P G R PROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICA.

PRTI-01 Revisión: 1 No. páginas: 9

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVODE HARDWARE Y SOFTWARE

INDICE

I PROPOSITO

II ALCANCE

III REFERENCIAS

IV DESARROLLO

V RESPONSABILIDADES

VI REGISTROS DE CALIDAD

VII ANEXO

1 PRTI-01, REVISION: 1

ELABORADO: REVISADO: APROBADO:

Fdo. _____________________ Fdo. ______________________ Fdo. ________________________ Horacio Alexander Rivas Pedro Fabricio Moreno Funes Sonia Elizabeth Cortez de Madriz Coordinador de Tecnología e Coordinador General Administrativo Procuradora General de la República Información

Fdo. ________________________ Celina Quinteros Martinez Coordinadora de Calidad Institucional

FECHA: 19/06/2015

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

DE HARDWARE Y SOFTWAREFOCA-02PAG. No. 1

HOJA DE REGISTRO DE MODIFICACIONES

REVISION FECHA NATURALEZA DE LA MODIFICACION

0 26/03/2012 Inicio del presente procedimiento.

1 19/06/2015 Actualización del FOTI-07, además se cambió el nombre de

“Control de Mantenimiento Preventivo y-o Correctivo” a “Hoja

Control de Soporte Técnico”

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I. PROPOSITO

Proporcionar el mantenimiento técnico preventivo y/o correctivo del hardware y software

a nivel nacional para procurar la efectiva operatividad de los equipos de computación y

comunicación de datos utilizados en todas las Unidades administrativas y de atención al

cliente.

II. ALCANCE

Es aplicable a nivel nacional para todos los equipos informáticos de la Procuraduría

General de la República (PGR).

III- REFERENCIAS

Reglamento de la Ley Orgánica

IV. DESARROLLO

1. Elaborar Plan Anual de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo.

En el último trimestre de cada año, la Unidad de Tecnología e Información (UTI) elabora el

Plan Anual de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de Hardware y Software según

Modelo de Plan de Mantenimiento (anexo) a brindarse a nivel nacional para el siguiente

año y lo remite al (la) Coordinador(a) General Administrativo(a) para firma de revisión y

posterior firma de aprobación del (la) Procurador(a) General de la República. Con base al

cronograma se elaborará una evaluación de progreso de avance trimestral.

2. Enviar notificación de visita técnica.

Una vez aprobado el Plan Anual de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de Hardware

y Software, la Unidad de Tecnología e Información UTI, envía notificación de visita

técnica conforme a Modelo de Formato Hoja de Notificación (anexo) a todas las oficinas

de la institución a nivel nacional, según Modelo de Cronograma de Trabajo de Plan de

Mantenimiento FOTI-05; y confirma o reprograma la fecha de visita en base a

comunicación con el (los) responsable(s) de dicha(s) oficina(s).

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3. Efectuar la visita técnica.

Técnicos(as) de la Unidad de Tecnología e Información UTI efectúa(n) la visita técnica

programada, presentándose ante la(s) persona(s) responsable(s) de la oficina que visita(n)

para informar del inicio del mantenimiento programado y obtener autorización del

Procurador(a) Auxiliar o del Coordinador(a) Responsable de la Unidad, para acceder a los

equipos de computación y de comunicación electrónica instalados.

4. Revisar equipos.

Técnicos(as) de la Unidad de Tecnología e Información UTI revisa(n) los equipos de

computación y de comunicación electrónica instalados.

Si un equipo puede recibir mantenimiento preventivo, continuar con paso 5.

Si un equipo no puede recibir mantenimiento preventivo, continuar con paso 6.

5. Brindar mantenimiento preventivo.

Técnicos(as) de la Unidad de Tecnología e Información UTI brinda(n) el mantenimiento

preventivo a los equipos de computación y de comunicación electrónica instalados.

Al finalizar el mantenimiento, el (los) técnico(s) responsable(s) completa(n) el FOTI-07,

Control de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo, y el procedimiento termina.

