HANDLEIDING ONLINE BIBLIOTHEEKbibliotheek.stidoc.nl/Handleiding_Online_Bibliotheek.pdf · 2011-02-07 · Handleiding Online Bibliotheek Algemeen 7 U kunt de twee wachtwoord velden

HANDLEIDING

ONLINE BIBLIOTHEEK

www.stidoc.nl

Auteur: S. van Schagen

E-mail: [email protected]

Versie: 1.2

1 Handleiding Online Bibliotheek Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

1 Indeling webapplicatie .......................................................................................................... 3

1.1 Werkblokken ........................................................................................................................... 3

1.2 Gebruikers ............................................................................................................................... 4

1.3 Algemene zoekopdrachten ..................................................................................................... 4

2 Algemeen ............................................................................................................................. 5

2.1 Gebruiker accounts ................................................................................................................. 5

2.1.1 Admin account ................................................................................................................. 5

2.1.2 Semi admin accounts ....................................................................................................... 5

2.1.3 Restricties admin accounts .............................................................................................. 6

2.1.4 Overige restricties ........................................................................................................... 6

2.1.5 Gebruiker account wijzigen ............................................................................................. 6

2.1.6 Gebruiker account verwijderen ....................................................................................... 7

2.1.7 Gebruiker account aanmaken ......................................................................................... 7

2.1.8 Filters ............................................................................................................................... 8

2.1.9 E-mail notificatie .............................................................................................................. 9

2.1.10 Rechten ............................................................................................................................ 9

2.2 Instellingen .............................................................................................................................. 9

2.2.1 Instellingen admin account ........................................................................................... 10

2.2.2 Instellingen semi-admin account .................................................................................. 11

2.2.3 Website instellingen ...................................................................................................... 11

3 Boeken ............................................................................................................................... 16

3.1 Boeken ................................................................................................................................... 16

3.1.1 Boeken zoeken .............................................................................................................. 16

3.1.2 Een nieuw boek invoeren .............................................................................................. 17

3.1.3 Categorieën en trefwoorden ......................................................................................... 18

3.1.4 Een bestaand boek wijzigen .......................................................................................... 18

3.1.5 Een boek verwijderen .................................................................................................... 19

3.2 Uitgebreid zoeken ................................................................................................................. 19

2

Error! Use the Home tab to apply Kop 1 to the text that you want to appear here. Handleiding Online Bibliotheek

3.3 Stamgegevens ....................................................................................................................... 20

3.3.1 Trefwoorden .................................................................................................................. 20

3.3.2 Talen .............................................................................................................................. 21

3.3.3 Categorieën & subcategorieën ...................................................................................... 22

4 Uitleen ............................................................................................................................... 26

4.1 Internet nieuw ....................................................................................................................... 26

4.1.1 Statussen en hun betekenis .......................................................................................... 27

4.1.2 De status van een bestelling wijzigen............................................................................ 27

4.1.3 Verzend- en retourdatum .............................................................................................. 28

4.1.4 Een boek is al uitgeleend, wat nu? ................................................................................ 29

4.1.5 Een boek loskoppelen ................................................................................................... 29

4.2 Boeken uitleen ....................................................................................................................... 30

4.2.1 Handmatig boeken uitlenen .......................................................................................... 30

4.2.2 Een boek verlengen ....................................................................................................... 33

4.2.3 Boeken retour nemen ................................................................................................... 34

4.3 Uitleen geschiedenis ............................................................................................................. 34

5 Lezers / Admin .................................................................................................................... 35

5.1 Lezers ..................................................................................................................................... 35

5.1.1 Een nieuwe lezer toevoegen ......................................................................................... 35

5.1.2 Automatisch een e-mail met inloggegevens ................................................................. 36

5.1.1 Gegevens van lezers wijzigen ........................................................................................ 37

5.1.2 Lezers verwijderen ........................................................................................................ 37

5.2 Lezers verifiëren .................................................................................................................... 37

5.3 Facturatie............................................................................................................................... 38

3 Handleiding Online Bibliotheek Indeling webapplicatie

1 Indeling webapplicatie

De administratie voor het uitlenen van boeken (en lezers / ledenadministratie) is bereikbaar op:

http://bibliotheek.stidoc.nl.

Zodra u hier inlogt krijgt u een overzicht te zien van het totaal aantal boeken per stichting / vereniging.

Deze pagina is te allen tijde opnieuw op te vragen door links bovenin

op de witte boekjes te klikken.

1.1 Werkblokken

De webapplicatie is opgebouwd in duidelijke werkblokken, ieder in een eigen kleur:

ALGEMEEN

- Het beheren van gebruiker accounts

- Instellingen met betrekking tot de lezers portaal

- Uitloggen

BOEKEN

- Boeken bekijken en nieuwe boeken toevoegen

- Uitgebreid zoeken naar boeken

- Stamgegevens van boeken wijzigen

UITLEEN

- Nieuwe uitleen aanvragen via het internet

- Uitgeleende boeken en handmatig boeken uitlenen

- Geschiedenis van uitgeleende boeken

LEZERS / ADMIN

- Geregistreerde lezers en hun NAW gegevens

- Nieuw geregistreerde lezers die nog geverifieerd moeten worden

- Facturen bekijken / printen

4


1.2 Gebruikers

Gebruikers zijn gekoppeld aan een stichting of vereniging:

Stichting Textiel Informatie & Documentatie Centrum (STIDOC)

Kunstfactor (KF)

Landelijke Organisatie Kant Kunst (LOKK)

Textiel Plus (TP)

Weefnetwerk (WN)

1.3 Algemene zoekopdrachten

Op verschillende pagina's kunt u zoeken, bijvoorbeeld naar boeken of leden. Het resultaat zal gefilterd

worden op basis van uw zoekopdracht(en). De zoekfilter is altijd hoofdletter ongevoelig; het maakt dus

geen verschil of u naar "Amster" of "amster" zoekt. Uw zoektermen zullen in principe altijd worden gezien

als "begint als"; bijvoorbeeld, u zoekt naar "amster", dan houdt dit in dat u zoekt naar iets dat begint met

"amster". Wanneer u echter wilt zoeken naar iets waar "amster" in voor komt, kunt u uw zoekterm vooraf

laten gaan met een percentage teken: "%amster". Twee uitzonderingen op dit zoekgedrag zijn echter de

velden lidnummer (bij Lezers) en boeknummer (bij Boeken), dit zijn de enige twee velden die standaard

zullen zoeken op "komt voor in". De reden hiervoor is zodat u snel naar een lid- of boeknummer kunt

zoeken. Stel, u wilt een boek uitlenen en het betreffende boek opzoeken wanneer u de uitleen

registreert, dan kunt u zowel het nummer ingeven als bijvoorbeeld "100", maar ook als "Br100". De eerste

zoekopdracht in dit voorbeeld zal alle boeken tonen waar "100" in voor komt, terwijl laatste zoekopdracht

enkel boeken zal tonen uit de categorie breien en beginnend met "100".

5 Handleiding Online Bibliotheek Algemeen

2 Algemeen

In dit hoofdstuk worden de pagina's besproken die te vinden zijn in het oranje blok "ALGEMEEN":

2.1 Gebruiker accounts

2.1.1 Admin account

Er is één globaal admin account genaamd "admin" welke STIDOC toebehoort. Dit account heeft de

meeste rechten. Met dit account kunnen naast administratieve handelingen, de volgende instellingen

worden aangepast:

Instellingen ten behoeve van de lezers portaal (de online bibliotheek op www.stidoc.nl)

Het wijzigen, verwijderen en aanmaken van gebruikeraccounts.

2.1.2 Semi admin accounts

Daarnaast heeft iedere stichting / vereniging ook zijn eigen admin account:

admin_kf - Kunstfactor

admin_lokk - LOKK

admin_tp - Textiel Plus

admin_wn - Weefnetwerk

Deze admin accounts kunnen naast administratieve handelingen de volgende instellingen aanpassen:

Instellingen ten behoeve van hun eigen lezers portaal, dit geldt enkel wanneer zij een kopie

van de bibliotheek module op hun eigen website hebben draaien, zoals bijvoorbeeld bij LOKK

het geval is (www.lokk.nl).

