Handleiding Nieuw DMS OASIS

1

Inloggen 3 Startpagina 5 Zoeken 10 Items zoeken 10 Item opvragen 16 Niet-geïndexeerd item opvragen 21 Item aanpassen 25 Geschiedenis van item bekijken 27 Document toevoegen aan item 29 Items beheren 34 Geavanceerd zoeken 41 Eenvoudig zoeken 46 Uit lijst item zoeken 50 Nieuwe items toevoegen 57 Archief ophalen 66 Services/Materialen 71 Uitloggen 78 Contactgegevens 80

2

Inhoudstafel

Ga naar: https://oasisonline.oasisgroup.com Geef je gebruikers-ID en wachtwoord in. Klik op Inloggen. Je wachtwoord vergeten? Contacteer je manager.

Inloggen

3

Indien je het verkeerde wachtwoord of de verkeerde gebruikers-ID hebt ingegeven, zal het volgende scherm verschijnen. Klik op Close om dit scherm te sluiten. Hierna kan je nogmaals proberen in te loggen. Als je hierna nog steeds problemen ondervindt bij het inloggen, contacteer dan je manager of het Client Care Team van OASIS. De contactgegevens kan je terugvinden op de laatste pagina. 4

Na het inloggen zal je terecht komen op de Startpagina.

1. Klik op Uitloggen om de website te verlaten.

2. Rechtsbovenaan kan je de klantnaam selecteren. Hier moet je enkel van klantnaam veranderen indien je geregistreerd staat als gebruiker voor twee of meerdere klanten.

Startpagina

1 2

5

Open de keuzelijst en klik Wachtwoord wijzigen indien je een nieuw wachtwoord wil instellen. 6

Geef hier je huidige wachtwoord in. Daarna moet je twee keer het nieuwe wachtwoord ingeven. Klik eerst op Bewaren en daarna op Sluiten. 7

Zoeken: hier kan je items opzoeken. Je hebt hiervoor verschillende opties. • Zoekbalk • Geavanceerd zoeken: klik hier als je één of meerdere items wil zoeken. Hiermee kan je

gedetailleerd naar items opzoeken. • Eenvoudig zoeken: je nieuwe zoekopdracht wordt automatisch aan je vorige toegevoegd. • Uit lijst item zoeken: met deze optie kan je verschillende zoekwaarden in één keer ingeven.

Toevoegen: hier kan je nieuwe items registreren. Archief ophalen: dit is de pagina om een ophaling van (geregistreerde) items aan te vragen. Services/Materialen: op deze pagina kan je materialen zoals dozen, barcodes, etc. bestellen. Help: indien je hulp nodig hebt, kan je hier terecht. Zowel de titels in de taakbalk als de illustraties hierboven zullen je naar dezelfde pagina brengen. Om terug naar de startpagina te gaan moet je op Startpagina klikken.

8

Er zijn ook nog andere opties op de startpagina. Je kan de zoekbalk gebruiken om een item snel terug te vinden. Op deze pagina zal je ook een winkelwagentje zien. Dit winkelwagentje geeft je een overzicht van het aantal items dat je hebt toegevoegd.

1. Klik hier voor een overzicht van uw winkelwagentje. Het aantal items dat je hebt toegevoegd zie je tussen haakjes. Deze items zullen in dit winkelwagentje blijven zitten, zelfs als je uitlogt. Klik op Archiefstukken in order om je aanvragen te veranderen of te voltooien. Ga naar pagina xxx voor meer informatie.

2. Dit is de zoekbalk. Je kan ‘%’ gebruiken indien je zoekwaarde niet volledig is. Lees de volgende pagina's voor informatie over zoeken via de zoekbalk.

