IDEA Versión 11 - softwareaudisis.com · 2020. 11. 12. · Duplicados, Muestreo Estadístico, Comparar archivos, Tablas Dinámicas, Ley de Benford, Métodos Estadísticos avanzados,

1

Software de Análisis, Extracción y Auditoría de Datos

IDEA Versión 11.1

______________________________________________________________IDEA: Software para Análisis, Extracción y Auditoría Basada en Datos

1

Agenda

✓ IDEA: una herramienta de Análisis y Extracción de Datos para Auditores.

✓ Estado Actual y Deseable del Análisis de Datos en Auditoría

✓ El Ambiente de Operación del Software IDEA

✓ Las CAATs y el Análisis de Datos en Auditoría.

✓ Las Aplicación de IDEA en las fases del proceso de Auditoría

✓ Alternativas de licenciamiento de IDEA

✓ Estrategias de crecimiento con IDEA

✓ El valor percibido de la adquisición y uso de IDEA

✓ Funcionalidades de IDEA

✓ Requerimientos de hardware y software

✓ Productos y servicios que recibe el Usuario de IDEA.

✓ Complementos de IDEA: Smart Analyzer Financial

✓ Beneficios del uso de IDEA

✓ ¿Quienes utilizan IDEA en Colombia?.

✓ Presentación del Proveedor de IDEA .

2


3

IDEA es el acrónimo de

I nteractiveD ata E xtraction and A nalysis

Software para Análisis y Extracción de Datos en forma interactiva, de origen Canadiense. Distribuido en Colombia

por AUDISIS.

¿Qué es IDEA ?

3


Estado Actual Estado Deseable

1. El auditor actúa más como “Consumidor deconocimientos” que como “Generador deconocimientos”. Suministra poco valoragregado a las Empresas.”

2. El Análisis de Datos se realiza mediantepruebas de recorrido, partiendo de lasentradas hacia las salidas - con el enfoque deauditoría alrededor del computador.

3. No se utilizan herramientas especializadas enanálisis de datos. Uso de hojas de cálculopara analizar muestras de datos de grandesvolúmenes de datos.

4. Uso del Enfoque reactivo de la auditoría(después de los hechos ocurridos o riesgosmaterializados) para realizar análisis de losdatos.

5. Uso limitado o no aplicación de algunasnormas de auditoría como: NIA 1009, NIA 401y 1220 A2. del IIA .

1. El Auditor actúa más como “Generador deconocimientos” que como “Consumidor deconocimientos para las Empresas”.

2. El Análisis de datos utiliza enfoque “Basadoen datos”, partiendo de las salidas (Tablas deBases de Datos y Archivos de Computador)hacia las entradas. Con el Computador y através del computador.

3. Uso de herramientas de software deAuditoría especializadas para analizar latotalidad de los datos que residen engrandes datos de bases y archivos decomputador.

4. Enfoque proactivo y predictivo de laauditoría (antes de la ocurrencia de losriesgos.

5. Aplicación de buenas y mejores prácticas deauditoría y normas de auditoría: NAGAS,NIAS, IIA e ISACA.

4

El Análisis de Datos en Auditoría


Estado Actual Estado Deseable

6. Dependencia de la auditoría hacia eldepartamento de TI, para acceder yobtener los archivos y tablas de la base dedatos que necesita analizar.

7. Uso limitado o no utilización deHerramientas de Software de AuditoríaAsistidas por Computador – CAATs.

8.. Falta de Apoyo ó limitado Apoyo de laGerencia para la adquisición y uso deCAATs. con destino a los Auditores Internosy Externos .

9. No disponibilidad de herramientas desoftware Análisis de Datos, parafundamentación teórica – práctica de losestudiantes en programas académicos deformación de auditores y en cursos deposgrado en Auditoría, Control Interno yRevisoría Fiscal.

6. Independencia / Autonomía del Auditor paraAcceder y descargar los archivos y tablasde la base de datos que necesita analizar.

7. Uso de CAATs para realizar Análisis deDatos en el proceso de la auditoría(planeación, ejecución, comunicación deresultados y seguimiento).

8. Apoyo de la Gerencia para adquisición,actualización, mantenimiento y uso de CAATspara realizar análisis de datos en auditoría.

9. Disponibilidad de herramientas de análisis dedatos en las Universidades que ofrecenprogramas académicos de formación deauditores y en cursos de posgrado enAuditoría, Control Interno y Revisoría Fiscal.

5

Análisis de Datos en Auditoría


6

IDEA: Una Herramienta de Análisis y Extracción de Datos para Auditores.

6


Software Orientado al Usuario Final: Auditores noespecializados en Sistemas.

▪ Para Automatizar el Análisis de Datos (Data Analytics) en Auditoría.

▪ Para Desarrollar e Implementar CAATs (Técnicas de AuditoríaAsistidas por Computador) a la medida de las necesidades de laAuditoría.

▪ Para incrementar la eficiencia, eficacia, productividad y valoragregado de la Auditoría.

7

La Automatización de Análisis de Datos (Data Analytics) en Auditoría es un indicador del grado de madurez y

desarrollo alcanzado por las auditorías

IDEA: Una solución para incrementar la Productividad de la Auditoría

Herramientas para Análisis de Datos y Automatización de la Auditoría✓ IDEA incluye Smart Analyzer y varios programas✓ Complementos de IDEA: Smart Exporter, CaseWare Examiner, Dart.

7


INPUTTRANSACCIONES A LA

BD:

- Adiciones

- Modificaciones

- Retiros

- Generadas internamente

- Generadas por otros sistemas (Interfaces)

ProcesoCON LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA

EMPRESA

Transformar los datos de acuerdo a lógica de

las Operaciones y reglas del Negocio

OUTPUT

Información y Transacciones

Análisis Automatizado de Datos para Auditores

BD

Auditoría Basada en SistemasPruebas de Recorrido / Auditoría Alrededor y A Través del Computador

Auditoría Basada en Datos- Confrontar los Resultados con los Soportes

- Análisis- Extracción- Auditoría de datos- Muestreo- CAATs

Técnicas Automatizadas de Análisis de datos (Data Analytics)

Auditoría Con el Computador

8


P.C. Auditor

Software

Memorias USB

CD’s, DVD’s

ODBC

• Archivos Planos y

hojas Electrónicas

Ambiente de Operación del Software IDEA

Complementos: - SmartExporter (SAP)

Equipos con BD de la Empresa (Servicios de Sistemas)

Bases de Datos

• Reportes Impresosrecogidos en Medios

Magnéticos

9


Importar Datos

• Desde diversas fuentes: Archivos de texto, Excel, Access, SAP,AS400, Bases de datos relacionales vía ODBC, Archivos deReportes Impresos, archivos PDF, Indefinido Número de Registros.