Het wijzigen, verwijderen en aanmaken van "eigen" accounts, dat wil zeggen, accounts die hun

instelling / vereniging toebehoren.

6


2.1.3 Restricties admin accounts

Het globale admin account en tevens alle semi-admin accounts, kunnen niet verwijderd worden, ook

kunnen de betreffende lees- en schrijfrechten van deze accounts niet gewijzigd worden.

2.1.4 Overige restricties

Gebruikersnamen kunnen niet gewijzigd worden, dit om complicaties te voorkomen in de database.

Wanneer een gebruikersaccount toch gewijzigd dient te worden, zal het account eerst in zijn geheel

verwijderd moeten worden, om alvorens het account opnieuw (met de juiste naam) aan te maken.

Wachtwoorden dienen minstens 8 characters lang te zijn, dit omdat de applicatie via het internet voor

iedereen toegankelijk is en om zo de veiligheid te waarborgen.

2.1.5 Gebruiker account wijzigen

Gebruiker accounts kunnen gemakkelijk gewijzigd worden door het betreffende account te selecteren:

De betreffende gegevens worden vervolgens onder aan de pagina weergegeven:


U kunt de twee wachtwoord velden leeg laten wanneer het wachtwoord hetzelfde moet blijven en u

enkel andere wijzigingen wilt doorvoeren. Wijzigingen worden opgeslagen zodra de knop "Wijzigingen

opslaan" ingedrukt wordt.

2.1.6 Gebruiker account verwijderen

Een gebruiker account verwijderen gaat op dezelfde wijze; het te verwijderen account moet boven aan

de pagina worden geselecteerd en vervolgens klikt u op "Verwijder account".

2.1.7 Gebruiker account aanmaken

Klik rechts boven op de knop "Nieuw account". Er verschijnt vervolgens

een leeg detail scherm:

Vul alle gegevens in (ook de wachtwoordvelden) en sla de gebruiker op door op de knop "Gebruiker

aanmaken" te klikken.

8


2.1.8 Filters

Wanneer het niet wenselijk is om de gegevens van boeken, uitleen aanvragen en leden / lezers van alle

stichtingen / verenigingen te zien, bijvoorbeeld wanneer u een eigen bibliotheek module op uw

website heeft draaien en u enkel uw eigen administratie doet, kunt u hiervoor standaard filters

inschakelen. De filters zijn zoals te zien is gekoppeld aan het gebruiker account.

Standaard boeken filter:

Deze filter zorgt ervoor dat in eerste instantie enkel boeken die in eigendom zijn van uw stichting of

vereniging, zichtbaar zijn. Alle andere boeken zullen worden "verborgen". Dit is echter enkel standaard

gedrag; u kunt te allen tijde toch alle boeken zien, door de filter op een van de boeken pagina's

handmatig aan te passen:

Als u bijvoorbeeld standaard de boeken filter op "LOKK" gezet heeft,

kunt u alsnog alle boeken bekijken door op de boeken pagina's

("Boeken" en "Uitgebreid zoeken") de bovenste blanco optie te

selecteren.

Standaard "Internet nieuw" Medium filter

Deze filter zal standaard op de pagina "Internet nieuw" het resultaat filteren op basis van de

geselecteerde filter (bijvoorbeeld alle boeken die via www.stidoc.nl besteld zijn). Op de pagina zelf kan

de filter alsnog gewijzigd worden, maar standaard zal de filter worden toegepast voor de gebruiker

zoals hier geselecteerd wordt.

Standaard "Boeken uitleen" Medium filter:

Deze filter zal standaard op de pagina "Boeken uitleen het resultaat filteren op basis van de

geselecteerde filter (bijvoorbeeld alle boeken die via www.stidoc.nl besteld zijn). Op de pagina zelf kan



Standaard "Boeken uitleen" Eigendom filter:

Deze filter zal standaard op de pagina "Boeken uitleen het resultaat filteren op basis van de

geselecteerde filter (bijvoorbeeld alle boeken in eigendom zijn van Textiel Plus). Op de pagina zelf kan



Bovenstaande filters zijn slechts standaard instellingen, dat wil zeggen dat u te allen tijde alsnog alle

uitleen aanvragen kunt opvragen, ongeacht de filter die voor uw gebruikeraccount standaard aan

staat.


2.1.9 E-mail notificatie

Deze optie is enkel zichtbaar wanneer uw account gekoppeld is aan een stichting of vereniging die een

kopie van de online bibliotheek op hun eigen website hebben draaien. Vink deze optie aan wanneer u

per e-mail op de hoogte gehouden wilt worden zodra bezoekers op uw website (in dit voorbeeld,

bezoekers op www.lokk.nl) een aanvraag indienen voor het lenen van boeken. De notificatie zal

vervolgens verzonden worden naar het e-mail adres dat aan uw gebruiker account gekoppeld is.

2.1.10 Rechten

Zoals al eerder aangegeven, kunnen enkel rechten van niet-admin accounts worden aangepast:

De rechten spreken voor zich; vink "Lezen" aan

wanneer een gebruiker de bibliotheek module

enkel moet kunnen raadplegen en vink "schrijven"

aan wanneer de gebruiker data moet kunnen

wijzigen, verwijderen of toevoegen. U kunt dit per

werkblok aangeven. Een gebruiker enkel schrijf

rechten geven zonder leesrechten, is zinloos en de

gebruiker zal vervolgens alsnog leesrechten krijgen

nadat u opgeslagen heeft.

NB: Hoewel gebruikers hier volledige schrijfrechten kunnen hebben op boeken, is het mogelijk om

deze rechten voor uw eigen stichting / vereniging af te bakenen en te beschermen (zie hoofdstuk

"Instellingen").

2.2 Instellingen

De "Instellingen" pagina in het oranje blok is enkel zichtbaar voor admin accounts. Ook de

functionaliteit wijkt af van elkaar:

Globale admin account:

Het globale admin account (STIDOC) kan hier de volgende configuraties bijwerken:

Het invoeren van een e-mail adres waarnaar e-mail notificaties verzonden kunnen worden

zodra lezers een bestelling plaatsen voor de uitleen van boeken op www.stidoc.nl.

Sjabloon wijzigen van de e-mail die verzonden wordt aan lezers nadat zij zich voor het eerst

registreren op www.stidoc.nl.

10


Sjabloon wijzigen van de e-mail die verzonden wordt aan lezers ter activatie van hun account.

Aangeven of lezers automatisch een e-mail moeten ontvangen wanneer zij op www.stidoc.nl

een bestelling doen voor het lenen van boeken en tevens het aanpassen van dit sjabloon.

Aangeven of lezers automatisch een e-mail moeten ontvangen wanneer de status van een

uitleen aanvraag in behandeling is genomen en tevens het aanpassen van dit sjabloon.

Semi admin met eigen web module:

Semi admin accounts met een eigen bibliotheek module op hun website (zoals b.v. admin_lokk),

kunnen hier de volgende configuraties bijwerken:

Aangeven of de boeken waarvan zij zelf de eigenaar zijn, door iedereen gewijzigd mogen

worden, of enkel door gebruiker accounts binnen hun stichting / vereniging ("wijzigen"

betekent in dit geval wijzigen, nieuw aanmaken en verwijderen).

Sjabloon wijzigen van de e-mail die verzonden wordt aan lezers nadat zij zich voor het eerst

registreren op www.stidoc.nl.

Sjabloon wijzigen van de e-mail die verzonden wordt aan lezers ter activatie van hun account.

Aangeven of lezers automatisch een e-mail moeten ontvangen wanneer zij op www.stidoc.nl

een bestelling doen voor het lenen van boeken en tevens het aanpassen van dit sjabloon.

Aangeven of lezers automatisch een e-mail moeten ontvangen wanneer de status van een

uitleen aanvraag in behandeling is genomen en tevens het aanpassen van dit sjabloon.

Aangeven of een automatische e-mail verzonden moet worden naar STIDOC zodra de N.A.W.

gegevens van leden / lezers zijn gecontroleerd en de status van de aanvraag gewijzigd is naar

"In behandeling", naar welk e-mail adres dit verzonden moet worden en tevens het aanpassen

van de tekst in dit sjabloon.

