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Administration GuideGroupWise 2012September 20, 2012

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ContentsAbout This Guide Part I System 1 GroupWise System Administration 2 ConsoleOne Administration Tool2.1

33 35 37 39

2.2

2.3

2.4

ConsoleOne on Linux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 2.1.1 Installing Linux ConsoleOne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 2.1.2 Installing the GroupWise Administrator Snap-Ins to Linux ConsoleOne . . . . . . . . . . . . . . . 40 2.1.3 Enabling File Locking on OES Linux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 2.1.4 Starting Linux ConsoleOne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 2.1.5 Mounting a Linux File System for a Domain or a Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 2.1.6 Changing the Linux Mount Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 ConsoleOne on Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 2.2.1 Installing ConsoleOne and the GroupWise Snap-Ins on Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 2.2.2 Configuring Your Windows Machine for ConsoleOne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 2.2.3 Starting ConsoleOne on Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 2.2.4 Mapping a Drive for a New Domain or Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 ConsoleOne in a Multiple-Platform Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 2.3.1 Using Linux ConsoleOne to Access Domains and Post Offices on Windows . . . . . . . . . . . 48 2.3.2 Using Windows ConsoleOne to Access Domains and Post Offices on Linux . . . . . . . . . . . 50 Remote Access to ConsoleOne on a Linux Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 2.4.1 Administrative Tasks Requiring File System Mounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 2.4.2 Remote ConsoleOne Access with a VNC Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 2.4.3 Remote ConsoleOne Access with a Secure Shell (SSH) Connection . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

3 GroupWise View3.1 3.2 3.3

61

3.4 3.5

eDirectory View versus GroupWise View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 GroupWise Object Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Customizing the GroupWise View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 3.3.1 Changing the Column Display and Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 3.3.2 Changing the Column Widths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Searching in the GroupWise View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Performing Administrative Tasks from the GroupWise View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

4 GroupWise System Operations4.1

69

4.2

Select Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 4.1.1 Selecting a Domain to Connect To . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 4.1.2 Understanding the Need for Domain Connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 4.1.3 Handling Cross-Platform Domain Connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 System Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 4.2.1 Admin Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 4.2.2 Routing Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 4.2.3 External Access Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 4.2.4 Nickname Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 4.2.5 Default Password. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Contents

3

4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

4.8 4.9

4.10 4.11 4.12

4.13 4.14

4.2.6 Admin Lockout Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 4.2.7 Archive Service Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 4.2.8 Linux Settings (Linux ConsoleOne Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 eDirectory User Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Admin-Defined Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Pending Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Addressing Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Time Zones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 4.7.1 Modifying a Time Zone Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 4.7.2 Adding a Time Zone Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 4.7.3 Deleting a Time Zone Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 External System Synchronization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Software Directory Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 4.9.1 Creating a Software Distribution Directory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 4.9.2 Updating a Software Distribution Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 4.9.3 Deleting a Software Distribution Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Restore Area Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Internet Addressing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Trusted Applications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 4.12.1 Creating a Trusted Application and Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 4.12.2 Editing a Trusted Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 4.12.3 Deleting a Trusted Application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 LDAP Servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Global Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

5 GroupWise Utilities5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15

95

5.16

Mailbox/Library Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 System Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Backup/Restore Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Recover Deleted Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Client Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Expired Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Email Address Lookup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Synchronize . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 User Move Status. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Link Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Document Properties Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 New System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Check eDirectory Schema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Gateway Alias Migration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 GW / eDirectory Association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 5.15.1 Graft GroupWise Objects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 5.15.2 Invalid Associations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 5.15.3 Associate Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 5.15.4 Disassociate GroupWise Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 5.15.5 Convert External Entity to User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 5.15.6 Convert User to External Entity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Standalone GroupWise Utilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 5.16.1 GroupWise Check Utility (GWCheck) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 5.16.2 GroupWise Backup Time Stamp Utility (GWTMSTMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 5.16.3 GroupWise Database Copy Utility (DBCOPY). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 5.16.4 GroupWise Generate CSR Utility (GWCSRGEN) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

