Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
República de Moçambique
Ministério da Educação
Guião de Planificação de Aquisições
Procurement
2012
2 Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
1. Apresentação O presente guião foi elaborado pela Direcção de Administração e Finanças com o objectivo de fornecer a todas as instituições e estruturas que compõem o MINED, um instrumento de trabalho que possa apoiar e reforçar o processo de planificação de procurement em cada uma das diversas áreas de actividade. Neste sentido, os gestores e funcionários do MINED em geral passam a dispor de um conjunto de indicações de utilidade prática, como meio de alcançar um patamar superior na planificação de procurement, contratando obras, bens e serviços da melhor qualidade por um menor preço (value for money), em perfeita sintonia com os princípios estabelecidos pelo Decreto n.º 15/2010. O presente guião contém, pois, os seguintes elementos:
Fluxograma de processo de planificação, documento que identifica as etapas do processo de planificação das aquisições (procurement);
Matriz dos papéis e responsabilidades de cada interveniente no processo de procurement;
Calendário de planificação de procurement contendo prazos para cada etapa;
Descrição das diferentes categorias dos objectos a adquirir - Obras, Bens e Serviços;
Descrição dos diferentes métodos de procurement;
Descrição do sistema de arquivo;
Anexo 1: Modelo de um plano básico de procurement de obras, bens e serviços;
Anexo 2: Modelo da ficha de requisição para iniciar acções e processos de aquisição;
1.1. Integração dos Processos da Planificação do PES, PdA e Procurement Os processos de desenvolvimento do Plano de Actividades (PdA) e do Plano de Procurement são alinhados, devendo aqueles estar em sintonia com o respectivo Plano Económico e Social (PES). Espera-se que o reforço do processo de planificação resulte na melhoria da qualidade dos serviços prestados ao cliente e aos utilizadores. A responsabilidade de apresentação do Plano de Aquisições do MINED cabe à UGEA, de modo a facilitar a consolidação dos diferentes planos. Em caso de dúvida, não hesite em contactar a Direcção de Administração e Finanças – DAF, ou a respectiva Unidade Gestora de Aquisições do Estado – UGEA, em funcionamento no mesmo local.
Pessoa de Contacto: ______________________________________________________________ Tel: __________________ E-mail: _____________________
Pessoa de Contacto: ______________________________________________________________ Tel: __________________ E-mail:______________________
3 Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
2. Fluxograma do Processo de Planificação de Procurement
Inter-
venientes do DAF
Julho / Agosto
Novembro / Dezembro
Dezembro
Ano seguinte
4 Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
3. Matriz de Papéis e Responsabilidades
Cada estrutura integrante do MINED prepara um Plano de Procurement anual acompanhado pela correspondente estimativa financeira, designada por Plano anual de Orçamento. A planificação corresponde ao ano civil, escalonando-se de Janeiro a Dezembro. O Plano de Procurement é composto por:
1. Lista completa de itens a serem adquiridos, seu custo estimado e razão da aquisição;
2. Lista das obras públicas a serem realizadas, sua localização e custo estimado;
3. Lista dos serviços de consultoria e necessidades de formação e seu enquadramento;
4. Custo estimado de cada pacote, o método de procurement a ser utilizado, indicação de que está ou não sujeito a prior review;
5. Definição do timing para as principais fases ou passos do processo de aquisição.
Por forma a sintetizar os papéis e responsabilidades de cada um neste processo, deixamos-vos a seguinte tabela:
Papéis / Acções Responsabilidades
Cliente / Interveniente DAF/UGEA
Plano de Procurement Desenvolver Controlar
Processo de Procurement (Requisição)
1. Preparar as requisições;
2. Elaborar as especificações
1. Avaliar e aprovar as requisições:
2. Iniciar o processo de procurement
Lançamento e gestão do concurso
Organização e controlo do processo
Recebimento das obras, bens e serviços executados
Recepção, contabilização e controlo
Verificação e pagamento
5 Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
3.1. Papéis e Responsabilidades: DAF:
Facultar a capacitação necessária aos clientes de modo a permitir a elaboração efectiva e eficiente do plano de procurement;
Desenvolver um guião para auxiliar o bom desempenho dos clientes;
Proporcionar capacitação em matéria de requisição de procurement;
Dispensar formação geral sobre o regulamento de contratação em vigor e as questões essenciais de procurement.
