HANDBOK SOCIALA MEDIER 2015

Därför finns vi sociala medier ..................... 1

1. Vad är sociala medier?............................. 2

2. Att använda sociala medier ..................... 32.1 Använda sociala medier i arbetet ............32.2 Stöd och hjälp ..........................................42.3 Lagar och styrande dokument .................42.4 Använda sociala medier privat.................5

3. Karlstads universitet i sociala medier .... 63.1 facebook ..................................................73.2 twitter .......................................................83.3 instagram .................................................93.4 youtube ..................................................103.5 linkedin .................................................. 11

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1

Sociala medier är lättillgängliga mötesplatser där vi för dialog med våra målgrupper. Det är också en plats där vi på ett enkelt sätt kan bemöta deras åsikter och svara på deras frågor. Att vara närvarande i sociala medier är ett kostnadsfritt komplement till vår övriga marknadsföring - och självklara kommunikationskanaler för oss.

Att kommunicera i sociala medier skiljer sig egentligen inte från andra sociala samman-hang i livet. Vi lyssnar, bemöter, berättar och lär av den dialog vi för med våra målgrupper - men vi har alltid i åtanke att det är ett trans-parent forum där användaren har möjlighet att bjuda in och dela med sig av dialogen.

Genom att nyttja sociala medier finns vi till hands på ett vardagligt och lättillgänligt sätt. Vi kan nå ut till nya målgrupper och bygga långvariga relationer med de vi redan har kontakt med. Övergripande stärker detta vårt varumärke. Karlstads universitet.

Joachim Gustafsson, Kommunikationschef

DÄRFÖR FINNS VI I SOCIALA MEDIER

UNDER EN MINUT I VÄRLDEN:

DELAS 216 000 BILDER PÅ INSTAGRAM

SKRIVS 277 000 TWEETS PÅ TWITTER

LADDAS 72 TIMMAR FILM UPP PÅ YOUTUBE

(2014)

2

1. VAD ÄR SOCIALA MEDIER?

“ADVERTISING ON THE WEB IS LESS ABOUT JUST HITTING SOMEONE WITH A MESSAGE... IT’S ABOUT ENGAGEMENT (WITH THAT USER).”

Mark Zuckerberg, grundare av Facebook

Under de senare åren har internet och sociala medier fått allt större inflytande i männis-kans vardag. Från att ha varit en elektronisk anslagstavla har internet kommit att bli ett levande och föränderligt forum där mycket av innehållet skapas av användarna själva.

Begreppet sociala medier syftar på alla de internetbaserade plattformar som möjliggör för användaren att interagera, bygga relationer, medverka, dela och sprida information.

1.1 KATEGORIER

• Sociala nätverk - Mötesplatser på internet där användarna kan interagera med varandra och sin omvärld. Det är också vanligt med sidor där man skapar en presentation om sig själv. Facebook och LinkedIn är exempel på sociala nätverk.

• Bloggar - En användares egen webbplats som bygger på ett löpande flöde av regelbundet uppdaterade inlägg. Bloggar används ofta som någon form av dagbok eller för att visa transparens i en verksam-het. Vanligt är att inläggen kan kommen-teras av läsarna.

• Mikrobloggar - I en mikroblogg ligger fokus på en statusuppdatering som ofta begränsas till ett visst antal tecken. Den mest kända mikrobloggen är Twitter.

• Forum - På internet finns otaliga forum där användaren har möjlighet till diskussion. De ämnen som diskuteras knyts samman i så kallade “forumtrådar”.

• Wikis - Wikis är faktadatabaser som uppdateras av användarna själva. Här kan vem som helst bistå med sina kunskaper för att skapa ett så korrekt och omfattande innehåll som möjligt. Den mest kända och största wikin är Wikipedia.

• Delningssajter - Delningssajter är webbplatser som möjliggör för användar-na att dela med sig av material som musik, filmer, bilder, presentationer eller nyttiga länkar. Användarna själva bidrar med materialet och det är fritt för andra att titta, betygsätta och diskutera. Exempel på delningssajter är YouTube, Flickr, Slideshare, Delicious, med flera

3

2. ATT ANVÄNDA SOCIALA MEDIER

2.1 ANVÄNDA SOCIALA MEDIER I ARBETET

Karlstads universitet är en myndighet även i sociala medier. Det betyder att den som an-vänder sociala medier som representant för universitetet ska känna till och rätta sig efter.

• Svensk lagstiftning och tillämpliga riktlin-jer och policyer.

