Guía para publicación de contenido - docs. Web viewGUÍA PARA PUBLICACIÓN DE CONTENIDO EN EL SITIO WEB DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD. ... una aplicación web, un servicio,

PROCESO COMUNICACIÓN INFORMATIVA CÓDIG

OCIGU03

GUÍAGUÍA PARA PUBLICACIÓN DE

CONTENIDO EN EL SITIO WEB DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE

SALUD

VERSIÓN 1

GUÍA PARA PUBLICACIÓN DE CONTENIDO EN EL SITIO WEB DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

BOGOTÁ D.C.

2016

ELABORÓ:Profesional Oficina Asesora de

Comunicaciones Estratégicas e

Imagen Institucional

Profesional Oficina Asesora de

Planeación

REVISÓ:Jefe Oficina Asesora de



Jefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ:Jefe Oficina Asesora de

Comunicaciones Estratégicas

e Imagen Institucional

FECHA:22/12/2016

FECHA: 29/12/2016

FECHA: 30/12/2016

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SALUD

VERSIÓN 1

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO......................................................................................................2

1. OBJETIVO..................................................................................................................6

2. ALCANCE..................................................................................................................7

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN.........................................................................................7

4. REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLE..................................................................7

5. DEFINICIONES..........................................................................................................8

6. GENERALIDADES...................................................................................................11

6.1 Impacto en la eficiencia de las instituciones.........................................................11

6.2 Costos de transacción para el ciudadano............................................................11

6.3 Vulneración de derechos......................................................................................11

6.4 Proceso inefectivo de rendición de cuentas.........................................................12

7. EL USO DEL LENGUAJE AL CIUDADANO............................................................13

7.1 ¿Cómo comunicar e informar en lenguaje claro?.................................................14

7.2 ¿Qué elementos se deben tener en cuenta para escribir en lenguaje claro?......15

7.3 Principio básico: pensar en la audiencia..............................................................16

7.4 Pasos para escribir en lenguaje claro..................................................................18

7.4.1 Esquema general: organizar, escribir, revisar y validar................................18

7.5 Use encabezados para guiar al lector..................................................................20

7.5.1 Separe la información en secciones cortas...................................................22

7.6 Escribir el documento...........................................................................................26

7.6.1 Use oraciones cortas.....................................................................................26

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7.6.2 Simplifique la estructura de las oraciones.....................................................27

7.6.3 Utilice voz activa............................................................................................28

7.6.4 Use palabras sencillas..................................................................................29

7.6.5 Evite el uso de palabras innecesarias...........................................................30

7.6.6 Use verbos en lugar de sustantivos..............................................................31

7.6.7 Use un tono y lenguaje adecuado.................................................................32

7.7 Revisar el documento...........................................................................................33

7.7.1 Validar el documento.....................................................................................34

7.8 Características de los contenidos.........................................................................34

7.8.1 Los contenidos deben ser entendibles, agradables y de fácil uso................34

7.8.2 Los contenidos deben ser vigentes, relevantes, verificables y completos....35

7.8.3 Los contenidos no deben ser ofensivos ni discriminatorios..........................36

7.8.4 Los contenidos deben mantener la privacidad..............................................37

7.8.5 Los contenidos deben conservar el derecho de autor y de propiedad

intelectual.....................................................................................................................37

8. INFORMACIÓN MÍNIMA A PUBLICAR...................................................................40

8.1 Mecanismos de contacto con el sujeto obligado..................................................40

8.2 Información de interés..........................................................................................42

8.3 Estructura orgánica y talento humano..................................................................44

8.4 Normatividad.........................................................................................................45

8.5 Presupuesto..........................................................................................................46

8.6 Planeación............................................................................................................46

8.7 Control..................................................................................................................48

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8.8 Contratación.........................................................................................................49

8.9 Trámites y servicios..............................................................................................50

8.10 Instrumentos de gestión de información pública...............................................50

9. INFORMACIÓN PUBLICADA NO RELACIONADA EN LA LEY DE

TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. LEY 1712 DE 2014.....52

10. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SITIO WEB. . .52

10.1 El sitio web, una responsabilidad de todas las áreas....................................52

10.2 Claves de administración del sitio web.............................................................54

10.3 Compromisos de la Oficina Asesora de Comunicaciones e Imagen Institucional

55

11. DATOS ABIERTOS..................................................................................................57

11.1 Principios que rigen los datos abiertos de la Superintendencia Nacional de

Salud: 57

11.2 Identificar y publicar datos................................................................................59

11.2.1 Identificar los Datos a Publicar..................................................................61

11.2.2 Publicar Datos Abiertos.............................................................................62

11.2.3 Documentación..........................................................................................62

11.2.4 Estructuración............................................................................................64

11.2.5 La estructuración de datos:.......................................................................65

11.2.6 Carga de datos..........................................................................................65

11.2.7 Portal de datos del Estado Colombiano - www.datos.gov.co....................65

11.2.8 Otros sistemas de publicación:..................................................................66

11.3 Comunicar y promover el uso y reuso de datos...............................................66

11.3.1 Dar a Conocer............................................................................................66

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11.3.2 Vinculación de los Agentes........................................................................67

11.3.3 Consolidación y Posicionamiento..............................................................68

11.3.4 Monitorear la Calidad y el Uso Valor.........................................................69

12. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.........................................................................71

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VERSIÓN 1

1. OBJETIVO

La presente guía tiene como objetivo establecer los lineamientos para la publicación de

contenido en el sitio web de la Superintendencia Nacional de Salud, teniendo en cuenta el

documento “Guía para la elaboración de la política editorial, actualización y plan de

administración del sitio web”, desarrollado por el Área de Articulación y Acompañamiento

Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la “Guía de Lenguaje Claro para

Servidores Públicos de Colombia”, elaborada por el Departamento Nacional de

Planeación (DNP), la “Guía de Lenguaje Ciudadano para la Administración Pública

Colombiana”, elaborada por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la

Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), la Ley 1712 de 2014, por medio de la

cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública

Nacional, la resolución número 3564 de 2015 y la Guía de Datos Abiertos, del Ministerio

de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

2. ALCANCE

Esta guía, soportada en un conjunto de instrumentos técnicos, normativos y de política

pública, busca: establecer lineamientos claros frente al uso del lenguaje al ciudadano que

garantice que los contenidos publicados a través del sitio web sean de fácil comprensión y

entendimiento para la ciudadanía; contribuir al incremento de la transparencia en la

gestión pública, estableciendo la información que se publica, área responsable de su

publicación , periodicidad de la información y estrategias para la apertura de datos; así

como establecer lineamientos generales frente a la administración del sitio web de la

Entidad.

Si bien la tecnología y las formas de comunicar se transforman con el tiempo, esta guía

responde a las necesidades del momento, siendo objeto de posibles cambios en el futuro

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VERSIÓN 1

que contribuyan a mejorar la forma de comunicarse de la Entidad de cara a todos sus

usuarios.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente guía aplica para todos los procesos y áreas de la entidad, está dirigida a

todos los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud y ciudadanía en general

y, está basada en las disposiciones legales vigentes sobre transparencia y acceso a la

información pública.

4. REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLE

Esta guía da cumplimiento a la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de

Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y a la

resolución número 3564 de 2015 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones.

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5. DEFINICIONES

Anonimizar: Proceso para remover datos personales de una base de datos, buscando la

publicación segura de datos para su reutilización.

Archivo de datos (dataset): Un conjunto de datos que forman una unidad significativa y

que habitualmente pueden ofrecerse con un fichero.

Bases de datos federadas (BDF): Son vistas unificadas de bases de datos

independientes que aparentan ser una sola base de datos, pero son una colección de

sistemas de bases de datos independientes, cooperativos, heterogéneos, que son

autónomos y que permiten compartir todos o algunos de sus datos. Una BDF aparenta ser

una BD normal y corriente, pero no tiene existencia física, es una vista lógica.

Catálogo de servicios de TI: Este catálogo recoge y describe los servicios de TI que la

entidad presta actualmente a las demás entidades y al público en general.

Conjunto de datos (Dataset): Unidad mínima de información sujeta a carga, publicación,

transformación y descarga en la plataforma.

CSV (Valores separados por coma): Formato abierto y sencillo para representar datos

en formato de tabla, en columnas separadas por comas (o punto y coma, donde la coma

es el separador decimal) y las filas son saltos de línea. Los campos que tienen una coma,

un salto de línea o una comilla doble, deben cerrarse entre comillas dobles. Las

extensiones que se utilizan son .csv y .txt.

Datos enlazados o linked data: Método de publicación de datos estructurados para que

puedan ser interconectados y más útiles. Se basa en tecnologías Web estándar, tales

como HTTP, RDF y los URI, pero en vez de utilizarlos para servir páginas web para los

lectores humanos, las extiende para compartir información de una manera que puede ser

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leída automáticamente por ordenadores. Esto permite que sean conectados y consultados

datos de diferentes fuentes.

Efecto mosaico: Combinación de información disponible de bases anonimizadas que

permite la identificación de los individuos. Es importante evitar este efecto para proteger

los datos de las personas.

Entidad: Organismos establecidos por la legislación Colombiana, los cuales tienen la

facultad de definir inventarios de datos y conjuntos de datos a publicar.

Formatos libres: Son formatos de archivo que se pueden crear y manipular para

cualquier software, libre de restricciones legales.

Formatos propietarios: Son formatos de archivo que requieren herramientas que no son

públicas.

PETI o PETIC: Plan Estratégico de Tecnologías de la Información el cual define la

estrategia de TI en la entidad para el periodo correspondiente. En ocasiones este plan

está incorporado dentro del Plan Estratégico Institucional.

