GUIDE PRATIQUE À L’USAGE DU CORPS DIPLOMATIQUEa... · gobierno de espaÑa guide pratique À l’usage du corps diplomatique guide pratique À l’usage du corps diplomatique accrÉditÉ

gOBIERNO DE ESPAÑA

GUIDE PRATIQUEÀ L’USAGE DU

CORPS DIPLOMATIQUEACCRÉDITÉ EN ESPAGNE

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MADRID, 2010

MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORESY DE COOPERACIÓN

gOBIERNODE ESPAÑA

SUBSECRETARÍA

SECRETARÍA gENERAL TÉCNICA MINISTERIO

DE ASUNTOS EXTERIORESY DE COOPERACIÓN

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GUIDE PRATIQUE

À L’USAGE DU

CORPS DIPLOMATIQUE

ACCRÉDITÉ EN ESPAGNE

MADRID, 2010


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SUBSECRETARÍASECRETARÍA GENERAL TÉCNICA

VICESECRETARÍA GENERAL TÉCNICA

Área de Documentación y Publicaciones

NIPO: 501-10-047-4Depósito Legal: M-48.898 - 2010

IMPRENTA DEL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN

MINISTERIODE ASUNTOS EXTERIORESY DE COOPERACIÓN

4.ª Edición, noviembre 2010


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INTRODUCTION ......................................

1. CHEFS DE MISSION.................................

1.1. Demande d’agrément ................................1.2. Arrivée à Madrid .......................................

1.2.1. Communication .........................................1.2.2. Arrivée et accueil ......................................1.2.3. Déplacement du chef de mission à sa rési-

dence ou à l’hôtel ......................................1.3. Remise des copies figurées et présentation

des lettres de créance ................................1.4. Cessation des fonctions .............................1.5. Chef de mission accrédité auprès du ministère

des Affaires étrangères et de la Coopération.

2. MEMBRES DU PERSONNEL DE LA MISSION.

2.1. Catégories ................................................2.1.1. Membres du personnel diplomatique ..........2.1.2. Membres du personnel administratif et tech-

nique ........................................................2.1.3. Membres du personnel de service ..............

2.2. Accréditation et documents .......................2.2.1. Visa pour l’accréditation ............................2.2.2. Arrivée et communication au ministère des

Affaires étrangères et de la Coopération ....2.2.3. Types de passeports ..................................2.2.4. Nationalité du personnel accrédité .............2.2.5. Entrée et sortie d’Espagne .........................

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2.2.6. Documents d’accréditation .........................2.2.7. Membres de la famille à charge .................2.2.8. Travail du conjoint et des personnes à charge.

2.3. Chargés d’affaires ad interim .....................2.3.1. Nomination par le chef de mission .............2.3.2. Nomination par le ministère des Affaires étran-

gères de l’État accréditant .........................2.3.3. Absence du chargé d’affaires a.i. et nomina-

tion d’un autre chargé d’affaires à sa place ....2.3.4. Cessation des fonctions .............................2.3.5. Chargé d’affaires a.i. d’une mission diplomati-

que à accréditation multiple.......................2.4. Attachés de défense ..................................2.5. Cessation des fonctions du personnel diploma-

tique, administratif et technique, et de service..2.5.1. Cessation des fonctions du personnel diplo-

matique ....................................................2.5.2. Cessation des fonctions du personnel admi-

nistratif et technique .................................2.5.3. Cessation des fonctions du personnel de service.

2.6. Facilités accordées au personnel accrédité etmuni des pièces d’identification requises, à l’arri-vée à l’aéroport de Madrid-Barajas.............

2.7. Consultations auprès de la sous-direction gé-nérale de la Chancellerie............................

3. CORPS DIPLOMATIQUE: PRÉSÉANCE ....

3.1. Corps diplomatique ...................................3.2. Doyen du corps diplomatique en Espagne ..3.3. Liste du corps diplomatique .......................3.4. Préséance des chefs de mission .................3.5. Préséance du personnel diplomatique ........

4. CHANGEMENT DE CATÉGORIE DU PER-SONNEL ACCREDITÉ ..............................

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5. PERSONNEL CONTRACTUEL .................

5.1. Définition ..................................................5.2. Conditions de recrutement .........................5.3. Inscription en qualité d’employeur à la sécurité

sociale et affiliation et/ou inscription de travai-lleurs .........................................................

5.4. Actions auprès des tribunaux du travail ......

6. DOMESTIQUES PRIVÉS/PERSONNELEMPLOYÉ AU SERVICE PRIVÉ ................

6.1. Définition ..................................................6.2. Recrutement/accréditation ........................6.3. Cessation des fonctions .............................

7. AVANTAGES FISCAUX.............................

7.1. Franchises .................................................7.1.1. Prise de fonctions ......................................7.1.2. Biens importés en franchise par le personnel

ayant le statut diplomatique.......................7.2. Exonération ou remboursement de la TVA

aux missions diplomatiques .......................7.2.1. Exonération directe (TVA non répercutée sur

le prix) ......................................................7.2.1.1. Immeubles ................................................7.2.1.2. Travaux.....................................................7.2.1.3. Procédure ..................................................

7.2.2. Remboursement de la TVA (TVA répercutéesur le prix) .................................................

7.2.2.1. Biens destinés à l’usage officiel ..................7.2.2.2. Fournitures de bureau ................................7.2.2.3. Approvisionnement et services ..................7.2.2.4. Procédure ..................................................

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7.3. Remboursement de la TVA aux agents diplo-matiques aux fonctionnaires consulaires decarrière et aux membres d’organismes inter-nationaux ayant le statut diplomatique .......

7.4. Exonération de la TVA pour les acquisitionsréalisées dans un État membre de l’UE à des-tination d’un autre État membre .................

7.5. Véhicules: importation en franchise diploma-tique et immatriculation en série spéciale ..

7.5.1. Nombre maximum de véhicules destinés à l’usa-ge officiel et personnel ................................

7.5.2. Plaques d’immatriculation: séries spéciales .7.5.3. Immatriculation de véhicules en série diplo-

matique ....................................................7.5.3.1. Véhicules n’ayant jamais été immatriculés en

Espagne ....................................................7.5.3.2. Véhicules préalablement immatriculés en Es-

pagne en série normale .............................7.5.4. Transfert de véhicules immatriculés en série diplo-

matique à des personnes ayant un statut privilégié .7.5.5. Vente d’un véhicule immatriculé en série di-

plomatique à des personnes ne bénéficiantpas d’avantages fiscaux .............................

7.5.6. Abandon de véhicules diplomatiques en faveurdu Trésor public ........................................

7.5.7. Réexportation de véhicules ........................7.5.8. Validité des certificats d’immatriculation ....

7.6. Échange des permis de conduire ................7.7. Carburant ..................................................7.8. Assurance des véhicules .............................

8. STATIONNEMENT ....................................

8.1. Ville de Madrid ..........................................8.2. Chancellerie ou siège de l’organisme interna-

tional et résidence du chef de mission ........

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8.3. Consulats généraux sis à Madrid ................8.4. Postes consulaires sis en dehors de Madrid..8.5. Aéroport de Madrid-Barajas .......................

9. RESPECT DU CODE DE LA ROUTE ........

10. COMMUNICATIONS: VALISE DIPLOMATI-QUE ET STATIONS DE RADIO ................

10.1. Remise et retrait de la valise diplomatique.10.1.1. Valise enregistrée ......................................10.1.2. Valise portée par le commandant de l’aéronef.10.1.3. Accréditation de la personne chargée de la valise

diplomatique ..............................................10.2. Installation d’équipements de communication:

stations radioélectriques et stations de com-munication par satellite .............................

11. ACQUISITION DE TERRAINS À BÂTIR,D’IMMEUBLES ET DE LOCAUX DESTINÉSAUX REPRÉSENTATIONS DIPLOMATI-QUES ET AUX POSTES CONSULAIRES ..

11.1. Définition des immeubles ..........................11.2. Demande d’autorisation préalable ..............11.3. Construction ou aménagement des immeubles.11.4. Exonérations fiscales .................................

12. SALON D’HONNEUR ...............................

12.1. Demande d’ouverture du salon d’honneur d’unaéroport espagnol ......................................

12.2. Personnalités étrangères pour lesquelles l’utili-sation du salon d’honneur peut être demandée .

12.3. Conditions d’utilisation du salon d’honneur .12.4. Première arrivée d’un ambassadeur ou départ

de celui-ci après cessation de ses fonctions

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13. SÉCURITÉ ................................................

13.1. Demande d’un service de sécurité ou de pro-tection personnelle ....................................

13.1.1. Pour les ambassades ..................................13.1.2. Pour les personnalités étrangères ...............

13.2. Agents de sécurité .....................................13.2.1. Agents de sécurité accrédités ....................13.2.2. Agents de sécurité des personnalités ..........

13.3. Sécurité privée ..........................................

14. PERMIS DE PORT D’ARMES ....................

15. POSTES CONSULAIRES ..........................

15.1. Ouverture ou modification d’un poste consu-laire ..........................................................

15.2. Chefs et fonctionnaires de postes consulaires:Catégories et classes .................................

15.2.1. Chefs de poste consulaire: catégories et classes.15.2.2. Fonctionnaires consulaires: catégories et classes.

15.3. Nomination des chefs de poste consulaire decarrière .....................................................

15.3.1. Admission provisoire .................................15.3.2. Exercice à titre temporaire des fonctions de

chef de poste consulaire ............................15.4. Nomination des fonctionnaires consulaires de

carrière .....................................................15.5. Types de passeports ..................................15.6. Nomination des chefs de poste consulaire ho-

noraires .....................................................15.6.1. Demande de nomination ...........................15.6.2. Transmission de la nomination et notification

aux autorités locales ..................................15.6.3. Admission provisoire .................................15.6.4. Exercice à titre temporaire des fonctions de

chef de poste consulaire honoraire .............

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15.7. Nomination des fonctionnaires consulaires ho-noraires .....................................................

15.8. Incompatibilités à l’exercice de fonctions con-sulaires honoraires .....................................

16. ÉLECTIONS ET RÉFÉRENDUMS ..............

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INTRODUCTION

Le ministère des Affaires étrangères et de la Coopérationse réjouit vivement de l’augmentation constante des missionsdiplo-matiques et postes consulaires accrédités en Espagne,ainsi que du nombre croissant d’organismes internationauxchoisissant notre pays pour y installer leur siège ou unereprésentation.

Dans le but de vous offrir leur entière collaboration et leursoutien dans l’exercice de votre haute mission, les servicesdu protocole du ministère des Affaires étrangères et de laCoopération, dépendant de l’unité de l’Introducteur desambas-sadeurs, mettent régulièrement à jour ce guide pratiqueà l’usage du corps diplomatique accrédité en Espagne.

L’information figurant dans ce guide, loin d’être exhaustiveou légalement contraignante, entend fournir auxreprésentations diplomatiques et consulaires, ainsi qu’auxorganismes interna-tionaux, une orientation utile sur lapratique espagnole et sur les procédures administratives àsuivre lors des démarches officielles les plus courantes,effectuées auprès de ce ministère ou de toute autreadministration publique. Ce guide devrait également faciliterl’installation du personnel accrédité et des membres de safamille tout en les informant des avantages et des privilègesliés à leur statut.

Au fil des seize chapitres qui le composent, ce guide apour objectif de répondre aux questions les plus fréquentes.Chaque chapitre décrit la pratique espagnole en la matièreou mentionne le texte de loi qui s’y rapporte, en indiquant,le cas échéant, le service de l’administration publique


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compétent, afin de rendre plus aisée toute démarcheultérieure.

Cette nouvelle édition incorpore les nouveautés introduitesdepuis 2008 dans les domaines présentant un intérêtparticulier, tels que: la délivrance de nouveaux documentsd’accréditation, bénéficiant désormais de mesures de sécuritéplus strictes et d’une meilleure qualité technique; les facilitésen matière de stationnement accordées par la Mairie de Ma-drid aux consulats généraux situés dans la capitale; ou encore,l’utilisation des salons d’honneur des aéroports.

J’aimerais également souligner l’enthousiasme avec lequela été accueillie la création de la boîte aux lettres électronique(cancillerí[email protected]), dont l’objectif principal est de répondreaux questions générales sur des points relevant spécifiquementde cette sous-direction générale. Par ailleurs l’affichage dece guide sur le site web du ministère (www.maec.es) s’estavéré des plus utiles. Il est prévu de le réviser et de le mettreà jour de manière régulière.

Je me permettrai enfin de rappeler l’esprit de coopérationdont témoignent envers les ambassades, les consulats et lesorganismes internationaux les deux sous-directions généralesdépendant de cette unité: la sous-direction générale Déplace-ments et Visites officielles, Protocole et Ordres et la sous-direction générale de la Chancellerie, tant en ce qui concerneles aspects abordés dans ce guide, que tout autre sujet d’intérêtqui pourrait leur être suggéré.

Madrid, septembre 2010.

Javier VallaureINTRODUCTEUR DES AMBASSADEURS


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1. CHEFS DE MISSION

1.1. DEMANDE D’AGRÉMENT

La pratique suivie en Espagne, conforme aux usages inter-nationaux en la matière, veut que la demande de l’agrément,indispensable et octroyé par le gouvernement espagnol à toutnouvel ambassadeur, soit présentée personnellement par le chefde mission concerné à l’Introducteur des ambassadeurs duministère des Affaires étrangères et de la Coopération. Cetusage répond à la pratique diplomatique traditionnelle, quiconfère la plus haute importance et un caractère réservé etconfidentiel à la procédure de remplacement des personnesqui, tels les ambassadeurs extraordinaires et plénipotentiaires,jouissent de la plus grande confiance du chef de l’État qu’ils sontappelés à représenter. La demande doit être accompagnée d’uncurriculum vitae détaillé du candidat pour lequel l’agrément estdemandé.

De même, conformément à la pratique internationale,l’agrément pour un chef de mission devant être accrédité enEspagne peut également être demandé par le ministère desAffaires étrangères du pays requérant à l’ambassade d’Espagnedans la capitale de ce pays.

Une fois l’agrément octroyé, le chef de la mission de l’Étataccréditant à Madrid en sera officiellement informé, lorsqu’ilaura lui-même présenté la demande. Il sera alors convoqué parl’Introducteur des ambassadeurs. La communication pourraégalement être faite par l’intermédiaire de l’ambassadeurd’Espagne dans le pays accréditant, lorsque la demande auraété faite par cette voie.


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1.2. ARRIVÉE À MADRID

1.2.1. Communication

Le ministère des Affaires étrangères et de la Coopérationsera informé par note verbale du jour et de l’heure d’arrivée, dumoyen de transport utilisé, ainsi que du nom des personnes quiaccompagnent le chef de mission. Dans la même note verbale,il sera demandé que soit fixée la date de présentation de lacopie figurée de ses lettres de créance.

1.2.2. Arrivée et accueil

Si le chef de mission arrive à Madrid:

a) en avion: il sera accueilli à sa descente d’avion par un hautfonctionnaire des services du protocole du ministère des Affairesétrangères et de la Coopération et par le chargé d’affaires adinterim, qui l’accompagneront au salon d’honneur de l’aéroport;

b) en train: il sera accueilli à sa descente de train par lesfonc-tionnaires cités précédemment.

Si l’arrivée de l’ambassadeur a lieu un jour ouvrable entre09h00 et 19h00, il sera accueilli suivant la procédure ci-dessus.Lorsque l’arrivée a lieu en dehors de cet horaire ou un samedi,un dimanche ou un jour férié, ou si le moyen de transport utiliséest la voiture, le haut fonctionnaire du protocole lui rendra visiteà son ambassade le premier jour ouvrable suivant son arrivée.

