Upload
others
View
7
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Door Ivo Zandhuis*Het gebruik van Encoded Archival
In het project Digitale Toegang Nationaal Archief wordt nagestreefd de toegangen van het
Nationaal Archief op een digitale wijze beschikbaar te stellen. Door daarbij te kiezen voor
Encoded Archival Description (EAD) kunnen de digitaal opgeslagen toegangen op verschillen
de manieren worden gebruikt. Op 3 maart verscheen de eerste toegang op de website waar
bij het publicatietraject is verlopen met behulp van EAD.1 In dit artikel wordt kort omschreven
wat EAD is, hoe het Nationaal Archief ertoe kwam om voor EAD te kiezen en wat de toekomst
van het project kan brengen.
EAD is een standaard voor het vastleggenvan archiefinventarissen in een geautoma
tiseerd systeem, gebaseerd op eXtensibleMarkup Language (XML)? De verschillende onderdelen die in een toegang zijn teonderscheiden, zoals het inventarisnum
mer, de omschrijving en de datering, wor
den daarbij in een tekstbestand voorzienvan markeringen. Dankzij deze markerin
gen kan vervolgens worden vastgelegd hoedat onderdeel moet worden weergegeven
op het Internet of op papier. Het NationaalArchief kiest er bijvoorbeeld voor om deinventarisnummers die kunnen worden
gebruikt voor het aanvragen van een stukop internet in oranje weer te geven.Geavanceerde zoekmachines kunnen
straks op basis van deze markeringen zoeken in specifieke onderdelen van een toe
gang, zoals de datering.EAD is gebaseerd op de archiefstandaardISAD(G): General International Standard
Archival Description.3/4 Het belangrijksteconcept van ISAD(G) is multilevel description. Multilevel description gaat uit van deidee dat een archief kan worden beschre
yen door het beschrijven van het geheel,
de delen van het geheel en de delen van dedelen enzovoorts. Elk niveau kan door 26
Afbeelding uit ISAD(G) AppendixA, waarin de relatie tus
sen de verschillende niveaus wordt uitgelegd.
archievenblad
elementen worden beschreven en de infor
matie geldt voor elk onderliggend niveau.In EAD wordt dit mogelijk gemaakt doorde onderdelen van de toegang in elkaar tenesten.
Voordelen
Vanuit technisch oogpunt zijn er veel
mogelijkheden om een toegang in eencomputer op te slaan. EAD biedt enkelebelangrijke voordelen.Allereerst is een toegang in veel opzichteneen tekstueel document. Naast de zeer
gestructureerde informatie in de eigenlijketoegang, zijn er ook inleidende teksten,voetnoten en bijlagen. XML is bij uitstek
geschikt om een dergelijke tekstueel document te structureren. Met behulp van EADword en alle onderdelen van een toegangin een XML-document vastgelegd. EADbiedt vanwege deze documentaire aanpakde benodigde flexibiliteit om verschillendesoorten toegangen te markeren en toekomstige ontwikkelingen te kunneninbouwen.Ten tweede is EAD een internationale stan
daard. Hierdoor kunnen de toegangen duszonder verdere bewerking word en uitgewisseld. Een EAD-document is daarmee onaf
hankelijk van de toepassing waarin de toegang is gemaakt en wordt opgeslagen.
EAD bij het Nationaal ArchiefHet Nationaal Archief kwam in aanraking
met EAD door de toepassing van deze stan
daard bij het TANAP-praject, alwaar tweemedewerkers pleitten voor het gebruik vandeze standaard bij het publiceren van toe
gangen over de vac, afkomstig uit allerleilanden in de wereld.5
De opgedane kennis en ervaring werden
vervolgens verder uitgebreid voor toepassing voor toegangen van het NationaalArchief. Er zijn richtlijnen opgesteld waarin werd vastgelegd welke onderdelen vanEAD in welke situatie worden gebruikt. Er
is eenvoudige, experimentele softwareontwikkeld om deze richtlijnen te contraleren.
mei 2003
De ultieme test van het idee om EAD te
gebruiken was de publicatie van de inventaris van het archief van het Kabinet van
de Minister-President. Deze grate inventa
ris werd gemaakt in MAIS. Vervolgenswerd er in plaats van een uitdraai in Wordeen uitdraai naar een tekstbestand
gemaakt. Dit tekstbestand we I'd nabewerkttot een volledig EAD-bestand. Een in XML
gespecialiseerd bedrijf ontwikkelde software voor de transformatie van EAD naarHTML. De uitvoer van deze transformatie
is door de vormgever van de web site in het
ontwerp .ingepast. Een en ander is nogverre van ideaal, maar de eenvoud waar
mee nu publicaties op verschillende mediaen in verschillende stijlen kunnen worden
gepraduceerd, leverde het bewijs dat hetgebruik van EAD belangrijke voordelenkan opleveren.
