Guide des procédures de vérification des dépenses et des

Guide des procédures de

vérification des dépenses et

des recettes des bénéficiaires

principaux et des partenaires

Français

PROGRAMME IEV CTF MED 2014-2020

Version finale du 30/07/2020

Guide des procédures de vérification des dépenses des bénéficiaires français du programme IEV CTF MED 2

Table des matières

Préambule…………………………………………………………………………………………………………………………...... 3 Liste des documents consultés et utilisés pour la réalisation du guide……………………………………………………... 3 Liste des abréviations et acronymes utilisés dans le document………………………………………………………………... 4

1) Description synthétique du programme…………………………………………………………………………...... 5 1.1 La Politique Européenne de Voisinage .………………………………………………………………………………………………….. 5

1.2 Le Programme IEV CTF Med en bref…………………………………………………………………………………………………….. 6 1.3 Stratégie de financement ..………………………………………………………………………………………………….................. 7 1.4 Gouvernance et structures de gestion………………………………………………………………………….……………………… 7 1.5 Principales caractéristiques des projets……………………………………………………………………….………................. 9

2) Rappel du cadre juridique des contrôles………………………………………………………………….….………. 11 2.1 Cadre règlementaire communautaire et normes ISRS44000…………….…………………………………..…………….. 11 2.2 Cadre règlementaire national………………………………………………………………………………………………………………. 12 2.3 Couts éligibles...………………………………………………………………………………………………………………..…………………. 13 2.4 Couts non éligibles....…………………………………………………………………………………………………………..………………. 14 2.5 Règles spécifiques par catégorie de coûts………………………………………………………………………..………………….. 14

Dépenses préparatoires……………………………………………………………………………………………………………………………..…………. 15 Coûts de personnel…………………………………………………………………………………………………………………………………..………….… 15 Frais de voyage et d'hébergement……………………………………………………………………………………………………………..…….……. 16 Investissements ou infrastructures………………………………………………………………………………………………………………..….…… 18 Equipements et fournitures………………………………………………………………………………………………………………….................... 18 Expertise et services externes………………………………………………………………………………………………………………………….…..… 20 Autres couts (subvention en cascades) ……………………………………………………………………………………………..………….…….… 21 Coûts administratifs indirects……………………………………………………………………………………………………………………….…….…. 22

3) La procédure de vérification des dépenses.……………………………………………………………………….….. 24 3.1 Tâches et responsabilités des bénéficiaires………………………………………………………………………………………….. 24 3.2 Tâches et responsabilités des auditeurs…..…………………………………………………………………………………………… 26 3.3 Principales composantes de la procédure de contrôle…………………………………………………………………………. 28

Recueil de la documentation et des informations nécessaires.………………………………………….……………………………………… 29 Examen des coûts déclarés (réels, correctement enregistrés et éligibles)…………….……….…......................................... 29 Vérification des coûts indirects et des règles de passation des marchés……………………….…….……………………………………. 31 Examen visant à confirmer le caractère non lucratif du projet………………………………................................................... 31 Examen du respect des conditions contractuelles...…………………………………………......................................................... 32 Visites sur place...……………………………………………………………………………………………………….…………………………………………. 32 Résultat de la procédure de vérification des dépenses et modalités de paiement……………………………………………………. 33

4) La documentation à utiliser……………………………………………………………………………………………….…. 35 4.1 Rapport financier…...……………………………………………………………………………………………………….…………………… 36 4.2 Check list...…………………………….………………………………………………………………………………………….…………………. 38 4.3 Rapport individuel...…………………………………………………………………………………………………………………………….. 39 4.4 Liste des constatations factuelles…..………………………………………………………………………………….……………….… 40 4.5 Rapport consolidé...……………………….……………………………………………………………………………….……………………. 42 4.6 Rapport sur les fraudes suspectées..………………………………………………………………………………….…………………. 44

5) Informations complémentaires.……………………………………………….………………………………..………… 46 5.1 Tableau de synthèse de la procédure de vérification des dépenses………………………………..……………………. 46 5.2 Schéma récapitulatif des principales étapes de la procédure de vérification des dépenses…………………… 47 5.3 Enseignements du précédent programme……………………………………………………………………………………………. 48


Préambule

Ce guide des procédures a été produit par la Région Provence-Alpes-Côte d'Azur en tant qu'Autorité

Nationale du Programme IEV CT MED et responsable à ce titre des contrôles des bénéficiaires français

de ce Programme. Il est destiné aux bénéficiaires français et à leurs auditeurs des dépenses et vise à

les aider à réaliser les procédures de vérification des dépenses et de remboursements.

Ce guide rassemble, synthétise et traduit une partie des documents officiels produits par l'AG qui

peuvent être utiles aux bénéficiaires et à leurs auditeurs des dépenses pour les aider à réaliser les

procédures de certifications des dépenses et de remboursements.

Il est structuré de façon à rappeler dans un premier temps les grandes lignes du programme et du

cadre juridique des contrôles, puis à présenter les principales composantes de la procédure de

vérification des dépenses ainsi que la documentation officielle à utiliser par les bénéficiaires et

auditeurs.

Les annexes suivants et la documentation officielle à utiliser lors de la procédure de vérification des

dépenses ont été traduits en français et sont téléchargeables sur le site de la Région Provence-Alpes-

Côte d’Azur via les liens suivants : https://europe.maregionsud.fr/leurope-sengage-en-provence-

alpes-cote-dazur-accueil/ ;

1. Check-list de contrôle (annexe 2)

2. Rapport individuel de vérification des dépenses et des recettes (annexe 3a)

3. Rapport consolidé de vérification des dépenses et des recettes (annexe 3b)

4. Liste des constatations factuelles (annexe 4) 5. Rapport sur la fraude (annexe 5) 6. Manuel de mise en Oeuvre - Chapitre 4 Reporting 7. Manuel de mise en Oeuvre - Chapitre 7 Gestion Financière 8. Modèle de contrat avec auditeur 9. Cahier des charges pour la procédure de vérification des dépenses et des recettes (annexe 1)

Liste des documents consultés et utilisés pour la réalisation du guide

Documents de la Commission

- Règlement (UE) no 232/2014 instituant un instrument européen de voisinage

- Règlement (UE) no 236/2014 énonçant des règles et des modalités communes pour la mise en

œuvre des instruments de l’Union pour le financement de l’action extérieure.

- Règlement (UE) No 897/2014 fixant des dispositions spécifiques pour la mise en oeuvre des

programmes de coopération transfrontalière

- Règlement d’exécution (UE) No 879/2020 modifiant le règlement d’exécution (UE) no 897/2014

- Programme Opérationnel de Coopération (POC) Bassin Maritime Méditerranéen

Documents de l’Autorité de Gestion du programme

- Lignes directrices des appels à projets standards, stratégiques et capitalisation du programme

- Note TESIM : Expenditure Verification Pack

- Manuel de mise en œuvre des projets (Chapitre 4. Reporting et 7. Gestion Financière)

https://europe.maregionsud.fr/leurope-sengage-en-provence-alpes-cote-dazur-accueil/

https://europe.maregionsud.fr/leurope-sengage-en-provence-alpes-cote-dazur-accueil/


- Kit de certification du programme : check list, rapport individuel, rapport consolidé, fichier des

constatations factuelles

- Notes de l’AG : Project Amendment, COVID-19

- Handbook for sub-grants managment

- Guideline for sub-grants managment

Documents de l’Autorité Nationale française

- DSCG / DMCS

- Note sur la procédure d’AMI pour l’élaboration d’une liste d’auditeurs des bénéficiaires français.

- Vademecum à destination des bénéficiaires français pour la sélection de leur auditeur.

Liste des abréviations et acronymes utilisés dans le document

AA Autorité d'Audit

AG Autorité de Gestion

AN Autorité Nationale

AT Assistance Technique

BP Bénéficiaire Principal

CE Commission Européenne

CEE Communauté Economique Européenne

CF Chef de File

CS /GC Contrat de Subvention / Grant Contract

CSC Comité de Suivi Conjoint

CSP Comité de Sélection des Projets

CT / CTF Coopération Transfrontalière

CTE Coopération Territoriale Européenne

DG NEAR Direction Générale de la CE pour les négociations de voisinage et d'élargissement

DSGC Description du Système de Gestion et de Contrôle / Description of the Monitoring and Control System

EM Etat Membre

EVR Expense Verification Report / Rapport de Vérification des Dépenses

GdA Groupe d'Auditeurs

IEV Instrument Européen de Voisinage

IEVP Instrument Européen de Voisinage et de Partenariat (2007-2013)

PCC Point de Contact et de Contrôle

PCN Point de Contact National

PEV Politique Européenne de Voisinage

PMUE Pays Méditerranéens Membres de l'UE

POC Programme Opérationnel Conjoint

PP Partenaire de projet

PPM Pays Partenaires Méditerranéens

SIG / MIS Système de suivi, d'Information et de Gestion / Monitoring Information System

STC Secrétariat Technique Conjoint

TESIM Technical Assistance for the Implementation and Management of IEV CT programmes

TVA Taxe sur la Valeur Ajoutée


UE Union Européenne

1) Description synthétique du programme

1.1 La Politique Européenne de Voisinage

Depuis 2004, la Politique européenne de voisinage (PEV) encadre les relations entre l'Union

européenne et 16 pays qui partagent une frontière maritime ou terrestre avec l’UE. Au moyen

d'une aide financière et d'une coopération politique et technique avec ces pays, elle vise à

établir un espace de prospérité et de bon voisinage.

Dotée de 15 milliards d’euros pour la période 2014-2020 mobilisables via un fonds appelé Instrument

Européen de Voisinage (IEV), elle est pilotée par la DG NEAR, et est structurée en 3 branches.

Instrument Européen de

Voisinage 2014-2020

€15 milliards

Programme

IEV CTF Med


Le volet coopération transfrontalière est organisé selon les principes généraux suivants :

- Partenariat équilibré et appropriation commune : les Etats membres et les pays partenaires participent sur un pied d’égalité aux processus de prise de décision ;

- Bénéfices communs des deux côtés des frontières de l’UE ;

- Gestion des programmes confiée à une autorité locale ou nationale dans un État membre 16 programmes IEV CTF mis en œuvre de l’Arctique au sud de la Méditerranée

1.2 Le Programme IEV CTF Med en bref

Le programme IEV CTF MED est le programme de coopération transfrontalière du bassin

méditerranéen :

- Objectif général : favoriser un développement économique, social et territorial juste, équitable et durable, qui peut faire avancer l'intégration transfrontalière et valoriser les territoires et les valeurs des pays participants ;

- Deuxième génération du Programme CTF en Méditerranée ;

- Budget : 209M€ (90% pour le financement des projets / 10% pour l’Assistance Technique) ;

- Autorité de Gestion : Région Autonome de la Sardaigne.

14 pays participants : Algérie1, Chypre, Egypte, Espagne, France, Grèce, Israël, Italie, Jordanie, Liban, Malte, Palestine, Portugal, Tunisie En France les bénéficiaires du programme peuvent être issus des régions suivantes :

Zone éligible Zone adjacente

Régions - Provence-Alpes Côte d’Azur - Corse - Occitanie (partie Languedoc-Roussillon)

- Auvergne - Rhône-Alpes - Occitanie (partie Midi-Pyrénées)

Règles Bénéficiaires éligibles de plein droit Les bénéficiaires ne peuvent pas être chefs de file de projets et ne peuvent obtenir plus de 20% des subventions d’un projet.

1 L’Algérie a adhéré au programme mais ne participe qu’aux Comités. N’ayant pas signé la convention de

financement avec la CE, l’Algérie n’a pas participé aux appels à projets.


1.3 Stratégie de financement du programme

Objectifs Globaux Objectifs thématiques Priorités

1. Promouvoir le

développement

économique et social

€ 112.860.000 (60%)

1.A Développement des activités

économiques et des PME

45.144.000 €

1.1. Start-up innovantes

1.2. Filières économiques euro-

méditerranéennes

1.3. Tourisme durable

1.B Soutien à l'éducation, la

recherche, au développement

technologique et à l'innovation

€ 33.858.000

2.1. Transfert technologique et

commercialisation des résultats de la

recherche

2.2. Soutien aux PME dans leur accès

à la recherche et à l’innovation

1.C Promotion de l'inclusion sociale

et lutte contre la pauvreté

€ 33.858.000

3.1. Renforcement des compétences

professionnelles des jeunes (NEETS)

et des femmes

3.2. Soutien à l’économie sociale et

solidaire

2. Relever les défis

environnementaux

communs

€ 75.240.000 (40%)

2.A Protection de l'environnement,

adaptation au et atténuation du

changement climatique

4.1. Eau (18.810.000 €)

4.2. Déchets (18.810.000 €)

4.3. Maitrise de l’énergie et énergies

renouvelables (18.810.000 €)

4.4. Gestion intégrée des zones

côtières (18.810.000 €)

1.4 Gouvernance et structures de gestion

Le Comité de Suivi Conjoint (CSC) est l’instance de décision du Programme. Il suit, avec l’appui de l’AG,

la bonne mise en œuvre du Programme et en évalue la réalisation des priorités via les indicateurs


objectivement vérifiables et les valeurs cibles afférentes inscrites dans le POC. Le CSC se compose des

représentants des pays participants et est responsable des décisions d'octroi des subventions.

Le Comité de Sélection des Projets (CSP) est en charge de l'évaluation des propositions de projet. Etabli

à l’occasion du lancement de chaque appel, le CSP se compose de 13 membres votants, représentant

les 13 pays qui participent au Programme.

La gestion et la coordination du Programme sont confiées aux structures conjointes suivantes (Cf.

chapitre 3, paragraphe 3.2 du POC).

Structures de gestion du Programme

▪ L'Autorité de Gestion (AG) est l’organisme exécutif et l’administration contractante du Programme. Elle est responsable de la gestion et mise en œuvre du Programme et contractualise avec les bénéficiaires principaux des projets IEV sur base du Contrat de subvention. L’AG est la Région Autonome de la Sardaigne, basée à Cagliari (Italie). Mail contact : [email protected]

▪ L'Autorité d'Audit (AA) est appuyée par le Groupe des Auditeurs (GdA). Elle est l'organisme

indépendant en charge de la vérification des comptes annuels du Programme, des systèmes de gestion et de contrôle et des projets.

▪ Le Secrétariat Technique Conjoint (STC) assiste l'AG dans la gestion quotidienne du Programme. Constitué par une équipe internationale, il est basé à Cagliari. Un chargé de projet est désigné par le STC pour chaque projet.