6. Remitir equipo para reparación.

Técnicos(as) de la Unidad de Tecnología e Información UTI informa(n) a la(s) persona(s)

responsable(s) sobre el equipo dañado y se registra salida en Hoja de Control de Traslado

de Equipo Informático FOTI-06; este debe estar debidamente firmado por el Coordinador

responsable de la Unidad o el Procurador Auxiliar, quienes deberán revisar que lo detallado

coincida exactamente con el (los) equipo(s) a trasladar para su reparación.

Revisar equipo.

Técnicos(as) de la Unidad de Tecnología e Información UTI revisa(n) el equipo

dañado para determinar si la falla presentada es menor y puede ser reparada sin

intervención de entidades externas.

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En caso de encontrarse una falla menor, se procede al paso 7.

En caso de encontrarse una falla mayor, se revisa si hay repuestos disponibles para

efectuar la reparación.

En caso de tener repuestos en existencia, continuar con paso 7.

En caso de no tener repuestos en existencia, se evalúa la factibilidad de efectuar una

reparación interna.

Si es factible realizar la reparación interna, se procede al paso 8.

En caso de no ser factible la reparación interna, se continúa con el paso 9.

7. Brindar mantenimiento preventivo y correctivo.

Técnicos(as) de la Unidad de Tecnología e Información UTI procede(n) a brindar el

mantenimiento preventivo y correctivo al equipo, completan el FOTI-07 Control de

Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo.

La asistente de la Unidad de Tecnología e Información UTI elabora memorándum de

autorización de salida de equipo, el cual es autorizado por el (la) Coordinador(a) de la

Unidad de Tecnología e Información UTI y el procedimiento termina.

8. Solicitar compra de repuestos.

La Coordinación de la Unidad de Tecnología e Información UTI solicita a la

Unidad Financiera Institucional UFI la factibilidad presupuestaria, justificando la

compra de los repuestos.

Obtenida la factibilidad presupuestaria por parte de la Unidad Financiera

Institucional UFI, la Coordinación de la Unidad de Tecnología e Información UTI

solicita a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional UACI la

compra de los repuestos.

Ir a paso 7.

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9. Reparar equipo vía proveedor.

La Coordinación de la Unidad de Tecnología e Información UTI solicita a la

Unidad Financiera Institucional UFI factibilidad presupuestaria, justificando la

reparación del (los) equipo(s).

Obtenida la factibilidad presupuestaria por parte de la Unidad Financiera

Institucional UFI, la Coordinación de la Unidad de Tecnología e Información UTI

solicita a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional UACI el

trámite de reparación.

10. Recibir y revisar equipo reparado.

Técnicos(as) de la Unidad de Tecnología e Información UTI recibe(n) y revisa(n) el

equipo reparado devuelto por el proveedor seleccionado.

Si el equipo no está reparado satisfactoriamente, según revisión del Administrador del

Contrato o la persona delegada por el mismo, es devuelto al proveedor informándole

de las deficiencias encontradas para que sean superadas.

Si el equipo está reparado satisfactoriamente, se recibe por técnico especializado, para

ser enviado a la(s) oficina(s) correspondiente(s), se llenan las hojas de aceptación del

servicio, utilizando el formato FORM.P de la Unidad de Adquisiciones y

Contrataciones Institucional UACI para que el proveedor realice sus trámites.

Técnicos(as) de la Unidad de Tecnología e Información UTI procede(n) a completar el

FOTI-07 Control de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo.

El (la) asistente de la Unidad de Tecnología e Información UTI elabora memorándum

de autorización de salida de equipo el cual es aprobado por la Coordinación de la

Unidad de Tecnología e Información UTI y se le informa a la(s) persona(s)

responsable(s) del equipo sobre la reparación. El procedimiento termina.

