Hjørring Kommune Side 1. Referat · Maj-Britt Jensen Teknik og Miljø [email protected] 7233 6718 FTR AC Annette Riis Borgmesterkontoret [email protected] 7233

Hjørring Kommune 19. januar 2016

Side 1.

Referat Hovedudvalget

Arbejdsmiljø og MED

Mødedato: 19. januar 2016 Mødet påbegyndt: kl. 12:30 Mødet afsluttet: kl. 15.30 Mødested: Lokale 428 - Rådhuset Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Hovedudvalgets sammensætning og konstituering 2 2 Vision og arbejdsgrundlag samt årsplan og prioritering af emner 3 3 Evaluering af trivselsmåling 5 4 Henvendelse fra organisationerne 7 5 Forsøg med MED 9 6 Tids og procesplan - lønforhandlinger 11 7 Evt og punkter til kommende møde. 12


Side 2.

81.38.04-P00-2-15

1. Hovedudvalgets sammensætning og konstituering

Sagsfremstilling

Der har nu været valg og udpegning til Hovedudvalget samt den øvrige MED-organisation.

Sammensætningen i Hovedudvalget fra 1. januar 2014 ses på vedhæftede bilag, hvor de suppleanter der er oplyst også fremgår. Herefter skal Hovedudvalget konstituere sig med formand og næstformand.

Det indstilles, at Hovedudvalget konstituerer sig med formand og næstformand.

Beslutning Formand for Hovedudvalget er Tommy Christiansen, og som næstformand har medarbejdersiden valgt Karen Margrethe Bak.

Bilag

• Hovedudvalgets sammensætning 2016


Side 3.

81.38.04-P00-2-15

2. Vision og arbejdsgrundlag samt årsplan og prioritering af emner

Sagsfremstilling For at sikre at arbejdsformen i Hovedudvalget er tidssvarende, skal den evalueres hvert andet år, når der har været valg og udpegning til MED-organisationen. Derfor er Hovedudvalgets vision, arbejdsgrundlag og arbejdsform vedlagt som bilag. Senest revideret i 2014. Hovedudvalget bedes derfor se dokumentet igennem og drøfte eventuelle ændringer. Derudover er det fra seneste møde aftalt at Hovedudvalget på dette møde skal fastlægge indholdet i årshjulet og prioritere emnerne. Bruttolisten for Hovedudvalgets årshjul ses herunder, men der kan være andre emner, som skal indgå i dette, hvilket udvalget bedes overveje inden mødet. Bruttolisten for Hovedudvalgets årshjul indeholder følgende emner:

• Sammensætning og konstituering • Vision & arbejdsgrundlag - Strategi 2016 opgaver • Sygefravær • Evaluering af Trivselsmåling • 2 - års dag og evaluering af implementering af MED-aftalen • Ny MED-grunduddannelse status • Tværkommunalt samarbejde om MED-efteruddannelse • AM-drøftelse 1 og 2 • Budget og regnskab • Generel gennemgang af personalepolitikkerne • Tema?

Evt. input til bruttolisten gives med til sekretariatet. Vedlagt som bilag årshjul til prioritering.

Det indstilles, at Hovedudvalget drøfter vision, arbejdsgrundlag og arbejdsform med henblik på evt. ændringer.


Side 4.

at Hovedudvalget drøfter emnelisten med henblik på fastlæggelse af indhold og prioritering af emner til årshjulet.

Beslutning Udvalget drøftede det fremsendte og kom med deres bemærkninger til sekretariatet. Sekretariatet udarbejder det endelige årshjul og tilretter Vision og arbejdsgrundlag.

Bilag

• Hovedudvalgets opgaver - Årshjul og 4 årsplan 2016 • Vision arbejdsgrundlag HU - 2014


Side 5.

81.38.04-P00-2-15

3. Evaluering af trivselsmåling

Resumé Hovedudvalget skal evaluere proces og metode for den trivselsmåling, der blev gennemført i foråret 2015.

Sagsfremstilling Det er aftalt, at Hovedudvalget nu skal evaluere proces og metode for den seneste trivselsmåling. Formålet er at fastlægge principper for den næste måling, der forventes at skulle gennemføres i 2018. Drøftelsen skal ske nu for at fastholde viden og erfaringer fra den gennemførte måling og foreslås at tage udgangspunkt i vedlagte oplæg.

Lovgrundlag Kommunen er iht. aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne (indgået ved OE08) forpligtet til mindst hvert 3. år at foretage målinger af edarbejdernes tilfredshed og trivsel, herunder det psykiske arbejdsmiljø.

Beslutning Jeanett Simonsen gennemgik processen med trivselsmålingen 2015 og styregruppens evaluering. Hovedudvalget tog orienteringen til efterretning og var enige i styregruppens anbefalinger. Udvalget kom med følgende bemærkninger til styregruppen:

• Beskrivelse af TRs rolle når TR ikke er en del af arbejdspladsen. • Beskrivelse af FTRs rolle herunder hvordan adgangen til rapporterne skal

være, enten pr. automatik adgang, eller en anmodning om hjælp som udløser adgang.

• Drøftelse af hvordan arbejdspladsen bliver vejledt til den mest hensigtsmæssige formidling.

• Vurdering om det giver værdi at have rapporter over arbejdspladsniveau, da værdien er størst på arbejdspladsniveau.


Side 6.

Endelig drøftede udvalget at, man inden næste måling skal overveje om det skal være samme model der skal anvendes som tidligere år.

Bilag

• Styregruppens tilbagemelding vedr. trivselsmålingen 2015 • Procesforløb og erfaringer fra projektgruppen i Arbejdsmiljø og MED • Faktaark - trivsel, APV og ledelsesevaluering_til DIR og HU


Side 7.

81.38.04-P00-2-15

4. Henvendelse fra organisationerne

Sagsfremstilling Henvendelse fra organisationerne vedr. indkaldelse af ekstra faggrupper til MED-udvalgsmøder. Organisationerne har fremsendt en mail, hvoraf det fremgår, at man for tre udvalg med henvisning til en særlig paragraf vil have mulighed for at udvide antallet af medarbejderrepræsentanter i visse situationer. Henvendelsen kan ses som en forespørgsel om dispensation om antal medarbejderrepræsentanter i MED-udvalg. Mailen fra organisationerne vedlægges som bilag.

Det indstilles, Drøftes Ledelsens forslag til referattekst: Der henvises til en paragraf, der omhandler beslutninger, der skal træffes af byrådet og som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforhold for en personalegruppe, herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse. Her kan personalegrupper, der ikke er repræsenteret i MED-udvalget fremsætte krav om, at de suppleres med en tillidsrepræsentant for denne personalegruppe. I bemærkningen til paragraffen understreges, at det skal være en repræsentant for netop den personalegruppe, der bliver særligt berørt, der får lejlighed til at deltage i forhandlingen. Det er ledelsens opfattelse, at denne paragraf helt generelt giver mulighed at udvide et MED-udvalg ad hoc med en tillidsrepræsentant for en personalegruppe, når der er emner på dagsordenen, der har særlig betydning for denne gruppes arbejds- og personaleforhold. Det er derfor ikke nødvendigt at gøre det explicit for de tre nævnte udvalg, men i stedet gøre opmærksom på muligheden i MED-organisationen som sådan. Det er dog også væsentligt at erindre om, at medarbejderrepræsentanterne i et MED-udvalg indgår i et repræsentativt system, hvor det forventes, at man varetager opgaverne indenfor det område, MED-udvalget dækker og at denne paragraf anvendes i særlige tilfælde.


Side 8.

