Embed Size (px)
Citation preview
Handbok
För Winstanvändare
Version 3
2014-11-21
2 (83)
Innehåll
1 Logga in i Winst ............................................................................................................................... 4
2 Hantera inköp i Winst ...................................................................................................................... 5
3 Skapa beställning ............................................................................................................................ 6
3.1 Välj rätt avtalskategori..................................................................................................................... 6 3.2 Avancerad sökning ......................................................................................................................... 7 3.3 Välj produkt ..................................................................................................................................... 8 3.4 Jämföra produkter ........................................................................................................................... 9 3.5 Varukorg ....................................................................................................................................... 10 3.6 Rekvisitionsbeställning .................................................................................................................. 11 3.7 Direktupphandlingsformulär .......................................................................................................... 13 3.8 Tjänstebeställningar ...................................................................................................................... 15 3.9 Kontering och leveransinformation ............................................................................................... 16 3.10 Beställningens syfte ...................................................................................................................... 16 3.11 Ändring av varukorg ...................................................................................................................... 16 3.12 Information till leverantör ............................................................................................................... 17 3.13 Beställning med KLAB (Kommunleasing) som fakturamottagare ................................................. 17 3.14 Ordervärde .................................................................................................................................... 18 3.15 Leveransen ska skickas till ........................................................................................................... 18 3.16 Fakturan ska skickas till ................................................................................................................ 18 3.17 Kontering ...................................................................................................................................... 18 3.18 Periodisering av beställning .......................................................................................................... 21 3.19 Lägga till bilaga till beställning ...................................................................................................... 22 3.20 Favoriter och Förvalda värden ...................................................................................................... 22 3.21 Eget köp ........................................................................................................................................ 24 3.22 Spara beställning .......................................................................................................................... 25 3.23 Tidigare beställningar.................................................................................................................... 25 3.24 Sparade beställningar ................................................................................................................... 26 3.25 Mallar ............................................................................................................................................ 26 3.26 Granska faktura (kontroll av ordermatchad faktura) ...................................................................... 27 3.27 Attest av beställning ...................................................................................................................... 28 3.28 Order ............................................................................................................................................. 29
4 Orderbekräftelse ............................................................................................................................ 29
4.1 Status på orderbekräftelse ............................................................................................................ 29 4.2 Olika typer av orderbekräftelser .................................................................................................... 30 4.3 Hantera orderbekräftelse .............................................................................................................. 30 4.4 Skapa manuell orderbekräftelse ................................................................................................... 32 4.5 Order uppdateras .......................................................................................................................... 33
5 Leveransavisering ......................................................................................................................... 33
5.1 Kvittera leverans med leveransavisering ...................................................................................... 33 5.2 Visa avisering utan att kvittera ...................................................................................................... 34
6 Leveranskvittens ........................................................................................................................... 35
6.1 Leveranskvittens av Rekvisition .................................................................................................... 36
3 (83)
6.2 Leveranskvittens på formulär ........................................................................................................ 36 6.3 Delkvittering .................................................................................................................................. 37 6.4 Kommentar på leveranskvittens .................................................................................................... 37 6.5 Bifoga fil till leveranskvittens ......................................................................................................... 38 6.6 Status på leveranskvittens ............................................................................................................ 39 6.7 Avsluta order ................................................................................................................................. 39 6.8 Justering av redan gjord leveranskvittens ..................................................................................... 40
7 Hantera faktura i Winst ................................................................................................................. 42
7.1 Granska fakturan .......................................................................................................................... 42 7.2 Fakturabild .................................................................................................................................... 43 7.3 Kontera fakturan ........................................................................................................................... 43 7.4 Konton som kräver kommentarer .................................................................................................. 44 7.5 Periodisering av faktura ................................................................................................................ 44 7.6 Ändring av moms .......................................................................................................................... 45 7.7 Skicka fakturan till Annan granskare ............................................................................................. 46 7.8 Skicka tillbaka till administratör ..................................................................................................... 46 7.9 Extra kontroll ................................................................................................................................. 46 7.10 Kommentarer på faktura ............................................................................................................... 48 7.11 Bifoga fil/bilaga till faktura ............................................................................................................. 48 7.12 Attestera faktura ........................................................................................................................... 50 7.13 Eget köp ........................................................................................................................................ 51 7.14 Attest via mobilapplikation ............................................................................................................ 51 7.15 Fakturaflöde .................................................................................................................................. 55 7.16 Fel mottagare av fakturan ............................................................................................................. 55 7.17 Makulering av faktura.................................................................................................................... 57 7.18 Meddelande om fakturor ............................................................................................................... 58
8 Ordermatchning ............................................................................................................................ 58
8.1 Ej leveranskvitterad order ............................................................................................................. 59 8.2 Orderbekräftelse och Leveransavisering ...................................................................................... 59 8.3 Avvikelse i kvantitet inom uppsatta gränser .................................................................................. 61 8.4 Avvikelse i kvantitet utanför uppsatta gränser ............................................................................... 62 8.5 Skannad faktura ............................................................................................................................ 63 8.6 Ordermatchning av glasögonformulär ........................................................................................... 64 8.7 Koppling av artiklar med avvikande artikelnummer ....................................................................... 65 8.7 Tillkommande avgifter ................................................................................................................... 67 8.8 Order lagd innan driftstart ............................................................................................................. 67
9 Tips & Trix ...................................................................................................................................... 69
9.1 Dela upp kostnader vid kontering ................................................................................................. 69 9.2 Kortkommando i Winst .................................................................................................................. 69 9.3 Inställning för bildvisare ................................................................................................................ 72 9.4 Specialinställningar för visning av fakturabild ............................................................................... 76 9.5 Inställningar avseende Adobe och Internet Explorer .................................................................... 79 9.6 Skärmupplösning .......................................................................................................................... 80 9.7 Ställa in skärmen på den optimala upplösningen .......................................................................... 80 9.8 Gör text och andra objekt på skrivbordet större ............................................................................ 81 9.9 Inställningar i mobilen för att säkerställa mobilinloggning ............................................................. 82
4 (83)
1 Logga in i Winst
Hur loggar jag in i Winst? Användarna kan logga in i Winst på två olika sätt:
Användare som är inloggad på sin ”jobbdator”, dvs en GBG3000-dator, och befinner
sig på stadens nätverk (inte det pedagogiska nätet) loggas in direkt utan att
användaren behöver ange något användarnamn/lösenord.
Användare som loggar in utanför stadens nätverk eller på det pedagogiska nätet,
utan en GBG3000-dator eller med en smartphone, iPad etc loggar in med sitt ad-
konto och sitt ”vanliga” lösenord.
Hur kommer jag åt Winst? Användare kan komma åt Winst på flera olika sätt:
Användaren går via länk, som t ex kan vara publicerad på förvaltningens intranät.
Användaren får e-post i samband med att användaren får något nytt att hantera i sin
inkorg. Användaren kan då komma åt Winst genom att klicka på länken i
meddelandet.
Användaren kan välja att gå in till Winst via Upphandlingsbolagets hemsida
(http://uhb.goteborg.se/winst/) och klicka på den gula knappen.
Om följande inloggnings ruta dyker upp:
Användaren ska välja alternativ Avbryt när denna dialog ruta kommer upp.
Användaren kommer då vidare antingen automatiskt in i Winst eller till
inloggningsrutan från Göteborgs stad. Anledningen till att användaren får
denna inloggningsruta har med säkerhetsinställningarna i IE att göra.
5 (83)
2 Hantera inköp i Winst
För att kunna skicka en order i Winst måste Du vara upplagd som användare och
erhållit rollen ”Beställare”.
Leverantörsavtal, adresser och konteringsvärden kopplas automatiskt till samtliga
användare.
När Du som beställare har konterat din beställning och klickar på knappen ”Skicka”
så skickas beställningen till den attestant som ska attestera på det ansvar Du har
konterat. Attestanten kan godkänna, neka eller ändra beställningen. När attestanten
attesterat skickas order till leverantören, kopia av order skickas till beställaren.. Om
ordern innehåller speciella kommentarer som t ex. senarelagd leveranstid, eller
annan viktig information rekommenderar vi att ni efter att ni har skickat ordern tar
kontakt med leverantörens kundtjänst för att försäkra er om att den avvikande
informationen har uppmärksammats. Det går endast att skriva kommentarer till de
leverantörer som kan läsa dem.
Inköpsprocessen i Winst består av följande moment: 1. Beställning => 2. Attest av
beställning=> 3.Order skickas automatiskt till leverantör => 4. Leveranskvittens.
