CUESTIONARIO ISO 9001-2008Herramienta para el Diagnstico de la Situacin de la Calidad (Norma 9001-2008)SIItemNum. ISOREQUISITOENTREGABLENANOIDEADOCUMENTADOIMPLEMENTADOREGISTROS DE IMPLETOTALOBSERVACIONES4.1REQUISITOS GENERALES0000000%Instrucciones para Diligenciar la Herramienta14.1Tiene claro el alcance de su Sistema de Gestin de Calidad en trminos del producto o servicio que se ofrece.Ejm. Prestacin de Servicios de Educacin Superior a nivel de pregrado en la facultad de Economia de la Universidad del Valle.Definicin del AlcanceCon esta herramienta usted podr identificar de una manera general, el estado de avance del sistema de gestin de la calidad en su Facultad, Instituto Sede.24.1Teniendo en cuenta el alcance definido, se tiene claramente identificados los clientes o usuarios y productos o servicios que ofrece el Instituto o Facultad.Caracterizacin de UsuariosUbquese en cada una de las preguntas y coloque un 1 en la casilla que corresponda segn las siguientes opciones:34.1Se encuentran identificados los procesos para el Sistema de Gestin: Procesos de direccin, procesos operativos, procesos de apoyo, procesos de control (opcional). Este mapa de procesos debe considerar los procesos definidos institucionalmente en el GICUV. Pueden incluirse dentro del mapa del SGC procesos institucionales.Mapa de ProcesosNA:Requisito no aplicable bajo los parmetros de exclusin de ISO 9001:2000.44.1Se ha definido el objetivo, alcance, responsable, actividades (PHVA), entradas, salidas, mecanismos de control, indicadores de cada uno de los procesos.Caracterizaciones de ProcesosNO:Requisito aplicable, pero no diseado, ni desarrollado, ni implementado.4.2REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN0000000%IDEA:Requisito en proceso de diseo o desarrollo como especificacin del Sistema de Gestin de Calidad.54.2.2Tienen un Manual de Calidad que describa el alcance del SGC, las exclusiones justificadas, la descripcin de los procesos (mapa y caracterizaciones), referencia los documentos del SGC.Manual de CalidadDOCUMENTADO:Requisito Implementado, con resultados, registros y evidencias.64.2.3Aplica las directrices establecidas institucionalmente para elaborar los documentos del SGC. Ver Manual de Control de Documentos y Registros Mp-12-01-02 Vigente.Documentos elaborados en los formatos institucionalesIMPLEMENTADO:Requisito Implementado y auditado con resultados conformes.74.2.3Aplica el procedimiento que ha establecido la institucin para el control de documentos. Entregan copias controladas de los instructivos de procedimientos que se han elaborado en su sistema. Ver Manual de Control de Documentos y Registros Mp-12-01-02 Vigente.Procedimiento de control de documentos institucional entendido y aplicadoREGISTROS DE IMPLEMENTACIN:Requisito implementado, auditado y en proceso de mejoramiento continuo.84.2.3Tienen un inventario de la documentacin que se ha levantado para el SGC (Instructivos de Procedimientos y Documentos Externos).Listado Maestro de Documentos del SGC94.2.4Aplica el procedimiento que ha establecido la institucin para el control de los registros de calidad. Ver Manual de Control de Documentos y Registros Mp-12-01-02 Vigente.Procedimiento de control de registros institucional entendido y aplicadoRecomendaciones:El formato debe ser diligenciado por la persona que tenga conocimientos de la gestin de la Facultad, Instituto Sede.104.2.4Tiene establecidas las disposiciones para controlar los registros de calidad que se generan en sus SGC. Debe contener los regsitros internos y externos.Listado Maestro de Control de RegistrosSlo se puede colocar un 1 en cada numeral, de lo contrario el formato genera error.5RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION0000000%Se deben contestar todos los numerales.115.3Se tiene una poltica de calidad. La poltica de calidad debe estar alineada con la politica de calildad institucional y el plan de desarrollo.Politica de Calidad125.3Ha difundido la poltica de calidad.Registros de difusin de la poltica135.3Ha evaluado el entendimiento de