4

Contents

6 GroupWise Address Book6.1

105

6.2 6.3

6.4 6.5 6.6 6.7

6.8

Customizing Address Book Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 6.1.1 Adding eDirectory Fields to the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 6.1.2 Adding LDAP Fields to the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 6.1.3 Changing the Default Sort Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 6.1.4 Changing the Default Field Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 6.1.5 Removing Fields from the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 6.1.6 Preventing the User Description Field from Displaying in the Address Book . . . . . . . . . . 109 Controlling Object Visibility. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Updating Address Book Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 6.3.1 Synchronizing Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 6.3.2 Rebuilding the Post Office Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Controlling Users Frequent Contacts Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Controlling Address Book Synchronization for Caching and Remote Client Users . . . . . . . . . . . . . 112 Publishing Email Addresses to eDirectory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Enabling Wildcard Addressing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 6.7.1 Setting Wildcard Addressing Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 6.7.2 Wildcard Addressing Syntax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Adding External Users to the GroupWise Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 6.8.1 Creating a Non-GroupWise Domain to Represent the Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 6.8.2 Linking to the Non-GroupWise Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 6.8.3 Creating a Non-GroupWise Post Office to Represent an Internet Host. . . . . . . . . . . . . . . 119 6.8.4 Creating External Users. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 6.8.5 Configuring External Users and Resources to Appear in GroupWise Busy Searches . . . 121

7 Multilingual GroupWise Systems7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

123

GroupWise User Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 GroupWise Administration and Agent Languages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 International Character Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 MIME Encoding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Multi-Language Workstations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Part II Domains 8 Creating a New Domain8.1 8.2

129 131

8.3

8.4 8.5

Understanding the Purpose of Domains . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Planning a New Domain. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 8.2.1 Determining When to Add a New Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 8.2.2 Deciding Who Will Administer the New Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 8.2.3 Planning Post Offices in the New Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 8.2.4 Determining the Context for the Domain Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 8.2.5 Choosing the Domain Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 8.2.6 Deciding Where to Create the Domain Directory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 8.2.7 Deciding Where to Install the Agent Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 8.2.8 Deciding How to Link the New Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 8.2.9 Selecting the Domain Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 8.2.10 Selecting the Domain Time Zone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Setting Up the New Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 8.3.1 Creating the New Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 8.3.2 Configuring the MTA for the New Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 8.3.3 Installing and Starting the New MTA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Whats Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 New Domain Summary Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Contents

5

9 Managing Domains9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7

145

Connecting to a Domain. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Editing Domain Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146 Converting a Secondary Domain to a Primary Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 Replacing the Primary Domain Database with a Secondary Domain Database . . . . . . . . . . . . . . . 151 Moving a Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Deleting a Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Changing the MTA Configuration to Meet Domain Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

10 Managing the Links between Domains and Post Offices10.1

155

10.2

10.3

10.4

Understanding Link Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 10.1.1 Domain-to-Domain Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 10.1.2 Domain-to-Post-Office Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 10.1.3 Link Protocols for Direct Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Using the Link Configuration Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 10.2.1 Starting the Link Configuration Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 10.2.2 Editing a Domain Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 10.2.3 Editing Multiple Domain Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 10.2.4 Editing a Post Office Link. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 10.2.5 Viewing the Path of an Indirect Link between Domains. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 10.2.6 Viewing the Indirect Links Passing through a Domain. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 10.2.7 Viewing the Gateway Links Passing through a Gateway . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 10.2.8 Saving and Synchronizing Link Configuration Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Interpreting Link Symbols. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 10.3.1 Link Type Symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 10.3.2 Link Status Symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 Modifying Links . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Part III Post Offices 11 Creating a New Post Office11.1 11.2

171 173

11.3

11.4 11.5

Understanding the Purpose of Post Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Planning a New Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 11.2.1 Determining When to Add a Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 11.2.2 Selecting the Domain That the Post Office Belongs To . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 11.2.3 Determining the Context for the Post Office Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 11.2.4 Choosing the Post Office Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 11.2.5 Deciding Where to Create the Post Office Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 11.2.6 Deciding Where to Install the Agent Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 11.2.7 Deciding How to Link the New Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 11.2.8 Selecting the Post Office Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 11.2.9 Selecting the Post Office Time Zone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 11.2.10 Selecting a Software Distribution Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 11.2.11 Selecting a Post Office Security Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 11.2.12 Deciding if You Want to Create a Library for the New Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 Setting Up the New Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 11.3.1 Creating the New Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 11.3.2 Configuring the POA for the New Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 11.3.3 Installing and Starting the New POA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 11.3.4 Setting Up User Access to the New Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 Whats Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 New Post Office Summary Sheet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