▪ Les Autorités Nationales (une par pays participant, pour la France il s’agit de la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur). Les représentants participent aux différents Comités (du suivi, d’évaluation, Task-force) et à la prise de décisions. Elles sont responsables et garantes de la mise en place de l’intégralité des contrôles auprès des porteurs de projets situés sur leur pays. Pour la France il s’agit des régions éligibles : Provence-Alpes-Côte d’Azur, Corse, Languedoc-Roussillon et les territoires adjacents : Auvergne, Rhône-Alpes, Midi-Pyrénées. Point de contact National : [email protected]

▪ Les Points de Contact et de Contrôle (PCC), un par pays participant, pour la France le PCC est

hébergé par la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur. Les PCC sont en charge de la validation de la conformité des critères prévus à l'article 32(2) du RI 897/2014 pour les auditeurs de projet. Par ailleurs, les PCC soutiendront l'AG lors de la phase de vérification de l'éligibilité des dépenses et à l’occasion des visites sur place auprès des projets. Pour la France il s’agit de la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur. Personne de contact : [email protected]

▪ Deux Antennes, respectivement basées à Valence (Espagne) et Aqaba (Jordanie), sont chargées d’assurer une plus grande proximité avec les bénéficiaires potentiels. Personne de contact de l’antenne de Méditerranée Occidentale (Valencia - couvre les régions

françaises éligibles : Corse, Occitanie, Provence Alpes Côte d’Azur, Auvergne Rhône Alpes) : Vincent ERNOUX : [email protected]

mailto:[email protected]





A noter : L'Autorité de Gestion, le Secrétariat Technique Conjoint ou les Points de Contact et de

Contrôle peuvent effectuer un contrôle de la qualité du travail effectué à tout moment pendant la

période d'exécution du Contrat de Subvention2.

L'Autorité d'audit (AA), éventuellement avec le soutien des membres du groupe des auditeurs, la

Commission européenne, l'Office européen de lutte antifraude, la Cour des comptes européenne et

toute institution autorisée peut effectuer des contrôles supplémentaires ou des audits. L'audit peut

être effectué, sur la base de pièces justificatives des comptes, de documents comptables et de tout

autre document pertinent pour le financement des activités.

En ce qui concerne les audits annuels des projets, ils sont effectués pendant la durée du programme

sur la base d'un échantillon. Lorsque l'AA sélectionne un projet pour un audit, le bénéficiaire principal

ainsi qu'un ou plusieurs bénéficiaires du projet peuvent être audités. Le même bénéficiaire peut être

audité plusieurs fois si le même projet est sélectionné plus d'une fois ou si le bénéficiaire est impliqué

dans plus d'un projet. Au cours de l'audit, les auditeurs analysent un certain nombre de processus liés

à la mise en œuvre du projet, y compris, entre autres :

- La conformité du projet avec le formulaire de candidature ;

- Le respect des obligations fixées dans le contrat de subvention et l'accord de partenariat ;

- Confirmation de l'éligibilité des dépenses vérifiée par les auditeurs indépendants ;

- La conformité avec la méthodologie de vérification des dépenses applicable, effectuée par les

auditeurs indépendants.

Les audits peuvent être effectués dans les locaux du Bénéficiaire et/ou dans tout autre lieu où le projet

est mis en œuvre. En cas de non-conformités/infractions détectées, des "constatations d'audit" sont

formulées, qui peuvent entraîner des corrections financières pour le projet. Les montants considérés

comme inéligibles par l'AA et ayant donné lieu à des irrégularités ne peuvent pas être réutilisés par le

projet.

1.5 Principales caractéristiques des projets

Le programme attribue ses subventions à travers des projets auxquels participent des bénéficiaires de

plusieurs pays de la zone éligible. Ces projets sont sélectionnés dans le cadre d’appels à projets. Chaque

appel à projets dispose de caractéristiques différentes (partenariat, durée, financement, seuil/limite

de dépenses). Chaque projet est représenté par un Bénéficiaire Principal ou Chef de file, qui sera

l’interlocuteur privilégié du programme et qui aura la responsabilité du projet et notamment d’assurer

les demandes de paiement et le reversement des subventions aux partenaires du projet.

2 Voir manuel de mise en œuvre des projet chapitre 7 gestion financière


Standard Stratégique Capitalisation

Contribution UE minimum €1,000,000 €2,500,000 €500,000

Contribution UE maximum €3,000,000 €3,500,000 €1,000,000

Coût total maximum du projet €3,500,000 €4,000,000 €1,111,111

Durée maximum 36 mois 24 à 30 mois 12 à 24 mois

Seuil ou limite de dépenses spécifique Dépenses du GT1 limitées à 20% du total

Dépenses de personnel limitées à 40 % du total

Nombre de partenaires minimum 3 4 5

Quelques caractéristiques spécifiques au programme IEV CT MED :

- Taux d’intervention : jusqu’à 90% du cout total des dépenses éligibles

- Avance de fonds du Programme : jusqu’à 40% par an

- Obligation de réaliser 50 % des coûts directs d’un projet sur la rive Sud (via les bénéficiaires des

Pays Partenaires Méditerranéens)

- Le budget d’un partenaire ne peut dépasser 35% du budget total

- Possibilité de mobiliser des organismes tiers : avec reversement de crédits jusqu’à 60 K€ par

organisme tiers et 30% du budget total du projet.

- Les dépenses liées à des activités mises en œuvre dans les territoires non éligibles sont possibles

mais doivent être précédemment approuvées et dûment justifiées.

- Les frais administratifs sont variables d’un partenaire à un autre et sont plafonnés à 7% des

dépenses directes. Une fois le pourcentage calculé lors de la soumission des propositions, il reste

fixe pour tous

- Les frais préparatoires sont plafonnés à 10 K€ et ne doivent pas intégrer des frais de personnels et

de prestations externes

- Possibilité de budgéter une réserve financière de sécurité de 3% (attribuable sur décision de l’AG)


2) Rappel du cadre juridique et des coûts éligibles

2.1 Cadre réglementaire communautaire et normes ISRS44000

Le cadre réglementaire des programmes IEV CTF fixe les exigences relatives aux procédures de

vérification des dépenses déclarées.

L'article 32 du règlement 897/2014 portant sur les règles de mise en œuvre des programmes IEV CT

prévoit que les dépenses sont examinées par un auditeur compétent indépendant du bénéficiaire

La vérification des dépenses est l'une des procédures visant à garantir l'exactitude et la régularité des

dépenses et des recettes que chaque programme doit mettre en place dans le cadre du système de

gestion et de contrôle.

Conformément au règlement, la vérification des dépenses doit être effectuée sur la base d'une

procédure convenue, stipulée dans le contrat de subvention, conformément à la norme internationale

sur les services connexes 4400 (ISRS4400) et des engagements à exécuter des procédures convenues

concernant l'information financière, telle que promulguée par la Fédération internationale des

comptables (IFAC) ; le code de déontologie de l'IFAC pour les comptables professionnels.

Selon la norme ISRS4400, l'objectif d'une mission de procédures convenues est que l’auditeur exécute

des procédures d'audit auxquelles l’auditeur et l'entité et tout tiers approprié ont souscrit, et qu'il fasse

un rapport sur des constatations factuelles. Dans le cas des programmes IEV CTF, les procédures

convenues sont des procédures définies par les organes du programme et appliquées dans la pratique

par l’auditeur. Afin d'harmoniser le processus de vérification des dépenses et de garantir des moyens

adéquats de contrôle de la qualité des prestations des auditeurs, le programme a fourni un modèle de

contrat entre le bénéficiaire et l’auditeur.

Dans le contexte de la coopération transfrontalière IEV, il s'agit des procédures définies par le

programme et incluses dans le programme opérationnel conjoint (POC) et dans la description des

systèmes de contrôle et de gestion (DSCG) de chaque pays membre du programme (document

disponible dans la section Informations niveau national du site du programme :

http://www.enicbcmed.eu/fr/projects/appui-%C3%A0-la-mise-en-%C5%93uvre.

Il y est stipulé que chaque demande de paiement (sauf la première demande de préfinancement, selon

le contrat de subvention) doit être accompagnée d'un rapport de vérification des dépenses et des

recettes. Il convient de souligner que la préparation du rapport financier, y compris la liste des

dépenses, est l'obligation et relève de la seule responsabilité de chaque bénéficiaire. La responsabilité

du contrôleur est de mener à bien la procédure de vérification des dépenses.

L'objet de la vérification est le rapport financier produit par un bénéficiaire à l'appui de la demande de

paiement, dans lequel les dépenses et les recettes du projet sont déclarées et la contribution du

programme est demandée pour la partie éligible de ces dépenses, ainsi que la vérification du respect

du principe de non-profit.

http://www.enicbcmed.eu/fr/projects/appui-%C3%A0-la-mise-en-%C5%93uvre


Enfin, les subventions accordées ne doivent pas avoir pour objet ou pour effet de produire un profit

dans le cadre des programmes IEV CTF, de sorte que la procédure de vérification des dépenses doit

inclure la vérification du respect du "principe de non-profit". Si le bénéficiaire reçoit une contribution

d'un tiers ou génère des revenus en raison de la mise en œuvre du projet (par exemple, les intérêts

générés par le préfinancement, les frais d'utilisation de l'infrastructure développée dans le cadre du

projet ou les frais d'utilisation des services), cela ne signifie pas automatiquement que le principe de

non-profit est violé. Toutefois, le bénéficiaire doit être en mesure de fournir les calculs montrant

l'équilibre entre les dépenses et les recettes, afin de démontrer que le principe de non-profit est

respecté. La dernière vérification des dépenses et des recettes doit permettre de vérifier le respect de

ce principe de non-profit, en plus de toutes les procédures relatives aux dépenses.

2.2 Cadre réglementaire national

Conformément aux dispositions du décret N° 2015-792, en date du 29 Juin 2015, et des règlements

européens relatifs à la coopération territoriale européenne et à l’instrument Européen de Voisinage

concernant les missions d’Autorité Nationale, celles-ci sont responsables et garantes de la mise en

place de l’intégralité des contrôles de vérification des dépenses auprès des porteurs de projets situés

en France subventionnés par ces programmes européens.

Dans le cas de la France, la Région Provence Alpes Côte d’Azur assure les missions d’Autorité Nationale-

Point de contact national et de Point de contrôle national.

Conformément à la description des systèmes de contrôle et de gestion (DSCG) les auditeurs assurant les prestations d’audit des dépenses des bénéficiaires du Programme doivent être habilités par l’Autorité Nationale, ils ont fait l’objet d’une procédure d’Appel à Manifestation d’Intérêt et d’une évaluation de leurs capacités. Chaque bénéficiaire français est donc dans l’obligation de contracter un contrôleur habilité dans le cadre d’un marché public dans un délai fixé par l’Autorité de gestion.

L’Autorité Nationale française a mis à disposition des bénéficiaires français une liste d’auditeurs habilités et un Vademecum sur la procédure de sélection des auditeurs. Elle a aussi fourni des modèles de contrat type et de cahier des charges pour s’assurer de la capacité des auditeurs à suivre les procédures du Programme et à réaliser les prestations d’audit des dépenses. Le point de contrôle assure le suivi des procédures de contrôles en lien avec les bénéficiaires, les auditeurs, le programme et l’autorité d’audit.

Schéma de la DSCG pour la France (DMSC en anglais)


2.3 Couts éligibles

Selon l’art. 48 du Règlement d’exécution IEV CTF (Règlement (CE) 897/2014), les coûts éligibles des

projets sont les coûts effectivement encourus par le Bénéficiaire Principal et ses partenaires, qui sont

conformes aux règles du Programme et répondent à tous les critères suivants :

(a) avoir été effectivement encourus pendant la période de mise en œuvre du projet, en particulier :

(i) Les coûts liés à des services et travaux doivent porter sur des activités réalisées durant la période

de mise en œuvre. Les coûts afférents aux fournitures doivent concerner la livraison et l’installation de

matériels durant la période de mise en œuvre. La signature d’un contrat, la passation d’une commande

ou l’engagement d’une dépense pendant la période de mise en oeuvre pour la prestation future de

services, l’exécution future de travaux ou la livraison future de fournitures ne répondent pas à cette

exigence. Les transferts de trésorerie entre le Bénéficiaire Principal et/ou les autres partenaires ne

peuvent pas être considérés comme des coûts exposés.

(ii) Ces coûts exposés doivent être payés avant la présentation des rapports finaux.

(iii) Une exception est prévue pour les frais préparatoires engagés après la publication de l’appel à

propositions et avant la soumission de la proposition et pour les coûts liés aux rapports finaux,

comprenant notamment la vérification des dépenses et l’évaluation finale du projet, selon le cas,

susceptibles d’être exposés après la période de mise en œuvre du projet et peuvent être payés après

la soumission des rapports finaux, à condition qu’ils soient répertoriés. L’AG paiera le solde final à

condition que toutes les dépenses aient été réellement payées et démontrées par le Bénéficiaire

Principal et ses partenaires.

(iv) Les procédures de passation de marchés peuvent avoir été engagées et des contrats peuvent être

signés par le Bénéficiaire Principal et le(s) partenaire(s) avant le début de la période de mise en œuvre

du projet.

(b) Ils sont mentionnés dans le budget prévisionnel global du projet ;

(c) ils sont nécessaires à l’exécution du projet ;

(d) ils sont identifiables et vérifiables, et notamment sont inscrits dans la comptabilité du Bénéficiaire

Principal et les partenaires et déterminés conformément aux normes comptables et aux pratiques

habituelles en matière de comptabilité analytique applicables au Bénéficiaire Principal et aux

partenaires ;

(e) ils satisfont aux exigences de la législation fiscale et sociale applicable ;

(f) ils sont raisonnables, justifiés et respectent le principe de bonne gestion financière, notamment en

ce qui concerne l’économie et l’efficience ;

(g) ils sont attestés par des factures ou documents de paiement (par exemple factures ou pièces

justificatives équivalentes) ;


(h) les coûts indirects, comme les coûts administratifs encourus par le Bénéficiaire Principal et ses

partenaires, sont limités à un forfait maximal du total des coûts directs éligibles visé à l’Article 3.3 du

Contrat de Subvention (maximum 7%), selon le tableau (Annexe 1).

