Framtagen av Södra innerstaden och Dialoglabbet

Guide för medborgardelaktighet

3

InnehållsförteckningSyftet med delaktighetsguiden..........................................................................................................4–5

Därför delaktighet....................................................................................................................................6–7Vinster för förvaltningen Vinster för medborgarna Vinster för vårt demokratiska samhälle Var uppmärksam på riskerna

När är det relevant att arbeta med medborgardelaktighet.....................................................8Former av delaktihet.............................................................................................................................9–12

Information Konsultation Dialog Samarbete Medbestämmande

Påverkansutrymmet, tid och resurser styr valet av delaktighetsform......................13–14

Manipulation och terapiAtt tänka på inför delaktighetsarbtet........................................................................................15–19

Vem äger frågan? Delaktighetens ramar Planerad kommunikation

Genomförande......................................................................................................................................20–23Välja mötesmetod Ha beredskap för förändringar Dokumentera mötet Vanliga fällor och hur man kan undvika dem

Utvärdering och återkoppling av delaktighetsarbtet......................................................24–25Checklista................................................................................................................................................26–27

4 5

delaktighetsguiden

Syftet med

Det finns en förväntan – både från Malmös styrande politiker och från medborgare – att förvaltningarna i Malmö stad utvecklar sitt delaktighetsarbete gentemot medborgarna. Detta är tydligt i och med KS beslutet Medborgardialog som del i styrningen år 2009.

Denna guide syftar därför till att underlätta för oss tjänste-män att navigera oss i vårt delaktighetsarbete. Den kan an-vändas som stöd för tankarna när vi till exempel ska ta ställ-ning till om invånarna, alltså våra medborgare eller brukare, bör involveras i vissa frågor, samt ge vägledning till hur det då skulle kunna genomföras. Se den inte som en pekpinne att rätta sig efter, utan just som ett stöd för det arbete som vi ändå uträttar så gott som dagligdags.

För medborgardelaktighet är något som vi – alla vi som ar-betar i Malmö stad – arbetar med, fast på olika sätt. Oavsett var i ”produktionen” vi befinner oss, så har vi en och samma uppdragsgivare, det vill säga malmöbon. Och en förutsätt-ning för att malmöbon ska känna förtroende för och tillit till vårt arbete, är just känslan av delaktighet.

/Anders Malmquist och Ewa Ekberg-Wihlén

6 7

Därfördelaktighet

Det finns olika anledningar till varför det kan vara relevant att involvera invånarna förvaltningens beslutsprocess. De vanligaste argumenten brukar vara:

Var uppmärksam

på riskerna

Det finns en risk att resursstarka eller högljudda intressegrupper får sin vilja igenom på bekost-nad av mer resurssvaga eller tystlåtna. Alla har inte samma möjlighet att delta. Den politiska jämlikheten – en person en röst – kan därmed gå förlorad.

De som deltar är inte representativa för samhäl-let som helhet. Detta kan leda till att det blir en sämre avspegling av folkviljan i det politiska be-slutsfattandet.

Erfarenheter visar att individer och grupper fö-reträdelsevis engagerar sig i frågor som rör den personliga egennyttan, utan hänsyn till allmän-nyttan och det politiska helhetsperspektivet.

Delaktighetsarbetet kan vara tidskrävande, både för kommunen och för invånarna, beroen-de på vilken form av delaktighet man väljer. Läs mer om former nedan.

Man kan ifrågasätta om det går att komplettera den representativa demokratin med inslag av deltagardemokrati, eftersom det är två helt olika demokratiska skolor med olika uppfattningar om vad som är bra eller dåligt för demokratin.Det finns som synes argument både för och emot ett ökat medborgerligt deltagande i po-litiken. Båda läger har välgrundade ståndpunk-ter. Dialoglabbets uppfattning är att det absolut är värt att bjuda in till delaktighet i vissa frågor, men att det inte bör ske slentrianmässigt eller på ett ogenomtänkt sätt.

