I
Na podlagi Uredbe o upravnem poslovanju (Ur.l. RS št. 20/05 in
106/05), Pravilnika o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju
(Ur.l. RS št. 75/05), Navodila za določanje rokov hranjenja
dokumentarnega gradiva organov javne uprave (Ur.l. RS, št. 81/05),
Zakona o arhivskem gradivu in arhivih (Ur.l. RS št. 20/97 in
32/97), in Pravilnika o odbiranju in izročanju arhivskega gradiva
(Ur.l. RS št. 59/99) izdaja predstojnik Statističnega urada
Republike Slovenije naslednji
PRAVILNIK O
RAVNANJU S PISARNIŠKIM DOKUMENTARNIM GRADIVOM
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
(splošne določbe)
Pravilnik določa enotno poslovanje in ravnanje Statističnega
urada Republike Slovenije (v nadaljevanju: urad) s pisarniškim
dokumentarnim gradivom ne glede na obliko in način, kako je
realizirano, v skladu z veljavnimi predpisi in z možnostmi, ki jih
omogoča podpora razpoložljive informacijske tehnologije.
Poslovanje Urada s pisarniškim dokumentarnim gradivom z oznako
tajnosti in specifičnim dokumentarnim gradivom se podrobneje uredi
s posebnim navodilom.
2. člen
(temeljna načela)
Za poslovanje z dokumentarnim gradivom so upoštevana spodnja
temeljna načela.
Zakonitost pomeni upoštevanje predpisov, ki določajo, kako
poteka pisarniško poslovanje, ter drugih predpisov, ki določajo
ravnanje z osebnimi, tajnimi ali kako drugače občutljivimi
podatki.
Strokovnost pomeni upoštevanje pravil upravnega poslovanja in
strokovnega dela.
Javnost pomeni, da mora biti omogočen vpogled v dokument vsem,
ki jih zadeva ali ki z njim povezano zadevo rešujejo.
Ažurnost je zahteva, da morajo biti obravnavani vsi dokumenti
tekoče in sproti ter brez nepotrebnega odlašanja, kar obsega
prejemanje, vpisovanje, klasificiranje, signiranje in odpremljanje
pošte ter reševanje zadev.
Sledljivost pomeni, da mora biti v vsakem trenutku mogoče
ugotoviti, kje se zadeva nahaja v reševanju in kakšno je stanje
zadeve. To omogoča
· uvedba pregleda nad opravljenim delom glavne pisarne in
uslužbencev, ki zadeve rešujejo,
· vodenje knjig in evidenc pisarniškega dokumentarnega
gradiva
· urejenost in preglednost dokumentacije,
· preglednost evidentiranja vseh uradnih pošiljk.
Racionalnost pomeni izvajanje pisarniškega poslovanje brez
povzročanja nepotrebnih stroškov ali nepotrebnega povečevanja že
nastalih. To načelo se upošteva
· z zmanjšanjem obsega poslovanja z dokumentarnim gradivom v
fizični obliki;
· s poenotenjem postopkov poslovanja;
· z uporabo enkrat zapisanega dokumenta za vse primere;
· z izogibanjem nepotrebnemu izdelovanju papirnih kopij
dokumentov.
Varnost pomeni, da se morajo pri pisarniškem poslovanju izvajati
ukrepi za varovanje dokumentov pred poškodovanjem, nenamernim ali
zlonamernim uničenjem. Posebej to pomeni, da mora obstajati:
· možnost ponovne vzpostavitve delovanja glavne pisarne, zbirk
dokumentov, zadev in posameznih dokumentov v primeru nepredvidene
prekinitve delovanja računalniške podpore ali višje sile in
· urejeno varovanje dokumentarnega gradiva (tekoča zbirka
pisarniškega dokumentarnega gradiva) s pomočjo sprotnega ali
periodičnega izdelovanja varnostnih kopij.
Zanesljivost je vodenje zbirk dokumentov in njihovih delov na
način, da je njihova verodostojnost ohranjena v vsakem
trenutku.
Preglednost pomeni, da mora biti omogočen vpogled v dokumentarna
gradiva vsem, ki jih zadevajo in ki imajo to pravico ter da je
vodstvu omogočeno redno ali po potrebi seznanjanje s stanjem vseh
zadev.
3. člen
(pomen izrazov)
Arhivska zbirka je zbirka zaključenih zadev, ki jih glavna
pisarna shrani skladno z rokom hrambe, kakor je določen s
pravilnikom o signirnem in klasifikacijskem načrtu glede na
razvrstitev zadev po vsebini.
Arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali
je nastalo pri delu urada in ima trajen pomen za znanost in kulturo
skladno s predpisi o arhivskem gradivu.
Avtor je uslužbenec, ki rešuje zadevo ali pripravlja dokument in
pri tem določi možnost vpogleda ali posega v zadevo ali dokument
drugim uslužbencem
Bralec je uslužbenec, ki mu avtor omogoči vpogled v posamezen
dokument ali celotno zadevo z namenom seznanitve o vsebini
dokumenta ali zadeve.
Dodani avtor je uslužbenec, ki ga avtor določi kot takega z
namenom, da mu omogoči vpogled in poseg v posamezen dokument ali
celotno zadevo.
Dodani bralec je uslužbenec, ki mu avtor omogoči vpogled v
posamezen dokument ali celotno zadevo z namenom, da ga seznani z
vsebino dokumenta ali katerega glavna pisarna ali uslužbenec, na
katerega je dokument signiran, dosignirata z namenom, da ga
seznanita z vsebino dokumenta.
Dokument je izviren ali reproduciran (pisan, risan, tiskan,
fotografiran, fotokopiran, fonografski, v elektronski obliki ali
kako drugače zapisan) zapis, ki je bil prejet ali je nastal pri
delu urada in je pomemben za njegovo poslovanje in se s prilogami
obravnava kot vsebinska celota.
Dokumentarno gradivo so vse zadeve, dosjeji, dokumenti ter
evidence o njih, druge evidence, ki jih vodi urad, in druga
gradiva, ki jih urad prejme ali ki nastanejo pri njegovem delu.
Dopis je dokument, ki ga urad odpošlje v zvezi s svojim
delovanjem; opremljen je z lastnoročnim podpisom predstojnika urada
in originalnim odtisom žiga urada.
Dosje je celota več dokumentov različne vsebine, ki zadevajo
isto fizično ali pravno osebo, ali dokumentov enake vsebine, ki
zadevajo različne fizične in pravne osebe.
Elektronska pošta je sporočilo s prilogami ali brez njih, ki je
prejeto na elektronski poštni naslov glavne pisarne, elektronske
poštne predale urada ali elektronske poštne naslove uslužbencev
urada ali ki je s teh elektronskih poštnih naslovov ali predalov
odposlano.
