• Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena Programa Nacional de Desarrollo de Proveedores PAUTAS PARA EL DESARROLLO DEL REGLAMENTO INTERNO DEL GRUPO ASOCIATIVO O CONSORCIO El siguiente listado y recomendaciones tienen el fin de enunciar los diferentes aspectos que deben estar contemplados en la confección de un reglamento interno de un grupo asociativo o consorcio (esquema de desarrollo de proveedores). Si bien esta lista no es definitiva, permite tener una idea bastante extensa de los aspectos más relevantes a decidir sobre las normas que deben regir el funcionamiento de un grupo asociativo de producción. En cada capítulo se incluyen algunas de las normas que se pueden incluir dentro de un posible reglamento. El texto en cursiva, comenta las variables que debieran definirse según lo que decidan los miembros del grupo al redactar el reglamento. MISIÓN, VISION Y VALORES DEL GRUPO Misión del Grupo: abajo se consignan algunas ideas de textos posibles o o Promover el desarrollo, expansión y sostenimiento de comercialización de (definir qué). El Grupo se ha constituido con el objetivo de asistir a las empresas integrantes a desarrollar en forma conjunta sus mercados regionales y nacionales, reduciendo los riesgos y los costos de producción y distribución e incrementando la competitividad de las mismas. - Visión: Una forma de describir de manera “generalista” la idea de la visión de un grupo asociativo es: o Configurar un órgano asociativo que cuente con la suma de habilidades y fortalezas de sus integrantes y menos debilidades. Generar de ese modo una fuerza superior a la que resulta de la simple sumatoria de las capacidades individuales. VALORES COMPARTIDOS Y PRINCIPIOS DE FUNCIONAMIENTO (Este es un listado tentativo) - Compromiso de todos los participantes con el comienzo - Aceptar los costos de la asociatividad con el fin de alcanzar objetivos conjuntos difíciles de lograr individualmente. - Convicción de que las empresas se necesitan mutuamente - Reconocimiento de un destino compartido y una dependencia recíproca para lograrlo - Puntos de vista comunes luego de un proceso de convergencia que parta de la diversidad - Conocer la óptica individual de cada uno de los participantes 1 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena - Aspiraciones mutuas, prácticas compatibles y acuerdos definidos. La afinidad de culturas facilitará la construcción de nexos. Los obstáculos iniciales no deben ser motivo para desistir del comienzo Estrecha colaboración (diferencias aparte) en beneficio mutuo Transparencia fiscal que facilite el acceso a ayudas oficiales Redactar un reglamento de funcionamiento Cuidado de las relaciones interpersonales OBJETIVOS A LARGO PLAZO DEL GRUPO (Este es un listado tentativo) - Planificar y desarrollar actividades de marketing y promoción externa, poniendo énfasis en la participación en ferias, misiones comerciales, desarrollo de catálogos, etc. - Desarrollar una marca que sea imagen y sinónimo los objetivos comerciales del Grupo. - Generar valor agregado a través de la interacción comercial y administrativa entre los integrantes. - Analizar la mejor forma de insertarse comercialmente en los mercados regionales y nacionales. - Intercambiar información comercial y crediticia para clientes regionales y nacionales. - Promover actividades asociativas de capacitación y/o consultoría que fortalezcan la competitividad. - Promover el desarrollo de la industria regional y de la imagen de La Libertad en el Perú. - Establecer alianzas estratégicas con los clientes para la comercialización de los productos. - Adecuar los productos fabricados por las empresas a las diferentes normas que rijan en cada sector. - Fabricar productos de manera conjunta para satisfacer una demanda puntual de un cliente exportador. - Creación de una nueva marca común para atender Página 1 de 7Guia Para La Elaboración De Reglamento Interno - Consorcio 01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...