Beslutning Hovedudvalget godkendte vedlagte referattekst hvor i det fremgår: Der henvises til en paragraf, der omhandler beslutninger, der skal træffes af byrådet og som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforhold for en personalegruppe, herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse. Her kan personalegrupper, der ikke er repræsenteret i MED-udvalget fremsætte krav om, at de suppleres med en tillidsrepræsentant for denne personalegruppe. I bemærkningen til paragraffen understreges, at det skal være en repræsentant for netop den personalegruppe, der bliver særligt berørt, der får lejlighed til at deltage i forhandlingen. Det er Hovedudvalgets opfattelse, at denne paragraf helt generelt giver mulighed at udvide et MED-udvalg ad hoc med en tillidsrepræsentant for en personalegruppe, når der er emner på dagsordenen, der har særlig betydning for denne gruppes arbejds- og personaleforhold. Det er derfor ikke nødvendigt at gøre det explicit for de tre nævnte udvalg, men i stedet gøre opmærksom på muligheden i MED-organisationen som sådan. Det er dog også væsentligt at erindre om, at medarbejderrepræsentanterne i et MED-udvalg indgår i et repræsentativt system, hvor det forventes, at man varetager opgaverne indenfor det område, MED-udvalget dækker og at denne paragraf anvendes i særlige tilfælde. Det aftaltes at dette kommunikeres ud i næste FølgMED. Maj-Britt Jensen orienterede om midlertidig organisationsændring i Teknik og Miljø. Der vil først blive taget stilling til en fremtidig organisationsstruktur efter forvaltningens serviceeftersyn som er sat igang i januar 2016. Hovedudvalget tilkendegav støtte til den midlertidige løsning. Maj-Britt Jensen aftaler det videre fornødne. Drøftes på kommende møde: Generel stillingtagen til hvordan Hovedudvalget skal behandle ændringer i MED-strukturen og tidsperspektivet i forhold udpegninger.

Bilag

• Henvendelse fra Organisationerne den 18.12.15


Side 9.

81.38.04-P00-1-14

5. Forsøg med MED

Resumé KL og Forhandlingsfællesskabet har aftalt, at kommuner skal inviteres til at lave forsøg med MED-organsationen. På baggrund af henvendelsen foreslås Hovedudvalget at drøfte, hvorvidt man skal tage imod tilbuddet og få et projekt godkendt til afvikling i Hjørring.

Sagsfremstilling KL og Forhandlingsfællesskabet har åbnet for mulighederne for at lave forsøg på MED-området for at udvikle og afprøve metoder og fremgangsmåder, der øger værdien af MED-samarbejdet. Dette er en del af OK-15 og har som overordnet formål at sætte fokus på den danske model. KL og Forhandlingsudvalget understreger, at styrken i den danske model ligger i, at ledelse og medarbejdere kan drive udviklingen og skabe rammer for fornyelse gennem dialog og samarbejde. Der er udsendt en invitation til samtlige kommuners hovedudvalgs formænd og næstformænd, hvor mulighederne for at iværksætte forsøg er beskrevet (se vedlagte bilag). Heraf fremgår, at det er Hovedudvalget, der skal fremsende en ansøgning uanset om et forsøg omfatter hele MED-organisationen eller en begrænset del. De eneste begrænsninger, der er for at lave forsøg, er, at der ikke kan dispenseres fra de opgaver, der implementeret fra EU-direktiver (stress, vold, mobning, chikane) samt de ufravigelige bestemmelser i arbejdsmiljølovgivningen. Direktionen har udarbejdet et udkast til forsøg. Udkastet vedlægges.

Det indstilles, Til drøftelse og beslutning.

Beslutning Ledelsen orienterede om baggrunden for forslaget.


Side 10.

Konklusionen blev at, der ikke sendes en generel dispensationsansøgning. Medarbejdersiden gav deres bemærkninger som ledelsessiden tager med i de videre overvejelser.

Bilag

• Forsøg på MED-området OK-15 • Forsøg med MED_Direktionens udkast


Side 11.

81.38.04-P00-1-14

6. Tids og procesplan - lønforhandlinger

Sagsfremstilling Punktet er udsat fra mødet i december. Tids og procesplan for lønforhandlinger er vedlagt som bilag.

Det indstilles, Til orientering.

Beslutning Lillian Andersen orienterede om proceduren. Udvalget udvekslede synspunkter og tog herefter orienteringen til efterretning.

Bilag

• Procdure- og tidsplan - lønforhandlinger O-2015


Side 12.

81.38.04-P00-2-15

7. Evt og punkter til kommende møde.

Sagsfremstilling Under evt. samles evt. meddelelser, samt forslag til punkter på kommende møde.

Beslutning Til næste møde medtages også:

• Status på emnet anmeldelse af vold.• Organisationsændringer.• Budget og økonomi

Orientering om budgetproces ved Tommy Christiansen.

Deltagere i mødet: Navn Bemærkning Fm. Tommy Christiansen X Leif Serup Deltog fra punkt 3 Jesper Carlsen Afbud Lillian Andersen X N.fm. Karen Margrethe Bak X Tom Kærgård X Maj-Britt Jensen X Annette Riis X Henrik Hornstrup Frandsen For Louise Djernæs Jette Steen Jensen X Peter Skovbo X David Nordstrøm X Carsten Jørgensen X Lone Steen X Heidi S. Lykkegaard XKurt Larsen X Grethe Jakobsen X

1

Hovedudvalgets sammensætning 2016

HovedudvalgFornavn Efternavn Ansættelsessted Mailadresse Telefonnr. Rolle Organisation

(OAO/FTF/AC)Tommy Christiansen Stabene [email protected] 7233 3012 LedelseLeif Serup Sundhed Ældre Handicap [email protected] 7233 3015 LedelseJesper Carlsen Børn Skole og Unge [email protected] 7233 3587 LedelseLillian Andersen Løn og Personale [email protected] 7233 3151 LedelseTom Kærgård Nord-Vest skolen [email protected] 2287 2737 FTR FTF/DLFKaren Margrethe Bak Myndighed Ældre [email protected] 7233 5009 FTR FTF/DSRMaj-Britt Jensen Teknik og Miljø [email protected] 7233 6718 FTR ACAnnette Riis Borgmesterkontoret [email protected] 7233 3202 FTR OAO - HKLouise Djernæs SÆH [email protected] 4193 7373 FTR OAO - FOAJette Steen Jensen SÆH og BSU [email protected] 4122 5696 FTR OAO - SLPeter Skovbo Park og Vej [email protected] 4193 7061 FTR OAO - 3FDavid Nordstrøm BSU [email protected] 7233 3719 FTR FTF - BUPLCarsten Jørgensen BSU [email protected] 2364 6214 AMRLone Steen AMO [email protected] 7233 6149 AMRHeidi Lykkegaard SÆH [email protected] 4122 5428 AMR

Suppleanter som er oplyst:S. for Peter Skovbo Ole Bech Jensen [email protected] S. for Louise Djernæs Henrik Hornstrup Frandsen [email protected] S. for Tom Kærgård Lars Busk Hansen [email protected] S. for Karen Margrethe Bak Kari Lundholm [email protected] S. for Annette RiisS. for David Nordstrøm Bente Tella [email protected] S. for Maj-Britt Jensen Mette Maria Meyer [email protected] S. for Jette S. Jensen

AMR-suppleanter:S. for Lone Steen Line Rishøj [email protected] S. for Carsten Jørgensen Tina Abildgård [email protected]. for Heidi Lykkegaard Henriette Marie Forup [email protected]

Deltager ad hoc: Leif Johannes Jensen, Andreas Duus

mailto:[email protected]
























Hovedudvalgets opgaverTilbagevendende punkter

Strategidrøftelse (hvert 2. år)

Årlig strategisk arbejdsmiljødrøftelse herunder:– Kontrollere arbejdsmiljøarbejdet– Arbejdsulykker opgørelse– Kompetenceudviklingsplaner for AMO– Årlig opsamling af påbud fra arbejdstilsynet(Drøftelsen er aftalt så den deles over 2 møder)

Redegøre for budgettets konsekvenser herunder– Møde med økonomiudvalget– Deltagelse i budgetseminar

Overvåge og revidere retningslinjer og politikker

Aftale retningslinjer i forhold til:SygefraværssamtalerFor beskæftigelse af personer med nedsat arbejdsevne.

Sikre at der aftales retningslinjer for:Forebyggelse og håndtering i forhold til

stress, vold, mobning, chikane

Fysisk APV (fastlagt til at følge TM)Socialt kapitelKompetenceudvikling aftalen O.13Akut-midlers anvendelseValg og udpegning hvert andet år, igangsættes i 17 19 21

ObligatoriskeProcedureretningslinjer for drøftelse af…

(Budget, rationalisering og omstilling, personalepolitik)

Øvrige opgaver

Årshjul, vision og arbejdsgrundlagTemaer og temamøder (Kunne fastlægges som oplæg til

strategidrøftelse)

MED-aftalen– Hovedudvalget som kulturbærere– Implementering af MED-aftale– Temamøder MED-organisationen– MED-uddannelse

Trivselsmåling 18 21

Tidlig indsats

Feriefonden udpegning

Rådgive organisationen i forhold til MED-aftalen.Herunder behandling af ansøgninger om dispensation.

