1

Handbok - CMG Office Web

CMG Office Web

CMG Office Web är portalen för ditt företags interna kommunikation.

Med Office Web kan du hitta dina medarbetares telefonnummer,

organisationstillhörighet och aktiviteter. Du kan också hantera hur

du vill bli kontaktad, hantera din röstbrevlåda. Om du registrerar

dina aktiviteter i systemet kan telefonisten hantera samtal till dig

på ett professionellt sätt.

Denna handbok erbjuder en inkörsport för att komma igång med CMG

Office Web, men alla funktioner i systemet är inte beskrivna här.

Fullständig information om programmet finns i onlinehjälpen (klicka

på Hjälp-knappen).

2

Om CMG Office Web...................................................1

Komma igång med CMG Office Web......................................3

Katalog - Hitta dina medarbetare....................................4

Sökning på namn.....................................................4

Organisation - Vem arbetar med vad..................................6

Aktiviteter - Låt dina medarbetare veta din status..................6

Ny, ändra ta bort aktivitet.........................................7

Ny, ändra och ta bort återkommande aktivitet........................8

Voice - Hantera din röstbrevlåda och ditt talsvar...................9

Hantera röstmeddelanden.............................................9

Spela in hälsningsfraser...........................................10

Menyval för talsvar................................................12

Avisering av nya röstmeddelanden...................................12

Inställningar......................................................13

Kontrollera din röstbrevlåda från telefon..........................15

Mina inställningar ................................................15

3

Komma igång med CMG Office Web

Starta din webbläsare och ange adressen till CMG Office Web i

adressfältet.

Bild 1. Skriv in adressen till CMG Office Web i webbläsaren. Adressen kan

vara olika för olika företag

Office Webs startsida innehåller en navigationsrad med flikar. När du

startar Office Web öppnas Katalog-fliken, som innehåller sökfält för

Namn/Telefonnummer, Sökord samt Organisation.

Bild 2. CMG Office Webs startsida

I de olika flikarna kan du göra följande:

Sök i CMG-databasen, ditt företags telefonkatalog.

Sök efter organisationer, enheter, med mera

Registrera dina aktiviteter

Vidarekoppla din telefon

Hantera röstmeddelanden och talsvar.

Flikarna Quick info, besök och sms används ej

De första två av dessa funktioner är publika inom företaget. För att

använda resten av funktionerna måste du logga in med din anknytning

och lösenord. Du kan göra personliga inställningar som till exempel

att ändra lösenord eller språk genom att klicka på Mina

Inställningar.

4

Katalog - Hitta dina medarbetare

Katalog-fliken låter dig söka efter medarbetare efter namn,

telefonnummer eller organisationstillhörighet.

Sökning på namn

För att söka efter någon skriver du efternamnet och förnamnet

separerat med mellanslag i Namn/Tel-fältet. Du behöver inte skriva

hela namnet, sökningen görs på delar av namnet. Ju fler bokstäver,

desto färre sökträffar.

Sökningen är fonetisk; om du söker på ”Anderson” kommer även

”Andersson” Att hittas. Du kan också använda ersättningstecken i din

söksträng; genom att till exempel ange “*son” kommer alla personer

listas vars namn innehåller “son”. Om du kryssar i Närvarande-rutan

kommer inte frånvarande personer att komma med i resultatlistan.

Starta sökningen genom att klicka på Sök- knappen eller tryck Enter

på tangentbordet.

Namn, telefonnummer och organisation kommer att visas och om personen

inte är tillgänglig syns det när han eller hon är tillbaka.

Bild 3. Sökning efter personer med initialerna “S A” (efternamnet först)

För att se mer information om en person, klicka på personens rad.

Bild 4. Information om en person i träfflistan

5

För att få en lista på alla personer som arbetar på samma

organisationsenhet, klicka på länken Organisation.

Om du vill se en grafisk översikt av aktiviteterna, klicka på länken

Aktivitetsöversikt.