2

1

9

Items zoeken

Je kan de zoekbalk gebruiken om snel items te zoeken. Geef de omschrijving (of een deel ervan) of de barcode in indien deze gekend is. Als je geen van beiden volledig kent, geef je een deel in en gebruik je het %-teken voor of na het woord. In het voorbeeld zullen alle items met ‘test HR’ worden gegeven (omdat het %-teken achter het woord is gezet.). Klik Zoeken om de resultaten te bekijken.

10

Op deze pagina zie je de zoekresultaten. Aan de linkerzijde kan je de zoekopdracht gedetailleerder maken. Item Results: hier kan je aanduiden hoeveel resultaten je per pagina wil laten weergeven. Status : hier kan je aanduiden waar het item zich bevindt (bij klant, bij OASIS…) OASIS: dit is de OASIS-locatie waar het item zich bevindt.. Klant: dit is jouw bedrijf. Afdeling: hier kan je weergeven aan welke afdeling het item gelinkt werd. Type item: duid hier het type item aan. De zoekresultaten worden aan de rechterkant getoond.

11

Ook hier heb je verschillende opties. Opvragen bij Oasis: als je hierop klikt, zal het item aan je winkelwagentje worden toegevoegd. Meer informatie

kan je terugvinden op pagina 17. Item verwijderen: deze knop zal niet voor elk item beschikbaar zijn. In dit voorbeeld is deze knop niet

beschikbaar. Indien de knop wel zichtbaar is, klik hierop om een aanvraag te sturen om het item te vernietigen.

12

: hier kan je het item aanpassen. Voor meer informatie ga naar pagina 25.

: hier kan je een item (van lager niveau) toevoegen aan dit item. Meer informatie op pagina 34. : het is mogelijk dat een item onderliggende items heeft zonder een barcode. Je kan deze items

opvragen door hierop te klikken. Zie pagina 21 voor meer informatie.

: je kan ook de geschiedenis van een item bekijken. Lees pagina 27 voor meer informatie.

: klik hier om documenten toe te voegen aan een item (bv. een afbeelding, een scanning on demand, etc.). Als hier staat, wil dit zeggen dat er al document aan gelinkt is. Ga naar pagina 29.

13

Indien er meerdere zoekresultaten worden getoond, kan je het juiste item vinden door naar de weergegeven informatie te kijken. Barcode doos: dit is de barcode. Dit is een unieke combinatie van nummers en letters dat aan elk item wordt

gegeven. Parent Item Code (item hoger niveau): soms kan een item gelinkt zijn aan een item van een hoger niveau. Dit

wil zeggen dat vb. een dosser in een doos zit. Beiden hebben een aparte barcode. Als je op Item Code hoger niveau klikt, kan je de doos bekijken. Meer informatie kan je op pagina 40 vinden.

Child Item (item lager niveau): het is mogelijk dat je item gelinkt is aan een item van een lager niveau. Dit wil zeggen dat het item geregistreerde documenten bevat. Lees meer hierover op pagina 40.

OASIS: dit is de locatie van OASIS waar het item zich bevindt. Klant: dit is jouw bedrijf. Omschrijving: dit is de omschrijving van je item. Het geel aangeduide is komt overeen met de zoekwaarde.

14

Effective Date: dit is de datum waarop het item aangemaakt werd (registratie door jou of door een van je collega's). Het kan ook zijn dat het item geregistreerd werd bij OASIS.

From Date: dit is een deel van de geregistreerde informatie. Dit item bevat informatie van datum (tot datum). To Date: dit is een deel van de geregistreerde informatie. Dit item bevat informatie (van datum) tot datum.

15

Om een item aan te vragen en dit bij jouw bedrijf te laten leveren, moet je op de knop Opvragen bij OASIS klikken. Het item zal dan worden toegevoegd aan je winkelwagentje.

Het aantal items dat werd toegevoegd aan je winkelwagentje zal je rechts bovenaan kunnen zien (Archiefstukken in order). Als je deze items wilt bekijken, klik dan op .