la politica de calidad.Registros de evaluacin del entendimiento de la poltica de calidad145.4.1.Se tienen objetivos que se relacionan con la politica de calidad. Se ha definido para cada objetivo: Responsable de medir, Formula, Frecuencia, Meta, Plazo para alcanzar la meta.Matriz de Objetivos de Calidad155.4.2Se planifican los cambios que pueden afectar la integridad del SGC de acuerdo con las directrices institucionales. Ver Manual de Calidad y Operaciones MP-12-01-01 Vigente.Registros de planificacin de cambios165.5.1Se tienen definidos los niveles de autoridad y las responsabilidades de las personas que puedan afectar la conformidad del producto o servicio. Revise si las descripciones de cargo definidas institucionalmente son suficientes.Responsabilidad y Autoridad para todos los cargos definidas175.5.2Se ha seleccionado y nombrado formalmente el representante de la direccin para el SGC.Nombramiento del Representante de la Direccin185.5.3Se han establecido los procesos de comunicacin entre los procesos.Canales de comunicacin definidos. (Pueden estar dentro de los documentos que se han elaborado para los procesos)195.6Se ha realizado la Revisin del SGC por parte de la direccin considerando las entradas y salidas establecidas en el requisito 5.6 de la NTC-ISO 9001:2008Actas de Revisin por la Direccin6.1PROVISIN DE RECURSOS0000000%206.1Existe una metodologa para definir el presupuesto que requiere la implementacin y el mantenimiento del sistema, y estos recursos son asignados oportunamente.Presupuesto para el SGC6.2RECURSOS HUMANOS0000000%216.2.2Se ha determinado la competencia del personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto/servicio. Revise si el manual de competencias institucional es suficiente. Para el caso de los docentes, consulte el documento borrador "Desarrollo de Talento Humano docente" y verifique que cumple con lo establecido.Manuales de competencias de cargos administrativos revisadosPerfiles especificos de docentes (convocatorias) conservados y organizados226.2.2Se cumple con las normas establecidas en los documentos institucionales para la seleccin del personal? Consulte los manuales Ingreso de Personal Administrativ, MP-10-01-01 Vigente, para personal administrativo y Ingreso de Profesores, MP-10-01-02 Vigente para personal docente.Registros de seleccin de docentes (consultar cuales registros quedan en el nivel central y cuales en la facultad, sede o instituto)236.2.2Se cumple con la induccin del personal nuevo y sta se realiza de acuerdo con lo establecido en los manuales institucionales Induccin y Reinduccin a Docentes, MP-10-02-09 Vigente y Induccin y Reinduccin de Empleados Pblicos y Trabajadores Oficiales, MP-10-02-08 Vigente.Registros de induccin (consultar cuales registros quedan en el nivel central y cuales en la facultad, sede o instituto)246.2.2Existe una metodologa que permita identificar las necesidades de formacin y suministrar la misma al personal del SGC. Revisar si se cumple con los documentos institucionales.Plan de capacitacin256.2.2Se mantienen registros que evidencien la educacin, formacin, habilidades y experiencia.Registros soportes de competencia (consultar cuales registros quedan en el nivel central y cuales en la facultad, sede o instituto)6.3INFRAESTRUCTURA0000000%266.3Se cuenta con un listado de los equipos con los que cuenta la facultad y que inciden en la conformidad del producto o servicio.Inventario de equipos276.3Los equipos cuentan con la informacin documentada que describa las especificaciones tcnicas del equipo.Fichas Tcnicas de equipos o Manuales del fabricante286.3Se han definido las frecuencias para realizar el mantenimiento preventivo de los equipos.Programa de mantenimiento preventivo de equipos296.3Se han definido las actividades y frecuencias para realizar el mantenimiento preventivo a la planta fisica.Programa de mantenimiento preventivo de edificios306.3Se informa sobre los planes de mantenimiento definidos al proceso institucional.Programas de mantenimiento preventivo alineados al Programa