1.2.3. Déplacement du chef de mission à sa résidence u1.2.3. à l’hôtel

a) Si le chef de mission a sa résidence à Madrid, sonambassade mettra à sa disposition les véhicules nécessaires pourson dépla-cement.

b) Si le chef de mission ne réside pas à Madrid, les servicesdu protocole se chargeront de son transport et, si l’ambassadeurle souhaite, ils lui réserveront une chambre d’hôtel aux frais del’am-bassade.


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1.3. REMISE DES COPIES FIGURÉES ET PRÉSENTATIONDES LETTRES DE CRÉANCE

(Cf. brochure intitulée «Lettres de créance».)

1.4. CESSATION DES FONCTIONS

Lors de la communication officielle de la cessation de sesfonctions, et en tout cas un mois avant son départ effectif dupays, le chef de mission pourra s’adresser à l’unité de l’Intro-ducteur des ambassadeurs, par note verbale ou note signée,afin de solliciter des audiences de congé avec Leurs Majestés leRoi et la Reine (l’usage veut que le conjoint assiste à cetteaudience), le ministre des Affaires étrangères et de la Coopé-ration, des hauts fonctionnaires de ce ministère, et toute autreautorité de son choix.

Avant son départ, le chef de mission désignera, par noteverbale ou note signée adressée à l’unité de l’Introducteur desambassadeurs, le fonctionnaire diplomatique qui restera à latête de la mission en qualité de chargé d’affaires ad interimjusqu’à l’arrivée de son successeur.

S’il ne le fait pas, la nomination du chargé d’affaires seraeffectuée par le ministère des Affaires étrangères de l’Étataccréditant selon la procédure indiquée au paragraphe 2.3.2.

La mission diplomatique communiquera à l’unité de l’Intro-ducteur des ambassadeurs la date de cessation des fonctions duchef de mission, le jour et l’heure de son départ, ainsi que lemoyen de transport utilisé, afin que l’Introducteur des ambassa-deurs puisse prendre congé de lui.

À son départ, et dans un délai de 90 jours maximum àcompter de la date de cessation des fonctions (période decourtoisie), le chef de mission devra rendre à la sous-directiongénérale de la Chancellerie du ministère des Affaires étrangèreset de la Coopération, sa pièce d’identification et d’accréditation,ainsi que celles des membres de sa famille. Il remettra égalementles papiers et les plaques d’immatriculation diplomatiques duou des véhicule(s) lui appartenant en vue de leur annulation.

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1.5. CHEF DE MISSION ACCRÉDITÉ AUPRÈS DU MINIS-TRE DES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET DE LACOOPÉRATION

Si le chef de mission est un chargé d’affaires accrédité auprèsdu ministre des Affaires étrangères et de la Coopération [arti-cle 14. c)] de la Convention de Vienne sur les relations diploma-tiques), le ministère sera informé de son arrivée en Espagneselon la procédure indiquée au paragraphe 1.2.1. Dans la noteverbale indiquant le jour et l’heure d’arrivée ainsi que le nomdes personnes qui l’accompagnent, il sera demandé que soitfixée la date pour la présentation des lettres de cabinet.


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2. MEMBRES DU PERSONNEL DE LA MISSION

2.1. CATÉGORIES

Conformément à la Convention de Vienne sur les relationsdiplomatiques, du 18 avril 1961, article 1er.c), le personnel de la missionse compose des membres du personnel diplomatique, du personneladministratif et technique et du personnel de service de la mission.

2.1.1. Membres du personnel diplomatique

L’expression «membres du personnel diplomatique» s’entend desmembres du personnel de la mission qui ont la qualité de diplomates.

2.1.2. Membres du personnel administratif et technique

L’expression «membres du personnel administratif ettechnique» s’entend des membres du personnel de la missionemployés dans le service administratif et technique de la mission.

2.1.3. Membres du personnel de service

L’expression «membres du personnel de service» s’entenddes membres du personnel de la mission employés au servicedomestique de la mission (chancellerie et résidence du chef demission).

2.2. ACCRÉDITATION ET DOCUMENTS

2.2.1. Visa pour l’accréditation

Les membres de la mission d’un pays n’ayant pas signé unaccord de dispense de visa de première entrée aux fins d’une


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accréditation devront faire une demande de visa pour eux-mêmeset pour leur famille.

2.2.2. Arrivée et communication au ministère desAffaires étrangères et de la Coopération

À l’arrivée d’un nouveau membre d’une mission en Espagne,son ambassade en informera la sous-direction générale de laChancellerie en lui adressant les documents suivants:

— une note verbale pour chaque fonctionnaire et lesmembres de sa famille à charge;

— un formulaire d’accréditation dûment rempli pour le titulaireet pour chacun des membres de sa famille à charge. Cesformulaires, revêtus de la signature et du sceau du chef demission, devront être conformes aux dispositions de lanote verbale circulaire 20/7.2 du 13 novembre 2006. Silesdites dispositions ne sont pas respectées, la procédured’accré-ditation ne pourra pas être engagée et lesformulaires seront retournés afin d’être dûment remplis;

— un curriculum vitae (uniquement pour le personnel ayantle statut diplomatique);

— deux photographies d’identité récentes en couleur, surfond blanc, sans lunettes de soleil et tête nue;

— une photocopie du passeport (cf. 2.2.4.), y compris de lapage portant, le cas échéant, le visa et/ou le cachet d’entrée.

Une fois l’accréditation acceptée, l’ambassade en serainformée par une note verbale, qui sera accompagnée de lapièce d’identification et d’accréditation (cf. 2.2.6).

2.2.3. Types de passeports

La pratique espagnole exige que les membres du personneldes missions diplomatiques accréditées en Espagne soientdétenteurs de l’un des passeports suivants:

a) Chef de mission et personnel diplomatique:

a) Passeport diplomatique.


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b) Personnel administratif et technique:

b) Passeport diplomatique, officiel ou de service.

c) Personnel de service:

c) Passeport officiel, de service ou ordinaire.

2.2.4. Nationalité du personnel accrédité

La pratique espagnole exige que le personnel diplomatiqueet le personnel administratif et technique de la mission possèdentla nationalité de l’État accréditant et n’aient pas le statut derésident légal en Espagne.

Si, avant sa nomination, l’intéressé a sa résidence permanenteen Espagne, celui-ci devra renoncer préalablement et explicitementau permis de séjour en Espagne, afin d’être accepté et accréditépar le ministère des Affaires étrangères et de la Coopération.

Si l’intéressé possède la nationalité d’un pays pour lequel unvisa est exigé aux fins de l’accréditation, il devra obtenir un visapour lui-même et pour les membres de sa famille à chargeavant que sa nomination ne soit acceptée, ainsi que le passeportcorrespondant à la catégorie à laquelle il appartient.

Le personnel de service de la mission peut avoir la nationalitéde l’État accréditant ou d’un État tiers, mais pas celle de l’Étataccréditaire.

2.2.5. Entrée et sortie d’Espagne

Les membres de la mission diplomatique ont uniquementbesoin du visa de première entrée aux fins de l’accréditation(sauf si un accord de dispense a été signé avec le pays d’envoi).Une fois en possession de leur pièce d’identification etd’accréditation, ils pourront quitter le territoire espagnol et yentrer sur simple présentation de ladite pièce et de leurpasseport, pourvu qu’ils soient tous deux en cours de validité.

(Note verbale circulaire 29/7 du 21 août 1997).


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2.2.6. Documents d’accréditation

Le ministère des Affaires étrangères et de la Coopérationfournira une pièce d’identité à tout le personnel accrédité etaux membres de leur famille à charge.

La note verbale circulaire n.o 14/7 du 15 juin 2010 préciseles caractéristiques des pièces d’identification et d’accré-ditation.

2.2.7. Membres de la famille à charge

Sont considérés membres de la famille à charge d’un membrede la mission:

a) le conjoint ou concubin légalement déclaré et reconnu;b) les enfants célibataires jusqu’à l’année de leurs 23 ans;c) les ascendants au premier degré, par consanguinité ou par

alliance, pourvu qu’ils habitent sous le même toit que l’agentaccrédité et qu’ils dépendent économiquement de lui.

Afin d’accréditer le concubin d’un membre du personnel dela mission, du poste consulaire ou de l’organisme international,celui-ci doit être porteur d’un passeport ayant les mêmescaractéristiques que celui du titulaire de l’accréditation (diplo-matique, de service ou officiel) et sur lequel apparaît le lienavec le titulaire de l’accréditation, par l’emploi de l’expression«concubin» ou toute autre expression équivalente.

Si cette condition ne peut être satisfaite, une attestationlégale, délivrée par un organisme officiel de recensement desconcubins dans l’État accréditant certifiant légalement le lienexistant, devra être présentée.

Tout enfant célibataire du membre du personnel accréditéqui, l’année de ses 23 ans, réside encore en Espagne et continuede dépendre économiquement de ce dernier et de vivre audomicile familial, se verra délivrer par la sous-direction généralede la Chancellerie une nouvelle carte d’identification enremplacement de la précédente. Ce nouveau titre, qui luipermettra de rester en Espagne jusqu’à la fin du mandat du


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titulaire dont il dépend, n’accorde aucun type de privilège oud’immunité et n’autorise en aucune façon l’exercice d’une activitélucrative.

Si l’intéressé souhaite exercer une activité professionnelle, ildevra rendre immédiatement sa carte d’identification auministère et solliciter le permis de travail obligatoire, con-formément aux dispositions de la loi organique 4/2000,du 11 janvier 2000, relative aux droits et libertés des étrangersen Espagne et à leur intégration sociale (Journal officiel espagnoln.o 10, du 12 janvier 2000), complétée ultérieurement par laloi organique 2/2009, du 11 décembre 2009 (Journal officielespagnol n.o 299, du 12 décembre 2009).

Les enfants d’un membre du personnel accrédité, âgésde 23 ans ou qui atteindront l’âge de 23 ans dans l’année civileen cours, souhaitant venir s’installer en Espagne au domicilefamilial, s’ils ne sont pas ressortissants d’un État de l’Unioneuropéenne ou de l’Espace économique européen, ne serontpas accrédités par le ministère des Affaires étrangères et de laCoopération et devront solliciter auprès du consulat ou del’ambassade d’Espagne dans le pays d’origine le visa qui leurpermettra d’obtenir la carte d’identité de résident étranger. Cettecarte d’identité devra être demandée dans un délai d’un mois àcompter de leur entrée en Espagne, conformément auxdispositions de la législation espagnole en la matière.

(Cf. notes verbales circulaires 26/7 du 21 décembre 2006,et 6/7 du 12 mars 2007).

2.2.8. Travail du conjoint et des personnes à charge

Sauf pour les ressortissants de l’Union européenne, lapratique espagnole exige que soient conclues des conventionsinternationales régissant l’accès aux activités lucratives desmembres de la famille à charge du personnel accrédité. Aucuneactivité rémunérée ne pourra donc être exercée sans l’existencepréalable d’un accord ou d’une convention bilatérale re-connaissant ce droit et fixant les conditions de l’exercice deladite activité.


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2.3. CHARGÉS D’AFFAIRES AD INTERIM

2.3.1. Nomination par le chef de mission

Si le chef de mission est amené à quitter le territoire, demanière temporaire ou définitive (cessation de fonctions), il devranommer, avant son départ, un chargé d’affaires ad interim, quiassumera en son absence la direction de la mission à titreprovisoire. Cette nomination sera communiquée au ministèredes Affaires étrangères et de la Coopération par note verbaleou note signée.

2.3.2. Nomination par le ministère des Affairesétrangères de l’État accréditant

Si, pour une raison quelconque, le chef de mission ne nommepas de chargé d’affaires a.i. en son absence, la nomination seraeffectuée par le ministère des Affaires étrangères de l’État accré-ditant, selon l’une des modalités suivantes:

— soit par un télégramme adressé à son homologue espag-nol par le ministre des Affaires étrangères de l’Étataccréditant;

— soit par une communication écrite du ministère des Affairesétrangères de l’État accréditant à l’Ambassade d’Espagnedans ce pays.

2.3.3. Absence du chargé d’affaires a.i. et nominationd’un autre chargé d’affaires à sa place

Si le chargé d’affaires a.i. doit s’absenter du territoireespagnol, la nomination d’un autre chargé d’affaires seraeffectuée par le ministère des Affaires étrangères de l’Étataccréditant, selon la procédure indiquée au paragrapheprécédent. Dans tous les cas, la personne nommée sera unfonctionnaire diplomatique, soit appartenant à la mission, soitenvoyé spécifiquement à cette fin.


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2.3.4. Cessation des fonctions

Le chargé d’affaires a.i. quitte ses fonctions:

a) absence temporaire du chef de mission: au retour de cedernier, ce retour étant notifié au ministère des Affairesétrangères et de la Coopération par note verbale;

b) absence définitive du chef de mission: à l’arrivée du nouveauchef de mission, au moment de la présentation des copiesfigurées.

2.3.5. Chargé d’affaires a.i. d’une mission diplomatiqueà accréditation multiple

Un État ayant un chef de mission accrédité en Espagne auprèsd’un ou de plusieurs autres États, et ne résidant pas à Madrid,pourra ouvrir dans cette capitale une mission diplomatique dirigéepar un chargé d’affaires a.i.

2.4. ATTACHÉS DE DÉFENSE

Selon la pratique espagnole, la nomination des attachés dedé-fense, militaires, navals et de l’air des missions diplomatiquesaccré-ditées à Madrid requiert l’agrément préalable du ministèredes Affaires étrangères et de la Coopération. Pour demanderl’agrément, la mission concernée remettra:

— une note verbale demandant l’agrément;— un curriculum vitae de l’intéressé.

Une fois l’agrément accordé, afin de procéder à l’accré-ditation, la demande de visa devra être adressée à la missiondiplomatique ou au poste consulaire d’Espagne dans le paysaccréditant (sauf si un accord de dispense de visa a été concluentre les deux pays).

À leur arrivée, les attachés de défense, militaires, navals oude l’air, recevront une pièce d’identification et d’accréditationidentique à celle des autres membres du personnel diplomatiquede la mission (cf. 2.2.2 sqq.).


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Sans préjudice des visites qu’ils jugeront opportun de rendre àdes responsables du ministère des Affaires étrangères et de laCoopération, ces attachés devront se présenter, à leur arrivée,au service des attachés militaires de l’État-major de la Défense.

2.5. CESSATION DES FONCTIONS DU PERSONNEL DIPLO-MATIQUE, ADMINISTRATIF ET TECHNIQUE, ET DESERVICE

2.5.1. Cessation des fonctions du personnel diplomatique

La mission diplomatique communiquera par une note verbaleindividualisée la cessation des fonctions des fonctionnaires ayantle statut diplomatique (en précisant la date de cessation effective).Elle devra restituer aux services du protocole leur pièce d’iden-tification et d’accréditation ainsi que celles des membres deleur famille. Elle remettra également dans les 60 jours suivant ladate de cessation des fonctions (période de courtoisie) les papierset les plaques d’immatriculation diplomatiques du ou desvéhicule(s) lui appartenant aux fins de leur annulation.

2.5.2. Cessation des fonctions du personnel administratif2.5.2. et technique

La mission diplomatique communiquera par une note verbaleindividualisée la cessation des fonctions des membres dupersonnel appartenant à cette catégorie (en précisant la datede cessation effective). Elle devra y joindre leur pièce d’iden-tification et d’accréditation et celles des membres de leur famille,ainsi que les papiers et les plaques d’immatriculation de leurvéhicule, aux fins de leur annulation, dans les 60 jours suivant ladate de cessation des fonctions (période de courtoisie).

