GRUNNKURS · 2017. 8. 14. · Det er ofte lurt å begynne med å legge inn en turnus du har fra før, enten i Excel eller på papir. Det gir god trening i bruk av programmet. Du får

Visma Enterprise Ressursstyring

GRUNNKURS

_________________________________________________________________

3Contents

3


Innhold

Velkommen 5

Visma Enterprise Ressursstyring 6

................................................................................................................................... 61 Åpne programmet

................................................................................................................................... 92 Menyer

................................................................................................................................... 93 Knapper / Snarveier

................................................................................................................................... 104 Mapper / Faner

................................................................................................................................... 115 Turnusbildet

Lage ny grunnturnus 12

................................................................................................................................... 121 Personalregister

................................................................................................................................... 142 Egenskaper

................................................................................................................................... 143 Vaktmappe

................................................................................................................................... 164 Bemanningsplan

................................................................................................................................... 175 Sette inn personer i turnusbildet

................................................................................................................................... 186 Legg inn vakter i turnusbildet

Teknikker i grunnturnus 19

................................................................................................................................... 191 Lage en kopi

................................................................................................................................... 202 Høyreklikk meny

................................................................................................................................... 253 Sluttarbeid med grunnturnus

Mappene i grunnturnus 27

................................................................................................................................... 271 Timer

................................................................................................................................... 282 Personturnus

................................................................................................................................... 283 Budsjett

................................................................................................................................... 304 Statistikk

................................................................................................................................... 305 Vakter og Bemanningsplan

Årsturnus 30

................................................................................................................................... 311 Lage en årsturnus

................................................................................................................................... 332 Årsturnusbildet

................................................................................................................................... 333 Egenskaper i Årsturnus

................................................................................................................................... 344 Faner

.......................................................................................................................................................... 35Timer

.......................................................................................................................................................... 36Personturnus

.......................................................................................................................................................... 37Helligdagsturnus

.......................................................................................................................................................... 40Helligdagstimer

.......................................................................................................................................................... 41Ferie

Vedlikehold av Årsturnus 44

GRUNNKURS4


................................................................................................................................... 451 Vedlikehold av Turnus og Årsturnus

................................................................................................................................... 512 Sett samme flere grunnturnuser i Årsturnus

................................................................................................................................... 533 Konverter årsturnus til nytt år

Registre 55

................................................................................................................................... 551 Aktiviteter

................................................................................................................................... 562 Arbeidsoppgaver

................................................................................................................................... 583 Helligdager

................................................................................................................................... 594 Personalgrupper

Utskrifter 60

................................................................................................................................... 611 Dag/Uke - rapporter

................................................................................................................................... 622 Oppgaver

................................................................................................................................... 623 Budsjett

................................................................................................................................... 634 Andre utskriftsmuligheter

Notater 64

Egne notater: 65

0

Velkommen 5


1 Velkommen

Velkommen som bruker av Visma Enterprise Ressursstyring.

Ved hjelp av dette kursheftet, skal vi gjøre deg kjent med programmet, så du lett kankomme i gang med turnusarbeid på PC/data.

Kursheftet er bygget opp slik at du kan bla deg frem og bruke den som en«oppskrift» i gangen og rekkefølgen på prosessen med å lage turnus på data. I tillegg finnes en utfyllende manual i programmet, under meny-valget: “Hjelp” og“Hjelp emner”.

Alle har ulike rutiner og vaner for hvordan turnus skal lages og hvordan utskrifter skalse ut. Det er mange ulike forutsetninger som ligger til grunn for de turnuser som lages.

Vi ønsker å tilby et fleksibelt produkt, som kan tilpasses de ulike forutsetninger somblir stilt. Programmet er derfor under stadig utvikling, på bakgrunn av ønsker ogbehov vi møter hos våre kunder.Vi setter stor pris på tilbakemeldinger på løsninger du som bruker ikke får dekkettilfredstillende, eller forslag til forbedringer av programmet.

Årlige endringer blir sendt ut, slik at du får oppdatert ditt program til den senesteversjonen. Derfor kan enkelte bilder se litt annerledes ut i kursheftet enn de gjør iprogrammet.Vi ønsker fornøyde kunder! Har du spørsmål eller forslag, vennligst ta kontakt!

Lykke til med turnusplanleggingen!Visma Support:

Telefon: 455 06 131 Mail: [email protected]

GRUNNKURS6


Internett: http://community.visma.no

____________________________________________________________

NB! Har du også installert tilleggsmodulene Avvik og Timeliste er dissebeskrevet i egen brukerveiledning.

2 Visma Enterprise Ressursstyring

Turnusplanlegging

Dette heftet gir en innføring i bruk av Visma Enterprise Ressursstyring, somhjelpemiddel i turnusplanleggingsarbeidet.

Ønsker du mer kunnskap om turnusplanlegging generelt, kan bokenTurnusplanlegging av Svein Arne Thrana anbefales.

Kan bestilles hos:

Eget forlag ved forfatteren,Svein Arne ThranaNedre Bjertnes 201482 NittedalTlf: 67 07 28 17, mob: 917 42 713E-post: [email protected]

2.1 Åpne programmet

Som bruker av programmet har du fått tildelt de rettigheter du skal ha i programmet.

Det er systemansvarlig som definerer rettigheter i programmet. Når man kjøper enbrukerlisens, knyttes denne til en bruker, denne brukeren får de tilganger ogrettigheter som er tildelt av systemansvarlig.



Det kan defineres så mange tjenestesteder, personalegrupper, vakter, ansatte ogturnuser du trenger i programmet, og tildele rettigheter ut fra dette.

Ta kontakt med systemansvarlig hvis du ønsker endringer på dette.Se eget kurshefte for "Systemansvarlig" for veiledning.

Når du logger deg på, må du angi ditt brukernavn og tilhørende passord.

Ønsker du å endre passord, huker du av i dette bildet og du får anledning til å byttepassordet.

Det er viktig at du passord-beskytter tilgangen til Visma Ressursstyring.Hvis andre kan logge seg på, med ditt brukernavn, kan det oppstå situasjoner, hvordenne personen kan utføre handlinger i ditt navn. Bl.a slette turnuser, og andre oppgaver som du har rettigheter til.

Når du har logget på, vil du få tilgang til de/det tjenstested du har rettigheter til.

Deretter må du velge hvilket tjenestested du skal åpne, eller hvilken turnus du skalåpne. Under det enkelte tjenestested ligger to mapper - en med grunnturnuser og enmed årsturnuser. Åpner du f.eks. grunnturnuser, finner du turnusene dine der. Velger du en mappe for tjenestested, heter knappen for å gå videre “Velgtjeneststed”. Klikker du på en turnus, får du valget “Velg turnus”.

Øverst i dette bildet kan du også raskt søke etter en turnus. Klikk i feltet “Søk etterturnus”. Deretter skriver du inn deler av navnet på turnusen du er ute etter. Da vil duetterhvert få frem aktuell turnus.

GRUNNKURS8


I dette bildet kan du også slette turnuser og årsturnuser. Du kan kun slette inaktivegrunnturnuser/årsturnuser. Grunnturnuser/årsturnuser som er grå, er inaktive, mens de som har grønn avhukninger aktive turnuser. For å slette en turnus, må du markere turnusen du skal slette. Deretter velger du“Slett turnus” knappen. Da vil turnusen bli borte/skjult.

Turnuser du har slettet vil kunne hentes frem igjen. Da må du huke på “Vis slettedeturnuser”. De vil da ha et rødt utseende. Ønsker du å gjenopprette turnusen du harslettet, må du markere slettet turnus, og velge knappen; “Gjenopprett”.



Ønsker du å fjerne en slettet turnus for alltid, velger du “Fjern permanent”. Du har ikke mulighet til å hente turnusen tilbake.

ANBEFALING: Minst 2-4 ganger i året, BØR en gå gjennom og [Fjern permanent]de turnuser som er merket som slettet.

2.2 Menyer

Øverst på skjermbildet er det en menylinje med valg som Fil, Rediger, Vis osv.