6

Contents

12 Managing Post Offices12.1 12.2 12.3

189

Connecting to the Domain That Owns a Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 Editing Post Office Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Managing Disk Space Usage in the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 12.3.1 Understanding Disk Space Usage and Mailbox Size Limits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 12.3.2 Preparing to Implement Disk Space Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 12.3.3 Setting Mailbox Size Limits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 12.3.4 Enforcing Mailbox Size Limits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 12.3.5 Restricting the Size of Messages That Users Can Send . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 12.3.6 Preventing the Post Office from Running Out of Disk Space . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 12.3.7 An Alternative to Disk Space Management in the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 12.3.8 Forcing Caching Mode. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 12.4 Auditing Mailbox License Usage in the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 12.5 Viewing Current Client Usage in the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 12.6 Tracking and Restricting Client Access to the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 12.7 Securing the Post Office with LDAP Authentication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 12.8 Refreshing the Client View Files in the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 12.9 Disabling a Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 12.10 Moving a Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 12.11 Deleting a Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 12.12 Changing POA Configuration to Meet Post Office Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Part IV Users 13 Creating GroupWise Accounts13.1 13.2

217 219

13.3 13.4

Establishing a Default Password for All New GroupWise Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 Creating GroupWise Accounts for eDirectory Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 13.2.1 Creating a Single GroupWise Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 13.2.2 Creating Multiple GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 Creating GroupWise Accounts for Non-eDirectory Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 Educating Your New Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 13.4.1 GroupWise Windows Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 13.4.2 GroupWise Mac/Linux Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 13.4.3 GroupWise WebAccess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 13.4.4 GroupWise WebAccess Mobile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

14 Managing GroupWise Accounts and Users14.1 14.2 14.3

229

14.4

14.5 14.6

Adding a User to a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 Allowing Users to Modify Distribution Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230 Adding a Global Signature to Users Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 14.3.1 Creating Global Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 14.3.2 Selecting a Default Global Signature for All Outgoing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232 14.3.3 Assigning Global Signatures to GWIAs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 14.3.4 Assigning Global Signatures to Windows Client Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 14.3.5 Excluding Global Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 Moving GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 14.4.1 Live Move vs. File Transfer Move . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 14.4.2 Preparing for a User Move. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235 14.4.3 Moving a GroupWise Account to Another Post Office in the Same eDirectory Tree . . . . . 236 14.4.4 Moving a GroupWise Account to Another Post Office in a Different eDirectory Tree . . . . 238 14.4.5 Monitoring User Move Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240 Renaming Users and Their GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242 Managing Mailbox Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Contents

7

14.6.1 Creating or Changing a Mailbox Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 14.6.2 Removing a Mailbox Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245 14.6.3 Bypassing the GroupWise Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246 14.7 Managing User Email Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247 14.7.1 Ensuring Unique Email Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248 14.7.2 Changing a Users Internet Addressing Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 14.7.3 Changing a Users Visibility in the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251 14.7.4 Creating a Nickname for a User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 14.8 Checking GroupWise Account Usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 14.9 Disabling and Enabling GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 14.10 Removing GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 14.10.1 Deleting a GroupWise Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 14.10.2 Expiring a GroupWise Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257 14.10.3 Managing Expired or Expiring GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Part V Resources 15 Creating Resources15.1

261 263

15.2 15.3

Understanding Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263 15.1.1 Resource Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263 15.1.2 Resource Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263 15.1.3 Resource Mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263 15.1.4 Resource Owners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 Planning Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 Creating a New Resource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

16 Managing Resources16.1

267

16.2 16.3 16.4 16.5 16.6 16.7

Creating Rules for a Resource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267 16.1.1 Creating an Auto-Accept Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267 16.1.2 Creating an Auto-Decline Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Changing a Resources Owner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 Adding a Resource to a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270 Moving a Resource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271 Renaming a Resource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271 Deleting a Resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272 Managing Resource Email Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272 16.7.1 Changing a Resources Internet Addressing Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272 16.7.2 Changing a Resources Visibility in the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 16.7.3 Creating a Nickname for a Resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Part VI Distribution Lists, Groups, and Organizational Roles 17 Understanding Distribution Lists, Groups, and Organizational Roles17.1 17.2 17.3