Executar todas as acções de procurement tal como estabelecido pelo Decreto 15/2010, sua legislação subsidiária e instruções da UFSA, bem como, quando aplicável, nos termos dos procedimentos em vigor do Banco Mundial;
Assegurar que todas as exigências estabelecidas são observadas;
Prestar serviços e assistência técnica de qualidade;
Assegurar a entrega e pagamentos depois da devida verificação;
Monitorar o procurement no ambito de um regime progressivamente descentralizado. Intervenientes:
Assimilar o Plano de Procurement e ter consciência da importancia da requisição para o planeamento;
Melhorar o entendimento sobre as várias categorias: Bens, Serviços, Obras e Consultorias;
Seguir o processo esboçado neste Guião;
Trabalhar em colaboração com a DAF de modo a optimizar os resultados;
Fornecer ao DAF informação de retorno sobre as lições aprendidas. Consideram-se aqui intervenientes todas as estruturas integradas no MINED que participam na elaboração do PES e do PdA.
6 Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
4. Calendário de integração de procurement com o PdA Este é um processo longo, com início no final do primeiro semestre, a nível sectorial, indo até Setembro quando o plano de procurement assume a sua forma provisória. Daí até ao fim do ano tem lugar o processo dinamico que irá culminar na sua aprovação formal. Ainda que não constituindo uma nova tarefa, é sempre oportuno reforçar o facto de que os processos de planificação e de procurement aqui referidos requerem, para a plena execução das actividades identificadas no PdA, que os intervenientes especifiquem com clareza e precisão quais as obras, bens e serviços que requerem. De modo a assegurar o adequado grau de eficácia é indispensável a integração do processo de planificação de procurement com os congéneres processos de preparação do PES e PdA. Assim, sublinhe-se que as etapas e o cronograma do desenvolvimento do PES, PdA e Plano de Procurement são as seguintes:
OBS.: Vide modelos do plano de Procurement in páginas 10 a 12
Actividade Output Data Limite Responsabilidade
Identificação das aquisições do ano seguinte e início da preparação do PES
Mapa de aquisições dividido pelas três categorias: bens, obras e serviços
15 de Junho Cada Área / Cada Projecto
Finalização dos Planos de Bens e Serviços
Planos de Procurement de Bens e de Serviços – Provisórios
1 de Setembro
UGEA
Finalização do Plano de Obras
Plano de Procurement de Obras - Provisório
15 de Setembro
UGEA
Preparação dos Planos de Procurement e de Orçamento
Draft completo dos planos e orçamento preparados pelas áreas e submetidos à Direcção para revisão
15 de Outubro
UGEA com apoio de cada Área / cada Projecto
Início da preparação do PdA 15 de
Outubro UGEA
Revisão dos Planos de Procurement, Orçamento e do PdA
Planos finais revistos submetidos pelas áreas, em resultado dos debates e correcções conjuntas
15 de Novembro
UGEA / Direcção / Coordenação de Projecto
Consolidação do Plano de Procurement e Orçamento
Plano de Procurement com nº de ref.ª PdA e Orçamento consolidado enviados para aprovação superior
15 de Dezembro
UGEA / Direcção / Coordenação de Projecto
Aprovação Formal do Plano de Procurement e Orçamento
Plano de Procurement e Orçamento anual formalmente aprovados e feita comunicação ao Banco Mundial e parceiros
15 de Janeiro
7 Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
5. Tipologia dos objectos a adquirir Esta secção irá auxiliar o correcto preenchimento da coluna 4 do plano de procurement (MEC-01), bem como das requisições de aquisição (MEC-2). O método de procurement a ser adoptado encontra-se ligado à categoria e ao valor da obra, bem ou serviço a ser adquirido. Por isso é importante determinar correctamente a categoria e subcategoria dessas mesmas obras, bens e serviços. O Regulamento de Contratação de Empreitadas de Obras Públicas, Fornecimento de Bens e Prestação de Serviços ao Estado, promulgado pelo Decreto n.º 15/2010, deu continuidade à estruturação do procurement iniciada pelo seu predecessor (Decreto n.º 54/2005) em três categorias principais:
a) Obras
b) Bens
c) Serviços Para facilitar a compreensão, o MINED subdividiu estas três grandes categorias em subcategorias como se segue:
Obras Bens Serviços
Reparações Veículos e relativos ao Transprte
Consultorias
Nova Pequena Construção Equipamento de Tecnologia de Comunicação e Informação
Pequenos Serviços
Nova Grande Construção Mobiliário e Objectos relacionados
Logistica e Serviço de Transporte
Desenho e Arquitectura Material Educativo Manutenção de Edificios
Outros Material de Escritório Protocolo e Aprovisionamento
Outros Outros
Assinale-se que a Lei subdivide expressamente os serviços de consultoria dos demais serviços, o mesmo acontecendo com a regulamentação internacional de procurement, nomeadamente, com as Guidelines do Banco Mundial.
8 Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
6. Modalidades de Procurement Depois dos intervenientes determinarem a categoria e a subcategoria de obras, bens ou serviços necessários, o passo seguinte do processo consiste em identificar qual a modalidade de procurement a adoptar. Neste sentido, a presente secção irá auxiliar a identificar e determinar a modalidade específica aplicável.
