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Autor: Matthias Mundt Kontakt: [email protected] Stand: 20.06.2018 (v.1.4)
HANDBUCH
Anleitung zur Nutzung des Data NatuRe Portals
Inhalt 1. Einleitung ............................................................................................................................................. 2
2. Wichtige Informationen zur Nutzung des Portals ............................................................................... 2
3. Login & Benutzeraccount-Verwaltung ................................................................................................ 2
3.1 Passwort ändern und Passwort vergessen-Funktion .................................................................... 3
3.2 Rechteverwaltung ......................................................................................................................... 4
4. Orientierung im Portal & erste Schritte .............................................................................................. 4
4.1 Firmenprofil ausfüllen ................................................................................................................... 6
4.2 Gebührenordnung ......................................................................................................................... 6
4.3 Eigene Warengruppen anlegen ..................................................................................................... 7
4.4 Neuanlage von Marken ................................................................................................................. 8
4.5 Neuanlage von Produkten ............................................................................................................. 8
4.6 Bestehende Produkte bearbeiten, online stellen & archivieren ................................................. 10
5 Weiterführende Funktionen ............................................................................................................... 14
5.1 Lizenznehmer-Verwaltung .......................................................................................................... 14
5.2 Kopie oder Version eines Produktes erstellen ............................................................................ 15
5.3 Stapelverarbeitung ...................................................................................................................... 17
5.4 Datenblatt-Download (PDF und Excel) ........................................................................................ 19
6. Beirat & Kontaktmöglichkeiten ......................................................................................................... 20
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1. Einleitung
Unsere Genossenschaft hat als Ziel, den Betrieb und die Verwaltung einer zentralen
Datenbank für Stammdaten der in der Naturkost-, Naturwaren- und Reformwarenbranche
gelisteten Produkte, zu organisieren.
Dieses Handbuch dient primär Herstellern und Inverkehrbringern, die manuell
Produktstammdaten in das Data NatuRe Portal einstellen möchten. Eine technische
Schnittstellenbeschreibung enthält diese Anleitung nicht; diese erhalten Sie gerne auf
Anfrage und direkt in unserem Portal unter dem Reiter „Schnittstelle“. Bitte beachten Sie
zudem unsere Video-Anleitungen in der Navigation oben unter Support. Dort finden Sie auch
die jeweils aktuelle Warengruppensystematik und Gesamtfeldliste.
2. Wichtige Informationen zur Nutzung des Portals
Um das Stammdatenportal nutzen zu können, ist eine Mitgliedschaft in unserer
Genossenschaft Voraussetzung. Auf unserer Webseite erhalten Sie alle Informationen über
die Data NatuRe eG und können unsere Satzung, eine Beitrittserklärung und weitere
Dokumente herunterladen.
3. Login & Benutzeraccount-Verwaltung
Die Einpflege von Produktstammdaten in das Data NatuRe Portal ist Mitgliedern
vorbehalten. Deshalb erfolgt die Anlage von Produkten, bzw. die Eingabe von Daten mittels
personengebundener Benutzeraccounts. Ein Unternehmen kann mehrere Accounts
beantragen. Wir benötigen Vor-, Zuname und E-Mailadresse aller Personen, die einen Zugriff
auf das Portal erhalten sollen. Benutzername und Passwort werden Ihnen auf Wunsch per E-
Mail zugeschickt.
Der Login erfolgt aktuell über folgenden Link: Data NatuRe Portal-Login
Die Nutzung des Portals sollte mit allen gängigen Browsern (bitte achten Sie auf aktuelle
Versionen) möglich sein.
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3.1 Passwort ändern und Passwort vergessen-Funktion
Die „Passwort vergessen“-Funktion schickt Ihnen (bei eingetragener E-Mailadresse im Portal)
eine E-Mail, mit der das Passwort zurückgesetzt werden kann. Es ist nach erfolgreichem
Login zudem möglich, das Ihnen zugewiesene Passwort zu ändern. Klicken Sie hierzu auf den
Auswahlpfeil neben ihrem Namen oben rechts in der Navigationsleiste.
Mit einem Klick auf „Profil“ gelangen Sie zu ihrem persönlichen Benutzerkonto und können
hier u.a. auch die „Passwort ändern“-Funktion nutzen.
