GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y COMUNICACIONES OFICIALES …a Gestión Documental... · Acta de Reunión Comité de Archivo No. 002 de 2015, se ... comunicaciones, documentos oficiales

GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y COMUNICACIONES OFICIALES

V. 1

Comité de Archivo: Carlos Alberto Mejía Mejía, Personero Municipal Olga Clemencia Niño Patiño, Personera Auxiliar Julieta López Perilla, Jefe Oficina Asesora Control Interno Adriana Lucia Cardona Valencia, Directora Financiera Luz Elena Osorno Arias, Profesional Universitario Miryam Rangel Henao, Profesional Universitario Silvia Hoyos Rodríguez, Secretaria Ejecutiva (E) Luz Marina Alfaro Góngora, Profesional Universitario Archivo Central

Elaborado por: Jorge Iván Murillo Gálvez, Contratista Revisado por: Luz Marina Alfaro Góngora, Profesional Universitario Archivo Central Aprobación Comité de Archivo Fecha: 03 de julio de 2015 Acta No. 04 de 2015

Armenia, Julio de 2015

Guía de Gestión Documental y

Comunicaciones Oficiales

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Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío www.personeriarmenia.gov.co

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................4

1. OBJETIVOS ...........................................................................................................5

2. MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL ...........................................................................6

3. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ...............................................................................7

3.1 Comunicaciones y Documentos Oficiales: ............................................................7

3.2 Formatos de Uso General: ..................................................................................8

3.2.1 Encabezado ................................................................................................9

3.2.2 Pie de página ............................................................................................ 10

4. GESTIÓN Y TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES .................................... 11

4.1 Comunicaciones oficiales recibidas externas (RE) .............................................. 11

4.1.1 Recepción de comunicaciones oficiales recibidas externas (RE) .................... 12

4.1.2 Registro de las Comunicaciones Oficiales Recibidas Externas (RE) ............... 13

4.1.3 Radicación de las Comunicaciones Oficiales Recibidas Externas (RE) ........... 14

4.1.4 Distribución de las Comunicaciones Oficiales Recibidas Externas (RE): ......... 15

4.2 Comunicaciones Oficiales Enviadas Externas (EE) ............................................. 16

4.2.1 Registro y radicación de las Comunicaciones Oficiales Enviadas Externas (EE)

......................................................................................................................... 18

4.2.2 Distribución de las Comunicaciones Oficiales Enviadas Externas (EE): .......... 19

4.3 Comunicaciones oficiales internas ..................................................................... 20

5. ORGANIZACIÓN, TRANSFERENCIA ..................................................................... 22

5.1 Clasificación Documental: ................................................................................. 22

5.2 Clasificación Archivos Electrónicos oficiales: ...................................................... 22

5.3 Ordenación Documental ................................................................................... 23

5.4 Descripción de la Documentación ...................................................................... 26

5.4.1 Identificación de carpetas y expedientes ...................................................... 26

5.4.2 Identificación de Tipos Documentales contenidos en los expedientes: ............ 30



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5.4.3 Inventario Documental. ............................................................................... 32

5.5 Almacenamiento documentación: ...................................................................... 34

5.5.1 Archivadores verticales de gavetas .............................................................. 34

5.5.2 Estantes .................................................................................................... 35

5.5.3 Cajas de archivo ........................................................................................ 35

5.6 Transferencias Documentales al Archivo Central ................................................ 37

ANEXO A. Cartas y/o Oficios ..................................................................................... 39

ANEXO B. Sobres para Cartas y/o Oficios .................................................................. 43

ANEXO C. Circular ................................................................................................... 46

ANEXO D. Resolución .............................................................................................. 50

ANEXO F. Acta de Reunión y/o Comités..................................................................... 54

ANEXO G. Listado de Asistencia ............................................................................... 60

ANEXO H. Planilla de registro de comunicaciones oficiales enviadas ............................ 62



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INTRODUCCIÓN

Las primeras iniciativas para la definición y determinación de una Política Archivística en la Personería Municipal de Armenia Quindío, se remontan al año 2002 con la creación del Comité de Archivo y la implementación del Formato Único de Inventario Documental en el Archivo Central. Posterior a esto desde el año 2008 se inician las actividades para la elaboración, aprobación y aplicación de las Tablas de Retención Documental “TRD”, a pesar de que la aprobación por las instancias correspondientes fue hasta el año 2012, las TRD fueron adoptadas por la entidad desde el año 2008 como instrumento de descripción y control de la gestión documental. Producto de la Resolución No. 045 del 2012, por medio de la cual se adoptan e implementan de las TRD, se elabora la guía para la organización de los archivos de gestión. Finalmente y como resultado de las labores de revisión a la aplicación de las TRD fue necesario hacer una actualización, simultáneamente se realizaron las actividades para la formulación, elaboración, aprobación e implementación del Programa de Gestión Documental, dichos instrumentos fue aprobados y adoptados en marzo del presente año. La inexistencia de articulación entre los instrumentos archivísticos elaborados por la entidad, que definen de alguna una u otra forma la política archivística, fue considerada uno de los aspectos críticos más relevante en la formulación del Plan Institucional de Archivos, de esta forma se define el Proyecto de consolidación de instrumentos existentes para la adecuada normalización del proceso, el cual contempla como producto entregable la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales que aquí se presenta. De la misma forma apunta hacia el cumplimiento de metas y objetivos proyectados en el Plan Estratégico Institucional y los Planes de Acción. La guía determina y hace una definición actividades, procedimientos y responsabilidades para llevar a cabo los procesos de Producción Documental, Gestión de comunicaciones oficiales y Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentales, los procesos de la Gestión Documental no contemplados en la presente guía y determinados por el Decreto 2609 de 2012, ya se encuentran suficientemente definidos y normalizados en los Manuales del Proceso de Gestión Documental y el Programa de Gestión Documental adoptado por la entidad.



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1. OBJETIVOS

Garantizar la definición, consolidación e implementación de una política archivística adecuada que fomente la cultura de la gestión documental, por medio de la articulación de los instrumentos existentes. Revisar y ajustar los instrumentos existentes para su inclusión y normalización en los manuales de procesos y procedimientos del Proceso de Apoyo Gestión Documental Establecer los principios y lineamientos generales para la aplicación de las TRD en los archivos de gestión; definir los conceptos que fundamentan la gestión documental, determinar los criterios para la organización de la documentación en la entidad; y establecer las funciones y responsabilidades de los funcionarios y contratistas de la Personería Municipal de Armenia en dicha gestión. Dar cumplimiento a las normas establecidas donde se determinan las pautas y los principios mínimos que regulan el manejo de las comunicaciones oficiales en la Personería Municipal de Armenia, y se establecen los criterios de Recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales, su organización física, al igual que las responsabilidades de los funcionarios encargados de proyectar, elaborar y firmar las comunicaciones de la entidad.



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2. MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL

Resolución N° 152 de octubre 15 de 2002 y N° 155 de diciembre 05 de 2012 Comité de Archivo Personería. Resolución No. 045 del 23 de abril de 2012 adoptan e implementan TRD y Resolución No. 038 de 06 de marzo de 2015 actualización TRD Resolución No. 039 del 06 de marzo de 2015 por medio de la cual se adopta e implementa el Programa de Gestión Documental.

Resolución No. 100 del 10 de junio de 2015 por medio de la cual se establecen las normas generales para el manejo de las comunicaciones a través de la ventanilla única de correspondencia en la Personería Municipal De Armenia.

Acta de Reunión Comité de Archivo No. 002 de 2015, se determina organización de historias laborales.



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3. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

En este capítulo se busca normalizar y estandarizar la producción y elaboración de comunicaciones, documentos oficiales y formatos de uso general en la Personería de Municipal de Armenia Quindío, los cuales se ajustan a los parámetros establecidos de imagen corporativa consignados en el Manual de identidad corporativa, cuyo propósito es contar con una herramienta que permita el manejo adecuado de la imagen institucional. 3.1 Comunicaciones y Documentos Oficiales: Identidad corporativa: El logotipo de la Personería Municipal de Armenia, está conformado por siluetas de personas de colores amarillo, azul, rojo, verde y negro; sobre un fondo blanco y en el borde superior un listón azul. El logotipo de la Personería Municipal de Armenia, será utilizado en la impresión de las diferentes comunicaciones y documentos oficiales que produce la entidad, estará ubicado en el extremo derecho del encabezado de la hoja y en el extremo izquierdo del pie de página de la misma. Se utilizara la impresión del logotipo en blanco y negro, como copia de documento que se expida. El nombre de la entidad “Personería Municipal de Armenia”, así como el eslogan estará ubicado al lado derecho del logo que figura en la parte superior de la hoja y en el pie de página, junto al logo ubicado en la parte inferior estará registrada la información de contacto de la entidad; dirección, teléfonos, pagina web y correo electrónico. En los anexos se suministran los aspectos relacionados para cada una de las comunicaciones y documentos oficiales (Cartas y/o oficios ANEXO A., Sobres ANEXO B., Circulares ANEXO C., Resoluciones ANEXO D.), de la siguiente forma:

Esquema: Hace referencia a los caracteres externos necesarios para la elaboración del documento.

Instructivo: Descripción detallada de cómo se debe diligenciar el documento, sus partes, aspectos generales y un ejemplo ilustrativo.

Los identificadores para conformar códigos en las dependencias para el manejo de comunicaciones oficiales según las tablas de retención documental son:



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TABLA DE IDENTIFICADORES DE DEPENDENCIAS

Identificador

Dependencia

(Tablas de

Retención

Documental)

Código Dependencia

(Tablas de Retención

Documental)

Dependencia (Acuerdo N° 030 de diciembre 08 de 2010. “Por el cual se adopta el organigrama interno de la Personería Municipal de Armenia Quindío para

efectos documentales y de archivo”)

DP 100 Despacho del Personero

OACI 200 Oficina Asesora de Control Interno

PA 300 Personería Auxiliar

DPL 301 División Penal

DDF 302 División Derechos Fundamentales

DVAJ 303 División Vigilancia Administrativa y Judicial

CC 304 Centro de Conciliación

DF 400 Dirección Financiera

Fuente: Acuerdo N° 030 de diciembre 08 de 2010. “Por el cual se adopta el organigrama interno de la Personería Municipal de Armenia Quindío para efectos documentales y de archivo”.