2014 2015 Datoer 2016 20171.

Sammensætning og konstitueringBudget og procedureretningslinjerAM-drøftelse 1&2MED-aftale implementeringPåbud opsamlingFeriefondenStyregruppe Trivselsmåling

Tids og handleplan budgetFrivillighed Evt. procedureretningslinjerTrivselsmålingStatusorientering MED-uddannelseMED-aftale ImplementeringAM-drøftelse 1 •Status mv.Politikker rev.

19. jan

8. marts

AM-drøftelse 1Påbud opsamlingFeriefondenTrivselsmåling……

2.

BudgetAkutmidlerMED-uddannelse fase1.Tema FrivillighedMED-aftale implementering Årshjul 2. halvår 14Vision og A-grundlag 14-16

BudgetTrivselsmålingFrivillighedAM-drøftelse 2 •Kommende indsatserAkutmidlerIgangsættelse af valg og udpegning.Årshjul 2. halvår 15

3. maj

7. juni

AM-drøftelse 2BudgetRegnskab A-midlerTrivselsmålingÅrshjul 2. halvår 17

3.

BudgetTema FrivillighedKompetenceudviklingRetningslinjer for kompetenceudvikling AMOOpsamling strategidrøftelsenMED-aftale implementering

BudgetTrivselsmålingSygefraværRøgfri miljøer

8. aug.

13. sep.

22. sep.

(Budgetdrøftelse)

BudgetTrivselsmåling

4.

BudgetÅrshjul 15Arbejdsulykker - opgørelseTema FrivillighedMED-uddannelseTrivselsmålingMED-aftale implementering Politikker revision fase1

BudgetÅrshjul 16Valg og udpegningTrivselsmålingSygefraværspolitikRøgfri miljøer

8. nov.

20. dec.

BudgetÅrshjul 18Valg og udpegningTemaTrivselsmåling

Hovedudvalgets vision, arbejdsgrundlag og arbejdsform.

Vision.

Hovedudvalget er fælles om at styrke det gode samarbejde og det gode arbejdsmiljø for at skabe attraktive arbejdspladser, der har fokus på den kerneydelse vi skal levere til borgere og samarbejdspartnere.

Arbejdsgrundlag.

Arbejdet i hovedudvalget skal præges af værdierne tillid, dialog og arbejdsglæde. Det betyder, at alle indgår i en åben og ærlig dialog, hvor det er naturligt at stille spørgsmål og komme med forslag i arbejdsprocessen.

I Hovedudvalget anser vi det som en styrke, at vi i arbejdsprocessen kan bidrage med forskellige opfattelser af de emner, der er til debat. Vi bruger dialogen som aktivt redskab, så flest mulige beslutninger kan træffes i enighed.

Samarbejdet i Hovedudvalget bygger på tillid, dialog og arbejdsglæde og de definitioner som er beskrevet i MED-aftalen på dette.

Arbejdet i Hovedudvalget er præget af gode relationer og en høj grad af åbenhed og respekt.

Arbejdsprocesserne er med til, at sikre at vi i samarbejdet og beslutningesprocesserne har øje for arbejdsglæde og kerneydelsen.

Arbejdsform

Hovedudvalgets opgaver fremgår af Hjørring kommunes MED-aftale.

Medlemmer, suppleanter og sekretariat.Kommunaldirektøren er formand. Medarbejderrepræsentanterne vælger en næstformand for udvalget. Der valg hvert andet år.Ved et ordinært medlems udtræden af udvalget (eksempelvis ved ophør af ansættelsesforholdet i kommunen), indtræder suppleanten, med mindre andet aftales organisationerne imellem. Hovedudvalget sekretariatsbetjenes af Arbejdsmiljø og MED

For medarbejderrepræsentanterne udpeges/vælges der suppleanter. Suppleanterne indkaldes ved de ordinære medlemmers afbud.

Møder Der afholdes møder i Hovedudvalget i en kadence, der matcher opgaverne. Datoerne planlægges for et år af gangen.

Møderne afvikles som udgangspunkt på tirsdage således:

09.00 – 12.00 formøde medarbejderrepræsentanterne12.00 – 12.30 fælles frokost12.30 – 15.30 møde

Eventuelle afbud til møder gives via kalenderen. Ved afbud drager det ordinære medlem selv omsorg for indkaldelse af suppleanten.

Opstår der mellem møderne et behov for at behandle mindre løbende spørgsmål kan formanden kontakte næstformanden, der snarest giver respons på spørgsmålet. Kontakten må gerne ske pr. mail. Medarbejderrepræsentanter fra Hovedudvalget deltager som observatører i Kommunens budgetkonferencer/temamøder eller lignende således som det er aftalt i Hovedudvalget (procedureretningslinjer). Hovedudvalget kan afholde temamøder eller konferencer som supplement til de ordinære møder. Hovedudvalgets møder ledes af formanden, der har ansvaret for sammen med næstformanden, at der udarbejdes konklusion på udvalgets drøftelser. Der er mulighed for ved medarbejderrepræsentanternes formøde at inddrage eksperter / ansatte i afdelingerne med henblik på at belyse en sag bedst muligt.

Dagsorden Forslag til emner til dagsordenen opsamles som en del af møderne eller via formand eller næstformand/sekretariat. Punkter skal indsendes senest 2 uger før mødet. Dagsorden til Hovedudvalgsmøderne udarbejdes i et samarbejde mellem formand og næstformand. Der afvikles dagsordensmøde ca. 14 dage før mødet i Hovedudvalget, hvor formand og næstformand, bistået af Arbejdsmiljø og MED, sammen sørger for, at sager, der er relevante for behandling i Hovedudvalget optages på dagsordenen. Dagsorden med bilag sendes pr. mail til Hovedudvalgets medlemmer og suppleanter en uge før mødets afholdelse.

Referat og formidling.Referaterne skal indeholde sagsfremstillingen, væsentlige synspunkter og de på møderne formulerede konklusioner og beslutninger. Særlige emner formidles via nyhedsbrevet følg-MED.

Underudvalg/arbejdsgrupperHovedudvalget kan, når der er enighed herom, nedsætte underudvalg og arbejdsgrupper til behandling af bestemte sager. Underudvalgene og arbejdsgrupperne skal holde Hovedudvalget løbende orienteret om deres arbejde.

Praktiske oplysningerHjørring Kommune sørger for forplejning ved formøder og møder og afholder i øvrigt de udgifter, som er forbundet med Hovedudvalgets arbejde. Kommunen stiller ligeledes lokaler og evt. udstyr til rådighed på møder og formøder.

EvalueringFor at sikre at arbejdsformen i Hovedudvalget er tidssvarende, evalueres denne hvert andet år, når der har været valg og udpegning til MED-organisationen.

Trivselsmåling 2015 i Hjørring Kommune

[1]

Trivselsmåling 2015

Trivselsmålingens styregruppe har haft til opgave at planlægge og gennemføre målingen 2015.

Over to møder har styregruppen drøftet og evalueret målingen 2015 med henblik på erfaringsopsamling til kommende målinger.

Følgende temaer er blevet valgt drøftet og evalueret, da de enten er nye, justerede eller en vigtig del af processen og kommunikationen omkring målingen:

100% elektronisk besvarelse

Spørgeskemaet

Det nye rapportdesign

Informationsmøder i planlægningsfasen og inden rapportaflevering

Lederguide

Andet i forbindelse med målingens gennemførelse

Temaerne vil på de efterfølgende sider blive uddybet og suppleret med nedslag fra drøftelsen/erfaringerne samt afrundet med en anbefaling fra styregruppen.

Desuden suppleres med en sammenskrivning på procesforløbet og erfaringerne fra projektgruppen i Ar-bejdsmiljø og MED.

100% elektronisk besvarelse Drøftelse/erfaringer Styregruppen anbefaler

100% elektronisk besvarelse har bety-det, at respondenterne enten har modtaget:

en direkte elektronisk invita-tionsmail til deres Hjørring Kommune mailboks

et personligt brev med login-oplysninger. Loginoplysnin-gerne kunne anvendes ved en hvilken som helst pc med in-ternetadgang.