• Den som vill använda i sociala medier i tjänsten ska ha tillstånd från chef/prefekt och förbinder sig i och med det att sätta sig in i och följa gällande riktlinjer och policyer.

Alla inlägg och kommentarer blir allmänna handlingar. Diarieföring krävs i de fall handlin-garna innehåller sekretessbelagd information eller hör till ett befintligt ärende alternativt utgör underlag till ett nytt ärende. TÄNK PÅ ATT:

• Uppmuntra engagemang: Sträva efter dialog med målgrupperna.

• Använda gott omdöme: Var trovärdig och saklig när du publicerar information och/eller innehåll samt besvarar frågor

eller synpunkter. Kom ihåg att det du publicerar representerar vårt varumärke.

• Respektera sekretessbelagt eller upphovsrättsskyddat material: Visa respekt för rådande lagar och regler. Material - så väl texter som bilder - som är upphovsrättsskyddat eller ägs av andra ska inte användas utan tillstånd. Inom sociala medier är det allmän praxis att länka till upphovsmannen snarare än att reproducera dess arbete.

Vissa saker omfattas av sekretess och får inte publiceras eller lagras i medi-erna. Vi tar bort sådant som omfattas av sekretess samt sådant som strider mot lag, eller på annat sätt är olämpligt eller stötande. Är du osäker på vad som omfattas av sekretess? Diskutera med närmast ansvarig chef. Läs även uni-versitetets policy ”Allmänna handlingar, sekretess och diarieföring (2009/32)”.

• Var tydlig: Beskriv i profilen vem du är och varför du använder kanalen. Hur snabbt svarar du på tilltal och vad kan dina ”vänner” eller ”följare” förvänta sig?

• Vårda språket: Var noga med språk-användningen. Stava rätt, undvik alltid särskrivningar och använd inte ironi då den kan vara svårtydd i skriven kontext. Våra användare kan också ha olika nationaliteter varför det i vissa kanaler kan vara relevant med uppdateringar på såväl svenska som engelska. Fundera över hur målgruppen ser ut!

• Fråga om lov ifall det krävs: Om du publicerar bilder eller filmer på personer ska du ha frågat dem om tillåtelse först. Målsman måste tillfrågas om personerna är under 15 år gamla.

47PROCENT AV SVENSKARNA

BESÖKER FACEBOOKDAGLIGEN

(2014)

4

• Bemöta kontroversiella frågor: Vill du bemöta kontroversiella frågor eller felaktiga påståenden bör du först diskutera frågan med ansvarig inom det berörda ämnet. Svara sedan lugnt, sakligt och relevant. Om du inte vet hur du ska förhålla dig till ett inlägg, ta i första hand kontakt med din närmaste chef, därefter med Avdelningen för kommunikation och externa relationer.

• Ta bort inlägg: Om du väljer att ändra eller ta bort ett inlägg, gör klart att du har gjort det och förklara varför. Information som ska plockas bort är till exempel: • förtal, hot eller personangrepp • hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller trakasserier

• olovliga våldsskildringar eller pornografi • inlägg med alkoholrelaterat innehåll • inlägg med extrema politiska åsikter • uppmaningar till brott • upphovsrättsligt skyddat material som publicerats utan tillstånd • inlägg med sekretessbelagda uppgifter (ska diarieföras)

• Plocka bort: inaktiva gamla grupper och konton.

• Tänk även på: att det du publicerar kommer att finnas kvar i all framtid, även om du raderar informationen.

• Arkivera: Två gånger per år, i maj och november, ska de officiella kanerna arkiveras. Arkiveringen samordnas av

avdelningen kommunikation och externa relationer och ska utföras av alla som är ansvariga för en officiell kanal.

• Uppföljning: När du har haft ditt sociala medie ett tag - gör en uppföljning. Hur fungerade det? Fick ni ut vad ni ville av det? Använder ni det? Därefter kan ni avgöra om det är nödvändigt eller inte för er att finnas i sociala medier.

2.2 STÖD OCH HJÄLP

Avdelningen kommunikation och externa rela-tioner har ansvaret för universitetets huvudkana-ler i sociala medier samt ansvar för handboken i sociala medier.

Om du, din verksamhet, avdelning, fakultet, med mera, vill starta konto i ett socialt media ger kommunikation och externa relationer dig stöd och tips om hur du kan gå tillväga.

45PROCENT AV SVENSKARNA HAR TILLGÅNG TILL BÅDE DATOR, SURFPLATTA OCH SMART MOBIL

(2014)

5

Kontakta facebook@kau.se för stöd och information.

