HERRAMIENTA DE BASE DE DATOS ACCESS.docx

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZOFACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ESCUELA EN INGENIERÍA FINANCIERA Y COMERCIO EXTERIOR

TEMA:

HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS

ASIGNATURA:

INFORMÁTICA APLICADA II

DOCENTE:

ING. RICHARD CAIZA

INTEGRANTES:

ESTÉFANY MOYAMAURICIO BUÑAY

CARRERA:

CUARTO COMERCIO EXTERIOR

2013 – 2014

FADE

INGENIERÍA COMERCIO EXTERIOR

ACCESS


HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS

HERRAMIENTAS

COMPACTAR Y REPARAR BASE DE DATOS

Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos se va haciendo cada vez más voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse más lento y pesado con el tiempo.

El aumento del tamaño no es debido solo al aumento de la información sino también a que se va generando espacio utilizado en algún momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el archive, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos.

La reparación le permite a Access reorganizar mejor la información a nivel interno lo que hará que la base de datos funcione mejor.

La compactación también restablecerá el orden de los campos de autonumeración del final de la tabla.

Por ejemplo, imagina que tienes un campo de autonumeración que contiene registros del 1 al 10. Ahora borramos los registros 9 y 10, el siguiente registró que creásemos tomaría el valor 11 porque a pesar de haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado que el 10 ha sido utilizado y entonces el siguiente tiene que ser el 11.

Compactando la base de datos, Access restablecerá el número del último registro al real, es decir a 8, y por lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomara el valor 9 pues es el siguiente libre después del último registro.

Todos estos cambios no afectaran al funcionamiento de la base de datos, sino que, al contrario, hará que funcione mucho mejor.

La herramienta Compactar y Reparar también se encarga de detectar si un archivo de Access ha sufrido algún tipo de daño e intentará repararlo.

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ACCESS


MACRO

VISUAL BASIC

Abre el editor de Visual Basic.Es el proceso de agregar funcionalidad a la base de datos mediante el uso de macros de Access o código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Por ejemplo, suponga que ha creado un formulario y un informe y desea agregar un botón de comando al formulario que, cuando se haga clic en él, abra el informe. En este caso, la programación es el proceso de crear una macro o un procedimiento de VBA y establecer a continuación la propiedad de evento OnClick del botón de comando de manera que, al hacer clic en el botón de comando, se ejecute la macro o el procedimiento. En el caso de una operación sencilla, como abrir un informe, puede usar el Asistente para botones de comando para que realice todo el trabajo, o puede desactivarlo y realizar la programación usted mismo.

NOTA Muchos programas de Microsoft Office utilizan el término "macro" para referirse a código de VBA. Esto puede inducir a confusión a los usuarios de Access porque, en Access, el término "macro" hace referencia a una colección con nombre de acciones de macro que puede reunir mediante el uso del Generador de macros. Las acciones de macro de Access representan únicamente un subconjunto de los comandos disponibles en VBA. El Generador de macros proporciona una interfaz más estructurada que el Editor de Visual Basic, permitiendo al usuario agregar programación a controles y objetos sin tener que aprender código de VBA. Debe recordar que, en los artículos de Ayuda de Access, las macros de Access reciben el nombre de macros. Sin embargo, el código, las funciones o los procedimientos de VBA se denominan código de VBA. El código de VBA está contenido en módulos de clases (que forman parte de formularios o informes individuales y que, normalmente, contienen código sólo para esos objetos) y en módulos (que no están vinculados a objetos específicos y que suelen contener código "global" que se puede utilizar en la base de datos).

Para abrir el editor de Visual Basic hacemos lo siguiente:

En el grupo Macro de la ficha Herramientas de la base de datos, haga clic en

Visual Basic.

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EJECUTAR MACRO

Las Macro son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.

También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.

Para Ejecutar una Macro hacemos lo siguiente:

En el menú Herramientas, sitúe el puntero sobre Macro, haga clic en Ejecutar macro y seleccione la macro de la lista Nombre de macro.

RELACIONES

RELACIONES

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho este representado solo una vez. Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones existentes entre tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access 2010.

Ya sabemos que existen tres tipos de relaciones de tabla:

Relación uno a varios. Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado “uno” de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado “varios” de la relación.

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Relación varios a varios. Para representar una relación varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resulta, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación.

Relación uno a uno. En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla solo puede tener un registro coincidente en la siguiente tabla, y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que solo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

RAZONES POR LAS QUE SE CREAN RELACIONES DE TABLAS ANTES DE CREAR OTROS OBJETOS DE BASE DE DATOS COMO FORMULARIOS, CONSULTAS E INFORMES.