Klikker du på en av disse valgene på meny-linjen, åpner programmet en rullegardin,hvor du kan velge funksjoner eller skjermbilder ved å klikke på det blå, markertevalget.

2.3 Knapper / Snarveier

Logge seg av / på som bruker Kalender

Åpne eksisterende turnuse eller

årsturnus. [Ctrl]+O

SMS. Lar deg sende tekstmeldinger

Lag ny turnus [Ctrl]+N Åpner personalregisteret ( Menyvalg:

Registre Personale)

GRUNNKURS10


Kopier turnus eller årsturnus som vises i

skjermbildet. Vikarsøk, kun fra årsturnus med avviksmodul

Utskrift av det fanearket du står i [Ctrl]+P Veklser mellom grunnturnus / årsturnus.

Event oppretter ny årsturnus

Forhåndsvisning, viser full side (Alt. fra Fil-

meny) Sette inn en person i turnus

Klipp ut merket område Sette inn flere ansatte til turnusen

Kopier merket område Bytt person i turnus

Lim inn, det som er klipt ut eller kopiert Slette personer fra turnusbildet

Angre en handling, frem eller tilbake. Vis oppgavelinje

Notater Vis grunnturnuslinje - Kun i årsturnus

Kalkulator Vis alarmer

Legge inn farge i turnus. Søk etter personer i

turnus

Se bemanningsoversikt på timer pr dag Oppdaterer visning av turnus, med de

endringer som ligger i databasen

2.4 Mapper / Faner

Mens menyraden og ikonene er faste og felles for alle funksjoner på ditt tjenestested,er innholdet i mappene knyttet opp til den turnus du lager/ har fremme på skjermen.Du blar ved å klikke en gang på den mappen du ønsker å åpne. Hver mappeinneholder spesifisert informasjon om det emnet du velger.

Dette gir deg mulighet til å lage mange turnuser med ulike forutsetninger, for å f.eks.kunne sammenlikne ulike forslag.

Grunnturnus ( Planlegging )

Når du oppretter og lager turnuser, gjøres dette i grunnturnus - bildet. Her lagerdu ferdig turnus og får den godkjent av tillitsvalgte. Alle endringer som har med denfaste, planlagte stillingen til de ansatte gjøres her. Deretter overføres endringene tilårsturnus fra den datoen i året endringen skal gjelde for. Da bruker du dette ikonet:



Det er ikke nødvendig å ta vare på alle endringer du gjør i grunnturnusene. Dissekan med fordel slettes etter at du har overført endringene til årsturnus. All historikk villigge i årsturnusene.

Årsturnus ( Daglig drift )

I Årsturnus får du flere mapper og alternativer, som du trenger for å registrere ferie,helligdager osv. Her kan du i tillegg skrive ut dagbøker, og få oversikt over hvordanturnusen ser ut gjennom hele året, med datoer. Du har kun 1 årsturnus pr. kalenderår.I den ene årsturnusen henter du inn endringer fra grunnturnusene fortløpende fra dedatoene endringene trer i kraft. Da vil du kunne ha all historikk samlet pr. år.Årsturnusene fra hvert år kan være greie å ta vare på.

Mappene Avvik og timeliste er ekstra moduler i programmet.

2.5 Turnusbildet

GRUNNKURS12


3 Lage ny grunnturnus

Det er ofte lurt å begynne med å legge inn en turnus du har fra før, enten i Excel ellerpå papir. Det gir god trening i bruk av programmet. Du får sjekket din egen turnus - og ser omden er riktig regnet ut. I tillegg er det ofte en grunn til at man går den turnusen man går. Mye kultur, historie og erfaring knytter seg bak en turnusplan. Oftest vil en ny turnuskun bestå i å gjøre enkelte endringer i en allerede eksisterende turnusplan.

Når du skal lage en ny grunnturnus fra starten av, kan det være lurt å brukefremgangsmåten som vi beskriver på de neste sidene.

Målet til slutt, er at du skal ha minst 2 grunnturnuser:

- en ORGINAL, som viser hvem som er fast ansatt i stillingene- en DRIFT, som viser hvem som faktisk går i de ulike turnusene.- i tillegg kan det komme en event back-up/kopi av grunnturnusen, FØR en startermed å gjøre endringer.

3.1 Personalregister

Før du kan begynne å lage en turnus, må ansatte være lagt inn i personalregisteret, enten manuelt eller via integrasjon med lønn og personalsystemet.



NB!Hvis dere benytter integrasjon mot et lønn/personal system, skal ALLE opplysningerrundt ansatte registreres i lønn/personal systemet. Deretter overføres ansatte automatisk til programmet. Det er derfor MEGET viktig at dereikke registerer inn ansatte i Ressursstyring når dere har en integrasjon mellomsystemene. Vakante stillinger kan opprettes direkte i programmet.

For å registrere en ny person, klikk på Ny ansatt. Da får du «Ny person» inavnefeltet øverst i bildet.

Følgende felt må være fylt ut:@ Navn (Vær konsekvent om du starter med fornavn eller etternavn)@ Personnummer (Du kan legge inn 6 siffer, fødselsdato, og prog vil se om det erkrav om ekstra ferieuke. Du må legge inn 11 siffer personnummer, for at prog skalkunne se at en person har flere stillinger/ID).@ Stillingskode@Stillingsbrøk (Du fører enten inn timer pr. uke eller prosent)@Lønnsnummer - må fylles ut!!! Hovedsorteringsfunksjon i programmet!!!@ Årslønn for å få budsjettberegninger@ Inndekning med ferievikar (grunnlag for budsjettberegning)@ Jobbstatus viser ansettelsesforhold

Har du ansatte med flere stillinger, brukes knappen «Ny Stilling». Da får du flere IDerpå den ansatte. Slik holder programmet kontroll på den totale stillingen på den ansatte.

GRUNNKURS14


3.2 Egenskaper

For å kunne lage «Ny Grunnturnus»,

klikker du på dette ikonet og du er i gang:

Bildet Egenskaper er det første bildet som kommer opp når du lager ny turnus, eller du kan velge Egenskaper fra menyen på høyre museknapp. I dette bildet definerer du grunnoppsettet for den grunnturnusen du skal lage.

3.3 Vaktmappe

Klikk så på mappen «Vakter».

Her kan du høyreklikke og få opp menyen for innleggelse av vakter.



Velg «Ny vakt» og legg inn de vaktene du ønsker å benytte. Ønsker du å endre ellerslette vakter i vaktregisteret ditt, må du høyreklikke på den vakten du ønsker åredigere/slette.

Ved å velge; «Hent vakter fra Vaktbibliotek» eller «fra annen turnus», kan du«kopiere» vakter som tidligere er laget i et vaktbibliotek, eller i en annen turnus.Merk de vaktene du skal bruke i turnusen din ved hjelp av CTRL eller SHIFT tasten,og klikk «Bruk»

Mens Vaktbiblioteket er et felles/ overordnet register, er vaktmappen knyttet til denenkelte turnus.

Velg "Ny vakt" eller "Endre vakt"

GRUNNKURS16


3.4 Bemanningsplan

Klikk på mappen «Bemanningsplan». Skal du lage bemanningsplan kan du gjøre det nå, etter at vaktene har blitt hentet inn i turnusen.

Bemanningsplan er viktig for å kunne planlegge driften. Bemanningsplanen giroversikt over hvor mange personer som skal være tilstede på de ulike vaktene, deulike dagene i uka. Når du har lagt inn vaktene i vaktmappen, kommer de sammevaktene frem i bemanningsplanbildet.

Bemanningsplanen er avhengig av antall stillinger og personer du har til rådighet,hvilke faste gjøremål som må utføres til gitte tider og arbeidsmiljølovensbestemmelser.

Bemanningsplan kan du sette opp for turnusens lengde.

1: Du kan velge å sette opp planen uke for uke, eller dublisere den for hver 2. ukeeller hver 3. uke2: Du kan endre utvalg og sette opp plan for de ulike stillingskoder3: Du kan vise de enkelte delsummer for hvert av utvalgene/stillingskoder, i tillegg tilsum antall



Har du laget bemanningsplan vil du ved bruk av «Alarm» få frem rosa felt ioppsummerings-feltet på grunnturnusen, dersom det ikke er samsvar mellombemanningsplan og faktisk bemanning i turnusplanen. Peker du på et rosa felt, får dubeskjed om hvor mange som er satt opp med vakten i bemanningsplanen.