2.5.3. Cessation des fonctions du personnel de service

La mission diplomatique communiquera par une note verbaleindividualisée la cessation des fonctions des membres du pers-onnel appartenant à cette catégorie, en indiquant la date de


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cessation effective et en joignant leur pièce d’identification etd’accréditation.

2.6. FACILITÉS ACCORDÉES AU PERSONNEL ACCRÉDITÉ2.6. ET MUNI DES PIÈCES D’IDENTIFICATION REQUISES,2.6. À L’ARRIVÉE À L’AÉROPORT DE MADRID-BARAJAS

Par une note verbale circulaire n.o 24/7 du 1er décembre2006, le ministère des Affaires étrangères et de la Coopérationa com-muniqué aux missions diplomatiques accréditées et auxorganismes internationaux ayant leur siège ou une représentationen Espagne, l’adoption d’une mesure destinée à faciliter consi-dérablement l’entrée sur le territoire national à l’aéroport deMadrid-Barajas du personnel accrédité étant déjà en possessiond’une pièce d’identification diplomatique ou consulaire.

La mesure consiste à permettre l’accès de ces personnesaux postes de contrôle de passeports réservés aux citoyens del’Union européenne, et ce de manière générale et quelle quesoit leur nationalité.

Avec cette nouvelle mesure, les formalités d’entrée devantêtre remplies par le personnel accrédité ainsi que les dépla-cements à l’étranger sont désormais plus aisés.

2.7. CONSULTATIONS AUPRÈS DE LA SOUS-DIRECTIONGÉNÉRALE DE LA CHANCELLERIE

Par note verbale circulaire n.o 21/7 du 17 mai 2007, le ministèredes Affaires étrangères et de la Coopération a communiqué lacréation par la sous-direction générale de la Chancellerie d’unevoie rapide de consultation à l’intention des missions diplomatiqueset des orga-nismes internationaux, à savoir une boîte aux lettresélectronique ([email protected]), dont l’objectif est d’améliorerla qualité des services offerts au personnel accrédité et de réduirele nombre d’appels téléphoniques enregistrés chaque jour concer-nant les accréditations, les franchises diplomatiques, le rembour-sement et l’exonération de la TVA, l’immatriculation des véhiculeset les permis de conduire.


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3. CORPS DIPLOMATIQUE: PRÉSÉANCE

3.1. CORPS DIPLOMATIQUE

En Espagne, le corps diplomatique est formé par les chefsde mission et par les fonctionnaires ayant le statut diplomatiqueaccrédités en Espagne.

3.2. DOYEN DU CORPS DIPLOMATIQUE EN ESPAGNE

Le doyen du corps diplomatique en Espagne est le Nonceapostolique de Sa Sainteté le Pape accrédité auprès de SaMajesté le Roi. En tant que tel, il représente le corps diplomatiqueaccrédité en Espagne et occupe toujours le premier rang parmiles chefs de mission.

Le vice-doyen du corps diplomatique est le chef de mission le plusancien parmi ceux qui sont accrédités auprès de Sa Majesté le Roi.

3.3. LISTE DU CORPS DIPLOMATIQUE

Le ministère des Affaires étrangères et de la Coopération publiepériodiquement la liste du corps diplomatique accrédité en Espagne.

À cet effet, les différentes missions et organismes doivent remettrechaque année, à la sous-direction générale de la Chancellerie, la listepar ordre de préséance du personnel diplomatique, en indiquantl’état civil et, le cas échéant, pour les chefs de mission et les chefsadjoints, les nom et prénoms des conjoints.

La liste dûment actualisée du personnel accrédité peut êtreconsultée sur le site web du ministère des Affaires étrangères etde la Coopération: www.maec.es.

(Cf. note verbale circulaire n.º 6/7 du 24 avril 2006).


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3.4. PRÉSÉANCE DES CHEFS DE MISSION

L’ordre de préséance des chefs de mission est déterminé parla date et l’ordre de présentation des lettres de créance à SaMajesté le Roi. La préséance dans l’ordre de présentation deslettres de créance est à son tour déterminée par la date et l’ordred’arrivée à Madrid.

Si plusieurs chefs de mission arrivent simultanément (parexemple, dans le même avion), la préséance est déterminéepar la date d’octroi de l’agrément.

3.5. PRÉSÉANCE DU PERSONNEL DIPLOMATIQUE

Le chef de mission notifiera l’ordre de préséance des membresdu personnel diplomatique de la mission. Le formulaire d’accrédi-tation devra préciser la catégorie et la fonction de chacun, ainsique son rang dans la liste diplomatique (préséance).


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4. CHANGEMENT DE CATÉGORIEDU PERSONNEL ACCRÉDITÉ

La pratique espagnole admet le changement de niveau oude fonctions au sein d’une même catégorie, par exemple, lapromotion du grade de second secrétaire à celui de premiersecrétaire, ou le changement de fonctions d’un conseiller (desaffaires politiques aux affaires économiques) au sein de lacatégorie du personnel diplomatique. Il en est de même au seinde la catégorie du personnel administratif et technique.

Toutefois, la pratique espagnole n’accepte pas le changementde catégorie du personnel d’une mission diplomatique, parexemple, le passage d’un fonctionnaire administratif et techniqueà la catégorie de fonctionnaire diplomatique.

La pratique est identique dans le domaine consulaire.


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5. PERSONNEL CONTRACTUEL

5.1. DÉFINITION

On entend par personnel contractuel le personnel recruté enEspagne par les représentations diplomatiques, postes consulaireset organismes internationaux, pour réaliser un travail admi-nistratif, technique ou de service. Ces agents ne bénéficient doncpas du statut de membres du personnel de la mission, tel quedéfini à l’article 1er de la Convention de Vienne sur les relationsdiplomatiques (cf. 2.1).

5.2. CONDITIONS DE RECRUTEMENT

La législation applicable aux relations de travail entre lesmissions et les agents recrutés localement est celle de l’Étataccréditaire, la mission ou organisme en question étantconsidérés comme employeurs à tous les effets. Les privilègeset immunités dont la représentation bénéficie en tant que tellen’en sont toutefois nullement affectés.

Par la note verbale circulaire n.o 17/7 du 18 octobre 2006, le ministèredes Affaires étrangères et de la Coopération a procédé à la mise à jourdes informations concernant la législation espagnole du travail, afin defaciliter le respect des lois et règlements de l’État accréditaire par lesmissions diplomatiques, les postes consulaires de carrière et les organismesinternationaux ayant leur siège ou une représentation en Espagne,conformément au droit international coutumier et aux dispositions desConventions de Vienne sur les relations diplomatiques et consulaires.

Le ministère des Affaires étrangères et de la Coopérationrecommande aux missions de consulter des avocats spécialistesdu droit du travail espagnol afin de connaître et d’appliquercorrectement cette législation.

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Les principales conditions de recrutement du personnel localsont énoncées ci-dessous à titre indicatif:

— L’employé doit avoir la nationalité espagnole ou résiderlégalement en Espagne.

— Un contrat de travail, rédigé en espagnol, doit être établi,dans le respect du droit du travail en vigueur (décret royallégislatif 1/1995, du 24 mars 1995, portant approbationdu texte remanié de la loi relative au statut des travailleurs).Il est particulièrement important de respecter les exigencesen matière de: salaire minimum interprofessionnel, duréedu travail, repos hebdomadaire, congés annuels et autres,régime disciplinaire et causes de cessation du contrat detravail.

— Après s’être préalablement inscrits en tant qu’employeursauprès de la sécurité sociale, la mission diplomatique, leposte consulaire ou l’organisme international doiventobligatoirement procéder à l’affiliation et/ou inscriptiondu personnel local au régime général de la sécurité sociale,et s’acquitter, pour ce personnel, des obligations définiespar le décret royal législatif 1/1994 du 20 juin 1994,portant approbation de la loi générale de la sécurité sociale.

Le recrutement de personnel local devra être communiqué parnote verbale au ministère des Affaires étrangères et de la Coopé-ration, un formulaire d’accréditation (cf. 2.2.2.) et les pièces suivantesdevant y être joints: deux photographies d’identité récentes en cou-leur; photocopie d’un document attestant de l’acquittement desobligations en matière de sécurité sociale; photocopie du documentnational d’identité ou du titre de séjour en cours de validité.

La sous-direction générale de la Chancellerie prendra actede ces recrutements et délivrera une carte d’identification aupersonnel en question. Toutefois il ne s’agit pas là d’un documentd’identité officiel, les ressortissants espagnols devant être enpossession du document national d’identité (DNI), et les étrangersrésidant de façon permanente en Espagne de leur carte deséjour (cf. note verbale circulaire n.º 14/7 du 15 juin 2010).


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5.3. INSCRIPTION EN QUALITÉ D’EMPLOYEUR À LA SE-5.3. CURITÉ SOCIALE ET AFFILIATION ET/OU INSCRIP-5.3. TION DE TRAVAILLEURS

L’inscription est l’acte administratif par lequel la Trésoreriegénérale de la sécurité sociale attribue à l’employeur un numéroqui permettra de l’identifier et de vérifier qu’il s’acquitte de sesobligations auprès du régime de sécurité sociale auquel il est assujetti.

Une fois inscrits en qualité d’«employeurs», les missions diplo-matiques, les postes consulaires et les organismes internationauxétablis sur le territoire espagnol devront communiquer à l’adminis-tration de la Trésorerie générale de la sécurité sociale dont ilsdépendent géographiquement de par l’emplacement de leur siège,les inscriptions, les radiations et les modifications de donnéesrelatives au personnel local au début ou à la fin de toute relation detravail. Ils devront également maintenir l’inscription de leurs employéspendant toute la durée de la relation de travail et procéder auversement des cotisations correspondantes dans les délais fixés.

Une résolution du secrétariat d’État à la sécurité sociale, endate du 27 juillet 2006, a instauré une nouvelle procédurepermettant l’affiliation au système de la sécurité sociale dupersonnel non fonctionnaire des représentations diplomatiquesaccréditées en Espagne.

Les principales caractéristiques de cette procédure sont lessuivantes:

— Elle concerne les missions diplomatiques et les postesconsulaires de pays avec lesquels il n’existe pas deconvention bilatérale de sécurité sociale et souhaitantaffilier à la sécurité sociale espagnole leur personnel nonfonctionnaire (technique, administratif et de service).

— L’affiliation doit s’étendre à la totalité du personnel nonfonctionnaire de la représentation diplomatique ou du posteconsulaire, quelle que soit sa nationalité. La procédure estengagée directement auprès des directions provinciales oudes administrations de la Trésorerie générale de la sécuritésociale auxquelles la mission est rattachée.


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— La mission diplomatique ou le poste consulaire acquièrentle statut d’«employeur» et sont inscrits au régime généralde la sécurité sociale. Sans préjudice de leurs privilègeset im-munités, ils sont alors tenus, en qualité d’employeurs,de collaborer, quand cela leur est demandé, avec lesautorités et les institutions espagnoles.

— L’affiliation et l’inscription prennent effet le premier jourdu mois suivant la date de la demande, sauf si une dateultérieure figure sur ladite demande.

En ce qui concerne les personnes engagées à titre exclusifet privé par les membres des missions diplomatiques et postesconsulaires, les règles applicables aux fins de sécurité sociale,sont les suivantes:

— Si ces personnes ont la nationalité espagnole, elles relèventpleinement du régime espagnol de sécurité sociale.

— Si elles sont d’une autre nationalité, quelle qu’elle soit,elles peuvent être affiliées au système espagnol de sécuritésociale à la demande de leurs employeurs.

Pour toutes les autres questions non traitées dans cetterésolution, les règles applicables sont celles du système de lasécurité sociale, dans la mesure où elles ne contredisent pas lesprincipes des Conventions de Vienne.

Tous les renseignements relatifs à la présentation des deman-des et aux pièces à fournir, ainsi que les différents formulaires àremplir, sont disponibles sur le site web de la sécurité sociale:www.seg-social.es. Le site web du ministère du Travail et del’Immigration (www.mtin.es) offre également des informationsutiles pour éclaircir ou résoudre certains aspects liés à ces questions.

Toute consultation concernant l’inscription à la sécurité sociale entant qu’employeur, l’affiliation, les inscriptions et les radia-tions de travailleurs, peut être adressée à la sous-direction géné-raledes affiliations et des procédures spéciales (tél.: 91 503 80 29; fax:91 503 87 03). Les consultations concernant la cotisation et lerecouvrement peuvent être adressées à la sous-direction généraledes recouvrements (tél.: 91 503 80 17; fax: 91 503 81 12).


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Si les missions diplomatiques rencontrent des difficultés dansla réalisation de ces démarches, le ministère des Affairesétrangères et de la Coopération leur suggère de s’adresser à uncabinet spécialisé, étant donné qu’il s’agit de questionsparticulièrement importantes en matière de droit social.

5.4. ACTIONS AUPRÈS DES TRIBUNAUX DU TRAVAIL

Par la note verbale n.º 6/7 du 1er février 1990, le ministèredes Affaires étrangères a informé les missions diplomatiquesaccréditées en Espagne de la tendance des tribunaux à affirmerla juridiction espagnole dans les contentieux du travail (arrêts dela Cour suprême du 10 février et du 1er décembre 1986).

Ces dernières années, l’expérience a confirmé que les manque-ments au droit du travail et de la sécurité sociale vis-à-vis destravailleurs employés par les missions ont entraîné une augmentationdes actions en justice jugées recevables par les tribunaux du travail,ainsi qu’une augmentation significative des jugements de conda-mnation, dont le non-respect conduit à des procédures d’exécution.

Pour cette raison, et afin d’éviter des situations perturbantl’exercice normal de leurs fonctions par les missions, de préserverl’image de celles-ci vis-à-vis des citoyens et de sauvegarder lesdroits légitimes des particuliers concernés, le ministère desAffaires étrangères et de la Coopération conseille ce qui suitaux missions diplomatiques et aux postes consulaires:

— observer scrupuleusement la législation espagnole, tanten matière d’emploi et de sécurité sociale qu’en toutautre domaine, conformément aux dispositions de l’arti-cle 41 de la Convention de Vienne sur les relationsdiplomatiques et de l’article 55 de la Convention deVienne sur les relations consulaires;

— se faire représenter dans les procédures par des avocatsafin de faire valoir leurs moyens de défense devant lesorganes juridictionnels, de sorte que la cour puisseconnaître et examiner la position de la partie défenderesseavant de rendre son verdict, le ministère des Affaires


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étrangères et de la Coopération étant disposé à faireparvenir à l’organe juridictionnel, par la voie diplomatique,les observations jugées pertinentes, si la demande lui enest faite ex-pressément;

— exercer les recours autorisés par la loi;— exécuter volontairement le jugement définitif.


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6. DOMESTIQUES PRIVÉS / PERSONNELEMPLOYÉ AU SERVICE PRIVÉ

6.1. DÉFINITION

L’article 1er.h) de La Convention de Vienne sur les relationsdiplomatiques définit comme domestiques privés les personnesemployées au service domestique d’un membre de la mission,n’étant pas des employés de l’État accréditant.

L’article 1er.i) de la Convention de Vienne sur les relationsconsulaires désigne ce personnel comme membre du personnelprivé, qu’il définit comme toute personne employéeexclusivement au service privé d’un membre du poste consulaire.

Les domestiques privés ne bénéficient donc pas du statut demembre du personnel de la mission (article 1er.c) de la CVRD),pas plus que le personnel employé au service privé ne bénéficiede celui de membre du poste consulaire (article 1er.g) de la CVRC).

