Guia Sap Fi Maestro Proveedores

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R /3 Finanzas y Activos Fijos

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Maestro de Proveedores

Plan de Formacin y documentacin

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Preparado por:

Revisado por:

Revisado por: INIA



INDICE

1. Introduccin ....................................................................................................................... 4



1. Introduccin La finalidad de este documento es conocer el proceso de alta y mantenimiento de proveedores que INIA lleva a cabo.

2. Descripcin general. El proceso comprende no slo el alta de los proveedores del INIA sino tambin su mantenimiento por los responsables correspondientes (fichas de datos maestros). No se abrirn los acreedores como cuentas de mayor ya que se tratarn por la contabilidad auxiliar. En el mdulo de Cuentas a pagar se mantiene la contabilidad auxiliar referente a proveedores. La creacin de proveedores en SAP no se limita a una numeracin sino que es necesario rellenar una serie de campos clave tanto a nivel centralizado como a nivel de sociedad. Estos campos a rellenar vienen determinados por los grupos de cuentas. El grupo de cuentas es un concepto dentro de la estructura de SAP por el que se agrupan los proveedores que existen de cara a una codificacin determinada y al mantenimiento de unos determinados datos maestros. Los datos a completar a nivel centralizado sern bsicamente datos de direccin, criterios de bsqueda, NIF, y otros datos de identificacin del proveedor. A nivel de sociedad se mantendrn datos como la cuenta asociada, datos bancarios, condicin de pago, vas de pago, indicador de retencin, etc. Se mantendr, al nivel de dato maestro, la relacin entre un tercero que es a la vez deudor y acreedor. Si modifica un registro maestro, el sistema graba las modificaciones en un log y genera informacin de modificacin. En cada campo se graba el evento en el que se efectu el cambio, el nombre del usuario y el anterior contenido del campo.

3. Creacin de Proveedor Transaccin: FK01 Ruta: Finanzas > Gestin Financiera > Acreedores > Datos Maestros > Crear



En esta pantalla siempre se introducirn los datos de acceso. La sociedad es INIA y en el grupo de cuentas se introducir Z001 si se trata de un proveedor de la unin europea o Z002 si se trata de un proveedor extranjero. INTRO

En la pantalla anterior introducimos los datos de direccin que se estructuran en Nombre, Concepto de Bsqueda, Direccin Calle y Comunicacin. En el apartado Nombre introduciremos el nombre del proveedor En el apartado Concepto de Bsqueda (Denominacin breve utilizada en Ayudas para bsqueda de proveedores) introduciremos el valor que corresponda de acuerdo a la siguiente tabla:



1 ADMINISTRACION 2 COMUNIDADES AUTNOMAS 3 UNIVERSIDADES 4 EMPRESAS 5 CORPORACIONES LOCALES (+DIPUTACIONES) 6 ENTIDADES SIN FINES DE LUCRO 7 OTROS ORGANISMOS PUBLICOS. OPIS. 8 PERSONAS FISICAS 9 OTROS

En el apartado Direccin Calle introduciremos los datos relativos a su domicilio. El campo Distrito no es necesario introducirlo. En el apartado Comunicacin introduciremos los datos relativos la forma de contacto. El campo Idioma siempre introduciremos Espaol, a pesar de que sea extranjero. Para pasar a la siguiente pantalla pulsamos sobre el icono de la flecha amarilla derecha.

En esta pantalla introduciremos los datos de control que se estructuran en Control de Cuentas, Informacin Fiscal y Datos de Referencia. En Control de Cuentas introduciremos datos en caso de que sea necesario. El campo cliente se utiliza cuando el proveedor es al mismo tiempo un cliente. Habra que introducir el cdigo de cliente y en el cliente el cdigo de proveedor. La Clave de Grupo es un campo que de momento no hay que rellenar. En Informacin Fiscal introduciremos los datos fiscales. En el campo Nmero de Identificacin Fiscal introduciremos el NIF y en el campo NIF Comunitario introduciremos el mismo NIF precedido de las siglas del pas. En Datos de Referencia introduciremos el Sector Institucional de acuerdo con la siguiente tabla y pasamos de pgina.



10 Estado 11 Org.Autonomos Admini 12 Org.Auts.no Administ 13 Seguridad Social 14 Corporacin Local 15 Comunidad Autnoma 16 Otros Entes Pblicos 17 Empresas Pblicas 18 Empresas Privadas 19 Fams e Insts no lucr 20 Exterior 99 Sin especificar

En esta pantalla introduciremos los datos relativos a la cuenta bancaria siempre que se tenga previsto pagar mediante la norma CSB43. Introduciremos el pas del banco, la clave de banco consiste en los ocho dgitos de la entidad financiera y la oficina, el titular en caso de que no sea el mismo que el proveedor y los dgitos de control. Pulsando sobre Dat. Banco podremos visualizar los datos del banco. Si nos posicionamos en la lnea del banco y pulsamos Borr. Dat. Banc borraremos toda la lnea. Si el banco ya estaba dado de alta en el sistema al pulsar INTRO pasamos a la siguiente pantalla. En caso de que el banco no haya sido creado con anterioridad en el sistema, al pulsar INTRO o cambiar de pantalla nos pedir los datos propios de ese banco segn se muestra.