  • esta demanda. ACCIONES PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS - Formular un plan de negocios para un período mínimo inicial de .... meses (definir meses). - Ejecutar el plan de negocios, incorporando las correcciones que fueren necesarias. - Constituir un fondo operativo común. - Identificar ámbitos de cooperación intragrupo que puedan generar beneficios para las empresas participantes. - Desarrollar ámbitos de participación institucional para el Grupo, en el sector público y/o privado, en el departamento y/o a nivel nacional. 2 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena - Gestionar como Grupo el apoyo de empresas privadas para sus actividades, así como también la obtención de co-financiamiento y/o exenciones impositivas de programas públicos, para facilitar la realización de actividades del Grupo y/o de las empresas que lo componen, cuando las mismas se dirijan al objetivo planteado. FUNCIONAMIENTO DEL GRUPO: Las empresas del Grupo conservan en todo momento la independencia para definir sus políticas de comercialización. Todas las empresas del Grupo tendrán acceso a la información que reciba el coordinador. El Grupo tendrá dos tipos de actividades: las que beneficien a todas las empresas del grupo asociativo y las que solamente involucren a algunas de ellas. Para las actividades del primer tipo, las empresas comprometerán el mismo aporte. Para las actividades del segundo tipo, las empresas participantes podrán acordar otros criterios de aporte. La práctica indica que no es recomendable otro tipo de criterio en lo que respecta a este tema. Cada una de las empresas es exclusivamente responsable por las operaciones comerciales que puedan concretar y ejecutar a su nombre. Todas las empresas del grupo asociativo se comprometen a realizar un seguimiento efectivo de los contactos efectuados por parte de alguno de los integrantes del grupo, esto para salvaguardar la imagen de la empresa que realizó el contacto. En caso contrario se puede solicitar al coordinador que realice el seguimiento y/o gestión comercial como representante de las empresas ante los potenciales clientes “fuertes”, en este caso deben delimitarse las responsabilidades y atribuciones del coordinador, así como también el momento del proceso comercial en el que éste le entrega la responsabilidad a la empresa. - ACTIVIDADES DEL COORDINADOR: Representar al grupo asociativo ante entidades de cualquier índole tanto en el sector público como el privado en la región y en el país. Solicitar toda la información a las entidades correspondientes y distribuirla entre las empresas del grupo asociativo. Ejecutar el Plan de Actividades y el Proyecto del Grupo, rediseñando estrategias, un plan de marketing y un plan de negocios. Organizar y Participar en Ferias, viajes, misiones y/o presentaciones en representación del grupo asociativo (En forma individual o con las empresas del grupo asociativo) Efectuar un seguimiento de los contactos y clientes de las empresas del grupo asociativo que se hayan generado a partir de la actividad de éste, con el objetivo de medir la satisfacción del cliente y los resultados obtenidos. Este seguimiento puede ser mayor o menor según lo decida el grupo, la mayor participación incluiría hasta la etapa de cerrar operaciones comerciales, y el menor involucramiento - 3 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena implicaría la entrega de la información recabada sin la facultad de realizar contacto alguno con los Página 2 de 7Guia Para La Elaboración De Reglamento Interno - Consorcio 01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...
  • potenciales clientes. Identificar ámbitos de cooperación intra-grupo que puedan generar beneficios para las empresas participantes. Búsqueda de empresas acordes al grupo asociativo, para invitar a formar parte del mismo. OBLIGACIONES DEL COORDINADOR: Administrar y archivar toda la información solicitada por el grupo asociativo. Proponer el plan de negocios, con su respectivo presupuesto, y coordinar su ejecución Convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, redactar la agenda del día, llevar el registro de asistencia y enviar a las empresas un resumen de las conclusiones de cada reunión. Redactar, en forma periódica, los correspondientes informes de progreso. Participar de las reuniones organizadas por el Consultor PDP - PRODUCE con los representantes de las empresas asociadas y, de ser necesario, con los trabajadores de las mismas. Dar las facilidades correspondientes al Consultor PDP – PRODUCE, a fin de que pueda asesorar en forma efectiva al grupo asociativo. Representar al Grupo ante entidades del sector público y/o privado tanto en la región como en el resto del país. Participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios en representación del Grupo. Distribuir entre las empresas del Grupo toda la información comercial o de otro tipo que reciba de diferentes fuentes. No compartir con empresas que no pertenezcan al grupo asociativo, la información que se genere, ya sea de la propia Empresa o de las actividades del grupo. Salvaguardar los intereses del Grupo Asociativo y las empresas que lo componen. Administrar el fondo operativo común. - - OBLIGACIONES DE LAS EMPRESAS: Aportar al fondo operativo común según lo acordado para el buen funcionamiento del Grupo Asociativo. Participar en las reuniones ordinarias y extraordinarias, cumpliendo con la asistencia mínima para la permanencia en el Grupo Asociativo. Tender a converger y mejorar, el nivel de calidad de las empresas, en sus procesos, productos y recursos humanos. Fomentar y desarrollar la imagen del Grupo en todos los ámbitos. 4 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena - No incurrir en prácticas desleales que puedan afectar la imagen del Grupo y/o perjudicar a los miembros tanto en el mercado interno como en el mercado internacional. Cumplir los compromisos contraídos con clientes del exterior, en especial cuando se trate de operaciones generadas a partir de la actividad del Grupo. Salvaguardar los intereses del Grupo Asociativo y de las empresas que lo integran. Anunciar con una anticipación estipulada la renuncia al Grupo Asociativo. Hay que definir el tiempo mínimo para la renuncia al grupo. Permanecer por un tiempo mínimo en el grupo con la aplicación de una multa por retirarse de manera imprevista. Esta norma puede servir para que las empresas tomen conciencia del ingreso al grupo y para que los integrantes se cubran ante posibles costos de la salida de un miembro (adecuación de catálogos y folletos, reestructuración de costos) - OBLIGACIONES DE LOS MIEBROS ENTRE SÍ Y DE ÉSTOS FRENTE A TERCEROS: Los integrantes del grupo compartirán toda la información que posean sobre mercados, contactos y clientes con los otros miembros del Grupo Asociativo. Esta norma es recomendada para garantizar transparencia en las acciones de las empresas del grupo. Si bien puede consignarse que las empresas pueden compartir o no la información con los miembros del grupo según algún tipo de discrecionalidad, este tipo de prácticas puede atentar contra el buen desempeño y la armonía del grupo en el mediano largo plazo, además de no responder al espíritu asociativo buscado. Los Página 3 de 7Guia Para La Elaboración De Reglamento Interno - Consorcio 01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...