2.4 Coûts non éligibles

Selon l’art. 49 du Règlement d’exécution IEV CTF (Règlement (CE) 897/2014), les coûts suivants, liés à

la mise en oeuvre du projet, sont considérés comme non éligibles :

(a) les dettes et la charge de la dette (intérêts) ;

(b) les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles ;

(c) les coûts déclarés par le Bénéficiaire Principal et les partenaires et déjà financés par le budget de

l’Union européenne ;

(d) les achats de terrains ou bâtiments pour un montant supérieur à 10% des coûts éligibles du projet;

(e) les pertes de change ;

(f) les droits, impôts et taxes, y compris la TVA, à moins qu’ils ne soient pas récupérables en vertu de

la législation fiscale nationale, sauf indication contraire dans les dispositions négociées avec les pays

partenaires de la coopération transfrontalière, conformément aux dispositions de la Convention de

Financement ;

(g) les crédits à des tiers ;

(h) les amendes, pénalités financières et frais de contentieux ;

(i) les contributions en nature telles que définies à l’Article 14 (1) des Règles d’Exécution IEV CTF3;

(j) les coûts pour la réalisation de sites web et logos de projet. Les projets peuvent éventuellement

développer un site web spécifique uniquement lorsqu’il est lié à un résultat spécifique, dûment justifié

par la nature des activités du projet (e-learning spécifique, SIG, plates-formes de promotion du

tourisme) ;

(k) coûts du personnel des organisations non-partenaires ;

(l) voyages et frais de subsistance liés aux consultants dans la phase préparatoire (voir le Groupe de

Tâches 0 du formulaire de demande électronique).

2.5 Règles spécifiques par catégorie de coûts

Le budget des projets IEV CT Med prévoit des A) COÛTS DIRECTS et B) COÛTS INDIRECTS.

3 La contribution en nature est définie comme une provision gratuite de ressources non financières. Le coût du personnel affecté au projet ou Programme n’est pas considéré comme une contribution en nature et est considéré comme une dépense admissible.


A. Les coûts directs

Il s’agit des dépenses encourues par chaque organisation impliquée dans le partenariat (Bénéficiaire

Principal et partenaires du projet). En outre, elles doivent être appuyées par des documents originaux

(« pièces justificatives ») ainsi que par les documents attestant le paiement (reçus bancaires, etc.).

Les coûts directs prévus dans le budget du projet comprennent les sept catégories de coûts suivants

et les conditions d’éligibilité connexes décrites ci-dessous :

0. Coûts préparatoires

Ils font partie des coûts nécessaires à la préparation de la proposition. Ils sont éligibles à condition

qu’ils soient :

a) encourus après la publication de l'appel à propositions mais avant le dépôt des propositions ;

b) limités à € 10.000 par projet ;

c) limités aux frais de mission et de séjour uniquement pour le personnel employé par le Demandeur et/ou le(s) partenaire(s) à condition que ces frais n’excèdent pas les coûts habituellement payés par l’organisation eu égard de ses règles et règlements ou les taux publiés par la Commission au moment où la mission est remboursée sur la base de montants forfaitaires ou coûts unitaires. Par conséquent, d’autres types de coûts (tels que les salaires du personnel, les prestations de consultants, etc.) et / ou les frais de déplacement et de séjour liés aux consultants ne sont pas éligibles ;

d) dûment justifiés par des pièces justificatives ;

e) inclus dans les dépenses déclarées dans le premier rapport intérimaire et, par conséquent, ils ne peuvent être réclamés comme éligibles que si la proposition de projet a été sélectionnée et financée par le Programme.

1. Ressources humaines (uniquement les Coûts du personnel)

Il s’agit des coûts liés au temps réel travaillé pour la mise en oeuvre du projet par les employés

permanents ou temporaires (recrutés ad hoc) du Bénéficiaire Principal (BP) et des organisations

partenaires (PP). Ils comprennent les coûts des employés conformément aux contrats de travail et les

coûts des personnes physiques travaillant pour lórganisation partenaire moyennant un contrat autre

qu’un contrat de travail et recevant un paiement de salaire à titre de rémunération. Quand le paiement

de salaire n’a pas pour but la rémunération de personnes physiques, ces coûts sont à financer à travers

la catégorie « sous-traitance ».

Ils sont liés aux activités que le Bénéficiaire Principal et les partenaires n’auraient pas mis en oeuvre si

le projet n’avait pas été réalisé et correspondent aux coûts salariaux bruts incluant la sécurité sociale

et dáutres composantes dérivant de la législation nationale en vigueur dans le pays concerné. Les

coûts variables (tels que les bonus de performance, les incitations, etc.) ne peuvent pas être inclus

dans les coûts de personnel éligibles. Les heures supplémentaires peuvent être imputées au projet si

le temps de travail total du personnel concerné est consacré à la mise en oeuvre du projet.


Seuls les coûts de personnel directement employés par le Bénéficiaire Principal et les partenaires sont

éligibles. Les coûts de personnel des organisations non-partenaires ne sont pas éligibles. Les

organisations appartenant entièrement à un bénéficiaire (BP ou PP), mais financièrement et

fonctionnellement indépendantes, peuvent imputer leurs frais de personnel à cette catégorie de coûts.

Toutefois, le bénéficiaire rembourse les frais de personnel aux organismes sous leur tutelle, afin de

garantir le paiement effectif des dépenses à partir du compte du projet.

Les salaires et autres coûts ne doivent pas dépasser ceux normalement appliqués par le Bénéficiaire

principal et/ou les Partenaires du projet, sauf s'il est prouvé et dûment justifié que des montants plus

élevés sont indispensables pour réaliser les activités du projet.

Le coût du personnel ne comprend pas les coûts de cabinets d'expertise (pour le soutien à la gestion

technique et financière notamment) tel quíndiqué au point (5).

Le paiement des salaires doit correspondre aux responsabilités spécifiées dans un document de

description des tâches (contrat, lettre de mission, etc.) et requiert une décision de désignation

préalable et par écrit avant la distribution des tâches au sein du projet, estimant la quantité de temps

à affecter à ces activités.

Le temps réel consacré par chaque personne au niveau du Groupe de Tâches (GT) et son coût réel

seront indiqués par le biais de feuilles de temps détaillées et vérifiées par l'auditeur lorsque ces coûts

sont déclarés dans les rapports financiers périodiques du projet.

Les dépenses liées au personnel employé par lórganisation partenaire, formellement engagé pour

travailler sur le projet peuvent être :

- à temps complet ;

- à temps partiel ;

- à temps partiel avec un pourcentage fixe de temps dédié au projet par mois ;

- à temps partiel avec une quantité flexible d’heures travaillées sur le projet par mois ;

- engagés par heures de travail à fournir.

Au cas où le personnel travaillerait à temps partiel pour le projet et à temps partiel pour d’autres tâches

de l’organisation partenaire, le salaire réel doit être utilisé pour le calcul de ses coûts dans le budget

du projet. Il est préférable d’éviter d’inclure des coûts horaires différents dans le cadre dún même

contrat de travail.

2. Frais de voyage et de séjour (indemnité journalière)

Ce sont les frais de déplacement du personnel et d’autres personnes participant au projet, tels que les

intervenants ou les participants y compris ceux des partenaires associés. Ces personnes peuvent ne

pas directement être impliquées dans les activités du projet mais être invitées à un événement

spécifique tels que les réunions, séminaires ou conférences organisés dans le cadre des activités du

projet.


Les frais de voyage et de séjour doivent être clairement liées aux activités du projet et être nécessaires

à la mise en oeuvre du projet. Les frais de voyage et de séjour des experts externes et prestataire de

service sont compris dans la catégorie « Coûts des services », soit la ligne budgétaire nº5.

Le paiement direct d’un voyage ou des frais de séjour par un employé du projet doit être appuyé par

une preuve de remboursement de la part de lémployeur.

Conformément aux législations nationales, des indemnités journalières peuvent aussi être payées à

des tierces parties, comme par exemple des personnes qui ne travaillent pas pour lórganisation

partenaire sur la base d’un contrat de travail ou d’une loi de service public, des partenaires associés,

de jeunes apprentis en mobilité, etc. Les frais de déplacement quotidien du bureau au domicile et vice-

versa ne sont pas éligibles.

Ces coûts ne devraient ni dépasser ceux qui sont normalement soutenus par le Bénéficiaire Principal

ou ses partenaires, conformément à ses règles et réglementations internes, ni les barèmes publiés par

la Commission au moment des missions si elles sont remboursées sur la base d’indemnités forfaitaires.

Par conséquent, les pratiques habituelles pour ces coûts doivent être documentées, soit par le biais de

la réglementation interne, soit par la comptabilité des voyages payés avant la mise en oeuvre du projet.

Les frais de voyage comprennent :

a) Carburant (pour le véhicule appartenant à l’organisme du Bénéficiaire Principal et/ou du partenaire;

b) Kilométrage (en cas de location de véhicule) ;

c) Taxi ou location de voiture, uniquement lorsque les moyens de transport public ne sont pas disponibles ou pour d’autres raisons exceptionnelles ;

d) Transports publics (avions, trains, autobus, etc.) ;

e) Coûts liés à lássurance de voyage et à la délivrance des visas.

Règles spécifiques s’appliquant à cette catégorie de coût

Les frais de voyage et séjour liés à des activités mises en oeuvre en dehors des territoires du

Programme sont éligibles à condition que ces activités ont été incluses dans le formulaire de demande

approuvé. Les voyages en dehors des zones d'activités du projet doivent être préalablement autorisé

par l'Autorité de gestion par le biais d'une demande à adresser au STC.

Les frais de subsistance comprennent :

a) Hébergement ;

b) Repas ;

c) Voyages locaux à l'intérieur du lieu de la mission et

d) Frais divers pour les frais de subsistance.


Ces coûts peuvent être déclarés comme des « coûts réels remboursés », « per diem », ou « indemnités

journalières ». Cependant, ils ne doivent jamais dépasser les barèmes (per diem) publiés par la

Commission européenne au moment du déplacement ou les seuils prévus par le règlement intérieur

de chaque organisme (si inférieur aux seuils communautaires). Les barèmes de la CE sont disponibles

à l’adresse suivante : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm_en.

3. Infrastructures :

Les infrastructures (par ex : installations de petites centrales solaires, centres de traitement des

déchets, etc.) doivent avoir été soigneusement décrits et justifiés dans les sections correspondantes

du formulaire électronique. En particulier, leur impact environnemental potentiel sur les territoires

concernés a déjà été décrit (voir la section 3 du formulaire électronique).

Les travaux publics pour la rénovation/adaptation d’infrastructures existantes – à exploiter

principalement dans le cadre de la mise en oeuvre des activités du projet – doivent être considérés

également dans cette catégorie budgétaire. Cette ligne budgétaire inclut le coût pour financer des

infrastructures et des travaux de construction mais aussi láchat d’objets physiques ne rentrant pas

dans la catégorie « équipements » et qui peuvent être indépendants ou liés aux infrastructures et

constructions.

Les coûts des infrastructures et travaux font référence tant à un investissement ex-novo qu’à

l’adaptation dúne infrastructure déjà existante. Dans tous les cas, ces coûts ne sont éligibles que s’ils

font référence à des actions pilotes ayant un effet démonstratif. Cela comprend les coûts liés à la

préparation, manutention, l’installation ou la rénovation du site. Les coûts liés aux études de faisabilité

et impact environnemental nécessaires avant la réalisation des actions pilotes et livrées durant la mise

en oeuvre du projet peuvent être affectées sur la ligne budgétaire « services sous-traités ».

Règles spécifiques d’éligibilité relative à cette catégorie de coûts

Les travaux sont acquis en respectant les procédures de marchés publics conformément aux seuils

indiqués aux articles 52, 55 et 56 du Règlement d’exécution 897/214.

En fonction de la nature de línvestissement, toutes les dispositions établies par l’UE et les législations

nationales liés à línvestissement en question portant sur le respect des politiques environnementales

(étude de faisabilité, évaluation de límpact environnemental, permis de construire, etc.), doivent être

respectées. En particulier, toute obligation dérivant des directives européennes en vigueur doit être

strictement respectée.

Exceptionnellement et dans des cas dûment justifiés, l'Autorité de gestion peut accepter une

soumission ultérieure des permis et des documents de conception dans un délai maximum de 6 mois

à compter de la date de début du contrat.

4. Equipements et fournitures :

Il s'agit des coûts pour l'achat ou la location d’équipements et de fournitures (neufs ou d’occasion) et

consommables spécifiquement identifiés et exclusivement consacrés aux fins du projet, ainsi que le

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm_en


coût des services pour leur transport et leur installation, à condition qu'ils correspondent aux taux du

marché. Ces coûts se réfèrent à tous les matériaux (biens durables d'une durée de vie d'au moins un

an) qui sont utilisés pour exécuter les activités du projet et qui doivent généralement être (après

l'achat) énumérés dans « l'inventaire des biens durables » de l'organisation.

Les équipements nécessaires pour les activités du projet tels que des ordinateurs, du matériel de

bureau, etc. devraient être achetés aussi tôt que possible pendant la période de mise en oeuvre du

projet conformément à leur caractère d’équipements nécessaires pour la mise en oeuvre du projet.

Les équipements liés aux activités du projet tels que les filets de pêche, les panneaux solaires, les

pompes à eau, etc. peuvent être achetés pendant toute la durée du projet conformément au tableau

GANTT approuvé (c'est-à-dire les aperçus des activités et des résultats). Dans tous les cas, les règles de

nationalité et d'origine énoncées aux articles 8 et 9 du Règlement (UE) n°236/2014 portant sur les

règles et modalités communes pour la mise en œuvre des instruments de l’Union pour le financement

de l’action extérieure s'appliquent également. Aucune restriction ne peut être appliquée à la

nationalité des entrepreneurs et les fournitures peuvent provenir de tout pays pour des achats

inférieurs à 100 000 € (voir l'article 15 du Contrat de Subvention).

Finalement, conformément à lárt. 48 du Règlement dÉxécution 897/2014, les coûts d'achat ou de

location d'équipements (neufs ou d'occasion) et de fournitures pour les besoins spécifiques du projet

sont éligibles pour autant que ces coûts correspondent à ceux du marché.

Fournitures. Les fournitures doivent être achetées en respectant les procédures de marché public

selon les seuils indiqués aux articles 52, 54 et 56 du Règlement dÉxécution IEV 897/2014.

Conformément à l'article 10 par. 3 des règles communes d'application de l'IEV (règlement (CE)

236/2014), le programme étant géré en gestion partagée et l'Autorité de gestion étant une

administration publique italienne, l'Autorité de gestion acceptera l'achat de fournitures à condition

qu'elles soient conformes aux mesures restrictives sur le commerce établies et régulièrement mises à

jour par l'Union européenne.

