentést kell készítenünk, s ehhez becslésünk szerint négy óra kell, jelöljünk ki egy félórás időblokkot a vázlat összeállításához. Ugyanígy jelöljünk ki időblokkokat a ki­dolgozáshoz is, lehetőleg a téma egyes fejezeteihez külön-külön.

A határidőkre figyelmeztető előzetes bejegyzések segítik az egyenletes haladást, biztosítják a feladat időbeni elvégzését. A ma­gunknak előírt részhatáridők betartása a legbiztosabb módja an­nak, hogy elegendő időnk jusson fontos vállalkozásainkra. Az óra­beosztáshoz tett bejegyzéseket vegyük ugyanolyan komolyan, mint a másokkal megbeszélt időpontokat. Így könnyebben összpontosít­hatunk a leglényegesebb teendőkre. Ez a halogatás hatékony ellen­szere.

NAPONTA TERVEZZÜK A TEVÉKENYSÉGÜNKET!

A szakirodalom gyakorlatilag egységes a tekintetben, hogy azok a nap legtermékenyebb percei, melyeket a hátralévő órák vagy a kö­vetkező nap megtervezésére fordítunk. Egyes vezetők szerint a ter­vezésre szánt minden óra két vagy három óra megtakarítást hoz. Na­pi húsz perc tervezéssel tehát egy egész órát nyerhetünk. Ez hetente öt, egy év alatt 250 óra — több mint két hét ráadás-idő céljaink el­érésére.

A Day-Timers arra buzdít, hogy jelöljük ki a nap valamely konk­rét időszakát a tervezésre. Egyesek munkába indulás előtt, otthon szeretnek tervezni. Mások az irodába érkezés után ezzel kezdik a munkanapot. Ismét mások hazatérés előtt készülnek fel másnapra, amikor még frissek a fejükben a nap eseményei. Én személy szerint az utóbbi megközelítést kedvelem.

A tervezést és a tervek lejegyzését végezhetjük akkor és ott, ami­kor és ahol életmódunknak a leginkább megfelel. Időmegtakarítás­hoz akkor vezethet, ha napirendünk szerves részévé válik. Válasz-szunk ki egy helyet és időpontot az előttünk álló feladatok célirá­nyos megtervezésére, s az eredmények azonnal megmutatkoznak!

IDŐNK FELOSZTÁSA ÉS ELEMZÉSE

Parkinson szerint, amennyiben egy feladattal nyolc óra alatt kell el­készülnünk, vélhetően addig fog tartani. Ha csupán két óra áll ren­delkezésre, valószínűleg annyi idő alatt végezzük el, ámbár esetleg nem olyan jól, mint nyolc óra alatt. Mindig el kell döntenünk — méghozzá reálisan —, hogy mennyi időt szánunk egy adott vállal­kozásra.

Szinte mindenki érzi, hogy kevesebb idő alatt többre is képes lenne, mint ami a követelmény. Az időtervezőbe jegyezzük be min­den egyes feladathoz a rendelkezésre álló időt, s azután szigorúan tartsuk be a magunknak kijelölt határidőket.

Ha megtanuljuk elég jól felmérni a különféle teendők időigényét, akkor sok mindent bepréselhetünk a korábban beütemezett tenniva­lók, pl. megbeszélések közé. Az ilyen kieső perceket sokan veszni hagyják. Javaslat: a feladatok listába szedésekor próbáljuk becsülni az egyes teendők időszükségletét, majd ezt vessük össze a tényleges időráfordítással. Ez fejleszti időbecslő képességünket, ami nagy hasznunkra lesz olyankor is, ha másoktól kérünk valamit, vagy fel­adatokat osztunk ki: „Szánjon rá egy órát, aztán megnézzük, mire jutott. Hatvan percnél nem ér többet a dolog."

A FELADATTERV IGAZI CÉLJA

„A feladatlista valódi célja nem annyira a teljesítmény mennyiségé­nek, mint a teljesítmény minőségének növelése — magyarázza Wer-ner C. Brown menedzser. — Nem az számít, amit a vezető tesz, ha­nem amit valóban elvégeztet." Állandóan szem előtt kell tartanunk a legfontosabb teendőket. Ennek egyik eredményes módja, hogy mindig a tíz legfontosabb feladatra összpontosítunk. „A gyakori új­raértékelés nagy titka a legfontosabb dolgok meghatározása — hal­lottam egyszer egy áruházlánc elnökétől. — Az én listám élén min­dig a legkeményebb feladat szerepel, és ragaszkodom az ütemter­vemhez. Minél tovább halogatsz egy utálatos melót, annál tovább nyűglődsz vele."

AZ IDŐTERVEZŐ TOVÁBBI HASZNOSÍTÁSA

Utazáshoz minden időpontot előre beírok az időtervezőmbe, hogy kéznél legyen. A légijáratok fel- és leszállását először ceruzával

31 30

jegyzem fel, s csak visszaigazolás után írom át tintával, mivel a tényleges időpont gyakran eltér a menetrend szerintitől.

Az időtervezőm alkalmas arra is, hogy rögzítsünk benne neve­ket, címeket, telefonszámokat, s azon személyek egyéb adatait, akikkel később kapcsolatot kívánunk létesíteni. Ha nem emlékszem valakinek a nevére, vagy arra, hogy hová tettem a névjegyét, akkor felidézem például találkozásunk időpontját, s ahhoz a dátumhoz visszalapozva megtalálom a nevet és egyéb információkat.

EGYSZERŰBB MEGOLDÁSOK

Lucy Hedrick időgazdálkodási tanácsadó, a Five Days to an Orga-nized Life (Öt nap a szervezett élethez) szerzője egyszerű időterve­zőként papírboltban szintén beszerezhető eszközöket ajánl: zsebno­teszt és naptárt. Mint mondja, ő a noteszba négy kategóriába rendez­ve írja fel a teendőket: telefonok, megbízások, írnivalók, egyéb ten­nivalók. Amit elvégzett, azt egyszerűen áthúzza.

A naptárba Hedrick bejegyzi az időpontokat, amelyeket az or­vossal, a fia tanáraival megbeszélt, saját magának kijelölt stb. „Amit beírunk a naptárba, azt nagyobb valószínűséggel végezzük el — ál­lítja. — Képtelenség mindent fejben tartani. Azért kell leírni a dol­gokat, hogy az agyunkat értelmesebb dolgokra szabadítsuk fel."

A LEGJOBB RENDSZER KIVÁLASZTÁSA

Ma már sokféle időtervező (határidőnapló, menedzsernaptár, terve­zőnaptár stb.) kapható, s ezek mindegyikének megvannak a maga előnyei és hátrányai. Közülük egyesek az órabeosztással ellátott részletes naptár és a havi, évi áttekintőlapok mellett rengeteg infor­mációt is tartalmaznak, például intézmények címét és telefonszá­mát, nagyvárosok térképét, tájékoztatnak az országos, regionális ünnepekről, vámszabályokról, repülőterek adatairól és így tovább.

Formátumuk a legkülönbözőbb lehet: asztali, diplomatatáskába vagy zsebbe való, keményfedelű, gyűrűs, spirál vagy leporelló — a papírboltok, áruházak és menedzserboltok kínálata különösen év végén igen bőséges. Létezik olyan készlet, mely egy dobozban ti­zenkét, ingzsebben vagy irattárcában elférő mini-határidőnaplót tar­talmaz, így minden hónapban csak az aktuális darabot kell magunk­kal „cipelnünk". Kitaláltak már hasonló méretű hatéves előtervezőt is. Részemről mindenkinek azt ajánlom, hogy az igényeinek legin­kább megfelelő, lehető legkisebb időtervezőt válassza.

FELGYORSÍTOTT FELADATVÉGZÉS

Miután megtanultuk ütemezni a feladatainkat, s megtaláltuk a ké­nyelmesen tartható munkatempót, próbáljunk úgy időt nyerni, hogy naponta még egy tételt bepréselünk. Ha hozzáedződünk ehhez a többlet-erőfeszítéshez (feltéve, hogy nem hajszoljuk túl magunkat, ami éppen a teljesítmény csökkenéséhez vezet), akkor többet végez­hetünk, és a következő nap szabadítunk fel hasznos időt.

Hatékonyságunkat növelhetjük úgy is, hogy a különböző progra­mok közötti időben igyekszünk elvégezni olyan teendőket, amelyek egy blokkban hosszabb időt igényelnének.

Dr. Daniel Pawling huszonhárom könyvet írt. Tőle hallottam egyszer az alábbiakat: „Évekkel ezelőtt alakítottam ki azt a szokást, hogy tizenöt perces szakaszokra osztom a napot, s mindegyik sza­kaszra beütemezek valami programot. Megtanultam egy negyedó­rába sűríteni azt, ami korábban húsz-huszonöt percet is elvett. Ily módon naponta legalább egy órát nyerek. Ma már nem is kell emlé­keztetnem magam a szakaszokra, a módszer automatikussá vált."

IDŐTERVEZÉS KARTOTÉKRENDSZERREL

Vannak, akik szívesebben használnak kartotékrendszert. Ez rendkí­vül rugalmas módszer, ha egyszerre több nagy feladaton is dolgo­zunk. Igaz, megvan annak a veszélye, hogy a kártyák összekevered­nek vagy elvesznek. Naponta átfésülhetjük a kartotékokat, hogy nyomon kövessük az egyes programok haladását. Némelyik rend­szer egy mappában kombinálja a kártyás módszert a szokványos ha­táridőnaplóval, kiegészítve ezeket zsebszámológéppel, telefonjegy­zékkel, névjegy- és hitelkártyatartóval.

MENEDZSERNAPTÁR SZÁMÍTÓGÉPEN

Tevékenységeink rendszerezését és ütemezését különféle szoftve­rek is segítik. Az egyik legjobb ebben a műfajban az 1-2-3 táblázat­kezelőkifejlesztőjeként ismert Lotus cég Organizere (1. még 16. fe­jezet).

A Lotus Organizer sokoldalúan használható termék. Felhaszná­lóbarát kialakítása, kiváló grafikája révén kezelését pillanatok alatt elsajátíthatja, aki már dolgozott menedzsernaptárral, mivel a képer­nyőn gyakorlatilag ez utóbbi oldalait láthatjuk viszont. A Lotus Or-

32 33

ganizer hat fejezetre oszlik, melyek a napi tervezésben legvalószí­nűbben előforduló műveleteket teszik lehetővé.

• Naptár — négy különböző formátumban, melyek egyetlen egér­kattintással váltogathatók;

• Tennivalók listája — színkódos fontossági sorrenddel; • Tervező— az értekezletek, szabadságok, konferenciák stb. egy

pillantással áttekinthető egész éves táblázata; • Címjegyzék — ügyintézők adataival, telefonmodemhez csatla­

kozó automatikus híváskezdeményezéssel és adattovábbítási le­hetőségekkel;

• Jegyzettömb — automatikus tartalomjegyzékkel, grafikon- és diagramtárolási lehetőséggel (a grafikus ábrázolások kinagyítha­tok);

• Évfordulók — az itt egyszer rögzített adatok minden évben meg­jelennek.

Az egérrel lapozhatunk, illetve mozoghatunk a Lotus Organizer fe­jezetei között. Egyetlen kattintással összekapcsolhatjuk a naptárbe­jegyzéseket a tervező vagy a jegyzettömb odavágó pontjával. Ter­mészetesen saját képünkre is formálhatjuk az Organizert, akár új fe­jezeteket létesíthetünk, külön listát állíthatunk össze minden pro­jekthez, több különböző címtárat használhatunk. A rögzített adatok kinyomtatásával hagyományos, „kézzelfogható" határidőnaplót is készíthetünk.

Munkacsoportok számára hasznos a Lotus Organizer legfrissebb újdonsága, a csoportos előjegyzési naptár és ütemtervező. Ennek se­gítségével az egy hálózatra kapcsolt munkatársak — dolgozzanak bár azonos irodában vagy egymástól több ezer kilométerre — érte­kezleteket szervezhetnek a team többi tagjával. A kezdeményező betekinthet az érintettek előjegyzéseibe, s ennek alapján javasolhat időpontot, így elkerülhetők az ütközések. A felhívás betáplálása után a résztvevőjelöltek E-mail útján értesítést kapnak a tervezett ér­tekezlet helyéről és idejéről, ezután elfogadhatják, elháríthatják vagy valakire átruházhatják a meghívást. Elfogadó válasz esetén a megfelelő kód automatikusan megjelenik a kezdeményező Organi-zerében az értekezlet bejegyzésénél. A rendszer lehetővé teszi a töb­bi fejezet felhasználását is az értekezletek szervezésénél, és automa­tikusan kiszűri az egymással ütköző időpontokat, így az elfoglalt menedzserek véletlenül sem kötelezhetik el magukat egyszerre több helyre.

További hasznos vonás, hogy a csoportos felhasználók — példá­ul a menedzser és helyettese — egyidejűleg frissíthetik a közös fáj­lokat. Támogatja a rendszer a mobil alkalmazást is, így az irodai számítógépből az Organizer fájl notebookba letölthető, majd a mun­kahelyre való visszaérkezés után a módosított változattal felülírható a „benti" gépben lévő adatállomány. A Lotus Organizer legalább 286-os mikroprocesszorral működő, IBM-kompatibilis személyi számítógépen futtatható, winchester-helyigénye másfél megabájt, ezenkívül VGA monitor, egér és Windows 3.0 vagy annál újabb vál­tozatú operációs rendszer kell hozzá.

Egyéb számítógépes segédeszközök Napjainkban így vagy úgy szinte mindenki felhasználja a számí­

tógépet adatok kezelésére. Az utóbbi években a számítógépes prog­ramok — az úgynevezett PIM-(personal information manager, azaz személyi információkezelő)-programok — új családja fejlődött ki, mely segít gyorsan változó tennivalóink megszervezésében. A PIM-programok futtathatók asztali gépeken, de állandó hely változtatás­sal járó munkavégzés esetén laptopon is. A miniatürizálás követke­ző lépcsőfokát a palmtop — vagyis tenyérbevaló — számítógépek képviselik, melyek teljeskörű PC-szolgáltatást nyújtanak, ugyanak­kor alig nagyobbak egy felnőttkéznél, s elférnek egy átlagos zakó­zsebben. Jó példái a zsebmasináknak a Sharp Wizard sorozatának tagjai, a Casio BOSS modelljei és a Hewlett-Packard 95LX, illetve 100LX gépe, de a legforradalmibb mind közül talán az Apple New­ton Message Padje — talán azért, mert ez a kézírást is képes elol­vasni.

A Newton Message Padet az Apple személyi digitális asszisz­tensnek (personal digital assistent — PDA) nevezi. Ez a kommuni­kációs eszköz lehetővé teszi, hogy az adatgyűjtés, -feldolgozás és -továbbítás természetes könnyedséggel történjék. A gépi intelligen­cia segítségével hatékonyabbá válik az időkihasználás. Ha például egyik munkatársunktól üzenet érkezik, hogy vegyünk részt egy ér­tekezleten, a Newton automatikusan bejegyzi az időpontot a naptá­rába. Ennél is fontosabb, hogy mesterséges intelligenciája „megta­nulja" munkaszokásainkat — azután azokhoz igazodik. Legyen szó előszeretettel alkalmazott levélformátumról vagy ügyfélnek történő faxolásról, a Newton idővel magáévá teszi az általunk kedvelt mód­szereket.

35 34

A könnyű és gyors kommunikáció létfontosságú jellemzője a PDA-eszközök új nemzedékének. Rövid távon (egy méteren) belül a Newton-felhasználók beépített infravörös leadójukkal egyszerűen „átlőhetik" az üzeneteket más Newtonokba, ami tökéletes megoldás például névjegyek, értekezleti jegyzetek, térképek cseréje, időpon­tok egyeztetése esetén. Nagyobb távolságra gyakorlatilag vala­mennyi, a munkahelyeken manapság rendelkezésre álló kommuni­kációs csatornát képesek felhasználni az üzenetek adásvételében: vezetékes vagy rádiótelefont, számítógép-hálózatot egyaránt. Az Apple állítása szerint a világ bármely faxkészülékére történő fax­küldéshez csupán egyetlen gombnyomás szükséges, a Newton au­tomatikusan megszerkeszti a kimenő információt, hozzáadja a cí­moldalt, és elhelyezi az üzenetet a gép kimeneti tárolójában, tele­foncsatlakozásra várva. Rádiótelefonos hálózaton keresztül létesít­hetünk E-mail kapcsolatot, szerezhetünk időjárási, sajtó- és pénz­ügyi információkat. A Newton felhasználók adatokat cserélhetnek PDA-eszközük és személyi számítógépük között (ez utóbbi lehet akár Macintosh, akár Windows operációs rendszerű IBM-kompatí­bilis gép). A két gép összekapcsolásakor a bennük lévő állományok automatikusan összehangolódnak, frissítődnek, illetve biztonsági másolat készül róluk.

A személyi számítógépekben és notebookokban mind Macin­tosh, mind Windows háttér mellett alkalmazható „menedzserkalku-látor"-programoknak ma már se szeri, se száma. Ezek elérhető áron rengeteg szolgáltatást kínálnak, és jelentősen felülmúlják a papírból készült menedzsernaptárakat.

Vigyázat! Noha minden hasonló számítógépes megoldást egyszerű­en működtethetőnek hirdetnek, az adatok bevitele és elővarázsolása némi hozzáértést igényel. Az elképesztő miniatürizálás folytán ren­geteg funkciót zsúfoltak össze parányi helyre, ami mindinkább le­hetővé teszi, hogy időkímélés céljára használjuk fel ezeket az esz­közöket. Ha időnyerés végett ki akarjuk aknázni e lehetőségeket, nem árt haladéktalanul megbarátkozni valamelyikükkel!

36

Negyedik fejezet

Ismétlődő rutinfeladatok

Ha állandóan használjuk az időtervezőnket, észre kell vennünk, mi­lyen sok időt töltünk ismétlődő rutinfeladatokkal. Létfontosságú, hogy megtanuljunk egyszerűsíteni ezen a téren. Mind üzleti, mind magánéletünkben nap nap után számtalan feladatot ismételgetünk. Ezek közül sokat hatékonyan rendszerbe illeszthetünk oly módon, hogy a lehető legkevesebb idő alatt elvégezhetők legyenek.

Két alapvető módszert kell követnünk:

1. Egyszerűsítés: Ha a feladat papírmunkát is igényel, dolgozzuk ki a számunkra leghatékonyabb ügyviteli formákat.

2. Delegálás: Adjuk ki a feladatokat titkárnőnknek, helyettesünk­nek vagy más munkatársainknak.

Az efféle egyszerűsítés és delegálás gondolata az ipari gyártásszer­vezésből ered, melynek alapelveit évekkel ezelőtt megfogalmazták, és folyamatosan fejlesztik. J. M. Sinclair a következőképpen fogal­mazott a Public Relations Journal hasábjain:

A gyártásszervezők abból az előfeltételezésből indulnak ki, hogy amennyiben egy művelet gyakran ismétlődik, még a cse­kély módszerbeli fejlesztés is jelentős termelékenységnöveke­dést eredményezhet. Következésképpen megvizsgálják a dol­gozók, az anyagok és az eszközök egész összetett rendszerét, hogy kialakítsák és bevezessék a legjobb megoldásokat. Adott esetben talán csak egy apró kézmozdulatot iktatnak ki a folya­matból, máskor átterveznek egy teljes üzemet, de ez is, az is a hatékonyság növelését szolgálja.

Mivel a hangsúlyt az ismétlődő folyamatokra helyezi, a ter­melésszervezés elveit elsősorban a tömeggyártásban alkal­mazzák. Némelyiket azonban hasznosíthatják az irodai dolgo­zók is, beleértve azokat, akik úgy érzik, hogy munkájuk min­dennap más és más. Gondoljuk csak el, hányszor bontunk pos­tát, válaszolunk levelekre, telefonálunk, veszünk részt munka­helyiértekezleteken, olvasunk szaksajtót, tárgyalunk beszállí­tókkal, írunk különféle jelentéseket stb.

Mindezekben az esetekben, érvel Sinclair, nyilvánvalóvá válik, hogy

37

jóllehet a munka tartalma változik, a technológia ugyanaz marad. Ha feltérképezzük tevékenységünket, figyelemre méltó hasonlósá­got veszünk észre naponta végzett feladataink egymásutánjában.

Elmondása szerint Sinclair a termelésszervezőktől eltérően nem stopperrel és tolómércével a kezében figyelte saját munkáját, hanem azt a két feltevést tartotta szem előtt, ami a gyártásszervezés szelle­mét tükrözi:

1. Mindig minden munkára található jobb megoldás. A terme­lésszervezők optimisták; még az éppen kidolgozott fejlesztésről is ritkán jelentik ki, hogy az a legjobb, legfeljebb az elérhető leg­jobbnak vagy még inkább az eddig kieszelt legjobbnak titulálják, ezzel hangsúlyozva, hogy a további fejlesztés elkerülhetetlen.

2. Minden ismétlődő műveletet újra és újra vizsgálat tárgyává kell tennünk, így fedezhetjük fel a jobbítás lehetőségeit. Sinclair alá­húzza, hogy a termelésszervezők először mindig tanulmányoz­zák a változtatásokat. Folyamatosan rögzítik az elvégzett felada­tokat és azok időszükségletét, áttekintik, mely rutinmunkák oszt­hatók fel kisebb lépésekre és egységekre, s ezek közül melyek kombinálhatók vagy iktathatók ki, illetve melyek rendszerezhe­tők és egyszerúsíthetők.

Az ilyen elemzés révén, állítja Sinclair, pontosan úgy járunk el, ahogy az ipari termelésszervezők; szétszedjük a folyamatot, s az el­érhető legjobb módszer kialakításának megfelelően építjük fel újra. Az így megtakarított idő elsőre ugyan jelentéktelennek tűnhet, ám a szakemberek emlékeztetnek arra, hogy az apró módszertani javítá­sok bármely tevékenység ismétlésekor összességében számottevő idő- és energiamegtakarítást eredményezhetnek.

Miután az ipari termelésszervező megtalálta a létező legjobb munkamódszert, kiszámítja annak időigényét. A reális időkalkulá­ció levetővé teszi, hogy előre meghatározzuk, adott idő alatt igen nagy valószínűséggel mennyit tudunk elvégezni, így reálisabb célo­kat tűzhetünk magunk elé. Az efféle kalkuláció azért értékes, mert az egyes tevékenységek tényleges időtartamának közvetlen megfi­gyelésén alapul (szemben azzal az időtartammal, amit mi szeret­nénk hozzájuk rendelni).

Ha nem a nap végén döbbenünk rá időszükségletünkre, hanem előre felmérjük azt, akkor jobban eldönthetjük a tennivalók helyes sorrendjét, meghatározhatjuk, mi az, ami lerövidíthető, vagy dele­gálható. Sinclair megemlíti, hogy ennek alapján

• lerövidítette a reggeli szaksajtó-olvasást; • elhozatott magának olyan dolgokat, amelyekért addig személye­

sen ment; • már betervezett megbeszéléseket időnyerés céljából későbbre

halasztott vagy rövidebbre fogott; • áttett a következő napra olyan dolgokat, amelyek várhattak.

„Amikor az ipari termelésszervező megtervezi, mennyit képes a dolgozó egy nap alatt elvégezni, nem számít 100 %-os hatásfokra — fejezi be eszmefuttatását Sinclair. — Beszámítja a személyes szükségletek és fáradékonyság miatt kieső időt, a változó munkafel­tételekből és teljesítőképességből adódó eltéréseket. Mindezek fi­gyelembevételével saját munkánkban is elérhetjük, hogy kevesebb idő alatt többre jussunk."

Ami Sinclairnek bevált, az másoknak is sikerülhet, így nekünk is, ha végiggondoljuk rendszeresen ismétlődő feladatainkat, s meg­próbálunk mindegyiken egy-két percet nyerni. Számos cég, például az ismert nemzetközi fuvarvállalat, a Sea-Land is egyre inkább tö­rekszik arra, hogy megszabadítsa dolgozóit a fölösleges, ismétlődő feladatoktól — ami különösen fontos cél akkor, amikor a piaci ver­seny arra kényszeríti a gazdálkodó szervezeteket, hogy kevesebb al­kalmazottal végezzék el ugyanazt a munkát. A Sea-Landnél mindez azzal a nem várt eredménnyel járt, hogy a munkaköri leírások öt ol­dalról egyetlenegyre zsugorodtak. Ennek az az oka, hogy például az üzletkötőknek többé nem kell agyonrészletezett rendszeres jelen­téseket körmölniük, amelyek aztán gyakran elolvasatlanul marad­nak. Mint a Fortune magazin írja, a Sea-Land primitíven egyszerű, de hatékony kritérium alapján dönti el egy feladat szükségességét: ha valamely másik részlegnél nagyobb szükség van a kérdéses tevé­kenység elvégzésére, hadd történjék meg ott. Gyakran azután kide­rül, hogy a munkafázis a másik osztályon is szükségtelen.

A szerkezetváltást végző Digital Equipment Corporation arra buzdította dolgozóit, hogy keressék az ismétlődő rutinfeladatok leg­kevésbé hatékony pontjait. A cég egyebek között összehasonlította saját üzemi anyagmozgatási rendszerét az amerikai és japán autó­gyártókéval, hogy egyszerűbb időkímélőbb módszereket találjon az üzemek közötti anyagtovábbításra. Az eredménnyel kapcsolatban a Fortune John F. Smith termelési alelnököt idézi, aki szerint maguk az alkalmazottak határozták meg a kiiktatandó rutinfeladatokat.

Egy másik munkaerőigényes cég, a Pizza Hut számos dolgozója

39 38

feszített időbeosztását tette könnyebbé azáltal, hogy arra ösztönözte őket, adjanak javaslatokat saját rutinszerűen ismétlődő munkamű­veleteik átszervezésére. Idézzük a Fortune-V. „A forgalom és a mun­kahelyi légkör egyaránt javult, miután az üzletvezetők segítettek el­dönteni, hogy az anyavállalat a papírmunka mely összetevőit dobja sutba. Egyikük például a központilag meghatározott helyett saját fi­zetési rendszert alakított ki, és a 40 %-os forgalomnövekedésnek megfelelően magasabb prémiumokat alkalmazott."

A 16 millió dollár éves árbevételű, Egyesült Államokbeli Maids International lakástakarító franchise-hálózat megtanította alkalma­zottjait, hogyan gyorsíthatják fel ismétlődő rutinfeladataik végre­hajtását, miáltal kevesebb idő alatt többet végeztek, és többet is ke­restek.

A KAPOTT MEGBÍZÁSOK VÉGREHAJTÁSA

Az ismétlődő rutinfeladatokkal ellentétes követelményeket rónak ránk az eseti megbízások. Szinte minden munkakörben előfor­dulnak egyedi feladatok, akár mások ruházzák ránk őket, akár ma­gunk tűzzük ki célul elvégzésüket. Egyes megbízatások perceket, mások hónapokat vagy éveket vesznek igénybe, de — amint Lauch-land A. Henry, a Professional's Guide to Working Smarter (Útmu­tató az ésszerű szellemi munkához) szerzője hangsúlyozza — bár­milyen megbízatásról van szó, bizonyos alapvető lépések segítségé­vel kevesebb idő alatt kielégítőbben végrehajthatók, miáltal nyu­godtak lehetünk, hogy nem kell elölről kezdenünk az egészet. Íme, Henry néhány ötlete:

• Határozzuk meg világosan a megbízást! Gyakran megesik, hogy fontos megbízásokat félreértelmeznek, még olyankor is, amikor az alkalmazott alapvetően tudja, mi a teendő. Ha közvetlenül kapjuk az utasítást, saját szavainkkal ismételjük el. Előfordulhat, hogy gondolatban előreszaladunk, már azon tűnődünk, mikép­pen fogunk eleget tenni a megbízatásnak, miközben még az el­végzendőket magyarázzák. Ha nem tárják elénk a szükséges in­formációkat, saját kérdéseinkkel tisztázzuk, mit kell előállíta­nunk, várhatóan mikorra kell befejeznünk a munkát, fennállnak-e különleges körülmények, milyen segítségre és egyéb erőforrás­ra számíthatunk. Összetett feladat esetén keressünk lehetőséget az előrehaladás rendszeres ellenőrzésére.

40

• Készítsünk dátumozott feljegyzéseket! A megbízások végrehajtás közben gyakran változnak. Jegyzeteink folyamatosan tükrözik, mire törekszünk, és mennyire jutottunk közel a megvalósításhoz. Ha valami fontos mozzanat nem világos, forduljunk a feladat ki­adójához, és kérjünk tájékoztatást. Ne elégedjünk meg a gyakor­ta hallható fordulattal: „Járjon el így és így — tudja, mire gondo­lok!"

• Óvakodjunk a tarthatatlan határidőktől! A megbízók időnként olyan kijelentést tesznek, hogy: „Nem kell túl nagy feneket kerí­teni neki", ami azt akarja jelenteni, hogy ne tartson egy örökké­valóságig. Az adott munkára fordítandó idő nyilvánvalóan függ a dolog saját jelentőségétől és a megbízó számára való fontossá­gától.

• Az írásos megbízás minden szavát olvassuk el! Nem elég átfutni a leírt utasításokat. Pontosítsuk a célul tűzött eredményeket, az információforrásokat, a beszámolási kötelezettségeket és a határ­időket. Jelöljük meg, amit nem értünk, bizonyosodjunk meg ar­ról, hogy nem siklottunk át semmi olyan részlet felett, ami tisz­tázná a homályos pontokat! Lépjünk érintkezésbe a megbízóval, és egyértelműsítsük mindezt! Ha ez a megbeszélés változást eredményez a megbízásban, akkor azt is vezessük rá az írott szö­vegre, és keltezzük a megjegyzéseket, hogy mindenkor a leg­utolsó verzió alapján dolgozzunk, és ne vesztegessük az időt!

• Rugalmasan hajtsuk végre a tervet! Megvalósítás közben ne ha­jítsuk el a tervet az első pillanatban, amikor alkalmatlannak lát­szik — viszont ne is ragaszkodjunk hozzá túl mereven! Előreha­ladás közben minden terv változhat. Ne feledkezzünk meg arról sem, hogy a jelentősebb nehézségekre felhívjuk megbízónk fi­gyelmét.

Egy személyes kiegészítés: Amennyiben a megbízatás hosszabb munkafolyamatra szól, beszámolónkat érdemes rövid összegzéssel bevezetni, melyben kiemeljük a megbízó számára leghasznosabb mozzanatokat. A jelentéshez csatoljuk az összes dokumentációt, háttérinformációt stb. — vagy egyszerűen fűzzük hozzá egy meg­jegyzésben, mi egyébbel szolgálhatunk. A volt USA szenátor, Wil-ham Benton szavaival élve: „Nyilvánvaló dolgokat ne bizonygas­sunk!". Ha minden lényegeset nyíltan és szószaporítás nélkül köz­lünk, azzal nemcsak megbízóink idejét kíméljük, hanem azt is biz­tosítjuk, hogy beszámolónkat figyelmesen elolvassák.

41

Ötödik fejezet

A legtermékenyebb órák

Mikor fogjunk hozzá a listánkon szereplő tömérdek feladathoz? (Amennyiben van választási lehetőség, merthogy gyakran nem áll módunkban eldönteni, mit mikor végezzünk). Melyik a legalkalma­sabb időpont legfontosabb ügyeink elrendezésére?

Senkinek sem jutna eszébe bonyolult berendezéseket kezelni olyan műszerek és mérőeszközök nélkül, amelyek tájékoztatnak a bennük zajló folyamatok leglényegesebb adatairól. Mégsem gondo­lunk arra, hogy magunk is bonyolult gépezetek vagyunk, saját mű­szerekkel, melyek a nap folyamán világosan jelzik fizikai állapo­tunk változásait és ezek hatását munkavégző képességünkre.

Nem lehet eléggé hangsúlyozni annak a szintén gyakran figyel­men kívül hagyott időkímélési elvnek a jelentőségét, hogy legfon­tosabb feladatainkat legtermékenyebb óráinkban végezzük, és a ki­sebb hatékonyság időszakára hagyjuk a kevésbé lényeges teendő­ket.

Úgy tűnhet, ez a megfogalmazás nem igényel további magyará­zatot. Sokan mégis annyira rutinból dolgoznak, hogy legterméke­nyebb óráikat viszonylag kevésbé fontos dolgokra pazarolják, az el­sőrendű kérdésekbe akkor vágnak bele, amikor csak szerényebb tel­jesítményt képesek nyújtani.

Dr. Nathaniel Kleitman, a Chicagói Egyetem élettani professzo­ra az alvás és ébrenlét elismert kutatója. Az általa klinikai thermo-méternek nevezett műszerével kimutatta, hogy nagyrészt testünk hőmérsékletétől függ, milyen hamar tudunk reggel beindulni. A normál testhőmérséklet 37 °C. Kleitman doktor szerint a tényleges hőmérséklet a nap folyamán makkegészséges embernél is másfél fokot változik, alvás közben alacsonyabb, mint éber állapotban. A változások az alapanyagcserét tükrözik, melynek során szerveze­tünk oxigént éget el, s ezáltal mintegy gondoskodik a fűtésről.

A hullámzó testhőmérséklet görbéjének lefutását követi munka­végzőképességünk, szellemi frissességünk és közérzetünk változá­sa.

Bár minden ember más, valószínűleg a következő három típus valamelyikébe esünk:

42

• Reggeli — Felfűtött kazánnal ébred, majd szétfeszíti az energia. Dél körül éri el a csúcsot, azután fokozatosan lehűl. Estére nagy­jából minden üzemanyagát elégeti.

• Esti — Utál fölkelni, egész délelőtt kedvetlen, fásult, sőt, mor­cos; délutánra kezd magához térni. Késő délután már úgy felpö­rög, mint a reggeli típus délelőtt tíz körül. Mire lendülete lassan­ként alábbhagy, a nap már rég nyugovóra tért.

• Mindig kész — Az ilyen szerencsés ember mindkét fenti típus előnyös tulajdonságaival bír: korán beindul, ebédidőben kissé le­hűl, délután ismét teljes gőzre vált.

HATÉKONYSÁGI MINTÁZATUNK

Szellemi és fizikai munkavégző képességünk minden áldott nap je­lentős változásokat mutat. Huszonnégy óránként észlelhető egy idő­szak, melyben eredendő hatékonyságunk a legnagyobb, és egy má­sik, amikor a legkisebb. Ezek a hullámhegyek és -völgyek nagyjá­ból ugyanabban az időpontban jelentkeznek: ez a mi hatékonyságin­gadozási mintánk. A csúcsra legtöbben körülbelül egy órával regge­li után érünk fel. Attól kezdve ereszkedik a görbe, először lassan, majd röviddel ebéd után már gyorsabban.

Ha a statisztikai átlaghoz hasonlítunk, napi mélypontunk délután négy körül lehet. Vacsora után kis időre ismét felvillanyozódunk, majd este tíz körül ismét leeresztünk, ám még ekkor is hajlamosak vagyunk többet nyújtani, mint a délutáni szélcsendben.

Mindez csak az átlagra jellemző, márpedig legtöbben éppenhogy elütünk attól. Eltérő szokásaink és életmódunk nyomán némileg va­lamennyien különbözünk a fent vázolt képtől. Sőt, az is megeshet, hogy meggyőzzük magunkat, miszerint a reggeli vagy esti típusba tartozunk, s annak megfelelően viselkedünk.

Számos vizsgálat megerősítette a tényt, hogy a legtöbb ember számára a délelőtti órák a legkedvezőbbek. Akadnak ritka esetek, akik képesek reggel kilenckor bekapcsolni, délután ötkor meg ki, de a többség úgy érzi, akkor van a csúcson, mielőtt az igazi napi hajtás megkezdődik.

A rugalmas munkaidő segíthet legkedvezőbb óráink kihasználá­sában. Ha például fél nyolctól fél háromig dolgozunk, azzal meg­spórolhatjuk magunknak azt a legalább két órát is, amelyet egyéb­ként forgalmi dugókban vesztegelve töltünk.

43

SAJÁT CIKLUSUNK MEGHATÁROZÁSA

Többféle lehetőség is kínálkozik saját csúcsidőszakaink megállapí­tására. Az alábbiakban közlünk néhányat:

• Figyeljük teljesítményünket két-három héten át a legjobb és leggyengébb időszakok kiderítésére!

• Ha növelni szeretnénk testhőmérsékletünket, s általa reggeli ha­tékonyságunkat, vegyünk a szokottnál hosszabb, melegebb für­dőt vagy zuhanyt, vagy egy félórát kocogjunk, aerobicozzunk! Az így megemelt hőmérséklet magasabb szinten is marad, jóté­konya felpezsdítve egész napi ciklusunkat.

• Ha nehezen kezdjük a napot, gondoljuk át, eleget alszunk-e! Ko­moly eredményt hozhat az egészséges, tápláló reggeli is a kutya­futtában felhörpintett kávé és egy-két falat vajas kenyér helyett. Meg kell emelnünk vércukorszintünket, hogy szervezetünk tel­jesen kibontakoztathassa képességeit.

ALKALMAZKODJUNK A MUNKAHELYI ADOTTSÁGOKHOZ!

Ha főnökünk délelőtt álmatag, délután éber, mi viszont épp ellenke­ző ritmust mutatunk, rákényszerülhetünk, hogy az ő hatékonysági mintázatához igazodjunk, amíg csak magunk nem válunk főnökké.

Ha munkahelyünkön a reggel a kollegiális terefere, a benti plety­kák és az előző esti focimeccs taglalásának ideje — fogjuk rövidre a locsogást. Egymás üdvözlése kellemes dolog, de a bájcsevegésnek nem kell feltétlenül órákig tartania. A gyors, céltudatos munkakez­dés egész napunkat megalapozza.

Az a legfontosabb, hogy ne tékozoljuk el a hatékony délelőtti órákat újságolvasásra, üres fecsegésre, apróságokkal való piszmo-gásra. Vágjunk bele nagy dolgokba!

A CSÚCSPERIÓDUS LEGJOBB KIHASZNÁLÁSA

Mihelyt meghatároztuk energiában bővelkedő időszakainkat, össz­pontosítsunk

• a feladatlistán szereplő legfontosabb tételekre, • az alkotó gondolkodásra, • az elsőrendű fontosságú problémák megvitatására és megoldá­

sok kidolgozására.

44

A kellemetlen és nehéz feladatokhoz optimális időszakainkban fog­junk hozzá. Ha későbbi vagy kevésbé sűrű időre toljuk el ezeket, az csak bonyolítja, és még utálatosabbá teszi őket. (A legnagyobb hord­erejű vagy legkeményebb munkákat hétfői vagy keddi napra üte­mezzük be! Ilyenkor valószínűleg több az energiadús szabad óránk. Ha hamar túltesszük magunkat a munka dandárján, az azzal a fel­emelő tudattal jár, hogy sikerrel vettük a heti akadályokat.)

A közepes hatékonyságú időszakokban összpontosítsunk

• a munkahelyi eszmecserére, • rutinlevelek és emlékeztetők diktálására, • további tervezésre és időbeosztásra.

A csekély hatékonyságú időszakokban összpontosítsunk

• a posta osztályozására és áttanulmányozására, • látogatók fogadására rutinügyekben, • telefonhívásokra.

Személyes megjegyzés: Saját tapasztalatom szerint legjobb a reggeli időszak. Hosszú éveken keresztül úgy keltem, hogy reggelizés előtt egy órát írhassak. Ugyanakkor néhány éven át naponta a Long Is-land-i gyorsvasúton ingáztam a lakásom és a munkahelyem között. Kitaláltam, hogyan hasznosíthatnám az utazási időt is. Ebben a nap­szakban erőm teljében voltam, és egyszerűen kizártam minden za­varó tényezőt. Eredeti, alkotó munkát végeztem e félórák alatt, si­került megírnom két könyvet és megszámlálhatatlan cikket. Az új­ságok csábító főcímeire csak egy pillantást vesztegettem, az elmé­lyültebb olvasást későbbi, kevésbé hatékony perceimre hagytam. Azt is megtanultam, hogy legfontosabb kreatív feladataimat a leg­hatékonyabb időszakomra osszam be. Ennek módját e könyvben más helyütt részletezem.

45

Hatodik fejezet

Amit ma megtehetsz.

A halogatás gyakran önáltatás következménye —jobbnál jobb ki­fogásokat találunk magunknak, hogy a jelentést holnap írjuk meg (amikor kirobbanó formában leszünk), és ne ma (amikor „nincs hoz­zá hangulatunk"). Pedig ha húzzuk-halasztjuk teendőinket, melyek­ről tudjuk, hogy elsőrendű fontosságúak, kétszer-háromszor több időt igényelhetnek majd akkor, amikor el kell végeznünk őket. Gyakran a puszta gondolat, hogy több a dolgunk, mint amennyire az időnk elégségesnek tűnik, megbénítja akaraterőnket. A henyélés­sel vagy kevésbé fontos tennivalókkal elpazarolt idő nyomán az el­végzendők egyre halmozódnak, míg végre heggyé nem magasodnak.

Efféle kínos helyzetbe kerülve, zavarodottan kezdünk viselked­ni. Tudatalattink tiltakozik. Idegesek leszünk, állandó feszültnek érezzük magunkat, elveszítjük a fejünket, nyomaszt a kudarcél­mény, rámordulunk mindenkire, de leginkább saját magunkat gyű­löljük. Mindez szükségtelen és visszafogja az eredményességünket.

NETÁN HALOGATÓK VAGYUNK?

Ha a válasz igen, őszinteségünk dicséretre méltó, többé-kevésbé ugyanis mindannyian azok vagyunk. A halogatás annyira általános jelenség, hogy állítólag már országos halogató klub is létezik. Tag­jai már egy jó ideje tervezik, hogy összegyűlnek — csak eddig nem jutottak hozzá.

A halogatás sokszor azért nehezen azonosítható, mert nem ön­magában létező valami. Feladataink egy részét időben megoldjuk, a maradék elvégzetlen marad, vagy későbbre tolódik. Dale Carnegie írta egyszer: „A halogatás azért gond, mert a haladásunk szempont­jából fontos dolgok elhanyagolása vagy késedelmes végrehajtása állandó útakadállyá válik."

Nem ismerős?

Dr. Merrill E. Douglass és dr. Larry B. Baker szerint a halogatás az, ha • a mérsékelten fontos feladatokat végezzük el a nagyon fontos

feladatok helyett,

° íróasztalunkat rendezgetjük, amikor éppen sorsdöntő beszámo­lót kellene írnunk,

• telefonálunk egy barátságos ügyfélnek, aki alig vesz valamit, ahelyett, hogy felkészülnénk a kemény partnerrel való találko­zásra, aki sokkal többet vásárolna,

• sosincs érkezésünk a gyerekeinkkel foglalkozni, mígnem félig felnőnek, s akkor már túl késő.

Douglass és Baker hozzáteszi: „A halogató magatartás jellemzője, hogy inkább elkerüljük munkatársainkat, semhogy kellemetlen hí­reket kelljen közölnünk velük, be sem megyünk az irodába, hogy ne kelljen rendre utasítani beosztottunkat." A halogatás távol tart ben­nünket a valóban fontos vagy elhagyhatatlan feladatoktól, „alatto-mos szokás, mely romba dönthet karriereket, tönkreteheti boldog­ságunkat, sőt, megrövidítheti életünket — minden téren elzárva minket a sikertől".

A halogatás számtalan perctől, órától és naptól foszt meg ben­nünket. Legyőzése önfegyelmet követel — amint viszont nekilá­tunk a feladatnak, amelytől addig húzódoztunk, örömmel tapasz­talhatjuk, hogy félig sem olyan nehéz, mint amilyennek látszott.

A HALOGATÁS OKAI

A megszokás a halogatás egyik fő oka. Mindannyian hajlunk arra, hogy kialakítsunk bizonyos tevékenységi formákat, s akkor is ra­gaszkodjunk hozzájuk, amikor az új körülmények változtatásra szó­lítanak.

Leggyakrabban azért viszolygunk egyes feladatoktól, mert kel­lemetlenek, nehezek, vagy elbizonytalanítanak bennünket. A könnyű vagy élvezetes feladatokhoz annál nagyobb kedvet érzünk. A nemszeretem feladat későbbre tolva ritkán tűnik el, inkább fokoz­za szorongásunkat, mivel továbbra is fenyegetően áll előttünk, bosszant és sokszor ingerlékennyé tesz.

HALOGATÁSELLENES MEGKÖZELÍTÉSEK

Íme, néhány időkihasználó módszer a halogatás leküzdésére: • Vegyük előre a kellemetlen dolgokat! Ütemezzük be a nap elejére

azokat a tennivalókat, amelyeket leggyakrabban hajlamosak va­gyunk későbbre tenni! Így hamar túl leszünk rajtuk, nem cipeljük őket folyton tovább koloncként a nyakunkon. (Douglass és Ba­ker) 47 46

• Tartsunk fenn némi időt a lehetséges következő „hanyagolós" feladatra! Szánjunk naponta tíz-harminc percet a probléma egy-egy jól körülhatárolható részének megoldására! A kiszabott időn túl ne foglalkozzunk vele! Ily módon átrághatjuk magunkat olyan időigényes munkákon, mint a költségvetés-készítés vagy leltározás. (Japan Times)

Sajnos némely kínos feladatnál nem használhatóak a fenti módsze­rek. Egy alkalmazott elbocsátása vagy egy rossz hír közlése nem adagolható apránként. A legjobb megoldás, ha egyszerűen nekive­selkedünk, és elvégezzük. Ha ma nem merünk megbirkózni a kelle­metlenségekkel, holnap ugyanúgy megkeserítik az életünket, és még újabbakkal is kiegészülnek. (Japan Times)

• Kötelezzük el magunkat egy határidő mellett! Fogadjunk valaki­vel, ezáltal cselekvésre kényszerülünk. Mondjuk például főnö­künknek, hogy egy héttel előbb elkészítjük a költségvetést, vagy meghívjuk vacsorázni az általa választott helyre. Az üzletkötő beszélje meg néhány kollégájával, hogy 20 %-kal túlszárnyalja előző havi üzleti eredményét, vagy lóg egy körrel a következő sörözésen. Ha fogadást kötünk, azon nyerhetünk valamit. A cél elérése jutalommal, az attól való elmaradás büntetéssel jár. Mindkettőre szükségünk van. (Japan Times)

• Jutalmazzuk magunkat teljesítményünkért! Ha befejezzük az ed­dig halogatott feladatot, állapodjunk meg házastársunkkal egy éttermi ebédben! A kisebb-nagyobb önjutalmazás serkentő hatá­sú lehet. Csak abban az esetben adjuk meg magunknak a jutal­mat, ha elértük a célt, de akkor feltétlenül! Az ilyen örömteli al­kalmak színesítik életünket, és segítenek leküzdeni az utált fel­adatoktól való viszolygást.

• Visszafelé haladva bontsuk részfeladatokra a munkát! Először gondoljuk át a befejezett feladat végeredményét, majd tegyük fel magunknak a kérdést, hogy minek kell ezt megelőznie! Így a le­gösszetettebb feladat is lebontható olyan kis egységekre, melyek már nem tűnnek riasztóan nehéznek. (Douglass és Baker)

• Miután kisebbekre bontottuk a nagy feladatokat, az egyes szaka­szok végén tudatosítsuk magunkban az előrehaladást! A felmé­rések szerint a kiváló időbeosztók a részhatáridők megtervezésé­vel belső késztetést építenek ki, így könnyebben győzik le a ha­logatást. (Dr. James Steffin)

Az azonnali maradéktalan siker elmaradásától való félelem újabb gyakori oka a halogatásnak. Ötlet: Az első alkalommal dolgozzunk teljes erőbedobással, de tekintsük kimondatlanul is természetesnek, hogy később még visszatérünk a kérdésre és kijavítjuk a hibákat. Ha tudjuk, hogy lesz második vagy harmadik alkalmunk, mindjárt sok­kal nagyobb lendülettel és magabiztossággal rugaszkodunk neki.

• Induljunk el azzal, amink van! Ha azért habozunk hozzákezdeni a beszámolóhoz, mert nem gyűjtöttük még be az utolsó apró ada­tot is, jusson eszünkbe, hogy a 80 %-os munka több mint elfo­gadható. Ha egyből fejest ugrunk a munkába, és a pillanatnyilag lehetséges legjobb teljesítményt nyújtjuk, elkerüljük a halogatás buktatóit. (Dr. James Steffin)

• Próbáljuk delegálni az unalmas vagy kellemetlen feladatot! Bíz­zuk valaki másra az egészet vagy egy részét; forduljunk külső vállalkozóhoz; vagy cseréljünk feladatot olyan munkatársunk­kal, aki nem viszolyog annyira ettől a munkától.

• Adjuk meg magunkat a halogatás csábításának! Tizenöt percig ne csináljunk semmit. „Annyira feszélyez a helyzet, hogy a vé­gén szó szerint ész nélkül munkához látunk. Ha minden más te­endőt eltüntetünk az íróasztalunkról és legalább egy órán át csak a kérdéses feladaton dolgozunk, valószínűleg azon kapjuk ma­gunkat, hogy sorra semlegesítettük a halogatás okait." (Alan La­kein*)

TÖRJÜK MEG A HALOGATÁS EREJÉT!

Lester R. Bittel Right On Time (Pont időben) című könyvében az alábbiakban fogalmazza meg a halogatás legyőzésének legjobb módszereit:

• Valósítsunk meg határozott, ha kell, gyökeres változtatást szoká­sainkban! Más szóval küszöböljük ki a megváltoztatandó szo­káshoz kapcsolódó viselkedést! Ha például munkahelyi traccs-partival egybekötött kávézgatással húzzuk az időt, egy időre tel­jesen hagyjunk föl ezzel, majd megváltozott magatartásunk ju­talmául időnként élhetünk vele.

• Kivételt nem ismerve ragaszkodjunk új szokásunkhoz a bevezetés

* A szerző magyarul megjelent könyve: Alan Lakein: Hogyan gazdál­kodjunk időnkkel és életünkkel? Bagolyvár, Budapest, 1995

49 48

időszakában! Ha elhatározzuk, hogy fontossági sorrendbe állít­juk tennivalóinkat, s mindig befejezzük a legjelentősebbet, mi­előtt nekifognánk az utána jövőhöz, akkor következetesen tart­sunk ki emellett.

• Kezdjünk hozzá azonnal! Rendszerint nem tudunk megvalósítani olyan elhatározást, amelyhez a jövő héten kellene változtatásba kezdeni. Bittel szerint: „Ha időrabló szokásokkal akarunk szakí­tani, kezdjük el most rögtön! A sikeres áttörés alapjai percek alatt megteremthetők."

• Végezetül állítsunk akadályokat a halogatás útjába! Jelöljünk meg kezdési időpontot minden betervezett feladathoz; szerez­zünk lendületet könnyed, beidegzett módszerrel, s végül, mint már említettük, bontsuk le a nagyobb feladatokat részfeladatok­ra!

TEREMTSÜNK BELSŐ FESZÜLTSÉGET!

Thomas J. Quirk szerint egyesek azért halogatnak, mert azt hiszik, feszültség alatt jobban dolgoznak. Ebben van is egy szemernyi igaz­ság. Némi feszültség serkentőleg hathat, ha azonban szokásunkká válik, hogy az utolsó pillanatig várunk a kezdéssel, valószínűbb, hogy csapnivaló munka kerül ki a kezünk közül, vagy legalábbis gyengébb minőséget produkálunk, mint amilyenre képesek va­gyunk.

Ha halasztgatás helyett jóval esedékességük előtt belefogunk a nagyobb feladatokba, az Quirk szerint két előnnyel jár — felkészü­lünk az esetleges nehézségek megoldására, és nem kell hihető kifo­gáson törni a fejünket, ha a főnök nekünk szegezi a kérdést: „Hogy­hogy nem készült el időben a jelentés?" Quirk az alábbiakat is java­solja:

• Hetenként szorítsunk vissza jelentősen egy időrablót! Ha ezeket nyomtalanul nem irthatjuk is ki, az elfecsérelt időt csökkenthet­jük.

• Jegyezzük fel az időrablót, amelyet az adott héten két vállra fek­tettünk! Ha az év végére ötvenkét tétel gyűlik össze, jó úton ha­ladunk a kiváló időkihasználás felé, nem folynak ki kezünk közül a nehezen nyert percek.