Fotnot:För den som vill fördjupa sig i statsvetenskapliga teorier kring deltagande och deliberativ demokrati (samtalsde-mokrati) rekommenderas bl.a. böckerna ”Deltagandets mekanismer” av Peter Esaiasson och Anders Westholm (red.) samt ”Deliberativ demokrati” av Rune Premfors och Klas Roth (red.).

Det finns argument mot att arbeta med medborgardelaktighet.

Förekommande argument är bland annat:

Kommunen får direkt input från mottagarna av deras tjänster. Detta kan ge en tydligare bild av vad invånarna behöver eller efterfrågar.

Kommunen kan fatta förankrade beslut som fungerar.

Genom att låta invånarna ta del av beslutsprocessen i ett tidigt skede undviker beslutsfattare att protester uppstår i efterhand.

Under en delaktighetspro-cess kan nya behov eller idéer komma i ljuset.

Resurseffektivt att ta tillvara på befintligt engagemang.

Delaktighet ger en känsla avsammanhang och av att kunnapåverka.

Att känna delaktighet leder, enligt studier, till bättre hälsa.

Att vara en part i beslutsfattan-det gör det byråkratiska syste-met mer begripligt.

Delaktighet kan leda till ett större ansvarstagande till exem-pel över det egna närområdet.

Tröskeln till politiken sänks och byråkratin avdramatiseras.

Avståndet mellan politiker och medborgare minskar.

Kopplingen mellan medbor-garnas behov och det politiska arbetet blir tydligare.

Delaktighet kan leda till ett ökat intresse för politik hos medbor-garna.

Medborgarna får mer förståelse för processer i samhället. Vad som tar tid, vad saker kostar och så vidare. Detta kan leda till mer kon-struktiva diskussioner.

FörVAltNiNGeN

iNVåNArNAVårt DeMoKrAtiSKA

SAMhälle

ViNSter För

8 9

När är det relevant att att arbeta med

medborgardelaktighet?Det finns ingen mall som visar exakt när det lämpar sig att arbeta med medborgardelaktighet. Allting är en avvägning och många olika faktorer bör beaktas. Punkterna nedan är en vägledning:

Olika former av

informationSom mottagare av information får du veta vad som redan har bestämts. Att få information om vad som är på gång är grundläggande för att kunna känna sig delaktig. Utan denna information är risken stor att man blir motståndare till för-ändringarna, oavsett vad som ska göras. Så fungerar männis-kor ofta. Information präglas av envägskommunikation. Nå-gon informerar om vad som redan är bestämt, till exempel via trycksaker, hemsidor eller anslagstavlor. Om man sedan har möten finns det bara möjlighet att ställa frågor kring redan fattade beslut.

delaktighetDelaktighetsspektrumet på nästa sida visar olika former av de­aktighet, vad de kännetecknas av, vad man som invånare får ut av respektive delaktighetsform samt exempel på metoder som kan passa. i denna guide kommer vi inte att beskriva olika former av mötesmetoder. Information om mötesmetoder finns istället på malmo.se/dialoglabbet

När kommunen faktiskt vill eller har behov av att veta vad invånarna tycker, resonerar eller har för behov i en viss fråga.

När det finns en realistisk möjlighet, exempelvis ekonomiskt, tidsmässigt eller juridiskt, för in- vånarna att påverka beslutet.

När invånarna lyfter behovet av delaktighet, och det finns möjlighet att tillgodose detta behov.

När kommunen har syftet med delaktigheten klart för sig. Vad vill kommunen ha ut av det?

När det finns seriösa intentioner med delaktig-hets- arbetet, det vill säga när besluten inte egentligen redan är tagna.

När kommunen vet vilken form av delaktighet de kan använda sig av (se nedan).

När kommunen kan ta tillvara på resultaten av delaktighetsarbetet, det vill säga det finns en plan för hur invånarnas synpunkter, åsikter eller gemensamma resonemang ska hanteras.

När delaktigheten är meningsfull, när kommu-nen har frågor eller vill resonera om saker som för invånarna är tillräckligt viktiga för att inves-tera tid och energi i. Frågor som brukar enga-gera är exempelvis det som berör vardagen; det lokala, fysisk miljö, trygghetsfrågor och brukar-frågor till exempel skolan, vårdboendet eller den lokala mötesplatsen.