Une liste des mesures restrictives (sanctions) en vigueur peut être trouvée ici. La carte permet de

vérifier s'il existe des restrictions particulières qui peuvent être pertinentes pour la règle d'origine

(importation de produits). En particulier, s'il existe des embargos sur les marchandises de la liste des

pays marqués sur la carte. Aux fins du présent règlement, le terme "origine" est défini aux articles 36

et 37 du règlement (CEE) no 450/2008 du Conseil et dans d'autres actes législatifs de l'Union régissant

l'origine non préférentielle.

Selon l'article 22.6 du CS, la propriété des équipements, véhicules et fournitures payés par le projet

doit être transférée aux partenaires dans les pays où les activités ont été réalisées ou aux bénéficiaires

finaux du projet, au plus tard lors de la présentation du rapport final. Des copies des preuves de

transferts d'équipements et de véhicules dont le coût d'achat était supérieur à 5 000 € par article

doivent être jointes au rapport final. Les preuves doivent être conservées à des fins de contrôle

conformément aux obligations contractuelles.


Points clés :

- Certains projets tentent de diviser un appel d'offres pour un article identifié (tel qu'une centrale

solaire) en plusieurs appels d'offres dont la portée doit rester inférieure à 100 000 €. Cela peut

être le cas pour une centrale solaire où le bénéficiaire lance des appels d'offres séparés pour les

modules photovoltaïques, le boîtier de combinaison et l'onduleur. Cette procédure est illégale. Les

dépenses déclarées dans le cadre de cette procédure seront considérées comme non éligibles.

- Si la durée de vie de l'équipement s'étend après la fin de la période de mise en œuvre du projet,

le coût total de l'équipement est éligible (et non la seule partie amortie de l'équipement), à

condition que les conditions indiquées dans cette section soient toujours remplies et, en

particulier, que l'équipement soit la propriété des bénéficiaires finaux du projet.

5. Services sous-traités :

Cette ligne budgétaire inclut les couts liés au soutien à la gestion technique et financière du projet, à

la vérification externe des dépenses4, aux activités d'information et de dissémination, de la location à

court terme d'équipements5 pour l'organisation d'événements, évaluation, traductions, etc. et aux

coûts des services financiers (le coût des virements bancaires et garanties financières). Ces coûts sont

considérés comme éligibles pour autant qu’ils correspondent à ceux du marché.

En ce qui concerne le choix du prestataire de services, l’achat de services doit respecter les conditions

établies à lárticle 8 du Règlement (UE) 236/2014. En particulier, aucune restriction ne peut être

appliquée à la nationalité des entrepreneurs.

Les services doivent être achetés en respectant les procédures de marché public conformément aux

seuils indiqués aux articles 52, 53 et 56 du Règlement dÉxécution IEV 897/2014, et conformément aux

procédures nationales et aux règles du programme publiées dans le Manuel de mise en Oeuvre

(annexe passation de marché pour les organisations privées).

Il n’y a pas de pourcentage maximum prédéfini des coûts directs totaux pouvant être sous-traités.

Cependant, conformément à lárticle 2 du Contrat de Subvention, il nést pas possible de sous-traiter

léssentiel du projet à des tierces parties y compris à des organisations in-house. Cela signifie, par

exemple, que la gestion du projet restera sous la seule responsabilité du Bénéficiaire Principal et des

Partenaires et que seules des portions limitées des activités pourront être sous-traitées.

Au cas où une organisation publique agissant en tant que Bénéficiaire Principal ou partenaire utiliserait

des services in-house (en interne), les critères suivants doivent être respectés :

- le prestataire in-house doit être soumis au même contrôle du Bénéficiaire Principal ou Partenaire

que les autres départements de celui-ci (« subordination structurelle ») ;

- le prestataire réalise l’essentiel de ses activités statutaires pour l’organisation qui le contrôle («

dépendance économique »).

4 Les coûts de la vérification des dépenses externes ne doivent pas dépasser 3% du total des coûts budgétaires éligibles. 5 Par exemple, les microphones des cabines d'interprétation pour un événement, etc.


- le prestataire est la propriété du seul Bénéficiaire Principal ou du partenaire et son capital n’est

pas ouvert à la participation de parties privées vu que, si des partenaires privés devaient posséder

des actions minoritaires, un contrôle total réel néxisterait pas.

Quand les conditions pour lápplication de services in-house sont respectées, les coûts liés doivent

toujours être imputés sur la base de coûts réels, donc, sans aucune marge de profit. En outre, ils

doivent toujours respecter les règles d´éligibilité des dépenses mentionnées ci-dessus et ils doivent

être imputés sur la ligne budgétaire « services sous-traités ».

Le Bénéficiaire Principal et les partenaires ne sont pas autorisés à transférer des fonds du projet entre

eux ou vers les Partenaires Associés que ce soit à travers léngagement de personnel interne ou

externe (y compris les membres du Conseil dÁdministration, les actionnaires, des associés, etc.) ou à

travers la sous-traitance de services, fournitures ou infrastructures.

6. Autres Coûts

Tout coût ne rentrant pas dans les lignes budgétaires précédentes doit être inclus dans la ligne

budgétaire « Autres coûts ». Cependant, seuls les couts mentionnés en tant que tels dans le Formulaire

de Demande peuvent être considérés éligibles (par exemple, les subventions en cascade, la location

dún bureau exclusivement dédié à la mise en oeuvre du projet, etc.).

Conformément aux principes généraux, aucun coût ne peut être pris en charge deux fois, ce qui veut

dire que le double financement nést pas autorisé. L’achat de biens d’équipements, matériel

informatique et logiciels, fournitures ainsi que le montage d’équipements doivent être inclus dans la

ligne budgétaire « Equipements et fournitures » uniquement.

La catégorie « Autres coûts » ne peut inclure ni des coûts inéligibles tels que définis ci-avant ni des

couts déjà compris dans une autre section ou ligne du budget.

Subventions en cascade : Les subventions en cascade font référence au soutien financier pouvant être

offert aux tierces parties impliquées dans la proposition de projet (par exemple, l’implication de start-

up afin de mettre en oeuvre un projet pilote, etc.). Ces subventions doivent être dument justifiées et

respecter les dispositions relatives aux aides dÉtat (régime de minimis). Les subventions en cascade

sont aussi soumises aux règles de nationalité arrêtées à l Article 8 du Règlement (UE) 236/2014 qui

stipulent qu’aucune restriction ne peut être appliquée à la nationalité des entrepreneurs.

Le Demandeur devra fournir des informations sur la gestion des subventions, les critères de sélection,

le montant/nombre indicatif des subventions qui sera accordé, les bénéficiaires finaux tels que les

chercheurs, les entrepreneurs, les ONG locales, etc. et les impacts escomptés doivent être dûment

détaillés dans les documents de rapport, s'ils n'ont pas été déjà détaillés dans le formulaire complet

de demande. Les subventions en cascade doivent être imputées sur la ligne budgétaire « Autres coûts

» avec les limitations suivantes :

a) au maximum 30 % des coûts totaux directs peuvent être consacrés aux subventions en cascade ;

b) Maximum de € 60.000 par subvention.


Les bénéficiaires de subventions en cascade devront rapporter les couts au Bénéficiaire Principal ou

au Partenaire ayant octroyé la subvention, conformément aux mêmes principes généraux d´éligibilité

en fonction du type dáctivités à mettre en oeuvre.

Un guide pour la gestion des subventions en cascades a été publié par le Programme. Il décrit

notamment les procédures spécifiques d’attribution aux organismes tiers à mettre en oeuvre, et les

procédures de contrôle et de suivi. Il est recommandé aux bénéficiaires et aux auditeurs de le consulter

avant de débuter les activités financées ou la vérification des dépenses. Des modèles officiels de

formulaire de demande de subvention en cascade, et de procédures de sélection des organismes tiers

sont à utiliser obligatoirement avant toute mise en œuvre pour s’assurer de l’éligibilité des dépenses.

B. Coûts indirects :

Ils incluent les coûts administratifs et la provision pour imprévus :

Coûts administratifs :

Il s’agit des coûts indirects encourus par le Bénéficiaire Principal et ses partenaires. Ils sont éligibles de

manière forfaitaire dans la limite de 7% pour chaque partenaire du total estimé des coûts directs

éligibles, à l’exception des coûts pour les infrastructures. La méthode de calcul est spécifiée dans le

fichier Excel « Calcul des coûts administratifs » renseignés par le Demandeur et chaque partenaire lors

de la candidature. Aucune pièce justificative ne doit être produite pour justifier ces coûts lors de la

déclaration.

Cependant, l'Autorité de gestion peut demander des preuves pour vérifier la méthode de calcul réelle

pendant la période de mise en œuvre du projet. Les coûts administratifs ne sont pas éligibles, si le

bénéficiaire a reçu une "subvention de fonctionnement6" financée par la CE, car cela serait considéré

comme un "double financement".

L'auditeur chargé de la vérification des dépenses devra vérifier, dans le cadre du premier rapport

intermédiaire, la méthode de calcul des montants indiqués dans le "dossier de calcul des coûts

administratifs" mentionné ci-dessus.

Si le Bénéficiaire principal ou un partenaire n'est pas autorisé à recevoir des coûts administratifs, ceux-

ci seront déduits par l'Autorité de gestion du total des coûts éligibles acceptés inclus dans les rapports

intermédiaires et final.

Réserve pour imprévu :

Une provision n’excédant pas 3% des coûts directs éligibles peut être incluse dans le budget du projet.

Elle ne peut être utilisée qu’avec l’autorisation écrite préalable de l’AG. L'utilisation de la réserve pour

imprévus est permise, par exemple, en cas de fluctuations exceptionnelles des taux de change

empêchant l'achat de biens, travaux ou services nécessaires au projet. La réserve pour imprévus n’est

6 La subvention de fonctionnement est une subvention destinée à financer les dépenses de fonctionnement d'un organisme de l'UE qui poursuit un objectif général d’Intérêt européen ou objectif faisant partie d'une politique de l'UE.


pas préalablement réservée à un partenaire ou à une activité. Si son utilisation est demandée par le

Bénéficiaire Principal à lÁutorité de Gestion, il sera nécessaire de préciser pour quel(s) partenaire(s)

et sur quelle(s) ligne(s) budgétaire(s) la réserve sera utilisée.

La demande devra être adressée à l'AG via le STC et devra contenir la preuve des circonstances

imprévues qui ont conduit le projet à demander l'utilisation de la réserve pour imprévus, ainsi que les

justifications sur son calcul.

Les retards dans la mise en œuvre du projet ne sont pas considérés comme des circonstances

imprévues s'ils ne sont pas totalement indépendants du bénéficiaire principal ou du partenaire qui y

est confronté.


3) La procédure de vérification des dépenses du programme IEV CT MED

La vérification des dépenses vise à garantir l'exactitude et la régularité des dépenses et des recettes

que chaque bénéficiaire du programme à produit.

À l'issue de la vérification, il devrait être possible de conclure que les coûts déclarés par le bénéficiaire

et les recettes du projet sont :

- réels (les dépenses ont été réellement encourues et les recettes sont identifiées et quantifiées),

- enregistrés avec précision (les montants sont indiqués et enregistrés en fonction des pièces justificatives), et

- éligibles (selon les critères d'éligibilité) conformément au contrat.

La vérification des dépenses s’opère à partir du rapport financier réalisé par le bénéficiaire et vise en

particulier à contrôler la conformité des dépenses avec le budget initial ou modifié (cf. encart ci-

dessous), et à réaliser un examen analytique du rapport financier pour repérer les erreurs évidentes.

Il existe donc un partage des tâches et des responsabilités entre chaque bénéficiaire et son auditeur.

Modification budgétaire :

Conformément à l'art. 71 des règles d'application de l’IEV et à l’Art.9, paragraphe 5.1.1 du contrat de

subvention, les bénéficiaires peuvent procéder à des ajustements et à des modifications de leur plan

d’action et de leur budget. Ces modifications devront être prises en compte et vérifiées par les

auditeurs. Les règles applicables permettant ces modifications sont décrites dans la note « Project

Amendments ». Ainsi, au niveau budgétaire il est possible de transférer des montants d’une catégorie

de coût à une autre, et d’un partenaire à un autre :

- jusqu’à 20% (modification mineure, possible une fois par an) ; il suffit d’en informer l’AG et le STC

- au-delà de 20% (modification majeure, une fois pour le projet) ; nécessite une validation par l’AG et

le comité de suivi du programme.

Enfin, étant donné l’impact que peut occasionner l’épidémie du COVID-19 sur le bon déroulement des

projets, le programme a élaboré une note d’information à l’intention des bénéficiaires principaux et

des partenaires de projets détaillant les procédures spécifiques à engager en cas de renoncement ou

de modification de certaines de leurs activités et dépenses à cause de l’épidémie.

3.1 Tâches et responsabilités des bénéficiaires (principaux et partenaires de projet)

Comme indiqué ci-dessus il incombe à chaque bénéficiaire de réaliser les rapports financiers (voir

paragraphe 4.1) et narratifs indispensables au suivi et au contrôle du projet selon les recommandations

du programme et en utilisant les modèles officiels et le Système d’Information et de Gestion du

programme (SIG7). Chaque partenaire est tenu de télécharger les rapports renseignés dans le SIG.

7 Monitoring Information System (MIS) en anglais


Le Bénéficiaire Principal est chargé d'expliquer à chaque partenaire le processus de reporting, de

collecter les contributions des partenaires et de réaliser les rapports consolidés à télécharger dans le

SIG. Il est responsable de l'établissement des rapports au nom du partenariat. Cela signifie que le

Bénéficiaire Principal est censé vérifier la qualité des informations fournies par les partenaires, tant en

termes de contenu (rapport narratif, tableaux annexés, produits / prestations / autres documents

d'appui) qu'en termes de rapports financiers. Le Bénéficiaire Principal doit rédiger un rapport intégré,

basé sur les contributions de tous les partenaires ;

Il est aussi de la responsabilité du bénéficiaire de s’organiser et d’anticiper bien en amont les tâches

à réaliser, outils à mettre en place et documentation à recueillir et à utiliser.