Semi admin account zonder eigen web module:

Semi admin accounts zonder een eigen bibliotheek module kunnen hier de volgende configuraties

bijwerken:

Aangeven of de boeken waarvan zij zelf de eigenaar zijn, door iedereen gewijzigd mogen

worden, of enkel door gebruiker accounts binnen hun stichting / vereniging ("wijzigen"

betekent in dit geval wijzigen, nieuw aanmaken en verwijderen).

2.2.1 Instellingen admin account

Zodra bezoekers op www.stidoc.nl boeken bestellen, wordt er een notificatie per e-mail verzonden.

Hier kunt u aangeven naar welk e-mail account dit verzonden moet worden:


Het makkelijkste is om hiervoor een speciaal algemeen e-mail account te maken, zoals bijvoorbeeld

[email protected], waar de mensen die op die dag in de bibliotheek werkzaam zijn, toegang tot

hebben. Op deze manier zal altijd tijdig de boeken uitleen via internet verwerkt kunnen worden. Druk

op "Instelling opslaan" om eventuele wijzigingen op te slaan.

2.2.2 Instellingen semi-admin account

Ieder semi-admin account kan aangeven of zij de boeken waarvan zij zelf de eigenaar zijn, willen

beschermen voor schrijf / wijzig acties:

Wanneer deze optie niet is aangevinkt, kan iedere gebruiker account die schrijf rechten op het boeken

onderdeel heeft, de boeken wijzigen. Onder wijzigen wordt verstaan: bestaande boeken wijzigen,

nieuwe boeken aanmaken en boeken verwijderen. Wanneer deze optie aangevinkt wordt, kunnen

enkel gebruiker accounts die gekoppeld zijn aan uw stichting / vereniging én die tevens over de nodige

schrijf rechten beschikken op het boeken onderdeel (zie "Gebruiker accounts"), deze boeken wijzigen.

2.2.3 Website instellingen

De opties onder "Website instellingen" zijn enkel zichtbaar voor het globale admin account (voor

www.stidoc.nl sjablonen) en semi admin accounts die een eigen web module hebben draaien op hun

website (voor b.v. www.lokk.nl sjablonen).

12


E-mail notificatie lezers na registratie:

In dit sjabloon kan de tekst aangepast worden van de e-mail die verzonden zal worden aan de lezer

zodra deze zich voor het eerst registreert. Deze e-mail wordt altijd verzonden, zorg dus dat alle velden

altijd correct ingevuld zijn:

Het "Namens" veld is de naam die zichtbaar is in de e-mail applicatie van de betreffende lezer,

wanneer de lezer op "Antwoorden" zou drukken, verandert deze naam in het e-mail adres wat

ingevuld kan worden onder "Reply adres". Het is gebruikelijk om hier een adres als "no-

[email protected]" neer te zetten, zodat men weet dat deze mail enkel ter notificatie is. Het veld

"Onderwerp" zal worden ingevuld als onderwerp / subject van de e-mail.

Zoals verder te zien is wordt er gebruik gemaakt van codes; codes zijn altijd in hoofdletters en tussen

blokhaken (zoals in dit geval [AANHEF], [INLOG] en [ACT_LINK]). Deze codes zullen ten tijde van het

daadwerkelijk verzenden van de e-mail worden vervangen door de werkelijke gegevens. De code

[AANHEF] zal worden veranderd in de aanhef van de lezer, bijvoorbeeld "mevrouw van Velden". De

code [INLOG] zal worden vervangen met de inlog gegevens die tijdens de registratie gegenereerd zijn

(deze MOET vermeld worden, de lezer moet immers de eerste keer deze inlog gegevens ontvangen).

De code [ACT_LINK] zal worden vervangen met een unieke activatie link waar de lezer op moet klikken

om het account te bevestigen en te activeren.

Alvorens op te slaan, kunt u een voorbeeld naar uzelf laten mailen door op de knop "Stuur mij nu een

test e-mail van bovenstaande tekst" te klikken. Een voorbeeld van uw creatie zal worden gemaild naar

het e-mail adres wat gekoppeld is aan uw gebruiker account.


E-mail notificatie wachtwoord vergeten:

In dit sjabloon kan de tekst aangepast worden van de e-mail die verzonden zal worden aan de lezer

zodra deze op de link "Wachtwoord vergeten?" klikt. Deze e-mail wordt altijd verzonden bij dergelijke

acties, zorg er dus voor dat alle velden altijd correct ingevuld zijn:






De gebruikte codes in het sjabloon zijn altijd in hoofdletters en tussen blokhaken (zoals in dit geval

[AANHEF] en [INLOG]). Deze codes zullen ten tijde van het daadwerkelijk verzenden van de e-mail

worden vervangen door de werkelijke gegevens. De code [AANHEF] zal worden veranderd in de aanhef

van de lezer, bijvoorbeeld "mevrouw van Velden". De code [INLOG] zal worden vervangen met de inlog

gegevens die tijdens de registratie gegenereerd zijn (deze MOET vermeld worden, anders heeft deze e-

mail weinig nut).




E-mail notificatie lezers na bestelling:

Deze e-mail zal automatisch worden verzonden aan de lezer, direct nadat een lezer een bestelling via

het internet plaatst. Voor dit sjabloon heeft u de keuze of u deze wilt activeren of niet. U kunt de tekst

14


van dit sjabloon aanpassen zonder de automatische e-mail daadwerkelijk te activeren. Bovenstaande

optie geeft aan of deze e-mail wel of niet verzonden dient te worden:







[AANHEF] en [BOEKNRS]). Deze codes zullen ten tijde van het daadwerkelijk verzenden van de e-mail


van de lezer, bijvoorbeeld "mevrouw van Velden". De code [BOEKNRS] (welke geen verplichte code is),

zal worden vervangen met de boeknummers en titels van de boeken die deze lezer besteld heeft.





E-mail notificatie lezers na in behandeling:

Deze e-mail notificatie zal automatisch aan de lezer worden verzonden, zodra u de status van een

bepaalde bestelling wijzigt naar "Inbehandeling". Voor dit sjabloon heeft u de keuze of u deze wilt

activeren of niet. U kunt de tekst van dit sjabloon aanpassen zonder de automatische e-mail

daadwerkelijk te activeren. Bovenstaande optie geeft aan of deze e-mail wel of niet verzonden dient te

worden:







[AANHEF] en [BOEKNRS]). Deze codes zullen ten tijde van het daadwerkelijk verzenden van de e-mail


van de lezer, bijvoorbeeld "mevrouw van Velden". De code [BOEKNRS] (welke geen verplichte code is),

zal worden vervangen met de boeknummers en titels van de boeken die deze lezer besteld heeft.




Belangrijk: Deze mail wordt slechts één maal verzonden aan een lezer, dus ongeacht of u de status

van een bestelling foutief op "Uitgeleend" zet en vervolgens voor de tweede keer weer terug op "In

16


behandeling". Enkel de aller eerste keer dat de status op "In behandeling" gezet wordt, zal de lezer

hier een e-mail notificatie van krijgen. Deze notificatie is per bestelling en niet per boek.

E-mail notificatie STIDOC bibliotheek:

Deze optie is niet zichtbaar voor het globale admin account, aangezien medewerkers van STIDOC al

genotificeerd zijn zodra er op www.stidoc.nl boeken besteld worden, via het algemene bibliotheek e-

mail adres dat bij de pagina "Instellingen" door het admin account ingevuld is.

Deze e-mail notificatie zal automatisch aan STIDOC worden verzonden, zodra u de status van een

bepaalde bestelling wijzigt naar "In behandeling". Voor dit sjabloon heeft u de keuze of u deze wilt

activeren of niet. U kunt de tekst van dit sjabloon aanpassen zonder de automatische e-mail

daadwerkelijk te activeren. Bovenstaande optie geeft aan of deze e-mail wel of niet verzonden dient te

worden:

Het "E-mail STIDOC" veld is het e-mail adres waarnaar deze e-mail verzonden moet worden. Gebruik

hiervoor bij voorkeur hetzelfde e-mail adres als ingevoerd is onder "Instellingen" door het admin

account, zoals een algemeen e-mail adres die iedere medewerker kan lezen tijdens zijn / haar

bibliotheek dienst (b.v. [email protected]). Het veld "Onderwerp" zal worden ingevuld als

onderwerp / subject van de e-mail.