Der er lavet en pejling på svarprocen-ternes udvikling fra 2012 til 2015 på de flere af de enheder, der modtog en større andel af papirversioner i 2012. Udviklingen viser ikke en systematisk og markant nedgang i svarprocenten for disse enheder. En mindre nedgang i svarprocent be-høver ikke nødvendigvis have sam-menhæng med den elektroniske be-svarelse, men kan også skyldes andre faktorer. Et opmærksomhedspunkt er dog Driftsenheden i teknik og miljø med sæsonarbejdere, da tidspunktet for sæsonarbejderes ansættelse er 1.april. Det betyder, at de ikke er startet, når dataindsamlingen sker i marts måned.

Det anbefales, at målingen i 2018 gennemføres 100 % elek-tronisk. Der bør stadig være opmærk-somhed på, hvordan der kan hjælpes og støttes op omkring den elektroniske besvarelse herunder adgang til pc. Derudover er det styregruppens forventning, at der i 2018 vil være flere medarbejdere, der er blevet opmærksomme og for-trolige med deres Hjørring Kommune mailboks og elektro-nisk kommunikation.


[2]

Spørgeskemaet Drøftelse/erfaringer Styregruppen anbefaler

Spørgeskemaet var ca. ¼ kortere i forhold til målingen i 2012, men stadig indeholdende en bred vifte af spørgsmål, omhandlende: Omdømme Overordnet leder Nærmeste leder Samarbejde Det daglige arbejde Løn og ansættelsesforhold Faglig og personlig udvikling Krænkende adfærd som mobning, vold og trusler. Særligt var der tilføjet nye spørgsmål til under overskriften ”Opfølgning på trivselsmålingen” og ”Sygefravær”: Spørgsmålene var følgende:

- ”I hvor høj grad blev den se-

neste måling anvendt til at

skabe forbedringer på din ar-

bejdsplads”?

- ”Blev der efter den seneste

måling udarbejdet en handle-

plan på din arbejdsplads”?.

- ”Vurder venligst hvor lang tid

du har været sygemeldt in-

denfor de sidste 12 mdr. på

grund af dit arbejde”.

Det åbne kommentarfelt var taget ud.

Styregruppen er tilfreds med, at spør-geskemaet er blevet mere enkelt og kortere.

Nogle respondenter er i tvivl om, hvad der forstås ved ”Min arbejdsplads”. Måske skal det præciseres yderligere i lighed med navn på ledere. Ligeledes gerne mere tydeligt hvem overordnet ledelse består af – gerne flettes ind som nærmeste leder.

Spørgsmålene om opfølgningen har skabt dialog på arbejdspladserne. Der blev fremsat ønske om en yderligere afdækning i forhold til sygefraværet omhandlende årsagen til fraværret.

Anonymiteten - har været et spørgs-mål et enkelt sted. Evt. fokuspunkt i forbindelse med lanceringen af en kommende måling. Det er ikke opfat-telsen, at der er en tendens i retning af, at der ønskes "ikke-anonyme" må-linger.

Der blev stillet spørgsmålet til, hvorfor langtidssygemeldte ikke er inviteret med i målingen. Forklaringen er, at de ikke har været på arbejdspladsen i 3 mdr.

Der har kun været ganske få, der har efterspurgt det åbne kommentarfelt.

At bibeholde spørgeskemaet i den mere enkelte og kortere form under forudsætning af, at temaerne afdækkes. Hvad ”Min arbejdsplads” dæk-ker over - og hvem ”Overordnet ledelse” består af, flettes ind i det enkelte spørgsmål, hvis mu-ligt ved en kommende måling.

At spørgsmålene om opfølgning og handleplanerne bibeholdes. At spørgsmålene om sygefravær udbygges, sådan at viden om årsagen til sygefraværet opnås. I den form spørgeskemaunder-søgelsen har nu, anbefales fast-holdelse af anonymitet. Inklusionskriterier bør gøres til genstand for en drøftelse i sty-regruppen før en kommende måling. At det åbne kommentarfelt forbliver taget ud. Har den en-kelte respondent yderligere at tilføje, kan det medtages til dialogmødet eller drøftes med leder, amr. eller TR.


[3]

Nyt rapportdesign Drøftelse/erfaringer Styregruppen anbefaler

Rapporten, der blev modtaget efter målingen var mere simpel og mindre teksttung end tidligere. Resultaterne blev præsenteret primært i tabelform og farver, der skulle gøre det nemt at aflæse resultaterne. PowerPoint præsentationen Lederen modtager sammen med rap-porten en medfølgende redigerbar PowerPoint præsentation.

Der blev rejst en mere principiel drøf-telse af, hvorvidt afrapporteringen kan gøres endnu mere afgrænset og speci-fik, og om, hvorvidt Ennovas koncept suppleret med de kommunespecifikke spørgsmål bliver ”mudret” og fjerner fokus fra Ennovas koncept. Det var der forskellige synspunkter i forlængelse af. Styregruppens medlemmer nævnte bl.a. at:

- målingens opbygning er kendt på arbejdspladserne nu, da den har været gennemført fle-re gange

- underspørgsmålene er en hjælp i det videre arbejde

- den åbenhed, vi hidtil har haft i afrapporteringen, er vigtig

- vi er trygge ved Ennovas stati-stiske beregninger, der danner baggrund for Ennovas drivere (drivere = det, der giver størst effekt at sætte ind overfor når arbejdsglæden skal øges).

Nogle arbejdspladser aftaler, hvilke slides der er relevante at tage med til præsentationen på arbejdspladsen. Aftalen indgås typisk mellem leder, amr. og TR. Andre gennemgår alle slides. Det drøftes om PowerPoint-udgaven skal slankes fra leverandø-rens side eller om vi selv skal formidle tydeligere, at arbejdspladsen kan lave nedslag i materialet.

Der er tilfredshed med, at rap-porten er blevet gjort kortere og mere simpel. Værktøjet er godt at arbejde med på to niveauer – det over-ordnede niveau og i detaljen, da man har underspørgsmålene til hjælp. Arbejdspladsen får god hjælp til at sætte ind, hvor der er behov, (driverne) og værktøjet er godt til at sætte dialogen om trivslen i gang. Angivelse i rapporten ”H/L” (Høj og Lav spredning) er brugbar og vigtig viden for arbejdspladser-ne. H/L angivelsen bør derfor bevares og der må gerne sættes mere fokus på. Styregruppen er tryg ved Enno-vas statistiske beregninger. Åbenhed og synlighed af resul-taterne er vigtig af hensyn til respondenterne. Omdømme har stor betydning for arbejdsglæden. Det er et svært element at forholde sig til. Hvis ”Omdømme” indgår i den kommende måling kræver det yderligere opmærksomhed i formidlingen. Hvis modellen, indeholder Po-werPoint-præsentationer frem-over, skal formidlingen tydelig-gøres. Det skal fremgå, at rele-vante nedslag kan aftales på arbejdspladsen. Giver det ikke energi at gennemgå alle slides, så gør noget andet! Aftalerne, om hvad der skal med, aftales mellem leder, amr. og TR.


[4]

Informationsmøder Drøftelse/erfaringer Styregruppen anbefaler

Der blev inviteret til fælles info-møde i Vrå for nye ledere, amr. og TR i planlægningsfasen. Mere er-farne var også velkomne. Hovedbudskabet var: trivselsmå-lingen afvikles i den kommende tid og der sker ledervalidering af data. Der blev inviteret til infomøde i Vrå af direktionen for alle ledere, amr. og TR inden rapportafleve-ringen. Varighed 2 timer, forvalt-ningsvis afslutning. Hovedbudskabet var: rapportlæs-ning, lederguide, vigtigheden af opgaven efter rapportaflevering.

Der var tilfredshed med informati-onsmøderne.

Informationsmøderne fortsættes. Informationsmødet inden rapportafle-veringen afsluttes forvaltningsvist, så det videre arbejde kan aftales lokalt.

Lederguiden Drøftelse/erfaringer Styregruppen anbefaler

Lederguiden blev udsendt til le-derne via mail og nyhedsbrevet ”Ledertråd” og blev nævnt på in-formationsmødet i Vrå som væ-rende tilgængelig på intranettet. Lederguiden indeholdt en kort 1 sides opsummering samt uddy-bende tekst inspireret af bl.a. pje-cen udgivet i 2012 fra Væksthus for ledelse ”Få mere ud af triv-selsmålingen”. Lederne havde til opgave at for-midle guiden til amr. og TR.