Item opvragen

16

Je zal dan een overzicht krijgen van de items die je aan het winkelwagentje hebt toegevoegd. Indien je iets uit de lijst wil verwijderen, klik dan op .

Klik op om de levering te bevestigen. 17

Om deze aanvraag te voltooien moet je nog enkele gegevens aanvullen:

Leveringsadres: je kan deze ook standaard laten staan.

Orderinformatie: hier kan je:

• een referentie geven;

• de afdeling selecteren waarvoor kosten mogen worden aangerekend;

• de leveringsprioriteit kiezen: hier zijn verschillende opties. Op de volgend pagina zullen deze opties worden besproken.

Je kan altijd een opmerking toevoegen als het om een speciale levering gaat of indien er met bepaalde zaken rekening moet worden gehouden. 18

Je moet ook de prioriteit van de levering aanduiden. Hieronder zie je de verschillende opties:

Levering - Spoed: het item zal op dezelfde dag geleverd worden. Gelieve het Client Care Team van OASIS te contacteren als je hiervoor kiest. De contactgegevens kan je terugvinden op de laatste pagina.

Levering - Normaal: voor normale leveringen zoals beschreven in de overeenkomst.

Scan On Demand: een digitale kopie zal worden aangemaakt. De aanvrager zal een bevestigingsmail ontvangen wanneer de kopie online beschikbaar is. Deze kan worden gedownload door te klikken op

Indexeren: deze optie zal je enkel nodig hebben wanneer je nieuwe items toevoegt (dus niet bij een levering).

Klik Verzenden om je aanvraag de bevestigen. Als je op Annuleren, klikt zal je aanvraag niet worden bevestigd.

19

Je zal daarna een bevestiging ontvangen. Deze bevestiging bevat een ordernummer en een samenvatting van de aangevraagde items. Je kan dit rapport in verschillende formaten opslaan. 20

21 Zoek de doos die de items bevat die je nodig hebt en klik op .

Niet-geïndexeerd item opvragen

22 Typ de omschrijving en/of andere informatie over het item in.

23

De aanvraag zal in het overzicht beneden verschijnen. Je kan nieuwe aanvragen toevoegen voor dezelfde doos indien nodig. Hiervoor klik je op Request New. Klik op Sluiten als je volledig klaar bent.

24

De aanvraag werd toegevoegd aan je winkelwagentje. Om de aanvraag te voltooien en het item te laten leveren, moet je de stappen volgen die te zien zijn op pagina 17-20.

Item aanpassen

Je kan ook de index van een item aanpassen. Zoek het item en klik op . 25

Je kan nu de informatie van je item aanpassen. Je kan de afdeling, de omschrijving, etc. veranderen. Klik dan op Bewaren.

26

Geschiedenis van item bekijken

Je kan de geschiedenis van een item opvragen door te klikken op .

27

Selecteer het formaat van het rapport (PDF, Excel, Word, HTML, Illustration) en klik op Afdrukken. Het rapport zal daarna verschijnen.

28

Sommige items hebben een bestand dat eraan werd toegevoegd. Klik op om dit bestand te bekijken. Hieronder bevinden zich ook de scanning-on-demands (SOD’s).

Document toevoegen aan item

29

Selecteer het document dat je wil bekijken. Het document wordt daarna getoond.

Als je graag een ander document wilt toevoegen, klik op Toevoegen. 30

Klik op Bladeren om het bestand dat je wil toevoegen te selecteren. Klik op Uploaden en daarna op Sluiten. 31

Sommige items hebben dit icoon: n . Dit wil zeggen dat er geen document werd toegevoegd aan het item. Klik hierop om een bestand (of afbeelding toe te voegen).

32

Klik op Bladeren om het bestand dat je wil toevoegen te selecteren. Klik op Uploaden en daarna op Sluiten. Het icoon zal daarna veranderen in .