3.2 Formatos de Uso General: Acta de Reunión y/o Comité, Listado de Asistencia, los cuales deben elaborarse basados en la normatividad vigente como mecanismo para la operatividad de la misma y mayor comprensión de los involucrados en cada uno de los procesos de la entidad, teniendo en cuenta los criterios relacionados a continuación:

Los formatos de uso general se elaboran preferiblemente con letra tipo Arial, a un tamaño de texto en 12 puntos para el cuerpo del documento y con interlineado sencillo, tablas o cuadros incluidos en los documentos se debe utilizar el mismo tipo de fuente, su tamaño puede estar entre 8 y 12 puntos.

Los títulos van centrados y en negrilla, los subtítulos y numerales de las secciones del documento se alinean al lado izquierdo sin negrilla. Los títulos en mayúscula fija, los subtítulos y numerales en mayúscula inicial.

Se emplean márgenes de cuatro (4) cm. en el nivel superior y tres (3) cm en las partes izquierda, inferior y derecha.



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Para las citas bibliográficas se emplean números consecutivos en formato de superíndice al final del texto y el documento que se referencia se coloca en el pie de página en un tamaño de texto de ocho (8) puntos.

La redacción del texto sebe ser clara, simple, completa y precisa. Adicionalmente debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje común de uso técnico.

La fecha en los documentos emplea el formato DD/MM/AAAA.

A lo largo de los textos se debe garantizar uniformidad en la terminología y en la redacción, empleando un mismo término para designar cada concepto.

El texto debe estar libre de términos subjetivos como suficientemente, generalmente, adecuadamente, apropiadamente o similares.

Los párrafos que conforman el documento deben escribirse a una interlinea (espacio sencillo) y justificarse en la hoja.

En la redacción del texto se deben usar frases cortas para facilitar el entendimiento, se deben construir en orden directa: sujeto, verbo y complemento.

Para la versión de los documentos se utilizan tres números ordinales desde el 001 y avanzando consecutivamente con cada modificación

3.2.1 Encabezado

Todo formato de uso general debe cumplir con la estructura relacionada a continuación, excepto las comunicaciones y documentos oficiales definidos en el capítulo anterior. a) Bloque Izquierdo: Logo y Eslogán b) Bloque central: TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO. c) Bloque Derecho: 4 filas con los siguientes campos:

Código: Este espacio se deja en blanco, ya que aún no se cuenta con una codificación que permita identificar los procesos y sus caracterizaciones. Fecha: corresponde a la de creación del formato, debe ir compuesta por 8 dígitos, día, mes, año (DD/MM/AAAA). Versión: es el número correspondiente a la adopción y/o posibles cambios del formato. Página: Número de página y total de páginas del formato.



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Esquema del Encabezado Formatos de uso general:

TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO

Código:

Fecha: DD/MM/AAAA

Versión: xxx

Página x de y

3.2.2 Pie de página

Como se ilustra a continuación, tipo y tamaño de fuente Arial 10:


NOTA: Se sugiere COPIAR el encabezado y pie de página de esta guía, seleccionando la tabla y llevarla al documento debidamente ajustada a la ventana, según la orientación (vertical, horizontal) y tamaño del documento (oficio, carta). En los anexos se suministran los aspectos relacionados para cada uno de los formatos de uso general (Actas de Reunión y/o Comité ANEXO E., Listado de Asistencia ANEXO F.), de la siguiente forma:

Esquema: Hace referencia a los caracteres externos necesarios para la elaboración del documento.

Instructivo: Descripción detallada de cómo se debe diligenciar el documento, sus partes, aspectos generales y un ejemplo ilustrativo.



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4. GESTIÓN Y TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES

La administración de las comunicaciones oficiales, independientemente del medio utilizado, en la Personería Municipal de Armenia Quindío se realiza a través de la ventanilla única de acuerdo a la Resolución No. 100 de junio de 2015, por medio de la cual se determinan las pautas y los principios mínimos que regulan el manejo de las comunicaciones oficiales en la Personería Municipal de Armenia, y se establecen los criterios de Recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales, su organización física, al igual que las responsabilidades de los funcionarios encargados de proyectar, elaborar y firmar las comunicaciones de la entidad. Se consideran oficiales las comunicaciones que sean recibidas, enviadas y radicadas a través del aplicativo de Ventanilla Única, por lo tanto ningún funcionario de la Personería de Armenia, puede recibir o distribuir comunicaciones oficiales a través de otros medios existentes. Correspondencia Personal: Son aquellas comunicaciones que se reciben en la Entidad a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de personal. Comprende entre otros, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, etc. Esta correspondencia no se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para la Personería Municipal. En caso de renuncia o desvinculación del funcionario, la Ventanilla Única, recibirá por un periodo 30 días calendario su correspondencia personal, esto con el fin de permitirle actualizar su nueva dirección. Cumplido este período no será recibida dicha correspondencia en la Entidad. El área de Ventanilla Única es la encargada de recibir, radicar y distribuir todas las comunicaciones oficiales externas recibidas y enviadas que se generen por parte de la Entidad en cumplimiento de sus actividades administrativas y misionales. La ventanilla única esta ubicada en el Palacio Episcopal, Calle 23 No. 12-56 Oficina 1 Primer Piso, el horario de atención y recepción es de 8:00 AM a 12:00 M y de 2:00 PM a las 6:00 PM los días lunes, martes, miércoles, jueves y viernes. 4.1 Comunicaciones oficiales recibidas externas (RE) Son las comunicaciones que ingresan a través de la Ventanilla única, dirigidas a la Personería Municipal, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad de tales, a través del correo o entregada en la ventanilla única. Comprende entre otras, oficios, informes, telegramas, fax, etc. Las comunicaciones oficiales recibidas se clasificarán en reservada o confidencial y Mensaje de datos, bajo los siguientes conceptos:



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Comunicación Reservada o Confidencial: Son las comunicaciones que ingresan a través de la ventanilla única, dirigidas a la Personería Municipal, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad de tales y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario. Estas comunicaciones, sólo se definirán así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de confidencial o reservado. Mensaje de Datos: Son las comunicaciones que ingresan a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, dirigidas a la Personería Municipal, como Entidad, y a sus funcionarios en calidad de tales.

4.1.1 Recepción de comunicaciones oficiales recibidas externas (RE)

Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la Personería Municipal deben ser recibidas en la ventanilla única, dicha área identificará y asignará el trámite a la dependencia responsable de iniciar y orientar el proceso, de acuerdo al siguiente procedimiento:

Medidas de seguridad: Todo sobre, paquete o envío postal será revisado y se tomarán medidas especiales con aquellas comunicaciones que presenten, entre otras, las siguientes señales sospechosas:

▪ Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga. ▪ Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones. ▪ Correspondencia sin datos del remitente o para devolución de correo. ▪ Correspondencia en la cual sólo figura como destinatario el cargo, sin nombre.

Abrir la comunicación.

Verificar la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario.

Revisar la(s) firma(s) del documento, si se presentan copias, verificar que si corresponda la información con el original; cuando fuere el caso.

Verificar la cantidad de anexos que acompañan la comunicación. Los requerimientos realizados por los ciudadanos a través del portal web de la entidad www.personeriarmenia.gov.co, serán administradas por el área de comunicaciones bajo la supervisión de la Personería Auxiliar, la cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su trámite, de la siguiente forma:

Cuando se reciba un mensaje de datos que corresponda a una solicitud relacionada con las funciones administrativas o misionales de la institución, la oficina de comunicaciones está en la obligación de reenviarlo a la secretaria del despacho del personero, quien realiza el reparto y reenvío al funcionario responsable, el cual una vez se tenga la solución al requerimiento, envía la respuesta al solicitante con el

http://www.personeriarmenia.gov.co/



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apoyo de la oficina de comunicaciones, a través del correo electrónico [email protected].

Los mensajes de datos recibidos y enviados por los correos electrónicos institucionales de la Personería Municipal ([email protected]), se considerarán comunicaciones oficiales, una vez la ventanilla única haya realizado el registro y asignación de número de radicación en el aplicativo PQRSD Ventanilla Única Virtual de Atención a víctimas y desplazados, para lo cual se seguirá el siguiente trámite;

Cuando un funcionario reciba un mensaje de datos que corresponda a una solicitud relacionada con las funciones administrativas o misionales de la institución por el correo electrónico institucional, está en la obligación de reenviarlo al funcionario responsable de la ventanilla única, para que ésta proceda a su registro, radicación y trámite correspondiente. En los mensajes de datos recibidos por los correos electrónicos institucionales será obligatorio verificar referencia, asunto y contenido; esto con el fin de garantizar que corresponden a solicitudes relacionadas con las funciones administrativas o misionales de la Administración.

Cuando un funcionario de una dependencia de La Personería Municipal reciba una comunicación oficial por correo electrónico, medios magnéticos, etc., deberá remitir copia mediante el correo electrónico institucional al funcionario competente para su información, mientras se procede a radicar en la ventanilla única.

El manejo de las comunicaciones relacionadas con derechos de petición, independiente de su medio de recepción, se regirán por las normas y procedimientos aprobados y vigentes para tal fin al interior de la Entidad.

4.1.2 Registro de las Comunicaciones Oficiales Recibidas Externas (RE)

Todas las comunicaciones oficiales recibidas deben ser registradas únicamente por los funcionarios de la ventanilla única en el aplicativo PQRSD Ventanilla Única Virtual de Atención a víctimas y desplazados ingresando los siguientes datos: a) Estado: Público, asignado, devuelto, etc. b) Datos de salida: Nombre del ciudadano o entidad que envía la comunicación c) Lugar de correspondencia: País, departamento y ciudad de remisión. d) Datos de destino: Nombre del funcionario responsable y/o destinatario e) Enviar copia: Se pueden seleccionar varios funcionarios. f) Asunto del que trata el documento: Con mayúscula inicial. g) Cantidad de folios de la comunicación h) Número de anexos i) Tipo de documento j) Canal: Forma de envío (Correo, funcionario de mensajería, fax, correo electrónico, etc.) k) Novedad



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l) Nuevo PQR y/o o autoasignar PQR Comunicaciones Reservadas o Confidenciales: De este tipo de comunicaciones únicamente se registrará el remitente, el destinatario y el carácter de reservada o confidencial. El destinatario será el único responsable del trámite y control de esta clase de comunicaciones. Los funcionarios adscritos a la ventanilla única deberán digitalizar las comunicaciones oficiales externas recibidas (RE) que se hayan registrado con sus respectivos anexos correctamente y en su totalidad, a excepción de aquellas que sean consideradas reservadas o confidenciales.