För att se ännu mer detaljerad information om personen, klicka på

länken bredvid uppe till höger. Nedan kan du se detaljerad

information om en person. Detta är all information som är tillgänglig

för kontorsanvändare.

Telefonisterna och systemoperatörerna kan se mer information.

Bild 5. Detaljerad information om en person

6

Organisation - Vem arbetar med vad

Detta är en översikt över företagets organisationsträd med enheter

och avdelningar. Om du klickar på en enhet visas eventuella

underenheter och personerna som arbetar där presenteras med namn och

telefonnummer. Klicka på en person för att visa mer information om

honom eller henne.

Bild 9. Visa organisationsträd

Du kan också skriva ut en telefonlista från organisationsträdet.

Klicka på - symbolen till höger ovanför namnlistan för att skriva ut

en lista med den markerade enheten och dess underenheter.

Quick Info - Snabb tillgång till

användbar information – används ej

Aktiviteter ─ Låt dina medarbetare veta din

status

Du kan skapa aktiviteter i Office Web exempelvis när du är på möten,

tjänsteresor eller semester. På detta sätt kan du enkelt bestämma hur

(och om) du vill bli kontaktad under aktiviteten, och telefonisten

och dina medarbetare kan se när du kommer tillbaka.

Klicka på fliken Aktiviteter. Du kommer att behöva logga in med din

anknytning och lösenord. Första gången du loggar in till Office Web

7

är lösenordet blankt. Om du vill registrera ett lösenord kan du göra

det genom att klicka på Ändra lösenord. Klicka OK efter att du angett

anknytning och lösenord. Du kommer då till Ny Aktivitet-sidan. Där

kan du att registrera en ny aktivitet, ändra en framtida aktivitet

eller radera aktivitet.

Bild 12. Skapa en ny aktivitet

Ny aktivitet

Välj aktivitetskod i Kod-menyn, välj datum och tid för aktivitetens

början och slut. Du kan även skriva tilläggsinformation till

telefonisten och dina medarbetare i Information-fältet. Om du kryssar

i rutan Visa info endast för telefonist kommer bara telefonisten att

se vad du har skrivit i informationsfältet.

Vidarekoppla till används om du vill vidarekoppla din anknytning till

en annan telefon under aktiviteten (inte tillåtet för alla växlar).

Om du har skapat din egen kontaktprofil under Mina inställningar.

Kommer fältet Vidarekoppla till att sättas till den profilen

automatiskt. Givetvis kan du ändra detta till en annan profil om du

vill.

Om rutan Återgå automatiskt är ikryssad kommer vidarekopplingen att

upphöra vid aktivitetens slut. Avsluta genom att klicka på Spara. Ny

aktivitet

Ändra aktivitet

Klicka på aktiviteten du vill ändra i listan Mina aktiviteter längst

ner på sidan. Gör dina förändringar och klicka på Spara.

8

Ta bort aktivitet

För att ta bort en aktivitet klickar du på krysset till höger om

aktiviteten i listan Mina aktiviteter.

Ny återkommande aktivitet

Du kan skapa nya återkommande aktiviteter genom att klicka på länken

Återkommande aktiviteter, se bilden nedan.

Bild 14. Fylla i information för en ny återkommande aktivitet

Välj aktivitetskod, starttid och sluttid för den första återkommande

aktiviteten. Välj repeteringsintervallet, varje dag, varje vecka och

så vidare. Om du kryssar i rutan Visa info endast för telefonist

kommer bara telefonisten att se vad du har skrivit i Information-

fältet.

Ändra återkommande aktivitet

Klicka på aktiviteten du vill ändra under Mina återkommande

aktiviteter. Gör ändringarna och klicka på Spara.

Ta bort återkommande aktivitet

För att ta bort en aktivitet klickar du på krysset till höger om

aktiviteten i listan Mina återkommande aktiviteter.

9

Bild 15. Ta bort återkommande aktivitet

Voice - Hantera din röstbrevlåda och ditt

talsvar

Klicka på Voice-fliken för att hantera röstbrevlåda

och talsvar.