Som beställare är Du delaktig i moment 1 och 4. Anledningen till att Du måste
leveranskvittera Dina beställda varor är för att göra en leveranskontroll att beställda
varor faktiskt har levererats och för att fakturan ska kunna matchas mot order
Du ska därför leveranskvittera så snart dina varor har kommit.
6 (83)
3 Skapa beställning
En helt ny beställning skapar Du genom att välja fliken ”Inköp”.
Du kan också återanvända en tidigare eller sparad beställning genom att via
knappen ”Inköp” istället välja ”Tidigare beställningar” och där välja ”Använd
beställning som mall”.
Observera att Du alltid kan avbryta en beställning innan den har skickats genom att
välja ”Tillbaka” eller ”Skapa beställning”, då rensas fälten.
3.1 Välj rätt avtalskategori
Under fliken ”Inköp” väljer Du underfliken ”Skapa beställning”. Här finns det tre olika
flikar. Fliken ”Avtal” är alltid förvalt. De övriga flikarna är ”Beställningsmallar” och
”Sparade beställningar”.
Under fliken ”Avtal” söker Du antingen upp en avtalskategori i kategoriträdet till
vänster och därefter en specifik leverantör (till höger) och sedan en produkt i nedre
högra sökfältet, alternativt söker Du efter en leverantör eller en produkt utan att först
ha angett en avtalskategori. OBS! Kontrollera att Du beställer rätt produkt på rätt
avtal och i rätt kategori.
7 (83)
Bockrutan med ”tummen upp” märkning är alltid i-bockad. ”Tummen upp” markerade
produkter är nettoprissatta artiklar - en prislista på specificerat sortiment där vi fått
extra förmånliga priser. Sortimentet baseras oftast på de varor/tjänster som vi mest
frekvent köper. Skillnaden mot ”bara” rabatterade priser blir ofta jättestor.
3.2 Avancerad sökning
Du kan också välja att använda en utökad sökfunktion. Denna når Du genom att
klicka på länken ”Avancerad sökning”.
Skriv in benämningen på produkten Du söker och tryck på ”sök”.
8 (83)
Resultatet visas i form av en lista.
Observera att Du vid sökning alltid ska skriva in produkten i singular t ex penna,
påse. Du kan också söka på artikelnummer eller del av benämning.
3.3 Välj produkt
För varje produkt som visas i träfflistan finns en kort beskrivning av produkten, vilket
företag som levererar produkten, produktens leveranstid, artikelnummer och pris. Vill
Du ha mer information om en produkt kan Du klicka på radens Info-knapp i fältet
”Info”. De uppsökta produkterna kan även sorteras i t ex fallande eller stigande
ordning genom att klicka överst på den kolumn som Du vill sortera i. Mer information
finns under flikarna ”Relaterade produkter” och ”Avtal”.
9 (83)
3.4 Jämföra produkter
I ”avancerad sökning” kan Du kan även jämföra produkter med varandra genom att
söka fram produkterna och därefter bocka i de produkter Du vill se och sedan klicka
på knappen ”jämför”.
Vid en ny jämförelse måste den gamla jämförelsen rensas genom att Du klickar på
knappen ”Rensa”.
Du kan även jämföra produkter under ”Skapa beställning”. Sök fram de produkter Du
vill jämföra och bocka i rutorna i kolumnen Jämför, klicka sedan på länken Jämför.
10 (83)
Resultatet och hantering är därefter densamma som ovan.
För att beställa en produkt klickar Du på + tecknet i kolumnen ”Beställ”.
3.5 Varukorg
En produkt väljs genom att trycka på + tecknet på varje rad. En varukorg visas då
längst ner på sidan.
Ändringar av valda produkter kan göras i varukorgen genom att trycka på + och –
tecknen i kolumnen ”Ändra”. För att ta bort en orderrad väljs ”Radera”. Istället för att
använda + och – tecknen kan Du skriva direkt vilket antal du ska beställa.
En produkt med ett stafflat pris (variabelt pris beroende på beställningsantal) visas i
träfflistan med färgmarkering blå. (Mängdrabatt)
En produkt med variabelt pris visas i träfflistan med färgmarkeringen orange.
11 (83)
En produkt som är en annonsvara visas i träfflistan med färgmarkeringen röd.
För vissa produkter behöver Du fylla i fler uppgifter till leverantören för att gå vidare
med beställningen.
Vid beställning i Winst var uppmärksam på värdet av varukorgen. Tänk på att din
beställning bör uppnå en rimlig summa per leverantör!
Några leverantörer får enligt avtal ta ut en avgift för småorder – t ex frakt och
plockavgift! Se vidare information i avtalen. Upplysning om detta fås också i Steg 2
av beställningen. Här visas informationen genom att föra pekaren över
Ordervärdessumman.
”Ett eller flera avtal har ett minsta ordervärde som inte uppnåtts. Ordervärde xxx
SEK, Minsta ordervärde xxx SEK”
En varukorg kan innehålla beställning till en eller flera leverantörer.
3.6 Rekvisitionsbeställning
En annan typ av order är Rekvisition. Denna ska användas för mindre köp där det
inte finns ramavtal. Rekvisitionen måste kopplas till de personer som ska kunna
använda den. I rekvisitionen skrivs vad som ska köpas. Rekvisitionen kan sedan
skrivas ut och användas för hämtköp. Även rekvisitionen skickas för beslutsattest
innan den kan användas. Lokal administratör kopplar rekvisitionen till de personer
12 (83)
som ska ha möjlighet att använda rekvisitionen. Välj Administration =>Användare
Sök fram den användare som ska ha tillgång till rekvisitionen. Klicka på Ändra. Klicka
på knappen Information och välj leverantörsavtal i rullisten. Sök fram avtalet för
rekvisition genom att söka efter Nxxx eller Rekvisition. Bocka i avtalet och tryck
Verkställ. Nu har denna användare tillgång till rekvisitionen.
Fyll i alla obligatoriska fält i rekvisitionen. Välj om leverans ska ske till ordinarie
leveransadress eller om det är ett hämtköp. Klicka sedan ok
Rekvisitionen hanteras nu som övriga inköp, alltså gå vidare genom att trycka
Fortsätt. Kontera rekvisitionen, välj leveransadress Hämtköp om rekvisitionen ska
användas i affär eller ordinarie leveransadress om varorna ska skickas från
leverantör. När allt är ifyllt tryck skicka så skickas rekvisitionen till beslutsattestant.
När beslutsattest gjorts skickas orderkopia till beställaren som skriver ut rekvisitionen
och skickar till leverantören alternativt tar med rekvisitionen till affären.
13 (83)
När inköp gjorts ska leveranskvittens göras, se vidare punkt 5.1
3.7 Direktupphandlingsformulär
Beställningar kan även göras genom direktupphandlingsformuläret . Istället för att lägga till produkter fyller Du då i ett beställningsformulär som skickas till leverantören. Detta formulär är ett tilldelat formulär. Detta sker lokalt på förvaltningen till de beställare som skall ha formuläret.
14 (83)
Det som skrivs i rutan ” Ange utvärderingskriterier kommer inte med till leverantören.
15 (83)
3.8 Tjänstebeställningar
Beställningar kan även göras till tjänsteleverantörer. Istället för att lägga till produkter
fyller Du då i ett beställningsformulär som skickas till leverantören. Ifyllt formulär
läggs även det som en produkt i varukorgen.
Exempel på formulär
När Du är färdig med att lägga till produkter eller formulär till Varukorgen klickar Du
på knappen ”Fortsätt”. (Längst ner i höger hörn)
16 (83)
3.9 Kontering och leveransinformation
Steg 2 i beställningen är ”Kontering och leveransinformation”.
Under rubriken ”Information om beställning” kan Du namnge din beställning i fältet
”Beställningens namn”, detta för att lättare kunna identifiera beställningen i rapporter,
sökningar och leveranskvittering. Beställningens namn bestäms helt av Dig och följer
inte med till leverantören.
3.10 Beställningens syfte
Fylls i av beställaren och går endast vidare till attestanten. Här beskriver Du ditt
syfte/förklaring till beställningen.
3.11 Ändring av varukorg
I varukorgen högst upp på sidan kan Du vid behov ändra eller radera i din beställning
genom att trycka på knapparna till höger.
17 (83)
3.12 Information till leverantör
Under fältet - Information till leverantör - skrivs leveransdatum om det behöver anges.
Dubbelklickar Du i fältet kommer en kalender fram där Du kan välja datum. Genom
att trycka på anteckningsblocket i kolumnen ”Komm.” kan Du skriva in en kommentar
till leverantören. Denna symbol visas bara för de leverantörer som kan ta emot denna
kommentar.