  • miembros del Grupo no podrán compartir con terceros la información que se genere por las actividades del Grupo. - FONDO COMÚN OPERATIVO: Cada una de las empresas del Grupo Asociativo harán un aporte periódico al fondo operativo para cubrir los gastos corrientes de funcionamiento. Deberá definirse la periodicidad del aporte y el valor del mismo. Los gastos debieran incluir honorarios del coordinador, comunicaciones, fotocopias, etc.). Sobre los demás gastos, el Grupo decidirá para un periodo a determinar cual será el monto a asignar según los objetivos y necesidades Para las actividades extraordinarias (feria, misión, presentación) el Grupo decidirá la forma y el monto de financiamiento. Los aportes al fondo operativo deberán ser efectuados en fecha a designar, contra entrega de recibos y facturas de gastos. Deberá designarse la fecha de pago y si las liquidaciones se realizan por mes adelantado o por mes vencido. También puede definirse un esquema de multas para los morosos. - 5 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena REUNIONES ORDINARIAS: Las reuniones se realizarán cada una cantidad determinada de días durante un periodo determinado del año. Definir la periodicidad de las reuniones (normalmente son entre 7 y 15 días) y el periodo del año en el que se realizan (contemplando habitualmente las fechas de vacaciones). También se puede definir la modalidad del llamado a reuniones (con una cantidad estipulada de días de antelación, por correo electrónico, telefónicamente, etc) El coordinador será el encargado de definir la orden del día de las reuniones ordinarias y de la coordinación de las mismas. Para ello habrá que definir un procedimiento Las empresas podrán participar en las reuniones ordinarias con hasta X miembros de la empresa. (se exige como mínimo a los participantes de las reuniones, capacidad para tomar decisiones y estar al tanto de las actividades del Grupo Asociativo). Definir cuantos miembros de la empresa podrán participar, se puede consignar que los participantes deben ser siempre los mismos o que debe notificarse al grupo los miembros autorizados a participar en las reuniones. Cada empresa tendrá una cantidad determinada de votos. Definir si cada empresa tiene un voto (esto es lo usual) o también se puede dar que las empresas fundadoras tengan votos más calificados. En el caso en que se establezca algún tipo de sociedad comercial dentro del grupo, podría definirse que la cantidad de votos esté dada por la participación accionaria de cada empresa. Las empresas están obligadas a pronunciarse sobre los temas de la agenda, en la misma reunión o bien mediante un miembro de la empresa o en la reunión subsiguiente. Su ausencia o falta de pronunciamiento sobre el tema, implicará la aceptación de lo decidido por la mayoría. Cuando el tratamiento de uno o más temas no puedan esperar la realización de otra reunión, el coordinador podrá solicitar a la/s empresa/s que se expidan en forma inmediata sobre el tema en cuestión, hayan estado presentes o no en la respectiva reunión plenaria. El Grupo determinará en las reuniones plenarias los temas que quedarán a cargo del Coordinador, con facultades para decidir al respecto. Un integrante del Grupo podrá autorizar su representación, por escrito y exclusivamente para la reunión plenaria a la que no asistiere, a otro integrante del Grupo. El escrito deberá ser remitido al Coordinador, quien lo pondrá a disposición de los asistentes a la reunión pertinente. El integrante del Grupo que recibiere la representación, tendrá derecho a dos votos, considerando el propio y el de su representante. - - - Página 4 de 7Guia Para La Elaboración De Reglamento Interno - Consorcio 01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...
  • - - - REUNIONES EXTRAORDINARIAS: Las reuniones extraordinarias pueden realizarse por diferentes motivos. Será potestad del grupo definir el objetivo de las mismas, en general se realizan en las siguientes ocasiones: Periodos de vacaciones 6 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena Inicio y finalización de periodos de actividades Eventos “de fuerza mayor” que requieran la toma decisiones que no pueden esperar a la realización de una reunión ordinaria Algunas de las normas que regulan las reuniones extraordinarias son: Las reuniones extraordinarias serán como mínimo dos (en el período vacacional estipulado) Para cada período anual al inicio y al final de actividades se convocará a una reunión extraordinaria Para el caso de que uno o más temas no puedan esperar la realización de una reunión ordinaria, el coordinador podrá solicitar a las empresas que se expidan en forma inmediata sobre el tema en cuestión y/o convocar a una reunión extraordinaria. En las reuniones extraordinarias se determinarán los temas que quedarán a cargo del coordinador, con facultades para decidir al respecto durante el periodo en el que no se realicen reuniones. - PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE DECISIONES: Toda medida que implique la toma de decisiones por las empresas del Grupo Asociativo, se tomarán por mayoría simple, siempre y cuando estén presentes más del 50% de los integrantes del Grupo. Esta es la forma clásica para la toma de decisiones comunes. Puede definirse que para ciertas cuestiones se deba decidir por unanimidad o mayoría calificada (75%) o en que se necesite la presencia de la totalidad de los miembros. Estas cuestiones pueden tener que ver con temas de admisión o exclusión de participantes o de remoción del coordinador. También se puede pensar en este tipo de requerimientos para la aprobación de un presupuesto anual o alguna planificación de largo plazo. CONDICIONES PARA LA ADMISIÓN DE NUEVOS INTEGRANTES: Todas las empresas del Grupo Asociativo harán un análisis de las firmas que deseen sumarse al Grupo. Ya sean estas invitadas por el Coordinador, algún miembro del Grupo, o en forma particular. Se puede definir que el encargado de realizar el análisis será el coordinador, el cual deberá entregar un informe al respecto para consideración de las empresas miembro. Asimismo el Grupo Asociativo evaluará la trayectoria de sus directivos o titulares, su antigüedad en la actividad, así como también sus características en materia de organización, mercados, experiencia exportadora, procesos productivos, calidad de los productos, el grado de complementariedad de la empresa interesada, y solvencia para asumir las obligaciones correspondientes. En la medida de lo posible, los productos de las nuevas empresas que se incorporen al Grupo no deberán competir con los de los actuales miembros. Esta - - - 7 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena Página 5 de 7Guia Para La Elaboración De Reglamento Interno - Consorcio 01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...