Voice-funktionen används för att lyssna på och administrera

röstbrevlådan, och hantera hur du och den som ringer dig ska

interagera via talsvarssystemet. Voice-delen av Office Web är

uppdelad i följande sektioner:

. Meddelanden

. Fraser

. Menyer

. Aviseringar

. Inställningar

Hantera röstmeddelanden

Klicka på Meddelanden för att se och lyssna på dina röstmeddelanden.

Alla meddelanden är listade med status, längd och tid. Nya

meddelanden är listade först.

Bild 17. Hantera röstmeddelanden i menyn Meddelanden

10

Lyssna på ett meddelande

1. Välj ett meddelande genom att klicka på det. Meddelandet visas

längst upp i fönstret.

2. Klicka på Spela. Din telefon kommer att ringa.

3. Svara den ringande telefonen och klicka sedan OK. Det valda

meddelandet kommer nu att spelas upp i telefonen. Om du vill lyssna

till ett annat meddelande klickar du på meddelandet i listan följt av

spela.

Vidarebefordra meddelande till en medarbetare

1. Markera ett meddelande. Meddelandet visas längst upp i fönstret.

2. Skriv anknytningen meddelandet ska vidarebefordras till i fältet

Vidarebefordra till anknytning. För att lägga till en kommentar till

meddelandet klickar du i rutan Bifoga kommentar.

3. Klicka Vid.bef. Om du valde att lägga till en kommentar kommer din

telefon att ringa. Klicka OK, svara telefonen och spela in

kommentaren. Meddelandet skickas så fort du lägger på. (Om du valde

att inte lägga till en kommentar skickas meddelandet när du klickar

Vid.bef)

Ta bort ett meddelande

Klicka på krysset till höger om meddelandet för att ta bort det.

Spela in hälsningsfraser

Under Fraser kan du spela in dina egna hälsningsfraser för olika

aktiviteter. Det går att kombinera dina egna inspelade fraser med

systemgenererade fraser. Systemets röst kan till exempel tala om när

du kommer tillbaka, och din röst kan tala om var du är.

11

Bild 18. Spela in hälsningsfraser i menyn Fraser

Namn- och hälsningsfras

Det finns två olika sorters fraser, namnfraser och hälsningsfraser.

Namnfrasen innehåller ditt namn. Hälsningsfrasen är relaterad till en

speciell aktivitet. Du kan till exempel spela in en speciell

lunchhälsningsfras: “Hej, du har kommit till Anna Andersson. Jag är

på lunch och kan inte ta ditt samtal just nu”.

Generell hälsningsfras

Du kan spela in en generell hälsningsfras som används för alla

aktiviteter som inte har en egen hälsningsfras.

Spela in en fras

1. Markera en fras i listan. Information om frasen visas längst upp i

fönstret.

2. Skriv in anknytningen du vill använda för att spela in frasen i

fältet Ring nummer. Programmet föreslår alltid anknytningen du

loggade in med.

12

3. Klicka på Spela in. Systemet kommer att ringa på anknytningen i

fältet Ring nummer.

4. Vänta tills telefonen ringer. Svara på samtalet och klicka OK i

fönstret som öppnas på skärmen. Du kommer då att höra en ton i

telefonen som markerar att inspelningen börjar. Säg din

hälsningsfras, till exempel “Hej. Du har kommit till Anna Andersson,

jag kan tyvärr inte ta ditt samtal just nu”.

5. Klicka Stopp för att avsluta inspelningen. Lägg sedan på

telefonen. Du kan lyssna på den inspelade frasen genom att klicka

Spela.

Menyval för talsvar

Klicka på Menyer för att definiera menyvalen som ska presenteras för

personer som når ditt talsvar, till exempel:

“För att spela in ett meddelande, tryck 2; för att kopplas till

mobilen, tryck 4; för att kopplas till telefonist, tryck 9”

Varje alternativ definierar alltså en funktion för knapparna 0-9.