50

KELLEMES KONTRA FONTOS

James Steffin időgazdálkodási szakember a következőket írja:

Sokan rendszeresen halogatásra biztatják magukat, feltéve a kérdést: „ Mihez van most kedvem? " — ahelyett, hogy azt kér­deznék, mi a legfontosabb. Ha a fontosságot mindenek fölé helyezzük, arra összpontosítunk, ami céljainkhoz képest a leg­nagyobb jelentőséggel bír, és nem a pillanat örömeit hajszol­juk. Sokakhoz hasonlóan felfedezhetjük, hogy amennyiben erőt veszünk magunkon, és teljes erőbedobással hozzálátunk az egyébként halogatható, de pillanatnyilag számunkra való­ban a legeslegfontosabb tennivalóhoz, az addigi kellemetlen­ség egyszerre a visszájára fordul, örömmel tölt el bennünket, hogy közelebb jutottunk célunkhoz.

Hetedik fejezet

Rend az íróasztalon

Gondolkodni, tervezni és időnket beosztani szinte bárhol lehetsé­ges, de napi munkánk java az irodához vagy más munkahelyhez kö­tődik. Ha íróasztalunkat a szükségleteinknek leginkább megfelelő, hatékony, személyes munkaállomássá alakítjuk, azzal sok időt meg­takaríthatunk. Tekintetbe véve, hogy napjaink nagy részét itt tölt­jük, érdemes részletesen is megvizsgálni ezt a kérdést.

Fennáll a veszély, hogy az íróasztal puszta díszletté silányul, mely arra kiválóan alkalmas, hogy elsüllyesszük benne a ritkábban használt iratokat, arra viszont kevésbé, hogy elősegítse elvégezni rendelt vagy óhajtott feladatainkat. Ennélfogva mind több éber üz­letember iparkodik tisztán tartani íróasztalát — ami összeszedett, időérzékeny munkavégzésről tanúskodik.

Ha módunkban áll választani, olyan íróasztalt keressünk, amely konkrét feladatainkhoz igazodó beosztású, például kihúzható fió­kokkal segít kiküszöbölni az összevisszaságot az asztal lapján; az aktákat különféle jelzésekkel ellátott függő irattartókban lehet elhe­lyezni benne; és kiemelhető hulladékgyűjtőt is tartalmaz, mely nem foglalja a helyet a padlón, s különösen hasznos bankokban vagy szállodaportákon, ahol a nyilvánosság előtt folyik a munka.

51

Amennyiben tehát kapunk íróasztalt, a lehető" leghatékonyabban kell használnunk azt.

IRODÁNK LEGYEN ÉPPOLY RENDEZETT, MINT AZ OTTHONUNK!

Akár belátjuk, akár nem, állítja a Day-Timers, otthonunk a hatékony szervezés mintapéldája: az ágy a hálószobában található, a tűzhely a konyhában, a tévé ott, ahol kényelmesen elnyújtózva lazítani aka­runk. Ugyanez rendszerint nem mondható el az irodákról. Sokan olyan irodákban próbálnak dolgozni, amelyek voltaképpen akadá­lyozzák a termelékenységet. Az akták elkeverednek, vagy nem fér­nek el, az íróasztalokon minden szanaszét, papírhegyek mindenütt.

Akinek irodájára ráillik ez a kép, ne aggódjék, nem áll egyedül! A probléma megoldásához mérlegelni kell, hogy az anyagok és esz­közök milyen elrendezése teszi lehetővé a leginkább időkímélő és eredményes munkát. A hatékony nyilvántartás megakadályozza, hogy összegyűljenek a feldolgozatlan anyagok, miközben mindig megtalálhatjuk benne azt, ami éppen valóban szükséges. Ha egyszer ügyesen elrendeztünk mindent, utána viszonylag könnyen megőriz­hetjük ezt a szervezettséget, hogy nyugodtan dolgozhassunk. A Day-Timers szerint az iroda olyan, akár egy három tartományra osz­tott ország. Ezek a következők:

1. Munka (ahol napi kötelezettségeinket teljesítjük), 2. Tárolás (ahol a fenti tevékenységhez szükséges anyagokat és

eszközöket tartjuk), 3. Látogatók.

Ez a felosztás alapvetően inkább funkcionális, mint fizikai. Minden­képpen vannak átfedések — például a munkavégzés és a tárolás te­rülete között —, de az iroda annál jobban szervezett, minél egyér­telműbben elkülönül a három szekció.

HOVÁ KERÜLJÖN AZ ÍRÓASZTAL?

Sok menedzser előszeretettel helyezi el asztalát a bejárattal szem­ben, rálátással a külső irodára. Így az ember kényelmesen üdvözöl­heti látogatóit, miközben a parancsnoklás megnyugtató érzésével tarthatja szemmel birodalmát, van azonban egy hátulütője: minden arra járó munkatárs könnyen elvonja a figyelmünket. Választási le­

hetőség esetén ezért vagy állítsuk olyan szögbe asztalunkat, hogy a kinti jövés-menés ne közvetlenül az orrunk előtt bonyolódjék, vagy kövessük a terjedő példát, és fordítsuk valamelyik fal felé. Így egyúttal több hely marad a többi bútor és berendezési tárgy számára. Ne feledjük, nem a látvány kedvéért vagyunk ott!

Ha módjában áll, mind több menedzser egészíti ki munkafelüle­tét. Ez gyakran egyszerűen egy asztallap, amelyen kényelmesen szétteregethetők a helyigényesebb munkák, és más olyan holmik, amelyek egyébként rendetlenséget okoznának az íróasztalon. Az ol­dalasztal újabb tárolóhelyet kínál, és lehetővé teszi, hogy egyik fel­adatról a másikra váltva ne kelljen teljesen lepakolni vagy átrendez­ni az egész asztalt (ami kimondott időrabló). A Day-Timers megál­lapítása: " A kiegészítő rész akkor is előnyös, ha nincs szükségünk megnövelt munkafelületre, de változtathatjuk elhelyezkedésünket, s így nem érezzük olyan nyomasztóan íróasztalhoz kötve magun­kat."

További értelmes megoldás a derékszögben odaillesztett asztal a telefon, jegyzettömb, irattartó és egyéb, célszerűen csak egy kar­nyújtásnyira lévő holmi számára. Itt kaphat helyet az írógép vagy számítógép is.

Ha pontosan tudjuk, mi hová való és hol található, egy év alatt több időt takaríthatunk meg, mint hinnénk.

A BEOSZTOTTAK ÉS ÍRÓASZTALAIK ELHELYEZÉSE

Rendszerint eredményesebb a munka, ha az íróasztalok nem néznek ablakok, nyitott ajtók vagy forgalmas folyosók — megannyi figye­lemelterelő forrás — felé. Ha ilyen gond merül fel, és a bútorok át­rendezése nem jöhet szóba, hosszú távon kifizetődő lehet térelvá­lasztók beállítása.

Érdemes megvizsgálni a dolog emberi oldalát is. Az egyik szak­ember szerint: ,Akár tetszik, akár nem, akkor is tény, hogy egyesek nem képesek csoportban dolgozni anélkül, hogy hozzászoknának a fölösleges társalgáshoz. Ez időfecsérléshez vezet, és véget nem érő pletykadélutánokká fajulhat. Ez a sajátos probléma rendszerint megoldható — ha nem is mindig könnyűszerrel. Először is gondo­san vizsgáljuk meg minden egyes alkalmazott elhelyezkedését. Mi­után ez megtörtént, próbáljuk elválasztani egymástól azokat, akik hajlamosak a locsogásra. Ez megvalósítható úgy, ha olyan dolgozó-

52 53

kat ültetünk közéjük, akik nem időznek elég sokáig egy helyen ah­hoz, hogy hosszas meddő" beszélgetésbe bocsátkozhassanak. Az irattárosok például kitűnőek erre a célra, mivel feladataik állandó mozgásra kényszerítik őket az íróasztalok és az irattartók között."

RENDETLEN ÍRÓASZTAL — A HATÉKONYSÁG HALÁLA

A Day-Timers az állandósult íróasztali rendetlenség alábbi követ­kezményeire hívja fel a figyelmet:

• Elvesztjük a munkánk fölötti ellenőrzést. • Csökken a termelékenység. • Figyelemelterelő, fárasztó feszültségforrás. • Rossz benyomást kelt kollégáinkban és másokban, akik a sze­

métdomb közepén látnak minket.

Emellett erősen megnő a valószínűsége, hogy folyton elkeverünk fontos iratokat, leveleket és aktákat — ezek keresgélését sok vezető az egyik legnyomasztóbb időrablónak tartja.

Egyetértek a „tiszta íróasztal" szószólóival, akik váltig állítják, hogy az asztalon kizárólag az éppen használt anyagnak van helye. Távolítsunk el mindent, aminek nem kell ott lennie: lefűzetlen pa­pírokat, könyveket, privát motyót, írószert és minden egyebet, ami eldobható vagy eltehető az útból!

PAPÍRGYŰJTÉS

Amint Jeffrey Mayer írja a Cosmopolitan magazinban:

Bizonyára láttak már olyan irodát, amelyik úgy fest, mint a mosógép dobja centrifugázás után, vagy mintha egy dömper befarolt volna és egyenesen odadöntötte volna rakományát. Papírhegyek mindenütt — íróasztalon, padlón és pamlagon. Újságok, hetilapok, könyvek, rózsaszín telefonemlékeztetők, kék, sárga, piros öntapadós Post-It tömbök. Noteszek minden mennyiségben. Új dossziék. Használt dossziék különféle szín­ben. Papír, papír és papír — kicsi, nagy, makulátlan és sza­kadt. Hogy lehet normális munkát végezni ezen a MÉH-tele-pen? A papírhegyek mögött ténykedő illető elfoglaltnak lát­szik, de vajon szorgoskodása valóban eredményre vezet? A zűrzavar fő oka, hogy semmit nem merünk eltenni abbéli fél­

elmünkben, hogy keresztet vethetünk rá, soha többé nem ta­láljuk meg. Ha mindent elöl hagyunk, láthatjuk egész befeje­zetlen munkánkat — rögtön előttünk, szépen kiteregetve —, csak az a bökkenő, hogy mások is látják.

A RENDEZETLENSÉG DOUGLASS-FÉLE TÖRVÉNYE

Merrill E. és Donna N. Douglass, az időgazdálkodás szaktekintélyei fogalmazták meg azt a tételt, melyet ők a rendetlenség-törvény író­asztali kiterjesztésének neveznek. „A rendetlenség a rendelkezésre álló tér kitöltésére törekszik — magyarázzák Douglassék. — Amennyiben egy rendetlen személy kis íróasztalt birtokol, azon ke­letkezik felfordulás. Ha ötször akkora asztalt kap, azon is mindig tö­kéletes felfordulás fog uralkodni." Miért tomposodnak el az íróasz­talok olyan könnyen? Azért, mert sokan egyáltalán nem mérlegelik, mi kerüljön az íróasztalukba, és mi a tetejére. Nem jó célra használ­ják az asztalt, slamposak, vagy nem is törődnek az egész problémá­val. A megoldáshoz önfegyelem és új szokások elsajátítása szüksé­geltetik.

AZ ÍRÓASZTAL LOMTALANÍTÁSA ÖT KÖNNYŰ LÉPÉSBEN

Pucoljuk le asztalunkat a Day-Timers által javasolt öt egyszerű lé­pés segítségével:

1. Különítsünk el egy bizonyos időt a probléma orvoslására, és azonnal kezdjünk hozzá! Szánjunk a feladatra néhány mélyponti időszakot vagy munka utáni órát! A káosz felszámolásának ne­hezét a felgyülemlett hulladéktömeg eltakarítása jelenti; azután mindössze tervszerű megelőző karbantartásra van szükség.

2. Alkalmazzuk a „szalámitechnikát", amennyiben a zűrzavar egy­szeri megszüntetése meghaladja az erőnket! Osszuk könnyen ki­vitelezhető „szeletekre" a tisztogató akciót! Például csak az író­asztal lapját vagy egy bizonyos fiókját tegyük rendbe, a többit hagyjuk máskorra.

3. Likvidáljuk a nélkülözhető holmikat! Fényképeknek, mütyürök­nek és egyéb vicik-vacaknak nincs helye. A könyvek, folyóira­tok és régi jelentések nem elengedhetetlenek a munkához. El ve­lük! Rengeteg íróasztalon terpeszkednek „mégegyszerjólehetva-

54 55

lamire" holmik, amiknek valószínűleg sohasem vesszük már hasznát.

4. Tegyünk néhány olcsó könyvespolcot az egyik sarokba! A készen kapható, elemekből összerakható polcokat legcélszerűbb az író­asztal mögötti falra fölszerelni, ahol felállás nélkül elérhetők. Ha nem használjuk őket naponta, kerülhetnek egy másik szögletbe.

5. Gyűjtsünk minden facér papírt egy halomba vagy dobozba! Te­gyük a kezünk ügyébe a szemétkosarat vagy egy műanyag sze­meteszsákot, és nézzük át az egész halmot, bíráljunk el minden tételt! Használtuk az utóbbi hónapban (évben)? Várhatóan mikor látjuk hasznát? A legrosszabb esetben mi történhet, ha kihajít­juk? Jelmondatunk: „Kétes esetben irány a kuka!" (kivéve, ha jo­gi iratról vagy adóbizonylatról van szó).

Vessünk szemétre, amit csak lehet! Ha egyes tételeket illetően bizonytalanok vagyunk, rámoljuk át őket valami félreeső tároló-helyre, és jegyezzünk elő egy időpontot, amikor végzünk velük! Az intézendőket intézzük, a többitől szabaduljunk meg, tároljuk őket csoportosítva és — amennyiben a jövőben szükség lesz rá­juk — világosan megjelölt dossziékban.

PAPÍRKOSÁR-HASZNÁLAT FELSŐFOKON

A papírkosár Douglassék szerint az irodai papírforgalom funkcio­nális láncszeme. Hasznos működtetéséhez az alábbi tanácsot adják:

Szerezzünk be olyan méretű papírkosarat, amelyben minden elfér, amit beleteszünk, mindazonáltal nem szúr szemet! Fő szempont a kényelmes használat, a hivatalsegéd vagy a belső­építész szeszélyeit nyugodtan figyelmen kívül hagyhatjuk. Ál­lítsuk fel saját szabályainkat azt illetően, mi kerül a szemétbe, és mi marad ki belőle. A cél az, hogy minél többet kidobjunk. Egyesek egy pillanat alatt megválnak a dolgoktól, másoknál ez hosszas tépelődéssel jár. Próbáljuk túltenni magunkat a papírhoz való beteges ragaszkodásunkon — és ne úgy kímél­jük érzelmeinket, hogy valaki másra sózzuk vackainkat! Ha megtanulunk együtt élni ezekkel az íróasztali rendszabályok­kal, tapasztalhatjuk majd, mennyivel többet végezhetünk majd mennyiségi és minőségi értelemben egyaránt — ráadásul jó­val kevesebb idő alatt.

Mihelyt a papírdzsungelt kiirtottuk, kezdődhet a tervszerű megelő-

56

ző karbantartás: az íróasztalunkon átmenő anyagok osztályozásá­nak és kezelésének rendszere (1. 8. fejezet). Mellesleg: nem isteni érzés, hogy az asztal lapja újra felszínre bukkant?

EGYÉB ÍRÓASZTAL- ÉS IRODARENDEZÉSI TECHNIKÁK

Elismert szaktekintélyek számtalan módszert fejlesztettek ki, me­lyeket magunk is alkalmazhatunk.

A neves időgazdálkodási szakelőadó R. Alec Mackenzie úgy vé­li, hogy a vezető beosztásúak 95 %-át jellemzi a „papírkazal-tüne­tegyüttes". Sok vezető azért halmozza fel asztalán az anyagokat, ne­hogy elfeledkezzék róluk — ám valahányszor megpillantják a hal­mot, memóriájuk cserben hagyja őket. Ahogy a torony mind maga­sabb, képtelenek visszaemlékezni, mi lapul legalul. Nosza, gyorsan végigböngészik. Rengeteg idő megy el az elsüllyedt tételek emlékezetfrissítő előbányászásával, az értékes percek pedig egyre múlnak. A papírkazal-szindróma gyógyításának menetét Macken­zie az alábbi három pontban írja le:

1. Tisztítsuk meg az asztalt mindattól, ami nem tartozik az éppen terítéken lévő feladathoz.

2. Semmilyen más tételt ne engedjünk az asztalunkra vagy más munkafelületre rakni, amíg készen nem állunk a fogadására.

3. Az ügyintézést kívánó papírokat fokozatosan integráljuk napi adminisztrációnkba. Foglalkozzunk személyesen azzal, amivel feltétlenül szükséges, a többit szignáljuk ki munkatársainknak. A kiadványokat osszuk fel elolvasandó és elolvasható kategóriára, az utóbbiból hajítsunk ki, amennyit csak lehet.

A munka megkönnyítésére az alábbi szempontok szerint rendezzük el irodánkat:

• Aszerint helyezkedjünk el, hogy jobb- vagy balkezesek va­gyunk, figyelembe véve jellegzetes mozdulatainkat!

• Teremtsünk szabad felületet magunk előtt az éppen végzett mun­kához! Szükség esetén telepítsük át a telefont és más eszközöket, továbbá a leggyakrabban szükséges kézikönyveket az oldalasz­talra vagy egy könnyen elérhető hátsó könyvespolcra.

• A legsűrűbben használt anyagokat tartsuk kézreeső helyen! • Este a másnap elsőnek munkába veendő tételeket készítsük ki

asztalunkra, és ne hagyjunk ott semmi mást!

57

Mackenzie megemlíti, hogy a General Electric néhai elnöke, Ralph Cordiner még egy okot megjelölt, amiért nem hagy papírt az aszta­lán: „Ha látogatót fogadok, akire időt szántam, akkor maradéktala­nul neki akarom szentelni a figyelmemet, azt akarom, hogy semmi ne terelje el azt. Ezért is ragaszkodom a tiszta asztalhoz."

ÍRÓASZTALI ZÓNÁK

Charles R. Hobbs, a Time Power (Az idő hatalma) című" könyv szer­zője, arra biztat, hogy tekintsük irodánk területét céltárgynak: ,A célkereszt közepén áll az íróasztalunk. A legértékesebb terület az, amelyet mi magunk foglalunk el. Fontosságban ezután következik az, amit közvetlenül elérünk. A-zónának nevezhetjük azt, amely az időtervezőnket tartalmazza — az asztalon, illetve a zsebünkben, amennyiben házon kívül járunk. A B-zóna a kevésbé gyakran hasz­nált tárgyaké, a C-zóna a ritkán használatosaké." Hobbs a következő tippeket adja:

• Szakítsunk időt arra, hogy letakarítsuk az íróasztalunkat, a kise­gítő bútorzatot és minden egyebet magunk körül! Értékeljünk mindent használati gyakorisága szerint! A gemkapcsokat, tűző-gépeket, ollókat és hasonlókat tegyük a helyükre!

• Használjunk ABC-rendszert a munkafelületünkön található pa­pírok rendszerezésére! Az A-jelű papírok azonnal intézendők, a B-jelűeket könnyen elérhető helyre kell tenni, a C-jelűeket pedig el kell rakni későbbi átnézés céljából.

• Ne tüntessünk el minden kellemes tárgyat, ne teremtsünk rideg cellát! Egy cserepes növény, egy olajfestmény — mindaz, amitől a szoba a miénk lesz — kívánatos. Alakítsuk irodánkat lakályos zuggá, amelyben az oda belépők szívesen látott vendégnek érzik magukat, fesztelenül és eredményesen képesek dolgozni — de tartsunk mértéket! Egy kanapé vagy ülőgarnitúra — amennyiben pozíciónk megenged ilyen kényelmi berendezéseket—sok eset­ben javítja a tárgyalások és megbeszélések légkörét. Egy ponton túl azonban a komfort már a termelékenység rovására megy.

A MUNKAHELYSZERVEZÉS ALAPELEMEI

Robert C. Lowery a The Organized Workplace (A szervezett mun­kahely) című könyvében olyan irodai munkaállomást javasol, amely egyebek között az alábbi felszerelési tárgyakat tartalmazza:

• Háromtálcás iratkosár, bejövő, sürgős és kimenő tálcával, a fo­gadott, átnézendő, illetve visszaküldendő dokumentumok szá­mára.

• Irattartó fiók a feldolgozásra váró anyagok tárolására, továbbá egy kihúzható lap, a leggyakrabban hívott számok ráragasztott listájával.

• Személyi „adatbank", a legsűrűbben szükséges, létfontosságú adatokkal, például címek, mértékegységek, méretek, hitelkártya­számok stb.

• Üzenetrögzítős telefon, továbbá naptár és óra, lehetőleg ébresz-tős. Írógép vagy szövegszerkesztő, illetve személyi számítógép billentyűzettel, monitorral, nyomtatóval, telefon- és faxmodem­mel. Amennyiben hálózathoz csatlakozik, akkor a számítógép egyszersmind „kimenő tálcaként" is szolgál, amint egy másik fe­jezetben részletezni fogom.

Természetesen szükséges egy valóban kényelmes szék (lehe­tőleg forgószék), valamint egy jó nagy papírkosár.

AZ U-ALAKÚ MUNKAÁLLOMÁS

Lester R. Bittel a már idézett Right on Time lapjain azt írja, hogy a papírforgalom szempontjából leginkább időtakarékos íróasztal U-alakú: ,A bejövő posta, illetve a telefonon vagy személyesen felvett kérések a jobb felső sarokban elhelyezett bejövő tálcába kerülnek. A bejövő iratokat a lehető leghamarabb osztályozni kell. Innen a téte­leket vagy azonnali feldolgozásra a sürgős tálcába rakjuk át, vagy az irattartó fiókba. A sürgős anyagok elintézésre az asztal munkafe­lületére jutnak, a szükséges műveletek után pedig a kimenő tálcába."

Ebben a rendszerben a nem azonnali feldolgozást igénylőnek el­bírált anyagok három rekesz között oszlanak meg: az első az egy hé­ten belül intézést, átnézést vagy választ igénylőké; a második a hosszabb távú intézkedést követelőké; a harmadik pedig azoké, amelyeket későbbi alkalmas időpontban nézünk át, majd vagy a pa­pírkosárban vagy az irattárban landolnak.

Kulcsfontosságú, hogy a bejövő anyagokat folyamatosan átnéz­zük, és sürgősség szerint osztályozzuk. A függő anyagok iratcsomó­ját ne engedjük felhízni, figyelmeztet Bittel — legfeljebb ötnapi munka kerülhet bele.

59 58

A NÉGYFÁZISÚ RENDSZER

Íróasztalunk és munkahelyünk teljes körű, időérzékeny szemléletű átrendezése legalább két vagy három pénteket felemészt, no, meg egy rakás szemetes zsákot, szögezi le Stephanie Winston a The Or-ganized Executive (A szervezett vezető)-ben. Eljárása a következő":

Képzeletben osszuk fel íróasztalunkat négy négyszögre! Vá­lasszunk ki egy kezdd papírhalmot — olyat, ami igen fontos anya­gokat tartalmaz, vagy ami a leginkább a kezünk ügyébe esik. Ha a papírok inkább elszórva, mint felhalmozva találhatók, akkor jelöl­jünk ki egy kétszer kétarasznyi felületet, és kezdjünk ott! Soroljunk minden tételt a következő négy kategória valamelyikébe: eldoban­dó, kiszignálandó, intézendő, illetve későbbi felhasználás vagy el­olvasás céljából lerakandó.

Ezután osszuk három részre a fiókokat, és egyszerre egy részt ve­gyünk munkába. Osztályozzuk, csoportosítsuk az anyagokat, dobál­juk ki a szamárfüles nyilvántartó lapokat és ősielet cukrosdobozo­kat. Végül ugyanígy dolgozzuk fel az ablakpárkányokon, polcokon, könyvszekrényekben felgyülemlett, falra feltűzködött papírokat. Az időrablók rövidesen a minimumra korlátozódnak.

AZ ASZTAL NÉLKÜLI IRODA

Mind több vezető teljesen kiiktatja az íróasztalt — abból a megfon­tolásból, hogy ha nincs hova dugdosni a papírmunkát, akkor gyor­sabban megcsinálják. Lawrence A. Appley, az Amerikai Mene­dzserszövetség egykori elnöke így ismertetett meg az asztaltalaní-tott iroda koncepciójával: „Nem tartok magamnál dossziékat vagy más papírokat; a munkatársaim behozzák nekem a figyelmet érdem­lő anyagokat. Az új ügyeket a lehető leghamarabb elintézem, vagy, ha ez nem megoldható, akkor jegyzetlapra vagy egy Post-lt cédulá­ra lefirkantom az észrevételeimet, és továbbítom azokhoz, akik fel­dolgozzák. Némelyiket bekérem újraolvasásra, miután csatolták hozzá a kiegészítő anyagokat. Egyszerűen nem vagyok hajlandó pa­pírokba temetkezni."

Tapasztalataim szerint számos felsővezető követi ezt az eljárást — íróasztal nélküli irodájukban egy dohányzóasztalon tartják azt az egy-két papírt, amelyre éppen szükségük van. Így kötetlenebbé vá­lik a beszélgetés, felgyorsulnak az értekezletek. Louis Hausman, a CBS menedzsere a következőképpen beszélt erről:

Amikor új irodába költöztem, felvetődött a kérdés, minek ne­kem az íróasztal. Semminek. Végtére is, miből áll a vezető munkája? Leveleket ír alá, megjegyzéseket fűz jelentésekhez és bejövő levelekhez, értekezletet tart, diktál, óraszám telefo­nál, embereket látogat vagy hív meg magához tárgyalás cél­jából. Egyikhez sem kell íróasztal. Nézzük a papírmunkát: A titkárnőm behozza a postadossziét, emlékeztetőket és jelen­téseket. Mivel egyedül a dohányzóasztalra pakolhatok, ott helyben elintézem a dolgokat. A kötetlen elrendezés meg­könnyíti a mozgást, diktálást és gondolkozást.

David C. Hurley szerint sok igazgató elsősorban hivatali státusszim­bólum gyanánt használja az íróasztalt, s hozzáteszi: „A főnök fon-tosabbnak érzi magát, az asztal túloldalán lévő személy pedig jelen­téktelenebbnek. Mindketten feszengenek. Az íróasztal kiiktatása kötetlenné teszi a légkört, és gyorsabbá a kapcsolatteremtést."

Én akkor ráztam le magamról az íróasztal nyűgét, amikor alapító elnökként vezetni kezdtem az International Public Relations Com-panyt, mely partnerkapcsolatban áll a hasonló nevű tokiói céggel. Mivel időm nagy részében ügyfelekkel, pályázókkal és munkatár­sakkal tárgyaltam, továbbá jelentéseket és tanulmányokat olvastam, azután válaszokat diktáltam, íróasztal nélküli, japán-amerikai stí­lusban berendezett iroda mellett döntöttem. Barbara Cohen belsőé­pítész nyugodt színeket, kanapékat, könnyű székeket választott, csiptetős írólapot kaptam, a kimenő tálcám pedig egy alacsony szekrényre került. Az összes kisebb felszerelési tárgyak kis méretű beépített könyvespolcokon kaptak helyet, köztük a diktafonom is. Egyetlen iratszekrényben elfért minden aktuálisan szükséges kézi­könyv.

Sok szempontból gyümölcsözőnek találtam ezt az egyszerű iro­dai elrendezést. Bármennyi tennivaló zúdult rám, íróasztaltól meg­szabadított, függönyökkel, leveles-virágos tapétával barátságossá tett, otthonias légkört sugárzó munkahelyem oldotta a hivatali fe­szültséget. PR-szakemberként további előnyeit is élveztem. Ritkáb­ban kellett ügyfeleimhez látogatnom, örömmel jöttek ők hozzám, mivel itt nem érezték alárendelt helyzetben magukat. Gyakran ebé­deltünk ebben a környezetben, a The New Yorker és a Newsweek hírmagazin, valamint más lapok fényképes beszámolókban népsze­rűsítették az elképzelést, s közben újabb kuncsaftokat szereztek a cégnek.

61 60

Sok nagyvállalat természetesen előre meghatározza irodái be­rendezésének általános elveit. Így nem minden menedzser dönthet szabadon ezekben a kérdésekben, de a cég által megszabott bútorok vagy akár dísztárgyak közül esetleg kiválaszthatja a neki megfele­lőket.

SZEDJÜK RENDBE MAGUNKAT!

Declan Treacey szaktanácsadó szerint a munkahelyi légkört erősen megterheli a töméntelen papírral való viaskodás. „Összes munkai­dőnknek legalább 50 %-át azzal töltjük, hogy átrágjuk magunkat ezen a kásahegyen" — magyarázza. A vizsgálatok kimutatták, hogy az átlagos irodai dolgozónak negyven órányi restancia porosodik az íróasztalán. Treacey hangoztatja, hogy a hatékony ügyiratkezelés olyan készség, melyet eleddig a legtöbb cég tökéletesen elhanya­golt, talán abban a hiszemben, hogy a „papír nélküli iroda" korának küszöbén fölösleges az ilyesmi. Pedig az ellenkezője közelebb jár az igazsághoz. ,A számítógépek szerte a világon minden másod­percben több mint két és fél millió oldalt nyomtatnak ki — tudjuk meg Treaceytől —, a xeroxgépek óránként hatvanmillió oldalt má­solnak le, és évente harmincmilliárdnál is több faxot küldözgetünk egymásnak." Treacey egyike azon keveseknek, akik tanfolyamokat tartanak az „íróasztal-csupaszításról", s állítása szerint röpke fél na­pi oktatással megtanulhatjuk, miként változtathatjuk meg ügyirat­kezelési technikánkat oly módon, hogy a papírmunka kifizetődővé váljék. Ehhez két alapszabályt ajánl:,

1. Minden papírral azon nyomban foglalkozzunk, amint íróaszta­lunkrakerül!

2. Minden papírt négyféle művelet valamelyikével kezeljünk: — intézzük el, — adjuk tovább, — fűzzük le, — dobjuk el.

Treacey pályatársai közé tartozik Stephanie Schur, akinek egyik ügyfeléről, Edwina McLaughlin New York-i személyzeti igazgató­ról azt írta a Working Woman magazin, hogy két év alatt sem tudta sajátjává tenni az irodáját, de érezte, hogy át kellene alakítania olyanra, ami sikeresebbé teszi a munkáját és javítja az időbeosztá­sát. Először is az íróasztal okozott gondot — a figyelméért vetélke­

dő sok papír és kisebb-nagyobb fontosságú probléma. A „vizuális zaj" csillapításával megnövelte termelékenységét. Egymással ösz-szehangolt kellékek és személyre szabott irattárolási szisztéma se­gítségével rendet teremtett. A sürgős dossziék az asztalra kerültek, a hosszú távú folyamatok iratrendezői egy ahhoz közeli polcra, a ke­vésbé érdekesek egy fiókba.

Többé nem kell papírkötegekkel emlékeztetnie magát teendőire: a sürgős dossziék tetején ott a tennivalók listája, az mindenkor el­igazítja. A táblára tűzött üzenetcédulák ösztönzik arra, hogy rend­szeres időközökben beütemezze a válaszhívásokat.

A Working Woman cikkírója hozzáteszi, hogy az íróasztali mun­kafelület felszabadítására McLaughlin fali telefont szereltetett fel, továbbá két polcot a Post-It jegyzettömbök és más irodaszerek szá­mára. „Az átszervezés előtt reménytelenül rendetlen voltam — nyi­latkozta befejezésül McLaughlin —, de ma már nem érzem annyira, hogy feszít az idő. Nem kell késő estig gürcölnöm, hogy behozzam a lemaradást, mint azelőtt. A korábban kapkodással töltött sok pil­lanat most a nyugodt gondolkodásé." És az időkímélő, termékeny munkáé.

Nyolcadik fejezet

Le a papírhegyekkel!

Szinte minden konferencián elhangzik a sztori, miszerint egy külö­nösen fárasztó nap után az ajtón beeső vállalatvezetőt kisfia így fo­gadja: „Mama, te tulajdonképpen mit csinálsz odabent?" Az igaz­gatók és más irodai dolgozók, akik időnként már maguk sem tudják, mit is végeztek el, és mit nem, gyakran lehangoltan keresgélik a vá­laszt a kérdésre. A legtöbben egyetértenek abban, hogy idejük jó ré­sze a papírokkal birkózva megy el — mely viaskodás a győzelem legcsekélyebb reményével sem kecsegtet.

„Az üzleti életben manapság valóságos szélmalomharcot kell folytatni a papírok egyre sokasodó seregével" — írta nemrégiben a Business Week. „Sajnos az eredmény gyakran nyomasztó zűrza­var." Nap mint nap újabb levelek, feljegyzések, jelentések, kitölten-

63 62

dő nyomtatványok, szakújságok záporoznak ránk, ehhez jön még újabban az E-mail, a fax és egyéb írott információ.

Sajnos azonban papírmunkával fizetünk az állandó foglalkozta­tásunkért, így egyszerűen nem bújhatunk ki alóla. Ha elfogadjuk ezt a tényt, könnyebben bánunk el a megállíthatatlanul hömpölygő' pa­pírfolyammal — mihelyt feldolgoztunk egy köteget, máris ott az újabb. Az alábbiakban a legkülönbözőbb forrásokból származó idő­kímélő ötleteket gyűjtöttünk össze a papírmunkával kapcsolatban.

IDŐRABLÓ PAPÍRMUNKA

A túlzott papírmunka problémája rohamosan súlyosbodik:

• A legtöbb vállalkozásnál adminisztráció, azaz előkészítés, meg­írás, olvasás, értelmezés, iktatás és előkeresés tölti ki az összes munkaóra 50—70 %-át, s a helyzet tovább romlik.

• A lefűzött dokumentumok 75—85 %-ába többé bele sem pillan­tunk.

Sokan teleszórjuk asztalainkat papírral, ami rendszerint lelassult munkát, lekésett határidőket és korlátozott termelékenységet okoz. A kór gyógyításához nem az egész, csupán a szükségtelen papírerdő kiirtása a cél. Idetartoznak a szokásos kísérőlevelek, melyek csupán arról tájékoztatnak, hogy a címzett megkapta azt az iratot, amelyet éppen a kezében tart, de idetartoznak az önvédelemből készített em­lékeztetők, űrlapok, melyek másodszor is bekérik ugyanazt az infor­mációt, számítógéppel kiprintelt adatsorok, melyek külön értelme­zés nélkül hasznavehetetlenek, beszámolók, amiket soha senki nem olvas el, időközi kimutatások és útijelentések, ötvenoldalas regé­nyek olyanok számára, akik egyetlen lapnyi összegzést és ajánláso­kat igényelnének, a szokványos írásos javaslatok zöme, valamint a terjengős értékesítési célú levelek.

HOGYAN ÉS MIKOR INTÉZZÜK A PAPÍRMUNKÁT?

Legeredményesebb vezető beosztású ismerőseim néhány alapelvet követnek a papírok eltakarításában:

• Először is próbáljuk felszabadítani legjobb — értsd: energiában, tiszta gondolatokban leggazdagabb — perceinket az igazán fon­tos bejövő iratok kezelésére.

Ha van titkárnőnk, ügyviteli alkalmazottunk, aki képes a papí­

rok szortírozására (például azért, mert megtanítottuk rá), akkor kezdhetjük a napot a valóban létfontosságú anyagok átnézésé­vel, miközben egy pillantást sem vetünk a többire, ami később kerül sorra. Semmi értelme leghatékonyabb időszakunkat rutin­levelekre pocsékolni. Mindig fennáll a kísértés, hogy beletekint­sünk a jó és rossz vagy nem várt hírekbe, de a bagatell ügyek fel­emésztik kezdeti lendületünket.

• Ha elfoglaltságunk nem engedi, hogy a másodrendű iratokkal tö­rődjünk, titkárnőnkkel tetessük félre ezeket — lehetőleg el a sze­münk elől —, s egy csendesebb időszakban majd szentelhetünk nekik figyelmet.

• Amit más is elintézhet, azt irányítsuk át, így értékes perceket nyerhetünk.

OSZTÁLYOZÁS A SIKER ÉRDEKÉBEN

A fontos papírok kiválogatása után a Day-Timers azt tanácsolja, hogy minden tételnél tegyük fel a kérdést: Illik-e a terveinkbe? Ha nem, dobjuk el, csak azt mérlegeljük, járhat-e ez hátrányos követ­kezménnyel. Ha igen, akkor a következő kérdés: Miképpen illesz­kedik a terveinkbe? Ez már fogósabb. Nyilván nem akarunk órákig tipródni minden szál papíron, ezért soroljuk őket az alábbi három kategória valamelyikébe:

A) Intézendő: személyes intézkedést kívánó, vagy az illetékesre ki­szignálható anyag (például megbízás, számla, üzleti érdeklődés);

B) Elolvasandó: olyan információ, amelyet célszerű időpontban ér­demes megismerni (például szaksajtó, katalógus, belső jelentés);

C) Lefűzendő: későbbi forrásanyag (például személyi anyagok, adóelszámolások, jogi iratok).

Megjegyzés: Az A-iratcsomót tartsuk magunk előtt, az asztal köze­pén, a B- és C-paksamétát viszont megjelölve tegyük olyan helyre, ahol nem vonják el a figyelmünket. Tapasztalhatjuk majd, hogy gyakorlatilag a kezünkön átmenő valamennyi anyag e három kate­gória valamelyikébe tartozik. Amikor végignézzük az A-halmazt, emeljük ki mindazt, amit kiszignálhatónak találunk, és lássuk el egy Post-It cédulára írt utasítással, hacsak az ügy nem kíván személyes megbeszélést az érintett munkatárssal. Ötlet: Ha több alárendeltünk is van, mindegyiknek készítsünk névre szóló dossziét, és rögtön azokba tegyük a megfelelő tételeket.

65 64

Fontos: Azonnal szabaduljunk meg minden szükségtelen vagy nemkívánatos anyagtól, ami az asztalunkra keveredett. Ha egyszer­re csak egy nagyobb tétel fekszik előttünk, akkor semmi nem osztja meg a figyelmünket. A fölösleges rendetlenség megnehezíti, hogy munkánkra összpontosítsunk.

A P Ö T T Y M Ó D S Z E R

Ha ellenőrizni akarjuk papírkezelésünk hatékonyságát, próbáljuk ki a pöttymódszert! A Bernie Rooneytól származó alapötlet igen egy­szerű. Valahányszor felveszünk egy levelet, feljegyzést vagy más anyagot az íróasztalunkról, tegyünk egy pöttyöt a lap bal felső sar­kába. Egy-két nap után a kísérlet meglepő eredményre vezethet. Né­melyik papír úgy fest, mintha himlős lenne. Ebből láthatjuk, hogy beleestünk az időrabló papírturkálás hibájába. Rooney szerint:"Egy év alatt nyolc teljes napot takaríthatunk meg azokból a napi negye­dórákból, amit azzal vesztegetünk el, hogy (átlagban) tízszer nyú­lunk ugyanahhoz a papírhoz, mielőtt elintéznénk."

S Z Í N K Ó D O L Á S

Egy rendkívül elfoglalt főnök titkárnője, aki hetente levelek százait kezeli, olyan rendszert alakított ki, hogy minden bejövő küldeményt átfut, majd pirossal megjelöli a következők szerint: (1) továbbítandó a monogrammal jelzett munkatársnak, (2) válaszlevél diktálandó vagy (3) az utalás szerinti téma megvizsgálása után intézendő.

Egy állandóan utazó menedzser három levéldossziét használ. A pirosba kerülnek az azonnali figyelmet követelő anyagok; a na­rancssárga tartalmazza a másodrendűeket; a zöld pedig a tetszés szerinti időpontban elővehetőket. A három dosszié alapján mindig világosan látható a napi papírmunka állása.

Bármilyen időérzékeny rendszert honosítunk meg, fontos, hogy olyan metódust válasszunk, ami számunkra kényelmes, a legfonto­sabbat előtérbe helyezi, a kevésbé fontos dolgokat pedig máshová (például a papírkosárba).

66

A P A P Í R M U N K A M E G G Y O R S Í T Á S A E G Y L É P É S B E N

Sokan úgy érzik, hogy postájuk legalább 80 %-át első olvasásban megválaszolhatják. Állításuk szerint így minden darabot csak egy­szer kell kézbe venni. A levelek soha nem fogynak el, de azonnali elintézésük jelentős mértékben csökkenti a napi papíráradatot. Ve­gyük fontolóra az alábbi pontokat:

• Az eredeti levélre kézzel ráfirkantott megjegyzés, kiegészítve egy „Kézírásos válasz" vagy „Gyors válasz" feliratú bélyegzővel vezetői és titkárnői munkaidőt takarít meg, ráadásul gyorsabban visszajut az ügyintézésre váró feladóhoz. Amennyiben az eredeti példányt megtartjuk, akkor fénymásolatot küldjünk vissza.

• Ha kézzel írt jegyzetekkel kiegészíthető, saját formaleveleket szerkesztünk, azzal rengeteg időt takaríthatunk meg az ismétlődő jellegű kérdések és válaszok esetén. Amennyiben a levélsémákat nem érezzük megfelelőnek, fogalmazzunk sablonbekezdéseket, s a válaszhoz efféle instrukciókat adjunk titkárnőnknek: „Válasz: 2,4,7 bek". Rajta kívül senkinek sem kell tudnia, hogy a válasz­adásban sablonmódszert alkalmazunk. Fogalmazzuk meg úgy a rutinszövegeket, hogy ne tűnjenek annak!

D I K T A F O N O S V Á L A S Z O K

A diktálás eleve hasznos eszköz. Jómagam az alábbiak szerint alkal­mazom:

• Az első változatot minden fontos tételnél azonnal lediktálom, igyekszem minél inkább végleges szöveget alkotni. Információ­kérés esetén például lediktálom a választ, és utalok a kísérő anya­gokra. Ha az érdeklődés bonyolultabb kérdést érint, például va­lamilyen programot, akkor csak a főbb pontokat határozom meg, a többit későbbre hagyom. Ez felgyorsítja a gondolkodási folya­matot. Mihelyt az alap papírra került, jóval hatékonyabban tu­dom majd átnézni és továbbfejleszteni, mintha csak félretenném az anyagot, és később kezdenék tanakodni, hogy miként is vála­szoljak rá.

• Ahelyett, hogy egyszerűen „lepasszolnám" az anyagot, leírom saját gondolataimat, s úgy adom át munkatársaimnak, fölöttese-imnek vagy beosztottaimnak, továbbgondolásra serkentve őket.

67

• Mindig kioktatom titkárnőimet, hogy vegyék észre a legkisebb utalást is a kiegészítő anyagokra, amelyekre szükségem lehet, szedjék elő azokat az aktákból — sokszor más anyagokkal együtt, amelyek nekem elkerülték a figyelmemet —, s hozzák be a legépelt első változattal együtt. Így gyorsan elkészíthetem a végleges verziót.

KÉRJÜNK SZÓBELI BESZÁMOLÓT!

A papírfolyam elapasztására némelyik vezető hangkazettán számol­tatja be alárendeltjeit, amit bárhol és bármikor meghallgathat, így sok időt spórol. Az ilyen beszámolók igen fontos részleteket tartal­mazhatnak, például bemutathatják, mit és hogyan mondott az ügy­féljelölt.

Szóban hajlamosak vagyunk terjengősebben kifejezni magun­kat, mint írásban, az ilyen beszámolók mégis hamarabb elkészíthe­tők, és az említett részletek kulcsfontosságúak lehetnek. A hanghor­dozás és a hangsúlyok alapján sokkal tisztább képet nyerhetünk a helyzetről. Szükség esetén a hangszalagra rögzített anyag később legépelhető.

EGYÉB PAPÍRMUNKÁT CSÖKKENTŐ ÖTLETEK

• Vázlatok dupla sorközzel: Fontos papírmunka előkészítésekor írassuk a tervezetet másfélszeres vagy kétszeres sorközzel. Ez megkönnyíti az átszerkesztést, sokkal kevesebb idő és fáradság árán eszközölhetünk javításokat, betoldásokat. Ezek után a kor­szerű szövegszerkesztőkkel gyerekjáték módosítani, majd egy­szeres sorközzel kinyomtatni a szöveget.

• Táblázatok és diagramok: Számítógéppel a legkülönbözőbb táb­lázatok, grafikonok és más szemléltető elemek állíthatók elő, s ez több vizuális információ nyújtására ösztönöz a nem számító­géppel készülő anyagok összeállításánál is, ami rengeteg időt ta­karít meg az olvasó számára, de a szerzőnek is, hiszen ezáltal tö­mörebben fejezheti ki magát. A japánok írásuk bonyolultsága miatt tökélyre fejlesztették a táblázatos ábrázolást. Utóbbi vagy nem igényel fordítást, vagy igen egyszerűen lefordítható más nyelvre.

68

Kilencedik fejezet

Elmondani gyorsabb

Az előző fejezetben említettem, hogy a diktálás fontos időkímélő. Ezért az alábbiakban további ötletek és módszerek sorakoznak a diktafon használatához. A legtöbb menedzser rengeteget foglalko­zik tanulmányok, jelentések, elemzések és más írásos anyagok el­készítésével. Mindezek írásba foglalásához idő kell, másképp vi­szont gondolataink csak azután kezdhetnek el hasznot hozni ne­künk, hogy mások számára papírra vetettük őket.

Ügyes diktálással minden héten sok-sok percet takaríthatunk meg. Ehhez képest elképesztően sok vezető nem alkalmazza a mód­szert. Nézzünk csak körül az irodákban, sokhelyütt nem is találunk diktafont!

A modern diktafon a hatékonyság csodája: kicsi, kompakt, házon belül és kívül telefonon elérhető, a tetejébe hordozható (egyik-má­sik akkorka, mint egy cigarettás doboz).

Ha jól szervezzük munkánkat, és hatékonyan élünk a diktálás le­hetőségével, pusztán ezáltal megnyerhetjük azt a bizonyos napi egy többletórát. Tisztábban tarthatjuk íróasztalunkat és gondolatainkat egyaránt.

IDŐKÍMÉLŐ DIKTÁLÁSI MÓDSZEREK

A témával kapcsolatban átvettem néhány gondolatot a Streamlining Your Executive Workload (A vezetői terhek csökkentése) című könyvemből:

• A diktafon kiváltja a gyorsírást. A hangrögzítő eszköz segítségé­vel történő információátadás teljesen eltér a gyorsírónak való diktálástól. A gép állandóan nálunk lehet — az asztalon, a táská­ban vagy akár a zsebünkben. Az újfajta berendezések azt is lehe­tővé teszik, hogy telefonmellékünkön keresztül rábeszéljünk a központilag elhelyezett hangfelvevőre. Más rendszereknél a ve­zető asztalára állított mikrofon a másik irodában lévő titkárnő rögzítőjéhez csatlakozik. Nem kell várniuk egymásra, a főnök akkor diktál, amikor akar, az elvégzetlen munka nem gyülemlik föl.

• Nem kell lassítani. Akárhogy hadarunk, a gép mindent rögzít,

69

nem szól vissza, hogy: „Elnézést, nem értettem a mondat végét." Semmi sem szakítja félbe gondolatmenetünket.

• Könnyű a változtatás. Annyi szünetet tartunk, amennyi tetszik, és fesztelenül, mentegetőzés nélkül változtathatunk a szövegen. Egyszerűen rávesszük az eredetileg felvettre a módosítottat.

• Nincs feszültség. Nem ül mellettünk senki, aki feszült figyelem­mel lesné minden szavunkat. Jobban összpontosíthatunk, így gördülékenyebben fejezzük ki magunkat.

• A diktálás nincs helyhez és időhöz kötve. Hivatali időben vagy azt megelőzően, késő este, amikor minden csendes, autóban, re­pülőn vagy vonaton, szállodában vagy másutt — a diktafon gyor­sabban használható, mint egy jegyzettömb. A könnyen elröppe­nő gondolatok azonnal rögzíthetők.

LEVELEZÉS

A diktafont legtöbb használója elsősorban a levelezés eszközének tekinti. Az alábbi időkímélő ötletek erre a felhasználási módra vo­natkoznak:

1. Titkárnőnk bontsa fel és válogassa szét főbb csoportokba a postát és a beérkező jelentéseket!

2. Emeljük ki a legsürgősebb intézkedést igénylő papírokat! Gyor­san továbbítsuk azokat, amelyeket csupán kézjegyünkkel vagy rövid megjegyzéssel kell ellátnunk. Ha íróasztalunkon minden paksaméta laposabb, akkor nyugodtan foglalkozhatunk a legfon­tosabb dolgokkal.

3. Rögtön diktáljuk le a levéltervezeteket! Hiányzik valamilyen in­formáció? Akkor se vesztegessük az időt, csak jelezzük a helyet, ahova később majd beszúrjuk az adatokat. Az a lényeg, hogy amint elkészült az első változat, már megkezdődött az ügyinté­zés. A kevésbé fontos levelek diktálását hagyjuk „lomhább" idő­szakainkra.

4. A tervezeteket zöld vagy más színes papírra gépeltessük, így máris látható, hogy melyek a folyamatban lévő anyagok. Ha a to­vábbi munka másra hárul, akkor az eredetihez csatolva küldjük át saját tervezetünket, ahelyett, hogy időrabló megbeszélések ke­retében közölnénk észrevételeinket.

5. A diktálás végeztével az eredeti és a kísérő anyagokat a hangka­zettával együtt zárjuk egy dossziéba, így minden elkerül az asz­talunkról. Amikor a legépelt tervezeteket visszakapjuk, titkár­

nőnk külön kérés nélkül hozza be a bennük említett forrásanya­gokat is. Ezzel ismét időt takarítunk meg. Mialatt mi szorgalma­san dolgozunk, asszisztensünk is elvégezheti a munkáját.

6. Ha emlékeztető feljegyzések irkálása helyett rögtön lediktáljuk az első tervezetet, sokszor több közbülső lépcsőt iktatunk ki. Pél­dául ahelyett, hogy véleményeket kérnénk egy beérkezett javas­latról, a tervezetet továbbítjuk azoknak, akik kidolgozzák a konkrét részleteket.

7. Legyen szó levélről, jelentésről vagy tanulmányról, mindig töre­kedjünk egyből a lehető legközelebb jutni a végcélhoz. A végle­ges verzióig talán még módosítani kell egyet-mást, ezzel a mód­szerrel mégis világosabb, lényegre törőbb, átgondoltabb változa­tot alkothatunk néhány rövid perc alatt.

UTASÍTÁSOK DIKTÁLÁSA

Ha komplikált utasításokat kell kiadnunk, ne a telefonhoz, a házite­lefonhoz vagy a jegyzettömbhöz folyamodjunk, nyúljunk inkább a diktafon után! Eközben tartsuk észben az alábbiakat:

• Úgy szóljunk munkatársainkhoz, beosztott menedzserekhez, üz­letkötőkhöz, üzemvezetőkhöz, klubtagokhoz vagy másokhoz, mintha jelen lennének! Az elmondottakat leírathatjuk, de még gyorsabb, ha közvetlenül a kazettát küldjük el.

• A titkárnőnek szóló utasítást egyáltalán nem kell legépeltetni. Mi kiadjuk, ő végrehajtja.

• Ne szaporítsuk mások gondját, hadd ne kelljen találgatniuk, mit is akartunk mondani. Szalagra rögzített kijelentéseink nagyrészt papírra kerülnek majd. Ez egyértelműséget követel.

• Mivel a hivatalokban, vállalatoknál, társadalmi szervezetekben a feladatok legtöbbjének megvalósítása lépések egész sorából áll, jó ötlet cikkelyekre bontva részletezni a tennivalókat, melyeket így jobban átgondolhatunk. Miután megkaptuk a leírt tervezetet, sok esetben rögtön újabb, világosabb változatot diktálunk, meg­kímélve magunkat a javítás, átszerkesztés nyűgétől.

71 70

Tizedik fejezet

Titkárnők és más segítőtársak

Az időbeosztás, a fontossági sorrend kijelölése és a diktálás mellett ezernyi más feladat akad, amelyben a jó titkárnő mindenkinél na­gyobb segítséget nyújthat a vezetőnek, aki így hatékonyabban és ke­vesebb idő alatt birkózhat meg napi tennivalóival. A jó titkárnő nemcsak a mechanikus munka terheitől szabadít meg, hanem a spe­ciális ismereteket és képességeket igénylő tervezés és végrehajtás részletmozzanataival is elbíbelődik helyettünk.