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3.2 Rechteverwaltung
Bei Data NatuRe sind Benutzeraccounts mit vollumfänglichen Rechten voreingestellt. Sie
können jedoch das Formular „Rechteverwaltung_Hersteller“ unter Support – Sonstige
Downloads im Portal ausfüllen und an uns senden, um Gebrauch von unserer
Rechteverwaltung zu machen. So können beispielsweise Accounts eingerichtet (oder
nachträglich geändert werden), die ausschließlich Lesereche besitzen, nur Marketingdaten
pflegen dürfen, die Lizenznehmerverwaltung lediglich einsehen dürfen (siehe Beispielbild
unten) oder nur einen Schnittstellenzugang besitzen.
4. Orientierung im Portal & erste Schritte
Nach dem ersten Login in das System, ist ihr Startbildschirm (das sogenannte Dashboard)
leer. Mit der Zeit erhalten Sie hier einen Überblick über den Status ihrer Produkte (wie viele
sind insgesamt angelegt und wie viele davon sind online, d.h. für von Ihnen legitimierte
Datenabnehmer einsehbar), registrierte Mitarbeiter und die Anzahl an angelegten Marken.
Zudem werden zukünftig noch Module freigeschaltet, wie z.B. das Wiki-System, oder die
Möglichkeit ein Produktdatenblatt herunterzuladen.
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Links finden Sie eine Navigationsleiste, die alle Funktionen des Portals auflistet und mittels
Knopfdruck auf die drei waagerechten Striche neben dem Data NatuRe Symbol auch
verkleinert werden kann. Oben rechts finden Sie u.a. den Support-Button mit
Kontaktmöglichkeiten, eine Produktsuchfunktion und eine Hinweis-Glocke.
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4.1 Firmenprofil ausfüllen
Ganz unten in der linken Navigationsleiste, oder auch rechts unten auf der Startseite,
gelangen Sie zu Ihrem Firmenprofil. Bitte beachten Sie, dass alle eingegebenen Daten (mit
Ausnahme der eventuell separat eingepflegten Rechnungsadresse), für die von Ihnen
legitimierten Datenabnehmer sichtbar sind.
4.2 Gebührenordnung
Mit einem Klick auf die Gebührenordnung, haben Sie im Portal die Möglichkeit ihre
Abrechnungsoption auszuwählen. Bitte beachten Sie unsere Nutzungsordnung bevor Sie die
Abrechnungsoption speichern.
Nach erfolgter Auswahl sehen Sie unten die aktive Gebührenordnung und auch eine Historie,
d.h. das Datum der Aktivierung und zudem Informationen über eventuelle Änderungen.
Aktuell bieten wir nur eine Option an. So ist für uns als Genossenschaft garantiert, dass
niemand finanziell bevorzugt oder benachteiligt wird und wir unsere Einnahmen und
Ausgaben auf der jährlichen Generalversammlung transparent darstellen können.
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4.3 Eigene Warengruppen anlegen
Sie haben die Möglichkeit in unserem System eigene Warengruppen anzulegen, die
zusätzlich zu den Branchenstandard-Warengruppen einem Produkt zugeordnet werden
können. Für andere Hersteller sind diese Warengruppen nicht einseh- oder auswählbar, die
von Ihnen legitimierten Datenabnehmer können die von Ihnen erstellte Warengruppe
(sofern einem Artikel zugeordnet) jedoch abrufen. Um eine Warengruppe anzulegen, klicken
Sie im Reiter Warengruppen einfach auf „+Warengruppe erstellen“ und geben Sie einen
Namen und eine Nummer ein. Mit einem Klick auf das rote Papierkorb-Symbol ganz rechts,
kann eine Warengruppe auch wieder gelöscht werden.
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4.4 Neuanlage von Marken
Um ein Produkt neu anzulegen, benötigen Sie zunächst eine Marke. Diese legen Sie mit
einem Klick auf „Marken“ in der linken Navigationsleiste an. Es erscheint eine Maske, die
einen Markennamen, zwei optionale Kürzel (BNN & extern), ein Bild und mit der Marke
verknüpfte Inverkehrbringerdaten abfragt. Anschließend können Sie ihre Marke anlegen und
mit einem Klick auf das Bild verwalten. Natürlich können Sie auch mehrere Marken anlegen
und editieren und ggf. auch eine separate Rechnungsadresse einpflegen.
4.5 Neuanlage von Produkten
Wählen Sie den Reiter „Produkte“ in der linken Navigationsleiste um ein neues Produkt
anzulegen.
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Nach einem Klick auf „+ Produkt anlegen“ erscheint eine Maske mit sogenannten MUSS-
Feldern. Diese Felder erkennen Sie an der roten Markierung links vom jeweiligen Feld und
einem Stern neben dem Feldnamen. KANN-Felder sind grau markiert und können optional
ausgefüllt werden.