Las relaciones de tabla son la base con la que exige integridad referencial y evitar los registros huérfanos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no

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existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe.

Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta. Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá creas una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. De Cliente.

Una RELACION de tablas se representa mediante una línea de relación trazada entre tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admite la relación.

COMO CREAR RELACIONES

Para crear relaciones en Access deberemos: Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.

Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana RELACIONES o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel de lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa podrá ser un campo de tipo Numero si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor.

VER LAS RELACIONES DE TABLA EXISTENTES EN LA BASE DE DATOS

Para ver las relaciones de tabla, hacemos clic en Relaciones en el grupo MOSTRAR U OCULTAR de la ficha HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS. Se abrirá la ventana RELACIONES y se mostrara las relaciones existentes.

Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana RELACIONES por primera vez, aparecerá el cuadro dialogo MOSTRAR TABLA y Access le pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana.

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DEPENDENCIAS DEL OBJETO

Muestra objetos en la base de datos que utilizan el objeto seleccionado, como consultas que se basan en tablas específicas o tablas que se basan en otras tablas.

Se puede ver información de las dependencias entre objetos de bases de datos. Ver una lista de objetos que utilizan un objeto específico ayuda a mantener una base de datos durante mucho tiempo y evitar errores relacionados con orígenes de registros desaparecidos. Por ejemplo, el formulario de pedidos trimestrales de la base de datos de ventas ya no es necesario, pero, antes de borrarlo, puede querer averiguar qué otros objetos de la base de datos utilizan este formulario. Entonces tiene la posibilidad de modificar los objetos dependientes, para eliminar las dependencias, o puede eliminar los objetos dependientes antes de eliminar el formulario de pedidos trimestrales. Ver una lista completa de los objetos dependientes puede ahorrarle tiempo y minimizar las posibilidades de que se produzcan errores.Además de ver la lista de objetos que utilizan el objeto seleccionado, puede ver también los objetos que está utilizando el objeto seleccionado.

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ANALIZAR

DOCUMENTADOR DE BASE DE DATOS

Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchas objetos de todo tipo, cuando trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de diseño de la base de datos, puede ser útil tener documentada toda la información referente a las características de cada objeto de la base de datos, esta documentación la podríamos realizar a mano, y sería una tarea larga y tediosa, pero Access nos proporciona una herramienta que automatiza ese proceso de documentación.Nosotros le indicaremos qué objetos y cuáles de sus características queremos documentar y Access obtendrá toda la información en un formato que luego podremos imprimir y archivar.Accede a esta herramienta desde la pestaña Herramientas de base de datos, y haz clic en la opción Documentador de base de datos.

Se abrirá el cuadro de diálogo Documentador:

ANALIZAR RENDIMIENTO

Esta opción permite analizar todos los objetos que tienes definidos en tu base de datos te dará varios consejos sobre cómo alcanzar un mayor rendimiento en tu base de datos. Ábrela desde la pestaña Herramientas de base de datos, y seleccionando Analizar rendimiento.

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Analizará los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los cambios que deberían realizarse para que la base de datos sea más eficiente.Cuando haces clic sobre la opción aparece este cuadro de diálogo:

Si quieres analizar todos los objetos de la base de datos, lo más aconsejable es seleccionar la pestaña Todos los tipos de objetos para que se listen todos los objetos de la base de datos y pulsar el botón Seleccionar todo para que analice los cambios que deberían hacerse en todos y cada uno de los objetos.Si ya has analizado tu base de datos y quieres volver a analizarla, será conveniente analizar únicamente los objetos nuevos o los que hayan cambiado, en este caso haz clic sobre la pestaña del tipo de objeto a analizar y luego en la lista que te aparecerá marca la casilla del o de los objetos que quieres analizar.Cuando hayas seleccionado los objetos que quieras analizar pulsa el botón Aceptar y Access te devolverá un informe sobre qué modificaciones deberías de hacer para optimizar la base de datos.

ANALIZAR TABLA

Si se tienen datos redundantes en una tabla, se puede hacer uso del analizador de tablas para una mejor eficiencia. Para ello hay que elegir Herramientas/Analizar Tabla.

El analizador funciona sin dañar la tabla original e incluso genera una consulta que simula la tabla original inalterada, de forma que se puede seguir utilizando como origen de datos.

Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseño de datos.

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Este curso no pretende enseñar a diseñar una base de datos (más que un tema necesitaríamos un curso entero) pero podemos apuntar algunas características que deben cumplir las tablas obtenidas en la fase de diseño.