institucional316.3Se cumple con los planes de mantenimiento definidos y se conservan registros de los mantenimientos realizados.Registros de ejecucin del mantenimiento6.4AMBIENTE DE TRABAJO0000000%326.4.Se han identificado las condiciones del ambiente de trabajo que afectan la conformidad del servicio.Ej. Temperatura, Humedad, Aseo, Higiene, Ruido, ErgonomiaCondiciones ambientales necesarias para prestar el servicio: clases, laboratorios, espacios de computo, salas de lectura.Condiciones de ambiente de trabajo que deben ser controladas identificadas336.4Se han definido los controles para el ambiente de trabajo que afecta la conformidad del servicio.Controles para el ambiente de trabajo7.1PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO Y / O SERVICIO0000000%347.1Se han determinado los requisitos del producto/servicio. Ver los Planes de Calidad de los Procesos Misionales Institucionales.Caracterizacin de Usuarios - Caracterisitcas del producto o servicio357.1Se tiene documentado el plan de calidad: Descripcin de los controles que deben realizarse en cada una de las etapas del proceso. Variable a controlar, especificacin, metodo de control, registro.Plan de calidad7.2PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE0000000%367.2.1/ 7.2.2Tienen unas metodologa para gestionar los pedidos, convenios o intercambios, presentacin de ofertas o ventas.Nota: Defina cual es la actividad realizada con el cliente para acordar las condiciones del producto o servicio.Ejemplo: Cumplimiento con el procedimiento de admisin de estudiantes, polticas claras de admisin.Procedimiento de relacin con el cliente377.2.3Se han establecido los procesos de comunicacin con el cliente relacionados con la informacin sobre el servicio. Identificar la forma como se comunican con el usuario. (Ver Matriz de Comunicacin y de Informacin Institucional).Documentos que contengan informacin especifica sobre el producto o servicio ofrecido (Pgina web, brochure, catlogos, etc).387.2.3Se han establecido los procesos de comunicacin con el usuario durante la prestacin del servicio. La forma como se comunican con los estudiantes para la matrcula, relacin con los Directores de Programa, Profesores. Identificacin de otros usuarios.Procedimiento de relacin con el cliente397.2.3Se cumple con las disposiciones institucionales definidas para el manejo y tratamiento de quejas y reclamos. (Ver Modelo Institucional).Conocimiento del procedimiento de PQRS institucional y comunicacin a sus usuarios sobre la metodologa que deben seguir.Informacin a la oficina de atencin de PQRS sobre las PQRS que se reciben, incluyendo tutelas y derechos de peticinExistencia de buzn de sugerencias7.3DISEO Y DESARROLLO0000000%407.3Se cumple con el procedimiento indicado para la Gestin de los Programas Acadmicos, Ver Manual de Procedimientos MP-04-01-01 Vigente.Conocimiento del procedimiento institucional MP-04-01-01 "GESTIN DE LOS PROGRAMAS ACADMICOS" Registros disponibles que deben quedar en la sede, facultad o instituto, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento7.4COMPRAS0000000%417.4.1Conocen cules son los proveedores que ms afectan la calidad (proveedores de productos o servicios misionales como material para laboratorios).Listado de Proveedores y productos que suministran427.4.1Se tienen criterios para evaluar los proveedores. Se cumple con el procedimiento indicado para la Seleccin de Proveedores, ver manual de procedimientos MP-08-01-01 Vigente. En caso de que no haya directrices institucionales para los proveedores que usted contrata debe dejar documentado estos criterios.Conocimiento del procedimiento MP-08-01-01 Vigente y registro de la evaluacin de proveedores437.4.2Conoce y aplica el Manual de Contratacin Institucional y los procedimientos de compras institucionales.Conocimiento del procedimiento institucional Contratacin y Compras nacionales Mp-08-01-02 Vigente.Registros disponibles que deben quedar en la sede, facultad o instituto, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento447.4.2Si realiza compras