4.1.3 Radicación de las Comunicaciones Oficiales Recibidas Externas (RE)

Procedimiento por el cual el aplicativo PQRSD Ventanilla Única Virtual de Atención a víctimas y desplazados asigna un número único de consecutivo de radicación a las comunicaciones oficiales, cada año el aplicativo iniciará una nueva numeración que inicia con los cuatros dígitos del año vigente seguidos de la sigla RE y el número 1 (Ejemplo: 2015RE1). Dicho número será el único que oficializará e identificará el documento para cualquier trámite en la Personería Municipal de Armenia Quindío. Los funcionarios adscritos a la ventanilla única deberán imprimir el sello de radicado que genera el aplicativo, tanto en el original que se envía a la dependencia responsable del trámite, como a la copia que se le entrega al ciudadano; teniendo en cuenta que dicha impresión debe quedar en la parte superior derecha del frente del documento. Si por algún motivo dicho espacio se encuentra con información como logos, sellos o impresos, se imprimirá en la parte inferior derecha del frente del documento. Sólo en los casos donde no sea posible imprimir por el frente del documento, se hará al respaldo del mismo. El número de radicación de los mensajes de datos realizados por los ciudadanos a través del portal web de la entidad www.personeriarmenia.gov.co es asignado automáticamente por la plataforma y no tiene relación alguna con el número de radicado de comunicaciones oficiales asignado por la ventanilla única.

Nota: Antes de registrar los datos de salida (ciudadano) se debe consultar en la base de datos del aplicativo para verificar si ya esta creado y así garantizar que la información no sea duplicada, de la misma forma se deben registrar los datos completos del ciudadano y/o entidad a la que pertenece en mayúscula inicial y el resto en minúscula.

http://www.personeriarmenia.gov.co/



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RECOMENDACIONES PARA TENER EN CUENTA

4.1.4 Distribución de las Comunicaciones Oficiales Recibidas Externas (RE):

Las comunicaciones de carácter oficial que se reciban en la ventanilla única, serán entregadas en soporte físico papel a la dependencia correspondiente por parte de la auxiliar administrativa (o de recorrido, o quien haga sus veces), quien debe realizar dos recorridos diarios a las 11:00 am y 3:00 pm y llevar un control de recibo por parte de las dependencias. El soporte digital se distribuye por medio del aplicativo PQRSD Ventanilla Única Virtual de Atención a víctimas y desplazados al funcionario responsable, el cual cuenta con un servicio de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

La correspondencia personal extractos bancarios, notificaciones judiciales, invitaciones, etc., los folletos, las publicaciones periódicas (revistas) y el material bibliográfico (libros) que no constituyan una suscripción institucional no darán lugar a ningún tipo de trámite por parte de la Entidad.

Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima; no obstante, se radicará en el sistema y será remitida a la oficina de su competencia, quien determinará las acciones a seguir.

En caso de que la comunicación no sea de competencia de la entidad no será recibida, solo se le indicara al usuario, el sitio donde puede dirigirse. Sin embargo si el usuario insiste, se le recibirá para ser remitida a la entidad competente.



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RECOMENDACIONES PARA TENER EN CUENTA

4.2 Comunicaciones Oficiales Enviadas Externas (EE) Son las comunicaciones que se producen en cualquier dependencia de la Personería Municipal dirigidas a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales y jurídicas.

Una vez recibida en físico la comunicación, el funcionario responsable y/o destinatario debe ingresar al aplicativo PQRSD Ventanilla Única Virtual de Atención a víctimas y desplazados a recibir el soporte electrónico. Una vez se garantice que se ha dado la gestión total a dicho documento; se deberá registrar el resultado de la gestión realizada por cada funcionario, en el campo anotaciones, garantizando el cumplimiento de los tiempos establecidos para su respuesta.

Los responsables o jefes de cada dependencia, deberán tomar las medidas pertinentes para que en el menor tiempo posible, se dé el trámite oficial a las comunicaciones reportadas por la ventanilla única en su defecto, para que se realicen los ajustes y procedimientos pertinentes en el aplicativo PQRSD Ventanilla Única Virtual de Atención a víctimas y desplazados, que evidencien que a dichas comunicaciones se les dio una respuesta oportuna.

Cuando un funcionario se desvincule de la Entidad, el jefe de la dependencia, garantizará la gestión y finalización de las comunicaciones oficiales asignadas al mismo, en el aplicativo PQRSD Ventanilla Única Virtual de Atención a víctimas y desplazados.



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La elaboración y producción de las comunicaciones estará a cargo de los funcionarios adscritos a cada una de las dependencias de la Personería Municipal de Armenia Quindío siguiendo las instrucciones contenidas en el capítulo 1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL, numeral 1.1 Comunicaciones y Documentos Oficiales, de esta guía. Las comunicaciones oficiales que se proyecte enviar a destinatarios externos sólo podrán ser firmadas por los funcionarios jefes de dependencia que por autorización o por funciones específicas de su cargo lo requieran. El área de ventanilla única radicará y tramitará únicamente las comunicaciones oficiales firmadas por los funcionarios autorizados como jefes de dependencia. Las comunicaciones oficiales que se produzcan por las diferentes dependencias de la Entidad y que deban ser enviadas a personas naturales y jurídicas serán entregadas por la dependencia correspondiente a la auxiliar administrativa (o de recorrido, o quien haga sus veces), quien debe realizar dos recorridos diarios a las 11:00 am y 3:00 pm, el control de entrega debe ser llevado por cada dependencia. Las comunicaciones oficiales externas únicamente serán registradas y radicadas en el aplicativo PQRSD Ventanilla Única Virtual de Atención a víctimas y desplazados, por la ventanilla única. Las dependencias de la entidad deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones para entregar las comunicaciones al área de ventanilla única: a) Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación y es responsabilidad de la dependencia remitente que estos lleguen a la ventanilla única, en el número indicado b) Cuando en una comunicación se utiliza más de una hoja, se deben coser los juegos correspondientes. c) Debe citarse, en la parte inferior izquierda de las comunicaciones (actos administrativos, cartas, memorandos, etc.), la cantidad de folios y anexos que las acompañan, el nombre de quien las proyectó, el nombre de quien las elaboró y la fecha de su elaboración. d) Cuando la comunicación que se envía es producto de una respuesta a una solicitud radicada, se debe indicar el número de radicación de entrada a la Entidad en el asunto de la misma. e) Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos, entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos. f) El sobre debe ser diligenciado por el funcionario responsable de la comunicación, de acuerdo a las normas establecidas en el Anexo B. Sobres. Las comunicaciones que no cumplan con estas normas serán devueltas, sin excepción, a la dependencia correspondiente por parte de la ventanilla única.



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Una vez recibido el documento la ventanilla única deberá: a) Verificar que las comunicaciones contengan los datos completos del (los) destinatario(s): nombre, cargo, entidad, dirección, piso, ciudad, departamento y país, apartado aéreo, fax o correo electrónico. b) Confrontar el número de anexos. c) Constatar que se proporcione copia del original para la serie documental en la dependencia solicitante. d) Constatar que el contenido del original sea idéntico al de las copias. e) Verificar que la comunicación esté debidamente firmada.

4.2.1 Registro y radicación de las Comunicaciones Oficiales Enviadas Externas (EE)

Ninguna comunicación oficial externa enviada debe ser registrada por la dependencia que la produce, la Ventanilla Única será la responsable de registrar en el aplicativo PQRSD Ventanilla Única Virtual de Atención a víctimas y desplazados, ingresando los siguientes datos: a) Datos de origen: para el caso particular que se necesita enviar copias a otros funcionarios de la personería de Armenia. b) Datos de destino: Nombre del ciudadano o entidad destinataria c) Lugar de correspondencia: País, departamento y ciudad de destino d) Asunto del que trata el documento e) Cantidad de folios de la comunicación f) Número de anexos g) Tipo de documento h) Canal: Forma de envío (Correo, funcionario de mensajería, fax, correo electrónico, etc.) i) Número de guía de la empresa de correo j) Respuesta a correspondencia: Número de radicación del antecedente (si existe); El número de radicación será asignado únicamente en el área de Ventanilla Única por medio del aplicativo PQRSD Ventanilla Única Virtual de Atención a víctimas y desplazados, cada año el aplicativo iniciará una nueva numeración que inicia con los cuatros dígitos del año vigente seguidos de la sigla EE y el número 1 (Ejemplo: 2015EE1). Los funcionarios adscritos a la ventanilla única deberán imprimir el sello de radicado que genera el aplicativo, tanto en el original que se envía al destinatario, como a la copia que se le devuelve al funcionario responsable de elaborar la comunicación; teniendo en cuenta que dicha impresión debe quedar en la parte superior derecha del frente del documento. Una vez impreso el sello de radicado se deberán digitalizar todas las comunicaciones oficiales externas enviadas (EE) que se hayan registrado con sus respectivos anexos correctamente y en su totalidad.



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4.2.2 Distribución de las Comunicaciones Oficiales Enviadas Externas (EE):

La entrega de las comunicaciones oficiales enviadas externas únicamente la realizará la Ventanilla Única, la cual utiliza dos medios de distribución, mensajería interna y gestión de correo, los funcionarios productores no pueden utilizar otro medio para entregar las comunicaciones oficiales externas. La mensajería interna está a cargo la auxiliar administrativa (o de recorrido, o quien haga sus veces), quien realiza la distribución de comunicaciones a las diferentes entidades externas cercanas a las instalaciones de la personería, llevando el control de entrega de dos formas; constancia de recibo ó radicado en la copia de la comunicación que se devuelve a la dependencia productora y planilla de registro de comunicaciones oficiales enviadas. Anexo G. Planilla La gestión del correo la realizará la Personería Municipal a través de un operador de correo ordinario o certificado con cubrimiento local y nacional. Las dependencias deben indicar a la ventanilla única el tipo de envío a utilizar por parte del operador de correo. Las clases de servicio de correo establecidas son las siguientes: - Correo Normal: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional con planilla de prueba de entrega; el tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 3 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 10 días hábiles a ciudades intermedias y poblaciones apartadas. - Correo Especializado: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional y con recibo como prueba de entrega ; el tiempo de entrega es de 1 a 2 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 3 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 4 días hábiles a algunas ciudades intermedias. - Correo Certificado: Consiste en el envío de toda clase de comunicaciones a nivel urbano y nacional, que a juicio de la oficina correspondiente requiere comprobar la entrega efectiva de la comunicación. Es el único servicio de correo aceptado como elemento de prueba en procesos judiciales. El tiempo de entrega es de 1 a 3 días hábiles a nivel urbano, de 2 a 4 días hábiles a las principales ciudades y de 3 a 10 días hábiles a ciudades intermedias y poblaciones apartadas. - Correo Internacional: Consiste en el envío de toda clase de comunicación a distintos países, está sujeto a convenios internacionales y su tiempo de entrega es de 5 días hábiles en adelante dependiendo del país a enviar. Relación de envíos y prueba de entrega: Los envíos se relacionarán mensualmente en la planilla de Control de Entrega de Comunicaciones urbanas que arroja el aplicativo PQRSD Ventanilla Única Virtual de Atención a víctimas y desplazados, y la prueba de entrega la constituye la guía de la empresa de correo que contiene la nota de recibido