Analizar

Datos

• Extraer datos, Unir Archivos (Join o cruce de archivos porcoincidencias), Ordenar, Buscar, Agrupar, Comprobar Cálculos,Estratificar, Sumarizar, clasificar Vencimientos, Omisiones,Duplicados, Muestreo Estadístico, Comparar archivos, TablasDinámicas, Ley de Benford, Métodos Estadísticos avanzados,funciones pre construidas, Smart Analyzer, prototipos IdeaLab,Scripts, integración con Python, automatización de la ejecución deCAATs.

Generar Software

• Generar CAATs reutilizables. Automatizar operaciones de auditoríaperiódicas o repetitivas. Generar Macros de IDEAScript yVisualScript. (Scripts Visuales sin código) .

....

....

....

...P

roce

so C

on

tin

uo

....

....

....

..U

tiliz

and

o ID

EA

IDEA Avanzado

• Generar informes con los resultados de auditoría. Archivosgenerados por IDEA, Reportes, Gráficos, Historial, Diagrama Globaldel proyecto, Exportar Archivos: Excel, PDF, WP, Word, XML.,Visualización de datos.

Usos de IDEA en el Proceso de “Auditoría Basada en Datos”

Generar

Informes

10


11

______________________________________________________________Webinar: “Técnicas Automatizadas de Análisis de Datos para Auditores” – Copyright ©

Las CAATs se utilizan para realizar Análisis de Datos (Data

Analytics) a la información de tablas de las bases de datos y

archivos de computador en diferentes formatos, aplicando

procedimientos de auditoría como los siguientes:

• Análisis de Consistencia de datos individuales y relacionados.

• Pruebas de detalles de transacciones y balances (re cálculos de intereses,

extracción de ventas por encima de cierto valor, etc.)

• Procedimientos analíticos, por ejemplo, identificación de inconsistencias o

fluctuaciones significativas.

• Pruebas de controles generales, tales como configuraciones en sistemas

operativos, procedimientos de acceso al sistema, comparación de códigos y

versiones.

• Muestreo estadístico para seleccionar y extraer datos.

• Comprobar los controles establecidos en el software de las aplicaciones.

• Realizar re cálculos. (Comprobación de cálculos o Simulación Paralela).

• Construir pistas de las transacciones (Registros Extendidos).

Las CAATs y el Análisis de Datos en Auditoría

12

IDEA es una poderosa herramienta para desarrollar e implantar laAuditoría Basada en Datos. El Auditor, sin ser un expertoprogramador, fácilmente puede generar numerosas aplicacionesde “Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador (CAATs)”.

✓ Generar CAATs reutilizables en: IDEAScripts y Visual Scripts.

✓ Automatizar la ejecución periódica de las CAATs.

✓ Con el paso del tiempo, la cantidad de CAATs crececontinuamente y llegará el momento en que los equipos deauditores disponen de cientos de CAATs para apoyar su trabajocotidiano.

Automatización de CAATs con el Software IDEA

12


¿Qué es la Auditoría Basada en Datos?

“Las auditorías se planean y ejecutan a partir de la informaciónde las Bases de Datos (OUTPUT) que producen los sistemas deinformación que soportan el manejo de las operaciones denegocio y administrativas de las organizaciones. Este enfoqueutiliza un procedimiento inverso al de las tradicionales AuditoríasBasadas en Sistemas, también conocidas como “Pruebas paso apaso” o walkthrough o “pruebas de recorrido”) en las que, losauditores parten de las entradas hacia las salidas, para realizarseguimiento a una muestra de transacciones a través del sistemade información financiero.

13


¿Qué es la Auditoría Basada en Datos?

En la Auditoría Basada en Datos, se parte del OUTPUT o salidasdel procesamiento de las transacciones u operaciones, paradesarrollar las cuatro fases del proceso de auditoría, utilizando laTI y técnicas de Auditoría Asistidas por Computador (CAATs)”:

1. Planeación de la Auditoría.

2. Ejecución de la Auditoría.

• Evaluar Control Interno Existente.

• Pruebas de Cumplimiento (verificar los controles).

• Pruebas Sustantivas (verificar exactitud de la información).

3. Comunicación de Resultados (Informes con resultados de la auditoría).

4. Seguimiento a hallazgos de la Auditoría.

14


Requerimientosdel Negocio yde Seguridad

Opinión sobreSatisfacción

requerimientosdel Negocio yde Seguridad

Planeación de la Auditoria

Ejecución•Evaluar Controles Establecidos

•Pruebas de Cumplimiento•Pruebas Sustantivas

Comunicación deResultados

Seguimiento

1.

2.

3.

4.

Por cada Proceso / Área Auditable

Aplicación del Software IDEA en las Fases del Proceso de Auditoría

15


AUDITORIA BASADA EN DATOS

- Extracción controles para pruebas, según criterios del auditor.

- Muestreo estadístico. - Detectar registros omitidos o repetidos - Identificación de excepciones a políticas

y reglas de negocio.- Identificar transacciones sospechosas -

SARLAFT

- Perfil de los archivos / Estadísticas de campo

- Estratificación - Vencimientos (Por ejemplo de cartera) - Análisis Informacion de Matrices de

Riesgo, Archivos RERO, Incidentes ocurridos y Problemas.

- Análisis de información histórica de saldos, consumos, obsolescencia

- Comprobación de cálculos- Cuantificar diferencias.- Comparar archivos de dos periodos. - Muestreo estadístico - Generar

información para confirmación de saldos- Revisión de conciliaciones bancarias

PRUEBAS SUSTANTIVASVerificar exactitud de la información


PRUEBAS DE CUMPLIMIENTOVerificar los controles

EVALUACIÓN CONTROL INTERNOPLANEACIÓN

- Identificar riesgos inherentes que no tienencontroles.

