Guia Ampliacion Masiva Materiales

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVOSolicitante Area Fecha Email Todos Inventarios 20 Abr 2011 Folio: 0002

Prioridad: Requerimiento:

Alta

Media

Baja

Ampliacin masiva de materiales en nuevos centros logsticos Estaba pendiente de ensear al equipo de inventarios, la utilizacin de esta tarea, ya que manualmente sera imposible, por lo cual se hizo un desarrollo.

Antecedente:El negocio requiere la creacin peridicamente de centros logsticos; principalmente el giro de las estaciones de servicio, por la habilitacin d en nuevas estaciones de servicio, pero espordicamente el giro de AgroIndustria requerir la creacin de un centro o sea un nuevo rancho o planta. En el procedimiento el solicitante de la creacin y notificacin a todos los involucrados es el rea de proyectos; a continuacin describo brevemente como debiera fluir el proceso para este proceso: Proyectos solicita a sistemas y contabilidad la creacin de un nuevo centro Sistemas configura en SAP del nuevo centro, relacionndolo con las estructuras organizacionales de SAP de MM, SD, PM, PS y todas las necesarias. Contabilidad crea los centros de costos, de beneficio y de ser necesario cuentas contables para la futura operacin de este centro, esto ltimo depende del tipo de operacin que tendr este nuevo centro. Posteriormente sistema informa a los involucrados que ya esta creado el centro Compras debe habilitar a nivel dato maestro de las estrategias, este nuevo centro, de ser necesario por el tipo de operacin, si existen nuevos autorizadores, debe solicitar a sistemas la creacin de nuevas estrategias; esto ltimo es la parte de configuracin de las estrategias de liberacin reservada a sistemas. Inventarios en paralelo a las actividades de compras, debe ampliar los materiales con los siguientes datos: o Tipo de Material Rango de Materiales Centro nuevo Almacn Organizacin de ventas Canal de distribucinFecha: 01/06/2012 Pgina 1 de 67

o oo o oElabor: Roberto Zarate

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVOo o o Centro de Beneficio Categora de Valoracin Control de Precios

Como se ve uno de estos datos es importante, el centro de beneficio, el cual debe ser proporcionado por contabilidad previamente.

El rea de inventarios que primeramente ampliara materiales debe ser la de inventariosproyectos, ya que es quien estar a cargo de la construccin, al terminar de ampliar, debe notificar a los involucrados. La siguiente rea de inventarios que debe ampliar materiales es la de los materiales que se utilizaran en la operacin futura, al igual al terminar debe notificar a todos los involucrados. En el apartado gua de ampliacin masiva de materiales para nuevos centros, se detalla ampliamente cada paso.

Sugerencia:Es necesario que definan, si en el caso de AgroIndustria el disparador del proceso ser Proyectos. Al igual que permear a todos los involucrados el proceso de la creacin de nuevos centros y todo lo relacionado alrededor, al igual que un cronograma del compromiso que cada rea, debe tener con los tiempos, para que el centro permita ser operado en SAP. Como se darn cuenta la ampliacin tiene bastantes, peculiaridades; pues la creacin de nuevos materiales, tiene mucho mas, y sobre todo que en esta organizacin se crearon muchos tipos de materiales; por lo tanto sugiero que se detalle lo ms posible el manual de mantenimiento de materiales y se definan formalmente al responsable o responsables, en el caso de hacer una definicin de varios responsables, recomiendo que se por tipo de material para que no se interfieran con las numeraciones al intentar crear materiales al mismo tiempo. Si fuera posible hacerlo por proceso y el sistema lo permite sera magnfico, pero creo que en algunos tipos de material ser difcil, ejemplo ERSA no se podra porque es tanto para Estaciones de servicio como para Agroindustria (Horizontal); mas sin en cambio en los HAWA si se puede, ya que es (vertical) solo para estaciones de servicio y puede ser controlado por el responsable de lubricantes u operativo de Coatzacoalcos. Por ltimo les comento que este desarrollo para ampliar los materiales, fue desarrollado por su rea de sistemas, as que como todo desarrollo se hacen pruebas, para que cumpla con las expectativas, y este de primera instancia cumpli con las pruebas realizadas; pero la realidad en productivo muchas veces presenta algunos escenarios diferentes ustedes en el uso continuo identifican nuevos escenarios; por lo tanto tienen en casa al responsable de este desarrollo, ventaja y desventaja, pero eso ya lo evaluaran ustedes. Dicho lo cual (Juan Carlos) es el indicado a solicitar ajustes o a la responsable de sistemas.