descentralizadas, estas se ajustan a los requisitos definidos en el nivel central.Registros de evaluacin de proveedores, de ordenes de compra, contratos, etc457.4.3Se verifican los productos y servicios comprados.Registros de verificacin del cumplimiento de especificaciones de las compras7.5PRODUCCIN Y / O PRESTACIN DEL SERVICIO0000000%467.5.1Se cumple con lo establecido en los procesos misionales de acuerdo con el Mapa de Procesos Institucional.Documentos misionales revisados477.5.1Se tienen identificados los servicios que ofrece la Facultad o Instituto Acadmico a sus Usuarios?.Caracterizacin de susuarios487.5.1Se cuenta con procedimientos que describan las actividades especificas que se realizan durante la prestacin del servicio de formacin, investigacin y extensin en la sede, facultad o instituto.Procedimientos de formacin, investigacin y extensin en la sede, facultad o instituto497.5.1Los procesos de prestacin de servicio cuentan con los equipos apropiados y los equipos de seguimiento y medicin necesarios.Verificacin de la adecuacin de equipos507.5.1Se tienen establecidos e implementados controles durante la prestacin de los servicios para asegurar que se cumpliran los requisitos del producto.Controles definidos y documentados en los documentos de los procesos517.5.2Revise si es necesario validar el proceso. Analice si su producto no puede verificarse mediante actividades de seguimiento o medicin, lo cual conlleva a que cuando se entregue el servicio no haya seguridad de que se cumple con todos los requisitos. Esto incluye a cualquier proceso en el que las deficiencias se hagan aparentes nicamente despus de que el producto est siendo utilizado o se haya prestado el servicio.Definicin de la aplicacin del requisito 7.5.2. En caso de que no aplique esto debe quedar documentado y justificado en el Manual de Calidad527.5.2Si la respuesta anterior es positiva, revise si se tienen establecidas las disposiciones para estos procesos, incluyendo cuando sea aplicable: a) los criterios definidos para la revisin y aprobacin de los procesos, b) la aprobacin de equipos y calificacin del personal, c) el uso de mtodos y procedimientos especficos, d) conservacin de los rregistros e) la revalidacinDocumentos donde se estasblecen las actividades de validacin537.5.3Se identifican los productos o servicios?.Mtodo de identificacin del producto o servicio547.5.3Se tiene una metodologa que identifique la informacin de enlace y/o la ruta para la trazabilidad?.Mtodo de trazabilidad557.5.4Tienen identificados que elementos suministra el cliente o usuario para la prestacin del servicio y existe una metodologa para el tratamiento del producto suministrado por el cliente.Documentos donde se encuentren establecidas las actividades para el manejo de la propiedad del cliente567.5.5Durante la prestacin del servicio se utilizan productos que puedan deteriorarse y afectar la conformidad del servicio. Si su respuesa es positiva, existe una metodologa para la preservacin de estos productos que incluyan la identificacin, manipulacin, embalaje, almacenamiento y proteccin.Ejm: materiales de laboratorio.Documentos donde se encuentren establecidas las actividades para la preservacin de los productos.En caso de que no aplique esto debe quedar documentado y justificado en el Manual de Calidad7.6CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN0000000%577.6Conocen cuales son los equipos de medicin que pueden afectar la calidad del producto o servicio. Analice si existen equipos con los cuales se realicen mediciones y que se requiera que los datos obtenidos sean confiables y precisos. En caso de que los equipos utilizados durante la prestacin de l servicio sean suministrados por el contratista, este aspecto debe verificarse en la evaluacin de proveedores (requisito 7.4.1). Ejemplo: Aplica para los Laboratorios de la Facultad de Ingeniera, Salud y Ciencias Naturales y Exactas.Listado de equipos de seguimiento y medicin. En caso de que no aplique esto debe quedar documentado y justificado en el Manual de