Bild 19. Hantera menyval för talsvar i menyn Menyer

Definiera en meny

1. Klicka Ny. En lista med tillgängliga val visas.

2. Välj ett alternativ för önskade tangenter. Gråa val kan inte

ändras.

3. Skriv ett namn för menyn och klicka Spara. Ett fönster kommer att

visas med frågan om du vill spela in en menypresentation för menyn du

just skapade. Klicka OK för att spela in, annars Avbryt.

Avisering av nya röstmeddelanden

Under Aviseringar kan du sätta hur systemet ska avisera när du får

nya röstmeddelanden. Beroende på systemkonfiguration kan du välja

13

mellan att aviseras via e-post, SMS eller meddelandeindikator på

telefonen.

Bild 20. Hantera aviseringar av nya röstmeddelanden med menyn Aviseringar

Ny avisering

1. Välj något av de tillgängliga aviseringssätten. Ditt företags

meddelandesystem kan begränsa vilka som är valbara.

2. Välj att aktivera aviseringen med rutan Aktiverad.

3. Om du vill kan du fördröja aviseringen genom att klicka i Fördröjd

avisering i och sedan fylla i efter hur många minuter aviseringen ska

skickas.

4. Klicka Spara.

Ändra avisering

1. Klicka på aviseringen du vill förändra i Mina Aviseringar.

2. Gör förändringarna.

3. Klicka Spara.

Inställningar

Under Inställningar kan du förändra hur systemet ska interagera med

personer som ringer till dig och hamnar i talsvaret.

14

Bild 21. Hantera talsvarsinställningar

Du kan göra följande inställningar:

Fält Beskrivning

Brevlåda Ikryssad ruta aktiverar röstbrevlådan. Om rutan

inte är ikryssad kan inte de som ringer lämna

röstmeddelanden.

Systemröster Ikryssad ruta aktiverar systemrösten. Om rutan

inte är ikryssad kommer voice-systemet att bete

sig som en vanlig telefonsvarare utan

aktivitetsinformation.

Text till tal Ikryssad ruta aktiverar att systemet säger ditt

namn istället för din anknytning.

Autom. telefonist Ikryssad ruta möjliggör att automatisk

telefonist (Auto Attendant) kan koppla samtal

till din anknytning.

Mitt språk Vilket språk som du kommer att höra när du

ringer till systemet.

Infonivå Sätter detaljnivån på informationen som

talsvaret ger när du hanterar det: Detaljerad,

Standard eller Minimerad.

Språk för

inringande

Inställningar för vilka språk den inringande kan

använda i systemet. Språket längst upp i listan

är standardspråket. De övriga språken

presenteras som valbara för den som ringer. Du

kan ändra ordningen i listan genom att klicka

pil upp och pil ner. För att lägga till språk

markerar du det i listan med valbara språk och

klickar på högerpilen. För att ta bort ett språk

markerar du det i listan med valda språk och

klickar på vänsterpilen.

15

Mina nummer

Du kan ange telefonnummer från vilka du brukar ringa. När du ringer

från någon av dem kommer systemet att känna igen dig och du behöver

inte uppge PIN-kod (se onlinehjälpen för information om PIN-koden).

Kontrollera din röstbrevlåda från telefon

Du kan lyssna på dina meddelanden och registrera aktiviteter antingen

från numren du har angett i Mina nummer eller från vilken telefon som

helst (men då måste du uppge anknytning och PIN-kod).

Mina inställningar - Ändra dina inställningar

Klicka Mina inställningar för att titta på eller ändra inställningar

som till exempel lösenord eller språk.

Bild 25. Sidan för personliga inställningar

Ändra lösenord

Klicka på knappen Ändra lösenord. Skriv in det gamla lösenordet (om

du har något) och skriv sedan det nya lösenordet två gånger. Klicka

OK.

Det är definierat i systemet hur många tecken ett lösenord måste

innehålla och om det är känsligt för stora och små bokstäver.

Byta språk

Klicka på knappen Ändra språk/Change Language. Välj önskat språk och

klicka Spara.