2.3 LAGAR OCH STYRANDE DOKUMENT

• Personuppgiftslagen• Yttrandefrihetsgrundlagen• Offentlighets- och sekretesslagen• Förvaltningslagen (till exempel

Myndigheternas serviceskyldighet)• Universitetets ledar- och medarbetarpolicy• Lagar och regler mot diskriminering,

mobbning och kränkningar • Lagen om ansvar för elektroniska

anslagstavlor

2.4 ANVÄNDA SOCIALA MEDIER PRIVATSociala medier är goda verktyg för omvärlds-bevakning och informationsinsamling och kan användas även för privat bruk. Tänk då på att:

• Du är ambassadör: Som anställd vid Karlstads universitet förknippas du med vår organisation. Användandet kan därför påverka vårt varumärke.

• Visa omdöme: Tänk efter om det du tänker skriva i din status är någonting som du skulle

kunna säga inför alla dina vänner eller arbetskamrater. Vi använder sunt förnuft.

• Kritik och beröm: Ge gärna upp-skattning publikt, kritik till den det berör.

• Vi är varandras arbetsmiljö även på nätet.

Kontrollera sekretessinställningar: Gå igenom dessa så att du vet vilken infor-mation du lämnar ut. Ansvaret: Kanske behöver du använda dina privata profiler på arbetstid? Redogör då för detta med din chef så att ni är överens.

6

KAU.SEVår webbplats som är till för alla och som ska ska lyfta våra ytterligare kanaler i sociala medier.

TWITTERFACEBOOKPrimär målgrupp: blivande och nuvarande studenter.

Primär målgrupp: studenter, medier och samarbetspartners.

Primär målgrupp: blivande och nuvarande studenter.

INSTAGRAM YOUTUBELINKEDIN

3. KARLSTADS UNIVERSITET I SOCIALA MEDIER

Karlstads universitet använder flera olika kanaler för att upprätthålla en närvaro i sociala medier. Högst prioriterade är idag Facebook, Twitter, Instagram, Youtube och Linkedin. Nedan följer en genomgång på vilken kanal som lämpar sig bäst för den målgrupp du vill nå.

Facebook “f ” Logo CMYK / .eps Facebook “f ” Logo CMYK / .eps

Primär målgrupp: alumner och framtida medarbetare.

Primär målgrupp: samtliga.

7

3.1 FACEBOOK

Facebook är världens största sociala nätverk. Om Facebook vore ett land skulle det rent befolkningsmässigt vara världens tredje största. Bara i Sverige har Facebook runt fem miljoner användare.

På Facebook kan användare publicera så kallade statusuppdateringar, bilder och filmer som deras vänner sedan kan “gilla” eller kommentera. På Facebook handlar mycket av kommunikationen om dialog och relationer och det är också här fokus ligger för Karlstads universitets arbete i kanalen.

KARLSTADS UNIVERSITET PÅ FACEBOOK

Våra huvudmålgrupper för Facebook är primärt blivande och nuvarande studenter och sekundärt alumner och intresserad allmänhet. Facebook är en viktig kanal för att bygga re-lationer med dessa målgrupper då merparten av individerna i våra primära målgrupper har ett konto på Facebook.

Vår övergripande kommunikation på Facebook utgår från Karlstads universitets huvudsida, men andra enheter inom universitetet har också möjlighet att skapa sina egna sidor.

På Facebook delar vi med oss av information om universitetet till våra målgrupper, men vi öppnar också upp för dialog och arbetar för att skapa goda relationer med våra användare. Fokus ska ligga på att tillhandahålla nuvarande och befintliga studenter relevant information och svara på deras frågor samtidigt som vi erbjuder ett forum för diskussion.

VID OFFICIELL ANVÄNDNING, TÄNK PÅ ATT:

• Svara snabbt: På huvudkanalen är vår målsättning är att alltid svara på frågor inom 24 timmar, helgfri måndag till fredag.

• Förklara vem du är: När du svarar på frågor avslutar du kommentaren med “/[Namn och yrkesroll]”

• Hålla koll på viktiga datum: Runt terminsstarter och under sökperioder då många söker information om studier råder extra fokus

facebook.com/karlstadsuniversitet

Facebook “f ” Logo CMYK / .eps Facebook “f ” Logo CMYK / .eps

Vill du skapa ett konto? Här finns instruktioner:https://www.facebook.com/help

8

3.2 TWITTER

Twitter är en mikrobloggtjänst som blivit allt mer populär de senaste fem åren. På Twitter publi-ceras korta statusmeddelanden som får innehålla maximalt 140 tecken. Här kommunicerar alla, både privatpersoner, företag och organisationer, utifrån en egen användarprofil. Du som twittrar kan “följa” andra användare och på så sätt prenu-merera på deras uppdateringar så att de hamnar direkt i ett löpande flöde på ditt kontos förstasida.