En particulier et comme indiqué au chapitre 3 du manuel de mise en œuvre des projets, la mise en

place d'une comptabilité appropriée fait partie intégrante des actions à entreprendre au démarrage

des projets par chaque bénéficiaire. La comptabilité est l'enregistrement, le rapport et l'analyse

systématiques des transactions financières d'une entité. Conformément au chapitre 7 du manuel

portant sur la gestion financière, les partenaires doivent respecter les principes suivants :

a. Les registres comptables doivent être en partie double (débit/crédit) ;

b. Les enregistrements comptables doivent être basés sur un plan comptable correctement défini ;

c. Les méthodes utilisées doivent garantir qu'une fois qu'une écriture comptable est enregistrée, elle

ne peut plus être modifiée.

La personne désignée pour tenir la comptabilité du projet doit avoir les compétences nécessaires à cet

emploi. Un bénéficiaire peut choisir de tenir une comptabilité séparée spécifiquement pour le projet

ou d'inclure la comptabilité du projet dans son propre système comptable. Dans ce dernier cas, il doit

disposer d'une méthode permettant de s'assurer que les registres du projet sont facilement

identifiables. Par exemple, les transactions du projet doivent être clairement identifiées par des codes

analytiques dans le logiciel de comptabilité.

Les Bénéficiaires Principaux et les Partenaires de Projets doivent veiller à ce que les demandes de

paiement et les rapports financiers soient correctement et facilement rapprochés du système de

comptabilité et de tenue des comptes du bénéficiaire. À cet égard, le bénéficiaire doit préparer et

conserver les rapprochements appropriés, les calendriers, les analyses et les ventilations pour

inspection et vérification.

Les registres comptables (informatisés) des systèmes comptables des Bénéficiaires Principaux et des

Partenaires de projet tels que le grand livre, les sous-livres et les comptes de paie, les registres des

immobilisations et autres informations comptables pertinentes peuvent inclure des preuves :

- des procédures de passation de marchés telles que les documents d'appel d'offres, les offres des

soumissionnaires et les rapports d'évaluation ;

- des engagements tels que les contrats et les bons de commande ;

- de la fourniture de services tels que les rapports approuvés, les feuilles de temps, les billets de

transport;


- des billets de voyage et cartes d'embarquement, le cas échéant ;

- de la participation à des séminaires, conférences et cours de formation (y compris la

documentation et le matériel obtenus, les certificats), etc ;

- de la réception de biens tels que les bons de livraison des fournisseurs ;

- de l'achèvement de travaux, tels que les certificats de réception ;

- des achats tels que factures et reçus ;

- de paiement tel que les relevés bancaires, les avis de débit, les preuves de règlement par le

contractant;

- que la TVA qui a été payée ne peut pas être effectivement récupérée.

Pour les frais de carburant et d'huile liés au transport, il convient de fournir une liste récapitulative de

la distance parcourue, des frais de carburant et d'entretien ;

Les registres du personnel et des salaires tels que les contrats, les fiches de salaire, les feuilles de

présence seront utilisés comme preuves justificatives et devront être mis à disposition des auditeurs.

Pour le personnel local recruté sur contrat à durée déterminée, il sera nécessaire d’indiquer le détail

des rémunérations versées, dûment justifiées par le responsable local, ventilées en salaire brut,

charges sociales, assurances et salaire net.

Eviter le double financement.

Le chapitre concernant la gestion financière du manuel de mise en œuvre rappelle quelques mesures

à appliquer par les bénéficiaires. Le concept clé est d'éviter le double financement par différentes

sources de cofinancement d'un même poste de dépenses. Si les systèmes de comptabilité analytique

sont utiles à cet égard, des mesures plus simples doivent également être prévues, telles que

l'annulation des documents de dépenses originaux sur papier et d'autres documents probants au

moyen d'un cachet, qui doit inclure le nom du programme et le numéro de référence du projet.

Dans le cas de factures ou de documents de dépenses électroniques ainsi que de paiements

électroniques (virements bancaires), les mêmes informations doivent être incluses dans la "raison du

paiement".

En ce qui concerne les ressources humaines, dans le cas où l'organisation ne dispose pas ou n'utilise

pas de dispositifs électroniques, chaque membre du personnel ou assimilé devra remplir des feuilles

de temps mensuelles avec une indication claire des jours et des heures du temps réel consacré au

projet, qui sera vérifié par l'auditeur ainsi que par l'AG selon le cas. La feuille de temps est obligatoire

pour le personnel à temps partiel.

3.2 Tâches et responsabilités des auditeurs

Tel qu’indiqué précédemment chaque bénéficiaire français à l’obligation de contractualiser par une

procédure d’appel d’offre un auditeur habilité par l’Autorité Nationale française.

Le contrôleur désigné doit répondre aux exigences fixées par les règles de mise en œuvre du

programme IEV CTF et doit être indépendant des organismes Bénéficiaires Principaux et Partenaires

des Projets ainsi que des instances du programme (AG/STC/AA).


La participation de la personne chargée de la vérification des dépenses aux cours de formation

organisés par l'Autorité de gestion, et l’Autorité Nationale avant ou après leur passation du contrat

avec les bénéficiaires et les partenaires du projet, est considérée comme obligatoire.

Tout auditeur de projet peut être remplacé si des considérations mettent en doute son indépendance,

si ses normes professionnelles ne répondent pas aux exigences fixées dans les termes de référence, ou

si des erreurs substantielles sont détectées dans des rapports précédemment soumis qui mettent

raisonnablement en doute sa fiabilité professionnelle. Dans ce cas, l'Autorité de gestion informera

immédiatement le PCC du pays concerné afin de prendre les mesures appropriées et de retirer, le cas

échéant, le ou les auditeurs concernés de la liste d’habilitation.

Les tâches des auditeurs désignés par les bénéficiaires principaux et les partenaires du projet sont,

entre autres, les suivantes8 :

a) de vérifier que les biens et services ont été livrés et que les travaux ont été exécutés ;

b) de vérifier que les dépenses déclarées par les bénéficiaires se rapportent à la période d'éligibilité ou

à des périodes antérieures et qu'elles ont été payées ;

c) de vérifier la conformité avec les règles applicables (y compris les règles d'éligibilité), y compris les

exigences en matière de passation de marchés et de visibilité ;

d) vérifier la conformité des dépenses avec le projet approuvé et le contrat de subvention signé ;

e) de vérifier les documents et la comptabilité y afférents afin d'éviter tout double financement ;

f) vérifier l'adéquation des pièces justificatives ;

g) de vérifier l'enregistrement des dépenses dans les registres comptables du bénéficiaire et de

s'assurer que les dépenses sont déterminées conformément aux normes comptables et aux pratiques

habituelles de comptabilité analytique applicables au bénéficiaire ;

h) de vérifier les règles d'enregistrement et d'archivage des pièces justificatives relatives à la mise en

œuvre du projet ;

i) de notifier les irrégularités et les soupçons de fraude ou de corruption, selon le cas9.

Les dépenses encourues et payées par un Bénéficiaire principal ou un Partenaire ne peuvent être

réclamées dans le cadre du projet qu'après vérification par leur auditeur indépendant respectif.

Les auditeurs du projet vérifieront les documents fournis par les bénéficiaires des projets par le biais

du système de suivi du programme. Cependant, ils doivent s'assurer de procéder à une vérification in

situ au moins une fois pendant la durée de vie du projet, afin de vérifier les pièces justificatives

8 Cf. chapitre 7 Gestion financière du manuel de mise en oeuvre 9 Si un auditeur identifie une fraude ou une corruption potentielle, il en informe directement l'Autorité de gestion par le biais d'un rapport spécifique qui n'est pas remis au bénéficiaire concerné.


originales, les procédures de passation de marchés, les résultats du projet, les preuves de services,

travaux, équipements, biens cofinancés par les projets, l'adéquation des systèmes comptables. Une

liste des résultats du projet sera produite et signée par les auditeurs en tant que pièce jointe au rapport

de vérification des dépenses (EVR10).

Les vérifications des dépenses seront effectuées selon des formats et des listes de contrôle convenus

avec l'Autorité de gestion et leur résultat sera le Rapport de vérification des dépenses (EVR) qui sera

joint à chaque demande de paiement après le préfinancement initial.

Une fois le rapport et la documentation analysés et vérifiés l'auditeur renseigne l’EVR et le télécharge

directement dans une section spécifique du système de suivi, d'information et de gestion (SIG).

Un EVR consolidé, comprenant les résultats des vérifications effectuées par les auditeurs de tous les

partenaires, est rempli par l'auditeur du Bénéficiaire principal. Il devra le télécharger avec les annexes

dans le SIG.

Une copie des rapports de projet et des EVR est également envoyée aux points de contact et de

contrôle concernés, afin de leur permettre d'effectuer des contrôles de leur côté.

Le Bénéficiaire principal et les partenaires accordent aux auditeurs tous les droits d'accès nécessaires

à la vérification dans les mêmes conditions que celles mentionnées à l'article 16.4 du Contrat de

Subvention.

3.3 Principales composantes de la procédure de contrôle

La procédure de vérification des dépenses du programme IEV CT MED s’organise autour de 7

composantes principales :

a) Recueil de la documentation et des informations nécessaires

b) Examen des coûts déclarés c) Vérification des coûts indirects et des règles de passation des marchés

d) Examen visant à confirmer le caractère non lucratif du projet e) Examen du respect des conditions contractuelles

f) Visites sur place g) Soumission des rapports, évaluation et résultat de la procédure de vérification

Le programme a élaboré une grille permettant aux bénéficiaires et auditeurs d’identifier pour chaque

composante les principales questions évaluatives, règles et attentes du programme en matière de

recueil d’information, de type d’analyse ou de pièces justificatives.

Composante Explication

a) Recueil de la documentation et des informations nécessaires

Accès au contrat de

subvention et à l'accord

de partenariat

Le responsable du traitement doit demander et obtenir toutes les

informations et tous les documents nécessaires à l'exercice de ses fonctions.

10 Expense verification report (EVR) en anglais


Des dispositions doivent être prises pour que le responsable du traitement ait

accès aux originaux du contrat de subvention et des documents connexes, tels

que les modifications et la correspondance avec l'Etat Membre (EM) ou le STC.

Les règles de sélection

des dépenses et les

principes et critères de

couverture des

vérifications

Dans le cas de la France et plus généralement pour les autres PMUE et le

Liban, les auditeurs des bénéficiaires (principaux et partenaires) ont

l’obligation de vérifier 100 % des dépenses. Pour les bénéficiaires des autres

pays membres du programme, où le contrôle n’est pas tenu de couvrir 100%

des dépenses, les règles de sélection des dépenses doivent être décrites, y

compris les règles d'échantillonnage, ainsi que les principes et les critères de

couverture de la vérification.

Rapport financier pour

le contrat de

subvention

L’auditeur devrait vérifier que le rapport financier est conforme aux

conditions du contrat de subvention, à l'accord de partenariat et aux modèles

de rapports obligatoires publiés par le programme.

Règles de comptabilité

et de tenue des

registres

L’auditeur doit vérifier si les bénéficiaires tiennent un système de comptabilité

séparé ou un code comptable approprié pour toutes les transactions relatives

à un projet conformément au contrat de subvention.

Taux de change Le taux de change est calculé automatiquement par le système.

b) Examen des coûts déclarés

Les coûts sont-ils réels ?

Examen des pièces

justificatives

Les coûts doivent être réellement encourus par le bénéficiaire et lui

appartenir, et ne doivent pas faire l'objet d'un double financement. L'absence

de double financement doit être vérifiée dans le système comptable, en

tenant compte du fait que les pièces justificatives, telles que les factures, sont

aujourd'hui généralement fournies sous forme électronique (par exemple des

fichiers pdf) et que les bénéficiaires peuvent facilement produire plusieurs

originaux. Par conséquent, les timbres apposés sur les originaux ne

constituent plus une preuve de l'absence de double financement. D'autres

moyens de contrôle du double financement, comme la vérification de la

comptabilité du bénéficiaire, peuvent être plus adéquats.

Les pièces justificatives (par exemple, les factures, les contrats) et, si elles sont

disponibles, les preuves de paiement doivent être examinées. Les auditeurs

doivent vérifier les originaux au moins une fois pendant la durée du projet.

La vérification de la réalité de l'incident doit se concentrer principalement sur

l'examen de la preuve du travail effectué, des biens reçus ou des services

rendus ; l’auditeur vérifie l'existence des biens. Les coûts encourus doivent

être justifiés par des documents adéquats, tant de nature financière que

technique.

Il convient d'examiner si les coûts sont nécessaires à la mise en œuvre du projet. Une bonne compréhension des activités du projet et des résultats attendus est essentielle pour cet examen.


Les coûts sont-ils correctement enregistrés ?

Examen du système

comptable

Les informations contenues dans le rapport financier doivent être rapprochées des registres et documents comptables du bénéficiaire - c'est-à-dire que les coûts figurent dans les registres comptables du bénéficiaire et sont déterminés conformément aux normes comptables et aux pratiques habituelles de comptabilité analytique applicables au bénéficiaire.

Les coûts sont-ils éligibles ?

Respect du budget du

contrat de subvention

(vérification du budget

en vigueur)

Un examen analytique des rubriques de dépenses dans le rapport financier

doit être effectué, ainsi que pour vérifier que le budget du rapport financier

correspond au budget du contrat de subvention (authenticité et autorisation

du budget initial) et que les dépenses encourues ont été indiquées dans le

budget du contrat de subvention.

En outre, les modifications (avec et sans addendum) du budget du contrat de subvention doivent être vérifiées.

Respect des catégories

de coûts directs

Il convient de vérifier si les coûts directs encourus sont imputés dans la ligne

budgétaire appropriée, conformément aux définitions de chaque catégorie

dans les Lignes directrices à l'intention des demandeurs et/ou le Contrat de

subvention.

Respect de la période

de mise en œuvre

Il convient de vérifier si les coûts encourus pendant la période de mise en

œuvre du projet sont conformes aux conditions et exceptions décrites à

l'article 48.2(c) des règles de mise en œuvre de l'IEV CTF.

Si les coûts encourus sont payés après la présentation du rapport final, il

convient de vérifier s'ils figurent dans le rapport final avec une date de

paiement estimée (article 48.2(a)(ii) des règles de mise en œuvre de l'IEV CTF).

En cas de coûts de préparation (coûts encourus avant la présentation de la

demande de subvention pour la préparation de partenariats solides),

l’auditeur doit vérifier qu'ils sont conformes aux exigences indiquées dans le

contrat de subvention.