Elabor: Roberto Zarate

Fecha: 01/06/2012 Pgina 2 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVOGuia ampliacin masiva de materiales a nuevos centros: Las siguientes pantallas detallaran paso a paso de lo que se debe hacer, para ampliar masivamente materiales a un nuevo centro; al igual que la aclaracin de los tipos de materiales que se contemplaron, principalmente por el volumen. La transaccin para ampliar masivamente es ZMMP_AMPLIACION_MAT, puede ser tecleada el nombre de la transaccin en mayusculas o minusculas.

La siguiente pantalla solicitara los criterios de seleccin y actualizacin en el proceso de ampliacin masiva. Les recuerdo que es importante tener los datos antes mencionados, previamente a realizar esta accin. Uno de los datos de mayor relevancia es el centro de beneficio, proporcionado por contabilidad.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 3 de 67

o SOPORTEde USUARIOSERSA, son los catlogos mas grandes en la Los tipos A materiales EN PRODUCTIVO organizacin por lo tanto, cuando se requiere su ampliacin debe ser de forma masiva, o El tipo Catalogo de material de obra Catalogo de refacciones estaciones servicio Catalogo de refacciones Planta de Aceites Catalogo de refacciones futuro de Heveamex, el cual tiene como base el de la planta de aceites Catlogos de insumos refacciones de Consorcio y Forestales

Previamente con la transaccin MM60, se puede conocer el rango de materiales que se va a ampliar al nuevo centro. La ampliacin masiva es de uno a uno, esto quiere decir que solo se podr ampliar rango por tipo de material.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 4 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO

Como se muestra en el ejemplo se selecciona el rango de materiales. Tambin pude ser seleccionado con la bsqueda como se muestra en la siguiente pantalla, por tipo de material.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 5 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 6 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 7 de 67


Ahora hay que seleccionar el nuevo centro logstico, previamente creado por sistemas. Es posible que si el centro logstico, no se hayan creado correctamente las relaciones que debe tener con la estructuras organizacionales de SAP (Compras, Ventas, Mantenimiento..etc)


Fecha: 01/06/2012 Pgina 8 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 9 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO Ahora se procede a elegir almacn, como se muestra en la siguiente pantalla

Como ya habamos comentado anteriormente dependiendo del tipo de material se elegir el almacn. o En los tipos de material ERSA para una estacin de servicio los almacenes son el de obra y el de refacciones (OB01 y RE01).


Fecha: 01/06/2012 Pgina 10 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 11 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO El siguiente paso es la seleccin de la organizacin de ventas. Esta debe ser elegida principalmente por la posibilidad, que existe de venta entre compaas de material de obra o refacciones El canal para el caso de los materiales tipo ERSA, siempre es IC.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 12 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 13 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 14 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO Como se muestra en las pantallas anteriores, se tiene que seleccionar, el camino oruta para poder desplegar el rbol de los centros de beneficio y elegir el asignado por contabilidad previamente. Las siguientes pantallas muestran como, se debe seleccionar el centro de beneficios, que el programa de ampliacin masiva en cada uno de los materiales. Es importante tener la certeza del dato proporcionado por contabilidad, ya que asignado este a cada material despus es complejo corregirlo. Y sobretodo tener claro que una vez asignado este dato a cada material; y si este inmediatamente tiene registro de cualquiera de los mdulos relacionados, ya no permitir que se modifique; por lo tanto se tendra que bloquear y crear otro material. Pero lo critico es que se est haciendo una ampliacin masiva y se est hablando de ms de 500 materiales a los cuales se les asigno un CeBe errneo, MUCHO CUIDADO CON ESTE DATO.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 15 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO Se debe seleccionar la sociedad CO, la cual es siempre GPSE


Fecha: 01/06/2012 Pgina 16 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 17 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO De este rbol jerrquico se debe seleccionar el CeBe que contabilidad asigno a ese nuevo centro logstico.

