A community grants partnership made possible by:

2018 Healthy Eyes Healthy Children Award Recipient Webinar

Brittany Broombaugh, Director for Optometry Cares – The AOA Foundation

Getting started: receiving funds and before‐

project planning

Resources available and how to access them

Tracking and reporting your project’s impact

Questions

Webinar Agenda

2018 Healthy Eyes Healthy Children Grants

15 Awards Recipients in 11 states

$65,500 awarded

Receiving Your Funds

•90% awarded in August•10% withheld until final report submitted

Award checks will be issued to your state affiliate Executive Director accompanied by a letter identifying 

the project director and project name.

You may need to provide a W‐9 for your state affiliate. 

Executing Your ProjectTimeline and Considerations

Timeline

August 24, 2018:  Checks issued to state affiliates

September 1, 2018:  Programs launch

March 1‐15, 2019:  Grantee webinar to review reporting requirements

March 29, 2019:  Grantee 6‐month report due (required)

September 30, 2019:  Grantee Final report due (required)

Considerations

Partnership Agreements

Media/Photo Release Forms

Student Consent Forms

Resources AvailableHelping you succeed 

A community grants partnership made possible by:

Essilor Vision Foundation Resources• Essilor Vision Foundation Agreement• Complete glasses (frame and lens) orders• Portable examination equipment requests

Kirstin Jones, Program Manager for the Essilor Vision Foundation

Changing Life through LensesTM

•EVF’s new online ordering platform where eye doctors and non‐profits can places charitable orders for free glasses and find resources on how to expand their charitable engagement.

How to Sign Up for an Account

•Register for an account in minutes

•Select the right account type for you

•Requires an NPI number for at least one eye doctor

•Complete a contract & BAA 

Placing Orders for Glasses

• Click on the “Order” page• Complete the order form including:

• Eye doctor for each Rx• Patient demographic info• Single vision and Bifocal • Special Orders• Uncut, Frame to Come, and Frame and Lens package

• Can change the address for each order• Email operations@evfusa.org for stock lens options

Frame Options

• 57 SKUs available• 30 different styles• Frames for elementary through adult (sizes 42‐58)

• Request a frame collection for free• Will receive 30 frames representing all styles

• Can order all 57 frames • Receive kit in 2 to 3 weeks following request

How to Request Portable Examination Equipment

• Click on the “Resources” page• In the “Exam Lane Rentals” tile, select “Request Now”

• Complete the form and enter HEHC2018 in the “Program code” field to wave the charge

• Note:• Each lane includes a phoropter, phoropter stand, and wall chart 

• Lanes are subject to availability• Request as early as possible

HEHC Electronic Resource KitTools, samples, and templates for your project

Accessing the Resource Kit

www.aoafoundation.org/HEHC“Award Recipient Resources” tab on the left and select “2018 Resource Kit”Password: HEHC2018(capitalization required)

Accessing the 

Resource Kit

Resource Kit Contents

Press Release Template: 

Announcing Award and Project

Healthy Eyes Healthy Children 

Fact Sheet

Publicity and Promotion Tips: Media Outreach and Interviewing

Memorandum of Understanding 

Template

Partner Certificate Template

Community Outreach PowerPoint Presentation

HEHC PowerPoint Template

“Ready for School” Infographic

“Lifetime of Healthy Vision” 

Flyer

Press Release Template: Project Completion and 

Impact

Resource Kit: Action Required

Optometry Cares Agreement

Media and Photo Release

Essilor Vision Foundation Agreement

Acknowledging HEHC in Media and Marketing

HEHC grant funding should be acknowledged with the following statement in media and marketing when appropriate:

• This initiative is made possible in part due to grant funding provided by the Healthy Eyes Healthy Children (HEHC) Community Grants Program from Optometry Cares – the AOA Foundation (OC) and sponsored by Essilor Vision Foundation (EVF).  HEHC grants provide funding for implementation of community‐based solutions that increase awareness and outreach of vision services to communities with special attention to the underserved children in the U.S.

• Additionally, EVF provides support of no cost glasses through the Changing Life through Lenses program.

HEHC, OC, and EVF logos should be included along with statement when appropriate  

This statement can be found in the “Media Kit Fact Sheet” document in the Award Resources 

Tracking and ReportingUsing quantitative and qualitative data to measure impact 

Tracking: Quantitative

Start now by using your action plan or proposal to begin a list of anticipating methods you will use to reach individuals. Be prepared to record/count participants, attendees, or audience.

What to Track• Individuals or Families Reached• Impact: Direct Services provided• Impact: Indirect (promotions/messaging/publicity) 

Tracking: Qualitative 

Quotes or Testimonials

• How your project helped• Who your project helped or reached • Why your project was needed• Why you should return

Who/How to Ask

• Who: participants, families, partners• Ask at the end of your event or very soon after: Email, social media, post‐event feedback forms or surveys, pre‐event survey

• Record video at your event 

Reporting

6‐Month report: March 29, 2019

Final report: September 30, 2019

Excel document to report quantitative data

Word document to report qualitative data and narrative summary

Webinar in March to answer questions about reporting and exchange “best practices” and “lessons learned”

Reporting Expenses

Budget/Expense Template for Reporting

Budget Variations >$500

Receipts, Invoices, Proof of Payment for items >$1,000

HEHC Award Recipient Requirements

Recipient WebinarGrant Agreement, Media ReleaseEVF Registration & Agreement (Changing Life through Lenses)Reporting WebinarReporting

Questions or RequestsSubmit your questions or content requests using the chat or message function

Notable Takeaways

EVF Registration and Agreement (Changing Life through Lenses)

Optometry Cares Agreement and Media Release

• “Award Recipient Resources” – “2018 Resource Kit,” password: HEHC2018

Resources available at www.aoafoundation.org/HEHC

6‐month report due March 29, 2019

Contact Information

Healthy Eyes Healthy Children Reporting, Funds, and Miscellaneous Inquiries

• Kelsey WolfOptometry Cares Awards AdministratorKWolf@aoa.org314‐983‐4209

Glasses, Equipment, Changing Life through Lenses Inquiries

• Kirstin JonesProgram ManagerKirstin.Jones@essilorusa.com214‐496‐4635changinglifethroughlenses.org