6.2. RECRUTEMENT/ACCRÉDITATION

Par la note verbale n.º 17/7 du 18 octobre 2006, le ministèredes Affaires étrangères et de la Coopération a rappelé aux missionsdiplomatiques et aux organismes internationaux les deux voiespossibles de recrutement et d’accréditation de ce personnel.

Le personnel recruté en Espagne au service privé de personnesayant le statut diplomatique et étant affectées à une ambassade,un poste consulaire ou un organisme international ayant sonsiège ou une représentation sur le territoire national, a le statutd’employé de maison. Ce personnel relève du droit du travailespagnol, et le membre de la mission, du poste consulaire oude l’organisme international, l’ayant recruté et pour lequel celui-


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ci travaille, est seul tenu, à titre privé, de s’acquitter des obligationsqui lui incombent en tant qu’employeur, notamment en matièrede sécurité sociale.

En ce cas, l’employé de maison devra être espagnol ou résidentlégal en Espagne.

Dans des cas exceptionnels, l’agent diplomatique peutrejoindre sa nouvelle affectation accompagné de ses employésdomestiques. Ceux-ci devront se munir d’un visa pour personneldomestique accompagnant son employeur, quelle que soit leurnationalité. Un projet de contrat de travail (dont un modèlefigurait en annexe à ladite note verbale), signé par les deuxparties, devra être joint à la demande de visa. En vertu desdispositions de l’article 33 de la Convention de Vienne sur lesrelations diplomatiques et de l’article 48 de la Convention deVienne sur les relations consulaires, la relation de travail serarégie par le droit espagnol du travail et de la sécurité socialesauf si, en ce qui concerne la sécurité sociale, la preuve estapportée que l’employé est couvert par la sécurité sociale del’État accréditant ou d’un État tiers.

Il va de soi que cette exemption d’obligation de respect dudroit local en matière de sécurité sociale, n’empêche pasl’inscription volontaire au régime espagnol de sécurité sociale, àcondition que cette inscription soit autorisée par l’État. Cesdispositions doivent être entendues sans préjudice des accordsbilatéraux ou multilatéraux de sécurité sociale déjà existants ouqui pourraient être conclusà l’avenir.

L’agent diplomatique disposera d’un délai maximum de 6 moisà compter du moment où il aura rejoint son poste pour recourir àcette modalité d’accréditation; au plus deux personnes à son ser-vice pourront en bénéficier. Il ne sera pas possible de recourir àcette modalité pour remplacer ultérieurement ces travailleurs.

À l’arrivée de ce personnel en Espagne, l’ambassade, le pos-te consulaire ou l’organisme international en informeront commeil se doit le ministère des Affaires étrangères et de la Coopération,auquel ils remettront les pièces indiquées au paragraphe 2.2.2.,tout type de passeport étant admis.


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La sous-direction générale de la Chancellerie prendra acte deces recrutements ou arrivées et délivrera soit une carted’identification (pour les personnes recrutées localement enEspagne), soit un document d’accréditation (pour les employésarrivés de l’étranger en possession du visa pour personnel domes-tique), conformément aux dispositions de la note verbale circulairen.º 14/7 du 15 juin 2010.

Les personnes employées au service privé d’un agentdiplomatique qui arrivent de l’étranger peuvent avoir lanationalité de l’État accréditant ou celle d’un État tiers.

6.3. CESSATION DES FONCTIONS

La cessation des fonctions de l’agent diplomatique impliqueraautomatiquement celle des domestiques privés ou du personnelemployé à son service privé arrivés avec lui en Espagne, ainsique l’obligation pour ceux-ci de quitter le territoire national.

La mission diplomatique, le poste consulaire ou l’organismeinternational communiqueront à la sous-direction générale de laChancellerie la date de départ de ces employés, le moyen detransport utilisé et la frontière de sortie. Les documentsd’accréditation qui leur auront été délivrés devront être restituéset joints à la note verbale.


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7. AVANTAGES FISCAUX

Les franchises et exonérations diplomatiques et consulaires,ainsi que les franchises et exonérations accordées aux organismesinternationaux, sont réglementées par le décret royal 3485/2000,du 29 décembre 2000, (Journal officiel espagnol n.º 313 du 30décembre 2000) et par l’arrêté du ministère des Finances du 24mai 2001 fixant les limites desdites franchises et exonérations(Journal officiel espagnol n.º 126 du 26 mai 2001).

À cet effet, même si en aucun cas les plafonds établis par lalégislation en vigueur ne peuvent être dépassés, il sera tenucompte du principe de réciprocité.

Sans avoir la prétention d’être exhaustif, ce guide résumedans les pages suivantes les aspects les plus importants de laréglementation en vigueur, ainsi que la procédure à suivre pourbénéficier de ces avantages fiscaux.

7.1. FRANCHISES

Sont admises en franchise ou exonération de droits et taxesles importations des biens destinés à l’usage officiel des missionsdi-plo-matiques accréditées et établies en Espagne, des pos-tes consulaires de carrière et des organismes internationauxétablis sur le territoire espagnol (dans les limites et conditionsfixées dans les conventions ou accords de siège correspondants),ainsi que les importations des biens (dans les quantités fixéespar le ministère de l’Économie et des Finances) destinés àl’usage personnel des agents diplomatiques, des fonctionnairesconsulaires de carrière et des membres avec statut diplomatiquedes organismes inter-nationaux établis dans notre pays (dansle respect des limites précé-demment signalées).


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Le personnel administratif et technique des missions diplomatiqueset des organismes internationaux, ainsi que les employés consulairesdes postes consulaires de carrière, bénéficieront du même régimepour le mobilier et les effets destinés à leur usage privé, importés enraison de leur affectation en Espagne. Ces importations devrontavoir lieu dans un délai d’un an à compter de leur prise de fonctions.

Il est entendu que les objets et articles dont l’entrée n’est pasautorisée en Espagne ne sont pas concernés par ces dispositions,et que les franchises et exemptions dont peuvent bénéficier lesambassades, les postes consulaires de carrière et le personnelaccrédité, sont soumises au principe de réciprocité.

La franchise ne s’applique pas aux frais d’entreposage, detransport ou autres frais afférents à des services analogues.

Il convient également de souligner que pour l’importation demarchandises destinées à l’exposition (avec ou sans vente) lorsd’un salon, il n’y a pas lieu de présenter une demande de franchisediplomatique.

La procédure à suivre en ce cas consiste à présenter unedemande d’importation temporaire de la marchandise auprès duservice des douanes concerné, en indiquant la finalité del’importation et sa durée. La déclaration en douane seraaccompagnée du formulaire DAU (document administratif unique).La réexportation dans le pays d’origine de la marchandise, sonabandon, sa destruction, sa distribution gratuite ou son importationdéfinitive mettront fin au régime d’importation temporaire. S’ils’agit d’une importation définitive, et uniquement dans ce cas,une demande de franchise diplomatique sera présentée auministère des Affaires étrangères et de la Coopération.

Les franchises et les exemptions portant sur l’importation devéhicules automobiles sont traitées au point 7.5.

7.1.1. Prise de fonctions

Une fois accréditées, les personnes précédemmentmentionnées pourront demander l’importation en franchise dedroits et taxes de tous leurs effets et objets mobiliers par unenote verbale accom-pagnée des documents suivants:


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— Formulaire de franchise diplomatique: composé d’un imprimévert et d’un imprimé jaune, fournis par les services du protocoledu ministère des Affaires étrangères et de la Coopération. Ceformulaire doit être rempli correctement, en faisant attentionnotamment aux cases marquées d’un astérisque. Il doit êtresigné impérativement par le chef de mission ou, en son absence,par le chargé d’affaires a.i., le chef du poste consulaire, lapersonne représentant et dirigeant l’organisme international,ou la personne à qui cette faculté a été déléguée, la délégationde signature devant être portée à la connaissance du ministère.Le formulaire doit indiquer le nom et le titre du signataire, etporter la signature complète et le sceau de la représentation.

— Liste complète de tous les biens importés (en espagnol).Tous les biens importés doivent figurer sur cette liste,même s’ils doivent arriver en Espagne en plusieurs envois.

Si ces conditions ne sont pas respectées, la franchise nepourra pas être accordée.

7.1.2. Biens importés en franchise par le personnel ayant7.1.2. le statut diplomatique

Pendant toute sa période d’accréditation en Espagne, le personnelayant le statut diplomatique (ambassades, postes consulaires etorganismes internationaux) peut importer en franchise diplomatiqueles biens destinés à son usage personnel, dans les limites indiquéesau point 7.3. (double limite cumulative pour les biens importés enfranchise et/ou acquis avec exonération de la TVA).

Dans tous les cas, les boissons alcoolisées et le tabac sont soumisaux restrictions suivantes (quantités autorisées par trimestre):

a) Tabac manufacturé:

— Cigarettes: 9000 unités— Cigares: 65 unités

b) Alcools et boissons alcoolisées:

— Boissons dérivées: 90 litres— Vin mousseux: 30 litres


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Les chefs de mission diplomatique peuvent importer enfranchise le double de ces quantités.

La procédure est identique à la procédure indiquée au point 7.1.1.,une note verbale devant être jointe à chaque demande de franchise.

7.2. EXONÉRATION OU REMBOURSEMENT DE LA TVAAUX 7.2. MISSIONS DIPLOMATIQUES

7.2.1. Exonération directe (TVA non répercutée sur le prix)

7.2.1.1. Immeubles:

l’exonération concerne les remises et les baux d’immeublesou d’une partie de ceux-ci et des terrains attenants, acquis ouloués par des États étrangers pour les utiliser comme siège deleurs représentations diplomatiques ou postes consulaires oucomme résidence du chef de la mission diplomatique ou duchef du poste consulaire, quand celui-ci est un fonctionnaireconsulaire de carrière (cf. chapitre 11).

7.2.1.2. Travaux:

l’exonération porte sur la réalisation des travaux, avec ousans apport de matériaux, convenue directement entre l’Étatétranger concerné et l’entrepreneur, lorsque ces travaux sontdestinés à la construction, l’aménagement, l’agrandissement oula réfection des immeubles visés ci-dessus, ainsi que sur lestravaux de réparation ou de conservation quand le montant dechacune des opérations est supérieur à 751,27 euros.

7.2.1.3. Procédure:

Note verbale, à laquelle seront jointes les pièces suivantes:

— Formulaire type du ministère de l’Économie et des Finances(mod. 363) dûment rempli en suivant les instructionsfournies sur ce même document. Ce formulaire comprendle formulaire lui-même et l’attestation d’affectation. Leformulaire doit être rempli par la personne qui demande


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l’exonération, et l’attestation de destination doit être délivréepar le chef de mission ou le chargé d’affaires a.i., le chefdu poste consulaire, la personne représentant et dirigeantl’organisme international, ou la personne à qui cette facultéa été déléguée, la délégation de signature devant êtreportée à la connaissance du ministère des Affairesétrangères et de la Coopération. L’attestation doit indiquerle nom et le titre du signataire, et porter la signaturecomplète et le sceau de la représentation.

— S’il s’agit d’une demande d’exonération pour travaux,une photocopie du devis descriptif, certifiée conformepar la représentation, sera jointe au dossier.

— S’il s’agit de baux, deux photocopies du contrat, certifiéesconformes par la représentation, seront jointes au dossier.

L’exonération sera demandée à la signature du contrat et sadurée correspondra à celle du contrat, sauf si une modificationsubstantielle est apportée à celui-ci (la révision de l’IPC n’estpas considérée comme une modification).

Le formulaire peut être retiré dans n’importe quelle agence duTrésor public et est également disponible en ligne, sur le site officieldu Trésor public: www.aeat.es. Pour accéder au formulaire en ligneet le télécharger, la démarche à suivre est la suivante: Inicio (paged’accueil) - Oficina Virtual: Sede Electrónica (agence virtuelle: siègeélectronique) - Trámites destacados (recherches les plus fréquentes):descargar modelos y formularios (télécharger modèles et formulaires)- Impuesto sobre el Valor Añadido (TVA) - Choisir le numéro duformulaire. Si le formulaire est téléchargé, il est important de ne pasle photocopier aux fins d’une utilisation ultérieure, car le code-barreset le numéro de formulaire ne peuvent être dupliqués.

7.2.2. Remboursement de la TVA (TVA répercutée sur le prix)

7.2.2.1. Biens destinés à l’usage officiel:

La TVA est remboursée quand il y a remise à des Étatsétrangers de biens destinés à l’usage officiel des missionsdiplomatiques accré-ditées et établies en Espagne.


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7.2.2.2. Fournitures de bureau:

la TVA est remboursée pour la remise de fournitures de bureaudestinées à l’usage officiel, quand le montant total de chaquefacture est supérieur à 300,51 euros.

7.2.2.3. Approvisionnement et services:

la TVA est remboursée pour l’approvisionnement en eau,gaz, électricité et carburant, ainsi que pour la prestation deservices de communication téléphonique et radiotélégraphiquefournis pour les locaux des représentations diplomatiques oudes postes consulaires, ainsi que pour la résidence du chef de lamission diplomatique ou du chef de poste consulaire, quandcelui-ci est un fonctionnaire consulaire de carrière.

Les contrats pour ces services ne doivent pas être nominatifs.Ils doivent toujours être établis au nom de l’ambassade, duconsulat ou de l’organisme concerné.

Toutefois, si le contrat est nominatif (au nom du chef demission ou du chef du poste consulaire), le montant de chaquefacture devra être supérieur à 240,40.

7.2.2.4. Procédure:

Note verbale pour chaque demande de remboursement, àlaquelle les pièces suivantes devront être jointes:

— Formulaire type du ministère de l’Économie et des Finances(mod. 362), indiquant l’année et le trimestre correspondantà la dépense pour laquelle le remboursement de la TVA estdemandé. Ce formulaire devra être rempli dans son inté-gralité, en suivant les instructions fournies sur ce mêmedocument. De même que le formulaire 363, il comprenddeux parties: l’une à remplir par la personne qui demandel’exonération (destinataire de l’opération exonérée), l’autrepar la personne qui délivre l’attestation d’affectation: chef demission ou chargé d’affaires a.i., chef du poste consulaire,personne représentant et dirigeant l’organisme international,ou personne à qui cette faculté a été déléguée, la délégation


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de signature devant être portée à la connaissance du ministèredes Affaires étrangères et de la Coopération. L’attestationdoit indiquer le nom et le titre du signataire, et porter lasignature complète et le sceau de la représentation.

Un formulaire original sera envoyé pour chaque demande,en établissant la liste des factures en fonction des trois catégoriessuivantes, comme indiqué dans le décret royal 3485/2000 du29 décembre 2000:

— Biens destinés à l’usage officiel.— Fournitures de bureau.— Approvisionnement et services.— Photocopie des factures certifiée conforme par la repré-

sentation (si une facture certifiée conforme est fournie, ilne sera pas nécessaire de joindre les justificatifs individuelsdes achats).

Le formulaire 362 peut être retiré dans n’importe quelleagence du Trésor public ou téléchargé sur le site officiel duTrésor public (cf. 7.2.1.3.).

7.3. REMBOURSEMENT DE LA TVA AUX AGENTS DIPLO-MATIQUES, AUX FONCTIONNAIRES CONSULAIRESDE CARRIÈRE ET AUX MEMBRES D’ORGANISMESINTERNATIONAUX AYANT LE STATUT DIPLOMATIQUE

La TVA est remboursée quand il y a remise de biens destinés àl’usage des agents diplomatiques, des fonctionnaires consulaires decarrière ainsi que des membres avec statut diplomatique des organismesinternationaux ayant leur siège ou une représentation en Espagne.