Se selecciono este


Fecha: 01/06/2012 Pgina 18 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 19 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO Este otro dato es de suma importancia, debido a que est relacionado con la configuracin de contabilizaciones automticas que se realizaran, cuando se hagan movimientos de inventario. Esta relacin entre inventarios y contabilidad, principalmente es con las cuentas de inventarios y en su defecto cuentas de gastos cuando aplique. Es importante que se identifique que aunque se habla del mismo tipo de material, las categoras de valoracin son diferentes entre estaciones de servicio y AgroIndustria, al igual que las cuentas de inventarios.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 20 de 67


Por ltimo el dato de control de precios, se refiere al mtodo de costeo que el material tiene desde su carga inicial. Pero tambin se vuelve muy importante, ya que es el mtodo de valorizacin o medicin en pesos del volumen de cada material. Si se llegara a modificar este mtodo de costeo en algn material, tiene repercusiones y afectaciones contables. Por eso reitero nuevamente, antes de notificar a la reas involucrada, es importante hacer una validacin de los materiales ampliados; con las transacciones MM60 ndice de materiales y con la MM03 Visualizar material. De ser posible lo mas exhaustivamente, con las herramientas que se tienen, para evitar dolores de cabeza futuros.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 21 de 67


En esta implementacin en la gran mayora los materiales son tipo V mtodo de costero promedio variable.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 22 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 23 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO El proceso de ampliacin masiva de materiales, puede ser ejecutado con 3 opciones diferentes. o o o A de forma visible E Error N Fondo

A de forma visible, esta opcin muestra cada vista del material que se est actualizando, pero el detalle importante es que, se tiene que estar presionando la tecla de enter permanentemente. o Ventaja es que cuando por alguna razn enva un error este se puede corregir en la pantalla correspondiente; funciona perfectamente para un rango pequeo de materiales. Desventaja es que si ese error se presenta en todos los materiales a ampliar, el proceso de puede volver lento y con altas posibilidades de cometer un error.

o

E error esta opcin se ejecuta de fondo y solo cuando existe un error se muestra en la pantalla y el sistema permite corregirlo y continua. o Ventaja es que cuando por alguna razn enva un error este se puede corregir en la pantalla correspondiente; funciona perfectamente para un rango pequeo de materiales. Desventaja es que si ese error se presenta en todos los materiales a ampliar, el proceso de puede volver lento y con altas posibilidades de cometer un error.

o

N Fondo esta opcin el proceso se ejecuta sin mostrar nada y solo al final muestra un mensaje si se ejecuto correctamente o hubo errores. En todos los caso genera una bitcora de ejecucin la cual la aloja en el directorio raz C:

Ejemplo opcin A Visual:


Fecha: 01/06/2012 Pgina 24 de 67


Despues de poner los criterios, se ejecuta en el icono sealado


Fecha: 01/06/2012 Pgina 25 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO A partir de esta primera pantalla hay que teclear enter para ir avanzando a las siguientes pantallas.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 26 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 27 de 67


Como se muestra, los datos que se definen en la pantalla inicial, se van poniendo en los campos correspondientes.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 28 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 29 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 30 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 31 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 32 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 33 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 34 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO Este es un ejemplo de error que puede arrojar el grupo de planificacin es errneo. En esta opcin permite corregirlo.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 35 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 36 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 37 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 38 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 39 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 40 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO Les comento que todos los datos en rojo son los que actualiza el programa desarrollado de forma constante. Y al finalizar regresa a la pantalla original, enviando el mensaje que esta al calce de la pantalla. El archivo de la bitcora la pone en el raz C:, como se muestra en la siguiente pantalla.