Reutilización de datos: Producto que se elabora a partir de los datos públicos, puede ser

una visualización, una aplicación web, un servicio, un cuadro de mandos, una noticia o

una información, una gráfica, un dibujo, una gráfica dinámica entre otras cosas.

Reutilizadores de datos: Aquellas personas que con los Datos Abiertos como materia

prima elaboran productos o servicios, pueden ser tales como emprendedores, empresas,

ONG's, periodistas, hackers cívicos, o cualquier persona que tenga conocimientos del

tratamiento y la manipulación de los datos.

URL: Localizador de recursos uniforme, (sigla en inglés de uniform resource locator), es

una secuencia de caracteres, de acuerdo a un formato modélico y estándar, que se usa

para nombrar recursos en Internet para su localización o identificación. Referencia.

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VERSIÓN 1

6. GENERALIDADES

6.1 Impacto en la eficiencia de las instituciones

La información que no es clara y comprensible obliga a las entidades a destinar más

tiempo y recursos para aclararle al ciudadano información que estos perciben como poco

precisa y que no se ajusta a sus necesidades. Por ejemplo, ¿cuántos recursos asigna una

entidad para reescribir formularios confusos sobre trámites o servicios?, ¿cuántas

llamadas recibe un centro de contacto para aclarar información del sitio web de una

entidad?, ¿cuántos derechos de petición recibe una entidad solicitando una aclaración o

más información?

Tras la respuesta a estas preguntas se encuentra la justificación a la necesidad de

promover un compromiso por parte de los servidores públicos para ofrecer a los

ciudadanos información clara, comprensible, que se ajuste a la realidad y a sus

expectativas.

6.2 Costos de transacción para el ciudadano

La ausencia de información clara y completa también implica costos económicos para los

ciudadanos; por ejemplo, ¿qué sucede cuando un ciudadano se encuentra con una

información que no comprende?, ¿recurre a un tramitador?, ¿contrata a un abogado?,

¿se dirige directamente a la entidad para solicitar una aclaración?, ¿llama a una línea de

atención al ciudadano?

Cualquiera de estas opciones implica costos imprevistos para los ciudadanos que

comprometen tiempo o dinero adicional.

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6.3 Vulneración de derechos

Para ejercer con efectividad sus derechos, los ciudadanos deben entender la información

que el Estado les proporciona. Por ejemplo, ¿qué sucede cuando un ciudadano no

entiende una comunicación que describe un derecho, un trámite o un servicio?

Cuando las entidades públicas no se comunican con claridad, impiden, más allá de la

consecución de un trámite o servicio, el ejercicio de un derecho.

6.4 Proceso inefectivo de rendición de cuentas

La complejidad en el lenguaje conlleva prácticas de rendición de cuentas inadecuadas

que afectan la percepción de los ciudadanos:

Desconocimiento de las organizaciones del Estado, su funcionamiento y los

resultados de la gestión pública.

Pérdida de la oportunidad de evaluar, corregir y ajustar políticas y proyectos de la

Administración Pública, de acuerdo con las opiniones y los aportes que surjan del

diálogo con la población.

Menor transparencia en las acciones de los gobiernos y bajo interés sobre lo

público por parte de la ciudadanía.

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7. EL USO DEL LENGUAJE AL CIUDADANO

La Superintendencia Nacional de Salud buscará garantizar que los contenidos de sus

publicaciones sean claros, sencillos, directos y entendibles para todas las audiencias,

toda vez que la información publicada a través del sitio web de la Entidad va dirigida a los

usuarios del Sistema de Seguridad Social en Salud, funcionarios, entidades, privados,

vigilados y ciudadanos en general.

Cumplir con esta expectativa es posible si al interior de la Entidad se adopta "La Guía de

Lenguaje Ciudadano para la Administración Pública" establecida por el Departamento de

Planeación Nacional (DNP). Este documento se refiere a una forma de expresión clara,

precisa, completa y confiable que debe ser usada al informar y dialogar con los

ciudadanos por medio de mensajes que se transmitan en palabras, imágenes, informes,

documentos, videos o diálogos.

En esencia, se busca por medio de una estrategia de traducción del lenguaje

administrativo a uno cotidiano que contribuya a la formación de una cultura de

participación ciudadana.

Lo anterior no quiere decir que esta iniciativa pretenda entorpecer el lenguaje, sino, por el

contrario, enriquecer las formas de expresión a través de las cuales se llega a los

ciudadanos, de forma tal que la interpretación de las palabras, conceptos y mensajes no

se vea limitada por el tono institucional.

Este tipo de lenguaje debe usarse porque la Entidad busca que el ciudadano comprenda

la información para ejercer sus derechos, un hecho que además ayuda a enriquecer la

gestión pública, cuando éste entiende, habla y sugiere cambios a partir de lo que conoce.

Se trata de un aprendizaje de doble vía hacia y desde el ciudadano que cumple su

propósito fundamental cuando el mensaje tiene el mismo significado para ambas partes.

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SALUD

VERSIÓN 1

Además, busca definir las estructuras del lenguaje común para el intercambio de

información entre las organizaciones, con el fin de facilitar la gestión de la Entidad,

mejorar la relación con los ciudadanos, intercambiar información de calidad, estructurar la

información de forma estandarizada, entre otros.

Para el caso concreto de esta guía, informar no puede suplirse con el simple hecho de

divulgar la información en el sitio web de la Supersalud. Se cumple cuando se analiza las

características y el alcance de esta información, pero sobre todo, cuando se mantiene

actualizada.

En ese sentido, los funcionarios que elaboren y administren los diferentes contenidos del

sitio web deberán seguir las siguientes recomendaciones:

7.1 ¿Cómo comunicar e informar en lenguaje claro?

El Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) establece en la Guía de

Lenguaje Ciudadano cuatro pasos fundamentales para transformar el lenguaje técnico

que utilizan las entidades estatales en un lenguaje claro, de fácil comprensión para el

ciudadano:

• Primero: identificar los temas o contenidos que se quieren informar e identificar

quiénes son los interlocutores.

• Segundo: relacionar los conceptos con el contexto de la realidad del ciudadano:

con la cultura, la satisfacción de una necesidad, la prestación de un servicio

concreto.

• Tercero: convertir en lenguaje claro y sencillo los conceptos técnicos que se usan

en la administración pública u ofrecer definiciones en términos de fácil

comprensión para el ciudadano.

• Cuarto: definir las estrategias de comunicación, estableciendo los canales y

medios de comunicación para la interlocución (DAFP, 2001. p.19)

7.2 ¿Qué elementos se deben tener en cuenta para escribir en lenguaje claro?

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Las organizaciones internacionales Clarity, PLAIN y Center for Plain Language que

promueven y analizan el uso del lenguaje claro en textos oficiales establecen que el

propósito del lenguaje claro es comunicar de forma clara y efectiva, situando las

necesidades de la audiencia sobre cualquier otra consideración. Asimismo, establecen

tres elementos, así1 (Clarity, 2011):

• Contenido: redacción de ideas centrales e información que realmente es

relevante para el lector, utilizando oraciones cortas con estructuras simples y

palabras que sean de fácil comprensión para el lector.

• Estructura: se refiere a la organización del texto, de forma tal que tenga una

secuencia lógica.

• Diseño: se relaciona con el uso de ayudas visuales que pueden facilitar la lectura

del texto e indicar la información más relevante. Se recomienda el uso de

encabezados, negrilla, cursivas, viñetas, entre otros recursos.

7.3 Principio básico: pensar en la audiencia

El principal elemento para comunicar un mensaje en lenguaje claro consiste en pensar en

la audiencia que se le transmitirá. Es importante conocer las características del receptor

para identificar, entre otros aspectos, cuáles son sus intereses, necesidades, expectativas

y nivel de conocimiento; al igual que saber qué deben hacer los ciudadanos con la

información que reciban.

El Manual de Lenguaje Ciudadano elaborado por la Secretaría de la Función Pública de

México, recomienda responder preguntas como:

1 En el año 2007, representantes de las organizaciones internacionales en lenguaje claro Clarity, PLAIN y Center for Plain Language decidieron formar el grupo de trabajo International Plain Language para analizar temas relacionados con la implementación del uso de lenguaje claro en el ámbito internacional y la provisión de una definición estándar de dicho concepto.

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SALUD

VERSIÓN 1

¿Quiénes leerán el texto? Tal precisión implica establecer quién o quiénes leerán

el mensaje: ¿es un texto dirigido a los servidores públicos?, ¿es un texto que

afecta derechos y deberes y por lo tanto está dirigido a los ciudadanos?

¿El texto está dirigido a una persona o a un grupo de personas? Si el texto

tendrá varios lectores, se debe identificar el grupo de personas más interesado en

él. Sin embargo, también se debe incluir información y detalles que pueden ser

relevantes para otros grupos que quizá no tengan tanto interés en el texto pero

que por alguna otra razón lo leerán (SFP2, 2007).

¿Cuáles son los intereses de los lectores? No todas las personas tienen los

mismos intereses en el momento de leer un texto. Hay quienes leen para obtener

información con el fin de realizar un trámite o servicio, en tanto otros desean

consultar la oferta institucional. Pensar en los posibles intereses de las personas

ayuda a ordenar la información con base en lo que los lectores necesitan y desean

conocer.

¿Qué tanto sabe sobre el tema? Esta pregunta implica identificar si el lector tiene

un conocimiento previo; o si, por lo contrario, necesita de un contexto para

entender el tema.