Glavna pisarna je organizacijska enota urada, ki prejema,
evidentira, signira, klasificira, hrani in odpremlja pisarniško
dokumentarno gradivo ter ga arhivira, izloča, oddaja ali uničuje
skladno z določili tega pravilnika.
Gradivo je vsako prejeto ali oddano sporočilo ne glede na
vsebino in nosilec podatkov.
Izhodni dokument je dokumentarno gradivo v kakršnikoli obliki in
na kakršnemkoli mediju, ki nastane pri poslovanju urada in ki ga
urad odpošlje ali odda naslovniku.
Klasificiranje je razvrstitev dokumenta po vsebini glede na
področje delovanja urada ali državnih organov.
Lastni dokument je dokumentarno gradivo, ki nastane pri delu
urada, njegovih organizacijskih delov, delovnih teles ali delovnih
skupin (vabila, zapisniki in spremljajoča gradiva) in ni namenjeno
pošiljanju drugemu naslovniku.
Neevidenčno (nedokumentarno) gradivo je tisti del pošte, ki se
ne evidentira, ker ni pomemben za poslovanje urada in ga iz vsega
gradiva določi predstojnik urada, na primer oglaševalska sporočila,
čestitke, voščila, poslovna vabila, časopisi, publikacije,
predstavitve izobraževalnih programov in podobno.
Okrožnica je dopis, ki ga prejme z istim besedilom in v enaki
obliki večje število naslovnikov (npr. vse poročevalske enote v
zvezi z določenim statističnim raziskovanjem) in je opremljen s
faksimilom žiga urada in podpisa predstojnika urada.
Osebna pošiljka je pošiljka, ki je naslovljena na uslužbenca
urada in ni dokumentarno gradivo.
Priloga je sestavni del dokumenta, če je v njem navedena kot
taka ali če je iz pošte nedvoumno razvidno, da spada k določenemu
dokumentu.
Pisarniško dokumentarno gradivo so vse zadeve, dosjeji,
dokumenti ter evidence o njih, druge evidence, ki jih vodi urad, in
druga gradiva, ki jih urad prejme ali nastanejo pri njegovem delu;
tudi primerki okrožnic in njihovih prilog.
Postopkovna zbirka je zbirka dokumentarnega gradiva, v kateri so
zadeve v reševanju.
Pošta je vsakršno gradivo, ki ga urad prejme na katerikoli način
in izpolnjuje naslednje pogoje po uredbi o upravnem poslovanju (v
nadaljevanju: uredba):
· da je po vsebini toliko pomemben za delovanje urada, da je
treba ravnati z njim v skladu z določili uredbe in tega
pravilnika,
· da je prejet v obliki, iz katere lahko naslovnik prepozna, da
gre za sporočilo in da ga lahko prebere,
· da je v primeru elektronskega prejema v obliki, ki je skladna
s tehničnimi zahtevami, ki jih predpiše minister, pristojen za
upravo,
· da je v primeru prejema v fizični obliki (na papirju, disketi,
zgoščenki in podobnem) v stanju, da ga je možno reproducirati za
potrebe poslovanja urada
Poštna pošiljka (krajše: pošiljka) je v smislu zgornje
opredelitve pošta, ki so ji dodane priloge tako, da jo je mogoče
enolično določiti kot enoto pošiljanja naslovniku (izhodna
pošiljka) ali prejema od pošiljatelja (vhodna pošiljka).
Tekoča zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka, v kateri se
hranijo zadeve najmanj dve leti po dokončni rešitvi.
Trajno gradivo je lastno gradivo, ki je bilo prejeto ali je
nastalo pri delu urada in je trajno pomembno za urad, se ga mora
zato hraniti trajno in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu.
Signiranje je dodelitev zadeve ali dokumenta v reševanje ali v
vednost uslužbencu.
Signirni (dodeljevalni) znak je številčna oznaka notranje
organizacijske enote urada ali delovnega mesta javnega uslužbenca,
ki zadevo rešuje.
Specifično dokumentarno gradivo so izpolnjeni vprašalniki
statističnih raziskav, ki jih izpolnijo poročevalske enote, ali
vprašalniki s podatki, ki so pridobljeni na drugačen način za
potrebe zbiranja podatkov državne statistike.
Štampiljka je priprava z gumijastim negativom določenega znaka
(na primer datum), navadno pravokotne oblike.
Šifra dokumenta je evidenčna oznaka dokumenta, ki je sestavljena
iz šifre zadeve in zaporedne številke vhodnega, izhodnega ali
lastnega dokumenta v okviru zadeve.
Šifra zadeve je evidenčna oznaka zadeve, sestavljena iz
klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega
znaka in vseh štirih številk letnice leta, v katerem je zadeva
nastala.
Vhodni dokument je vsako dokumentarno gradivo v kakršnikoli
obliki in na kakršnemkoli mediju, ki ga urad prejme.
Vložišče je del glavne pisarne, ki prejema, odpira in sortira
prejeto pošto, pripravlja in odpremlja gradivo statističnih
raziskav poročevalskim enotam ter pripravlja izhodno pošto.
Zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na
isto vsebinsko vprašanje ali nalogo (srajčka, ovoj ali druga oblika
urejanja, v kateri se nahajajo vsi dokumenti in priloge v zvezi z
reševanjem določenega vsebinskega vprašanja).
Zbirka dokumentov (kratko: zbirka) je skupina dokumentov, ki je
urejena v celoto tako, da je dostopna določeni skupini uslužbencev
urada.
Žig je uradni znak z imenom urada ter z dodatnim besedilom in je
dokaz pristnosti in verodostojnosti dokumenta.
4. člen
(glavna pisarna)
Glavna pisarna je notranja organizacijska enota urada na ravni
službe. Locirana je na naslovu sedeža urada. Vložišče je
organizacijski del glavne pisarne, ki je lociran na Parmovi cesti
33.
Poslovni čas glavne pisarne in vložišča je določen z navodilom o
poslovnem in delovnem času urada.
5. člen
(pooblastila glavne pisarne in vložišča)
Glavna pisarna in vložišče je s tem pravilnikom pooblaščena za
izvrševanje naslednjih nalog in dolžnosti:
· odpiranje pošte v fizični in elektronski obliki;
· skeniranje dokumentov in notranjo kontrolo pravilnosti
skeniranja dokumentov;
· evidentiranje dokumentov;
· dodeljevanje zadev in dokumentov v reševanje uslužbencem
urada;
· prevzemanje oziroma sprejemanje pošte v fizični obliki in
elektronski obliki;
· sprejemanje ovojnice, v kateri je tajni podatek ali nosilec
tajnega podatka.
6. člen
(naloge in delovni postopki glavne pisarne)
Glavna pisarna je zadolžena za poslovanje s pisarniškim
dokumentarnim gradivom. Glavna pisarna prejema vso pošto in
opravlja druge postopke v zvezi s sprejemanjem, hrambo in odpremo
pisarniškega dokumentarnega gradiva.
