ORGANIZA

GUÍA DELEXPOSITOR

GUÍA DELEXPOSITOR

Y normas específicas

de la feria

Y normas específicas

de la feria

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DICIEMBRE

2018

2.1. La solicitud de espacio se realiza cumplimentando el formulario de Solicitud de Participación on-line que se encuentra en la web de la feria www.juvenalia.ifema.es, junto con la cuota de reserva de espacio.

2.2. Para solicitar su participación en la Feria, es requisito imprescindible que la actividad de la empresa, organismo público o privado, esté incluida dentro de los sectores objeto de JUVENALIA (consultar sectores en el documento Solicitud de Participación). La admisión de solicitudes, así como la asignación de espacios son competencia exclusiva de la Dirección del Certamen.

2.3. La admisión de expositores en los sectores estará sujeta a la aceptación por la Dirección del Certamen. La dirección del Certamen se reserva el derecho de cambiar, de una edición a otra, la ubicación de los stands ocupados por los expositores, si por razones de sectorización, producto e imagen, lo estime conveniente.

2.4. En el caso que la EMPRESA CONTRATANTE designe otra entidad como EMPRESA DE FACTURACIÓN, los datos de ambas deberán figurar en la Solicitud de Participación, y debe ser firmada por ambas empresas. Los pagos deben realizarse de acuerdo con el calendario que figura en la Agenda del Expositor.

2.5. La firma y presentación de la Solicitud de Participación comporta la total aceptación de las Normas Generales de Participación de IFEMA y de las disposiciones que con carácter genérico, fuesen establecidas por la Organización de la Feria.

2.6. La renuncia del expositor a su participación es motivo de pérdida de la cantidad adelantada. Si la renuncia tuviera lugar en los 30 días anteriores a la inauguración del Certamen le podrá ser exigido el pago íntegro de su espacio, aun cuando éste pueda ser ocupado posteriormente por otro expositor. (Ver artículo 7 de las Normas Generales de Participación).

2.7. Participación Agrupada: Se considera participación agrupada a aquella participación en la que una empresa o entidad gestiona la participación de un colectivo de empresas. Los participantes tendrán carácter de expositores directos y cada una de las empresas deberá cumplimentar la solicitud de participación, que implica el concepto de Presencia en Elementos de Promoción cuya tarifa es de 150 € + IVA (*).

2.8. La realización de Actividades en Stands deberá contar con la autorización expresa de la Dirección del Certamen (ver formulario). Los expositores que deseen realizar algún sorteo, rifa o concurso en su espacio, deberán contar con la autorización previa de la Dirección de Certamen.

2.9. Confirmación del Espacio: El expositor recibirá, por parte de la Dirección de JUVENALIA, una carta oficial de adjudicación junto con el plano de ubicación y cotas del stand, estado de cuentas, así como toda la información sobre servicios ofrecidos por IFEMA, que le permitirán rentabilizar al máximo su presencia en la feria.

TARIFA DE “ESPACIO TIPO PATIO” (Superficie mínima 20 m2)Espacio 20 m2: .......................................................................................................................................................................... 1.075 € + IVA*M2 adicional .................................................................................................................................................................................. 35 € + IVA*

• Espacio de 20m2.• Moqueta• Energía Eléctrica: consumo mínimo de energía eléctrica (0,13 kw/m2) • Seguro de Responsabilidad Civil (hasta 60.000 €)

• Seguro Multiferia (hasta 30.000)• Cuadro eléctrico + Conector + Certificado hasta 5 kw• Limpieza tipo A : primera limpieza y una limpieza diaria• Derechos de Montaje tipo A• Presencia en Elementos de Promoción

ACTIVIDADES Y TALLERESACTIVIDADES Y TALLERES

¿COMO PUEDO SER EXPOSITOR?¿COMO PUEDO SER EXPOSITOR?