FLEKSIBEL TURNUSHvis du har tilleggsmodul for fleksibel turnus ut mot web-løsningen - RessursstyringWEBvil det være en stor fordel å lage en god bemanningsplan, fordelt på stillingskoder/faggrupper.Det er på dette fanearket i Grunnturnus at turnus publiseres til WEB.

3.5 Sette inn personer i turnusbildet

Ny person i turnusbilder

Høyreklikk og velg «Ny person» eller klikk på ikonet :

Da kommer du inn i mappen for Personale, velger den ansatte du skal legge inn ogklikker «Bruk». Hvor personen legger seg i turnusbildet, er avhengig av hvormarkøren står i turnusbildet når du velger «Ny person».

Nye personer i turnusbildet

Høyreklikk og velg «Nye personer» eller klikk på ikonet: Da kommer du inn i personalelisten, dvs. en liste over ansatte som er tilgjengeligefor deg. Velg de ansatte du skal ha med og klikk «Bruk». Hvor personene leggerseg i turnusbildet, er avhengig av hvor markøren står i turnusbildet når du velger«Nye personer».

Alle register kan sorteres etter kategorier, ved å klikke på den grå knappen somindikerer kategori, f.eks. stillingsprosent eller stillingskode. Navnene legges inn iturnus etter alfabetisk rekkefølge. For å velge flere enn en person, merk den første,hold nede Ctrl-tasten og klikk på de øvige du skal ha med. Skal du markere flereetterhverandre, marker den første, hold nede Shift-tasten og klikk på den siste, damerker du alle i mellom.

Slette ansatte fra turnusbildet

Klikk på navnet til den du skal ta vekk i turnusen. Da blir hele turnuslinjen for vedkommende markert. Høyreklikk og velg «Slettperson» eller klikk på ikonet.Du vil få spørsmål om du er sikker på at du vil slette. Svarer du ja, forsvinnerpersonen fra turnusbildet, men vedkommende ligger selvfølgelig fremdeles ipersonalregisteret.

GRUNNKURS18


Når linjen er markert/sort,og du trykker på tastatur-knappen [Delete] så beholdesnavn/linje men alle vakter blir fjernet. Du sitter igjen med en blank turnuslinje.

Bytt person i turnusbildet

Skal du bytte en person i turnus med en annen, f.eks. når noen slutter merker du dendu skal ta bort ved å høyreklikke på navnet og velg «Bytt person» eller venstreklikkpå navnet og så klikk på ikonet. Velg den personen som skal settes inn og velg«Bruk».

Flytt person i turnusbildet1. Pek på navnfeltet og klikk en gang på navnet. Navnet blir nå markert.2. Pek på navnet med den nå hvite pilspissen. Hold ned venstre musetast, slik at du

ser en prikket firkant på pilens hale. Dra markøren opp eller ned mens du holdervenstre musetast nede. Nå vises en tynn rød strek, som kan flyttes opp eller ned iturnusbildet.

3. Når du slipper musetasten, flyttes det markerte navnet + turnuslinje, til det stedhvor den røde linjen befinner seg.

3.6 Legg inn vakter i turnusbildet

Når du har hentet inn de ansatte du ønsker å lage turnus for, kan du begynne åfordele vakter på turnusukene. I kolonnen «Disp. timer» utfor navnet, ser du hvormange timer du kan planlegge på den ansatte utifra stillingsprosenten vedkommedeinnehar i personalregisteret.

Det er ulike måter å legge inn vakter på.Du kan skrive inn vaktbenevnelsen i ruten hvor du ønsker vakten.Du kan dobbeltklikke i ønsket rute, og velge fra vaktregisteret den vakten du vilbruke. Fin å bruke når du ikke husker hvilken vakt benevnelse du skal ha inn her.Du kan bruke «Innsetting klipp og lim». Sett på denne funksjonen og klikk påønsket vakt. Deretter kan du klikke i de rutene hvor du ønsker samme type vakt.Rask måte å legge inn f.eks F1 og F2 dager på.Du kan bruke ikonene «klipp ut», «Kopier», og «Lim inn». Rask måte å kopiere

like turnusuker til andre.

Har du 2 turnuser oppe samtidig, kan du bruke meny: «Vindu» for å kopiere turnus-linjer fra tidligere turnuser du har laget og lime de inn i den nye turnusen.



Bruk av AutomatikkI en ny turnus hvor du skal bruke Automatikk, må du før dubegynner å hente inn ansatte sette på hva slags utfylling duvil bruke på Egenskaper bildet. Dobbeltklikk ioppsummeringsfeltet, eller høyreklikk og velg«Egenskaper». Velg type automatikk du skal bruke ogklikk «OK». Når du deretter legger inn personer, kommervaktene frem automatisk. Vær oppmerksom på atautomatikk er ment som et utgangspunkt for videreredigering.

4 Teknikker i grunnturnus

Beskrivelse av ulike teknikker og funkjsoner i Visma Enterprise Ressursstyring

4.1 Lage en kopi

Når du skal prøve ut nye løsninger, eller foreta endringer på turnusen, lager du enkopi, og fortsetter arbeidet på den.

For å ta en kopi må du først åpne den grunnturnusen du ønsker å kopiere.

Deretter klikker du på ikonet: ( på linjen med knapper)

Ønsker du å kopiere en turnus til et annet tjenestested du har tilgang til, gjøres detogså fra dette ikonet. Velg da et annet tjenestested.

Det kan være lurt å lage seg et eget system på navn på turnuser, slik at det er lett åfinne frem når du etter hvert får mange turnuser lagret.

Et eksempel på hvordan du kan gjøre det, er som følger:

Krokskogen Sykehjem legger inn den grunnturnusen som er godkjent, ogsom viser hvem som er fast ansatt i de ulike stillinger. Ubesatte stillingerstår som vakant.

Denne får navnet «ORGINAL Krokskogen sykehjem» Lag en kopi av denne og kall den «DRIFT Krokskogen Sykehjem»

Når det er endringer som vikariater, engasjement, permsijoner o.l ta en kopiav DRIFTs turnusen og gi den navn med dato for endringen

GRUNNKURS20


F.eks « 2013.01.10 Krokskogen Sykehjem» OG utfør endringene direkte iDRIFTs turnusen.

Er det endringer på fast ansatte, gjøres det i både ORGINAL og DRIFT,men hvor det er DRIFT som er den daglige turnusen, hvor en tar kopi avdenne FØR en gjør endringer.

Systemet kan vises som følgende: ORGINAL Krokskogen Sykehjem

DRIFT Krogksogen Sykehjem 2013.01.10 Krokskogen 2013.04.05 Krogskogen 2013.06.21 Krokskogen

ORGINAL: Godkjent turnus, og viser hvem som eier stillingene. Permanente endringer.DRIFT: Oppdatert på forløpende endringer, og er koblet mot ÅrsturnusKopier: Kopi/back-up av Drifts-turnus FØR endringer, og viser hva som var

løpende turnus FORUT for dato`n på turnusen

4.2 Høyreklikk meny

Endre vakt i turnus

Hvis du skal endre flere vakter, f.eks. fra D1 til D5, markerer du området, oghøyreklikker i skjermbildet.

Velg «Endre vakt i turnusDa får man opp følgende bilde:



Velg «fra - vakt» og «til - vakt», og «OK».

Hvis du skal endre flere vakter, somikke står i samme område, holder duned Ctrl - tasten og klikker på devaktene som skal endres. Deretter høyreklikker du og følgersamme fremgangsmåte som over.

Bytt om to vakterSkal du bytte to vakter, markeres de to vaktene ved å sette markøren på den førstevakten, hold ned Ctrl - tasten, og merk den andre vakten. Deretter høyreklikker du,og velger «Bytt om to vakter». Vaktene byttes automatisk.