Naloge in delovni postopki poslovanja s pisarniškim
dokumentarnim gradivom v glavni pisarni obsegajo:
· prejem in evidentiranje pošte;
· odpiranje pošte, ki je naslovljena na predstojnika urada,
kadrovsko službo ali na urad;
· odbiranje nedokumentarnega gradiva;
· klasificiranje pisarniškega dokumentarnega gradiva;
· signiranje pisarniškega dokumentarnega gradiva;
· kuvertiranje dopisov;
· odpremo pisarniškega dokumentarnega gradiva;
· hrambo pisarniškega dokumentarnega gradiva;
· odbiranje arhivskega gradiva in gradiva za uničenje;
· izločanje pisarniškega dokumentarnega gradiva;
· uničenje pisarniškega dokumentarnega gradiva;
· vodenje evidenc in delovodnikov;
· vodenje zbirk dokumentov;
· poročanje vodstvu urada o stanju zadev.
Naloge in delovni postopki vložišča so:
· prevzemanje pošte na enoti Pošte Slovenije, ki je naslovljena
na urad ali na njegov poštni predal;
· odpiranje pošte razen tiste, ki jo odpira glavna pisarna,
vključno s specifičnim dokumentarnim gradivom;
· sortiranje pošte;
· prenos pošte med lokacijama urada;
· razdeljevanje pošte v vložišču po organizacijskih enotah;
· kuvertiranje in kompletiranje vprašalnikov statističnih
raziskovanj po vnaprej pripravljenih adresarjih;
· kuvertiranje izhodne pošte razen dopisov;
· priprava in oddaja izhodne pošte na enoto Pošte Slovenije.
Glavna pisarna vodi naslednje evidence in delovodnike:
· delovodnik prejete pošte;
· delovodnik odpremljene pošte;
· evidenca priporočene prejete in poslane pošte;
· evidenca pošte z oznako tajnosti;
· kurirsko knjigo;
· knjigo osebnih pošiljk.
Glavna pisarna poroča o stanju zadev vodstvu urada najmanj
enkrat letno.
7. člen
(naloge uslužbencev)
Poslovanje s pisarniškim dokumentarnim gradivom po tem
pravilniku izvajajo vsi uslužbenci urada samostojno ob nadzoru
vodij notranjih organizacijskih enot ter pod strokovnim vodstvom
glavne pisarne.
8. člen
(vsebina poslovanja s pisarniškim dokumentarnim gradivom)
Poslovanje s pisarniškim dokumentarnim gradivom obsega
sprejemanje in pregledovanje prispele pošte; evidentiranje zadev in
dokumentov; ukrepe za varovanje pošiljk; ki vsebujejo tajne
podatke; vodenje gradiv sej in sestankov; odpremo pošte; hrambo in
druge postopke ravnanja s pisarniškim dokumentarnim gradivom.
9. člen
(zbirke dokumentov)
Glavna pisarna vodi temeljno evidenco zadev in dokumentov v
elektronski obliki z uporabo računalniške rešitve SPIS 4 ali njene
naslednice (kratko: SPIS 4).
SPIS 4 vsebuje naslednje zbirke dokumentov:
1. postopkovne zbirke
- zbirka splošnih zadev (splošne zadeve)
- zbirka kadrovskih zadev (kadrovske zadeve);
- zbirka javnih naročil (javna naročila);
- zbirka finančnih zadev (finančne zadeve).
2. arhivske zbirke
- arhivska zbirka splošnih zadev (splošne zadeve - arhiv);
- arhivska zbirka kadrovskih zadev (kadrovske zadeve -
arhiv);
- arhivska zbirka javnih naročil (javna naročila - arhiv);
- arhivska zbirka finančnih zadev (finančne zadeve - arhiv).
Zadeve v postopkovnih zbirkah so lahko v reševanju ali
rešene.
Zadeve v arhivskih zbirkah so zadeve; ki so rešene.
Po potrebi se določijo še druge zbirke dokumentov.
Zadeve in dokumenti z oznako stopnje tajnosti se ne evidentirajo
v SPIS 4.
Pravice uslužbencev do dostopa; za uporabo in ravnanje z
dokumenti v posamezni zbirki so določene glede na organizacijsko
strukturo urada skladno s sistemizacijo delovnih mest in signirnim
načrtom urada.
Glavna pisarna ima pravico dostopa do vseh dokumentov v vseh
zbirkah.
10. člen
(elektronski poštni nabiralnik)
Urad ima elektronski poštni nabiralnik; ki ima elektronski
poštni naslov [email protected].
II. RAVNANJE S PISARNIŠKIM DOKUMENTARNIM GRADIVOM
11. člen
(oblika poštnih pošiljk)
Na urad in na uslužbence urada naslovljeno pošto (dalje: vhodna
pošta) sprejema glavna pisarna.
Kot vhodna pošta se šteje tista pošta; ki izpolnjuje naslednje
pogoje:
· da je po vsebini toliko pomembna za poslovanje urada; da jo je
treba evidentirati v skladu z zahtevami uredbe;
· da je prejeta v taki obliki; da lahko naslovnik prepozna
sporočilo in ga prebere;
· da je v primeru prejema v fizični obliki (na papirju; disketi;
zgoščenki; kaseti ali drugem mediju) v stanju; da jo je možno
reproducirati za potrebe poslovanja urada.
Vhodna pošta je lahko prejeta na naslednje načine:
· pošta; prejeta od javne poštne službe;
· pošta; prejeta od drugih poštnih raznašalskih ali kurirskih
služb ali dostavljena osebno (dalje: kurirska pošta);
· pošta; prejeta preko telefaksa;
· pošta; prejeta v elektronski obliki na elektronski poštni
naslov urada (elektronska pošta);
· pošta; prejeta v elektronski obliki na elektronske poštne
predala urada (elektronska pošta);
· pošta; prejeta v elektronski obliki na elektronske poštne
naslove uslužbencev urada (elektronska pošta).
12. člen
(sprejemanje in pregledovanje pošte)
Vso na urad naslovljeno pošto (dalje: prejeta pošta) dvigne
pooblaščeni delavec glavne pisarne in vložišča na enoti Pošte
Slovenije, ki jo s sklepom določi predstojnik urada in jo dostavi v
vložišče.
V vložišču uslužbenci odprejo vso prejeto pošto razen pošiljk,
ki so navedene v 13. členu tega pravilnika, in dokumentov, ki so
prejeti elektronsko in vsebujejo elektronski podpis, odberejo
nedokumentarno gradivo ter izločijo specifično dokumentarno
gradivo, ki se nanaša na statistična raziskovanja (statistični
vprašalniki). Vso ostalo pošto dostavijo v glavno pisarno, kjer se
dokumentarno gradivo klasificira v nove ali že obstoječe
zadeve.
Elektronska pošta, ki je pisarniško dokumentarno gradivo, se
natisne in se dalje obravnava kot drugo pisarniško dokumentarno
gradivo.