TARIFAS DE PARTICIPACIÓNTARIFAS DE PARTICIPACIÓN3

INCLUYE:

Todas las empresas y entidades que participen en Juvenalia deben desarrollar en su espacio una actividad o taller apropiada para la edad de los visitantes (0 a 16 años) en las categorías de Bebés, Infantil y Juvenil, de manera ininterrumpida durante el horario de apertura al público, está prohibido cerrar la actividad en hora de comida. Todas las actividades deben ser aprobadas previamente por la Dirección de Juvenalia. Han de ser gratuitas, de alta rotación y no deben exigir condiciones especiales como adquisición de pases o reserva de horas. Si el expositor lo desea, la dirección de Juvenalia puede proporcionarle información y asesoramiento sobre la organización de actividades y talleres.

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• Todas las empresas estarán obligadas a realizar un montaje o adecuación de su área de exposición .

• Las empresas que opten por la construcción libre de sus stands o áreas (patios..) deberán enviar el proyecto a la Secretaría Técnica de IFEMA para su aprobación, antes del jueves 1 de noviembre, 2018: E-mail: stecnica@ifema.es

• La empresa encargada de los trabajos de montaje libre de un stand deberá abonar a IFEMA, antes de comenzar dichos trabajos, las tarifas de derechos de montaje (canon de montaje) correspondientes en concepto de los servicios prestados durante el periodo de montaje y desmontaje de la Feria.

• Con el objetivo de mantener el concepto de Feria abierta, accesible y de máxima visibilidad para cada expositor, las normas específicas de montaje para stands de diseño libre son las siguientes:

4.1. ALTURA• La altura máxima autorizada de los stands, en su línea perimetral, es de 4 metros. Se podrá elevar un elemento puntual en el perímetro hasta una altura máxima de 6 metros, excepto en las medianas con los stands vecinos. En ningún caso se podrá, ni por elementos de construcción ni de decoración superar la altura de 6 metros. • Los elementos de construcción, decoración y focos, no podrán sobresalir más de 50 cm. del espacio adjudicado y a partir de una altura mínima de 2,5 m. Los focos deberán estar dirigidos hacia el interior del stand. Ante cualquier duda, se consultará a la Dirección de Servicios Feriales de IFEMA.

4.2. CERRAMIENTOS CIEGOS EN EL ENTORNO PERIMETRALLos cerramientos ciegos perimetrales a pasillo no podrán ser superiores al 80 % de cada fachada o pasillo. Para hacer cerramientos de mayor longitud, estos deberán retranquearse un mínimo de 3 metros hacia el interior.

4.3. DERECHOS DE MONTAJE:La empresa encargada de los trabajos de montaje de los stands de diseño libre deberá abonar a IFEMA, antes de comenzar dichos trabajos, las tarifas de derechos de montaje correspondientes en concepto de los servicios prestados durante el periodo de montaje y desmontaje de la feria: servicio de Asistencia Sanitaria (ATS), tarifas reducidas en los servicios de restauración, inspección de instalaciones eléctricas, conexiones y suministro de electricidad durante el montaje y desmontaje, utilización y mantenimiento de cuartos de pintura, servicio personalizado de atención al montador y señalización individualizada de espacios.

En función del diverso uso de las instalaciones y servicios, las tarifas de derechos de montaje, para el conjunto del stand, incluidas las segundas plantas y espacio exterior, serán las siguientes:

• Espacios sin decoración u ocupados por moqueta o tarima: ............................................................Tarifa A ...... 2,04 €/m2 + IVA*• Stands modulares básicos de aluminio o similar: ...............................................................................Tarifa B ...... 4,08 €/m2 + IVA*• Stands modulares de diseño en aluminio, de carpintería y resto de materiales: ...............................Tarifa C ...... 6,42 €/m2 + IVA*

(*) Empresas establecidas en el territorio español (excluyendo Canarias, Ceuta y Melilla): 10%* de IVA no incluido. Para el resto de empresas esta operación queda no sujeta a IVA español. En caso de empresas de la Unión Europea, el expositor será responsable del IVA que, en su caso, se devengue en su país de establecimiento. El tipo de IVA aplicable será el legalmente vigente en la fecha de devengo del servicio.

