Guia Projectlab paraGerenciamento de Portfoacutelio

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2GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

Iacutendice

Introduccedilatildeo

Do que trata o gerenciamento de portfoacutelioO que eacute e por que gerenciar portfoacutelios

Entenda a conexatildeo entre portfoacutelio programa e estrateacutegia

Elaboraccedilatildeo do plano de gerenciamentodo portfoacutelio

Metodologia do Gerenciamento de PortfoacutelioComo criar um processo de gerenciamento de portfoacutelio (Governanccedila)

Implementaccedilatildeo do gerenciamento de portfoacutelio

Principais desafios para implementaccedilatildeo do gerenciamento de portfoacutelio

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Como funciona a seleccedilatildeo de propostas de projetos

Quais os principais relatoacuterios de desempenho do portfoacutelio

O papel do PMO Corporativo no Gerenciamento de Portfoacutelio

Conclusatildeo

Sobre a Projectlab

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3GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

De acordo com o PMI (Project Management

Institute) 73 das empresas que investem em

gerenciamento de portfoacutelio de projetos estatildeo

focadas na melhoria da satisfaccedilatildeo dos clientes

enquanto 59 delas na reduccedilatildeo de custos 58 no

aumento de receitas e 45 para incrementar o ROI

de seus projetos Os benefiacutecios desse investimento

satildeo visiacuteveis e foram comprovados pelo Relatoacuterio

Pulse of The Profession do PMI que constatou

que 68 das empresas que fazem gerenciamento

de portfoacutelio de projetos completaram seus projetos

no prazo 64 dentro do orccedilamento previsto e

62 atingiram ou excederam o retorno sobre seus

investimentos iniciais Em um balanccedilo geral 77

das empresas que adotaram o gerenciamento

de portfoacutelio de projetos atingiram ou superaram

seus objetivos estrateacutegicos iniciais Se esses dados

estatildeo fazendo sentido para vocecirc chegou a hora de

investir de verdade em gerenciamento de portfoacutelio

de projetos e ver seus resultados potencializados

por uma gestatildeo extremamente eficaz e focada nos

objetivos e metas da sua empresa Com este e-book

vocecirc poderaacute aprimorar seus conhecimentos sobre

gerenciamento de portfoacutelio de projetos e comeccedilar a

aplicar essa metodologia na sua empresa com mais

seguranccedila e eficiecircncia Preparado para comeccedilar

Introduccedilatildeo

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Do que trata o gerenciamento de portfoacutelio

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO | DO QUE TRATA O GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

O que eacute e por que gerenciar portfoacutelios

Portfoacutelio de projetos eacute um conjunto de projetos e

programas que geram valor individualmente mas que

quando integrados maximizam resultados e trazem

mais benefiacutecios para a empresa Esses benefiacutecios

satildeo propostos a partir do planejamento estrateacutegico

da organizaccedilatildeo que pode ser desmembrado

em diversos projetos e programas facilitando a

implementaccedilatildeo da estrateacutegia empresarial e a

mensuraccedilatildeo dos resultados ao longo do tempo

Agrave medida que a empresa investe em mais de

um projeto por vez eacute preciso saber identificar

selecionar priorizar e monitorar os projetos que satildeo

mais importantes para o negoacutecio que podem gerar

maior rentabilidade e sucesso no curto meacutedio e

longo prazo Eacute nesse momento que o gerenciamento

de portfoacutelio em projetos se torna essencial jaacute que

a visatildeo estrateacutegica do profissional que gerencia

portfoacutelios contribui para identificar melhores

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Entenda a conexatildeo entreportfoacutelio programa e estrateacutegia

Parece faacutecil o conceito de portfoacutelio de projetos mas

na hora da aplicaccedilatildeo fica difiacutecil identificar o que eacute

estrateacutegia o que eacute programa e o que eacute portfoacutelio

afinal eles estatildeo integrados um auxiliando ao outro

na conquista dos objetivos da empresa

Durante o planejamento estrateacutegico da empresa

satildeo determinados os objetivos e metas do negoacutecio

ou seja satildeo estabelecidos marcos de referecircncia

para que a empresa progrida no mercado

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oportunidades de negoacutecios a partir da interligaccedilatildeo