Pošta v fizični obliki se sprejema ves čas, ki je določen kot
poslovni čas urada.
Pošte, ki je očitno naslovljena na druge organizacije, ki imajo
naslov na naslovu sedeža urada, uslužbenec vložišča ne odpre in je
ne zavede, temveč jo izroči naslovnikom.
O prejeti pošti vodi glavna pisarna delovodnik, ki je del SPIS
4.
Prejeto pošto, katere naslovnika ni mogoče določiti, glavna
pisarne vrne izpostavi Pošte Slovenije.
13. člen
(prepoved odpiranja pošte)
S tem pravilnikom so uslužbenci vložišča pooblaščeni za
odpiranje vse prejete pošte razen naslednje:
· pošiljk, označene s stopnjo tajnosti (»interno«, »zaupno«,
»tajno« ali »strogo tajno«) (dalje: tajne pošiljke);
· pošiljk, za katere iz označb na ovojnici izhaja, da se
nanašajo na javno naročilo v teku; če take označbe na taki pošiljki
ni in se ovojnica odpre, jo uslužbenec vložišča zalepi, odtisne žig
urada, napiše opombo »JAVNO NAROČILO« in se podpiše; za tako
pošiljko se šteje, da ni bila odprta;
· pošiljk, za katere utemeljeno sumijo, da so nevarne;
· pošiljk, naslovljenih na uslužbenca urada, na katerih je na
ovojnici navedeno, da se vročijo »OSEBNO NASLOVNIKU« ali z drugačno
navedbo, iz katere je razvidno, da je ne sme odpreti nihče drug
razen naslovnika;
· pošiljk, ki očitno niso naslovljene na urad ali na uslužbence
urada.
Pošiljke, iz katerih je izhaja, da so povezane z zdravstvenim
stanjem uslužbencev Urada glavna pisarna ne odpira, temveč jih
nemudoma posreduje v notranjo organizacijsko enoto Urada, pristojno
za kadrovske zadeve, ki pošiljko odpre in da glavni pisarni
nadaljnja navodila za ravnanje z njo.
Tako pošto prevzemajo, odpirajo, hranijo in ravnajo z njo
skladno z določili tega pravilnika uslužbenci, ki so pooblaščeni za
ravnanje z njo glede na naravo pošte.
14. člen
(elektronska pošta, telefaks)
Elektronsko pošto in dokumente, ki prispejo na elektronski
poštni naslov urada [email protected] in vsebujejo elektronski podpis,
odpre pooblaščeni uslužbenec glavne pisarne. S tako pošto ravna
glavna pisarna kot z vso drugo pošto.
Elektronsko pošto, ki prispe v elektronski poštni predal, ki je
odprt v uradu, odpre uslužbenec urada, ki ima pooblastilo za dostop
do pošte na zadevnem elektronskem poštnem predalu.
Elektronsko pošto, ki prispe na elektronske poštne naslove
uslužbencev urada, odpirajo uslužbenci, na katere je naslovljena.
Če se vsebina elektronske pošte nanaša na zadeve državne statistike
ali delovanje urada, jo mora uslužbenec nemudoma poslati dalje
glavni pisarni kot elektronsko pošto na naslov [email protected] tako,
da je razvidno, kdaj in od koga jo je prejel, ter jo opremiti z
najnujnejšimi podatki, ki omogočijo glavni pisarni pravilno
razvrstitev (klasificiranje) in dodelitev takšne pošte v reševanje
(signiranje).
Elektronsko pošto uradne narave, ki prihaja na naslove
uslužbencev urada in se nanaša na že odprte zadeve, pošljejo le-ti
glavni pisarni z vpisano številko zadeve.
Za odpiranje svoje elektronske pošte lahko uslužbenec urada
pooblasti drugega uslužbenca urada.
S pošto, ki je prejeta v glavno pisarno preko telefaksa v glavni
pisarni ali preko telefaksov v notranjih organizacijskih enotah in
ima značaj pisarniškega dokumentarnega gradiva, se ravna enako kot
z drugo pošto, ki je dokumentarno gradivo.
15. člen
(žigi urada)
Žigi urada so okrogli. Urad ima 5 velikih in 4 male žige.
Premer velikega žiga znaša 35 mm. Obrobljen je z dvema
koncentričnima krogoma. V sredini žiga je grb Republike Slovenije
(v nadaljevanju: grb). V zgornjem delu zunanjega kroga žiga je
besedilo “REPUBLIKA SLOVENIJA”. V spodnjem delu zunanjega kroga je
besedilo »VLADA REPUBLIKE SLOVENIJE«; v notranjem krogu žiga je
besedilo »STATISTIČNI URAD REPUBLIKE SLOVENIJE«. Besedi »SLOVENIJE«
in »STATISTIČNI« sta ločeni z zaporedno številko žiga. Pod grbom je
napis »LJUBLJANA«.
Velike žige uporabljajo naslednje organizacijske enote:
· glavna pisarna – žig z zaporedno številko 1;
· tajništvo generalne direktorice – žig z zaporedno številko
2;
· služba pristojna za kadrovske zadeve – žig z zaporedno
številko 3.
· služba pristojna za finančno poslovanje - žiga z zaporedno
številko 4 in 5.
Premer malega žiga znaša 20 mm.
Mali žig, ki ga uporablja služba pristojna za kadrovske zadeve,
je obrobljen z enim krogom. V sredini žiga je grb. V zgornjem delu
zunanjega kroga žiga je besedilo “REPUBLIKA SLOVENIJA”. V spodnjem
delu kroga je besedilo »VLADA REPUBLIKE SLOVENIJE«; v notranjem
krogu žiga je besedilo »STATISTIČNI URAD REPUBLIKE SLOVENIJE«. Pod
grbom je napis »LJUBLJANA«. Pod napisom »LJUBLJANA« je številka
»1«.
Mala žiga, ki ju uporablja informacijsko središče, sta
obrobljena z enim krogom. V sredini žiga je grb. V zgornjem delu
zunanjega kroga žigov sta besedili “REPUBLIKA SLOVENIJA”. V
spodnjem delu zunanjega kroga je besedilo »VLADA REPUBLIKE
SLOVENIJE«. V prvem notranjem krogu žiga je besedilo »STATISTIČNI
URAD REPUBLIKE SLOVENIJE«. Besedi »STATISTIČNI« in »SLOVENIJE« sta
ločeni z zaporedno številko žiga. V drugem notranjem krogu žiga je
napis »INFORMACIJSKO SREDIŠČE«. Pod grbom je napis »LJUBLJANA«.