Geben Sie die Produkt-Basisdaten ein und klicken Sie anschließend auf Speichern. Alle
Informationen können zu einem späteren Zeitpunkt noch geändert werden.
Mit einem Klick auf „Bitte auswählen“ neben der Warengruppe, können Sie die integrierte
Stichwortsuche nutzen. Alternativ gibt es die Möglichkeit den Warengruppenbaum mit Klicks
auf die jeweiligen Pfeile (ganz rechts) oder die angezeigten Namen (z.B. Frische)
aufzublättern und auf der untersten Ebene ihre präferierte Warengruppen auszuwählen. Die
aktuelle Warengruppensystematik finden Sie im Portal unter Support – Sonstige Downloads
als Mindmap (SVG) oder Excel-Liste.
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4.6 Bestehende Produkte bearbeiten, online stellen & archivieren
Nach erfolgreicher Anlage erscheint ihr Produkt auf dem Dashboard oder unter der Rubrik
Produkte. Mit einem Klick auf das Produkt, erhalten Sie eine Übersicht über die bereits
eingegebenen Daten.
Wählen Sie den blauen Button „bearbeiten“ um Änderungen am Produkt vorzunehmen. Es
erscheint ein neuer Navigationsbaum, der Sie durch die einzelnen Ebenen der Produktanlage
lenkt.
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Die Zahlen neben den Rubriküberschriften beziehen sich hierbei auf die sogenannten MUSS-
Felder, also alle Angaben, die benötigt werden um ein Produkt online und somit für die von
Ihnen autorisierten Datenabnehmer sichtbar zu stellen. Wir empfehlen, die Angaben von
oben nach unten, d.h. der Reihenfolge nach, zu pflegen, da es teilweise im hinteren Bereich
Abhängigkeiten zu vorher gemachten Angaben gibt, die ansonsten zu Verwirrung führen
können.
Vergessen Sie bitte nicht nach einem Eintrag oder einer Änderung von Daten den Artikel zu
speichern. Sollten Sie vergessen haben zu speichern, erinnert Sie oben rechts die kleine
Glocke an nicht gespeicherte Änderungen. Sie können diese dann nach einem Klick auf das
Infofeld übernehmen oder verwerfen.
Sobald Sie alle notwendigen Informationen vollständig, d.h. zu 100% (Branchenstandard),
gepflegt haben (dies erkennen Sie am Fortschrittsbalken und den grünen Punktsymbolen
neben den Rubriküberschriften), können Sie ihren Artikel „Online stellen“. Dies ist wichtig,
da von Ihnen legitimierte Datenabnehmer ausschließlich online gestellte Artikel einsehen
können. Bei diesen ist garantiert, dass der Branchenstandard erfüllt wird und sich der Artikel
nicht gerade im Überarbeitungsmodus befindet.
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Sie haben die Möglichkeit in den Feldern „Großhandel online ab“ und „Großhandel online
bis“ Daten einzutragen, die die Sichtbarkeit des Artikels und somit auch die zu zahlenden
Gebühren steuern. Es ist natürlich auch möglich diese Felder freizulassen und ein Produkt
sofort freizuschalten. Eine Zusammenfassung listet Ihnen abschließend wichtige
Informationen zur Freigabe auf.
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Sollten Sie Änderungen an einem bereits online gestellten Artikel vornehmen wollen,
müssen Sie für diesen nicht zuerst die Freigabe aufheben. Bearbeiten Sie den Artikel einfach
wie gewohnt. Datenabnehmer können einsehen, wann ein Artikel zuletzt bearbeitet wurde
und, sofern eine Schnittstellenanbindung besteht, auch vergleichen, wo neue Inhalte oder
Werte eingetragen wurden.
Nicht mehr genutzte Artikel, können in unserer Datenbank archiviert werden.
Bedenken Sie jedoch, dass diese zwar nicht mehr abgerechnet werden, ihre Kunden diesen
Artikel aber eventuell noch im Laden zu stehen haben und archivierte Artikel nicht einsehen
können. Archivierte Artikel können ohne Probleme auch reaktiviert werden. Alle eingegeben
Daten bleiben gespeichert, lediglich die manuelle Freigabe muss erneut betätigt werden.
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5 Weiterführende Funktionen
Nun kennen Sie sich mit den Basisfunktionen des Portals aus. Für die erfolgreiche
Freischaltung ihrer Artikel und die komfortable Bearbeitung bereits bestehender
Stammdaten, informieren Sie sich bitte über die nachfolgenden weiterführenden
Funktionen.