entre os projetos prioritaacuterios da organizaccedilatildeo

O gerenciamento de portfoacutelio de projetos tambeacutem

possibilita agrave empresa concentrar esforccedilos otimizar

o tempo das equipes aproveitar melhor os recursos

que satildeo comuns a mais de um projeto e tomar

decisotildees com base em uma visatildeo mais abrangente

sobre os investimentos reduzindo as incertezas do

mercado Ou seja vocecirc gerencia sua empresa de

maneira estruturada com metas e objetivos que

satildeo alcanccedilados gradativamente

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Com os objetivos e metas estabelecidos eacute possiacutevel

identificar como atingi-lo e eacute aiacute que entram os

projetos que satildeo utilizados como ferramentas para

implementaccedilatildeo da estrateacutegia da empresa

Os projetos concebidos para que a empresa alcance

seus objetivos podem ser interdependentes ou

natildeo levando-nos ao conceito de programa de

projetos Um programa eacute um conjunto de projetos

interdependentes que satildeo gerenciados de maneira

integrada para que a empresa conquiste um uacutenico

objetivo ao final Um bom exemplo eacute a expansatildeo

de uma induacutestria onde vocecirc pode ter um projeto

para aumento da planta fabril um projeto para a

expansatildeo administrativa e outro para armazenagem

Esses trecircs projetos estatildeo relacionados e quando

concluiacutedos traratildeo em conjunto vantagens e

benefiacutecios para a empresa

O portfoacutelio eacute o conjunto de projetos e programas que satildeo gerenciados como um grupo para atingir os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

Jaacute o portfoacutelio eacute o conjunto de projetos e programas

que satildeo gerenciados como um grupo a fim de

atingir os objetivos estrateacutegicos da organizaccedilatildeo

A partir da anaacutelise estrateacutegica da empresa o

gerenciamento de portfoacutelio de projetos tem

como um de seus objetivos identificar priorizar e

controlar os projetos e programas para uma gestatildeo

mais eficaz ajudando a empresa a concretizar seus

objetivos e metas com mais facilidade e maximizar

os seus resultados

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Projeto

ProgramaA gestatildeo de portfoacutelio de projetos eacute sempre necessaacuteria na conduccedilatildeo de dois ou mais projetos ao mesmo tempo

Vale lembrar que nem sempre a empresa teraacute um

programa de projetos jaacute que eacute preciso ter projetos

interdependentes mas a gestatildeo de portfoacutelio de projetos

eacute sempre necessaacuteria na conduccedilatildeo de dois ou mais

projetos ao mesmo tempo tendo sempre a estrateacutegia

empresarial como suporte para determinar quais satildeo

os projetos de maior importacircncia para o negoacutecio

7IacuteNDICEGUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO | DO QUE TRATA O GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

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8GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO | DO QUE TRATA O GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

PLANO

Elaboraccedilatildeo do plano de gerenciamento do portfoacutelio

Gerenciar o portfoacutelio de projetos da empresa eacute

uma accedilatildeo estrateacutegica e vai muito aleacutem da gestatildeo de

muacuteltiplos projetos Eacute atraveacutes do gerenciamento do

portfoacutelio que a empresa sabe se estaacute investindo

nos projetos certos otimizando recursos e

deixando o gerenciamento individual para o

gerente de cada projeto Sendo assim cabe ao

gerenciamento de portfoacutelio responder agraves seguintes

questotildees estrateacutegicas

Estamos investindo nos projetos certos

Estamos no caminho certo para atingir nossos objetivos organizacionais

Estamos gerenciando nossos projetos de maneira eficaz

Estamos conquistando os benefiacutecios planejados

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9GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO | DO QUE TRATA O GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