Procédure:

Envoi d’une note verbale pour chaque demande, à laquelleseront joints les documents suivants:

— Formulaire type du ministère de l’Économie et des Finances(original du mod. 362 pour chaque demande, les photocopies

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ne sont pas acceptées), sur lequel doivent figurer l’année etle trimestre correspondant à la dépense pour laquelle leremboursement de la TVA est demandé. Ce formulaire devraêtre rempli dans son intégralité, en suivant les instructionsfournies sur ce même document. Comme indiqué précé-demment, il comprend une partie à remplir par la personnequi demande l’exonération (en ce cas, la personne physiqueayant droit au remboursement), et une autre par la personnequi délivre l’attestation d’affectation: chef de mission ou chargéd’affaires a.i., chef du poste consulaire, personne représentantet dirigeant l’organisme international, ou personne à qui cettefaculté a été déléguée, la délégation de signature devantêtre portée à la connaissance du ministère des Affairesétrangères et de la Coopération. L’attestation doit indiquerle nom et le titre du signataire, et porter la signature complèteet le sceau de la représentation. Dans ce cas, la différenceréside dans le fait que les remboursements sont effectués enfaveur de la personne qui demande l’exonération, et non pasde l’ambassade, du consulat ou de l’organisme internationaloù cette personne est affectée.

— Photocopie des factures certifiée conforme par la représen-tation (si une facture certifiée conforme est fournie, il ne serapas nécessaire de joindre les justificatifs individuels des achats).

Le montant trimestriel maximal de dépenses autorisé est de9015,18 euros. Cette limite est cumulative et elle concerne lesbiens destinés à l’usage personnel importés en franchise, ainsique les biens acquis avec exonération de la TVA. Chaque factu-re présentée doit être d’un minimum de 240,40 euros.

7.4. EXONÉRATION DE LA TVA POUR LES ACQUISITIONSRÉALISÉES DANS UN ÉTAT MEMBRE DE L’UEÀ DESTINATION D’UN AUTRE ÉTAT MEMBRE

Ce type d’exonération est prévu à l’article 151 de la directivecommunautaire 2006/112CE du Conseil, et le mécanisme établiafin d’appliquer l’exonération directe (non le remboursement)


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de la TVA est prévu à l’article 3.5 du décret royal 3485/2000,du 29 décembre 2000.

La demande d’exonération devra être adressée au ministèredes Affaires étrangères et de la Coopération par note verbale,à laquelle devront être joints le formulaire correspondant, dûmentrempli, et la facture proforma HT. Le montant minimum pourchaque facture est de 240,40.

La date prise en compte pour la demande d’exonération sera ladate de réception de la note verbale au registre général du ministère,et non la date indiquée sur la facture proforma ou le devis.

Le ministère, après avoir réalisé les démarches pertinentesauprès des services compétents du ministère de l’Économie etdes Finances, fera parvenir le certificat correspondant auxintéressés, qui le remettront ultérieurement au fournisseur dansle pays où l’acquisition devrait avoir lieu.

Le formulaire de demande d’exonération peut être retiré dansles agences du Trésor public ou téléchargé sur le site web du Trésorpublic (www.aeat.es). La démarche à suivre est la suivante:

Inicio (page d’accueil) > Modelos y formularios (modèles etformulaires) > Declaraciones - Todas las declaraciones (déclarations- toutes les déclarations) > Resto de modelos (autres modèles) >Certificado de exención IVA (certificat d’exonération TVA).

Le fournisseur disposera ainsi d’un document justifiantl’exonération de la TVA appliquée à l’acquisition du bien ou duservice en question.

7.5. VÉHICULES: IMPORTATION EN FRANCHISE DIPLO-7.5. MATIQUE ET IMMATRICULATION EN SÉRIE SPÉCIALE

Les missions diplomatiques, les postes consulaires de carrière,les organismes internationaux ayant leur siège ou une représentationen Espagne, le personnel diplomatique, consulaire de carrière,administratif et technique et les employés consulaires, accréditésauprès du ministère des Affaires étrangères et de la Coopération,à condition qu’ils n’aient pas la nationalité espagnole, ont ledroit d’importer des véhicules en franchise diplomatique et deles immatriculer en série spéciale.


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7.5.1. Nombre maximum de véhicules destinés à l’usageofficiel et personnel pouvant bénéficier du régimeprivilégié

Véhicules destinés à l’usage officiel:

— missions diplomatiques: véhicules immatriculés en sérieCD, maximum variable en fonction des besoins;

— postes consulaires de carrière: véhicules immatriculés ensérie CD, maximum variable en fonction des besoins;

— organismes internationaux: véhicules immatriculés en sérieOI, maximum variable en fonction de l’accord ouconvention de siège.

Véhicules destinés à l’usage personnel:

— ambassadeur chef de mission diplomatique: jusqu’à quatrevéhicules immatriculés en série CD;

— autres membres du personnel diplomatique: jusqu’à troisvéhicules immatriculés en série CD;

— fonctionnaire consulaire de carrière: trois véhicules imma-triculés en série CC;

— personnel administratif et technique, employésconsulaires: un véhicule immatriculé en série TA;

— personnel accrédité auprès d’organismes internationaux:ce personnel peut immatriculer le nombre de véhiculesfixé par l’accord de siège, dans le respect des limites ci-dessus. Les véhicules seront immatriculés en série OI.

Dans le respect des dispositions en la matière prévues par lalégislation en vigueur en Espagne, il sera tenu compte du principede réciprocité.

7.5.2. Plaques d’immatriculation: séries spéciales

En fonction du type de représentation, celle-ci et son personnelaccrédité disposent des types de plaques minéralogiques suivantes:

— missions diplomatiques et agents diplomatiques: plaques àfond rouge portant les lettres CD;


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— postes consulaires de carrière et fonctionnaires consulairesde carrière: plaques à fond vert portant les lettres CC;

— personnel administratif et technique, employésconsulaires: plaques à fond jaune portant les lettres TA;

— organismes internationaux et leur personnel: plaques àfond bleu portant les lettres OI.

7.5.3. Immatriculation de véhicules en série diplomatique

En annexe à la note verbale circulaire n.º 8/7 du 21 mars2007, le ministère des Affaires étrangères et de la Coopérationa informé toutes les missions diplomatiques accréditées et lesorganismes internationaux ayant leur siège ou une représentationen Espagne, de diverses procédures à suivre impérativement,notamment en ce qui concerne l’immatriculation de véhiculesen série diplomatique. Une distinction a été établie entre lesvéhicules n’ayant jamais été immatriculés en Espagne et ceuxayant déjà été immatriculés en Espagne en série normale.

7.5.3.1. Véhicules n’ayant jamais été immatriculés en Espagne

La procédure diffère selon le cas de figure:

a) Véhicules acquis en Espagne ou véhicules d’occasion acquissur le territoire douanier de l’UE

La demande d’immatriculation sera adressée par note verbaleà la sous-direction générale de la Chancellerie du ministère desAffaires étrangères et de la Coopération. Les documents suivantsdevront être joints à la note verbale:

— Formulaire de demande d’exonération directe de la TVA(mod. 363). Les instructions pour obtenir et remplir ceformulaire sont indiquées au point 7.2.1. Les renseignementssuivants devront être clairement indiqués: destinataire etusage officiel (préciser le code d’identification fiscale —CIF—de la représentation) ou usage personnel (prénoms, nom etnuméro d’identification fiscale —NIF— de la personne).

— Certificat de caractéristiques techniques ou carte decontrôle technique du véhicule (exemplaires bleu et rose),


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en espagnol, délivrée par le fabricant ou par son con-cessionnaire en Espagne. Les caractéristiques devantfigurer sur le certificat sont précisées en annexe de lanote verbale mentionnée précédemment.

b) Véhicules neufs acquis sur le territoire douanier de l’UE:pro-cédure prévue à l’article 151 de la directive communautaire2006/112/CE du Conseil.

La demande d’exonération sera adressée par note verbale àla sous-direction générale de la Chancellerie du ministère desAffaires étrangères et de la Coopération. Les documents suivantsdevront être joints à la note verbale:

— Formulaire correspondant dûment rempli et facture pro-forma.

— Certificat de caractéristiques techniques ou carte decontrôle technique du véhicule (exemplaires bleu et rose),en espagnol, délivrée par le fabricant ou par sonconcessionnaire en Espagne. Les caractéristiques devantfigurer sur le certificat sont précisées en annexe de lanote verbale mentionnée précédemment.

c) Véhicules importés de pays non membres de l’UE

Avant d’engager la procédure de demande d’immatriculationdu véhicule, il est nécessaire de solliciter l’autorisation de procéderà son importation par note verbale adressée à la sous-directiongénérale de la Chancellerie, en indiquant expressément les rensei-gnements suivants: numéro de châssis du véhicule, marque, modèle,immatriculation, bureau de douane où sera déposée la déclarationd’importation et pays d’origine. Le ministère des Affaires étrangèreset de la Coopération transmettra la demande d’autorisation auservice des douanes et des impôts spéciaux, lequel, après réceptionde celle-ci, informera par note verbale l’ambassade intéressée,afin qu’elle procède à l’importation et obtienne le formulaire DAU(document administratif unique) correspondant.

Une fois cette question réglée, la procédure de demande d’im-matriculation du véhicule pourra être engagée. Une note verbale sera


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adressée à la sous-direction générale de la Chancellerie, accompagnéedu formulaire DAU et d’un certificat présentant les caractéristiquestechniques du véhicule, comme indiqué au point a) ci-dessus.

7.5.3.2. Véhicules préalablement immatriculés en Espagne7.5.3.2. en série normale, achetés à des particuliers

La demande d’immatriculation sera adressée par note verbaleà la sous-direction générale de la Chancellerie. Les documentssuivants devront être joints à la note verbale:

— Certificat d’immatriculation et carte de contrôle techniquedu véhicule (ITV) immatriculé en Espagne.

— Justificatif de paiement ou d’exonération de l’impôt surles transmissions de patrimoine (formulaire type mod.620) et contrat de vente si la personne qui sollicitel’immatricula-tion diplomatique n’est pas le titulaire del’immatriculation nationale.

Il est possible de télécharger le formulaire 620 sur le site www.aeat.es.La démarche à suivre est la suivante: Inicio (page d’accueil) - OficinaVirtual: Sede Electrónica (agence virtuelle: siège électronique) - Trá-mites destacados (recherches les plus fréquentes): Descargar mode-los y formularios (télécharger modèles et formulaires)> Todas lasdeclaraciones (Toutes les déclarations) > Resto de modelos (Autresmodèles) > Choisir le numéro de formulaire.

Pour l’achat d’un véhicule par l’intermédiaire d’une entrepriseou d’un concessionnaire automobile, le formulaire à joindre estle mod. 363 (et non le mod. 620).

7.5.4. Transfert de véhicules immatriculés en série diplo-7.5.4. matique à des personnes ayant un statut privilégié

Si ce transfert est effectué entre membres d’une même représ-entation, une note verbale devra être adressée à la sous-directiongénérale de la Chancellerie du ministère des Affaires étrangères etde la Coopération, accompagnée du certificat d’immatriculationdiplomatique du véhicule.


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S’il est effectué entre des membres de représentations différentes,chacune des deux représentations devra envoyer une note verbale.La note verbale adressée par la représentation où est accrédité le titulairedu véhicule devra indiquer le nom de la personne à laquelle le véhiculeest transféré et sa représentation. Le certificat d’immatriculation, lesplaques du véhicule et la demande d’annulation de la carte carburantdélivrée pour ce véhicule, devront y être joints. La note verbale adres-sée par la représentation où est accrédité le nouveau titulaire devraindiquer le nom de la personne transférant le véhicule et sa repré-sentation, ainsi que le modèle, la marque et l’immatriculation du véhicule.

7.5.5. Vente d’un véhicule immatriculé en série diploma-tique à des personnes ne bénéficiant pas d’avan-tages fiscaux

Avant d’engager la procédure de demande de vente du véhicule,une autorisation préalable de vente devra être sollicitée par note verbaleaux services du protocole du ministère des Affaires étrangères et de laCoopération. Le ministère transmettra cette demande d’autorisationau Trésor public et, après avoir reçu de cette administration uneréponse positive, il en fera part à la représentation intéressée.

Une fois la vente du véhicule autorisée, la demande de ventesera adressée par note verbale à la sous-direction générale de laChancellerie, en indiquant le nom, l’adresse et le numéro d’iden-tification fiscale (NIF) de l’acheteur. Les documents suivantsdevront être joints à la note verbale:

— si le véhicule a été acheté en Espagne ou sur le territoiredouanier de l’UE: remise par voie télématique du formulaire380, délivré par le Trésor public, et du justificatif de paiement;

— si le véhicule provient d’un pays extérieur au territoiredouanier de l’UE: formulaire DAU (cf. 7.5.3.1. b);

— si l’immatriculation en série diplomatique a été accordéeil y a moins de quatre ans: formulaire mod. 576, délivrépar le Trésor public;

— contrat de vente;— plaques diplomatiques.


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Si le véhicule, avant d’être immatriculé en série diplomatique,a été immatriculé en Espagne en série normale, seul le contratde vente est nécessaire.

La demande d’annulation de la carte carburant du véhiculedoit être jointe à la note verbale.

Les formulaires 380 et 576 peuvent être retirés dans n’importequelle agence du Trésor public et sont également disponibles sur le siteofficiel du Trésor public: www.aeat.es. Pour télécharger les formulairesen ligne, la démarche à suivre est la suivante: Inicio (page d’accueil) -Oficina Virtual: Sede Electrónica (agence virtuelle:siège électronique) -Trá-mites destacados (recherches les plus fréquentes) - Descargar mo-delos y formularios (télécharger modèles et formulaires) - Todas lasdeclaraciones (Toutes les déclarations) - Choisir le numéro de formulaire.

7.5.6. Abandon de véhicules diplomatiques en faveur du7.5.6. Trésor public

La demande d’abandon de véhicule doit être adressée par noteverbale à la sous-direction générale de la Chancellerie, en précisantque celui-ci n’entraînera aucuns frais ou charges pour cette dernière.

Le ministère transmettra la demande au Trésor public, qui luicommuniquera sa décision en vue de sa notification à la représentationintéressée. Une fois la notification reçue, celle-ci devra procéder audépôt du véhicule auprès des services de douane correspondants, etremettre au ministère le justificatif de réception du véhicule, lecertificat d’immatriculation et les plaques diplomatiques.

L’abandon sera notifié à la Jefatura Provincial de Tráfico (Direc-tion provinciale de la circulation). Celle-ci et les services du proto-cole du ministère procéderont à l’annulation de l’immatriculation.

De même que dans les autres cas de figure cités précédemment,la note verbale de demande d’abandon devra être accompagnéede la demande d’annulation de la carte carburant du véhicule.

En aucun cas l’annulation de l’immatriculation d’un véhiculeen raison de sa destruction ou de sa mise à la casse ne pourraêtre réalisée sans l’autorisation préalable du Trésor public dontla demande se fera par l’intermédiaire du ministère des Affairesétrangères et de la Coopération.


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7.5.7. Réexportation de véhicules

La représentation titulaire du véhicule officiel qui doit êtreréexporté, ou dont est membre le propriétaire dudit véhicule, s’ils’agit d’un particulier, devra adresser une note verbale aux servicesdu protocole du ministère, en indiquant la date prévue pour laréexportation du véhicule et la frontière de sortie, sans oublier dejoindre la demande d’annulation de la carte carburant du véhicule.

Si la réexportation est motivée par la cessation de fonctions dutitulaire du véhicule, celui-ci est tenu de retourner, par l’intermédiairede sa représentation, le certificat d’immatriculation et les plaquesminéralogiques dans un délai maximum de 60 jours à compter de lacessation de ses fonctions. Le manquement à cette obligation peutavoir des répercussions sur la délivrance de nouvelles immatriculations.