Indholdsmæssigt var der ingen bemærkninger til lederguiden. Det blev foreslået, at guiden kan opdeles i ”Leder” og ”Triadens ar-bejde”. Navnet på guiden blev foreslået ændret til ”Triadeguide” – da nogle oplevede, at guiden ikke blev for-midlet videre. Navneændringen kan være med til at understøtte videreformidlingen. Navnet ”Lederguide” blev i årets måling valgt ud fra betragtningen om:

- at lederne havde det pri-

mære ansvar for det videre

arbejde med målingen

- der var egentlige anvisnin-

ger til lederen om håndte-

ringen.

Det kan overvejes om ”Lederguiden” skal omdøbes, så det tydeligere frem-går, at materialet også er til amr. og TR. Guiden skal fortsat være tilgængelig på intranettet.


[5]

Andet vedr. gennemførelsen

Drøftelse/erfaringer Styregruppen anbefaler

Inddragelse på arbejdspladsen efter rapportaflevering. Der er etableret et Stalkingcenter i København. Stalking handler om personer, der opsøger eller chika-nere en person gentagne gange imod et ønske om kontakt.

Det opleves enkelte steder, os be-kendt, at der går lang tid fra Enno-vas rapporaflevering til lederen inddrager amr. og TR i arbejdet.

Det aftales mellem leder, amr. og TR, hvornår amr. og TR kan forvente, at blive involveret og drøfte rapporten.

Begrebet ”Stalking” følges med henblik på drøftelse forud for den kommende måling og bør ses i sammenhæng med mobning.


1

Procesforløb 2015

Fra projektgruppen (A&M)

Opsummering - overvejelser efter målingens gennemførelse

En svarprocent på 85 % er høj, når besvarelserne er 100 % elektroniske. Det kræver meget arbejde hos amr., tr., leder, styregruppen/projektgruppe, validører og direktionen at opnå en svarprocent på det niveau. Mange mails var forkerte og blev ikke fanget i valideringerne hos validøren og ledere. Der var primært fejl i @skolekom-adresser og private mails. Mange fik fremsendt invitationen igen (og igen). Efter målingen har Ennova trukket et data på skolekom-adresser, som vi kan bruge som afsæt til den kommende måling. Dataene kan indlæses af leverandøren. Excelarket med data findes i SBSYS, hos Løn og Personalekontoret samt hos Arbejdsmiljø g MED. Den 100% elektroniske besvarelse krævede mange timers support af Ennova og Arbejdsmiljø & MED. Det handlede fx om, hvordan man loggede på for at komme ind i spørgeskemaet, flere vidste ikke, at de havde en @hjoerring.dk- mail og ønskede i stedet at få det sendt til en privat mail. Vi mistede nogle svar fra respondenter, der gav op undervejs. Loginbreve er svære at få ind. 400 loginbreve blev udsendt og besvarelsesprocenten var på 60%. Informationen omkring index beregningerne /driverne bør fremgå tydeligere af rapporterne. I rapporterne og på informationsmøde nr. 2 i Vrå var det ikke tilstrækkeligt tydeligt, at index beregningerne /driverne bygger på Ennovas 32 spørgsmål. De øvrige spørgsmål, som er kommunespecifikke i målingen afdækker temaerne yderligere - men indgår ikke til index beregningerne. Disse spørgsmål kan variere fra år til år. I forhold til informationen om index beregningerne blev der hurtigt bygget yderligere forklaring ind i actionplan. Ved index beregningerne vægtes spørgsmålene forskelligt. Det er ikke simple gennemsnit.

Ennovas drivere angiver, hvor det har størst effekt at sætte ind for at øge arbejdsglæden. Mange steder var ”Omdømme” en af de vigtigste drivere, hvilket til en kommende måling, hvor temaet indgår, kræver yderligere information og forklaring.

Muligheden for at lave benchmark med det resultat, der var fra tilsvarende afdeling/område i 2012 skulle sættes på i Ennovas Organizer-program af den lokale validør. Hvorvidt en rapport skulle sammenlignes med tilsvarende rapport fra 2012 gav anledning til en yderligere præcisering. Enkelte steder (os bekendt) har det valgte benchmark fra 2012 ikke været retvisende. Et enkelt sted var to benchmarks byttet om. Her blev to nye rapporter bestilt. Der blev sendt yderligere information ud til validørerne kort efter Organizer-træningen for at præcisere opgaven. Arbejdsmiljø & Med har foreslået Ennova, at indbygge benchmarks markeringen i ledervalideringen. Hvordan mobning afrapporteres ved kommende målinger bør drøftes i forhold til det videre arbejde.

Det kunne være ønskværdigt hvis APV modulet til handleplanerne var mere fleksibelt.


2

Baggrund Trivselsmålingen 2015 blev gennemført i samarbejde med analysefirmaet Ennova, der vandt blandt tre inviterede tilbudsgivere. Ennova vandt på pris, valide it-systemer til styring og gennemførelse af målingen, fleksibilitet samt et stærkt anonymitetsprogram.

Målingens forberedelsesarbejde Tidsplanen blev aftalt mellem styregruppen og Ennova.

Der blev ændret i tidsplanen to gange:

2 dage i valideringsfasen, da vi havde været for optimistiske omkring vinterferieafvikling.

Efter aftale på Hovedudvalgets møde i forhold til de fælles informationsmøders afvikling og frigivelse af rapporter. Behovet for at flytte møderne skyldtes BSUs organisationsændringer.

Organisationsstrukturen og oplysningerne om medarbejderne bygger på data trukket af kommunens Løn og Personalekontor. Dataene fra Løn og Personalekontor blev indlæst af Ennova i deres Organizer system, der danner hele grundlaget for afviklingen af målingen. I kommunen er der sket en udpegning af validører til databearbejdning. Udpegningen er sket via mail henvendelse til chefgrupperne. I henvendelsen er opgaven og et skøn over tidsforbruget skitseret.

Ennova holdt Organizer-træning ved et fysisk møde i Hjørring. Flere validører havde prøvet det flere gange.

I alt blev 20 lokale medarbejdere/ledere udpeget som validører. De har bearbejdet dataene, så organisationsstrukturen kom helt på plads, og det er fastlagt, hvor hver medarbejder indgår samt angivet hvem, der er nærmeste og overordnet leder . Valideringen foregik herefter i et samspil mellem den lokale validør og den enkelte leder på arbejdspladsen. Arbejdsmiljø og MED samt Ennova blev inddraget ved problemer og tvivlsspørgsmål.

Efter de lokale validøres deadline validerede 566 ledere deres enhed for at sikre, at data for afdelingen var korrekte, fx afdelingens navn og opdeling og at de rette medarbejdere blev inviteret. Lederne har også haft mulighed for at vælge, om den enkelte medarbejder skulle inviteres via direkte e-mail eller modtage et login-brev med koder til besvarelse. Lederne har ikke haft mulighed for at sætte benchmark på. De selvejende institutioner - Krisecenteret og Solsikken - fik tilbud om at deltage i målingen. Solsikken ønskede at deltage og blev placeret i Område Sindal på daginstitutionsområdet. Krisecenteret deltog ikke. Den tværgående enhed Behandlingscenter Nordenfjord under Handicap forespurgte om muligheden for at deltage i Hjørring målingen, hvilket blev imødekommet. I forberedelsesarbejdet aftalte Ennova og projektgruppen kriterier for deltagelse i målingen. Her blev de kriterier, der var anvendt fra tidligere målinger i kommunen anvendt og sammenholdt med Ennovas erfaringer. Der var således tre hovedoverskrifter: hvem deltager, medarbejdere der som udgangspunkt ikke skal deltage og gråzoner som lederen afgør. Man kan stadig kun deltage i målingen en gang. Nogle medarbejdere har delt arbejdssted og det kunne være godt, hvis de kunne give deres mening til kende begge steder, evt. med visse forbehold.


3

Spørgeskemaet blev bearbejdet af en mindre gruppe nedsat under styregruppen og med medlemmer herfra. Det endelige spørgeskemaet kom til at bestå af 68 spørgsmål om den oplevede trivsel og det psykiske arbejdsmiljø. Spørgeskema, der blev udsendt, læner sig op ad Det Nationale Forskningscenters mellemlange spørgeskema til afdækning af det psykiske arbejdsmiljø.

Gennemførelsesfasen

I alt fik 4505 tilsendt et spørgeskema. 4105 via email og 400 via login-breve. Svarprocenten samlet for Hjørring Kommune blev på 85 (-3 %-point fra 2012). 4505 blev inviteret og 3811 besvarede. Email besvarelsen blev på 88 % og loginbesvarelsen på 60 %.