Calidad587.6Cumple con los requerimitos de calibracin de los equipos de acuerdo con lo contemplado en la Norma 17.025? Para laboratorios de Calibracin y Ensayo de la Facultad de Ingeniera, Ciencias Naturales y Exactas y la Facultad de Salud. En el caso de las dems Facultades deben revisarse que los equipos que requieran estar calibrados lo estn.Documentos y registros exigidos por la Norma 17.025597.6Los equipos de medicion poseen ficha tcnica y hoja de vidaFichas Tcnicas y Hojas de vida de equipos de medicin607.6La gestin metrolgica de estos equipos se ajusta a la Guia Metodolgica de metrologia definida en la Universidad Procedimientos MP-12-01-06 Vigente.Registros de control metrolgico propuestos en la Guia Institucional.617.6Existe un responsable de la funcin metrolgica en la sede, instituto o facultad.Persona asignada para realizar las actividades de control metrolgico627.6Se conservan los registros de mantenimiento, verificacin y calibracin de los equipos de medicin.Registros de calibracin, verificacin y/o mantenimiento de los equipos de medicin8.2SEGUIMIENTO Y MEDICIN0000000%638.2.1Se realiza seguimiento a la satisfaccin del cliente o usuario. La herramienta para hacer seguimiento se establece en la caracterizacin de usuarios y la metodologia utilizada se ajusta a la Guia para la medicin de la satisfaccin de usuarios Institucional.Encuesta de medicin de la satisfaccin de usuario u otras herramientas aplicadasInforme de Satisfaccin de Usuarios648.2.1Se realiza seguimiento a la satisfaccin del usuario a travs de las encuestas semestrales de evaluacin del curso y profesor?.Informe de encuestas de satisfaccin de usuarios658.2.2Conoce y aplica el procedimiento para auditoras internas de calidad. En el caso de aplicar auditoras internas de calidad se debe seguir lo contemplado en el Manual de Procedimientos de Gestin del Mejoramiento Continuo, MP-12-01-03 Vigente.Conocimiento del Manual de Procedimientos de Gestin del Mejoramiento Continuo, MP-12-01-03 Vigente668.2.2Se realizan auditorias internas al proceso programadas por la Institucin programadas por la Oficina de planeacin.Registros de auditoria institucionales678.2.2Se realizan auditorias internas a los procesos que se han definido dentro del mapa definido para el Sistema de Gestin de Calidad con enfoque ISO 9001.Registros de auditoria del SGC de e la sede, instituto o facultad688.2.2Los auditores que realizan las auditorias son competentes.Auditores competentes698.2.2Se ha elaborado un programa de auditoras internas de calidad para el SGC de la sede, instituto o facultad.Programa de Auditorias internas del SGC de la sede, instituto o facultad708.2.3Se tienen definidos mtodos para hacer seguimiento los procesos del SGC de la sede, instituto o facultad.Registros de actividades de seguimiento del proceso (Actas de reuniones, comites, etc)718.2.3Se realiza seguimiento y anlisis a los indicadores contemplados en el Plan de Accin 2008 - 2011 y a los indicadores de Gestin planteados por cada Facultad, Sede o Instituto para medir la eficacia de los procesos del SGC.Informe de indicadores728.2.4Tienen metodologas para la evaluacin y seguimiento de la prestacin del servicio.Informe de indicadores relacionados con el servicio8.3CONTROL DEL PRODUCTO Y / O SERVICIO NO CONFORME0000000%738.3Conoce y aplica el procedimiento para el control del servicio no conforme. Se cumple con las actividades planteadas en el Manual de Procedimientos Gestin del Mejoramiento, MP-12-01-03 Vigente.Procedimiento de Control Producto y Servicio No Conforme Institucional entendido y aplicadoRegistros de Producto y Servicio No Conforme748.3Se tienen identificadas las posibles no conformidades relacionadas con los servicios misionales del SGC de la sede, instituto o facultad. Cada servicio contemplado por la Facultad o Instituto Acadmico debe revisar cules son los servicios no conformes (aquellos errores que se pueden cometer antes de prestar un servicio, identificar cul es el tratamiento que se da y establecer las acciones correctivas para evitar que se vuelvan a