När kommunen kan säkerställa att deltagandet är representativt, det vill säga vara säkra på att minoritetsgrupper inte får sin vilja fram på be-kostnad av den tysta massan.

10 11

KonsultationSyftet med konsultation är att samla in åsikter i en viss fråga. Deltagarna får tycka till i en eller flera frågor; Föredrar du som användare av denna park att vi ska plantera mer träd och buskar, eller att vi istället rustar upp den befintliga lek-platsen? Ett annat exempel kan vara att en skolledning vill veta hur eleverna upplever sin skolmiljö. Utifrån den infor-mation som samlas in tar ”beställaren” ställning till vad som ska göras, om det överhuvudtaget ska göras något.

Vanliga metoder för konsultation är enkäter eller Fokus-grupper. Malmö stad arbetar även med konsultation genom bland annat Malmöpanelen och Malmöinitiativet, där den sistnämnda kan sägas vara en ”stående inbjudan” till kon-sultation. Konsultation är en ofta förekommande form av delaktighet som används i Malmö stad, som ofta felaktigt kallas för dialog.

DialogI en dialogprocess resonerar vi tillsammans utan att ha för-utfattade meningar om vad dialogen bör resultera i. I en dialogprocess ändras eller förädlas ofta tankar genom att för-ståelsen för hur andra resonerar ökar. Därför ökar benägen-heten att alla inblandade anstränger sig för att nå konsensus, snarare än att få igenom sina egna argument. Till skillnad från diskussion eller debatt, som kännetecknas av försök att försvara sin ståndpunkt och övertyga, så präglas dialog av nyfikenhet och en önskan att nå samförstånd. När man till-sammans med andra människor ska utveckla och förändra något är detta samförstånd ofta en förutsättning för att en förändring överhuvudtaget ska kunna ske i praktiken. Det handlar om att känna gemensamt ägandeskap och ansvars-tagande, istället för att aktivt motarbeta förslag som andra tagit fram eftersom man inte fått vara delaktig.

Vanliga metoder för dialog är exempelvis Kafédialog eller OPERA-metoden. Oavsett vilken metod man väljer så är det viktigt att metoden skapar trygghet, struktur och ett öppet klimat där deltagarna kan känna sig både trygga och kreativa utan rädsla för att bli kritiserade. Exempel på dialogarbete är exempelvis Mera Möllans Designdialog om Claesgatan och skapandeprocessen av Ga-raget.

SamarbeteNär vi samarbetar i en viss fråga så planerar och genomför vi olika aktiviteter, beroende på vad syftet med samarbetet är. Samarbete med exempelvis boende i ett bostadsområde kan handla om att de boende tillsammans med relevanta förvalt-ningar planerar vad som behöver göras i området, kanske med hjälp av dialogmetoder, för att sedan genomföra kon-kreta förändringsåtgärder tillsammans eller var för sig.

Ett samarbete bör ses som en process, snarare än ett projekt. En vanlig metod för samarbete är till exempel Framtidsverk-stad.

Områdesprogrammen i Malmö stad kan ses som en form av samverkan på så sätt att de syftar till förändring i områdena genom att göra saker med invånare och olika aktörer, snarare än åt och för.

Medbestämmande Medbestämmande som delaktighetsform handlar om att delegera makt. Deltagarna får vara med och bestämma vad som ska göras. Det kan exempelvis handla om att brukarna av en viss tjänst, till exempel elever och föräldrar på en skola, får vara med och bestämma hur en viss summa pengar ska användas för att förbättra något på skolan. Detta kan gö-ras genom exempelvis rådslag. Det kan också handla om att medborgarnas åsikter i en fråga, som synliggörs genom ex-empelvis omröstning, blir styrande för politikerna.