Titkárnő helyett újabban egyre terjed az adminisztratív helyettes kifejezés, ami a munkakör felértékelődését jelzi. Az időérzékeny, olajozottan működő vezetés a menedzser és az asszisztens kölcsö­nös figyelme és megbecsülése révén valósul meg, igazi csapatmun­kát igényel: a telepátia határát súroló együttgondolkodási készséget, nagy adag türelmet és mindenekfelett a hatékony és eredményes munkavégzés iránti törekvést. Természetesen megköveteljük titkár­nőnktől, hogy intézze a postát, bonyolítsa telefonjainkat, gépeljen vagy használja a szövegszerkesztőt, fogadja a látogatókat, és végre­hajtsa a többi rutinfeladatot. Különben nem is alkalmaznánk. Ám, ha mindössze ennyit várunk tőle — vagy engedünk meg neki —, ak­kor nem látjuk tisztán, mire való a legkülönfélébb szakterületen te­vékenykedő menedzserek első számú segítőtársa.

Első csúcsvezetői titkárnőm, a néhai Peggy Rollason tíz eszten­deig dolgozott velem. Utóda, Shirley McGowan több mint húsz éve munkatársam. Mindketten mesteri szintre fejlődtek a legkülönbö­zőbb tevékenységekben, akárcsak Cathy Gallagher, aki négy év után saját gépíró- és szövegszerkesztő vállalkozásba fogott. Peggy, mielőtt fájdalmas búcsút kellett volna vennünk tőle, írt egy könyvet — elmondása szerint az én hatásomra —, The High Priced Secre-tary (Titkárnő a csúcson) címmel. Ez a maga nemében ma is kiemel­kedő mű, s ezúttal én kölcsönzök belőle néhány ötletet.

VIZSGÁLJUK MEG HOZZÁÁLLÁSUNKAT!

Ha szeretnénk a beérkező anyagok nyűgét vagy örömét mind na­gyobb mértékben titkárnőnkre áthárítani, hogy időnket azokra a pá­lyánkat egyengető teendőkre összpontosítsuk, amelyeket csak mi

tudunk elvégezni, álljunk meg egy percre, és gondolkozzunk el egy kicsit. Először is tegyük fel magunknak a következő kérdéseket:

1. Készen állunk-e arra, hogy ne csak több felelősséget ruházzunk titkárnőnkre, hanem hagyjuk azt is, hogy a maga módján fejlőd­jék, számos döntést hozzon, és önállóan végezze feladatait? Meglepően sok v e z e t ő — különösen a kevésbé tapasztaltak és tá­jékozottak — számára nehéz dió ez.

2. Segítséget nyújtunk-e a hatékony munkarend kialakításában, amely a túlterheltség érzése nélkül lehetővé teszi a többletfela­datok végrehajtását? Ha a legváratlanabb pillanatokban jut eszünkbe diktálni (egyszerre mindig csak egy levelet), engedjük, hogy bárki bármikor zavarjon, s az alkalmatlankodó telefonhívá­sok fontosabbak számunkra munkatársunknál, akkor lehetetlen­né tesszük, hogy titkárnőnk bármiféle hatékony, időtakarékos napirendet alakítson ki, illetve ahhoz ragaszkodjék.

3. Hagyjuk-e, hogy titkárunk vagy titkárnőnk ugyanúgy fontossági sorrendbe szervezze teendőit, ahogy mi tesszük? Nem minden feladatot lehet abban a pillanatban vagy akár aznap elvégezni, amikor felmerül. A rugalmasság a legfontosabb feszültségoldó tényező. Ha felfogjuk, hogy azért még nem megy tönkre a cég, mert nem megy ki minden jelentés vagy levél még ma este, és egyik-másik érdeklődésre nem rohanunk azonnal válaszolni, ak­kor élvezetté változtatjuk beosztottunk munkáját.

4. Osztozunk-e a dicsőségben? Aki maga akar learatni minden ba­bért sikeresen vezetett vállalata miatt, hamarosan arra ébred, hogy nincs is vállalata. Lássuk tehát, miképpen nyernek időt egyes elfoglalt emberek azáltal, hogy hatékonyan együttműköd­nek asszisztensükkel!

KAPCSOLATÉPÍTÉS

Hogyan fejleszthetjük a legmagasabb szintre ezt a létfontosságú munkatársi viszonyt? Minden emberi kapcsolat kész művészet, de az alábbiakban néhány konkrét ötletet olvashatunk, melyek számos titkárnő véleményén alapulnak:

• Minden reggel tartsunk rövid megbeszélést! Tájékozódjunk, mi módon segíthetne titkárnőnk, hogy még többet végezhessünk. Ha eddigi kapcsolatunk a „Tegye, amit mondtam, de gyorsan!" jegyében alakult, munkatársunk azt hiheti, hogy elégedetlenek

73 72

vagyunk eddigi munkatempójával, vagy — ami még rosszabb — hogy neheztelünk rá. Nyugtassuk meg, hogy nem erről van szó, és indítványozzuk az összes feladat együttes áttekintését.

• Bátorítsuk titkárnőnket feladatvállalásra! Engedjük át neki az előzetes anyaggyűjtést, vagy akár egész feladatokat is. Ha még új a cégnél, fiatal vagy gyakorlatlan, esetleg némi időbe telik, míg megérti, hogy kezdeményezőkészséget várunk tőle a minél gyorsabb munkavégzés érdekében.

• Bővítsük ki felelősségi körét! Eközben mindig tegyük világossá, hogy folyamatos tájékoztatást kérünk. Sok vezetői titkárnő nem­csak főnöke napirendjét tartja számon, hanem ugyanakkor a sa­játját is beterjeszti elé jóváhagyásra.

• Használjuk ki erősségeit! Ismerjük meg titkárnőnk legerősebb és leggyengébb pontjait, ne várjunk hibátlan csodalényt! Hagyat­kozzunk kiváló adottságaira, és igyekezzünk javítani fogyaté­kosságain.

• Fogadjunk el javaslatokat munkatársainktól! Egy-egy új néző­pont sokszor teljesen új megvilágításba helyezheti a problémát. Ellenkező irányú előny: Az a titkárnő, akinek véleményét tiszte­letben tartják, sokkal inkább hallgat a főnökére, amikor az az ő munkáját bírálja.

• Támogassuk titkárnőnket! Ha hibát ejtett, álljunk ki assziszten­sünk mellett! A köszönet nem marad el. Egy ilyen gesztus több eredményre vezet akárhány fejmosásnál. Ráadásul ugyanaz a hi­ba valószínűleg nem fog többé előfordulni.

• Négyszemközt rójuk meg! Ez az előbbi javaslat közvetlen folyo­mánya; különösen akkor fontos, ha a titkárnő képviseli szemé­lyünket a cég más dolgozói előtt. A hibákat megbeszélhetjük diszkréten, anélkül, hogy aláásnánk tekintélyünket.

• Bízzunk a munkájában! Semmi sem lehangolóbb egy titkárnő számára, mint megtudni, hogy a főnök suba alatt egy másik asszisztensnek adott megbízásokat.

• Hadd tudja a titkárnő, mit várunk tőle! Egyértelműen tisztázzuk vele az ebéd- és kávészünet vagy a műszakvégzés idejét. A meg­értőkapcsolatot aláássa, ha előzetes bejelentés nélkül túlórázásra kényszerítjük egy estébe nyúló tárgyalás miatt. A figyelmesség figyelmességet szül.

• Engedjünk teret az intuícióinak! Titkárnőnk úgynevezett megér­zései nagyrészt abból táplálkoznak, hogy jártában-keltében sok

olyasmit is meghall, amit a mi radarunk nem észlel, s informácóit egymáshoz illesztve hathatósan egészíti ki a mieinket. Nem kell leragadni a hivatali pletykáknál, de az sem helyes, ha teljesen fi­gyelmen kívül hagyjuk őket.

• Használjuk ki titkárnőnk rendszeretetét! Ez gördülékenyebbé te­heti munkánkat. Ha asszisztensünk nem eleve pedáns, akkor ma­gunk mutassunk példát azzal, hogy megszüntetjük a saját íróasz­talunkon uralkodó zűrzavart, s meglátjuk, hogy ezt sokkal in­kább követni fogja, mint intelmeinket. Ha kiderül, hogy nem va­gyunk jobbak, mint a filmről ismert furcsa pár — nos, akkor nem tudom, mi a megoldás.

• Tanítsuk meg titkárnőnket, hogy tartsa nyitva a szemét! Biztas­suk arra, hogy olvassa a szaksajtót, tekintettel a mi szakmai és személyes érdeklődésünkre. Az általa gyűjtött információkat re­mekül felhasználhatjuk jelentésekben, levelekben, beszédekben stb.

• Ne veszítsük el humorérzékünket! Még a leghatékonyabb vezető­nek — és titkárnőnek — is lehet időnként rossz napja. Tanuljunk meg nevetni — együtt vagy külön — a fura mozzanatokon! Sok titkárnő és adminisztratív segéderő számára ez a legjobb feszült­ségoldó.

ELÉRHETŐSÉG ÉS IDŐPONT-EGYEZTETÉS

Sok ügyvezető igazgató csak a legfontosabb ügyfeleivel vagy mun­katársaival beszéli meg személyesen a találkozók időpontjait, a töb­bi egyeztetőmunkát titkárnőjére hagyja. Utóbbi nem önhatalmúlag intézkedik, a programot végül is főnöke hagyja jóvá. Némelyik csúcsvezető két személyi titkárnőt tart, az egyik a gépelést, iktatást és egyéb, többé-kevésbé rutin jellegű, hagyományos ügyviteli fel­adatot látja el, a másik pedig segít jobban beosztani az idejét, egy­részt ügyel a megbeszélt programokra, másrészt bizonyos esetekben helyettesíti, például olyankor, ha valakitől információt akar kérni, vagy egyéb célból kell tárgyalnia, de személy szerint nem ér rá.

Ez a helyzet Allen Rosenshine-nal, az Omnicon reklámügynök­ség vezetőjével, aki ekképp nyilatkozott Fred Worthynek a Fortune magazinban: „Semmit nem rágok a titkárnőm szájába. Röviden fel­vázolom, mit akarok megtudni, és ráhagyom, hogy utánajárjon, vál­lalva a kockázatot, hogy esetleg nem kapok meg minden informáci­ót."

75 74

Némelyik csúcsvezető azt állítja, hogy asszisztense szinte egy­maga dönti el, kit mikor enged be hozzá, tudja, ki mehet be azonnal, ki várhat, kit kell máshoz irányítania. Ekkora felelősség-átruházás persze visszafelé is elsülhet, ezért különös körültekintést kíván.

SZÁNJUNK IDŐT A BETANÍTÁSRA!

A titkárnőnek is meg kell tanulnia valahonnan, miképp segíthet ha­tékonnyá tenni időbeosztásunkat. Ez kezdetben maga is időbefekte­tést igényel, jelenti ki Andrew S. Gove a Working Womariben, majd hozzáteszi:

A betanításra fordított idő megtérül. Titkárnőnknek először is azt kell megértenie, mivel és miért foglalkozunk, hogy azután hathatós segítséget nyújthasson. Ne álljunk meg a szokásos felszínes ismerkedésnél, minden reggel tekintsük át a napot, hetenként egyszer beszéljük meg az elmúlt héten történteket és azt, hogy mi várható a következő hétre. Ezáltal mélyítsük el titkárnőnk szakmai ismereteit, és könnyítsük meg, hogy segít­hessen nekünk. Ennél hasznosabb idő- és energiabefektetés talán nincs is. A megtakarított percekben és órákban kamato­zik majd.

TANULJUNK EGYMÁSTÓL!

A kölcsönös oktatásnál megszívlelendők az alábbiak:

• Vegyük fel a legjobbat, aki a legjobb fizetésért a legjobbat nyújt-Ja!

• Ösztönözzünk mindenkit arra, hogy titkárnőnkhöz forduljanak olyan ügyekben, amelyeket ő is el tud intézni!

• Kérdezzük meg, mit tudna elvégezni helyettünk — hogy jobban kihasználhassuk az időnket!

• Ne sajnáljuk az oktatásra szánt időt, megfelelő visszajelzéssel buzdítsunk kezdeményezésre!

EGYÉB IDŐKÍMÉLŐ ÖTLETEK A TITKÁRNŐVEL KAPCSOLATBAN

• Délelőtti és délutáni megbeszéléseinket ütemezzük be fix idő­pontra! Így máskor mindketten zavartalanul végezhetjük többi munkánkat. Ezeket az együttléteket vegyük ugyanolyan komo­

lyan, mint bármely más programpontot, ne halasszuk el folyton arra való hivatkozással, hogy „valami fontosabb merült fel"!

• Ne rángassuk be folyton titkárnőnket! Emlékeztető feljegyzése­inket gyűjtsük össze a menedzsernaptárban, és egyszerre adjuk ki utasításainkat — ezek legtöbbje várhat egy kicsit. Ha valami­ről nem igénylünk azonnali tájékoztatást javasoljunk hasonló el­járást titkárnőnknek is.

• Informáljuk naprakészen titkárnőnket! Rendszeresen ismertes­sük vele az osztályon történt változásokat, a folyamatban lévő programokat, a másoknak adott megbízásokat, kikölcsönzött ügyiratokat, a telefonon intézett ügyeket stb.

• A folyó ügyek dossziéi legyenek külön fiókban, a kezünk ügyé­ben, hogy ne kelljen folyton a titkárnőt ugráltatni. Ha valamit le­zártunk, az anyagát adjuk át lerakásra.

• A hetente, kéthetente vagy havonta ismétlődő feladatok adatait vezessük egy dossziéban! Így nem kell az utolsó pillanatban kap­kodni utánuk, amikor esedékes a következő beszámoló.

• A lehető legtöbb levélre titkárnőnk válaszoljon! Az ügyesebbje a postával együtt már a válaszokat is behozza aláírásra, vagy egy szóbeli igen, nem, illetve talán alapjában nekünk tetsző formába önti a szöveget — anélkül, hogy bő lére eresztené.

• Jó néhány rutinfeladatot illetően ruházzunk teljes felelősséget titkárnőnkre! Bizonyos ügyekben fordulhatnak közvetlenül hoz­zánk, kivált, ha beosztottaink ismerik a hatásköröket. Egyébként viszont időpazarlás azt bizonygatni, hogy asszisztensünk is el tud járni helyettünk. Magabiztos, nyugodt fellépéssel a látogatók zö­me meggyőzhető, hogy a titkárnőnél gyorsabban meghallgatásra találnak.

• Ismerjük meg az új módszereket, anyagokat és irodai felszerelé­seket! Ez megkönnyíti mindkettőnk munkáját. Minek is ragasz­kodnánk puszta megszokásból a régi, beidegződött gyakorlat­hoz?

• Állítsunk össze asszisztensünknek kézikönyvtárat! Ez hasznos időkímélő.

• Csatlakoztassuk titkárnőnket valami szakmai szervezethez, hogy lépést tartson a fejlődéssel! Különféle országos és nemzetközi szervezetek léteznek.

• Írassuk be szakterületünknek megfelelő tanfolyamra, előadásso­rozatra! Vegyük számba a rendelkezésre álló felnőttoktatási le­hetőségeket.

77 76

• Időnként szabadítsuk ki az irodából! Ha egy napra tudjuk nélkü­lözni, jót tehet egy kis vidéki kiküldetés, például valamilyen anyaggyűjtési feladattal. Ezalatt mi is elintézhetjük fontos házon kívüli teendőinket.

• Olvastassuk el vele ezt a könyvet! Azután ne csodálkozzunk, ha még jobb időkímélő ötletekkel áll elő.

Soha ne feledkezzünk el arról a szóról, ami további munkálkodásra buzdít, és javítja a munkahelyi légkört — köszönöm! Egy különö­sen zaklatott nap után, melynek minden percét maximálisan kihasz­náltuk, vagy amely a számtalan zavaró tényező ellenére hihetetlenül eredményesre sikerült, adjuk titkárnőnk tudtára, mennyit nyertünk időben és más tekintetben a segítségével.

GONDOLATOK A TITKÁRNŐ SZÁMÁRA

A vezető pozíciókat betöltött New York-i Phillip Diminna tippjei: Készletek: Mindig tartalékoljunk fogyóeszközöket! Fontos, sür­

gős munkák végrehajtásánál rengeteg időt takarítunk meg, ha nem a hajtás kellős közepén merül ki a készlet. A néha hiábavaló keres­gélés miatt kellemetlen időveszteséget szenvedhetünk.

Írógéphez vagy nyomtatóhoz való festékkazetta, illetve -patron, ragasztószalag, fűzőgépkapocs mindig legyen az íróasztalfiókunk­ban. Ha netán megcsappanna, vagy esetleg teljesen kifogyna az iro­dai készlet, ehhez a vésztartalékhoz nyúlhatunk.

Ne feledkezzünk meg a floppylemezről, üres diktafonkazettáról, tartalék fejhallgatóról a diktafonhoz (hátha tönkremegy a régi) stb. Műszak végén mindig ellenőrizzük íróasztalunkat. A legjobb ilyen­kor felmérni a készleteket, hogy ne másnap reggel kelljen erre pa­zarolni a drága perceket.

Posta: Gondosan térképezzünk fel minden postai szolgáltatást, amelyekkel időt és pénzt takaríthatunk meg cégünknek!

78

Tizenegyedik fejezet

Csak semmi fax-ni!

Az írásos adattovábbítás eszköze egyre inkább a távmásoló, azaz te­lefax, amely egy évtized leforgása alatt nehézkes és viszonylag drá­ga kommunikációs csatornából könnyen beszerezhető, egyszerűen használható, magánszemélyek és mikrovállalkozások számára is megfizethető módszerré vált. Ha megtanuljuk hatékonyan működ­tetni, sok időt takaríthatunk meg vele.

Kényelmessége nagyrészt magyarázza jelenlegi népszerűségét és gyors elterjedését. Szolgáltatásai egyre bővülnek. „Egyes távmá­solók ma már előre beprogramozhatók — árulja el Kevin Shea, a Xerox faxértékesítési hálózatáért felelős alelnöke —, úgyhogy egy érintésérzékeny képernyőn egyszerűen rábökünk egy névjegyzékre, fényképsorozatra, térképre, és a gép az így kijelölt lista szerint to­vábbítja az iratot."

John Lemke, a Fujitsu marketingalelnöke így beszél: „Rövid tá­von sok cég új faxolási megoldásokat keres, céljuk a maximális ki­használás és az átviteli költségek leszorítása, emellett a régebbi és az újabban kifejlesztett gépek kombinálásával igazán hatékony al­kalmazásokat igyekeznek kitalálni. A faxhasználat terjedésével mindinkább lehetővé válik a rendszerszerű megközelítés. Az érin­tett termékek és szolgáltatások előállítói folyamatosan növekvő sze­repet játszanak a folyamatban."

HASZNÁLJUK A FAXOT IDŐMEGTAKARÍTÁSRA!

A fax ma már nem a nagy irodák kiváltsága; egyre több kisvállalat­nál, magánvállalkozónál és családi otthonban található meg. Szá­mos lehetőséget kínál az időmegtakarításra, egyebek között az aláb­biakat:

• Azonnal kézbesítés: A hívott fél bejelentkezik, és kész. • Tömörség: A legtöbb fax rövid és velős — gyorsabban megszer­

keszthető, s nagyobb valószínűséggel olvassák el azonnal, amit mihamarabb válasz is követ, ha vesszük a fáradságot, és úgy fo­galmazzuk meg mondanivalónkat, hogy könnyű legyen felelni rá. Az előző fejezetekben részletezett írási és kommunikációs öt­leteket garmadával alkalmazhatjuk a faxolásnál.

79

• Sok címzett: Ugyanazt a faxot egyidejűleg egy egész sor ember­nek küldhetjük el — ennek csak gépünk kapacitása szab határt.

• Késleltetett átvitel: Ez lehetővé teszi, hogy az előre betáplált üze­netet a kedvezményes tarifájú időszakban adjuk le.

• Automatikus lapadagoló: Egyes modellek akár harminc A4-es méretű lapot is képesek befogadni, vételkor pedig minden lap vé­gén automatikusan elvágják a papírtekercset. A feladó visszajel­zést kap az átvitel megtörténtéről, így megbizonyosodhat arról, hogy az sikeres volt-e, vagy sem.

• Fogadómemória: Húsz oldalnyi információ tárolása szavatolja, hogy akkor se vesszen el a bejövő információ, ha épp kifogy a gépből a papír.

• Kimenő üzenet és fax távkapcsoló: A programozható, tizenkét másodperces kimenő üzenet tájékoztatja a hívókat, hogy telefo­nunk fax üzemmódban van. A hívó fél hangjára a készülék auto­matikusan átvált, így lehet rajta beszélni is.

EGY GÉP — TÖBB FUNKCIÓ

Már kaphatók olyan készülékek, melyek személyi számítógéppel összekapcsolva, kiváló minőségű szoftver irányítása alatt egyszerre töltik be a telefon, üzenetrögzítő, fax, fénymásoló, nyomtató és lap­olvasó („magyarul" szkenner) szerepét, mindezt gombnyomásra és elérhető áron.

Adatbázisunk frissítése közben faxolhatunk, beszélgethetünk egy ügyféllel, mialatt szemléltető ábrát tervezünk stb. — s még csak el sem kell mozdulnunk íróasztalunktól.

A FAXMODEM

Amennyiben a nap egy részében számítógéppel dolgozunk, és leve­lezést bonyolítunk, vegyük fontolóra a faxmodemek számottevő előnyeit. Egy levél kinyomtatása, aláírása, borítékolása, felbélyeg­zése és postázása meglehetősen időrabló — ha mindez csak öt per­cet vesz igénybe, tizenkét küldemény esetén az is naponta egy egész óra. Sokkal inkább megéri beszerezni egy jó minőségű faxmode­met, amely a megírás pillanatában továbbítja, illetve a fax memóriá­jába táplálja üzenetünket. A bejövő faxok is fogadhatók a számító­gépben.

80

FAXMODEM-KÁRTYA

Notebook vásárlásakor ne feledkezzünk meg róla, hogy ma már sok modellnél választható extra a faxmodem-kártya. Tízezer forint nagyságrendű többletbefektetés ellenében így bárhol leadhatunk és fogadhatunk faxot, ahol találunk telefoncsatlakozást.

A mobilfaxolás netovábbjaként notebookunkkal némely mobil­telefonhoz is kapcsolódhatunk, bár a faxolásnak ez a módja sokszor elég lassú, következésképpen drága. A faxmodem elérési lehetősé­get jelent sokféle információs és üzenetfelvevő szolgáltatáshoz, to­vábbá a postai telexközponthoz és saját irodai személyi számítógé­pünkhöz vagy számítógép-hálózatunkhoz (feltéve, hogy az iroda is rendelkezik modemmel).

ÚJSÁG FAXON

Számos cég információi, díjszabások, katalógusok, prospektusok, menetrendek, utazási ajánlatok, sőt még egyes újságok is lekérhetők faxon. Egyes esetekben a hívásra géphang jelentkezik, s az általa megadott számok lenyomásával több lehetőség közül választhatjuk ki a bennünket érdeklő adatokat.

Tizenkettedik fejezet

Elektronikus posta

A faxolás általában egyedi módszer: egy küldőtől egy vagy több fo­gadó felé irányul. A nagybani üzenetküldőknél vagy -fogadóknál — nagyvállalatoknál, ügynökségeknél stb. — azonban a kicserélt in­formációk puszta tömege annyi időt igényel, ami újfajta rendszerek kifejlesztését és ezek szolgáltatásainak állandó bővítését követeli.

Nézzük például jelenlegi telefonálási szokásainkat. Egyetlen be­szélgetés lefolytatásához nemegyszer négy-öt menetnyi telefonos »,pingpongozás" szükséges. Ira Meyer így ír erről a The Electronic Mailbox (Az elektronikus postaláda) lapjain: „Az első hívást A kez­deményezi, de B titkárnőjétől megtudja, hogy a főnök értekezik. Amikor B visszahívja, azt a felvilágosítást kapja, hogy A pillanat­nyilag nem elérhető. A következő alkalommal B jár házon kívül.

81

Még két-három próbálkozás után egy kis szerencsével megvalósul az áhított beszélgetés." Ilyesmi Meyer szerint megesik azonos épü­leten belül vagy a kontinens két végén, esetleg az óceán két oldalán elhelyezkedő irodák között. Amint időzónákat lépünk át, a helyzet tovább súlyosbodik.

Meyer leszögezi, hogy az elektronikus posta — azaz az E-mail és a hangposta — fontos időmegtakarító tényezővé vált az effajta problémák leküzdésében. Tárcsázzuk a számot, az automata fogad­ja a hívást, s bárhonnét bármikor hosszú, hangos üzenetet hagyha­tunk. A címzettnek nem is kell ott lennie, s ráér a számára megfelelő időpontban foglalkozni az üzenettel. A válasz hasonlóképpen bo­nyolódik, a feleletként küldött üzenet az illető hangpostafiókjába jut, ahol felhasználásáig türelmesen pihen. A rendszer fejlettségétől és a felhasználók igényeitől függően az érdekeltek valamiféle jel­zést kaphatnak az üzenet beérkeztéről. A tömegessé válás nyomán az időegységenkénti díj alacsony, s a kényelmes módszer piaca egy­re bővül, állítja Meyer.

A helyi vagy távhálózatra kapcsolt személyi számítógépek robbanásszerű sokasodásának folytatódásával az elektronikus posta írott formáját, az E-mailt is birtokba vették a nagyvállalatok után az egyéni felhasználók, ahogyan az a fax esetében történt.

Az elektronikus üzenethagyás módszerével élhetünk magánem­berként vagy egy cég alkalmazottjaként, mely utóbbi esetben az üzembe vétel vállalati döntés kérdése. Magánosok vagy kisvállalko­zók, amennyiben helyzetük megengedi, hogy foglalkozzanak ezzel a kérdéssel, fontolják meg, hogy tevékenységükben mennyire hasz­nosíthatók az új technikai megoldások.

IDŐMEGTAKARÍTÁS ELEKTRONIKUS POSTÁVAL

Hívó félként az alábbiakra ügyeljünk:

• Üzenetünk legyen rövid és lényegre törő!

• Közöljük a konkrét válaszhoz szükséges adatokat, és kérjünk mi­hamarabbi választ!

• Ha visszahívást kérünk, közöljük, mikor vagyunk elérhetők!

• Ha E-mailválaszt kérünk, közöljük, mikor ellenőrizzük postafió­kunkat!

Fogadó félként a következőkre ügyeljünk:

• Akkor hívjuk postafiókunkat, amikor van időnk az üzenetek el­olvasására!

• A dolog fontosságától és sürgősségétől függő gyorsasággal vála­szoljunk!

TÖBBSZÖRÖS ÜZENETHAGYÁS

A hangposta és az E-mail révén a hálózatra kapcsolt címzettek egész csoportjának küldhetjük egyidejűleg ugyanazt a szóbeli, illet­ve írott üzenetet. Ezáltal magától értetődően kiküszöböljük a máso­latok készítésére és elküldésére fordított időt. Ugyanígy a begyűjtött válaszokat is egyszerre hallgathatjuk meg, vagy olvashatjuk el egy későbbi időpontban. A csökkenő költségek, az idő- és energiameg­takarítás mind népszerűbbé teszi ezeket a rendszereket.

TEGYÜK KÖNNYEN HASZNÁLHATÓVÁ HANGPOSTAFIÓKUNKAT!

Nancy Friedman St. Louis-i „telefondoktor" megállapítja, hogy az automatikus üzenetrögzítés vagy hangposta széles körűvé válása nyomán az alapvetően energiamegtakarítónak tekintett módszer használata és hatékonysága parázs viták forrása lett.

Az elégedetlen vélemények ellenére Friedman asszony kitart amellett, hogy az automatikus üzenetfelvevő rendszerek segítik az idő kihasználását és növelik a termelékenységet, csak el kell sajátí­tanunk megfelelő használatukat. Mint megjegyzi: „A hangposta­szolgáltatás statisztikai adatai szerint az üzleti célú telefonhívások felében csupán egyirányú információátadás történik, ami feles­legessé teszi a közvetlen beszédkapcsolatot. Az üzleti hívások het­venöt százaléka az első kísérletre semmi eredményt sem hoz, csu­pán a közismert oda-vissza pingpongozást indítja el. A hangposta elleni zúgolódás dacára komoly okok magyarázzák, hogy oly sok vállalat vásárol ilyen rendszereket." A következőkben Friedman tippjei olvashatók azzal kapcsolatban, hogy miként tehetjük fel­használóbaráttá és produktívvá a hangpostát.

• Kimenő üzenetünket saját hangunkon rögzítsük, közölve nevün­ket és részlegünket! Például: „Ön Lantos Karola hangpostafiók­ját hívta az Értékesítési osztályon."

• Fogalmazzunk személyes, informatív stílusban! Kerüljük a „Je­lenleg nem vagyok elérhető' típusú szövegeket. Jobban hangzik

83 82

a következő: „Háromig értékesítési értekezleten vagyok. Ha azonnali felvilágosítást igényel, a titkárnőmet elérheti a négy­negyvenötös melléken, vagy a nulla gomb megnyomása után be­szélhet a telefonközponttal." Az efféle üzenetet viszont állandó­an frissíteni kell.

• Tudassuk a hívóval, hogy visszahallgatjuk az üzeneteket! „Ké­rem, hagyjon üzenetet! Rögzítőmet gyakran ellenőrzöm." A leg­többen megfogadják a tanácsot, ha úgy érzik, hogy rendszeres időközökben visszahallgatják az üzeneteket.

• Gyakoroljuk a kimenő" üzenet beolvasását, amíg hangunk termé­szetesen nem cseng! Ne érződjék az olvasás, viszont mosolyog­junk beszéd közben. Senki sem áll szóba egy rideg masinával.

• Mielőtt szabadságra megyünk, feltétlenül cseréljük le a kimenő üzenetet! Üzletkötők már sok fontos ügyfelet veszítettek el, mert hetekig nem hívták vissza őket.

• Minden üzenethagyót hívjunk vagy hívassunk vissza! Különben nem sokat ér a rendszer.

• A rendszer bevezetése után fontosabb üzletfeleinket tájékoz­tassuk erről! Rokonszenvkeltő gesztus egy rövid, személyre szó­ló levél, mely rögzíti a változás tényét, és tájékoztat az üzenetha­gyás módjáról.

HOGYAN HASZNÁLJUK MÁSOK HANGPOSTÁJÁT?

Erre nézvést Friedman asszony a következőket tanácsolja:

• A legtöbb rendszer lehetővé teszi a kimenő üzenet átugrását. A nulla gomb lenyomásával a hívó azonnal összeköttetésbe kerül a telefonközpontossal. A gyakran előforduló mellékek számát ír­juk fel magunknak, hogy legközelebb rögtön beüthessük a meg­felelőt.

• Ha a hívott személy helyett a gép válaszol, hagyjunk részletes, teljes üzenetet! Használjunk ki minden hívást! Jelöljük meg a kért információt, így a másik fél felkészülten hívhat vissza ben­nünket.

• Csigavér! Bármilyen bosszantó kezdeti tapasztalatokat szerzünk is egyes rendszerekkel, ne felejtsük el, végül mindenki leküzdi fogyatékosságait.

• Tanuljunk mások hibáiból! Jegyezzük fel, ami más cégek hang­postájában felingerelt! Figyeljünk az ügyes kimenő üzenetekre! Törekedjünk a lehető leginkább felhasználóbaráttá tenni saját cé­

günk üzenetrögzítő rendszerét, és mindennap sok-sok percet nyerünk majd.

A HANGOS ÜZENETEK EGYÉB ELŐNYEI

A hangposta használói hamar észrevehetik, hogy ez az eszköz a fen­tieken kívül az alábbi okokból is hatékony időmegtakarító:

• Általa gyorsabban és pontosabban hagyhatunk üzenetet, mintha a vonal végén valaki egy cetlire firkantaná a mondottakat — így kevesebb lesz a visszahívást igénylő kérdés.

• Illetéktelenek nem ismerhetik meg az üzenetet. • A hívások rövidebbek. A hangpostánál az emberek nem locsog­

nak, az üzletre szorítkoznak. • Nem zavarnak az időzónák, nem korlátoz a 9-től 5-ig tartó mun­

kaidő. A távolságok növekedtével ez egyre nagyobb előny. • Megszűnik az üzenetirkálás. A titkárnők produktívabb felada­

tokkal foglalkozhatnak. • Kevesebb a „csipogtatás". Ha valakit a személyhívóján keresztül

próbálunk elérni, akkor meg kell várnunk, míg telefonközeibe jut, és bejelentkezik, illetve visszahív bennünket. Egyébként a hangposta is összekapcsolható személyhívórendszerrel, amely úgy programozható, hogy a „csipogó" hangjelzést adjon, vala­hányszor az illetőhangpostafiókjába üzenet érkezett. A hívott fél akkor tárcsázza a hangpostát, amikor ráér visszajátszani üzene­teit.

E-MAIL MAGÁNSZEMÉLYEKNEK

Az E-mail lehetővé teszi, hogy távolságtól és időzónától függetle­nül, a nap huszonnégy órájában írásos üzeneteket küldjünk és fo­gadjunk, közvetlenül személyi számítógépünkön. A rendszer tagjai a megfelelő szoftver segítségével címjegyzéket hozhatnak létre, melynek révén a leírt szöveget egyetlen mozdulattal továbbíthatják a kiválasztott személy vagy cég elektronikus címére.

Ma már lehetséges az üzenetküldés az E-mail- és az Internet-szolgáltatások előfizetői, a telex- vagy faxtulajdonosok között is.

85 84

Tizenharmadik fejezet

Sok kéz, hamar kész

Van egy anekdota a fiatal menedzserjelöltről, aki személyzeti veze­tőnek jelentkezik, s megkérdik tőle, korábban milyen munkakörö­ket töltött be.

— Elvégző voltam, kérem — felelte. — Elvégző? Hát az meg mi? — Hát, kérem, amikor a főnököm valamit el akart végeztetni, ki­

szignálta a gazdasági igazgatónak. A gazdasági igazgató a főköny­velőre osztotta a munkát, az meg a pénzügyi csoportvezetőre. A cso­portvezető pedig kiadta nekem.

— Na, és mi történt azután? — Mivel én senkinek sem tudtam kiadni, elvégeztem a feladatot. Még számtalan történetet lehet találni a rosszul értelmezett fel­

adatkiosztással kapcsolatban. A közkeletű hiedelmeket félretéve, a hatáskörök átruházása

ugyancsak fontos eleme a percek, órák, napok és hónapok megtaka­rításának.

Az átruházás alapelve egyszerűnek tűnhet, gyakran mégis bo­nyolulttá teszi az, hogy a világ legkomplikáltabb és legérzékenyebb műszerével, az emberi elmével áll összefüggésben. Márpedig — mint mindannyian tudjuk — az embereknél egy meg egy nem fel­tétlenül kettő.

A széles körű feladatátruházás talán a legnehezebb dolog, amivel a felfelé törekvő vezetőknek foglalkozniuk kell. Ez különösen igaz a magánvállalkozásokra. A csapatépítés közben arra kell buzdíta­nunk másokat, hogy a mi pénzünket veszélyeztetve merjék vállalni a tévedés kockázatát; másképp sohasem nőnek fel a feladathoz. Egy ízben megkérdeztem C. R. Smitht, az American Airlines légitársa­ság elnökét, mi az a döntő lépés, ami valóban elindította a fölfelé vezető úton. A következőt válaszolta:

Amikor az első asszisztensem munkába állt, szinte bármit csi­nált, elégedetlen voltam. Annyi ideig tartott, amíg elmagya­ráztam, mit akarok, és amíg fele olyan jól elvégezte, mint én tudtam volna, hogy úgy láttam, több időt vesztettem az egésszel, mint nyertem. Egyszer azután rádöbbentem, hogy

ameddig tevékenységem arra korlátozódik, amit én magam végrehajtok, akkor folyton időhiányban fogok vergődni, és nem számíthatok komolyabb előrehaladásra. Így hát arra összpontosítottam, hogy megfelelő munkatársakat találjak, és betanítsam őket. Szorgalmas és rátermett embereket keres­tem, még ha nem pontosan úgy dolgoztak is, mint én. Minden segítő kéz és kiképzett elme hozzájárult, hogy magam is to­vábbfejlődjek, és előbbre jussak.

A ranglétrán fölfelé haladva nem könnyű leszokni arról, ami az adott pozícióba juttatott bennünket. Ha azonban akár tudat alatt ra­gaszkodunk ahhoz, hogy végezzük mindazokat a tevékenységeket, amelyeket korábban, akkor nem marad energiánk a magasabb szin­tű tervező és összehangoló munkára, amelyet új helyzetünk és tö­rekvéseink megkívánnak.

A „RÉSZLETKERÜLŐ" RENDSZER

Nem mindannyian alkalmazhatjuk azt a „részleteket kerülő" szisz­témát, amelyet Robert P. Carney tengernagy, hosszú időn át az Egyesült Államok haditengerészetének főnöke. Az admirális így magyarázta módszerét:

Éveken keresztül alkalmaztam egy tisztet a belső ügyvitelszer­vezés szakértőjeként. Egyetlen dolga volt: hogy távol tartsa tőlem mindazt, ami nem kifejezetten az én dolgom.

Semmi nem juthatott az asztalomra, amit valamelyik ráter­mett alárendeltem elintézhetett. A nagy horderejű és hosszú távú kérdéseket elém tárták. A tényleges elemzés kimutatta, hogy a rendszer 50 %-kal csökkentette az általam kezelt téte­lek számát az elődömhöz képest.

Nem hiszem, hogy a haditengerészet kárát látta volna en­nek. Épp ellenkezőleg, több időm maradt, hogy azokon a dol­gokon gondolkodjak, amelyek kizárólag az én felelősségi kö­römbe tartoztak. Ráadásul kötetlen, gondolatébresztő beszél­getéseket folytathattam helyetteseimmel, a hozzám beosztott tisztekkel, fölötteseimmel és civilekkel — ami mind-mind hoz­zájárult valamivel a haditengerészet ügyéhez, és segített meg­értenem a meghatározó jelentőségű problémákat.

87 86

A FELADATÁTRUHÁZÁS VEZÉRELVEI

Puszta kényelmességből delegálni feladatokat nem veszélytelen, fi­gyelmeztet Donald és Eleanor Laird, majd hozzáteszik:

Másfelől, ha a cég erősítése vezérel bennünket, feltehetően eddig kiaknázatlan tehetségekre bukkanunk majd dolgozóink között (és hasonlóképpen családtagjaink körében), s ennek megfelelően tudjuk kiosztani a munkát. Mindkét esetben ko­moly önfegyelemre van szükségünk.

Ha minden részletet magunk akarunk kézben tartani, ezzel szinte versenyre kelünk alárendeltjeinkkel, s végeredményben elbátortalanítjuk őket. A tehetségesebbje valószínűleg elhagy bennünket. Mások lazítanak, hagyják, hadd kínlódjunk egye­dül. Egyet jól jegyezzünk meg: akikre feladatot bízunk, nem csupán a málhás ökör szerepét kívánják betölteni! A fontos­nak érzett megbízatásokra viszont jobban sóvároghatnak, és azokra esetleg sokkal rátermettebbek, mint hinnénk.

Lairdék feladatátruházási vezérelvei a következőképpen hangza­nak:

1. Készítsük el az átruházott funkciók listáját! Vázoljuk fel az irá­nyításunk alá tartozó részleg funkcióit, mindegyik mellé írjuk oda annak nevét, akire konkrétan rábíztuk, vagy rá kellene bíz­nunk. Így feltárulhatnak a lefedetlen területek, vagy azok, ame­lyekre szükségtelenül több személyt is kijelöltünk.

2. Világosan jelöljük meg a célokat és hatásköröket! Félreérthetet­lenül közölnünk kell beosztottjainkkal, meddig terjed a hatáskö­rük, és milyen eredményt várunk tőlük — de azt már nem, hogy miként oldják meg feladatukat!

3. Fogalmazzuk meg a probléma vagy megbízatás lényegét! Isme­retlen problémára nem létezik megoldás. Ha nem tudjuk tömören és világosan felvetni a kérdést, akkor a feladat kiosztása előtt még egy kicsit meg kell erőltetnünk az agyunkat. Kiváló példa a rossz feladatkiosztásra, ha valakit arra kérünk, menjen az X osz­tályra, és „tegye hasznossá magát".

4. Ne kapkodjunk! Kezdjük kisebb megbízatásokkal. Nem annyira a munka nagysága számít, inkább a munkamegosztás ténye. Emellett a munkamegosztástól húzódozó vezetők könnyebben feladják ódzkodásukat, ha fokozatosan meggyőződnek beosztot­taik megbízhatóságáról.

88

5. Számoljunk a csoportmunka hatásával! A kiosztott feladatoknak illeszkedniük kell munkatársaink egyéniségéhez és képességei­hez. Ha az értekezleten felvetünk egy problémát, tegyük egyér­telművé, ki osztja a lapot. A felelős vezető tulajdonképpen csa­patkapitány — de a csapatnak ismernie kell a taktikai elképzelé­seket.

6. Rövid távú megbízatásokkal indítsunk! Ezáltal kisebb kockázat mellett változatosabb feladatokkal több embert próbálhatunk ki, pontosabban felmérhetjük az egyéni képességeket.

7. Váltogassuk a reszortokat! A szervezet-központú vezető nem­csak a kipróbált kevesekre alapoz; mindenkinek ad lehetőséget, így törekszik fejleszteni csoportját.

8. Adjuk tovább a stafétabotot! Ez nem a terhektől való megszaba­dulást, hanem az utánpótlás kinevelését célozza. A vezetési mód­szerekben élenjáró General Electric szerint a vezetőknek náluk­nál tíz évvel fiatalabb csapatot kell összehozniuk a feladatok el­végzésére. Minden vállalkozásnak szüksége van képzett tarta­lékgárdára, ha fejlődni akar.

9. Vonjuk be a megbízottakat a tervezésbe! Így felkészülnek a mun­kára, és érzik, hogy részesei a közös célnak. Ezenfelül, ha közel kerülnek a tűzhöz, értelmes tanácsokat adhatnak.

Bölcs dolog határidőket kitűzni, és világossá tenni, milyen gyakorisággal, pontosan mikor kérjük a beszámolókat az előre­haladásról. Az időpontokat megbízó és megbízott egyaránt je­gyezze elő a naptárába. Különben olyan az egész, mint amikor barátunkat vacsorára hívjuk „valamelyik estére", vagy ebédre „a közeli napokban". Az ilyesmi ritkán valósul meg.

10. Úgy alakítsuk ki a feladatokat, hogy minimumra csökkenjenek a hibalehetőségek és a hátrányos következmények! Mivel hibák óhatatlanul előfordulnak, érdemes az első megbízatásokat úgy szervezni, hogy a baklövések ne vezessenek katasztrófához. Az úgynevezett hiba egyébként sok esetben nem egyéb, mint olyan lépés, amelyet mi magunk nem tettünk volna meg. A hatékony delegálás különféle módszerek kipróbálását igényli — így ki-ki saját tapasztalataiból tanul. A megbízottakat ne riassza el, ha elé­gedetlenül fogadjuk megoldásaikat — ahogyan bennünket se fölötteseink elégedetlensége. Mindenki eredeti, egyéni, sajátos megközelítést mutat fel, így bontakozhat ki a tehetségek széles skálája.

89

A FELADATÁTRUHÁZÁS — HATALOMÁTRUHÁZÁS!

Charles R. Hobbs úgy véli, amint a cég növekedésével felelősségi körünk bővül, egy idő után nem ellenőrizhetünk közvetlenül min­den munkamozzanatot. Valakit be kell vonnunk, ki kell oktatnunk és fel kell készítenünk, hogy átvegye a terhek egy részét. A sikeres vezetők ezért a legjobb idő- és energiakihasználásra való tekintettel az alábbi szabályokat követik:

1. A döntéseket azon a legalacsonyabb szinten kell meghozni, ahol már rendelkezésre áll a szükséges információ és áttekintőképes­ség.

2. A beszámolók ne problémákat, hanem válaszokat tálaljanak ne­künk.

Hobbs Peter Druckert idézi, aki a How to Manage Your Time (Ho­gyan gazdálkodjunk az idővel?) című könyvében az időkímélő fel­adatátruházáshoz az alábbi kát kiinduló kérdés feltevését javasolja:

1, Mi az, amit nem kéne magamnak végeznem; mit végeznek má­sok a szükségesnél magasabb szinten?

2. Mit tudnának mások elvégezni (már most is, vagy kellő oktatás után)?

Miután ezekből a kérdésekből kirajzolódik a feladatátruházás szük­ségessége és igénye, Hobbs kilenclépéses eljárást tanácsol:

1. Válasszuk ki a munka elvégzésére képes személyeket! 2. Győződjünk meg róla, hogy értik, mit várunk tőlük! 3. Tudassuk velük, hogy őszintén bízunk képességeikben! 4. Beszéljük meg a határidőket! 5. Ügyeljünk arra, hogy munkatársaink a feladat egész tartamára el­

kötelezzék magukat! 6. Kezdettől fogva tudatosítsuk bennük, hogy figyelemmel kísérjük

munkájukat, azután tegyünk is úgy. 7. Nyissunk teret a másfajta elképzelések és kezdeményezések

előtt! 8. Ne dolgozzunk mások helyett!

9. Az elért eredményekkel arányosan jutalmazzunk!

Hobbs hozzáteszi:

A kívánt magatartást a jutalmazás teszi tartóssá. Legjobb az

olyan jutalmazás, amely az önbecsülésre hat: baráti vállvere-getés, különleges elismerés; időnként prémium, ha arra mód van; előléptetés; esetleg soron kívüli szabadnap. Bármilyen furcsa, az egyik legjobb jutalom az, ha újabb serkentőfelada­tokat adunk. Jegyezzük meg: ha a megbízás sikertelen marad, ennek több oka is lehet: nem a legalkalmasabb személyt vá­lasztottuk ki a feladatra, talán nem tolmácsoltuk világosan a követelményeket, esetleg nem tűztünk ki megfelelő határidő­ket, vagy nem biztosítottuk a reális felelősségvállalást.

KIT VÁLASSZUNK A FELADATRA?

Vezetőként fejtörést és tervezést kíván tőlünk a megbízásra legal­kalmasabb személy kiválasztása. Lairdék így részletezik a tenniva­lókat a The Techniques of Delegating (Feladatátruházási technikák) című könyvükben:

• Keressünk kiaknázatlan képességű személyeket! A vezetők gyakran hajlamosak rutinfeladatok alapján megítélni embereiket — holott az efféle munka nem sok igazi kihívást jelent. A tapasz­talatok szerint az átlagos dolgozó rendszerint sokkal többre ké­pes, ha lehetőséget kap. Felfedezetlen tehetségek rejtőzhetnek az irodában, üzletben, műhelyben vagy üzemben, akik megfelelő irányítás esetén eredményesen hajtanák végre a megbízásokat, s ezzel időt takarítanának meg számunkra.

• Sokféle feladatot adjunk ki! Minden cégnél rengeteg fajta apró-cseprő probléma vár megoldásra. Ezek közül sok kiosztható, és jó mércéje annak, miként tudnak bánni munkatársaink a felelős­séggel. A siker növeli önbizalmukat is.

• Ne hagyatkozzunk a bevált választásra! Természettől fogva haj­lunk arra, hogy a legalkalmasabbnak látszó, vagy korábban már bizonyított személyt válasszuk. Ez nem mindig a legbölcsebb módszer, mert

Túlterheli a nyerő lovat; Irigységet és ellenszenvet támaszthat kedvenceinkkel

szemben; Önelégültséget vagy elbizakodottságot szülhet; Nem fejleszti az egész csapatot.

A kevésbé kézenfekvő választás esetén többet kell ugyan magya-

91 90

ráznunk, és talán lassúbb eredményekre számíthatunk, mégis elő­nyünk származik abból, hogy mindenki újabb és újabb feladatok­ba tanul bele.

• Adjunk feladatot azoknak is, akik valamilyen gyengeséggel küz­denek! Az ilyeneknek gyakran segíthetünk azzal, ha a lelkükre beszélünk, de hasznos lehet a fejmosás vagy direkt fenyegetés is. Sokkal, de sokkal többet érhetünk el azonban akkor, ha olyan fel­adatokat ruházunk rájuk, melyeknek eredményeként új jártassá­gokra tesznek szert. Ez nekünk is új időmegtakarítási lehetősé­geket tár fel.

Lairdék szerint egyes esetekben a feladatátruházás legfonto­sabb eleme, alárendeltjeink bizalma, hogy

nem hagyjuk magukra őket a csatában; nem vonjuk vissza hatáskörüket; nem ítéljük el őket baklövéseikért; nem hozunk döntéseket távollétükben; nem títkolódzunk előttük; nem figyeltetjük őket másokkal; nem fosztjuk meg őket

tanácsainktól és tapasztalatainktól.

• Adjunk feladatot beszállítóinknak! A beszállítók gyakran ko­moly szolgálatot tehetnek nekünk. Adatokat gyűjthetnek, mun­katerveket dolgozhatnak ki, rámutathatnak, miként használhat­nánk fel hatékonyabban az alapanyagokat. Sokszor anélkül te­szik mindezt, hogy új rendelések lennének kilátásban.

• Osszuk meg képességeinket! Valószínűleg a többiekét meghala­dó képességeink folytán váltunk főnökké. Osszuk meg ezeket megbízottainkkal! Mondjuk el nekik, amit magunk tapasztaltunk az átruházott feladattal kapcsolatban. Hallgassuk meg az előre­haladásról tett beszámolókat, és legyünk segítségükre azokban a kérdésekben, melyekkel hozzánk fordulnak, és amelyekre csak mi tudjuk a választ. Kifizetődik a fáradság.

ELLENŐRIZZÜK FELADATÁTRUHÁZÁSI TECHNIKÁNKAT!

A sikertelenség és időveszteség oka gyakran a rosszul végzett fel­adatátruházás. Egyesek azt hiszik, hogy a — katonáéknál szokásos — szájbarágós utasítás és a szorosan tartott gyeplő a jó delegálás tit­

ka. A szakértők nem osztják ezt a nézetet. Az alábbi lépések segíte­nek felülvizsgálni saját delegálási technikánkat.

1. Mutassuk be a valódi célunkat! Határozzuk meg a lehető legtö­mörebben, milyen eredményeket várunk. Tegyük fel, hogy meg­bízunk valakit a szállítások egyik fázisának tanulmányozásával. Sokkal jobb eredményekre számíthatunk, ha elmagyarázzuk, hogy a fizetésemelések érdekében szeretnénk lefaragni a költsé­geket. Ha megismertetjük megbízottainkat a részleg, a főosztály, a cég vagy akár az egész szakma céljaival, világosabban látják a szóban forgó feladatot. Emellett tisztázzuk, hogy miért és kinek kell elvégezni a munkát.

2. Vonjuk be megbízottainkat a döntésekbe! Lehetőség szerint ne csak azt engedjük, hogy saját kezdeményezésekkel éljenek, és részt vegyenek a munkájukra vonatkozó döntésekben, hanem ha több nagyjából egyenértékű elgondolás merül fel, fogadjuk el azt, amelyik a feladat tényleges végrehajtójától származik. Az ember akkor igyekszik a leginkább, amikor saját ötletének élet­képességét igyekszik bizonyítani.

3. Hangsúlyozzuk a kihívást! Ha kemény feladatról van szó, húzzuk alá, hogy azért választottuk az adott személyt, mert bízunk a si­kerében. Mondjuk meg neki, hogy meggyőződésünk szerint nemcsak képességeit fogja bizonyítani, hanem gyarapítja tapasz­talatait, szaktudását és hozzáértését is, ami segíti majd az előbbre jutásban.

4. Nevezzük meg az információs forrásokat! Mondjuk meg az ille­tőnek, hová fordulhat segítségért, különösen kényes kérdések­kel. Ha megígérjük mások támogatását vagy bizonyos technikai eszközök használatát, akkor legyen gondunk ezek elérhetőségé­re. Határoztassuk meg, hogy megbízottunk milyen segéd­eszközöket igényel, azután ellenőrizzük, hogy ezek megfelelő mértékben álljanak rendelkezésére.

5. Adjunk esélyt megbízottainknak! Tegyük lehetővé, hogy a közö­sen kitűzött célhoz képest bármely konkrét időpontban felmér­hessék előrehaladásukat a végzett munka tükrében.

6. Számítsunk a hibákra! A hibák elkerülhetetlenek. Az egész vál­lalkozás célját szem előtt tartva a menet közben ejtett kisebb hi­bák ne izgassanak bennünket szükségtelenül. A hiba elkövetőjét természetesen felelősség terheli, függetlenül attól, hogy a végső felelősség a főnök vállán nyugszik.