¿Qué características tiene el lector? Se requiere identificar el perfil del lector.

Conocer su edad, género, entre otros, con el fin de escribir un texto que se ajuste

a sus características. No es lo mismo escribir una comunicación dirigida a una

entidad vigilada que redactar una comunicación dirigida a un ciudadano. También

se necesita identificar si el lector tiene algún conocimiento previo sobre la

información.

El uso de un lenguaje claro va más allá de lo que quiere informar el emisor del mensaje.

Se corre el riesgo de no lograr una verdadera comunicación, si solo se tiene en cuenta su

punto de vista, dejando de lado los intereses del receptor.

2 Secretaría de la Función Pública de México

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VERSIÓN 1

Las comunicaciones del Estado que están dirigidas a los ciudadanos requieren de un

enfoque especial que implica pensar constantemente en sus necesidades y expectativas.

7.4 Pasos para escribir en lenguaje claro

7.4.1 Esquema general: organizar, escribir, revisar y validar

La identificación de la audiencia resulta imprescindible para comunicarse de forma clara y

precisa y, para ello, es importante ponerse en los zapatos del lector para entender, como

se ha reiterado, sus expectativas y necesidades. Una vez se tiene claro esto, es

importante realizar un proceso que consta de cuatro pasos: organizar, escribir, revisar y validar.

7.4.1.1. Organizar las ideas

Organizar un documento antes de empezar a escribirlo es un paso fundamental, porque

de ese modo se asegura entender el propósito del documento e identificar cuáles son las

necesidades de la audiencia. Responda las siguientes preguntas antes de empezar a

escribir:

• ¿Qué estoy escribiendo?

• ¿Por qué lo estoy escribiendo?

• ¿Quién es el lector principal? ¿Hay otros?

• ¿Qué puntos busco comunicar?

• ¿Si pudiera decirle una sola frase al lector, qué le diría?

• ¿Cómo reaccionaría el lector ante esta frase?

7.4.1.2. Utilice la estructura básica de un texto

La estructura básica para organizar un documento contiene tres secciones:

Introducción: Se debe ofrecer al lector un contexto general y dar respuestas cortas a

preguntas como ¿cuál es el propósito del documento?, ¿cómo afecta o está relacionado

con el lector?, ¿por qué es importante?, ¿cómo está organizado?

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SALUD

VERSIÓN 1

Cuerpo: En esta sección se desarrollan las respuestas a las preguntas planteadas en la

introducción.

Conclusión: Se retoman las ideas centrales y se concluye con una idea final; en ella se le

explica al lector qué debe hacer a continuación.

7.4.1.3. Presente en primer lugar la información que le aplica a toda su audiencia

Tenga en cuenta que en algunos casos no toda la información que se presenta aplica

para toda su audiencia. Hay determinada información como condiciones y excepciones

que aplican únicamente para perfiles específicos de la audiencia. En este sentido,

reconozca a su público (características, necesidades y expectativas de los ciudadanos

que le consultan) y enfoque su comunicación de la manera más asertiva.

Ejemplo 1

Más complicadoEl usuario que requiere informar a la Superintendencia Nacional de Salud las

inconformidades o insatisfacciones particulares o generales, sobre el aseguramiento, la

prestación de los servicios o cualquier otra irregularidad en la aplicación y cumplimiento

de las normas del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Todos los usuarios que requieran formular su inconformidad deben llevar la siguiente

documentación:

• Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

• Solicitud escrita.

Más simple

Quienes necesiten formular una inconformidad frente a la aplicación y cumplimiento de las

normas del Sistema General de Seguridad Social en Salud debe presentar:

• Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

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SALUD

VERSIÓN 1

• Solicitud escrita.

7.5 Use encabezados para guiar al lector

Asegúrese de usar títulos y subtítulos que realmente describan el contenido o el propósito

de cada sección. Para elaborar los encabezados, según el mensaje que necesite

comunicar, use uno de los tres tipos existentes:

Tipo de Encabezado Ejemplo

Encabezados tipo pregunta: ¿Cómo formular una petición, queja,

reclamo o denuncia?

Encabezados tipo afirmación: Formule su petición, queja, reclamo o

denuncia.

Encabezados por tema: Formulario de peticiones, quejas, reclamos

o denuncias.

Los encabezados indican cómo está estructurado el texto, con ellos se destacan los

títulos de los distintos apartados o secciones del documento.

Ejemplo 2

Más complicado

Paso 1: Alistar la documentación requerida para proceder con la Autorización de reformas

estatutarias, procesos de escisión y fusión de vigilados y cualquier otro cambio de

composición accionaria.

o Solicitud debidamente suscrita por el Representante Legal.

o Acta de asamblea de accionistas en la cual fue aprobado el respectivo

proceso.

o Proyecto de escisión, fusión o reforma estatutaria.

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SALUD

VERSIÓN 1

o Convocatoria de asamblea. Con cuadro de composición accionarios,

poseer relación de socios.

o Estados financieros. Dictaminados, balances de la compañía

Paso 2: Para radicar su solicitud puede realizarlo de manera presencial a través de

nuestros puntos de atención.

Más Simple

Paso 1: Aliste los documento para la Autorización de reformas estatutarias, procesos de

escisión y fusión de vigilados y cualquier otro cambio de composición accionaria.

o Solicitud debidamente firmada por el Representante Legal.

o Acta de asamblea de accionistas en la cual fue aprobado el respectivo

proceso.

o Proyecto de escisión, fusión o reforma estatutaria.

o Convocatoria de asamblea. Con cuadro de composición accionarios, y

relación de socios.

o Estados financieros. Dictaminados, balances de la compañía

Paso 2: Radique su solicitud de forma presencial en nuestros puntos de atención.

7.5.1 Separe la información en secciones cortas

Las secciones largas dan la impresión de que el documento es difícil de entender. El uso

de secciones cortas hace posible dividir la información y facilita su comprensión. Para

separación se recomienda el uso de encabezados informativos (sección 4.1.4).

Ejemplo 3

Más complicado

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SALUD

VERSIÓN 1

El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano es un instrumento de tipo preventivo

para el control de la gestión institucional, el cual se elabora anualmente y se enmarca en

cuatro componentes:

Riesgos de corrupción y acciones para su manejo, estrategia anti trámites, rendición de

cuentas, mecanismos para mejorar la atención al ciudadano y transparencia y acceso a la

información pública.

El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano está contemplado en el Modelo

Integrado de Planeación y Gestión, que articula el quehacer de las entidades, mediante

los lineamientos de cinco políticas de desarrollo administrativo y el monitoreo y evaluación

de los avances en la gestión institucional y sectorial.

Más simple

¿Qué es el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano?

El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano es un instrumento de tipo preventivo

para el control de la gestión institucional, el cual se elabora anualmente y se enmarca en

cuatro componentes.

¿Cuáles son los 4 componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano?

1. Riesgos de corrupción y acciones para su manejo,

2. estrategia anti trámites,

3. rendición de cuentas,

4. mecanismos para mejorar la atención al ciudadano y transparencia y

acceso a la información pública.

¿Dónde está contemplado el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano?

El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano está contemplado en el Modelo

Integrado de Planeación y Gestión, que articula el quehacer de las entidades, mediante

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OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

los lineamientos de cinco políticas de desarrollo administrativo y el monitoreo y evaluación

de los avances en la gestión institucional y sectorial.

7.5.1.1 Use ayudas visuales

El uso de elementos visuales: tablas, listas, viñetas y otros, facilita la lectura de un

documento haciendo que se pueda encontrar la información facilidad y rapidez. Un texto

con ayudas visuales invita al lector a leer.

Para presentar Use Ejemplo

Serie de elementos

Lista con viñetas

Se usa cuando el orden

de los elementos no

importa.

Debe llevar la siguiente documentación:

• Cédula de ciudadanía

• Registro civil de nacimiento

Serie de elementos

Lista con números

Se usa cuando el orden

sí importa.

Para formular una PQRD realice los

siguientes pasos:

1) Ingrese a

www.supersalud.gov.co

2) Haga clic en el botón “PQRD -

Peticiones, Quejas, Reclamos y/o

Denuncias”

3) Diligencie el formulario y al

finalizar haga clic en el botón

“Enviar”.

Secuencia de actividades

Tabla de actividades

Compuesta por filas

(horizontales) y

columnas (verticales).

Actividad Descripción

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SALUD

VERSIÓN 1

El nombre de cada

columna, debe ser

único y con un tipo de

concepto asociado. En

cada fila que compone

la tabla se incluyen los

datos correspondientes;

también pueden quedar

espacios en blanco.

Criterios de decisión

Tabla si/entonces

Esta herramienta ayuda

a comunicar a los

ciudadanos qué ocurre

si se dan unas

circunstancias

específicas.

Si… Entonces…

7.6 Escribir el documento

Para la composición de documentos siempre esté atento a las oraciones y palabras que

utiliza.

7.6.1 Use oraciones cortas

Las oraciones largas son más difíciles de leer porque saturan la memoria a corto plazo y

pueden enredar las ideas (SFP, 2004, p. 46).