3.13 Beställning med KLAB (Kommunleasing) som fakturamottagare
Vid beställningar avseende leasing och där faktura ska skickas till KLAB skall först ett
avtalsnummer beställas från KLAB enligt samma rutin som tidigare.
Beställningen görs sedan i Winst. I steg 2 Kontering och leveransinformation ska Du
välja KLAB`s fakturaadress och skriva Avtalsnumret från KLAB i andra raden för
leveransadressen. Om det redan finns uppgifter i detta fält skriver Du avtalsnumret
efter dessa uppgifter. Max 175 tecken.
Leveransen sker då till Dig som beställare men fakturan skickas till KLAB.
18 (83)
3.14 Ordervärde
Du ser ordervärde per avtal/leverantör om Du har gjort en varukorg med varor från
flera leverantörer.
3.15 Leveransen ska skickas till
Du har flera leveransadresser att välja mellan så Du måste välja leveransadress
manuellt i ”rullgardinen”. Tänk på att adresserna kan vara väldigt lika varandra!
Var säker på vilken/vilka adresser som du ska använda. Varje adress är kopplad till
en GLN-kod, denna kod kopplar leverantören ihop med kundnumret för adressen.
Om detta blir fel kommer leverans inte att ske!
För att förenkla kan du lägga leveransadressen som favorit och förvalt värde. Se
punkt 3.18
3.16 Fakturan ska skickas till
Om Du endast har en fakturaadress kopplad till Dig som beställare så kommer denna
visas automatiskt. Har Du flera fakturaadresser så får Du välja fakturaadress
manuellt i ”rullgardinen”.
3.17 Kontering
Beställningen ska konteras innan den skickas vidare till attestanten. Klicka på
knappen ”Kontering”.
19 (83)
När Du konterar första gången får Du upp en hjälpruta ”Konteringshjälpen” med
information om hur Du kan kontera och hur Du kan använda snabbkommandon och
använda tangentbordet istället för muspekaren.
En del produkter har fått en förvalt konto som visas direkt i konteringsfältet när Du
ska kontera. Detta är ett förslag på konto och Du kan ändra det genom att klicka i
konteringsfältet, ta bort kontot och skriva ett nytt.
20 (83)
Fyll i övriga koddelar genom att skriva i fälten eller klicka på ”Listsymbolen” för att få
fram hela listan av koder.
Om samma koddel ska användas för alla produkter kan Du bocka i rutan ”Sätt valt
konteringsvärde på alla rader”, då sätts samma koddel automatiskt på alla rader.
Vissa koddelar har en eller flera sambandskontroller kopplade till sig, t ex måste alltid
”Verk” anges. Om Du missar att ange ett värde får Du en signal om detta och måste
justera felet innan Du kan skicka beställningen till attestant.
21 (83)
När Du konterat klart klickar Du på ”OK” knappen.
När Du är färdig med din beställning klickar Du på knappen ”Skicka”. Beställningen
går nu automatiskt till den attestant som kan attestera det ansvar Du konterat.
Kontrollattest är nu gjord.
Vill Du vänta med att skicka din beställning kan Du istället klicka på knappen ”Spara”.
Du kan välja att spara beställningen till senare eller som egen mall. Beställningen
skickas då inte vidare till attestanten. Tips! Spara din beställning någon eller några
gånger under tiden du arbetar med den så riskerar du inte att förlora den vid
eventuellt systemavbrott eller utloggning. Automatisk utloggning sker efter 30
minuters inaktivitet.
3.18 Periodisering av beställning
Periodisering kan göras både på beställning och på faktura. Periodisering är en del
av konteringen. När du ska periodisera en beställning måste du vara helt säker på
när du får varorna och när fakturan kommer. Rekommendationen är att inte
periodisera beställningar. Vid periodisering ska du först välja Period from, här kan du
välja
00 (Start innevarande månad)
01 (Start nästa månad)
02 (Start om två månader)
22 (83)
Därefter väljer du Antal perioder som fakturan ska periodiseras över.
Här kan du välja
01 (Fördelas på en månad)
02 (Fördelas på två månader)
Osv.
3.19 Lägga till bilaga till beställning
Du kan välja att lägga till bilaga till beställningen , tex om det är en kurs ,
representation eller liknande. Bilagorna går ej vidare till leverantör utan är intern
information för dig som beställare och din förvaltning.Bilagorna finns sedan tillgängligt
i ordermatchningsflödet.
3.20 Favoriter och Förvalda värden
Inställningar kan göras för att få förslag på kontering. Dessa inställningar görs av
beställaren under Inställningar på startsidan i Winst. Välj Favoriter.
23 (83)
Här finns en lista för alla konteringsvärden som kan väljas som favoriter och som
förvalda värden.
Bocka för de värden som Du vill se först i listan vid kontering. Du kan också välja ett
värde som förvalt värde. Värdet Du väljer som förvalt anges automatiskt när Du
beställer.
24 (83)
.
OBS! Konto kan aldrig sättas som förvalt värde.
Favoriter och förvalda värden kan sättas även på adresser. Välj fliken Adresser och
bocka i de adresser som Du vill se först och den adress som Du vill få som förslag
vid beställning.
3.21 Eget köp
Om du som beslutsattestant gör ett köp som avser produkter eller tjänster till dig själv
kan du inte själv beslutsattestera beställningen. När du konterat beställningen och
trycker på Skicka, skickas beställningen automatiskt till nästa attestant i hierarkin.
Om du som beslutsattestant får en beställning till dig för att beslutsattestera och
beställningen avser produkter till dig själv ska du bocka i rutan Eget köp och skriva
en kommentar. När du sedan trycker Godkänn skickas beställningen automatiskt till
nästa attestant i hierarkin.
OBS! Denna funktion ska aldrig användas av den attestant som är högst upp i
hierarkin, då fungerar den inte. Här måste istället en manuell hantering och rutin
finnas.
25 (83)
3.22 Spara beställning
Om Du vill påbörja en beställning och skicka den senare kan Du spara den. Klicka på
knappen ”Spara” och ge beställningen ett Namn. På samma ställe kan beställning
sparas som mall för att användas för upprepade beställningar.
OBS! Om du blir avbruten eller behöver gå ifrån din beställning ska du alltid spara
beställningen till senare annars kan Du riskera att bli utloggad och beställningen
försvinner. Winst har en utloggningstid på 30 minuter, därefter måste Du logga in på
nytt.
3.23 Tidigare beställningar
Du hittar dina tidigare beställningar under fliken ”Inköp” och ”Tidigare beställningar”.
26 (83)
Du kan använda/kopiera en tidigare beställning genom att klicka på knappen
”Använd som mall”
Hela beställningen kopieras då till en ny beställning. Även kontering och adresser
följer med. Du kan ändra i beställningen, lägga till eller ta bort produkter, ändra
kontering eller ändra adress. Du måste öppna konteringen och kontrollera den innan
Du kan skicka den vidare. När Du är färdig med din beställning klickar Du på
knappen ”Skicka”. Beställningen går nu automatiskt till den attestant som kan
attestera det ansvar Du konterat.
3.24 Sparade beställningar
Dina sparade beställningar hittar Du under fliken ”Inköp”
För att använda en Sparad beställning klickar Du på + tecknet i kolumnen ”Använd”.
Fortsätt som Beställning ovan.
3.25 Mallar
Dina sparade beställningsmallar hittar Du under fliken ”Inköp”.
27 (83)
För att använda en mall klickar Du på + tecknet i kolumnen ”Använd”. En varukort
visas då längst ner på sidan. Klicka på fortsätt så kommer Du till Steg 2 – Kontering
och leveransinformation och kan fortsätta med Din beställning som i steg 1.4 och 1.5
OBS! En mall som skapats innan driftstart av Winst 2.0 måste sparas om för att
kompletteras med kontering.
Om en mall innehåller artiklar som utgått kommer dessa att markeras i mallen och du
måste plocka bort dem innan du kan använda mallen.
3.26 Granska faktura (kontroll av ordermatchad faktura)
Normalt blir en faktura som matchar en order Klar för betalning. Men om Du ändå vill
kontrollera en faktura som avser en beställning som ska ordermatchas kan Du bocka
i rutan ”Granska faktura”. Fakturan kommer till Beställaren/granskaren i status
”Ordermatchning krävs”. Fakturorna skickas ut till aktiva användare för
28 (83)
vidarehantering såsom ändra konteringen t ex moms, lägga till bilagor eller skriva
kommentarer. Om konteringsbeloppet ändrats till ett högre belopp än ursprunglig
kontering skickas fakturan för ny Beslutsattest annars blir fakturan Klar.