Para responder a essas perguntas o gerente de

portfoacutelio analisa dados-chave dos projetos que

estatildeo sob sua responsabilidade acompanhando o

desempenho dos projetos de forma individualizada

mas principalmente o portfoacutelio como um todo

(visatildeo holiacutestica) Ele faz isso normalmente atraveacutes

de dashboards de controle que mostram o impacto

individual e coletivo dos projetos na estrateacutegia

empresarial e nos resultados de negoacutecios

Perceba que eacute um processo complexo e exige o

auxiacutelio de ferramentas de gestatildeo bem como de

uma metodologia para fazer um acompanhamento

adequado de todos os projetos individual e

coletivamente

Existem diversas ferramentas no mercado que

trazem um moacutedulo de gestatildeo de portfoacutelio de

projetos mas vocecirc pode se basear em cinco itens

principais

J Identificaccedilatildeo e avaliaccedilatildeo dos projetos prioritaacuterios

J Anaacutelise de custos e benefiacutecios

J Relatoacuterio de progresso

J Alocaccedilatildeo de recursos

J Monitoramento e controle

IacuteNDICE 10

Ao adotar essa metodologia para fazer a gestatildeo

de portfoacutelio de projetos na sua empresa vocecirc teraacute

condiccedilotildees de reduzir riscos ao negoacutecio identificar

projetos que estatildeo obsoletos e consumindo recursos

da empresa priorizar projetos que satildeo mais

vantajosos e assim superar as expectativas de

todos os stakeholders

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Metodologia do Gerenciamento de Portfoacutelio

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO | METODOLOGIA DO GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

Como criar um processo degerenciamento de portfoacutelio (Governanccedila)

Identificaccedilatildeo das necessidades Na fase de

identificaccedilatildeo vocecirc lista as necessidades da empresa

bem como as oportunidades de negoacutecios avaliando

o contexto em que a empresa estaacute atualmente

e projetando o cenaacuterio desejado para o futuro

Estas necessidades precisam estar alinhadas aos

objetivos e metas estrateacutegicos Na identificaccedilatildeo

vocecirc ainda deve fazer uma breve descriccedilatildeo de cada

oportunidade e como ela pode gerar valor para a

empresa para que seja avaliado na proacutexima fase

do ciclo de vida do gerenciamento de portfoacutelio

Categorizaccedilatildeo Na fase de categorizaccedilatildeo como

o proacuteprio nome sugere vocecirc precisa agrupar estas

propostas de projeto em grupos que possuam

caracteriacutesticas semelhantes

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Avaliaccedilatildeo Com os projetos listados e as propostas

de valor descritas vocecirc chega agrave fase de avaliaccedilatildeo onde

o cliente ou os gestores da empresa avaliaratildeo os proacutes

e contras de cada projeto confrontando tambeacutem os

custos e benefiacutecios de cada um visando identificar os

projetos de maior retorno e selecionar aqueles que

deveratildeo ser executados

Priorizaccedilatildeo Uma vez que a capacidade da organizaccedilatildeo

eacute limitada a quantidade de projetos que podem ser

implementados ao mesmo tempo tambeacutem Portanto eacute

preciso saber priorizaacute-los de acordo com as necessidades

da empresa e com o retorno que eles podem gerar

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO | METODOLOGIA DO GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

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Balanceamento A fase de balanceamento eacute

uma oportunidade de reavaliar as decisotildees ateacute

o momento Nela vocecirc deve se perguntar se o

conjunto de projetos e programas selecionados

trazem o maior benefiacutecio para a empresa e se vocecirc

natildeo estaacute deixando de lado nenhum projeto crucial

para o atingimento dos objetivos estrateacutegicos do

negoacutecio Validados os projetos vocecirc passa para a

fase de ativaccedilatildeo

Ativaccedilatildeo ou Autorizaccedilatildeo Chegou a hora de

autorizar o iniacutecio dos projetos Uma vez autorizados

os mesmos devem seguir as boas praacuteticas de

gerenciamento de projetos recomendadas pelo PMI

Acompanhamento e controle O reporte de

status dos projetos eacute essencial para que vocecirc

mantenha todas as partes interessadas informadas

sobre o andamento de cada projeto e do portfoacutelio

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO | METODOLOGIA DO GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

como um todo quais satildeo os benefiacutecios jaacute

observados quanto falta para a conclusatildeo de cada

projeto e quando o retorno sobre o investimento

viraacute efetivamente

Gestatildeo das mudanccedilas Assim como o

planejamento estrateacutegico da empresa natildeo eacute

estaacutetico o gerenciamento de projetos e tambeacutem

do portfoacutelio de projetos natildeo eacute por isso vocecirc deve

estar preparado para gerir mudanccedilas de estrateacutegia

empresarial de objetivos de escopo dos projetos

e ateacute mesmo na priorizaccedilatildeo dos projetos realizada

anteriormente

Por mais que tenhamos colocado todas as fases

em um ordenamento loacutegico nem sempre o

gerenciamento de portfoacutelio aconteceraacute da mesma

forma vocecirc pode ver essas etapas se alternando

em cada projeto e em cada empresa em que atuar

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Implementaccedilatildeo do gerenciamento de portfoacutelio

