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KIT-BIBLIOTHEK
KIT – Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholz-Gemeinschaft
Harmonisierung der internenForschungsberichterstattung am KIT
Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle- Güldner
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Inhalt
Funktionsweise von KRIS- Karlsruhe Research InformationSystemAnwendungsfälleProjekt KIM-FIS – ModuleBedarfsermittlung Berichtswesen
ProzessMethodikErgebnisseAusblick
KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner2 22.01.2013
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Funktionsweise von KRIS-Karlsruhe Research Information System
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Schritt 1 – Aggregierung
Schritt 1 – Aggregierung
- aus externen Quellen (50%)- aus internen Quellen (20%)- im Zuge von Services (20%)- durch manuelle Eingabe (10%)
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Schritt 2 – Mapping
Schritt 1 – Aggregierung
- aus externen Quellen (50%)- aus internen Quellen (20%)- im Zuge von Services (20%)- durch manuelle Eingabe (10%)
Schritt 2 – Mapping
- auf Personen- zu Instituten und Teilinstituten- zu Programmen- zu Zentren- zu Schwerpunkten
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Schritt 3 – Nutzung
Schritt 1 – Aggregierung
- aus externen Quellen (50%)- aus internen Quellen (20%)- im Zuge von Services (20%)- durch manuelle Eingabe (10%)
Schritt 2 – Mapping
- zu Personen- zu Instituten und Teilinstituten- zu Programmen- zu Zentren- zu Schwerpunkten
Schritt 3 – Aufbereitung und Nutzung
- für Wissenschaftler- für Wissenschaftsmanager- für Dienstleister- für die Web-Öffentlichkeit
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Ein Wissenschaftler möchte …einen Überblick über seine Leistungen erstellen, dauerhaftpflegen und immer wieder nutzen.
Die Dienstleistungseinheit Internationales möchte …wissen, welche Forschungskooperationen aktuell bestehen und welcheinternationalen Netzwerke daraus entstanden sind.
Ein Wissenschaftsmanager möchte …aktuelle und valide Informationen zu Output und Performance seinesVerantwortungsbereichs in detaillierter oder aggregierter Form gewinnen undggf. weitergeben.
Die Dienstleistungseinheit Forschungsförderung möchte wissen …wie viele der Anträge des KIT erfolgreich waren,wie sich die Projektelandschaft in welchen Forschungsfeldern entwickelt hat.
Die interessierte Öffentlichkeit möchte …sich schnell einen Überblick über die Forschungsaktivitäten und –ergebnissedes KIT verschaffen.
Nutzen und Nutzer – Anwendungsfälle
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Wissenschaftsmanager – Zahlen, Daten, Fakten
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Wissenschaftsmanager – Beispiel Netzwerkanalyse
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Projekt KIM-FIS – Module
Reporting und Qualitätsmanagement(Berichtswesen)
Smart Rollout im Frontend
Systemwechsel im BackendP i l o t p h a s e
NutzerzahlenFunktionalität
Publikationen (PUB) und Open Access Repository (OAR)
Projekte (PRO)
Patente (INNO)Upgrade auf neue Version der
Software
2012 2013
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Bedarfsermittlung BerichtswesenProzess, Methodik und Ergebnisse
1. Stakeholder identifizieren
Forschungsinformationsgeber/-nehmer in der Aufbauorganisation,Matrixstruktur und innerhalb der Dienstleistungseinheiten
2. Stakeholderinterviews durchführen
Fragebogen für Informationsnehmer/Informationsgeber
3. Einheitliche, strukturierte Dokumentation der Interviews
Requirement Sheet pro Stakeholder
4. Auswertung der Ergebnisse
Anwendungsfälle
Synopse (welche Forschungskennzahlen werden in welchen Berichtengefordert)
Berichts- und Systemlandkarte
5. Lastenheft
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Bedarfsermittlung BerichtswesenStakeholder
1 WissenschaftsmanagerAufbauorganisation
CSO, Institutsleiter GFB/UB ,Wissenschaftler
2 WissenschaftsmanagerMatrixstruktur
HGF-Programme,Zentren, Schwerpunkte
3 Dienstleistungseinheiten
ForschungsförderungBibliothekPräsidialstab SSE, QM, GremienInnovationsmanagementInternationalesRelationship Management
4 Gremien/Kommissionen Strategie- und Forschung, QM-Forschung, Strukturkommission
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Frageblock 1 - An wen müssen Sie berichten?