Knjižnica informacijskega središča uporablja mali žig, ki je
obrobljen z enim krogom. V sredini žiga je grb. V zgornjem delu
zunanjega kroga žigov sta besedili “REPUBLIKA SLOVENIJA”. V
spodnjem delu zunanjega kroga je besedilo »Vlada REPUBLIKE
SLOVENIJE«. V prvem notranjem krogu žiga je besedilo »STATISTIČNI
URAD REPUBLIKE SLOVENIJE«. Besedi »STATISTIČNI« in »SLOVENIJE« sta
ločeni s številko »1«. V drugem notranjem krogu žiga je napis
»INFORMACIJSKO SREDIŠČE«. Pod grbom je napis »LJUBLJANA«. Med grbom
in napisom »LJUBLJANA« je napis »KNJIŽNICA«.
Podobe žigov so v prilogi 1 tega pravilnika, ki je njegov
sestavni del.
16. člen
(štampiljke)
Urad ima naslednje štampiljke:
· prejemno štampiljko z datirko;
· štampiljko za oznako priporočenih pošiljk z napisom
»PRIPOROČENO«;
· štampiljko z napisom »FOTOKOPIJA JE ENAKA IZVIRNIKU«;
· štampiljko z napisom »PRAVNOMOČNO«;
· štampiljko z napisom »PREPIS JE ENAK IZVIRNIKU«;
Datirka je del prejemne štampiljke; s katero se označi tekoči
datum v obliki dd-mm-llll.
Štampiljke hrani glavna pisarna.
Podobe žigov so v prilogi 2 tega pravilnika, ki je njegov
sestavni del.
17. člen
(prejemna štampiljka)
Prejemna štampiljka je pravokotne oblike velikosti 2,5 cm x 6,5
cm in je razdeljena na naslednja polja:
· grb Republike Slovenije;
· napis »Republika Slovenija«;
· napis »Vlada Republike Slovenije«;
· napis »Statistični urad Republike Slovenije«;
· prejeto (za vpis datuma prejema);
· signirni znak notranje organizacijske enote ali uslužbenca; ki
dokument prejme v reševanje;
· šifra zadeve;
· priloge (za vpis števila prilog);
· vrednost (za vpis skupnega zneska vrednosti kolekov; denarja
ali vrednotnic);
· v vednost.
18. člen
(potrjevanje sprejema pošte s prejemno štampiljko)
Vsak prejet dokument označi glavna pisarna s prejemno štampiljko
in vanjo vpiše zahtevane podatke, kar je izkaz, da je glavna
pisarna dokument prejela, evidentirala, razvrstila (klasificirala)
in dodelila v reševanje (signirala).
Prejemna štampiljka se praviloma odtisne na zgornjem delu prve
strani fizičnega dokumenta tako, da se ne prekrije besedila
dokumenta.
Prejemna štampiljka se ne odtisne na priloge dokumenta, na
specifično dokumentarno gradivo in na nedokumentarno gradivo.
19. člen
(hramba in uporaba žigov in štampiljk)
Žigi urada in štampiljke se hranijo na varnem mestu v glavni
pisarni tako, da so po odhodu uslužbencev nedostopni.
Žigi urada, ki jih uporabljajo druge organizacijske enote urada,
se hranijo na varnem mestu tako, da so po odhodu uslužbencev
nedostopni.
20. člen
(ravnanje z izpolnjenimi statističnimi vprašalniki)
Odbrane statistične vprašalnike uslužbenci v vložišču združijo
po statističnih raziskovanjih in jih predajo v nadaljnji postopek
skladno z navodilom za tvorbo adresarja, odpremo in sprejem gradiva
statističnega raziskovanja.
Izpolnjeni statistični vprašalniki so specifično dokumentarno
gradivo.
21. člen
(ravnanje z nedokumentarnim gradivom)
Nedokumentarno gradivo dostavi glavna pisarna naslovniku.
Nedokumentarno gradivo, ki je naslovljeno na urad, ne pa tudi na
osebo, dostavi glavna pisarna tajništvu predstojnika urada.
22. člen
(skeniranje prejete pošte)
Pošta, prejeta v fizični obliki, se v glavni pisarni skenira. Če
oblika ali vrsta pošiljke skeniranja ne dovoljuje, se taka pošta
fotografira in se fotografija shrani kakor v primeru skeniranega
dokumenta.
Postopek skeniranja prejete pošte je določen s posebnim
navodilom.
Ne skenira se naslednja pošta:
· pošta, ki je naslovljena na druge organizacije, ki imajo sedež
na naslovu urada;
· elektronsko podpisani dokumenti;
· osebna pošta;
· kadrovski dosjeji;
· specifično dokumentarno gradivo;
· nedokumentarno gradivo.
Priloge se skenirajo glede na obsežnost in pomembnost. Pogodbe
in računi se skenirajo v celoti, druge priloge pa glede na obliko
in velikost.
Priloge na strojno čitljivih nosilcih podatkov se vpišejo v
prejemno štampiljko in oddajo uslužbencu, na katerega je zadeva
signirana. Take priloge se v glavni pisarni ne odpirajo, ne tiskajo
in ne skenirajo.
23. člen
(povratnice in vročilnice)
Prejem pošte, ki je naslovljena na urad in prejeta z vročilnico
ali s povratnico, potrdi pooblaščeni uslužbenec glavne pisarne z
datumom in podpisom na vročilnici ali na povratnici, ki jo prej
izpolni.
24. člen
(ravnanje s tajnimi pošiljkami)
Na tajno pošiljko se odtisne prejemna štampiljka (če je
prinesena osebno, se vpiše tudi datum, ura in minuta prejema) in
vpiše v knjigo tajnih pošiljk.
Prejem tajne pošiljke, ki je naslovljena na urad, ne pa tudi na
osebo, uslužbenec glavne pisarne potrdi s podpisom in žigom na
vročilnici ali v kurirski knjigi, jo vpiše v knjigo tajnih pošiljk
in proti podpisu izroči uslužbencu urada, pooblaščenemu za ravnanje
s tajnimi dokumenti. Če le-ta ni dosegljiv, uslužbenec glavne
pisarne tajno pošiljko varno shrani v glavni pisarni in o njej
obvesti predstojnika urada.
Prejem tajne pošiljke, ki je naslovljena tudi na osebo,
uslužbenec glavne pisarne potrdi s podpisom in žigom na vročilnici
ali v kurirski knjigi, jo vpiše v knjigo tajne pošte in jo proti
podpisu izroči naslovniku (vpiše se tudi datum, ura in minuta
vročitve). Če le-ta ni dosegljiv, uslužbenec glavne pisarne tajno
pošiljko varno shrani v glavni pisarni in o njej obvesti uslužbenca
urada, pooblaščenega za ravnanje s tajnimi dokumenti.
25. člen
(knjiga tajnih pošiljk)
Tajno pošiljko, ki jo prejme glavna pisarna in ki jo je
pošiljatelj označil, dostavil in izročil in na predpisan način,
mora glavna pisarna vpisati ne glede na nosilec podatkov v knjigo
prejetih in predanih tajnih pošiljk in vpiše naslednje podatke:
1. zaporedna številka;
2. pošiljatelj;
3. datum prejema (oblika zapisa dd.mm.llll);
4. čas prejema (oblika zapisa uu:mm);
5. oznaka pošiljke;
6. vrsta pošiljke;
7. stopnja tajnosti;
8. ime in priimek prinosnika;
9. ime in priimek uslužbenca glavne pisarne;
10. priloge;
11. opomba.