- Identificar Riesgos inherentes con severidadExtrema, que tienen un solo control.

- Extraer eventos de riesgo con severidades Extrema y Alta para revisar análisis de controles efectuado por Gestión de Riesgos

16

AUDITORIA BASADA EN DATOS

- Exportar archivos de resultados depruebas efectuadas, para soportar loshallazgos y el informe de auditoría.

- Generar gráficos y reportes con losresultados de análisis y extracción dedatos, para anexar al informe de Auditoría.

- Enviar archivos IDEA por correoelectrónico.

- Generar y enviar Recordatorios porCorreo Electrónico, a responsables deimplantar Acciones de Mejora.

- Identificar y extraer estadísticas dehallazgos y acciones de mejora, según suestado (pendientes, en proceso,atendidos, anulados).

- Comparación de los archivos de ANTESde las pruebas con los archivos DESPUESde corregidas las inconsistencias

COMUNICACIÓN RESULTADOS SEGUIMIENTO


17


Aplicación de la “Auditoría Basada en Datos” en las Fases del proceso de Auditoría

1) En Fase de Planeación de la Auditoría.

✓ Generar Estadísticas de Campo (Análisis del Perfil de los Archivos).

✓ Generar y comprobar Totales de Control de Archivos a Utilizar.

✓ Estratificar / Clasificar facturas.

✓ Clasificación de cartera por Edades.

18


2) En Fase de Evaluación del Control Interno.

✓ Identificar y analizar eventos de Riesgo inherentes que tienenSeveridad 4: Extrema y no tienen controles asociados o tienen un solocontrol.

✓ Identificar y analizar eventos de riesgo inherentes con debilidades odeficiencias de control (Efectividad diferente de 1: Apropiado o 2:Mejorable).

✓ Identificar y analizar eventos de riesgo que tienen únicamentecontroles manuales.

✓ Identificar y analizar eventos de riesgo que tienen acciones detratamiento (respuesta a riesgos) pendientes de implantar.

✓ Identificar y analizar eventos de riesgo inherentes que tienen riesgoresidual diferente de 1: Bajo o Tolerable.


19


2) En Fase de Evaluación de Control Interno.

✓ Identificar y extraer eventos de riesgo inherentes que tienenincompleta la documentación del análisis de riesgos.

✓ Identificar y analizar los controles de eventos de riesgoOCURRIDOS que generaron FRAUDE INTERNO en la organizaciónmás de 3 veces en los últimos 5 años.

✓ Identificar y extraer eventos de riesgo OCURRIDOS para lacategoría de riesgo FRAUDE EXTERNO, clasificados por el nivelde efectividad de los controles establecidos (1: Apropiada; 2:Mejorable; 3: Insuficiente; 4: Deficiente y 5: Muy deficiente).


20


3) En Fase de Pruebas de Cumplimiento.✓ Identificar y extraer facturas por cobrar con más de 180 días

de vencidas.

✓ Identificar y extraer los clientes que exceden el límite decrédito en cuentas por pagar.

✓ Identificar facturas omitidas.

✓ Identificar facturas repetidas.

✓ Extraer empleados que tienen más de dos periodos devacaciones vencidos.

✓ Para SARLAFT (SIPLAFT): Extraer clientes con “alertastempranas” y coincidencias en listas restrictivas.


21


3) En Fase de Pruebas de Cumplimiento.

✓ Identificar y extraer transacciones que se efectuaronen días festivos o no hábiles de trabajo.

✓ Identificar y extraer empleados que tienen la mismadirección de los proveedores.

✓ Comparar archivos y códigos de programas (fuentesy ejecutables)


22


4) En Fase de Pruebas Sustantivas.✓ Comprobación de cálculos – Simulación Paralela.

✓ Comprobar cálculo del valor NETO y establecer diferencias enel archivo de facturas de venta.

✓ Comparar Archivos para establecer diferencias en los salariosde los empleados, entre dos archivos (periodo actual y de seismeses atrás).

✓ Generar información para circularización de saldos mediante laselección de muestras en el archivo cuentas por cobrar.

✓ Unir Archivos (Join o cruce de archivos por coincidencias).


23


5) En Fase de Comunicación de Resultados – informescon los Resultados de la Auditoría.

✓ Exportar archivos con excepciones a políticas y reglas delnegocio, para incluir en informe de la Auditoría.Ejemplos: cuentas excedidas en límite de crédito;Cuentas por cobrar con vencimientos mayores de 180días; Facturas Repetidas; Facturas omitidas.

✓ Generar gráficos y tableros de información para soportarinformes de auditoría.


24


6) En Fase de Seguimiento a los Hallazgos de laAuditoría e implantación de acciones demejoramiento.

✓ Por cada auditoría realizada en el periodo, determinarcantidad de hallazgos en estados “Pendientes de atención”,“No atendidos Satisfactoriamente”, “Anulados”. Generarreporte y gráficos y exportarlos .

✓ Por cada auditoría, extraer hallazgos Pendientes de atención,(Id, descripción, fecha de vencimiento, días de vencidos).Generar reporte y exportarlo para incluir en el informe de laAuditoría.


25


6) En fase de Seguimiento a los Hallazgos de laAuditoría y la implantación de Acciones deMejoramiento.✓ Generar y enviar correos electrónicos de “Recordatorio” a

responsables de implantar acciones de mejora.

✓ Para las auditorías realizadas en el año, generar estadísticas dehallazgos según su estado: atendidos satisfactoriamente,pendientes, en proceso, anulados. Generar reporte yexportarlo para incluir en el informe de la Auditoría.

✓ Clasificar los hallazgos pendientes por edades.

✓ Comparar archivos de terceros repetidos, antes y después decorrecciones.


26


El Valor Percibido que Genera la Adquisición y Uso de “IDEA”.

La Propuesta de Valor que percibirán la Empresa y la Auditoría, con laadquisición e integración del software IDEA en sus procedimientos deauditoría, se describe a continuación:

1. Satisface los lineamientos de la NIA 1009 sobre el uso de CAATs, las Normasde Auditoría del Instituto de Auditores Internos (IIA), especialmente losnumerales 1210.A3 y 1220.A2 sobre utilización de herramientas de auditoríaasistidas por computador y otras técnicas de análisis de datos, las normas deauditoría de sistemas relativas CAATs promulgadas por ISACA.