277 279

Public vs. Personal Address Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 eDirectory Groups and Organizational Roles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

18 Creating and Managing Distribution Lists18.1 18.2 18.3

283

Creating a New Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 Adding Members to a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287 Removing Members from a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

8

Contents

18.4 18.5 18.6 18.7 18.8 18.9

Moving a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288 Renaming a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289 Enabling Users to Modify a Distribution List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289 Controlling Access to a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291 Deleting a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292 Managing Email Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292 18.9.1 Changing a Distribution Lists Internet Addressing Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293 18.9.2 Changing a Distribution Lists Visibility in the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 18.9.3 Creating a Nickname for a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 18.10 Adding External Users to a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296 18.10.1 Creating an External Domain. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 18.10.2 Creating an External Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 18.10.3 Creating an External User . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

19 Using eDirectory Groups as GroupWise Distribution Lists19.1 19.2 19.3 19.4 19.5 19.6

299

Setting Up an eDirectory Group for Use in GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 Seeing Which Members of an eDirectory Group Have GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 Changing a Groups Visibility in the Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302 Moving a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302 Renaming a Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303 Removing a Group from GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

20 Using eDirectory Organizational Roles as GroupWise Distribution Lists20.1 20.2 20.3 20.4 20.5 20.6

305

Setting Up an Organizational Role for Use in GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305 Seeing Which Members of an Organizational Role Have GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . 306 Changing an Organizational Roles Visibility in the Address Book. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307 Moving an Organizational Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Renaming an Organizational Role . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Removing an Organizational Role from GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

Part VII Libraries and Documents 21 Document Management Services Overview21.1 21.2 21.3

311 313

21.4

Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314 Document Storage Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315 Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316 21.3.1 Document Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316 21.3.2 Document Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317 Integrations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319

22 Creating and Managing Libraries22.1

321

22.2 22.3

Planning a Basic Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322 22.1.1 Selecting the Post Office That the Library Will Belong To . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322 22.1.2 Determining the Context for the Library Object . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322 22.1.3 Choosing the Library Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322 22.1.4 Deciding Where to Store Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323 Setting Up a Basic Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324 22.2.1 Creating the Basic Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324 Planning Full-Service Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326 22.3.1 Deciding Which Libraries to Create . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326 22.3.2 Selecting the Post Offices To Own Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

Contents

9

22.4

22.5

22.6

22.7

22.3.3 Determining the Contexts for Library Objects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330 22.3.4 Choosing Library Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330 22.3.5 Deciding Where to Store Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331 22.3.6 Setting Document Version Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333 22.3.7 Figuring Maximum Archive Directory Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333 22.3.8 Designating Initial Librarians . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334 22.3.9 Restricting Initial Public Library Rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335 22.3.10 Determining Your Indexing Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336 22.3.11 Determining If You Need to Set Up Integrations for DMS Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336 Setting Up a Full-Service Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336 22.4.1 Creating the Full-Service Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 336 22.4.2 Whats Next . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338 Viewing a New Library in Your GroupWise System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339 22.5.1 Seeing the New Library in ConsoleOne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339 22.5.2 Seeing the New Library in the GroupWise Windows Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340 Managing Libraries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340 22.6.1 Editing Library Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341 22.6.2 Managing Document Storage Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343 22.6.3 Managing Library Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346 22.6.4 Adding and Training Librarians . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348 22.6.5 Maintaining Library Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352 22.6.6 Moving a Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352 22.6.7 Deleting a Library. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352 Library Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353 22.7.1 Basic Library Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353 22.7.2 Full-Service Library Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354

23 Creating and Managing Documents23.1

357

23.2

23.3

23.4

Adding Documents to Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357 23.1.1 Creating New Documents in the GroupWise Windows Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357 23.1.2 Importing Existing Documents into the GroupWise DMS System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358 23.1.3 Managing Groups of Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359 Organizing Documents in Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360 23.2.1 Customizing Document Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360 23.2.2 Defining Related Document Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369 Indexing Documents in Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372 23.3.1 Understanding DMS Indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372 23.3.2 Determining Your Indexing Needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379 23.3.3 Implementing Indexing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381 Managing Documents in Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381 23.4.1 Archiving and Deleting Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381 23.4.2 Backing Up and Restoring Archived Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381 23.4.3 Handling Orphaned Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383