Fra Årsturnus: Har du tilleggsmoduler for Avvik og Timeliste, kan du velge å si [Ja] tillønnskonsekvens og byttet blir registrert som ett avvik.

Oppdater stillingsbrøkHvis en person er satt opp med en annen stillingsbrøk i personalregisteret enn detsom fremgår av turnusen, kan turnusens stillingsstørrelse skrives tilbake tilpersonaleregisteret.

1. Marker en eller flere personer som skal oppdateres.2. Høyreklikk i skjermbildet.3. Velg «Oppdater stillingsbrøk».

NB! Har dere integrasjon mot lønnssystem, skal endring av stilingsbrøk gjøres ilønnssystem, IKKE i Ressursstyring.

Rotere turnuslinjer

Hvis du har flere ansatte som arbeider likt, men som starter på ulike turnusuker, kandu legge inn alle ansatte med lik turnus. Hold ned Ctrl - tasten og klikk på denavnene som skal roteres. Høyreklikk og velg «Roter turnus». Da får du følgendebilde:

Oppgi antall uker turnusen skal rotere, oghvilken retning den skal rotere. Klikk «OK».

Utligning av vakter

GRUNNKURS22


Utligne vakter kan benyttes hvis en ansatt har noen timer for mye eller for lite, iforhold til det timetall hun etter sitt ansettelsesforhold skal ha. Programmet endrer tilvakter, slik at alle timer til stillingen blir brukt.

1. Sett markøren på en vakt av den type du ønsker å utligne. Det er kun den typevakter som markøren står på når du starter, som berøres av utligningen.

2. Høyreklikk på vakten og velg «Utligning av vakter».

Du får da spørsmål om utligningsmåte. Velg hvor vaktene skal forandres og antallvakter som skal utlignes. Deretter klikker du på «Beregn forslag til utligning».

Da vil du få et forslag på hvordan vaktene skal utlignes:

Du må da velge om utligningen skal gjøres automatisk eller manuelt.Automatisk utligning betyr at programmet endrer de vakter som skal endres, mestmulig likt i turnusen.Manuell utligning lar deg styre hvilke vakter som skal endres, og hvilke som ikkeskal endres.

Når du har valgt hvordan utligningen skal gjøres, klikk «Start utligning».

Utligning av vakter er et alternativ til vanlig måte å avstemmestillingsstørrelse og timetall på, nemlig å opprette en eller flere alternativevakter og fordele disse i turnusen. Programmet oppretter selv nye vakter som ernødvendige for å utligne vaktene, og runder av til nærmeste 1/4 time. Eventuelle«enkle minutter», samles til en vakt.

AlarmfunksjonFor å tilpasse alarmene til din turnus, kan du, på ditt brukersted, endre verdiene i



forhold til de viktigste bestemmelsene i tariffavtalene. Har dere f.eks. avtalt lokalt atdere kan benytte 9 timer hviletid mellom nattevakt og dagvakt, settes det opp herunder Minimum fritid. Arbeidsmiljølovens bestemmelser kan også endres dersomvirksomheten har fått dispensasjon for dette.

For å legge inn de avtaler som gjelder for din avdeling, gå til meny-valg:«Innstillinger», og «Alarmfunksjon»

Et lurt tips!Når tillitsvalgte skal godkjenne grunnturnus, kan dere bruke bl.a. denne funksjonen for å teste om grunnturnus er laget etter de bestemmelser/protokoller som gjelder foravdelingen.

For at alarmene skal synliggjøres i turnus, må du enten krysse av for alarmer under

Egenskaper eller slå på/ av ved bruk av ikonet

Når alarmen er aktivert, vises det ved at de vakter som har en eller flere feil, får enrosa bakgrunn. Peker du på en av disse vaktene, kommer det automatisk opp enmelding om hva som er feil.

GRUNNKURS24


Eksempel på alarm ved for liten hviletid mellom to vakter.

Filtrere etter personalgrupper

Når du skal velge hvilke personalgrupper som skal vises, må du starte opp med enutfylt turnus i turnusbildet. Du kan velge mellom to måter for å aktivisere filteret, dvs.vise den eller de personalgruppene du ønsker:

1. Høyreklikk i turnusbildet og velg «Filter for visning». Velg personalgruppe2. Dobbeltklikk på den grønne teksten «Pers. grupper» i turnusbildet.

Da får du opp bildet Personalgrupper, her kan du velge mellom den eller depersonalgruppene du tidligere har definert, som forekommer i turnusen.

Finner du ikke den gruppen du søker etter, skyldes det at ingen av de ansatte iturnusen er knyttet opp mot denne gruppen. Dette gjøres i Personal - bildet, fane: PersonalgruppeI bildet Personalgrupper, velger du den eller de grupper du ønsker å se.

Skal du velge flere grupper holder du nedeCtrl - tasten, mens du klikker på de du vilmerke.

Når gruppen(e) er merket, klikker du på «Bruk», og turnusen er filtrert.

Dette ser du ved at den grønne teksten nå er rød, og viser navnet på



personalgruppen du har valgt. Har du valgt flere personalgrupper, vil det stå Flerepers. grupper.

Avslutt filtreringFor å legge tilbake alle ansatte, åpner du bildet med Personalgrupper på nytt, ogklikker«Avbryt». Du kan også høyreklikke, velge «Filter for visning», og deretter velge «Avsluttpersonalgruppefilter».

Filtrere etter StillingskoderStillingskoder filtreres på samme måte som personalgrupper.Du kan også filtrere samtidig på personalgrupper og stillingskoder

4.3 Sluttarbeid med grunnturnus

Godkjenning

Når du er helt ferdig med turnusen, skal den godkjennes av tillitsvalgte. Bruk alarmfunksjonen for å sjekke turnusen opp mot Tariffavtaler, Arbeidsmiljøloven,samtbemanningsplanen. Sjekk at Disp. timer for hver enkelt ansatt i turnusen er 0 og attimer imappen Timer i sum for turnusperioden går opp i 0.

Åpne bildet «Egenskaper» (Høyreklikk i turnus) og legg inn navn og dato, samtgodkjenningsperiode. På utskrift av turnus, vil det da være et eget felt forunderskriving.

GRUNNKURS26


Siste sjekk

Gjør deg alltid helt ferdig med turnusen, før du genererer den over tilårsturnus!



5 Mappene i grunnturnus

5.1 Timer

Mappen Timer kan vises som Lønnsberegning eller Fordelt på uker. Fordelt på uker summerer turnusukene hver for seg og man kan her enkelt sevaktbelastningen pr.turnusuke. Den summerer også totalt for turnusperioden til høyre i bildet.

Lønnsberegning egner seg godt til utskrift for å leveres på lønningskontoret, da deninneholder alle lønnsdata for å beregne fast lønn for ansatte, dersom ansatte erregistrertmed grunnlegende informasjon, som lønnsnummer, lønnstrinn og årslønn.

GRUNNKURS28


Høyreklikker man på en ansatt, får man valget om å skrive lønnsmelding for denvalgteansatte. ( Bruk [Ctrl] for å velge flere)Denne viser kolonner for tillegg og fast lønn, samt kolonner for fra/til dato ogsignaturfelt.

5.2 Personturnus

Personturnus gir ofte en bedre oversikt over den enkelte ansattes turnus. Du kanlage og/eller redigere den enkelte turnus også fra personturnus. Denne er også fin å skrive uttilden ansatte.

5.3 Budsjett

Budsjett gir deg et ferdig utregnet lønnsbudsjett for den turnus du har laget, dersomdu harfylt inn de grunnleggende data for dette.

Budsjettet er to-delt, det viser hva det koster å haden enkelte ansatte i jobb, og samlet lønnsutgift for alle.



For å få et ferdig oppsatt budsjett må du ha fylt inn/ sjekket over at følgendemenyer/ register er satt opp korrekt:

GRUNNKURS30


- Innstillinger - Budsjettkostnader- Registere - Tillegg pr. time/ Tillegg pr. vakt- Registere - Helligdager- Avansert - Kontoer og Satser- Personalregister - "Årslønn for full stilling" og % inndekning med ferievikar- Ekstra kostnader og evt. ekstra inntekter (Høyreklikk og velg fra funksjonsmeny forålegge til beregnede utgifter som ekstrahjelp og overtid).