Ejemplo 4

Más complicado

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OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

1. COSALUD EPS S.A., es una empresa autónoma e independiente, comercial

del tipo de las anónimas, constituidamediante escritura pública 753 del 22 de

marzo de 2007, otorgada en la Notaría 30 de Bogotá D.C. e inscrita en la

Cámara de Comercio de Bogotá. Está autorizada por la Superintendencia

Nacional de Salud mediante Resolución 371 del 3 de abril de 2008 que la

habilita como empresa promotora de salud del régimen contributivo del

Sistema General de Seguridad Social en Salud. 2. Presentamos a usted

excusas por las incomodidades generadas y le informamos que su inquietud,

es importante para nosotros, pues de esta manera podemos mejorar la

atención a los afiliados a nuestra entidad. 3. XXXXXXX EPS S.A., en cabeza

de la Coordinación de servicios Hospitalarios, ha iniciado los procedimientos

que corresponden a la revisión y análisis de su caso, con el objeto de

identificar situaciones que requieran implementar medidas correctivas o planes

de mejoramiento necesarios para garantizar la calidad en la prestación de los

servicios de salud ofrecidos, en su caso trabajando con el área de Referencia y

Contrarreferencia para que no se vuelvan a presentar estos inconvenientes. 4.

Es importante mencionar que el señor XXXXX XXXXX recibirá toda la atención

médica pertinente en el proceso de hospitalización, según la evolución clínica

al tratamiento en este momento en la IPS Clínica El Porvenir…

Más simple

COSALUD EPS S.A. después de revisar su caso, le informa que se ha determinado que

el señor XXX XXXX recibirá toda la atención médica pertinente en el proceso de

hospitalización, según la evolución clínica al tratamiento que recibe en este momento en

la IPS Clínica El Porvenir.

7.6.2 Simplifique la estructura de las oraciones

Oración es la mínima unidad con significado pleno. Para usar el lenguaje claro escriba

oraciones aplicando la siguiente fórmula, conocida como el orden lógico de la oración:

24


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

Ejemplo 5

Evite separar el sujeto del verbo de la oración.

Más complicado

Para alcanzar los resultados esperados y cumplir con los términos legales, las entidades

vigiladas deben ser notificadas en el mes de junio.

Más simple

Las entidades vigiladas deben ser notificadas en el mes de junio, para alcanzar los

resultados esperados y cumplir con los términos legales.

Ejemplo 6

Más complicado

El contratista, en cumplimiento con lo establecido en la Circular XXXX del Área de XXXXX

XXXXX, debe presentar el informe mensual de resultados para hacer efectivo el pago de

honorarios.

Más simple

El contratista debe presentar el informe mensual de resultados para hacer efectivo el pago

de honorarios, así cumple con lo establecido en la Circular XXXX del Área de XXXXX

XXXXX

25

ORDEN LÓGICO SUJETO VERBO COMPLE-

MENTO


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

7.6.3 Utilice voz activa

La voz activa indica que el sujeto es a la vez agente de la acción verbal3. La voz activa en

una oración presenta las siguientes características:

• Involucra al lector en la acción.

• Requiere menos palabras.

• Capta la atención del sujeto que tiene que realizar la acción.

Por lo contrario, en la voz pasiva el sujeto no realiza, sino que está recogido en el

complemento agente.

Voz pasiva (más complicado) Voz activa (más simple)

Las cuentas trimestrales no podrán ser

aprobadas por el Comité mientras los

documentos pertinentes no sean

examinados por los expertos.

El Comité no podrá aprobar las cuentas

trimestrales mientras los expertos no

examinen los documentos pertinentes.

Fuente: Comisión Europea

7.6.4 Use palabras sencillas

Las palabras complejas hacen que el lector se sienta incómodo con la lectura y la

complican. El uso de palabras sencillas en una comunicación no reduce la calidad del

escrito; Por lo contrario, con él se gana credibilidad y confianza en el lector.

Más complicado Más simple

clarificar aclarar

coadyuvar contribuir

complejidad dificultad

diferenciar distinguir

3 Tomado de Mirela Martínez, M.E. (1997). Gramática moderna. Gramática española. Barcelona, España: Ediciones EuroMéxico.

26


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

ejecutar Hacer

efectuar Hacer

ejemplificar dar ejemplo

inclusive incluso

intencionalidad intención

numerosos muchos

óptimo mejor

problemática problema

rol papel, función

terminación Final

conspicuo sobresaliente

denominación nombre

7.6.5 Evite el uso de palabras innecesarias

Cuando escriba para los ciudadanos pregúntese si todas las palabras aportan información

y si podría decir lo mismo con menos palabras (SFP, 2004)

Ejemplo 7

Más complicado

En el evento en que su solicitud dé lugar a la apertura de una investigación administrativa,

le comunicaremos para efectos de que si así lo considera, se haga parte de la misma para

hacer valer sus derechos en los términos establecidos en la ley.

Más simple

Si por su solicitud se determina la apertura de una investigación administrativa, le

informaremos para que haga parte de la de la misma.

27


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1


habida cuenta de que como

cierto número de algunos

de conformidad con en / según

en el marco de, con base en en / según

por consiguiente por tanto

con el objetivo de para

en caso de que Sí

si no fuera ese el caso de no ser así

si se diera ese caso en ese caso

en relación con, relativo a, con respecto a, sobre

en referencia a, con respecto a acerca de

a fin de para

a nivel personal personalmente

como efecto de porque

en vista de que Por

con anterioridad a antes de

con objeto de, con el propósito de para

debido al hecho que porque

llevar a cabo realizar

Fuente: Comisión Europea (s.f). SFP (2004)

7.6.6 Use verbos en lugar de sustantivos


poner en consideración considerar

28


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

dar comienzo comenzar

llegar a la conclusión concluir

poner de manifiesto manifestar

7.6.7 Use un tono y lenguaje adecuado

El tono que debe usarse en una comunicación depende del propósito y el contexto en que

se desarrolle. Algunas veces se escribe de forma muy formal y en otras, la ocasión

determina que no es necesario. Siempre será diferente escribir un texto formal qué

escribir un correo electrónico.

No hay reglas universales para determinar el tono de una comunicación, según el modo

particular de expresión puede ser formal o informal. Ambas formas son correctas. El tono

depende de a quién va dirigido el texto y del propósito del mensaje.

Texto formal

Estimado señor XXXXX:

Le comunico que debido a causas de fuerza mayor, me será imposible asistir a la reunión

que teníamos prevista para el próximo jueves.

Sin otro particular, me despido en espera de una pronta respuesta.

Atentamente,

Texto informal

Buenas tardes XXXXX.

Infortunadamente el jueves no podré ir a la reunión. Quedamos en contacto.

Saludos,

29


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

7.7 Revisar el documento

Una vez terminado un documento debe revisarlo varias veces para identificar errores

gramaticales, ortográficos, mejorar la organización y su presentación.

Es recomendable que un tercero lo revise para que pueda encontrar errores que

probablemente el escritor no pudo percibir; además, puede analizar el texto desde una

perspectiva más crítica poniéndose en el lugar del lector.

El Manual de Lenguaje Ciudadano de la Secretaría de la Función Pública de México

recomienda revisar un texto teniendo en cuenta los siguientes puntos:

• Eliminar la información innecesaria.

• Agregar detalles necesarios.

• Mejorar la presentación

• Organizar mejor las ideas.

• Simplificar las oraciones.

• Precisar la información.

• Revisar errores ortográficos y gramaticales.

• Eliminar errores.

7.7.1 Validar el documento

La efectividad de una comunicación se puede medir a través de la retroalimentación y los

comentarios que haga la audiencia a la cual está dirigida.

Recordemos que la definición de lenguaje claro se enfoca principalmente en satisfacer las

necesidades de la audiencia, de tal forma que pueda:

• Encontrar lo que busca.

• Entender lo que encuentra.

• Usar lo que encuentra de forma fácil y rápida.

30


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

7.8 Características de los contenidos

La presente guía está alineada con las indicaciones que señalan el Departamento

Administrativo de la Función Pública y el Departamento Nacional de Planeación, por lo

cual, los contenidos web que genere la Superintendencia Nacional de Salud, deben tener

las siguientes características:

7.8.1 Los contenidos deben ser entendibles, agradables y de fácil uso

Los contenidos deben ser claros, precisos y de lenguaje sencillo. No debe dejar dudas

sobre el mensaje que se desea transmitir. Se debe tener en cuenta que serán utilizados

por personas de diferentes niveles de educación y de diferentes regiones del país.

No se deben usar abreviaturas o siglas. Si se necesita utilizar abreviaturas o siglas,

éstas deben ir referenciadas después de que son utilizadas por primera vez, entre

paréntesis, inmediatamente después del texto al que hacen referencia.

No se deben usar tecnicismos. Si es estrictamente necesario utilizarlos, se debe explicar

el significado del mismo inmediatamente después de que es utilizado por primera vez,

incluyendo la explicación dentro de paréntesis.

No se deben utilizar términos en idiomas extranjeros. Cuando se hace necesario su uso,

estos términos deben presentarse de forma que se diferencien del resto (escribiendo el

término en cursiva) y deben ser explicados inmediatamente después de la primera vez

que son utilizados. En las fechas, no se deben utilizar abreviaturas para el nombre del

mes.

Se deben seguir las reglas sintácticas (Las reglas sintácticas son la forma y el orden en el

que se construyen las oraciones de tal manera que sean claras para todas las personas

que hablan un mismo idioma.), gramáticas y ortográficas del idioma español, de acuerdo

con la Real Academia Española.

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OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

7.8.2 Los contenidos deben ser vigentes, relevantes, verificables y completos

Los contenidos que la Superintendencia Nacional de Salud publique por medios

electrónicos deben ser vigentes, relevantes, verificables, completos, que genere algún

beneficio para los usuarios y que no dé lugar a interpretaciones erradas. De igual forma,

se debe evitar cualquier tipo de distorsión o interpretación de la información que va a ser

publicada.

En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad, se debe incluir la

fuente de donde fueron tomados.