5.1 Lizenznehmer-Verwaltung
Alle Lizenznehmer, d.h. Datenabnehmer, haben die Möglichkeit sich an unserem Portal zu
registrieren. Sie als Hersteller / Inverkehrbringer entscheiden jedoch, ob ein Datenabnehmer
ihre Produktstammdaten einsehen und abrufen darf. Diese Freigabe steuern Sie mittels
unserer Lizenznehmer-Verwaltung.
Unbearbeitete Lizenznehmeranfragen (Sie werden auf diese per E-Mail, aber auch im Portal
hingewiesen) können Sie entweder ablehnen oder annehmen. Bei der Annahme haben Sie
zudem verschiedene Möglichkeiten der Freischaltung auf Markenebene (sogenannte
Freigabe-Matrix).
Public bedeutet, dass der Lizenznehmer ihre Produktstammdaten im Rahmen der
AGB uneingeschränkt einsehen und nutzen darf.
Naturkostfachhandel bedeutet, dass alle ihre Produktstammdaten weitergegeben
werden, der Lizenznehmer diese jedoch nur im Fachhandel (BNN-Definition) nutzen
darf.
Reformhäuser bedeutet ebenfalls eine Einschränkung, hier ist die Nutzung der Daten
nur im Bereich der Reformhäuser zugelassen.
Individuelle Ausgestaltung können Sie dann wählen, wenn Sie einen Vertrag oder
eine Absprache mit dem jeweiligen Datenabnehmer haben.
Auch Kombinationen von Naturkostfachhandel, Reformhäuser und ‚Individuelle
Ausgestaltung‘ sind möglich. Die Änderungen an der Freigabe-Matrix werden nach einer
Änderung umgehend gespeichert.
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Bitte beachten Sie, dass die Data NatuRe eG ausschließlich die technische Möglichkeit
anbietet, Lizenznehmer zu verwalten, jedoch keine Garantie für eine unerlaubte Weitergabe
von Daten durch den Lizenznehmer übernehmen kann. Insbesondere für die
Auswahlmöglichkeit "Individuelle Ausgestaltung" benötigen Sie einen eigenen Vertrag mit
dem Lizenznehmer.
Alle Anfragen können auch nach einer Bearbeitung im Portal eingesehen und geändert
werden. Wechseln Sie hierzu in die Lizenznehmerverwaltung und entfernen Sie das Kreuz
„unbearbeitet“ beim Filter „Status“.
Nun werden Ihnen alle Datenabnehmer angezeigt und können mit einem Klick auf „Details“
und anschließend „Freigabe bearbeiten“ erneut editiert werden.
5.2 Kopie oder Version eines Produktes erstellen
In der Produktübersicht eines einzelnen Produktes, können Sie mit einem Klick auf den
Schalter „kopieren“ eine 1zu1 Kopie eines bestehenden Produktes erstellen. Diese Kopie
erhält eine neue BIO-ID (eine von uns generierte Nummer auf deren Basis abgerechnet wird)
und kann von Ihnen wie eine Neuanlage bearbeitet und freigeschaltet werden.
Zudem ist es in unserem System möglich eine Version eines Produktes zu erstellen. Dies ist
dann interessant, wenn es sich nicht um ein komplett neues Produkt handelt, sondern um
eine geringfügige Änderung an einem bestehenden Produkt (z.B. bei einer
Jahrgangsänderung bei einem Wein). Eine Version erhält keine eigene BIO-ID, jedoch ein
zusätzliches „ab Datum“-Feld, mit dessen Hilfe dem Handel angezeigt wird, ab wann diese
Version im Markt verfügbar ist.
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5.3 Stapelverarbeitung
Nutzen Sie die Stapelverarbeitung, um Änderungen an mehr als einem Artikel gleichzeitig
vorzunehmen. In vier Schritten werden Sie durch die Massenverarbeitung geleitet.
Schritt 1 (Produktauswahl): Wählen Sie hier die Artikel aus, bei denen Sie eine Änderung
vornehmen möchten. Sie können auch bei der Stapelverarbeitung, wie gewohnt, nach
Marke, Status, Warengruppe und weiteren Optionen filtern.
Um nicht alle Artikel einzeln auswählen zu müssen, nutzen Sie den Button „Aktuell gesetzte
Filter zur Produktauswahl verwenden“. In unserem Beispiel unten wurden so ausschließlich
Artikel einer bestimmten Marke und im Status „in Bearbeitung“ ausgewählt.