33

Items beheren

Er bestaat ook de mogelijkheid om je items te beheren. Je hebt al gezien hoe je een document moet toevoegen aan een item en hoe je de geschiedenis van een item kunt bekijken. Verder kan je ook files of documenten aan je box toevoegen en niet-geïndexeerde items opvragen. Klik op om documenten aan je box toe te voegen.

34

In dit voorbeeld wordt een file aan een box toegevoegd. 35

Geef de nodige informatie in en klik op Bewaren.

Onderaan kan je de aanvraag bekijken. Je kan meerdere files toevoegen door telkens nieuwe informatie toe te voegen. Als alle files zijn toegevoegd, klik je op Sluiten.

36

Zoals je ziet zal het toegevoegde item worden weergegeven in het winkelwagentje. Er zijn nog enkele stappen die je moet volgen om het item definitief toe te voegen aan de box . Klik op .

37

Klik daarna op . 38

Geef hier de juiste informatie in. Selecteer Indexeren als leveringsprioriteit om de registratie te voltooien. Het item zal dan digitaal aan je archief worden toegevoegd. Klik op Versturen om te voltooien. Je zal een werkorder ontvangen ter bevestiging. 39

Je kan nu zien dat de file werd toegevoegd aan de box. De doos heeft nu een Child Item. Bij de file wordt weergegeven in welke box deze wordt bewaard.

40

Klik op Zoeken en dan Geavanceerd Zoeken om één of meerdere items te zoeken via meerdere zoekopties.

Geavanceerd zoeken

41

Met Geavanceerd zoeken kan je in detail je item(s) zoeken: Klant: hier staat de naam van jouw bedrijf. Afdeling: selecteer de afdeling, indien gekend. Type item: selecteer het type item (vb. box, file, document etc.) Servicecode: zoek het item door het type doos aan te duiden. Status Item: zoek via de status van het item. Dit betekent dat je de huidige locatie van het item kent:

• Uit: dit wil zeggen dat het item bij jullie in het bedrijf aanwezig is. • In: het item bevindt zich bij OASIS. • In/Out: combinatie van items die aan- en afwezig zijn bij OASIS • Vernietigd: dit item werd reeds vernietigd. • Uitgeplaatst: dit item werd nog niet vernietigd, maar werd definitief uitgeplaatst. Dit wil zeggen dat het

item niet zal terugkeren naar OASIS. 42

Bij dit voorbeeld werd de afdeling OPS geselecteerd en verder werd gekozen voor file bij type item en IN bij status. Klik daarna op Zoeken. 43

Bij dit voorbeeld werd deze zoekinfo gebruikt: file die zich momenteel bij OASIS bevindt. Aan de rechterkant kan je zoekwaarden ingeven om de zoekresultaten te specifiëren. Deze zoekwaarden zijn per klant verschillend. Indien je de omschrijving kent, typ je het sleutelwoord in het juiste veld. Als dit niet de volledige omschrijving is (of als je niet zeker bent), selecteer dan “Bevat” uit het keuzelijstje. Klik daarna op Zoeken. 44

De resultaten worden getoond. Voor meer informatie over deze pagina, zie pagina’s 13-14. 45

Eenvoudig zoeken

Je kan een item ook zoeken via Eenvoudig zoeken. De vorige zoekopdrachten zullen worden bewaard. 46

Als je hebt gekozen voor Eenvoudig zoeken, kom je op deze pagina terecht. Je kan je zoekopdracht verfijnen aan de linkerkant. Klant: hier staat de naam van jouw bedrijf. Afdeling: selecteer de afdeling, indien gekend. Type item: selecteer het type item (vb. box, file, document etc) Zoekveld: hier duid je uit het lijstje aan naar welk veld van het item je gaat zoeken

D.w.z. als je de item code van het item kent dan duid je item code aan. Typ deze dan in. Op de volgende pagina zie je de verschillende opties. In dit voorbeeld werd het veld Omschrijving aangeduid. 47

Geef dan in de omschrijving in het veld Zoekterm. Klik daarna op Zoeken om de resultaten te bekijken. Deze worden aan de rechterkant getoond.