NORMAS DE MONTAJENORMAS DE MONTAJE4

La participación como expositor implica la contratación automática de:5.1. SEGUROS

• Seguro de Responsabilidad Civil (*): .............................................................................................................................. 53,45 € + IVA*• Seguro “multiferia” (*): ................................................................................................................................................. 50,73 € + IVA*• Consumo mínimo de energía eléctrica (0,13 kw/m2) (*): .......................................................................................... 3,849 €/m2 + IVA*• Presencia Elementos de Promoción (*): ............................................................................................................................. 150 € + IVA*

En el precio de los stands y espacios equipados (patio), están incluidos estos servicios (seguros de responsabilidad civil, multiferia de incendio, rayo y/o exposición, así como el consumo mínimo de energía eléctrica, 1 cuadro eléctrico y limpieza tipo A) En las opciones de patio y stands equipados también se incluye los derechos de montaje tipo A.

5.2. ELEMENTOS DE PROMOCIÓN (cuya tarifa es de 150 € + IVA) Incluye el nombre y datos del expositor en:• Avance listado expositores: listado de expositores periódicamente actualizado, disponible en la web de la feria (www.juvenalia.ifema.es).• Catálogo oficial de expositores interactivo on-line: un formato que le permitirá preparar su visita a la feria con antelación (búsqueda

avanzada, anotaciones,…).• Guía del Visitante: incluye el plano del pabellón, el listado de expositores y el programa completo de todas las actividades y servicios de Feria

de Madrid. Se distribuye de forma gratuita en feria.• Puntos de Información Interactivos en feria: ubicados en distintos puntos estratégicos de la feria. Accesibles a los visitantes, con posibilidad

de búsqueda de expositores e impresión de planos individualizados de localización.• App Oficial de Juvenalia.

5.3. SERVICIOSZona de Expositores: accesible desde www.juvenalia.ifema.es, que le permitirá:• Sistema de Presupuestación on-line. Tanto de su participación como de los servicios que pueda necesitar.• Contratación de Espacio y Servicios on-line.• Consultar en todo momento su Estado de Cuentas de su facturación on-line.• Consultar el Calendario del Expositor.• Gestionar e imprimir sus Pases de Expositor. • Cumplimentar y actualizar los datos de su empresa y productos para el catálogo oficial de la Feria.• Publicar las noticias y novedades de su empresa en la Sala de Prensa Virtual.

6.1. PASES DE EXPOSITORCada expositor recibirá, en función de la superficie adjudicada un número de pases de expositor: Hasta 20 m2, 4 pases de expositor. 2 pases adicionales cada 20 m2. Los pases de expositor adicionales se facturarán a un precio de 10 € + IVA*

6.2. INVITACIONESCada empresa participante recibirá 10 invitaciones individuales.Cada expositor podrá solicitar invitaciones adicionales a 5,45 € unidad + IVA*

(*) Empresas establecidas en el territorio español (excluyendo Canarias, Ceuta y Melilla): 10%* de IVA no incluido. Para el resto de empresas esta operación queda no sujeta a IVA español. En caso de empresas de la Unión Europea, el expositor será responsable del IVA que, en su caso, se devengue en su país de establecimiento. El tipo de IVA aplicable será el legalmente vigente en la fecha de devengo del servicio.

PASES DE EXPOSITOR E INVITACIONESPASES DE EXPOSITOR E INVITACIONES6

La presencia en Juvenalia implica la contratación automática de: PRESENCIA EN ELEMENTOS DE PROMOCIÓN cuya tarifa es de 150 € + IVA (*). En caso de que el expositor contratara su stand posteriormente a la fecha de cierre de cada uno de los elementos, siendo imposible su inclusión en ellos, estará igualmente obligado al pago de 150 € + IVA.