Respect des principes

de bonne gestion

financière

(A vérifier par une

évaluation ou une ROM

par le Programme, et non

par une vérification des

dépenses.11

Il convient de vérifier si les coûts sont raisonnables, justifiés et conformes aux

principes de bonne gestion financière (en particulier en ce qui concerne

l'économie et l'efficacité).

Le principe d'économie exige que les dépenses nécessaires à la réalisation des activités prévues soient mises à disposition en temps utile, en quantité et qualité appropriées et au meilleur prix.

Le principe d'efficience exige que les activités et les produits soient réalisés en assurant le meilleur rapport entre les ressources employées et les résultats obtenus.

11 Cet aspect sera vérifié mais ne constitue pas une condition d'éligibilité des dépenses


Respect de la législation fiscale et sociale

Il convient de vérifier que la législation fiscale et sociale pertinente est respectée pour les coûts déclarés.

Attribution rétroactive dans les projets d'infrastructure

Il convient de vérifier si les coûts déclarés sont conformes à l'article 48.3 des

modalités d'exécution de la coopération transfrontalière IEV.

c) Vérification des coûts indirects et des règles de passation des marchés

Coûts indirects

Il convient de vérifier si les coûts indirects sont calculés selon un taux

forfaitaire (par exemple, maximum 7 % des coûts directs) et s'il est cohérent

avec la méthode définie par le programme ou le projet. L’auditeur vérifie que

le pourcentage indiqué lors de la demande est réel dans le premier rapport

intermédiaire.

Respect des règles en matière de marchés publics, de nationalité et d'origine

Il convient de vérifier si la passation de marché a été effectuée conformément

aux dispositions de l'article 52 des modalités d'exécution du programme IEV

CTF et du contrat de subvention.

Coûts non éligibles

Il convient de vérifier si les catégories de coûts déclarées ne sont pas considérées comme non éligibles en vertu de l'article 49 des règles d'application d'IEV CTF. Des catégories supplémentaires, si elles sont définies par le programme, doivent également être couvertes par la procédure.

d) Examen visant à confirmer le caractère non lucratif du projet

Recettes, revenus et

bénéfices

Il convient de vérifier si les contributions de tiers et les recettes sont liées au

projet, enregistrées correctement et traitées conformément aux dispositions

du contrat de subvention.

Il convient également de vérifier s'il existe un équilibre entre les dépenses et

les recettes, afin que le principe de non-profit soit respecté.

Les intérêts générés par les paiements de préfinancement ne sont pas

considérés comme des recettes, sauf si cela est spécifiquement défini par le

programme concerné. Dans les cas où le programme décrit le traitement des

intérêts générés par les paiements de préfinancement, ces intérêts sont soit

réutilisés pour le projet correspondant, soit déduits des demandes de

paiement, soit recouvrés. Pour plus de détails, veuillez consulter l'article 8.4

du règlement financier (UE 966/2012)12

e) Examen du respect des conditions contractuelles

Respect des règles de

visibilité

Il convient de vérifier si les règles de visibilité ont été prises en compte

conformément aux dispositions du contrat de subvention.

12 Veuillez également vous référer aux orientations de TESIM sur la planification financière et la budgétisation.


Autres conditions

contractuelles

Les autres conditions contractuelles, liées à l'éligibilité des coûts (par exemple,

les options de coûts simplifiées telles que les montants forfaitaires, les coûts

unitaires, le financement à taux forfaitaire et autres...), devraient être

couvertes par la procédure de vérification des dépenses.

f) Visites sur place

Le contrôle des pièces justificatives dans le cadre de la vérification des dépenses ne permet pas à lui

seul de garantir l'éligibilité des dépenses déclarées et la réalité des actions. Il est donc nécessaire de

réaliser des visites sur place en cours d’exécution de l’opération.

Conformément à l'article 26, paragraphe 6, du règlement d'application, l'autorité de gestion

s'acquittera de cette tâche et procédera à :

- des vérifications administratives pour chaque demande de paiement des bénéficiaires ;

- des vérifications sur place des projets (qui peuvent être effectuées par échantillonnage).

Les contrôles seront effectués afin de vérifier que les services, fournitures ou travaux ont été exécutés,

livrés et/ou installés et que les dépenses déclarées par les bénéficiaires ont été payées par eux et que

cela est conforme au droit applicable, aux règles du programme et aux conditions de soutien des

projets.

Les contrôles sur place seront effectués sur la base d'une analyse des risques tenant compte du

montant proportionnel de la subvention accordée à un projet et du niveau de risque identifié par ces

vérifications et audits de l'Autorité d'audit pour les systèmes de gestion et de contrôle dans leur

ensemble.

Par ailleurs, la description du système de Contrôle et de Gestion pour la France stipule que chaque

bénéficiaire français fera l’objet a minima d’une visite sur place au cours du projet effectuées par

l’auditeur, le cas échéant accompagné par le PCC.

Objet et modalités de réalisation des visites sur place effectuées par l’auditeur du bénéficiaire

Les visites sur place sont réalisées en cours d’exécution du projet. Elles ont pour objet de vérifier :

- La réalité physique de l’opération lorsque la nature du projet s’y prête (présence des équipements, de stagiaires lors de la visite sur place, etc.) ;

- Le bon déroulement de l’opération au regard des termes du plan d’action et au contrat de subvention ;

- Le respect de l'obligation de publicité liée au financement communautaire ; - La régularité des conditions de suivi de l’opération et d’archivage des pièces justificatives.

Cet examen permet d’identifier tout écart significatif par rapport au plan d’action et au contrat de

subvention. Les visites sur place sont réalisées par les auditeurs des bénéficiaires, le cas échéants

accompagnés par le Point de Contrôle National et/ou un représentant de l’Autorité de gestion.


A l’issue de la visite sur place, l’auditeur est tenu d’établir un rapport de visite sur place formalisant les

conclusions de la visite, les écarts constatés et les suites à donner le cas échéant. Le rapport est

transmis au Point de Contrôle et est incorporé au rapport annuel de l’année de réalisation transmis à

l’Autorité de Gestion lors de la remise des demandes de remboursements ou d’avances. En règle

générale, l’auditeur et le Point de Contrôle National, informent le bénéficiaire de leur venue et ne se

font pas sauf exception de manière inopinée.

Résultats des visites sur place

Une visite sur place peut conduire à trois types d’avis : conformité, non-conformité, conformité sous

réserve de la mise en place de mesures correctives. Le rapport de visite sur place précise l’avis formulé.

Les conclusions de la visite sur place sont notifiées au bénéficiaire.

En cas d'avis de non-conformité ou de conformité sous réserve, l’Autorité de Gestion s'assure de la

prise en compte par le bénéficiaire de chacune des corrections demandées suite à la visite sur place.

Un avis de non-conformité est rendu si l’Autorité de Gestion n’a pu trouver sur place les éléments

permettant de rendre compte des conditions d’exécution du contrat de subvention ou s’il a constaté

sur place des écarts tels qu’il peut conclure à un défaut d’exécution du projet. Dans ce cas, il peut être

procédé à la résiliation totale ou partielle du contrat octroyant la subvention du programme. Cette

résiliation est effectuée selon les modalités prévues dans le contrat. Un avis de conformité sous réserve

de la mise en place de mesures correctives est rendu lorsque l’auditeur a relevé des écarts significatifs

entre les activités prévues et réalisées ou un non-respect partiel des obligations conventionnelles

(publicité, suivi des temps d’activité etc.) susceptibles d’être corrigés avant le terme du projet. Selon

les modalités prévues dans le contrat, ces modifications peuvent nécessiter une validation par le

Comité de Suivi du Programme et la conclusion d’un avenant (par exemple, lors d’une modification de

plus de 20% des couts prévus sur un poste de dépenses).

g) Résultat de la procédure de vérification des dépenses et modalités de paiement

Une fois la vérification des dépenses opérées par les auditeurs, le rapport EVR de chaque partenaire

signé par son auditeur doit être soumis directement dans le SIG.

Les rapports EVR seront évalués par le STC. Le STC disposera de 45 jours calendaires pour finaliser son

évaluation technique avec la possibilité de suspendre ce délai en cas de demande de clarification. Si

aucun retour d'information n'a été donné dans les 45 jours calendaires, le rapport sera considéré

comme approuvé. En cas de demande de clarification, les bénéficiaires auront jusqu'à un maximum de

30 jours calendaires pour répondre. Si aucune clarification n'a été reçue, ou si les clarifications ne sont

pas suffisantes pour finaliser l'évaluation, le rapport est considéré comme rejeté.

Les résultats de la vérification technique du STC peuvent être :

• Les rapports sont approuvés ;

• Les rapports ne sont pas approuvés ;

• Le rapport est approuvé avec des réductions financières. Ce scénario implique : des activités sous-

performantes ; des résultats non atteints en termes de qualité et de quantité, le non-respect des

contraintes budgétaires. Par exemple, un projet prévoit d'acheter un achat (activité) pour la


production de données environnementales (production). Si la bouée est installée à la toute fin de

la période de mise en œuvre, de sorte que les données environnementales sont limitées et sans

utilité pratique, le coût total de la bouée peut être considéré comme inéligible, de même que

d'autres coûts connexes (c'est-à-dire les ressources humaines chargées de la mise en œuvre du

programme de travail).

Si le rapport est approuvé par le STC, l'AG le traitera ensuite, afin de définir les dépenses acceptées et

le montant du préfinancement supplémentaire (ou le solde final). En particulier, l'Unité d'Approbation

de l'AG disposera de 30 jours calendaires avec la possibilité de suspendre cette période une seule fois,

et pour un maximum de 30 jours calendaires. Dans le cadre de son évaluation, l'Unité d'Approbation

peut demander des pièces justificatives et/ou des éclaircissements au Bénéficiaire Principal ou au PCC

du pays auquel la demande se réfère. Si aucune clarification n'a été reçue, ou si les clarifications ne

sont pas suffisantes pour finaliser l'évaluation, le rapport peut être rejeté.

L'étape finale (paiement) sera effectuée dans un délai de 15 jours calendaires par l'Unité de paiement

et de comptabilité.

Enfin, le Bénéficiaire Principal recevra les résultats de l'évaluation, y compris :

- un bref résumé de l'évaluation de la qualité, y compris les recommandations ou les mesures

correctives à prendre, le cas échéant ;

- la liste des dépenses acceptées ;

- la liste des dépenses non éligibles ;

- le montant du préfinancement supplémentaire à recevoir.

Paiements :

Les modalités de paiements aux projets sont définies à l’article 7 du Contrat de Subvention. Les

paiements interviennent à la signature du Contrat de Subvention, et après validation des rapports

intermédiaires et du rapport final. Ces modalités et le pourcentage des montants attribués varient en

fonction de l’avancement et de la durée des projets :

Durée projet 12 mois 18 mois 24 mois 30 ou 36 mois

Signature 60% 40% 40% 40%

Intermédiaire 30% 40% 40% 30%

Intermédiaire - - - 20%

Final 10% 20% 20% 10%

*Uniquement pour les projets de l’appel à projet Capitalisation

A noter : le paiement final est effectué uniquement s’il existe encore un solde à payer. L’expérience

montre que les catégories de couts « voyages » et « services sous-traités » sont souvent surestimées

et que certaines réalisations ne sont pas mises en œuvre ou ne peuvent pas être finalisées. Arriver à

90% de paiements par rapport au budget est déjà une réussite.

Lorsque la consommation du préfinancement final est inférieure à 70% et/ou à 100% de tout

préfinancement précédent, le montant du nouveau versement est diminué du montant correspondant

aux ressources non dépensées. Si le montant des dépenses acceptées est inférieur au préfinancement

précédent, le montant du nouveau préfinancement sera réduit en déduisant les dépenses non

acceptées.


4) La documentation à utiliser lors de la procédure de vérification des dépenses

Le programme a mis à disposition des bénéficiaires et auditeurs des modèles de documents à utiliser

obligatoirement au cours de la procédure de vérification et de remontées des dépenses. Ces

documents permettent de procéder à l’audit des dépenses, de présenter les résultats du contrôle et

de recenser les principales erreurs ou difficultés rencontrées.

Les formulaires type de rapport (rapport d'avancement, rapport intermédiaire, rapport final13) sont

conformes aux projets approuvés (CS Annexe I). Ils sont générés automatiquement par le système

d'information de gestion (SIG) et sont accessibles via un code d’accès envoyé par l’AG aux bénéficiaires.

Les rapports et les pièces justificatives (sur demande) sont chargés directement dans le SIG par les

bénéficiaires et leurs auditeurs.

Il est recommandé aux bénéficiaires et auditeurs de se familiariser avec le SIG, les modèles et les

annexes dès le début de la mise en œuvre du projet. Une bonne maitrise de ces outils facilitera la

collecte des données et le recueil des informations et des documents d'appui appropriés tout au long

de la durée de vie du projet. Pour faciliter la collecte d'informations, des formulaires de courtoisie

peuvent être téléchargés à partir du SIG afin de les partager entre les partenaires.

SYSTÈME D'INFORMATION DE GESTION ET DE SUIVI (SIG) Le programme est soutenu par un système de gestion et d'information (SIG) dédié, qui sert d'interface

informatique entre les acteurs impliqués dans la gestion du programme et les bénéficiaires. L'objectif

final est de simplifier les procédures de suivi et de contrôle, et de réduire la production de copies papier

et de s'efforcer d'adopter une approche "zéro papier".

Le SIG est lié au site web du programme14, et a été conçu pour soutenir trois fonctions : l'approche

basée sur les résultats, la gestion de projet et la communication. Concernant la vérification des

dépenses et la gestion financière, il permet notamment de :

- Soutenir le processus décisionnel au niveau du projet et du programme, en fournissant des

informations sur l'impact potentiel, les performances, les risques et les mesures correctives ;

- D’analyser les flux de ressources financières au niveau des lots de travail en comparant le niveau

des dépenses et le budget prévu au niveau des catégories de coûts et des partenaires ;

- Télécharger les modèles de rapports, les rapports de vérification des dépenses (EVR), la liste de

contrôle et la documentation annexe nécessaires à la vérification des dépenses et à la soumission

des demandes de paiement.

- Charger les EVR et autres pièces complétés et signés par les auditeurs (note de conformité,

rapports individuels et consolidés, fichier des constatations, etc.), la demande de paiement qui

devra être complétée et signée (numériquement si possible) par les bénéficiaires principaux.