Exempel på arbete med medbestämmande är ”Örebro med-borgarbudget” och ”Rådslagen i Sigtuna”

12 13

information

Konsultation

Dialog

Samarbete

Med­bestämmande

Enkät

FokusgruppÅsiktstorg

Veta

Tycka

Genomföra

Resonera

Bestämma

WebbTrycksakStormöte

Inhämta synpunkterOfta punktinsats

Open SpaceCafémetoden

Referensmetod

FramtidsverkstadMiniverkstadIdéverkstad

Rådslag

EnvägskommunikationFrågor och svar

Utbyte av tankarOfta flera tillfällen

Aktiviteter planerasoch genomförs

Gemensamtbeslutsfattande

Delaktighetsform Kännetecken Du får Metodexempel

DelAKtiGhetSSPeKtrUM

Modellen är en variant av Huddinges delaktighetsspektrum.

Påverkansutrymmet, tid och resurser styr valet av

Vad är det kommunen vill uppnå med delaktighetsarbetet, och hur ska resultatet användas? Ibland finns flera mål och självklart kan man också använda sig av flera olika delak-tighetsformer. Eftersom de bygger på varandra är det till exempel svårt att ha dialog om något om man inte redan fått information. Inslag av dialog kan till exempel också fö-rekomma i konsultationssammanhang, men det är huvud-målet meddelaktighetsarbetet, till exempel att samla in åsikter kring en viss fråga, som ska vara tydligt för deltagarna när man bjuder in till delaktighet.

Delaktighetsspektrumet tydliggör att det finns ett antal olika former av delaktighet att arbeta med. Ingen form är bättre eller sämre, men de lämpar sig för olika ändamål och tar oli-ka mycket tid och engagemang i anspråk både för initiativta-gare och inbjudna. Ju ”längre ner” i spektrumet man rör sig (från information ner mot medbestämmande), desto mer tid och resurser krävs det generellt sett. Var därför noga med att säkra att tiden och resurserna finns till förfogande, innan ni bestämmer er för att arbeta med en viss form av delaktighet.

En avsikt med Delaktighetsspektrumet är att visualisera att allt delaktighetsarbete faktiskt inte är dialog. Väljer vi ändå att kalla allt delaktighetsarbete för dialog är risken stor att invånarna, istället för att känna delaktighet och tillit till po-litik, med rätta känner sig besvikna eller lurade.

Vilken form av delaktighet som passar bäst för sammanhanget beror naturligtvis på vilket påverkansutrymme det finns för invånarna, samt målet med delaktighetsarbetet.

delaktighetsform

14 15

Manipulation och terapiSpektrumet baserar sig på Sherry Arnsteins klassiska Ladder of Citizen Participation från 1969. I sin version hade hon dock med två ytterligare former av ”icke delaktighet” som hon kallade ”Manipulation” och ”Terapi”.

Manipulation handlar i korthet om att invånare bjuds in till ett delaktighetsmöte, men egentligen är besluten i frågan redan fattade. Detta kan döljas genom hur man väljer att presentera alternativen och konsekvenserna av dessa.

Terapimöten kan vara resultat av att kommunen blir över-rumplad av att det blir uppståndelse kring en viss fråga eller beslut. Som exempel kan kommunen ta beslutet att lägga ner en skola. Om det inte finns en beredskap inför att föräld-rarna och eleverna kan protestera högljutt, debattera i media och ringa ner ansvariga tjänstemän, finns en risk att man bjuder in till möte, där elever och föräldrar får prata av sig. Men det finns ingen egentlig plan för hur deras åsikter doku-menteras eller används som del i beslutsunderlaget.

Eftersom dessa två former av ”icke delaktighet” inte är något vi ska arbeta med, finns de inte med i Delaktighetsspektru-met. Däremot vill vi nämna dem som faktiskt förekomman-de dåliga exempel på hur det ibland är, trots goda intentio-ner.

Att tänka på inför

Förutom att fundera igenom syftet med delaktighetsarbetet, så finns det ett antal andra saker som är bra att tänka igenom, innan invånare bjuds in till delaktighet i någon fråga.