24 Integrations24.1 24.2

385

24.3

Setting Up Integrations during Windows Client Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385 Setting Up Integrations Using the gwappint.inf File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386 24.2.1 Understanding the Three Levels of Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387 24.2.2 Understanding the gwappint.inf File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387 24.2.3 Editing the gwappint.inf File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390 Controlling Integrations in the GroupWise Windows Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

10

Contents

Part VIII Databases 25 Understanding GroupWise Databases25.1 25.2 25.3 25.4 25.5 25.6

393 395

Domain Databases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395 Post Office Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396 User Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396 Message Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396 Library Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397 Guardian Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397

26 Maintaining Domain and Post Office Databases26.1 26.2 26.3 26.4

399

Validating Domain or Post Office Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399 Recovering Domain or Post Office Databases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400 Rebuilding Domain or Post Office Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403 Rebuilding Database Indexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

27 Maintaining User/Resource and Message Databases27.1 27.2 27.3

407

Analyzing and Fixing User and Message Databases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407 Performing a Structural Rebuild of a User Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409 Re-creating a User Database. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

28 Maintaining Library Databases and Documents28.1 28.2

413

Analyzing and Fixing Databases for Libraries and Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413 Analyzing and Fixing Library and Document Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

29 Synchronizing Database Information29.1 29.2 29.3 29.4 29.5

417

Synchronizing Individual Users or Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417 Synchronizing a Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418 Synchronizing a Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419 Synchronizing a Secondary Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419 Synchronizing the Primary Domain from a Secondary Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 420

30 Managing Database Disk Space30.1 30.2 30.3 30.4

421

Gathering Mailbox Statistics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421 Reducing the Size of User and Message Databases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423 Reclaiming Disk Space in Domain and Post Office Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425 Reducing the Size of Libraries and Document Storage Areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426 30.4.1 Archiving and Deleting Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426 30.4.2 Deleting Activity Logs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427

31 Backing Up GroupWise Databases31.1 31.2 31.3 31.4

429

Backing Up a Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429 Backing Up a Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429 Backing Up a Library and Its Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430 Backing Up Individual Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430

Contents

11

32 Restoring GroupWise Databases from Backup32.1 32.2 32.3 32.4 32.5

431

32.6

Restoring a Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431 Restoring a Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 431 Restoring a Library . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432 Restoring an Individual Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432 Restoring Deleted Mailbox Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433 32.5.1 Setting Up a Restore Area. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433 32.5.2 Restoring a Users Mailbox Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435 32.5.3 Letting Client Users Restore Their Own Mailbox Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435 Recovering Deleted GroupWise Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436

33 Retaining User Messages33.1

439

33.2 33.3

How Message Retention Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439 33.1.1 What GroupWise Does . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440 33.1.2 What the Message Retention Application Does . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441 Acquiring a Message Retention Application. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441 Enabling Message Retention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442

34 Stand-Alone Database Maintenance Programs34.1

445

34.2

34.3

GroupWise Check . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445 34.1.1 GWCheck Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446 34.1.2 Using GWCheck on Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447 34.1.3 Using GWCheck on Linux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448 34.1.4 Using GWCheck on Macintosh . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450 34.1.5 Performing Mailbox/Library Maintenance Using GWCheck. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450 34.1.6 Executing GWCheck from a Windows Batch File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453 34.1.7 Executing GWCheck from a Linux Script. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453 34.1.8 GWCheck Startup Switches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454 GroupWise Time Stamp Utility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456 34.2.1 GWTMSTMP Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456 34.2.2 Running GWTMSTMP on Linux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457 34.2.3 Running GWTMSTMP on Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458 34.2.4 GWTMSTMP Startup Switches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458 GroupWise Database Copy Utility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462 34.3.1 DBCopy Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462 34.3.2 Using DBCopy on Linux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463 34.3.3 Using DBCopy on Windows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463 34.3.4 DBCopy Startup Switches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464

Part IX Post Office Agent 35 Understanding Message Delivery and Storage in the Post Office35.1 35.2 35.3

467 469

35.4 35.5

Post Office Representation in ConsoleOne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469 Post Office Directory Structure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470 Information Stored in the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470 35.3.1 Post Office Database. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470 35.3.2 Message Store. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471 35.3.3 Guardian Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472 35.3.4 Agent Input/Output Queues in the Post Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473 35.3.5 Libraries (optional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474 Post Office Access Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474 Role of the Post Office Agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475 35.5.1 Client/Server Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475

