multiconsult.no

Hvordan få leverandørene til å konkurrere på LCC?Praktiske eksempler og mulige tildelingskriterier

Hilde Warp, seksjon for eiendomsledelse06.06.2018

multiconsult.no

2

Om presentasjonen

• Kort om LCC – hva er det?

• Hvordan bruke LCC i utlysning for planlegging av nybygg/ rehabilitering?

multiconsult.no

LCC – hva er det?

multiconsult.no

4

Hva er LCC?

• LCC- Life Cycle Costing, tilsvarende livssykluskostnader

• Livssykluskostnader omfatter alle kostnader i løpet av en bygnings/ bygningsdels levetid

- Investering

- FDVU

- Restkostnad/ verdi

• Konseptet er å danne et helhetlig kostnadsbilde av en bygning/ bygningsdels livssyklus

multiconsult.no

5

Husleie - årskostnader som inkluderer investering og FDVU-kostnader

FDVU

Kapital

Risiko/ avkastning

Felleskostnader

Leietakers kostnader

Nedbetaling av lån eller tilbakebetaling til investor

Krav til avkastning på kapitalen

LCC handler om å optimalisere forholdet mellom kapital- og FDV-kostnader

«Hvor mye kan jeg investere i dag for å spare i fremtiden?»

Modell Multiconsult

multiconsult.no

6

NS 3454- Livssykluskostnader for byggverk

• Gir beregningsmetode og spesifiserer kostnader som omhandles

FDVU

Kapital

1 Anskaffelses- og restkostnader (tomt, nybygg, ombygging, restkostnad)

2 Forvaltningskostnader3 Drifts- og vedlikeholdskostnader4 Utskiftnings- og utviklingskostnader (investeringer)5 Forsyningskostnader6 Renholdskostnader7 Service-/ støttekostnader til kjernevirksomheten

Modell Multiconsult

9 Verdier og inntekter (tomteverdi, restverdi, salgsverdi)

9 Leieinntekter

multiconsult.no

7

Beregning

kr

årÅrlige FDV- kostnader

Kap

ital

Årlig FDV

Periodisk VU

Beregner nåverdi av fremtidige utgifter for å gjøre dette sammenliknbart med investeringen

Modell Multiconsult

multiconsult.no

Hvordan bruke LCC i utlysninger?

multiconsult.no

9

Hvordan bruke LCC i utlysninger?

• Fire alternativer

- Tildelingskriterium

- Kvalifikasjonskrav

- Ytelsesbeskrivelse

- Kontraktsvilkår

multiconsult.no

10

Tildelingskriterier

• Tre alternativer:- Laveste pris

▪ «Investering»- Laveste kostnad

▪ Kostnadseffektivitetsberegning –beregning av livssykluskostnader

▪ Se § 18-2 (2) i FOA for definisjon- Beste forhold mellom pris eller

kostnad og kvalitet▪ Velg pris eller kostnad – definert

som over▪ Eks. på kvalitet – kompetanse,

oppdragsbeskrivelse▪ Vekting mellom pris eller kostnad

og kvalitet

Del IIIOver EØS -terskelverdi

multiconsult.no

13

LCC som kvalifikasjonskrav

• Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner:- For eksempel: Leverandøren skal ha kompetanse og erfaring innen

beregning av livssykluskostnader

• Dokumentasjon:- For eksempel: Opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner for de

personer som har ansvaret for å utføre tjenesten

• NB! Bruker man LCC i kvalifiseringsrunden må man sikre at det eventuelt også kan brukes som tildelingskriterium (kan ikke vurdere samme ting to ganger)

multiconsult.no

14

LCC i ytelsesbeskrivelser

• Krav om LCC-analyser

- Av hele bygget (årskostnader) ved faseavslutninger

- Alternativvurderinger av materialer og løsninger

• Kan eventuelt angi hvilket LCC-verktøy som skal brukes

• Bruk NS 3454

• Spesifiser hvor mange eller hvilke alternativvurderinger du ønsker

multiconsult.no

15

LCC som kontraktsvilkår

• Rådgiver eller entreprenør skal delta på kurs i: - beregning av livssykluskostnader

- alternativvurderinger

- LCC-verktøy

• Før oppstart av kontrakten

• Dere kan vurdere å arrangere et slikt kurs selv

• Bruk gjerne Difis kurspakke

multiconsult.no

16

Så – hvordan gjøre dette i praksis?