Twitters användare kan skapa ämnes- kategorier, så kallade hashtags, genom att skri-va en #-symbol följt av det ord de vill ”märka” sin tweet med. Alla tweets som innehåller hashtaggen #karlstadsuniversitet samlas i ett gemensamt flöde, oavsett vem som skickat tweeten.

KARLSTADS UNIVERSITET PÅ TWITTER

Karlstads universitet har ett huvudkonto på Twitter. Våra huvudmålgrupper där är journalister, politiker, nuvarande studenter samt intresserad allmänhet.

Utöver universitetets huvudkonto kan också an-ställda twittra som privatpersoner eller skapa konton för delar av universitetet. Twitter är ett bra sätt att nätverka och omvärldsbevaka. Hänvisa gärna till Karlstads universitet i din beskrivning av ditt konto om du skapar ett. Karlstads universitet använder

twitter.com/kauofficiell

Twitter som ett uppsökande, relationsskapande och omvärldsbevakande verktyg där vi kan föra dialog med våra målgrupper. VID OFFICIELL ANVÄNDNING, TÄNK PÅ ATT:

• Svara snabbt: Eventuella ”mentions” (tilltal på Twitter) får svar så fort som möjligt. Kanalen är snabb – ofta snabbare än Facebook. På huvudkanalen svarar vi inom två timmar helgri måndag till fredag 8.00 - 16.30.

• Förklara vem du är: När du skriver en tweet avslutar du med “/[Namn]”

• Hålla koll på viktiga datum: Extra fokus lägger vi runt terminsstarter, under sökperi-oder och i samband med viktiga händelser som påverkar universitetvärlden.

• Omvärldsbevaka: Använd Twitter som verktyg för omvärldsbevakning. Följ konton som bidrar med intressant information om vårt verksamhetsområde

Vill du skapa ett konto? Här finns instruktioner:https://support.twitter.com/

officiell

9

3.3 INSTAGRAM

Instagram som, sedan 2012, ägs av Facebook är en populär och snabbt växande “bildblogg“. På Instagram tar man foton, lägger på olika filter och delar sedan med sina vänner.

Som användare “följer“ man privatpersoner, organisationer eller företag som man är in-tresserad av. Deras bilder dyker då upp i det egna flödet och man kan gilla eller kommentera alla bilder.

KARLSTADS UNIVERSITET PÅ INSTAGRAM

Karlstads universitet har ett huvudkonto på Instagram och den primära målgruppen är studenter. Kontot uppdateras av kommunika-tionsavdelningen eller av studenter som får vara ambassadörer för kanalen under en tids-bestämd period. Bilderna som läggs upp ska vara relevanta För universitetets verksamhet.

Karlstads universitet närvarar också på Ins-tagram genom att gilla andras bilder som har taggats med en relevant hashtag, exempelvis #karlstadsuniversitet. Vid passande tillfällen kan vi också kommentera dessa bilder - men det är viktigt att inte vara för påträngande.

instagram.com/karlstadsuniversitet

VID OFFICIELL ANVÄNDNING, TÄNK PÅ ATT:

• Svara: Precis som i andra sociala medier fungerar Instagram som en kommuni-kationskanal till studenter. När du får en kommentar - svara.

• Förklara vem du är: När du lägger upp en bild behöver du inte skriva om med namn. Däremot när du kommenterar någon annans bild eller svarar på en kommentar avslutar du med: “/[Namn]”

• Hålla koll på viktiga datum: Extra fokus lägger vi runt terminsstarter, under sökpe-rioder och i samband med viktiga händel-ser som påverkar universitetvärlden.

• Var på hugget: Är det något roligt evenemang på universitet? Knäpp en bild och lägg upp det på Instagram!

Vill du skapa ett konto? Ladda ner appen Instagram till din smarta telefon. Följ sedan instruktionerna.

10

3.4 YOUTUBE

youtube.com/user/karlstadsuniversitet

YouTube är ett verktyg för publicering av filmklipp. På YouTube kan användare lägga upp filmklipp som de själva skapat så att vem som helst har möjlighet att se dem. Användaren skapar en egen “kanal” varifrån all publicering sker.

YouTube är ett mycket populärt verktyg vars sökfunktion har kommit att bli världens näst mest använda.