Predajo in prevzem potrdita prinosnik in uslužbenec glavne
pisarn s podpisom.
Knjiga prejetih tajnih pošiljk je priloga 3. tega
pravilnika.
26. člen
(hramba tajnih pošiljk)
Tajno pošiljko mora glavna pisarna nemudoma vročiti naslovniku
ali osebi, ki je v uradu zadolžena za evidentiranje in hrambo
tajnih dokumentov, v primeru njene nedosegljivosti pa predstojniku
urada. Vročitev mora biti opravljena v glavni pisarni, v knjigo
prejetih in predanih tajnih pošiljk pa vpiše uslužbenec glavne
pisarne še naslednje podatke:
1. priimek, ime in podpis uslužbenca glavne pisarne;
2. priimek, ime in podpis uslužbenca, ki je pošiljko
prevzel;
3. opomba.
Predajo in prevzem potrdita oba uslužbenca s podpisom.
Knjiga predanih tajnih pošiljk je priloga 4. tega navodila.
27. člen
(ravnanje z osebnimi pošiljkami)
Pošiljk, naslovljenih na uslužbenca urada, na katerih je na
ovojnici navedeno, da se vročijo »OSEBNO NASLOVNIKU« ali z drugačno
navedbo, iz katere je razvidno, da je ne sme odpreti nihče drug
razen naslovnika, vložišče ne odpira, temveč jih glede na vrsto
pošte izroči ali vroči naslovniku. V primeru, da uslužbenec
vložišča takšno pošiljko pomotoma odpre, jo zalepi, napiše opombo
»ODPRTO POMOTOMA«, odtisne štampiljko urada in se podpiše.
Če se za osebno pošiljko izkaže, da vsebuje dokumente, pomembne
za delo urada, jo je uslužbenec dolžan posredovati v glavno pisarno
s pisarniško odredbo »evidentirajte« ter datumom in podpisom. S tem
dobi taka pošiljka značaj dokumentarnega gradiva.
Osebna pošta v kakršnikoli tehnični obliki se ne hrani v glavni
pisarni.
28. člen
(klasificiranje dokumentov)
Glavna pisarna dokumente vsebinsko uvršča v zadeve po
klasifikacijskem načrtu, ki ga določi predstojnik urada na osnovi
obveznega okvirja načrta klasifikacijskih znakov, ki je določen z
uredbo.
29. člen
(signiranje in dosigniranje vhodnih dokumentov)
Vhodne dokumente uslužbenec glavne pisarne klasificira in pri
tem upošteva, ali je zadeva že odprta ali ni in jih signira na
organizacijsko enoto urada ali na uslužbenca.
Vhodne dokumente uslužbenec glavne pisarne opremi s signirnim
znakom in s tem dodeli v reševanje:
· uslužbencu urada, če je mogoče določiti, kateremu uslužbencu
je dokument namenjen;
· vodji oddelka, sektorja ali službe, če ni mogoče določiti,
kateremu uslužbencu je dokument namenjen, znano pa je, kateri
notranji organizacijski enoti je dodeljen v reševanje.
Za dokumente, za katere ugotovi, da zadeva še ni odprta, odpre
novo zadevo, jo klasificira, klasificira dokumente in jih
signira.
Na sektor, službo ali oddelek signirani dokument ali zadevo
lahko njegov vodja dosignira tako, da dopiše signirni znak
uslužbenca, ki bo zadevo reševal. Če se v postopku reševanja zadeve
izkaže, da ni bila signirana na ustreznega uslužbenca, jo mora
le-ta vrniti uslužbencu, od katerega jo je prejel v reševanje, in
pisno pojasniti razlog za vrnitev.
Vodja sektorja, oddelka ali službe sme signirati dokument le na
uslužbence v organizacijski enoti, ki jo vodi. Če ugotovi, da spada
dokument zaradi narave vsebine v drug organizacijski del, mora tak
dokument vrniti v glavno pisarno z ustreznim pisnim pojasnilom.
Nedokumentarno gradivo se ne signira.
30. člen
(signirni načrt in klasifikacijski načrt)
Za klasificiranje dokumentov in za potrebe signiranja dokumentov
vodi urad klasifikacijski načrt in signirni načrt, ki sta določena
s pravilnikom urada o klasifikacijskem in signirnem načrtu.
31. člen
(lastni dokumenti urada)
Lastni dokumenti urada so dokumenti, ki nastanejo pri poslovanju
ali delovanju urada (dalje: lastni dokumenti). To so zlasti:
· sejna gradiva (vabila, zapisniki in priloge ter druga gradiva)
kolegija predstojnika urada in metodološkega kolegija, odborov,
stalnih komisij in komisij, imenovanih za reševanje določene
problematike, delovnih skupin ter drugih s sklepom predstojnika
urada imenovanih teles in imajo značaj pisarniškega dokumentarnega
gradiva, ki ni namenjeno za pošiljanje izven urada;
· vsa druga dokumentarna gradiva, ki niso namenjena za
pošiljanje izven urada (delovnopravni akti, pogodbe, uradni
zaznamki in podobni dokumenti).
Lastne dokumente so dolžni v SPIS 4 evidentirati njihovi
avtorji, ki določijo tudi bralce, dodane avtorje in dodane bralce,
šifro zadeve pa določi glavna pisarna.
32. člen
(sprememba značaja nedokumentarnega gradiva)
V primeru, da urad na nedokumentarno gradivo ukrepa, odpre
glavna pisarna glede na vsebino novo zadevo ali ga klasificira v že
obstoječo in ga redno evidentira. S tem dobi tako gradivo značaj
pisarniškega dokumentarnega gradiva.
33. člen
(priprava izhodnega dokumenta)
Izhodni dokument pripravijo uslužbenci urada z obvezno uporabo
SPIS 4 in predlog dokumentov, ki so sestavni del programa SPIS 4,
ali predloge ustreznih dokumentov v urejevalniku besedil Word.
Postopek priprave izhodnega dokumenta je določen z posebnim
navodilom.
Vsebinsko in oblikovno zaključen dokument dostavi avtor glavni
pisarni v nadaljnji postopek.
34. člen
(podpisovanje izhodnih dokumentov)
Glavna pisarna pregleda, ali vsebuje dokument vse predpisane
oznake in elemente (glavo, naslov, šifro, zvezo, datum, avtorja,
podpisnika in morebitne druge elemente) in priloge, če so v
dokumentu navedene. Če ugotovi, da je dokument formalno pravilen in
popoln, ga pripravi za podpis.