  • condición puede ser más o menos específica, delimitando reservas de mercados para las empresas originales o estableciendo restricciones o mecanismos para que las nuevas empresas solo incorporen al grupo productos que no impliquen competencia. Cada miembro del Grupo tendrá el poder de veto al ingreso de un nuevo miembro. Éste podrá utilizarse para el caso de que la empresa interesada pueda perjudicar los intereses del actual integrante del Grupo. Puede sin embargo restringirse este poder de veto a que al menos dos empresas se pongan de acuerdo para ejercerlo. O sea que solo se podría vetar si al menos dos de los miembros están de acuerdo. El grupo determinará el aporte que se solicitará a las empresas interesadas en incorporarse al Grupo, teniendo en cuenta la relación con las actividades en curso y las realizadas por el Grupo Asociativo. Corresponde además un aporte al Grupo por las modificaciones necesarias en los folletos, página Web, u otras adecuaciones que deriven del ingreso de su nuevo integrante. El plazo mínimo de permanencia requerido para un nuevo integrante del Grupo (ya siendo conocida la actividad del Grupo Asociativo) será de un número determinado de meses. Definir que tiempo se requiere de plazo mínimo, normalmente se establece un plazo de seis meses. - - CAUSAS QUE GENERAN LA PÉRDIDA DE LA CONDICIÓN DE MIEMBRO: Falta de aporte al fondo operativo durante una cantidad de meses consecutivos. Definir el tiempo máximo de morosidad tolerada No cumplir con una asistencia mínima establecida a las reuniones ordinarias que se realicen durante un periodo. Establecer la asistencia mínima aceptada. Puede aclararse que las inasistencias a tomar en cuenta deben ser injustificadas. También se puede aclarar que los integrantes del Grupo cuya localización geográfica impida su presencia en razón de lejanía, están excluidos de esta causa, a menos que se los cite especialmente por la motivación de la reunión, en cuyo caso, y ante su ausencia, la misma se computará a los efectos de perder la condición de miembro. Incurrir en prácticas desleales o actividades en el mercado regional o nacional que perjudiquen la imagen del Grupo o de alguno de sus miembros Falta de cumplimiento de los compromisos asumidos intra- grupo o bien con los clientes del exterior contactados por alguna de las empresas o el coordinador en nombre del Grupo Asociativo. Comercialización de productos que no alcancen los niveles mínimos de calidad comprometidos con clientes, en mercados desarrollados con empresas del Grupo, afectando la imagen del mismo. El no cumplimiento de las obligaciones de este Reglamento. - - - PROCEDIMIENTO PARA LA EXCLUSIÓN DE EMPRESAS DEL GRUPO: Será resuelta por los demás miembros del grupo en una reunión extraordinaria, que cuente con una presencia mínima de un porcentaje estipulado de las 8 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena empresas del Grupo Asociativo. Definir si se requiere unanimidad o una mayoría especial predefinida, también debe precisarse la presencia mínima de empresas requerida de empresas que deben estar presentes. RENUNCIA DE MIEMBROS DEL GRUPO Las empresas que forman parte del Grupo podrán renunciar al mismo en cualquier momento, debiendo previamente liquidar los saldos pendientes a favor del Grupo, las empresas integrantes o el coordinador, en concepto de honorarios, actividades realizadas o en vía de ejecución. Las empresas renunciantes no podrán exigir Página 6 de 7Guia Para La Elaboración De Reglamento Interno - Consorcio 01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...
  • al Grupo compensación por los desarrollos alcanzados por el mismo, perdiendo asimismo todo derecho al uso de la marca común, nombre del grupo, etc. - REPRESENTACIÓN DE OTRAS EMPRESAS Y COOPERACIÓN DEL GRUPO CON FIRMAS O GRUPOS DE LA REGIÓN O DEL RESTO DEL PAÍS En el caso que se reciba un pedido que no pueda ser abastecido por ninguna empresa del Grupo, se decidirá la mejor forma de cumplir con dicha solicitud. En este caso, si la venta la realizara una empresa que no pertenece al Grupo, un porcentaje de dicha operación quedará en el fondo operativo que se haya constituido. El Grupo podrá alcanzar acuerdos de cooperación con otras empresas o Grupos, para realizar actividades en forma conjunta en uno o más mercados, y reflejará los alcances de tales acuerdos en convenios específicos. - 9 Página 7 de 7Guia Para La Elaboración De Reglamento Interno - Consorcio 01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...