2. La transferencia de conocimientos y tecnología para realizar AnálisisAutomatizado de Datos (Data Analytics), utilizando el enfoque de “AuditoríaBasada en Datos”, permitirá a los auditores ser más eficientes y productivosy a la auditoría proveer mayor confianza en sus resultados e incrementar óganar mayor respeto profesional.

27



3) La disponibilidad permanente de una herramienta de software para generary ejecutar Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador (CAATs),orientadas a satisfacer necesidades específicas de la auditoría. Estas CAATsson repetibles y reutilizables para diferentes periodos de tiempo, con solocambiar el o los archivos de entrada.

4) La disponibilidad de Software de Auditoría de categoría mundial para aplicarnumerosas “buenas y mejores prácticas” de auditoría de aceptación generalutilizadas en el mundo.

28




5) Incrementar la calidad, confiabilidad y eficiencia de las Auditorías, a travésdel uso de CAATs generadas con el software IDEA.

6) Incrementar la productividad del equipo de auditores. Con el software IDEAy el enfoque de “Auditoría Basada en Datos” se realizará un mayor númerode pruebas, de mayor alcance y materialidad, sin incrementar los recursosde personal y tiempo disponibles en la Auditoría.

7) Reduce costos de viaje y tiempo (duración) en la ejecución de las auditorías.

29




8) La disponibilidad permanente de un software para desarrollar CAATs orientadas aautomatizar actividades de las fases de planeación de la Auditoría, evaluación delcontrol interno existente, ejecución de pruebas de cumplimiento y ejecución depruebas sustantivas a la calidad y exactitud de la información registrada en las basesde datos y archivos de computador que soportan las operaciones de la empresa.

9) La disponibilidad permanente del servicio de soporte técnico y profesional, deCaseware IDEA Inc desde Costa Rica, Canadá y de AUDISIS en Colombia, quienesofrecen continuamente asesoramiento y consultoría a la medida de las necesidadesdel cliente, para la operación y explotación de las funcionalidades del software IDEA.

30




10) Incrementa independencia de la Auditoría respecto al Departamento desistemas.

11) Disminuye el riesgo de Auditoría e Incrementa las capacidades analíticas delos auditores.

12) Facilita integración de las habilidades de los auditores financieros y desistemas.

31



IDEA por suscripción anual

✓ En Computadores (Estándar).

✓ En Red ( Corporativa, Concurrente), en Servidory en computadores.

Alternativas de Licenciamiento con IDEA

32


33

Funcionalidades del Software IDEA

✓ Ofrece una cantidad significativa de funciones pre-construidas deanálisis y “Mejores Prácticas” de auditoría, utilizadas en todo el mundopor auditores financieros, operativos, internos y de sistemas:• Detección duplicados• Detección omisiones• Registros “TOP” (Superiores)• Ordenar o Indexar• Comprobación de cálculos o Simulación Paralela• Detectar excepciones a reglas del negocio

✓ Interfaz amigable y fácil de usar (usabilidad)

✓ Ayudas y tutoriales en Español.

33


Manejo de Archivos

✓ Importar Archivos de diferentes formatos: texto, CVS, ODBC, MicrosoftAccess, Microsoft Excel, Informe impreso y Adobe PDF, archivos AS400,SAP SmartExporter, SAP/AIS, XML, CaseWare Working Papers.

✓ Unir Archivos: Solo coincidencias; Registros sin coincidenciasprimarias; Registros sin coincidencias secundarias; Todos los registrosdel archivo primario, Todos los registros en ambos archivos.

✓ Agregar/Anexar Archivos.✓ Comparar Archivos de diferentes periodos para identificar diferencias

en campos numéricos.✓ Exportar Archivos. Excel, PDF, WP, Word, XML.✓ Generar reportes e informes a la medida en distintos formatos con

gráficos de forma automática.


34


Asistente de importación de IDEA

Con el Asistente de importación, IDEA permite importar archivos enlos siguientes formatos:

✓ AS400✓ Working Papers✓ dBASE✓ Informe impreso y Adobe PDF✓ Microsoft Access✓ Microsoft Excel✓ ODBC✓ SAP SmartExporter✓ SAP / AIS✓ Texto✓ XLM


35


Análisis de datos

✓ Generar perfil de los datos mediante estadísticas de camposnuméricos, carácter, fecha y hora.

✓ Extraer datos de acuerdo con criterios especificados por elauditor y el uso de 109 funciones pre-construídas.

✓ Clasificar datos: Estratificación, Cartera por Edades, ordenar(indexar) registros, sumarización (totales).

✓ Muestreo estadístico – 6 tipos: Sistemático, Aleatorio, AleatorioEstratificado, Unidad Monetaria, Variables y Por Atributos.

✓ Generación de Tablas Dinámicas.✓ Detectar registros duplicados y registros omitidos.✓ Funciones de Búsqueda de texto o valores numéricos con el

manejo de operadores lógicos.


36


Análisis de datos

✓ Realizar comprobación de cálculos (Simulación Paralela)✓ Realizar operaciones aritméticas / lógicas.✓ Investigación de fraudes y transacciones sospechosas (Ley de

Benford).✓ Totalizar campos (Sumarizar por diferentes conceptos y varios

niveles).✓ Calcular Porcentajes / diferencias.


37


Documentación de Pruebas (Entregables)

• Instrucciones para ejecutar las pruebas (Manual de Usuario): Orientadasa los auditores que ejecutarán periódicamente las CAATs.

• Especificaciones del Usuario de las CAATs (requerimientos): Documentoelaborado por el usuario de Auditoria Interna con los objetivos y criteriosde auditoría para aplicar a la información de procesos de negocio.

• Historial: Instrucciones IDEA con las cuales se genera el Script.

• Scripts de la prueba: Código ejecutable reutilizable, de las pruebasrealizadas con instrucciones IDEAScript.


38


Comunicación de Resultados de las Pruebas

✓ Enviar desde IDEA archivos por mail e intercambio de archivos entre los usuarios.

✓ Enviar archivos en formatos que manejen los auditados.