Vem äger fråganI en komplex kommunal organisation finns många parter som tillsammans kan vara ansvariga för en viss fråga. Om kommunen till exempel vill engagera bo-ende i att förbättra och öka tryggheten i ett bostadsom-råde, så är det viktigt att fundera på vilka förvaltningar och enheter som bör vara inblandade i detta delaktig-hetsarbete. I detta fall kan det handla om stadsdelsför-valtningen och ett antal av dess enheter för till exempel arbetsmarknadsinsatser, barn- och ungdomsinsatser och föräldrastödsinsatser med mera. Även exempelvis Gatukontoret, som ansvarar för renhållning och yttre miljö, och Miljöförvaltningen, som kontrollerar att bo-endet håller viss standard, kanske ska vara delaktiga. Dessutom finns externa parter som också är relevanta att samarbeta med. Det underlättar till exempel att föra en diskussion om hur tryggheten kan förbättras om Po-lisen finns på plats. Var tydlig gentemot invånarna om vem eller vilka parter det är som bjuder in till delaktig-het, och försäkra dig om att det också är dessa parter som äger frågan.Gemensamt för samtliga representanter för de olika parterna är att de måste ha mandat från sin

delaktighetsarbetet

huvudorganisation att driva delaktighetsarbetet. Alla be-rörda måste vara överrens om syftet med delaktighetsarbetet och hur resultatet av delaktighetsarbetet, det vill säga åsikter, synpunkter, resonemang eller frivilliga insatser, ska tas till-vara.För att ett delaktighetsmöte ska vara fruktbart krävs vanligt-vis att följande kategorier är representerade:

Beslutsfattarna, det vill säga antingen politikerna som gett tjänstemännen i uppdrag att skapa förutsättningar för delaktighet i en viss fråga, eller den administrativa ledningen som själv beslutar i vissa frågor.

Brukarna, det vill säga de medborgare eller brukare som är berörda av frågan.

Utförarna, det vill säga de som har sakkunskap i frågan som exempelvis Polisen när det gäller trygghetsfrågor, Gatukontoret när det gäller försköningsfrågor med flera.

experterna, det vill säga de som på olika sätt har ex-pertkompetens i frågan och som kan bidra med sakkun-skap kan behövas i vissa fall

16 17

Viktigt att tänka på och att vara tydlig med gentemot invå-narna är, att det alltid är de kommunala beslutsfattarna som tar de slutgiltiga besluten. Att invånarna genom en konsulta-tion visar att de förordar ett visst alternativ framför ett annat, innebär inte per automatik att det är det alternativet som blir gällande. Det som framkommer i en delaktighetsprocess ska ses som en del av det samlade beslutsunderlaget. Något som beslutsfattarna har att ta ställning till. Däremot ska det naturligtvis finnas en uppriktig önskan från beslutsfattarnas sida att när möjlighet finns kunna tillgodose invånarnas åsik-ter. Annars är det bättre att inte genomföra en delaktighets-process alls. Undantaget är när beslutsfattarna tagit beslut om att använda sig av formen medbestämmande, och där-med delegerat beslutandemakt till invånarna.

Delaktighetens ramarFör att kunna ha konstruktiva samtal är det viktigt att vara tydlig gentemot invånarna om var gränsdragningen går för vad som är möjligt.

Ekonomiska begränsningar förekommer i allt utvecklingsar-bete. Var tydlig med vilken ekonomi som finns och ge exem-pel på vad saker och ting kostar. En miljon kronor kan låta mycket, men räcker kanske inte till mer än ett par busskurer.

Tidsmässiga ramar påverkar också delaktighetsutrymmet. I delaktighetsprocesser är det viktigt att invånarna kommer in så tidigt som möjligt i processen för att det ska vara relevant och trovärdigt.

Juridiska ramar kan finnas i vissa frågor. Vissa frågor styr inte den kommunala verksamheten över, och därför är det hel-ler inte relevant för kommunen att ha delaktighetsprocesser kring dem. Andra frågor kan till exempel vara begränsade av sekretess.

Planerad kommunikation

BudskapetBerätta för invånarna om bakgrund och syfte samt målet med delaktigheten. Ta dig tid att formulera budskapet och anpassa det till målgruppen.

Varför behöver vi delaktighet?

Vad förväntar vi oss av deltagaren?

Vilken roll kommer delaktigheten att spela för slut resultatet?

Var tydlig med vem som är avsändare. Vem är det som bju-der in till medborgardelaktighet? Finns det fler aktörer som deltar, berätta om dem.