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  • Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena Programa Nacional de Desarrollo de Proveedores PAUTAS PARA EL DESARROLLO DEL REGLAMENTO INTERNO DEL GRUPO ASOCIATIVO O CONSORCIO El siguiente listado y recomendaciones tienen el fin de enunciar los diferentes aspectos que deben estar contemplados en la confección de un reglamento interno de un grupo asociativo o consorcio (esquema de desarrollo de proveedores). Si bien esta lista no es definitiva, permite tener una idea bastante extensa de los aspectos más relevantes a decidir sobre las normas que deben regir el funcionamiento de un grupo asociativo de producción. En cada capítulo se incluyen algunas de las normas que se pueden incluir dentro de un posible reglamento. El texto en cursiva, comenta las variables que debieran definirse según lo que decidan los miembros del grupo al redactar el reglamento. MISIÓN, VISION Y VALORES DEL GRUPO Misión del Grupo: abajo se consignan algunas ideas de textos posibles o o Promover el desarrollo, expansión y sostenimiento de comercialización de (definir qué). El Grupo se ha constituido con el objetivo de asistir a las empresas integrantes a desarrollar en forma conjunta sus mercados regionales y nacionales, reduciendo los riesgos y los costos de producción y distribución e incrementando la competitividad de las mismas. - Visión: Una forma de describir de manera “generalista” la idea de la visión de un grupo asociativo es: o Configurar un órgano asociativo que cuente con la suma de habilidades y fortalezas de sus integrantes y menos debilidades. Generar de ese modo una fuerza superior a la que resulta de la simple sumatoria de las capacidades individuales. VALORES COMPARTIDOS Y PRINCIPIOS DE FUNCIONAMIENTO (Este es un listado tentativo) - Compromiso de todos los participantes con el comienzo - Aceptar los costos de la asociatividad con el fin de alcanzar objetivos conjuntos difíciles de lograr individualmente. - Convicción de que las empresas se necesitan mutuamente - Reconocimiento de un destino compartido y una dependencia recíproca para lograrlo - Puntos de vista comunes luego de un proceso de convergencia que parta de la diversidad - Conocer la óptica individual de cada uno de los participantes 1 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena - Aspiraciones mutuas, prácticas compatibles y acuerdos definidos. La afinidad de culturas facilitará la construcción de nexos. Los obstáculos iniciales no deben ser motivo para desistir del comienzo Estrecha colaboración (diferencias aparte) en beneficio mutuo Transparencia fiscal que facilite el acceso a ayudas oficiales Redactar un reglamento de funcionamiento Cuidado de las relaciones interpersonales OBJETIVOS A LARGO PLAZO DEL GRUPO (Este es un listado tentativo) - Planificar y desarrollar actividades de marketing y promoción externa, poniendo énfasis en la participación en ferias, misiones comerciales, desarrollo de catálogos, etc. - Desarrollar una marca que sea imagen y sinónimo los objetivos comerciales del Grupo. - Generar valor agregado a través de la interacción comercial y administrativa entre los integrantes. - Analizar la mejor forma de insertarse comercialmente en los mercados regionales y nacionales. - Intercambiar información comercial y crediticia para clientes regionales y nacionales. - Promover actividades asociativas de capacitación y/o consultoría que fortalezcan la competitividad. - Promover el desarrollo de la industria regional y de la imagen de La Libertad en el Perú. - Establecer alianzas estratégicas con los clientes para la comercialización de los productos. - Adecuar los productos fabricados por las empresas a las diferentes normas que rijan en cada sector. - Fabricar productos de manera conjunta para satisfacer una demanda puntual de un cliente exportador. - Creación de una nueva marca común para atender Página 1 de 7Guia Para La Elaboración De Reglamento Interno - Consorcio 01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...
  • esta demanda. ACCIONES PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS - Formular un plan de negocios para un período mínimo inicial de .... meses (definir meses). - Ejecutar el plan de negocios, incorporando las correcciones que fueren necesarias. - Constituir un fondo operativo común. - Identificar ámbitos de cooperación intragrupo que puedan generar beneficios para las empresas participantes. - Desarrollar ámbitos de participación institucional para el Grupo, en el sector público y/o privado, en el departamento y/o a nivel nacional. 2 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena - Gestionar como Grupo el apoyo de empresas privadas para sus actividades, así como también la obtención de co-financiamiento y/o exenciones impositivas de programas públicos, para facilitar la realización de actividades del Grupo y/o de las empresas que lo componen, cuando las mismas se dirijan al objetivo planteado. FUNCIONAMIENTO DEL GRUPO: Las empresas del Grupo conservan en todo momento la independencia para definir sus políticas de comercialización. Todas las empresas del Grupo tendrán acceso a la información que reciba el coordinador. El Grupo tendrá dos tipos de actividades: las que beneficien a todas las empresas del grupo asociativo y las que solamente involucren a algunas de ellas. Para las actividades del primer tipo, las empresas comprometerán el mismo aporte. Para las actividades del segundo tipo, las empresas participantes podrán acordar otros criterios de aporte. La práctica indica que no es recomendable otro tipo de criterio en lo que respecta a este tema. Cada una de las empresas es exclusivamente responsable por las operaciones comerciales que puedan concretar y ejecutar a su nombre. Todas las empresas del grupo asociativo se comprometen a realizar un seguimiento efectivo de los contactos efectuados por parte de alguno de los integrantes del grupo, esto para salvaguardar la imagen de la empresa que realizó el contacto. En caso contrario se puede solicitar al coordinador que realice el seguimiento y/o gestión comercial como representante de las empresas ante los potenciales clientes “fuertes”, en este caso deben delimitarse las responsabilidades y atribuciones del coordinador, así como también el momento del proceso comercial en el que éste le entrega la responsabilidad a la empresa. - ACTIVIDADES DEL COORDINADOR: Representar al grupo asociativo ante entidades de cualquier índole tanto en el sector público como el privado en la región y en el país. Solicitar toda la información a las entidades correspondientes y distribuirla entre las empresas del grupo asociativo. Ejecutar el Plan de Actividades y el Proyecto del Grupo, rediseñando estrategias, un plan de marketing y un plan de negocios. Organizar y Participar en Ferias, viajes, misiones y/o presentaciones en representación del grupo asociativo (En forma individual o con las empresas del grupo asociativo) Efectuar un seguimiento de los contactos y clientes de las empresas del grupo asociativo que se hayan generado a partir de la actividad de éste, con el objetivo de medir la satisfacción del cliente y los resultados obtenidos. Este seguimiento puede ser mayor o menor según lo decida el grupo, la mayor participación incluiría hasta la etapa de cerrar operaciones comerciales, y el menor involucramiento - 3 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena implicaría la entrega de la información recabada sin la facultad de realizar contacto alguno con los Página 2 de 7Guia Para La Elaboración De Reglamento Interno - Consorcio 01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...