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dada por la entidad destinataria o la firma y cédula de la persona natural según sea el caso. Cuando una comunicación oficial, que haya sido emitida por la Administración, sea devuelta por la empresa de correo, se remitirá a la dependencia correspondiente que determinará si solicita su reenvío o se archiva en el respectivo expediente de acuerdo a las series y subseries documentales determinadas en las TRD. RECOMENDACIÓN PARA TENER EN CUENTA 4.3 Comunicaciones oficiales internas Son las comunicaciones que se producen entre funcionarios de las distintas dependencias de la Personería Municipal por razones del servicio y en desarrollo de las funciones a ellos asignadas. Se consideran comunicaciones internas, cartas y/o oficios y circulares. Todas las comunicaciones oficiales que se produzcan entre los funcionarios de las distintas dependencias de la Personería Municipal se elaborarán y tramitarán en soporte digital utilizando el aplicativo INTRAWEBDOCUMENTOS, para lo cual cada funcionario deberá: a) Diligenciar cada uno de los campos de la plantilla de acuerdo a las instrucciones contenidas en el capítulo 1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL, numeral 1.1 Comunicaciones y Documentos Oficiales, de esta guía. (Si se da respuesta a una Comunicación Oficial Interna, registra esta información en el respectivo campo del formulario). b) Definir forma de envío, distribución y trámite de revisión y aprobación por medio del aplicativo. c) Adjuntar archivos anexos por medio del aplicativo. d) Verificar que la comunicación contenga la imagen del autógrafo de la firma. e) Únicamente se podrá imprimir una copia de la comunicación interna, para conservación en el respectivo expediente de acuerdo a series y suberies y aplicación de TRD, cuando

Entrega de las comunicaciones oficiales por parte de las dependencias: Todas las comunicaciones oficiales que son enviadas por las distintas dependencias con destino a otras Entidades públicas o privadas, a personas naturales o jurídicas, se recibirán en la Ventanilla Única del Palacio Episcopal, de 08:00 Am a 12:00 M y de 02:00 PM hasta las 03:00 P.M. para ser despachadas el mismo día, las que se entreguen después de este horario serán enviadas al día siguiente, con el fin de darles el trámite correspondiente.



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el remitente deba hacer entrega de anexos que se encuentran en medio físicos y para que en dicha copia, se registre el recibido por parte del funcionario destinatario que los recibe. Una vez elaboradas en INTRAWEBDOCUMENTOS se genera automáticamente un radicado en el aplicativo de ventanilla única PQRSD Ventanilla Única Virtual de Atención a víctimas y desplazados. Cada año el aplicativo iniciará una nueva numeración por dependencia productora de acuerdo a la siguiente estructura: Identificador Dependencia – Código Dependencia Según TRD – No. Consecutivo (Ejemplo: D.V.A.J – 303 – 120). Al momento de finalizar el trámite el funcionario responsable, deberá transferir virtualmente el documento al despacho correspondiente del destinatario interno de la Entidad. El funcionario destinatario recibirá el documento en formato electrónico por medio del aplicativo PQRSD Ventanilla Única Virtual de Atención a víctimas y desplazados, y dispondrá de la capacidad para utilizar esta misma información y asignar la comunicación al proceso de trámite que corresponda al interior de la dependencia a su cargo. RECOMENDACIÓN PARA TENER EN CUENTA

Cada dependencia, debe establecer los términos de respuesta para las comunicaciones internas que se deban tramitar allí. Dichos términos, deben estar acordes con los principios de eficiencia, eficacia, imparcialidad y oportuna respuesta, así como a los tiempos establecidos en la presente Guía, para cumplir con la misión institucional.

Es responsabilidad de todos los funcionarios y contratistas, velar por el cumplimiento de los términos establecidos, así como del efectivo trámite de las comunicaciones. El aplicativo permite en todo momento a los funcionarios involucrados y/o responsables de los procesos de trabajo, revisar y hacer seguimiento a las acciones que se realicen sobre la documentación en trámite y de esta forma optimizar de los procesos de trabajo.



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5. ORGANIZACIÓN, TRANSFERENCIA

5.1 Clasificación Documental: Cada dependencia reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa, este proceso da lugar a la identificación correcta de las series y subseries documentales, función básica de la gestión documental. De la misma forma deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus TRD y en concordancia con los manuales de procesos y procedimientos definidos por el Modelo Estándar de Control Interno MECI. Las unidades administrativas y funcionales deben con fundamento en la TRD, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la Dependencia, con el apoyo de los funcionarios, serán los responsables de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público. 5.2 Clasificación Archivos Electrónicos oficiales: Proceso de almacenamiento para los mensajes de archivos electrónicos oficiales: Toda la información generada, enviada, recibida o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, que requiera trámite ó trazabilidad debe ser almacenada en el mismo medio que se generó ó recepcionó. Posteriormente, se debe clasificar en carpetas y subcarpetas electrónicas de acuerdo a las Tablas de Retención Documental (Ver Gráfico 1). Los responsables de la información con el apoyo del área de sistemas deben realizar sus respectivas copias de seguridad y almacenarlos en las diferentes unidades de almacenamiento de acuerdo a las disposiciones que en esta materia y sobre la centralización de la información establezca el Área de de Sistemas de la Entidad, a fin de garantizar su conservación.

Gráfico 1. Clasificación electrónica de documentos



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5.3 Ordenación Documental La actividad de ordenación será realizada por el responsable de cada carpeta. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. En caso de las unidades documentales simples que presenten una secuencia numérica o cronológica en su producción, como las Resoluciones, Actas y otros, se organizarán siguiendo dicha secuencia. Cronológica (Expedientes) Numérico (Series simples)

Gráfico 2. Ordenación Documental

Para la ordenación de documentos que tengan el sello de radicado se debe tener en cuenta la fecha de radicación. Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al momento de ordenarlos cronológicamente dentro de un expediente, se debe tener en cuenta la fecha del oficio o documento, mas no la fecha de los anexos. Depurar la documentación, labor que consiste en retirar documentos duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas o expedientes. Los documentos determinados como duplicidad entendiendo éste, como (ejemplar repetido o fotocopia del mismo documento que contiene las mismas características en cuanto a sellos, firmas, observaciones escritas por el usuario entre otras), los documentos que presenten alguna diferencia, deben ser conservados en original y copia como soporte administrativo, fiscal y legal.

28/12/2014 3

30/06/2014 2

05/01/2014 1

3 Resolución 003 14/01/2014

2 Resolución 002 07/01/2014

1 Resolución 001 02/01/2014



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Se exceptúan de esta depuración los expedientes disciplinarios conservados por la División de Vigilancia Administrativa y Judicial, y que fueron producidos antes del 30 de junio de 2015. A partir del 01 de julio de 2015, como consecuencia de la decisión tomada en reunión del Comité de Archivo No. 006 del 24 de junio de 2015, se conformaran dos expedientes, uno que contenga los documentos originales y otro que contenga las copias y así dar cumplimiento al artículo 96, del Código Único Disciplinario. Los faxes en papel térmico se deben remplazar por fotocopias del mismo documento. Retirar de la documentación material como: ganchos de cosedora, ganchos de clips, y etiquetas adhesivas post-it, entre otros. No archive sobres. Verifique si en el documento está registrada la dirección y demás datos necesarios para enviar respuesta; en caso de que no existan y estén en el sobre, tome fotocopia de los datos por la parte posterior del documento. Alinear siempre los folios de cada carpeta o expediente, sobre la margen izquierda y el borde superior, de manera que queden uniformes esos dos bordes (sin interesar que por el tamaño del papel sobresalgan en la parte inferior y/o lado derecho). Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja tamaño oficio, antes de perforar los documentos se debe tener en cuenta que las hojas a perforar que contengan información en forma horizontal (orientación horizontal de la hoja), se deben ubicar teniendo en cuenta que el título o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente alineados, por último agrupe y asegure los documentos con un gancho legajador plástico. (Ver Gráfico 3).

Gráfico 3 – Alineación y perforación de documentos

Documento con

texto horizontal

Hojas perforadas teniendo como

guía hoja tamaño oficio



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Una vez la documentación este debidamente ordenada se debe realizar el procedimiento de foliación de acuerdo a las siguientes instrucciones:

RECOMENDACIONES

DE CONSERVACIÓN

DE DOCUMENTOS

Evite al máximo escribir, subrayar,

resaltar, tachar, colocar sellos u

otros sobre la parte escrita del

documento, procurando no afectar

su contenido original

Cuando requiera unir documentos, ya sea con clips o grapas, se recomienda colocar una protección que cubra desde el primer documento hasta el último

Tenga cuidado al utilizar especialmente sacaganchos, evite romper los documentos al retirarle el elemento que los une

Por ningún motivo coloque

cinta pegante de cualquier

clase , mucho menos sobre lo

escrito, en documentos rotos

o deteriorados

Evite al máximo grapar los documentos más de una vez

1

• Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la cara recta del folio.

2

• Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

3 • La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. No se debe foliar con lápiz

de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas

4 • No se deben foliar las pastas. hojas de control, listas de chequeo, ni las hojas-guarda en blanco.

5

• Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegado

• Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio.

• Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio

6 • Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.

7 • No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CD´s, disquetes,

videos, etc.)



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La organización de las historias laborales se debe realizar de acuerdo a lo dispuesto por la Circular No. 004 de 2003 AGN-DAFP. Y aprobada por el Comité de Archivo mediante Acta No. 02 del 10 de junio de 2015. 5.4 Descripción de la Documentación

5.4.1 Identificación de carpetas y expedientes

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa de acuerdo con las Tabla de Retención Documental. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar de acuerdo a los formatos establecidos por la Personería Municipal de Armenia Quindío con el fin de facilitar la búsqueda y recuperación inmediata de la información.