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO | IMPLEMENTACcedilAtildeO DO GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

Principais desafios para implementaccedilatildeo do gerenciamento de portfoacutelio

Logo no iniacutecio da nossa conversa lanccedilamos para vocecirc um panorama bastante animador do gerenciamento de

portfoacutelio de projetos com dados que comprovam a eficaacutecia dessa metodologia para trazer mais e melhores

resultados para a empresa Mas o caminho natildeo eacute assim tatildeo faacutecil existem desafios que devem ser superados

para que vocecirc tenha um gerenciamento de portfoacutelio realmente eficaz

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Saber equilibrar expectativas Quando a empresa tem diversos

projetos a serem desenvolvidos e eles passam pela peneira

da identificaccedilatildeo de necessidades categorizaccedilatildeo avaliaccedilatildeo

priorizaccedilatildeo e balanceamento resulta que temos propostas de

projetos selecionadas e natildeo selecionadas (pelo menos natildeo para aquele

momento) Assim teremos idealizadores de projetos satisfeitos e

insatisfeitos Nesse sentido o profissional que faz o gerenciamento

de portfoacutelio de projetos na empresa deve ter habilidade diplomaacutetica

para saber equilibrar as expectativas de todos os puacuteblicos sem

prejudicar a performance da empresa no mercado

Falta de priorizaccedilatildeo A pressatildeo pela ativaccedilatildeo de um projeto ou

outro pode levar a equipe a priorizar projetos inadequados que

natildeo vatildeo gerar o maior valor para a empresa portanto manter

o foco nos benefiacutecios que esses investimentos traratildeo para o

negoacutecio eacute essencial para que a empresa saia vitoriosa com o

gerenciamento do portfoacutelio de projetos

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO | IMPLEMENTACcedilAtildeO DO GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

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16GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO | IMPLEMENTACcedilAtildeO DO GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

Falta de identificaccedilatildeo de riscos e interdependecircncias

Durante o gerenciamento do portfoacutelio eacute preciso

identificar os riscos inerentes a cada projeto bem

como os riscos que cada projeto pode oferecer aos

demais Se o gerente de portfoacutelio e a equipe natildeo

conseguirem visualizar essas interdependecircncias

com clareza os resultados da empresa natildeo seratildeo

satisfatoacuterios e problemas decorrentes desse

deslize podem comprometer um ou mais projetos

do portfoacutelio

Metas e objetivos mal definidos Esse problema

estaacute aleacutem do gerenciamento do portfoacutelio no

planejamento estrateacutegico da empresa que afeta

todas as demais accedilotildees Quando natildeo haacute objetivos e

metas definidos adequadamente a empresa natildeo

sabe para onde vai desenvolvendo projetos que

trazem pouco ou nenhum resultado efetivo para o

crescimento do negoacutecio

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Meacutetricas e KPIs falhos Definir meacutetricas e KPIs para mensurar

o desempenho dos projetos inseridos no portfoacutelio eacute uma grande

responsabilidade pois dados que natildeo reflitam a verdadeira

situaccedilatildeo do portfoacutelio de projetos comprometem toda a gestatildeo

e podem impactar diretamente nos resultados da empresa e na

perda dos investimentos Ao longo da sua carreira certamente vocecirc

vai se deparar com outros desafios ao gerenciamento de portfoacutelio

de projetos mas esses vocecirc vai tirar de letra

GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO | IMPLEMENTACcedilAtildeO DO GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

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18GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO | IMPLEMENTACcedilAtildeO DO GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

Alinhamento entre estrateacutegia empresarial e projeto

Potencial de retorno do projeto

Riscos envolvidos

Capacidade da empresa de prover recursos financeiros e humanos ao projeto

Outros fatores internos que possam impactar no projeto

A seleccedilatildeo de propostas de projetos eacute essencial para que vocecirc se foque no que realmente importa para a

empresa deixando de lado os projetos que natildeo satildeo urgentes e colocando sua equipe para trabalhar com

mais direcionamento Segue abaixo alguns exemplos de criteacuterios de seleccedilatildeo de projetos