  • potenciales clientes. Identificar ámbitos de cooperación intra-grupo que puedan generar beneficios para las empresas participantes. Búsqueda de empresas acordes al grupo asociativo, para invitar a formar parte del mismo. OBLIGACIONES DEL COORDINADOR: Administrar y archivar toda la información solicitada por el grupo asociativo. Proponer el plan de negocios, con su respectivo presupuesto, y coordinar su ejecución Convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias, redactar la agenda del día, llevar el registro de asistencia y enviar a las empresas un resumen de las conclusiones de cada reunión. Redactar, en forma periódica, los correspondientes informes de progreso. Participar de las reuniones organizadas por el Consultor PDP - PRODUCE con los representantes de las empresas asociadas y, de ser necesario, con los trabajadores de las mismas. Dar las facilidades correspondientes al Consultor PDP – PRODUCE, a fin de que pueda asesorar en forma efectiva al grupo asociativo. Representar al Grupo ante entidades del sector público y/o privado tanto en la región como en el resto del país. Participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios en representación del Grupo. Distribuir entre las empresas del Grupo toda la información comercial o de otro tipo que reciba de diferentes fuentes. No compartir con empresas que no pertenezcan al grupo asociativo, la información que se genere, ya sea de la propia Empresa o de las actividades del grupo. Salvaguardar los intereses del Grupo Asociativo y las empresas que lo componen. Administrar el fondo operativo común. - - OBLIGACIONES DE LAS EMPRESAS: Aportar al fondo operativo común según lo acordado para el buen funcionamiento del Grupo Asociativo. Participar en las reuniones ordinarias y extraordinarias, cumpliendo con la asistencia mínima para la permanencia en el Grupo Asociativo. Tender a converger y mejorar, el nivel de calidad de las empresas, en sus procesos, productos y recursos humanos. Fomentar y desarrollar la imagen del Grupo en todos los ámbitos. 4 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena - No incurrir en prácticas desleales que puedan afectar la imagen del Grupo y/o perjudicar a los miembros tanto en el mercado interno como en el mercado internacional. Cumplir los compromisos contraídos con clientes del exterior, en especial cuando se trate de operaciones generadas a partir de la actividad del Grupo. Salvaguardar los intereses del Grupo Asociativo y de las empresas que lo integran. Anunciar con una anticipación estipulada la renuncia al Grupo Asociativo. Hay que definir el tiempo mínimo para la renuncia al grupo. Permanecer por un tiempo mínimo en el grupo con la aplicación de una multa por retirarse de manera imprevista. Esta norma puede servir para que las empresas tomen conciencia del ingreso al grupo y para que los integrantes se cubran ante posibles costos de la salida de un miembro (adecuación de catálogos y folletos, reestructuración de costos) - OBLIGACIONES DE LOS MIEBROS ENTRE SÍ Y DE ÉSTOS FRENTE A TERCEROS: Los integrantes del grupo compartirán toda la información que posean sobre mercados, contactos y clientes con los otros miembros del Grupo Asociativo. Esta norma es recomendada para garantizar transparencia en las acciones de las empresas del grupo. Si bien puede consignarse que las empresas pueden compartir o no la información con los miembros del grupo según algún tipo de discrecionalidad, este tipo de prácticas puede atentar contra el buen desempeño y la armonía del grupo en el mediano largo plazo, además de no responder al espíritu asociativo buscado. Los Página 3 de 7Guia Para La Elaboración De Reglamento Interno - Consorcio 01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...