LOS COEXPOSITORES, empresas que van a estar presentes con su propio producto en el stand- espacio del expositor titular-, deberán abonar 150 € + IVA por empresa.

Incluye: Página Web, Guía del Visitante, Puntos de Información, Redes Sociales, etc…

PRESENCIA EN ELEMENTOS DE PROMOCIÓNPRESENCIA EN ELEMENTOS DE PROMOCIÓN7

SERVICIOS GENERALESSERVICIOS GENERALES5

Acceso OesteWest Access

El expositor está obligado a atender y permanecer en su stand durante todo el periodo de funcionamiento de la Feria, está prohibido cerrar la actividad en horas de comida, cuyas fechas de celebración son del miércoles 5 al domingo 9 de diciembre en horario de 11:00 a 20:00h.

Los expositores podrán acceder a sus stands 30 minutos antes de la hora de apertura de la feria y abandonarlos desde el cierre de la feria hasta las 20:30 horas.

Queda terminantemente prohibida la sonorización individual por cualquier sistema cuya difusión no esté limitada estrictamente a la zona de escucha delimitada de su stand y siempre que no causen molestias a visitantes o a otros expositores. El nivel máximo autorizado será de 60 decibelios. El incumplimiento de esta normativa dará lugar al corte automático del suministro eléctrico en Feria.

Para la entrada/salida excepcional de materiales y objetos durante la celebración del certamen el expositor deberá solicitar un permiso individualizado a la Dirección de Servicios Feriales.

No se permitirá el acceso de montadores o expositores, ni la realización de trabajo de montaje o de acondicionamiento de los stands fuera de los días y horarios señalados en la Agenda del Expositor.

OTRA INFORMACIÓN RELEVANTEOTRA INFORMACIÓN RELEVANTE8

Puerta Sur

Puerta Norte

Aeropuerto

Registro Visitantes Acceso Visitantes Acceso ExpositoresAtención al Expositor

COORDENADAS GEOGRÁFICAS: 40º 27' 53.95" N / 3º 37' 0.00" W

PLANO DE LA FERIAPLANO DE LA FERIA9

CONTACTO

A partir de 1 mayo de 2018 Solicitud de Participación

Envío de la Solicitud de Participación junto con el pago del 50% del espacio contratado

Dirección del certamen:juvenalia@ifema.es

31 de octubre de 2018

5 de noviembre, 2018

Proyectos

Pagos

• Fecha límite para la presentación y aprobación de los proyectos de diseño libre.

• Fecha límite para presentar los proyectos de decoración interior de los stands tipo patio

Fecha límite para el pago del 100% del espacio y servicios contratados

Departamento de Secretaria Técnica: stecnica@ifema.es

Dirección del certamen:juvenalia@ifema.esServifema:servifema@ifema.es

Hasta el 31 de octubre de 2018 Contrataciónde servicios

Recuerde contratar sus servicios a través de la Zona de Expositores de la web.

Contratando los servicios 1 mes antes del inicio del montaje obtendrá un descuento del 15% sobre el precio de cada servicio (no están incluidos los Servicios mínimos obligatorios, publicidad exterior, salas de reuniones y terminal de pago ferial y servicios específicos de la feria como pases de expositor etc).

Zona de Expositores:www.juvenalia.ifema.es

2 de noviembre Catálogo Fecha límite para la cumplimentación de datos para el catálogo, guía del visitante.

Zona de Expositores:www.juvenalia.ifema.es

24 de noviembre de 2018 Contratación deServicios

Las contrataciones realizadas 1 semana antes del inicio del montaje de la feria, tendrán un recargo del 25%.