Gráfico 5. Formato para expedientes

ARCHIVO CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA NOMBRE DE LA DEPENDENCIA CÓDIGOS SERIE SUBSERIE NOMBRE DE LA SERIE NOMBRE DE LA SUBSERIE DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD

Registre el código de la dependencia productora según TRD.

Registre el nombre completo de la dependencia productora según TRD.

Registre el código de la serie documental según TRD.

Registre el código de la subserie documental según TRD.

Registre el nombre de la serie documental según TRD.

Registre el nombre de la subserie documental según TRD.

Registre el nombre de la carpeta que identifique clara y detalladamente el contenido de la misma. No utilice abreviaturas en caso de ser necesario haga uso de siglas conocidas.



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Gráfico 6. Formato para Historia Laboral ó Contrato

HISTORIA LABORAL CONTRATO No. DEPENDENCIA CÓDIGO NOMBRE CÉDULA No. DE

FECHAS EXTREMAS

DESDE: (D) dd (M) mm (A) aaaa HASTA: (D) dd (M) mm (A) aaaa NÚMERO DE FOLIOS TOMO: DE: CAJA No. CARPETA No.

Registre la fecha

de inicio y cierre

de cada carpeta

Registre el total de folios al cerrar la carpeta

Registre el número de tomo: Ejemplo Tomo 1 de 3

Registre la ubicación de la carpeta en la caja

FECHAS EXTREMAS DESDE: (D) dd (M) mm (A) aaaa HASTA: (D) dd (M) mm (A) aaaa NÚMERO DE FOLIOS TOMO: DE:

CAJA No. CARPETA No.

Registre el nombre completo de la dependencia productora según TRD

Registre el código de la dependencia productora según TRD y tabla identificadores dependencias

Registre los nombres y apellidos completos del funcionario y/o contratista

Registre el número de identificación.

Registre la fecha

de inicio y cierre

de cada carpeta




Marque con una X el tipo de expediente, Historia Laboral ó Contrato según sea el caso Registre el Número de

Contrato y año de vigencia

Registre el lugar de expedición



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Gráfico 7. Formato para expediente disciplinario

EXPEDIENTE DISCIPLINARIO No. FECHA SIGNATARIO LUGAR DE LOS HECHOS IMPLICADO ASUNTO COMISIONADO

NÚMERO DE RADICACIÓN

FECHAS EXTREMAS

DESDE: (D) dd (M) mm (A) aaaa HASTA: (D) dd (M) mm (A) aaaa NÚMERO DE FOLIOS TOMO: DE: CAJA No. CARPETA No.

Registre el número de radicación asignado al expediente

Registre la fecha de comisión

Registre los nombres y apellidos completos de la persona que presenta la queja

Registre el nombre del municipio donde sucedieron los hechos.

Registre los nombres y apellidos completos del funcionario investigado ó funcionarios por determinar y el nombre de la entidad.

Registre el nombre de asunto que identifique clara y detalladamente el tipo de investigación, incompatibilidad e inhabilidad. No utilice abreviaturas en caso de ser necesario haga uso de siglas conocidas.

Registre la fecha

de inicio y cierre

de cada carpeta




Registre los nombres y apellidos completos del funcionario comisionado para llevar a cabo el proceso.




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Gráfico 8. Formato para expediente Centro de Conciliación

CENTRO DE CONCILIACIÓN

PERSONERÍA MUNICIPAL DE ARMENIA AUTORIZADA MEDIANTE RESOLUCIÓN NÚMERO 2877 DE 16 DE NOVIEMBRE DE 2006 SOLICITANTE (S) 1) 2) APODERADO (A) SOLICITADOS (S) 1) 2) APODERADO (A) RADICADO FECHA FECHA DE CELEBRACIÓN AUDIENCIA (S) FECHA DE RADICACIÓN EN INTERNET ASUNTO ACUERDO DE CONCILIACIÓN SI ________ NO ________ OTRO:

Registre y enumere el (los) nombre (s) y apellido (s) completo (s) del (los) ciudadano (s) solicitante (s) de la conciliación. En caso de ser personas jurídicas se registra el nombre el representante legal.

Registre la fecha en que fue celebrada la audiencia de conciliación.

Registre el nombre y apellido completo del profesional en derecho que actúa como apoderado judicial del solicitante (s)

Registre y enumere el (los) nombre (s) y apellido (s) completo (s) del (los) ciudadano (s) solicitado (s) de la conciliación. En caso de ser personas jurídicas se registra el nombre el representante legal.

Registre el nombre y apellido completo del profesional en derecho que actúa como apoderado judicial del solicitado (s)


Registre la fecha de radicación en la ventanilla única, de la solicitud de conciliación.

Marque con una X si hubo ó no acuerdo de conciliación

Registre la fecha de radicación en internet

Registre el nombre de asunto que identifique clara y detalladamente el tipo de proceso. No utilice abreviaturas en caso de ser necesario haga uso de siglas conocidas.

En caso de que la respuesta sea NO, registre el asunto que identifique clara y detalladamente el tipo de diligencia llevada a cabo dentro del proceso.



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Fecha: 03/07/2015

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No. FOLIOS Abogado asesor: TP No.

5.4.2 Identificación de Tipos Documentales contenidos en los expedientes:

Con el propósito de llevar el control (Hoja de Control) de los documentos que conforman cada unidad documental, y dar cumplimiento al Artículo 15 del Acuerdo No. 005 de 2013 expedido por el Archivo General de la Nación, los funcionarios y contratistas responsables de los documentos deben elaborar el formato Hoja de Control (Ver Gráfico 9 y archivo ANEXOS GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL) para facilitar la consulta y recuperación de la información. Sólo deben ir dentro de la unidad documental, los documentos que correspondan.

Gráfico 9. Formato Hoja de Control Unidad Documental y Expedientes Encabezado del Formato:

HOJA DE CONTROL UNIDAD

DOCUMENTAL Y EXPEDIENTES

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Fecha: 03/07/2012

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Cuerpo del Formato: Información general, Registro de tipos documentales, Responsables diligenciamiento.

Dependencia: Serie y/o Subserie Documental: Nombre de la Unidad Documental y/o Expediente:

Registre número de folio inicial y final y el total de folios de la carpeta

Registre los nombres y apellidos completos del profesional en derecho que realiza la audiencia por parte de la Personería Municipal de Armenia

Registre el número de la Tarjeta Profesional del abogado que realiza la audiencia por parte de la Personería Municipal de Armenia

Registre el código y nombre de la dependencia productora según TRD y tabla de identificadores.

Registre el código y nombre de la serie y/o subserie documental según TRD.

Registre el nombre de la carpeta que identifique clara y detalladamente el contenido de la misma. No utilice abreviaturas en caso de ser necesario haga uso de siglas conocidas.



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Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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Fecha No. Radicación Nombre del tipo documental Folio Inicial

y Final Total Folios

Fecha Elaboración: Firma:__________________________ Firma: _________________________________

Una vez elaborado el formato este se debe colocar en la cara interna de la primera tapa de cada carpeta y no lleva foliación. Dicho formato se deberá diligenciar exclusivamente para los expedientes y/o unidades documentales de las siguientes series y subseries documentales.

DEPENDENCIA CÓDIGO Y NOMBRE SERIE DOCUMENTAL

Despacho del Personero 100.08.01 Contratos de Apoyo a la Gestión.

100.08.02 Contratos Prestación de Servicios Profesionales

Personería Auxiliar

300.08.01 CONVENIOS Interadministrativos.

300.08.02 CONVENIOS Interinstitucionales.

300.10 HISTORIAS LABORALES

División de Vigilancia Administrativa y Judicial

303.05 PROCESOS DISCIPLINARIOS (Expedientes Disciplinarios)

Centro de Conciliación 304.01 CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES

Dirección Financiera

400.04.01 Contratos de Arrendamiento

400.04.02 Contratos de Comodato

400.04.03 Contratos de Compraventa

400.04.04 Contratos de Obra

400.04.05 Contratos de Intermediación de Seguros

400.04.06 Contratos de Mensajería

400.04.07 Contratos de Publicidad

400.04.08 Contratos de Suministro

400.04.09 Contratos de Vigilancia

400.05.01 CONVENIOS Interinstitucionales.

En el evento en que dentro de una misma unidad de conservación (carpeta) se almacenen varios expedientes y/o unidades documentales, caso particular expedientes CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES, se deberá elaborar una relación adicional que contenga la información del contenido, la cual se debe colocar en la cara interna de la primera tapa de la carpeta que contiene todos los expedientes y no lleva foliación.

Debe consignarse la fecha de expedición del documento, de acuerdo a las directrices del numeral 5.3 Ordenación Documental.

Debe registrarse el número de radicación de la comunicación oficial recibida externa, enviada externa e interna según sea el caso.

Debe registrarse el nombre del tipo de documento y el asunto del mismo.

Registrar el número del folio inicial y final del tipo de documento.

Registre el total de folios

Debe consignarse la fecha de elaboración de la Hoja de Control.

Funcionario responsable del manejo de unidad documental y/o expediente

Jefe de la Dependencia responsable del manejo de unidad documental y/o expediente



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5.4.3 Inventario Documental.

Es el instrumento de recuperación de la información que describe de manera exacta y precisa los expedientes que conforman los Archivos de Gestión y el Archivo Central de la Entidad. En la siguiente gráfica se explica cada uno de los campos y la forma de diligenciarlos. Encabezado del Formato: Información general.

PERSONERÍA MUNICIPAL DE ARMENIA

VERSIÓN: 2

ARMENIA QUINDÍO

FECHA: Julio 17/2012

NIT 800252796-7

PAGINA:

ARCHIVO CENTRAL

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

HOJA Nº

DE

ENTIDAD REMITENTE:

REGISTRO DE ENTRADA

ENTIDAD PRODUCTORA:

AÑO MES DÍA NT

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

OBJETO:

N.T: NUMERO DE TRANSFERENCIA

Cuerpo del Formato: Registro de unidades documentales.

No. Orden

CÓDIGO NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES

FECHAS EXTREMAS

UNIDAD DE CONSERVACIÓN No. de Folios

SOPORTE OBSERVACIONES

INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO

Registre Personería Municipal de Armenia Quindío

Registre Personería Municipal de Armenia Quindío

Registre el nombre de la dependencia según TRD

Registre la finalidad del inventario: Transferencias Archivo Central, Inventario Archivo de Gestión, etc…

Espacio para ser diligenciado únicamente por el Archivo Central. Registre año, mes, día y número transferencia

Registre el número de hoja y el total de hojas del inventario

Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental.

De acuerdo con la TRD, registre el código de la dependencia seguido de punto (.) el código de la serie, seguido de punto (.) el código de subserie si aplica.