=> Berichtslandkartewesentlich für R&R-Konzept
Frageblock 2 - Was müssen Sie berichten?
=> Datenmodell
Frageblock 3 - In welcher Form müssen Sieberichten?
=> Darstellungs-, Aufbereitungs- undVisualisierungsmöglichkeiten
Bedarfsermittlung BerichtswesenFragebogen
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Bedarfsermittlung BerichtswesenFragebogen
Frageblock 4 - Wie kommt man von Quantitätzu Qualität?
=> Zeitreihen, Netzwerkanalysen=> BI-Tools
Frageblock 5 – Welches sind die führendenSysteme?
=> Systemlandkarteautoritative Datenquellen identifizieren und
Prozesse optimieren
22.01.2013 KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner14
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Keine Übersicht der gesamten KIT Berichtsaktivitätenbisher
Erstmalige übergreifende Erfassung aller Aktivitäten undAnforderungen zum Thema Berichtswesen am KIT
Definitionen der Forschungskennzahlen waren nichtkonsistent
Maßnahmen: Exakte Definitionen der Forschungskennzahlen inSynopse
Kontinuität der Forschungskennzahlen war nicht gegebenFestlegung der wichtigsten Forschungskennzahlen durch QMForschung
KIT-Bibliothek15 31.01.2013
Bedarfsermittlung Berichtswesenbisherige Schwachstellen und Maßnahmen
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Bedarfsermittlung BerichtswesenBerichtslandkarte – Wer berichtet an wen?
PST SSE hat die meisten BerichtspflichtenBerichtslandkarte ist die Basis für das KIM-FIS Rechte- undRollenkonzept
22.01.2013 KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner16
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Bedarfsermittlung BerichtswesenSynopse/Datenmodell
Aufstellung der in den Bedarfsgesprächen genanntenForschungskennzahlen zu Publikationen, Projekten,Innovationen, Kooperationen und Sonstige
Definitionen zu allen aufgeführten Forschungskennzahlen
Basis für Priorisierung der Forschungskennzahlen undÜbernahme in Datenmodell
22.01.2013 KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner17
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Synopse der Forschungskennzahlen
KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner18 22.01.2013
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Definition der Forschungskennzahlen
KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner19 22.01.2013
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Bedarfsermittlung BerichtswesenZuordnungen zu Aufbau- und Matrixstruktur
Aggregierte Zahlen gewünscht für
Einrichtungen entsprechend der neuen KIT-Organisationsstruktur Fächer/FächergruppenKIT-ZentrenKIT-SchwerpunkteHGF-Programme bis auf Topic Ebene
22.01.2013 KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner20
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Bedarfsermittlung BerichtswesenAufbereitung / Formate /Schnittstellen
Unterstützung folgender Formateca. 80% der Stakeholder wünschen Rohdaten, die flexibel und freikonfigurierbar sind
ExcelWordPDFAutomatisierte Input- und Output im BIBTEX/LaTEX-Format (nummeriertes bearbeitbares BIBTEX-/LaTEX-Format)EndnoteSQL-Zugriff
22.01.2013 KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner21
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Bedarfsermittlung BerichtswesenErgebnisse Historie
22.01.2013 KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner22
ProgrammorientierteFörderung der HGF
rückwirkend bis 2004
Anforderung KIT QMForschung
10 Jahre
Anforderungen Strategie-,Struktur- undEntwicklungsplanung
ab KIT Gründung 2009
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Quellsystem für alle Finanzdaten ist SAP
Quellsystem für alle Personen/Organisationsdaten ist SAP
Quellsystem für Innovationen bei Innovationsabteilung
Zielsetzung: Quellsystem für alle Publikationsdaten istKIM-FIS
Zielsetzung: Quellsystem für Projektinformationen ungleichFinanzen ist KIM-FIS
KIT-Bibliothek23 31.01.2013
Bedarfsermittlung BerichtswesenQuellsysteme
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Erstellung LastenheftParallel Abgleich Lastenheft mit FunktionalitätCONVERIS V5Pflichtenheft von AVEDAS
Umsetzung bzw. Ergänzung der Anforderungen inCONVERIS
Aufbereitung und Visualisierung im Reporting- undAnalysetool CONVERIS Analytics
Bedarfsermittlung BerichtswesenAusblick
22.01.2013 KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner24
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
KIT-Bibliothek Dr. Claudia Kramer, Sabine Blümle-Güldner25 22.01.2013
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