[BOEKNRS] en [NAAM]). Deze codes zullen ten tijde van het daadwerkelijk verzenden van de e-mail

worden vervangen door de werkelijke gegevens. De code [BOEKNRS], zal worden vervangen met de

boeknummers en titels van de boeken die besteld zijn en waarvan u de status op "In behandeling" zet.

De code [NAAM] zal worden vervangen met de naam die gekoppeld is aan uw gebruiker account.





16


3 Boeken

In dit hoofdstuk worden de pagina's besproken die te vinden zijn in het blauwe blok "BOEKEN":

3.1 Boeken

3.1.1 Boeken zoeken

Om snel een boek te zoeken en het maximaal aantal boeken in beeld te krijgen, gaat u naar de link

"Boeken" in het blauwe vak. U kunt alle velden leeg laten om het totale aantal boeken te zien, of filters

selecteren en invullen:

Wanneer u een Boeknummer of Titel invult, kunt u ook slechts een deel daarvan invullen. Als u

bijvoorbeeld bij Titel een "A" invult, zullen alle boeken verschijnen waarvan de titel begint met een A.

Als u invult "Ap", zullen alle titels verschijnen die beginnen met "Ap". De zoekfunctie is hoofdletter

ongevoelig, het maakt dus niet uit of u kleine letters of hoofdletters gebruikt. Wanneer u zou willen

zoeken naar titels waar het woord "stof" in voor komt, dus niet zo zeer die beginnen met "stof", kunt u

uw zoekterm vooraf laten gaan met het procent teken: %stof. Wanneer u echter zoekt naar een

boeknummer, hoeft u dit niet perse vooraf te laten gaan met de letter code van de categorie; wanneer

u bijvoorbeeld zoekt naar boeknummer "100", zullen boeken getoond worden uit alle categorieën

waar het getal 100 in voor komt.

Druk op "Zoeken" wanneer u een filter gewijzigd heeft. Filters kunnen gelijktijdig worden gebruikt voor

een gerichter zoek opdracht. Er worden maximaal 32 boeken per pagina getoond. Druk op "Volgende"

voor de volgende pagina, "Vorige" voor de vorige pagina, ">>" voor de allerlaatste pagina en "<<" voor

de aller eerste pagina.

17 Manual Online Bibliotheek Boeken

De boeken die in blauwe letters weergegeven zijn, zijn boeken die op dat moment uitgeleend zijn.

Boeken in paarse letters weergegeven, zijn boeken die niet uitleenbaar zijn en enkel in de bibliotheek

ter plaatse te lezen zijn. In bovenstaand (fictief) voorbeeld, zou het derde boek dus zijn uitgeleend.

3.1.2 Een nieuw boek invoeren

Om een nieuw boek in te voeren, ga naar de pagina "Boeken" en druk op de

knop "Nieuw boek". Het volgende venster zal verschijnen:

Selecteer als eerste een categorie, vervolgens wordt er automatisch een nieuw boeknummer

gegenereerd:

Indien gewenst, vul een extra toevoeging aan het

volgnummer in het tweede vakje naast het

boeknummer, zoals b.v. "-01".

Vergeet niet aan te geven of het boek uitleenbaar is of niet; standaard is ieder boek uitleenbaar. Vul zo

veel mogelijk velden in om een mooie en complete database op te bouwen. Het veld "Bijlagen" is een

vrij veld, hier kan je bijvoorbeeld invullen "1 bijlage", of wat dan ook wenselijk is. Selecteer bij

"Eigendom" aan wie de eigenaar van het boek is.

18


Selecteer tevens de taal waarin het boek geschreven is. Sommige boeken zijn in meedere talen

geschreven, in dat geval selecteer je de eerste taal, vervolgens houdt u de Ctrl knop ingedrukt en

selecteert u nog een taal.

Zodra u een hoofd categorie geselecteerd heeft (b.v. "Borduren"), zullen er een of twee

subcategorieën verschijnen, bijvoorbeeld:

Als het boek gevonden moet worden wanneer u of een lezer via de website op categorie zoekt, zult u

hier de betreffende trefwoorden moeten invullen. Druk hiervoor op de knop "Toevoegen" onder de

juiste subcategorie om een lijst met trefwoorden te krijgen. Klik op het juiste trefwoord om deze toe te

voegen in deze subcategorie.

U kunt een trefwoord altijd weer

verwijderen door op het rode kruisje te

drukken.

3.1.3 Categorieën en trefwoorden

Om een duidelijk overzicht te kunnen genereren van trefwoorden per categorie, op www.stidoc.nl, is

het niet mogelijk om meer dan twee subcategorieën te maken. Deze subcategorieën worden op de

pagina "Stamgegevens" voorgedefiniëerd. Wanneer er geen subcategorieën voor een bepaalde

hoofdcategorie aangemaakt zijn, zal de eerste subcategorie automatisch "Trefwoorden" heten. Voor

meer informatie, zie hoofstuk "Stamgegevens".

3.1.4 Een bestaand boek wijzigen

U kunt boeken wijzigen via de "Boeken" pagina of via de "Uitgebreid zoeken" pagina. Uit de lijst

boeken die gegenereerd wordt, drukt u met een klik op het boek dat u wilt wijzigen:

De detailgegevens van het boek zullen in een nieuw venster verschijnen. De velden zijn besproken in

het hoofdstuk "Een nieuw boek invoeren", raadpleeg dit hoofdstuk voor meer informatie. Druk op de

knop "Opslaan" om de wijzigingen te bewaren:

19 Handleiding Online Bibliotheek Boeken

3.1.5 Een boek verwijderen

U kunt boeken verwijderen via de "Boeken" pagina of via de "Uitgebreid zoeken" pagina. Uit de lijst

boeken die gegenereerd wordt, drukt u met een klik op het boek dat u wilt verwijderen:

De detailgegevens van het boek zullen in een nieuw venster verschijnen. Druk vervolgens op de knop

"Verwijderen" om het boek te verwijderen:

3.2 Uitgebreid zoeken

Om uitgebreid te zoeken, klik op de link "Uitgebreid zoeken" in het blauwe blok onder "BOEKEN". U

kunt alle velden leeg laten om het totale aantal boeken te zien, of filters selecteren en invullen:

Wanneer u een Boeknummer of Titel invult, kunt u ook slechts een deel daarvan invullen. Als u

bijvoorbeeld bij Titel een "A" invult, zullen alle boeken verschijnen waarvan de titel begint met een A.

Als u invult "Ap", zullen alle titels verschijnen die beginnen met "Ap". Hetzelfde geldt voor het Boeknr

veld. De zoekfunctie is hoofdletter ongevoelig, het maakt dus niet uit of u kleine letters of hoofdletters

gebruikt. Wanneer u zou willen zoeken naar titels waar het woord "stof" in voor komt, dus niet zo zeer

die beginnen met "stof", kunt u uw zoekterm vooraf laten gaan met het procent teken: %stof.


een gerichtere zoek opdracht. Er worden maximaal 32 boeken per pagina getoond. Druk op

"Volgende" voor de volgende pagina, "Vorige" voor de vorige pagina, ">>" voor de allerlaatste pagina

en "<<" voor de aller eerste pagina.

Wanneer u wilt zoeken op trefwoord, kunt u typen in het

veld "Trefwoord". Er verschijnt vervolgens een venster

vlak onder het invoer veld met mogelijke trefwoorden.

Bij iedere letter die u invoert, zal de lijst automatisch

updaten.

De boeken die in blauwe letters weergegeven zijn, zijn boeken die op dat moment uitgeleend zijn.

Boeken in paarse letters weergegeven, zijn boeken die niet uitleenbaar zijn en enkel in de bibliotheek

ter plaatse te lezen zijn.