Du kan filtrere budsjett etter stillingskoder og personalgrupper, for å kunne sekostnaderknyttet til f.eks. en enkelt avdeling for en mnd.

I disse utregningene ligger det mange formler som ligger og beregner. Ta kontaktmedsupport hvis du ønsker ytterligere informasjon om hvordan budsjettet beregner.

5.4 Statistikk

Statistikk gir deg en oversikt over de stillingskoder du har benyttet i turnusen din oghvordan fordelingen av disse ser ut. Statistikk er en ren informasjonsside, hvor du ikke fårskrevet noe selv. Programmet henter ut den informasjon du har registrert andre steder ogsamler dette til en egen statistikkside.

5.5 Vakter og Bemanningsplan

Disse mappene / faner er beskrevet i et tidligere avsnitt: Lage ny grunnturnus > Vaktmappe ogBemanningsplan.

6 Årsturnus

En årsturnus er grunnturnusen din overført til hele kalenderåret, med uker, turnusukerogdatoer. Årsturnusbildet viser:

Årsturnus 31


VIKTIG : For å forstå riktig bruk av Ressursstyring, må følgende være klart:

Du skal kun ha 1 årsturnus pr. kalenderår. I denne ene årsturnusen skal all historikkav endringer legges inn. Man kan i løpet av et kalenderår ha flere endringer pågrunnturnus, og derfor ha flere grunnturnuser. Disse endringene må overføres til denene årsturnusen du har laget.

Sagt på en annen måte; Grunnturnus rullerer over et fåtall uker som gjentar seg etterendt periode, slik at f.eks. grunnturnus uke 3 gjentar seg flere ganger i løpet av et år.MEN; en årsturnus gjentar seg ikke flere ganger i løpet av kalenderåret. F. eks dato15. juni er kun en gang i året. Derfor kan vi bare ha en årsturnus pr. kalenderår.Derfor må endringer som skjer i grunnturnus i løpet av året, hentes inn i denårsturnusen du allerede har laget. Da vil historikken bli riktig gjennom året. På deneste sidene skal du lære hvordan dette ivaretas.

Når man skifter til nytt kalenderår ved nyttår, konverteres årsturnusen over til nytt årog da får man en ny årsturnus for det nye året. Derfor har man 1 stk. årsturnus pr.kalenderår.

6.1 Lage en årsturnus

Når du skal lage en årsturnus første gang, klikker du på ikonet for å veksle mellom grunnturnus og årsturnus.

Du vil da få beskjed om at programmet ikke finner Årsturnus for den grunnturnusendu harvalgt. Du får spørsmål om du vil at det skal opprettes ny årsturnus.

Velger du "opprett ny årsturnus", får du opp bilde: "Overføring fra turnus."

GRUNNKURS32


Her må du fylle inn følgende opplysninger :

Til slutt velger du «OK», og programmet oppretter automatisk en Årsturnus medkalender.

Programmet foreslår da samme navn på Årsturnus som grunnturnus. Skal du skiftemellomturnus og årsturnus med bruk av ikonet, forutsetter dette at turnus og årsturnus erkoplet.Dette får du spørsmål om når du kopierer inn grunnturnuser i årsturnus.

Ønsker du å kople årsturnus mot en annenturnus kan dugjøre det ved å velge Egenskaper i Årsturnusog velge nykoplet plan der.

Du kan skifte mellom turnus og årsturnus, ved å klikke på ikonet:

Årsturnus 33


6.2 Årsturnusbildet

6.3 Egenskaper i Årsturnus

Høyreklikk i årsturnus, og velg deretter «Egenskaper».Alternativt: Dobbelt-klikk i vaktsammendraget.

GRUNNKURS34


6.4 Faner

De ulike faner eller mapper i årsturnus vil bli beskrevet nærmere

Årsturnus 35


6.4.1 Timer

Som i grunnturnus, har du også her mulighet til å filtrere mellom de ulike Stillingskoder og personalgrupper.

I lange turnuser kan du lett finne navn ved bruk av søkefeltet. Skriv inn navnet eller bokstaver du skal søke etter og klikk på knappen [Søk] for åstarte søket.

GRUNNKURS36


6.4.2 Personturnus

Ved

Personturnus gir deg oversikt over den enkelte turnus for den enkelte ansatt gjennomethelt år, tilsvarende som du kan se i turnusbildet.

Stillingsbrøken (Gj.sn. uketimetall) beregnes av ordinære vakter i løpet avkalenderåret. Overgangsperiodene, tilbake til forrige år og inn i neste år, er ikke inkludert.Timer (pr uke) beregnes av ordinære vakter og inntaks-avvik.

Du kan rulle deg opp og ned i året, ved bruk av rullefeltet på høyre side.Endringer du gjør for den enkelte ansatte i Årsturnusbildet, vil også vises iPersonturnus, f.eks. hvis du legger inn ferie/fravær eller ekstravakter/inntak.

Årsturnus 37


6.4.3 Helligdagsturnus

Mappen Helligdagsturnus er er en mappe hvor du kan redigere og lagehelligdagsturnuser.Helligdagsturnusene er helt uavhengige av Årsturnus, og endring her vil ikke påvirkeÅrsturnus, før du selv overfører de ferdige Helligdagsturnusene til Årsturnus.

Du kan selv velge hvilken Helligdagsperiode du ønsker å arbeide med, ved åklikke på Pinse,Påske eller Jul øverst på siden.

For å velge varighet av perioden du skal arbeide med, høyreklikker du i vaktbildet,ogvelger «Egenskaper».

GRUNNKURS38


TIPS: for sommerturnus ! Du kan "låne" en helligdagsperiode og endre ukene forhjelpeturnus til sommeren.Bruk denne som en kladd med endring på vakter og event vikarer > Oppdaterårsturnus, og sett ukene tilbake til korrekt Helligdagsperide.

Når du har valgt de egenskaper du ønsker, klikker du på «OK»

Ønsker du å arbeide med en turnuslinje og en blank linje for endringer, velger du Vis

Grunnturnus-linje. Klikk på ikonet, eller høyreklikk og velg; Vis grunnturnus

Linjene som da vises er den redigerte årsturnuslinjen/Grønn. Har du endret vakter i årsturnus, vil de vaktene komme frem på den grønne linjen som avvik og du får en hvit linje til å legge endringer på. Du legger inn kun endringene på den hvite linjen, samt alle F-dagene som deansatte skal ta ut.

Årsturnus 39


I Helligdagsturnusbildet legger du inn de endringer du ønsker. Skal du gierstatningsfridager, kan du kun benytte godkjente typer, som F3, F4 osv. Legg innendringene på den hvite linjen over vakten som skal endres.

Erstatningsfridag F5, får du kun lagt inn på personer som har opparbeidet seg rett tilslik dag, ved at F1 har havnet på en Helgedag som ikke er søndag.Er det ikke krav om F5, får du ikke lagt den inn i Helligdagsturnus.Timeoversikt får du i mappen Helligdagstimer.

Når "kladden" er ferdig, skrives den ut, med visning av grunnturnuslinjen/grønn, ogoversendes tillitsvalgte for godkjenning. Husk protokoll!.Når Helligdagsturnusen er helt ferdig og godkjent, kopierer du den over tilÅrsturnus ved å høyreklikke, og velge Oppdater Årsturnus. Da vil programmetautomatisk beregneendringer inn i budsjett, dag/ukerapport, timeliste o.l

GRUNNKURS40


Se neste avsnitt for beregning og matematikk for Helligdager i avsnittet: Helligdagstimer

6.4.4 Helligdagstimer

Beregning av F3:Gjennomsnitt oppdateres løpende ut fra et gjennomsnitt i denvalgte helligdagsperiode. Kolonnen med F3-dager viser hvemsom jobber for mange dager.For å bruke dette alternativet, forutsettes avtale mellom arbeidsgiver ogarbeidstager/tillitsvalgte.