✓ Exportar los resultados de las pruebas a Excel, Word o Acrobat (PDF).

✓ Incluir Gráficos de los resultados.

✓ Producir informes y reportes a la medida.


39


Evidencia / Automatización / Archivo del trabajo realizadopor la Auditoría

✓ Historial

✓ Diagrama global del proyecto

✓ IDEAScripts y VisualScripts

✓ Archivar proyecto

✓ Bibliotecas del proyecto


40


✓ IDEA funciona en computadores personales de bajo costo y no requiere

comprar software adicional para su instalación.

✓ Software para análisis de datos en un ambiente seguro – Respeta laintegridad de los datos importados.

✓ Ofrece funciones que ayudan a identificar patrones de fraude conocidosy de operaciones de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.• Ley de Benford.• Análisis Coincidencias por ejemplo entre Proveedores y empleados• Detección de posibles fraudes “Salami”.


41


A partir de la versión 11.1, el software IDEA incluye:

App SmartAnalyzer. Este es una compilación de pruebas deauditoria y reportes básicos (CAATs preconstruidas) para cincooperaciones: Mayor General, Cuentas por Cobrar, Cuentas porPagar, Inventarios y activos Fijos. Simplifica procedimientos deauditoría de uso frecuente y le ayuda a obtener resultadosrápidos. Permite el acceso a docenas de útiles apps con flujos detrabajo predefinidos que facilitan la auditoría mediante laautomatización de tareas, así los auditores se puedenconcentrar en la interpretación de los resultados.

Complementos del Software IDEA

42


IDEA Lab. Es un portal que contiene una biblioteca dondeencontrará prototipos funcionales que puede probar y luegocompartir su opinión con la comunidad de usuarios de IDEA.Entre los prototipos funcionales puede encontrar: AplicacionesPython integradas, Prototipos basados en inteligencia artificial yaprendizaje automático, Utilidades avanzadas de análisis dedatos para usar en auditorías, Integración con herramientas devisualización externas y más.


43


Programador de tareas. Permite a los auditores automatizartareas manuales periódicas, mejorar su eficacia y tener mástiempo para analizar los resultados, Puede: Configurar elsistema para que ejecute procesos manuales sin intervenciónhumana, incluso fuera del horario laboral; Configurarnotificaciones de correo electrónico para que le informen si lastareas se completan correctamente o no; Enviar resultados delos análisis de datos, notificaciones, datos atípicos detectados,durante la ejecución para informar a directores y colaboradores.


44


CloudShare. Es una plataforma virtual para que los auditorescolaboren, guarden y compartan archivos.CloudShare ofrece a los auditores una visión centralizada ycompartida de los datos del proyecto, para que puedan gestionarmejor la auditoría y evitar redundancias o duplicación de datos.CloudShare proporciona a los auditores las siguientes ventajas:• Seguridad y colaboración: Diferentes tipos de permisos para que los

usuarios puedan acceder y compartir archivos del proyecto en IDEACloudShare y en CaseWare Cloud.

• Uso de CaseWare Cloud: Una carpeta en la nube que les permite cargar,descargar y compartir archivos del proyecto.


45


Características IDEA

Generación de Software de Auditoría de

Datos - CAATs

Análisis de Fraude

Respeta Integridad de

los Datos importados

Importar Datos Interfaz Amigable

Análisis de Información

“BestPractices”

Funciona en equipos bajo

costo

46


A quienes sirve el Software IDEA

✓ Auditores Internos, Auditores Externos, Financieros, Operativos, de Gestión y de Sistemas.

✓ Revisores Fiscales.✓ Directores de Departamentos de Control Interno.✓ Oficiales de cumplimiento: para prevención de Lavado de activos e

identificación de alertas tempranas. ✓ Contadores, Profesionales de Sistemas y de Finanzas.✓ Analistas de las diferentes áreas de la empresa: por ejemplo gestión

comercial y análisis de mercado. ✓ Investigadores y Analistas de Fraudes.

47


Que puede hacer utilizando la potencia de IDEA?

PRUEBAS DE AUDITORIA OBJETIVO FUNCIONALIDAD DE IDEA

• EXACTITUD E INTEGRIDAD

Comprobar y ejecutar cálculos. Generar reportes para inspección física

Detectar omisiones y duplicados

• Estadísticas de Campos.

• Sumarización de Campos.

• Extracción de Datos

• Claves duplicadas

• Omisiones

• REVISION ANALITICA

Preparación de cifras para una revisión analítica

Establecer perfil de la población.

• Estratificación.

• Antigüedad/Vencimiento.

• Tabla Dinámica.

• VALIDEZ DE LA INFORMACION

Verificar datos de los archivos decomputador contra transaccionesreales

• Cinco tipos de Muestreo estadístico

• Extracción de datos según criterios de auditoria

• PRUEBAS DE EXCEPCION

Identificar desviaciones,excepciones, no conformidades conlas reglas del negocio.

• Extracción.

• Búsquedas Avanzadas

• PRUEBAS CRUZADAS

Cruzar información contenida en diferentes archivos o bases de datos

• Unir archivos (Join)

• Conector Visual.

• Comparar archivos

• Agregar archivos______________________________________________________________IDEA: Software para Análisis, Extracción y Auditoría Basada en Datos

48

PRUEBA DE AUDITORIA OBJETIVO FUNCION DE IDEA

• COMUNICACIONES

Enviar desde IDEA archivos por mail.

Enviar archivos en formatos que manejen los auditados.

Exportar los resultados del examen a Excel, Word o Acrobat (PDF) , Working Papers.

Incluir Gráficos de los resultados.

Producir informes a la medida.

• Enviar.

• Exportar.

• Editar en Word o Pdf.

• Graficar datos.

• Crear Reportes.

• AUTOMATIZACION DE PRUEBAS DE AUDITORIA

Ejecutar bloques de pruebas. Automatizar pruebas periódicas

Diseñar pruebas nuevas

• Copiar IDEA Scripts.

• Grabar Macro Nueva.

• Crear Visual Scripts

•Programar la ejecución de macros

• DOCUMENTACION

Registro de las actividades.

Anotaciones sobre resultado de las actividades.

• Historial.

• Comentarios.

• Campos Editables

Que puede hacer utilizando la potencia de IDEA?