Dataindsamlingen forløb i perioden fra den 5. – 19. marts 2015. Derudover blev dataindsamlingen forlænget med et par dage.

Den afsluttende fase 406 rapporter blev dannet. Ledere fik adgang til resultaterne den 23. april 2015 kl. 9.00. En torsdag, så der var tid til rapportlæsning, refleksion og evt. kontakt til overordnet leder inden weekend.

Der blev udsendt en pressemeddelelse efter hovedresultatets præsentation. Os bekendt blev der ikke skrevet noget i de lokale medier. Nyhedsværdien er formentlig ovre med trivselsmålinger nu, hvor de gennemføres hvert tredje år mange steder. Samme dag som Informationsmøde nr. 2 i Vrå blev afviklet, blev der søgt om aktindsigt af Nordjyske ved Jane Bünemann. Aktindsigten omhandlede undervisningsområdet og det Specialiserede Område. På det tidspunkt var rapporterne ikke frigivet. Det blev de først dagen efter. Der udkom efterfølgende to artikler i nordjyske om hvert område (set på den elektroniske udgave nordjyske.dk). Der blev ikke søgt om yderligere aktindsigt hverken fra Nordjyske eller andre. Nedslag i formidlingsindsatsen Der blev holdt to informationsmøder: Nr. 1 infomøde i Vrå Tid: 26. januar 2015 Målgruppen: nye ledere, amr. og TR – men erfarne var også velkomne Varighed: 1 time Tilmeldte: Ca. 140 tilmeldte. Afsat 1 time. Indhold: Konceptet, målingens faser, principperne for målingen, tidsplanen,

ledervalideringen som alle ledere bliver en del af, dataindsamlingen, opgaven samt muligheden for at finde yderligere oplysninger.

Bemærkning: Fin tilslutning, varigheden af mødet var fin. Mange erfarne deltog. Nr. 2 infomøde i Vrå Tid: 22. april 2015 Målgruppen: alle ledere, amr. og TR. Varighed: 2 timers oplæg inkl. direktør opdelt til slut


4

Tilmeldte: 330 deltagere Indhold: kommunens hovedresultat, lederguiden, det videre arbejde Bemærkning: Det fungerede godt at direktionen inviterede til infomøde i Vrå. 330 var

tilmeldt. Varigheden af mødet var fin. Fungerede godt at der blev sluttet af forvaltningsvis ved direktøren.

Speaket slides (statistik trukket den 12. maj 2015) Ennova producerede speakede slides. Projektgruppen fik dem til gennemsyn og finjusterede. Anonymitet 154 afspilninger Ledervalidering 149 afspilninger Nyt i 2015 125 afspilninger Bemærkning: I forhold til vores minimale indsats er det et godt supplement til informationsstrategien. Lederguiden med yderligere informationer (værktøjer) på intranettet Den primære formidling af lederguiden skete via mailen udsendt den 13.april direkte til alle ledere efter den organisering, der var i Organizer ved trivselsmålingens start. Der blev informeret om lederguiden på informationsmødet nr. 2 i Vrå herunder om tilgængeligheden på intranettet. Rapportopbygning

Mobning – det kan vælges at mobning afrapporteres i de overordnede rapporter og dermed ikke på arbejdspladsniveau. Valget blev drøftet med Ennova i forløbet, men vi valgte, at gøre som hidtil i dette års måling. Den forventede fordel ved at flytte afrapporteringen til et mere overordnet niveau vil være det ændrede fokus fra det individuelle.

Rapportmodtagelse

De enheder, der modtager en overliggende rapport har et andet afsæt for den videre dialog end andre. Det kan virke som et mere fjernt afsæt, men er umiddelbart det bedst mulige. 98 enheder (på laveste organisationsniveau i strukturopbygningen) havde under 5 besvarelser og dermed fik de ikke lavet en egen rapport. Af dem havde 79 enheder færre end 5 respondenter, så med andre ord var der kun 19 enheder, som ved bedre svarprocent ville have fået deres egen rapport. MED databasen/APV modul og trivselsmålingens opbygning

APV modulet er knyttet op på dataene fra MED databasen og koder til APV modulet kan tildeles dem, der sidder placeret i en arbejdsmiljøgruppe. Det betyder, at teamledere (der ikke sidder direkte i am-gruppen) måtte tildeles delekoder med dem, der er placeret i arbejdsmiljøgruppen. Det er nu forsøgt løst ved at oprette en ekstra rolle, der placeres i arbejdsmiljøgruppen med benævnelsen ”Udfylder i APV modul”.

Enhederne i MED organisationen er grovere inddelt end i trivselsmålingen, hvor arbejdspladserne er brudt ned i mindre enheder fx ”Administration”. Det betyder, at handleplaner for de mindre enheder i målingen


5

som fx ledergrupper og administration ikke kan hæftes direkte op på de underopdelinger, som rapporterne har.

APV handleplanerne skulle udarbejdes inden sommerferien 2015. Den 24. august 2015 - dvs. efter sommerferien - blev der trukket data fra APV handleplan modulet. Udtrækket viste, at der var oprettet 176 handleplaner vedr. psykisk arbejdsmiljø i perioden fra den 19.maj til den 24. august. (Ennovas rapporter blev frigivet den 23. april).

Faktaark Trivselsmåling (Psykisk) APV Ledelsesevaluering Udspringer af Aftale om trivsel og sundhed på arbejdsplad-

serne - overenskomsten 2008 Lov og bekendtgørelser Aftale om trivsel og sundhed – OE08

Trepartsaftalen 2007

Aftale eller lov: Aftalen siger: ”Kommunen er forpligtet til mindst hvert tredje år at foretage målinger af medarbejdernes tilfredshed og trivsel, herun-der det psykiske arbejdsmiljø. Målingerne kan ske i tilknytning til den lovpligtige arbejds-pladsvurdering.”

Lovpligtigt, at APV skal udføres (på alle ar-bejdsmiljøfaktorer) når der sker ændringer i arbejdet, i arbejdsmetoder eller –processer m.v., der kan have betydning for arbejdsmil-jøet, dog mindst hvert 3. år. De 5 elementer, der skal indgå i en APV: Identifikation og kortlægning, beskrivelse og vurdering, inddragelse af sygefravær, priorite-ring og handlingsplan samt opfølgning.

Aftalen siger: ”Regeringen, KL og Danske Regioner tilkendegiver, at alle offentlige lede-re bør have evalueret deres ledelsespraksis mindst hvert tredje år med henblik på at udvikle deres ledelseskompetence. Den enkelte institution, kommune eller region kan selv fastlægge, hvordan evalueringen skal foregå, men medarbejderne skal inddrages i evalueringen af ledelsespraksis. I forlængelse heraf bør alle offentlige ledere have en årlig lederudviklingssamtale med deres nærmeste overordnede.”

MED-opgaven HU skal aftale retningslinjer for indhold og opfølgning på målingerne i henhold til aftalen.

I aftalen om trivsel og sundhed præciseres institutionernes krav til gennemførelse og opfølgning samt det lokale MED-udvalgs for-pligtelse til at udarbejde retningslinjer for udarbejdelse af handlingsplaner.

Ingen beskrevne opgaver mv. for MED-organisationen i denne sammenhæng.

Krav til metode Ingen faste krav til metode. Der er i kommu-nerne en udbredt opfattelse af, at ”måling” indikerer, at der skal bruges kvantitative me-toder (spørgeskemaundersøgelser).

Metodefrihed, men Arbejdstilsynet kan stille krav om at få dokumentation for, at de 5 elementer indgår (hvert element er ”selv-stændigt tilsynsobjekt”).

Ingen krav – der er metodefrihed i den ud-strækning, at man vælger at følge anbefalin-gen (”…bør have evalueret”). Vælger man at gøre noget, skal medarbejderne inddrages i evalueringen.

Anbefalinger og vejlednin-ger/materiale1

Parterne har udgivet en vejledning om aftalen om trivsel og sundhed på arbejdspladserne.

I Arbejdstilsynets vejledning D.4.1 om kort-lægning af det psykiske arbejdsmiljø beskrives forskellige metoder (bl.a. spørgeskemaunder-søgelse, interviewmetoder, observationsme-toder). Til kvantitative undersøgelser henviser Ar-bejdstilsynet til Arbejdsmiljøinstituttets (nu NFA) udarbejdede spørgeskemaer. Der er to skemaer til praktisk anvendelse – et kort skema med 40 spørgsmål og et mellem-

Parterne har sammen udarbejdet en guide (i ramme af Væksthus for ledelse).