92 93

7. A bírálat legyen építő! Dühödt, ennélfogva romboló hatású kiro­hanások helyett mutassunk rá, hogy hiba történt, s legközelebb miképpen kellene kezelni a problémát. Puszta zsörtölődéssel csak azt érjük el, hogy megbízottaink a továbbiakban kerülik a kockázatos döntéseket. Vagy a korábbi módszerekhez ragasz­kodnak, vagy folyton ránk vagy másokra hárítják a döntéseket— ami végül ahhoz az időrabló, kimentő megoldáshoz vezet, ame­lyet a feladatátruházással kikerülni kívántunk.

8. Kerüljük a túlszabályozást és megbízottaink döntéseinek vissza­vonását! Ha megbízottaink felelősséget viselnek bizonyos ered­ményekért, és hatáskörrel bírnak az azokhoz szükséges lépések megtételére, akkor sokkal nagyobb valószínűséggel hoznak he­lyes döntéseket.

AZ „INFARKTUS-MEGKÖZELÍTÉS"

Tegyük fel, hogy egy szívroham után csak napi négy órát dolgozha­tunk a mostani több mint nyolc helyett. Mely funkcióinkat tartanánk meg? Melyeket küszöbölnénk ki, vagy delegálnánk másoknak?

Kijelenthetjük-e, hogy nem tudnánk elvégezni a munkánkat, ha csak fele annyi idő állna rendelkezésünkre? Vagy inkább az általam ismert leghíresebb példát, a volt amerikai elnök Dwight D. Eisen-howert követnénk, aki infarktusát követően elengedhetetlen és nem elengedhetetlen feladatokra osztotta munkáját? Egyes feladatokat teljesen törölnénk, másokat pedig a szükséges minimumra szoríta­nánk?

Eisenhower úgy találta, hogy feltétlenül

• be kell töltenie a fegyveres erők főparancsnoki tisztét; • elnökölnie kell a nemzetbiztonsági tanácsban; • figyelnie és irányítania kell a fő külpolitikai lépéseket; • felügyelnie kell a kulcsfontosságú gazdasági kérdéseket.

Mindezek önmagukban véve is komoly követelményeket támasz­tottak, viszont az elnök visszafogta azokat a tevékenységeket, ame­lyeket nem tartott elengedhetetlennek. Ide tartozott

• a szórakozás (kevesebb), • a megbeszélések (ritkább), • az utazás (kevesebb), • a levelezés (a fogalmazást másokra bízta), • a rutinmunkák (kiosztotta).

94

Ezzel az eljárással Eisenhower mindaddig megszabadult az időrab­ló tennivalóinak nagyrészétől, amíg vissza nem nyerte munkaerejét. Ám azután sem vállalt magára annyi terhet, mint korábban, így for­dította hasznára a válsághelyzetet.

Ez az „infarktus-megközelítés" tagadhatatlanul drasztikus, de ha jól átgondoljuk, segít tisztábban látni, mennyire szerteágazó munkát folytatunk, és mi az, amit visszafoghatnánk, gyorsabban és hatéko­nyabban végezhetnénk, vagy kiadhatnánk másoknak.

A legfontosabb időkímélő elv tehát az, hogy meghatározzuk, mi elengedhetetlen és mi nem, minek kell elsőbbséget adnunk, mi kerül a lista aljára, s hogyan osszuk meg munkánkat másokkal a folyto­nosan változó szakmai követelmények közepette is napról napra eredményesebben. Ezáltal megnyerjük azt a bizonyos napi egy többletórát.

BÁTORÍTSUNK AZ ÁTRUHÁZOTT FELELŐSSÉG VÁLLALÁSÁRA!

Ha mások tevékenységét irányítjuk, beosztottjainkat fontos arra buzdítanunk, hogy gondolkozzanak önállóan a kiosztott feladatok­kal kapcsolatban. Sok fiatal — különösen amikor a termelésből a vezetésbe kerül — kezdetben bukdácsolva végzi a teendőit. A szok-tatási időszakban a lehető legtöbb segítséget és útmutatást igényel­hetik. Ez egy bizonyos pontig nemcsak érthető, hanem kívánatos is. Ám ha túl sokáig húzódik, akkor ez a mankó már akadályozza önál­lóságuk fejlődését.

Oliver L. Niehouse, egy kanadai nagyiparos mondta nekem egy­szer:

Emlékszem egy fiatalemberre, aki határtalanul lelkesedett a munkájáért, de néhány hónap után még mindig napjában öt­ször-hatszor bekopogtatott hozzám, hogy piszlicsáré problé­mákat beszéljen meg velem. Nemcsak a saját feladatát nem látta el rendesen, hanem engem is állandóan föltartott. Mi­után egy héten át feljegyeztem látogatásai időpontját, és a kö­vetkezőhéten a kezébe nyomtam a listát, maga is belátta, hogy ez már túlzás, és megígérte, hogy ezentúl összeszedi a kérdé­seit, és hetente kétszer teszi fel őket. Ahogy előre sejtettem, sok problémáról kiderült, nem is olyan fontos, mint hitte, amikor először felmerült. Másokat némi gondolkodással egyedül is

95

meg tudott oldani. Munkája hatékonyabb, felelősségteljesebb lett, jóval kevésbé rabolta az időmet és a sajátját is.

Egy másik fiatalember korán megmutatta problémaelemző képességét, de ezen a szinten megrekedt. A megoldásokat saj­nálatosan gyakran nekem kellett javasolnom. Ekkor rászok­tam, hogy miután felvetett egy problémát, pár percig csend­ben ültem, majd megkérdeztem, mit javasol. Talán tíz ilyen al­kalom után ráeszmélt, hogy valahányszor megkeres egy gond­jával, mindig tud rá egy vagy két megoldást is javasolni, s eze­ket leggyakrabban el is fogadtam.

SAJÁT FELELŐSSÉGÜNK AZÉRT MEGMARAD

A feladatátruházás hosszú távon nem csökkenti a vezetői felelős­ségünket, szögezi le Merrill E. és Donna Douglass a Manage Your Time, Work, Yourself (Munkánk, időnk és önmagunk megszervezé­se) című könyvükben. Kijelentésüket így magyarázzák: "A feladat­átruházás összességében több felelősséget teremt, mivel a delegálást követően is megmarad fölötteseinkkel szembeni felelősségünk. Ha nem megfelelően ruházzuk át a feladatokat, a helyes módszer elsa­játítása több időt emészthet fel, mintha magunk végeznénk el min­dent. A feladatátruházási képtelenség azonban katasztrofális követ­kezményekkel járhat. Nem megfelelően bánunk alárendeltjeinkkel, mi pedig belefulladunk a részletekbe."

Douglassék hangsúlyozzák a különbséget a hatáskör átruházása és az egyszerű feladatkiadás között. "Az előbbibe eredmények és a hozzájuk vezető, szükséges tevékenységek is tartoznak. Ha csak ki­adunk egy feladatot, akkor arra utasítjuk beosztottunkat, hogy egy adott módon hajtson végre egy bizonyos munkát. Ettől nem várha­tunk olyan eredményeket, mint a hatáskör átruházásától. Beosztot­taink nem kapnak többletkésztetést, készségeik nem fejlődnek. Végeredményben nem nyerünk időt."

96

Tizennegyedik fejezet

Alkalmatlankodók

A delegálásból fakadó többletteljesítmény akkor eredményez idő­megtakarítást, ha leszámolunk egy másik jelentős időrabló tényező­vel is: az alkalmatlankodókkal, vagyis mindazzal, ami félbeszakítja munkánkat. Ezek közül a legkártékonyabb a nagyhangú kijelentés: „Az én ajtóm mindig nyitva áll!"

Ezt sok vezető hangoztatja, gyakran a legmagasabb beosztásúak is. Valójában ez a hozzáállás elképesztően sok időbe kerül, és alig hoz valami eredményt. Alacsonyabb szinten a „nyitott ajtó" hatása még súlyosabb. Az üzleti életben nyilvánvalóan senki sem akar any-nyira elrejtőzni, hogy gyakorlatilag elérhetetlenné váljon, ám ha folytonos félbeszakítás nélkül az igazán fontos ügyekkel szeretnénk foglalkozni, ajtónkat a nap jó részében mégis zárva kell tartanunk. Ha minden hozzánk beesőt tárt karokkal fogadunk, akkor locsogha­tunk vég nélkül, de ennek ritkán van eredménye.

Bizonyos félbeszakításokat el kell tűrnünk, mivel ezek minden munka velejárói. Ha csak nagyon ritkán fogadunk kollégákat, ez esetleg azt jelzi, hogy nem találkozunk azokkal az emberekkel, akik tevékenységünk szempontjából fontosak lehetnek. Ha viszont a jö­vevények egymásnak adják a kilincset, jó, ha tudjuk, mennyi időt vesznek el tőlünk.

A legfontosabb időkímélő módszer az, ha figyelünk arra, milyen típusú félbeszakításról van szó. Ehhez az alábbi kérdéseket kell megvizsgálnunk:

• Azért zaklatnak-e folyton, hogy ránk hárítsák a felelősséget? • A hivatalos utat akarják megkerülni, amikor hozzánk jönnek? • A vállalati irányelvek, célkitűzések, módszerek annyira tisztá­

zatlanok, hogy napi rendszerességgel kerülnek elénk ködös hely­zetekre vonatkozó döntések?

• Felbukkannak-e folyton bejelentés nélküli látogatók — házon belülről vagy kívülről?

• Adódnak-e állandóan sürgősségi helyzetek?

A NYITOTT AJTÓ MÍTOSZA

Az állandóan elérhető vezető nem képes megbirkózni saját munká-

97

jával, átgondolni célkitűzéseket és fontossági sorrendeket, s az el­sőbbséget kapott feladatokra összpontosítani. Zárjuk be az ajtót, és szigorúan ügyeljünk időalapunk védelmére, amikor szükséges teen­dőinket akarjuk elvégezni! Akkor oldjuk fel a „zárlatot", amikor ké­szen állunk az időrabló alkalmatlankodókra.

Jonathan Cotes az Industrial and Commercial Trainingben meg­állapítja, hogy sokakat zavar az elzárkózás gondolata, de hozzáte­szi:

Ha meg akarjuk oldani legfontosabb feladatainkat, elérhetetlen­né kell tennünk magunkat a munkaidő legértékesebb részében, és meg kell ezt értetnünk másokkal, elsősorban munkatársainkkal, akiknek szintén ki kell jelölniük „nyitott" és „zárt" időszakokat. Nem sértő módszereket kell kidolgoznunk, hogy védekezzünk az al­kalmi látogatók ellen. A felsővezetők szinte egyhangúlag elítélik a nyitott ajtó elvét. Egyetértenek abban, hogy a tervszerű elzárkózás parancsoló szükségszerűség, amelynek eleget tehetünk akár egy „csendespihenővel", mely alatt ügyes titkárnőnk minden jelentke­zőnek visszahívást ígér, akár úgy, hogy egyszerűen otthon mara­dunk, és néhány órán át háborítatlanul dolgozunk a legfontosabb te­endőkön.

Kevin Daley vállalati elnök a nyitott ajtó módszerének egy variáci­óját alkalmazza. Ajtaja résnyire nyitva áll, nem kitárva, de nem is teljesen becsukva. A gesztus rejtett értelme: a belépés nem kifeje­zetten kívánatos, de feltétlenül szükséges esetben megengedett. Ezek után nyilván mindenki kétszer is meggondolja, hogy benyis­son.

A ZAVARÁSOK VISSZASZORÍTÁSA

• Állítsuk le a felelősség áthárítókat és kerülő úton járókat! Minél előbb, annál jobb.

• Csökkentsük le a beosztottakkal folytatott megbeszéléseket! Tisz­tázzuk hatáskörüket, hogy tudják, mit tehetnek külön engedély nélkül. Nem kell vaskos szabálykönyvet írni, amely minden el­képzelhető szituációra kitér, de előrelátással a legtöbb rutinhely­zetre felkészülhetünk, márpedig gyakorlatilag minden szakmá­ban ezek vannak többségben.

• Szabjunk határt, és ahhoz tartsuk magunkat! Bármit is kezdjünk a látogatókkal, lesz, aki sértésnek veszi, ami történik. Lesznek,

akikkel mi tárgyalunk, lesznek, akiket másokhoz irányítunk. Ha vannak olyanok, akikkel feltétlenül beszélnünk kell, próbáljuk meg őket a legfontosabb, leghatékonyabb órákon kívül fogadni.

A negyven év alatti vállalatvezetőket tömörítő Fiatal Elnökök Szer­vezetének a Harvard Business Reviewban közölt felméréséből kitű­nik, hogy a tagok munkaidejük mintegy 80 %-ában másokkal be­szélgetnek. Átlagosan napi hét, előre egyeztetett találkozót bonyo­lítanak le, és megszámlálhatatlanul sokan „épp csak beesnek" hoz­zájuk, vagy „bekukkantanak" hozzájuk.

Nyilván egyetlen üzletember sem mentesítheti magát teljesen a váratlan sürgős helyzetektől. Azonban igyekezniük kell minimális­ra szorítani a zavaró látogatásokat, nehogy ezek hatékonyságuk ro­vására menjenek, és törekedniük kell elsajátítani azokat a látogató­kezelési módszereket, amelyekkel a lehető legjobban kihasználhat­ják idejüket.

AMIKOR SAJÁT MAGUNKAT SZAKÍTJUK FÉLBE

Előfordulhat, hogy túlzásba visszük az alábbiakat:

• Járkálunk az irodában vagy üzemben, hogy „képben legyünk". • Leállunk beszélgetni munkatársainkkal — főképp beosztottaink-

kal —, csupán azért, hogy jobban megismerjük őket. • Nem feltétlenül szükséges látogatásokat teszünk fiókintézmé­

nyekben, külső üzemekben. • Mi „esünk be" más kollégákhoz.

Egy vagy két hétig jegyezzünk fel az időtervezőnkben minden ilyet, az igénybe vett időtartammal együtt. Így könnyebben megérthetjük a következő pontok fontosságát:

• Ne szakítsuk félbe munkánkat azért, mert tudat alatt unjuk, amit csinálunk! Tartsunk ki a fontos teendők mellett, összpontosít­sunk arra, aminek elsőbbséget adtunk, vagy amit határidőre el kell végeznünk.

• Ne kalandozzunk el egy hirtelen gondolat vagy ragyogó ötlet mi­att, inkább használjuk a diktafonunkat vagy a jegyzettömbünket, vagy írjuk fel naptárunkba, hogy valamely konkrét időpontban foglalkozzunk vele! Csak annyit rögzítsünk, ami kifejezi a lénye­get, később majd visszatérhetünk hozzá, és nem vész el a jó gon­dolat.

99 98

ZAVARGÓ FÖLÖTTESEK

A legnehezebb azt megakadályozni, hogy fölötteseink zavarjanak meg munkánkban. Először azonban azon gondolkodjunk el, mi mi­lyen gyakran műveljük ugyanezt alárendeltjeinkkel.

Ki ne találkozott volna olyan vállalatvezetőkkel, akik megköve­telik, hogy hívásukra embereik futólépésben igyekezzenek hozzá­juk? Mit sem törődnek azzal, hogy esetleg azok is éppen létfontos­ságú, halaszthatatlan feladatoknak tesznek eleget. Amikor aztán be­loholnak hozzájuk a szerencsétlenek, szemrebbenés nélkül várakoz­tatják őket az ajtóban vagy az íróasztaluk előtt ülve, míg ők tovább tárgyalnak az előző látogatóval vagy telefonálóval. Az alábbi ötle­tek segíthetnek leküzdeni ezt a problémát:

• Egy vezető beosztású ismerősöm sohasem megy a vállalat elnö­kéhez vagy elnökhelyetteséhez úgy, hogy magával ne vinne va­lami munkát, amin várakozás közben dolgozhat: beszámolót fo­galmaz, tervezeteket néz át, vagy fontos olvasnivalót lapozgat, Így a teendőit is intézi, s egyidejűleg jó benyomást tesz feljebb­valóira.

• Egyre kevésbé dívik az a merev, katonás módszer, hogy a főnök becsengeti vagy a titkárnő útján rendeli magához beosztottját. Manapság a felsővezetők inkább személyesen telefonálnak, megadják a találkozó számukra legkedvezőbb időpontját és egy alternatívát. Meg is indokolják, hogy miért kívánnak beszélni az illetővel, legalábbis nagy vonalakban, miáltal a beosztott is fel­készülhet.

• Ha az irodák elrendezése megengedi, a magasabb rangú vezetők alkalmasint leballagnak beosztottjaikhoz, ezáltal veszik el a megbeszélések kihallgatás jellegét. Egyikük így magyarázza ezt: „Fesztelenebbé tesz, hogy otthagyom az íróasztalomat, s azt hi­szem, embereim is jó néven veszik ezt a látogató gesztust. Sok­szor gyorsabban elintézem, amit akartam, gyakran előfordul, hogy le sem ülök."

Ki tudna haragudni a főnökére, ha ilyen demokratikus, civilizált, ki­mondottan barátságos módon alkalmatlankodik? Vannak persze másfajta főnökök is, mint Merrill E. Douglass írja „Mi a teendő, ha főnökünk az időnket rabolja?" című oktatófüzetében: „Néha való­ban a főnök veszi el az időnket, máskor azonban egyszerűen ráve­títjük munkánk miatti kedvetlenségünket. Ha főnökünk szervezet­

ten dolgozik, tisztázza a célkitűzéseket, következetesen meghatá­rozza a fontossági sorrendet, és nem zavar bennünket unos-untalan, döntsük el magunk, vajon csakugyan ő rabolja-e az időnket!"

Miután megállapítottuk a problémát, hogy zavarják a munkán­kat, a következő lépés az lenne, hogy ezt a főnök tudomására hoz­zuk. Ezt azonban könnyebb tanácsolni, mint megtenni. Douglass szerint: „Egyes főnökök tudják, hogy időzavarba hozzák beosztot­taikat, mások nem. Ismét mások ennek még a lehetőségét sem haj­landók elismerni."

A működőképes megoldáshoz együttes cselekvés szükséges. Először is azt kell eldöntenünk, foglalkozunk-e a kérdéssel. Doug­lass úgy véli, sokan visszariadnak ettől. Úgy gondolják, könnyebb és fájdalommentesebb nem felborzolni a kedélyeket. Ha szembe akarunk nézni a problémával, tartsuk szem előtt, hogy magunknak kell — ellenséges érzülettől mentesen — beszélnünk erről főnö­künknek, míg meg nem érti teljesítőképességünket is befolyásoló gondunkat. Ameddig csak magunkban füstölgünk, nincs remény a megoldásra.

ZAVARGÓ BEOSZTOTTAK

E témával kapcsolatban az alábbi kérdéseket fontoljuk meg:

• Bevezettük-e munkatársainknál, hogy napi vagy heti egy alka­lomra összevontan számoljanak be végzett és tervezett munká­jukról?

• Rendszerré tettük-e, hogy lehetőleg csoportosan számoljanak be?

• Kijelöltünk-e konkrét napszakot, amikor beosztottaink kérdé­sekkel fordulhatnak hozzánk — és ügyelünk-e arra, hogy ameny-nyiben valami felborítja napirendünket, tájékoztassuk őket a megváltozott időpontról?

Az emberek — még a gyerekek is — hamar megtanulnak különb­séget tenni a „nyílt" és „zárt" időszakok között, s ennek megfelelően viselkednek. Szeretik a világosan meghúzott határvonalakat, és ké­szek tiszteletben tartani azokat. Evégből tegyük fel magunknak a következő kérdéseket:

• Ösztönöztünk-e személyes zavarás helyett rövid feljegyzések készítésére?

101 100

• Gyorsan fele lünk- e alárendeltjeink közléseire, hogy ne kelljen személyesen sürgetniük, ha gyors választ akarnak?

ZAVARGÓ EGYENRANGÚAK

Míg a főnök alkalmatlankodásába valószínűleg bele kell törődnünk, beosztottaink hívatlan látogatására pedig találhatunk gyógyírt, a ve­lünk többé-kevésbé azonos rangban lévők zavarásával szembeni fellépés az előbbieknél is több tapintatot és rugalmasságot igényel. Az alábbiakat mindenképpen tartsuk szem előtt:

• Törekedjünk közös megegyezésre! A szükséges érintkezést rend­szeres, előre megbeszélt időpontra ütemezzük be. Ezt személye­sen kell tisztázni, tekintettel egymás várható időbeosztására. Va­lószínűleg kollégáink 20 %-a okozza a váratlan helyzetek 80 %-át. Ezek bármikor gondolkodás nélkül beesnek hozzánk, ha épp szükségük van segítségre. Ugyanakkor húzódoznak átszervezni tennivalóikat, amikor mi szorulunk támogatásra. Jay Levinson úja a „Kilencvenperces óra" című könyvében: „Legyünk részve­vők, együttérzők, segítőkészek, fogékonyak mások szükséglete­ire, de adjuk értésükre azt is, zavarják, hogy hatékonyan tudjunk dolgozni."

• Mi magunk ne legyünk örökös „beesők "! Emeljük fel a telefont, beszéljünk meg egy időpontot váratlan látogatás helyett. Az ef­fajta figyelmességet hasonlóval viszonozzák.

• Gondoljuk át, miért fajult idáig a „zavargás"! Nem akarjuk megbántani az embereket. Szeretünk mindenben benne lenni. Fontosnak érezzük magunkat, ha gyakran fordulnak hozzánk. Nem tudunk hamar véget vetni a látogatásoknak. Rászoktattuk az embereket, hogy egyeztessenek velünk. Egyszerűen szeretünk fecsegni. Ha ezt tesszük továbbra is, magunk isszuk meg a levét.

HOGY BÁNJUNK A KÜLSŐ LÁTOGATÓKKAL?

A külső látogatókat nem zárhatjuk ki teljesen, mindazonáltal sok mindent tehetünk a beeső vendégek féken tartására.

A legjobban akkor kerekedhetünk felül, ha a Charles R. Hobbs által a Time Power (Az idő hatalmá)-ban megfogalmazott két sza­bályt követjük:

1. A másik önbecsülése értékes tulajdon, ezért kíméletesen tegyük meg a szükséges lépéseket!

2. Ne szegjük meg általános elveinket! Hazudni nincs értelme, de megakadályozhatjuk, hogy látogatóink túl sokáig időzzenek ná­lunk. Íme, néhány módszer:

• A beesőkkel használjunk hivatalos hangnemet, tanúsítsunk hűvösen korrekt viselkedést. Legyünk fürgék és éberek. A szék szélén üljünk, ne elterpeszkedve. Szenteljük teljes fi­gyelmünket a látogatónak.

• Lehetőleg adjuk értésre, meddig tarthat a látogatás — termé­szetesen mindkettőnk elfoglaltságának függvényében.

• Ha elérkezett a búcsú ideje, álljunk fel. Ha a másik beszél, ne szakítsuk félbe, de ha épp minket illet a szó, köszönjük meg a látogatást, miközben közelebb lépünk vendégünkhöz, mire valószínűleg ő is felemelkedik. Sétáljunk az ajtóhoz, vagy kí­sérjük látogatónkat a lifthez, illetve a kocsijához. Ez a figyel­messég kedvező hatást tesz.

• Mindig tartsunk egy órát olyan helyen, ahol lehetőleg nem­csak mi látjuk, hanem látogatónk is.

• Alkalmazzunk beszédes gesztusokat, például csukjuk be az időtervezőnket, rendezgessük papírjainkat, vagy húzódjunk székünk szélére.

• Ha úgy érezzük, véget kell vetnünk a találkozónak jegyezzük meg, hogy „Azt hiszem, ez volt a lényeg" vagy „Igazán örü­lök, hogy benézett hozzám".

• Foglaljuk össze a teendőket, azaz, hogy mi módon foglalko­zunk a megbeszélt dolgokkal.

Néha a látogató jelenlétében a diktafonomba mondok valami fel­jegyzést, ha olyan ponthoz értünk, melyen világossá vált, mi a ven­dég kívánsága. Így ő is látja, hogy megértettem jöttének célját. Lá­togatóink rendszerint fölöslegesen sokáig maradnak és ismétlik ma­gukat, mert azt hiszik, nem értettük vagy elfelejtjük kívánságukat.

Tisztázzuk a látogató szándékát! Dr. Harry Stack Suliivan, neves amerikai pszichológus írta:

A látogatóink általában valamilyen konkrét céllal keresnek meg — noha nem mindig fejezik ki világosan. Igyekezzünk hát minden eszközzel a lehető leghamarabb kideríteni azt, ezáltal időt nyerünk és minden szempontból megkönnyítjük a dolgun­kat.

103 102

Ne féljünk kérdezni! Látogatóink gyakran nemcsak figyel­met, hanem ösztönzést is várnak tőlünk. Az egyenes kérdés nyomán rögtön közlik, ami végül úgyis kibukott volna belőlük.

Ismerek olyan vezetőt, aki hamar a tárgyra tér, és véget vet az idő­rabló locsogásnak konkrét kérdésével: „Pontosan mit tehetek önért?" Miután megtudta a lényeget, rákérdez a fontosabb részle­tekre. Ha lehet, nyomban megadja a kért felvilágosítást vagy segít­séget. Amennyiben további intézkedést igényel a dolog, emlékezte­tő feljegyzést kér (sok időrabló zavargó soha többé nem tér vissza a témára). Így mindkét fél gyorsan megkapja, amit akar.

Építkezési nagyvállalkozó ismerősöm azzal jelzi a látogatás vé­gét, hogy veszi a kalapját, és kikíséri a látogatót. Egy jelenleg az üz­leti életben tevékenykedő nyugalmazott tábornok összeüti a tenye­rét, amikor úgy érzi, hogy mindent megbeszéltek, és megkérdi: „Nos, sikerült válaszolnom valamennyi kérdésére?" Ez rendszerint annyira megzavarja a látogatókat, hogy rávágnak valamit, és sietve távoznak.

Ne kínálgassuk a nem várt látogatót! Sok esetben magunk nyújtjuk a vizitet udvariaskodásunkkal.

(„Egy kávét?" vagy „Megkínálhatom egy itallal?") Ha a vendég nem hárítja el a kínálást, akkor automatikusan lekötöttük értékes időnk egy részét olyasvalaki számára, aki feltehetően csak hátráltat­ja a munkánkat.

Ha már felvettük ezt az időrabló szokást, ezentúl próbáljuk meg­válogatni, hogy kinek kedveskedünk frissítővel. Fokról fokra te­gyük magunkévá azt az elvet, hogy minden látogatót értékelünk: milyen hatást gyakorolhat eredményeinkre? Először természetesen azoknál szüntessük be a tukmálást, akiknek semmi közük sincs hi­vatali teendőinkhez, vagy csak igen csekély. Rövid időn belül képe­sek leszünk eltekinteni a fölösleges itatástól, munkánk hatékonyab­bá és örömtelibbé válik.

Titkárnőnkkel szakíttassuk félbe a beszélgetést — a házitelefon útján vagy személyesen! Az utóbbi nagyobb sürgősséget mutat, mégsem túl átlátszó.

104

Látogatószoba A legtöbb japán és némely egyesült államokbeli vállalatnál a lá­

togatók nem léphetnek annak az irodájába, akihez jöttek — gyakran azért, mert az illetőnek nincs is irodája. Sokszor még a felsővezetők sem rendelkeznek külön szobával, nagy közös helyiségekben dol­goznak. A cégek egy vagy több látogatószobát rendeznek be, me­lyek a vállalat méretétől és a fogadó felek rangjától függően egysze­rű vagy elegáns berendezésűek. A japánoknál minden esetben meg­jelenik egy ifjú hölgy, aki kávét, teát vagy üdítőt szolgál fel. A láto­gató az alacsony asztal egyik oldalán foglal helyet, vendéglátója, il­letve a cég képviselője vele szemben. Az üdvözlő formaságok után rögtön a tárgyra térnek. Bár a japánok általában percre beosztott na­pirendet követnek, a váratlan „udvariassági látogatások" náluk sem ismeretlenek. Mivel a jó modor életük szerves része, többnyire fo­gadják az efféle vendégeket — de röviden.

Egyéb technikák a nem várt vendégek kezelésére Lássuk be, hogy a zavaró látogatások munkánk velejárói. Nem

tudjuk, és ha tudnánk, akkor sem akarnánk teljesen kiküszöbölni őket. Mindazonáltal javíthatunk a helyzeten az alábbi ötletek fel­használásával:

• Adjunk meg másik, konkrét időpontot! Röviden üdvözöljük a vá­ratlan látogatót, feszített napirendünkre hivatkozva mentsük ki magunkat, és próbáljunk megbeszélni későbbi találkozást egy konkrét időpontban. A komoly látogató nem sértődik meg, a töb­biek meg jobb, ha nem is lopják az időnket.

• Találjunk megfelelő személyt a látogató fogadására! Gyakran valaki más alkalmasabb az adott kérdés kezelésére, ha egyáltalán van valamilyen kérdés. Ha tisztázzuk ezt, és ott helyben bemu­tatjuk az illetékesnek, azzal elejét vesszük a fölösleges bonyodal­maknak. Jóllehet nem töltünk sok időt a látogatóval, üdvözlé­sünk és kijelentésünk, miszerint munkatársunknál a legjobb ke­zekben lesz, világos jelét adja iránta tanúsított figyelmünknek.

105

Tizenötödik fejezet

Távrecsegés

Van egy történet a New England-i farmerről, aki a kapu előtt pipáz­gatva nyugodtan diskurál egy járókelővel, miközben a telefonja egyfolytában csöng. A másik már legszívesebben berohanna, hogy fölvegye a kagylót, a gazda azonban csak pöfékel rendületlenül. „Hadd szóljon — von vállat —, a magam kényelmére szereltettem be."

Sokan érezzük úgy, hogy a telefon a magunk kényelmére való, nem arra, hogy folyton föl kelljen kapkodnunk — de sajnos, nem tudjuk, hogyan viselkedjünk ennek megfelelően. Aligha létezik esz­köz, amely több időt takaríthatna meg számunkra napi tevékenysé­günk során — és többet fecsérelne el.

Számos ügyet vitathatatlanul a telefon jóvoltából tudunk elintéz­ni, néha mégis kísértést érzünk, hogy megszabaduljunk tőle. Sok be­jövő hívás halálra dühít, az általunk kezdeményzett, kimenő hívá­sok viszont szinte az életet jelentik. Az időtakarékos telefonhaszná­lat fortélya abban a felfogásban rejlik, miszerint a készülék — akár­csak a New England-i farmer esetében — a mi kényelmünket szol­gálja.

Ebben a fejezetben a telefonhasználat következő kulcsmozzana­taival fogunk foglalkozni:

• Az általunk, illetve számunkra kezdeményezett hívások haté­kony és időkímélő lebonyolításának módjai;

• A bejövő hívások kezelése — a kívánatosaké, és azoké, amelye­ket inkább későbbre halasztanánk, vagy kiiktatnánk;

• Néhány újabban kapható eszköz, amely hasznosabbá teheti szá­munkra a telefont.

Feltérképezzük a telefonálási technikákat is, különös tekintettel az időmegtakarításra.

SZEMTőL SZEMBEN JOBB

A telefonbeszélgetések alacsonyabbrendűek a személyes találko­zásnál, fejti ki Richard Saul Worman Information Anxiety (Az áhí­tott információ) című, kitűnő munkájában, ugyanis „Megfoszt ben­

nünket a közléseinket gazdagító, nem verbális jelektől — a szem­kontaktustól, az arckifejezésektói, a taglejtésektől és a testbeszéd­től. A gyorsaság, a kényelem és az olcsóság mégis uralkodó kom­munikációs formává tette az üzleti, és mind inkább a magánéletben is. Sokan szoros privát vagy szakmai kapcsolatot tartanak olyanok­kal, akiket évek óta nem is láttak, csupán a telefon köti össze őket."

A KIMENŐ HÍVÁSOK BONYOLÍTÁSA

Első lépés az időmegtakarítás szempontjából a hívás fontosságának mérlegelése. Egyértelműen lebegjen szemünk előtt a beszélgetés célja. Ha egynél több témát kívánunk érinteni, firkantsuk le a lénye­get. Rögtön térjünk a tárgyra! Az emberek sokszor csak a másik ide­jét rabolják kedélyeskedésükkel, amihez azért folyamodnak, ne­hogy gorombának tűnjenek. Hagyjuk a focimeccs vagy ultiparti tag­lalását és az ehhez hasonló locsogást a megfelelő időre. Az elfoglalt és hatékony emberek a lényegre törő stílust kedvelik. Tartsuk ész­ben a következőket:

• Stopperrel, homokórával vagy bármi mással mérjük a beszélge­tés idejét, ezáltal rövidségre serkentve magunkat. Így megtanul­juk hatékonyabban bonyolítani hívásainkat.

• Tartsuk nyilván, hogy az általunk hívottakat rendszerint mikor találjuk bent, és mikor a legkevésbé elfoglaltak. Így ritkábban kapjuk azt a választ, hogy az illető tárgyal, vagy házon kívül van.

• A fontos hívások időpontját előre egyeztessük, és vezessük be az időtervezőnkbe. Így a másik fél nemcsak elérhetőlesz, hanem fel is készül arra, hogy rögtön a tárgyra térjünk.

• Az intézkedést kérő hívásokat időzítsük reggelre. A hívott sze­mély idejekorán összegyűjtheti a szükséges iratokat, mérlegelhe­ti döntéseit, vagy más módon hozzáláthat az igényelt munkához.

HA MÁS KEZDEMÉNYEZI SZÁMUNKRA A HÍVÁST

Biztosan mindannyian hallottuk már a titkárnő hangját a telefonban: „Egy perc türelmet kérek, Kovács úr szeretne beszélni önnel", az­után végre-valahára Kovács úr is megszólalt a vonal végén. Ugye, milyen bosszantó? Feltehetően ez a Kovács elfoglalt, és úgy véli, megtakaríthat egy-két percet, ha megkéri a titkárnőjét, hogy tárcsáz­zon fel minket, aztán kapcsolja be hozzá a vonalat. Csak arról feled-

106 107

kezik meg, hogy miközben ő veszi igénybe a mi időnket, még arra is kárhoztat, hogy várjunk rá.

Némelyik vezető azt állítja, hogy amikor titkárnők ilyen helyzet­be hozzák, azonnal leteszi a kagylót, kivéve természetesen azt az esetet, ha fontos ügyfél vagy a házastársa keresi. Mások hozzáte­szik, hogy pontosan azok nem átallják megvárakoztatni az embert, akik ellenkező esetben a leginkább méltatlankodnak.

Sok üzletember hangoztatja, hogy mindig a vonal végén várja a hívott fél jelentkezését, mert ezzel saját magáról és cégéről nyújt kedvező benyomást. „Az én időm drága—jelentette ki egy elfoglalt igazgató —, akárcsak azoké, akikkel általában beszélek. Nem sze­retik, ha megvárakoztatom őket. Fordított helyzetben magam is így érzek."

A KIHANGOSÍTÁS ELŐNYEI ÉS HÁTRÁNYAI

A mind elterjedtebb, kihangosítható készülékek kétségtelenül igen hasznosak. Akár rendelkeznek automatikus hívásismétlővel, akár nem, szabaddá teszik kezünket és elménket, amíg a másik fél be nem jelentkezik. A fülünket is kímélik — ami nem közömbös a gya­kori telefonálók számára.

Az efféle szerkezetek sok irodában segítik használóikat abban, hogy telefonálás közben odavágó iratokat, tervrajzokat és egyebe­ket böngésszenek. Más esetben akár a személyi számítógépet, író­gépet is anélkül működtethetik, hogy a másik fél tudomást szerezne erről. Otthon számtalan feladatot végezhetünk telefonálás közben — amivel értékes perceket takarítunk meg.

Néha viszont a kihangosítás révén úgy hallatszik a hangunk, mintha kriptából beszélnénk. Amikor erre figyelmeztetnek, azonnal felveszem a telefont, és a hagyományos módon folytatom a beszél­getést — de még így is időt nyertem azzal, hogy az összeköttetés létrejöttéig nem kellett tartanom a kagylót.

További előny, hogy amikor a központos vagy a fogadópultos közli, hogy X úr éppen interurbán beszél, vagy egyéb elfoglaltsága van, nyugodtan megvárhatjuk, közben hasznosítva az időt. Ráadá­sul az a tény, hogy várunk, és foglaljuk a vonalat, rendszerint arra sarkallja a hívott fél képviselőjét, hogy amint lehet, bekapcsoljon minket.

A kihangosítható telefon azokban az esetekben is létfontosságú, amikor légitársaságot vagy más állandóan foglalt céget hívunk, s a

géphang közli, hogy pillanatnyilag minden vonaluk foglalt, a kap­csolásig szíves türelmünket kéri. A kihangosítás minimálisra csök­kenti a várakozás okozta bosszúságot, hiszen közben valami mással foglalkozhatunk.

A másik fél bejelentkezésekor érdemes azonnal felvenni a kézi­beszélőt. A legnagyobb amerikai vállalatoknál végzett felmérések szerint a megkérdezettek 45 %-a nem szereti, ha kihangosítva tár­gyalnak vele, 2 % kifejezetten elutasítja az ilyen hívásokat. Az el­lenvetések között szerepelt a személyesség hiánya (50 % ) , a gyenge hangminőség (34 % ) , a lekezeltség érzése (12 % ) , továbbá az az ag­godalom, hogy a másik fél közben egyébbel is foglalkozik (4 % ) .

A FEJHALLGATÓ

Ha sokat telefonálunk, vegyük fontolóra a telefonközpontosokéhoz hasonló fejhallgató beszerzését. A valaha nehéz és ormótlan eszkö­zök mára kicsivé és pillekönnyűvé változtak. A kihangosítóval el­lentétben ezeken keresztül hangunk teljesen természetesnek hat. A kezünk szabadon marad, a nyakunk sem zsibbad el attól, hogy a vál­lunkkal szorítjuk a fülünkhöz a hallgatót. Ne törődjünk azzal, ha kollégáink lenéznek, amiért ilyen alantas eszközt használunk a nor­mális telefon helyett, mert az idő- és energiamegtakarítás felmérhe­tetlen.

KIMENŐ HÍVÁSOK TÁJÉKOZTATÁS ÉS ÉRTÉKESÍTÉS CÉLJÁBÓL

Az alábbi időmegtakarító ötletek nagy részét bárki hasznosíthatja kimenő telefonjainál, bár egyik-másikat a telefonos értékesítéshez szánták.

• Használjuk a telefont a gyorsabb tájékoztatás érdekében! Nem egészen egy nap alatt akár húsz ügyfelet is elérhetünk telefonon — tartózkodási helyüktől függetlenül —, hogy válaszoljunk kér­déseikre, megoldjuk gondjaikat, eladjunk nekik, és felgyorsítsuk az információcserét.

• Bonyolítsunk villámhívást! Ha új terméket vagy szolgáltatást kí­nálunk, állítsunk össze listát, és gyorsan informáljuk ügyfelein­ket vagy üzletkötőinket a kérdéses áru vagy szolgáltatás tulaj­donságairól, áráról, az értékesítés módjáról, a kedvezményekről stb. — így hamarabb eljutunk a legjobb ügyféljelöltekhez, mint

108 109

bármilyen más eszköz révén. A kulcsszavakat telefonálás előtt jegyezzük le.

• Erősítsük meg a levélben közölteket! Tisztázzuk, amit írásban már elküldtünk. A levél lassú és könnyen félreérthető. Egy gyors telefonnal megbizonyosodhatunk, hogy a címzett valóban azt ol­vasta ki a levélből, amit közölni kívántunk.

• Egyeztessünk időpontokat! A telefonos időpontkérés nem új ta­lálmány, ha azonban először beütemezzük programjainkat, és azután telefonálunk, hogy a lehető legcélszerűbb útvonalon jár­hassuk végig a megbeszélt helyszíneket, akkor megkíméljük ma­gunkat attól, hogy bármit le kelljen mondanunk. A telefonos visszaigazolás mindkét fél idejének megbecsülését jelzi.

• Tervezzünk be hívónapokat! Naptárunk és ügyfélnyilvántartá­sunk segítségével előre ütemezzük be az adott hét üzleti telefon­jait. Ha egy menetben sok telefont bonyolítunk le, rengeteg időt takaríthatunk meg.

• Legyünk jóban a titkárnőkkel! A szívélyes, barátságos viselkedés soha nem hátrány. Tudjuk meg a titkárnő teljes nevét, és jegyez­zük fel a nyilvántartásunkba, hogy a következő hívásnál emlé­kezzünk rá.

DIGITÁLIS SZOLGÁLTATÁSOK

A digitális távbeszélőközpontok és az úgynevezett „tone" üzem­módban működő, nyomógombos telefonkészülékek számos újszerű szolgáltatást tesznek lehetővé. Ilyen a hívásátirányítás, mely a felénk irányuló hívásokat az általunk megadott másik állomásra továbbítja, így ideiglenes tartózkodási helyünkön ugyanúgy elérhetőek mara­dunk, mintha otthon lennénk. A hívásismétlő automatika egyszeri kezdeményezés után addig próbálja elérni a célállomást, míg a hí­vott fél nem jelentkezik. A gyakrabban használt helyi vagy távolsá­gi számok beprogramozhatók, s az egy-két számjegyű kód beütése után a készülék automatikusan hívja őket.

BEJÖVŐ HÍVÁSOK

A bejövő hívások — különösen a nem kívántak vagy rosszul időzí­tettek — sokaknak okoznak bosszúságot az üzleti vagy magán­életben. Habár egyes felsővezetők azt állítják, hogy bármifajta vá­logatás nélkül minden telefont felvesznek, ha ezt a módszert követ-

110

jük, nap mint nap sok értékes percet vesztünk haszontalanul. A Bu­siness Week tudósítása szerint a középvezetők telefonja ötpercen­ként cseng.

Gondoljunk csak bele: ugye, nem tűrjük, hogy bárki bármikor betolakodjék az irodánkba. Akkor mi indokolná, hogy telefonon bármikor zaklassanak? Azt hiszem, semmi, különösen, ha igyek­szünk megőrizni magunknak az értékes perceket. Az alábbi taktikák hasznosnak bizonyulnak ezen a téren: • Szűrjünk meg minden hívást! Sok esetben valaki más éppolyan

jól, esetleg még jobban elvégezheti az adott feladatot, vagy fel­világosítást adhat, mint mi. Ne engedjünk a kísértésnek, és ne be­széljük be magunknak, hogy a hívások többségét csak mi tudjuk megfelelően elintézni!

• Ne „ tárgyaljunk ", inkább legyünk „házon kívül"! Titkárnőnkkel ne azt mondassuk, hogy értekezünk, hanem azt, hogy házon kí­vül vagyunk. A tárgyalásra vagy értekezletre való hivatkozás sok hívót bosszant, akik nem értik, hogy lehet fontosabb az a gittrá­gás, mint az ő hívásuk.

• Legyünk informatívak! Titkárnőnk ne csak annyit közöljön a hí­vóval, hogy pillanatnyilag nem vagyunk bent, inkább tájékoz­tassa visszaérkezésünk várható idejéről. Adjon konkrét időpon­tot, amikor elérhetők leszünk, vagy visszahívjuk az illetőt. Ez tiszteletben tartja a hívó önérzetét, és lehetőséget ad arra, hogy válaszoljunk a megkeresésre. Mindez persze nem jelenti azt, hogy a titkárnő boldog-boldogtalannak beszámoljon az üzleti ügyeinkről.

• A visszahívásnál legyünk pontosak! Ha egy bizonyos időben visszahívást ígértünk, tartsuk be.

• Legyünk tapintatosak és figyelmesek! A hívások megválogatásá-nak sikere a telefont kezelő munkatársunk tapintatosságán és fi­gyelmességén múlik. Semmi szín alatt ne keltsen olyan benyo­mást, hogy csak letagadtatjuk magunkat! Éreztesse a hívóval, hogy bár pillanatnyilag nem tud kapcsolni bennünket, azért a le­hetőségekhez mérten hathatós támogatást nyújt neki.

• Tudassuk mindenkivel, hogy mikor érhet el leginkább! Rend­szeres hívóinkat tájékoztassuk azokról az időszakokról, amikor a legnagyobb valószínűséggel megtalálhatók vagyunk, és fogad­ni tudjuk hívásaikat. Ezáltal sok nem kívánatos zavarástól meg­szabadulunk.

111

HÍVÁSOK FOGADÁSA LÁTOGATÓ JELENLÉTE ESETÉN

Az időhúzás egyik legkiborítóbb formája, amikor előttünk távcse­vegnek egy harmadik személlyel. Szörnyen ügyefogyottnak érez­zük magunkat, ahogy zavartan fészkelődünk a széken, mintha nem is hallanánk a hosszas telefonbeszélgetést (vagy pláne-beszélgeté-seket).

Amikor viszont mi bánunk így egy látogatónkkal jus son eszünk­be, hogy az idejét raboljuk. A legjobb hozzáállás, ha előre jelezzük, hogy valószínűleg megzavarnak bennünket, mert több fontos hívást várunk. Ha lehetséges, vonuljunk át telefonálni egy másik helyiség­be. Kellő tapintattal valamennyi érintett fél számára elviselhetőbbé tehetjük a helyzetet.

Egyes vezetők a következő elvet alkalmazzák: az ügyfélhíváso­kat mindig azonnal fogadják, gyakorlatilag mindenki mást vissza­hívnak. Részemről kimondottan bosszantónak találom, amikor a társaságomban telefonokat bonyolítanak, különösen azokban a — sajnos, nem ritka — esetekben, amikor a fogorvos abbahagyja a számban való turkálást, és bő terjedelemben folytat merőben ma­gánjellegű értekezést valamelyik kollégájával vagy családtagjával. Némelyek súlyt helyeznek arra, hogy gyermekeik telefonját mindig felveszik, tekintet nélkül az éppen irodájukban tartózkodókra — az­zal a felkiáltással, hogy a srácok hadd érezzék, hogy számukra min­dig elérhetőek. Saját véleményem a következő: amennyiben nincs igazi sürgősség, a gyermekekre egy bizonyos kor fölött ugyanolyan korlátozás vonatkozik, mint a felnőttekre — tudniuk kell, mikor hívhatják szüleiket a munkahelyükön, és mikor nem.

SOK BESZÉDNEK SOK AZ ALJA

R. Alec Mackenzie, a New Time Management Methods (Új időgaz­dálkodási módszerek) szerzője idéz egy véleményt, miszerint leg­jobb lehetőleg távol maradni a telefontól, akik pedig képesek egy félórán vagy még tovább a készüléken lógni, azok jobban tennék, ha lelki terápiára járnának. Az ilyen embereket úgy a legkönnyebb leállítani, ha saját problémáinkat hozzuk szóba.

Vigyázzunk, hogy ne mélyedjünk el minden hívóval a részletek­ben — figyelmeztet Mackenzie —, hagyjuk a gépies töltelékszöve­get és a fölösleges apróságokat! Sok időt veszíthetünk, ha képtele­nek vagyunk leépíteni a maratoni telefonálókat. Tanuljuk meg és

gyakoroljuk be a beszélgetések lezárásának módszereit, alkalmaz­zunk olyan fordulatokat, mint például: „Mielőtt l e t e n n é n k . . . "

A végeérhetetlen telefonos bájcsevegés, főként munkaidőben, a kapcsolatépítés szempontjából kellemes lehet, de időrabló, és el­vonja figyelmünket a munkától. Ha nem használjuk folyton társal­gásra a távbeszélőt, az még nem jelenti azt, hogy hátat fordítunk a társaságnak.

Mackenzie aláhúzza, hogy sokan hiúságból fogadnak minden hí­vást — így érzik saját fontosságukat, illetve ügyelnek, nehogy le­maradjanak valamiről.

AZ ÜZENETRÖGZÍTŐ

Akinek még nincs, annak azt ajánlom, minél előbb vegyen. Egyre több cég látja el ilyennel alkalmazottait; ha mi nem kaptunk, vásá­roljunk saját pénzünkön egy nem túl drága típust. Egyre többen használják otthon is ezt az eszközt. Az üzenetrögzítő több szem­pontból is alkalmas az időmegtakarításra. Ebbéli képességeit maxi­málisan kiaknázhatjuk a következő fortélyok felhasználásával:

• Kimenő üzenetünk legyen rövid és velős. Nevünk és hívószá­munk után ennyit mondjunk be: „Kérem, hagyjon üzenetet, amint lehet, visszahívom." A dagályos magyarázó szöveg sípoló hangról, miegyébről ma már szükségtelen. Az üzenetrögzítő ma már közhely, gyakorlatilag minden hívó tudja, hogy működik.

• A korszerű telefonszolgáltatások közé tartozik a hívó fél számá­nak kijelzése, aminek alapján eldönthetjük, hogy bejelentke­zünk, vagy inkább hagyjuk, hogy a rögzítő felvegye az üzenetet. Az USA egyes államaiban támadják ezt a rendszert, azon az ala­pon, hogy beavatkozást jelent a hívó magánéletébe — sajnos, ed­dig nem sikerült felfognom az érvelés logikáját.

Az előrejelzések szerint a digitális üzenetrögzítők kiszorítják a hangkazettás modelleket. A mikroprocesszoros rögzítés azonnali visszahallgatást tesz lehetővé, nem kell másodperceket vagy perce­ket várni, amíg a szalag visszacsévélődik.

Összegezve: Használjuk az üzenetrögzítőt a telefonálásra fordí­tott idő szabályozására! Mivel a bejövőhívások nagy része nem any-nyira sürgős, uralkodjunk kíváncsiságunkon, ne akarjuk megtudni, ki keres, amikor valami mással foglalkozunk, vagy épp beestünk az irodánkba. Mindig az adott időpontra előjegyzett legfontosabb Programé az elsőbbség, és az ritkán a telefon felvétele.

112 113

TARTSUK NYILVÁN A TELEFONOKAT!

Időmegtakarítás céljából vezessünk be az időtervezőnkbe mind üzleti célú beszélgetést, ajánlja W. R. Rossnagel a Supervisory Ma nagement (Vezetés és ellenőrzés) című könyvében. Ehhez a követ kező magyarázatot fűzi: „Ha rögtön feljegyzünk minden számotte vő mozzanatot — a tárgyalt témákat, várható következményeket, szóbeli megállapodásokat, megígért visszahívásokat —, az később segítséget nyújt majd a történtek pontos felidézésében." A lezárat­lan ügyeket jegyezzük elő másnapra, hogy haladéktalanul foglal­kozhassunk velük.

David Frost neves tévészemélyiség lelkesen listázza napi tele­fonjait: „Aki vissza fog hívni, annak a nevétől balra pipát teszek. Miután létrejött az összeköttetés, a jobb oldalra is pipa kerül. Ha az egész listát kipipáltam, jó napom van." Autótelefonját a leghaszno­sabb segítőtársának tartja.

KONFERENCIAHÍVÁS

Magyarországon egyelőre a központnak való bejelentés alapján, há­rom-tíz résztvevő között létesíthető egyidejű helyi vagy távolsági telefonösszeköttetés, de külföldön ugyanez a központi kezelő bevo­nása nélkül, közvetlen tárcsázással is elérhető (Nagy-Britanniában például akár ötvennyolc résztvevőig), és a rendszerhez más eszkö­zök, például videókamera és -kivetítő is csatlakoztatható. Mindez időt takaríthat meg valamennyi érintett számára.

TUDAKOZÓDÁS TELEFONON

Talán még nem is gondolkodtunk el azon, milyen gyakran kérünk különféle információkat telefonon. Sok időt nyerhetünk azzal, ha te­lefonon hívunk fel más cégeket, állami vagy önkormányzati hivata­lokat, üzleteket, iskolákat stb. Ilyenkor hasznát vehetjük az alábbi ötleteknek:

• Legyünk lényegre törőek! Közöljük, hogy azzal szeretnénk be­szélni, aki pontos felvilágosítást tud nyújtani erről és erről. Pél­dául: „A lepkegyűjtemény vezetőjével szeretnék beszélni, de le­gyen szíves, adja meg a nevét és beosztását, mielőtt kapcsolná!" Kérdezzük meg a mellék számát is, hogy amennyiben szétkap­csolnak, ami a mai nyomógombos rendszereknél gyakran meg­

esik, újrahíváskor rögtön ezt kérhessük. Minél tömörebben és konkrétabban fogalmazunk, annál gyorsabban megkapjuk azt a személyt, aki a legalkalmasabb problémánk kezelésére.

• Mindig kérdezzük meg a felvilágosítást adó nevét! Mielőtt bele­mélyednénk a társalgásba, írjuk be a nevet menedzsernaptárunk­ba a későbbi hivatkozások céljából. Beszélgetés közben használ­junk olyan fordulatokat, mint: „Mondja, Gallai ú r . . . " Ez fölös­leges bizalmaskodás nélkül is közvetlen kontaktust teremt a két fél között, miáltal gyorsabban megkaphatjuk a kért adatokat. Ne­vünkkel és cégünk nevével jelentkezzünk be, s amennyiben megszakad a vonal, azonnali újrahívás esetén kevesebb magya­rázkodásra lesz szükségünk.