49

Agenda


50

✓ ¿Qué es IDEA?

✓ IDEA y las necesidades del Auditor

✓ Flujo de trabajo “Auditoría Basada en Datos”

✓ Que es “Auditoría Basada en Datos”

✓ Ambiente de Operación del Software IDEA

✓ Aplicación de IDEA en las fases del proceso de Auditoría



✓ Propuesta de valor percibido de la adquisición y uso de IDEA



✓ Modalidades de licenciamiento del software





✓ Presentación de AUDISIS.

Requerimientos Técnicos IDEA


51

Requerimientos mínimos para el

funcionamiento de IDEA


52

Requisitos de software

IDEA es una aplicación de 64-bits que solo se puede ejecutar en sistemas operativos de 64 bits.

A continuación, se muestran los sistemas operativos Windows compatibles y el software compatible necesario para ejecutar IDEA.

Importante: Debe tener instalados los paquetes de actualizaciones y servicios más recientes de Windows.

Sistemas operativos Windows compatibles

Los siguientes sistemas operativos Windows son compatibles:• Windows 8.1 Update 1• Windows 10• Windows Server 2012 R2 Update 1• Windows Server 2016• Windows Server 2019

Derechos de administrador

Todas las versiones de IDEA y sus herramientas asociadas se deben instalar con derechos de administrador.

Requerimientos mínimos para el

funcionamiento de IDEA


53

Requisitos de hardware

La siguiente tabla muestra los requisitos de hardware mínimos:

Entornos compatibles

La siguiente tabla muestra qué productos IDEA son compatibles con máquinas virtuales, conexiones a escritorio remoto y servidores Citrix o Terminal.

* Compatible con Citrix Virtual Apps y Desktops 7 1912

** No se admiten conexiones remotas a IDEA Standard en sistemas operativos de servidor.

Por la Compra del Software por suscripción anual

✓ Código de autorización (clave para activar el software)✓ Cantidad de Activaciones (según el numero de licencias)✓ Link para descargar el instalador (Software IDEA, Administrador de

licencias, ayuda en linea)✓ Fecha de vencimiento✓ Documentación: Tutorial de IDEA, Tutorial de Report Reader,

Tutorial de SmartAnalyzer, Caso práctico de Métodos estadísticosavanzados, Guía de instalación del software IDEA, Guía de usuariodel Administrador de licencias de CaseWare IDEA

✓ Servicio Anual de Soporte Técnico y Mantenimiento. El primer añono tiene costo.

Productos que recibe el Usuario de IDEA


54

Componente IDEA Smart AnalyzerFinancial

IDEA Smart Analyzer es una recopilación de pruebas de auditoríasfinancieras e informes básicos que pueden ser utilizados por cualquierauditor con un mínimo de entrenamiento. Está diseñado para realizarpruebas y producir reportes de auditoría financiera sobre los siguientesmódulos:

Mayor GeneralCuentas por CobrarInventarios.Activos fijos.Cuentas por Pagar.


55

Para ejecutar este componente es requisito tener instalado IDEA DESKTOP.

Análisis del Mayor General

Para identificar elementos inusuales en la BD del mayor general o diario.

IDEA Smart Analyzer Financial

✓ Asientos no balanceados.✓ Asientos con comentarios específicos.✓ Asientos duplicados.✓ Asientos faltantes.✓ Asientos registrados en fines de semana.✓ Asientos registrados en fechas

específicas.✓ Asientos registrados en horas específicas.✓ Asientos por usuario.✓ Resumen por combinaciones de cuenta.✓ Asientos con importes grandes.

✓ Asientos con importes redondeados.✓ Asientos con importes que terminan en

999.✓ Resumen por número de cuenta.✓ Asientos por período y fuente del

asiento.✓ Asientos por período.✓ Saldos de cuenta por fuente del asiento.✓ Saldos de cuenta por período.


56

Inventarios

Pruebas relevantes para auditoria a inventarios.

✓ Antigüedad por fecha de recepción y saldofinal de existencias.

✓ Antigüedad por fecha de recepción y costounitario.

✓ Recalcular saldo del inventario.✓ Calcular rotación del Inventario.✓ Calcular rotación unitaria.✓ Costo unitario cero o negativo.

✓ Cantidad Negativa.✓ Resumen por ubicación del inventario.✓ Valores del inventario grandes.✓ Productos recibidos cerca de una fecha

especificada.✓ Precio de venta inferior al costo unitario.✓ Comparación precio de venta con costo

unitario.✓ Búsqueda campo duplicado.



57

Cuentas por Cobrar

Para identificar elementos inusuales en cuentas por cobrar.


✓ Deudores con saldos acreedor.✓ Resumen operaciones del deudor.✓ Operaciones cercanas a una fecha

específica.✓ Búsqueda campo duplicado.

✓ Antigüedad por fecha de vencimiento.✓ Antigüedad por fecha de factura.✓ Deudores con valores totales mayores al

límite del crédito.✓ Deudores con saldos mayores al límite del

crédito.


58

Activos fijos

Para identificar errores de valuación y elementos inusuales en el archivomaestro de activos fijos.


✓ Incorporaciones activos fijos.✓ Resumen categoría de activos.✓ Recalcular depreciación lineal.✓ Recalcular depreciación decreciente.✓ Depreciación superior al costo.✓ Búsqueda campo duplicado.


59

Cuentas por Pagar


✓ Antigüedad por fecha de factura.✓ Facturas o pagos duplicados.✓ Acreedores con saldo deudor.✓ Acreedores con totales de facturas

mayores al límite aprobado.✓ Acreedores con saldos mayores al límite

aprobado.✓ Resumen operaciones acreedor.✓ Facturas sin número de orden de compra.

✓Operaciones registradas en fines desemana.

✓Operaciones cercanas a una fechaespecificada.

✓Operaciones registradas en fechasespecificadas.

✓Operaciones registradas en horasespecificadas.

✓Operaciones por ID de usuario.✓Operaciones con importes redondeados.✓Búsqueda campos duplicados.


60

✓ Consultoría para la Implantación del software IDEA y el desarrollode CAATs (Técnicas de Auditoría Asistida por Computadora) conIDEA. (Coaching Empresarial – 40 horas).