48

De resultaten verschijnen aan de rechterkant. Bij Eenvoudig zoeken worden de vorige zoekopdrachten bewaard. Volg de stappen voor levering van deze items op pagina’s 16-20. 49

Uit lijst item zoeken

Klik op Zoeken en dan op Uit lijst item zoeken. Met deze optie kan je zoeken naar overeenkomsten in een lijst. Je kan zo dus ook naar meerdere items tegelijk zoeken. 50

Je dient volgende zaken te selecteren om naar een item te zoeken via een lijst: Klant: hier staat de naam van jouw bedrijf. Afdeling: selecteer de afdeling, indien gekend. Type item: selecteer het type item (vb. box file, document etc) Zoekveld: hier duid je uit het lijstje aan naar welk veld van het item je gaat zoeken

D.w.z. als je de omschrijving van de items kent, selecteer dan omschrijving. Op de volgende slide zie je de opties.

51

In het getoonde voorbeeld zal een csv-file met item codes gebruikt worden, daarom wordt hier bij Zoekvelden Item code geselecteerd. Kijk naar de volgende slide voor het importeren van een lijst. 52

Volg onderstaande stappen voor het importeren van de lijst: 1. Blader door je computer. 2. Selecteer het type van bestand. 3. Geef aan hoe de verschillende items gescheiden werden. 4. Vul de kolom in die geïmporteerd moet worden. Zoals je in de lijst (pagina 54) kan zien, staan de item codes in

kolom A. 5. Klik daarna op Uploaden.

53

Dit is een csv-bestand met verschillende item codes. De resultaten van de zoekopdracht worden op pagina 56 getoond. 54

Je kan de informatie ook zelf ingeven, selecteer dan Zoekwaarden ingeven. Je moet dan enkel de zoektermen intypen en op Zoeken klikken. De resultaten worden dan aan de rechterkant weergegeven.

55

De items zullen dan aan de rechterkant worden getoond. Voor een uitlevering van deze items volg je de stappen op pagina’s 16-20.

56

Kies Toevoegen indien je nieuwe items wil registreren.

Nieuwe items toevoegen

57

Geef volgende zaken in om een item toe te voegen:

Klant: duid de naam van je bedrijf aan.

Afdeling: selecteer de afdeling aan dewelke het item moet worden toegevoegd.

Type: selecteer het type item dat je wenst toe te voegen.

Gebruiker: door jou toegevoegd (jouw gebruikersnaam staat hier vermeld).

Als je het vakje Behoud ingevoerde data aanvinkt, dan worden de gemaakte keuzes bewaard voor de volgende items. 58

De volgende stap bestaat eruit de onderstaande velden in te vullen. Dit is de specifieke informatie omtrent de inhoud van het item. Klik op Bewaren. 59

Hier zie je een voorbeeld van een box die voor de afdeling FINANCE werd toegevoegd. De item code werd ingegeven en het vernietigingsjaar werd gezet op 2022. De tape bevat informatie van 14 tot 20 september 2015.

Let op: de datum wordt weergegeven als maand/dag/jaar. Klik op Bewaren om te bevestigen. Je kan meerdere items toevoegen, klik daarna op Sluiten. 60

Daarna wordt deze pagina weergegeven. Je kan het item nog verwijderen, wijzigen, beheren of een bestand toevoegen. Voor meer informatie over deze opties, kijk vanaf pagina 13. Het toegevoegde item werd nu gelinkt aan een order. Klik op het Archiefstukken in order om de registratie te voltooien. 61

Om de registratie te voltooien, moet de gevraagde informatie opgegeven worden. Selecteer de leveringsprioriteit, kies hier voor Indexeren als het item nog niet door OASIS moet worden opgehaald. Klik daarna op Versturen. 62