Izhodni dokument podpiše predstojnik urada, njegov namestnik ali
drug uslužbenec, ki ga pooblasti predstojnik urada.
Izjemoma smejo organizacijske enote pristojne za pravne,
kadrovske, finančne, mednarodne in splošne zadeve, pripraviti
dokument za podpis samostojno in so dolžne podpisani dokument
dostaviti glavni pisarni v nadaljnji postopek potem, ko je
podpisan.
Na podpisan dokument odtisne glavna pisarna žig urada, ga
skenira in ga shrani v ustrezno zadevo potem, ko se prepriča, da
odgovarja izvirniku, ter ga odpremi po navodilu avtorja.
Nepravilen ali nepopoln dokument vrne glavna pisarna avtorju v
dopolnitev.
Elektronski dokumenti, ki jih urad pošilja Vladi Republike
Slovenije, se posredujejo zgolj s pooblaščenih delovnih postaj, ki
so navedene v prilogi 5.
35. člen
(skeniranje izhodnih dokumentov)
Uslužbenec glavne pisarne skenira vsak izhodni dokument in
priloge k njemu in shrani vse v ustrezno zadevo potem, ko se
prepriča, da odgovarjajo izvirniku.
Pošiljko, ki je po obliki taka, da je ni mogoče skenirati,
uslužbenec glavne pisarne fotografira in fotografijo shrani v
ustrezno zadevo ali kot prilogo k zadevi.
Tehnični postopek skeniranja mora ohraniti identičnost skenirane
podobe dokumenta in pripadajočih prilog z izvirnikom v fizični
obliki.
Pravilnost skeniranja dokumentov se lahko preverja redno ali
izredno.
Elektronsko podpisanih izhodnih dokumentov se ne skenira.
36. člen
(izhodna pošiljka)
Izhodna pošiljka je vsaka pošiljka, ki jo urad dostavi, odda ali
pošlje naslovniku. Pošiljka, ki je poslana naslovniku preko Pošte
Slovenije, se vpiše v ustrezno oddajno knjigo Pošte Slovenije in je
lahko:
· navadna pošta (vpis po številu in teži pošiljk);
· priporočena (vpis imenoma po naslovniku);
· osebna priporočena (vpis imenoma po naslovniku);
· s povratnico (vpis imenoma po naslovniku) ali
· paket (vpis imenoma po naslovniku).
Vsaka pošiljka za pošiljanje po kurirju mora biti predana v
glavno pisarno z ustreznim navodilom. Uslužbenec glavne pisarne jo
vpiše v kurirsko knjigo, nakar jo kurir dostavi naslovniku.
Za osebno prevzete izhodne pošiljke se šteje, kot da so poslane
po kurirju in se z njimi tudi tako ravna.
Kurirsko knjigo vodi glavna pisarna.
Kurirska knjiga vsebuje naslednje podatke:
· zaporedna številka;
· datum;
· naslovnik;
· vrsta pošiljke (dopis; publikacija ipd.);
· pošiljatelj;
· podpis kurirja.
37. člen
(elektronska pošta urada)
Uslužbenci glavne pisarne pregledujejo elektronsko pošto v
poštnem nabiralniku urada jo klasificirajo in signirajo, vpisujejo
v evidenco zadev in dokumentov ter jo pošiljajo uslužbencem.
38. člen
(javni razpisi, javni natečaji in druge objave)
Pošiljke, na kateri je vidna oznaka, da se nanaša na javne
razpise, uslužbenec v vložišču ne odpre, temveč jo dostavi glavni
pisarni, ki nanjo odtisne prejemno štampiljko, v katero vpiše šifro
zadeve in zaporedno številko. Če je razpisna dokumentacija
prinesena osebno ali po kurirju, vpiše še čas prejema (datum, ura
in minuta) in se podpiše.
Ob prevzemu osebno dostavljene pošiljke uslužbenec glavne
pisarne pregleda, ali so na kuverti napisane vse obvezne sestavine
naslavljanja skladno z določili javnega razpisa, na katerega se
pošiljka nanaša. Če jih ni, prinosnika opozori na pomanjkljivost,
ki jo prinosnik lahko odpravi. Če je pošta kurirska, se prinosniku
izda potrdilo o prejemu in na potrdilu zabeleži morebitna
ugotovitev o manjkajočih sestavinah naslavljanja.
Čas prejema osebno dostavljene vloge, napisan na potrdilu
prinosnika, mora biti enak času, vpisanemu v prejemni štampiljki. V
primeru, da se pošiljka nanaša na javno naročilo, se izpolni tudi
poseben obrazec, ki je nalepljen na ovojnico dostavljene
pošiljke.
Pošiljke, ki se nanašajo na javno naročilo v teku, zbira glavna
pisarna do datuma izteka razpisnega roka. Prvi delovni dan po tem
datumu jih preda za javne razpise zadolženemu uslužbencu, ki
podpiše prevzem pošiljk.
Z javnimi natečaji in drugimi postopki objave prostih delovnih
mest ter v zvezi z njimi prejeto dokumentacijo glavna pisarna
postopa enako kakor z drugo vhodno pošto.
39. člen
(osebne mape in druge kadrovske zbirke)
Dokumenti, ki se nanašajo na zaposlovanje in zaposlitev
uslužbencev urada in ki vsebujejo njihove osebne podatke, se
hranijo v osebnih mapah in drugih kadrovskih zbirkah v
organizacijski enoti urada, ki je pristojna za kadrovske zadeve. Na
dokumente te vrste uslužbenec glavne pisarne odtisne prejemno
štampiljko, jih signira, klasificira in posreduje tej službi.
40. člen
(računi)
Vse prejete račune označi uslužbenec glavne pisarne s prejemno
štampiljko, jih signira, klasificira in posreduje službi urada, ki
je pristojna za finančno poslovanje.
Če prejme uslužbenec urada račun, ki se nanaša na zadeve ali
delovanje urada, kot osebno pošto, ga mora obvezno dostaviti v
glavno pisarno v evidentiranje in signiranje.
Prejeti računi se skenirajo.
III. HRAMBA PISARNIŠKEGA DOKUMENTARNEGA GRADIVA
41. člen
(zbirke pisarniškega dokumentarnega gradiva)
Dokumentarno gradivo se hrani v postopkovnih zbirkah in
arhivskih zbirkah.
42. člen
(tekoča zbirka pisarniškega dokumentarnega gradiva)
V tekoči zbirki pisarniškega dokumentarnega gradiva (dalje:
tekoča zbirka) se v fizični obliki hranijo rešene zadeve tekočega
leta in dveh predhodnih let. Po zaključku tekočega leta, vendar
najkasneje do 31. marca naslednjega leta, odbere posebna komisija
dokumentarno gradivo razen gradiva, ki ima rok hrambe 2 leti, iz
tekoče zbirke, ga popiše in prenese v stalno zbirko. Tako odbrano
gradivo se popiše, nakar se ga komisijsko uniči, o čemer se napiše
zapisnik.