✓ Desarrollo de CAATs a la medida de las necesidades del cliente.✓ Asesoría para la instalación y configuración del Software.✓ Desarrollo de rutinas para análisis y detección de lavado de activos.✓ Renovación de la suscripción anual – A partir del segundo año.

Servicios Adicionales con costo

Productos que recibe el Usuario de IDEA


61

Agenda

✓ Qué es IDEA?.


✓ Alternativas de Trabajo con IDEA.

✓ A Quiénes sirve el Software IDEA.

✓ Ambiente de Operación del Software IDEA.

✓ Funcionalidades del Software IDEA

✓ Qué se puede hacer utilizando la potencia de IDEA?

✓ Requerimientos técnicos para la instalación de IDEA.

✓ Productos que recibe el Usuario de IDEA.

✓ Componentes Adicionales

✓ Beneficios del uso de IDEA?.

✓ Quienes utilizan IDEA?.

✓ Presentación de AUDISIS


62

Beneficios del Uso de IDEA


63

La Auditoría en el Mundo Actual

El Auditor debe ser un consultor de negocios proactivo y con visiónestratégica.“ Para esto necesita:

✓ Utilizar Técnicas y Herramientas de Auditoría Asistidas porcomputador (CAATs).

✓ Utilizar software para Análisis de Datos y Automatización de laAuditoría.


IDEA: Una Solución para incrementar la eficiencia,eficacia y productividad de la Auditoria

64

“La Auditoría se debe desarrollar con un enfoque proactivo, a travésde:

✓ Énfasis en prevención y detección de oportunidades de fraudes,

✓ Monitoreo continuo de aspectos clave del negocio, mediante eluso de información significativa, y

✓ Capacidad para contribuir al mejoramiento de los procesos delnegocio”.


La Auditoría en el Mundo Actual

IDEA: Una Solución para incrementar la eficiencia,eficacia y productividad de la Auditoria

65

✓ Mayor productividad.

✓ Reducción de costos

✓ Mayor calidad y confiabilidad.

✓ Reducción duración (tiempos) de las Auditorías y Menor plazo de entrega de los trabajos.

✓ Ofrecer Mayor valor agregado – Incrementar su propuesta de valor.

Retos para la Auditoria en el Mundo de Hoy.


IDEA: Una Solución para incrementar el Valor Percibido de la Auditoria

66

Beneficios Corporativos

IDEA:

✓ Incrementa calidad y confiabilidad de los servicios deAuditoría.

✓ Las CAATs desarrolladas con IDEA permiten a la administraciónrecibir un mayor valor agregado a la auditoría.

✓ Mejora el soporte de la auditoría a la Gerencia General y alDepartamento de Sistemas.

✓ Reduce costos de la Auditoría.


67

Beneficios para el Departamento de Auditoría

IDEA:

✓ Es ayuda valiosa para enfrentar los retos que el nuevo milenioplantea a la auditoría.

✓ Incrementa independencia de la auditoría respecto alDepartamento de Sistemas y a los Auditores de Sistemas.

✓ Disminuye el riesgo de Auditoría e Incrementa las capacidadesanalíticas de los auditores.

✓ Facilita integración de las habilidades de los auditores financierosy de sistemas.


68

Beneficios para el Departamento de Auditoría

IDEA:

Facilita un cambio real en la imagen del departamento dentro de laorganización, basado en:

Auditorías de mayor alcance y más profesionales.

Imagen del auditor “asesor-consultor” de la Organización.

Incrementa productividad, eficiencia y efectividad.


69

Beneficios para el AuditorIDEA:

Motiva cambios importantes que permiten al auditor

Mejorar su imagen, efectividad y credibilidad dentro de laorganización.

Obtener mayor credibilidad y aceptación en la comunidadprofesional.


70

Usuarios de IDEA en el Mundo

Más de 500.000 usuarios en más de 90 países utilizan el software IDEA

IDEA se encuentra disponible en 16 idiomas.


71

Usuarios de IDEA

✓ KPMG Peat Marwick.✓ Grant Thornton.✓ BDO Audit.✓ Ernst & Young.✓ PricewaterhouseCoopers es usuario y principal

distribuidor en Centro América.

A NIVEL MUNDIAL


72

Usuarios de IDEA en Colombia

INDUSTRIAS• Applus Norcontrol Colombia• Ema Holdings SAS• Leonisa - C.I.G. & Lingerie S.A.S.• Suzuki Motor de Colombia S.A.• Riopaila Castilla S.A.


73

FIRMAS DE AUDITORÍA• Amézquita & CIA.• Auditoría y Consultoría Integral

SAS• Baker Tilly Colombia Ltda.• BYR Asesores SAS• Crowe Horwath• Moore Assurance S.A.S


SERVICIOS• Caja de Compensación Familiar de

Fenalco del Tolima- Comfenalco Tolima

• Caja de Compensación CAJASAN• Confa• Hospital Universitario San Ignacio• Sociedad Portuaria de Buenaventura


74

ENTIDADES DEL ESTADO• Armada Nacional• Contraloría General de la

República• DIAN • Ministerio de Defensa Nacional• Ministerio de Hacienda y Crédito

Público• SENA


SERVICIOS PÚBLICOS• Gas Natural Servicios Integrales SAS• Gas Natural Servicios SAS• Vanti S.A. ESP


75

COMUNICACIONES• ETB S.A. E.S.P


ENTIDADES FINANCIERAS• Bolsa Mercantil de Colombia• Cooperativa de Ahorro y Crédito

COOMULDESA Ltda.• COOPROFESORES• CREDISERVIR• Crezcamos S.A. Compañía de

Financiamiento• Financiera COMULTRASAN• FINAGRO• Fundación Mundial de la Mujer SAS


76

ASEGURADORAS• Axa Seguros Colpatria• La Equidad Seguros Generales


PETROLEO Y GAS• Frontera Energy Colombia Corp.,

Sucursal Colombia.• HOCOL S.A.• PRIMAX Colombia S.A.


77

UNIVERSIDADES (DOCENCIA)• Universidad Javeriana• Uniciencia Corporacion

Universitaria de Ciencia y Desarrollo

Agenda


78

✓ ¿Qué es IDEA?