KARLSTADS UNIVERSITET PÅ YOUTUBE

Karlstads universitet använder YouTube för att publicera profilerande filmer av hög kvalitet. Vi har vår egen kanal där vi publicerar filmer som kan bygga vårt varumärke och locka presumtiva studenter till vårt universitet. Filmklipp som skildrar lokaler, omgivningar och aktiviteter där man får en känsla av hur det är studera vid Karlstads universitet är att rekommendera.

För enskilda delar av universitetet skapar vi listor där filmerna grupperas och samlas. Till exempel för lärarutbildning, handelshögskola med flera. För att skapa ett enhetligt uttryck finns mallar framtagna för produktion av rörlig bild. Mallarna innehåller riktlinjer för inledning, kanalsymbol och avslutning. Använd gärna dessa.

VID OFFICIELL ANVÄNDNING, TÄNK PÅ ATT:

• Hålla kvalitén: Publicera endast filmklipp som håller hög kvalitet

• Tagga korrekt: Förse klippet med ett bra namn, en talande beskrivning och relevanta etiketter för att uppnå bra resultat i sökningar

• Återanvända och dela materialet: Vi länkar till vår YouTube-kanal eller bäddar in den direkt på webbplatsen eller på Facebook för att fler ska hitta den.

Karlstads universitet har en huvudkanal för YouTube. Alla är välkomna att publicera material i denna kanal. Kontakta facebook@kau.se för stöd och information.

För information/hjälp kring filmproduktion kontakta: martin.lindkvist@kau.se

11

3.5 LINKEDIN

https://www.linkedin.com/edu/karlstad-university-17096

LinkedIn är ett socialt nätverk för yrkesmäs-siga kontakter. Här skapar du en profil där du beskriver din arbetslivserfarenhet, nuvarande och tidigare arbetsgivare samt utbildning. Som ett digitalt CV, kan man säga.

Användarna nyttjar LinkedIn för att bevara och skapa nya yrkesmässiga relationer, söka jobb och utnyttja sina affärsnätverk. Det blir allt vanligare att arbetsgivare använder sig av LinkedIn vid rekrytering.

KARLSTADS UNIVERSITET PÅ LINKEDIN

Karlstads universitet använder sig av LinkedIn i arbetet med alumnnätverket.

Genom att användare anger Karlstads univer-sitet som lärosäte går de också med i nätver-ket. Universitetet använder också Linkedin i rekryteringssyfte.

Vi har också automatiskt en närvaro i kanalen genom att användaren anger nuvarande ar-betsgivare och lärosäten i sina profiler. Detta gör att vårt varumärke, Karlstads universitet, är sökbart i kanalen.

TÄNK PÅ ATT

• Uppge var du är anställd: Glöm inte att uppge Karlstads universitet som din arbetsgivare.

• Uppge var du pluggade: studerade du vid Karlstads universitet? Uppge det på din LinkedIn!

332MILJONER ANVÄNDARE

VÄRLDEN ÖVER(2014)

LINKEDIN HAR

12

Den här checklistan fungerar som ett stöd när vi etablerar en närvaro i sociala medier. Gå igenom listan och besvara frågorna så får du en bra grund för din närvaro.

□ Har du tagit del av Karlstads universitets handbok för sociala medier?

□ Har du säkerställt att det finns en ansvarig och har chef/prefekt godkänt etableringen?

□ Är tillräckliga resurser avsatta för att hantera: A. Initialt arbete med att starta arbetet, profil-era mediet och ange nödvändig information i mediet? B. Hålla uppsikt över mediet? C. Uppdatera och underhålla mediet? D. Förvalta mediet över tid?

□ Finns en rutin framtagen för arbetet med mediet som beskriver åtkomst, innehåll, rutin för uppdatering och bevakning?

3.6 CHECKLISTA

□ Känner du till reglerna för diarieföring och vet när du ska vidta åtgärden?

□ Har du sett över den information som ska presenteras på det sociala mediet? Framgår det: A. vilket som är syftet med närvaron B. vilka interaktionsmöjligheterna är och under vilka tider besökaren kan förvänta sig svar i de fall den möjligheten ges C. hur vi bevakar kommentarer och på vilka grunder vi diarieför och gallrar inlägg och med vilka intervall det sker D. vilka uppgifter som inte får publiceras E. hur inlägg synliggörs för andra användare

□ Finns motsvarande information som ges i sociala medier på våra huvud-webbplatser? Detta är viktigt för att i så liten utsträckning som möjligt bygga fast information i lösningar som bara vissa användare kan ta del av.

xHjälp? Behöver du stöd, råd eller hjälp? Kontakta avdelningen kommunikation och externa relationer.