  • miembros del Grupo no podrán compartir con terceros la información que se genere por las actividades del Grupo. - FONDO COMÚN OPERATIVO: Cada una de las empresas del Grupo Asociativo harán un aporte periódico al fondo operativo para cubrir los gastos corrientes de funcionamiento. Deberá definirse la periodicidad del aporte y el valor del mismo. Los gastos debieran incluir honorarios del coordinador, comunicaciones, fotocopias, etc.). Sobre los demás gastos, el Grupo decidirá para un periodo a determinar cual será el monto a asignar según los objetivos y necesidades Para las actividades extraordinarias (feria, misión, presentación) el Grupo decidirá la forma y el monto de financiamiento. Los aportes al fondo operativo deberán ser efectuados en fecha a designar, contra entrega de recibos y facturas de gastos. Deberá designarse la fecha de pago y si las liquidaciones se realizan por mes adelantado o por mes vencido. También puede definirse un esquema de multas para los morosos. - 5 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena REUNIONES ORDINARIAS: Las reuniones se realizarán cada una cantidad determinada de días durante un periodo determinado del año. Definir la periodicidad de las reuniones (normalmente son entre 7 y 15 días) y el periodo del año en el que se realizan (contemplando habitualmente las fechas de vacaciones). También se puede definir la modalidad del llamado a reuniones (con una cantidad estipulada de días de antelación, por correo electrónico, telefónicamente, etc) El coordinador será el encargado de definir la orden del día de las reuniones ordinarias y de la coordinación de las mismas. Para ello habrá que definir un procedimiento Las empresas podrán participar en las reuniones ordinarias con hasta X miembros de la empresa. (se exige como mínimo a los participantes de las reuniones, capacidad para tomar decisiones y estar al tanto de las actividades del Grupo Asociativo). Definir cuantos miembros de la empresa podrán participar, se puede consignar que los participantes deben ser siempre los mismos o que debe notificarse al grupo los miembros autorizados a participar en las reuniones. Cada empresa tendrá una cantidad determinada de votos. Definir si cada empresa tiene un voto (esto es lo usual) o también se puede dar que las empresas fundadoras tengan votos más calificados. En el caso en que se establezca algún tipo de sociedad comercial dentro del grupo, podría definirse que la cantidad de votos esté dada por la participación accionaria de cada empresa. Las empresas están obligadas a pronunciarse sobre los temas de la agenda, en la misma reunión o bien mediante un miembro de la empresa o en la reunión subsiguiente. Su ausencia o falta de pronunciamiento sobre el tema, implicará la aceptación de lo decidido por la mayoría. Cuando el tratamiento de uno o más temas no puedan esperar la realización de otra reunión, el coordinador podrá solicitar a la/s empresa/s que se expidan en forma inmediata sobre el tema en cuestión, hayan estado presentes o no en la respectiva reunión plenaria. El Grupo determinará en las reuniones plenarias los temas que quedarán a cargo del Coordinador, con facultades para decidir al respecto. Un integrante del Grupo podrá autorizar su representación, por escrito y exclusivamente para la reunión plenaria a la que no asistiere, a otro integrante del Grupo. El escrito deberá ser remitido al Coordinador, quien lo pondrá a disposición de los asistentes a la reunión pertinente. El integrante del Grupo que recibiere la representación, tendrá derecho a dos votos, considerando el propio y el de su representante. - - - Página 4 de 7Guia Para La Elaboración De Reglamento Interno - Consorcio 01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...
  • - - - REUNIONES EXTRAORDINARIAS: Las reuniones extraordinarias pueden realizarse por diferentes motivos. Será potestad del grupo definir el objetivo de las mismas, en general se realizan en las siguientes ocasiones: Periodos de vacaciones 6 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena Inicio y finalización de periodos de actividades Eventos “de fuerza mayor” que requieran la toma decisiones que no pueden esperar a la realización de una reunión ordinaria Algunas de las normas que regulan las reuniones extraordinarias son: Las reuniones extraordinarias serán como mínimo dos (en el período vacacional estipulado) Para cada período anual al inicio y al final de actividades se convocará a una reunión extraordinaria Para el caso de que uno o más temas no puedan esperar la realización de una reunión ordinaria, el coordinador podrá solicitar a las empresas que se expidan en forma inmediata sobre el tema en cuestión y/o convocar a una reunión extraordinaria. En las reuniones extraordinarias se determinarán los temas que quedarán a cargo del coordinador, con facultades para decidir al respecto durante el periodo en el que no se realicen reuniones. - PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE DECISIONES: Toda medida que implique la toma de decisiones por las empresas del Grupo Asociativo, se tomarán por mayoría simple, siempre y cuando estén presentes más del 50% de los integrantes del Grupo. Esta es la forma clásica para la toma de decisiones comunes. Puede definirse que para ciertas cuestiones se deba decidir por unanimidad o mayoría calificada (75%) o en que se necesite la presencia de la totalidad de los miembros. Estas cuestiones pueden tener que ver con temas de admisión o exclusión de participantes o de remoción del coordinador. También se puede pensar en este tipo de requerimientos para la aprobación de un presupuesto anual o alguna planificación de largo plazo. CONDICIONES PARA LA ADMISIÓN DE NUEVOS INTEGRANTES: Todas las empresas del Grupo Asociativo harán un análisis de las firmas que deseen sumarse al Grupo. Ya sean estas invitadas por el Coordinador, algún miembro del Grupo, o en forma particular. Se puede definir que el encargado de realizar el análisis será el coordinador, el cual deberá entregar un informe al respecto para consideración de las empresas miembro. Asimismo el Grupo Asociativo evaluará la trayectoria de sus directivos o titulares, su antigüedad en la actividad, así como también sus características en materia de organización, mercados, experiencia exportadora, procesos productivos, calidad de los productos, el grado de complementariedad de la empresa interesada, y solvencia para asumir las obligaciones correspondientes. En la medida de lo posible, los productos de las nuevas empresas que se incorporen al Grupo no deberán competir con los de los actuales miembros. Esta - - - 7 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena Página 5 de 7Guia Para La Elaboración De Reglamento Interno - Consorcio 01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...