7.5.8. Validité des certificats d’immatriculation

Ces certificats ont une validité d’un an à compter de leurdéli-vrance, et doivent être ensuite prorogés tous les ans aucours du premier trimestre.

Ces certificats doivent être retournés au ministère, ainsi queles plaques du véhicule, lors de la cessation des fonctions dutitulaire du droit.

7.6. ÉCHANGE DES PERMIS DE CONDUIRE

Pour pouvoir conduire des véhicules en Espagne pendant une pério-de supérieure à trois mois, le personnel accrédité devra être en pos-session du permis correspondant, délivré par les autorités espagnoles.

L’échange des permis de conduire est donc nécessaire pourl’ensemble des personnels diplomatiques, consulaires, techniqueset administratifs, employés consulaires et d’organismes internatio-naux, accrédités en Espagne, ainsi que pour les membres deleurs familles à charge, exception faite des permis délivrés dansd’autres pays de l’Union européenne, qui autorisent à conduiresans être tenu de satisfaire cette obligation d’échange. Les titulairesde ces permis devront les enregistrer auprès de la Jefatura Pro-vincial de Tráfico (Direction provinciale de la circulation).


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Toutes les demandes d’échange devront être adressées auxservices du protocole par note verbale. Les documents suivantsseront joints à la note verbale:

— photocopie certifiée conforme du permis de conduire,impé-rativement en cours de validité, traduit en espagnol;

— photocopie du document d’accréditation délivré par leminis-tère des Affaires étrangères et de la Coopération;

— deux photographies en couleur, avec les caractéristiquesrequises pour le permis de conduire;

— certificat médical d’aptitude psychophysique à l’obtention dupermis de conduire, délivré par un cabinet médical autorisé.

La délivrance du permis de conduire est gratuite. En cas dedétérioration ou de perte de l’original, la délivrance d’un duplicatasera soumise à une taxe.

Les permis dits internationaux, délivrés normalement de façontemporaire et provisoire, ne peuvent faire l’objet d’une deman-de d’échange.

Les personnes qui ne possèdent pas de permis de conduireet qui souhaitent l’obtenir devront respecter la réglementationen vigueur et l’obtenir par la voie normale. Il convient d’avertirà cet égard qu’il est formellement interdit de conduire desvéhicules sans l’autorisation pertinente.

7.7. CARBURANT

Tous les véhicules immatriculés en série CD, CC et OI (dansce dernier cas, exclusivement les véhicules destinés à l’usageofficiel ou à l’usage privé de personnes ayant un statut assimiléau statut diplomatique) disposeront d’une quantité mensuellede 400 litres d’essence exemptés de taxes.

Pour jouir de ce privilège, les bénéficiaires devront choisir l’une descompagnies autorisées à délivrer les cartes permettant d’acheter lecarburant et d’obtenir le remboursement des taxes auquel ils ont droit.

À cette fin, une note verbale sera adressée au ministère,accompagnée d’un formulaire officiel fournissant les renseig-nements suivants:


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— ambassade, poste consulaire ou organisme auquel appar-tient le véhicule et CIF (code d’identification fiscale);

— numéro d’immatriculation officielle du véhicule;— nom du titulaire du véhicule ou, le cas échéant, mention

«usage officiel»;— NIF (numéro d’identification fiscale) du titulaire;— entité qui délivre la carte;— mention explicite qu’il s’agit d’une demande d’inscription

pour bénéficier de ce droit.

Cette même procédure et ce même formulaire seront utiliséspour l’annulation de la carte, en indiquant en l’occurrence qu’ils’agit d’une demande d’annulation.

En cas de transfert de véhicule entre titulaires bénéficiant decet avantage, le nouveau propriétaire du véhicule transféré nepourra pas se voir reconnaître ce droit tant que le titulaireprécédent n’aura pas communiqué l’annulation de sa carte.

Les instructions et informations mentionnées dans les paragra-phes précédents pourront être modifiées en vertu du principede réciprocité. Ces éventuelles modifications serontcommuniquées par la voie officielle.

7.8. ASSURANCE DES VÉHICULES

La loi sur la responsabilité civile et l’assurance en matière decirculation de véhicules à moteur (texte remanié approuvé parle décret 632/1968 du 21 mars 1968) établit à l’article 2 lecaractère obligatoire de l’assurance des véhicules. L’alinéa 1er

de l’article précité signale textuellement que «tout propriétaired’un véhicule à mo-teur ayant sa résidence habituelle en Espagneest obligé de souscrire un contrat d’assurance pour chacun desvéhicules dont il est le titulaire...».


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8. STATIONNEMENT

8.1. VILLE DE MADRID

Par note verbale circulaire nº 12/7 du 21 septembre 2006,le ministère des Affaires étrangères et de la Coopération acommuniqué à l’ensemble des missions diplomatiques et desorganismes internationaux ayant leur siège ou une représentationà Madrid, l’entrée en vigueur d’une ordonnance municipale visantà faciliter de façon considérable le stationnement des repré-sentations diplomatiques.

Avec cette nouvelle mesure et sous réserve de réciprocité,tous les véhicules immatriculés en série spéciale CD, CC ou OIsont autorisés à stationner librement dans les zones destationnement limité de la ville (zones vertes et bleues).

8.2. CHANCELLERIE OU SIÈGE DE L’ORGANISME INTER-8.2. NATIONAL ET RÉSIDENCE DU CHEF DE MISSION

Par déférence de la Mairie de Madrid, toute mission diplomatique outout organisme international accrédités en Espagne et sis à Madriddisposeront de plaques de stationnement leur permettant de réserverdeux places devant la chancellerie ou devant le siège de l’organisme. Uneplace supplémentaire pourra également être réservée devant la résidencedu chef de mission ou du directeur de l’organisme. Ces places serontréservées exclusivement aux véhicules munis de plaques CD ou OI.

S’il n’est pas possible de réserver l’espace de stationnement devantl’immeuble, il sera réservé dans la zone la plus proche possible,compte tenu des disponibilités et de la réglementation en vigueur.

La demande de réservation de places ou toute modificationles concernant devra être impérativement adressée à la sous-direction générale de la Chancellerie.


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Lorsqu’il s’agit d’une demande de changement d’empla-cement, les anciennes cartes de stationnement devront êtrerestituées aux services du protocole afin d’être remplacées. Parla suite, les nouvelles cartes seront remises directement àl’intéressé par les autorités municipales compétentes.

8.3. CONSULATS GÉNÉRAUX SIS À MADRID

Par note verbale circulaire n.º 32/7 du 18 octobre 2007, leministère des Affaires étrangères et de la Coopération à communiquéla conclusion d’un nouvel accord avec les autorités compétentes dela Mairie de Madrid afin d’octroyer aux consuls généraux plus defacilités pour l’exercice de leurs fonctions quotidiennes.

Grâce à cet accord, tous les consulats généraux situés à Ma-drid pourront solliciter une place de stationnement devant leursiège pour des véhicules munis de plaques CC.

Pour ce faire, les ambassades accréditées devront adresserune note verbale aux services du protocole (cf. 8.2), en proposantl’emplacement choisi pour le stationnement du véhiculeimmatriculé en série CC. Cet emplacement sera situé depréférence devant le siège du consulat général.

Étant donné le manque évident de places de stationnementdans la capitale, cette mesure ne peut être étendue aux consulatsautres que les consulats généraux, ni aux consulats honoraires,quelle que soit leur catégorie.

8.4. POSTES CONSULAIRES SIS EN DEHORS DE MADRID

Toujours par déférence, les Mairies des villes abritant le siège d’unposte consulaire ou d’un organisme international accordent générale-ment des places de stationnement, en nombre variable selon la mu-nicipalité. Les demandes relatives à ces places de stationnement doiventêtre adressées directement aux autorités municipales compétentes.

8.5. AÉROPORT DE MADRID-BARAJAS

Par note verbale n.º 21/7 du 17 novembre 2006, le ministèredes Affaires étrangères et de la Coopération a communiqué


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aux ambassades accréditées et aux organismes internationauxétablis en Espagne, la création d’un espace de stationnementde 20 places en face du hall des arrivées du terminal T-2 del’aéroport de Madrid-Barajas. Ces places sont réservées auxvéhicules munis de plaques CD, CC ou OI. Ce nouvel espacede stationnement vient s’ajouter à ceux des terminaux T-1 etT-4 déjà existants.

La procédure pour l’obtention de la carte d’identificationpermettant l’accès à cet espace (une carte par représentation)est expliquée dans ladite note verbale.

Le ministère des Affaires étrangères et de la Coopérationprie instamment toutes les représentations de respecter le tempsde stationnement maximum dans ces espaces, à savoir 90minutes, afin d’en rationaliser l’utilisation dans l’intérêt de tousles béné-ficiaires.

En ce qui concerne les critères fixés en matière de facilitésde stationnement, et dans le respect des limites établies, leprincipe de réciprocité pourra être appliqué si les circonstancesl’exigent.


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9. RESPECT DU CODE DE LA ROUTE

Le ministère des Affaires étrangères et de la Coopérationsouhaite souligner l’importance que revêtent dans toute sociétémoderne le respect et la promotion de la sécurité routière, laprévention des accidents de la route, la coordination optimale desespaces à usage public et en particulier la protection des personnesà mobilité réduite dans le but de favoriser leur insertion sociale.

En conséquence, en plus de l’obligation de respecter et d’appli-quer les lois et règlements de l’État accréditaire imposée par lesConventions de Vienne sur les relations diplomatiques etconsulaires à toute personne bénéficiant des privilèges etimmunités établis dans ces deux textes, le ministère comptesur l’entière collabo-ration du corps diplomatique et de tout lepersonnel accrédité en Espagne afin que soit respectée laréglementation en vigueur et que soient préservés les droits etles valeurs que cette réglementation entend protéger, enparticulier au vu des facilités accordées par l’ordonnancemunicipale de la Mairie de Madrid. Cette ordonnance prévoiten effet que les véhicules immatriculés en série CD, CC et OI(cf. note verbale circulaire n.º 12/7 du 21 septembre 2006)sont exempts de l’obligation de paiement et ne sont pas tenusde respecter le temps maximum de stationnement. Encontrepartie, les personnes bénéficiant de ces avantages devrontfaire preuve d’un comportement civique approprié.

Le ministère souhaite donc rappeler aux chefs de mission etaux représentants des organisations internationales la note verba-le 4/7 du 1er février 1996, complétée par la note verbale n.º 19/7.2du 3 septembre 2008, dans laquelle il leur est demandé de faireen sorte que le personnel placé sous leur responsabilité respecte leplus strictement possible les règles du code de la route.

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Le ministère des Affaires étrangères et de la Coopérationespère aussi que les contraventions qui pourraient être dresséespour des infractions du code de la route seront honorées par lesmissions diplomatiques et par les organismes internationauxaccrédités en Espagne, ainsi que par leur personnel. En cas delitige (sur le fond ou sur la forme) concernant le procès-verbaldressé par l’autorité compétente, il est recommandé d’utiliserles recours prévus par la loi, dans les temps et les formes requis.


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10. COMMUNICATIONS:VALISE DIPLOMATIQUE ET STATIONS DE RADIO

Les Conventions de Vienne sur les relations diplomatiques etconsulaires établissent l’obligation de l’État accréditaire de perme-ttre et de préserver la liberté de communication des missionsdiplomatiques et des postes consulaires par tous les moyensappropriés, notamment par la voie du courrier diplomatique ouconsulaire, la valise diplomatique ou consulaire ou les messagescodés ou chiffrés.

10.1. REMISE ET RETRAIT DE LA VALISE DIPLOMATIQUE

10.1.1. Valise enregistrée

La remise et le retrait auront lieu à l’aérogare de fret del’aéroport de Madrid-Barajas. Le fonctionnaire chargé de la valisediplomatique ou consulaire devra décliner son identité et remettrel’attestation délivrée par la mission diplomatique ou le posteconsulaire, indiquant la nature de la valise diplomatique ouconsulaire et le nombre de colis dont elle est constituée.

Ce fonctionnaire ne pourra sous aucun prétexte entrer dansla salle où sont gardées les valises.

10.1.2. Valise portée par le commandant de l’aéronef

La remise et le retrait de cette valise seront effectués par lecom-mandant de l’aéronef ou par le membre d’équipage désignépar lui, dans les bureaux de la compagnie aérienne ou del’entreprise qui la représente.


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10.1.3. Accréditation de la personne chargée de la valisediplomatique

La sous-direction générale de la Chancellerie se chargerad’obtenir des autorités de l’aéroport de Madrid-Barajas la carted’identification, personnelle et non transmissible, servant d’accré-ditation et de laissez-passer aux seules fins de remise ou deretrait de la valise diplomatique. Ce document donne uniquementaccès à la zone de remise et de retrait des valises.

Pour demander la délivrance de ce document, l’ambassade/le poste consulaire remettra une note verbale en indiquant:

— nom et prénoms de la personne pour qui le documentest demandé;

— photocopie de sa carte d’accréditation;— photocopie de son passeport ou, le cas échéant, de son

permis de séjour.

Une fois la demande présentée, le document sera délivré parle service de sécurité de l´aéroport de Madrid-Barajas.

10.2. INSTALLATION D’ÉQUIPEMENTS DE COMMUNICA-10.2. TION: STATIONS RADIOÉLECTRIQUES ET STATIONS10.2. DE COMMUNICATION PAR SATELLITE

L’article 27 de la Convention de Vienne sur les relationsdiplomatiques et l’article 35 de la Convention de Vienne sur lesrelations consulaires stipulent que les missions/postes consulairesne peuvent installer de poste émetteur de radio qu’avecl’assentiment de l’Etat accréditaire.

En Espagne, la demande d’autorisation pour l’installation et l’uti-lisation de stations radioélectriques et de stations de communicationpar satellite doit être adressée au ministère de l’Industrie, du Tourismeet du Commerce (direction générale des Télécommunications).

La loi générale sur les télécommunications (loi 32/2003,du 3 novembre 2003) établit une période maximale de cinq anspour les droits d’utilisation du spectre radioélectrique à titre


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privatif, sans limite numérique, prorogeable à la demande del’intéressé pour des périodes successives de cinq ans. L’utilisationdu spectre est subordonnée au paiement d’une taxe, dont ledemandeur pourrait être exempté en cas de réciprocité.

La demande d’autorisation pour l’installation de ce type desystème de communication se fera par note verbale adressée àla sous-direction générale de la Chancellerie. Ladite note verbaleindiquera:

— le type de système de communication demandé;— le nom et le numéro de téléphone de la personne de

contact chargée de cette question au sein de la représen-tation;

— le cas échéant, une demande d’exemption de la taxe susmen-tionnée, accompagnée d’une attestation prouvant l’existenced’un traitement similaire en faveur de la mission ou du posteconsulaire espagnol dans le pays accréditant.

À cette note verbale sera joint le formulaire type correspondantau système de communication demandé, dûment complété avecindication des caractéristiques techniques requises. La représentationdevra donc contacter la sous-direction générale chargée de laplanification et de la gestion du spectre radioélectrique du ministèrede l’Industrie, du Tourisme et du Commerce (standard: 91.349.40.00;renseignements: 902.44.60.06) ou consulter le site web dudit minis-tère, www.mityc.es, où est affichée toute l’information relative àce sujet. La démarche à suivre est la suivante: Inicio (page d’accueil)- Telecomunicaciones (télécommunications) - Áreas de Interés:Espectro Radioeléctrico (domaines d’intérêt majeur: spectreradioélectrique) - Trámites administrativos (démarches adminis-tratives) - Choisir l’option souhaitée.