20


3.3 Stamgegevens

3.3.1 Trefwoorden

Trefwoorden worden op één plaats aangemaakt en worden standaard geopend zodra u naar

"Stamgegevens" gaat:

De lijst trefwoorden zijn globaal, dat betekent dat er één lijst met trefwoorden is voor alle stichtingen

/ verenigingen. Wanneer u een trefwoord selecteert (door een enkele keer te klikken op het

betreffende trefwoord), wordt deze rechts in het invoervenster weergegeven, zoals in bovenstaand

voorbeeld met "Aankleedpoppen". In dit veld kunt u vervolgens de naam van een trefwoord

bijvoorbeeld wijzigen.

Trefwoord wijzigen:

Wanneer u een trefwoord wilt wijzigen, selecteer het juiste trefwoord, wijzig het in het invoer veld en

druk vervolgens op de knop "Wijzig":

De wijzigingen zijn vervolgens direct actief voor ieder boek dat dit trefwoord als subcategorie had,

pas dus goed op wanneer u een dergelijk trefwoord wijzigt, wijzig het dus niet in een totaal ander

woord, maar gebruik deze functie enkel om bijvoorbeeld schrijffouten te corrigeren.

Trefwoord verwijderen:

Om een trefwoord te verwijderen, selecteert u eerst het betreffende trefwoord en vervolgens drukt u

op de knop "Trefwoord verwijderen":

20


U kunt een trefwoord dat gekoppeld is aan een of meerdere boeken niet verwijderen; u krijgt dan een

melding dat het trefwoord niet verwijderd kon worden, omdat deze in gebruik is door een of meerdere

boeken. Wanneer u toch het trefwoord wilt verwijderen, zult u deze eerst moeten loskoppelen van de

boeken. U kunt dit gemakkelijk doen door naar "Uitgebreid zoeken" te gaan in het blauwe "BOEKEN"

vak en vervolgens te zoeken naar boeken met dit trefwoord. Vervolgens zult u in het resultaat de

boeken een voor een moeten openen en het trefwoord per boek moeten loskoppelen (door op het

rode kruisje te klikken).

Nieuw trefwoord toevoegen:

U kunt een nieuw trefwoord toevoegen door op de knop "Trefwoord toevoegen" te drukken:

Er zal een klein venster verschijnen waar u een nieuw trefwoord kunt invoeren en op kunt slaan:

Alvorens u een nieuw trefwoord wilt toevoegen, controleer eerst of er niet al een soortgelijk

trefwoord bestaat, misschien zelfs een ander woord, maar met dezelfde betekenis. Hoe meer

dubbelzinnige trefwoorden er ontstaan, hoe onoverzichtelijker de database zal worden en hoe

onoverzichtelijker het voor de lezers (en uzelf!) zal zijn om later een boek op categorie op te zoeken.


3.3.2 Talen

Op de pagina "Stamgegevens", klik op de "Talen" tab:

Zodra u een taal selecteert (door met een enkele klik op de betreffende taal te klikken), verschijnt de

taal in het invoer venster onder de lijst met talen, als ook de bijbehorende taal code.

Taal wijzigen:

Wanneer u een taal wilt wijzigen, selecteer de juiste taal, wijzig dit vervolgens in het invoer veld en

druk op de knop "Wijzig":

De wijzigingen zijn vervolgens direct actief voor ieder boek dat deze taal gekoppeld had, pas dus

goed op wanneer u een dergelijk trefwoord wijzigt, wijzig het dus niet in een totaal andere taal,

maar gebruik deze functie enkel om bijvoorbeeld schrijffouten te corrigeren.

Taal verwijderen:

Om een taal te verwijderen, selecteert u eerst de betreffende taal en vervolgens drukt u op de knop

"Taal verwijderen":

U kunt een taal die gekoppeld is aan een of meerdere boeken niet verwijderen; u krijgt dan een

melding dat de taal niet verwijderd kon worden, omdat deze in gebruik is door een of meerdere

boeken. Wanneer u toch de taal wilt verwijderen, zult u deze eerst moeten loskoppelen van de


22


vak en vervolgens te zoeken naar boeken met deze taal. Vervolgens zult u in het resultaat de boeken

een voor een moeten openen en de taal per boek moeten loskoppelen. Wanneer er meerdere talen

geselecteerd staan op een boek, houdt u de Ctrl knop ingedrukt en vervolgens klikt u op de taal die u

wilt verwijderen. Op deze manier bljven de andere gekoppelde talen geselecteerd.

Nieuwe taal toevoegen:

U kunt een nieuw taal toevoegen door op de knop "Taal toevoegen" te drukken:

Er zal een klein venster verschijnen waar u een nieuw taal en bijbehorende taal code kunt invoeren en

op kunt slaan:

Alvorens u een nieuw taal wilt toevoegen, controleer eerst of

de taal al niet bestaat, om dubbele talen te voorkomen.

3.3.3 Categorieën & subcategorieën

Op de pagina "Stamgegevens", klik op de "Categorieën" tab:


Zodra u een categorie selecteert uit de lijst categorieën (door een keer op de naam van de categorie te

klikken), zal deze zichtbaar worden in het onderliggende invoerveld, alsmede de bijbehorende

categorie code en daaronder de bestaande subcategorieën.

Categorie wijzigen:

Wanneer u een categorie wilt wijzigen, selecteer de juiste categorie, wijzig deze vervolgens in het

invoer veld daaronder en druk op de knop "Wijzig":

De wijzigingen zijn vervolgens direct actief voor ieder boek dat deze categorie gekoppeld had, pas

dus goed op wanneer u een dergelijke categorie naam wijzigt, wijzig het dus niet in een totaal ander

woord, maar gebruik deze functie enkel om bijvoorbeeld schrijffouten te corrigeren.

Categorie verwijderen:

Om een categorie te verwijderen, selecteert u eerst de betreffende categorie en vervolgens drukt u op

de knop "Categorie verwijderen":

U kunt een categorie die gekoppeld is aan een of meerdere boeken niet verwijderen; u krijgt dan een

melding dat de categorie niet verwijderd kon worden, omdat deze in gebruik is door een of meerdere

boeken. Wanneer u toch de categorie wilt verwijderen, zult u deze eerst moeten loskoppelen van de


vak en vervolgens te zoeken naar boeken met deze categorie. Vervolgens zult u in het resultaat de

boeken een voor een moeten openen en de categorie per boek moeten loskoppelen (door een andere

categorie te selecteren).

Nieuwe categorie toevoegen:

U kunt een nieuwe categorie toevoegen door op de knop "Categorie toevoegen" te drukken:

Er zal een klein venster verschijnen waar u een nieuwe taal en bijbehorende taal code kunt invoeren

en op kunt slaan:

Alvorens u een nieuwe categorie wilt toevoegen, controleer

eerst of de categorie al niet bestaat, om dubbele of soortgelijke

categorieën te voorkomen.

24


Subcategorie wijzigen:

Subcategorieën worden per hoofdcategorie weergegeven op hetzelfde scherm:

U kunt een subcategorie wijzigen door de naam te wijzigen van de betreffende subcategorie en op de

bijbehorende knop "Opslaan" te drukken.

Let op: de wijziging is direct actief op alle boeken die trefwoorden in deze subcategorie gekoppeld

hadden. Wees er dus zeker van dat de nieuwe naam klopt voor alle boeken die deze subcategorie

gebruiken!

Subcategorie toevoegen:

Op dezelfde wijze kunt u een subcategorie toevoegen; vul een naam in voor de subcategorie in het 2e

subcategorie veld en druk op "Opslaan".

Subcategorie verwijderen:

Een subcategorie kunt u verwijderen door simpelweg het veld van de betreffende subcategorie

helemaal leeg te maken (backspace) en vervolgens te drukken op de knop "Opslaan".

LET OP: Subcategorie nummer 1 kan nimmer verwijderd worden, deze zal dan automatisch veranderen

in het woord "Trefwoorden"; een verzamelnaam voor ontbrekende subcategorieën.

Hou er rekening mee dat wanneer u subcategorie 1 verwijdert en dit woord wordt vervolgens

automatisch gewijzigd in het woord "Trefwoord", dat dan alle boeken mee zullen wijzigen; alle

boeken die trefwoorden gekoppeld hadden aan deze eerste subcategorie, zullen hun trefwoorden nu

gekoppeld hebben aan subcategorie "Trefwoorden".