  • condición puede ser más o menos específica, delimitando reservas de mercados para las empresas originales o estableciendo restricciones o mecanismos para que las nuevas empresas solo incorporen al grupo productos que no impliquen competencia. Cada miembro del Grupo tendrá el poder de veto al ingreso de un nuevo miembro. Éste podrá utilizarse para el caso de que la empresa interesada pueda perjudicar los intereses del actual integrante del Grupo. Puede sin embargo restringirse este poder de veto a que al menos dos empresas se pongan de acuerdo para ejercerlo. O sea que solo se podría vetar si al menos dos de los miembros están de acuerdo. El grupo determinará el aporte que se solicitará a las empresas interesadas en incorporarse al Grupo, teniendo en cuenta la relación con las actividades en curso y las realizadas por el Grupo Asociativo. Corresponde además un aporte al Grupo por las modificaciones necesarias en los folletos, página Web, u otras adecuaciones que deriven del ingreso de su nuevo integrante. El plazo mínimo de permanencia requerido para un nuevo integrante del Grupo (ya siendo conocida la actividad del Grupo Asociativo) será de un número determinado de meses. Definir que tiempo se requiere de plazo mínimo, normalmente se establece un plazo de seis meses. - - CAUSAS QUE GENERAN LA PÉRDIDA DE LA CONDICIÓN DE MIEMBRO: Falta de aporte al fondo operativo durante una cantidad de meses consecutivos. Definir el tiempo máximo de morosidad tolerada No cumplir con una asistencia mínima establecida a las reuniones ordinarias que se realicen durante un periodo. Establecer la asistencia mínima aceptada. Puede aclararse que las inasistencias a tomar en cuenta deben ser injustificadas. También se puede aclarar que los integrantes del Grupo cuya localización geográfica impida su presencia en razón de lejanía, están excluidos de esta causa, a menos que se los cite especialmente por la motivación de la reunión, en cuyo caso, y ante su ausencia, la misma se computará a los efectos de perder la condición de miembro. Incurrir en prácticas desleales o actividades en el mercado regional o nacional que perjudiquen la imagen del Grupo o de alguno de sus miembros Falta de cumplimiento de los compromisos asumidos intra- grupo o bien con los clientes del exterior contactados por alguna de las empresas o el coordinador en nombre del Grupo Asociativo. Comercialización de productos que no alcancen los niveles mínimos de calidad comprometidos con clientes, en mercados desarrollados con empresas del Grupo, afectando la imagen del mismo. El no cumplimiento de las obligaciones de este Reglamento. - - - PROCEDIMIENTO PARA LA EXCLUSIÓN DE EMPRESAS DEL GRUPO: Será resuelta por los demás miembros del grupo en una reunión extraordinaria, que cuente con una presencia mínima de un porcentaje estipulado de las 8 Mg. Ing. Alberto Geldres Marchena empresas del Grupo Asociativo. Definir si se requiere unanimidad o una mayoría especial predefinida, también debe precisarse la presencia mínima de empresas requerida de empresas que deben estar presentes. RENUNCIA DE MIEMBROS DEL GRUPO Las empresas que forman parte del Grupo podrán renunciar al mismo en cualquier momento, debiendo previamente liquidar los saldos pendientes a favor del Grupo, las empresas integrantes o el coordinador, en concepto de honorarios, actividades realizadas o en vía de ejecución. Las empresas renunciantes no podrán exigir Página 6 de 7Guia Para La Elaboración De Reglamento Interno - Consorcio 01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...
  • al Grupo compensación por los desarrollos alcanzados por el mismo, perdiendo asimismo todo derecho al uso de la marca común, nombre del grupo, etc. - REPRESENTACIÓN DE OTRAS EMPRESAS Y COOPERACIÓN DEL GRUPO CON FIRMAS O GRUPOS DE LA REGIÓN O DEL RESTO DEL PAÍS En el caso que se reciba un pedido que no pueda ser abastecido por ninguna empresa del Grupo, se decidirá la mejor forma de cumplir con dicha solicitud. En este caso, si la venta la realizara una empresa que no pertenece al Grupo, un porcentaje de dicha operación quedará en el fondo operativo que se haya constituido. El Grupo podrá alcanzar acuerdos de cooperación con otras empresas o Grupos, para realizar actividades en forma conjunta en uno o más mercados, y reflejará los alcances de tales acuerdos en convenios específicos. - 9 Página 7 de 7Guia Para La Elaboración De Reglamento Interno - Consorcio 01/04/2011http://www.buenastareas.com/impresion/Guia-Para-La-Elaboraci%C3%B3n-De-Regl...
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