Detta ska göras om beställningen avser inköp som kräver underlag till fakturan
såsom t ex. deltagarförteckning eller om momsen ska justeras.
3.27 Attest av beställning
När beställaren har konterat och skickat beställningen kommer ett mail till
attestanten. Attestanten kan se att de har en ”Beställning att godkänna” på startsidan
i Winst i den blå ”Att hantera” rutan.
Beslutsattestanten ska kontrollera beställningen och konteringen och godkänna den
(beslutsattestera).
Beslutsattestanten kan också välja att ändra beställningen - minska kvantitet - eller
neka hela beställningen, mail skickas då till beställaren om att ändring skett. När en
beställning nekats måste ny beställning göras. När attestanten godkänt beställningen
skickas order till leverantören och en kopia på ordern skickas till beställaren.
Beställaren kan följa flödet på sin beställning. Välj fliken ”Inköp” och sedan ”Tidigare
beställningar”. Markera den beställning som ska kontrolleras. Flödet visas längst ner
på sidan.
29 (83)
3.28 Order
När en beställning attesterats skapar en order som skickas till leverantören. En
orderkopia skickas till beställaren och ordern finns i Winst under fliken
Leveranskvittens.
4 Orderbekräftelse
Orderbekräftelsen är ett kvitto på vad leverantören kommer att leverera utifrån en
given order. Till Winst kommer orderbekräftelse från de leverantörer som i sina
system kan skicka elektronisk orderbekräftelse. Det finns tillfällen då leverantören
inte alltid kan leverera exakt det som är beställt. Vid dessa tillfällen matchar inte
fakturan mot ordern. När en orderbekräftelse kommer in och godkänns i systemet,
uppdateras innehållet i den motsvarande ordern med det som kan levereras enligt
orderbekräftelsen.
Ett exempel på flöde då detta är till stor nytta är vid beställningar av livsmedel. Med
hjälp av orderbekräftelser kan ordern uppdateras, efter att den skickats, med
eventuell ny kvantitet eller nytt leveransdatum. Endast orderbekräftelser som har
förändringar ska hanteras. Beställaren får ett mail att de har en orderbekräftelse att
hantera. Välj ”Inköp”, ”Leveranskvittens” och fliken ”Orderbekräftelser”.
I fliken ”Orderbekräftelser” visas alla de orderbekräftelser som kommit in kopplade till
en order. Leverantören kan skicka flera bekräftelser för samma order så länge ingen
bekräftelse har godkänts. Varje ny orderbekräftelse inaktiverar de tidigare inkomna.
Det finns alltså bara en aktuell orderbekräftelse i taget för varje order.
4.1 Status på orderbekräftelse
De statusar som kan förekomma för en orderbekräftelse är:
Avvaktar godkännande – aktuell bekräftelse som väntar hantering
Avbruten – hela ordern är nekad av leverantören. Beställning måste göras om på nytt.
Info – ett meddelande från leverantören om att de tagit emot ordern och jobbar med orderbekräftelsen, detta är alltså ingen orderbekräftelse och den kan därför inte visas.
30 (83)
4.2 Olika typer av orderbekräftelser
Order bekräftad utan ändringar – leverantör kan leverera allt enligt ordern, denna bekräftelse behöver inte hanteras.
Order bekräftad med ändringar – leverantörer kan leverera men med avvikelser från ordern, måste hanteras för att uppdatera order så den kan leveranskvitteras och matchas mot faktura, kan även vara nytt leveransdatum.
Levereras ej – leverantören kan inte leverera något från ordern, ny beställning måste göras.
Order bekräftad manuellt – leverantören har inte lyckats att skicka en riktig orderbekräftelse och köparen har därför själv skapat en accepterad orderbekräftelse för att kunna leveranskvittera mot ordern
Order mottagen av leverantör – visas tillsammans med statusen Info, leverantör arbetar med orderbekräftelsen.
4.3 Hantera orderbekräftelse
För att titta på en orderbekräftelse eller godkänna en aktuell orderbekräftelse som är
förändrad markerar du den i tabellen och klickar på knappen ”Hantera”.
Här presenteras ordern tillsammans med orderbekräftelsen.
Om orderbekräftelsen innehåller avvikelser visas de genom överstrukna artikelrader.
Ev. nytt leveransdatum visas här.
31 (83)
Orderbekräftelsens avvikelser markeras med ett högerjusterat artikelnummer.
Ursprungsorderns artiklar är markerade i kursiv stil överstrukna samt med ett
radnummer längst till vänster i tabellen. Om leveransdatum är ändrat kan artiklarna
vara överstrukna och omskrivna på nya rader utan Levereras ej. Kontrollera då i
listan över orderbekräftelserna, där står det nya datumet.
32 (83)
Om leverantören har skickat med en kommentar till orderbekräftelsen visas den
under tabellen.
Orderbekräftelsen godkänns genom att beställaren trycker på knappen ”Godkänn”.
Detta godkännande skickas inte tillbaka till leverantören!
Den är enbart information till beställaren om vad som kommer/inte kommer att
levereras och vad beställaren i så fall får komplettera med i en ny beställning.
Kompletteringsorder skall också läggas i Winst. En order genererar en faktura.
Eventuella beställningar gjorda per telefon, mejl, fax eller via försäljare på plats
kommer aldrig att redovisas i Winst.
Dessa order kan komma att faktureras på samma faktura som order från Winst vilket
gör att fakturan inte kan matchas automatiskt.
4.4 Skapa manuell orderbekräftelse
Om en leverantör av någon anledning skulle misslyckas med att skicka en
orderbekräftelse till systemet och varorna levererats kan beställaren använda
knappen ”Manuell” för att skapa en manuellt godkänd orderbekräftelse för att på så
sätt möjliggöra leveranskvittens.
33 (83)
4.5 Order uppdateras
När en orderbekräftelse godkänns uppdateras ursprungsordern med det som enligt
bekräftelsen kan levereras. När en orderbekräftelse har godkänts är det möjligt att
leveranskvittera ordern.
5 Leveransavisering För att kvittera varor från Martin & Servera används fliken Leveransaviseringar istället
för Leveranskvittenser. Som förslag vid leveransaviseringen anges de vikter och
antal som Martin & Servera har vägt in vid packning av leverans. Korrigering mellan
beställd vikt och levererad vikt görs automatiskt.
Exempel: 7 kg bananer har beställts men när leveransen packas vägs bananerna in
på 7,2 kg. En fil skapas från Martin & Servera med den vikt som kommer att
levereras, dvs. 7,2 kg bananer. Vid kvittens via fliken Leveransavisering är levererad
vikt 7,2 kg redan ifylld från Martin & Servera.
Varför leveransavisering?
Leveransavisering minskar det manuella arbetet för beställaren som leveranskvitterar och även för administratörerna som annars måste hantera differensen manuellt efter kontakt med beställaren. Om leveransavisering gjorts och förändringarna håller sig inom de uppsatta gränserna för fakturan vilka är 5 kr per rad eller 10 kr för hel faktura kommer fakturan att bli automatiskt hanterad. Om avvikelserna faller utanför uppsatta regler kommer fakturan att behöva granskas och attesteras för den överstigande delen
5.1 Kvittera leverans med leveransavisering
Leveranskvittens görs under fliken Leveransaviseringar.
Gör så här för att kvittera med leveransavisering
Gå in under fliken Inköp => Leveranskvittens och sök upp den order som levererats.
Markera ordern. Klicka på fliken Leveransaviseringar. Klicka på knappen Kvittera…
34 (83)
Ett fönster med uppdaterade vikter och antal öppnas med förslag på vad som ska
kvitteras. Ange Ankomstdatum för leveransen. Valfritt att ange Följesedelnummer.
Stäm av vikter och antal mot leverans. OBS! Antal och vikt kan alltid ändras om
siffrorna inte skulle stämma.
Skriv eventuell kommentar
Klicka på OK. Kvittensen är nu gjord. Leveransaviseringen ändrar status till ”Delvis
kvitterad”.(Eftersom förändringar är gjorda)
5.2 Visa avisering utan att kvittera
Om du vill kontrollera en avisering utan att göra en kvittens så öppnas aviseringen
med knappen ”Visa avisering”.
Antal/vikt på leverans
35 (83)
6 Leveranskvittens
Som beställare i Winst är Du ansvarig för att ta emot levererade varor samt att
kvittera dessa i Winst under knappen ”Leveranskvittens”. Leveranskvittens måste ske
snarast möjligt efter att varorna har levererats.
Leveranskvittens görs av den som gjort beställningen men kan göras av annan
person, denna person skall då ha rollen – Extra leveranskvitterare - eller fått
uppgiften delegerad till sig.