De acuerdo con la TRD, registre el nombre de la serie ó sub serie documental (si aplica).

Número de caja en que se encuentran almacenados los expedientes.

Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Día-mes-año sin espacio separado por (–) ó (/). Se registra la fecha el primer y último documento directo del expediente, no de los anexos.

Se utiliza en el caso especial de aquellos expedientes o unidades documentales agrupadas en varias unidades de conservación (carpetas y tomos). Se consignara de la siguiente forma: 1 de n.


Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores



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Pie de página del Formato: Información diligenciamiento.

ELABORADO POR

ENTREGADO POR REVISADO POR

RECIBIDO POR

CARGO

CARGO CARGO

CARGO

FIRMA

FIRMA FIRMA

FIRMA

LUGAR Y FECHA

LUGAR Y FECHA LUGAR Y FECHA

LUGAR Y FECHA

Calle 23 # 12 - 26 P. 3 Palacio Episcopal. Tel. 7443283

email: [email protected]

www.personeriarmenia.gov.co

Gráfico 10. Formato de Inventario Documental Ejemplo.

PERSONERÍA MUNICIPAL DE ARMENIA VERSIÓN: 2 ARMENIA QUINDÍO FECHA: Julio 17/2012

NIT 800252796-7 PAGINA:

ARCHIVO CENTRAL

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL HOJA Nº 1 DE 9

ENTIDAD REMITENTE:


REGISTRO DE ENTRADA

ENTIDAD PRODUCTORA:


AÑO MES DIA NT

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO PERSONERO

OBJETO: INVENTARIO DOCUMENTAL 2014

N.T: NUMERO DE TRANSFERENCIA

No. Orden

CÓDIGO NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES

FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN No de

Folios SOPORTE

OBSERVACIONES INICIAL FINAL CAJA

CARPETA

TOMO

OTRO

1 100.01.01 Actas Comité de Conciliación

25/01/2014 07/10/2014 1 1 150 PAPEL

Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.

Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.

Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la entrega del mismo.

Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de revisar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la revisión del mismo.



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Fecha: 03/07/2015

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2 100.01.02 Actas Comité Desarrollo Institucional

07/02/2014 13/11/2014 1 2 200 PAPEL

ELABORADO POR

SILVIA HOYOS RODRÍGUEZ

ENTREGADO POR

SILVIA HOYOS RODRÍGUEZ

REVISADO POR

LUZ MARINA ALFARO

RECIBIDO POR

CARGO Secretaria Despacho ( e )

CARGO

Secretaria Despacho ( e ) CARGO

PU Archivo Central

CARGO

FIRMA

FIRMA FIRMA

FIRMA

LUGAR Y FECHA 23/02/2015



LUGAR Y FECHA

Calle 23 # 12 - 26 P. 3 Palacio Episcopal. Tel. 7443283

email: [email protected]


5.5 Almacenamiento documentación: En los Archivos de Gestión las carpetas deben ir ubicadas en archivadores verticales de gavetas, estantes y cajas para archivo.

5.5.1 Archivadores verticales de gavetas

En caso de contar con archivadores verticales de gavetas, las carpetas se deben ubicar dentro de cada gaveta de arriba hacia abajo, teniendo como referencia el orden de las series establecido en la Tabla de Retención Documental. Se utilizarán carpetas colgantes, carpetas celuguías:

Coloque tantas carpetas colgantes como expedientes sea necesario abrir y dentro de la carpeta colgante coloque una carpeta que a su vez contendrá los tipos documentales que van a conformar el expediente. Cada vez que inicie una nueva serie y/o subserie, identifique la carpeta colgante marcando el marbete con el Código y nombre de la serie y/o subserie documental.

Para la ordenación de series documentales, expedientes y tipos documentales, haga una distribución secuencial de las gavetas de su archivador, numerando de uno (1) hasta ene (n) de arriba hacia abajo.

Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificación establecido; es decir en forma ascendente, como se encuentran en la TRD. Igualmente, en el vértice superior derecho de la gaveta, adhiera una cartulina con la descripción de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran.



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Fecha: 03/07/2015

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5.5.2 Estantes

En los estantes las carpetas deben ir ubicadas de izquierda a derecha, en orden cronológico, el lomo de la carpeta debe ir hacia la parte del entrepaño. Cuando las carpetas se encuentren almacenadas en cajas, éstas se deben ubicar en el estante de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

5.5.3 Cajas de archivo

Las carpetas que se van a almacenar en unidades de conservación (cajas), deben de ir de izquierda a derecha, en orden cronológico, el lomo de la carpeta debe ir hacia la parte inferior de la caja o unidad de conservación. Las cajas se deben identificar de la siguiente forma (Ver siguiente gráfico y archivo ANEXOS GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL):

FORMATO ROTULO DE CAJA DE

ARCHIVO

Código:

Fecha: 03/07/2012

Versión: 001

Página n de n

IDENTIFICADOR - CÓDIGO - NUMERO DE CAJA

.

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA SEGÚN TRD.

VIGENCIA

AÑO DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Registre sobre el borde derecho el identificador, separado de guión el código de la dependencia de

acuerdo a la Tabla de Identificadores y dependencia, seguido de guión el número de caja (en los

archivos de gestión se registra a lápiz, en el Archivo Central con marcador una vez actualizado

el Inventario Documental).

CENTRADO, Registre la vigencia y/o año de producción de los documentos. Ejemplo:

VIGENCIA 2013

CENTRADO, Registre el año en que se realiza la transferencia de documentos al Archivo Central.

Ejemplo: AÑO DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 2016



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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Carpeta

No. Código Nombre de la Serie y/o Subserie

Fecha Extremas No. Tomo

Total de Folios Inicial Final

Ejemplo:


De acuerdo con la TRD, registre el código de la serie, seguido de punto (.) el código de subserie si aplica.

Registre el nombre de la Serie y/o Subserie de acuerdo a la TRD. No utilice abreviaturas en caso de ser necesario haga uso de siglas conocidas.

Registre la fecha

de inicio y cierre

de cada carpeta


Registre el total de folios de la carpeta.



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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5.6 Transferencias Documentales al Archivo Central La transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central de conformidad con las tablas de retención documental aprobadas. Todas las Dependencias de la Personería Municipal de Armenia Quindío deberán preparar los documentos a transferir al Archivo Central, según las series y tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental vigente. Esta se realizará de acuerdo con la programación preestablecida para cada dependencia. Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega física de la documentación, la cual deberá hacerse en el Formato Único de Inventario Documental Numeral 3.3.2 de esta guía. Las asesorías para la preparación de transferencias se impartirán en cada dependencia y en el Archivo Central se efectuará el cotejo respectivo verificando la concordancia de lo relacionado en el inventario con la documentación física entregada. En caso de existir inconsistencias, oportunamente se informará a la respectiva dependencia para que se efectúen las correcciones del caso. Luego de solicitados los ajustes, la respectiva dependencia cuenta con término de máximo 5 días hábiles; para hacer llegar los formatos de inventario debidamente corregidos. La jefatura del Archivo Central notificará al Comité de Archivo el incumplimiento del cronograma de transferencias documentales o las correcciones no atendidas por parte de las dependencias, para que tomen las medidas correctivas. PASOS METODOLÓGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias documentales concertado y elaborado por el Archivo Central. Siguiendo la metodología y recomendaciones que haga el Archivo Central, y con el tiempo oportuno para dar cumplimiento al cronograma, prepare la transferencia primaria teniendo en cuenta lo establecido en la Tabla de Retención Documental. Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega física de la documentación y su registro en el formato único de inventario documental. Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben transferirse. Efectúe el proceso de selección natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos), formatos, hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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encuentren en el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral del expediente. Ordenación de tipos documentales. Los documentos se van colocando uno atrás del otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el último documento recibido sea el último que contenga la carpeta. Tenga en cuenta que en cada carpeta debe incorporarse un volumen adecuado de folios (200). Ordene los expedientes por años y secuencialmente siguiendo el código y la cronología en forma ascendente. Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n), según la cantidad que vaya a transferir. Registre los datos completos, en el Formato Único de Inventario Documental, teniendo en cuenta que si un expediente está conformado por varias carpetas, en la columna “número de orden” consignará solamente el número que corresponda consecutivamente y en la columna tomo, indicará cuántas carpetas conforman el expediente. Imprima en original y copia el Formato Único de Inventario Documental y remita con Comunicación Oficial al Archivo Central junto con la documentación relacionada.



Código:

Fecha: 03/07/2015

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ANEXO A. Cartas y/o Oficios

Esquema

Tamaño: Carta

Ciudad, Fecha (Día / Mes / Año) ------------------ ------------------ ( 2 interlínea ) Código (Identificador Dependencia Código Dependencia Según TRD – No. Consecutivo) ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ Tratamiento Ej. Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso) Destinatario (NOMBRES Y APELLIDOS) Cargo Denominación o Razón Social de la Entidad Dirección Domicilio ------------------ ( 2 interlíneas ) ------------------ Asunto: (opcional) ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas) Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero: ------------------ ( 1 interlínea) Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .......................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. .................... . ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Despedida, ------------------ ------------------ ------------------ ( 4 interlíneas ) ------------------ NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlínea ) Datos del transcriptor (Proyectó) (Elaboró) (Revisó)



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Instructivo Diligenciamiento: Definición de carta: Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Márgenes: Superior 5 cm, Inferior 3,5 cm, Izquierdo y Derecho 3 cm. Tipo de Fuente: Arial 12, para documentos en general. Para los Encabezados y las tablas o cuadros que van dentro de los documentos se deben elaborar en fuente Arial, y el tamaño puede oscilar entre 8 y 12 según la necesidad. Paginación: Se escribe el número de página entre tres y cuatro centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). Partes de la carta: Encabezado y Pie de Página: Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo institucional de colores, la copia de la dependencia productora se imprime en papel con membrete y logotipo institucional en escala de grises. Código: Al margen izquierdo de la hoja se debe consignar el identificador y código de la dependencia según Acuerdo N° 030 de diciembre 08 de 2010 (Ver Tabla de Identificadores), seguido de guión (-) colocar el número consecutivo de radicado de la comunicación u oficio. Nota: Cada dependencia debe llevar un único control de consecutivo, el cual es diferente al número de radicado asignado por la ventanilla única quien es la encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, trámite y distribución de las comunicaciones oficiales1. Ciudad y Fecha: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad, la fecha será asignada por la ventanilla única al momento de radicar la comunicación1. Datos del Destinatario: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, se debe consignar la dirección exacta, escribir el nombre de la ciudad aún tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar.