De toekomst
In de nabije toekomst worden meerdere
toegangen in samenwerking met deCentrale Archief Selectiedienst (CAS) in
Winschoten omgezet naar een EADbestand. Deze worden op dezelfde wijze op
de website gepubliceerd.Indien een grater aantal toegangen wordtomgezet naar EAD, zal de behoefte gaanbestaan aan een systeem dat bijhoudt wiewijzigingen mag doorvoeren en wat delaatste versie is. Daarnaast wordt de haal
baarheid onderzocht van extra functies,
zoals de publicatie op de website zondertussenkomst van een web master en de
publicatie op papier. Natuurlijk kunnendaarnaast ook zeer geavanceerde zoek- enprintfuncties word en ontwikkeld.Allereerst zal echter de huidige presentatieeen belangrijke verbeterslag ondergaan.
* Ivo Zandhuis is informaticus en werkzaam als zelf·
standig adviseur op het gebied van de digitale ontsluiting van culturele informatie. In deze hoedanigheidis hij betrokken bij het hier beschreven project DigitaleToegang Nationaal Archief (DTNA).
1. www.nationaalarchief.nl/co Ilectie/zoeken/t oegan-
genl2. www.loc.gov/ead/3. www.ica.org/biblio/cds/isad_g_2e.pdf
4. Schie, Henny van, 'ISAD(G), De standaardv()orarchivistische beschrijving', in: Archievenblad,maart 2001.
5. www.tanap.net/
Description bij het Nationaal Archief
1 ml version="1.0" encoding="ISO-8859-1 "?>2 DOCTYPE ead SYSTEM "ead.dtd">3 ead>4 <eadheader>5 <eadid>2.06.059.16</eadid>6 <filedesc>7 <titlestmt>8 <titleproper> Inventaris van het archief van het Bureau Zakenreizen van het Ministerie van Economische Zaken9 <date> 1945-1950</date>
10 </titleproper>11 <author>H.A.J. van Schie</author>12 </titlestmt>13 <!-- knip -->14 </filedesc>
15 <1-- knip -->16 </eadheader>17 <archdesc level="fonds" type="inventory">18 <did>19 <head>Beschrijving van het archiek/head>20 <unittitle label="Naam archiefblok:">21 <corpname>Ministerie van Economische Zaken, Bureau Zakenreizen</corpname>22 <date> 1945-1950</date>23 </unittitle>24 <!-- knip -->25 </did>
26 <!-- knip -->27 <descgrp type="context">28 <head>Archiefvorming</head>29 <bioghist>30 <head>Geschiedenis van de archiefvormer</head>31 <p>Bij het weer op gang komen van het economische leven, direct na de ... <Jp>32 <!-- knip -->33 </bioghist>34 </descgrp>35 <1-- knip -->36 <dsc type="combined">37 <head>Beschrijving van de archiefbestanddelen</head>38 <c01 level="series">39 <did>40 <unitid type="series_code">A</unitid>41 <unittitle>lnstandhouding van de eigen organisatie <unitdate normal="1945/1949"> 1945-1949</unitdate>42 </unittitle>43 </did>44 <c02Ievel="file">45 <did>46 <unitid> 1</unitid>47 <unittitie>lnterne instructies van het hoofd van het Bureau Zakenreizen48 voor de ambtenaren van dat bureau.</unittitle>49 <unitdate normal="1945/1949"> 1945-1949</unitdate>50 <physdesc>51 <extent> 1 omslag</extent>52 </physdesc>53 </did>54 </c02>55 <c02Ievel="file">56 <did>57 <unitid>4</unitid>58 <unittitle>Nota's inzake de administratieve organisatie,59 de personeelsbezetting en de huisvesting van het Bureau Zakenreizen. </unittitie>60 <unitdate normal="1946/1949">1946, 1948, 1949</unitdate>61 <physdesc>62 <extent> 1 omslag</extent>63 </physdesc>64 </did>65 </c02>66 <!-- knip -->67 </c01 >68 </dsc>69 </archdesc>70 ead>
eXtensible Markup Language
eXtensible Markup Language (XML) is een technische
standaard voar het aanbrengen van markeringen in een
document. In deze standaard is bijvoorbeeld vastgelegd
dat een dergelijke markering is onderscheiden van het
document zelf doordat de markering begint met het
teken '<' en eindigt met het teken '>'. De naam van de
markering is athankelijk van de toepassing en mag
desnoods zelf worden gekozen. In het geval van Encoded
Archival Description (EAD) zijn er bijvoorbeeld de mar
keringen <unittitle> en </unittitle> (zie bijvoorbeeld
regel 47 en 48) om het begin en het einde van de
omschrijving van het archiefbestanddeel te markeren.
Andere voorbeelden van toegestane EAD-markeringen
zijn <unitid> (bijvoorbeeld regel 46) voor onder andere
inventarisnummers en <unitdate> (bijvoorbeeld regel 49)
mej 2003
voer de datering. Het idee van multilevel description
komt in het EAD-document bijvoorbeeld voor bij de
enkelvoudige beschrijvingen (regels 44 tot 54 en rege!s 55
tot 65) die bij de rubriekA Instandhouding van de eigen
organisatie (regels 38 tot 67) zijn opgenomen. De rubriek
is gemarkeerd met <cO I level="series"> en de enkelvou
dige beschrijvingen daarbinnen met <c02 level="file">.
archievenblad