Leveranskvittens når Du genom att under fliken ”Inköp” välja ”Leveranskvittens”. Du
ska alltid leveranskvittera direkt då en vara har levererats.
Leveranskvittera Din order genom att:
Söka inköpsorder genom att ange hela eller del av ordernumret i sökfönstret, markera rätt order och tryck på knappen ”Ny kvittens”. Alla ordernummer inleds med AA.
Fyll i följesedelsnumret och ankomstdatum.
36 (83)
Kvittera det antal produkter som har kommit.
Om du gjort beställning i t ex. kilo ska exakt vikt som levererats kvitteras. Ex. om du beställt 10 kg apelsiner men får 10,4 kg ska du kvittera 10,4 kg. Kvittera enligt följesedeln.
OBS! Leveranskvittens skall alltid göras av kvantitet om det finns en kvantitet. Belopp skall endast användas när beställningen gjorts för ett belopp och då
skall nettobelopp (exkl. moms) användas.
6.1 Leveranskvittens av Rekvisition
På en rekvisition finns en tom leveranskvittens. Här måste Du fylla i vad som handlats, produkt, pris (skriv priset exkl. moms) antal mm. När du är klar klicka på OK.
Om du handlat för lägre belopp än vad rekvisitionen medger måste Du avsluta ordern, se punkt 6.6 När faktura kommer kan den nu matchas mot rekvisitionen.
6.2 Leveranskvittens på formulär
Avvakta fakturan innan du leveranskvitterar. I fakturan klickar du på Ny Leveranskvittens
Kvittera det belopp som står på fakturan exkl. moms (belopp netto)
37 (83)
Klicka på OK. På fakturan ska Du nu bocka i de artiklar som Tillhör fakturan och skriva in rätt belopp i Fakturans enhetspris. (Gäller framförallt om du gjort en beställning på 1 kr).
När du gjort justeringarna skall du acceptera fakturan.
6.3 Delkvittering
En leverans som avser en del av en order kan också kvitteras. Kvittering sker av det som levererats. Status på ordern blir då Delkvitterad. Ordern får status delkvitterad och kan kvitteras vidare när fler fakturor kommer in på ordern.
6.4 Kommentar på leveranskvittens
Om Du vill kan Du skriva kommentarer (t ex till fakturaavdelningen) genom att klicka på knappen ”Kommentarer”. Klicka sedan på knappen ”OK”.
När det finns kommentarer på en beställning syns detta genom ett utropstecken (!) i kommentarsknappen.
38 (83)
6.5 Bifoga fil till leveranskvittens
Det går att bifoga en bilaga/fil vid leveranskvittens. T ex en deltagarförteckning eller
liknande. Denna bilaga följer även med till fakturan och finns där synlig under Bifoga
fil.
När du leveranskvitterar kan du trycka på Lägg till fil.
Lägg sedan till din bilaga med hjälp av knappen Lägg till.
Du ser att det finns en bifogad fil under fliken Leveranskvittenser genom att det finns
ett gem på raden mellan Belopp och Kvitterat av.
På fakturan kan du se denna bifogade fil under knappen Bifoga fil
39 (83)
6.6 Status på leveranskvittens
En order kan ha följande status i leveranskvittensen: Ej kvitterad – leveranskvittensen är inte utförd Delvis kvitterad – delar av ordern är leveranskvitterad (ordern ligger fortfarande
öppen) Kvitterad – hela ordern är kvitterad eller överkvitterad Ofullständigt slutkvitterad – användaren har avslutat en delvis kvitterad order eller
en order i status ej kvitterad för att indikera att inga fler leveranser förväntas komma.
Avvaktar orderbekräftelse – Denna status visas bara då en orderbekräftelse förväntas för denna order.
Avvaktar godkännande av orderbekräftelse – Det finns en orderbekräftelse för denna order som inte blivit hanterad och godkänd. För att det ska gå att leveranskvittera mot en order som är aktiv för orderbekräftelser måste en orderbekräftelse godkännas.
6.7 Avsluta order
Om en produkt som är beställd inte levereras t ex. på grund av att varan är slut på
lagret, ska Du kvittera de produkter som har kommit precis som vanligt och trycka på
knappen ”OK”. Efter detta ska Du trycka på knappen ”Avsluta”, för att visa för
systemet att denna order ska stängas trots att alla beställda produkter inte har
40 (83)
levererats. Ordern får då status ”ofullständigt slutkvitterad”. Skriv alltid en kommentar
till varför ordern är ofullständigt slutkvitterad.
Om ingen av de beställda produkterna kommer att levereras kan Du
avsluta/makulera ordern. Välj ordern i din lista, markera den och välj ”Avsluta”.
Ordern får då status ”Ofullständigt slutkvitterad”. Ange i kommentarsfältet att ordern
är avslutad/makulerad och varför.
OBS! Inget meddelande skickas till leverantören vid avslutande av order. Om
felbeställning gjorts ska kontakt alltid tas med leverantören så snart felet
uppstått/upptäckts.
6.8 Justering av redan gjord leveranskvittens
Om du har gjort en leveranskvittens på din order och ser när fakturan inkommer att
det inte stämmer med kvittensen, t ex. om du har kompletterat per telefon ska du
justera kvittensen.
Det finns olika sätt att göra detta på beroende på vilken status fakturan är i.
Börja alltid med att försöka justera på leveranskvittensen under Inköpsfliken.
Leta fram ordern och välj fliken leveranskvittenser. Markera kvittensen och tryck
Ändra.
41 (83)
Om fakturan nu har kommit och blivit matchad mot ordern är kvittensen blåmarkerad
och det finns ingen möjlighet att ändra den.
Välj då istället att justera kvittensen via fakturan.
Här kan du Nollställa alla rader eller ändra kvitteringen på de rader som ska ändras.
Det går att både underkvittera och överkvittera en order. När du är klar trycker du
OK.
42 (83)
7 Hantera faktura i Winst
På startsidan i Winst i den blå ”Att hantera” rutan kan Du se om Du har fakturor att
hantera. Du får också ett mail när Du har en ny faktura att hantera. För att hantera
fakturorna väljer Du fliken ”Faktura”. Här ser Du en lista över de fakturor Du ska
hantera. Status på fakturorna är ”Granskning ej utförd”.
7.1 Granska fakturan
För att hantera fakturan dubbelklickar du på den eller markerar den och klickar på
knappen ”Hantera”. Fakturabilden öppnas automatiskt. Mitt på sidan finns sex
underflikar.
Fakturahuvud – här visas alla fakturauppgifter. Fakturanummer, fakturadatum,
förfallodatum, verifikationsnummer mm.
Ordermatch – här visas orderrader för matchning om det är en faktura som
ska matcha en order.
Kontering – här ska fakturan konteras om det är en vild faktura eller om
matchning inte kan göras, bilagor bifogas, kommentarer skrivas och attest
göras.
Fakturaflöde – här visas flödet för fakturan, utökad konteringslogg och här kan
fakturan skickas för extra kontroll.
Orderinformation – här visas kvitterade orderrader, leveranskvittenser och
orderrader.
Leverantör – information om leverantören och dess uppsatta regler
43 (83)
7.2 Fakturabild
Grundinställningen för visning av fakturabild är att den öppnas tillhöger på
skärmen. Inställningar kan göras så bilden öppnas på annat sätt, se vidare
under punkt 9.2
Om inte fakturabilden visas direkt på skärmen kan du dubbelklicka på ikonen
längst ner till vänster.
Bakom knappen Bifoga fil kan du se fakturabilden som bifogad fil. Markera
filen och tryck Visa så ser du originalbilden.
7.3 Kontera fakturan
Om fakturan inte matchar order eller om fakturan inte har en order i grunden, en
så kallad ”Vild faktura” ska fakturan konteras och attesteras. Kontrollera
fakturainformationen i fakturahuvudet mot fakturabilden.
Skriv in konteringen eller klicka på ”Listsymbolen” och välj i listorna.
Om Du har ställt in favoriter och/eller förvalda värden, se 6.2, visas dessa i
första hand. Du kan lägga till fler rader/ta bort rader för kontering genom att
klicka på ”Lägg till rad”/”Ta bort rad”
44 (83)
7.4 Konton som kräver kommentarer
Vid kontering på vissa konton krävs det att du skriver en kommentar. För att gå
vidare när du skrivit kommentar ska du använda Tab-funktionen mellan de olika
konteringsvärdena.
Kommentaren visas sedan under knappen Kommentarer =>Fliken Konteringsvärde
kommentarer.