• Előre jegyezzük fel, hogy mit akarunk megtudni! Beszélgetés közben pipáljuk ki az egyes tételeket.

• Maradjunk a tárgynál! Tudakozódáskor hagyjuk a mellébeszé­lést, nyíltan és világosan mondjuk meg, mit akarunk.

• Készítsük elő szükséges adatainkat! Így nem kell fölöslegesen feltartanunk a másik felet. Ha telefonon rendelünk valamit, és hi­telkártyával fizetünk, meg kell adnunk a kártya számát és azono­sító kódunkat, de felmerülhetnek más számadatok is.

A KÉSZÜLÉK ELHELYEZÉSE LEGYEN CÉLSZERŰ!

Otthon és irodában olyan helyre kerüljön a telefon, ahol könnyen el­érhető, különben egy csomó időt vesztegethetünk el. Sokszor elő­fordul, hogy a telefonhasználók ott hagyják a készüléket, ahol előd­jük tartotta, mert sajnálják az időt és a fáradságot az áthelyezésével vesződni.

Egyesek jelzéseket beszélnek meg házastársukkal vagy más gyakran hívott személlyel, hogy ne kelljen sokáig várniuk, amíg az felveszi. Tárcsázás után megvárják, amíg a telefon mondjuk kétszer kicseng, azután leteszik. A másik fél „veszi az adást", és visszahívja az elsőt.

TELEFONOS FORDÍTÓSZOLGÁLAT

Érdekességként megemlítjük, hogy az amerikai AT&T Language Line szolgálata éjjel-nappal kitűnően képzett, minden fontosabb nyelvet és nyelvjárást (1994-ben szám szerint 140-et) értő tolmá­csokkal segíti a hozzá fordulókat. Ez igencsak hasznos lehet annak,

114 115

aki például külföldön orvoshoz kerül, vagy idegen ajkú ügyféljelölt­tel szeretne találkozni.

MOBILTELEFON, A MOZGÓ IDŐMEGTAKARÍTÓ

Az utóbbi években gomba mód szaporodnak a mobiltelefonok. Eze­ket valaha csak gépkocsikban, később vonaton, majd repülőgépen lehetett használni, de ma már nehézség nélkül hordozhatóak, és egy­re kisebbek. Aki folyton mozog, az alábbi típusok közül választhat:

• Autótelefon: Állandóan beszerelt készülék, az autó elektromos rendszeréhez huzalozott antennával, 3 W-os adóvevőegységgel. Használata a gépkocsihoz kötött.

• Táskatelefon: Kiscellás telefon, saját akkumulátorral, amely egy diplomatatáskában elfér.

• Zsebtelefon: Kis méretű, hordozható, zakózsebben vagy retikül­ben is elfér. A térerőre viszonylag érzékeny, és a régebbi típusok akkumulátora gyakori újratöltést igényel. A hálózat által még le­fedetlen területeken, illetve bizonyos épületekben nem használ­ható.

• Zsinór nélküli telefon: Ez nem kiscellás, hanem normális, veze­tékes telefon, a készüléktől különálló kézibeszélővel. A kézibe­szélővel szabadon mozoghatunk a házban vagy irodában. Egyes modelleknél a kézibeszélő és az alapkészülék kétállomásos házi­telefonként is működik.

MILYEN MOBILTELEFONT VÁSÁROLJUNK?

A választék és a nyújtott szolgáltatások köre hónapról hónapra bő­vül. Más termékekhez hasonlóan itt is érvényes, hogy érdemes ta­nácsot kérni barátainktól, ismerőseinktől, körülnézni az üzletekben, azután dönteni.

A mobiltelefon előnyei

A felhasználók szerint a mobiltelefon az alábbi előnyöket kínál­ja:

• Menet közben telefonálhatunk. Ha terveink vagy a körülmények megváltoztak, és nem jutunk „rendes" telefonhoz, a mobilkészü­lék életmentő lehet.

116

• Kihasználhatjuk telefonálásra az utazási időt — autóban, tömeg­közlekedési eszközön, sőt, akár az utcán sétálva is.

• Ugyanígy hasznosíthatjuk azokat a kieső perceket, amelyeket nem mozgás közben töltünk íróasztalunktól távol, hanem például valakire várakozva.

• Beszólhatunk irodánkba — rendelkezhetünk, utasításokat adha­tunk — anélkül, hogy a meglátogatott személy vagy intézmény telefonját kéne használnunk.

• Repülőtereken vagy állomásokon akkor is könnyűszerrel tele­fonálhatunk, ha az összes fülke foglalt.

Robert Dilenschneider PR-szakértő meséli, hogy egy ízben Con­necticut államból vitték vissza kocsin New Yorkba. A negyvenper­ces út alatt mobiltelefonján felhívta a titkárnőjét, és a segítségével húsz hívást bonyolított le.

Anthea Turner televíziós műsorvezető egyéb elfoglaltságai köz­ben telefonál: „Például amíg tévét nézek, vagy rádiót hallgatok. Be­szélgetés közben kitárgyaljuk a legfrissebb híreket is. Ha a fürdő­szobában pepecselek, oda is magammal viszem a telefonomat. Imá­dom a mobilt. Ha a kocsimmal forgalmi dugóba keveredek, veszte-gelés közben felhívok valakit, és mindjárt nem hiába telik az idő."

A személyhívó A személyhívót is egyre szélesebb körben használják időmegta­

karítás céljából. Eredetileg sürgősség jelzésére találták ki egyes in­tézmények és szervezetek tagjainak, de ma már az élet minden te­rületén megtalálható. Lényegében arra figyelmezteti gazdáját — csipogással, villogással vagy kellemes vibrálással —, hogy hívjon vissza egy számot, de az újabb típusok kijelzője már nemcsak szám­sorok, hanem hosszabb szöveges üzenetek továbbítására is képes. Ezáltal vetekedik az üzenetrögzítővel vagy a hangpostával, ám azokkal ellentétben minden esetben azonnal jelzi az üzenetet.

Mielőtt valamelyik mellett döntenénk, mérlegeljük az egyes megoldások előnyeit, hátrányait, beszerzési és fenntartási költsége­it.

A mobiltelefonhoz hasonlóan személyhívórendszert is több cég üzemeltet.

117

Tizenhatodik fejezet

A számítógép hasznáról

A következő fejezetekben az otthonokban, munkahelyeken egyre általánosabbá váló számítógépekkel foglalkozom. Az Egyesült Ál­lamokban jelenleg több mint tízmillió személyi számítógépet (PC-t) használnak, Nagy-Britanniában hatmilliót.

Ha nagy- vagy akár középvállalatnál dolgozunk, amely már ki­alakította saját számítógéprendszerét, csak azt kell megtanulnunk, miként használhatjuk fel az adott lehetőségeket arra, hogy időt nyer­jünk cégünk és saját magunk számára. Ha azonban módunk nyílik, hogy elmélyültebben tanulmányozzuk a számítógépet — különösen azt, amelyik közvetlen befolyással bír munkánk eredményére —, akkor e technikai eszköz egyre bővülő szolgáltatásainak megisme­rése nyomán javaslatokat tehetünk újabb berendezések beszerzésé­re, a meglévő szoftverek fejlesztésére, egyszóval olyan lépésekre, amelyek rajtunk kívül munkatársainknak is hasznára válnak.

SZÁMÍTÓGÉPES MENEDZSERNAPTÁRAK

Hogyan aknázhatjuk ki a számítógépet időnyerés céljából? Az egyik kiindulópont a menedzsernaptár: a harmadik fejezetben vá­zolt számos funkció alkalmazása programok tervezésére és előjegy­zésére. A következőkben néhány ilyen jellegű szoftvert ismerte­tünk:

• Act! A Symantec által kifejlesztett Act! létezik Windows, DOS és Macintosh operációs rendszerrel működtethető változatban is, és bár a maga nemében az egyik legdrágább, a Home Office Com-puting szaklap szerint teljesítménye bőven igazolja borsos árát. „Megismerése talán tovább tart, mint az egyszerűbb programok némelyikéé — írja a számítástechnikai magazin —, de a többlet­fáradság mindenképpen kifizetődik a sokrétű szolgáltatások, a sebesség, a kezelhetőség révén. Még viszonylag szerény adatbá­zissal rendelkezőknek is érdemes megfontolnia az Act! beszer­zését kiváló naplózási és előjegyzési sajátságai miatt."

• Maximizer A Windows környezetben futó Maximizer a Modatech Systems

118

terméke, melyet elsősorban egymással szoros kapcsolatot tartó csoportok — például nagyvállalatok alkalmazottai — számára ajánlanak. Szövegszerkesztőt is tartalmaz.

DateBook/TouchBase Pro Az Aldus készítette Macintosh-felhasználók számára ezt a prog­rampárt, amely az előjegyzési naptár és a telefonhívás-szervező funkcióit köti össze. A DateBookban eszközölt bejegyzésből azonnal átléphetünk a TouchBase-be, hogy megkeressük a cég ügyintézőjének nevét, és hívást kezdeményezzünk. A TouchBa-se-ben úgyszintén egyetlen kattintás, és máris a DateBookban vagyunk, ahol az ott automatikusan megjelenő kapcsolatfelvételi adatokkal naptárbejegyzést készíthetünk.

DayMaker/Organizer Az InfoWorld magazin szerint a Pastel Development gyártmá­nya, a DayMaker Organizer a Macintosh háttérben működő leg­jobb személyi információkezelő-rendszer, mely a remek szolgál­tatásokat a könnyű kezelhetőséggel ötvözi. „Az interaktív infor­mációfeldolgozás remeke — írja a lap —, kitűnő eszközökkel az események, tennivalók, feladatok, kapcsolatfelvételek, cégek adatainak rögzítésére és továbbítására." Tetszés szerint megje­lölhetjük egy adott esemény kezdetét és időtartamát vagy a kez­dés és befejezés időpontját. Egy művelettel bejegyezhetők a na­pi, heti, havi vagy bármilyen más gyakorisággal ismétlődő ese­mények.

Lotus Organizer Akinek már nagyon a kezére állnak a hagyományos formátumú, papírra nyomtatott menedzsernaptárak, annak a Lotus Develop­ment kifejlesztette Lotus Organizer „álmai személyi informáci­ókezelője", legalábbis a Computer Shopper szerint. A képernyőn mintha a zsebünkben hordott jó öreg spirálkötésű előjegyzési naptárt látnánk viszont. „Az Organizer különösen a személyi in­formációkezelő programokkal most ismerkedőket nyűgözi le — tudósít a lap —, illetve azokat a felhasználókat, akik számára nagyjából elegendő, ha elektronikus formában rendelkezésükre áll az előjegyzési naptár, a tennivalók listája és a címtár." Egyik leghasznosabb szolgáltatása a „Horgony", mely lehetővé teszi a program különböző részein található tételek — például egy nap­tárbeli időpont és a címtárban szereplő egyik ügyintéző — ösz-szekapcsolását.

119

H O G Y A N H A S Z N Á L J U K S Z Á M Í T Ó G É P Ü N K E T I D Ő M E G T A K A R Í T Á S R A ?

Gyakran azért költünk számítógépre, mert azt reméljük, hogy általa jobban kézben tarthatjuk életünket, órákat nyerhetünk minden egyes nap, azután épp az ellenkezőjét tapasztaljuk. Az alábbi egy­szerű fortélyok és javaslatok segíthetnek olyan gépet vásárolni, amely valóban hatékony segítőtársunkká válik:

• A szoftverhez válasszuk a hardvert! Határozzuk el, mire akarjuk használni számítógépünket — szö­vegszerkesztésre, könyvelésre, rajzolásra —, azután keressük meg a szükségleteinknek leginkább megfelelő programot. Csak ezután döntsünk, hogy milyen gépet veszünk.

• Fontoljuk meg, mi történhet, ha minden adatunk elvész! A számítógép lerobban, ellopják, vagy valamilyen véletlen káro­sodás éri. Vásárlás előtt tájékozódjunk — mi történik, ha gépünk a szavatossági időn belül hirtelen felmondja a szolgálatot? Mennyi időt veszítünk, ha egy szép nap arra ébredünk, hogy újra kell kezdenünk az elmúlt hat hónapi munkát? Ne felejtsük el rendszeresen kimenteni adatainkat, tartsunk különböző helyeken több biztonsági másolatot.

• Szánjunk időt számítógépünk megismerésére! A számítógépek és a rajtuk futó programok kezelése nem mindig könnyű. Sokakat elrémít a kilátás, hogy vaskos használati utasí­tásokat böngésszenek, sajnálják rá az idejüket, ennélfogva soha nem is látják át teljes mélységében, hogy mit tud nyújtani gépük. Ez ésszerűtlen takarékoskodás, mert a kezdeti néhány óra később hatalmas idő-, energiaveszteségektől kímélhet meg bennünket. Ütemezzünk be egy vagy két napot az elején, hogy belevessük magunkat a leírásba, és megértsük a gép és a program működé­sének mindazon mozzanatait, amelyekkel valószínűleg dolgunk akad. A legtöbb gyártócég ügyfélszolgálata telefonon is rendel­kezésre áll, ha valamiben segítségre szorulunk. A legnépszerűbb szoftverekhez floppyn, hang- vagy videókazettán oktatóprogra­mok is léteznek, amelyek lépésről lépésre bevezetnek új segéd­eszközünk használatának rejtelmeibe. (Érdeklődjünk a forgal­mazónál!)

120

Gépesítsünk, amit lehet! Noha az igazi „gondolkodó gépek" kora még nem jött el, a szá­mítógépek segítségével időrabló irodai papírmunkánk nagy ré­szét kiküszöbölhetjük. Így például a legtöbb szövegszerkesztő rendelkezik körlevélfunkcióval, amely lehetővé teszi forma­nyomtatványok szerkesztését, amelyeket azután bármilyen hosszúságú, neveket és címeket tartalmazó adatállománnyal egyesíthetünk, így megmenekszünk a rengeteg egyforma levél legépelésétől. Az adatbáziskezelő alkalmas raktárkészletek, ka­talógusok, ügyféllisták vagy akár személyzeti adatok tárolására és rendszerezésére. A makrók billentyűutasítások egész sorát rögzítik, amelyeket azután egyetlen művelettel bármikor végre­hajtathatunk. Mindig ragadjuk meg az ismétlődő műveletek au­tomatizálásának lehetőségeit — végtére is éppen erre való a szá­mítógép.

Tartsunk lépést a műszaki fejlődéssel! A számítástechnika a leggyorsabban fejlődő gazdasági ágazat. Ami ma még csúcstechnológia, az holnap már avíttnak számít. Az új számítógépek egyre nagyobb teljesítményű processzoro­kat tartalmaznak, ami azt jelenti, hogy a bonyolult műveletek rö­videbb idő alatt végrehajthatók. Az újságokban lapozgatva, az egyre izmosodó mikroprocesszorokon kívül is találkozhatunk műszaki újdonságokkal. Az emberi hangnak engedelmeskedő számítógép például néhány éve még csak álom volt, s ma már va­lóság. A számítógép levelet faxol, telefonhívást bonyolít, felol­vassa a postánkat, lejátssza a CD-t vagy a videófelvételt — pa­rancsra szinte bármit elvégez. Ugyebár, egy ilyen géppel sok időt nyerhetünk?

121

Tizenhetedik fejezet

Az információk megszerzése és felhasználása

Bármilyen szakmában tevékenykedünk, mind nehezebb lépést tar­tani az adott terület újabb fejleményeivel, az információáradattal, mely nem hagyja érintetlenül üzleti és magánéletünk egyetlen terü­letét sem. E fejezet tárgya éppen az, hogy miképpen juthatunk hozzá a szükséges információkhoz számítógépek és mindenféle más esz­köz alkalmazásával a lehető leghatékonyabban és a legrövidebb időn belül.

Az információ korában élünk, s ez a következő évtizedekben va­lószínűleg az eddiginél is nagyobb hatást gyakorol életünkre. Hogy Richard Saul Werman Information Anxiety (Az áhított információ) című könyvében említett példát idézzük, a New York Times egyetlen száma több írott információt tartalmaz, mint amennyivel a tizenhe­tedik századi angol átlagpolgár egész életében találkozott. Manap­ság, teszi hozzá Werman, úgy szakmai, mint magánéletünket meg­határozzák a megszerzett információk—formálják személyiségün­ket, hozzájárulnak az általunk megfogalmazott gondolatokhoz, szí­nezik világképünket. „Az információrobbanás nem pusztán azért következett be, mert megnövekedett az információ mennyisége — állítja Werman. — A műszaki haladás megváltoztatta az információ tárolását és átadását is, így az információ éppúgy hat ránk tömegé­vel, mint áramlásának módjával."

Az információ mennyisége állítólag négyévente megduplázódik, ezért egyre fontosabb a legjobb időkímélő technikák kiválasztása, hogy • rátaláljunk a valóban szükséges információkra; • állandóan korszerűsítsük képességünket gyors és hatékony meg­

szerzésükre; • megmenekedjünk a „fölös információk" miatti időveszteségtől.

Werman Linda C. Lederman Communication in the Workplace (Kommunikáció a munkahelyen) című könyvét idézi: „Az átlag­amerikai egyetlen év alatt 3000 nyomtatványt és űrlapot olvas el, vagy tölt ki; átlapoz 100 újságot vagy folyóiratot; 2463 órán át néz televíziót; 730 órányi rádióműsort hallgat meg; 20 hanglemezt vá­

sárol; csaknem 61 órát telefonál; elolvas három könyvet és meg­számlálhatatlan órát tölt szóbeli információcserével. Ébrenlétünk legnagyobb részében tehát információkkal foglalkozunk."

AZ INFORMÁCIÓ FELVÉTELEKOR MEGTAKARÍTOTT PERCEK

Íme, néhány tipp, hogyan merítsünk hatékonyan az információfor­rásokból:

• Válogassuk meg olvasnivalónkat! Egy országos napilapra össz­pontosítsunk!

• Olvasás előtt nézzük át a főcímeket! • Tanuljuk meg felgyorsítani olvasásunkat! • Ha meg akarunk őrizni valamilyen anyagot, írjunk egy kulcsszót

a cikk sarkába, aztán vágjuk ki, és tegyük el későbbi hivatkozás céljából. A kiadvány többi részét azonnal dobjuk el, ne takargas­suk „majd valamikor elolvasom" felkiáltással! Legtöbbnyire úgysem térünk vissza ahhoz, ami elsőre nem ragadta meg a fi­gyelmünket, s így legalább elkerüljük a munkánkat zavaró ren­detlenséget.

• Mondjuk le az előfizetést, ha nincs kedvünk vagy időnk elolvas­ni a kérdéses sajtóterméket!

• Hasonló érdeklődésű ismerőseinket biztassuk más kiadványok olvasására — az újságkivágások cseréjével kölcsönösen időt ta­karítunk meg.

TELEVÍZIÓS HÍRMŰSOROK

• Egyféle műsort kísérjünk figyelemmel, a reklámok sugárzása alatt olvassunk!

• A helyi televíziók adásaiból csak a közösségi híreket nézzük! • Ha minden percünk drága, és gyorsabban akarunk hozzájutni a

hírekhez, válasszuk a rádiót! Az óránként vagy félóránként ismé­telt legfontosabb hírek meghallgatásához öt perc elegendő.

TERVEZZÜK MEG AZ ADATGYŰJTÉST!

A tervezés a tényfeltárásban és az adatgyűjtésben éppolyan fontos, mint bármely más tevékenységben. A leírt vázlat akkor is nagy se­gítség, ha tények még nem támasztják alá. Ez nem olyan képtelen-

122 123

ség, mint amilyennek hangzik. A végcél kitűzése és a pillanatnyilag rendelkezésre álló részletek megjelölése segít megtennünk az első lépést, hogy behatároljuk azt az információmennyiséget, amivel dolgunk lesz. Én az alábbi megközelítést alkalmazom:

1. Felvázolom az érintendő területeket. 2. Lediktálom az ismert tényeket, s az ezekből, valamint kiindulási

feltételezéseimből fakadó kérdéseket. 3. Csak olyasmi után kutatok, amiről úgy gondolom, hogy valóban

szükségem lesz rá, ahelyett, hogy felhalmoznám az adatokat, az­után megpróbálnék valami értelmet adni nekik.

Az időérzékeny, tudományos problémamegoldás a következő lépé­sekből álló kutatási módszeren alapul:

a) A megfigyelhető adatok összegyűjtése. b) Hipotézis felállítása a fentiek alapján. c) A hipotézis kipróbálása. d) Az elfogadott vagy elvetett hipotézisből következően leg­

jobbnak tűnő intézkedések levezetése — miközben mind a hi­potézist, mind a tervezett intézkedést készek vagyunk az újonnan felmerülő adatok tükrében megváltoztatni.

Vezérelvünk nem egyszerűen a tényfeltárás, hanem a bennük meg­nyilvánuló elvek tisztázása. Ez a lényeglátás kulcsa — nemcsak az üzleti életben, hanem a jog, az egészségügy, a természettudomá­nyok területén és másutt is.

Irodákban látható a következő felirat: „Már döntöttem — ne za­varj a tényekkel!" Sok gazdasági vezető annyira erős akaratú, hogy alárendeltjei nem mernek tényekkel vagy nyilvánvaló megoldások­kal előhozakodni, amelyek ellentétbe kerülhetnének a hagyomá­nyos felfogással. Vigyázzunk tehát: ha gerincünket megtörve le­mondunk a józan ítéletalkotásról, nehogy ujjat húzzunk főnökünk­kel, akkor elveszítjük döntési képességünket, többé nem tudjuk ki fürkészni az ehhez szükséges tényeket. A problémát megoldandó kellő tapintattal és találékonysággal tálaljuk a megfelelő következ-tetésekhez vezető információkat!

HOL KUTAKODJUNK?

Könyvekben, szakfolyóiratokban és hírlapok szakcikkeiben kérdésünkre megtaláljuk a választ. A mikrofilm, az audio- és vi

kazetta ugyancsak hatalmas információforrás. Ennek tudatában meglepő, hogy mennyi üzletember hagyja teljesen figyelmen kívül ezeket az adatbázisokat. "Az emberek 95 %-a sohasem fordítja saját javára mások tapasztalatait, mert nem tudja, hogy a számára szük­séges és hasznos információk hozzáférhetőek, illetve, hogy hol jut­hat hozzájuk gyorsan és hatékonyan" —jelentette ki Quincy Mum-ford, az Egyesült Államok Kongresszusi Könyvtárának munkatársa.

Sok üzletember hangoztatja, hogy nem ér rá olvasni és adatokat keresgélni. Ezzel olyan benyomást kíván kelteni, hogy a gyakorlati kérdések teljesen lekötik, ezért nem vesztegetheti értékes idejét hol­mi kutakodásra. A „tapasztalat iskolájának" elszánt hívei nem ké­pesek felfogni, hogy a gyakorlatban is kamatoztathatók a legjobb forrásokból hatékony módszerekkel nyert információk.

SPÓROLJUNK AZ IDŐVEL — A SPANYOLVIASZT MÁR FELTALÁLTÁK!

Bármi is a gondunk, valószínűleg találunk valakit, aki már sokszor szembekerült ilyesmivel. Először mindig járjunk utána az adott te­rületen elért legjobb eredményeknek, ezzel rengeteg időt takarítha­tunk meg.

Vegyük például ezt a könyvet! A tervezés első lépéseként kike­restem minden elérhető könyvet és cikket az adott témáról. Közülük sokat említek és idézek ebben a kötetben — kiegészítve és kibővítve a tárgyról alkotott saját elképzeléseimet. Az újságcikkek összegyűj­téséhez egy szakbibliográfiát használtam fel, mely kiadványok tö­megét szedi sorba cím, szerző, terjedelem és a megjelenés dátumá­nak megjelölésével. (A nagyobb könyvtárakban külön katalógus alapján kereshetjük ki az újság- és folyóiratcikkeket, egyes folyói­ratok pedig évenként saját tárgymutatót is megjelentetnek.)

Ezután az e fejezet későbbi részében leírt számítógépes adatbá-zisokat használtam fel, tanácskoztam ismert szaktekintélyekkel, sok szeeméllyel folytattam levélváltást, fejezetenként külön dossziéba gyűjtöttem az adatokat, azután hozzákezdtem a diktálás, leírás és szerkesztés munkájához.

HASZNÁLJUK KI JOBBAN A KÖNYVTÁRAKAT!

A gyors információszerzés legjobb módjai a közkönyvtárak, ezen belül a központi vagy nagyobb fiókintézmények. Vázoljuk fel igé-

125 124

nyeinket, azután forduljunk a könyvtároshoz, aki útbaigazítást ad az elérhető legjobb forrásokhoz. Tapasztalataim szerint a könyv­tárosok intelligensek és általában igen segítőkészek, de a legtöbbet akkor tudnak segíteni, ha előbb mi is felkészülünk, és konkrét kér­déseket teszünk fel nekik.

Sok könyvtár telefonon is ad felvilágosítást más forrásokra vo­natkozóan, legalábbis az intézmények címe és telefonszáma erejéig. Ha nem tudnak azonnal válaszolni, visszahívnak.

Szakkönyvtárak Az így kapott címekkel folytathatjuk a kutatómunkát. A szak­

könyvtárak egy része az általános gyűjtési körű közkönyvtárakhoz hasonlóan működik (Magyarországon a legnagyobb és legismer­tebb ilyen az Országos Műszaki Információs Központ és Könyvtár), de külön könyvtárat tart fenn számos állami és önkormányzati szerv, valamint magánintézmény, klinikák, kutatóintézetek, egyete­mek, múzeumok, szakszervezetek, alapítványok stb. Némelyik a nagyközönség előtt kevésbé ismert, ám minden korlátozás nélkül hozzáférhető, mások használatához külön engedély kell ugyan, de az esetek többségében egy levél vagy telefon segítségével az is könnyen megszerezhető.

Időmegtakarítás telefonos tudakozódással Ügyes telefonhasználattal rengeteg információt szerezhetünk. Felvilágosítást kaphatunk a bennünket érdeklő témában tevé­

kenykedő cégeknél vagy a szaklapok, folyóiratok szerkesztőségei­ben is. Hívjuk közvetlenül a megcélzott forrás legmagasabb szintjét. Lee Levitt New York-i vezetői tanácsadó szerint jelentős változás zajlik az üzleti telefonálási kultúrában. A valaha titkárnőik mögé rejtőző vezetők ma büszkén válaszolnak maguk a megkeresésre. Természetesen ez még nem általános, de egyes országokban már nem lehet nem észrevenni az alapvető változást, különösen a nagy­vállalatoknál. Híváskor kövessük a következő javaslatokat:

• Írjunk vázlatot a megtudni kívántakról! • Folytassunk némi előzetes vizsgálódást, hogy a kiválasztott for­

rás eléggé tájékozott-e az adott tárgykörben! • Egyenesen kérdezzünk! Meglepődhetünk, hogy sokan milyen

készségesen válaszolnak.

Minden, amit valaha tudni akartunk: a számítógépes világhálózat

Legyen szó szinte bármilyen témával, érdeklődési körrel kapcso­latos, netán valamelyik versenytársunkat érintő kérdésről, tényről vagy számadatról — amennyiben rendelkezünk személyi számító­géppel, modemmel és megfelelő kommunikációs szoftverrel, akkor mindössze néhány billentyűt kell leütnünk, hogy csekély idő- és energiaráfordítással fejest ugorhassunk az információk tengerébe. Az elektronikus információk tárházai ma már mindenki számára el­érhetőek. Hasznuk felmérhetetlen, de vigyázat! Kellő útmutatás nélkül könnyen zsákutcába tévedhetünk, ami nem kevés időnkbe és pénzünkbe kerülhet. A számítógépes világhálózat, az Internet szol­gáltatói rendszeresen hirdetik magukat az általános és a gazdasági szaksajtóban.

A lehetőségek folyamatosan bővülnek, az alábbiakban szemlél­tető jelleggel teszünk említést a számítógépek révén szerezhető in­formációk fajtáiról.

Az adatbázisok világa Az adatbázisok három típusba sorolhatók. Az első egyszerűen

megjelöli, hogy hol lelhetők fel az általunk keresett cikkek. A má­sodik tartalmi kivonatokat közöl. A harmadik a teljes szöveget adja, amely elolvasható a monitoron vagy letölthető a nyomtatóba. A leg­több szolgáltató mindhárom típust kínálja, de egyre inkább a harma­dik az uralkodó, mivel a még oly magvas összefoglalók sem pótol­hatják az eredeti szöveget.

Az adatbázis-szolgáltatók általában havi alapdíjat és a hálózat tényleges használata után percdíjat számítanak föl, de a gépkocsi­kölcsönzés mintájára létezik korlátlan használatra érvényes havidíj is. Ha a lehető legrövidebb idő alatt és a legkevesebb költséggel kí­vánjuk megszerezni, amit akarunk, érdemes megfogadni Paula Ing-raham tanácsait:

• Írjuk le, hogy konkrétan mit keresünk, mielőtt hozzáfognánk! • A katalógusok segítségével döntsük el, hogy melyik adatbázist

használjuk! • Ha lehetséges, használjuk a kereszthivatkozás funkciót a többfé­

le adatbázisban való kereséshez! • Szedjük sorba a keresett témák szinonim megnevezéseit, hogy

gyorsabban kijelölhessük a kívánt információt!

127 126

Mindegyik adatbázisnak megvan a maga felépítése, nyomtatott do­kumentációja és használati módja. Miután telefonon vagy levélben megrendeltük a tájékoztató katalógust, tanulmányozzuk gondosan az árakat, és döntsük el, mennyit óhajtunk kiadni a kérdéses infor­mációra. Enélkül hamar megugorhatnak a költségek.

A CompuServe Az 1979-ben alapított és ma már világszerte több millió előfize­

tővel rendelkező CompuServe hangoztatja, hogy szolgáltatásai „ku­tatóközponttá változtathatják íróasztalunkat. Tanulmányozhatjuk az üzleti lehetőségeket, a piaci kereslet alakulását, nemzetközi for­galmi adatokat, a lakásépítkezések állását, lépést tarthatunk az új termékekkel, sajtóközleményeket olvashatunk, nyomon követhet­jük a legfrissebb szakmai fejleményeket, figyelemmel kísérhetjük a konkurenciát, sőt, utazás előtt ellenőrizhetjük a várható időjárást is."

Más adatbázisok lehetővé teszik, hogy „tallózzunk az üzleti ter­mékek és szolgáltatások között, illetve megvásároljuk ezeket. Első­ként juthatunk hozzá a legmodernebb számítógép- és szoftverrend­szerekhez. Azonnal hozzáférhetünk a legfrissebb hírekhez és mű­szaki tudósításokhoz, az idézett adatokkal alátámaszthatjuk üzleti javaslatainkat, döntéseinket, jelentéseinket, feljegyzéseinket stb." A rendszer segít „kipuhatolni bármely földrajzi körzet piaci felvevő­képességét.

Felmérhetjük a tervezett üzleti vállalkozások megvalósíthatósá­gát a gazdasági előrejelzések, forgalmi adatok, illetve a hasonló vál­lalkozások sikerességére vonatkozó adatok alapján. Népszámlálási és más demográfiai adatok segítségével megtervezhetjük levélrek­lám- és médiakampányainkat, elemezhetjük a piaci versenyt." A CompuServe szolgáltatásai az alábbi területekre terjednek ki:

• Ügyfélszolgálat Talán a legfontosabb szolgáltatás ezen a végtelen elektronikus mezőn. Megnyugtató hátteret jelent, hogy rövid idő alatt hasznos információkhoz juthatunk a számlázással, jelszavunk megvál­toztatásával és minden más, magára a szolgáltatásra vonatkozó kérdésünkkel kapcsolatban. Fellapozhatjuk az előfizetők névso­rát is, akár egy telefonkönyvet. Itt található meg a CompuServe magazinjának elektronikus kiadása is, amely naponta beszámol a szolgáltatással kapcsolatos eseményekről, valamint a számítás­technika világának fejleményeiről.

Kommunikáció/Faliújság Ez a részleg tartalmazza a CompuServe postaszolgálatát, a CB-szimulátort (mellyel a CB-rádiók mintájára kapcsolatba léphe­tünk és cseverészhetünk a világ bármely táján tartózkodó előfi­zetőkkel), az apróhirdetéseket, különféle vitafórumokat, klubo­kat és különleges érdeklődési körű csoportokat, illetve az ügyfél­szolgálat postaládáját, amelyben üzeneteket hagyhatunk.

Hírek/Idojárás/Sport A CompuServe ezen szolgáltatása folyamatosan közli a legfris­sebb nemzetközi híreket, a távirati irodák, jelentősebb hírlapok tudósításait, továbbá a legkülönfélébb hírleveleket. Itt működik az AP hírügynökség online szolgálata és a Hollywoodi Forró­drót. A CompuServe üzleti hírszolgálata elektronikus „újságki­vágásokat" gyűjt számunkra a bennünket érdeklő témákban az AP, a UPI és más hírügynökségek anyagaiból. Körzeti időjárás­jelentéseket olvashatunk, megtekinthetjük és letölthetjük a tele­vízióban láthatókhoz hasonló időjárási térképeket.

Utazás/Szabadidő Ez a részleg a világjárókat szolgálja ki. Segítségével tanul­mányozhatjuk sok egyéb között a légitársaságok menetrendjét, a gépkocsikölcsönzési és szálláslehetőségeket, illetve rögtön le is foglalhatjuk az említett szolgáltatásokat. Szállodánkat a földke­rekség minden jelentősebb kereskedelmi szálláshelyét felölelő ABC Worldwide Hotel Guide elektronikus változatából is kivá­laszthatjuk, továbbá tallózhatunk a világ számos tájának látvá­nyosságaira vonatkozó, valamint különféle más — üzleti és tu­risztikai célzatú — utazási információk között.

Az elektronikus bevásárlóközpont Ez a CompuServe kizárólagos vásárlási szolgáltatása. A Compu­Serve ingyenes „kirakatnézésre" invitálja előfizetőit, a hálózat használata ebben a részlegben valamennyi előfizető számára díj­mentes. Itt heti hét napon át, a nap huszonnégy órájában az ott­honi vagy irodai karosszék kényelmében ismerkedhetünk az igé­nyeinket kielégíteni igyekvő kereskedőcégek tucatjainak áru­ajánlataival, emellett válogathatunk egy diszkontáruház kínála­tából is. A szoftverkatalógusból vásárolt programokat elektroni­kus úton szállítják házhoz, azaz töltik le számítógépünkbe. A ter­mékválasztásban egy fogyasztóvédelmi lap online-kiadása segít,

128 129

amelynek valóban nagy hasznát vehetjük, ha meg akarjuk ismer­ni a megvásárolni szándékozott holmit, mielőtt kiadnánk rá a pénzt.

• Pénzügyek és-piacok Ebben a részlegben megtalálhatók az egyesült államokbeli érték­tőzsdék részvényárfolyamai és más információi, továbbá bankok és brókercégek információi, adózási és biztosítási tudnivalók, vállalati kimutatások, valamint gazdasági vitafórumok.

• Szórakozás/Játék A CompuServe online játékok sorát kínálja. Némelyikben a szá­mítógéppel mérkőzhetünk, másokban a többi előfizetővel mér­hetjük össze ügyességünket egy galaktikus csetepaté, szerepjá­ték, kalózkaland stb. során. További játékokkal kapcsolatos in­formáció is rendelkezésre áll.

• Hobbi/Egészség/Oktatás Ebben a részlegben a szolgáltatások széles skálája tárul elénk, e főzőcskétől az egészségvédelmen át a takarékos háztartásvezeté­sig. Életmód- és fitnessfórum, hobbi-, képzőművészeti, zenei és irodalmi összeállítások tartoznak még ide.

• Kézikönyvtár Ebben az elektronikus könyvtárban különféle segédanyagok ta­lálhatók, például lexikonok (köztük a Grolier-féle enciklopédia), az Egyesült Államok kormányhivatalainak kiadványai, nép­számlálási adatok. Tanárok, szülők és diákok tájékoztatást kap­hatnak az oktatási szolgáltatásokról, összeállításokat találhatnak szakoktatási és fogyatékosokkal kapcsolatos kérdésekről. Itt ka­pott helyet a több mint nyolcvanmillió amerikai háztartást felöle­lő telefonkönyv. A csúcsidőszakon kívül olcsón hozzáférhetünk a Knowledge Indexhez, a Dialog (a világ legnagyobb ilyen jelle­gű szolgáltatója) által forgalmazott legnépszerűbb adatbázisok­ból készült válogatáshoz, melynek témái között szerepel mező­gazdaság, könyv, üzleti élet, számítógép, oktatás, technika, kör­nyezetvédelem, történelem, jog, orvostudomány, tömegtájékoz­tatás, vallás és társadalomtudomány.

• Számítástechnika/Műszaki újdonságok Ez a részleg ad teret számos vitafórumnak, melyek egyes számí­tógép- és szoftverfajtákkal foglalkoznak. Megismerkedhetünk a

130

legújabb kutatási eredményekkel vagy akár a CompuServe fel­használásának módjával és lehetőségeivel.

• Üzlet/Egyéb foglalkozási ágak Ebben a kiterjedt részlegben vállalatvezetők és más szakterüle­tek, így a jog, egészségügy, repülés, műszaki tudományok és adatfeldolgozás művelői juthatnak hírlevelekhez, folyóiratok­hoz, vitafórumokhoz és egyéb szakmai jellegű szolgáltatások­hoz.

Tizennyolcadik fejezet

Olvass gyorsan, felejts lassan!

Információink túlnyomó részét olvasással szerezzük. Tekintettel a mára irdatlan mennyiségűvé nőtt olvasnivalóra, vizsgálódásunk kö­vetkező tárgya az lesz, hogy miként gyorsíthatjuk fel az olvasást.

Évszázadokkal ezelőtt a tibeti lámák már kieszeltek egy idő- és energiatakarékos módszert, ami igen hasznos lenne mai rohanó vi­lágunkban is. Legtöbbünkhöz hasonlóan ezek a szent életű férfiak időhiányban szenvedtek. Megoldásként hosszú papírcsíkokra rótták az imaszövegeket, és tengely körül forgó dobokba helyezték őket. Az ájtatossághoz többé nem kellett felolvasni az imákat, elég volt az imamalomban pergetni őket. Címzettjük, vélhetőleg, a legszédí-tőbb forgási sebességgel is lépést tudott tartani.

E. Wayne Marjarum, a How to Use a Book (Hogyan használjuk a könyvet?) szerzője hozzáteszi, hogy az újságok, hetilapok, köny­vek, brosúrák, prospektusok és egyéb olvasnivalók áradatában leg­alább ilyen természetfeletti képességekre volna szükségünk, hogy győzzük az iramot. Ilyenek híján csak egyet tehetünk: gyorsabban és válogatva olvasunk. Ugyanakkor megfelelő felfogóképességgel kell rendelkeznünk, hogy meg is értsük, amit olvasunk. Mivel az ol­vasás egyik legfontosabb készségünk — mely közvetlenül befolyá­solja jövedelmünket, életünk örömteli voltát, nemegyszer szakmai sikerünket is —, az időgazdálkodás kulcskérdése, hogy mennyi időt tudunk megtakarítani az olvasás, megértés és emlékezetbe vésés se­gítségével.

131

HOGYAN GYARAPÍTSUK AZ OLVASÁSI IDŐT?

Az olvasási lehetőségek javításának egyik módja az, hogy több időt szerzünk rá — kihasználjuk az egyébként elvesztegetett, illetve szá­munkra kevésbé érdekes vagy fontos anyagok elolvasására szentelt perceket. Az alábbi tippek ezen a téren nyújtanak segítséget.

• legyen kéznél jó olvasnivaló! Az újságcikkeket, jelentéseket és egyéb elolvasni kívánt anyagokat ne az előszobai kisasztalra te­gyük, ahol az idők végezetéig aszalódhatnak, hanem valami szembetűnő helyre, például a fotel mellé, ahol vacsora után ej­tőzni szoktunk. Bárhová megyünk, vigyünk magunkkal olvasni­valót. Vágjunk zsebre kitépett újságlapokat, jusson belőlük az irattárcánkba, az éjjeliszekrényünkre, de még a fürdőkád mellé is.

• Használjuk ki olvasásra az utazási időt! Utazás közben többnyire akad szabad időnk. Ragadjuk meg ezeket az értékes perceket!

• A legfontosabb dolgokat tiszta fejjel olvassuk! Ha egész reggeli olvasóidőnket az újságnak szenteljük, elmulasztjuk a lehetősé­get, hogy sokkal fontosabb olvasási kötelezettségeinket akkor teljesítjük, amikor csak úgy buzog bennünk a szellemi energia. Miután átfutottuk a főbb híreket, esetleg fürdés vagy reggelizés közben meghallgattuk őket a rádión vagy tévén, a részletes hí­rekkel való megismerkedést hagyjuk ebéd utánra vagy a nap vé­gére, amikor nem bővelkedünk annyira alkotóerőben, de az agyunk még fog. Legértékesebb időszakunkat a legfontosabb üz­leti és szakmai anyagokra fordítsuk, amelyek a legelmélyültebb megértést igénylik.

• Olvassunk várakozás közben! Miközben éttermi kiszolgálásra, járműre, orvosra, fogászra, fodrászra, telefonra vagy akár arra várunk, hogy hitvesünk végre befejezze az öltözködést, töltsük az időt olvasással. Elképesztő, hogy mennyit érnek együttvéve ezek az innen-onnan lopott percek. Ugyanakkor megkíméljük magunkat a meddő várakozás okozta bosszankodástól is.

• A reggeli lapokat olvassuk el előző este! A reggeli lapok már a késő esti órákban kikerülnek a nyomdából. Ha módunk van ilyenkor beszerezni őket, ezzel előre ledolgozhatjuk a napi pen­zumot. Csak vigyázzunk, nehogy megrögzött újságfaló módjára reggel újra elolvassuk ugyanazt!

• Használjuk ki az ebédidőt! Alkalmanként ebédeljünk egyedül, és egyszerűen olvassunk evés közben.

• Olvassunk lefekvés előtt! Lámpaoltás előtt olvassunk egy ne­gyed- vagy félórácskát. Nem feltétlenül szakkönyveket, lehet gondolatébresztő vagy szórakoztató irodalmat is. Ilyenkor sok­féle témára sort keríthetünk.

TARTALMI KIVONATOK ÉS TALLÓZÓK

A roppant tömegű szakmai olvasnivaló — irányzatok előrejelzései, kifinomult vezetéstechnika, hatékony marketingstratégiák, értékes munkamódszerek és így tovább — teljesíthetetlen követelményeket támaszt elénk. Becslések szerint minden évben 1200—1500 veze­téselméleti és gazdasági szakkönyv lát napvilágot — nincs az a ha­landó, aki ezt az irdatlan mennyiséget átlapozná, az elolvasásról már nem is beszélve.

A Profile magazin szerint az átlagos vezető évente mindössze hat könyvet olvas el — sok hasznosat pedig elmulaszt. Öreg hiba. Hogy miért? Mert a jó könyvekben foglalt gondolatok és felismerések gyakran sehol másutt nem lelhetők fel. A valódi tájékozottsághoz a rendelkezésre álló idő alatt lépést kell tartanunk a szakmai informá­ciók e fontos forrásával. A gyakorlatias amerikaiak többféle megol­dást is kínálnak erre. A Soundview kiadó munkatársai minden hó­napban elolvassák az összes megjelent üzleti témájú könyvet, majd meghatározott szempontrendszer alapján véleményezik őket. A kri­tériumok közé tartozik az időszerűség, a tartalom eredetisége, az ol­vasók időgazdálkodását, nyereségességét, problémamegoldását, szakmai pályafutását elősegítő, termelékenységnövelő ötletek meg­léte. Az e feltételeknek leginkább megfelelő kötetek hivatásos gaz­dasági szakírókhoz kerülnek, akik minden hasznos gondolatot kihü­velyeznek belőlük, és nyolc oldalas összefoglalót írnak. Az így ké­szülő kiadványok nem szemlék (amelyek egy adott személy véle­ményét tükrözik), nem is tallózások (összezsúfolt, kiragadott rész­letek), hanem hozzáértően megírt kivonatok, melyek tükrözik a tel­jes mű tartalmát és szellemét. Hasonló, de kisebb terjedelmű ismer­tetések megjelennek a szaklapokban és -folyóiratokban is.

ÖNFEJLESZTÉS OLVASÁSSAL

Olvasási sebességünk és az olvasottak hatékonyabb bevésése érde­kében kövessük a következő módszereket:

• Céltudatosan olvassunk! Akármi is a tárgy, teljes egészében

133 132

igyekezzünk felfogni, ez segíti a gondolatok rögzítését elménk­ben. Ne engedjük elkalandozni figyelmünket! Agyunk úgy dol­gozzon, akár egy nyüzsgő hangyaboly — átrostálva, kilúgozva, elfogyasztva és megemésztve a nyomtatott szavak üzenetét.

• Összpontosítsunk az első mondatokra! A legtöbb olvasnivalónál ezek fejezik ki az alapeszméket. Tanuljuk meg felismerni a tar­talom jelzőtábláit: a fejezetcímeket, alcímeket, félkövéren, dőlt betűvel vagy a törzsszövegtől más módon eltérőleg szedett soro­kat. A folyóiratok manapság sokszor színekkel is kiemelik a kulcsmondatokat — nem egyszerűen az érdeklődés felkeltése végett, hanem azért, hogy a figyelmet a legfontosabb passzusok­ra irányítsák.

• Olvasás közben ne mozogjon az ajkunk! Ez ugyanis lassítja az ol­vasás sebességét.

• Kerüljük a szavankénti olvasást! Mivel a gondolatokat nem egyes szavak, hanem szócsoportok hordozzák, az olvasás fel­gyorsításának egyik lényeges eleme, hogy szemünkkel egyszerre ilyen szócsoportokat fogjunk át — a rész helyett az egészet. A jó olvasó szeme csak az egy-egy gondolatot magában foglaló egy­ségeken pihen meg. Társalgás közben is egész fordulatokat raga­dunk meg a hallott szövegből. Némi gyakorlattal elérhetjük ugyanezt az olvasással is.

Serkentsük magunkat gyorsabb olvasásra! Lankadatlanul ösztönözzük magunkat arra, hogy a korábbinál

gyorsabban olvassunk. Tegyünk például úgy, mintha a szavak el­tűnnének, mihelyt szemünket végigfuttattuk rajtuk. Valószínűleg meglepve tapasztaljuk majd, hogy nem mulasztottunk el semmi fon­tosat. Becsüljük meg a szavak számát egy újságcikkben vagy könyvfejezetben, és határozzuk meg, hogy mennyi idő alatt kell vé­geznünk a kijelölt résszel. Állítsunk be egy percjelző órát erre az időtartamra, és lassanként emeljük a mennyiséget, hogy hatéko­nyabbá tegyük olvasásunkat.

• Álljunk meg és összegezzünk! Egy szakasz nagy sebességű átol­vasása után álljunk meg, és gondolatban foglaljuk össze a szerző fő megállapításait. Ellenőrizzük le magunkat az anyag tüzete­sebb átnézésével. Egy idő után a módszer elmélyül, és szokássá válik.

• Jelöljünk bátran! Ne féljünk aláhúzni és kiemelni az olvasott

cikkekben és könyvekben, pláne ebben a mostaniban! A lénye­ges információ kidomborítására legjobb a szövegkiemelő filc­toll. Más írószerek nem annyira hasznosak erre a célra.

• Magabiztosan mellőzzük a lényegtelent! Ugorjuk át a mellékes szavakat vagy gondolatokat, üres frázisokat, közhelyeket, bana­litásokat, trivialitásokat! Keressük a javát!

• Az ismeretlen szavakat később keressük ki! Fejben vagy írásban jegyezzük meg a szótárból kikeresendő szavakat! Minél na­gyobb a szókincsünk, annál gyorsabban olvashatunk. A szakem­berek állítása szerint a hatékonysághoz 20—30 ezres szókészlet kell. Egy-egy létfontosságú szó kihagyása miatt egy egész mon­dat vagy bekezdés értelme sikkad el, ami folytonos visszalapo­zást követel.

Az olvasási készség gyakorlást kíván Egy másik olvasásgyorsítási módszert ismertet a Managing Your

Reading (Olvasás mesterfokon) című könyvében dr. Phyllis A. Mil­ler, aki szerint a legtöbben a képességeink adta sebesség felével­harmadával olvasunk, s ezen megfelelő oktatás és gyakorlás révén segíthetünk. Az olvasás készség, s mint ilyen, attól még nem fejlő­dik, ha elolvassuk, hogy kell csinálni. A készség megszerzéséhez gyakorlat kell. Szakítanunk kell rossz beidegződéseinkkel is, ami­hez útmutatást nyújt Miller doktornő kitűnő könyve.

Leghasznosabb technikája az úgynevezett „ütemtartás". Fél ke­zünkkel vagy kartonlappal takarjuk le a lapot, és csúsztassuk egyen­letesen lefelé. Szemünkkel összpontosítsunk az éppen kitakart sor­ra, miáltal fejlődik koncentráló készségünk és növekszik olvasási sebességünk. A kartonlap gyorsabb mozgatásával szoktassuk ma­gunkat az eddiginél jóval sebesebb olvasásra. Tartsunk ki emellett, függetlenül attól, hogy egyelőre kevesebbet tudunk megjegyezni a szövegből. Miután megszoktuk az új sebességet, dolgozzunk to­vább, és igyekezzünk a szöveg megértésében is lépést tartani vele.

Kóstolgatás és pásztázás Olvasásunk ne korlátozódjon a szöveg elejétől végéig, lapról lap­

ra való követésén, ajánlja Robert Moskowitz a How to Organize Yo­ur Work and Your Time (Hogyan szervezzük meg munkánkat és időnket?) című könyvében, hozzátéve:

A „kóstolgatás" során szemünk végigfut a nyomtatott anya-

135 134

gon, kiemeli a címsorokat, táblázatokat és más szembeötlő elemeket... a legfontosabb részletek elolvasásával próbálja megragadni a lényeget. A bekezdések kezdő és záró mondatai rendszerint jó fogódzót jelentenek.

A pásztázás már az írásmű szerkezetének, vázának alapo­sabb megtekintését jelenti, közelít a megértéshez, de még nem teljes elolvasás. Ilyenkor megnézzük a tartalomjegyzéket, a szemléltető ábrákat, grafikonokat és/vagy táblázatokat, a tárgymutatókat és függelékeket, hogy megállapítsuk, miről is van szó. Azután belőjük magunkat a legizgalmasabb részletre.

Moskowitz szerint a szóról szóra olvasástól nem lehet egyik napról a másikra elszakadni, időbe telik, míg levetkőzzük régi olvasási szo­kásainkat, és feszengés nélkül fogadjuk el a szöveget kimazsolázó új módszert. A „kóstolgatás" és a pásztázás mindazonáltal igen hasznos módszer, és alkalmazásukkal rövidebb idő alatt több olvas­nivalót dolgozhatunk fel.

Olvasásfejlesztő tanfolyamok Az egyik New York-i tanfolyam oktatói az alábbi módszereket

ajánlják hallgatóiknak:

• Szemvizsgálat: Lehet, hogy egyszerűen új szemüvegre van szük­ségünk. Látásélességünk megjavítása után rászoktathatjuk ma­gunkat a gyorsabb szemmozgásra.

• Látószögnövelés: A tanfolyam résztvevői megtanulják, hogy gondolati egységeket, azaz a fentiekben már említett szócsopor­tokat olvassanak.

• Szöveg a képernyőn: A képernyőn a másodperc tört részére betűk vagy számok jelennek meg. Fokról fokra haladva, hétjegyű szá­mok és egész mondatok egy pillantással való rögzítéséig lehet el­jutni.

• Olvasásgyorsító: A szöveg előtt homályos lap áll, amely olvasás közben lefelé csúszik. („Kézi" változatáról a fentiekben már volt szó.) Segítségével egyrészt mérhető az olvasás sebessége, más­résztjavítja a koncentrációt, gyorsabb olvasásra serkent, és meg­akadályozza a visszalapozást, amely gyakori időrabló.

136

Könyvek a gyorsolvasásról Sok jó könyv látott napvilágot az olvasási sebesség fokozásáról.