Tekoča zbirka pisarniškega dokumentarnega gradiva se hrani v
glavni pisarni.
43. člen
(ravnanje z rešeno zadevo)
Rešena zadeva mora biti urejena na naslednji način:
· vsi dokumenti v zadevi morajo biti urejeni kronološko po
datumih prejema;
· iz zadeve morajo biti izločene kopije in drugo odvečno
gradivo;
· v desnem spodnjem kotu ovoja mora biti napisana letnica, ko se
gradivo lahko uniči ali oznaka, ali je gradivo trajno ali
arhivsko.
Če se iz tekoče zbirke izroči zadeva uslužbencu ponovno v
obravnavo (reaktivira), se taka zadeva vodi kot nerešena.
44. člen
(določitev roka hrambe)
Preden rešijo zadevo, so uslužbenci dolžni določiti pravilen rok
hrambe skladno s 46. členom tega pravilnika.
Ko dobi rešena zadeva oznako »rešeno«, jo glavna pisarna uvrsti
s pisarniško odredbo »REŠENO«, datumom in podpisom v tekočo
zbirko.
Če je bil izhodni dokument odposlan z vročilnico ali povratnico,
se v rešeno zadevo vloži tudi prejeta vročilnica ali
povratnica.
Povratnice ali vročilnice za kadrovsko službo in službo za javne
razpise hranijo za zadevne objave pristojne službe same.
Če se potem, ko je bila neka zadeva že rešena, kak dokument
nanaša na tako zadevo, jo lahko uslužbenec, ki jo je reševal, ali
glavna pisarna reaktivira in o tem obvesti uslužbenca, na katerega
je zadeva signirana.
45. člen
(stalna zbirka)
V stalni zbirki pisarniškega dokumentarnega gradiva (dalje:
stalna zbirka) se gradivo hrani do izteka roka hrambe ali do
izročitve pisarniškega dokumentarnega gradiva Arhivu Slovenije.
Dokumentarno gradivo, ki ga Arhiv Slovenije določi kot takšno
(dalje: arhivsko gradivo) se skladno s predpisi o arhivskem gradivu
preda Arhivu Slovenije najkasneje po preteku 30 let od datuma, ko
je nastalo.
46. člen
(roki hrambe pisarniškega dokumentarnega gradiva)
Roki hrambe pisarniškega dokumentarnega gradiva so naslednji: 2,
3, 5, 10 let ter trajno (oznaka »T«). Posebna oznaka »A« je za
arhivsko gradivo, ki se po odbiranju in izločitvi preda Arhivu
Slovenije. Dokumentarno gradivo, ki se hrani trajno, in arhivsko
gradivo se hranita ločeno od ostalega pisarniškega dokumentarnega
gradiva.
Roki hrambe pisarniškega dokumentarnega gradiva so določeni s
klasifikacijskim načrtom urada.
47. člen
(izločanje dokumentarnega gradiva)
Dokumentarno gradivo odbira in izloča komisija za izločanje in
odbiranje pisarniškega dokumentarnega gradiva, ki jo imenuje
predstojnik urada.
Komisijo sestavljajo:
· vodja notranje organizacijske enote, pristojne za pravne
zadeve,
· vodja glavne pisarne in· vodja sektorja ustreznega vsebinskega
področja.Komisija odbira in izloča dokumentarno gradivo po
naslednjem postopku:
- pisno obvesti pristojni arhiv o začetku odbiranja arhivskega
gradiva iz pisarniškega dokumentarnega gradiva in navede, iz
katerih letnikov pisarniškega dokumentarnega gradiva bo odbrala
gradivo v skladu z navodilom pristojnega arhiva;
- določi, katero gradivo se izloči iz zbirke pisarniškega
dokumentarnega gradiva, izdela seznam tega gradiva in o tem sestavi
zapisnik;
- skrbi, da ne izloči dokumentarnega gradiva, za katero je
pristojni arhiv določil, da ima lastnosti arhivskega gradiva;
- v roku 5 let ali prej odbere arhivsko in trajno gradivo
urada;- v roku 5 let ali prej izloči iz stalne zbirke dokumentarno
gradivo, ki mu je potekel rok hrambe in je bilo iz njega že prej
odbrano arhivsko in trajno dokumentarno gradivo, in ga
uničiKomisija opravlja svoje naloge skladno s pisnimi navodili ter
dodatnimi navodili Arhiva Slovenije.
48. člen
(prehodne in končne določbe)
Z dnem uveljavitve tega pravilnika se razveljavijo vsi interni
akti, ki urejajo ravnanje s pisarniškim dokumentarnim gradivom.
Ta pravilnik začne veljati z dnem, ko ga podpiše predstojnik
urada in se objavi na oglasni deski urada.
Številka: 020-2/2006/1
Ljubljana, 31. 03. 2006.
Mag. Irena Križman,
generalna direktorica
Priloge:
1. Podobe žigov
2. Podobe štampiljk
3. Knjiga prejetih tajnih pošiljk
4. Knjiga predanih tajnih pošiljk
5. Seznam pooblaščenih delovnih postaj, s katerih se pošiljajo
dokumenti urada Vladi Republike Slovenije
PRILOGA 1
PRILOGA 2
STATISTIČNI URAD REPUBLIKE SLOVENIJE
PRILOGA 3
Knjiga prejetih tajnih pošiljk
Zap. št.
Pošiljatelj
Datum
prejema
Čas prejema
Oznaka pošiljke
Vrsta pošiljke
Stopnja tajnosti
Ime in priimek prinosnika
Ime in priimek uslužbenca glavne pisarne
Priloge
Opomba
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
STATISTIČNI URAD REPUBLIKE SLOVENIJE
stran ___
Obrazec KTP-1
STATISTIČNI URAD REPUBLIKE SLOVENIJE
PRILOGA 4
Knjiga predanih tajnih pošiljk
Zap. št.
Datum
Oznaka pošiljke
Vrsta pošiljke
Stopnja tajnosti
Izročitelj
(ime in priimek uslužbenca glavne pisarne)
Podpis
Prevzemnik
(me in priimek uslužbenca urada)
Podpis
Opomba
1
2
3
4
5
6
7
8
2
3
stran ___
Obrazec KTP-2
PRILOGA 5
Seznam pooblaščenih delovnih postaj,
s katerih se pošiljajo dokumenti urada Vladi Republike
Slovenije
Vladi Republike Slovenije s pošiljajo dokumenti Statističnega
urada Republike Slovenije izključno preko naslednjih delovnih
postaj:
Zaporedna številka
IP naslov delovne postaje
Uporabnik
1.
10.4.32.128
Tjaša Zrnec
2.
10.4.32.124
Marija Peršin
� EMBED CorelDraw.Graphic.7 ���
� EMBED CorelDraw.Graphic.7 ���
24
_1069485538.unknown