7.5 Periodisering av faktura
Periodisering kan göras både på beställning och på faktura. Periodisering är en del
av konteringen. När du ska periodisera en faktura ska du först välja Period from, här
kan du välja
45 (83)
00 (Start innevarande månad)
01 (Start nästa månad)
02 (Start om två månader)
03 (Start om tre månader)
Därefter väljer du Antal perioder som fakturan ska periodiseras över.
Här kan du välja
01 (Fördelas på en månad)
02 (Fördelas på två månader)
Osv.
En faktura kan periodiseras över maximalt 12 månader.
När Du konterat fakturan klickar Du i radioknappen ”Acceptera fakturan”.
Du har nu gjort Kontrollattest av fakturan. Fakturan skickas automatiskt till den
attestant som är ansvarig för ansvaret Du konterat på.
7.6 Ändring av moms
För att ändra moms på fakturan måste Du kontera om den. Lägg till en ny rad.
Kontera med momskontot 1677 och skriv in beloppet som ska minska
momsbeloppet med minustecken före beloppet. Inkludera motsvarande belopp i
den övriga konteringen. När Du har konterat klart klickar Du i Acceptera
fakturan.
46 (83)
7.7 Skicka fakturan till Annan granskare
Om Du inte ska/kan granska fakturan eller om Du bara ska kontera en del av
fakturan kan Du skicka den till Annan granskare. Du överlåter då Din
granskning – Kontrollattest - till annan. Bocka i ”Ange annan granskare” och välj
en granskare i listan. Fakturan skickas då till den personen för granskning.
OBS! Överlåtelse kan endast ske till personer som har rätt att granska fakturor
– Kontrollattestera – enligt delegationsordning. En attestant kan inte göra både
granskning och attest av samma faktura.
7.8 Skicka tillbaka till administratör
Om Du fått en faktura felaktigt eller om en faktura ska makuleras eller byta flöde
(en faktura med ordernummer som inte gått ut i rätt flöde) ska fakturan skickas
tillbaka till administratör. Skriv en kommentar om vad som ska göras. Klicka i
”Inte min faktura”. Fakturan skickas då automatiskt tillbaka till administratören.
7.9 Extra kontroll
Du kan skicka en faktura för extra kontroll innan Du granskar fakturan. Detta
kan användas t ex för att kontrollera att varorna kommit eller att tjänsten är
utförd om det inte är Du som mottagit varorna/tjänsten. Markera fakturan och
klicka på ”Hantera”. Skriv en kommentar om varför fakturan skickas på extra
kontroll.
47 (83)
.
Tryck på knappen Extra kontroll, klicka på knappen ”Sök användar…”. Sök fram
den person som ska göra extra kontroll och tryck på OK.
I fältet för Extra kontroll visas nu vem som ska utföra extra kontroll. En kopia på
fakturan skickas till kontrollanten men Du som granskare behåller originalet hos
dig, statusen på fakturan blir ”Avvaktar extra kontroll”.
Kontrollanten markerar fakturan och klickar på ”Hantera”. Fakturan öppnas och
kontrollanten läser kommentaren och skriver sedan en kommentar för extra
kontrollen och klickar på ”Fakturan är kontrollerad”.
48 (83)
Fakturagranskaren får ett meddelande om att fakturan är kontrollerad och kan
göra sin granskning. Om extra kontroll inte görs i tid ska ”ägaren” av fakturan
markera att fakturan är kontrollerad för att kunna hantera den. Fakturan finns
hos ”ägaren” och kan sökas fram genom att ändra Filtret till Hanterade fakturor.
Om fel extra kontrollant valts kan ”ägaren” av fakturan ta bort extra kontrollen
genom X:et.
7.10 Kommentarer på faktura
För att lägga kommentar på faktura klickar Du på knappen ”Kommentarer”.
Här kan Du välja att skriva kommentarer för fakturan. Klicka i ”Ange
kommentar” och skriv kommentaren. Alla kommentarer sparas och kan läsas.
När kommentar finns på faktura ser Du kommentarerna även längst ner till
vänster när Du öppnar fakturan.
För att lägga kommentar på en faktura av annan än attestant i status Attest ej utförd,
måste du markera fakturan i fakturalistan och högerklicka, välja kommentar och
sedan skriva kommentaren.
7.11 Bifoga fil/bilaga till faktura
Om Du vill bifoga fil/bilaga till faktura klickar Du på knappen ”Bifoga fil”
49 (83)
Välj att trycka på ”Lägg till” leta fram din fil, välj ”Öppna” så läggs filen till. Om
Du vill ta bort fil väljer Du istället ”Ta bort”. För att se filen markerar Du filen och
väljer ”Visa”. Extra kontrollanten kan INTE bifoga fil till fakturan.
Kvitton som ska biläggas en faktura måste bifogas från förvaltningen. Skanna
kvittona och lägg till som bifogad fil. Originalen sparas hos förvaltningen.
Du kan också skriva en kommentar till bilagan, tryck på Lägg till komm…
Kommentaren visas i nedre fältet.
50 (83)
7.12 Attestera faktura
Attestanten får ett mail när denne har en ny faktura att hantera. Det syns också
i den blå ”Att hantera” rutan.
Status på fakturorna är ”Attest ej utförd”. Attestanten ska kontrollera
fakturabilden och konteringen som är gjord av fakturagranskaren
(Kontrollattestanten).
När attestanten är klar ska knappen ”Acceptera fakturan” bockas i. Fakturan är
nu klar för betalning och får statusen ”Klar”.
51 (83)
Om det konterade momsbeloppet på fakturan avviker från momsbeloppet på
fakturahuvudet (fakturans ursprungliga momsbelopp) kommer fakturan istället
att få status ”Kontering ej kontrollerad”. Administratören måste då öppna
fakturan och acceptera konteringen. Först då blir fakturan Klar för betalning. Om
administratören tycker konteringen är felaktig ska administratören skicka tillbaka
fakturan i flödet genom att trycka på knappen ”Skicka tillbaka” i fakturahuvudet.
Då får fakturan återigen status ”Fakturainformation måste kontrolleras” och
tappar konteringen. Konteringen finns dock tillgänglig under fliken ”Utökad
logg”. Administratören måste skicka fakturan ut i flödet igen.
Om en faktura är konterad på flera olika ansvar kommer fakturan automatiskt
vandra mellan attestanterna i beloppsordning. Ansvarig attestant kan endast
ändra kontering eller attestera på sitt/sina ansvar.
7.13 Eget köp
Om fakturan avser attestantens egna köp ska bockrutan ”Eget köp” bockas i
och sedan ”Acceptera fakturan”. Fakturan skickas då automatiskt vidare till
chefen i steget ovanför. I fakturaloggen står det att fakturan är markerad som
Eget köp.
Fakturalogg i fliken fakturaflöde syns följande
OBS! Denna funktion ska aldrig användas av den attestant som är högst upp i
hierarkin, då fungerar den inte. Här måste istället en manuell hantering och rutin
finnas.
7.14 Attest via mobilapplikation
Beslutsattest av beställningar och fakturor kan göras även i mobil och surfplatta.
Beslutsattestanten behöver då ha rollen B-28 Attest i mobil. OBS!
52 (83)
Beslutsattestanten kan inte ha denna roll om han/hon har möjlighet att hantera
sekretessfakturor. När Beslutsattestanten har en beställning eller faktura att
attestera får han/hon ett mail. I detta mail finns en länk för att logga in i mobilen.
I mobilen kan beslutsattestanten se beställningen, läsa syfte med beställning,
godkänna eller neka beställningen och attestera faktura.
Startsidan. Översikt över Fakturor och
Beställningar.
53 (83)
Lista över beställningar som ska attesteras.
54 (83)
När en beställning öppnats kan attestanten se kontering, beställningsrader och
skriva kommentarer.
För att godkänna beställning klicka på gröna knappen. För att neka beställning
klicka på röda knappen. Vid nekande skickas meddelande till beställaren.
När faktura öppnas kan attestanten se kontering, fakturahändelser, fakturarader
och fakturabilden. Kommentarer till fakturan kan också skrivas.
För att godkänna fakturan klicka på grön knapp.
55 (83)
7.15 Fakturaflöde
Den person som ska hantera eller har hanterat en faktura kan alltid se flödet på
fakturan. Välj fliken ”Fakturaflöde”. Här visas hur fakturan vandrat, var den
befinner sig i nuläget och varför.
7.16 Fel mottagare av fakturan
Om beslutsattestanten vill få ytterligare en granskning av fakturan kan
beslutsattestanten skicka fakturan vidare genom att bocka i ”Ange annan
granskare”.