Se accede a este archivo dndole doble click, y muestra lo siguiente.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 41 de 67


En este caso aunque hubo un error, se corrigi y el material se ampli correctamente. La primera revisin es como ya lo haba comentado con la transaccin MM60.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 42 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 43 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO La siguiente es revisar aleatoriamente los materiales en la transaccin MM03


Fecha: 01/06/2012 Pgina 44 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 45 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 46 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 47 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 48 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 49 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 50 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 51 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 52 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 53 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 54 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 55 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 56 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO Con esta opcin se revisa cada pantalla del material a detalle. Aclaro que la ampliacin de materiales, no traslada los datos de punto de reorden, y deja al material como no planificado. Es responsabilidad de inventarios definir manualmente a los materiales que van a ser planificados, actualizando uno por uno en el nuevo centro sus datos.

Ejemplo opcin E Error:


Fecha: 01/06/2012 Pgina 57 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 58 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO Como vern en esta opcin solo muestra la pantalla en donde ocurre el error, y permite corregir el dato.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 59 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 60 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO Como se ve genera otro archivo de bitcora, al igual como se mostro anteriormente se accede con doble click.

Al igual como en el anterior como se corrigi el dato errneo, se amplia correctamente. Y de igual forma hay validar las ampliaciones con las transacciones MM60 y MM03.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 61 de 67


Ejemplo opcin N Fondo:


Fecha: 01/06/2012 Pgina 62 de 67


Como se muestra entre una pantalla y otro, el programa trabaja de fondo. Pero es importante tomar en cuenta que no se deben salir de sesin en SAP, sino el programa se trunca en el proceso. Se puede minimizar la pantalla y dejarlo trabajar hasta que arroje la pantalla anterior, De igual forma genera archivo de bitcora en C; como se muestra en la siguientes pantallas.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 63 de 67



Fecha: 01/06/2012 Pgina 64 de 67

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO Y como se muestra en esta pantalla de la bitcora muestra el errores que se pueden tener. Y como se muestra en la siguiente pantalla no amplia el material.

Nuevamente comento que los tipos de materiales que contempla ampliar este programa son: o o o o ERSA Pieza de recambio o refaccin HAWA Mercadera (Combustible y Lubricantes) UNBW Material no valorado DIEN Material tipo servicio

Y aclaro algunas cosa importantes o o Los tipos de material ERSA son los catlogos mas grandes Los tipo HAWA son los combustibles y lubricantes, estos utilizan la numeracin establecida de Polaris, por lo tanto la numeracin es externa y cada vez que se cree un material en Polaris se debe crear en SAP con el mismo nmero y ampliar a todos los centros. Los tipos UNBW bsicamente los utiliza Agro y estos en el momento de la pantalla inicial, no requiere los siguientes criterios:Fecha: 01/06/2012 Pgina 65 de 67

oElabor: Roberto Zarate

SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO o Organizacin de ventas Canal de distribucin Categora de Valoracin Control de Precios

Como se muestra en la siguiente pantalla

El caso de los materiales tipo DIEN o Es importante identificar que es lo que se necesita ampliar, ya que se utilizaron para diferentes propsitos, como se enuncia a continuacin: En este tipo de material se cre el catalogo de papelera Con este tipo tambin esta creado el catalogo de sistemas Tambin se utilizado este tipo para las pipas de fletes Lemargo Los servicio que se factura tambin utilizaron este tipo de materialFecha: 01/06/2012 Pgina 66 de 67


SOPORTE A USUARIOS EN PRODUCTIVO En este tipo de material no requiere del Almacn. Y solo es obligatoria la organizacin de ventas y canal en los DIEN que son para facturar servicios.


Fecha: 01/06/2012 Pgina 67 de 67

Documents

Guia Ampliacion Masiva Materiales