- Suivre la gestion des "modifications majeures et mineures" : modèle pour la demande par les

bénéficiaires principaux, demandes de clarifications (tracées dans la section Communication) ;

13 Cf. Manuel de mise en œuvre – chapitre 4 Reporting 14 Décrit plus en détail dans les chapitres 10 Communication et 4 Reporting du manuel de mise en oeuvre


fonctions de validation et de création d'un document d'approbation ou de refus à signer et à

archiver dans le système… ;

- D’être avertit de l'approche des délais fixés par le contrat de subvention pour la présentation des

rapports par les bénéficiaires ainsi que de toutes les phases de la procédure, de la soumission au

paiement. L'état d'avancement du processus sera disponible pour les bénéficiaires à chaque étape;

- …/…

Un manuel dédié à l'utilisation du SIG décrivant les fonctionnalités fournies par le système est

disponible en version anglaise ici : http://www.enicbcmed.eu/mis/projects.

4.1 Rapport Financier

Il s’agit du rapport des dépenses déclarées par le bénéficiaire au cours de l’exercice de référence qui

accompagne le rapport narratif15 qui permet la collecte d'informations et de données en rapport avec

les résultats, les réalisations et leurs indicateurs ainsi que de décrire le niveau d’avancement des

activités. Conformément à l’art. 6 du Contrat de Subvention (CS), le bénéficiaire principal (BP) doit

informer l'Autorité de gestion de l'avancement du projet par le biais de rapports réguliers. Les rapports

visent à faire le point sur les progrès pertinents dans la mise en œuvre du projet, et à démontrer si le

plan indicatif pour les résultats et l'achèvement des activités est en bonne voie par rapport au projet

approuvé annexé au CS.

Le CS prévoit trois types de rapports : d’Avancement, Intermédiaire, et Final. Chaque rapport a un

objectif spécifique AINSI qu’une partie narrative et une partie financière.

Leur réalisation est de la responsabilité de chaque bénéficiaire qui doit utiliser le module de déclaration

en ligne du SIG, sur le site du programme. Chaque bénéficiaire et partenaire recevra dès la signature

du contact de subvention du projet un code d’accès leur permettant d’utiliser ce module.

Seuls les rapports intermédiaires et finaux sont étayés par des rapports d'audit (rapports de

vérification des dépenses – EVR conformément à l’Article 7.2 b du CS. Ce sont uniquement ces rapports

qui serviront de base à la vérification des dépenses par l’auditeur de chaque partenaire d’un projet,

avant d’être adressés au STC/AG via le Système d'Information de Gestion (SIG).

4.1.1. Rapport financier d’avancement

Les rapports financiers d'avancement ne sont pas à contrôler par les auditeurs mais servent au pilotage

des projets et devront être produits lors de la remise des rapports financiers intermédiaires et final. Ils

sont basés sur le modèle établi dans le SIG comme "Rapport de synthèse des dépenses", afin de

contrôler efficacement les dépenses encourues par catégories de coûts, Groupes de Tâches et résultats

pour la période de mise en œuvre concernée. Les informations sur l'évolution des dépenses seront

comparées au budget approuvé. Les Bénéficiaires Principaux et les partenaires rempliront les modèles

susmentionnés par l'intermédiaire du SIG.

15 Voir manuel de mise en œuvre chapitre 4 Reporting


Cette opération peut prendre du temps, il est fortement recommandé de procéder régulièrement (au

moins une fois par mois) à la saisie des informations financières et de les remonter au bénéficiaire

principal.. Cela permettra également au bénéficiaire principal de détecter rapidement les retards

potentiels et de prendre des mesures correctives.

Les rapports d'avancement doivent être soumis après le 6e, le 18e et le 30e mois (selon la durée du

projet), dans les 10 jours ouvrables suivant la fin de la période de référence. Ils couvrent la période de

six mois précédente.

4.1.2. Rapport financier intermédiaire

Le rapport financier intermédiaire est composé de trois modèles :

1. Rapport de synthèse sur les dépenses (voir Rapport financier d’avancement)

2. Rapport de vérification des dépenses (EVR) et annexes: c'est le document émis par les auditeurs

pour la vérification des dépenses tel que décrit à l’article 6.6 du CS (voir le EVR pack publié sur le site).

3. Demande de paiement : le SIG générera le format à la fin du circuit de notification qui sera à

télécharger par le bénéficiaire principal du projet.

Les rapports intermédiaires doivent être soumis après le 12e et le 24e mois de la mise en œuvre du

projet (selon la durée du projet), dans les 2 mois suivant la fin de la période de référence. Ils couvrent

la période de 12 mois précédente.

Au cours de cette période, les auditeurs auront accès au SIG afin de :

- Vérifier le rapport analytique dépense par dépense, en indiquant pour chaque dépense

individuelle, la conformité ou non, le montant des dépenses non éligibles et les raisons de la non-

éligibilité ;

- Vérifier la conformité aux règles en complétant les listes de contrôle

A terme l’application permettra de compléter ces listes directement en ligne et de traiter les

formulaires types en ligne comme résultat final de la vérification.

En plus de l’EVR du Bénéficiaire principal et des partenaires, l'auditeur du Bénéficiaire principal

rédigera un rapport consolidé, comprenant les résultats de la vérification effectuée par tous les

auditeurs (voir partie 4.5 du guide).

4.1.3. Rapport financier final

Le rapport financier final doit être soumis dans les trois mois après la fin de la période de mise en œuvre. Il est composé des trois mêmes modèles utilisés pour le rapport financier intermédiaire et leur réalisation s’appuie sur les mêmes procédures : 1. Rapport de synthèse sur les dépenses (voir Rapport d’avancement)

2. Rapport de vérification des dépenses (EVR)

3. Demande de paiement


Le rapport financier final couvre toute la période de mise en œuvre du projet.

4.2 Check list

Afin d'aider à l’exécution de la procédure de vérification des dépenses et des recettes, l’autorité de

gestion a élaboré une liste de contrôle (annexe 2), qui comprend des indications concernant les

procédures de vérification spécifiques que doit effectuer l’auditeur.

Le contenu de la liste de contrôle élaborée par le Programme vise à fournir des orientations sur certains

aspects pratiques de l'application de l'article 32 des règles de mise en œuvre de la coopération

transfrontalière IEV, et à s’assurer que la procédure de contrôle permet d'examiner si les coûts

déclarés sont réels, correctement enregistrés et éligibles.

Cette liste de contrôle détaillée est le document clé du processus de vérification des dépenses. Elle

doit guider le travail du contrôleur et permet aux bénéficiaires de s’organiser en amont pour pouvoir

renseigner les informations et pièces justificatives nécessaires lors de la remontée des dépenses. Cette

liste est à renseigner par l’auditeur à chaque procédure de vérification des dépenses, et doit être

remise à l’Autorité de Gestion ainsi qu’au point de contrôle national avec le rapport de vérification des

dépenses.

Elle est structurée de la manière suivante :

- Identité du projet, du bénéficiaire et du contrôleur

- Résumé des montants et du type de vérification

- Vérifications formelles

- Critères généraux d’éligibilité

- Dotation des activités et des lignes budgétaires

- Eligibilités des dépenses par ligne budgétaire :

1. Coûts de personnel 2. Frais de voyage et d'hébergement 3. Investissements ou infrastructures 4. Equipement 5. Expertise et services externes 6. Dépenses préparatoires 7. Coûts administratifs indirects

- Marchés publics

- Revenus

- Piste d’audit et système de comptabilité

Pour chaque partie des points de contrôles sont listés et doivent être renseignés par un oui/non/na et

commentées le cas échéant. Pour chaque point de contrôle, les pièces justificatives devant être

produite par le bénéficiaire et visées par l’auditeur sont indiquées.


Illustrations de la check list de contrôle :

La liste des contrats est une autre pièce à joindre à l'EVR

4.3 Rapport individuel

L'annexe 3a fournit le modèle de rapport de vérification des dépenses et des recettes individuelles qui

doit être utilisé pour établir les constatations factuelles découlant des procédures de vérification

appliquées au rapport financier de chaque bénéficiaire (partenaire) du projet.

Ce modèle s'inspire de la norme ISRS 4400, d'exemples de règles et de modèles de PraG, et de la

pratique des programmes de coopération territoriale européenne. L'idée qui sous-tend ce rapport est


de présenter les conclusions du contrôleur de manière rationnelle et simplifiée, afin que tant les

bénéficiaires que l’autorité de gestion puissent disposer d'informations exactes pour la suite de la

procédure de demande de paiement.

Le modèle de rapport fournit au contrôleur des rubriques et un texte standard. Il indique également

les domaines dans lesquels des informations spécifiques doivent être insérées et donne des

instructions pour l'élaboration du rapport. Le coeur du rapport est la section sur les procédures

effectuées et les constatations factuelles qui permet de récapituler les montants des dépenses

analysées et vérifiées, en particulier :

- Le total des dépenses faisant l'objet d’une vérification

- Le montant total des dépenses vérifiées et le taux de couverture des dépenses

- La méthode d'échantillonnage appliquée à une rubrique ou sous-rubrique du budget (méthode utilisée, résultats obtenus…)

- Le montant des dépenses conformes aux exigences fixées dans les procédures de vérification des dépenses

- Le montant des dépenses non conformes aux exigences fixées dans les procédures de vérification des dépenses

- Le total des recettes et des contributions de tiers vérifiées

- Le bénéfice provenant d'un excédent de recettes sur les dépenses (Le cas échéant, et uniquement dans le rapport final ; ce montant devra être déduit du paiement)

Ce rapport permet de présenter le résultat de la vérification et de décrire les conclusions. Il doit être

réalisé pour chaque partenaire de chaque projet par l’auditeur de chaque partenaire à chaque

vérification des dépenses. Le rapport renseigné doit être signé par l’auditeur et envoyé à l’Autorité de

Gestion ainsi qu’au Point de Contrôle National avec ses annexes complétées (rapport financier, check-

list, liste des constatations factuelles) avant la date limite fixée par l’Autorité de Gestion. Il n'inclue pas

d'autres documents liés au travail du contrôleur, tels que le rapport de vérification sur place et d'autres

documents définis et requis par les programmes qui seront néanmoins à fournir au Point de Contrôle

dans le cadre de sa procédure de suivi. Il appartiendra ensuite à l’autorité de gestion de décider si ces

documents supplémentaires doivent être présentés en cas de nécessité pour prendre une décision

finale sur l'éligibilité d'une ou plusieurs dépenses.

4.4 Liste des constatations factuelles

Dans le cadre de la procédure de vérification des dépenses il est demandé aux auditeurs de lister les

dépenses inéligibles potentielles en renseignant le fichier des constatations factuelles (annexe 4).

Pour chaque dépense considérée non éligible ou à risque, il est demandé de catégoriser la constatation

grâce à un code (voir tableau ci-dessous) et d’indiquer la ligne budgétaire, le montant, la description

du problème. L’auditeur le fait en ligne dans le SIG, la liste est ensuite téléchargée et signée puis remise

avec le rapport individuel et la check-list.

A noter : Les auditeurs des bénéficiaires principaux de projet (partenaires chefs de file) doivent

également renseigner la liste consolidée des constatations factuelles qui se trouve dans un onglet

spécifique du fichier Excel, selon les mêmes modalités décrites ci-dessus.


Tableau des codes des constatations

QUESTIONS GÉNÉRALES CONCERNANT LE SYSTÈME DE GESTION ET DE CONTRÔLE (CES QUESTIONS NE SONT

PAS NÉCESSAIREMENT DES PROBLÈMES ET N'IMPLIQUENT PAS NÉCESSAIREMENT DES CONSÉQUENCES

FINANCIÈRES)

1100 problèmes d'organisation (par exemple, confusion des fonctions, absence de contrôle interne, gestion

inefficace des conflits d'intérêts, absence de système efficace pour éviter le double financement)

1200 problèmes d'activité : absence de procédures standard, absence habituelle de procédures concurrentielles

(ouvertes), etc.

1300 problèmes de personnel (par exemple, insuffisance ou incompétence du personnel, intégrité douteuse des

gestionnaires, absence de descriptions de poste et d'attribution de tâches formelles)

1400 violation du plan de communication et autres problèmes d'information et de visibilité

1500 refus d'audit

1600 questions juridiques : faillite, pots-de-vin et/ou corruption, fraude matérielle

1700 autres questions concernant le système de gestion et de contrôle

QUESTIONS GÉNÉRALES CONCERNANT LE PROJET (CES QUESTIONS SONT DES PROBLÈMES ET IMPLIQUENT

GÉNÉRALEMENT DES CONSÉQUENCES FINANCIÈRES)

2100 Projet non mis en œuvre

2200 non conformité des rapports avec le contrat de subvention, rapports inexacts ou incomplets

2300 problèmes d'information et de visibilité : absence, mauvaise utilisation, mauvaise conception ou espace

insuffisant du drapeau européen, du logo du programme, des informations sur les financements européens, des

panneaux d'affichage, des plaques commémoratives, des liens et des sites web, des modèles ou des clauses de

non-responsabilité

2400 activité insuffisante sur la rive sud

2500 non respect d'autres règles contractuelles

2600 calcul erroné du taux de change

2700 compte bancaire non en € ou autres dispositions contractuelles sur les comptes non respectées,

comptabilité confuse pour le projet

2800 notes de crédit effectives par les fournisseurs/prestataires

QUESTIONS SPÉCIFIQUES CONCERNANT L'ÉLIGIBILITÉ DES ÉLÉMENTS DE COÛT UNIQUES DANS UN ENSEMBLE

DE MESURES PROVISOIRES (CES QUESTIONS CONSTITUENT DES PROBLÈMES ET ONT DES CONSÉQUENCES

FINANCIÈRES)

3100 constatations relatives à la réalité (dépenses réellement non encourues), telles que du personnel ou des

biens non disponibles, des services non fournis, une preuve insuffisante de la participation à l'activité, etc.