OLVASÓCSOPORTOK

Olyan vállalatoknál és közintézményeknél, amelyekre folyamato­san nagy mennyiségű létfontosságú nyomtatott információ zúdul, célszerű időmegtakarítási módszer lehet az olvasási munka­megosztás. Az egy osztályon dolgozók felosztják egymás között az elolvasandó kiadványokat és más forrásanyagokat. Kijegyzetelik az egész csoport érdeklődésére számot tartó részleteket, azután forgó-színpadszerűen úgy rendezik, hogy a csoporttagok egyenként meg­beszéljék az anyagot az adott mű olvasójával. Ez a szisztéma igen hatékony, ha sok a mindenkit érdeklő anyag.

További időmegtakarítás: Az anyagok kivonatolása helyett szö­vegkiemelővel jelölik meg a legfontosabb pontokat, s az így feldol­gozott példányokat adják körbe. A szövegkiemelő általában nem tesz kárt az eredetiben, és nem jelenik meg a másolatokon.

AZ IRODÁBA ÁRAMLÓ OLVASNIVALÓ KARCSÚSÍTÁSA

Ha pozíciónknál fogva módunkban áll megszabni a beosztottjaink­tól hozzánk érkező jelentések formáját, akkor készíttessünk mind­egyikhezrövid— legfeljebb tízsoros — vezetői összegzést. Művel­jük magunk is ezt a módszert. Mind több cég és közintézmény al­kalmazza ezt az időkímélő formai megoldást. Ha mi is élünk vele, tapasztalhatjuk, hogy hamarosan a velünk információcserét folyta­tók is átveszik tőlünk, miáltal író és olvasó kíméli az idejét, és job­ban megérti egymást.

IDŐKÍMÉLŐ EMLÉKEZET

Edzéssel javíthatjuk memóriánkat, és rengeteg percet takaríthatunk meg, amit addig nevek, helyszínek, időpontok és más adatok emlé­kezetünkbe idézésével töltöttünk. Az olvasottak elfelejtése sok időt fecsérel el. A könyvek, notebookok és más segédeszközök rengeteg

* Magyarul például húsz év alatt több kiadást ért meg, és ma is nagy ha­szonnal forgatható Dr. Dezső Zsigmondné műve, „A gyorsolvasás programozott tankönyve" — szerk. megj.

137

• Gondoljuk át az olvasott, hallott vagy látott dolgokat, és beszél­jünk róluk! Ha ez beidegzett szokásunkká válik, erősíti emléke­zőtehetségünket.

• Az új ismereteket társítsuk korábban bevésettekkel! Ha például nem akarjuk elfelejteni, hogy ajándékot kell vennünk valakinek, gondoljunk egy olyan ajándékra, aminek mi magunk különösen örülnénk. Ha új szóra bukkanunk, gondoljunk más, hasonló hangzású szavakra, és arra, hogy hol használnánk ezt a szót. Egy­szóval használjuk emlékeztetőül az asszociációt.

• Memorizálásra legalkalmasabb a délelőtt, különösen nyolctól tí­zig. Ennek az az oka, hogy ebben az időben az idegrendszert ke­vesebb új benyomás éri. Az esti órákban a bevésés hatékonysága 6—10 %-kal kisebb. A rögzítési képesség ébredéstől lefekvésig fokozatosan csökken. Egyébként ebből a szempontból a vasár­nap a legrosszabb nap. Valószínűleg azért, mert ilyenkor aka­runk leginkább lazítani.

HÉT EGYSZERŰ TRÜKK, AMIT NEM FELEJTÜNK EL

Az alábbiakban néhány kitűnő emlékezetjavító ötletet sorolunk fel Leanne Kleinmann, a Memphis magazin főszerkesztőjének össze­állításából:

1. Összpontosítsunk a tudatosságra! Ahelyett, hogy csak úgy meg­jegyeznénk, dolgozzuk föl. Ha például a főnökünk megkér, hogy tartsunk észben néhány fontos, de számunkra semmitmondó ne­vet, tegyünk fel magunkban kérdéseket ezekkel kapcsolatban. Szokatlanul hangzanak-e? Hasonlítanak-e általunk ismert sze­mélyek nevéhez? Ha fogódzókat keresünk, könnyebb rögzíteni az új adatokat.

2. Törjük át a rutin korlátait! Az újszerűség könnyebben megje-gyezhetővé teszi a dolgokat. Ahogy idősödünk, némi erőfeszítést igényel, hogy az ismertet szokatlanná változtassuk. Folyton elfe­lejtjük, hogy bezártuk-e a kaput. Próbáljuk bezárni a másik ke­zünkkel! Ha az öntudatlan folyamatba újszerű, feltűnően eltérő mozzanatokat csempészünk, mindjárt könnyebb megjegyezni.

3. Képzeljük magunk elé, amire emlékezni akarunk! A képi utalá­sok segítenek észben tartani egy nevet vagy feladatot. Amikor például Rókánéval találkozunk, gondoljunk az állatra és kettejük esetleges közös tulajdonságaira — mindketten hosszú orrúak, vörösek stb. (A módszer nem veszélytelen, mert esetleg rosszul ugrik be a kép, és tévedésből Farkasnénak szólítjuk a hölgyet!)

138

információt képesek könnyen elérhető módon tárolni, így jóval ke­vesebbet kell észben tartanunk. Mindazonáltal vannak, akik szakte­rületük legfontosabb adatait kívülről tudják — és folytonos utána-nézés nélkül képesek alkalmazni —, s ezek az emberek gyakran si­keresek és mindig általános irigység tárgyai.

Dr. Bruno Furst, az emlékezet szakértője és e témakörben szá­mos könyv szerzője hisz abban, hogy az egyik legjobb memóriaser­kentő, ha egy nevet vagy adatot valamilyen jól ismert, könnyen fel­idézhető tárggyal társítunk. A következő példát hozza föl erre:

Amikor a feleségein arra kér, hogy írjak a biztosítási ügynö­künknek, és változtassam meg a tűzbiztosításunkat, rögtön magam elé képzelem az íróasztalomat, amint lángokban áll. Mihelyt kinyitom az irodám ajtaját, az égő asztal képe emlé­keztet, hogy írjak — a levél témáján egy pillanatig sem kell törnöm a fejem. Hogy el ne felejtsem postára adni, elképzelem a postaládánál ácsorgó ügynököt. Ahogy meglátom a posta­ládát, egyszerre eszembe juttatja őt és a levelet. Ugyanígy já­rok el nevekkel, számokkal és más adatokkal.

Az emlékezet olyan, akár az izom, állítja Furst doktor. A tétlenség elsorvasztja. Ugyanakkor ne terheljük túl memóriánkat, int a szak­ember; sok egyszerű emlékeztetőt jobb leírni. Minél több élményt tárolunk és minél könnyebben szívunk magunkba benyomásokat, annál jobban rögzítjük és idézzük fel őket a kellő pillanatban. Min­denesetre tartsuk észben, hogy a személyi számítógép és a rajta lévő szoftver, amely lehetővé teszi mindenféle információ rögzítését és gyors előkeresését, nem helyettesíti, hanem kiegészíti saját emléke­zetünket.

MIKOR MEMORIZÁLJUNK?

Az emberi kapcsolatok és a személyes hatékonyság témájában szak­tekintélynek tartott Donald Laird professzor mondotta: „Ha memó­riánk természettől fogva gyenge, valószínűleg soha nem kelhetünk versenyre azzal, aki jobb emlékezőtehetséggel született. Mielőtt azonban búnak adnánk a fejünket, próbáljuk arra használni, amire való. Sokan idővel tűrhetőre fejlesztették eredetileg nem túl jó me­móriájukat. Az eredmény nagy mértékben attól függ, ahogyan me­morizálunk." Íme, néhány Laird professzor tanácsai közül:

• Figyeljünk feszülten a megjegyezni kívánt részletekre!

4. Alkalmazzunk mnemotechnikai eszközöket! Az iskolában régóta alkalmazott módszer, hogy összetartozó fogalmakból értelmes tréfás mondatokat alkotnak, kezdőbetűiket vagy első szótagjai-kat jól megjegyezhető, ritmikus szövegekké, esetleg értelmes szavakká (akronímák) vonják össze, rímes versikéket faragnak belőlük, vagy más hasonló módon teszik könnyebben bevéshe-tővé őket.

5. Írjuk le! A papírra vetett dolgokat később általában könnyebb felidézni.

6. Legyünk összeszedettebbek! Minél rendszerezettebbek vagyunk, annál nagyobb az esélyünk, hogy tudni fogjuk, mit hová tettünk. Segít ebben, ha például a bejárati ajtó melletti szögre akasztjuk a slusszkulcsot, napszemüvegünket mindig egy bizonyos helyre rakjuk, papírjainkat különféle színű dossziékban tároljuk.

7. Óvakodjunk a memóriánkat befolyásoló egyéb tényezőktől! A központi idegrendszerre ható gyógyszerek — így az antihiszta-minok, altatók és fájdalomcsillapítók — befolyásolhatják az em­lékezetet is. Az alkohol, a cigaretta, amely elvonja az agytól az oxigént, úgyszintén rongálja a memóriát.

Tizenkilencedik fejezet

Önképzés

Valamikor az érettségi vagy a főiskolai, egyetemi diploma megszer­zése az egész életre szóló tanulás befejezését jelentette — a későb­biekben legfeljebb valami szaktanfolyamra kerülhetett sor, ha az il­lető előmenetele vagy más egyéni érdeke úgy kívánta. Napjainkra viszont a felnőttoktatás elképesztő méreteket öltött. Alig akad olyan felsőfokú tanintézmény, oktatási rendszer, szakiskola vagy szakmai szervezet, amely ne kínálná tanfolyamok széles skáláját gyakorlati­lag minden témában — a számítógép-kezeléstől a japán vagy szinte bármely más nyelvig.

Sok efféle tanfolyam kiválóan alkalmas arra, hogy elsajátítsuk a szakmánkban legközvetlenebbül alkalmazható időkímélő készsé­geket és ismereteket. Használjuk ki előnyeiket látókörünk szélesíté­sére, személyes kielégülést is nyújtó szakmai előrelépés céljából, vagy egyszerűen a tanulás öröméért.

ÉLETRE SZÓLÓ TANULÁSI ÖTLETEK

• Jelöljünk ki külön tanulóhelyet! Készítsünk oda minden szüksé­ges felszerelést — a szövegkiemelőtől kezdve a mágneslemezig. A döntő pillanatokban ne vesztegessük a drága időt eszközök ke­resgélésére.

• Használjuk ki az ingázás idejét! Reggel útban a munkahelyünkre olvassuk el a tananyagot. Este hazafelé menet próbáljuk felidéz­ni.

• Tanuljunk együtt egy barátunkkal! Válasszunk valakit, akinek tanulási stílusa kiegészíti a miénket. Ez idegen nyelveknél jól be­válik. Nekünk a nyelvtan megy, neki a kiejtés. Így kölcsönösen kiigazíthatjuk egymás hibáit.

• Szegődtessünk segítséget a házhoz! A takarítónő, gyereklány vagy mindenes mentesíthet bennünket az energia- és időigényes házimunka egy részétől. Amíg segítőink dolgoznak, nyugodtan elmehetünk otthonról, hogy tanuljunk.

• Keressünk magántanárt! Magánórákat venni nem feltétlenül megfizethetetlenül drága. Sok esetben ez a legjobb megoldás, ha valamiért fel kell elevenítenünk az annak idején az iskolában ta­nultakat.

TÁVOKTATÁS

Ma már életkorra, iskolai végzettségre és szakképzettségre való te­kintet nélkül bárki továbbtanulhat, sőt, különféle okleveleket is sze­rezhet, méghozzá az időbeosztásának megfelelő haladási ütem mel­lett. A levelező, illetve távoktatással foglalkozó szervezetek köre egyre bővül.

OTTHONI TANULÁS KAZETTÁVAL

További időkímélő lehetőséget kínálnak a felnőttoktatásban a hang­vagy videókazettás tanfolyamok. Az angol nyelvterületen az efféle tanfolyamoknak se szeri, se száma, de már Magyarországon is egyre szaporodnak. Nem kell más, csak egy lejátszó, s szabad perceinkben vagy más, szellemi erőfeszítést nem igénylő tevékenység közben hallgathatjuk a kazettát, így máris megtakarítottuk a napi egy órát, és közelebb jutottunk céljainkhoz.

A kazettás tanfolyamok mind több témát ölelnek fel. Akár szak­mai, akár magánéletünkkel összefüggő kérdések érdekelnek ben-

141 140

nünket, a legalkalmasabb tananyag beszerzése mindenképpen kifi­zetődik, éspedig a következő okokból:

• Úgy hallgatjuk és tanuljuk meg — vagy egyszerűen csak élvez­zük —, hogy közben valami mást csinálunk.

• A kétféle tevékenység összekapcsolása nem feltétlenül csökkenti a hatékonyságot. Ahogy Jay Conrad Levinson rámutat a The 90-Minute Hour „A kilencvenperces óra" című könyvében, a kazet­tát lejátszhatjuk hazafelé menet autót vezetve; testedzéssel, pél­dául kocogással, sétával vagy kerékpározással egyidejűleg; üzle­ti vagy turistaúton a repülőn ülve; vagy amíg várunk valamire. Hallgathatjuk mosogatás vagy másféle házimunka közben, kedvteléseinknek hódolva, a fürdőkádban elnyúlva, kertészked­ve. Mindennél többet ér, ha tévénézés helyett hallgatjuk.

Harvey Mackay, a Beware the Naked Man Who Offers You His Shirt szerzője azt állítja, hogy utazásai során már több mint három­száz kazettát hallgatott végig, s hozzáteszi: „A legtöbb amerikai csaknem évi húszezer kilométert vezet. Hetvenkét éves koráig há­rom és fél esztendőt tölt autóban. Miért ne alakítanánk hát kocsinkat egyetemmé?" Mások walkman segítségével tanulnak.

Ha a legtöbbet akarjuk nyerni a kazetták meghallgatásával, elő­ször is tisztázzuk, hogy mit várunk az adott programtól, például in­formációt kívánunk szerezni, netán egyszerűen érdekel, bizonyos készségeinket fejlesztenénk, esetleg lépést óhajtunk tartani a szak­mai, üzleti vagy más irányzatokkal.

• Tartsuk a lejátszót gondosan megválasztott helyen! A kicsi, kompakt, elemmel is működő kazettás magnók tetszés szerinti helyen is időben hallgathatók, és könnyen mozgathatók.

• Egyes programokat meghatározott helyhez köthetünk. Az egész­séges étrendről szólót hallgassuk a konyhában, a stressz leküzdé­sére tanítót az autóban (közlekedési bosszúságok enyhítésére kü­lönösen remek!), a vezetői készségfejlesztőt az irodánkban.

Steve Rowley, a Day-Timers elnöke megjegyzi: „Miközben elme­leteket és elképzeléseket ismerünk meg, elsajátítjuk a javasolt tech­nikákat és készségeket, egyúttal új, hatalmas erőforrásokat fede­zünk fel, melyek segítségével sikeresebben kezelhetjük a legkülön-

* Magyarul megjelent: Harvey Mackay: Óvakodj a pucértól, aki az in-gét kínálja neked Park Könyvkiadó, Budapest, 1993

142

félébb szituációkat. Az emberi információrögzítést vizsgáló kutatók azt találták, hogy egyesek látás, mások hallás útján tanulnak könnyebben. Akármelyik csoportba tartozunk, még ha nem feszül­ten figyelünk is a kazettára, esetleg valami más foglalkoztat, vagy lassan elnyom a buzgóság, tudatalatti elménk elképesztő mennyisé­gű információt szedeget fel minden külön időráfordítás nélkül."

Az oktatókazetták használatának legjobb módja Nincs általában legjobb megoldás — csak olyan, amely személy

szerint nálunk a leginkább bevált. A Day-Timers mindenesetre az alábbi technikákat ajánlja:

• Figyelmes hallgatás. Ha csak fél füllel hallgatunk valamit, de ne­migen jut el az agyunkig, akkor lehet, hogy többször is le kell ját­szanunk, mire a gondolatok valóban szöget ütnek a fejünkbe, és igazán figyelni kezdünk. Válasszuk ki azt a napszakot, amelyben a leginkább elengedettek és új eszmékre nyitottak vagyunk. Te­remtsünk a tanuláshoz alkalmas környezetet, lehetőleg szűrjük ki a külső zajokat. Így bizonyára jóval többet jegyzünk meg.

• Elmélyült hallgatás. A kazetta hallgatása közben idézzük ma­gunk elé azt, amiről szó van. Hunyjuk be a szemünket, képzeljük el magunkat, amint a leírt helyzetben talpraesetten viselkedünk. Ez a való életben, hasonló körülmények között reflexszerűen ki­válthatja a helyes magatartást.

• Álljunk meg a jó ötleteknél! Hallgatás közben állítsuk meg a magnót, készítsünk jegyzeteket, vagy gondolatban vegyük végig a hallottakat (különösen, ha ténylegesen eljátszottunk valami­lyen szituációt). Így hatékonyabb a bevésés.

• Feldolgozás. Olvassuk át jegyzeteinket, rögzítsük első gondola­tainkat, hogy milyen későbbi lépéseket teszünk a hallottakkal kapcsolatban. Az oktató hangkazettákhoz egyes esetekben mun­kafüzetek és öntesztek is tartoznak, amelyek a tanulás meg­könnyítése céljából saját tényleges helyzetünket hangsúlyozzák.

• Ismételt hallgatás. Ismétlés a tudás anyja, tartja a szállóige, és méltán. Kétségtelen, hogy minél inkább belevetjük magunkat a tanulásba, annál inkább serkentik az új információk elménket — tudatos részét éppúgy mint a tudatalattit. Az anyag többszöri meghallgatása is segít. Ha valamit egyszer hallunk, akkor más­nap talán csak a harmadára emlékszünk, kilencven nap múlva pedig szinte semmire. A kazettát azonban — az egyéb tanfolya-

143

moktól és oktatási formáktól eltérően — „bedöngölhetjük", azaz újra lejátszhatjuk, ahányszor csak akarjuk, míg végül tökéletesen meg nem értettük.

• Ami a legfontosabb: Az új elveket és módszereket a lehető leg­hamarabb tegyük magunkévá! A megvalósítatlan ötletek — amelyek minden gyakorlati haszon nélkül futnak át a fejünkön — végighallgatása merő időpocsékolás.

Nyelvtanulás hangszalaggal

A kazettás nyelvtanulás népszerűbb, mint valaha. A tanfolyamok kiadói használható nyelvtudást, beszédkészséget ígérnek igen rövid idő alatt. Valamennyi világnyelven készültek kifejezetten magya­roknak szánt kazetták, a ritkább nyelvek tanulására pedig termé­szetesen nálunk is jól használhatóak az ismert külföldi cégek ösz-szeállításai.

Sokan tanulnak nyelvet kazettás módszerrel. Burt S. Cross, a 3M elnöke — akinek cége számos spanyol nyelvű országban üzemeltet gyáregységeket — sokáig bosszankodott amiatt, hogy nem tudott spanyolul kommunikálni. Végül elhatározta, hogy a munkahelye és az otthona közötti autózás idejét spanyol nyelvleckék hallgatására használja fel — és ma már tárgyalóképes spanyolnyelv-tudással di­csekedhet, még ha Cervantest fordítani nem képes is.

TUDATKÜSZÖB ALATTI ÜZENETEK

Egyre nagyobb teret kapnak az önképzésben az úgynevezett tudat­küszöb alatti kazetták. Ezek olyan üzenetet hordoznak, amely nem éri el a tudatos érzékeléshez szükséges ingerküszöböt. Dr. Betty Lee Randolph, a téma szakértője így nyilatkozott erről:

A számítógépes hangrögzítés legújabb vívmányai lehetővé tették olyan motivációs anyagok szerkesztését, amelyek az ál­talunk kiválasztott konkrét céloknak megfelelően szó szerint átprogramozzák tudatalattinkat. Az ilyen eljárással készült kazetták jelentős mértékben csökkentik a stresszt, és elősegítik a kedvező lelki folyamatokat. Az újra és újra elhangzó tudat-küszöb alatti üzenetek lágy, önmagában is feszültségoldó ze­nei alapba ágyazódnak.

Egyszerűen feltesszük a kazettát, megnyomjuk a lejátszó­gombot, és hagyjuk, hogy az élvezetes muzsika kellemes

akusztikus hátteret hozzon létre, mialatt végezzük megszokott napi tevékenységünket. A kazetta semmi különös figyelmet vagy összpontosítást nem igényel. Tudatosan csak a zenét halljuk. A tudatküszöb alatti üzenet ellenállhatatlan suttogás­sá válik, lassan beszivárog tudatalattinkba, mely tisztán fel­fogja azt. Használható munka, sportolás vagy pihenés közben. Nem visz véghez csodákat, csupán egyesíti tudatos céljainkat és vágyainkat az új, pozitív tudat alatti hozzáállással. Az így létrejött lelki összhang hihetetlen magabiztosságot és jó köz­érzetet eredményez, ami képessé tehet arra, hogy végre meg­valósítsuk életünkben azokat a változásokat, amelyeket eddig is akartunk.

A tudatküszöb alatti kazetták első három-öt percében tudatosan is hallható formában hangzik el a rövid és lényegre törő üzenet, mely a szalag hátralévő részében tudatküszöb alatti formában ismétlődik. Fölötte zene vagy tengermorajlás szól. Az üzenetek mindkét agyfél­tekére irányulnak, közbeiktatott szünetek segítik az „ülepedést". Randolph doktornő elmondása szerint a cége által kibocsátott más­félszáz fajta kazetta vásárlói között egyebek között számos élenjáró nagyvállalat, biztosító társaság, közhivatal, ügyvédi iroda és hadi­tengerészeti támaszpont akad.

Huszadik fejezet

Küzdelem az időpazarlás ellen

Egy nap folyamán rengeteg pillanat adódhat, amikor minden terve­zés és a leggondosabb szervezés ellenére várakozásra kény­szerülünk. Első pillantásra jóvátehetetlennek tűnik az időveszteség — emiatt még tovább nő haragunk és nemtetszésünk, amely gyakori kísérője a kényszerpihenőnek, hiszen temérdek a dolgunk, és így is alig van időnk, hogy mindent véghez vigyünk.

Ugyanakkor sok mindent csinálhatunk a várakozás alatt, amit ez­által a saját hasznunkra fordíthatunk. Az ekképp megnyert időjelen-tős mértékben hozzájárul ahhoz a bizonyos napi egy többletórához. Az alábbiakban néhány ötletet ismerhetünk meg a tétlen pillanatok hasznosítására.

145 144

NE Ü S S Ü K AGYON AZ IDŐT!

Ha a várakozás elkerülhetetlen is, idejét ne tekintsük hiábavalónak! Fogjuk munkába ezeket a perceket. Említettük, hogy ilyenkor olvas­hatunk, s az itt-ott „talált" öt-tíz percek a nap során egy órává adód­nak össze. Tervezett programunktól függetlenül minden körülmé­nyek között vigyünk magunkkal olvasni- és tanulnivalót! Az irattár­ca vagy dosszié, melybe jelentéseket, folyóiratokat és újságkivágá­sokat készítettünk be, adott esetben kincset érhet. Mindig legyen ná­lunk szövegkiemelő, hogy megjelöljük a fontos részeket! Ez segít az olvasottakra összpontosítani olyan figyelemelterelő környezetben is, mint amikor a bankban vagy a reptéri jegykezelésre várakozva sorban állunk. Szintén hasznos segédeszköz a Post-It-tömb, mely­ből egy-egy lapot a később újra elolvasandó tételekre ragasztunk.

Az orvosi vagy fogászati váróban saját olvasnivalónk nyilván sokkal többet ér, mint az ilyen helyeken szokás szerint található ké­pes újságok. Mindig meglep, hogy mennyi vállalat nem tart ügyfél­váróiban saját prospektust vagy éves jelentést, pedig a látogatók a várakozás idejét kihasználhatnák arra, hogy megismerjék a céget.

LAZÍTSUNK VÁRAKOZÁS KÖZBEN!

Ha nem akarunk olvasni, a várakozás kitűnő alkalmat nyújt a lazí­tásra. Amennyiben az alkalom megengedi, próbáljuk behunyni a szemünket, ernyesszük el tagjainkat, amennyire csak lehet. A hely­től függően akár félálomba is merülhetünk. Ahol nincs mire leülni, ott sokan megtanulnak felegyenesedve pihenni — a falnak támasz­kodnak, vagy kiegyensúlyozott tartásban megállnak. Némelyek azt állítják, hogy ilyen módon napi egy-két órai alvásnak megfelelő pi­henéshez jutnak — amit azután fokozott munkaintenzitással kama­toztatnak.

NE VÁRJUNK, HA NEM MUSZÁJ!

Néhány példa a várakozási idő korlátozására:

• Ha moziba megyünk: Legfeljebb tizenöt perccel a vetítés meg­kezdése előtt érkezzünk. Hétvégeken az első előadás előtt általá­ban rövidebb a sor. Legjobb azonban, ha elővételben gondosko­dunk a jegyről.

• Múzeumi időszaki kiállítások: Nagy közérdeklődésre számot tar­tó programok esetén érdeklődjük meg, hogy mettől meddig és

hánytól hányig tekinthető meg a kiállítás. A zárás előtti napok­ban és azon belül a késő délutáni órákban általában különösen hosszú sorok szoktak várakozni. Ennek megfelelően tervezzünk.

HADD V Á R J O N M Á S !

Egy vállalatvezető, aki érthető okból a névtelenség homályába kí­ván burkolózni, elárulta nekem: „Naponta egy teljes órát nyerek azáltal, hogy szántszándékkal tizenöt percet kések minden összejö­vetelről — legyen az üzleti tárgyalás vagy iskolaszéki megbeszélés. Néha úgy érzem, a jelenlévők sejtik, hogy késésem nem egészen a véletlen műve, mivel azonban a legtöbb értekezletféle elég vonta­tottan indul, azt hiszem, ezt a negyedórácskát okosabb célra is fel tudom használni."

Az egyes olvasók bizonyára eltérően reagálnak erre — azok nyil­ván nem nagyon lelkesednek, akik értekezleteket tartanak, és elvár­ják, hogy mindenki pontosan érkezzék. Mások megvárakoztatása eléggé kétes gyakorlat, ennek megfelelően nem mindig vezet ked­vező eredményre.

Huszonegyedik fejezet

Utazás

Feleségemmel azóta is gyakran utazunk, hogy immár fél évszázada először találkoztunk Buenos Airesben. Én fiatalemberként szülővá­rosomból, Philadelphiából érkeztem oda, ő pedig Európából. Lé­vén, hogy azóta folyton járjuk a világot—magánemberként is, meg vállalatom, az International Public Relations Company színeiben is, amely a földteke hatvan országában kilencven partnerrel rendelke­zik—, óhatatlanul szert tettünk némi tapasztalatra az időkímélő uta­zás terén, amit ezennel megosztok olvasóimmal.

TERVEZÉS — AZ IDŐTAKARÉKOS UTAZÁS KULCSA

Mivel kiruccanásaink során nem ritka élmény a tolongás, meg kell tanulnunk elviselni az utazás eltömegesedésével járó kényelmetlen­ségeket, a váratlan (de szinte biztosra vehető) késéseket és minden

147 146

egyéb lehangoló tapasztalatot, amit ebben a rohanó korban a hely­változtatás magával hoz. Sorban állás, várakozás, rossz időjárás és forgalmi dugók — egyiktől sem mentesülhetünk. Ha számítunk rá­juk, azzal nem veszítünk sem időt, sem energiát, de még a jóked­vünket sem feltétlenül — legfeljebb ráébredünk, hogy egy-egy zök­kenőmentes utazás valóságos áldás.

Mielőtt útra kelünk, tegyük fel magunknak a következő kérdése­ket: Valóban szükséges az utazás? Más nem mehetne? Valamelyik munkatársunk nem intézhetné el az ügyet? Nem lehetne elrendezni levélben vagy telefonon? Nem jöhetne hozzánk a másik fél, ahe­lyett, hogy mi utazunk hozzá? Mindezen megfontolások alapján esetleg találhatunk olyan megoldást, amely teljesen feleslegessé tenné az utazást.

Miután elszántuk magunkat az útra, szedjük sorba a felkeresni kívánt személyek nevét, telefon- és faxszámát, címét s más fontos adatait. Készítsünk útitervet, melyben egy helyen megtalálható va­lamennyi információ: indulási idők, légijáratszámok stb. Adjunk egy-egy fénymásolatot családunknak, titkárnőnknek, egyszóval mindazoknak, akiknek tudniuk kell, hol érhetnek el bennünket.

Listázzuk célkitűzéseinket, mindegyiket külön bekezdésbe, hogy könnyebben meghatározhassuk a fontossági sorrendet. Utazás közben mindig a legfontosabb célok lebegjenek a szemünk előtt, a többit tekintsük tartaléknak.

Találkozóink idejét ne nagyjából határoljuk be, hanem napra, órára beszéljük meg! A helyszínre érkezésünk után még egyszer egyeztessük ezeket az időpontokat. Robert A. Whitney, volt értéke­sítési igazgató ezzel kapcsolatban megjegyzi: „Mindig elképeszt, hogy mennyi üzleti utazó vesztegeti az idejét határozatlan tárgyalási időpontok miatt, holott egy előzetes telefonnal mindent lefixálhat­nának."

Tárgyalási tervünket előre küldjük el! Mindkét félnek hasznos, ha partnereink tudják, miről akarunk beszélni, milyen ajánlatra szá­míthatnak.

Ha utunk során sok időpontot kell betartanunk, számos feladatot kell végrehajtanunk, akkor úgy ütemezzük be az egyes találkozókat, hogy az egymáshoz közeli helyszíneket vegyük sorra, így nem kell összevissza szaladgálnunk a városban. Az időpontok megválasztá­sánál ügyeljünk arra, hogy ne kényszerüljünk dolgunkvégezetlenül felállni az egyik helyen, és az ideg-összeroppanás határán rohan­nunk a másikra, nehogy elkéssünk.

• Két tárgyalás között — de különösen megérkezésünk és az első tárgyalás között — hagyjunk annyi időt, hogy felfrissíthessük magunkat, vagy legalább szusszanhassunk egyet, ha a reptérről egyenesen az első színhelyre hajtatunk. Taxit nem mindig köny-nyú" találni. Ha több helyre is igyekszünk, esetleg érdemes egész napra kibérelni egy kocsit sofőrrel, vagy megállapodni egy ro­konszenves taxissal, de az árakat tisztázzuk előre!

• Ne tervezzünk be túl sok programpontot egy útra! Igaz, hogy az utazás költséges, és időt, pénzt takarítunk meg, ha egyszerre több dolgot is elintézünk, de jobb kevés ügyet jól elrendezni, mint so­kat rosszul.

• Minden tárgyaláshoz készítsünk elő külön dossziét! Az odavágó feljegyzéseket javaslatokat, fontos háttéranyagokat és levelezést tartsuk egy helyen.

• Akár gyakrabban látogatunk valahová, akár első ízben érkezünk oda, legyen egy dossziénk, benne az adott ország vagy város lát­nivalóival, történelmi nevezetességeivel, éttermeivel, szórako­zási lehetőségeivel kapcsolatos információk. Feleségemmel so­sem mulasztottuk el ezt az évek során. Akár Párizsba, akár Pápá­ra készülünk, valószínűleg találunk egy-két dolgot, amit „vala­mikor" érdemes megnézni, miután az üzlettel végeztünk. Ha lát­szik, hogy tudunk ezt-azt az adott helyről, azzal vendéglátóinkra, illetve partnereinkre is jó benyomást teszünk.

MAGÁNUTAK

Néhány szó erejéig térjünk ki a turisztikai célú utazásra is. Ha olyan helyre készülünk, ahol még egyáltalán nem jártunk, tájékozódásun­kat ne korlátozzuk egyetlen utazási irodára. Nézzünk körül, és mér­legeljük az ellenajánlatokat is. A nagy utazásszervezők ma már vi­deokazettán is bemutatják a fontosabb üdülési lehetőségeket, föld­rajzi elhelyezkedés és árfekvés szerint csoportosítva. Egy tízperces videófelvétel jobb összképet ad, mint egy kocsirakomány prospek­tus, ráadásul hangélményekkel is megajándékoz.

Az efféle ismertetők persze mindent a legjobb oldaláról mutat­nak be (a csalódott ügyfelekről és különféle kellemetlenségekről bölcsen hallgatnak), a videó mégis alkalmas kiindulópontot jelent. Előzetes tájékozódásra alkalmas utazási információkat találhatunk az Interneten is.

149 148

ÜZLETI UTAK: MENETJEGYEK ÉS SZÁLLÁS

Amennyiben cégen belül vagy azon kívül ismerünk jó, megbízható és gondos utazásszervezőt, bizonyára rajta keresztül intézhetjük legjobban helyfoglalásainkat. Az utazásszervezés napjainkban a legjelentősebb fogyasztási szolgáltatás, ennélfogva a verseny kiéle­zett. Ha gyakran fordulunk egy céghez, akkor részesülünk a törzs­vásárlóknak járó előnyökből és árkedvezményekben, amit feltétle­nül érdemes kihasználni.

Mind több utazó veszi igénybe a számítógép nyújtotta lehetősé­geket a legkülönfélébb információk megszerzése érdekében. Az alábbi szolgáltatások a CompuServe jóvoltából elektronikusan is el­érhetők:

• Az Eaasy Sabre a világ legátfogóbb és legszélesebb körben hasz­nált számítógépes helyfoglalási rendszerének (Sabre) internetes változata. Rajta keresztül percnyi pontossággal tájékozódhatunk a szabad kapacitásokról több mint hatszáz légitársaságnál (ebből háromszáznál rögtön helyet is foglaltathatunk), tizennyolcezer kereskedelmi szálláshelyen és több mint negyvenöt gépkocsiköl­csönzőnél. Több mint negyvenhárom millió díjat tartanak napra­készen nyilván, amiből naponta egymillió változik, miáltal min­dig az adott pillanatban érvényes információt kapjuk az alaptari­fákról és kedvezményes ajánlatokról. A rendszer legújabb szol­gáltatása közli az American Airlines járatainak tényleges indulá­si és érkezési időpontját, a beszállási kapuk számát és az elve­szett poggyászokkal kapcsolatos tudnivalókat, a többi légitársa­ság esetében pedig a menetrendi adatokat.

• A Travelshopper jóvoltából áttekinthetjük a világ gyakorlatilag bármely légijáratának szabad helyeit és árait, ha megadjuk a ki­indulási és célállomást, valamint az utazás napját, a Travelshop­per kilistázza az összes elérhető járatot, a jelzett időpont szem­pontjából legkedvezőbbel kezdve. A jegyváltást szokott utazás­szervezőnkön vagy a helyi légitársaságon keresztül intézhetjük.

• Az Official Airline Guides Electronic Edition Travel Service ál­lítólag a leginkább átfogó, pontos és naprakész a jelenleg létező utazási adatforrások közül. Ennek az online utazási szolgáltatás­nak az igénybevétele nem kíván számítógépes szaktudást vagy az utazási kódok ismeretét. Használata könnyű, kérdezz-felelek rendszerű. Lehetővé teszi, hogy tájékozódjunk a világ bármely

részén található szállodák és motelek felől, kiválasszuk a legked­vezőbb légijáratokat, a legolcsóbb viteldíjakat, és utánanézzünk, van-e még szabad hely. A menetrendi információkat a gép a já­ratok felszállásának időrendjében, illetve ár szerint a legolcsóbb-tól a legdrágábbig haladva listázza, hogy megkönnyítse a dön­tést. A légijáratok mellett rengeteg más információt is nyújt, pél­dául hajójáratokról, speciális árengedményekről, kedvezményes szolgáltatáscsomagokról, üdülőhelyekről, síterepekről, szállo­dákról és éttermekről.

• Az ABC Worldwide Hotel Guide naprakész átfogó jegyzék a vi­lág több mint hatvanezer szállodai létesítményéről. Minden egyes szálláshelyről közli a következő adatokat: cím, elhelyez­kedés (távolság a városközponttól), telefonszámok, fax, telex, szobák száma, szolgáltatások (szobán belül, házon belül, sport, szabadidő), business center, hitelkártya-elfogadás. Ezenfelül mintegy hétezer szállodáról részletes leírást is tartalmaz, mely kitér a legközelebbi reptértől, vasúti vagy autóbusz-pályaudvar­tól való távolságra, a közelben található étkezési és szórakozási lehetőségekre. Olvashatunk az épület megjelenéséről és atmosz­férájáról, megtudhatjuk, mikor és milyen stílusban épült, mikor újították fel utoljára, milyen besorolást vagy díjakat kapott, to­vábbá jellemzően milyen vendégkör látogatja. Lehetőség szerint kiegészítő információkat kapunk a helységről, amelyben az adott szálloda található, és az ottani nevezetességekről. Az adatokat negyedévenként frissítik, ilyenkor veszik lajstromba az új szol­gáltatásokat, illetve az időközben megnyílt szállodákat. A listá­ban kereshetünk a város, a szálloda (vagy lánc) neve, illetve az igényelt szolgáltatások szerint.

VÁLASZTÁSI LEHETŐSÉGEK

A gyakorlott utazók a repülőgépes helyfoglalásnál rákérdeznek az érintett légijárat pontossági statisztikájára (on-time rating). Noha a korábbi tapasztalatok nem jelentenek garanciát a jövőre nézve, ez az eléggé kihasználatlan szolgáltatás elárulja, hogy a kérdéses me­netrend szerinti járat az elmúlt két hónapban százalékban kifejezve milyen gyakran ért földet az előre jelzett időben. Bár a légitársasá­gok az utóbbi időben egyre inkább rászoktak a becsült repülési idő­tartam megnyújtására, hogy ezzel a nagyobb pontosság látszatát keltsék, az on-time rating továbbra is jó útmutató.

150 151

Szintén könnyen alkalmazható időmegtakarítási módszer az, hogy a tervezett járat előtt és után induló gépeken is foglalunk he­lyet. Így ha hirtelen programváltozásra kényszerülünk, korábban kell indulnunk, karambol vagy más ok miatt lekéssük a gépet, eset­leg törlik a járatot, akkor rendelkezünk alternatívával.

Peter J. Tanous bankigazgató a mobiltelefonját használja, ha já­ratot kíván váltani. Hívja az American Express Travel Service szá­mát, megszerzi a szükséges információkat, s ha lehetséges, rögtön helyet is foglaltat, mialatt mások még a gyakran hosszúra nyúló sor­ban állva várakoznak a pultnál. Vigyázat! Mindig tájékozódjunk, nem számítanak-e fel kezelési költséget a lemondás esetén!

IDŐZÍTÉSI ÖTLETEK

Neil Balter vállalatvezető, aki már több mint másfél millió utaskilo­métert repült az Egyesült Államok városai között, az alábbiakat ja­vasolja annak érdekében, hogy minél kevesebb idegeskedés és ké­sedelem árán jelentkezhessünk be és ki a reptereken:

• Lehetőleg csak kézipoggyásszal utazzunk! • Tartózkodjunk a pénteki utazástól, mert az mindig rémálom! • Kerüljük a kora reggeli járatokat! A repülőtereken reggel fél hét­

től délelőtt tízig a legnagyobb a forgalom, és délután a legkisebb. • Telefonon mindig előre kérdezzünk rá, hogy a gép időben fel-

száll-e. A kapott válaszra nem feltétlenül vehetünk mérget, még­is segít valamit.

• Az éjszakai utazás nem kifizetődő. A megtakarított időt ellensú­lyozza, hogy nem eléggé kipihenten kezdjük a másnapot.

AMIT MAGUNKKAL VISZÜNK

Ha gyakran utazunk, állandóan tartsuk készenlétben az egy éjszaká­ra, több napra vagy hosszabb túrára nélkülözhetetlen útiholmikat. Írjunk össze mindent — ruhaneműt, piperecikket, iratokat — és gondoskodjunk róla, hogy semmi se hiányozzék, így váratlan utazás esetén könnyedén becsomagolhatunk. Időrabló és idegesítő, ha az utolsó pillanatban kell az üzletekbe futkosni olyan dolgok miatt, amelyeket otthonról is „kölcsönvehetnénk".

A megfelelő poggyász rengeteg időt takarít meg, azonfelül a si­keres és zökkenőmentes utazás előfeltétele. Légiútra semmi sem versenyezhet a kézipoggyásznak alkalmas könnyű repülőbőrönd

előnyeivel. Csomagfeladás nélkül gyorsabb a jegykezelés, nem fe­nyeget a veszély, hogy elkeveredik a poggyászunk. A vezető bő­röndgyártó Samsonite cég szerint az az ideális kézitáska, amely ele­gendő rekesszel és zsebbel rendelkezik ahhoz, hogy minden holmit szépen elhelyezhessünk benne. Repülőbőröndből is zsebeset vá­lasszunk, ebben úgy rakodhatunk, mintha magunkkal vinnénk az akasztós és a fiókos szekrényt is. Különösen praktikus, ha minden zseb egy oldalon nyílik, így be- és kicsomagolás közben nem kell össze-vissza forgatnunk a táskát. Ha az egyes rekeszek külön becip-zárazhatók, úgy a ruha simán elfekszik, és nem gyűrődik. A necc-zsebek előnye, hogy látjuk, mi található bennük. Feleségemmel elő­szeretettel csoportosítjuk a holmikat többször használható, átlátszó műanyag tasakokba, ez egyúttal meg is gyorsítja a csomagolást.

A méreteknél vigyázzunk, hogy a kézitáska beférjen a repülőülés alá, a repülőbőrönd pedig széthajtva beakasztható legyen a szállodai gardróbszekrénybe! Célszerű poggyász a kerekes bőrönd, mely egyúttal a csomaghordó kulit is helyettesíti. Különösen kézreáll hosszabb utakon, meggyorsítja a mozgást a repülőtéren és az autó­parkolóban.

Csomagolás Sok időt takarítunk meg, ha ügyesen csomagolunk, hogy keve­

sebb bőrönddel kelljen vesződnünk, és könnyebben megtaláljunk mindent. Íme, két különösen hasznos szempont ehhez:

• Csak annyi darabot vigyünk magunkkal, ami pontosan elég annyi napra, ahányra elutazunk.

• A cipőket, retikülöket és más nehéz tárgyakat tegyük a bőrönd aljára vagy a külön rekeszekbe, és töltsük ki a réseket kisebb to­alettszerekkel. A középső részre kerüljenek a gyűrődős holmik.

Autóval gyorsabb Háromszáz kilométerig érdemesebb autózni, mint repülőre száll­

ni, így nem veszítünk időt a jegykezelés, a gépre való várakozás stb. miatt. Autóvezetés közben hallgathatunk kazettákat, vagy használ­hatjuk a diktafonunkat. Ha gépkocsinkat üzleti utakra használjuk, fogadjuk meg a következő tanácsokat:

• Tartsuk autónkat kifogástalan állapotban, különösen akkor, ha rendszeresen vesszük igénybe üzleti célra. Időközönként ellenő-

152 153

rizzük a pótkerekeket és a szerszámkészletet, vizsgáltassuk meg a motort, hogy útközben minél kevesebb problémánk adódhas­son.

• Egy kisebb táskába pakoljunk be minden olyan holmit, amire szükségünk lehet vezetés közben vagy a pihenőknél.

• Ami útközben nem kell, az a csomagtartóba kerüljön, hogy az utastérben ne foglalja a helyet. Ügyeljünk arra, hogy a csomag­tartó rendesen zárjon, esetleg szereljünk fel még egy biztonsági zárat! Nincs bosszantóbb, mint az ellopott poggyász miatti idő­veszteség. Minél kevesebb holmit vegyünk ki a csomagtartóból és hagyjunk az utastérben, még viszonylag rövid megállások ide­jére is. A be- és kirakodást is gyorsítja, ha lehetőleg minden egy helyen van.

Autóbérlés Hosszú távú utaknál célszerű, főleg az utóbbi időben, amióta

szinte mindenütt lehetővé vált, hogy a valahol átvett kocsit egy má­sik helyen adjuk le. Annyi a kedvezményes ajánlat—árengedmény, hétvégi ár, korlátlan kilométer, törzsutas-kedvezmény —, hogy már-már számítógép kell a legelőnyösebb konstrukció kiválasztásá­hoz. Az egyes cégek különféle időkímélő szolgáltatásokat nyújta­nak: a telefonon rendelt kocsit a kívánt helyre állítják ki, az előké­szített nyomtatványokat az igénybevétel végén adhatjuk le kitöltve, hitelkártyás fizetés esetén a számlázás automatikusan történik.

ALAKÍTSUK AUTÓNKAT MOZGÓ IRODÁVÁ!

A Wall Street Journal tudósítása szerint két vezető japán gépkocsi­gyártó, a Nissan Motors és a Hitachi összefogott, hogy a személy­autókat mozgó irodává varázsolja. Az előbbi cég a második legna­gyobb autó előállító Japánban, az utóbbi pedig a három nagy számí­tástechnikai és távközlési vállalat közé tartozik. Együttesen olyan készülék kifejlesztését, gyártását és forgalmazását tervezik, amely a mobiltelefon, a fax, a televízió, a videó és a fedélzeti navigációs rendszerek összes szolgáltatását magában foglalja. Az ilyen techni­kai csodák ma még kevesek számára megfizethetőek, a szakem­berek azonban a következő évtizedben gyors elterjedésükre számí­tanak — 2000-re negyvenmillió felhasználót jósolnak az Egyesült Államokban és Japánban együttvéve. A dolog időkímélő összefüg­gései nyilvánvalóak.

IDŐMEGTAKARÍTÁS A JEGYKEZELÉSNÉL

A repülőtéri bejelentkezés régebben hosszú várakozást és sorban ál­lást igényelt, a nemzetközi járatoknál általában másfél órával az in­dulás előtt már ki kellett menni a reptérre. A helyzet azonban a fo­kozottabb biztonsági ellenőrzés dacára is javul. A legtöbb légitársa­ság külön pultnál fogadja az első, illetve a business osztályon uta­zókat. A Swissair utasai sokhelyütt telefonon is „becsekkolhatnak".

A repülőtérre érkezve rögtön megkapják az előkészített beszál­lókártyát és csomagcédulákat, így a várakozási idő az előírt harminc percre rövidül. Európában, a Távol-Keleten és az Egyesült Államok néhány városában dívik a szállodából történő bejelentkezés. Szintén népszerű a városközponti check-in. A londoni Victoria Pályaudva­ron, a gatwicki repülőtérre induló expresszvonat peronja mellett több légitársaság is bejelentkező pultot állított fel. Az utasok itt megkapják ülőhelyszámukat, azután felszállnak a reptéri különvo­natra. Hasonló megoldások léteznek — többnyire a reptéri buszok belvárosi végállomásán — Hong Kongban, Szöulban, Tokióban és sok más távol-keleti városban.

A Swissair zürichi és genfi járatainál a csatlakozó svájci vonat­járat megfelelő állomásain is megejthetjük a be- illetve kijelentke­zést.

HASZNÁLJUK MUNKÁRA AZ UTAZÁS PERCEIT!

Sok légitársaság díjmentesen bocsát üzleti utazói rendelkezésére kalkulátort és más irodai felszereléseket. Némely gépről telefonálni is lehet, akár hordozható készülékről is. A szingapúri és a japán lé­gitársaság faxszolgáltatást nyújt. Általában véve azonban az utazó üzletemberek magukkal viszik saját eszközeiket.

Sok menedzser hangsúlyozza, hogy — amennyiben útközben dolgozni akarnak — bizonyos óvintézkedéseket kell tenniük, ne­hogy ülésszomszédjaik zavarják őket. Ha feltűnően kimutatjuk, hogy dolgozunk, az többnyire segít, de a legcélszerűbb előre szólni, hogy lehetőség szerint üres hely mellé ültessenek bennünket.

Ha egyedül utazunk, tanuljuk meg kizárni a külső zajokat, össz­pontosítsunk, és használjuk ki a nyugodt időt. Jimmy Williams, a SunTrust vezetője olvasás és más munka közben felteszi a repülőn kapott fülhallgatót, a hangerőt lecsavarja, de ezzel a módszerrel el­riasztja az alkalmatlankodó útitársakat. Robert Crandall, az Ameri­can Airlines elnök-vezérigazgatója hulladékgyűjtő zacskót kér az

154 155

utaskísérőtől, hogy rögtön eldobhassa a fölöslegessé vált papírokat. Lawrence A. Appley, az Amerikai Menedzserszövetség egykori el­nöke mindig közvetlenül a mozivászon előtt kér ülőhelyet, ahonnét olyan kényelmetlen a filmnézés, hogy nem esik kísértésbe. Felszál­lás után azonnal munkához lát, hogy szomszédjának eszébe se jus­son beszédbe elegyedni vele.

Tapasztalataim szerint a hordozható magnók és diktafonok a leg­jobb útközbeni időmegtakarító eszközök. Kis méretük miatt hasz­nálatukkal nem zavarjuk környezetünket, diktálhatunk leveleket, feljegyzéseket, jelentéseket, továbbá rögzíthetjük megfigyelésein­ket, ötleteinket és javaslatainkat. Mire leszállunk a gépről, a kazetta már csak leírásra vár.

Szintén jó időkihasználás, ha kazettákat hallgatunk — mindene­setre érdekfeszítőbb és értelmesebb, mint a gépen tálalt zene vagy videó, mely utóbbiról legtöbbször kiderül, hogy vagy láttuk már, vagy nem is akarjuk látni.

Mint már említettük, a hordozható számítógépek mérete és töme­ge egyre csökken, sebessége és tárolókapacitása viszont mind in­kább növekszik. A korszerű készülékek szállítása már nem okoz semmilyen gondot vagy kényelmetlenséget. Repülés közben hasz­nálhatjuk őket egyszerű szövegszerkesztőként vagy más munkára.

IDŐMEGTAKARÍTÁS A HANGSEBESSÉGEN TÚL

Sürgős tengerentúli utazásoknál a legjelentősebb időmegtakarítást kétségtelenül úgy érhetjük el, ha a British Airways szuperszónikus Concorde-jával repülünk a londoni Heathrow légikikötőből a New York-i Kennedy vagy a washingtoni Dulles reptérre.

Felszállás előtt mindössze fél órával kell Heathrow-ra érnünk. A tíz harminckor felszálló gép az ötórányi időeltolódás miatt kilenc húszkor ér földet. A hetente háromszor este hétkor induló járat há­romnegyed hatkor landol New Yorkban, a háromnegyed hatos pe­dig tizenhat óra ötvenkor Washingtonban.

A világ leggyorsabb polgári utasszállító repülőgépe a felszállás után huszonöt perccel óránként 2150 km-t, azaz kétszeres hangse­bességet ér el. „A Concorde az időgazdálkodás nagyszerű eszköze — állítja Peter Tiney, a British Airways munkatársa —, kivált üz­letembereknek, akik sokszor egy-két óra alatt elintézik ügyeiket, és a délutáni járattal már indulnak is vissza Londonba, hogy éjszaka már a saját ágyukban térjenek nyugovóra." Így ingázik a modern vállalatvezető!

Az átlagos London—New York repülési idő három óra ötven perc, Washingtonig tizenöt perccel több. Az 1976-ban menetrendbe állított, hatfőnyi legénységgel száz utast szállító gépmadarakat nemrégiben több millió fontos költséggel varázsolták fiatallá. A ket­tős ülések közötti kartámasz eltüntethető, ha tehát a szomszédos hely üres, kényelmesen elterpeszkedhetünk. A fölső csomagrekesz annyira tágas, hogy sokan csak kézipoggyászt visznek magukkal.

Új lehetőség az utolsó percben történő heathrow-i helyfoglalás és a Hertz sofőrszolgálata, amely a célállomáson egyenesen az üz­leti tárgyalás helyszínére visz. Amennyiben a Concorde-on üres hely maradt, az aznapi teljes árú első osztályú jegyet váltott utasok ingyenesen „átnyergelhetnek" a szuperszónikus gépre. Útközben ötfogásos ebédre látják vendégül őket.

HASZNOS LÉGI ÖTLETEK

John Lampl, a British Airways PR-igazgatója az alábbi tanácsokat gyűjtötte össze munkatársaitól:

• A repülőtéri ellenőrző ponton való áthaladás előtt tegyünk min­den kulcsot, aprópénzt, fölös ékszert stb. a kézitáskánkba. Így el­kerüljük, hogy a fémtárgykereső jelezzen, amikor a biztonsági kapuhoz érünk.

• A légiút alatt óránként fogyasszunk el egy pohár vizet az időel­tolódás kellemetlen hatását fokozó kiszáradás leküzdésére.

• Bárhová repülünk, a felszállás után rögtön állítsuk át óránkat a célállomás zónaidejére. Ha eszerint itt az ebéd ideje, együnk (ak­kor is, ha nemrég ettünk), így kevésbé viseli meg szervezetünket az időeltolódás.