In dit voorbeeld wordt bij leveringsprioriteit Indexeren gekozen. Dit wil zeggen dat het item niet opgehaald moet worden, maar wel meteen zichtbaar zal zijn in de online database. 63

Daarna ontvang je een overzicht van je order. Dit overzicht toont een ordernummer en een gedetailleerd overzicht van de order met alle nieuw, toegevoegde items. 64

Dit item werd nu toegevoegd aan de online database en kan dus opgezocht worden via de zoekbalk. 65

Om een ophaling aan te melden, klik je op Archief ophalen. Deze optie staat op de startpagina of kan aangeklikt worden via de taakbalk.

Archief ophalen

66

Geef de vereiste informatie in. Selecteer klantnaam en het type item dat opgehaald moet worden. Geef daarna het aantal op te halen items in en voeg opmerkingen toe indien nodig. 67

In dit voorbeeld wordt een aanvraag voor ophaling van het toegevoegde item (van de vorige pagina’s) aangevraagd. Door het werkordernummer te vermelden bij de opmerkingen, weet OASIS welk stuk opgehaald moet worden.

Klik daarna op Bewaren.

Maak een nieuwe aanvraag voor ieder ander type van item/contactpersoon. Klik daarna op Sluiten. 68

De aanvraag voor een ophaling werd nu toegevoegd aan een order. Bekijk Archiefstukken in order voor een overzicht.

Je kan hier nog altijd acties verwijderen.

Klik op Aanvraag versturen om te bevestigen. 69

Om de aanvraag af te werken, moet het adres nog aangeduid worden. Maak ook een keuze bij leveringsprioriteit. Voor meer informatie over deze opties, zie pagina 19.

Klik daarna op Versturen om te voltooien. 70

Services/Materialen

Materialen zoals dozen, doosjes etc. kan je bestellen door te klikken op Services/Materialen. 71

Hierna kom je terecht op deze pagina.

Klant: hier staat de naam van jouw bedrijf.

Afdeling: selecteer de afdeling voor dewelke je materialen wil bestellen.

Services/Materialen: geef aan welk type je wenst te bestellen

Aantal: geef aan hoeveel stuks je wenst te bestellen.

Opmerkingen: voeg, indien nodig, hier je opmerkingen toe.

Maak voor ieder ander type van materialen een nieuwe order aan.

Klik op Bewaren om te bevestigen en daarna op Sluiten.

72

Hier zie je een bestelling voor 100 dozen type S1. Klik op Bewaren.

73

Zoals je ziet, zit deze bestelling al in het winkelwagentje. Hier wordt ook een bestelling van 200 barcodes aan toegevoegd. Daarna klik je op Bewaren en Sluiten.

74

Wanneer je op Archiefstukken in order klikt, dan krijg je een overzicht van je bestellingen te zien. Zowel de barcodes als de dozen zitten in het winkelwagentje. Om te voltooien klik je op Aanvraag versturen.

75

Om te weten waar OASIS de bestelling moet leveren, dien je het adres in te geven. Kies de correcte leveringsprioriteit. Meer informatie hierover vind je op pagina 19.

76

Wanneer je aangeeft dat het een spoedbestelling betreft, duid je Levering – spoed aan. Voor iedere spoedlevering dien je contact op te nemen met het Client Care Team van OASIS. Voor een normale levering, zal de afdeling Planning van OASIS u contacteren. Klik op Versturen om te bevestigen. 77

Uitloggen

Er zijn twee manieren om uit te loggen. De eerste is gewoon door op Uitloggen te klikken. 78

De tweede manier is om op Hello Customer Name te klikken en dan in het keuzelijstje Uitloggen te kiezen. 79

Indien je nog vragen hebt, neem dan contact op met het Client Care Team van OASIS.

T: +32 (0)14 412 777 E: customerservice.be@oasisgroup.com 80

Contactgegevens