Como funciona a seleccedilatildeo de propostas de projetos

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19GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO | IMPLEMENTACcedilAtildeO DO GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

Quais os principais relatoacuterios de desempenho do portfoacutelio

J Aumento do market share da empresa

J Reduccedilatildeo de custos operacionais

J Aumento do ROI (retorno sobre o investimento)

J Elevaccedilatildeo da satisfaccedilatildeo dos clientes

J Aumento do faturamento da empresa

J Grau de inovaccedilatildeo da empresa

J Compliance

J Satisfaccedilatildeo dos funcionaacuterios

J Aumento no valor das accedilotildees da empresa

J Aumento da competitividade

Cada empresa teraacute seus indicadores de performance

proacuteprios pois eles satildeo reflexo dos objetivos e metas

preestabelecidos no planejamento estrateacutegico

e do mercado em que ela estaacute inserida No

gerenciamento de portfoacutelio vocecirc deve ficar atento

a relatoacuterios de desempenho tanto qualitativos

quanto quantitativos visando sempre ter um

panorama completo de tudo o que estaacute ocorrendo

e como os objetivos estatildeo sendo atingidos

Alguns exemplos de meacutetricas de gerenciamento de

portfoacutelio comumente utilizados nas empresas satildeo

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20GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO | IMPLEMENTACcedilAtildeO DO GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

O papel do PMO Corporativo no Gerenciamento de Portfoacutelio

A presenccedila de um PMO (Project Management

Office) na empresa eacute a consolidaccedilatildeo do desejo

de fazer com que o gerenciamento de portfoacutelio

funcione adequadamente e atinja os objetivos

propostos no planejamento estrateacutegico Com um

PMO bem estruturado a empresa tem uma gestatildeo

centralizada do portfoacutelio de projetos com recursos

e investimentos sendo alocados onde realmente

eacute necessaacuterio criando um ambiente altamente

produtivo para a execuccedilatildeo dos projetos

Com a gestatildeo centralizada a empresa tambeacutem

pode desenvolver uma metodologia proacutepria de

gerenciamento de portfoacutelio em projetos criando

padrotildees poliacuteticas e procedimentos seguidos por

todos aumentando ainda mais a eficaacutecia das

equipes e tornando a gestatildeo de projetos mais aacutegil e

organizada focada em resultados

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21GUIA PROJECTLAB PARA GERENCIAMENTO DE PORTFOacuteLIO

Devemos ter um deacuteficit de profissionais de GP na casade 15 milhotildees ateacute 2020

Chegamos ao final do nosso e-book e esperamos

que vocecirc tenha aproveitado esse conhecimento

para desenvolver suas competecircncias como gerente

de portfoacutelio de projetos Sabemos que esta

profissatildeo eacute ainda um pouco nebulosa em nosso

paiacutes mas a demanda cresce a cada dia e segundo

o PMI devemos ter um deacuteficit de profissionais de

gerenciamento de projetos na casa de 15 milhotildees

ateacute 2020 Imagine quantos destes gerenciando

portfoacutelios de grandes empresas Um desafio e tanto

para quem estaacute comeccedilando agora natildeo eacute mesmo

Deixamos nosso abraccedilo a vocecirc e conte com a Projectlab para continuar aprimorando seus conhecimentos

Conclusatildeo

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22

Sobre a

A Projectlab eacute uma empresa de capacitaccedilatildeo em

Gerenciamento de Projetos que visa formar

profissionais qualificados para atuarem em um

dos mercados mais promissores dos uacuteltimos

tempos Dentre os cursos oferecidos destacam-se

os preparatoacuterios para certificaccedilotildees o PMPreg PMI-

ACPreg e EXIN-ASF para meacutetodos aacutegeis e os cursos

e oficinas de capacitaccedilatildeo comportamental como o

de gerenciamento de stakeholders

Aleacutem das capacitaccedilotildees a Projectlab oferece

consultoria especializada em gerenciamento de

projetos desenvolvendo soluccedilotildees de uacuteltima geraccedilatildeo

para a conquista de resultados excelentes para

meacutediasv e grandes empresas Organiza eventos

especializados palestras e possui ainda uma loja online

onde vende livros softwares e cursos online para o

desenvolvimento profissional do gerente de projetos

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