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Schritt 2 (Feldauswahl): Wählen Sie nun das Feld aus, welches bei allen vorher ausgewählten
Artikeln, geändert werden soll. In unserem Beispiel fügen wir die zusätzliche
Qualität/Zertifizierung „Fairtrade“ hinzu. Es ist auch möglich, mehrere Artikel gleichzeitig
online zu stellen (sofern diese zu 100 Prozent gepflegt sind) oder zu archivieren. Wählen Sie
hierzu das Feld „Artikelfreigabe – Status“ aus.
Schritt 3 (Datenvorschau): In diesem Schritt wird Ihnen angezeigt, wie ihre Artikel nach der
Stapelverarbeitung aussehen werden. Hierbei werden neben den Grunddaten, Wert alt und
Wert neu miteinander verglichen. Rechts können Sie mit einem Klick auf X auch einzelne
Produkte aus der Stapelverarbeitung wieder entfernen.
Schritt 4 (Ergebnis): Wenn Sie im vorherigen Schritt „Stapelverarbeitung durchführen“
gewählt haben, folgt nun das Ergebnis der Verarbeitung. Hier wird Ihnen mitgeteilt, ob die
Änderung erfolgreich war, oder ob das System einen Fehler entdeckt hat.
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5.4 Datenblatt-Download (PDF und Excel)
Nutzen Sie das Symbol im Reiter „Produkte“, um ein PDF-Datenblatt zu generieren.
Das Datenblatt beinhaltet viele rechts- und kommunikationsrelevante Feldinformationen,
sofern diese von Ihnen gefüllt wurden. Es werden keine leeren Felder angezeigt. Sie können
auch Datenblätter eines sich in Bearbeitung befindenden Artikels erstellen lassen – dieses
wird mit dem Zusatz „VORSCHAU“ markiert.
Mit einem Klick auf gelangen Sie zu unserem
Multidownload. Hier können Sie, in der Optik der Stapelverarbeitung, beliebig viele ihrer
Artikel auswählen (und ggf. vorher filtern) und anschließend als PDF (ZIP-komprimiert)
herunterladen. Im Beispiel-Screenshot wurde nach Status gefiltert und anschließend der
Button „Aktuell gesetzte Filter zur Produktauswahl verwenden“ genutzt. So müssen die
Artikel nicht einzeln angeklickt werden.
Um ihre Artikeldaten in Excel herunterzuladen, nutzen Sie ebenfalls den Multidownload und
wählen Sie rechts den Button „Excel-Format“. Es wird ein Spreadsheet erstellt, welches alle
Felder und Feldinformationen, unabhängig davon ob Einträge vorhanden sind, für die von
Ihnen gewählten Artikel enthält.
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6. Beirat & Kontaktmöglichkeiten
Bitte beachten Sie, dass unsere Plattform noch recht neu ist. Es kann also passieren, dass Sie
auf Probleme stoßen. Bitte entschuldigen Sie alle Unannehmlichkeiten und kontaktieren Sie
uns bei Problemen. Bei technischen Fragen steht Ihnen unser Dienstleister per Mail oder
Hotline zur Verfügung:
E-Mail: [email protected] & Hotline: +49 9181 5198-365
Für alle inhaltlichen Fragen und Anmerkungen, kontaktieren Sie:
Matthias Mundt, [email protected]
Sollten Sie einen Änderungswunsch haben (z.B. die Erstellung eines neuen Feldes oder einer
neuen Auswahlmöglichkeit), haben Sie zudem die Möglichkeit, einen Antrag an unseren
Beirat „Branchenstandard-Erhaltung & -Entwicklung“ zu stellen (kontaktieren Sie hierzu
ebenfalls Matthias Mundt). Dieses Gremium berät unseren Vorstand bei der Umsetzung von
Änderungswünschen und ist durch Mitgliedsunternehmen aus den drei
Wertschöpfungsstufen besetzt. So ist sichergestellt, dass der Branchenstandard auch
zukünftig aktuell, rechtssicher und gemeinschaftlich getragen wird.
Mitglieder des Beirats:
Hersteller: René Burtscher (Wala Heilmittel), Enya Ehrhard (Demeter
Felderzeugnisse), Margit Gomm (ÖMA)
Großhandel: Andreas Hainer (dennree), Ellen Hörnemann (Weiling), Yasmin Wägerle
(Alnatura)
Einzelhandel: Gerhard Sailer (basic), Carsten Schubert (Reformhaus), Christian
Supenkämper (Isarland Ökokiste)
Über Änderungen am Datenpool informieren wir Sie direkt im Portal im Newsfeed. Alle
Anpassungen werden natürlich auch automatisch in der Schnittstelle und den
beschreibenden Dokumenten (z.B. Gesamtfeldliste) angepasst.