Le ministère des Affaires étrangères et de la Coopérationfera parvenir la demande à la direction générale desTélécommunications et sollicitera l’exemption de la taxe, encas de réciprocité.


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11. ACQUISITION DE TERRAINS À BÂTIR,D’IMMEUBLES ET DE LOCAUX DESTINÉS

AUX REPRÉSENTATIONS DIPLOMATIQUESET AUX POSTES CONSULAIRES

La réglementation espagnole en la matière exige l’obtentiond’une autorisation administrative préalable pour les inves-tissements, directs ou indirects, réalisés en Espagne par lesÉtats non membres de l’Union européenne en vue de l’acqui-sition d’immeubles pour leurs représentations diplomatiques ouconsulaires, sauf s’il existe un accord relatif à la libéralisation deces acquisitions basé sur le régime de la réciprocité (troisièmedisposition additionnelle du décret royal 664/1999, du 23avril 1996, sur les investissements étrangers, publié au Journalofficiel espagnol du 4 mai 1999).

11.1. DÉFINITION D’IMMEUBLES

On entend par immeubles les terrains à bâtir, les bâtiments,ou parties de bâtiments, et les terrains attenants, servant desiège aux représentations diplomatiques ou aux postes consulairesou de résidence du chef de la mission diplomatique ou du chef duposte consulaire (de carrière). Il est entendu que tous les locauxabritant les différents services et bureaux font partie du siège.

11.2. DEMANDE D’AUTORISATION PRÉALABLE

La mission diplomatique intéressée demandera, par noteverbale adressée à la sous-direction générale de la Chancelleriedu ministère des Affaires étrangères et de la Coopération,l’autorisation administrative requise pour acquérir le bien


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immeuble. Les renseignements ou éléments suivants devrontêtre apportés:

— adresse et description de l’immeuble;— copie de l’inscription de l’immeuble à la Conservation

des hypothèques;— nom et adresse du propriétaire;— prix de l’immeuble;— attestation des autorités municipales certifiant que l’im-

meuble peut être utilisé aux fins prévues;— certificat prouvant l’existence de la réciprocité.

L’autorisation administrative préalable n’est pas obligatoirepour les pays de l’Union européenne ni pour les pays aveclesquels il existe un accord de libéralisation de ces investissementssous un régime de réciprocité.

La sous-direction générale de la Chancellerie étudiera la de-mande, sollicitera les informations complémentaires jugéesnécessaires et transmettra le dossier pour approbation au Conseildes investissements étrangers (organe collégial interministériel),qui établira un rapport.

Une fois ce rapport rédigé, la procédure suivra son coursjusqu’à l’évaluation finale du dossier en Conseil des ministres,qui décidera si l’autorisation d’investir est accordée ou non.

Enfin, la mission diplomatique ayant fait la demande serainformée de la décision adoptée. Si elle est positive, la missionpourra procéder à l’acquisition.

Il convient de signaler que toute acquisition n’ayant pas étédûment autorisée ne sera pas reconnue par l’État espagnol. Ellene pourra donc être inscrite à la Conservation des hypothèquescorrespondante, ni jouir des avantages fiscaux qui pourraient luiêtre appliqués en vertu du principe de réciprocité.

Toute modification des conditions d’investissement autoriséesdevra être communiquée officiellement et préalablement à lasous-direction générale de la Chancellerie, qui l’étudiera et notifieraà la mission diplomatique la nécessité de présenter ou non unnouveau dossier en vue d’obtenir l’autorisation administrative.


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Dans tous les cas, si la modification devait porter sur uneaugmentation du volume à construire, sur la démolition totaleou partielle des bâtiments ou sur de nouvelles constructions, ilsera nécessaire de joindra à la note verbale un projet deconstruction et/ou de démolition détaillant les changementssouhaités et leur coût, ainsi qu’une photocopie certifiée confor-me du permis de construire ou une attestation des autoritésmunicipales compétentes certifiant la légalité du projet. Laréalisation des travaux est assujettie à l’approbation du Conseildes ministres.

11.3. CONSTRUCTION OU AMÉNAGEMENT DES IMMEUBLES

La construction ou l’aménagement de biens immeubles estsoumise à la législation nationale, régionale et municipaleespagnole.

Au moment où la mission diplomatique introduira la deman-de du permis municipal requis, soit directement soit par l’inter-médiaire du constructeur chargé des travaux, elle en informerales services du protocole.

La réalisation des travaux est subordonnée au paiement dela taxe due pour la délivrance du permis de construire, de l’impôtsur les constructions, installations et travaux (dont l’exemptionpeut être envisagée sur la base de la réciprocité) et de la TVA(cf. 7.2).

11.4. EXONÉRATIONS FISCALES

Toujours en fonction du principe de réciprocité, les immeublessont exonérés de tous les impôts et taxes nationaux, régionauxet municipaux, exception faite de ceux correspondant au paie-ment de la prestation de services particuliers.


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12. SALON D’HONNEUR(Note verbale circulaire n.º 6/7 du 11-03-09)

12.1. DEMANDE D’OUVERTURE DU SALON D’HONNEUR12.1. D’UN AÉROPORT ESPAGNOL

L’utilisation du salon d’honneur d’un aéroport espagnol peutêtre demandée par les ambassades ou les organismes accrédités,à l’occasion de visites officielles en Espagne des autorités citéesau point 12.2.

La demande se fera exclusivement par note verbale (elle nepeut pas être faite par fax) adressée au ministère et devra êtreremise au registre général au moins 48 heures ouvrables avantla date d’arrivée ou de départ.

La demande d’ouverture du salon d’honneur pour un Président dugouvernement/Premier ministre ou pour un Vice-président dugouvernement/Vice-premier ministre, devra être adressée directementaux services du protocole de la Présidence du gouvernement.

Elle devra comporter les renseignements suivants:

— nom et fonction de l’autorité pour laquelle la demandeest présentée;

— jour et heure d’arrivée et/ou de départ; ville d’origine et/ou de destination; compagnie aérienne et numéro de vol;

— programme officiel des activités et dispositions prévuesen matière d’hébergement;

— nom et prénom des accompagnateurs (huit personnes aumaximum);

— référence expresse aux éventuelles dispositions de transportprises par l’ambassade et la compagnie aérienneconcernée pour les déplacements entre l’aéronef et leslocaux du salon d’honneur (cf. 12.3.).


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Il ne sera pas donné suite aux demandes ne comportant pasles renseignements indiqués, ne respectant pas les délais fixésou à celles adressées directement au salon d’honneur.

12.2. PERSONNALITÉS ÉTRANGÈRES POUR LESQUELLESL’UTILISATION DU SALON D’HONNEUR PEUT ÊTREDEMANDÉE

L’utilisation des locaux du salon d’honneur pourra être deman-dée pour accueillir ou prendre congé des autorités suivantes:

— Chefs d’État.— Familles royales régnantes.— Anciens chefs d’État.— Vice-présidents de la République.— Présidents du gouvernement ou Premiers ministres.— Présidents du Congrès, du Sénat ou d’autres chambres

législatives équivalentes.— Présidents de la Cour suprême de justice.— Vice-présidents du gouvernement.— Ministres du gouvernement.— Présidents ou Gouverneurs d’États, dans le cas de pays

à structure fédérale ou similaire.— Ambassadeurs étrangers, à l’occasion de la prise ou de la

cessation de leurs fonctions en Espagne.— Secrétaires généraux d’organismes internationaux.— Commissaires de l’Union européenne.

12.3. CONDITIONS D’UTILISATION DU SALON D’HONNEUR

Les locaux du salon d’honneur ne pourront être utilisés lors devoyages privés, d’escales ou de transit, sauf pour les autorités suivantes:

— Chefs d’État et conjoints.— Anciens chefs d’État.— Familles royales régnantes.— Vice-présidents de la République.— Présidents du gouvernement ou Premiers ministres et conjoints.


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Conformément à la réglementation en vigueur, l’autorisationd’utiliser le salon d’honneur ne dispense pas de l’obligation derespecter les normes en vigueur en matière de sécurité aéro-portuaire, d’immigration et de douanes. Ces services sont ouvertsde 06h30 à 01h00. Aucune demande ne sera acceptée en dehorsde cet horaire.

Les personnes autorisées à entrer au salon d’honneur, pouraccueillir une autorité ou en prendre congé sont: l’ambassadeur dupays ou le directeur/secrétaire général de l’organisme ou leur repré-sentant, accompagnés d’un maximum de cinq personnes. L’identitéde ces personnes et l’immatriculation des véhicules utilisés pour serendre au salon d’honneur devront être communiquées à l’avance.

Par ailleurs, conformément aux normes de sécurité des aéroports,l’accueil des autorités ne peut se faire à la descente d’avion maisuniquement à l’intérieur des locaux du salon d’honneur.

Enfin, il convient de préciser qu’en raison de certains change-ments concernant les services offerts par les compagnies aériennes,le transport entre l’aéronef et le salon d’honneur est assuré par lacompagnie aérienne elle-même. En outre, de nombreuses compag-nies aériennes ont supprimé la gratuité de ce service, qui est doncdésormais payant.

En conséquence, il est impératif que dans la note verbaleque l’ambassade concernée adresse au ministère afin de solliciterl’utilisation du salon d’honneur, pour des autorités utilisant l’unedes compagnies aériennes ayant supprimé la gratuité dutransport, il soit explicitement signalé que toutes les dispositionsnécessaires au transport entre le salon et l’aéronef ont été prisespar l’ambassade auprès de la compagnie aérienne et que lecoût du transport sera pris en charge.

12.4. PREMIÈRE ARRIVÉE D’UN AMBASSADEUR OUDÉPART DE CELUI-CI APRÈS CESSATION DE SESFONCTIONS

Le chargé d’affaires a.i., qui pourra être accompagné decinq personnes maximum, aura accès au salon d’honneur, pourrecevoir l’ambassadeur qui entre en fonction ou pour prendre


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congé de celui qui quitte ses fonctions. Il devra, au préalable,communiquer l’identité des personnes qui l’accompagnent ainsique les renseignements concernant les véhicules utilisés pouraccéder au salon d’honneur.

La présence à cette occasion dans le salon d’honneur d’autreschefs de mission ou de leurs représentants ne sera pas autorisée,pas plus que celle d’autres personnes ou groupes de personnes,quelle que soit la nature de leurs liens (professionnels, nationaux,géographiques ou régionaux).


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13. SÉCURITÉ

En tant qu’État accréditaire, l’Espagne a l’obligation deprendre les mesures de sécurité nécessaires afin de protéger lesmissions diplomatiques, les postes consulaires et les organismesinternationaux accrédités sur son territoire, ainsi que leurpersonnel.

Le ministère des Affaires étrangères et de la Coopération,soucieux d’assurer cette forme particulière de sécurité, a décidéde créer, dans la structure des services du protocole, une unitéad hoc appelée «section de sécurité diplomatique», dirigée pardes fonc-tionnaires spécialisés et chargée de la coordination, dela gestion et de l’assistance en la matière.

À cette même fin, et dans le but de coordonner la collaborationet l’effort conjoints des ministères des Affaires étrangères et de laCoopération et de l’Intérieur, a été créée la «commission de sécu-rité diplomatique» dont la fonction est de programmer, d’analyseret de se tenir en permanence informée des besoins des repré-sentations accréditées et des moyens nécessaires pour garantirleur sécurité.

L’objectif de ces initiatives est de centraliser les demandesde protection des représentations étrangères, les mesures desécurité décidées dans chaque cas, ainsi que les mesuresspéciales accordées lors de la visite de personnalités étrangères,afin de ne pas devoir recourir à différentes unités et autoritésqui en dernier ressort finiraient par s’adresser au ministère desAffaires étrangères et de la Coopération pour que celui-cicanalise toutes les actions.

La section de sécurité diplomatique se charge donc, parl’intermédiaire de la structure générale de la Sécurité de l’Étatet en coordination avec celle-ci, et via la commission de la


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sécurité diplomatique, de tous les aspects concernant la sécuritéet dont l’efficacité dépend du respect des normes exposées ci-après.

13.1. DEMANDE D’UN SERVICE DE SÉCURITÉ OU DEPROTECTION PERSONNELLE

13.1.1. Pour les ambassades

La demande de services de sécurité, ordinaires ou extraordinaires,pour les représentations ou leur personnel, ainsi que toutes lesinformations jugées utiles afin de préserver cette sécurité, devrontêtre adressées aux services du protocole, en veillant à ne pas répéterou multiplier les demandes auprès d’autres unités n’appartenant pasau ministère des Affaires étrangères et de la Coopération.

En cas de danger extrême, les représentations ou leurpersonnel peuvent appeler le 091 et le 112.

13.1.2. Pour les personnalités étrangères

Les demandes concernant le séjour en Espagne de personnalitésétrangères suivront la même procédure que celle indiquée au pointprécédent. Elles devront comprendre tous les renseignements requis,à savoir: le nom et la fonction de la personne; la date, l’heure et le lieud’arrivée; le numéro de vol (le cas échéant); le nom des personnes faisantpartie de sa suite; les dispositions prises en matière d’hébergement; leprogramme (s’il s’agit d’une visite officielle) ou les visites et déplacementsprévus (s’il s’agit d’une visite privée); le nom des agents de sécurité quiles accompagnent et les informations concernant le départ.

De même, si un groupe de travail ou de collaborateurs envoyésen mission de préparation souhaitent obtenir un entretien avecles responsables des forces de sécurité de l’État, ils devronts’adresser à l’unité des services du protocole mentionnée précé-demment.

Aucune demande de prestation de services de sécurité nesera retenue, sauf dans les cas d’extrême urgence, si la procédureindiquée dans le présent document et les normes communiquéesdans les notes verbales circulaires ne sont pas respectées.


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13.2. AGENTS DE SÉCURITÉ

Il convient d’établir une distinction entre les agents de sécuritéenvoyés par l’État accrédité afin de renforcer la sécurité de sareprésentation, et les agents envoyés comme membres del’équipe de sécurité d’une personnalité qui visite notre pays.

13.2.1. Agents de sécurité accrédités

L’envoi de personnel de sécurité par l’État accrédité afin deren-forcer la protection de sa mission devra être communiquéexplicitement au ministère des Affaires étrangères et de laCoopé-ration pour approbation. Le manquement à cetteobligation de la part de la représentation diplomatique pourradonner lieu à la non-accréditation de ce personnel auprès desservices compétents du ministère.

Les personnes envoyées à ce titre seront accréditées en tantque membres du personnel administratif et technique de lamission et devront avoir la nationalité du pays accrédité. Ladocumentation requise pour l’accréditation est celle qui figureau point 2.2. Les cessations de fonction et les remplacementsdevront être commu-niqués formellement au ministère.

De même, chaque ambassade devra communiquer auministère, par note verbale, le nom du membre du personneldiplomatique désigné comme responsable de la sécurité.

L’autorisation pour introduire des armes destinées aux agents desécurité accrédités devra être demandée par l’ambassade oul’organisme international concerné auprès des services du protocole.La demande devra préciser la marque, le modèle, le calibre et lenuméro de série de l’arme, ainsi que la date et la frontière d’entrée.Cette arme ne peut être qu’une arme de poing, de type pistolet ourevolver.

Une fois que l’entrée de ces armes aura été autorisée par leministère des Affaires étrangères et de la Coopération, elles serontdéclarées auprès des autorités compétentes, toute modificationles concernant devant également être signalée. Ces armes nepourront être utilisées qu’à l’intérieur de la délégation.

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Les agents de sécurité autorisés à porter ces armes àl’extérieur des dépendances diplomatiques ou consulaires devrontdemander et obtenir au préalable le permis requis à cet effet.Pour ce faire, ils devront présenter les documents indiqués aupoint 14.