3200 période d'inéligibilité

3300 budget en vigueur non respecté (1) (préciser si en taux unitaire, quantité ou total)

3400 dépenses inutiles ou lien avec le projet non démontré

3500 constatations relatives à des enregistrements, tels que le rapprochement entre les comptes budgétaires et

la comptabilité ordinaire, incorrect ou impossible ou la violation des normes comptables nationales applicables

3600 dépenses injustifiées ou problèmes de matérialité : pièces justificatives manquantes ou non

correspondantes et similaires (2)

3700 classification erronée des dépenses dans la rubrique

3800 constatations relatives à la décision d'embaucher (y compris du personnel), d'acheter, de louer ou de faire,

y compris l'absence de motifs explicites, des motifs incohérents, des exigences inadéquates - veuillez préciser

3900 procédure de sélection incorrecte (3), telle qu'une procédure incorrecte, des erreurs dans la procédure de

passation de marché, une règle d'origine non respectée, une règle de nationalité non respectée

AUTRES QUESTIONS SPÉCIFIQUES (CONSTITUENT DES PROBLÈMES ET ONT DES CONSÉQUENCES FINANCIÈRES)


4100 désaccord entre la valeur monétaire déclarée et les documents sous-jacents, y compris un taux de change

erroné appliqué pour une dépense unique

4200 utilisation de la réserve sans autorisation préalable de l'AGC

4300 pourcentage erroné de frais administratifs

4400 contributions en nature

4500 inéligibilité type de dépenses, telles que dettes, postes déjà financés, pertes de change, TVA et autres

taxes, achat d'immeubles, amendes, etc.

4600 constatations relatives à la gestion des contrats, y compris les règles techniques non respectées et la sous-

traitance non éligible

4700 intérêts, revenus et autres revenus non déclarés ou déclarés de manière incorrecte

4800 autres questions concernant les lignes budgétaires uniques

Illustrations du fichier des constatations factuelles

Liste des constatations (bénéficiaire / PP)

Liste récapitulative consolidée des constatations

(à réaliser par les auditeurs des bénéficiaires

principaux uniquement)

4.5 Rapport consolidé

La réalisation du rapport consolidé est requise uniquement pour les auditeurs des bénéficiaires

principaux (chefs de file) des projets. En effet, conformément à l'article 46.3 du règlement portant sur

les modalités d'exécution de l'IEV CTF, l'une des responsabilités du bénéficiaire principal est

- de s'assurer que les dépenses présentées par les bénéficiaires ont été engagées aux fins de la mise en œuvre du projet et correspondent aux activités définies dans le contrat et convenues entre tous les bénéficiaires.

- de vérifier que les dépenses présentées par les bénéficiaires ont été examinées conformément à l'article 32, paragraphe 1.

Ainsi, afin d'assurer le respect de cette exigence, l'autorité de gestion a défini une procédure sur la

manière dont les bénéficiaires principaux doivent organiser le processus lié à la consolidation de tous

les rapports des bénéficiaires individuels et des rapports de vérification des dépenses. L'annexe 3b

présente le modèle de rapport consolidé de vérification des dépenses et des recettes à utiliser par les

auditeurs des bénéficiaires principaux.


Bien que la consolidation de tous les rapports individuels ne soit pas une procédure de vérification des

dépenses, plusieurs aspects peuvent être contrôlés par l’auditeur du bénéficiaire principal.

Le tableau suivant décrit ces aspects et propose une série de composantes principales pour mettre en

oeuvre la procédure de consolidation. La consolidation est une procédure que l’auditeur du

bénéficiaire principal est tenu d'appliquer lors de la vérification du rapport de certification des

dépenses consolidées.

Il est attendu de l’auditeur du bénéficiaire principal une description du processus de consolidation

dans le rapport à remettre signé et accompagné du rapport financier consolidé.

Composante suggérée Explication

Exhaustivité et exactitude de

la consolidation

Le responsable du traitement doit vérifier si les informations de

chaque rapport financier individuel sont correctement transférées

dans le rapport financier consolidé.

L’auditeur doit vérifier que les coûts indirects au niveau du projet

global ne dépassent pas les limites fixées dans les règles du

programme. Si ces limites sont dépassées, l’auditeur doit indiquer le

montant des dépenses potentiellement inéligibles dans le rapport.

L’auditeur doit vérifier si les rapports individuels de vérification des

dépenses contiennent des constatations qui doivent être signalées à

titre exceptionnel (dans le cas des rapports finaux pour les coûts qui

seront payés après la présentation du rapport final) et s'assurer que

cela est reflété dans son rapport consolidé


Cohérence de la consolidation

L’auditeur doit vérifier que le rapport financier consolidé utilise les

mêmes rubriques de recettes et de dépenses que les rapports

financiers individuels sous-jacents, tant pour les montants

budgétaires que pour les montants effectivement engagés.

L’auditeur doit vérifier que les dépenses déclarées et vérifiées pour

chaque rapport financier individuel sont systématiquement incluses

sous les mêmes rubriques budgétaires également dans le rapport

financier consolidé.

Respect des règles financières

L’auditeur doit vérifier si le rapport financier consolidé est conforme

ou non au budget approuvé et que, le cas échéant, les écarts sont

conformes au contrat de subvention, ainsi qu'aux règles du

programme.

Si les règles respectives ne sont pas respectées (par exemple, des

modifications sont nécessaires, mais n'ont pas été apportées),

l’auditeur doit indiquer le montant des dépenses potentiellement

inéligibles dans le rapport.

Résumé

L’auditeur doit indiquer le montant déclaré des dépenses soumises à

la vérification des dépenses dans le cadre du projet.

L’auditeur doit indiquer les dépenses du projet déclarées qui sont

conformes aux exigences fixées dans les procédures de vérification

des dépenses.

L’auditeur doit indiquer les dépenses du projet déclarées qui ne sont

pas conformes aux exigences définies dans les procédures de

vérification et qui sont potentiellement non éligibles.

Le cas échéant, l’auditeur doit indiquer le montant total des recettes

et des contributions des tiers dans le projet.

Le cas échéant, l’auditeur doit indiquer le montant total des

bénéfices provenant de l'excédent des recettes sur les dépenses du

projet.

En outre, les programmes peuvent décider de demander au

contrôleur de préparer une fiche d'observation factuelle consolidée,

présentant toutes les constatations relatives aux coûts

potentiellement non éligibles du projet.

4.6 Rapport sur les fraudes suspectées

Enfin, conformément à l’article 26-5.c du règlement No 897/2014 de mise en œuvre de l’IEV CTF,

l'autorité de gestion est chargée de mettre en place des mesures antifraude efficaces et

proportionnées en tenant compte des risques identifiés. Par conséquent, un modèle de rapport sur les

fraudes suspectées et/ou établies (annexe 5) est proposé, régissant les responsabilités entre l’auditeur


et l'autorité de gestion. Selon la nature de la fraude. La procédure stipule que l’auditeur informe

directement l'autorité de gestion du soupçon et de la détection de la fraude, afin que le programme

puisse appliquer les mesures appropriées en temps utile.

Ce rapport permet d’expliquer en détail la nature de la fraude suspectée et/ou établie (typologie de la

fraude), de préciser le périmètre des dépenses concernées (partenaires, lignes budgétaires,

montants…), de présenter les éléments et faits permettant de suspecter ou d’établir la fraude, et

d’indiquer si le même partenaire est impliqué dans d’autres programmes et projets cofinancés par

l'UE.


5) Informations complémentaires

5.1 Synthèse de la procédure de vérification des dépenses

16 Selon l’article 16.6 du CS le bénéficiaire est tenu de donner accès à toute la documentation du projet pendant

5 ans après le paiement du solde du Programme par la CE. Cette date doit être communiquée par l’AG aux

bénéficiaires dès que connue. De fait, cette période va aller bien au-delà des cinq ans après le projet.

Auditeur Bénéficiaire PCC (Région SUD) AG/STC

(Région Sardaigne)

Documentation Recueille et analyse la

documentation nécessaire à la

vérification des dépenses

Fournit la documentation

nécessaire à l'auditeur (plan

d'action, convention, POC,

règlement, modèles de

rapport…)

Réalise un guide des procédures

et la traduction du kit de

certification et des documents

d’appui

Elabore le Kit de

certification et la

documentation d’appui

Rapport financier Recueille le rapport et les pièces

justificatives

Renseigne le rapport financier

et les pièces justificatives et

l'adresse à l'auditeur

Appuie le bénéficiaire Fournit le modèle de

rapport et le module en

ligne (SIG)

Appuie le bénéficiaire

Analyse des

dépenses et

élaboration des

rapports

Réalise l'analyse des dépenses et

valide l’EVR, renseigne la check

list, le rapport individuel et le

fichier des constatations

factuelles (et le rapport consolidé

si bénéficiaire principal)

Répond aux précisions

demandées par l'auditeur

Fournit la traduction des modèles

Appuie l'auditeur

Fournit le modèle de

rapport, la check-list et le

fichier des constatations

factuelles

Appuie l'auditeur

Visite sur place Réalise une visite du bénéficiaire

au moins une fois au cours du

projet

Réalise un rapport de visite

Prépare et participe à la visite Participe à la visite le cas échéant.

Recueille le rapport de visite sur

place

Demande le rapport de

visite sur place au PCC en

cas de besoin

Peut faire une visite sur

place dans le cadre de ses

contrôles qualité

aléatoires

Soumission du

rapport de

vérification des

dépenses

Signature des listes de contrôle,

du rapport global et des EVR et

chargement dans le SIG

Soumission du rapport dans le

SIG

Recueille et analyse Recueille et analyse

Validation des

dépenses


demandées par l'AG et le PCC

Archive les pièces


demandées par l'AG et le PCC

Archive les pièces

Participe à la validation Valide le rapport

Paiement Perçoit le versement du

Programme et procède au

reversement des subventions

aux partenaires

Procède au paiement du

bénéficiaire principal

Contrôle a

posteriori

Répond aux demandes de

précisions émanant de l’AA, de

l’AG et du PCC. Doit garantir de

respecter les prérequis

techniques et déontologiques

tout au long de la période

d’activité des projets

Doit être en mesure de

répondre aux demandes de

précisions émanant de l’AA, de

l’AG et du PCC tout au long du

projet et pendant une période

de 5 ans après le projet16i

Assure le suivi des projets, des

auditeurs et des contrôles.

Répond aux demandes de

précisions émanant de l’AG, de

l’AA ou de bénéficiaires de projet.

Peut procéder à des contrôles de

qualité aléatoires.

Suivi des projets.

Demande des précisions

aux bénéficiaires,

auditeurs, PCC si besoin.

Peut procéder à tout

moment à des contrôles

de qualité aléatoires.


5.2 Schéma récapitulatif des principales étapes de la procédure de vérification des dépenses

Le schéma suivant présente de façon synthétique le calendrier des principales étapes de la procédure

de vérification des dépenses au cours du déroulement d’un projet de 36 mois (pour les projets de 24

il faut supprimer les échéances en rouge, le rapport intermédiaire de la 2ème année devenant le rapport

final). Les étapes du calendrier sont fixées en mois à partir de la date de lancement du projet (T0),

certaines se déroulent avant, entre la sélection du projet et la signature du Contrat de Subvention. Le

délai de remise ou d’analyse est indiqué entre parenthèses (en jours ou en mois) pour chaque étape.

Explications :

T0 = date de lancement du projet

T-1/T+1 = 1 mois avant le lancement / 1 mois après le lancement du projet

C= date de clôture du projet (entre T12 et T36)

N = date de paiement du solde de 5% de la CE au programme (en théorie au cours de l’année 2023)

Sélection du projet (T-3 mois)

•Lancement procédure signature du Contrat de Subvention (convention de partenariat, garantie bancaire…)

•Contractualisation de l’auditeur (T-2 mois)

•Formation auditeurs et bénéficiaire T-1

•Signature du CS et de la confirmation de contrôle entre auditeur, PCC, AG et bénéficiaire : T0

Lancement du projet (T0)

•Remise du 1er Rapport de suivi T+3 (10 jours)

•Remise du 1er Rapport d’avancement T+6 (10 jours)

•Remise des rapports intermédiaires narratif et financier (EVR) et de la demandede paiement de la 1ere année : T+12 (2 mois)

•Evaluation des EVR par STC : T+14 (45 jours)

•Paiement au BP (T+16 ou 17 si demande de clarification par l’AG)

•Reversement aux partenaires T+17 (15 jours)

•Remise du 2ème Rapport d’avancement T+18 (10 jours)

•Remise des rapports intermédiaires narratif et financier (EVR) et de la demandede paiement de la 2ème année : T+24 (2 mois)


•Paiement au BP T+28 ou 29 si demande de clarification par l’AG (15 jours)


•Remise du 3ème Rapport d’avancement T+30 (10 jours)

•Remise des rapports narratif et financier (EVR) finaux et de la demande depaiement du solde : T+36 (3 mois)


•Paiement au BP T+40 ou 41 si demande de clarification par l’AG (15 jours)


Clôture du projet (C= T+12 à T+36 )

•Communication et pérennisation des actions et résultats post projet (C+24 conseillé*)

•Archivage des pièces et disponibilité pour évaluation, audit et contrôle (C+N+60)

* Pas d’obligation légale


5.3 Principaux enseignements de la vérification des dépenses du précédent programme

Pour une gestion financière efficace, il est intéressant de récapituler les principaux problèmes

identifiés par les audits réalisés sur les projets IEVP. Même si le contrat IEVP diffère de celui d'IEV, il

est utile de souligner et d'éviter les problèmes et les erreurs récurrentes :

Principales causes de retard/refus

- 62% des causes, sont dues au manque de documents : cela montre un problème dans l'organisation

quant au stockage des documents ou dans le transfert dans les délais des informations entre

partenaire ;

- 47% des causes sont des violations des "règles de passation des marchés" ;

- 16% des causes sont des violations de dispositions contractuelles spécifiques, principalement des

erreurs dans le calcul du taux de change. Le taux de change sera calculé automatiquement par le

système, une fois que le rapport aura été validé et qu'il aura été soumis à l'auditeur.

En outre, le Bénéficiaire Principal et les Partenaires de Projets ont pu corriger la moitié des problèmes

identifiés. Par exemple, les dépenses encourues après la période couverte par le rapport ont pu être

récupérées dans le rapport suivant, les dépenses supérieures au montant indiqué dans la ligne

budgétaire ont pu être récupérées après une modification du budget et les dépenses déclarées dans

une mauvaise ligne budgétaire ont pu être récupérées en les saisissant dans la bonne ligne dans un

rapport suivant, généralement les frais de subsistance déclarés dans les lignes budgétaires pour les

voyages ;

Les catégories de coûts les plus concernées par les erreurs

- 40 % des causes concernent les ressources humaines. Il convient donc d'accorder la plus grande

attention aux dépenses liées à cette catégorie de coûts ;

- 26% des causes se rapportent aux voyages ;

- 14 % des causes se réfèrent aux dépenses de services sous-traités.

Document établi par la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur, Autorité nationale IEV CTF MED avec le

soutien de l’Autorité de gestion du programme et l’appui technique du cabinet d’expertise BPC Europe.