1 Resolución No. 100 de junio de 2015 Personería Municipal de Armenia Quindío, “Por medio de la cual se establecen las normas generales para la administración de las comunicaciones oficiales”



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Versión: 001

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Asunto: (Opcional) Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja. Saludo: (Opcional) Ejemplos: Apreciado doctor Ramírez (Masculino) Respetada doctora Lina María (Femenino) Texto: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por carta. Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.). Datos del Remitente: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el (la) Personero (a), el (la) Personero(a) Auxiliar, el (la) Director(a) Financiero(a) y los Jefes de División2. Anexos: (Opcional) Consignar el tipo de anexo y en paréntesis la cantidad de folios que lo componen. Datos del Transcriptor: Al margen izquierdo inferior de la hoja, se escribirá con letra Arial tamaño 8, seguido de dos puntos ( : ) Proyectó, Elaboró y Revisó, consignando completamente los nombres y el primer apellido, y la primera letra del segundo apellido. Nota: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.

2 Resolución No. 100 de junio de 2015 Personería Municipal de Armenia Quindío, “Por medio de la cual se establecen las normas generales para la administración de las comunicaciones oficiales”



Código:

Fecha: 03/07/2015

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Ejemplo de carta:



Código:

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Versión: 001

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ANEXO B. Sobres para Cartas y/o Oficios

De acuerdo a las directrices de la entidad se cuenta con dos tipos de sobres; sobre de manila y sobres con ventanilla. Esquema sobre de manila Logo y Eslogan

Tratamiento Destinatario(Nombres y Apellidos completos) Cargo Denominación o Razón Social de la Entidad Dirección Domicilio

Pie de página

Tamaño: Carta, Oficio y Extra oficio

Instructivo Diligenciamiento: Definición de sobre: Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envían por correo. Elaboración: El objeto de establecer y unificar los requisitos para elaborar un sobre, es garantizar que el documento contenga los datos suficientes, necesarios y correctos, que permitan el mayor grado de certeza y seguridad en su entrega, se diligencia en letra Arial 12 en la parte central como aparece en el esquema. Por imagen corporativa y las Normas Postales vigentes, los sobres deben diligenciarse correctamente sin tachones y sin enmendaduras. Partes del Sobre: Logo y eslogan Institucional: Lado izquierdo superior del sobre impreso en escala de grises.



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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Datos del Destinatario: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, se debe consignar la dirección exacta, escribir el nombre de la ciudad aún tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar. Pie de Página: Centrado en la parte inferior del sobre Nota: En la Ventanilla única será devuelta la correspondencia que no cumpla con los requisitos señalados. Estos requisitos se tendrán en cuenta únicamente para el diligenciamiento de los sobres de manila y sobres sin ventanilla. Esquema sobre con ventanilla

Tamaño: Sobre con ventanilla (Ancho 23,4 cm – Alto 12 cm)

Instructivo Diligenciamiento: Para sobre con ventanilla solo se introducen debidamente doblados los documentos procurando que los nombres del destinatario y dirección se visualicen con claridad por la ventanilla ubica en la parte inferior del sobre.

Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío Línea directa de atención al usuario: 7413475

www.personeriarmenia.gov.co – [email protected]



Código:

Fecha: 03/07/2015

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Ejemplo sobre de manila o sobre sin ventanilla

Doctor Juan Carlos Galindo Herrera Jefe División de Vigilancia Fiscal Contraloría Municipal Calle 23 No. 12-59 Piso 1 y 2 Edificio Camacol Armenia, Quindío



Ejemplo sobre con ventanilla



Doctor Juan Carlos Galindo Herrera Jefe División de Vigilancia Fiscal Contraloría Municipal Calle 23 No. 12-59 Piso 1 y 2 Edificio Camacol Armenia, Quindío



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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ANEXO C. Circular

Esquema

Tamaño: Carta

------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------

CIRCULAR No._____ ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas ) ------------------ Código (Identificador Dependencia Código Dependencia Según TRD) Ciudad, Fecha (Día / Mes / Año). ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) DESTINATARIOS: (Nombres de los cargos, dependencias, a quienes va dirigida la comunicación) ------------------ ( 2 interlíneas ) ------------------ Asunto: (Síntesis del tema de la circular) ------------------ ------------------ ( 3 interlíneas) ------------------ Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .......................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. .................... . ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Despedida, ------------------ ------------------( 3 interlíneas ) ------------------ NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlínea ) Datos del transcriptor (Proyectó) (Elaboró) (Revisó)



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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Instructivo Diligenciamiento: Definición de circular: Comunicación interna de carácter general informativo o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Márgenes: Superior 5 cm, Inferior 3,5 cm, Izquierdo y Derecho 3 cm. Tipo de Fuente: Arial 12, para documentos en general. Para los Encabezados y las tablas o cuadros que van dentro de los documentos se deben elaborar en fuente Arial, y el tamaño puede oscilar entre 8 y 12 según la necesidad. Paginación: Se escribe el número de página entre tres y cuatro centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). Partes: Encabezado y Pie de Página: Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo institucional de colores, la copia de la dependencia productora se imprime en papel con membrete y logotipo institucional en escala de grises. Título y Número: Título ¨CIRCULAR¨, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Personería Auxiliar e inicia con 001 cada año. Código: Al margen izquierdo de la hoja se debe consignar el identificador y código de la dependencia según Acuerdo N° 030 de diciembre 08 de 2010 (Ver Tabla de Identificadores. Ciudad y Fecha: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad, seguida de coma la fecha de elaboración. Destinatarios: Nombre de los cargos, dependencias, a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas). Asunto: Constituye la síntesis del tema de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Texto: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando sólo un asunto por circular.



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboración.). Datos del Remitente: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el (la) Personero (a) y el (la) Personero(a) Auxiliar. Anexos: (Opcional) Consignar el tipo de anexo y en paréntesis la cantidad de folios que lo componen. Datos del Transcriptor: Al margen izquierdo inferior de la hoja, se escribirá con letra Arial tamaño 8, seguido de dos puntos ( : ) Proyectó, Elaboró y Revisó, consignando completamente los nombres, el primer apellido y la primera letra del segundo apellido. Nota: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.



Código:

Fecha: 03/07/2015

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Ejemplo circular:



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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ANEXO D. Resolución

Esquema

RESOLUCIÓN NÚMERO XXXXXXXXXX DE XXXXXXX ------------------ ------------------ (2 interlíneas) POR MEDIO DE LA CUAL XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ------------------ ------------------ (2 interlíneas) EL (LA) PERSONERO (A) ------------------ ------------------ ------------------ (3 interlíneas) CONSIDERANDO: ------------------ ------------------ ( 2 interlíneas) Que ……………………………………………….………………………………………………… ……………………………………………….…………………………………………………………. ……………………………………….…………………………………………………………………. ------------------ ------------------ (3 interlíneas) ------------------ RESUELVE: ------------------ ------------------ (2 interlíneas) Artículo Primero: . ………………..………………………………………………………………….. ………………………..…………………………………………………………………………………. ------------------ ------------------ (3 interlíneas) ------------------ COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE ------------------ ------------------ (3 interlíneas) ------------------ Dada en Armenia – Quindío, a los (día, mes, año) ------------------ ------------------ (4 interlíneas) ------------------



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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------------------ FIRMAS (Autógrafo) NOMBRES Y APELLIDOS Cargo ------------------ ------------------ (2 interlíneas) Proyectó: XXXXX. X. X Elaboró: XXXXX. X. X Revisó: XXXXX. X. X

Tamaño del formato: Oficio.

Instructivo para Diligenciamiento Definición de Resolución: Acto jurídico unilateral de la administración que implementa, reglamenta, deroga, modifica, sanciona y/o autoriza las acciones relacionadas con los procesos estratégicos, misionales y de apoyo de la entidad; al igual que las asociadas a las funciones propias o por ella delegadas. Márgenes: Superior 5 cm, Inferior 3,5 cm, Izquierdo y Derecho 3 cm. Tipo de Fuente: Arial 12, para documentos en general. Para los Encabezados y las tablas o cuadros que van dentro de los documentos se deben elaborar en fuente Arial, y el tamaño puede oscilar entre 8 y 12 según la necesidad. Paginación: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). Partes de la Resolución Encabezado y Pie de Página: Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo institucional de colores, la copia de la dependencia productora se imprime en papel con membrete y logotipo institucional en escala de grises. Resolución Número: Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y con negrilla, seguidamente escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva resolución; el cual será llevado por la Secretaria del Despacho del Personero iniciando con 001 cada año. Por Medio de la Cual: Resumen fiel de las disposiciones contenidas en acto administrativo (objeto de la Resolución). El (la) Personero (a) Municipal de Armenia Quindío: Se debe consignar las facultades de acuerdo a la normatividad vigente.



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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Considerando: Se relacionan las consideraciones tenidas en cuenta para suscribir la Resolución de acuerdo con la normatividad vigente en la materia específica. Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Resuelve: Constituye el articulado por el cual se toman las determinaciones y/o decisiones del caso. Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Comuníquese, Publíquese y Cúmplase: Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y con negrilla. Fecha: Se escribe el día en letras y número entre paréntesis, mes en letras y año en letras y número entre paréntesis. Firma, Nombre y Cargo: Escribir los nombres y apellidos completos del (la) Personero (a), en la línea siguiente se escribe la frase Personero(a) Municipal. Datos del Transcriptor: Al margen izquierdo inferior de la hoja, se escribirá con letra Arial tamaño 8, seguido de dos puntos ( : ) Proyectó, Elaboró y Revisó, consignando completamente los nombres, el primer apellido y la primera letra del segundo apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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Ejemplo de Resolución



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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ANEXO F. Acta de Reunión y/o Comités

Esquema PERSONERÍA MUNICIPAL DE ARMENIA QUINDÍO

TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN

ACTA No.

D: M: Año:

Dependencia y/o Funcionario Responsable:

Lugar Hora Inicio

Hora Final

PARTICIPANTES

No. NOMBRE CARGO ENTIDAD

AUSENTES (Opcional si los hubiere para actas de comité)


INVITADOS (Opcional si los hubiere para actas de comité)


ORDEN DEL DÍA

1.

2.

3.

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

1.

2.

3.

COMPROMISOS

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA SEGUIMIENTO

1.

2.