En esta pantalla introduciremos los datos del banco que conozcamos, posteriormente se pueden ampliar mediante la transaccin FI02. Para ampliar los datos del domicilio del banco pulsamos sobre el icono del sobre y rellenamos los datos correspondientes. Una vez terminado pasamos a la pantalla de pagos. Y continuamos a la siguiente pantalla.

En esta pantalla introduciremos los datos de gestin de cuenta de contabilidad. En el apartado Gestin de Cuenta introduciremos como Cuenta Asociada la 400000, en clave de clasificacin introduciremos para todos los proveedores el cdigo 003 lo que implica que en el



campo asignacin de las contabilizaciones se introducir la fecha de documento. En el indicados de cajero introduciremos una S si ser pagado por caja y una N si no. En los datos de referencia introduciremos como N cta anterior el numero de proveedor que tengamos en SIC y en el campo N de personal introduciremos el nmero de empleado cuando el proveedor sea un empleado. En el apartado de datos propuestos para informes fiscales introduciremos los campos de acuerdo a estas tablas. Una vez terminado pasamos a la siguiente pantalla. Relac. Admon Activd. Econmica

1 Orgs. de la Admon Gral Estado 10 Agropecuarias 2 CCAA de la Admn. del Estado 11 Pesqueras 3 Seguridad Social 20 Industria extractiva 4 Ents territs: Autons.y local 30 Petroleo y derivados 5 Contratistas de obras 31 Electricidad

19 Resto particulares 20 Exterior 99 Sin especificar

En la pantalla de Pagos de Contabilidad introduciremos los datos necesarios para la ejecucin del programa de pagos. En el apartado Datos de Pago introduciremos 0001 como Condicin de pago para efectuar pagos inmediatos sin descuentos y marcaremos el campo Verif. Fra. Dob. Para que el sistema verifique que no se introducen 2 facturas con el mismo campo de referencia en un mismo proveedor con una misma fecha de documento y moneda. En el apartado Pagos Automticos Indicaremos todo lo referente a pagos automticos. El campo Va de pago indica como se ha de pagar y desde dnde se ha de pagar. As tenemos:



1 Transferencia BBVA C.Pagadora C Pago cheque manual T Transferencia B.Espaa Marcaremos Pago Unico cuando que ramos que el sistema haga un solo pago al proveedor sumando todas sus facturas. Marcaremos Com. Con Deudor cuando queramos que el sistema haga un neteo entre las partidas del proveedor y las del cliente asociado. En caso de que queramos bloquear al proveedor para el pago introduciremos el indicador A en el campo Bloqueo de Pago. Los campos Banco Propio y Clave de Agrupacin no son aplicables a INIA. Pasamos a la siguiente pantalla. La pantalla de correspondencia se utiliza para la comunicacin de extractos de cuenta y otras cartas pero su funcionalidad no es aplicable a INIA. Pasamos a la siguiente pantalla.

En esta pantalla indicaremos los datos referentes a las retenciones cuando sea aplicable. En el campo Tipo de Retencin siempre se introducir ZI, el indicador ser de acuerdo a la siguiente tabla Z1 Indicador de retencin 18% INIA Z2 Indicador de retencin 9% INIA Z3 Indicador de retencin 2% INIA -Jornales Siempre marcaremos el indicador de Sujeto e introduciremos el NIF. Esta es la ltima pantalla del proceso de creacin del maestro de un proveedor. Antes de finalizar el proceso el sistema nos pregunta si queremos grabar los datos.

4. Modificacin de Proveedor



Transaccin: FK02 Ruta: Finanzas > Gestin Financiera > Acreedores > Datos Maestros > Modificar La funcionalidad de esta transaccin es muy similar a la de creacin diferencindose solamente en la primera pantalla donde hay que indicar el nmero de proveedor a visualizar.

Adems de introducir el nmero SAP te permite que le indiques los datos que se han de modificar, los de direccin, los de control, o todos. Solamente se pueden modificar los campos que estn con el fondo en blanco, los que estn en gris no son susceptibles de modificacin. SAP permite tener un control de los cambios efectuados en el sistema. As, si estamos posicionados en un campo y pulsamos Modificaciones Campo dentro del men Entorno, el sistema nos mostrar una pantalla con los valores que han pasado por ese campo.

Esta pantalla nos dice que el 20-11-02 el campo calle (donde tenamos posicionado el cursor) paso de ser 111111 a ser 222222. Haciendo doble clic sobre la lnea podemos acceder a ms informacin de quien lo hizo y a que hora. Si queremos saber todas las modificaciones que se han producido en un proveedor pulsaremos Modificaciones Cuenta dentro de Entorno.



5. Visualizacin de Proveedor Transaccin: FK03 Ruta: Finanzas > Gestin Financiera > Acreedores > Datos Maestros > Visualizar Esta transaccin es muy similar a la anterior solo que no permite modificaciones, todos los campos aparecen en gris.

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