Guia Uso Sede Electronica Diciembre 2013

Guía para comenzar a usar la Sede electrónica Universidad de Las Palmas de Gran Canaria

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GUÍA PARA COMENZAR A USAR LA SEDE ELECTRÓNICA


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HISTÓRICO DEL DOCUMENTO Versión Fecha Descripción Autor

1.0 20/09/2013

Información general sobre cómo empezar a usar la Sede electrónica de la ULPGC, incluyendo requisitos técnicos y problemas más frecuentes y ejemplo de presentación del convenio financiero Erasmus y documento de aceptación

OTeA


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Contenido

1. ¿Qué es la Sede electrónica de la ULPGC? ..................................................................... 4

2. MUY IMPORTANTE: Los requisitos técnicos .................................................................... 5

3. Darse de alta como usuario de la Sede electrónica ......................................................... 6

4. Firmar electrónicamente el documento de Aceptación y el Convenio Financiero ....... 9

5. Problemas más frecuentes en el uso de la Sede electrónica ....................................... 16

6. Cómo desinstalar una versión de Java ............................................................................ 19


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1. ¿Qué es la Sede electrónica de la ULPGC?

La Sede electrónica de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (ULPGC) es la dirección de Internet puesta a disposición de los ciudadanos para la realización de trámites administrativos. Se accede a ella en la dirección: https://sede.ulpgc.es o a través del enlace que aparece en la zona de “Destacados” de la Web institucional (www.ulpgc.es).

En la Sede electrónica se pueden realizar una serie de Trámites en línea específicos y también presentar cualquier escrito, solicitud o comunicación dirigida a cualquier Órgano o Unidad de la ULPGC. Esto es lo que se conoce como “Solicitud genérica”.

El objetivo de esta guía es explicar los requisitos técnicos que debe cumplir el ordenador con el que vamos a hacer uso de la Sede electrónica. Para conocer más exhaustivamente el funcionamiento de la Sede electrónica puede consultar su manual de uso en la siguiente dirección: http://e-administracion.ulpgc.es/sites/default/files/Manual_Sede_Electronica_ULPGC.pdf

https://sede.ulpgc.es/

http://e-administracion.ulpgc.es/sites/default/files/Manual_Sede_Electronica_ULPGC.pdf


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2. MUY IMPORTANTE: Los requisitos técnicos

Para hacer uso de la Sede electrónica de la ULPGC necesita disponer de un ordenador que cumpla con los siguientes requisitos técnicos: En Windows:

Máquina virtual de java: tener instalada la versión 1.7.0_25 o superior. Si tiene otras versiones de java instaladas en su ordenador y desea eliminarlas puede hacerlo tal como se explica en el apartado 5. Cómo desinstalar una versión de Java de esta guía.

Tener instalado su certificado digital en el navegador que vaya a usar. Si desea conocer cómo conseguir un certificado digital puede consultar el apartado 8 de la guía que puede descargar al final de la siguiente página Web: http://e-administracion.ulpgc.es/obtener_certificado

Usar uno de los siguientes navegadores para acceder a la sede electrónica usando los siguientes navegadores:

o Internet Explorer (de 32 bits) o Mozilla Firefox o Google Chrome

Adobe Reader 9 o posterior para poder visualizar documentos PDF.

En Mac OS:

Actualmente NO funciona la Sede electrónica en sistemas Mac OSX

http://e-administracion.ulpgc.es/obtener_certificado


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3. Darse de alta como usuario de la Sede electrónica

La primera vez que vaya a realizar cualquier trámite a través de la Sede electrónica deberá darse de alta como usuario. Este trámite también nos permitirá terminar de configurar el ordenador para poder usar la Sede electrónica ya que al principio del proceso se nos pedirá permiso para instalar una aplicación Java denominada “Cliente de @Firma”. Esta aplicación es la que nos va a permitir identificarnos y firmar con nuestro certificado digital. Estos pasos solo los deberá hacer la primer vez que vaya a usar la sede electrónica. Para darnos de alta como usuario deberemos acceder a la Sede electrónica, y pinchar en el enlace de “Área Personal” (o en la imagen que se encuentra en la parte derecha de la pantalla).