Er det ikke inngått avtale om å benytte Gjennomsnitt skal det beregnes etter Annenhver. Da må dette valget velges før du begynner å endre vakter i helligdagsturnusen. Nå viser kolonnen F3-dager hvem som arbeider for mange dager (med rødt) oghvem som kan arbeide mer (med sort). Står det 0 arbeider vedkommendemaksimalt tillatte dager.

Årsturnus 41


Feltene i helligdagstimer viser:Antall F3 dager du har krav på fri, visningsvalg mellom gjennomsnitt eller annenhver.Antall timer som utløserhelligdagstillegg. Omregnede timer (dvs. timer x sats). Opptjente timer, pga. at F1dagen har falt på enrød dag som ikke er en søndag (F5). Til slutt viser feltet en Oppsummering av antall timer opptjent, før man begynnerå gi F4, F5 og F6 dager. Når erstatningsfridagene er satt inn ihelligdagsturnusbildet, regnes dette automatisk, og gir oversiktover Timer lønn til utbetaling. Avlønning viser godtgjøringen i kronebeløp.Har du Avvik/timeliste modulen er det også en kolonne for åføre opptjente timer til timebank, avspas. utenfor helligdagsturnus perioden (gulkolonne)

Praktiske tips:--! På en vakt hvor helligdags tillegget utbetales kun halve dagen, eks. D1 på juleaften, vil F3beregne at man arbeider frem til 12.00,og har fri resten av vakten. Bruker man F4 beregnes fri med trekk i timer frem til kl.12.00 ogvanlig fri med lønn etter 12.00

--F6 er en variant av F4 som vi har laget for at programmet skal kunne skille påavlønningsform. I programmet bruker du F4dersom du skal gi alt ut i avspasering. F6 bruker du hvis du gir time for time avspasering ogbetaler ut helligdagsdifferansen.

6.4.5 Ferie

Feriemappen viser hvor mange feriedager hver enkelt ansatt har krav på, og hvormye ferie som er registrert iÅrsturnusen. Du ser hvor mange timer den ansatte har i forhold til sin stillingstørrelse, og hvormange timer som er tatt ut i ferie.

GRUNNKURS42


Høyreklikker du i bildet, kan du velge Ferie inngangsverdier. Der kan du legge innoverført ferie osv.for den enkelte ansatte. Du kan også trekke fra feriedager for de som ikke skalavvikle full ferie. Daskriver du minustegn foran antall dager.

Årsturnus 43


Ved å velge “Ferieliste”, vil du få opp et skjermbilde over alle ferieperiodene somer lagtinn i årsturnus på hver enkelt. Denne kan også skrives ut, og du vil ha full kontroll påhvordan ferien er avviklet for alle ansatte

GRUNNKURS44


Du har også kontroll på den enkelte arbeidstagers ferie, i personal-bilde>Fane:Ferie !

Legge inn ferie når man HAR avvik og timelistemodul:For å legge inn ferie når man har avvik og timelistemodulene, bruker du knappen for"Registrer ferie"

Marker ferieperiode på personen og klikk deg inn på avviksregistrering.Der velger du årsak; «Ferie Uten lønnskonsekvenser».Registrering av avvik, er nærmere beskrevet i kurshefte: Avvik og Timeliste og imanual ( meny-valg: Hjelp > Hjelp emner )

7 Vedlikehold av Årsturnus

Du skal kun ha en årsturnus pr år.Den skal vise alle endringer gjennom året, og må derfor holdes fortløpendeoppdatert med endringer.

Det er IKKE mulig å slette eller endre vakter direkte i Årsturnus, ved å bruke[Delete] eller skrive inn en ny vakt.Dette er kun mulig i Grunnturnus.

I Årsturnus kan du endre tilstedeværelse ved å registrere avvik, eller hente endringerfra Grunnturnus.Fremgangsmåte er beskrevet i de neste avsnittene.



7.1 Vedlikehold av Turnus og Årsturnus

Du har nå opprettet en årsturnus, ut fra en godkjent grunnturnus.Vi anbefaler at du lager en struktur og oversikt på turnus og årsturnuser.

Godkjent grunnturnus, gis navnet: "ORGINAL+[navn på tjenestested]". Denne skalvise de som er fast ansatt i stillingene.Kopier godkjent turnus, gi navnet: "DRIFT+[Navn på tjenestested]" Denne viser desom faktisk går i stillingene, faste og engasjement.

Årsturnus lages på bakgrunn av DRIFT-grunnturnus, og gis navnet: "[Årstall]+[navnpå tjenestested]" Kan også være lurt å sett inn ansvarsnummer for avd, som en del av navnet påårsturnus.

Eksempel: Grunnturnuser: "ORGINAL Hjemmesykepleien"

"DRIFT Hjemmesykepleien"

Årsturnus: "2013 Hjemmesykepleien"

Om du i tillegg har behov for kopi av grunnturnus, så gi disse navn: "[Dato]+[navn påtjenestested]Benytt internasjonalt datoformat ååååmmdd "2013.05.18 Hjemmesykepleien" Devil da bli sortert etter dato.

Ofte er det enringer i hverdagen. Ansatte endrer stilling, bytter, slutter og noenbegynner.Alle endringer må legges inn i Årsturnus, hvor du har historikken gjennomhele året.

NB! Du skal bare ha EN årsturnus for hvert år. Alle endringer skal vises i denne,inkludert Helligdagsturnuser og sommerturnus.___________________________________________________________________________________

Fremgangsmåte for VEDLIKEHOLD AV TURNUS ÅRSTURNUS:

1. Synnligjør endringer i ÅrsturnusA. For eksempel "Slutt fra dato" Høyreklikk på første fraværsdag.B. Registrer som lengre avvik, hvor vikaren er tenkt å gå inn i engasjement.

(Fremgangsmåte for å registrere avvik, er beskrevet nærmere i kurshefte for "Avvik og Timeliste")

2. Gjør nødvendige endringer i Grunnturnus.Endringen gjøres i DRIFT grunnturnus, vurder om det også skal gjøres i ORGINAL. Inntil du er trygg på fremgangsmåten, kan det være lurt å ta en kopi av DRIFT, før du gjør endringene.Ett av mange valg kan være "Bytt person" eller justering av turnus .

3. Oppdater Årsturnus med endringer fra grunnturnus.

GRUNNKURS46


Stå i Årsturnus, og velg: "Kopier turnus til årsturnus"Sett inn fra korrekt dato eller kalenderuke.

__________________________________________________________________________________

Fremgangsmåten over kan benyttes om det er endringer på en eller flere personer, eller om heleturnusen skal byttes ut, som ved Fleksibel turnus.

Nærmere beskrivelse av fremgangsmåte, når en person slutter, og en ny starter i stilligen:

1. Synnligjør endringer i Årsturnus

A. For eksempel "Slutt fra dato" Høyreklikk på første fraværsdag.

Alle vakter Dorthe har hatt, står som historikk i Årsturnusen. Fra og med slutt-dato er vaktene fjernet.



Slår du på visning av "Vis grunnturnuslinje":

Vil også vakter på grunnturnuslinjen være fjernet.

2. Gjør nødvendige endringer i Grunnturnus.

Vurder hvilken eller hvilke Grunnturnuser du skal gjøre endringene i.- ORGINAL Grunnturnus: Permanente endringer, skal vise hvem som "eier" stillingen/-e.

For eksempel ny-ansatte.- DRIFT Grunnturnus: Permanente/faste OG midlertidige endringer,

hvor en/flere går inn stillinger.NB!: ekstravakter og lignende skal registreres som AVVIK.

- KOPI Grunnturnus: Vurder om du skal lage en kopi av DRIFT Grunnturnus, FØR du begynner å gjøre endringer. Denne vil da kun ligge som en Back-up av DRIFT Grunnturnus, og kan eventuelt slettes når DRIFT Grunnturnus er ferdig redigert.

Stå i korrekt Grunnturnus, og utfør de endringer som skal gjøres.- Bytt person: benyttes når en annen ansatt skal overta en stilling/turnuslinje. - Ny person: benyttes om det er flere ansatte som skal dele en turnus-linje- Rediger turnuslinje: fjern vakter, endre vakttyper, legge til vakter, flytte vakter mellom turnus-linjer o.l. Eksempel: Fleksibel Turnus.