• Nem kell feltétlenül kicsomagolni. Sok utazó egy-két holmit vállfára akaszt, a többit bőröndben hagyja — így időt takarít meg az összecsomagolásnál, és kisebb a veszély, hogy valamit a szál­lodában felejt.

AZ UTAZÁSI CSEKK BIZTONSÁGOSABB

Ha több országot látogatunk meg, és kevés az időnk, érdemes kü­lönböző pénznemre szóló utazási csekket kiváltani, hogy ne kelljen az úton pénzváltással bajlódni. A csekkek beváltása a legtöbb elfo­gadó helyen díjmentes. Sok vezető bank a csekk kiadásakor sem számítja fel az — általam rablásnak tartott — egyszázalékos keze-

157 156

lési költséget. Ha a csekk elvész, vagy ellopják, az ellenértékét meg­térítik, a fel nem használt csekkeket pedig eltehetjük későbbre.

A VÁMNÁL

Külföldre indulás előtt mindig tájékozódjunk a vámszabályokat il­letően: ismerjük meg a be- és kiviteli tilalmakat, korlátozásokat, vá­mokat, vámmentes vásárlási lehetőségeket stb. Így sok időveszte­ségtől kíméljük meg magunkat — és esetleg más problémáktól is.

HOGY HALLGASSUK A HÍREKET?

Ha külföldön sem akarunk lemondani a világesemények figyelem­mel kíséréséről, viszont nem ismerjük a nyelvet, akkor gondot okoz­hat az újságolvasás. Zsebrádiót viszont mindenhová vihetünk ma­gunkkal, de előzetesen érdeklődjük meg a bennünket érdeklő adá­sok frekvenciáját és sugárzási idejét. Más elektromos berendezések­hez hasonlóan a rádiókészülék is magára vonhatja a repülőtéri biz­tonsági ellenőrök figyelmét. Ne lepődjünk meg, ha ki kell vennünk a kézitáskából, és meg kell mutatnunk, hogy valójában nem pokol­gépet rejtegetünk.

IDŐKÍMÉLŐ SZÁLLODÁK

Igaz, hogy az első osztályú, városközponti fekvésű szálloda valami­vel drágább, de nagyvárosokban megtérül ez a többletkiadás, egy­részt az időmegtakarítás miatt, másrészt üzleti és személyes okok­ból, magyarázza Stefano Sebastiano szállodaigazgató. „Nem kell mindenkinek magyarázgatnunk, merrefelé szálltunk meg, és hogy lehet odajutni. Fárasztó és költséges utazás nélkül, hamar elérjük úti céljainkat."

A jobb hotelek további időtakarékos vonásai: a bejáratnál állan­dóan kapunk taxit, saját kocsinkat elhelyezhetjük a garázsban; hasz­nálhatjuk az uszodát, konditermet és más létesítményeket; tájéko­zott, a legbonyolultabb kívánságokat is teljesíteni képes portai sze­mélyzet, mely utazásszervezési kérdésekben néha másképp áthidal­hatatlan nehézségeken is átsegít bennünket; térképek, sajtótermé­kek, éttermi ajánlás és asztalfoglalás; felvilágosítás a város múzeu­mi, színházi és egyéb kulturális programjairól.

Végezetül, ha vendéglátónknak virággal kívánunk kedveskedni,

házon belül megvehetjük, vagy megrendelhetjük a művészien kö­tött csokrot. Időtakarékos ötletek:

• Mindig igazoltassuk vissza a szobafoglalást! Kérjünk írásos visszaigazolást, vagy jegyezzük fel a rendelésszámot!

• Válasszuk a legelőnyösebb fekvésű hotelt! A nagy szállodalán­cok gyakran több házat is üzemeltetnek ugyanazon város külön­böző negyedeiben. Tanácskozások résztvevői manapság gyak­ran a reptéri szállodában vesznek ki szobát, hiszen a más-más irányból érkezett tárgyalópartnerek fölöslegesen utaznának a belvárosba.

• Ha belefér a költségvetésbe: foglaltassunk szállást az úgyneve­zett executive flooron. Ilyen például a Hyattnél a Regency Club. Ezen a szálloda többi részétől megkülönböztetett szinten külön személyzet áll a vendégek rendelkezésére, akik naponta megkap­ják a reggeli újságokat, és mindenféle kiegészítő szolgáltatást él­vezhetnek, a szobájuktól pár lépésre lévő külön reggeliző szalon­ban étkezhetnek, így elkerülhetik a lenti nyüzsgést.

• Használjuk ki az időkímélő kijelentkezési lehetőségeket! Egyre több szálloda igyekszik elébe menni a feszített időbeosztású üz­leti utazók igényeinek a gyors check-out intézményével. Ennek pontos lebonyolítása lánconként különböző, mindenesetre érke­zéskor jelezzük, ha élni akarunk vele. Némelyik szálloda levona­tot készít a hitelkártyánkról, és elutazáskor automatikusan erre terheli a számlát, anélkül, hogy sorbaállni kényszerülnénk a kasszánál. A hitelkártyalevonat egyik példányát rögtön elküldik a címünkre, hogy ellenőrizhessük, és az esetleges tévedések ha­ladéktalanul helyreigazíthatók legyenek.

159 158

Huszonket tedik fejezet

Ép testben

Az e fejezetben felsorolt tanácsok arra irányulnak, hogy a lehető legnagyobb gondot fordítsuk saját szervezetünkre és egész­ségünkre, ám ugyanazon a céltudatos, tervezett és időérzékeny mó­don, ahogyan minden más téren is eljárunk. Egyszóval: hogy keve­sebb idő alatt többet törődjünk egészségünkkel.

TARTSUK KARBAN MAGUNKAT!

Világszerte egyre többen ismerik fel, hogy a kellő testedzés a jó egészség kulcsa. Az elfoglalt, becsvágyó emberek azonban sokszor nem hajlandók tudomásul venni ezt. Egy James M. Rippe nevű or­vos nemrég kijelentette a Newsweek egészségügyi mellékletében, hogy a renyhe életmódot folytatóknál közel kétszer akkora a szív­betegségek kockázata, mint az aktívan mozgóknál. Rippe doktor szerint nem nehéz hozzálátni életmódunk megváltoztatásához, és csekély időráfordítással rendszeres mozgást biztosítani. Ehhez az alábbi tíz javaslattal szolgál:

1. Dolgozzunk ki konkrét edzéstervet! Ne bízzuk a dolgot a vélet­lenre, mert akkor a mozgás a teendők listájának legaljára szorul, s a végén egyszerűen elmarad. Ha tudjuk, hogy sok elfoglaltság vár ránk, akkor a nap elejétől határozzuk el, hogy egy kicsit meg­mozgatjuk a tagjainkat, például lift helyett a lépcsőt használjuk, amikor tárgyalásra megyünk, vagy ebédidőben beiktatunk némi fürge sétát.

2. Tűzzünk ki reális célokat! Amikor lelkesen igyekszünk edzés­programot illeszteni szűkre szabott napirendünkbe, hajlamosak vagyunk elfelejteni, hogy már hosszú évek óta ülő életmódot folytatunk. Ne essünk abba a hibába, hogy mindjárt az első alka­lommal öt kilométert akarunk futni. Az ilyesminek izomláz, ki­merültség, rosszkedv, talán sérülés a vége. Törekvéseinket pilla­natnyi edzettségi szintünkhöz igazítsuk.

3. Szerezzünk be megfelelő felszerelést! Ne habozzunk megterem­teni edzésprogramunk technikai feltételeit. Az utóbbi évtizedben egyre korszerűsödő sporteszközök könnyebbé, veszélytelenebbé tették a rendszeres edzést, segítségükkel kevesebb idő alatt job­

ban megmozgathatjuk magunkat. Ha mondjuk gyalogolni aka­runk, vásároljunk ahhoz való cipőt. Kocogáshoz elengedhetetlen a jó edzőcipő, a vízlepergető sportöltözék pedig mostoha időjá­rási viszonyok mellett is lehetővé teszi a szabadtéri edzést. Szá­mos szobakerékpár és más otthoni kondicionáló eszköz jelzi az edzéssel töltött időt, az elégetett kalóriamennyiséget, a megtett kilométereket — ez mind további igyekezetre serkent.

4. Jelöljünk ki meghatározott helyet és időt! Az edzés legyen első­rendű fontosságú programpont. Így valószínűbben végrehajtjuk, mintha a véletlenre bíznánk, hogy mikor kerül sor rá.

5. Vonjuk be környezetünket! A felmérések szerint, ha családunkat és barátainkat is beavatjuk edzésterveinkbe, akkor nagyobb va­lószínűséggel meg is valósítjuk azokat. Különösen fontos házas­társunk támogatása. Beszállhatnak a gyerekek is — ez nagyszerű alkalom, hogy edzésünket a családi élet részévé tegyük.

6. Váltogassuk a tevékenységeket! Az edzés egyhangúsága ellen legjobb védekezés, ha nem engedjük egyhangúvá válni. Naponta és évszakonként váltogassuk a mozgásnemeket. Egyszer gyalo­goljunk, máskor ússzunk.

7. Óvakodjunk a sérülésektől! Ügyeljünk a megfelelő technikára, öltözékre és felszerelésre, ne feledkezzünk meg a bemelegítésről és levezetésről. A jól megválasztott és karbantartott eszközök is csökkentik a balesetveszélyt.

8. Fokozatosan építkezzünk! A változás lassan mutatkozik meg. Célunk a következetes, élethossziglan tartó fokozott aktivitás megszokása. A kutatások azt mutatják, hogy a fizikai kondíció (az oxigénfelvevő képesség, illetve az izomerő növekedése ré­vén) hetente körülbelül 1—2 %-kal javul. Fontolva haladjunk te­hát.

9. Jegyezzükfel eredményeinket! Az aktív sportolók számon tartják edzéseredményeiket, de a nem profiknak is érdemes követniük a példát. Igen ösztönző hatású visszatekinteni az elmúlt hetekre, hónapokra, végül évekre, és látni, miként vezettek erőfeszítése­ink egészségesebb és boldogabb élethez. Nem kell egész köny­velést vezetni, elég, ha a naptárban beikszeljük azokat a napokat, amikor időt fordítottunk a testmozgásra.

10. Jutalmazzuk magunkat! Ha elhatároztuk, hogy hetente kétszer edzünk, és egy hónapig meg is valósítottuk ezt, akkor ballagjunk el a könyvesboltba, és lepjük meg magunkat azzal a kötettel,

160 161

amire már rég vágytunk. Vagy vigyük el házastársunkat vacso­rázni. Ezek az apró örömök emlékeztetnek bennünket arra, hogy kézben tartjuk életünket, és erőfeszítéseink nem hiábavalóak. „Kondíciónk feljavításához csupán egyszerű, hétköznapi lépése­ket kell tennünk — szögezi le Rippe doktor —, hogy a fokozott aktivitás életünk természetes és örömteli részévé váljék."

Otthoni edzésre felhasználhatjuk a tévénézést is, ha tornaszereinket a televízióval egy szobában helyezzük el.

Edzhetünk házimunka közben is: a takarításhoz vagy rendrakás­hoz viselt csukló- és/vagy bokanehezék kellően megerőlteti izmain­kat, és mialatt elvégezzük az elkerülhetetlen otthoni teendőket, érezhetjük, hogy egészségünkért is tettünk valamit.

A szobabiciklik és evezőpadok mellett népszerű a szlalomozó mozgást utánzó eszköz is, amelyet részemről különösen érdekesnek találtam. A felmérések szerint akik legalább öt éve rendelkeznek ilyennel, azok hetenként átlagosan háromszor huszonkét percig használják — szemben sok más szobai edzőfelszereléssel, amely az első lelkesedés múltán sutba dobva porosodik.

LÁTOGATÁS AZ ORVOSNÁL

Az egészségügyben mutatkozó mind nagyobb túlterhelés nyomán az orvoshoz járás időrabló dologgá vált, ezért az emberek gyakran a kívánatosnál tovább halogatják, hiszen tudják, hogy a tízperces vi­zit sokszor egy egész órányi várakozást vagy elvesztegetett fél na­pot jelent. Az idő jobb kihasználására vegyük fontolóra az alábbia­kat:

• Próbáljunk reggelre, munkába menetel előttre bejelentkezni, fe­szített időbeosztásunkra hivatkozva kérjük, hogy fogadjanak az­nap elsőként. Ha kell, keljünk korábban, így tekintélyes mennyi­ségű időt takaríthatunk meg.

• Az országos napilapok orvosi rovatainak laikusoknak szánt cik­kei sok problémánkra választ adhatnak. Az ilyeneket többnyire elismert szaktekintélyek írják, s tájékoztatásuk nyomán megsza­badulhatunk szükségtelen aggodalmainktól, illetve világossá válhat, hogy valóban sürgősen orvoshoz kell fordulnunk.

162

EGY VEZETŐ IDEGGYÓGYÁSZ TANÁCSAI

Az orvosok manapság igen elfoglaltak, sokszor úgy érezzük, nem fordítanak ránk elég időt. Dr. Christopher Lindstrom fülész és ideg­gyógyász, a halló-egyensúlyozó rendszer specialistája kérésemre csokorba szedett néhány ötletet a szakorvosi rendelések előnyeinek jobb kiaknázására. Lindstrom doktor szerint az első vizit előtt a kö­vetkezőket tegyük:

• Igyekezzünk összeszedni minden korábbi leletet: laboratóriumi vizsgálatok eredményeit, röntgenfelvételeket, kórházi zárójelen­téseket!

• Állítsunk össze gépelt vagy nyomtatott listát az általunk szedett összes gyógyszerről!

• Ha kórtörténetünk hosszú és bonyolult, helyesebb lehet előre le­írni, hogy az orvos kérdéseire pontosan válaszolhassunk, és ki ne felejtsünk valamit. A doktor nem látnok, ha megkérdezni, mi a panaszunk, nem sok értelme azt válaszolni, hogy: „Mondja meg maga, azért orvos." Lehet, hogy már százszor elmeséltük a kór­előzményeket, és most százegyedszerre, az új orvos előtt áll ösz-sze a kép. Legyünk alaposak és precízek, az életünkről van szó, és nálunk jobban senki sem ismeri a részleteket.

• Ha először fordulunk szakorvoshoz, kérjük meg családorvosun­kat, hogy írjon neki pár sort, vagy hívja fel telefonon.

• Ha kontrollra térünk vissza, jegyezzük le az előző kezelés óta fel­merült kérdéseinket. A rendelőben nem mindig jut minden az eszünkbe.

• Ne telefonálgassunk nyakra-főre az orvosnak! Ha sürgős kérdé­sünk van, hagyjuk meg az asszisztensénél azt a számot, amin ne­ki alkalmas időben visszahívhat. Ezzel mindkettőnk idejét kí­méljük. Ne felejtsük el: az orvos nem telefontudakozó!

VÉRNYOMÁSMÉRÉS OTTHON

Ma már saját otthonunkban mérhetjük meg vérnyomásunkat, ko­leszterinszintünket, végezhetünk terhességi tesztet és sok egyebet, amiért azelőtt orvoshoz kellett menni, lényegesen nagyobb időrá­fordítással. Mindehhez egyre többféle eszköz áll rendelkezésre. Ha az eredmény rendellenességre figyelmeztet, forduljunk szakem­berhez. Ugyancsak ideje szaktanácsot kérnünk, ha az olvasás nem megy úgy, mint régen.

163

Huszonharmadik fejezet

Nyűgös magánügyek

Szükségünk van egészségünkre magunk, családunk, munkánk és mindennapi életünk egyéb tevékenységei számára, nem utolsósor­ban azért, hogy mielőbb elintézhessük temérdek magánügyünket. Élettempónk mindinkább felgyorsul, de szerencsére ezzel párhuza­mosan egyre több új megoldás, szolgáltatás, intézmény és más lehe­tőség segít abban, hogy a megdrágult időt jól kihasználhassuk.

A következő fejezetben olyan ötletek sorjáznak, amelyeket si­kerrel alkalmazhatunk apró-cseprő teendőink elrendezésekor. Ne­münktől és családi állapotunktól függően válasszuk ki a számunkra leginkább praktikusnak tűnőket. Miután egyik-másikat elsajátítot­tuk, sok újabbat találunk majd ki magunktól is. A kifejezetten az ott­honnal és a családdal kapcsolatos ötletek a két utolsó fejezetben kaptak helyet.

A BANK

A lakossági bankműveletek leegyszerűsödtével pénzügyeink inté­zése mind kevesebb időt rabol el. Az alábbi ötleteket különböző he­tilapokból ollóztam:

• Fizetésünket és egyéb anyagi juttatásainkat közvetlenül folyó­számlánkra utaltassuk át, ezzel kiküszöböljük a postai átfutási időt vagy a pénzfelvétel miatti sorban állást. Egyre több vállalat­nál választható vagy általános ez a fizetési mód.

• Nyissunk átutalási betétszámlát, melyről bankunk automatiku­san teljesíti a rendszeres kifizetéseket. Így nem kell csekkek ki­töltésével és feladásával piszmognunk. Mind több országban le­hetséges az átutalási megbízás telefonon is: a gombok nyomoga­tásával beütik a megfelelő összeget, a megterhelendő és a ked­vezményezett számlaszámát, illetve a megfelelő azonosító kó­dot. Az effajta szolgáltatásoknál lehetséges tévedéseket a bank­számlakivonatok tüzetes ellenőrzésével kell kiszűrni.

• Ha rendszeresen szükségünk van pénzre, adhatunk olyan megbí­zást is a megtakarításainkat kezelő banknak, hogy a nagyobb ka­matozású letéti számláról havonta utaljon át egy konkrét össze­get folyószámlánkra.

• Használjunk gumibélyegzőt vagy nyomtatott öntapadós címkét (írószerboltokban készíttethető), hogy ne kelljen nevünket és lakcímünket mindig kézzel leírni.

• A beérkező (például közüzemi) számlákat gyűjtsük egy külön dossziéban! Tévénézés közben vagy más, kieső időben egyszerre töltsük ki az esedékes csekkeket, és a fenti számlákhoz csatolt, előrenyomtatott csekkekkel együtt adjuk postára őket.

• Váltsunk olyan bankkártyát, melyet a lakásunkhoz vagy munka­helyünkhöz közeli bankautomatánál pénzfelvételre, továbbá bel­földön és külföldön fizetésre is használhatunk.

BÍZZUNK MEG EGY BIZTOSÍTÓBAN!

Különféle biztosításainkat sokszor más-más időben, más-más biz­tosítóval kötjük, ami szaporítja gondjainkat. Törekedjünk minden biztosítási igényünket egy cégnél kielégíteni, ami a kínálat bővülé­sével egyre inkább lehetséges.

• Csökkentsük a díjfizetés gyakoriságát! Ha lehet, fizessünk éven­ként, így kevesebb csekkel fogunk bajlódni. A biztosítók ilyen esetben általában kedvezőbb díjtétellel méltányolják a számukra is egyszerűbb ügyintézést.

• A kötvényszámokat, esedékességi dátumokat és családtagjaink adatait gondosan jegyezzük fel naptárunkba, hogy szükség ese­tén kéznél legyenek.

• Ha befektetni kívánunk, időtakarékos megoldásként válasszuk a befektetési alapokat, amelyek leveszik vállunkról a gondokat. Szakembereik mérlegelik az előnyöket és hátrányokat, hozamo­kat és kockázatokat, adókedvezményeket és bonyolítási költsé­geket, s ennek alapján alakítják ki sokféle kötvényből és rész­vényből álló portfoliójukat. Ezzel megkímélnek bennünket attól, hagy magunknak kelljen kiválasztanunk és állandóan figyelem­mel kísérnünk befektetéseinket.

OTTHONI SZÁMVITEL SZÁMÍTÓGÉPPEL

A mai személyi számítógépek segítenek rendben tartani otthoni pénzügyeinket. Sokféle program készül otthoni költségeink és meg­takarításaink nyilvántartása vagy az adóbevallás elkészítése céljára. Némelyik biztosítási ügyekben is tanácsot ad.

E szoftverek használatba vétele azonban komoly fejfájást okoz-

165 164

hat azoknak, akik eddig nem szoktak kellő rendhez ezen a téren. Az adatok betáplálásához töviről hegyire át kell gondolnunk pénzügyi helyzetünket. Bevételeink és kiadásaink átfésülése csak az első lé­pés. Még az egyszerűbb programok elindítása is órákat vesz igény­be, a sokrétű funkciót ellátóké pedig legalább egy egész hétvégét.

A korszerű programok képesek a különböző formátumú csek­kek, adóbevallási és más nyomtatványok kitöltésére, ezen túlmenő­en azonban a banki és Internet-szolgáltatások bővülése nyomán előbb-utóbb lehetségessé válik, hogy magánjellegű pénzügyi műve­leteinket is akár teljes egészében otthoni íróasztalunk mellől, elekt­ronikus úton intézzük.

HA EGYEDÜL NEM BOLDOGULUNK

Amennyiben egyéb elfoglaltságaink miatt a rendelkezésünkre álló kevés szabadidőben egyszerűen képtelenek vagyunk megbirkózni háztartási teendőinkkel, forduljunk az egyre több helyen működő takarítócégekhez. Ezek magukra vállalják a lakás rendben tartásá­nak gondját. Némelyik egész brigádot küld ki, melynek egyes tagjai más-más feladatra szakosodtak, így jóval gyorsabban és gazdaságo­sabban elvégzik a házimunkát.

Szolgáltatásaik mindamellett nem olcsók, érdemes lehet tehát nagyobb időközönként rájuk bízni a nehezebb takarítási munkákat, így a többit talán már saját erőből is meg tudjuk oldani. Más teen­dőinket is vállalkozókra hagyhatjuk, akik például beszerzési vagy kézbesítési feladatokat hajtanak végre — díjazás fejében. A szolgál­tató cégek adatai megtalálhatók a telefon szaknévsorban.

LEVELEZÉS

A nevünket és címünket tartalmazó, nyomtatott etikettekkel órákat nyerhetünk. Ezeket ragaszthatjuk borítékokra, csekkekre, nyomtat­ványokra, sőt, akár sorsjegyekre is. Mindig tartsunk magunknál né­hányat, hogy szükség esetén kéznél legyen. Végül lássuk, milyen ötletekkel segíthetjük elő,

. . . HOGY A KARÁCSONY VALÓBAN ÖRÖM LEGYEN

Az ajándékozás mindig öröm, de karácsonykor különösen az. A be­vásárlás azonban (melynek a kereskedők egész éves forgalmuk je­

lentős hányadát köszönhetik) jó sok időt vesz igénybe — gyakran az évnek abban a részében, amikor egyéb tennivalóink is összesű­rűsödnek. Az alábbi összeállítás Kate Marvintól való, aki a New York Times karácsonyi mellékletének olvasóival osztotta meg ötle­teit:

• Előre írjuk meg az ajándékkísérő kártyákat, így a boltokban ké­szített díszcsomagoláshoz ott helyben szépen hozzátűzhetik őket.

• Sok üzlet árul előre összeállított ajándékcsomagokat. Vegyünk egy-két ilyet azok számára, akik csak akkor fognak az eszünkbe jutni, mikor már rég befejeztük a vásárlást.

• Az utolsó pillanatban megvett ajándékokat szállíttassuk házhoz küldönccel.

• Érdekes és szokatlan ajándékokat vásárolhatunk múzeumok és képtárak emléktárgyboltjaiban, néha elég kedvező áron.

• Vásároljunk telefonon! A csomagküldő szolgálatok karácsonyra külön választékot kínálnak, de ügyeljünk rá, hogy időben adjuk fel a rendelést, nehogy az utolsó pillanatban okozzon gondot, hogy a katalógusban, újság- vagy televíziós hirdetésben kinézett áru mégsem felel meg az elképzelésünknek.

• Készítsünk listát! Gyűjtsük össze a megajándékozandók nevét (és c ímét—abban az esetben, ha postán küldjük el az ajándékot), jegyezzük fel, kinek mit vettünk, ez jól fog jönni a következő év­ben. A számlákat, nyugtákat tartsuk egy dossziéban.

Huszonnegyedik fejezet

Munka után édes a pihenés

Az elégséges, pihentető alvás biztosítja, hogy mindig legjobb for­mánkat fussuk, és kiaknázhassuk időtakarékosan szervezett napunk lehetőségeit.

Aki a megterhelő és feszült időszakokban képes mélyen, a külső zavaró hatások kizárásával aludni, az reggel energiával tökéletesen feltöltődve láthat neki komoly feladatainak. Richard de Rochemont filmproducer sajátos napirendet alakított ki: az intenzív munka sza­kaszai közé rövid alvási periódusokat iktatott be. Három-négy órára

166 167

lefeküdt, majd frissen ébredt, nagy lendülettel nekilátott, négy he­lyett dolgozott, és ismét nyugovóra tért. „Ez teljesen megszünteti a munka okozta nyomást — magyarázta módszerét —, felfrissít. Emellett napi átlagban nyolcról öt órára csökkentettem az alvást, te­hát minden huszonnégy órában hármat nyerek."

Legtöbbünk számára persze inkább az az üdvös megoldás, ha jobban kihasználjuk ágyban töltött időnket pihentető alvásra. Ehhez elkél egy-két jó tanács:

• Aludjunk annyit, amennyit valóban igénylünk! Ha frissen, vekker nélkül ébredünk, akkor eleget aludtunk. Ha azt tapasztaljuk, hogy reggel kényszerítenünk kell magunkat a felkelésre, az önál­tatás hibájába estünk, s ezért azután időrabló kimerültséggel fi­zetünk.

• Az alvás első egy vagy két órája a legmélyebb, leginkább pihen­tető. Izmaink ilyenkor ernyednek el legjobban, vérnyomásunk a legalacsonyabb, bőrünk is ekkor a legkevésbé érzékeny a külső ingerekre. A reggeli alvás nem olyan pihentető, mint a lefekvés utáni kezdeti nyugalmi időszak.

• Lefekvés előtt vegyünk altató fürdőt! Forrósítsuk fel a vizet pon­tosan 38 °C-ra, és adjunk hozzá egy evőkanál mustárport vagy fenyőeszenciát. Áztassuk magunkat húsz percig! Ez rendbe hoz­za és megnyugtatja a vérkeringést. A törülközővel dörzsölés he­lyett veregessük szárazra bőrünket. Előre ágyazzunk meg, és für­dés után gyorsan bújjunk a takaró alá.

• Lazítsuk el minden egyes izmunkat! Az ágyban tudatosan er­nyesszük el kar-, láb-, törzs- és nyakizmainkat. Kerüljünk min­den görcsös testtartást. Lazítsunk!

• Teremtsünk ingerszegény környezetet! Az izgalom gátolja az el-alvást! Igyekezzünk besötétíteni és zajmentesíteni hálószobán­kat, vagy használjunk szemmaszkot.

• Fedjük el a megmaradt zajokat! Próbáljuk ki a korábban már em­lített kazettákat, amelyek tengermorajlás közben valamilyen, tet­szés szerint megválasztott, tudatküszöb alatti üzenetet sugároz­nak. Ez segít álomba merülni, egyidejűleg hasznosítja egyes agy­területek működését (anélkül, hogy zavarná a többit).

JAVÍTSUK AZ ALVÁS MINŐSÉGÉT!

Ezzel a módszerrel is nyerhetünk időt, kevesebb óra alatt hatéko­nyabban kialhatjuk magunkat. George Suliivan Work Smart, Not

168

Hard (Többet ésszel, mint erővel!) című könyvében Michael J. Thorpy alváskutató, a New York-i Montefiore Kórház Alvás-Éb­renlét Központja igazgatójának szavait idézi: „Az alvás szükséglet szempontjából nem az ágyban töltött órák száma a meghatározó, ha­nem az alvás minősége." Ez utóbbi Suliivan szerint javítható napi gyakorlással, ami több pihenést eredményez, mintha két órával ko­rábban hajtanánk álomra a fejünket. Napközben kerüljük a serken­tőszereket, például a koffeint. Ma már mindenütt kapható koffein­mentes kávé és tea, amely ugyanolyan ízű és élvezeti értékű, ám az ártalmas hatások nélkül. A közhiedelemmel ellentétben a lefekvés előtt elfogyasztott pohár bor vagy üveg sör tulajdonképpen zavarja az alvást, nagyobb mennyiség álmatlanságot válthat ki. Az esti für­dő és egy pohár langyos tej sokkal többet ér, állítja Suliivan.

Próbáljuk csökkenteni az ágyban töltött időt! Fogjuk vissza alvá­sidőnket heti negyedórás adagokban. Ha napközben igazán kime­rültnek érezzük magunkat, vagy teljesítményünk csökken, akkor térjünk vissza az előző szintre. Az emberek egyedi alvásszükséglete széles határok között mozog: úgy mondják, Thomas Edison napi négy órai alvással is beérte, Albert Einstein ezzel szemben állítólag a fél napot átaludta.

KI MINT VETI ÁGYÁT, ÚGY ALUSSZA ÁLMÁT

A mondás nemcsak átvitt értelemben érvényes. Jobban esik a pihe­nés, ha a fekvőhely alvás közben nem nyomja az egész testfelületet. Célszerű a ritkább szövésű lepedő, a habszivacs párna, télen pedig semmiképpen sem a vérkeringést akadályozó, nehéz, több rétegű plédet, hanem vagy elektromos takarót, vagy könnyű paplant, eset­leg természetes alapanyagú, „lélegző" takarót használjunk, amely melegít, de szellőzik is.

A matrac legyen legalább 95 cm széles, hogy alvás közben ké­nyelmesen megfordulhassunk rajta, s ne kelljen a leeséstől retteg-tünkben félig ébren töltenünk az éjszakát. Soha ne legyen olyan pu­ha, hogy testünk belesüppedjen, és felébredés nélkül ne tudjunk a másik oldalunkra fordulni. Ügyeljünk az ágyrugókra, amelyek már nem állnak hivatásuk magaslatán.

Mindezek segíthetnek abban, hogy gyorsabban elaludjunk, és többet pihenjünk. Ezáltal sokszor elérhetjük, hogy a normálisnál egy órával korábban felkelhessünk, mégis úgy érezzük, mintha egy órával többet aludtunk volna.

169

FORDÍTSUNK KEVESEBB ÓRÁT AZ ALVÁSRA!

Godfrey M. Lebhar a The Use of Time (Időkihasználás) című köny­vében azt állítja, hogy sokan többet alszanak, mint amennyire való­jában szükségük van. Az alvás mennyiségére nincs pontos szabály, még az azonos tevékenységet végzőknél sem. Mint már említettük, egyes ismert személyiségek napi négy-öt órai alvással is elboldo­gultak, másoknak hét-kilenc kell. Lebhar hozzáteszi:

Kísérletezéssel meghatározhatjuk alvásszükségletünket, kide­ríthetjük a szellemi frissességhez nélkülözhetetlen minimális mennyiséget. A szervezet igényét meghaladó alvás nem egyéb felelőtlen pazarlásnál. Ez a „túlalvás" végeredményben meg­rövidíti életünket.

Előfordulhat, hogy a szükségesnél többet alszunk, s még­sem akaródzik változtatnunk szokásainkon. Esetleg annyira élvezzük az alvást, hogy jelentős örömforrássá lép elő. Alap­talan azonban az elterjedt vélekedés, miszerint huszonnégy órából legalább nyolcat mindenkinek alvással kell töltenie. A valós igény nagyrészt alvási szokásaink függvénye, ezek pedig megváltoztathatóak.

Nathanial Kleitman, a Chicagói Egyetem professzora — aki az al­vás és az energia tanulmányozására specializálódott —, olyan kísér­letekről számolt be, melyek azt bizonyítják, hogy az alvásszükséglet egyedileg jellemző tulajdonság. A legtöbb állat rövid szendergések sorozatával elégíti ki teljes alvásigényét. Ha szeretnénk időt nyerni az alvással, próbáljuk ki a következő kísérleteket:

• Amennyiben jelenleg napi kilenc órát alszunk, próbáljunk meg­elégedni nyolccal! Az eredményt ne rögtön, hanem legalább tíz nap után értékeljük ki.

• Eddigi alvási szokásainktól függetlenül rövidítsük le a teljes al­vásidőt egy félórával, de nem feltétlenül úgy, hogy később fek­szünk le.

• Egy bizonyos időszakon keresztül állítsuk az ébresztőt legalább negyedórával korábbra. Az így felszabadult perceket használjuk valami számunkra igazán fontos dologra. A valóban pihentető éj­szakai nyugodalom után reggel mindig gyorsabban és többet tu­dunk végezni.

A St. Louis-i Webster Egyetem tanársegédje, Thomas J. Quirk meg­jegyzi: „Tulajdonképpen a legtöbb felnőtt csak hat vagy hét óra éj­

szakai alvást igényel. Ha ennél többet alszunk, az inkább szokás, mintsem szükséglet. Legtöbbünkbe még gyermekkorunkban szüle­ink plántálták a nyolc órai alvás szükségességének hiedelmét. Hogy miért? Valószínűleg azért, hogy legalább naponta nyolc órán át nyugtuk legyen csemetéiktől. De gondolkozzunk csak el: ha keve­sebbet aludnánk, nem tudnánk-e kimerültség nélkül többet végezni?"

Amikor Jeffrey Archer bestseller-szerző egy-egy könyvén dol­gozik, csupán hat órákat alszik: „Reggel hatkor kelek. Tollak, óra, ceruza és radír — mindennek pontosan a helyén kell lennie, nehogy a munkakezdés ellen valami kifogást találjak, mert az az írók esküdt ellensége."

AZ ÁLMATLANSÁG

Átvirrasztott éjszaka után aligha alakíthatjuk mintaszerűen a veze­tőt, aki gyors és jól vasalt — kevesebb idő alatt többet végez. Walter Kiechell adatai szerint {Fortune, 1990. október 8.) minden eszten­dőben több mint ötvenmillió amerikai küzd alvászavarokkal. A me­nedzserek talán egy csipetnyivel hajlamosabbak az álmatlanságra, mint a népesség többi része. Az úgynevezett A-típusú aktív szemé­lyiségek aránytalanul nagy hányada szenved álmatlanságban. A szakértők a stressz, az esti társadalmi kötelezettségek, az időzónákat átszelő, gyakori utazás és a mindenütt dühöngő munkamánia szám­lájára írják a kórt.

„Ha azok közé számítjuk magunkat, akik csak felületesen érin­tettek, reménykedhetünk. Egy kicsit — biztat Kiechell. — Talán nem tudjuk kellőképpen szabályozni alvási folyamatunkat, ami azt jelentené, hogy lefekvéskor azonnal álomba merülünk, és öt órán át megszakítatlanul, mélyen alszunk. Tehetünk azonban lépéseket, hogy nagyobb eséllyel pihenhessünk meg az enyhet adó álom édes ölén."

Kiechell javaslata: először értsük meg a normális alvás termé­szetét. A kutatók ugyan még ma sem tudják, miért alszunk és álmo­dunk, a dolog lélektani hátterét már elég jól sikerült megvilágítani. Éjszaka kétféle alvás váltakozik: a gyors szemmozgású, azaz REM [angol: rapid eye movement], más néven paradox vagy álomlátásos, és a lassú hullámú, nem REM vagy orthodox, álom nélküli alvás. A váltakozás magyarázza, hogy nagyobb valószínűséggel riadunk fel hajnali négykor a főnökünk legutóbbi eszelős húzása okozta lidér­ces álomból, mint mondjuk éjfélkor. A kutatók gyanítják, hogy a

170 171

kreativitást erősen zavarja a megfelelő alvás hiánya. Kiechell az alábbiakat javasolja:

• Próbáljunk rendszeresen ugyanabban az időpontban felkelni! Ez segít elkerülni az úgynevezett vasárnap esti álmatlanságot.

• Törődjünk bele, hogy lehetetlenség megszállottként dolgozni egészen lefekvésig, majd azonnal tengermélyen elaludni! Este hagyjunk magunknak legalább egy-két órás lehiggadási idősza­kot.

• Az ágyban ne dolgozzunk, ne tévézzünk, ne vitatkozzunk éle­tünk párjával, mert az agyunk nem tanulja meg összekapcsolni a lefekvést az elalvással!

• A lámpaoltást megelőző hat órában tartózkodjunk a koffein és a serkentő hatású élelmiszerek — például a csokoládé — élveze­tétől! Takarodó előtt legalább két órával szüntessük be az alko­holfogyasztást.

• A rendszeres testmozgás elősegítheti a nyugodtabb alvást.

Ha nem tudunk aludni, Kiechell a következőket ajánlja: • Menjünk máshova, kapcsoljuk fel a lámpát, és olvassunk valami

unalmasat — vagy találjunk valami más „zsibbasztó" elfoglalt­ságot —, amíg el nem álmosodunk.

• Álljunk ellen az altató csábításának! Az alvási rendellenességek valamennyi specialistája állítja, hogy hetente legfeljebb egyszer szabad nyugtatót szedni.

Kiechell végkövetkeztetése: „Egyes szakértők azt mondják, a me­nedzserálmatlanság kezelésének legfőbb gátja az illetők húzódozá-sa attól, hogy javítsanak alvási szokásaikon. Badarság! Sokkal he­lyesebb úgy tekinteni az alvási képességre, mint egyfajta jelzésre, hogy mennyire vagyunk összhangban a természet rendjével."

KEVESEBB ALVÁSSAL A SIKER FELÉ

Azoknak, akik siránkoznak, hogy átalusszuk életünk egyharmadát, Dale Hanson Burke lapkiadó radikális megoldást indítványoz: alud­janak kevesebbet. Meglehet, hogy ettől jobban érzik magukat, és többet teljesítenek. Hatlépcsős programot ajánl, mely állítólag „órákkal toldja meg a hetet, több energiát ad, kiegyensúlyozottabbá, aktívabbá, kielégítőbbé teszi az életet."

Burke szembeszáll az alvást érintő úgynevezett mítoszokkal.

Mint mondja, az alváscsökkentés előnyös hatása eddig is ismeretes volt, főként álmatlanságban és krónikus depresszióban szenvedők­nél. Az örökmozgó férfiak és nők milliói számára, akik nem találják elég hosszúnak a napot személyes, szakmai, családi kötelezettsége­ik és szükségleteik kielégítéséhez, a lapkiadónő tervezete páratlan utat mutat „a kiegyensúlyozottabb élethez".

Burke önértékelő teszttel, időgrafikonnal, napirend-javaslattal, alvási naplóval és az alvással kapcsolatos adatokkal egészíti ki el­gondolását. Bölcs tanácsokat ad a táplálkozásra, ezen belül az alko­hol-, zsír- és cukorfogyasztásra vonatkozóan; közli, hogy mely gyógyszerek tartalmaznak koffeint, és mely élelmiszerek bővelked­nek az alvást serkentő triptofánban. Tervezete függelékében vála­szol az alvást illető tizennyolc leggyakrabban feltett kérdésre.

Jóllehet Burke nem orvos, természettudós, táplálkozáskutató vagy oktató, csupán amatőr, aki az időgazdálkodással való foglal­kozás közben került közel az alvásszabályozás témaköréhez, saját kísérleteivel mégis sikerült megkérdőjeleznie az alváshoz kapcso­lódó legalapvetőbb feltevéseinket, melyek közül számosat a „tudo­mánytalan mítoszok" közé utasít. A következőket jelenti ki:

• A nyolcórai alvás nem szükséglet. A szakemberek hat és kilenc óra közé teszik a normát. Sok kimagasló teljesítményű személyi­ség hat óránál kevesebbet aludt, anélkül, hogy ez megviselte vol­na egészségét és jó közérzetét.

• Aki nehezen alszik el, és könnyen felébred, még nem feltétlenül szenved álmatlanságban. Lehet, hogy egyszerűen természeténél fogva keveset alvó.

• Aki fáradt, annak nem szükségképpen az alvás hiányzik. A fá­radtság gyakran a stressz, depresszió vagy helytelen táplálkozás tünete — mely okok egyike sem orvosolható több alvással.

Burke meggyőződése, hogy nem mindenkinek alkalmas megoldás az alváscsökkentés, mellyel naponta perceket vagy órákat, egy év alatt több száz órát nyerhetünk. Várandós vagy szoptatós anyák, gyermekek, serdülők és egészségi problémákkal küzdők inkább ma­radjanak ágyban, valamint azok is, „akik úgysem tudnak semmi ér­telmeset kezdeni az idejükkel". Magyarázólag hozzáteszi: „Ha úgy találjuk, hogy kedvteléseinkre már nem elég hosszú a nap — legyen szó testedzésről, olvasásról, hobbiról vagy egyszerű lazításról —, akkor viszont ragadjuk meg azt a remekül kihasználható időt, amit eddig alvásra pazaroltunk!"

172 173

Gördülékeny stílusú, gondolatébresztő könyvében leszögezi, hogy az alvás ébrenlétté alakítására legalkalmasabb a testedzés. Ő maga például fél órával korábban kel, mint ahogy valójában igé­nyelné, s ezt az időt kerékpározásra fordítja. A mozgás serkenti a vérkeringést, csökkenti az idegfeszültséget, emeli a testhőmérsékle­tet, miáltal felélénkülve, energiával feltöltődve vág neki bokros te­endőinek, és további lendületet nyer, hogy még többet kanyarítson ki alvóidejéből. „Az alvás szabályozása valójában nem is az alvást érinti, hanem az életet" — teszi hozzá.

LAZÍTSUNK NÉHA EGY KEVESET!

A munkaidő maradéktalan kihasználása nem jelenti azt, hogy szün­telenül hajszoljuk magunkat. Egy szusszanásnyi szünet gyakran még több energiát és lelkesedést önt belénk az azt követő órákra, úgyhogy a pihenés utáni időszakban gyorsabban és jobban dolgo­zunk. Az alábbi technikák Lester R. Bittel a már idézett Right on Ti­me című könyvéből valók:

• Egy tízperces szünet kiváló energiafeltöltő. • Ha tartósan nagy nyomás nehezedik ránk, vegyünk ki egy sza­

badnapot vagy egy hosszú hétvégét! • Ha valami változás felbolygatta szervezetünket, próbáljuk rend­

szeres időbeosztással helyreállítani a normális állapotokat! • Próbáljuk ki a mély és felületes légzés váltogatását! A sportolók

széles körben alkalmazzák ezt a teljesítményfokozó módszert kedélyállapotuk javítására vagy nyugtató gyanánt.

• Pár perc torna kitisztítja az elmét és kilazítja az izomzatot, csök­kenti a nyomást. A világ sok részén, főként Kínában, Japánban és Koreában az üzemek dolgozói reggel és délután csoportos gimnasztikát végeznek, melyben a felsővezetők is részt vesznek. Tartsunk ilyen frissítő szüneteket!

• Szintén hatékony módszer a szünetben elfogyasztandó finom fa­latok elkészítése. Ha kemény munkával töltjük a délelőttöt, az előtte elkészített ízletes tízórai (mely lehet akár sajtból, kenyér­ből és gyümölcsből álló egyszerű lakoma is) segít cipelni a ter­het, mivel tudjuk, hogy amint elérkezik a szünet, készen vár a ha­rapnivaló. Akkor azután a lehető legrövidebb időn belül felfris­sülünk, és máris folytathatjuk a munkát.

174

FRISSÍTŐ SZUNDIKÁLÁS

Egyesek — gyakran a legmagasabb hivatalokat betöltő személyek — úgy találják, hogy egy kis ebéd utáni szendergés akár három órá­nyi éjszakai alvással is felér. Franklin D. Roosevelt elnök, aki toló­székhez kötve is igen energikus életet élt, észrevette, hogy ha ebéd után harminc percet bóbiskol, utána sokkal aktívabban képes dol­gozni. Utóda, Harry S. Truman követte ezt a szokását — s abban is hasonlított hozzá, hogy szinte bárhol és bármikor képes volt aludni. A Fehér Házban töltött évek alatt szívesen dőlt le egy-egy rövid idő­re, különösen fontos beszédek előtt. Egy negyed- vagy félóra pihe­nés kellően felpezsdítette ahhoz, hogy két órán át lendületesen tár­gyaljon vagy tanácskozzék.

A munkanap végén hazaérve egy kis szunyókálás sokkal élén­kebbé tesz az est hátralévő részében, ami főleg akkor hasznos, ha készülünk valahová. Tíz-tizenöt perc ejtőzés a vacsorához való át­öltözés előtt hatékony frissítő. Egyesek szívesebben nyúlnak el tíz percre egy kád langyos vízben, mások lezuhanyoznak. Akármi is a módszer, ez a kis szünet felpezsdíti az embert, jó közérzetet teremt akár a vacsorához, akár az esti programokhoz.

Latin-Amerikában, ahol évekig éltem, soha nem hagytuk ki az ebéd utáni sziesztát, amely a nap egyik legbecsesebb időszakának számított. A déli szieszta sokhelyütt gyakorlatilag értelmetlen, s a légkondicionálás a forró égövön is csökkentette szükségszerűségét. A vacsora előtti pihenés azonban ugyanolyan előnyöket kínál, mint egy kis szundikálás bármikor máskor.

Huszonötödik fejezet

Otthoni örömök

Vezetni a háztartást, és fölnevelni 1,8 gyermeket (Angliában példá­ul ez az átlag) egész embert kíván — ezt mindenki tudja, aki maga is csinálta. A főhivatású háziasszony egyre ritkább, s ez minden más tényezőnél kíméletlenebbül falja fel mindannyiunk szabad idejét. A brit asszonyok 68 %-a kénytelen állást vállalni a megélhetés érde­kében. Valakinek mégis ki kell takarítania, el kell vinni a gyereket orvoshoz, meg utána karénekre, aztán ott a bevásárlás, főzés, köz-

175

ben halomba nő a szennyes, de a mosógépszerelőt is ki kell hívni, és sorolhatnánk a végtelenségig. A gyermeküket egyedül nevelő szülőkre még nagyobb nyomás nehezedik.

A családok együtt próbálnak megbirkózni a házimunkával, meg­tanítják a gyerekeket, hogy az iskolából hazajőve tegyék be a húst a sütőbe; a kisebbeket napközibe íratják, a még kisebbek mellé kerí­tenek valakit, vagy más szülőkkel felváltva oldják meg a gyermek­felügyeletet; a mosnivalót a patyolatba viszik, és telefonon rendel­nek pizzát. Egyszóval rengeteg időt töltenek azzal, hogy pénzért időt vásároljanak, azaz másoknak adják ki a családi és háztartási tennivalókat.

Az egyre bővülő családsegítő szolgáltatások egy része valóban megéri az árát, ha a felszabaduló perceket tekintjük — kérdés, hogy megengedhetjük-e őket magunknak, ami így nyert időnk pénzben kifejezhető értékétől függ. A külső segítséggel majd az ezutáni fe­jezetben foglalkozunk, de előbb azt nézzük meg közelebbről, mi­ként takaríthatunk meg időt mi magunk — családtagjainkkal össze­fogva — az otthonunkban, azaz mit kell csinálnunk ahhoz, hogy időnk maradjon arra, amit valójában csinálni szeretnénk.

Kezdjük a következőkkel:

• Elemezzük a magunk és családunk otthoni tennivalóit ugyanaz­zal a precizitással, amivel szakmai feladatainkhoz közelítenénk!

• Tűzzünk ki célokat, s állítsuk elsőbbségi sorrendbe ezeket, hogy rendelkezésre álló időnket hatékonyabban oszthassuk el a szeret­teink és saját magunk számára fontos teendők között!

• Ugyanakkor emeljük ki feladataink közül azokat a tételeket, amelyeket valami módon átháríthatunk vagy megoszthatunk há­zastársunkkal, gyermekeinkkel, más családtagjainkkal.

AZ OTTHONTEREMTÉS NEM GYEREKJÁTÉK

Napi sok órán át gürcölünk — s köszönetet alig kapunk érte. Néz­zünk szembe azonban az igazsággal — akármilyen dühítő is —, mert bizony mérget vehetünk rá, hogy leegyszerűsíthetnénk a dol­gunkat, és ugyanezt a munkát harmadannyi idő alatt is elvégezhet­nénk, ha kicsit átgondoltabban, hatékonyabban járnánk el. Ehhez még egy kétszemélyes háztartásban is pontosan annyi tervezés kell­het, mint egy kisebb irodában. Folytonos változásokkal kell meg-küzdenünk, melyek nem is mindig előreláthatóak. Hogyan segíthe­tünk ezen?

A SZERVEZÉS KÖNNYÍT AZ OTTHONI TERHEINKEN

Az időbeosztás nem kevésbé fontos otthon, mint a munkahelyen, ám gyakran sokkal nehezebb, magyarázza Kathryn Walker „otthon-gazdász" a US News and World Report 1982. január 25-i számában, majd hozzáteszi: „Minden családnak saját mércével kell mérnie, hogy mit tart fontosnak és mit időpazarlásnak. Ez vonatkozik min­denre, a gyerekekkel töltött óráktól kezdve a takarításig. Ami ez utóbbit illeti, a háztartási időgazdálkodásban kulcsfontosságú annak eldöntése, hogy mit értünk tisztaság alatt."

A cikkírónő megjegyzi, hogy az otthoni napirend legjobb eset­ben is csak útmutató lehet. Az alternatív megoldások mindig létfon­tosságúak. Hivatásunkban követett értékrendünk és céljaink irányt szabnak időnk megtervezéséhez és megszervezéséhez, hogy keve­sebb verejtékkel többre jussunk. Hasonló cél és értékrend kell vezé­relje otthoni időbeosztásunkat is.

Sok családfenntartó teszi ezt — kivált, hogy egyre több asszony — valaha a családi tűzhely őre — vállal fél- vagy egész állást, ami gyakran a feladatok egyenlő megosztását teszi szükségessé a házas­társak között.

A háztartási feladatok természetesen igen sokféleképp alakulhat­nak lakókörnyezetünktől, anyagi helyzetünktől és életmódunktól függően. Az alábbi gondolatok nyilvánvalóan nem vonatkozhatnak mindenkire; ám — ahogy más időkímélő módszereknél is hangsú­lyoztuk — ha akár kettőt-hármat találunk közöttük, amelyet bizo­nyos rendszerességgel használhatunk, akkor erőfeszítésünk talán nem hiábavaló.

MUNKAHELYI SZERVEZÉS OTTHON

Otthon és munkahely persze nem egészen ugyanaz. Az otthoni te­vékenységek megszervezése sok tekintetben sokkal súlyosabb idő­gazdálkodási gondokat vet fel, mint amilyenek, mondjuk, egy iro­dában adódnak. Ez elsősorban abból fakad, hogy a munkahelyen egyetlen cél uralkodik: a feladatok nyereséges végrehajtása. Otthon ellenben arra törekszünk, hogy „várunkat" meleg, puha fészekké te­gyük minden benne lakó számára. Ez a cél sokrétűbb és nehezebben körvonalazható, mint az egyszerű feladatteljesítés.

A legtöbb otthonban folyamatos szükségletek várnak kielégítés­re: beszerezni és az asztalra tenni az ennivalót, rendben tartani a há­zat, alkalmazkodni a családtagok közötti nézetkülönbségekhez. A

177 176

gyerekek a maguk külön igényeivel és vágyaival állnak elő. Mihelyt azonban meghatároztuk, mennyi időbe telik elkészíteni az ebédet, kiporszívózni a lakást stb., elkezdhetjük a megtervezett és leírt program szerint beosztani az időt.

NAPI ÉS HETI OTTHONI FELADATTERV

Christine Beshar jogásznő, aki egy tekintélyes ügyvédi munkakö­zösség tagja, és négy gyermeket nevel, azt mondja, a rend iránti ter­mészetes érzéke segíti abban, hogy egyszerre álljon helyt mint fele­ség, anya és ügyvéd. Mindennap tíz perc alatt összeírja elintézendő-it. Az élelmiszervásárlást csaknem teljes egészében gyermekei inté­zik, hetente kétszer vacsorát is ők főznek. A többi napon Besharné igyekszik haza, hogy estére meleg étellel várja szintén ügyvéd fér­jét, meg a srácokat. A jó szervezés révén Beshar asszonynak nem­csak hivatására és családjára jut ideje, hanem tanít, részt vállal az egyházközség, az iskolaszék és az ügyvédi kamara munkájában is — s minden feladatát maradéktalanul ellátja.

Dr. Doris Williams otthongazdász a következőket javasolja a háztartás időtakarékos megszervezésére:

• Készítsünk külön feladattervet az egyes otthoni munkaterületek­hez (pl. élelmiszer-ellátás)!

• Pillanatnyi erőnlétünkhöz igazodva használjuk ki az időt! • Aknázzuk ki az átfedő feladatok egymást segítő hatását! • Vizsgáljuk meg saját indítékainkat és értékrendünket az időbe­

osztással összefüggésben! • Személyes céljainknak megfelelően teremtsünk összhangot

munka és pihenés között!