13.2.2. Agents de sécurité des personnalités

L’arrivée d’agents de sécurité, qui devront dans tous lescas appartenir aux corps de sécurité du pays d’origine, etdont la mission sera d’accompagner des personnalitéspendant leur séjour dans notre pays, devra être communi-quée au ministère au moins soixante-douze heures à l’avan-ce, par une note verbale comportant les renseignementssuivants:

— nom et prénom(s), date et lieu de naissance; type et nu-méro de passeport; marque, modèle, calibre et numérode série de l’arme et des munitions qu’ils souhaitent porter;nom, prénom(s) et fonction de la personnalité qu’ilsaccom-pagnent;

— s’ils arrivent avant la personnalité à protéger: informationssur leur arrivée et leur départ, et dispositions prises enmatière d’hébergement.

Les permis de port d’armes seront accordés à titre individuel,chaque agent étant autorisé à ne porter qu’une seule arme,celle-ci étant nécessairement une arme de poing, de typepistolet ou revolver. Les agents arrivés en mission de pré-paration ne seront pas autorisés à porter une arme avantl’arrivée de la personnalité à protéger. S’ils arrivent avec unearme, ils devront la déposer au bureau de contrôle des armesde la frontière d’arrivée.

Les agents souhaitant avoir des entretiens de coordinationsur des questions de sécurité devront en faire la demande et enobtenir l’autorisation auprès des services du protocole duministère des Affaires étrangères et de la Coopération.


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Le nombre d’agents armés autorisé sera déterminé par letype de visite et la personnalité à protéger, dans les limitesétablies ci-après:

— chefs d’État ou de gouvernement: dix agents maximum;— présidents du parlement, ministres du gouvernement,

anciens chefs d’État ou de gouvernement: deux agentsmaximum;

— autres personnalités: un ou deux agents.

13.3. SÉCURITÉ PRIVÉE

En plus de la protection fournie par l’État accréditaire auxreprésentations accréditées, ces dernières pourront renforcerleur sécurité en prenant les mesures qu’elles jugeront nécessaires,tant d’un point de vue technique qu’en ce qui concerne le nom-bre d’agents, pourvu que la réglementation en vigueur sur lasécurité privée soit respectée.


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14. PERMIS DE PORT D’ARMES

Le port d’armes sur le territoire espagnol est assujetti à laréglementation en vigueur (décret royal 137/93 du 5 mai 1993,portant approbation du règlement sur les armes).

L’introduction d’armes en provenance de l’étranger devraêtre officiellement autorisée.

Le détenteur d’une arme devra être en possession du permisrequis, dont la demande devra être introduite auprès de la sous-direction générale de la Chancellerie du Ministère des Affairesétrangères et de la Coopération. Seules seront admises les deman-des concernant les permis de catégorie D ou E (armes longuespour la chasse au gros gibier ou armes longues à âme lisse, respec-tivement), la demande et l’obtention d’un permis de catégorie B(arme de poing) étant réservées aux agents de sécurité. D’autresconcessions peuvent être exceptionnellement envisagées.

Dans tous les cas, la demande en vue d’obtenir l’un ou l’autre deces permis, devra être présentée sous la forme d’une note verbaleà laquelle le demandeur devra joindre les documents suivants:

— formulaire type de demande, dûment complété et signé;— photocopie du passeport;— photocopie de la carte d’identification délivrée par le Mi-

nistère des Affaires étrangères et de la Coopération;— certificat médical délivré par un cabinet médical autorisé

aux fins de l’obtention d’un permis de port d’armes;— extrait du casier judiciaire délivré par le ministère de la

Justice;— justificatif du paiement des taxes correspondantes.

Une fois le permis obtenu, les armes appartenant à chaquetitu-laire devront faire l’objet d’une déclaration et d’une


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régularisation. Les titulaires devront ainsi se procurerpersonnellement le certificat d’enregistrement auprès du bureaucentral de contrôle des armes de la Garde civile (Intervencióncentral de armas de la Guardia Civil, actuellement Calle Ba-talla de Salado, n.º 32, district de Arganzuela, Madrid).

À la cessation de leurs fonctions, les propriétaires d’armesrégularisées devront communiquer à la sous-direction généralede la Chancellerie du ministère des Affaires étrangères et de laCoopération leur nouvelle affectation et restituer impérativementles documents délivrés lors de la régularisation.


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15. POSTES CONSULAIRES(Cf. note verbale circulaire n.º 380 du 30-10-90)

15.1. OUVERTURE OU MODIFICATION D’UN POSTECONSULAIRE

L’ouverture et la modification d’un poste consulaire exigentle consentement du ministère des Affaires étrangères et dela Coopération. Ce consentement est également nécessaireafin de fixer le siège, la classe et la circonscription du posteconsulaire conformément à la proposition de la missiondiplomatique.

À cet effet, les missions diplomatiques adresseront unenote verbale à la sous-direction générale de la Chancellerie,demandant l’ouverture ou la modification du siège ou de lacirconscription du poste consulaire. La ville proposée commesiège du poste consulaire, la classe et la circonscriptionde celui-ci seront indiquées. La circonscription consulairedevra respecter la division territoriale de l’Espagne. Ainsi,une Communauté autonome ne pourra pas être fraction-née(la juridiction consulaire peut s’étendre à une ou plu-sieursCommunautés, mais toutes les provinces d’une mêmeCommunauté autonome doivent dépendre de la même circons-cription).

La sous-direction générale de la Chancellerie communiquera,par note verbale, la décision prise sur la demande d’ouvertureou de modification d’un poste consulaire.

Il est important de signaler que le consentement demandéen vue de l’ouverture d’un poste consulaire doit être préalable àla proposition de nomination de son titulaire.


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15.2. CHEFS ET FONCTIONNAIRES DE POSTES CONSU-LAIRES: CATÉGORIES ET CLASSES

15.2.1. Chefs de poste consulaire: catégories et classes

La pratique espagnole reconnaît les catégories et les classessuivantes:

a) consuls généraux, de carrière et honoraires;b) consuls, de carrière et honoraires;c) vice-consuls, de carrière et honoraires;d) agents consulaires, de carrière et honoraires.

15.2.2. Fonctionnaires consulaires: catégories et classes

La pratique espagnole reconnaît les catégories et les classes suivantes:

a) consuls généraux adjoints, de carrière;b) consuls de carrière et honoraires;c) consuls adjoints, de carrière;d) vice-consuls, de carrière et honoraires;e) agents consulaires, de carrière et honoraires.

15.3. NOMINATION DES CHEFS DE POSTE CONSULAIREDE CARRIÈRE

La mission diplomatique enverra à la sous-direction générale de laChancellerie une note verbale en indiquant le nom et le curriculumvitae du chef de poste consulaire dont la nomination est souhaitée etdont la nationalité doit être celle de l’État d’envoi. À la note verbalesera jointe la lettre de provision, qui doit remplir les conditions suivantes:

a) être signée par le chef d’État ou le ministre des Affairesétran-gères de l’État d’envoi;

b) indiquer le nom complet du chef de poste consulaire selonl’usage de l’État d’envoi;

c) préciser la catégorie et la classe, le siège et la circonscriptionconsulaire.

Le siège et la circonscription consulaire peuvent figurer surun document à part, joint à la lettre de provision.


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L’acceptation d’un chef de poste consulaire de carrière seracommuniquée par les services du protocole aux autoritéscompétentes de la circonscription consulaire.

15.3.1. Admission provisoire

En attendant la délivrance de l’exequatur, subordonnée à l’envoide la lettre de provision, et pendant un délai raisonnable, qui nepeut en aucun cas dépasser 60 jours, le chef de poste consulairede carrière pourra être admis provisoirement à l’exercice de sesfonctions.

15.3.2. Exercice à titre temporaire des fonctions de chefde poste consulaire

Lorsque le poste de chef de poste consulaire est vacant(absence, cessation ou impossibilité d’exercer ses fonctions),l’État d’envoi pourra nommer un chef intérimaire.

Ce chef intérimaire peut être un fonctionnaire consulaire decarrière du même poste consulaire, un fonctionnaire consulairede carrière envoyé expressément à cette fin, ou un membre dupersonnel diplomatique de la mission diplomatique en Espagne.Dans ce dernier cas, le fonctionnaire conserve ses privilèges etim-munités diplomatiques pendant toute la durée de l’intérim.

La mission devra communiquer cette nomination suffisammentà l’avance à la sous-direction générale de la Chancellerie, qui lanotifiera à son tour aux autorités compétentes de lacirconscription consulaire.

15.4. NOMINATION DES FONCTIONNAIRES CONSULAIRESDE CARRIÈRE

Conformément à la procédure indiquée pour les chefs de posteconsulaire de carrière, les fonctionnaires consulaires de carrièrepourront être nommés par une lettre de provision (dans les mêmesconditions que celles indiquées au point 15.3) ou par nominationde l’autorité compétente du ministère des Affaires étrangères


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de l’État d’envoi. Dans le second cas, il suffira que la missionconcernée envoie à la sous-direction générale de la Chancelleriela photocopie de la nomination, certifiée conforme par la mission.

Les fonctionnaires consulaires de carrière devront avoir lanationalité de l’État d’envoi.

L’acceptation sera communiquée au moyen de l’exequaturlors-qu’il existe une lettre de provision, ou de façon expressepar une note verbale de réponse, lorsque le seul instrumentd’accréditation est la nomination du fonctionnaire concerné.

La notification aux autorités locales sera réalisée par la sous-direction générale de la Chancellerie selon une procéduresimilaire à celle suivie pour les chefs de poste consulaire decarrière.

15.5. TYPES DE PASSEPORTS

La pratique espagnole exige pour le personnel des postesconsulaires accrédités en Espagne les types de passeports suivants:

a) chef de poste consulaire et fonctionnaires consulaires decarrière: passeport diplomatique;

b) employé consulaire: passeport officiel ou de service;c) personnel de service: passeport de service ou ordinaire.

15.6. NOMINATION DES CHEFS DE POSTE CONSULAIREHONORAIRES

15.6.1. Demande de nomination

Par note verbale adressée à la sous-direction générale de laChancellerie, la mission diplomatique proposera la nominationd’une personne comme chef honoraire d’un poste consulaire.

Cette note verbale devra préciser le nom, la nationalité, laprofession, le domicile et la catégorie consulaire de la personneproposée. Celle-ci devra résider dans la ville où elle est nommée.

À la note verbale seront joints un curriculum vitae, unephotocopie de la carte d’identité ou une photocopie certifiée


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conforme de la carte de séjour, si cette personne n’est pas denationalité espagnole.

Une fois la demande étudiée, les services du protocolecommuniqueront par note verbale de réponse la décision prisesur la proposition de nomination.

15.6.2. Transmission de la nomination et notification auxautorités locales

Une fois l’acceptation reçue, la mission diplomatique transmettrala lettre de provision à la sous-direction générale de la Chancellerie.

Cette lettre de provision devra comprendre les mêmes infor-mations en ce qui concerne le nom, le siège et la circonscriptionconsulaire que celles demandées pour les fonctionnairesconsulaires de carrière.

De même que pour les chefs de poste consulaire et les fonc-tionnaires consulaires de carrière, les services du protocole com-muniqueront leur acceptation sous la forme d’un exequatur (enréponse à une lettre de provision), ou par note verbale (enréponse à un document de nomination).

Parallèlement, la sous-direction générale de la Chancellerienotifiera la nomination aux autorités locales afin que le nouveauchef de poste consulaire honoraire puisse prendre ses fonctions.

15.6.3. Admission provisoire

L’admission provisoire d’un chef de poste consulaire honoraireest semblable à celle d’un chef de poste consulaire de carrière(cf. 15.3.1).

15.6.4. Exercice à titre temporaire des fonctions de chefde poste consulaire honoraire

En cas d’absence, de maladie ou de cessation de fonctionsdu chef de poste consulaire honoraire, son poste peut être occupétemporairement par un fonctionnaire consulaire honoraire dumême poste consulaire, par un fonctionnaire consulaire de


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carrière envoyé ad hoc ou par un membre du personnel diplo-matique de la mission. Dans ce dernier cas, le fonctionnaire con-serve ses privilèges et immunités diplomatiques.

La nomination devra être communiquée suffisamment à l’avan-ce aux services du protocole afin qu’ils puissent donner leur appro-bation, qui sera notifiée aux autorités locales.

15.7. NOMINATION DES FONCTIONNAIRES CONSULAIRESHONORAIRES

La procédure suivie pour la nomination des fonctionnaires consulai-res honoraires et pour la communication aux autorités locales estsimilaire à celle prévue pour les chefs de poste consulaire honoraires,hormis le fait qu’aux fins de leur acceptation, il suffit que la missiondiplomatique envoie à la sous-direction générale de la Chancelleriela photocopie du document de nomination certifiée conforme par lamission.

15.8. INCOMPATIBILITÉS À L’EXERCICE DE FONCTIONSCONSULAIRES HONORAIRES

Pour des raisons multiples, il est conseillé que la défense des intérêtsdes ressortissants d’un pays étranger ne soit pas confiée à unepersonne participant à la vie politique ou administrative de l’État.

Conformément à la pratique espagnole sur les incompatibilités,les personnes suivantes ne peuvent exercer de fonctionsconsulaires en Espagne:

1.—les hauts responsables et fonctionnaires, civils et militaires, del’administration centrale, régionale, provinciale ou municipale, s’ils nesont pas à la retraite ou tant qu’ils sont au service de l’administration;

2.—les représentants de la nation aux Cortes Generalespendant la durée de leur mandat;

3.—les délégués et sous-délégués du gouvernement, durantl’exercice de leurs fonctions (en outre, pendant une période de deuxannées suivant leur cessation, ces personnes ne sont pas autoriséesà exercer des fonctions consulaires honoraires dans la Communauté


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autonome ou la province où ils ont exercé en qualité de déléguésou sous-délégués du gouvernement);

4.—les présidents de gouvernements provinciaux et insulaires,les députés des chambres provinciales, les membres des gouver-nements insulaires, les maires et les conseillers municipaux;

Si un consul honoraire en exercice est élu ou nommé à l’unedes fonctions précitées, il devra en informer les services duprotocole à travers son ambassade.

5.—les personnes ayant perdu la nationalité espagnole, mêmesi elles sont nommées par le pays dont elles ont acquis la nationalité.

L’exequatur ou l’autorisation pourra être octroyé aux fonction-naires de l’État, de la Communauté autonome, de la provinceou de la ville, exerçant dans l’enseignement.


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16. ÉLECTIONS ET RÉFÉRENDUMS

Le ministère des Affaires étrangères et de la Coopérationn’a pas d’objection à ce que les représentations diplomatiquesorganisent des élections et référendums, à condition que la date,l’heure et le lieu soient communiqués suffisamment à l’avance àla sous-direction générale de la Chancellerie, afin que lesdispositifs de sécurité nécessaires et, le cas échéant, les mesuresde protection civile, puissent être mis en place par les autoritéscompétentes.

Pour des raisons de sécurité et d’ordre public, il est souhaitable,conformément à la pratique la plus courante, que les consultationsélectorales se déroulent dans les locaux des représentations diplo-matiques et consulaires, sauf si, pour des raisons de forcemajeure, les bureaux de vote devaient être installés ailleurs.Dans ce cas, l’ambassade concernée se chargera de louer, ou,le cas échéant, d’obtenir l’autorisation pour utiliser des locauxappartenant à la mairie, à la Communauté autonome, à ladélégation, à la sous-délégation du gouvernement, etc.

L’administration espagnole est pleinement disposée àcollaborer pour régler tout incident ou difficulté qui pourraitsurvenir.


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