56 (83)
Sök fram den person som fakturan ska skickas igenom att skriva namnet i
sökfältet eller låt det var tomt och klicka på
sök.
En lista på personer som kan väljas visas och rätt person söks fram och väljs,
tryck ”OK”. Fakturan skickas då vidare till denna person som får hantera
fakturan. Beslutsattestanten kan också returnera till granskare så skickas
fakturan tillbaka till den granskare som hanterat fakturan innan.
OBS! Om det är flera attestanter på fakturan och den skickas tillbaka till
granskare försvinner alla tidigare beslutsattester och fakturan skickas på
nytt från första beslutsattestanten.
Du kan inte skicka fakturan till annan beslutsattestant eftersom attesten styrs
av attesthierarkin eller delegation. Om Du fått en faktura som inte är din måste
Du kontakta administratör som får ändra i attesthierarkin.
I de fall Du inte vet vart fakturan ska skickas ska Du istället välja ”Returnera till
granskare”. Fakturan går då automatiskt tillbaka till granskaren eller till lokal
fakturaadministratör som får hantera fakturan.
57 (83)
7.17 Makulering av faktura
Om en faktura är felaktig och Du kommit överens med leverantören att fakturan
ska makuleras ska fakturan skickas till fakturaadministratör för makulering, skriv
en kommentar till administratören om varför fakturan ska makuleras. Klicka på
”Returnera till granskare”. Granskaren får nu fakturan tillbaka och ska klicka på
”Inte min faktura”. Administratören ska öppna fakturan och klicka på fliken
Fakturahuvud, och knappen Skicka tillbaka.
Skriv en kommentar om varför fakturan ska makuleras.
Fakturan får status ”Fakturainformation måste kontrolleras”. Administratören
öppnar fakturan i fliken Fakturahuvud. Välj nytt Flöde för fakturan i rullisten.
Flödet ska vara ”Makulera (visa i listan).
Klicka Ok och skriv en kommentar om makuleringen. Fakturan får nu status
”Makulerad”.
58 (83)
7.18 Meddelande om fakturor
Attestanten får detta meddelande när en ny faktura inkommit.
Påminnelse om att hantera en faktura som närmar sig förfallodatum
8 Ordermatchning
Ordermatchning av faktura behöver göras när fakturan avviker från order. Det finns
olika tillfällen och varianter på när ordermatchning måste göras.
Feltyp Fel hanteras genom Fel förebyggs genom
Ej leveranskvitterad order, markering i kolumn mottaget
Leveranskvittera via fakturan eller via inköp
Leveranskvittera alltid order när leverans skett (verklig leverans)
Avvikelse mellan mottagen kvantitet och fakturerad kvantitet
Gör om leveranskvittens eller godkänn avvikelsen genom att acceptera fakturan.
Leveranskvittera alltid order när leverans skett (verklig leverans)
Avvikande kvantitet inom gränser Godkänn avvikelse om den är ok genom att acceptera fakturan
Leveranskvittera alltid order (verklig leverans)
Avvikande kvantitet utanför gränser Godkänn avvikelse om den är ok genom att acceptera fakturan
Skannad faktura med orderrader
Bocka för de beställda artiklarna som finns på fakturan i kolumnen Tillhör fakturan
Avvikande artikelnummer Ihopkoppling av artiklar genom länk i artikelnummer fältet
Kontakt med UHB som kontaktar leverantör och får ny prislista med korrekta artikelnummer.
Tillkommande avgifter Kontrollera avgift mot avtal. Kontera och attestera avgift vid behov
Tillkommande artiklar Kontera artiklarna och acceptera faturan.
Ett beställningssätt per faktura. Tilläggsartiklar
Order lagd innan driftstart, kan ej ordermatchas
Skicka tillbaka fakturan, ändra flödet till efterattest.
Övergående, finns inte när alla tidigare order är fakturerade.
59 (83)
8.1 Ej leveranskvitterad order
Den vanligaste orsaken till att ordermatchning måste göras är att ordern inte blivit leveranskvitterad.
När en faktura inkommer till Winst avvaktar den leveranskvittens i 7 dagar innan fakturan får status
Ordermatchning krävs. Påminnelse skickas till beställaren 5 dagar efter fakturans ankomst.
På en e-faktura visas med röda markeringar i kolumnen Mottaget att leveranskvittens saknas.
Följande felmeddelande visas:
På en skannad faktura blir bilden blank :
För att hantera en sådan faktura klar ska du göra leveranskvittens av ordern. Det finns två sätt att
leveranskvittera denna faktura.
8.2 Orderbekräftelse och Leveransavisering
När det gäller order till Martin & Servera ska först en orderbekräftelse hanteras OM den innehåller
förändringar. Därefter ska ordern leveranskvitteras genom Leveransaviseringen. Denna finns i
Leveranskvittens under fliken Leveransavisering:
60 (83)
Klicka på knappen Kvittera. När detta gjorts uppdateras antal och vikter med verklig leverans.
Alternativ 1:
Klicka på länken Kvittera levererat antal i nästa sida, se bild.
Alternativ 2:
Klicka i fliken ”Inköp” och välj ”Leveranskvittens”. Du ska alltid leveranskvittera direkt då en vara har
levererats.
Leveranskvittera Din order genom att:
61 (83)
Söka inköpsorder genom att ange hela eller del av ordernumret i sökfönstret, markera rätt order och tryck på knappen ”Ny kvittens”. Alla ordernummer inleds med AA.
Fyll i följesedelsnumret och ankomstdatum.
Kvittera det antal produkter som har kommit.
Om du gjort beställning i t ex. kilo ska exakt vikt som levererats kvitteras. Ex. om du beställt 10 kg apelsiner men får 10,4 kg ska du kvittera 10,4 kg. Kvittera enligt följesedeln.
OBS! Leveranskvittens skall alltid göras av kvantitet om det finns en kvantitet.
Belopp skall endast användas när beställningen gjorts för ett belopp och då skall nettobelopp (exkl.
moms) användas.
8.3 Avvikelse i kvantitet inom uppsatta gränser
Gränser för vilka avvikelser av kvantitet som är ok finns uppsatta för Winst. I och med att
leveranskvitterad kvantitet avviker från den attesterade kvantiteten och konteringen skickas fakturan
för attest.
62 (83)
Dessa fakturor får följande felmeddelande:
I övrigt är fakturan och ordern helt överensstämmande. För att hantera dessa fakturor ska du som
beställare trycka på Acceptera fakturan. Fakturan skickas då till attestant som också trycker på
Acceptera fakturan. Fakturan blir nu Klar.
8.4 Avvikelse i kvantitet utanför uppsatta gränser
När det finns en avvikelse mellan beställd kvantitet och leveranskvitterad/fakturerad kvantitet måste
avvikelsen hanteras. Gränserna som är uppsatta är 5 kr inkl. moms per rad eller 10 kr inkl. moms på
totalt fakturabelopp, vilket som infaller först.
63 (83)
Följande felmeddelande finns på fakturan:
Fakturan ska accepteras och går då för attest eftersom kvantiteten överstiger den attesterade
kvantiteten från ordern.
8.5 Skannad faktura
Winst kan inte läsa raderna på en skannad faktura vilket gör att en sådan faktura alltid behöver
ordermatchas. Följande felmeddelande visas:
64 (83)
På
fakturan visas orderraderna och du måste bocka för de artiklar som levererats och finns på fakturan.
Detta görs i kolumnen Tillhör fakturan. Belopp att matcha ska nu bli 0 SEK och grönt.
8.6 Ordermatchning av glasögonformulär
Vid beställning av glasögon används ett formulär och beställning görs på 1 kr. För att matcha dessa
order ska du göra så här.
Kvittera ordern.
Bocka för de artiklar som tillhör fakturan
Justera Fakturans enhetspris till det pris som står på fakturan.
65 (83)
Kontrollera att Belopp att matcha är 0 kr. Bocka för Acceptera fakturan och Tryck OK.
8.7 Koppling av artiklar med avvikande artikelnummer
I de fall leverantören har andra artikelnummer på fakturan än på ordern måste dessa kopplas ihop.
Följande felmeddelande uppkommer då:
På fakturan visas felet med röd markering. Symbolen ser ut som en bruten länk.
För att hantera denna faktura klickar man på länken och får då upp en lista på de artiklar som fanns
med på ordern. Kontrollera att priset från fakturan stämmer överens med orderns pris. Markera den
artikel som stämmer in med artikeln på fakturan, klicka på OK.
66 (83)
Länken blir nu hel och markeringen grön.
När alla artiklar är kopplade ska fakturan Accepteras av kontrollattestanten och beslutsattestanten.