Knapper:

OBS: Ved valget "Bytt person" kommer du inn i ett bilde som ser ut som personal-bildet.

GRUNNKURS48


Forskjellen er at alle felter er låst, og den personen du markerer blir satt inn, når du velger "Bruk"

Dorthe er byttet ut, og Ole Brum er satt inn i stedet:

Om du har behov for å ta ut en oppdatert liste over tilleggslønn som skal godtgjøres (Kveldstillegg og Søndagstillegg, event andre tillegg) finner du disse under fane: Timer/Lønnsberegning i grunnturnus.

3. Oppdater Årsturnus med endringer fra grunnturnus.

Skal du flytte opplysninger fra en turnus til en annen, er det viktig at du står i den turnusen du skalhente endringene INN TIL. Du må STÅ i Årsturnus når du skal hente inn endringer fra Grunnturnus.

Du kan hente frem Årsturnus på ulike måter:- Menyvalg: Fil - Åpne

- Snarvei/knapp: Åpne - Alle turnuser du har åpnet i denne sesjonen, kan du hente via meny-valg: Vindu

- Knapp for å veksle mellom turnus og årsturnus

Bruker du knappen for å veksle mellom, mens du står i grunnturnus, kommer du ofte direkte til aktivårsturnus.



Noen ganger får du opp følgende bilde, hvor du enten velger å åpne aktiv Årsturnus, eller du kanvelge "Overføre grunnturnus til aktiv årsturnus"

Dette valget bringer deg direkte til neste steg.

Velger du "Åpne aktiv årsturnus" kommer du til korrekt turnus, og må nå høyre-klikke i årsturnus ogvelge "Kopier turnus til årsturnus..."

Kontrollpunkter:1. Sjekk at du velger å hente fra korrekt grunnturnus2. Velg om du skal hente endringer for en eller flere personer. Du velger i ett senere bilde.3. Fra når, skal endringene settes inn. Valg mellom Ukenummer (kalenderuke) med start på mandag, eller på en gitt dato. Når dato er valgt blir listeknapp aktivert, og du kan velge i kalender, som vise på bilde. ANBEFALES.

Hvis det er en helligdagsperiode på ett seinere tidspunkt enn oppstart, kommer spørsmålet:

GRUNNKURS50


Endringer i høytidsturnus, som er gjort på eksisterende personer i årsturnus, vil bli overskrevet. Gjelder likevel KUN på de personer du henter fra grunnturnus.

Her markerer du den eller de personer du vil hente fra Grunnturnus.For å markere flere personer holder du [CTRL] nede, mens du markerer de andre.



7.2 Sett samme flere grunnturnuser i Årsturnus

Noen ganger kan det være ønskelig å sette sammen flere turnuser i en årsturnus.I eksempelet under vil jeg bruke 2 grunnturnuser med ulik lengde.Grunnturnus for dag og helg over 6 uker, med arbeid 3. hver helg, (med grønn farge på turnusen) og en grunnturnus for Nattevaker over 4 uker, hvor de jobber 4. hver helg (med blå farge)Lagt til farge, kun for å vise forskjellene.

Grunnturnus for Dag/Helg på 6 uker og 3. hver helg:

Grunnturnus for Nattevakter på 4 uker, og 4. hver helg:

Nattevakter er markert på den dagen de slutter. Dvs en vakt som står på tirsdag, starter på mandagkveld og går hjem tirsdag morgen

Om du ikke har en Årsturnus allerede, må du lage en.Starter gjerne med den største grunnturnusen.

Nå er en av grunnturnusene lagt til over til Årsturnus.Får å hente inn den neste turnusen, er fremgangsmåten den samme som pkt nr 3, under "Vedlikehold av Turnus og Årsturnus"

Stå i Årsturnus; høyreklikk og velg fra meny: "Kopier turnus til årsturnus..."

GRUNNKURS52


1. Velg korrekt grunnturnus som du skal sette inn2. Velg å hente alle ansatte fra turnusen. 3. Velg fra hvilken Ukenummer eller dato du skal sette inn4. Mer / Mindre: Når grunnturnuser har ulik lengde, vil det være ulikt når de starter. I eksemplet er det sammenheng mellom kalenderuke 37, og grunnturnusuke 1.I Årsturnus ser du dette slik:

Årsturnusen inneholder Dag/Helg og bygger på en 6-ukers turnus.Når du setter inn Nattevakts-turnusen, som er en 4 ukers-turnus, så ser programmet at de har uliklengde, og vil derfor komme med følgnede varsel:

Velger du "Avbryt" så skjer ingen endringer i årsturnus, men du vil sette turnusene sammen, ogvelger "OK"Visningen i Årsturnus blir slik:

Begge grunnturnuser står i en felles årsturnus, men det er ikke noen henvisning til hvilkengrunnturnus-uke som vises i de ulike kalenderuker.



Det er mulig å sette tilbake henvisning til grunnturnusuke i årsturnus, men KUN henvisning til EN avgrunnturnusene.Det kan være praktisk å henvise til den grunnturnus med flest ansatte. I dette eksempel, henvisnigmot Dag/Helg.

Åpne bildet Egenskaper for Årsturnus. ( Høyreklikk i Årsturnus, og velg: Egenskaper )

Knappen: [Endre turnusuke]

OBS: denne funksjonen gjelder for HELE årsturnusen, selv om endringen skjer seinere i året.Linje 1: hvilken grunnturnusuke henger sammen med kalenderuke 1Linje 2: hvor mange uker går grunnturnusen over.

Du kan gjøre dette mange ganger, inntil det blir korrekt visning i årsturnus.

7.3 Konverter årsturnus til nytt år

Når man næremer seg slutten av året, og skal opprette en ny årsturnus for kommende år, brukerman funksjonen; "Konverter turnus til nytt år"

Under meny-valg: "Innstillinger" og "Konverter turnus til nytt år"Hvis dette valget er grå og inaktivt, mangler det en oppdatering av programmet.Programoppdatering med kalender for kommende år, blir gjort tilgjengelig fra ca midten av mai.Man må da kontakte Systemansvarlig eller IKT-ansvarlig for oppdatering av programmet.

GRUNNKURS54


Når du har konvertert, vil du komme over i den nye årsturnusen.Denne vil automatisk overta avhukning for aktiv årsturnus.Det er derfor viktig at du konverterer til nytt år, så sent som mulig i året.Har du Avvik og Timelister fra Visma Ressursstyring, er det også andre vurderinger du må ta hensyntil ved konvertering.

PS: På https://community.visma.no/Nedlastinger/?ProgramNo=183 - , vil det ligge en oppdaterthuskeliste for konvertering før årsskiftet.- Avviksregistrering - timebank- Publiserte vakter - Ressursstryring web og digital vaktbok- Hjelpeturnus for jul m.m

Registre 55


8 Registre

Oversikt over de ulike registre i programmet, finner du under meny-valg: Registre

På de neste sidene vil du få en beskrivelse av de registrene som er relevante for arbeid med turnus.En del av registrene er forbeholdt Systemansvarlig, og der vil du normalt ikke ha tilgang.

8.1 Aktiviteter

I registre for Aktiviteter kan du sette opp møter og andre aktiviteter som enten skjer på fast dato ellereller blir gjentatt med ulike intervall.Disse aktivitene vil vises nederst på Dagsrapporten som er tilgjengelig i Årsturnusen.

GRUNNKURS56


Eksempel fra dagrapport:

8.2 Arbeidsoppgaver

Under Registre; Arbeidsoppgaver kan du opprette arbeidsoppgaver som du kan bruke i turnusen.Du kan opprette så mange arbeidsoppgaver du ønsker.Du får satt inn, kun en arbeidsoppgave pr dag. Er det flere oppgaver som skal utføres, må duopprette en arbeidsoppgave som inneholder de oppgaver som skal utføres.