Wanneer u subcategorie 2 verwijdert, zal deze in tegenstelling tot subcategorie 1, wél verwijderd

worden. Wanneer er een of meerdere boeken gekoppeld zijn aan deze 2e subcategorie, krijgt u een

foutmelding en zult u eerst de trefwoorden moeten verwijderen uit alle boeken die trefwoorden

gekoppeld hebben aan deze 2e subcategorie.

26


4 Uitleen

In dit hoofdstuk worden de pagina's besproken die te vinden zijn in het groene blok "UITLEEN":

4.1 Internet nieuw

In het menu is het aantal nieuw aangevraagde boeken te zien, die via het internet aangevraagd zijn. Dit

aantal past zich aan wanneer u een standaard filter toegepast heeft op het Uitleen blok in uw

gebruiker account instellingen. Wanneer u enkel wilt filteren op boeken die op www.stidoc.nl of juist

www.lokk.nl besteld zijn, selecteer dit dan in de Medium filter. Na wijziging van dit Medium filter, zal

de pagina zich direct aanpassen.

De uitleen aanvragen zijn gegroepeerd per bestelling, maar ieder los op te vragen:

Zoals aan de donkere kaders te zien is, is in bovenstaand voorbeeld het boek met boeknummer

Ka4095 een bestelling geweest waarbij slechts één boek besteld is. De volgende vier boeken, besteld

door A. van Biggelen, zijn als zodanig gegroepeerd en zijn als één bestelling binnengekomen. Op deze

manier hoeft u slechts eenmalig wijzigingen door te voeren, i.p.v. per boek.

Namen van lezers in paarse letters weergegeven, geven aan dat de N.A.W. gegevens van deze lezer

nog niet geverifieerd zijn. Alvorens boeken uit te lenen, zullen deze gegevens dus eerst geverifieerd

moeten worden (zie hoofdstuk "Nieuwe lezers"). Wanneer een lezer eenmaal geverifieerd is, zal dit zo

blijven en bij toekomstige nieuwe bestellingen zal de lezer direct een geverifieerde status hebben.

Boeknummers en boek titels in paarse letters weergegeven, geven aan dat dit boek al is uitgeleend

aan iemand anders.

27 Handleiding Online Bibliotheek Uitleen

4.1.1 Statussen en hun betekenis

Nieuw Een bestelling is nieuw binnengekomen via het internet, er is nog niets

mee gebeurd.

In behandeling Een bestelling die via het internet binnen is gekomen, is in behandeling

genomen en de N.A.W. gegevens van de lezer zijn geverifieerd. De

boeken zijn echter nog niet verzonden aan de lezer. De lezer kan via

het internet de status van zijn bestelling bij houden, het is dus prettig

voor de lezer om de status zo snel mogelijk op "In behandeling" te

zetten, zodat de lezer weet dat er iets staat te gebeuren.

Uitgeleend Een bestelling is afgerond en de boeken zijn in het bezit van de

betreffende lezer, of zojuist per post opgestuurd. Dit kunnen boeken

zijn die besteld zijn via het internet, of rechtstreeks via de bibliotheek

zelf. Zodra een bestelling op status "Uitgeleend" gezet wordt, is het

raadzaam om de verzenden retourdatum ingevuld te hebben. In het

geval van een bestelling via het internet, kan de lezer direct zien

wanneer de boeken toegestuurd zijn.

Afgewerkt Een bestelling is afgewerkt; de boeken zijn allemaal geretourneerd en

weer terug in het bezit van STIDOC.

Geannuleerd Een bestelling is geannuleerd; de boeken zijn niet uitgeleend geweest.

Een lezer kan een bestelling niet zelf annuleren, het is enkel mogelijk

een bestelling te annuleren via bibliotheek.stidoc.nl.

4.1.2 De status van een bestelling wijzigen

Klik op een van de boeken in een bestelling, om details van de bestelling te bekijken:

28


De gegevens onder "Details aanvrager" zullen voor ieder boek in de betreffende bestelling hetzelfde

zijn (in het geval dat een lezer meerdere boeken besteld heeft). Controleer of de lezer al is

geverifieerd, wanneer dit niet het geval is, ga naar "Lezers nieuw" en verander de status van de lezer

(zie hoofstuk "Lezers nieuw").

De gegevens onder "Details aangevraagd boek" zijn per boek verschillend, echter de velden

Verzenddatum, Datum retour en Status zijn gelijk over de gehele bestelling. Wijzig de status naar "In

behandeling"; de lezer kan de status wijziging zien wanneer hij inlogt op www.stidoc.nl (of

www.lokk.nl) en gaat naar "Mijn bestellingen". Wanneer de optie is aangevinkt om de lezer

automatisch een e-mail notificatie te verzenden, zal hij of zij tevens per e-mail op de hoogte worden

gebracht dat de bestelling in behandeling genomen is. De boeken kunnen nu verzameld worden en

voor verzending gereed gemaakt worden.

Merk op dat wanneer u de status van één boek wijzigt naar "In behandeling", de gehele bestelling deze

status krijgt. Dit is om te voorkomen dat u dezelfde handeling herhaaldelijk moet uitvoeren en tevens

wanneer e-mail notificatie aangevinkt staat, de lezer slechts één e-mail krijgt en niet vier (wanneer hij

of zij vier boeken besteld zou hebben).

Zodra de boeken gereed zijn voor verzending, kunt u de verzenden retourdata invullen en de status

op "Uitgeleend" zetten. U kunt ook de status direct van "Nieuw" naar "Uitgeleend" zetten, echter zal

dan de lezer niet op de hoogde worden gebracht per e-mail, wanneer e-mail notificatie voor in

behandeling nemen is aangezet. Wel kan de lezer te allen tijde de status via het internet bekijken.

Klik op de knop "Wijziging opslaan" om de nieuwe status te

bewaren.

4.1.3 Verzend- en retourdatum

Zodra bekend is wanneer de boeken verzonden gaan worden (en dus ook wanneer de boeken retour

moeten), kunnen deze datums ingevuld worden. Klik op het knopje "Kalender" naast Verzenddatum

en selecteer de datum van verzending, klik op het knopje "Kalender" naast Datum retour om de

retourdatum in te vullen. Een window met kalender zal verschijnen:

De kalender zal de huidige dag van de maand altijd in

lichtgroen weergeven. U kunt op de pijlen drukken om naar

een volgende maand te gaan, of door de maand te wijzigen

in het pull-down menu. Eventueel kunt u het jaartal wijzigen

door een ander jaartal in te typen.

Klik een maal op de gewenste dag, de kalender zal

verdwijnen en de correcte datum wordt ingevuld.

Wanneer de verzending dezelfde dag nog geschiedt, vergeet niet tevens de status op "Uitgeleend" te

zetten. De bestelling schiet nu weg uit "Internet nieuw" pagina en komt terecht in de "Uitgeleend"

pagina (u ziet de getallen in het menu zich direct herladen).


Klik op de knop "Wijzigingen opslaan" om de data op te slaan.

4.1.4 Een boek is al uitgeleend, wat nu?

Het kan zijn dat iemand via het internet boeken heeft besteld, waarvan een boek al is uitgeleend aan

iemand anders. Dergelijke boeken zullen in paarse letters weergegeven worden en wanneer u de

details van dit boek opvraagt, zal dit nogmaals met rode letters aangegeven worden:

U kunt nu drie dingen doen:

De gehele bestelling laten wachten totdat het boek wat al is uitgeleend aan iemand anders,

weer retour gekomen is en weer in bezit van STIDOC is.

Het boek wat uitgeleend is aan iemand anders loskoppelen van de totale bestelling, enkel dit

boek laten wachten totdat het retour komt en de andere boeken door laten gaan en klaar

maken voor verzending.

Het boek dat al is uitgeleend aan iemand anders loskoppelen en annuleren, vervolgens de rest

van de bestelling door laten gaan en verder afhandelen.

4.1.5 Een boek loskoppelen

Wanneer u een boek uit een bestelling wilt halen waarbij meerdere boeken besteld zijn, kunt u dit

boek "loskoppelen". Selecteer het boek dat u van een bestelling wilt loskoppelen en klik rechts naast

"Details aangevraagd boek" op "Loskoppelen". U ziet het boek vervolgens uit de omrande kader

schieten en het boek krijgt een eigen kader, alsof het los besteld was. Om bovenstaand voorbeeld aan

te houden, zou het er nu alsvolgt uit zien:

30


U kunt dit boek nu annuleren, of op "In behandeling" zetten en wachten tot het retour komt.