Végezetül ismerjük fel, hogy az idő értékes erőforrás, mely gyakran megindokolja, hogy nagyvonalúan bánjunk más forrásokkal, példá­ul a pénzzel. Van, amikor érdemes külső szolgáltatót megfizetni, hogy mentesüljünk a munkától. Max Bygraves előadóművész pél­dául régóta élvezi a saját sofőr előnyeit: „A hátsó ülésen rengeteg papírmunkát tudok elvégezni."

ÁLTALÁNOS HÁZTARTÁSI FELADATTERV

Ha minden otthoni teendőnket megtervezzük és hatékonyabb mun­kamódszereket dolgozunk ki, azzal sok-sok percet nyerünk, melyek

178

órákká adódnak össze. A fontossági sorrend meghatározása, a fel­adatok átruházása, a tapasztalaton nyugvó jó időbeosztás ugyan­olyan hatást érhet el otthon, mint a munkahelyen. Ehhez listába kell szednünk a magunk, lakótársunk, férjünk-feleségünk és/vagy más családtagjaink (beleértve gyermekeinket is, ha már elég nagyok) na­pi, heti és alkalmi teendőit. Ezeket az alábbi időszakok szerint kell elosztani.

Munkakezdés előtt: Alakítsunk ki lépcsőzetes ébresztési és reg­geli készülődési rendszert a család számára, hogy elkerüljük a für­dőszobai csúcsforgalmat. Jegyezzük föl a többi reggeli tennivalót is.

Napközben: A személyes napirendek összehangolásánál vegyük figyelembe a gyermekek szükségleteit (kit kell óvodába, iskolába, külön programokra vinni, és ki közlekedik egyedül), a különféle szerelők és szállítók fogadását (mikor ki tartózkodjék otthon).

A nap végén: Csoportosítsuk az esti teendőket, mindennapra csak egy jelentős feladat jusson. Amikor buzog bennünk a tettvágy, elvégezhetünk kettőt is.

Miután mindent papírra vetettünk, beszéljük meg! Osszuk el a reszortokat, és írjuk ki az üzenőtáblára!

Mindenképpen vegyük tekintetbe azokat, akiktől a legtöbb támo­gatást kaphatjuk! Gyermekeink és más velünk egy fedél alatt élők joggal számítanak arra, hogy megtanácskozzuk velük a családi ter­veket, és részesedhessenek a közösen végzett munka öröméből. Mint korábban már említettük, sok férfi úgy gondolja, a háztartás akkor is az asszony feladata, ha dolgozni jár. A tények azonban egy­re inkább azt mutatják, hogy a házimunkában mindannyiunknak részt kell vállalnunk.

Az együttműködés legjobb módjai Határozzuk el közös megbeszélés alapján, hogy ki mit csináljon!

Persze nem juthat mindenkinek a legkellemesebb otthoni munka, de osztozzunk a képességek és igények szerint. Nem létezik többé ab­szolút női vagy férfimunka.

A következő ötletek a családtagok együttműködését segítik:

• Elsőre ijesztő lehet az elkerülhetetlen házi teendők jegyzékbe foglalása, ugyanakkor lehetőséget ad arra, hogy erejükhöz és ér­deklődésükhöz mérten osszuk meg őket a család apraja-nagyja között. Ne hurrogjuk le a kamaszok időkímélő ötleteit, mivel ők

179

még nem a szokások rabjai, s így érdekes, eredeti megoldásokkal állhatnak elő!

• Hetenként váltogassuk a reszortokat, hogy senki se kény­szerüljön állandóan a legutálatosabb munkát végezni! Senki sem lelkesedik mindenért. Valószínűleg hatékonyabb és több időt ta­karít meg az együttműködés, ha cserélődnek a teendők.

• A dicséret sajnos sok családban hiánycikk, pedig elősegíti az együttműködést. Ha lányunk látja, hogy értékeljük a fáradságát, vagy apu észreveszi, hogy becsüljük azért a feladatvállalásért, amire senki más nem lenne képes, az addigi vonakodás eltűnik. Az elismerő szavak nyomán nemcsak még több segítséget szer­zünk, hanem saját eredményesebb munkánkkal is több babért aratunk majd — több időnk jut az egyéni és családi örömök él­vezetére.

EGYSZERŰEN GYORSABB

Sokféle forrásból meríthetünk ötleteket a hétköznapi feladatok idő­takarékos végrehajtásához. Az ipari vagy hivatali módszerek alkal­mazása sokszor nehézségbe ütközik, mivel másokat is be kell vonni hozzájuk. Ha azonban mi adjuk a munkaerőt, saját hajlékunk a mun­kahely, akkor az időt házastársunkkal és gyermekeinkkel egyetem­ben mi magunk takarítjuk meg, nem pedig mások — ennélfogva mérhetetlenül értékesebb.

Az itt ismertetett gondolatok egy része abból a vizsgálatból szár­mazik, amelyet dr. Lillian Gilbreth eredetileg a New York-i Szívbe­tegek Társulata számára végzett. Gilbreth doktor azt akarta megmu­tatni a szívbetegségben szenvedőknek, hogy miként végezhetnek hamarabb és kevesebb energiával többet, javaslatait azonban bárki felhasználhatja. Hasonló tanulmányokat folytatott a hadirokkantak érdekében dr. Eugene S. Murphy, a New Yorkban működő Hadi­rokkant Hivatal munkatársa, aki szerint: "A háztartásban sokszor szükségtelenül dolgozunk, a hagyomány és saját szokásaink áldoza­taiként. Ideje véget vetnünk ennek, és átgondolnunk, mi az, amit el­hanyagolhatunk."

Természetesen a háztartás bármely területére fordított időt az ál­tala okozott kielégüléshez viszonyítva kell mérlegelnünk. Ha példá­ul imádunk főzni, akkor az ételkészítés tekintélyes időráfordítást ér­demel. Ha viszont az a cél, hogy egy vagy két személyt a lehetőleg-gyorsabban jóllakassunk, ízletes, változatos, tisztességesen elkészí­

tett és gusztusosan tálalt étellel, de nem feltétlenül mesterszakács­hoz méltó színvonalon, akkor nyilván megragadunk minden korsze­rű és megfizethető konyhatechnikai megoldást, hogy a lehető leg­hamarabb a legtöbbet hozzuk ki magunkból.

Bevásárlás Az ennivaló, ruhanemű és egyebek beszerzése a legidőigénye-

sebb tevékenységek közé tartozik. Íme, néhány ötlet, hogy kevésbé ilyenné tegyük:

• Írjuk össze előre a heti étrendet, és ennek alapján készítsük el a bevásárlólistát! Képzeljük magunk elé az üzlet alaprajzát, és cé­dulánkon úgy kövessék egymást az egyes tételek, hogy miköz­ben majd a kosarunkba kerülnek, ne kelljen összevissza ténfereg­nünk a boltban!

• Korán reggel vásároljunk, olyankor kisebb a zsúfoltság! • Gondolkozzunk cikkcsoportokban: a „tisztítószer" gyorsírott

kódként emlékeztessen bennünket arra, hogy fel kell töltenünk a készleteket mosogatószerből, toalettillatosítóból, pipereszap­panból, mosóporból, samponból stb. Így nem kell részletes listát írnunk, s némi gyakorlás után az egész listázás a múlté lehet.

• A bevásárlás utáni főzéshez szükséges dolgokat tegyük külön szatyorba. Amint hazatértünk, rögtön nekiláthatunk a főzésnek, és szusszanhatunk egyet, mielőtt elpakolnánk a többi holmit.

• Ruhanemű: Figyeljünk a színekre! Álljunk meg az üzlet bejára­tánál, és tekintetünkkel keressük a „mi" színeinket. Ha nem talá­lunk hozzánk illő árnyalatokat, máris induljunk a következő üz­letbe — így felére csökkenthetjük a keresgéléssel töltött időt.

Tartalékok • Némi anyagi ráfordítással szerezzünk be tartalékot az otthon

gyakrabban szükséges holmikból. Piperecikkek: Ne egyenként vegyük őket, hanem egyszerre többet, így sokszor olcsóbbak is, és nem kell folyton alapvető dolgok után a boltokba szaladgál­nunk. Esernyő: Munkahelyünkön is tartsunk egyet, ezáltal nem kell várnunk, míg eláll a zápor, megóvjuk ruhánkat az elázástól, magunkat pedig a bosszúságtól.

• Otthoni munkaeszközök: Tartsuk őket egy helyen, és használat után oda tegyünk vissza mindent. Ha a lakás több pontján egy-

181 180

egy fiókba bekészítünk írószert, jegyzettömböt, tartalék ollót, papír zsebkendőt és hasonlókat, akkor szükség esetén nem kell keresgélnünk ezeket.

• A tartalék vállfák az előszobában biztosítják, hogy ne kelljen kapkodnunk, ha nincs mire akasztani a vendégek kabátját.

Oda tegyük a dolgokat, ahol megtaláljuk őket! A keresgélés gyakran a leginkább időrabló házi foglalatosság. A

rend, amelyben minden könnyedén megtalálható, olyan eszmény, melyet keveseknek sikerül megvalósítaniuk. Váltig állíthatjuk, hogy ez a cél azért elérhetetlen számunkra, mert nem vagyunk haj­landóak a „rendmánia" rabszolgáivá válni, akkor is tény marad, hogy némi szervezettséggel valójában egyszerűbb mindent a meg­felelő helyre tenni, mint szanaszét hagyni.

Napjában sok-sok percet megtakaríthatunk, ha élenjáró felada­tunkká tesszük, és hozzászokunk, hogy mindennek kialakítsunk egy helyet, és mindig oda rakjuk. Ha például okuláré nélkül az orrunkig se látunk, s van egy szemüvegtokunk az íróasztalon, egy másik pe­dig az éjjeliszekrényen vagy a falipolcon, akkor szokjuk meg, hogy szemüvegünket mindegyik helyen ugyanarra az oldalra tesszük, így mindig könnyen megtaláljuk. Ugyanez vonatkozik más olyan tár­gyakra is, amelyeket nem akarunk szem elől téveszteni. A legfonto­sabb gondolat tehát az, ami sok időgazdálkodási szakértő jelmonda­ta is: „Ne lerakd — tedd el !"

Az otthoni rendetlenség mérséklése A csatatérré változott lakás láttán sokszor erőtlennek, tehetetlen­

nek és bűnösnek érezzük magunkat, amiért nem tudunk úrrá lenni a helyzeten, mondja Stephanie Culp, a How to Conquer Clutter (Ho­gyan győzzük le a zűrzavart?) szerzője, akinek könyvéből Beverley Hall Lawrence az alábbiakat idézte a Newsdayben:

Évek óta együtt élünk a rendetlenséggel — de boldogulunk valahogy. Aztán egy szép napon ráeszmélünk, hogy a felfor­dulás már elképesztő méreteket öltött. Minden tevékenysé­günket megbénítja, ha napjaink válsághelyzetekkel kezdőd­nek: nem leljük a kulcsainkat, se egy göncöt, amit fölvehet­nénk, már a munkából is elkéstünk, és ezzel tovább súlyosbo­dik a dolog. Ha az idő nem késztet cselekvésre, a pénz talán már igen.

182

Meghatározott nagyságú lakóterületért fizetjük a bért vagy építési kölcsönt. Ha ennek tíz százalékát a rendetlenség fog­lalja el, az azt jelenti, hogy lakáskiadásaink ugyanekkora há­nyada a lomtár fenntartására megy el.

A lomirtó szakma felvirágzásával egyre több hasznos eszköz jelent meg a piacon, melyek segítenek hely takarékosan, áttekinthetően tá­rolni holmijainkat, eltüntetni szem elől a sok „hóbelevancot", rend­ben tartani otthonunkat.

Gardróbrendezési ötletek Neil Balter kaliforniai bútorgyáros javasolja az alábbiakat:

• Az öltöny vagy kosztüm darabjait külön-külön akasszuk föl, így könnyebben áttekinthetjük a kombinációs lehetőségeket. Cso­portosítsuk a ruhadarabokat, azaz tegyük együvé a blúzokat, a nadrágokat, a szoknyákat, blézereket stb.

• Ne rakjuk fiókba azt, ami összehajtogatva nyitott polcra is tehe­tő! Nem fogjuk tudni, mink van, ha nincs előttünk.

• A retikülöket selyempapírral lazán kitömve fektessük polcra vagy fiókba!

• Vezessünk listát (amit esetleg a gardróbajtó belső oldalára erő­síthetünk), hogy mit adtunk tisztítóba, mi igényel javítást vagy átalakítást, továbbá azokról a holmikról, amelyeket szívesen vi­seltünk egymással, de esetleg elfeledkezhetünk a bevált párosí­tásról.

• A selyemsálakat és kendőket hajtogathatjuk kis fiókokba vagy dobozokba. Ha a dobozok átlátszóak, könnyen megtalálhatjuk az éppen szükséges darabot. Tárolhatunk kendőket falra vagy ajtóra szögezett törülközőtartón, bögretartó fogason vagy ruhacsi­pesszel egy szokványos vállfához erősítve.

• Tároljuk óvatosan a harisnyákat, kibélelt fiókokban vagy átlát­szó műanyagzacskókban, színenként elkülönítve! Minden zacs­kót címkézzünk fel aszerint, hogy mit akarunk tartani benne, pél­dául legyen egy zacskónk a leszaladt, csak nadrág alá jó haris­nyáknak. Felhasználhatunk erre a célra kisebb bevásárlószatyro­kat vagy átlátszó, műanyag dobozokat is.

• A lábbelik mellett tartsunk egy portörlőt! Egy gyors mozdulat minden felvétel előtt, és nem kell folyton cipőt fényesítenünk.

• Osztályozzuk a ruhákat jellegük szerint (utcai, alkalmi, szabadi-

183

dőruha stb.), és úgy akasszuk be a gardróbba. A cipőket hagyjuk eredeti dobozukban, és címkézzük fel: „edző", „utcai", „munká­ba", „estére".

• Kötött vagy féloldalasan szabott holmikat ne akasszunk vállfára, hanem összehajtva tároljuk őket, hogy megőrizzék a formájukat.

• A falra rögzített műanyaghálón áttekinthetően és elérhetően tá­rolhatjuk az ékszereket. Erre a célra alkalmas a fiókba helyezett evőeszköztartó is. A fülbevalók szépen elférnek a jégkockatartó­ban.

• A „szöszölős" anyagokat, amilyen az angóra, jól különítsük el azoktól, amelyek magukra szedik a szöszt, mint például a bár­sony.

• A levetett ruhát ne tegyük azonnal a gardróbba! Akasszuk ki a fürdőszobában, hadd simuljanak ki a gyűrődések, és szellőzze­nek ki a szagok (például a dohányfüst).

• Selejtezzünk ki mindent, amiből nem lehet kiszedni a foltot, amit szeretünk, de sohasem veszünk fel, a fölösleges „kiránduló" hol­mit (mindig lesz utánpótlás), a hegyes orrú cipőt, ami már egy éve nem volt rajtunk, és mindazt, ami minőségben nem illik a most hordott dolgainkhoz!

• Az avitt kézitáska slampos, divatjamúlt megjelenést kölcsönöz öltözékünknek. Lejárt darabok: a fodros szoknya, amit bakfis ko­runkban kaptunk; a nagy galléros régi blúz; a lehordott fehérne­mű; a kabát, ami egyik blézerünkre sem megy rá és túl rövid a ruháinkhoz; a szoknya vagy nadrág, ami már három éve folyton épp egy kicsit szűk.

• Ahányszor valami újat veszünk, szabaduljunk meg valami régi­től! Ez nem azt jelenti, hogy el kell dobnunk a régi báli ruhát vagy az egyetemi emblémás zakót, hanem azt, hogy szépen cso­magoljuk be az ilyen használhatatlan, de a szívünkhöz nőtt hol­mit selyempapírba, és tároljuk a garázsban vagy a padláson. Ne a gardróbban foglalja az értékes helyet.

Házi kulcstár Az összes kulcsot tartsuk gyermekektől távol, különben jól elér­

hető helyen. Mennyi időt vesztegetünk el kulcsaink keresgélése közben? Hasznos lehet a sípoló kulcstartó, mely füttyentésre vagy tapsra hangjelzéssel válaszol.

184

Hasonlót a hasonlóval Tartsuk egy helyen a sporteszközöket, az utazáshoz való holmit,

a vendéglátásnál használt dolgokat! Egy hölgy ismerősöm mosás után az összes teniszfelszerelését rögtön visszarakja a sporttáskájá­ba — így, amikor játszani készül, tudja, hogy minden a helyén van, semmit nem kell összeszedni. Ez az előzetes gondoskodás más te­vékenységeinknél is alkalmazható.

Egyéb textíliák Párosítsuk a lepedőt a hozzá való párnahuzattal, a fürdőlepedőt

a kéz- és arctörlővel, ahelyett, hogy fajtánként csoportosítanánk a dolgokat!

A FÜRDŐSZOBA

A konyha után a lakás legtöbbet használt helyisége, ezért célszerű­nek és kellemesnek kell lennie. Térképezzük fel a kihasználatlan he­lyeket — a vécécsésze vagy a kád fölötti falon, a mosdó vagy a vé­cétartály alatt. Polcok mindenhová kerülhetnek. Az ajtók háta mö­gött szereljünk fel törülközőtartókat és akasztóhorgokat. A kád fölé tegyünk falipolcot vagy lapos faliszekrényt. A kozmetikumok és ékszerek tárolására használt fiókokba tegyünk osztórekeszeket vagy evőeszköztartókat. A zuhanyozás kellékeit befogadó szintere­zett rácspolcot akasszuk a zuhanyrózsa falitartójára. Ha kevés a ra­kodófelület, de szabad hely még akad, használjunk egy kisasztalt vagy alacsony szekrényt a test- és szépségápoló szerek tárolására.

A GYEREKSZOBA

A tárolóegységeket igazítsuk a gyermek méreteihez. Legjobbak er­re a célra az állítható magasságú polcok. A játékokat csoportosítsuk. A kicsik imádnak gyűjteni, készítsünk nekik akasztós falitáblát, hogy közszemlére tehessék kincseiket. A játéktároló dobozokra sze­reljünk kerekeket, így a gyerekek tologathatják őket, ami segít a gyors összerakodásban. Egy kis függőágyfélében elférnek a babák és plüssállatok, kisebb-nagyobb tárolórekeszekben a tanszerek és rajzeszközök. Színes kosarak és kitűzőtáblák adnak helyet a többi holminak. Balesetveszélyesek a magas polcok, ha a rajtuk lévő dol­gokat a gyermek látja, de nem éri el. Az ilyesmi arra csábítja, hogy felmásszon a csábító tárgyért, és könnyen leeshet.

185

OTTHONI IRODA

Ha lakásunk mérete megengedi, alakítsunk át egy járható gardróbot vagy más zugot miniirodává. A szoba sarkában két alacsony irat­szekrényre vagy könyvespolcra fektessünk egy széles falapot (egy ajtó is megteszi) asztal gyanánt. Fölötte polcozzuk be az egész falat, ez elnyeli az összes limlomot. Létesítsünk saját nyilvántartást a sze­mélyi és családi iratoknak. Használjuk ugyanazokat a módszereket, amelyeket a munkahelyi irodákban szokás. A papírok rend­szerezésében tartsuk szem előtt az alábbi megoldásokat:

• Általános dossziék: háztartási gépek jótállásai, karbantartók, ter­mékforgalmazók, biztosítás, vidéki utazások, születésnapi ven­déglisták, ház, autó, adó, számlák, ruházkodás, befektetések, or­vosi leletek, prospektusok, ajándékok, egyéb.

• A megőrzendő — magán és hivatalos — levelezést saját szük­ségleteink szerint rendezzük el. Dorothy M. Johnson író említi, hogy az „Ajándékok" feliratú dossziéjában nyilvántartja az adott és kapott karácsonyi és születésnapi ajándékokat, amivel elejét veszi a következő évi családi vitának. Hobbigyűjtők jegyezzék fel, hogy kivel mit cseréltek, nehogy még egyszer elküldjék ugyanazt, vagy hosszasan kelljen törni a fejüket, hogy mit adtak oda legutóbb.

• Állítsunk össze külön dossziékat a gyerekeknek, a családi képek­nek, a társadalmi szervezeteknek stb. Rendszerünk lehet egysze­rű vagy kacifántos — csak legyen. Annyira komplikáltat azért ne találjunk ki, hogy több időbe kerüljön a vele való pepecselés, mint amennyit megtakarítunk a használatával.

PÉNZ- ÉS IDŐMEGTAKARÍTÁS A CSALÁDI IRATTÁRRAL

Ha rendet tartunk papírjaink között, azzal nemcsak időt nyerünk, de adott esetben pénzt vagy más előnyöket is, amelyek máskülönben elvesznének, vagy elsiklanánk fölöttük. A bankokban például mil­liókra rúg az elfeledett számlákon pihenő betétek összege.

A törvényeknek megfelelően a gazdátlanul maradt javak, érték­papírok és más követelések egy idő után az államra szállnak. Lehet, hogy papírjaink nyilvántartásával ilyen veszteségektől óvjuk meg családunkat. Jegyezzük fel minden kintlévőségünk adatait, így könnyen, gyorsan érvényesíthetjük követeléseinket!

• Ha feljegyzéseinket bankszéfben tartjuk, akkor legyen róluk egy

fénymásolatunk odahaza is. Így bárminek egyszerűen utánanéz­hetünk. Különféle biztosítási igények benyújtása esetén sokszor nincs is szükség az eredeti kötvényre, elegendő, ha kéznél van­nak az azonosító számok.

• Az engedélyek és jelzálogszerződések igen értékes holmik. Amennyiben megsemmisülnek vagy elkeverednek, valóságos áldás, ha feljegyeztük s tűzálló páncélkazettában megőriztük sor­számukat és más adataikat.

Hadd segítsen a család! A nyilvántartás elkészítésébe vonjuk be minden családtagunkat!

Jegyezzük fel a kocsikulcsok számát, a bankszámlaszámokat, a há­zassági anyakönyvi kivonatok keltét, a társadalombiztosítási törzsszámokat, a katonai és különféle tagsági igazolványok számát.

Készítsünk ellenőrző listát! Ha valamelyik irat hiányzik, szerez­zünk be hivatalos másolatot, illetve igazolást az elveszett értékpapí­rokról! Semmit se dobjunk el anélkül, hogy előtte ne ellenőriztet­nénk a biztosítási ügynökkel, a bankkal, ügyvéddel, könyvelővel vagy más illetékessel! Azután rögvest szabaduljunk meg a szükség­telen papíroktól!

KÖLTÖZKÖDÉS

A lakáscsere időrabló megrázkódtatás sok család számára. Az Alli-ed Van Lines, a világ egyik legnagyobb lakossági költöztető válla­lata, mely évente háztartások ezreit szállítja új helyre, az alábbi szempontokra figyelmeztet a költözködés könnyebbé és gyorsabbá tétele érdekében:

• Költözés előtt készítsük el új otthonunk berendezési tervét! Ad­junk ebből egy példányt a bútorszállítóknak, így az egyes dara­bok elhelyezésénél időt és energiát takarítunk meg. A dobozokon jelöljük meg, melyik hová kerüljön.

• A szállítókkal csomagoltassunk! Ők tudják, miképpen kell meg­óvni az üveg-, porcelán- és egyéb törékeny tárgyakat, hogy ép­ségben megérkezzenek. A megtakarított idő és idegeskedés ön­magában is megéri a szakemberek hozzáértő munkájának árát.

• Használjuk a költöztetők által előre átadott speciális konténerek nyújtotta előnyöket!

• Ha magunk vállaljuk a csomagolás fáradságát, jegyezzük fel

187 186

minden doboz tartalmát! Egyszerű megoldás, ha megszámozzuk az egyes dobozokat, és a számjelekkel azonosítjuk a részletes lis­tákat. Így nem kell majd feltúrnunk az összes dobozt, ha kipako-láskor gyorsan elő" akarunk keríteni valamit.

Huszonhatodik fejezet

További otthoni örömök

A következőkben egy egész ötletgyűjtemény olvasható időgazdál­kodásunk e létfontosságú színterével kapcsolatban.

A KONYHA

A konyha a legtöbb otthon szíve, és azon folytatólagos feladatok na­gyobbik részének a helyszíne, amelyek oly sok időt emésztenek fel, és sokkal járulnak hozzá a családi boldogsághoz. A szakértők sze­rint az összes házimunkára fordított idő egyharmada az ételkészítés­re és mosogatásra megy el. Hetente akár hat-hét órát takaríthatunk meg a közforgalomban lévő új, korszerű módszerek, eszközök és berendezések alkalmazásával, ami felér egy főnyereménnyel.

A mikrohullámú sütőben felmelegíthető konyhakész ételek to­vább csökkentik a konyhában töltött időt. Jobb elrendezéssel fej­leszthetjük meglévő felszerelésünk használatát is: növeljük a mun­kapultot, a tárolóhelyet, állítsunk be változtatható távközű polcokat, míg el nem jutunk álmaink konyhájáig (ha ugyan ez egyáltalán le­hetséges).

Először is pucoljuk le a fedélzetet! Tegyük el az útból az ostya­sütőt, hacsak nem használjuk tényleg mindennap. A serpenyőket aggassuk fel, ez dekorációnak sem utolsó. Ne őrizgessük tovább az „egyszer még jó lesz valamire" bevásárlószatyrokat a hűtő és a tűz­hely között; ahol csak arra jók, hogy legyen mire rápakolni az újabb műanyag zacskókat és papírstaniclikat, esetleg valami bogár befész­keli magát közéjük. Ha nem rendszerezzük és használjuk fel a re­cepteket, azokat se tűzködjük tovább a falra.

188

A konyha megszervezése Akármilyen méretű a konyhánk, bizonyos fő berendezési tár­

gyak kerüljenek jó közel egymáshoz, kivált a mosogató és a tűzhely. E kettő között mászkálunk a legtöbbet. Legyen elég tér, hogy zsú­foltság nélkül hatékonyan dolgozhassunk, de ne annyi, hogy mara­toni futásra kényszerüljünk!

• Munkamagasság: Minden munkafelület magassága legyen meg­felelő a rajta végzett feladatokhoz, hogy ülve vagy állva kényel­mes tartásban, folyamatosan dolgozhassunk, kezünket ne kelljen könyökmagasság fölé emelnünk. A konyhai mosogatók például gyakran kényelmetlenül alacsonyak. Mivel kicserélni elég bo­nyodalmas őket, igazítsuk hozzájuk munkaszékünk magasságát.

• Üljünk, vagy álljunk! Mosogatáshoz, előkészítéshez és hason­lókhoz leülhetünk, ha minden szükséges dolog már a kezünk ügyében van. Az állás 14 %-kal több energiát igényel. Hiába érezzük esetleg úgy, hogy állva jobban haladunk, az ülés hosz-szabb távon nagyobb hatékonyságot biztosít. Kényelmesen ül­jünk, lábunk nyugodjon a padlón, felsőtestünket tartsuk egyene­sen. Ne derékból, hanem csípőből hajoljunk előre.

• A munkafelület kialakítása: A munkapult olyan széles legyen, hogy nyújtózkodás nélkül elérjük a hátsó szélét. Egy kihúzható pulttoldat, tálca vagy mozgatható kisasztal sok esetben közelebb hozza a munkát, amivel sok időt és energiát takaríthatunk meg. Mindent pakoljunk el a pultról, amit ritkán használunk. Köny-nyebb takarítani, ha nincs kirakva sok holmi.

• Mi hol kell a leggyakrabban ? Mindent a felhasználás helyéhez a lehető legközelebb tároljunk. Dobjuk ki vagy ajándékozzuk el a szökőévenként egyszer használható speciális bizgentyűket! Könnyebb az ilyeneket beszerezni, mint hasznukat venni.

• Tálcák és zsúrkocsik: Ezek részint a munkafelület megnagyob-bítására, részint ételek, edények szállítására alkalmasak.

Tárolás és előkészítés Az élelmiszerek tárolása és előkészítése megfelelő eszközöket és

rendszert követel. Ezzel kapcsolatos ötletek:

• Készletezés: Ügyeljünk arra, hogy a bejövő készletek hatéko­nyan, minél kevesebb átrakodással betárolhatok legyenek. A ti­zenöt centiméter mély polcok szinte minden csomagolt élelmi-

189

szerhez megfelelőek. Tartsunk mindent egy sorban, hogy ne kelljen leszedegetni az elöl lévő dolgokat, amikor hátulról aka­runk kibányászni valamit.

Egyeseknek tetszik a nyitott polcokon elhelyezett csomagolt élelem, mert színes és kényelmesen hozzáférhető. Mások ronda porfogónak tartják. Válasszunk: ajtónyitogatásra vagy portörlés­re fordítjuk szívesebben az időt? Ha jobb szeretjük a zárt tárolást, jó megoldás a kényelmes, fém vagy üveg tolóajtó, esetleg a re­dőnyös takarás.

• Hűtő az ajtó mellett: A frizsider lehetőleg a konyha bejárata kö­zelébe kerüljön, és legyen mellette rakodófelület, hogy a bevá­sárlókosárból egyenesen a hűtőszekrénybe pakolhassunk.

• Változó magasságú polcok: A tálaknak sok hely kell, a csészék­nek kevés. Legcélszerűbbek az állítható magasságú polcok. El­rendezésüknél ne egyöntetűségre, hanem praktikusságra töre­kedjünk. A csészéket a polcok alá helyezett kampókra is akaszt­hatjuk.

• Asztali kellékek: A fűszerek, szalvéta, reggeli gabonapelyhek, evőeszközök stb. kerüljenek az étkezőasztal fölé, kartávolságban elérhető polcokra, hogy étkezés közben kiküszöböljük a fölös­leges mászkálást.

• Forgó polc: A konyhaszekrény sarokelemeibe szerelt, függőle­ges tengely körül kifordítható polccal kihasználhatjuk az egyéb­ként hozzáférhetetlen szögleteket. Így egy mozdulattal elérhe­tünk mindent. Tálcák és más lapos tárgyak állítva tárolására (a kényelmetlen egymásra rakosgatás helyett) praktikusak a polcok közé szerelt, függőleges osztórekeszek. Így minden darab könnyen, a többi bolygatása nélkül kihúzható.

• Csúszóbetét: Mély fiókokban a kevésbé gyakran használt eszkö­zöket könnyen elérhetővé teszi.

• Szükségtelen mozdulatok kiküszöbölése: A késeket tegyük fali­tartóba, a serpenyőket akasszuk a tűzhely fölé. Így használatkor nem kell előregörnyedve keresgélni őket a konyhaszekrényben. Ha szem előtt vannak, akkor jobban igyekszünk makulátlan álla­potban tartani őket.

Sütöde Időt takarítunk meg, ha egy helyen tartjuk a sütemények hozzá­

valóit és eszközeit. A tortaformákat és sütőbádogokat célszerű füg­

gőlegesen tárolni, a tálcáknál leírt módon. A cukor, liszt stb. tároló­edényében legyen külön adagolókanál.

A mosogató és környéke • A fazekak és lábasok a vízvételre is szolgáló mosogató közelé­

ben tárolandók. • A mosogató melletti szekrényrészben könnyen elérhetőek a tör­

lőruhák. • A ritkán használt főzőedények kerüljenek minél távolabb az út­

ból. • A mosogató alatt kényelmes a hulladéktárolás gyorsan cserélhe­

tő műanyag zsákokban. • A zöldség és gyümölcs előkészítése a mosogató köré összponto­

suljon. A hűtést nem igénylő zöldségeket mindig a mosogató kö­zelében tároljuk.

Főzés és tálalás A tűzhely közelében tartsuk a főzéshez szükséges edényeket és

eszközöket; a tepsiket, tűzálló edényeket pedig minél közelebb a sü­tőhöz. A fedőtartó csökkenti a rendetlenséget.

A „mikró" A mikrohullámú sütő sokoldalú és újszerű konyhaeszköz,

mellyel sok időt takaríthatunk meg. Egyre növekszik a mikrosütővel egyszerűen és könnyen elkészíthető ételek száma. Léteznek már kü­lön ehhez az eszközhöz ajánlott élelmiszertermékek, melyek az ere­deti csomagolásban felmelegíthetők és szervírozhatók, így az elké­szítés, tálalás, mosogatás még kevesebb időt vesz igénybe.

Clare Francis krimiírónő és amatőr vitorlázó esküszik a mikro­hullámú ételekre: „Mennél több időt nyerek háziasszonyként, annál több marad írásra és a kedvteléseimre."

A kuktafőző szintén hasznos eszköz, előnyei nem szorulnak ma­gyarázatra.

Mosogatás Két ötlet a mosogatás meggyorsításához: Főzés közben tartsunk a mosogatóban egy nagy tál forró, moso­

gatószeres vizet. Ahogy végeztünk egy-egy edény vagy eszköz

190 191

használatával, egyszerűen nyomjuk bele a vízbe. Mire a mosogatás­hoz jutunk, minden tisztára ázik.

Ehhez hasonlóan, ha étkezés után meleg vízbe áztatjuk az edé­nyeket, később könnyebben, kevesebb idő alatt elmoshatjuk őket.

A mosogatógép A konyha méretétől függetlenül az elektromos edénymosogató

rengeteg időt takarít meg, és ragyogó tisztává varázsolja az edényt. Baráti összejöveteleknél hasznát vehetjük a környezetbarát, újrafel­dolgozott papírból készült poharaknak és tányéroknak is, amelyek mosogatás helyett egyszerűen eldobhatók.

Terítés Az elfoglalt háziasszonyok a megmondhatói, hogy a terítés előtt

megspórolt minden perc kétszer annyival felér azután. A következő tippeket alkalmazhatjuk e célból:

• Az asztal megtérítésénél és leszedésénél mindig használjunk tál­cát vagy zsúrkocsit! Ezeket ne használjuk semmi másra, külön­ben elvész a megtakarított idő. A leggyakrabban szükséges por­celánedényeket tartsuk a kamra vagy konyha könnyen elérhető polcain. Az asztalterítőt helyettesítik a könnyen letörölgethető műanyag alátétek.

• Terítés közben álljunk szorosan az asztal mellé! Így fölösleges körbejárkálás nélkül szét tudunk rakodni rajta. Legfeljebb egy kört kell tennünk, hogy a tálcáról vagy zsúrkocsiról leszedett po­harakat és szalvétákat elhelyezzük. Hasznos jószág a tányérme­legítővel ellátott zsúrkocsi. Egy egész étkezés minden kelléke az asztalhoz hordható egy menetben, ha az ételeket a kocsi alsó ré­szére tesszük.

TAKARÉKOS TAKARÍTÁS

Egyetlen házimunka sem nyújt több lehetőséget időkímélő trükkök alkalmazására, mint a takarítás. A becslések szerint az átlagos csa­lád hetente tizenhét órát áldoz porszívózásra, a tükrök és ablakok tisztán tartására, a bútor portalanítására, padlófényesítésre és egyéb otthoni takarítási műveletekre. Sokan azonban a legkorszerűbb ház­tartási gépcsodák birtokában időt és lábmunkát pazarolnak ezek tá­volról sem hatékony működtetésére. A hatékonyság alapja otthon és

az iparban egyaránt valamennyi munkaeszköz könnyen elérhető el­helyezése, hogy minden mozdulat a lehető legtöbb hasznot hajtsa. A Rutgers Egyetem mintegy háromszáz háziasszony tevékenységét vizsgálta a rendszeres házimunkák egyszerűsítése céljából. Átlago­san 41 %-kal tudták csökkenteni a takarításra fordított időt, és 56 %-kai a „lefutott kilométereket".

Ha megpróbálunk könnyebben takarítani, az nem lustaságot je­lent, hanem azt, hogy alkalmazzuk az e könyvben a munkahelyi szervezésnél leírt szemléletet és módszereket. Az alábbiak néhány példát adnak erre az elvre:

• Alaptechnika: Még egyszer olvassuk el minden gép használati utasítását.

• Tisztítószerek Alkalmazzuk a szállodákban hatékonyan működő szisztémát. Csoportosítsuk a különféle vegyszereket egy tároló­kosárban vagy görgős polcon, ezenkívül tartsunk alapvető tisztí­tószereket valamennyi vizes helyiségben.

• Többszintes lakásban a lépcső alján és tetején legyen egy he­lyünk a fel-, illetve leszállítandó dolgok számára. Valahányszor használjuk a lépcsőt, magunkkal vihetjük ezeket.

• Ha meglátogatni készülünk valakit, előre rakjuk ki az előszobá­ba, amit el akarunk vinni, vagy vissza akarunk adni neki. Így nem kell az utolsó pillanatban előkotorászni.

• A hűtőt éjszaka különösebb fáradság nélkül leolvaszthatjuk: csak ürítsük ki, kapcsoljuk ki, helyezzünk bele egy üres mosoga­tó vájdlingot, elé pedig néhány újságot vagy egy felmosóron­gyot. Reggelre az egész jég leolvad.

• Tartsunk készenlétben fehér, illetve sötét cérnával befűzött var­rótűt, hogy ha egy gomb éppen akkor találna leszakadni, amikor indulni akarunk (mint szinte minden esetben), egy pillanat alatt felvarrhassuk.

• Nevezzünk ki egy nagyobb konzervdobozt gyűjtőhelyül a taka­rítás közben talált gombok, kirakósjáték-darabok stb. számára! Ha minden hasonló kacatról tudjuk, hogy itt a helye, nem lesz ne­héz fellelnünk őket, amikor kiderül, hová valók.

• Nagy kötény sok hatalmas zsebbei. Az ácsmellény vagy kertész­nadrág is megteszi. A takarítás közben összeszedegetett, elkeve­redett tárgyakat szortírozzuk szét a kötény zsebeiben, aszerint, hogy a lakás mely pontján van az állandó tartózkodási helyük. Amint eljutottunk az adott zsebnek megfelelő pontra, vegyük ki

193 192

az érintett tárgyat. Ezzel sok ide-oda járkálást megtakarítunk, és nem kell halomba gyűjteni a helyrerakandó dolgokat. Tipp: Még ennél is jobb a korábban már említett javaslat, miszerint bírjuk rá családtagjainkat, hogy ne hagyjanak semmit szanaszét!

ABLAKTISZTÍTÁS

A Los Angeles-i Kaliforniai Egyetemen kiterjedt vizsgálatokat folytattak különféle lemosási módszerekkel egy 180 cm-es átlójú ablaktáblán, és a következőket állapították meg: egy lemosószeres meleg vízzel és egy tiszta vízzel töltött vödör (vagy egy osztott-terű vödör), valamint a lemosáshoz, szárazra törléshez és fényesítéshez való rongyok használatával a tisztítási művelet 3,52 percet igényelt; tiszta vízzel és újságpapírral 2,3 percet; egy bizonyos védjegyzett aeroszolos termékkel és törlőruhával 3,5 percet. A legkedvezőbb idő- és energiafogyasztást szalmiák és szivacsbetétes ablaktörlő al­kalmazásával sikerült elérni. További ötlet: Húzzunk fel egy elnyűtt cérnakesztyűt, így az ujjunk hegyével könnyedén megtisztíthatjuk és szárazra törölhetjük a sarkokat, de előbb kenjük be az ujjainkat kézvédő krémmel!

A PORSZÍVÓ

Ma már szinte minden háztartásban található porszívó, de sokan nem aknázzák ki e készülék minden képességét. Vagy nem megfe­lelően működtetik, vagy nem használják valamennyi kiegészítőjét.

• Használjuk a kefebetétes fejet a parketta, a falak, bútorok, lám­paernyők, képek, sőt, spotlámpák portalanítására. Így nem kell hajlongani, a por nem kerül a légtérbe, és a szűk résekből is tá­vozik.

• Ne járkáljunk a piszkos hamutartóval! Nem kell a szemétbe bo­rítani, egyetlen könnyed szippantással kiüríthetjük.

• Portalanítsuk a felső régiókat! A hosszabbító toldat segítségével rendszeresen, nyújtózkodás nélkül portalaníthatjuk az ablakok, ajtók és képkeretek magasan fekvő részeit.

• Tisztításhoz ne emeljük ki helyükről a nehéz fiókokat! A hajlon-gás sok időt rabol. Először rakodjunk ki belőlük, majd egy me­netben szívassuk ki belőlük a port. A keskeny szívófej jól hasz­nálható a por és morzsa eltávolítására tűzhelyekből és más nehe­zen hozzáférhető zugokból.

EZÜSTNEMŰ

• Az ezüstnemű tisztításával egyidejűleg fényezzük újra a fém ék­szereket is! Gyakoribb tisztításhoz használjunk vegyszerrel átita­tott ruhát. Az ezüstöt puha flanellel dörzsöljük fényesre, mindkét kezünkben tartsunk egyet, hogy gyorsabban haladjunk. Egy régi fogkefe alkalmas a nehezen kiszedhető foltok eltávolítására.

• Használjunk ezüst helyett rozsdamentes acél evőeszközt! A rozsdamentes acél nem igényel fényesítést vagy különleges tisz­títást. A krómozott fémholmira ugyanez érvényes.

• Az oxidbevonat eltávolítására alkalmas az ecetes oldatban való forralás is (3 1 vízhez egy evőkanál ecet). A késeket azonban ne forraljuk, mert a nyelüket gyakran ragasztással rögzítik!

VASALÁS

• Használjuk ki a manapság széles körben használt, vasalást nem igénylő anyagok előnyeit.

• A szárítógép minimálisra csökkenti a vasalási időt. Használata olcsóbb, mint hinnénk — vegyük számításba, mondjuk, két órá­nyi vasalásra fordított munkaidő árát.

• Ahelyett, hogy mindent egyenként vasalnánk ki a vasalódesz­kán, próbáljuk ki a következő módszert: terítsünk félbehajtott le­pedőt a padlóra vagy egy nagy asztalra, és ezen simítsunk egy­másra több darabot (ne inget), és vasaljuk a rétegeket kettesével.

• Egy tipp Maureen Lipman színésznőtől: „Fürdéskor kiakasztom a ruháimat a gőzbe, így megtakarítom a vasalási időt."

ÁGYAZÁS

Az ágyazás sok jó ötlettel egyszerűsíthető. Az ágybetétre húzható, gumírozott sarkú lepedők felére csökkentik az ágyazási időt, és nem feltétlenül sokkal drágábbak, mint az azonos minőségű hagyomá­nyos lepedők.

• Varrjunk színes címkét a lepedők sarkára, hogy azonnal lássuk, melyik szimpla és melyik dupla. A könnyebb kezelés végett ne fajtánként tároljuk az ágyneműt, hanem párosítsuk az összetarto­zó darabokat.

• Kezdjük az ágyazást a franciaágy bal felső sarkánál, igazítsuk el a lepedőt, tegyük rá a párnát és a takarót! A lepedő és takaró sza-

194 195

badon maradt felét hajtsuk át a túloldalra! Folytassuk a munkát a bal alsó saroknál, majd a jobb lábvég, végül a jobb fej vég kö­vetkezik, közben mindig simítsuk ki a lepedőt!

• Ha nincs gumis lepedőnk, hajtsuk a lepedő szélét körben egyen­letesen a matrac alá, ahogy a kórházban csinálják! A görgős lábú ágyat könnyedén elhúzhatjuk a faltól, így egyszerűbb behajtani a lepedőt.

• A paplan felhúzása minimális vesződséggel: Vegyünk négy biz­tosítótűt. Amikor a paplan első sarkát bedugjuk a huzatba, kívül­ről tűzzük meg. Ismételjük meg a műveletet a másik három sa­roknál. Amikor mind a négy sarok a helyére került, egyszerűen vegyük ki a biztosítótűket. Nem kell többé közelharcot folytatni az óriási takaróval!

• A hálószobában felejtsük el végleg az ágy terítőt! A mai színes ágyneműk letakarás nélkül is jól mutatnak.

Végkövetkeztetés

Használjuk ki a megnyert idoőt!

Képzeljük el a következő jelenetet: Egy csapat elcsigázott üzletem­ber gördül kocsijával egy autós vendéglő kiszolgálóablakához, mely fölött a cégér büszkén hirdeti: „Mi vagyunk az idő!" Sietve feladják a rendelést: „Kérek egy tartalékpercet!" és: „Egy pár órát legyen szí­ves!" illetve: „Kaphatnék egy fél éjszakát?"

A időtalán nem olyan egyszerűen beszerezhető, mint a játéksze­rek, amelyeket a kicsinyek és szüleik megvásárolhatnak a „Toys 'R' Us" [mi vagyunk a játék] bolthálózat üzleteiben, de vágyakozásunk iránta legalább akkora, mint a gyermekeké amazok iránt.

Reményem szerint e könyv lapjain sikerült utat mutatnom, hogy Olvasóim megnyerhessék azokat a becses perceket, amelyek végül naponta egy (vagy több) órává adódnak össze, és olyanokat ajánla­nom az általam megismert pompás ötletek közül, amelyeket a ma­gukévá tehetnek — s amelyek az új játékszertől eltérően nem rom­lanak el előbb-utóbb, hanem egy életen át sikeresen használhatóak maradnak.

Munkámmal senkit sem szándékoztam befolyásolni, hogy mi

mindenhez kezdhet a szabaddá tett idővel. A puszta tény, hogy meg­vásárolta vagy kölcsönkérte ezt a kötetet, és idáig elolvasta, ékesen bizonyítja, hogy akarja ezt a napi többletórát, hiszen annyi minden­hez hozzáfognánk, „csak lenne rá időnk!".

NÉHÁNY TOVÁBBI ÖSZTÖNZŐ SZÓ

Próbáljuk listába szedni mindazt, amit csinálni szeretnénk, és amire már réges-rég áhítozunk: hová utaznánk és hogyan; mit olvasnánk el; milyen pihenésre vágyunk; miféle hasznos tevékenységekhez lenne kedvünk. Azután jelöljük meg az időt, amelyet ezeknek a tevékeny­ségeknek szentelnénk — és máris kezdhetjük feltölteni „időbankun­kat" előbb egy órával, aztán egy nappal, héttel, több hónappal.

Godfrey M. Lebhar azt írja a The Use of Time (Időkihasználás) című könyvében, hogy miután kellően részletes listát állítottunk ösz-sze a tenni vágyott dolgokról, tapasztalhatjuk, hogy ezek közül sokat élvezhetünk majd abban az időben, amit ezen a héten, a jövő héten, majd pedig a következő hónapokban megtakarítunk. Minél teljesebb és aprólékosabb a lista, és minél több órát nyerünk, annál többfélébe foghatunk bele ezután, hiszen nem szűkölködünk már az időben.

Nyilvánvalóan nem érhetünk el annyit a megmentett órák alatt, mintha minden időnkkel magunk rendelkezhetnénk, de most nem is ez a lényeg, hanem az, hogy mihez kezdhetünk azokkal a többletó­rákkal, amelyeket magunkra fordíthatunk.

Egyesek tán úgy érzik, túl fiatalok mindehhez, hiszen előttük az egész élet; mások úgy vélik, öregek már a változtatáshoz, pedig az idővel takarékoskodni soha sincs késő. Mindaddig nem késő böl­csebben eltölteni időnket, ameddig egyáltalán van mit eltöltenünk . . . Igen, minél kevesebb van még hátra, annál fontosabbá válik, hogy körültekintően használjuk fel. Aki pedig úgy érzi, hogy túl fia­tal, rájön majd, hogy még fontosabb számára az időgazdálkodás, hi­szen így legszebb éveit fogja a lehető legteljesebbé tenni. Szívből kívánom mindenkinek a legjobbakat!

197 196

EDDIG MEGJELENT KÖNYVEK — TEMATIKA SZERINT

W. Steven Brown Oakley - Krug Wess Roberts Geoffrey Moss Mark H.McCormack Andrew S. Grove

Menedzsment 13 végzetes hiba, amit menedzserek elkövetnek Korszerű változásmenedzselés Attila győzelmi titkai A vezetői eredményesség ABCje A szörnyű igazság az ügyvédekről Csak a paranoidok maradnak fenn

Michael E. Gerber Richard Greensted Karl Hess

Vállalkozás A vállalkozás mítosza Hogyan indítsunk saját vállalkozást Vállalkozásról gyerekeknek és szülőknek

Marketing Ries - Trout A marketing huszonkét vastörvénye Ries - Trout Pozicionálás Ries - Trout Marketingháború Bock - Senné Internet-kalauz üzletembereknek Harris - Harris Az elégedett vevő a legjobb reklám Bock - Senné Jövedelmező Internet

Raimond Hull Houel - Godefroy Milo O. Frank Milo O. Frank Joseph Kirschner Nierenberg - Calero Majesky - Butler

Kommunikáció A sikeres nyilvánosbeszéd alapjai Hogyan bánjunk nehéz emberekkel Hogyan érveljünk röviden és hatásosan? Hogyan értekezzünk röviden és eredményesen? A manipuláció művészete Testbeszéd-kalauz Hazugságvizsgáló könyvecske

Tárgyalástechnika Herb Cohen Bármit meg tud tárgyalni Fischer-Ury-Patton A sikeres tárgyalás alapjai William Ury Tárgyalás nehéz emberekkel

Wilson - Wilson Frank Bettger Frank Bettger Gallagher-Levinson Girard-Brown Stephan Schiffman Stephan Schiffman

Stephan Schiffman

Üzletkötés Változtasd meg a játszmát! Az üzletkötés iskolája Üzletkötés a gyakorlatban Gerilla üzletkötés Hogyan adjunk el bármit bárkinek? Bizonyítottan működő hideghívási technikák 25 szokás, ami üzletkötőket kiemelkedően

sikeressé tesz 25 hiba, amit üzletkötők rendszeresen elkövetnek

Időgazdálkodás A sikeres időgazdálkodás és életvitel

10 természettörvénye Hogyan gazdálkodjunk időnkkel és életünkkel? Időgazdálkodás vezetőknek

Hyrum Smith

Alan Lakein Ray Josephs Michael LeBoeuf Az önszervezés iskolája

Feinberg-Tarrant

Lee Wallek Joe Girard Robert J. Ringer Donald Norfolk Loehr-McLaughlin Robert Ringer

Karrier Miért csinálnak okos emberek égbekiáltó

ostobaságokat? Maffia menedzser Hogyan adjuk el önmagunkat Milliókat érő szokások Stresszkalauz Lelki állóképesség Nyerés megfélemlítéssel

John Kalench Robert Butwin Tom Schreiter Leonard S.Hawkins

MLM könyvek MLM sikerkalauz MLM hálózatszervezés profi módon Big Al mindent elmond Hogyan legyünk sikeresek a network

marketingben?

Önfejlesztő könyvek Hill-Stone A siker titka PLB Ron Holland Beszélj és gazdagodj! A. Oakwood Mikor mondjunk NEM-et és hogyan... Napoleon Hill Gondolkozz és gazdagodj! Maxwell Maltz Pszichokibernetika Napoleon Hill 52 lépés a gazdagsághoz Denis Waitley A kiválóság tíz titka Harry Lorayne A gondolat ereje Ritt-Cypert 365 nap Napoleon Hill gondolataival David Seabury Az önérvényesítés művészete Ben Sweetland Alapkönyv a sikerről Elmer Wheeler A gazdagság benned van David Viscott, M.D. Kockázat — mikor vállaljuk és hogyan A.Oakwood válogatása Sikerről és boldogságról Don Gabor Ismerkedés, társalgás Cavett Robert Mi mozgatja az embereket? Arnold Bennett Az élet művészete A.Oakwood válogatása A bölcs mosoly titka A.Oakwood válogatása Lélekerősítő gondolatok A.Oakwood válogatása A bölcs élet titka A.Oakwood válogatása Mit kezdjünk a szokásainkkal? J.R.Sherman, PhD CSINÁLD — A halogatás leküzdése J.R.Sherman, PhD CSINÁLD — Tervezd a sikert! J.R.Sherman, PhD CSINÁLD — A félelem leküzdése J.R.Sherman, PhD CSINÁLD — A türelem ereje J.R.Sherman, PhD CSINÁLD — Kerüld a hibákat! J.R.Sherman, PhD CSINÁLD — Légy nyerő!

Tematikán kívül Canfield—Hansen Erőleves a léleknek Canfield—Hansen 2. porció Erőleves a léleknek Canfield—Hansen 3. porció Erőleves a léleknek

Ha valamelyik könyvet nem találja a könyvesboltjában, hívja a Bagolyvár Könyvklubot!

(tel.: 214-5068, fax: 214-5071)

Márkakönyves bolt: Műszaki Könyváruház Tel: 342-0353, 342-1317

1061 Budapest, Liszt Ferenc tér 9.