• Kompetansebehov og krav til leveranser avhenger av hvilken fase prosjektet er i

• Jo tidligere i prosjektet dess mer kan man påvirker LCC-kostnader og jo større er kompetansebehovet på både bestiller- og leverandørside

multiconsult.no

17

Investering LCC

Utfordringer bruk av investering versus LCC i innkjøp

• Sikre nøkkeltall beregnet etter kjente standarder i bransjen

• Profesjonelt kalkuleringsmiljø

• Fokus på usikkerhet og usikkerhetsanalyser

• Kontraktstandarder er tydelige på ansvar ved overskridelser av tid og kostnad

• Investeringskostnad entydig når prosjektet er levert

• Usikre nøkkeltall som avhenger av driftsorganisasjonen

• Lav generell kompetanse –mange gjør det, men alle gjør det forskjellig

• Usikkerheten belyses (omtrent) ikke

• Ingen kjente kontraktstandarder• LCC-kostnaden kan i stor grad

påvirkes av driftspersonellets kompetanse og utførelse

Tildeling av kontrakt bør gjøres ulikt om man bruker investeringskostnad eller LCC

multiconsult.no

18

Definering av prosjektetTidlige valg har STOR påvirkning på LCC

• Mange valg er gjort implisitt før man starter prosjektet

- Vi skal bygge ny ungdomsskole

- Bygget skal ligge på tomten til eksisterende skole

- Skolen skal ha en kompakt samlet bygningskropp

multiconsult.no

19

Eiendomsstrategi som utgangspunkt for alternativanalyser – Tingvoll vgs

Effektmål Utvalgte resultatmål

Eiendomsforvaltning i Møre og Romsdal fylkeskommune (MRFK) skal understøtte kjernevirksomheten på best mulig måte

Alle skoler skal innen 2023 kunne bli godkjent innen miljørettet helsevern

MRFK skal drive verdibevarende vedlikehold

Gjennomsnittlig TG på maks 1,2Det skal gjøres vedtak om LCC-bevilgninger for alle nye byggeprosjekt innen år 2020

Eiendomsstrategien skal bidra til økt kompetanse i MRFK

Alle virksomhetsledere skal ha gjennomført basiskurs i eiendomsdrift innen 2020, eks. Difisbasiskurs om LCC

Eiendomsutvikling og –forvaltning skal bidra til felles identitet i og godt omdømme for MRFK

Ved utvikling av fylkeskommunal eiendom skal man alltid søke å skape merverdi utover behovene til kjernevirksomheten

multiconsult.no

20

Eksempel Tingvoll vgsDagens situasjon sett opp mot mål og krav

• Overordnet tilstandsanalyse: - Brukbar teknisk tilstand (TG=1,3 i 2016) grunnet god drift og godt

vedlikeholdsarbeid fra skolen, men alder setter sitt preg på byggene

• Funksjonstilstand: - Universell utforming (UU) gjennomgående TG3 - vil kreve stor grad av

ombygging/tilpassing

- Avvik: innvendig kledning, ventilasjon, yttertak (akutt)

- Utfordrende å få skolen godkjent å få skolen godkjent etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler

• Arealbruk: - Dårligst arealutnyttelse av alle skolene i MRFK – ca. 45 m2/ elev (beregnet

dimensjonering 15-16 m2 / elev)

multiconsult.no

21

Eksempel Tingvoll vgsAlternativer m/ kvalitative konsekvenserAlternativ og tiltak Kvalitativ konsekvens

Alt. 1: Videreføre som i dag uten tiltak

Viderefører lav arealeffektivitet, møter ikke krav til UU, utfordrende å få skolen godkjent iht. Forskrift om miljørettet helsevern

Alt. 2: Gjennomføre nødvendig vedlikehold

Utbedret avvik (innvendig kledning, ventilasjon, yttertak – ikke UU), ellers som alt. 1

Alt. 3: Full rehabilitering av skolen

Skolen fremstår som ny med godt tilpassede lokaler som er UU iht. lov/ regelverk. Samme lave arealeffektivitet som alt. 1 og 2.

Alt. 4: Delvis riving og rehabilitering

De eldste og minst funksjonelle byggene rives. Gymsalen kan benyttes til felles bibliotek for kommunen/ skolen. Kommunen benytter overflødig areal til kulturskole. Skolen fremstår som nymed godt tilpassede lokaler som er UU iht. lov/ regelverk med høy arealeffektivitet.

Alt. 5: Bygge sammen med Tingvoll barne-/ ungdomsskole

Alternativet ble vurdert som urealistisk etter innledende utredning. Alternativet ble derfor ikke vurdert som uaktuelt.