O Decreto n.º 15/2010 define os princípios gerais e estabelece os regimes aplicáveis na aquisição de obras, bens e serviços a prestar ao Estado.
O Guião, para além de indicar o âmbito da sua aplicação, descreve no quadro abaixo os regimes estabelecidos por lei:
a) Regime Geral
Este é a modalidade normal de procurement, a qual tem por figura central o concurso público. O processo é regulado pelo Decreto n.º 15/2010.
Em certos casos, onde o concurso público se mostra inadequado ou não produz os resultados desejados, a lei oferece a possibilidade de usar regimes diferentes, nomeadamente, o especial e o excepcional.
b) Regime Especial
Este é o regime de procurement que recorre a normas e procedimentos diversos da legislação nacional, entre as quais se contam os parceiros internacionais e, em particular, o Banco Mundial.
c) Regime Excepcional
Este é o regime de procurement que se utiliza sempre que apresenta uma situação em que o Concurso Público não seja a forma mais conveniente de satisfação do interesse público. Uma vez seleccionada uma determinada categoria de acordo com a secção 5, poder-se-á estabelecer a modalidade aplicável em função dos critérios constantes da página seguinte.
9 Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
6.1. Modalidades de Contratação
Critérios Obras Bens Serviços
Regime Geral
< 87.500 MTN -
Ajuste Directo
Concurso de Pequena Dimensão
Ajuste Directo
Concurso de Pequena Dimensão
< 175.000 MTN Ajuste Directo
Concurso de Pequena Dimensão
Concurso de Pequena Dimensão
Concurso de Pequena Dimensão
< 262.500 MTN - Concurso de Pequena
Dimensão Concurso de Pequena
Dimensão
< 525.000 MTN Concurso de Pequena
Dimensão - -
< 1.750.000 MTN Concurso Limitado Concurso
Público Concurso Limitado Concurso
Público Concurso Limitado Concurso
Público
Regime Excepcional
Complexidade dos requisitos de qualificação e custo das propostas
Prévia Qualificação Prévia Qualificação Prévia Qualificação
As especificações não podem ser previamente definidas com precisão
Duas Etapas Duas Etapas Duas Etapas
Até 1.750.000,00 MT (bens e serviços) - Limitado Limitado
Até 3.500.000,00 MT para obras Limitado - -
Até 262.500,00 MT (bens e serviços) Pequena Dimensão Pequena Dimensão
Até 550.000,00 MT (obras) Pequena Dimensão
No caso de:
* existir um único fornecedor ou por uniformidade da prestação
* situação de emergência
* guerra/perturbação da ordem
* concurso anterior deserto por falta ou desclassificação dos concorrentes
* objecto da contratação respeitar à defesa e segurança, ou ao SISE
* abastecimentos quando em locais diversos da nacionalidade
* o valor estimado ser inferior a 5% do estipulado no art. 90, n.º 2 e 3
* Na contratação de arrendamento
Ajuste Directo Ajuste Directo Ajuste Directo
Regime Especial
< 75.000 USD Shopping Shopping
< 100.000 USD Shopping
< 500.000 USD NCB NCB NCB
> 500.000 USD ICB – Prior approval ICB – Prior approval
< 5.000.000 USD NCB
> 5.000.000 USD ICB
10 Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
6.2. Banco Mundial - Regime Especial - Serviços de Consultoria Para a contratação de serviços de consultoria, o Banco Mundial possui normas distintas do Decreto 15/2010, cujos mais recentes métodos e limites são os seguintes:
Limites Financeiros Métodos p/ Serviços de Consultoria
< 200.000 USD CQS, LCS, FBS, ICB
> 200.000 USD QCBS
ICB = International Competitive Bidding (Concurso Internacional)
NCB = National Competitive Bidding (Concurso Nacional)
QCBS = Quality Cost Based Selection (Concurso baseado no custo & qualidade)
CQS = Cost and Qualification Selection (Concurso baseado no custo & qualificações)
LCS = Least Cost Selection (Concurso baseado no menor preço)
FBS = Fixed Budget Selection (Concurso com orçamento fixo)
11 Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
7. Arquivo de documentos No pleno cumprimento da lei, todas as estruturas do MINED e instituições dele dependentes deverão manusear e arquivar de forma adequada o plano de procurement e as respectivas requisições que o acompanham.
Para tal, cada departamento deverá organizar uma pasta específica de arquivo, a qual contenha o plano de procurement e as requisições, estas arquivadas por data e pelo tipo de bem a ser adquirido. Isto significa que o ficheiro de arquivo deverá conter os seguintes separadores, como abaixo se descreve:
1. Bens
1.1. Bens – Plano de Procurement
1.1.1. Versão final do plano de Procurement 1.1.2. Versão xx - Plano de Procurement de Bens 1.1.3. Versão xy - Plano de Procurement de Bens 1.1.4. etc. etc.