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DISPOSICIONES GENERALES

El(la) Coordinador(a) de la Unidad de Tecnología e Información UTI funge como

Administrador de Contrato o delega a un(a) técnico(a) especializado(a), en los casos de

reparaciones con proveedores externos.

En los casos que la Unidad Financiera Institucional UFI, informe de que no existe

disponibilidad presupuestaria para la solicitud de reparaciones, el (la) Coordinador(a) de

la Unidad de Tecnología e Información UTI, emite la información a la Coordinación

responsable del equipo.

A principios de año el Coordinador de la Unidad de Tecnología e Información UTI

realizará un análisis y resumen de incidentes que servirá para identificar puntos críticos

de fallas del hardware que sirva como base para la solicitud de repuestos que deberán

tenerse en stock a fin de garantizar la continuidad de los servicios.

V. RESPONSABILIDADES

Procurador(a) General de la República.

Aprobar el Plan Anual.

Coordinador(a) General Administrativo(a).

Revisar y firmar el Plan Anual.

Coordinador Unidad de Tecnología e Información.

Elaborar el Plan Anual.

Envío de Notificación de Visita Técnica.

Revisión de una muestra de los equipos.

Visitas de supervisión a las distintas dependencias.

Gestionar autorización de fondos para reparación con la UFI.

Técnicos Unidad de Tecnología e Información.

Efectuar Visita Técnica.

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Revisión de equipos.

Brindar mantenimiento preventivo y/o correctivo.

Responsable de los componentes internos de los equipos que revisa.

Responsable de informar la ausencia de algún componente en el momento de la revisión.

Procurador(a) Auxiliar o Coordinador(a) Responsable de Unidad.

Firmar autorizaciones de traslado de equipos.

Solicitar reparaciones correctivas.

Persona encargada de equipo.

Firmar hoja de Control de visita técnica de conformidad al trabajo realizado.

Responsable del resguardo y debida utilización del equipo asignado.

VI. REGISTROS DE CALIDAD

FOTI-05, Cronograma de Trabajo de Plan Anual de Mantenimiento; es responsabilidad

del Coordinador de la UTI y debe estar resguardado por 3 años en los archivos de la

Unidad.

FOTI-06, Hoja de Control de Traslado de Equipo, es responsabilidad del (los) técnico(s)

de la UTI completarlo y obtener las firmas respectivas, y debe estar resguardado por 3

años en los archivos de la Unidad.

FOTI-07, Control de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo, es responsabilidad del

(los) técnico(s) de la UTI completarlo y obtener las firmas respectivas, y debe estar

resguardado por 3 años en los archivos de la Unidad.

Modelo de Formato Hoja de Notificación.

Modelo del Plan de Mantenimiento.

VII ANEXOS

Flujograma generado de este procedimiento.

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9 PRTI-01, REVISION: 1

Inicio Elaborar Plan Anual de Mantenimiento

Enviar notificación de visita técnica

Necesidad de mantenimiento

Plan de Mantenimiento

Efectuar visita técnica

Fechas de visita técnica

¿Es mantenimiento preventivo?

Revisar equipos

Lista de verificación

Información técnica

SI

Brindar mantenimiento

preventivo

Hoja de Control de Visita

Remitir el equipo para reparación

¿Es falla menor? Brindar mantenimiento

preventivo y correctivo

NO

Equipo dañado

Revisar equipo

Información técnica

SI

¿Hay repuestos en existencia?

NO

SI

¿Es factible la reparación interna?

Solicitar compra de repuestos

SI

NO

Cotizar repuestos

Recibir cotizaciones

NO

Cotizaciones

Analizar, seleccionar y aprobar cotización

Cotizaciones¿Es aprobado

por la UFI?

Oferta aprobada NO

SI

Enviar orden de reparación vía UACI

Reparar equipo vía proveedor

Orden de reparación

Recibir y revisar equipo reparado

Equipo reparado

¿Equipo reparado satisfactoriamente?

Información técnica

NO

SI

FinNota de salida

de equipo

Informar al usuario

Nota de descargo