NB: Het loskoppelen van een boek is direct definitief, u kunt dit niet meer ongedaan maken.

4.2 Boeken uitleen

Op de pagina "Boeken uitleen" vindt u alle boeken die reeds uitgeleend zijn. In het menu is het aantal

uitgeleende boeken te zien, dit kunnen zowel boeken zijn die via het internet aangevraagd zijn, als ook

boeken die rechtstreeks bij de Bibliotheek opgehaald zijn.

Het aantal boeken wat u in het menu ziet dat is uitgeleend, past zich aan wanneer u een standaard

filter toegepast heeft op het Uitleen blok in uw gebruiker account instellingen. Wanneer u enkel wilt

filteren op boeken die op www.stidoc.nl of juist www.lokk.nl besteld zijn, selecteer dit dan in de

Medium filter. Na wijziging van dit Medium filter, zal de pagina zich direct herladen.

De "Boeken uitleen" pagina wordt iets anders weergegeven dan de bestellingen die u kunt zien onder

"Internet nieuw". Ook hier worden de bestellingen gegroepeerd weergegeven zodat direct te zien is

welke boeken bij eenzelfde bestelling horen. In deze pagina is de datum waarop de boeken retour

moeten in één oogopslag zichtbaar en tevens het resterende aantal dagen dat een lezer de boeken

nog in bezit kan houden:

Het aantal dagen wordt in een rood, vet gedrukt, negatief getal weergegeven wanneer de boeken te

laat zijn (en nog niet geretourneerd). In bovenstaand voorbeeld zijn de laatste drie boeken al 7 dagen

over tijd.

Ook op de "Boeken uitleen" pagina kunt u boeken "loskoppelen" van de bestelling, wanneer u

bijvoorbeeld drie van de vier boeken retour ontvangen heeft. U kunt dan de drie ontvangen boeken de

status "Afgehandeld" geven en het losgekoppelde boek wat niet retour gekomen is op "Uitgeleend"

laten staan, dan wel op "Annuleren" zetten.

4.2.1 Handmatig boeken uitlenen

Wanneer mensen niet via het internet, maar rechtstreeks bij de bibliotheek boeken komen lenen, kunt

u handmatig deze boeken als zodanig administreren:


Op de Boeken uitleen pagina, klik op de knop "Boeken uitlenen".

Een nieuw scherm verschijnt nu:

Druk op de knop "Selecteer lezer" om een nieuw scherm te openen waar u een lezer uit kunt

selecteren:

U kunt in dit scherm zoeken naar lezers, maar ook direct een nieuwe lezer aanmaken in het geval dat

de lezer nog niet is aangemaakt. Wanneer u wilt zoeken op bijvoorbeeld achternaam, vult u de eerste

letters van de achternaam in, eventueel in combinatie met andere zoek filters. Als u bijvoorbeeld zoekt

naar ene mevrouw Jansen of Janssen, vult u "Jans" in en u klikt vervolgens op de knop "Zoeken".

Wanneer u namen wilt zoeken waar bijvoorbeeld het woord "ans" in voorkomt, maar niet zo zeer die

beginnen met "ans", kunt u het percentage teken gebruiken:

32


U vult dan bijvoorbeeld in: %ans en klikt op "Zoeken ". Wanneer u zoekt naar een lidnummer, hoeft u

dit niet perse vooraf te laten gaan met b.v. "NL", het "%" hoeft u in dit veld dus niet te gebruiken.

Lezers in het paars weergegeven, zijn lezers waarvan de N.A.W. gegevens nog niet geverifieerd zijn.

Wanneer u in dit scherm een nieuwe lezer aanmaakt, zal de nieuwe lezer automatisch een e-mail

ontvangen met inloggegevens, mits u zijn of haar e-mail adres invult (voor meer informatie, ga naar

hoofdstuk "Een nieuwe lezer toevoegen".

Klik een maal op de gewenste lezer en het venster zal zich sluiten, om vervolgens de gegevens van de

lezer in te vullen op uw vorige scherm:

Druk nu op de knop "Selecteer boek" om boeken te selecteren die u wilt uitlenen aan deze persoon.

Een venster zal vervolgens verschijnen waaruit u boeken kunt selecteren:

Ook hier kunt u zoeken zoals omschreven is hierboven; het boeknummer mag maar hoeft niet perse

vooraf te gaan met de twee letters van de categorie; de zoektermen "Ka1000" en "1000" zullen dus op

hetzelfde boek uitkomen.

Boeken in het paars weergegeven zijn boeken die niet uitleenbaar zijn en enkel in de bibliotheek zelf

gelezen kunnen worden. Boeken in het blauw weergegeven, zijn boeken die op dat moment aan

iemand anders uitgeleend zijn. Klik een maal op het betreffende boek, het scherm zal verdwijnen en

het boek wordt ingevuld op uw vorige scherm:


Herhaal bovenstaande handeling totdat alle boeken zijn ingevuld die u wilt uitlenen aan de

betreffende lezer. Wanneer u per ongeluk een verkeerd boek geselecteerd heeft, kunt u deze weer

verwijderen door rechts op de betreffende "Verwijder" knop te drukken.

Wanneer u meer dan 4 boeken wilt uitlenen, kunt u nadat de eerste vier boeken ingevoerd zijn, een

tweede uitleen venster oproepen. Alle boeken die op dezelfde dag door u worden ingevoerd als

uitgeleend aan eenzelfde lezer, zullen automatisch gegroepeerd worden als één uitleen aanvraag.

Vul tot slot de overige gegevens in, zoals

Medium (deze staat standaard op Bibliotheek

en kunt u dus zo laten), ook de Status wordt

automatisch op "Uitgeleend" gezet en kunt u

zo laten. Selecteer nu een Retour datum door

op het knopje "Kalender" te klikken:

Een klein venster zal verschijnen:


lichtgroen weergeven. U kunt op de pijlen drukken om naar

een volgende maand te gaan, of door de maand te wijzigen

in het pull-down menu. Eventueel kunt u het jaartal wijzigen

door een ander jaartal in te typen.



Om de bestelling te bevestigen, drukt u op de knop "Opslaan". Uw bestelling komt vervolgens

rechtstreeks uit op de "Boeken uitleen" pagina.

4.2.2 Een boek verlengen

Wanneer een boek langer dan 4 weken in het bezit van een lezer blijft, kunt u het boek in het systeem

"verlengen" zodat de rode cijfers bij "Dagen te gaan" op de pagina "Boeken uitleen" weer zwart van

kleur worden.

Klik op de juiste bestelling op de pagina "Boeken uitleen" zodat het detail venster onderaan verschijnt.

In het detail venster, klik op de knop "Kalender" bij "Datum retour" en wijzig de datum van retour naar

een nieuwe datum. Druk daarna op de knop "Wijzigingen opslaan":

34


4.2.3 Boeken retour nemen

Wanneer de boeken retour komen, moet de status van de bestelling worden gewijzigd van

"Uitgeleend" naar "Afgehandeld".

Voor een correcte "Uitleen geschiedenis" pagina, is het raadzaam de datum van retour aan te passen

op de datum dat de boeken werkelijk retour verzonden zijn. Hou eventueel rekening met verzend

tijden per post, wanneer de lezer de boeken tijdig retour verzonden heeft, maar de post er nog een of

twee extra dagen over deed, dit om te voorkomen om op de "Uitleen geschiedenis" pagina in de rode

cijfers te komen die enkel gebaseerd zijn op extra dagen dat het boek per post retour verzonden is.

Sla uw wijzigingen op en druk op de knop "Wijzigingen opslaan".

4.3 Uitleen geschiedenis

Op de pagina "Uitleen geschiedenis" vindt u alle boeken die in het verleden uitgeleend zijn, zowel via

het internet als ter plaatse op de bibliotheek, met andere woorden, alle boeken die uitgeleend zijn met

status "Uitgeleend", "Afgesloten" en "Geannuleerd".