Inbjudan skall vara enkel, saklig och konkret. Abstrakta budskap skapar avstånd.

18 19

MålgruppenFundera igenom vilka som ska bjudas in till mötet. Vem ska komma och varför? När du tror att du valt ut passande mål-grupp, ta ett varv till: Hur ser din bild av målgruppen ut? Varför har du valt som du har gjort? Försök att identifiera om du gjort dina val för att du har förutfattade meningar om eller särskilda förväntningar på den grupp du valt ut. Gå igenom dina egna motiv och eventuella fördomar och gör därefter ditt urval.

Gör en analys av din målgrupp och vad du förväntar dig av dem:

Vilka förutsättningar har målgruppen att ta till sig ditt budskap?

Var finns de?

Hur ska du nå dem?

Vilka kanaler ska du använda för att nå ut till mål gruppen/målgrupperna? Brev, e-post, affischer, Youtube… möjligheterna är många. Använd gärna flera kanaler, upprepning gör att budskapet fastnar lättare

Var noga med formen, hur ska inbjudan se ut för att tilltala målgruppen? Behövs inbjudan på flera språk?

MötetBjud in till mötet i god tid och skicka påminnelse när det närmar sig.

Vilka förutsättningar krävs för att göra det möjligt för mål-gruppen att delta?

Informella och flexibla mötesformer/platser.

Praktiska förutsättningar som lämplig mötestid, fika och eventuell barnpassning. Fundera på om det kan behövas tolkar?

Mötesform. Kan man kombinera ett traditionellt möte med ett forum på internet för att ge eller möjlighet att delta? Enkäter? Vilka metoder passar för din målgrupp? Läs mer om det under rubriken Välja mötesmetod.

Hur och när ska vi utvärdera mötet med medborgarna och ge feedback tillbaka?

iNNAN DU Sätter iGåNG! Undersök vad som är på gång på annat håll! Kanske har någon annan förvaltning erfarenhet av liknande delaktighetsarbete som det du planerar? eller finns det risk att arbetet ”krockar” med liknande insatser från annat håll? Kan ni samarbeta?

20 21

Genomförande av

Välja mötesmetodDet finns en uppsjö av olika mötesmetoder, där vissa är mer lämpade för en viss delaktighetsform än andra, till exempel Fokusgrupp för konsultation eller Kafémetod för dialog. Även praktiska faktorer spelar in, som hur många frågeställ-ningar som ska behandlas, ungefär hur många deltagare som kommer och hur mycket tid man har på sig et cetera.

Naturligtvis går det, om man har erfarenhet av att hålla del-aktighetsmöten, att blanda olika metoder så att de passar syftet bäst. Oavsett vilken metod man väljer så är det viktigt att metoden skapar trygghet, struktur och ett öppet klimat där deltagarna kan känna sig både trygga och kreativa utan rädsla för att bli kritiserade.

En tumregel är att aldrig utsätta någon för en mötesmetod som man själv inte varit med om som deltagare. Det kan ib-land vara bra att låta någon utomstående och neutral person hålla i mötesmetoden. Då kan det vara lättare för deltagarna att vara ärliga och konstruktiva, beroende på hur känsligt ämnet är.

Alla känner sig inte bekväma med att komma till traditio-nella stormöten. Att överhuvudtaget behöva lämna hemmet kan för många vara en alltför stor tröskel för att välja att komma till ett delaktighetsmöte. Därför är det en bra idé att erbjuda olika former av möten, fysiska såväl som icke-fysiska, så att fler kan delta. Information, konsultation och även medbestämmande genom omröstning kan med fördel genomföras med hjälp av icke-fysiska möten. Information via sociala medier, konsultationer via exempelvis webb-pa-neler eller medbestämmande genom sms-omröstning eller på webben är några exempel på genomförbara icke-fysiska alternativ.