✓ Flujo de trabajo “Auditoría Basada en Datos”

✓ Que es “Auditoría Basada en Datos”

✓ Ambiente de Operación del Software IDEA

✓ Aplicación de IDEA en las fases del proceso de Auditoría



✓ Propuesta de valor percibido de la adquisición y uso de IDEA







✓ Presentación de AUDISIS.

La prestación de servicios profesionales especializados y suministro deherramientas de productividad y soporte administrativo en los campos deGestión de Riesgos Empresariales, Control interno de Tecnología deInformación (TI), Seguridad informática, Auditorías Basadas en Riesgos a laTecnología de Información, procesos de negocio, servicios automatizadosy Auditoría a Sistemas de Gestión (calidad, ambiental, seguridad de lainformación), utilizando metodologías y herramientas de software decategoría mundial, personal permanentemente capacitado y altosestándares de calidad.

MISION

AUDITORÍA INTEGRAL Y SEGURIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN “AUDISIS”Servicios orientados a la Prevención y Reducción de Riesgos, Seguridad y Auditoría de Sistemas

Calle 53 No. 27 -33 Oficina 602 Tels.: 2556717 – 2556757 – 2556816– Bogotá, D.C. Colombia PBX : 3470022 .

E-Mail: [email protected] - Web site: www.audisis.com - www.softwareaudisis.comAUDISIS: Fundada en 1.988


79

Servicios profesionales de Auditoria y Gestión de Riesgos:

✓ Consultoría en Control Interno, Gestión de Riesgos y Seguridad, en Procesosde la Organización y TI.▪ Implantación marcos de referencia de control interno (COBIT, MECI,

COSO)▪ Implantación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

(ISO 27001).▪ Implantación de Sistemas de Gestión de Riesgos con base en ISO 31000▪ Implantación de Planes de Continuidad en sistemas de información y

planes de continuidad del negocio (ISO 22301)✓ Auditorías de Sistemas y de Procesos .✓ Outsourcing de Auditorías Internas de Sistemas de Información.✓ Educación y Desarrollo Profesional en Control Interno, Administración de

Riesgos, Seguridad de TI y Auditoría de Sistemas (Coaching Empresarial).______________________________________________________________IDEA: Software para Análisis, Extracción y Auditoría Basada en Datos

AUDIRISK es un software en tecnología WEB (Cloud Computing) para automatizar actividadesde las auditorías internas y externas, relacionadas con Planeación de la auditoría basada enValoración de la Exposición a Riesgos, Auditorías Basadas en Riesgos Críticos, Gestión de laAuditoría, el Seguimiento a hallazgos de Auditorías efectuadas por terceros y Auditorías deSistemas de Gestión (de calidad, de seguridad de la información, ambiental, Seguridad y saludocupacional, gestión de continuidad del negocio). El software puede ser accedido vía web, enuna red interna o en computadores stand alone.

El software AUDIRISK, estandariza el desarrollo de las auditorías y los papeles de trabajo,utilizando funcionalidades que están alineadas con las normas y procedimientos de auditoríageneralmente aceptados y con estándares nacionales e internacionales de administración deriesgos y control interno (ISO 31000, ISO 27001, COSO, ERM, ITIL, COBIT y MECI). Comopunto de partida y apoyo para ejecutar las auditorías, AUDIRISK provee una base de datos deconocimientos que contiene “mejores y buenas prácticas” sobre clases de riesgos (porejemplo, fraude interno, fallas tecnológicas, etc.), eventos de riesgo potenciales (amenazas ),factores de riesgo, agentes generadores de riesgo, controles, cuestionarios de factores deexposición a riesgos y objetivos de control, las cuales están disponibles permanentementepara ser utilizadas por los auditores.


Productos de Software AUDISIS

81

CONTROLRISK es una Aplicación WEB (Cloud Computing) para automatizar las actividades deimplementación, monitoreo, actualización y mejoramiento continuo de diferentes Sistemas deGestión de Riesgos (SGR) en la empresa. Está en capacidad de soportar los requerimientos deidentificación, documentación, evaluación, control y monitoreo de los sistemas deadministración de riesgo operativo (SARO), administración de riesgos de Lavado de Activos yFinanciación del Terrorismo (SARLAFT), Gestión de Riesgos de Seguridad de la Información,riesgos ambientales, riesgos de salud ocupacional, riesgos del sector salud (Resolución 1740 de2008 MPS) y otros modelos de gestión de riesgos utilizados en la industria. Además, ofrecefuncionalidades para monitorear el Plan de Continuidad del Negocio y Auditar la función deGestión de Riesgos de la Empresa.Se puede acceder al software vía Web, en una red interna o en computadores stand alone.

En CONTROLRISK, la implementación de los sistemas de gestión de riesgos se apoya en unabase de datos de conocimientos suministrada por el proveedor, que contiene una cantidadsignificativa de “buenas y mejores prácticas” sobre clases o categorías de riesgos (por ejemplo,fraude interno, fallas tecnológicas, etc.), eventos de riesgo que pueden causar daño a los activosde la empresa (amenazas), factores de riesgo, agentes generadores de riesgo, controles yobjetivos de control, las cuales están disponibles permanentemente para ser utilizadas comoapoyo por los analistas de riesgos y diseñadores de controles. Con la implantación de la gestiónde riesgos de cada proceso o sistema de información, la Base de Conocimientos crececontinuamente para contener en un repositorio único toda la información de riesgos y controlesde la Empresa.

Productos de Software AUDISIS


82

Gracias por escucharnos

AUDITORÍA INTEGRAL Y SEGURIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN “AUDISIS”Servicios orientados a la Prevención y Reducción de Riesgos, Seguridad y Auditoría de Sistemas

Calle 53 No. 27 - 33 Oficina 602 –Tels.: PBX (571) 3470022, (+57) 3173722357, (+57) 3102674140 Bogotá, D.C. Colombia E-Mail [email protected] web site: www.audisis.com www.softwareaudisis.com

AUDISIS: Fundada en 1.98883

mailto:[email protected]

http://www.audisis.com/

http://www.softwareaudisis.com/

Documents

IDEA Versión 11 - softwareaudisis.com · 2020. 11. 12. · Duplicados, Muestreo Estadístico, Comparar archivos, Tablas Dinámicas, Ley de Benford, Métodos Estadísticos avanzados,