1 Vejledninger fra Arbejdstilsynet beskriver, hvordan reglerne i arbejdsmiljølovgivningen skal fortolkes. At-vejledninger er ikke bindende for virksomheder, men de bygger på regler (love og bekendt-gørelser), der er bindende. Arbejdstilsynet foretager sig ikke mere i de situationer, hvor en virksomhed har fulgt en At-vejledning. Vejledninger fra parterne – f.eks. via branchearbejdsmiljøråd mv. – er udarbejdet i fællesskab og er udtryk for det, som på udgivelsestidspunktet opfattes som god praksis.

http://www.personaleweb.dk/sites/default/files/Vejledning_til_aftalen_om_trivsel_og_sundhed_paa_arbejdspladserne_0.pdf

http://arbejdstilsynet.dk/da/regler/at-vejledninger/k/d-4-1-kortlaegning-psykisk-arbejdsmiljo.aspx#h2capther2

Trivselsmåling (Psykisk) APV Ledelsesevaluering langt skema til større virksomheder med i alt 87 spørgsmål. Det korte skema indeholder 40 spørgsmål, hvoraf mindst 12 direkte og indirekte drejer sig om ledelse eller ledelsens beslutninger, der har betydning for medarbejderen. I det mellemlange skema er det mindst en fjerdedel af de 87 spørgsmål, der handler om ledelse mv.

Valgt løsning/metode i Hjør-ring Kommune

Spørgeskemakoncept fra Ennova, hvor der afdækkes 7 drivkræfter eller indsatsområder: omdømme, overordnet ledelse, nærmeste leder, samarbejde, det daglige arbejde, løn og ansættelsesforhold samt faglig og personlig udvikling. Disse giver et billede af medarbej-dernes arbejdsglæde og loyalitet. Den kvantitative metode suppleres med kvali-tativ opfølgning (dialog på arbejdspladsen – først mellem leder, TR og AMR mhp. aftale om måde at fremlægge resultatet og dernæst dialog mellem leder og medarbejdere).

Den psykiske del af APV er tilstræbt indeholdt i trivselsmålingen. Udover de spørgsmål, som Ennova har i sit standardkoncept er spørgerammen udvidet f.eks. med emner vedr. seksuel chikane og mobning, fysisk og psykisk vold mv. Den kvalitative opfølgning sker i sammen-hæng med drøftelsen af trivselsmålingen mellem leder og medarbejdere.

Direktionen har besluttet, at trivselsmålingen de år, hvor den gennemføres skal ses som bidrag til den samtale, der skal være mellem leder og leders leder (LUS samtalen). Dette fremgår også af den udsendte guide.

Bemærkninger vedr. spørgs-mål herunder om ledelsens betydning for trivsel

Ennova har 3 spørgsmål, der drejer sig om nærmeste leder. Dette er suppleret med yderligere 3 spørgsmål fra Hjørring Kommune. Der er 4 spørgsmål vedr. overordnet ledelse. Ennovas spørgsmål er ”matchet” med NFAs mellemlange spørgeskema, så det tilstræbes, at man også får besvaret de spørgsmål, der indgår i en psykisk APV. Der er ikke helt overensstemmelse med spørgsmålene i hhv. Ennova og NFA (se ek-sempler herunder).

Se rækken ”Anbefalinger og vejlednin-ger/materiale”.

Eksempler på forskel på spørgsmål: NFA: Kan man stole på de udmeldinger, der kommer fra ledelsen? Ennova: Jeg har tillid til de udmeldinger, der kommer fra nærmeste leder NFA: Holder ledelsen vigtige informationer skjult for medarbejderne? Ennova: Den overordnede ledelses evne til at informere medarbejderne NFA: Føler du, at dit arbejde tager så meget af din tid, at det går ud over privatlivet? Ennova: Der er normalt en god balance mellem mit arbejdsliv og mit privatliv.

Henvendelse fra Organisationerne den 18.12.15

Til direktionen / arbejdsmiljø og MED Organisationerne har siden 28. september 2015 arbejdet med at udpege til MED-organisationen. Udpegningen har været præget af at der undervejs er ændret en del på MED-organisationen. På et møde d. 17 december 2015 foretaget de sidste justeringer og der er nu ingen udvalg hvor der er flere medlemmer end angivet i MED-aftalen. Rammeaftalens §7 stk 6 giver mulighed for at indkalde ekstra faggrupper til MED-udvalgsmøde hvis det vurderes nødvendigt. Denne mulighed er det nødvendigt at formalisere for 3 udvalg. Der er en erkendelse ved organisationerne om at det ikke giver mening at sidde med til alle møder, men at der er mulighed for at følge med via dagsordner og referater og at der sker indkaldelse når der er punkter på dagsordenen som vedrører det samlede område eller den konkrete faggruppe. Uddrag af rammeaftalen er sat ind herunder:

For det tilfælde, at beslutninger, som nævnt i stk. 5, indebærer betydelige ændringer for en personalegruppes arbejds- og personaleforhold, og denne gruppe ikke er repræsenteret i MED-udvalget, kan medarbejdersiden eller denne gruppe inden forhandlingen fremsætte krav om, at de suppleres med en tillidsrepræsentant for denne personalegruppe. Et sådant krav skal fremsættes i forlængelse af, at medarbejdersiden bliver bekendt med, at der skal ske en forhandling.Organisationerne er nu ved at finde de sidste navne, på medlemmer og suppleanter. De enkelte organisationer vil løbende – og hurtigst muligt – fremsende navne og kontakt oplysninger.

De 3 udvalg er :

Område-med for Børne og Undervisning. Her vil FOA’s tekniske servicemedarbejder gøre brug af §7 stk 6

Sektor-med for undervisning. Her vil HK og FOA’s tekniske servicemedarbejder gøre brug af §7 stk 6

Sektor-med for Sundhed og ældre. Her vil HK gøre brug af §7 stk 6For de 3 udvalg er det vigtigt at få dette formaliseret i udvalgenes forretningsorden. Alle organisationer er nu i gang med at finde de sidste navne og organisationerne vil sende navne og kontakt oplysninger så hurtigt som dette er muligt. Med venlig hilsen

Jesper Sønderkjøge, OAOLars Busk, FTFMaj-Britt Jensen, AC

Forsøg med MED-organisering

I det følgende fremlægger Direktionen et oplæg til forsøg i MED-organisationen i Hjørring Kommune:

Forsøget i hovedtræk MED-organisationen i Hjørring Kommune har fra 3 til 5 niveauer. Strukturen består af Hovedudvalget, Om-

råde MED, et mellemliggende lag (med sektor- og distrikts MED) samt arbejdsplads-MED (hvor nogle i ste-

det for egentlige udvalg har personalemøder med MED-status). På arbejdspladserne er der arbejdsmiljø-

grupper, der også er repræsenteret i MED-udvalg.

I den lokale MED-aftale er opgavesættet tydeligere beskrevet på Hovedudvalgs- og arbejdspladsniveau end

på de mellemliggende niveauer.

Med forsøget vil et, flere eller alle mellemliggende niveauer (aftales nærmere før forsøgets igangsættelse)

blive erstattet af en tilpasset MED-organisation, hvor der i stedet vil der blive en ad hoc-organisering, hvor

ledere, tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter varetager en afgrænset og konkret stillet opgave i den perio-

de, der er brug for til at få løst opgaven. Med denne organisering flyttes fokus fra den formelle inddragelse,

hvor udvalgene er nedsat og sammensat efter regler til den reelle inddragelse, hvor ad hoc udvalg sam-

mensættes efter behov og interesser i den tid, der skal til for at gennemføre en forandring, en proces, ud-

vikle løsninger eller tage stilling til konkrete forslag.

Som en del af den ændrede organisering nedsættes der et antal mindre partssammensatte udvalg supple-

ret med en arbejdsmiljøkoordinator skal koordinere MED-arbejdet og medvirke til at nedsætte ad hoc-

udvalgene. Her er der ikke tale om MED-udvalg, men koordinerende udvalg, der bl.a. medvirker til at sikre,

at der nedsættes ad hoc-udvalg i relevant omfang.