Cuando se publique información en forma de artículos, la información debe provenir de

fuentes totalmente confiables. Si la fuente no es totalmente confiable o si no se tiene

certeza de la fuente de donde proviene, la información debe ser corroborada al menos

con tres (3) fuentes adicionales, identificando las fuentes al final del artículo.

Cuando se publique información en archivos para descargar, se debe indicar la fecha de

publicación o de su última actualización. Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro

material gráfico que se utilice, deben estar acordes con los textos. Cuando este tipo de

material sufre algún tipo de tratamiento técnico (por ejemplo: montajes, composición,

transparencias, etc.), se debe indicar claramente en el pie del material que éste ha sido

tratado y ha sufrido modificaciones de su versión original.

7.8.3 Los contenidos no deben ser ofensivos ni discriminatorios

Los contenidos que la Superintendencia Nacional de Salud publique por medios

electrónicos, de ninguna forma pueden ser considerados como ofensivos, sexistas,

racistas, discriminatorios, obscenos, en la medida que contenidos ofensivos atentan

contra derechos fundamentales. En todo momento se debe tener presente que se trata de

la imagen de la Entidad y el Estado.

32


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza, género, religión, origen étnico,

localización geográfica, orientación sexual, discapacidad, apariencia física o estrato

social.

Los contenidos que se provean no deben reflejar los intereses, deseos, gustos ni ningún

otro tipo de tendencia de sectores en particular. Igualmente, no deben reflejar posiciones

políticas, religiosas, económicas ni de ninguna otra forma, que puedan indicar

preferencias con grupos específicos.

No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso común en algún

lugar del país pero que en otras regiones pueden ser consideradas ofensivas.

7.8.4 Los contenidos deben mantener la privacidad

No se deben ofrecer contenidos que revelen aspectos confidenciales de las personas o

entidades, que afecten el buen nombre o que puedan generar efectos legales adversos a

las entidades que publiquen la información. Es importante en este punto tener claros

conceptos jurídicos tales como indagatorias, llamado a juicio o demás, que de una u otra

forma están afectando la condición jurídica de las personas o las instituciones.

No se deben ofrecer contenidos con información clasificada y reservada, de conformidad

con la ley.

En el caso de antecedentes penales o disciplinarios, sólo se ofrecerán contenidos cuando

se trate de antecedentes definitivos, en los casos en que aplique, se deberán mantener

actualizados y se excluirán nombres de las personas cuando los antecedentes dejen de

tener vigencia.

En los casos en que se solicite información de los particulares, se aclarará que la misma

sólo será utilizada para los fines para los cuales se solicita la información y que no será

divulgada a terceros sin consentimiento de quien suministra la información, salvo en los

casos previstos por la ley colombiana.

33


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

7.8.5 Los contenidos deben conservar el derecho de autor y de propiedad intelectual

Las obras protegidas por el derecho de autor que se encuentren dentro de los sitios Web

hacen parte del patrimonio de la entidad pública y por lo tanto son considerados bienes

fiscales, razón por la cual su utilización debe estar expresamente autorizada y así mismo

se debe informar claramente al ciudadano qué puede hacer y qué no, con el material

alojado.

Si una entidad pública desea hacer uso (reproducción, transformación, o puesta a

disposición) de materiales y obras protegidas por el derecho de autor, debe cerciorarse de

contar con la debida autorización del titular de los derechos sobre dicho material.

La protección del derecho de autor se aplica sobre los textos, imágenes, dibujos, fotos y

cualquier otro material gráfico, sonoro o visual y los programas informáticos y bases de

datos. Cualquier material de este tipo que sea tomado de alguna fuente externa a la

entidad debe ser considerado como una cita textual, por lo cual debe ir entre comillas

dobles (" ") y se debe incluir la referencia del lugar donde fue tomada la cita, con al

menos, los siguientes datos: autor(es), libro u otra fuente del cual fue tomada, fecha de

publicación.

La protección de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se

observarán en lo relativo a marcas, nombres comerciales, logos, , nombres de dominio,

secretos empresariales, saber-hacer, diseños industriales, patentes, modelos de utilidad y

derecho de autor.

En caso que se detecten errores, omisiones, malas interpretaciones o cualquier situación

en la que el contenido quede en duda, se debe corregir esta información de la manera

más diligente.

El desconocimiento de las normas vigentes en materia de derechos de autor, derechos de

propiedad intelectual y de propiedad industrial puede generar acciones civiles o penales.

34


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

8. INFORMACIÓN MÍNIMA A PUBLICAR

El acceso a la información es un derecho constitucional y una condición básica para

prevenir riesgos de corrupción, al elevarse los niveles de transparencia de la gestión

pública.

Uno de los primeros pasos para cumplir con este fin tiene que ver con la actualización de

la información mínima a publicar, de tal manera que sea fácil de usar y ubicar por parte de

los ciudadanos “De conformidad con lo establecido en la Ley N° 1712 de 2014,

atendiendo los mandatos del Título 1 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto N° 1081 de

2015 “Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”, Decreto

1080 de 2015 (Único del Sector Cultura) que compila el Decreto 103 de 2015

(reglamentario de la Ley 1712 de 2014), y atendiendo los postulados de la Estrategia de

Gobierno en Línea establecida en el Título 9 Capítulo 1 del Decreto N° 1078 de 2015, los

sujetos obligados por el artículo 5 de la Ley 1712 de 2014 deben publicar en su sitio web

las siguientes categorías de información:”. En el siguiente cuadro quedarán identificadas

las categorías, áreas responsables y la periodicidad de actualización de la información.

8.1 Mecanismos de contacto con el sujeto obligado

Contiene la información relacionada con los datos básicos de la Supersalud,

especificando los canales de comunicación para los ciudadanos, usuarios y grupos de

interés disponibles. La siguiente información debe publicarse en el pie de página.

Aspecto Responsable Periodicidad

Los espacios físicos destinados para el

contacto de los ciudadanos con la

Supersalud

Delegada para la Protección al

Usuario

Cuando se requiera

35


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

Los teléfonos fijos y móviles, líneas

gratuitas y fax, incluyendo el indicativo

nacional e internacional, en el formato

(57+Número del área respectiva)


Usuario.

Oficina Asesora de


Imagen Institucional.

Oficina de Tecnologías de la

Información

Cuando se requiera

Correo electrónico institucional destinado

por la Supersalud para la recepción de

solicitudes de información


Usuario


Información

Cuando se requiera

Correo físico o postal destinado por la

Supersalud para la recepción de

solicitudes de información


Usuario


Información

Cuando se requiera

Link al formulario electrónico de

solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y

denuncias


Información

Oficina Asesora de


Imagen Institucional.

Cuando se requiera

Localización física, sucursales o

regionales, horarios y días de atención al

público


Usuario

Cuando se requiera

Correo electrónico para notificaciones Oficina Asesora Jurídica Cuando se requiera

36


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

judiciales

Oficina Asesora de



Políticas de seguridad de la información

del sitio web y protección de datos

personales


Información

Oficina Asesora Jurídica

Cuando se requiera

8.2 Información de interés

Contiene los conjuntos de datos abiertos que publica el sujeto obligado, así como aquella

información adicional de interés para los ciudadanos, usuarios y grupos de interés

disponibles.


Publicación de datos abiertos Oficina Asesora de Planeación Cuando se generen

Estudios, investigaciones y otras

publicaciones

Oficina Asesora de Planeación Cuando se generen

Convocatorias Secretaría General – Grupo de

Talento Humano – Grupo de

Contratación de Bienes y

Servicios

Cuando se requiera

Preguntas y respuestas frecuentes Delegada para la Protección al

Usuario

Semestral

Glosario Delegada para la Protección al Semestral

37


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

Usuario

Noticias Oficina Asesora de



Cuando se requiera

Calendario de actividades Oficina Asesora de



Cuando se requiera

Información para niños, niñas y

adolescentes


Usuario

Oficina Asesora de




Información

Cuando se requiera

8.3 Estructura orgánica y talento humano

Contiene la información sobre las funciones y la estructura de la Supersalud, así como

directorios de servidores públicos, entidades y grupos de interés.


Misión y visión Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera

Funciones y deberes Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera

Procesos y procedimientos Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera.

Organigrama Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera

38


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

Secretaría General – Grupo de

Talento Humano

Oficina Asesora de



Directorio de información de servidores

públicos, empleados y contratistas

Secretaría General - Grupo de

Talento Humano

Secretaría General - Grupo de


Servicios

Cuando se requiera

Directorio de entidades que conforman el

sector salud y protección social

Oficina Asesora de



Cuando se requiera

Directorio de agremiaciones, asociaciones

y otros grupos de interés

Oficina Asesora de




Usuario

Cuando se requiera

Ofertas de empleo Secretaría General - Grupo de

Talento Humano

Cuando se requiera

8.4 Normatividad

39


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

Contiene la información relacionada con la normatividad que rige a la Supersalud,

determina su competencia y le es aplicable a su actividad, así como aquella que produce

para el desarrollo de sus funciones.

Esta información se debe publicar en PDF en formato texto (no imagen, no fotocopia.)


Leyes Oficina Asesora Jurídica Cuando se requiera

Decretos Oficina Asesora Jurídica Cuando se requiera

Resoluciones Secretaría General Cuando se requiera

Circulares Secretaría General Cuando se requiera

8.5 Presupuesto

Contiene la información relacionada con el proceso presupuestal.