Mer information om olika mötesmetoder hittar du på mal-mo.se/dialoglabbet

delaktighetsarbetetNär det är klart varför man valt att arbeta med delaktighet, iden tifierat vilken form av delaktighet som passar för ändamålet och formulerat temat eller frågeställningarna som invånarna ska involveras i, är det dags att titta på utformningen av själva mötet.

ha beredskap för förändringarMöten är aldrig förutsägbara. Kanske kommer det fler delta-gare än beräknat, eller färre? Kanske blir någon person som håller i viktiga funktioner sjuk? Vissa saker kan man planera inför och kolla upp i förväg som exempelvis att tekniken fungerar och att lokalerna är anpassade för syftet medan an-dra saker inte går att förutse. Därför kan det vara bra att förbereda alternativa lösningar på olika situationer. Om det kommer betydligt fler personer än väntat och den inledande presentationsrundan blir för tidskrävande, vilken form av presentation hinner man göra istället? Och om det istället blir färre deltagare än väntat och den utvalda mötesmetoden därför inte fungerar, vilken metod ska då användas som re-servalternativ?

Det kan vara smart att dela in mötet i olika block. Från block ett där deltagarna hälsas välkomna och syftet med mötet tyd-liggörs, till det sista blocket där mötet summeras. Planera för alternativa lösningar för varje block ifall behov skulle uppstå.

Glöm inte att lägga in pauser för fika, återhämtning och re-flektion. Ett vanligt misstag är att pressa in så många aktivi-teter som möjligt i ett möte och att dra in på pauserna om det blir ont om tid. Se till att alltid sluta ett möte i utsatt tid.

Dokumentera mötetKommer man ihåg allt som togs upp på det senaste APT-mötet? Antagligen inte. Oftast behöver man gå tillbaka och titta på dokumentationen för att minnas vad det var som sa-des på mötet. Självfallet är det lika viktigt med dokumenta-tion på ett delaktighetsmöte med medborgare eller brukare.

Antingen utser man från början en eller flera personer som dokumenterar diskussionerna eller så väljer man en mötes-metod där själva dokumenterandet ingår i metoden, till ex-empel Kafédialog eller OPERA. Det viktiga är att någon i efterhand sammanställer all dokumentation och skickar ut till samtliga deltagare så kort tid som möjligt efter mötet.

Det kan vara bra att någon under mötets gång tar fotogra-fier. Dessa foton kan vara användbara till exempel när man ska utvärdera mötet. Glöm inte att kontrollera att deltagarna tycker det är okej att vara med på bild.

22 23

en eller flera deltagare vill klaga på ett antal missförhållanden som inte rör den fråga ni egentligen är där för att diskutera. Var tydlig med syftet och temat för mötet, både i in-bjudan och i den inledande välkomsthälsningen på plats. Det är också bra att i förväg ha förberett sig för denna situation genom att ha olika klagomålsblanket-ter, pappersutskrifter för medborgarförslag, en upp-kopplad dator med kommunens ”Felanmälansformu-lär” uppe et cetera. Svara att du eller någon annan gärna hjälper till under pausen eller efter mötet.

en deltagare tar mycket utrymme på bekost­nad av andra genom att upprepade gånger ta ordet och vara högljudd.Välj en mötesmetod med tydlig struktur och tydliga arbetsmoment som minimerar möjligheten för en-skilda att ta över. Även om de försöker i början så brukar det efter en liten stund bli uppenbart för de flesta att det beteendet inte passar in i mötesstruktu-ren, när alla jobbar för att nå ett gemensamt resultat.

När tjänstemän eller politiker under ett möte får kritik för något, intar de försvarsställning och vill gärna förklara och försvara sin stånd­punkt med en gång. Deltagarna kan uppfatta det som att de då inte lyssnar eller förstår po­ängen med kritiken.Lyssna först aktivt på kritiken och återberätta sedan det som sagts. Förklara sedan varför det blivit som det blivit.

Det som skulle vara ett delaktighetsmöte mel­lan politiker och medborgare har istället blivit en debatt mellan politiker från olika partier.Politikernas roll i detta forum är att lyssna av vad invå-narna har för åsikter i den aktuella frågan, för att sedan eventuellt välja att driva en viss linje i sin partipolitik. De har också till uppgift att vara tydliga med det egna partiets partipolitik. En lösning kan vara att uppmana politikerna att under mötet endast prata om vad det egna partiet har för politik och inte vad de andra par-tierna har eller borde ha för politik.