Registre 57


For å legge inn arbeidsoppgaver, klikk på knappen for "Vis oppgavelinje" Da får du 2 linjer til hver ansatt i turnusen. Hvit linje for vakter, og gul linje for arbeidsoppgaver.

Å sette inn arbeidsoppgaver følger samme prinsipp som ved innsetting av vakter.- Du kan skrive benevnelsen direkte inn i feltet, eksempel AV- Dobbelklikk i ruten og du får opp registeret med arbeidsoppgaver, marker korrekt oppgave og [Bruk]- Aktivere "Innsetting Klipp og Lim". Kopier en oppgave ved å markere den, og klikke i en gul rute, forinnsetting.- Kopiere en oppgave (CTRL+C) og lime inn på korrekt dag (CTRL+V)

Nederst i turnusbilde, i oppsummeringsfeltet, kan du scrolle deg nedover og se antall av de ulikevakter, og når visnig av arbeidsoppgaver er aktivert, vil du også se antall og på hvilke dager de ulikearbeidsoppgaver er tildelt.

GRUNNKURS58


NB! Likt som på vaktbenevnelser, kan også Arbeidsoppgaver benevnes med 1, 2 eller 3 tegn.Bruker du mer enn 2 tegn, vil rutene i turnusen, endres fra kvadratisk til rektangulære= turnusen blir1/3 lengre pga større ruter.

8.3 Helligdager

Under registre for Helligdager får du alltid opp valg mellom to år.En gang i året, sein vår, kommer en programoppdatering som inneholder kalender/Helligdager forkommende år.

Systemansvarlig kan legge til, fjerne eller endre på oppsett for utbetaling på helligdagene.

Registre 59


8.4 Personalgrupper

Under Registre, Personalgrupper kan du registrere de gruppene du ønsker å kunne dele deansatte inn i.

I Personal-bildet:

GRUNNKURS60


eller snarvei:

9 Utskrifter

Ved utskrift benytter Visma Ressursstyring den skriver som er tilknyttet din Windows-profil.Generelle tilpassninger av skriveroppsett velger du fra meny-valg: Fil > Utskriftsformat

Utskrift gjøres fra:- Meny-valg: Fil > Skriv alternativt [CTRL+P]

- Utskrifts-ikon:

- Forhåndsvisning:

Hvis et skjermbilde byr på alternative utskrifter eller oppsett, kommer det opp en boks som lar deggjøre noen valg:

Utskrifter 61


Boksen nede til høyre, varierer etter hvilket bilde du har i Ressursstyring.- Fra turnus-bildet: får du valgene som vist over.- Fra Årsturnus får du valg på hvilken peridiode du vil skrive ut- Dag/Uke: hvor mange dager eller uker du vil skrive ut.

Ved utskrift, får du i hovedsak det du ser i skjermbildet.

På Turnus og Årsturnus vil det også komme:- Navn på eier av lisens og Tjenestested. Eks Sørdal kommune, Hjemmesykepleien- Forklaring av vaktkoder som er benyttet, start- slutt og event pauser- Forklaring på arbeidsoppgaver, om de er vist i turnusen.- Grunnturnus: vil også inneholde signeringsfelt for godkjenning av turnus.- Antall personer/linjer og sum årsverk i turnusen. OBS en person med 2 stillinger i turnusen, blir teltsom 2 personer.- Turnusbildet viser et felt mellom personale og vaktfeltet, som viser Disp. timer. Påutskriften vil dette feltet vises som den stillingsprosent vedkommende har utfra hva som erlagt inn av vakter i turnus. I årsturnus fremstår samme felt som Diff. timer. På utskriften vildette feltet vise stillingsstørrelse ansatte er registrert med i Personale mappen.

9.1 Dag/Uke - rapporter

Årsturnus, fane: [Dag/Uke]

Du kan skrive ut dagrapporter eller ukerapporter, som du kan sette i en perm ogbruke som

GRUNNKURS62


rapportbok.

Størrelsen på skriften avhenger av bredden på kolonnene. Jo smalere kolonner dulager,desto større skrift får du på utskriftene. Dette henger sammen med tilpasning til A4arket.Filter for Stillingskoder og Personalegrupper virker også for rapportene Dag/Uke ogOppgaver. Dette innebærer at dagrapporter kan skrives ut for spesiellestillingsgrupper ogpersonalegrupper. Benyttes filter, vil det i dagrapportbildet vises FILTER med rødebokstaver.

Hvis nattvakt skrives inn på turnus det døgnet vakten slutter, kommer nattvakter førdag og aftenvakter på rapportene. Hvis nattvakt føres på dagen vakten begynner,skrivesnattvaktene etter dag og aftenvaktene. (Meny-valg: Innstillinger > Innstillinger).

Vær i tillegg oppmerksom på at tekst i kolonnene ikke følger person. Endringer irekkefølge på person i årsturnus etter at beskjeder er skrevet inn, kan giforskyvninger avtekst.

Du kan endre tittel og bredde, på de tre kolonnene lengst til høyre.

Ved utskrift av Ukeplan, får du mulighet til å velge om du vil ha medvaktsammendrag ellerikke. Vaktsammendraget viser det samme som oppsummeringsfeltet underturnusen.

Anbefaler liggende utskrift, da denne siden skal vise 7 kalenderdager, medvaktbenevnelse og ansatt.Få muligheter til å endre skriftstørrelse.

9.2 Oppgaver

Årsturnus; fane: Oppgaver

Dette valget gir deg mulighet til å skrive ut dagrapporter gruppert etterarbeidsoppgaver.Det kan gi et ryddigere oppsett i store personalegrupper, hvor man er avhengig av åhaoversikt over hvem som dekker de ulike grupper/ arbeidsoppgaver.Rekkefølgen på oppsettet tilsvarer den rekkefølge du har registrert oppgavene iregisteretArbeidsoppgaver.

9.3 Budsjett

Utskrift av budsjett gir deg i tillegg til budsjettet som du ser på skjermen, oversiktoverhvilke forutsetninger som er lagt til grunn for beregningene.

Utskrifter 63


Utskriften gir kun oversikt over budsjett samlet for alle, og ikke for enkeltpersoner(denmidtre del av bildet). Ønsker du å se budsjett for enkelte personalgrupper ellerstillingskoder, filtrerer du, og får budsjettoppsett for valgte gruppe(r).

9.4 Andre utskriftsmuligheter

Ønsker du utskrift av Personal-datamå du inn på Personale detaljer/listeFra knappe-raden eller meny-valg: Registre Personale detaljer/liste

Når du går inn på dette valge, må du velge Liste

Liste-visning:Tilpass visningen til de opplysninger du trenger.Her har du knappen "Skriv ut"Den eller de personer som er markert blir skrevet ut

GRUNNKURS64


Gi dokumentet en titel.Huk av for "Ikke ta med lukkede grupper" Da skriver du KUN ut for markert/-epersoner. Hvis ikke skriver du ut for samtlige personer som du har tilgang til !

10 Notater

Ikonet Notatblokk gir deg tilgang til en notatblokk som du kan bruke hvis du ønsker ånotere spesielle hendelser, avtaler ol. i turnusprogrammet.

Legger du inn et notat og daterer det f.eks. 11.02.2011, vil dag og ukerapport få enblåfarge på datofeltet denne datoen, for å varsle at det ligger et notat/ en beskjeddennedagen. Dette vises på dag/ uke og oppgaverapporten i årsturnus.

Du kan huke av for at dette er et viktig notat og at det skal gis beskjed ved oppstartavprogrammet. Når du kommer til gjeldende dag, vil beskjeden komme opp når du starterprogrammet.

Notater 65


NB! Du vil ikke få varsel dagen før, heller ikke dagen etter. Kun ved opstart av aktuellturnus på korrekt dato.

Notater slettes automatisk når de er 12 mnd. gamle.

Ved bruk av utskriftsikonet, kan du skrive ut notatene dine.

11 Egne notater:

GRUNNKURS66


.

67


Documents

GRUNNKURS · 2017. 8. 14. · Det er ofte lurt å begynne med å legge inn en turnus du har fra før, enten i Excel eller på papir. Det gir god trening i bruk av programmet. Du får