Esta información se debe publicar en formato abierto (.CVS o .TXT)


Presupuesto general Secretaría General - Grupo de

Presupuesto

Anual

Ejecución presupuestal histórica anual Secretaría General - Grupo de

Presupuesto

Anual

Estados financieros Secretaría General - Grupo de

Presupuesto

Anual

40


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

8.6 Planeación

Contiene la información relacionada con las políticas y lineamientos de la Supersalud, así

como con los procesos de planeación, incluyendo la construcción participativa con la

ciudadanía.


Políticas, lineamientos y manuales

institucionales

Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera

Planes estratégicos Oficina Asesora de Planeación. Anual

Plan anticorrupción y atención al

ciudadano (estrategia de rendición de

cuentas, mecanismos para mejorar la

atención al ciudadano, estrategia de

racionalización de trámites)

Oficina Asesora de Planeación Anual

Plan de acción Oficina Asesora de Planeación Anual

Programas y proyectos en ejecución Oficina Asesora de Planeación Enlace al

Banco de Programas y

Proyectos de Inversión,

donde se registró el

proyecto

Informe de avance de metas, objetivos e

indicadores de gestión

Oficina Asesora de Planeación Cada 3 meses

Mecanismos de participación ciudadana Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera

Informes de empalme (Cambios de

Superintendente)


41


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

8.7 Control

Contiene la información relacionada con los informes, planes de mejoramiento, entes y

mecanismos de supervisión y control.


Informes de gestión Oficina Asesora de Planeación Anual

Reportes de seguimiento de Control

Interno

Oficina de Control Interno Cada 4 meses

Reportes de auditorías de Control Interno Oficina de Control Interno Cada 4 meses

Informe de rendición de cuentas a los

ciudadanos incluyendo las respuestas a

las solicitudes realizadas por los

ciudadanos, antes y durante el ejercicio de

rendición


Informes a organismos de inspección,

vigilancia y control

Oficina de Control Interno Cuando se requiera

Planes de mejoramiento Oficina de Control Interno Cuando se requiera

Entes de control que vigilan la Supersalud Oficina de Control Interno Cuando se requiera

Información para población vulnerable Delegada para la Protección al

Usuario

Oficina Asesora de



Cuando se requiera

Informe de demandas contra la

Supersalud

Oficina Asesora Jurídica – Grupo

de Defensa Judicial

Cuando se requiera

42


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

8.8 Contratación

Contiene la información relacionada con los procesos contractuales que adelanta la

Supersalud, contemplados en la Ley 1712 de 2014.

Esta información se debe publicar en formato abierto (.CVS o .TXT)


Publicación de la gestión contractual Secretaria General - Grupo de


Servicios

Cuando se requiera

Publicación de la ejecución de contratos Secretaria General - Grupo de


Servicios

Mensual

Publicación de procedimientos,

lineamientos y políticas en materia de

adquisición y compras

Secretaria General - Grupo de


Servicios

Cuando se requiera

Publicación del Plan Anual de

Adquisiciones

Secretaria General - Grupo de


Servicios

Anual

8.9 Trámites y servicios

Contiene la información detallada de los trámites y servicios que la Supersalud presta a

los ciudadanos, usuarios o grupos de interés.

43


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1


Trámites y servicios Oficina Asesora de Planeación Cuando se requiera

8.10 Instrumentos de gestión de información pública

Contiene los instrumentos y mecanismos para la gestión de la información pública,

establecidos en la Ley 1712 de 2014 y de manera específica, en el artículo 2.1.1.5.1 del

Decreto 1081 de 2015.


Registro de activos de información Secretaria General – Grupo de

Gestión Documental


Información

Anual

Índice de información clasificada y

reservada

Oficina Asesora Jurídica Anual

Esquema de publicación de información Oficina de Tecnologías de la

Información

Administradores de contenido del

sitio web

Anual

Programa de gestión documental Secretaria General – Grupo de Anual

44


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

Gestión Documental

Tablas de retención documental Secretaria General – Grupo de

Gestión Documental

Cuando se requiera

Costos de reproducción

Mecanismos para presentar quejas y

reclamos en relación con una acción u

omisión de la Supersalud


Usuario.

Cuando se requiera

Informe de peticiones, quejas, reclamos

denuncias y solicitudes de acceso a la

información.


Usuario.

Semestral

9. INFORMACIÓN PUBLICADA NO RELACIONADA EN LA LEY DE TRANSPARENCIA

Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. LEY 1712 DE 2014

Para los contenidos que no están relacionados en la Ley de Transparencia y Acceso a la

Información Pública se identificarán sus categorías, áreas responsables y la periodicidad

de actualización de la información, mediante el esquema de publicación de la Entidad.

10. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SITIO WEB

Pensar en un sitio web eficiente y eficaz que busque llegar a cada uno de los ciudadanos

es posible si cada una de las áreas que componen la Entidad se identifica con el fin

general de tener un sitio web que responda con los mejores estándares de calidad.

Motivados precisamente en que este es el camino correcto, a partir de la expedición de la

presente guía, se establecen los siguientes lineamientos:

10.1 El sitio web, una responsabilidad de todas las áreas

45


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

Los contenidos que se publiquen en el sitio web serán responsabilidad de cada

una de las áreas de las cuales provenga la información, en especial de los

administradores que tengan acceso a ella. Esto quiere decir que si bien la Oficina

de Tecnologías de la Información, la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina

Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, apoyarán, para

algunos casos, el acompañamiento; el proceso de gestión, seguimiento, control,

verificación y actualización, es competencia y responsabilidad de cada área que

solicite o realice el cargue de los contenidos.

Los administradores de contenido de cada área realizarán un seguimiento

mensual para verificar el estado y respectiva actualización de su información, de

forma tal que esta no genere confusión a los usuarios y sirva como material

vigente y de consulta.

Los administradores de contenido de cada área, deben garantizar que cada

contenido cargado al sitio web cuente con la metadata4 diligenciada en su

totalidad.

Cada área deberá cumplir con los estándares de estilo y orden gramatical

señalados en este documento, con el fin de mantener y preservar la línea editorial

del sitio web.

Toda pieza de diseño que involucre o haga alusión a un tipo de información de la

Entidad deberá ser creada por la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas

e Imagen Institucional, razón por la cual solo serán objeto de publicación aquellos

diseños y piezas que cuenten con el previo acompañamiento y aprobación de ésta

Oficina.

Los procesos de cargue de información o habilitación de espacios deberán contar

con las instrucciones previas de la Oficina de Tecnología de la Información, con el

fin de tener el respaldo tecnológico necesario que permita garantizar la adecuada

administración de la plataforma.

4 Los metadatos son datos estructurados que describen la información de un contenido.

46


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

La Oficina de Tecnologías de la Información deberá garantizar el cumplimiento de

los lineamientos técnicos contenidos en los manuales de accesibilidad y usabilidad

establecidos por Gobierno en Línea y establecerá los protocolos de seguridad de

la información exigidos por esta directriz presidencial.

Los espacios para la publicación de la información en la página de inicio del sitio

web de la Entidad, serán establecidos por la Oficina Asesora de Comunicaciones

Estratégicas e Imagen Institucional, con el propósito de conservar la estructura de

la página. En ese sentido, se entenderá que ninguna dependencia podrá solicitar

espacios exclusivos para el cargue de la información.

La Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional

y la Oficina de Tecnología de la Información coordinarán de manera

conjunta la incorporación de los contenidos en el sitio web de la Entidad.

10.2 Claves de administración del sitio web

Cada área debe designar como mínimo dos responsables para la administración y

cargue de contenidos en el sitio web de la Entidad. La cantidad de funcionarios

con permisos de administración se establece bajo los siguientes parámetros:

o Las áreas que cuente con direcciones, subdirecciones o coordinaciones,

podrá asignar un máximo de dos (2) funcionarios con permisos de

administración de contenidos, por cada dirección, subdirección o

coordinación.

o Las áreas que no cuenten con direcciones, subdirecciones o

coordinaciones, podrán contar con un máximo de dos (2) funcionarios con

permisos de administración de contenidos.

o En caso de que la(s) persona(s) designada(s) no pueda(n) realizar el

seguimiento necesario a la información, cambien los administradores de

contenido o, por alguna otra razón, es responsabilidad del jefe inmediato

solicitar la asignación de nuevos responsables mediante el procedimiento

correspondiente.

47


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

10.3 Compromisos de la Oficina Asesora de Comunicaciones e Imagen Institucional

La Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional, como garante de la estructura e

imagen del sitio web de la Entidad, se compromete a:

Asesorar y definir las estrategias comunicativas y de socialización que requieran

las diferentes áreas misionales de la Entidad para dar a conocer sus objetivos,

proyectos, procesos y actividades a través del sitio web y los medios electrónicos

disponibles.

Coordinar y diseñar las piezas gráficas y de imagen que apoyen y sustenten los

contenidos informativos.

Escribir y publicar los comunicados de prensa o notas periodísticas sobre las

acciones de la Entidad.

Actualizar los banners rotativos del portal web, con información permanente de la

Entidad, previa solicitud de las áreas.

Publicar de manera periódica el listado de eventos, talleres de socialización o

capacitaciones realizadas por la Entidad en todo el territorio nacional, a través del

Calendario de Eventos, previa solicitud de las diferentes áreas.

Preservar y mantener la identidad gráfica y corporativa, de acuerdo con los

lineamientos de la Alta Consejería para las Comunicaciones de la Presidencia de

la República.

48


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

11. DATOS ABIERTOS5

Según la carta Internacional de Datos Abiertos6 , indica que son datos digitales que son

puestos a disposición con las características técnicas y jurídicas necesarias para que

puedan ser usados, reutilizados y redistribuidos libremente por cualquier persona, en

cualquier momento y en cualquier lugar.