Zona de Expositores:www.juvenalia.ifema.es

Hasta el 3 de diciembre de 2018

Pases de Expositor Fecha límite para imprimir sus pases a través de la Zona de Expositores

Zona de Expositores:www.juvenalia.ifema.es

4 de diciembre de 2018

Del 1 al 4 de diciembre de 2018

Pases de Expositor

Montaje

En caso de no haber impreso sus pases, podrán retirarlos el día 4 de diciembre en el mostrador del pabellón 12 en horario de 09:00 a 19:30 horas

Montaje de stands de diseño libre. De 8:30 a 21:30 horas

4 de diciembre de 2018 StandsModulares y Patios

Entrega de stands y patios a partir de las 8:30 horas

Fuera de los días y horarios señalados no se permitirá el acceso de montadores o expositores, ni la realización de acondicionamiento de los stands

3 y 4 de diciembre de 2018 Entrada demercancías

Entrada de mercancías y material de decoración. De 8:30 a 21:30 horasNo se autorizará la entrada de mercancías al expositor que no haya abonado en su totalidad el espacio contratado y los gastos de los servicios solicitados.

Del 5 al 9 de diciembre de 2018 Celebración de la feria De miércoles 5 de diciembre a domingo 9 de diciembre en horario de 11:00 a 20:00 h.

9 de diciembre de 2018 Salida de mercancías Salida de mercancías y material de decoración. De 20:30 a 24:00 horas

10 y 11 de diciembre de 2018 Desmontaje Desmontaje de stands de diseño libre. De 8:30 a 21:30 h.

Zona de Expositores:www.juvenalia.ifema.es

FECHA ASUNTO TEMA

CALENDARIO DEL EXPOSITOR10 CALENDARIO DEL EXPOSITOR

www.juvenalia.ifema.esIFEMA - Feria de Madrid · 902 22 15 15 · (+34) 91 722 30 00 · juvenalia@ifema.es

Tel.: (+34) 91 722 50 65dseguridad@ifema.es• Seguridad general

• Accesos al Parque Ferial• Aparcamientos

• Alquiler de los diferentes espacios de reuniones y convenciones del recinto ferial, tanto durante las ferias como fuera de las mismas

• Coordinación de actividades extraferiales

Tel.: (+34) 91 722 50 72convenciones@ifema.es

• Visitas institucionales• Visitas guiadas

• Protocolo de todos los actos• Relaciones institucionales

Tel.: (+34) 91 722 50 82infoifema@ifema.es

Tel.: (+34) 91 722 54 00• Emergencia médica• Atención sanitaria a expositores y visitantes durante la celebración de ferias, montajes y desmontajes.

Jesús GonzálezTel.: (+34) 91 722 50 95jesusg@ifema.es

• Relaciones con los medios de comunicación• Información de prensa de ferias y salones organizados por IFEMA• Información de prensa institucional• Acreditaciones de prensa para ferias y salones

Dirección de Comunicación y Marketing

Tel.: (+34) 91 722 53 40/08 publicidadexterior@ifema.es

• Contratación de soportes publicitarios en el recinto ferial

Publicidad Exterior

Convenciones y Congresos

Relaciones Externas (Protocolo)

Seguridad y Autoprotección

Servicio Médico

IFEMA• Director: Carlos González García de la Barga• Coordinadora: Mercedes Monasterio · (+34) 91 722 52 33 · juvenalia@ifema.es• Secretarias: Isabel Herrero (+34) 91 722 52 70 Lola Morales (+34) 91 722 50 13

Línea IFEMAExpositores

Desde España902 22 15 15

Internacional(+34) 91 722 30 00

Dirección del Certamen

• Llamadas nacionales: 902 22 15 15• Llamadas internacionales: (+34) 91 722 30 00• Correo electrónico para expositores: lineaifema.expositor@ifema.es• Correo electrónico para visitantes: visit.registro@ifema.es• Correo electrónico genérico: lineaifema@ifema.es

Call Center - Zona de expositor

• Teléfono: 902 22 15 15 • Correo electrónico: servifema@ifema.es

Servifema

• Teléfono: 902 22 15 15 • Correo electrónico: stecnica@ifema.es

Secretaría Técnica (Dirección de Servicios Feriales)

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