En la siguiente pantalla que se nos presente deberá pulsar en el enlace que aparece en la parte superior derecha que pone “Identificarse”.


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A continuación, si es la primera vez que usa la Sede electrónica probablemente se le presentarán varias ventanas solicitándole permiso para ejecutar e instalar la aplicación java “Cliente de @Firma”. Deberá permitir la instalación que se realiza en muy poco tiempo. La ventana que le aparecerá es la que se presenta a continuación. Se recomienda marcar la casilla de verificación “Confiar siempre en el contenido de este editor” y a continuación pulsar el botón de ejecutar

Una vez se haya finalizado la instalación del cliente @Firma se le pedirá que se dé de alta como usuario de la sede electrónica. Para ello deberá cumplimentar una serie de datos personales. Para ello se le presentará inicialmente las Condiciones de uso de la sede electrónica que deberá aceptar marcando la casilla de verificación que se encuentra al final y pulsando el botón de “Alta”.


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Después deberá cumplimentar el formulario con sus datos personales. Se trata básicamente de datos de contacto: apellidos y nombre, domicilio postal, correo electrónico y números de teléfono. Una vez cumplimentados deberá pulsar el botón de “Guardar” que aparece al final del formulario. Una vez realizado esto ya estará registrado como usuario de la Sede electrónica y ya podrá comenzar a realizar trámites en línea.


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4. Firmar electrónicamente el documento de Aceptación y el

Convenio Financiero

Para presentar el Convenio Financiero y el Documento de Aceptación deberá conectarse a la sede electrónica de la ULPGC (https://sede.ulpgc.es/). Una vez allí deberá pinchar en la opción de Registro electrónico que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

A continuación se le presentará una pantalla informativa en la que se le indica que deberá cumplimentar un formulario y que podrá adjuntar los archivos que estime oportuno en cualquier formato estándar (PDF, archivos Word, OpenOffice, etc…). Para iniciar el trámite debe pinchar en el botón de “Acceso al Registro electrónico”

Se nos presentará una pantalla informativa sobre el procedimiento de “Solicitud genérica”. Para iniciar el trámite debemos pulsar el botón de “Tramitar”.

https://sede.ulpgc.es/


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Se nos presentará una pantalla con nuestro certificado digital que debemos tener previamente instalado tal y como se explica en el apartado 2 de esta guía Debemos seleccionarlo y pulsar el botón de “Aceptar”.

Si es la primera vez que va a realizar un trámite en la Sede electrónica de la ULPGC deberá darse de alta como usuario de la Sede. Para ello deberá consignar una serie de datos tal y como se explica en el apartado 4. Darse de alta como usuario de la Sede electrónica de esta guía.

A continuación se nos presentará una pantalla con nuestros datos personales y nuestros datos de contacto a efectos de notificación. Podemos cambiarlos si queremos o directamente pulsar el botón de “Comenzar”.


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Se nos presentará una pantalla en la que deberemos cumplimentar los datos que se nos piden tal y como se muestra en la imagen. Además si queremos tenemos la oportunidad de adjuntar cualquier documento en formato digital que queramos añadir a la solicitud.


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Una vez hayamos pulsado el botón de “Continuar” se nos presentará la siguiente pantalla en la que vamos a adjuntar los documentos de Aceptación y el Convenio Financiero que nos ha enviado el Gabinete de relaciones Internacionales por correo electrónico. Cada documento que queramos adjuntar lo debemos localizar en la carpeta en la que se encuentre y añadirle una descripción. Para añadir el segundo documento debemos pinchar el icono del “(+)”.

Una vez hecho esto se nos presentará una pantalla con todos los documentos que hayamos adjuntado que deberos firmar con nuestro certificado digital. Para ello pulsaremos el botón de “Firmar”

Se nos presentará nuevamente nuestro certificado digital. Lo seleccionamos y le pulsamos al botón de “Aceptar”. En ese momento se está procedimiento a firmar electrónicamente los documentos adjuntados. Seguidamente se nos presentará el documento de Solicitud genérica que se genera en función del formulario Web que cumplimentamos inicialmente que también deberemos firmar, tal como se ve en la siguiente figura:


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Además de firmarse el documento en ese momento se le da registro de entrada en la ULPGC. Por último deberemos pulsar el botón de “Continuar” que se presenta al final de la solicitud.