Om priset inte stämmer överens ska leverantören kontaktas för utredning.
67 (83)
8.7 Tillkommande avgifter
Faktura som innehåller både en order och en tilläggsbeställning kan inte ordermatchas eftersom de
tillkommande artiklarna inte är konterade och attesterade. Kontrollera att leverans skett. Kontera
artiklarna, klicka därefter på acceptera fakturan så skickas den automatiskt till ansvarig attestant som
också Accepterar fakturan. Fakturan blir nu Klar.
8.8 Order lagd innan driftstart
Order som lagts innan driftstart av Winst 2.0 kan inte ordermatchas eftersom de inte är konterade och
attesterade. Dessa fakturor behöver byta flöde till efterattest för att kontering och attest ska kunna ske.
Felmeddelande:
Kontrollera ordernummer först
Öppna fakturan, välj fliken Fakturahuvud.
68 (83)
Klicka på knappen Skicka tillbaka, svara Ja på nedanstående fråga.
Skriv en kommentar – T ex. Beställningen är inte attesterad. Fakturan måste konteras, kontrolleras och
accepteras.
Byt flöde på fakturan till Efterattest
Klicka på OK.
69 (83)
Fakturan är nu upplåst och ska konteras och accepteras.
9 Tips & Trix
9.1 Dela upp kostnader vid kontering
Genom att använda +, - * och / kan du enkelt dela upp kostnader vid kontering
av faktura. Tänk dig att du har en kostnad på 6000 kr som du vill fördela på flera
ansvar med 70% på ett ansvar och 30% på ett annat. Lägg till så många rader
som du vill fördela kostnaden på ( i ex. två rader).
Rad 1 skriv 6000*0,7
Rad 2 skriv 6000*0,3
Uträkningen blir då följande:
Rad 1 = 4200 kr
Rad 2 = 1800 kr
9.2 Kortkommando i Winst
Det finns kortkommando i Winst för användning av tangentbordet istället för
eller som komplement till muspekaren. Om du klickar på tangentbordets knapp
F1 kommer ett pop-up fönster upp som visar vilka kortkommandom som finns
tillgängliga i det fönster du står.
Kortkommando för:
Skapa beställning:
70 (83)
Steg2 i beställning:
Kontera beställning:
Tidigare beställningar:
Godkänn beställning:
71 (83)
Leveranskvittering:
Fakturalistan:
Hantera fakturan:
72 (83)
9.3 Inställning för bildvisare
Grundinställningen för en GBG3000 dator i Winst är att fakturabilder visas med
automatik i ett separat fönster på höger sida.
Det går som användare att göra personliga inställningar för bildvisning, vilket gör att
alla användare inte har samma inställningar. Det finns också olika lokal frihet i
organisationen vad som en användare tillåts göra.
Manualen visar först de grundinställningar som ska finnas för en vanlig användare.
I internet Explorer gå till Verktygsfliken och välj Internetalternativ, nedan fönster
öppnas. Klicka på knappen ”Inställningar” i fältet Flikar.
73 (83)
Grundinställningar är enligt nedan bild.
74 (83)
I Winst ser man Inställningarna för bildvisning genom att gå på Inställningar.
Gå in under Inställningar, välj Grundinställningar.
75 (83)
Nedan fönster öppnas. Klicka på Gränssnitt – knappen Ändra.
Grundinställningar är enligt nedan bild.
76 (83)
9.4 Specialinställningar för visning av fakturabild
Om du vill att fakturabild ska öppnas framför annat fönster och ej till höger skall
följande inställningar göras i Winst:
Gå in under Inställningar, välj Grundinställningar.
Nedan fönster öppnas. Klicka på Gränssnitt – knappen Ändra.
77 (83)
Ändra till Special – Fakturabilden placeras fritt
78 (83)
I Internet Explorer görs följande inställning:
79 (83)
9.5 Inställningar avseende Adobe och Internet Explorer
Vissa användare har en mer avancerad version av Adobe Reader/Acrobat installerad
på sin dator. Vid installationen av programvaran har man valt att avaktivera
insticksprogrammet för Adobe i Internet Explorer. Detta gör att Internet Explorer inte
kan visa bilden utan istället syns ett rött kryss.
För att aktivera insticksprogrammet gör följande:
Under Verktyg i Internet Explorer väljer du Internetalternativ. Välj fliken Program och
klicka på Hantera tillägg
80 (83)
Följande fönster öppnas.
Markera Adobe PDF Reader i listan. Klicka på Aktivera. Stäng rutan. Starta om
webbläsaren. Detta ska lösa problemet med att användaren inte kan se PDF i
Internet Explorer.
Detta gör att Adobe väljer att öppna fakturor direkt i Adobe istället för i ett
webbfönster. Detta tillåts inte av Winst, vilket gör att användaren behöver kontrollera
att denne inte har de inställningarna.
9.6 Skärmupplösning
Det finns ingen övre gräns för skärmupplösning för att Winst ska fungera. Däremot
visas inte allt om du har en upplösning på t ex 800*600. Använd bildskärmens förslag
på upplösning då blir det allra bäst. Om du vill ha större text kan textstorleken ändras
till t ex 125%. OBS! Om textstorleken ändras till 150% får inte all text plats.
9.7 Ställa in skärmen på den optimala upplösningen
Det är bra att ställa in skärmen på den upplösning som den var avsedd att visa (den
optimala upplösningen). Om du vill kontrollera bildskärmens rekommenderade
upplösning öppnar du bildskärmsinställningarna i Datorinställningar.
81 (83)
Svep in från skärmens högerkant, tryck på Inställningar och sedan på Ändra
datorinställningar.
(Om du använder en mus pekar du i det nedre högra hörnet av skärmen, flyttar
pekaren uppåt, klickar på Inställningar och väljer sedan Ändra datorinställningar.)
Tryck eller klicka på Dator och enheter och tryck eller klicka på Bildskärm.
Tryck eller klicka på reglaget för upplösning och dra till upplösningen som är märkt
med (rekommenderas). Det är skärmens optimala upplösning – vanligen den högsta
upplösningen som skärmen klarar.
Tryck eller klicka på Verkställ.
9.8 Gör text och andra objekt på skrivbordet större
Om texten och andra objekt (t.ex. ikoner) på skrivbordet är för små kan du göra dem
större utan att ändra skärmupplösningen.
Öppna Skärmupplösning genom att svepa in från skärmens högerkant, trycka på Sök
(om du använder en mus pekar du i det övre högra hörnet av skärmen, flyttar
muspekaren nedåt och klickar på Sök), skriva Gör text större i sökrutan och trycka
eller klicka på Gör text och andra objekt större eller mindre.
Dra reglaget tills objekten i förhandsgranskningsbilden har rätt storlek.
Tryck eller klicka på Verkställ.
Ändringen visas nästa gång du loggar in i Windows.
Obs!
Detta kanske inte är tillgängligt för vissa bildskärmar.
Du kan också ändra textstorleken för vissa objekt i Windows, t.ex.
knappbeskrivningar och namnlister för fönster, utan att ändra storleken på något
annat på skrivbordet.
Öppna Skärmupplösning genom att svepa in från skärmens högerkant, trycka på Sök
(om du använder en mus pekar du i det övre högra hörnet av skärmen, flyttar
muspekaren nedåt och klickar på Sök), skriva Gör text större i sökrutan och trycka
eller klicka på Gör text och andra objekt större eller mindre.
Markera det objekt som du vill ändra och välj en textstorlek under Ändra bara
textstorleken. Om du vill visa texten i fetstil markerar du kryssrutan Fet.
Tryck eller klicka på Verkställ.
Ändringen visas nästa gång du loggar in i Windows.
82 (83)
9.9 Inställningar i mobilen för att säkerställa mobilinloggning
Stänga av Privat Surf i iPhone 4/4S/5/5S/5C
Beroende på vilket operativsystem som är installerat på telefonen finns denna inställning på olika platser i
telefonen.
För att kontrollera din version går du in på Inställningar/Allmänt/Om och läser första siffran under rubriken
Version. (Version 5.x.x, 6.x.x. eller 7.x.x)
Operativsystem 5.x.x och 6.x.x
1. Tryck på inställningar
2. Tryck på Safari
3. Under rubriken Integritetsskydd trycker du bort Privat surfning
Operativsystem 7.x.x.
1. Tryck på Safari
2. Tryck på fyrkanterna ner till höger
83 (83)
3. Tryck på Privat och sedan på Klar
4. Du har nu stängt av Privat Surf. Du ser detta genom att ramen runt bilden nu är vit istället för svart.