Uno de los objetivos a alcanzar cuando se diseña una base de datos es que no exista redundancia, es decir datos repetidos innecesariamente. La redundancia, aparte de generar más espacio ocupado en disco, puede generar una serie de problemas indeseables que puedan hacer que los datos almacenados sean incorrectos.

Veámoslo con un ejemplo: Imaginemos una tabla de facturas con los campos número de factura, fecha, importe, IVA, cliente, domicilio del cliente, teléfono del cliente, más datos del cliente… Cuando un cliente tenga varias facturas, su nombre, dirección, teléfono y más datos estarán repetidos en la tabla; y repetidos innecesariamente porque el cliente normalmente tendrá el mismo nombre, domicilio, teléfono, etc en todas sus facturas, estamos en presencia de un caso de redundancia.

¿Qué nos puede provocar esta redundancia?

1. Más espacio ocupado en disco.

2. Si cambia el teléfono del cliente, habrá que cambiarlo en todas sus facturas, lo que genera mayor tiempo de proceso, y lo que es más grave, si se nos olvida cambiarlo en una de las facturas, habremos generado errores en los datos (una factura con el teléfono incorrecto).

3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habría que volver a introducir sus datos con el engorro que supondría y el peligro otra vez de equivocarnos y generar otro error en los datos.

… Podríamos enumerar más problemas pero pienso que habrá quedado claro que la redundancia no es buena y que cuando diseñemos nuestras tablas hay que evitarla.

La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseño de nuestras tablas.

Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartirá los datos en varias tablas, relacionándolas, y de esta forma podrás almacenar tus datos de una forma más eficaz eliminando la redundancia. En nuestro ejemplo anterior, se crearía una tabla para almacenar los datos de nuestros clientes y así los datos de un cliente concreto estarían almacenados una sola vez y las tablas de facturas y clientes estarían relacionadas por el campo código de cliente. Hay que tener en cuenta que será mejor utilizarla una vez tengamos nuestros datos introducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores almacenados en cada campo y "adivinar" mejor un diseño mejorado.

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MOVER DATOS

SQL SERVER

Migra una parte o toda la base de datos a una base de datos nueva o existente del servidor SQL de Microsoft.

El SQL (Structured query language), lenguaje de consulta estructurado, es un lenguaje surgido de un proyecto de investigación de IBM para el acceso a bases de datos relacionales. Actualmente se ha convertido en un estándar de lenguaje de bases de datos, y la mayoría de los sistemas de bases de datos lo soportan, desde sistemas para ordenadores personales, hasta grandes ordenadores.

Como su nombre indica, el SQL nos permite realizar consultas a la base de datos. Pero el nombre se queda corto ya que SQL además realiza funciones de definición, control y gestión de la base de datos. Las sentencias SQL se clasifican según su finalidad dando origen a tres ‘lenguajes’ o mejor dicho sublenguajes:

El DDL (Data Description Language), lenguaje de definición de datos, incluye órdenes para definir, modificar o borrar las tablas en las que se almacenan los datos y de las relaciones entre estas. (Es el que más varia de un sistema a otro)

El DCL (Data Control Language), lenguaje de control de datos, contiene elementos útiles para trabajar en un entorno multiusuario, en el que es importante la protección de los datos, la seguridad de las tablas y el establecimiento de restricciones en el acceso, así como elementos para coordinar la compartición de datos por parte de usuarios concurrentes, asegurando que no interfieren unos con otros.

El DML (Data Manipulation Language), lenguaje de manipulación de datos, nos permite recuperar los datos almacenados en la base de datos y también incluye órdenes

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para permitir al usuario actualizar la base de datos añadiendo nuevos datos, suprimiendo datos antiguos o modificando datos previamente almacenados.

ASISTENTE PARA CONVERTIR A SQL SERVER

BASE DE DATOS EN ACCESS

Divide una base de datos en dos archivos: uno que contiene tablas y uno que contiene consultas y formularios.

Divisor de Base de Datos: Opciones de Servidores de BD.

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CIFRA CONTRASEÑA

Ya hemos visto las opciones más útiles para configurar la base de datos de modo que un usuario pueda trabajar con ella fácilmente y con ciertas restricciones. Nos queda ver cómo cifrarla para evitar que tengan acceso a ella las personas no autorizadas. De este modo, se solicitará la contraseña al tratar de abrir el archivo Access.

ara ello debemos seguir dos simples pasos: abrir la base en modo exclusivo y aplicar la contraseña.

Abrir la base en modo exclusivo:

Cierra la base si la tienes abierta, pero no cierres Access, desde Archivo > Cerrar base de datos.