Wanneer u een Boeknummer of Naam lezer invult, kunt u ook slechts een deel daarvan invullen. Als u

bijvoorbeeld bij Naam lezer een "A" invult, zullen alle boeken verschijnen die ooit zijn uitgeleend aan

een lezer waarvan de achternaam begint met de letter A. Als u invult "Ap", zijn dit alle namen

beginnend met "Ap". De zoekfunctie is hoofdletter ongevoelig, het maakt dus niet uit of u kleine

letters of hoofdletters gebruikt. Wanneer u zou willen zoeken naar ledennummers waar "234" in voor

komt, dus niet zo zeer die beginnen met "234", kunt u uw zoekterm vooraf laten gaan met het procent

teken: %234. Wanneer u zoekt op boeknummer of lidnummer, hoeft u het percentage teken niet te

gebruiken; zoektermen als "Ka1000" en "1000" zullen op hetzelfde resultaat uitkomen.



een gerichter zoek opdracht. Druk op "Volgende" voor de volgende pagina, "Vorige" voor de vorige

pagina, ">>" voor de allerlaatste pagina en "<<" voor de aller eerste pagina. Wanneer u een jaartal of

maand selecteert, zoekt u naar boeken die zijn uitgeleend geweest in dat jaar of maand (of beide), dus

de datum waarop de boeken daadwerkelijk uitgeleend waren. Onder "Dagen uitgeleend" kunt u zien

hoeveel dagen de boeken uitgeleend zijn bij de betreffende lezer.

35 Handleiding Online Bibliotheek Lezers / Admin

5 Lezers / Admin

In dit hoofdstuk worden de pagina's besproken die te vinden zijn in het roze blok "LEZERS / ADMIN":

5.1 Lezers

Op de pagina "Lezers" vindt u zowel geverifieerde - als ongeverifieerde lezers; lezers die zichzelf via het

internet geregistreerd hebben, als ook lezers die aangemaakt zijn op bibliotheek.stidoc.nl.

Wanneer u in uw gebruiker account aangegeven een standaard filter geactiveerd heeft, zullen

standaard enkel lezers zichtbaar zijn die lid zijn van uw vereniging. U kunt deze filter hier ook uitzetten

en alle lezers zichtbaar maken, of zelf filters toevoegen waarna u vervolgens op de knop "Zoeken"

drukt:

Lezers in paarse letters weergegeven, zijn lezers waarvan de N.A.W. gegevens nog niet geverifieerd

zijn. Wanneer u zoekt naar een achternaam, bijvoorbeeld "Am", zal uw zoekopdracht gefilterd worden

met achternamen die beginnen met de letters "am". Wanneer u echter wilt zoeken op achternamen

waar "am" in voor komt (dus niet zo zeer mee beginnen), kunt u een procent tegen gebruiken, zoals

bijvoorbeeld "%am". Dit geldt ook voor zoeken naar plaatsnamen. Wanneer u zoekt naar een

lidnummer, heeft u het percentage nummer niet nodig; zoekopdrachten als "0003", zullen ook

resultaten geven als "NL0003xxxx". Zoek filters zijn niet hoofdletter gevoelig.

5.1.1 Een nieuwe lezer toevoegen

Nieuwe lezers kunt u handmatig toevoegen door rechts boven in op de knop "Nieuwe lezer" te

drukken. U kunt deze pagina ook gebruiken voor uw Ledenadministratie, los van of zij daadwerkelijk

boeken lenen. Zodra u op de knopw "Nieuwe lezer" drukt, opent zich een nieuw scherm:

36


Vul zo veel mogelijk gegevens in om een zo volledig mogelijke database te creëren. Velden met een *

(sterretje) zijn verplichte velden. Wanneer u zeker weet dat alle gegevens kloppen, kunt u de optie

"Gegevens lezer geverifieerd" op "Ja" laten staan.

Wanneer de lezer lid is van uw vereniging (of een ander administratief nummer heeft van uw

stichting), vul dan uw stichting / vereniging in bij "Lid van". Dit is van belang om later handig te kunnen

filteren wanneer u bepaalde zoekopdrachten wilt uitvoeren.

Eventueel kunt u nog een datum ingeven wanneer de lezer lid geworden is:


licht roze weergeven. U kunt op de pijlen drukken om

naar een volgende maand te gaan, of door de maand te

wijzigen in het pull-down menu. Eventueel kunt u het

jaartal wijzigen door een ander jaartal in te typen.



Vul eventueel en indien van toepassing ook nog een lidnummer en bankrekeningnummer in.

5.1.2 Automatisch een e-mail met inloggegevens

Wanneer u een e-mail adres invult (wat niet verplicht is), zal er direct na de aanmaak van de lezer een

e-mail worden verzonden naar het ingevulde e-mail adres, met daarin de login gegevens die de lezer

kan gebruiken om in te loggen op www.stidoc.nl (of www.lokk.nl). Deze login gegevens worden

37 Handleiding Online Bibliotheek Lezers / Admin

automatisch gegenereerd. De lezer kan dan in de toekomst tevens via het internet boeken gaan

bestellen. Wanneer u het e-mail adres achteraf invult, wordt de e-mail ook achteraf verzonden; de e-

mail wordt verzonden zodra er een e-mail adres ingevuld wordt.

5.1.1 Gegevens van lezers wijzigen

Op de pagina "Lezers", zoek de lezer op waarvan u de gegevens wilt wijzigen en klik een maal op de

betreffende regel:

Het scherm dat opent is exact hetzelfde scherm als wanneer u een nieuwe lezer aanmaakt (zie

hoofdstuk "Een nieuwe lezer toevoegen"). Wijzig de data die u wilt wijzigen en klik vervolgens op de

knop "Opslaan" om uw wijzigingen te bewaren:

5.1.2 Lezers verwijderen

Om een lezer te verwijderen, voer bovenstaande stappen uit zoals hierboven omschreven in hoofdstuk

"Gegevens van lezers wijzigen" en open de detail gegevens van de lezer die u wilt verwijderen.

Druk op de knop "Verwijderen" om de lezer te verwijderen.

NB: Wanneer u een lezer verwijdert, blijven in het verleden eventueel geleende boeken wel in de

database, ten behoeve van de Uitleen geschiedenis pagina. Echter kan dan niet meer achterhaald

worden wie de boeken destijds geleend had en zal er "Lezer verwijderd" verschijnen. Om dit te

voorkomen, is het beter lezers niet te verwijderen, enkel wanneer er foutieve lezers in de database

staan, of dubbel geregistreerde lezers (dit is bijvoorbeeld mogelijk wanneer zij zich nogmaals zouden

registreren met een ander e-mail adres).

5.2 Lezers verifiëren

Wanneer lezers zich via het internet registreren, staan hun gegevens standaard op "niet geverifieerd".

Voordat u daadwerkelijk boeken gaat uitlenen, is het verstandig deze gegevens eerst te controleren.

Wanneer de gegevens eenmaal gecontroleerd zijn, krijgt het lezer account de status "Geverifieerd"; dit

hoeft dus slechts eenmalig per lezer gecontroleerd te worden en is om te voorkomen dat mensen

vreemde dingen invullen.

38


Lezers kunnen achteraf altijd zelf hun adres gegevens nog wijzigen via www.stidoc.nl.

Om een nieuwe lezer te verifiëren, ga naar de pagina "Nieuwe lezers"; in het menu wordt vanzelf een

getal weergegeven wanneer er zich nieuwe lezers hebben aangemeld die verificatie behoeven:

Een voorbeeld van 3 nieuwe lezers die zich geregistreerd hebben.

Klik op de link in het menu en selecteer een voor een de lezers die u kunt verifiëren door een maal op

hun naam te klikken. Het detail venster wordt vervolgens geopend, zet onderstaande optie op "Ja":

Klik op de knop "Opslaan" om uw wijziging te bewaren.

5.3 Facturatie

Documents

HANDLEIDING ONLINE BIBLIOTHEEKbibliotheek.stidoc.nl/Handleiding_Online_Bibliotheek.pdf · 2011-02-07 · Handleiding Online Bibliotheek Algemeen 7 U kunt de twee wachtwoord velden