Vanliga fällor och hur man kan undvika demMöten är levande processer som ibland inte blir riktigt som man tänkt sig. här tar vi upp ett antal vanliga situationer som kan uppstå och hur man kan hantera dem.

24 25

Utvärdering och återkoppling

Ge någon form av respons i nära anslutning till mötet. Ett tackkort eller e-post med information om att kommunen återkommer med resultatet av mötet.

Medborgarna tappar intresse om resultat uteblir. Berätta om vad som händer fast det inte syns. Berätta också varför det eventuellt inte händer något.

Det är viktigt att berätta hur deltagarnas förslag och idéer kommer att tas till vara eller hur de är kopplade till eventu-ella beslut som fattats.

Hur ska mötet sammanställas och redovisas till deltagarna?Hur, vem och när ger vi feedback till deltagarna?Berätta om nästa steg. Vad händer nu?

För att vi som organisation ska lära oss av vårt delaktighets-arbete och bli bättre är det viktigt att vi utvärderar vårt ar-bete. Detta kan göras på olika sätt. Vanligt är att man först efter att verksamheten eller projektet är slut utvärderar, men då finns ingen möjlighet att rätta till eventuella felsteg efter hand som de upptäcks. Därför kan det vara relevant att ut-värdera vid ett antal tillfällen löpande under verksamhetens gång. Att involvera berörda invånare i utvärderingen är när-mast en självklarhet i dessa sammanhang. Passande utvärde-ringsmetod kan t.ex. vara Fokusgrupp* eller DialogSWOT-analys*.

Fundera på vilka kanaler som kan vara aktuella för att sedan sprida vidare vunna kunskaper om delaktighetsarbete inom din organisation.

av delaktighetsarbetet

26 27

Checklistaett bra sätt att kvalitetssäkra sitt framtida delaktighetsarbete kan vara att fundera igenom och besvara nedanstående frågeställ­ningar. Gör det gärna tillsammans med övriga som är involverade i arbetet, så att alla har samma bild och uppfattning om varför och hur ni ska arbeta med delaktighet.

iNFör DelAKtiGhetSArBetet, FUNDerA På:

Vem har tagit initiativet till delaktighetsarbetet?

Vad är syftet med vårt specifika delaktighetsarbete?

Vad vill vi att delaktigheten ska leda till?

Vad är det vi vill veta/Vilka är våra frågeställningar?

Finns det risker med vårt delaktighetsarbete? Vilka?

Vilket påverkansutrymme för invånarna finns det?

Finns det några begränsningar i påverkansutrym­met, exempelvis tidsmässigt, ekonomiskt, juridiskt?

Kan delaktigheten uppfattas som ett löfte som vi har svårt att leva upp till?

Uppfattas det som meningsfullt för invånarna att vara delaktiga i denna fråga?

Vilken delaktighetsform kan vi använda?

Vilken mötesmetod passar för vårt ändamål?

Vem äger frågan? är samtliga berörda intres­senter involverade i delaktighetsarbetet? har de mandat och inflytande över frågan?

Vilka ska vi bjuda in till mötet?

Motsvarar deltagarna den grupp som de representerar?

Finns det någon grupp som särskilt behöver sökas upp?

hur och när ska vi bjuda in? Vilka kanaler använder vi?

hur kan vi underlätta deltagande på jämlika villkor för så många som möjligt?

hur organiserar vi mötet med invånarna?

hur hanterar vi de förslag och frågor som växer fram?

hur hanterar vi allmänna klagomål som kan komma under mötet?

hur ska dokumentationen av mötet gå till?

När och hur utvärderar vi mötet/delaktighets­arbetet?

När och hur återkopplar vi resultatet av till deltagarna?

hur säkerställer vi att vår kunskap om och erfarenhet av delaktighetsarbetet återförs till organisationen?

eFter DelAKtiGhetSArBetet, FUNDerA På:

Lycka till!

UNDer DelAKtiGhetSArBetet, FUNDerA På:

28

Adress

Kontaktuppgifter? Text

: Em

elie

???

?

Il

lust

ratio

ner o

ch la

yout

av

Sam

ira N

assa

djpo

or