FIRMAS Autógrafo Autógrafo Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Cargo Cargo

Tamaño: Carta



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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Instructivo para Diligenciamiento Definición de Acta de Reunión: Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda con un grupo de funcionarios de la Personería Municipal y/o de otras entidades. Definición de Acta de Consejos y/o Comités: Es una comunicación interna o acto administrativo que constituye la memoria de reuniones celebradas con carácter formal, citación previa y entrega (opcional) de material de estudio, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, debate y/o se acuerda con alguno de los organismos de asesoría y control creados por la entidad. Márgenes: Superior 4cm, Izquierdo, Derecho e Inferior 3 cm Tipo de Fuente: Arial 12, para documentos en general. Para los Encabezados y las tablas o cuadros que van dentro de los documentos se deben elaborar en fuente Arial, y el tamaño puede oscilar entre 8 y 12 según la necesidad. Paginación: De acuerdo a las directrices del numeral 1.2.1 Encabezado Formatos de Uso General, literal c) Bloque Derecho, Página. Partes del Acta de Reunión y/o Comité Encabezado y Pie de Página: De acuerdo a las directrices de los numerales 1.2.1 y 1.2.2. Título y Carácter de la Reunión: Escribir, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo y/o carácter de la reunión. Acta No.: Escribir es mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTA No. Seguido del número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año. Fecha: Escribir la fecha, D: Día en números, M: Mes en números y Año: Año en números, en la cual se realiza la reunión. Dependencia y/o Funcionario Responsable: Escribir el nombre de la dependencia y/o funcionario responsable de la reunión, para el caso particular de las actas de comité se debe tener en cuenta quien es el secretario de acuerdo a la resolución y/o acto administrativo de creación. Lugar: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión. Hora de Inicio y Final: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas.



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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Participantes: Nombres y apellidos en mayúscula inicial de los funcionarios que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa el funcionario y la entidad a la que pertenece (la primera letra con mayúscula). Ausentes (opcional si los hubiere para actas de comité): Nombres y apellidos en mayúscula inicial de los integrantes del organismo que no asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa y su calidad de integrante en el comité y la entidad a la que pertenece (la primera letra con mayúscula). Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. Invitados (opcional si los hubiere para actas de comité): Nombres y apellidos en mayúscula inicial de los invitados que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional y la entidad a la que pertenece (la primera letra con mayúscula). Orden del Día: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios para el caso de comités (Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior), lo mismo que los temas a tratar en dicha reunión. Desarrollo: Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (Escribir en tiempo pasado). Compromisos: Si se adquieren compromisos, se escribe la actividad, el responsable, la fecha, y el seguimiento a realizar para verificar el cumplimiento. Firmas, Nombres y Cargos: Escribir los nombres y apellidos completos de los firmantes responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo, para el caso particular de actas de comité se escribe el cargo que ocupa en el organismo. NOTA: En el espacio dejado para las firmas, los firmantes deben estampar su autógrafo o rúbrica (con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra). Aspectos Generales Este tipo de actas debe expresar en tiempo pasado lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. Las Actas de Comité por ser una reunión de carácter formal se debe anotar el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella, así mismo cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra o en blanco.



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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Ejemplo de Acta de Reunión

ACTA DE REUNIÓN

Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

Página 1 de 1

PERSONERÍA MUNICIPAL DE ARMENIA QUINDÍO

REUNIÓN DE SOCIALIZACIÓN PARA

CONTRATISTA

ACTA No.

D: 05 M: 05 Año: 2015

Dependencia y/o Funcionario Responsable: LUZ MARINA ALFARO GÓNGORA – Profesional Universitario Archivo Central

Lugar: ARCHIVO CENTRAL

Hora Inicio 8:00 A.M.

Hora Final 6:00 P.M.

PARTICIPANTES:


1 LUZ MARINA ALFARO GÓNGORA Profesional Universitario

Personería Municipal de Armenia

2 JORGE IVÁN MURILLO GÁLVEZ Contratista Personería Municipal de Armenia


1. Ilustración a la contratista sobre la gestión que realiza el Archivo Central de la Personería Municipal de Armenia.

2. Conocimiento del lugar del cumplimiento de obligaciones de la contratista y asignación de elementos para el desarrollo de las mismas, así como la entrega del equipo de cómputo.

3. Socialización de los formatos relacionados con la gestión documental, y así mismo con las obligaciones contractuales del contratista, los cuales reposan en el computador asignado.

4. Así mismo se ilustra a la contratista sobre las actividades que ha llevado a cabo la entidad para aplicar la ley general de archivo y en virtud de ello se le enseña el archivo de central con cada una de las secciones (dependencias) que lo conforman.


Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío




Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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Ejemplo de Acta de Comité

ACTA DE REUNIÓN

Código:

Fecha: 12/07/2012

Versión: 001

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PERSONERÍA MUNICIPAL DE ARMENIA QUINDÍO

REUNIÓN COMITÉ DE ARCHIVO

ACTA No. 03

D: 23 M:06 Año:2015

Dependencia y/o Funcionario Responsable: LUZ MARINA ALFARO GÓNGORA – Profesional Universitario Archivo Central

Lugar:

Sala de juntas despacho del personero

Hora Inicio 8:00 A.M.

Hora Final 12:00 M.

PARTICIPANTES


1. Julieta López Perilla Jefe Oficina Asesora de Control Interno

Personería Municipal de Armenia Quindío

2. Luz Elena Osorno Arias Profesional Universitario Personería Municipal de Armenia Quindío

3. Miryam Rangel Henao Profesional Universitario Personería Municipal de Armenia Quindío

4. Silvia Hoyos Rodríguez Secretaria Despacho Personería Municipal de Armenia Quindío

5. Luz Marina Alfaro Góngora Profesional Universitario Personería Municipal de Armenia Quindío

AUSENTES (Opcional si los hubiere para actas de comité)


1. Carlos Andrés Arroyabe Profesional Universitario Personería Municipal de Armenia Quindío

INVITADOS (Opcional si los hubiere para actas de comité)


1.

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación asistencia de los miembros del comité.

2. Aprobar la propuesta de eliminación documental de 65 carpetas que contienen 360 expedientes disciplinarios de la División Vigilancia Administrativa y Judicial, por haber cumplido su tiempo de permanencia en los archivos de gestión y central



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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3. Proposiciones y Varios.


1. Se verifico la asistencia de los integrantes del comité.

2. Se seleccionaron 65 unidades documentales que contienen 360 expedientes disciplinarios desde 1997 hasta 2003, teniéndose en cuenta que los terminados con fallos sancionatorios serán conservados para ser digitalizados posteriormente. y los que terminan con archivo definitivo serán eliminados, según lo establecido en la TRD. Además se tiene seleccionadas 30 carpetas de resoluciones y constancias, Autos de Archivo, correspondencia enviada, Documentos enviados, Derechos de petición Actas de visita especial, Autos de cargos, Documentos varios, informes de procesos agrarios, Copias de Procesos de licitación publica (alcaldía), Informes evaluativos, Autos de cargos, Fallos y Resoluciones, Investigación Disciplinaria (Epa), para un total de 3,02 mts lineales.

3. No se presentaron proposiciones y varios.

COMPROMISOS

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA SEGUIMIENTO

1. Programar nueva reunión para hacer presentación del PINAR

Luz Marina Alfaro Góngora 23 de junio de 2015


Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío




Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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ANEXO G. Listado de Asistencia

Esquema Convoca: DÍA MES AÑO

Hora: Lugar

ACTIVIDAD

Nombres y Apellidos

Identificación Edad Grupo poblacional (Indígena, Afro, Rom,

victima, desplazado,

discapacitado, LGBTI, otro,

cual?)

Entidad Teléfono Correo electrónico

Firma

Tamaño: Oficio (orientación horizontal)

Instructivo para Diligenciamiento Definición Listado de Asistencia: Es un formato que se estandariza para conservar el registro de los asistentes a capacitaciones y eventos en general, tanto internos como externos, programados por los funcionarios y dependencias de la Personería Municipal de Armenia. Márgenes: Superior 4cm, Izquierdo, Derecho e Inferior 3 cm Tipo de Fuente: Fuente Arial, y el tamaño puede oscilar entre 8 y 12 según la necesidad. Paginación: De acuerdo a las directrices del numeral 1.2.1 Encabezado Formatos de Uso General, literal c) Bloque Derecho, Página. Partes del Listado de Asistencia Encabezado y Pie de Página: De acuerdo a las directrices de los numerales 1.2.1 y 1.2.2. Convoca: Escribir los nombres y apellidos completos del funcionario ó la dependencia responsable de programar y llevar a cabo la capacitación y/o evento.



Código:

Fecha: 03/07/2015

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Fecha: Escribir en números arábigos y en la casilla correspondiente el día, mes y año en que se celebra la capacitación y/o evento. Hora de Inicio y Final: Escribir la hora de inicio y de finalización de la capacitación y/o evento de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas. Lugar: Escribir en mayúscula inicial el nombre del lugar o sede donde se realiza la capacitación y/o evento. Actividad: Constituye la síntesis del tema de la capacitación y/o evento, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula sostenida y sin subrayar. Participantes: Los campos (Nombres y apellidos, Identificación, Edad, Grupo poblacional (Indígena, Afro, Rom, victima, desplazado, discapacitado, LGBTI, otro, cual?), Entidad, Teléfono, Correo electrónico, Firma) deben ser diligenciados por los asistentes a la capacitación y/o evento en letra manuscrita legible y clara. NOTA: Los participantes deben estampar su información con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra.



Código:

Fecha: 03/07/2015

Versión: 001

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ANEXO H. Planilla de registro de comunicaciones oficiales enviadas

Esquema Número de radicación

Fecha de radicación

Nombre o código de la dependencia productora

Nombre del destinatario

Fecha de Recibo

Hora de Recibo

Nombre ó Firma de quien recibe

Tamaño: Oficio (orientación horizontal)

Instructivo para Diligenciamiento Márgenes: Superior 4cm, Izquierdo, Derecho e Inferior 3 cm Tipo de Fuente: Fuente Arial, y el tamaño puede oscilar entre 8 y 12 según la necesidad. Partes de la Planilla de registro de comunicaciones oficiales enviadas Encabezado y Pie de Página: De acuerdo a las directrices de los numerales 1.2.1 y 1.2.2. Los campos, número de radicación, fecha de radicación, nombre o código de la dependencia productora y nombre del destinatario, deben ser diligenciados por el funcionario encargado de hacer la distribución y entrega de las comunicaciones en letra manuscrita legible y clara. La persona que recibe el documento físico debe diligenciar los campos fecha de recibo, hora de recibo y firma. NOTA: Se debe estampar la información con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra.

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