I det følgende er beskrevet en model, hvor alle mellemliggende niveauer er erstattet – men modellen

kan/skal tilpasses de enkelte områder (afhænger med andre ord af, om hvor meget man kan blive enige om

skal indgå i en forsøgsordning).

Tilpasset MED-organisation samt ad hoc-organisering Formålet med forsøget er at få en MED-organisation, der er fuld klarhed over, hvilke opgaver, den skal va-

retage. Det er velbeskrevet, hvilke opgaver, der skal løses i Hovedudvalg og på arbejdspladsniveau, mens de

mellemliggende niveauer har vanskeligere ved at afgrænse opgaverne både opad og nedad. Med etablerin-

gen af ad hoc-udvalg sker der medindflydelse og medinddragelse af relevante deltagere i forhold til den

opgave, der skal løses og samtidig gives sådanne ad hoc udvalg MED-status. Forsøget skal også styrke ar-

bejdet på Hovedudvalgs- og arbejdsplads-MED niveau ved, at kommunikationen bliver mere direkte.

Hovedudvalget og det koordinerende partsudvalg kan nedsætte ad hoc udvalg til at håndtere et eller flere

emner og disse får dermed en mere konkret opgave indenfor et specifikt tema. Arbejdsplads MED kan fore-

slå nedsættelse af ad hoc-udvalg.

De nedsatte ad hoc udvalg arbejder ud fra kommissorier udarbejdet ift. den konkrete opgave og antallet af

møder mv. afpasses herefter.

Principskitse:

Hovedudvalgets sammensætning, arbejdsform og opgaver vil fortsætte som i den nuværende lokale MED-

aftale. Det samme gælder arbejdsplads-MED –udvalg, der også bibeholdes i samme antal i forsøgsperioden.

KPU er koordinerende partsudvalg og består for hvert af de tre hovedområder, SÆH, BSU og øvrige, af 1

direktør, 1 (F)TR fra hhv. OAO, FTF og AC + en arbejdsmiljøkoordinator (der skal have en tydeligere rolle og

generel opgavevaretagelse i forhold til arbejdsmiljøgrupperne end i dag). De 5 medlemmer i en KPU har til

opgave at ”overvåge” organisationen og overveje, om der er særlige temaer mv., hvor der skal nedsættes

ad hoc-udvalg samt sikre, at der kommunikeres om relevante emner mellem niveauerne. Kan der ikke op-

nås enighed i en KPU om nedsættelse af et ad hoc-udvalg, spørgsmålet rejses i Hovedudvalget.

Hovedudvalget skal til enhver tid have overblik over de ad hoc-udvalg, der er nedsat i MED-regi.

Tidsramme Forsøget løber fra 1. marts 2016 til 1. marts 2017 (af hensyn til parternes evalueringstidspunkt).

Dispensation fra den lokale aftale – hvad ansøges om? Der skal søges om dispensation fra den nuværende struktur, opbygning og opgavevaretagelse.

Økonomi Skal der i forbindelse med ovenævnte forsøg laves en særskilt evaluering, foreslås der søgt midler til dette.

Evt. aftalt særlig rolle til

FTR-gruppen

Hovedudvalg

Øvrige-KPU BSU-KPU SÆH-KPU

arb.pl.MED arb.pl.MED



arb.pl.MED




arb.pl.MED




arb.pl.MED

ad hoc ad hoc

ad hoc ad hoc

ad hoc

Procedure- og tidsplan for lønforhandlinger i overenskomstperioden 01. april 2015 til og med den 31. marts 2018

Indledning:

Der er ved overenskomstforhandlingen O-2015 aftalt en 3-årig overenskomstperiode – perioden fra den 1. april 2015 til og med den 31. marts 2018.

Lokal løndannelse er fortsat et element i overenskomsterne. Der er heller ikke denne gang afsat nye midler ved overenskomstforhandlingerne til lokal løndannelse (ingen forlodsfinansiering), ligesom der fortsat ikke er nogen udmøntningsgaranti.

Den lokale løndannelse skal derfor ses i forhold til lønudviklingen og herunder med et fokus på lokallønnens andel af den samlede løn.

Centrale aftaler indgået mellem overenskomstens parter:

Overenskomstparterne har som supplement til de enkelte overenskomster indgået en række aftaler om lokal løndannelse:

Fællesaftale om lokal løndannelse (09.01) - Blik- og Rørarbejderforbundet, Dansk El-Forbund, Dansk Metal, Dansk Socialrådgiverforening, Fagligt Fælles Forbund - 3F, Forhandlingskartellet, HK/KOMMUNAL, Malerforbundet i Danmark, Fødevareforbundet NNF, Serviceforbundet, Teknisk Landsforbund

Aftale om lokal løndannelse for social- og sundhedspersonale (09.02) - FOA – Fag og Arbejde

Aftale om lokal løndannelse for lærere m.fl. (09.03) – Lærernes Centralorganisation

Aftale om lokal løndannelse for Sundhedskartellets område (09/04) - Sundhedskartellet

Aftale om lokal løndannelse for tandlæger, musikskoleledere/-lærere og tjenestemandsansatte bibliotekarer (09.05) – Bibliotekarforbundet, De Offentlige Tandlæger, Fællesudvalget for Musikundervisere inden for Musikskoleområdet, Tandlægeforeningen

Procedure- og tidsplan

Side 2.

Fællesaftale om lokal løndannelse for pædagogisk område (09.06) - BUPL - Børne- og Ungdomspædagogernes Landsforbund, FOA - Fag og Arbejde, Socialpædagogernes Landsforbund, Fagligt Fælles Forbund (3F), Dansk Metal

Fælleaftale om lokal løndannelse på det tekniske område (09.07) - FOA - Fag og Arbejde, Fagligt Fælles Forbund - 3F, Det Offentlige Beredskabs Landsforbund, Dansk Formands Forening, Serviceforbundet, Landsklubben For Deltidsansatte Brandfolk, 3F Sømændene

Aftale om lokal løndannelse for hus/ren-området (09.08) - FOA - Fag og Arbejde, Fagligt Fælles Forbund - 3F

Aftale om lokal løndannelse for chefer (09.09) – Arkitektforbundet, Djøf - Danmarks Jurist- og Økonomforbund, HK/KOMMUNAL, Ingeniørforeningen, IDA, Lærernes Centralorganisation

Fællesmøde

De fleste af overstående centralt indgåede aftaler (09.01,09.04-09.07, 09,09) indeholder følgende bestemmelse:Ansættelsesmyndigheden indkalder til et samlet møde med de (lokale) repræsentanter for organisationerne, som er omfattet af denne aftale, med henblik på at indgå en aftale om tidsfrister og regler for de lokale forhandlinger.

Hjørring Kommune har hidtil indkaldt alle forhandlingsberettigede organisationer til ét fælles møde – et møde på tværs af alle aftaler. Denne fremgangsmåde følges tilsvarende i denne overenskomstperiode.

Forhandlinger:

De centralt indgåede aftaler indeholder følgende bestemmelse om forhandling:

09.01: Der forhandles som udgangspunkt en gang årligt, medmindre andet aftales lokalt.

09.02: Hvis en af parterne begærer det, forhandles der en gang årligt09.03: Hvis en af parterne begærer det, forhandles der en gang årligt09.04: Der forhandles som udgangspunkt en gang årligt, medmindre andet aftales lokalt

09.05 :Der forhandles som udgangspunkt en gang årligt, medmindre andet aftales lokalt

Side 3.

09.06: Der forhandles som udgangspunkt en gang årligt, medmindre andet aftales lokalt09.07: Der forhandles som udgangspunkt en gang årligt, medmindre andet aftales lokalt

09.08: Hvis en af parterne begærer det, forhandles en gang årligt.

09.09: Der forhandles som udgangspunkt en gang årligt, medmindre andet aftales lokalt.

Tidsplan for overenskomstperioden 01.04.2015-31.03.2018:

Den lagte tidsplan tilgodeser en årlig lønforhandling. År 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal20152016 Fællesmøde Forhåndsaftaler Forhåndsaftaler Lønforhandlinger –

generel rundeLønforhandlinger – generel runde

2017 Lønforhandlinger – efter behov

Lønforhandlinger – efter behov

2018

Løn & Personale, december 2015Lillian Andersen

Documents

Hjørring Kommune Side 1. Referat · Maj-Britt Jensen Teknik og Miljø [email protected] 7233 6718 FTR AC Annette Riis Borgmesterkontoret [email protected] 7233