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Una vez efectuado esto se nos presenta un mensaje informativo y se nos da indicación de que pulsando en la opción de “Documentos” podemos acceder a ver el documento.

Cuando pulsamos en “Documentos” se nos presentará la relación de documentos que forman parte de nuestra solicitud. A la derecha del mismo aparece un icono con una lupa de color verde. Pinchando en ella podemos acceder a ver el documento.

Éste tendrá en la esquina superior derecha el sello de entrada el la ULPGC:

Y al final de cada página podrá ver el pie de firma electrónica con la identidad del firmante del documento y la fecha en que se realizó la misma:


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5. Problemas más frecuentes en el uso de la Sede electrónica

Los problemas más habituales que se presentan al intentar usar la sede

electrónica de la ULPGC son los siguientes:

Las ruedas dentadas giran y giran pero no se terminan de cargar los

certificados digitales.

Cuando vamos a identificarnos en la sede se nos presenta una pantalla en la que

aparecen unas ruedas dentadas como las de la imagen y se va a intentar localizar

los certificados digitales que tenemos instalados en el navegador que estemos

usando.

Cuando ocurre esto puede ser debido a 2 motivos:

a) No tenemos instalado nuestro certificado digital en el navegador

b) No tenemos instalada una versión adecuada de la máquina Virtual Java.

Revise los requisitos técnicos descritos en el apartado 2 de esta guía.

c) Aunque tenemos instalada la versión de java puede ser que el navegador

haya desactivado el Plugin de java. Esto ocurre especialmente si usamos el

navegador Mozilla Firefox. En ese caso debería comprobar en la opción de

“Herramientas Complementos” que efectivamente tiene activado el

Plugin de Java (ver la imagen a continuación):


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Cuando voy a intentar visualizar un documento de los que he presentado

por la Sede electrónica no se me presenta en la pantalla

Lo que nos suele ocurrir es que se nos presenta el marco en el que deberíamos

ver el documento, pero éste está vacío y nos aparece un icono en la esquina

superior izquierda tal como vemos en la imagen:

Esto puede ser debido a que no tenga instalada una versión adecuada de Adobe

Reader o de Adobe Acrobat para poder visualizar los documentos pdf (consulte el

apartado 2 de esta guía). También puede ser que sí tenga instalada alguna de

estas aplicaciones peo que no la tenga configurada para ver los documentos

“empotrados” en la página Web. Para ello deberá abrir el Adobe Reader o el

Adobe Acrobat (aquel que tenga instalado), ir a la opción de “Edición” y luego

elegir “Preferencias”. Se le presentará una ventana como la que se muestra a

continuación. En la parte izquierda deberá seleccionar “Internet” y a continuación

marcar la casilla de verificación “Mostrar PDF en explorador”. Finalmente

pulsaremos en el botón de “Aceptar” y debería quedar resuelto el problema.


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6. Cómo desinstalar una versión de Java

A continuación se explica brevemente cómo verificar en Windows XP y Windows 7 la versión o versiones de Java que tiene instalada en su ordenador y cómo eliminar una versión Para ello debe hacer clic en “Inicio” (esquina inferior izquierda de la pantalla) y seleccionar “Panel de Control”.

A continuación debe elegir la opción de “Agregar o quitar programas”. Si tiene Windows XP la pantalla desde la que deberá elegir esa opción podrá ser cualquiera de las 2 que se presentan a continuación:


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Si tiene Windows 7 la pantalla desde la que deberá elegir esa opción para Agregar o quitar programas podrá ser cualquiera de las 2 que se presentan a continuación:

Una vez seleccionada la opción se nos presentará una pantalla en la que podemos ver todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro ordenador. Aquí deberemos comprobar qué versiones de Java tenemos instalada. El nombre que


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tienen estas versiones es: Java(TM) X. Update YY. En la pantalla de ejemplo que se muestra a continuación vemos que están instaladas 2 versiones de Java:

Java (TM) 6 Update 31

Java (TM) 7 Update 5 Sui quisiera eliminar una versión simplemente hacemos clic encima de ella y a continuación hacemos clic en el botón de “Quitar” y se procederá a la desinstalación de esa versión de Java.

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