11.1 Principios que rigen los datos abiertos de la Superintendencia Nacional de Salud:

Primarios: Obtenerse en la fuente de origen, con el más alto nivel de detalle posible, no

en forma agregada ni modificada.

Accesibles: Estar disponibles para el rango más amplio de usuarios y para el rango más

amplio de propósitos.

Completos: Reflejar la totalidad del tema y contener el mayor detalle posible,

garantizando que la información suministrada sea suficiente y consistente y que no

contenga datos nulos.

Procesables por Máquinas: Encontrarse en formatos que permitan el procesamiento

automático.

No Propietarios: Estar disponibles en un formato sobre el cual ninguna entidad tenga

control exclusivo.

Oportunos y Actualizados: Estar disponible tan rápido como sea necesario para

garantizar su valor y mantener una frecuencia de actualización que garantice la utilidad

del dato.

5 Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Estrategia de Gobierno en Línea 2016- Guía de datos abiertos en Colombia.6 http://opendatacharter.net/principles-es/

49

http://opendatacharter.net/principles-es/


OCIGU03



SALUD

VERSIÓN 1

Licenciados de Forma Abierta: Los conjuntos de datos publicados deben contar con

términos de uso y licenciamiento abierto. (Licencia abierta es aquella que permite de

forma libre y sin restricciones: el uso, transformación, distribución, redistribución,

reutilización, compilación, extracción, modificación, adaptación, copia, difusión - Carta

Internacional de Datos Abiertos,

O Discriminados: Estar disponibles para cualquiera persona, sin requerir registro o

autenticación.

Los datos abiertos en la Superintendencia Nacional de Salud pueden generar valor en

diferentes áreas, dentro de las que se encuentran:

1. Transparencia y Control Social: Se busca que la información de la

Superintendencia Nacional de Salud esté completamente visible y que permita

realizar acciones de control social.

2. Empoderamiento: Los datos abiertos pueden ayudar a que las personas tengan

un rol más activo en la sociedad.

3. Mejoramiento o creación de productos, servicios y modelos de negocio innovadores: Los datos abiertos tienen un gran potencial para generar valor

económico a partir de su uso, pues además de generar beneficios a nivel de

transparencia y rendición de cuentas, tienen la posibilidad de ser usados para

mejorar o crear nuevas empresas o productos.

4. Mejoramiento en la eficiencia y eficacia de los servicios ofrecidos por el Estado: Los datos abiertos son de gran valor también para el Gobierno, en la

medida en que pueden mejorar la eficiencia en la prestación de los servicios de las

entidades.

5. Medición predictiva del impacto de políticas: Los datos abiertos también

pueden ser usados para prever situaciones futuras a partir del desarrollo de

políticas o proyectos de impacto social.

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SALUD

VERSIÓN 1

6. Nuevos conocimientos a partir de fuentes de datos combinadas y generación de patrones en grandes volúmenes de datos: La posibilidad de contar con

grandes volúmenes de datos abiertos en formato digital, permite que estos puedan

ser procesados fácilmente y generar visualizaciones para descubrir tendencias o

identificar nuevas perspectivas de un problema.

Este uso de los datos se presenta en áreas como el periodismo de datos, en donde se

analizan situaciones o se generan historias a partir de la combinación, análisis, y

visualización de datos abiertos.

7. Toma de decisiones: El análisis de los datos abiertos facilita la toma de

decisiones no sólo por parte del Estado para la definición de políticas, sino por

parte de ciudadanos y empresas, en materia de salud, educación, inversión, medio

ambiente, etc.

A continuación, se desarrollará la manera como se implementará el proceso de apertura y

uso de datos en la Superintendencia Nacional de Salud.

11.2 Identificar y publicar datos

Los datos abiertos son valiosos en la medida en que sean exhaustivos, precisos, de alta

calidad y que respondan a necesidades concretas de los vigilados y los usuarios, por lo

tanto, se seguirán los siguientes pasos:

1. Identificar cómo está conformada la demanda de los datos abiertos de la entidad,

sus necesidades y expectativas. Recuerde que la demanda de datos puede venir

de la sociedad civil, el sector privado, los organismos internacionales, la academia

y grupos de investigación, las ONG o el sector periodístico, entre otros.

2. Garantizar que se pueda acceder a los datos abiertos de manera directa y sin

restricciones, evitando protocolos y procedimientos innecesarios como convenios,

solicitudes por email y luego mediante derecho de petición, incurriendo en

demoras y costos adicionales.

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3. Mejorar el proceso y los espacios de atención a la demanda de datos abiertos y de

respuesta a sus requerimientos. El objetivo es lograr una relación de colaboración

entre la entidad que identifica y publica los datos y quienes hacen uso de los

mismos.

4. Garantizar La transparencia en el proceso de recogida, procesamiento y gestión

de los conjuntos de datos a publicar.

5. Impulsar y dar a conocer los beneficios del uso de los Datos abiertos.

6. Publicar los datos periódicamente identificando aquellos que tienen mayor

demanda por usuario y/o grupo de interés. Estos pueden ser utilizados para

generar tendencias, reportes, informes de seguimiento, entre otros.

7. Publicar datos georreferenciados, lo cual corresponde a la información

geográficamente referenciada con el fin de resolver problemas complejos de

planificación y gestión.

8. Impulsar el uso de datos como una herramienta de mejora en la gestión de la

entidad.

11.2.1 Identificar los Datos a Publicar.

Verifique cuáles son las solicitudes de información más recurrentes y conviértalas

en dato abierto.

Identifique información que ya está publicada en el sitio web en formato PDF,

Word, Excel, JPG o tablas dinámicas y sólo requiere disponerse en formato

abierto.

Identifique y publique datos de alto impacto en salud.

Publique en formato abierto información que ya se encuentra en estudios, análisis

y estadísticas, validando el manejo adecuado de la información confidencial.

En materia de datos abiertos, específicamente la Ley 1712 establece que las entidades

deben “publicar datos abiertos”, teniendo en cuenta las excepciones de publicar

información pública clasificada o información pública reservada. Algunos ejemplos de esta

información son los siguientes:

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11.2.2 Publicar Datos Abiertos

La publicación de datos requiere una preparación previa que tiene como objetivo alistar

los datos adecuadamente para que estos puedan ser procesados y reutilizados por

terceros. Este alistamiento incluye tres actividades:

11.2.3 Documentación

La documentación de los datos consiste en definir los metadatos que tendrá cada uno de

los conjuntos de los datos o datasets a publicar. Los metadatos son datos que describen

los aspectos básicos de un conjunto de datos y son una herramienta fundamental para

organizar, clasificar, relacionar y encontrar los datos necesarios. La cantidad y calidad de

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INFORMACIÓN PÚBLICA CLASIFICADAInformación pública cuyo acceso libre puede causar daño de derechos a personas naturales o jurídicas.

Poner en riesgo la intimidad de las personas. Poner en riesgo la salud o seguridad de las personas. Afecta los secretos comerciales, industriales o profesionales. Afecta los derechos estipulados en el parágrafo del Artículo 77 de la Ley 1474 de 2011.

INFORMACIÓN PÚBLICA RESERVADAInformación pública cuyo acceso libre puede causar daño a los intereses públicos.

Defensa y seguridad Nacional y pública. Relaciones Internacionales. Debido proceso en los procesos judiciales. Derechos de la infancia y la adolecencia. Estabilidad macroeconómica y financiera del país. Salud pública.


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VERSIÓN 1

metadatos asociados a un conjunto de datos, permite una mejor clasificación y una mejor

búsqueda y recuperación de los datos. Algunos metadatos generales son los siguientes:

Nombre del conjunto de datos:

Nombre definido para el dataset

Descripción:

Resumen descriptivo del conjunto de datos, en donde se explica su contenido, su

contexto y el detalle de lo que encontrará, de manera que cualquier usuario se encuentre

informado sobre el contenido antes de descargar el recurso.

Entidad:

Nombre de la entidad o institución que produce o controla la información.

Categoría:

Clasificación conceptual básica del dataset en sistemas de categorías o taxonomías

disponibles.

Idioma:

Idioma de los datos del conjunto de datos.

Fecha de publicación:

Fecha en la que se emitió el conjunto de datos.

La cantidad y características de los metadatos, dependerá de la plataforma en

donde serán publicados los conjuntos de datos. Para el caso del Portal de Datos

del Estado Colombiano, se proporcionan los recursos necesarios para realizar la

documentación de los datos, en: www.datos.gov.co, los cuales deben coincidir con

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VERSIÓN 1

los publicados en el portal de la Superintendencia Nacional de Salud

www.supersalud.gov.co.

Permite a los usuarios entender el contenido y características de los datos para

generar mayor valor en su publicación.

Permite identificar integración y/o interoperabilidad con otras fuentes de

información.

11.2.4 Estructuración

Consiste en la preparación del conjunto de datos a publicar en un formato estructurado.

Para realizar esta actividad, la entidad debe elegir el formato que considere más

adecuado, bajo criterios de menor esfuerzo y costo, pero sin afectar la calidad y

accesibilidad de los datos. Los formatos para la publicación de los conjuntos de datos se

agrupan en dos tipos:

Formatos propietarios: Son formatos de archivo que requieren herramientas

licenciadas para acceder, visualizar o editar los datos. Este tipo de formatos son,

por ejemplo .DOC, .XLS o .SHP.