Utiliza la opción Archivo > Abrir para abrir la base de nuevo. Selecciona la base normalmente, pero en el cuadro de diálogo no pulses el botón Abrir para confirmar, sino que deberás pulsar la pequeña flecha que hay en él. En el menú del botón Abrir, selecciona Abrir en modo exclusivo.

Ahora ya estamos en disposición de establecer una contraseña. Lo haremos desde Archivo > Información > Cifrar con contraseña. Verás que se muestra un cuadro de diálogo como el de la imagen. En él deberás introducir la contraseña y a continuación introducirla de nuevo para confirmarla.

Si en algún momento decides quitarle la contraseña, deberás seguir los mismos pasos: primero abrir la base en modo exclusivo y luego pulsar Descifrar en Archivo > Información. Te pedirá la contraseña para confirmar la acción. Luego, cierra la base y ábrela de nuevo para que no se encuentre en modo exclusivo.

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SHARE POINT

La web se ha convertido en un lugar cómodo para recopilar, almacenar y distribuir centralmente soluciones para poder tener acceso a ellas fácilmente desde cualquier equipo y para compartir y colaborar con otros usuarios. Con Access 2010, puede crear bases de datos web, publicarlas en un sitio de SharePoint 2010 habilitado para Servicios de Access y usar permisos de SharePoint para determinar quién puede ver qué.10 Los visitantes de SharePoint pueden usar su aplicación de base de datos en un explorador web, incluso si no tienen un cliente de Access, y sus cambios se sincronizan automáticamente.

Con Access 2010 y SharePoint Server 2010, los datos pueden tener una mayor protección y ayudarle a cumplir con los requisitos normativos, de copia de seguridad y de auditoría de datos, lo que le proporciona más accesibilidad y capacidad de administración.

COMPLEMENTOS

COMPLEMENTOS

Instalar un complemento en Access 2007 es aún más sencillo que en versiones anteriores, pues no es necesario colocar el archivo en una ubicación específica, sino que el mismo Access se encargará de hacer una copia en la carpeta Complementos cuando seleccionemos como tal el archivo en cualquier ubicación.

La extensión apropiada para un complemento de Access en 2007 es ACCDA, pero también admite ACCDB, ACCDE, MDA, MDB y MDA. En realidad, de manera parecida a lo que sucedía con los MDA, un archivo ACCDA es un archivo ACCDB o ACCDE renombrado y su única finalidad, que no es poca cosa, es que no se muestre en el explorador al abrir una aplicación desde Access, pues está pensado como complemento y no para abrir directamente.

Tenemos dos vías para instalar un complemento de Access:

Desde opciones de Access, pulsando en el | Botón de Office | Opciones de Access | Complementos | Administrar | Complementos de Access | Ir ...

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Desde la cinta de opciones | Tag Herramientas de Access | Grupo Herramientas de Access | Botón Complementos | Opción Administrador de complementos.

En cualquiera de ambas opciones se muestra la ventana del Administrador de complementos, idéntica a la de versiones anteriores. Se muestran disponibles para instalar los complementos que se encuentran en la carpeta Complementos, pero, si pulsamos "Agregar nuevo...", se abre el explorador y podemos elegir nuestro archivo en la ubicación en que se encuentre y, al instalarlo, Access lo copiará a la ubicación Complementos.

Instalar un complemento de Access en Windows Vista

http://geeks.ms/blogs/access/WindowsLiveWriter/InstalaruncomplementodeAccessen2007_11931/image_8.png

http://geeks.ms/blogs/access/WindowsLiveWriter/InstalaruncomplementodeAccessen2007_11931/image_4.png

http://geeks.ms/blogs/access/WindowsLiveWriter/InstalaruncomplementodeAccessen2007_11931/jbwzma4_2.jpg

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ACCESS


En Windows Vista es necesario tener permisos de administrador para poder instalar un complemento de Access.

Un truco sencillo para tener permisos de administrador es crearse un acceso directo que abra Access como administrador:

Creamos un acceso directo a nuestra aplicación Access 2007, por ejemplo a "C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\MSACCESS.EXE"

Luego, editamos el acceso directo y pulsamos en "Opciones avanzadas". Ya no nos queda más que marcar "Ejecutar como administrador". Entrando en Access desde este nuevo acceso directo, tendremos permisos de administrador y, por tanto, añadir o quitar complementos sin ninguna dificultad.

LINKOGRAFÍA:

http://www.aulaclic.es/access-2010/t_6_1.htm#ap_06_01

BIBLIOGRAFÍA:

Módulo de Access 2010

OTRAS FUENTES:

Blogs de Access

http://www.aulaclic.es/access-2010/t_6_1.htm#ap_06_01

Documents

HERRAMIENTA DE BASE DE DATOS ACCESS.docx