1.2. Bens – Requisições
1.2.1. Requisições - Janeiro 1.2.2. Requisições - Fevereiro 1.2.3. Requisições - Março 1.2.4. etc. etc.
2. Serviços
2.1. Serviços – Plano de Procurement
2.1.1. Versão Final - Plano de Procurement - Serviços 2.1.2. Versão xx - Plano de Procurement - Serviços 2.1.3. Versão xy - Plano de Procurement - Serviços
2.2. Serviços – Requisições
2.2.1. Requisições - Janeiro 2.2.2. Requisições - Fevereiro 2.2.3. Requisições - Março 2.2.4. etc. etc.
3. Obras :
3.1. Obras – Plano de Procurement
3.1.1. Versão Final do Plano de Procurement - Obras 3.1.2. Versão xx do Plano de Procurement - Obras 3.1.3. Versão xy do Plano de Procurement – Obras
3.2. Obras – Requisições
3.2.1. Requisições - Janeiro 3.2.2. Requisições - Fevereiro 3.2.3. Requisições - Março 3.2.4. etc. etc.
Modelo MINED_01/Bens
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
Ministério da Educação
Departamento de _______________1
Plano de Procurement 2012 – MODELO
Bens2 Versão:_____________Data: ___/_______/______
PdA ref #
Descrição do objecto Orçamento
(Bid Budget) Métodos de
Procurement3 Quantidade de
Contratos
Data de Lançamento do
Concurso4
Data de Abertura das Propostas
Data de Entrega
1 Indicar o nome do departamento
2 Ver a descrição de tipologia dos Bens na p.5 deste Guião de Planificação de Procurement
3 Ver a descrição dos métodos de procurement na p.6 deste Guião
4 Atenção: A recepção dos bens ocorre, no minimo, 4 meses depois da data da lançamento do concurso
Modelo MINED_01/Serviços
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
Ministério da Educação
Departemento de ______________1
Plano de Procurement 2012 - MODELO
Serviços2 Versão:_____________Data: ___/_______/___
PdA ref #
Descrição do objecto Orçamento
(Bid Budget) Métodos de
Procurement3 Quantidade de
Contratos
Data de Lançamento do
Concurso4
Data de Abertura das Propostas
Data de Entrega
1 Indicar o nome do departamento
2 Ver a descrição da tipologia dos Serviços na p.5 deste Guião de Planificação de Procurement
3 Ver a descrição dos métodos de procurement na p.6 deste Guião
4 Atenção: A recepção dos bens ocorre, no minimo, 4 meses depois da data da lançamento do concurso
Modelo MINED_01/Construção
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
Ministério da Educação
Departemento de _______________1
Plano de Procurement 2009 - MODELO
Construções 2 Versão:_____________Data: ___/_______/___
PdA ref #
Descrição do objecto Orçamento
(Bid Budget) Métodos de
Procurement3 Quantidade de
Contratos
Data de Lançamento do
Concurso4
Data de Abertura das Propostas
Data de Entrega
1 Indicar o nome do departamento
2 Ver a descrição de tipologia da Construção na p.5 deste Guião de Planificação de Procurement
3 Ver a descrição dos métodos de procurement na p.6 deste Guião
4 Atenção: A recepção dos bens ocorre, no minimo, 4 meses depois da data da lançamento do concurso
Modelo MINED_02_req
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
Ministério da Educação
Formulário de Requisição
Data: _____/_____/_______
Nome do Departamento:_____________________________________________________________
Nome do Responsável: __________________________________ Contacto: ___________________
# ref. PdA 1: __________________________________
Descrição do Objecto2:________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
Classificação3: Bens / Obras / Serviços
Sub categoria4:
Bens Obras Serviços
Veículos e relativos ao transporte
Reparações Consultorias
Equipamento diverso Nova Pequena Construção
Pequenos serviços
Mobiliário e objectos relacionados
Nova Grande Construção Logística e serviços de transporte
Material educativo Desenho e arquitectura Manutenção de edificios
Material de escritório Outros Protocolo e aprovisionamento
Outros Outros
Montante Total da Aquisição:__________________________________________________
Quantidade de Contratos:__________________________________
Data Desejada de Entrega: _______/______/________
Data de Lançamento do Concurso5: _______/______/________
Método de Procurement: _________________________________________________________
Assinatura do chefe de Departamento:_______________________________________________
1 Sem o número de referência PdA o formulário não pode ser processado pelo DAF!
2 Se necessárío, as especificações poderão ser entrregues numa folha separada
3 Riscar a categoria que não é aplicável
4 Destacar através do círculo a sub-categoria correcta
5 Atenção: O lançamento do concurso tem que ter lugar pelo menos 4 meses antes da data de entrega desejada