Alt. 6: Bygge ny skole Nybygg på ny tomt i sentrum. Skolen vil være optimal mtpfunksjonalitet og arealbruk. Mister effekten av at det rundt dagens vgs er bygget opp funksjoner som idrettsbygg

multiconsult.no

22

Eksempel Tingvoll vgsLCC-beregning

multiconsult.no

23

Eksempel Tingvoll vgsAnbefalt alternativ 4

• Lokal utvikling og merverdi- Tingvoll kommune, arbeidsmiljøutvalget og skolemiljøutvalget på Tingvoll

vgs anbefaler alternativ 4

- Gir sambruk av bibliotek, idrettshall og undervisningslokaler

• Understøtte kjernevirksomheten- Skolen blir godkjent iht. forskrift om miljørettet helsevern

- Møter UU-kravene

• Verdibevarende vedlikehold- Avvikene lukkes

- TG forbedres

- alle lovkrav møtes til lavest mulig årskostnad

multiconsult.no

24

Definering av prosjektetTidlige valg har STOR påvirkning på LCC

• For å kunne ta riktige valg må man ha kompetanse til å definere alternativene i utgangspunktet

• Før man beslutter hva man skal gjøre, hvor og når bør man kjøpe denne kompetansen om man ikke har det selv

• Forslag til tildelingskriterier:

- Erfaring med lignende oppdrag – CV/ referanser

- Oppdragsforståelse og løsningsforslag som beskriver f.eks.▪ Hva påvirker livssykluskostnadene i dette prosjektet

▪ Hvordan gjennomføres alternativanalyser

▪ Metoder for å definere alternativer og parametere som inngår i analysene

multiconsult.no

25

LCC som tildelingskriterium i totalentreprise

• Om man skal bruke LCC-kostnader som et tildelingskriterium i totalentrepriser må totalentreprenør kunne påvirke materialvalg og løsninger

Man må gå fra detaljert kravspesifikasjon til funksjonskrav

Først når entreprenør kan velge ulike løsninger med ulike mengder og ulike materialer kan man få reell konkurranse på pris ved å beregne LCC for samlet investering og FDVU-kostnader over en gitt levetid

Det må fremgå tydelig hvilke forutsetninger som skal gjelde for beregningene

multiconsult.no

26

LCC som tildelingskriterium i totalentrepriseHvordan det ikke bør gjøres…

• Det dukker opp stadig flere totalentrepriser der tilbyderne bes oppgi LCC-kostnader – kravspesifikasjonen ser gjerne fremdeles slik ut…

Fasade:

Utvendig isolert betongmur med høyde ok mur som ok plan 2.etg , der det støpes separat yttervange med tykkelse ca 15 cm betong som beskytter isolasjon ved tilbakefylling og som danner sokkel over terreng. Det skal inkluderes at yttervange trappes i 3 trinn . Isolasjon 20 cm xps.

Over terreng :

Trevegg med totalt 25 cm rockwool inkludert 50 mm sjikt for tekniske føringer på innside av dampsperre. Kledning innvendig side ; 15 mm osb plate + 13 mm gips

Utvendig kledning : fasadeplater tilsvarende Formica Vivix fasadeplate, tykkelse 8 mm ,

liggende plateformater med utgangspunkt i format 3050 x 1300, ca 50 mm utlekting

multiconsult.no

27

LCC som tildelingskriterium i totalentrepriseForutsetning: funksjonskrav

• Om LCC skal benyttes som tildelingskriterium kunne man spurt om - Yttervegg med en gitt bæring - Yttervegg med en gitt U-verdi med en maks tykkelse

Entreprenør kan da velge beste løsning basert på sin kunnskap og med tilhørende ulike investerings- og FDVU-kostnader

For at LCC som priselement skal fungere bør det være en sanksjonsmulighet som ansvarliggjør entreprenørene for prisingen over levetiden

I utarbeidelsen av tilbudsgrunnlaget bør man vurdere utfordringene knyttet til kalkulering av LCC-kostnader versus kalkulering av investering

multiconsult.no

31

LCC – en forutsetning for å inngå OPS-kontrakter

• Offentlig-privat-samarbeid (OPS) betyr i praksis at private både bygger og drifter på vegne av offentlig aktør

• For å gi lavest mulig pris fordrer det at de private kjenner driftskostnadene for arbeidene de er ansvarlig for å utføre i driftsperioden

• Det finnes ikke mange eksempler, men prinsippene er de samme som ved beregning av husleie der alle tjenester er inkludert

multiconsult.no

35

Små valg viktige for driftskostnadene!Gulvbelegg og renholdskostnader

• Nøkkeltall fra Holte FDV-nøkkel og levetid fra produsent avviker stort fra faktisk levetid