presentar).Tabla de posibles no conformes8.4ANLISIS DE DATOS0000000%758.4El anlisis de datos se aplica a la satisfaccin del cliente.Informes de analisis de datos del proceso768.4El anlisis de datos se aplica a la conformidad del producto o servicio.Informes de analisis de datos del proceso778.4El anlisis de datos se aplica a las caractersticas y tendencias de los procesos y los productos o servicios.Informes de analisis de datos del proceso788.4El anlisis de datos se aplica a los proveedores.Informes de analisis de datos del proceso8.5MEJORA0000000%798.5.1Se cuenta con un Plan de Mejoramiento para el ao formulado por la Direccin de la Facultad o Instituto Acadmico.Plan de Mejoramiento de la Sede, Facultad o Instituto808.5.2Conoce y aplica el procedimiento institucional MP-12-01-03 Vigente, para implementar y verificar la eficacia de las acciones correctivas.Procedimiento entendido y aplicado. Registros de acciones correctivas813.3.3.*Existen planes de mejoramiento individual, resultantes de la evaluacin del profesor de forma semestral (resultado de la evaluacin estudiantil, cada Programa Acadmico o Escuela debe elaborar un Plan de Mejoramiento Individual para los docentes que han resultado mal evaluados).Planes de Mejoramiento Individual821.3.2.*Se han identificado los riesgos asociados a la gestin de la entidad. La Facultad o Instituto Acadmico ha identificado los riesgos asociados a la prestacin del servicio siguiendo la metodologa planteada por MITIGAR.Mapa de Riesgo de la Sede, Facultad o Instituto838.5.3Conoce y aplica el procedimiento institucional MP-12-01-03 Vigente, para implementar y verificar la eficacia de las acciones preventivas.Procedimiento entendido y aplicado. Registros de acciones preventivas848.5.28.5.3Se han formulado acciones correctivas, preventivas o de mejora como resultado de: Auditoras Internas de Calidad, Cambios en el SGC, Registros de no Conformes, Anlisis de Datos, Indicadores y Evaluacin de la Satisfaccin de Usuarios.Registro de acciones correctivas y preventivasPROMEDIO0%0%0%0%0%0.00%* Requisitos del MECI (Modelo Estandar de Control Interno)* Los procedimientos que se referencian en esta herramienta debe ser consultados en la pgina http://gicuv.univalle.edu.co

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Empresa: _________________________________________________

Asesor: ________________________&C&"Arial,Negrita"&16CUESTIONARIO ISO 9001:2000&R&"Arial,Negrita"&12

Fecha: _____________&L&"Arial,Negrita"&11Pgina &P de &N&R&"Arial,Negrita"&11F02-P042INALCEC:REQUISITO NO APLICABLE BAJO LOS PARAMETROS DE EXCLUSION DE ISO 9001INALCEC:REQUISITO APLICABLE, NO DISEADO, NI DESARROLLADO, NI IMPLEMENTADOINALCEC:REQUISITO EN PROCESO DE DISEO O DESARROLLO COMO ESPECIFICACION DEL SGCINALCEC:REQUISITO IMPLEMENTADO, CON RESULTADOS, REGISTROS Y EVIDENCIASINALCEC:REQUISITO IMPLEMENTADO Y AUDITADO CON RESULTADOS CONFORMESINALCEC:REQUISITO IMPLEMENTADO, AUDITADO Y EN PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO

GRAFICO DEL PERFILHerramienta para el Diagnstico de la Situacin de la Calidad (Norma 9001-2008)RESULTADOS DEL PREDIAGNOSTICONUMERALREQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDADPORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO4.1REQUISITOS GENERALES0%4.2REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN0%5RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION0%6.1PROVISIN DE RECURSOS0%6.2RECURSOS HUMANOS0%6.3INFRAESTRUCTURA0%6.4AMBIENTE DE TRABAJO0%7.1PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO Y / O SERVICIO0%7.2PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE0%7.3DISEO Y DESARROLLO0%7.4COMPRAS0%7.5PRODUCCIN Y / O PRESTACIN DEL SERVICIO0%7.6CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN0%8.2SEGUIMIENTO Y MEDICIN0%8.3CONTROL DEL PRODUCTO Y / O SERVICIO NO CONFORME0%8.4ANLISIS DE DATOS0%8.5MEJORA0%PROMEDIO0%

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GRAFICO DEL PERFIL

PARAMETROS ISO 9001:2008PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTOPERFIL DE RESULTADOS