Formatos libres: Son formatos de archivo que se pueden crear y manipular para

cualquier software, libre de restricciones legales y que aumentan el nivel de

reutilización de los datos. Este tipo de formatos son, por ejemplo .CSV,

TMX, .XML, .ODF, JSON.

11.2.5 La estructuración de datos:

Busca transformar el dato de formatos no-textuales a formatos que permitan su

manipulación y su conexión con otros datos (datos enlazados o linked data).

Existen diversos formatos para la estructuración de datos, pero a la hora de

seleccionarlos se debe tener en cuenta que sean legibles directamente por

máquinas, que sean abiertos y permitan un uso sin restricciones y que se

encuentren dentro de los más usados por los reutilizadores.

Debe evitarse el uso de formatos no editables como el PDF.

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11.2.6 Carga de datos

El cargue de datos se realiza a través de su publicación en una plataforma que permita la

organización y fácil acceso por parte de quienes van a reutilizar los datos, de manera que

se convierta en un sitio de acceso común y que tenga la posibilidad de hacer escalable la

información publicada.

11.2.7 Portal de datos del Estado Colombiano - www.datos.gov.co

Sitio creado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en

donde las entidades públicas del orden nacional y territorial publican datos abiertos en

temas de su competencia y de interés nacional. Este sitio cuenta con los formatos y

procedimientos específicos para realizar la documentación estructuración y cargue y

publicación de la información.

11.2.8 Otros sistemas de publicación:

Son lenguajes para consultar archivos, como el SPARQL, WMS, WFS, WS-API, entre

otros.

11.3 Comunicar y promover el uso y reuso de datos

El rol de las entidades del Estado en el uso de datos abiertos no termina con su

publicación. También deben desempeñar un papel activo para apoyar una reutilización

eficaz e innovadora de los mismos.

Fomentar la oferta: Facilitar la apertura de datos.

Fomentar la demanda: Facilitar la reutilización y consumo de Datos Abiertos.

Comunicar los resultados: Sensibilizar sobre el uso de datos abiertos y sus

logros y beneficios.

Además de la labor de comunicación al exterior de la entidad, se debe realizar una labor

informativa dirigida a los empleados, a fin de transformar el manejo tradicional de los

datos públicos en un manejo con mayor apertura y orientado a que los datos sean lo más

ricos y completos posible.

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VERSIÓN 1

A partir de tales objetivos, el plan de comunicaciones se podría plantear sobre los

siguientes momentos:

11.3.1 Dar a Conocer

Contiene el conjunto de comunicaciones internas y externas de la entidad, para

sensibilizar sobre el uso de datos abiertos y sus beneficios, como mejora en temas de

transparencia y control social, toma de decisiones, desarrollo de aplicaciones, mejora de

servicios, periodismo de datos, entre otros.

Al respecto la entidad puede desarrollar estrategias de comunicación interna y externa,

así como hacer uso de redes sociales para difundir estos mensajes. Algunas actividades

específicas para dar a conocer los usos y beneficios de los datos abiertos pueden ser:

Generar mensajes internos vía intranet o correo electrónico.

Realizar encuentros o reuniones internas.

Desarrollar campañas informativas con medios de comunicación para dar a

conocer beneficios con el uso de los datos abiertos de la entidad.

Realizar campañas de comunicación a través de Urna de Cristal para incentivar el

uso de datos de la entidad y difundir soluciones desarrolladas con datos abiertos

de la entidad.

11.3.2 Vinculación de los Agentes

Esta etapa tiene como objetivo adelantar actividades para vincular a diferentes actores

que promuevan la reutilización de datos de la entidad, difundir soluciones desarrolladas

con datos abiertos y desarrollar actividades para identificar nuevas posibilidades con el

uso de los datos.

Algunas actividades que se pueden adelantar para vincular a los agentes pueden ser:

Desarrollar procesos de co-creación de herramientas tecnológicas o aplicaciones

para impulsar la reutilización de datos, con participación de desarrolladores y

usuarios. (Para el desarrollo de esta actividad se puede tomar como referencia la

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VERSIÓN 1

Guía para desarrollar ejercicios de innovación abierta, en el sitio web del Centro de

Innovación)

Realizar talleres o encuentros con usuarios o grupos de interés para generar

propuestas de usos creativos con los datos abiertos.

Desarrollar planes o estrategias de incentivos para promover la participación de

los empleados, usuarios y grupos de interés en el desarrollo de las actividades que

impulsen la identificación y uso de datos abiertos de la entidad.

11.3.3 Consolidación y Posicionamiento

En esta etapa se busca que la entidad incorpore su estrategia de datos abiertos como

parte integral de sus planes estratégicos o planes de acción, de manera que la apertura y

uso de datos pasen de ser actividades puntuales o iniciativas coyunturales, a iniciativas

estructurales que cuentan con el conocimiento y respaldo del nivel directivo, con la

asignación de equipos responsables de liderar las actividades para identificar, publicar,

promover y hacer seguimiento al uso de los datos abiertos y con la asignación de

recursos para adelantar estas actividades.

En esta etapa se espera que de forma permanente la entidad desarrolle jornadas de

sensibilización con usuarios internos y externos sobre los beneficios de los datos abiertos,

realice campañas de comunicación sobre soluciones desarrolladas a partir de datos

abiertos, desarrolle procesos de co-creación para impulsar la reutilización, establezca

contacto con medios de comunicación para difundir logros o beneficios obtenidos con el

uso de datos abiertos de la entidad, entre otros.

1. Promueva la reutilización de la información en formato abierto no solo a usuarios

externos, sino al interior de la entidad.

2. Seleccione los canales de difusión más apropiados según el público potencial para

el uso de los datos abiertos.

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3. Mencione a los usuarios de manera explícita, los posibles usos de los conjuntos de

datos de la entidad. Por ejemplo, en la toma de decisiones, la mejora de los

servicios de la entidad, usos en la academia y en la investigación, etc.

4. Mantenga actualizados los datos publicados. El interés en el uso de los mismos se

mantendrá si los datos son pertinentes y oportunos.

5. Contemple incentivos que pueda otorgar para el uso de los datos abiertos

11.3.4 Monitorear la Calidad y el Uso Valor

Generar mecanismos para reportar hallazgos y hacer comentarios o sugerencias sobre

los conjuntos de datos, permite retroalimentar el proceso de identificación, promoción y

uso por parte de los usuarios.

El uso de los datos abiertos es un aspecto estrechamente ligado a su calidad. En la

medida en que se garantice que los datos abiertos publicados son completos, oportunos y

consistentes, es posible promover un su uso y por lo tanto, generar valor a partir de ello.

Para monitorear el uso de los datos abiertos, es posible utilizar algunos indicadores de

tipo cuantitativo que permiten determinar su demanda y nivel de uso. Algunos de estos

pueden ser:

Número de solicitudes de apertura de datos.

Número de dependencias o áreas de la entidad que abren datos.

Porcentaje de conjuntos de datos abiertos estratégicos publicados.

Número de conjuntos de datos descargados Vs. número de conjuntos de datos

publicados.

Número de aplicaciones generadas a partir de datos abiertos.

Número de publicaciones que hicieron uso de los conjuntos de datos abiertos

(artículos, noticias, libros, etc.).

Por otra parte, las actividades de monitoreo también deben orientarse a identificar el valor

generado para ciudadanos, usuarios y grupos de interés a partir de la publicación de

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VERSIÓN 1

datos abiertos, con lo cual se apunta al fortalecimiento de las acciones en materia de

gobierno abierto. En este sentido, el valor público puede ser identificado en los siguientes

ámbitos:

Financiero: Impacto actual o futuro de ingresos, valor de activos, pasivos o

cualquier otro aspecto relacionado con la riqueza y el riesgo.

Político: Impacto en una persona o un grupo de influencia o partidos políticos

como producto de la acción del gobierno o su política.

Social: Impacto en las relaciones con la comunidad o familias, en la movilidad

social, estatus o identidad.

Estratégico: Impacto en personas o grupos económicos relevantes en sus

objetivos y recursos para la innovación o el planeamiento.

Ideológico: Impacto en las creencias, en la moral o en los compromisos éticos en

la sociedad.

Legitimidad y Respeto: Impacto a nivel de la confianza, integridad y legitimidad

de entidades públicas y privadas.

12. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Colombia, Departamento Nacional de Planeación (2015), Guía de Lenguaje Claro

para Servidores Públicos de Colombia.

Colombia, Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

(2015), Resolución 3564 de 2015, Por la cual se reglamentan los artículos

2.1.1.2.1.1, 2.1.1.2.1.11, 2.1.1.2. 2.2, y el parágrafo 2 del artículo 2.1.1.3.1.1 del

Decreto 1081 de 2015.

Colombia, Congreso de la República (2014), Ley 1712 de 2014, por medio de la

cual se crea la ley de transparencia y del derecho al acceso a la información

pública nacional.

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VERSIÓN 1

Colombia, Departamento Administrativo de la Función Pública-Escuela Superior de

Administración Pública (2011), Guía de Lenguaje Ciudadano para la

Administración Pública Colombiana.

Colombia, Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,

Estrategia de Gobierno en Línea 2016

Colombia, Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,

Estrategia de Gobierno en Línea 2016- Guía de datos abiertos en Colombia.

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CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE

CAMBIARON EN EL

DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL

CAMBIO

FECHA DEL CAMBIODD/MM/AAAA

VERSIÓN

Adopción del

documento

Se solicita la

creación de la guía

mediante NURC 3-2016-024201

Se aprueba el

documento

mediante

requerimiento

NURC: 3-2017-

000729

Jefe Oficina Asesora

de Comunicaciones

Estratégicas e


30/12/2016 1

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