• Uten renholdspersonellets spisskompetanse på faktisk behov ville renholdskostnadene blitt feil - parkett ville kommet for godt ut sammenlignet med vinylbelegg

• Driftskostnader avhenger stort av bruk (hard bruk på vgs…) og åpningstider

• LCC-kompetanse og bruk av driftsorganisasjonens kunnskap langt viktigere enn LCC-budsjett beregnet vhateoretiske nøkkeltall

Forutsetninger materialvalg Vinylbelegg Parkettgulv Teppebelegg

Timepris lønn 350 350 350

Antall timer regelmessig renhold 760 760 2 660

Antall timer periodisk - 40 8

Renholdsmateriell (årlig kostnad) 5 320 100 000 37 352

Antall m2 1 000 1 000 1 000

Beregninger LCC

Investerings-

kostn. kr/ m2 Levetid år

Utskiftings-

kostn. Kr/ m2

Vedlikeholds-

kostn. Kr/ m2

Vedlikeholds-

intervall (år)

Driftskostn.

renhold Netto nåverdi Årskostnad

Vinlybelegg 307 30 399 16 10 271 320 4 933 189 285 287

Parkettgulv 711 25 924 471 5 380 000 8 868 893 512 889

Teppebelegg 450 12 585 971 152 17 537 379 1 014 188

Nov. 2016-tall

multiconsult.no

36

Optimering av verdiskaping ved hjelp av LCC

• Prosjekteier bør alltid ha optimering av livssykluskostnader som utgangspunkt i alle sine beslutninger!

• Hvilke løsninger understøtter best de mål man har for virksomhetene i bygget? - Kvalitativt? Kostnadsmessig?- Hvor stor generalitet, fleksibilitet og elastisitet er det behov for gjennom

byggets levetid?- Hvordan påvirker ulik bruk/ brukstid kostnadene og inntektene?

• Prosjekteier/ byggherre bør sikre at man har LCC-kompetanse både på byggherresiden og hos leverandøren i alle faser

• HUSK! Det er ikke alltid løsningene med lavest LCC som er best – det er først når man ser LCC opp mot kvalitative parametere man får en fullstendig LCC-analyse

multiconsult.no

37

Prosess for å lykkes med LCC

• For å lykkes med LCC bør man bruke det der det egner seg best – som et beslutningsverktøy for å gi bedre beslutningsgrunnlag før alle definerende valg!

• For å lykkes med å ta LCC aktivt i bruk bør man- Kunne stille de rette spørsmålene til rett tid- Inkludere interessenter i utviklingen av prosjektet for å finne de beste,

mest praktiske løsningene som understøtter virksomheten i driftsfasen- Sikre forståelse for når i prosessen brukerne kan påvirke hvilke valg- Gå fra detaljerte kravspesifikasjoner til funksjonsbeskrivelser - Sikre forståelse hos beslutningstaker/ prosjekteier for at lavest LCC ikke

betyr beste løsning – de kvalitative parameterne må også vurderes- Ha tid til forberedelser av både beslutningsgrunnlag og

konkurransegrunnlag

multiconsult.no

38

Prosess for å lykkes med LCC

• Kostnadene i livsløpet avhenger av hvordan driftsressursene er organisert og hvor effektiv driftsorganisasjonen er

• De beste nøkkeltallene sitter du på i egen organisasjon!

- Lag en standard for hvordan kostnader føres for å god oversikt over økonomien i egne bygg, se f.eks. Møre og Romsdal FKs økonomirutiner

- Sammenlign tall i egen portefølje og om mulig med andres –dette gir den beste læringen og best grunnlag til å bygge bedre og mer økonomisk neste gang

multiconsult.no

39

Hvordan få nødvendig kompetanse?Difis basiskurs i LCC

• Innhold

- forelesninger

- kortfilmer

- refleksjonsspørsmål

• Målgruppe deltakere:

- alle som jobber med BAE

- leverandører

- studenter

http://www.anskaffelser.no/temaer-bae/livssykluskostnader/lcc-basiskurs

multiconsult.no

Difis E-læringskurs i LCC

http://www.anskaffelser.no/temaer-bae/livssykluskostnader/lcc-e-laeringskurs

multiconsult.no

41

LCC-forums kurs Tenke, gjøre & beslutte!

• Første kurs ble holdt 29.-30. januar 2018

• Neste kurs avholdes 25.-26. september 2018 på Olavsgård(Skjetten)

• Kurset er en kombinasjon av teori og praktiske øvelser i fire bolker -fra innledende alternativanalyser til utarbeidelse av LCC-beregning

multiconsult.no

Takk for oppmerksomheten, og lykke til!