12

Contents

35.6

35.5.2 Message File Processing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476 35.5.3 Other POA Functions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476 Message Flow in the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477

36 Configuring the POA36.1

479

36.2

36.3

36.4

Performing Basic POA Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479 36.1.1 Creating a POA Object in eDirectory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480 36.1.2 Configuring the POA in ConsoleOne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482 36.1.3 Changing the Link Protocol between the Post Office and the Domain . . . . . . . . . . . . . . . 485 36.1.4 Binding the POA to a Specific IP Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488 36.1.5 Moving the POA to a Different Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488 36.1.6 Adjusting the POA for a New Post Office Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489 36.1.7 Configuring the POA for Remote Server Login (Windows Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490 36.1.8 Adjusting the POA Logging Level and Other Log Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491 Configuring User Access to the Post Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492 36.2.1 Using Client/Server Access to the Post Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492 36.2.2 Simplifying Client/Server Access with a GroupWise Name Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494 36.2.3 Supporting IMAP Clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496 36.2.4 Supporting SOAP Clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497 36.2.5 Checking What GroupWise Clients Are in Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500 36.2.6 Supporting Forced Mailbox Caching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501 36.2.7 Restricting Message Size between Post Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502 36.2.8 Supporting Calendar Publishing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503 Configuring Post Office Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503 36.3.1 Securing Client/Server Access through an External Proxy Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504 36.3.2 Controlling Client Redirection Inside and Outside Your Firewall . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505 36.3.3 Securing the Post Office with SSL Connections to the POA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506 36.3.4 Providing LDAP Authentication for GroupWise Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508 36.3.5 Enabling Intruder Detection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514 36.3.6 Configuring Trusted Application Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515 Configuring Post Office Maintenance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515 36.4.1 Scheduling Database Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515 36.4.2 Scheduling Disk Space Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518 36.4.3 Performing Nightly User Upkeep . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 521

37 Monitoring the POA37.1

523

37.2

37.3

37.4 37.5 37.6

37.7

Using the POA Server Console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523 37.1.1 Monitoring the POA from the POA Server Console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523 37.1.2 Controlling the POA from the POA Server Console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527 Using the POA Web Console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537 37.2.1 Setting Up the POA Web Console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538 37.2.2 Accessing the POA Web Console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539 37.2.3 Monitoring the POA from the POA Web Console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540 37.2.4 Controlling the POA from the POA Web Console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547 Using POA Log Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549 37.3.1 Locating POA Log Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549 37.3.2 Configuring POA Log Settings and Switches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550 37.3.3 Viewing POA Log Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550 37.3.4 Interpreting POA Log File Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550 Using GroupWise Monitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551 Using Novell Remote Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551 Using an SNMP Management Console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551 37.6.1 Setting Up SNMP Services for the POA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551 37.6.2 Copying and Compiling the POA MIB File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 553 37.6.3 Configuring the POA for SNMP Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554 Notifying the GroupWise Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555

Contents

13

37.8 Using the POA Error Message Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555 37.9 Employing POA Troubleshooting Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 556 37.10 Using Platform-Specific POA Monitoring Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 556

38 Optimizing the POA38.1

557

38.2

38.3 38.4

38.5 38.6

Optimizing Client/Server Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 557 38.1.1 Adjusting the Number of POA Threads for Client/Server Processing . . . . . . . . . . . . . . . . 557 38.1.2 Adjusting the Number of Connections for Client/Server Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . 559 38.1.3 Configuring a Dedicated Client/Server POA (Windows Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 560 Optimizing Message File Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562 38.2.1 Adjusting the Number of POA Threads for Message File Processing . . . . . . . . . . . . . . . . 562 38.2.2 Configuring a Dedicated Message File Processing POA (Windows Only) . . . . . . . . . . . . 563 Optimizing Thread Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564 Optimizing Database Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565 38.4.1 Adjusting the Number of POA Threads for Database Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . 565 38.4.2 Configuring a Dedicated Database Maintenance POA (Windows Only) . . . . . . . . . . . . . . 566 Optimizing Client Purge Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 568 Optimizing Calendar Publishing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569

39 Managing Indexing of Attachment Content39.1 39.2 39.3 39.4 39.5 39.6

571

Regulating Indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 571 Configuring the Document Converter Agent (DCA) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573 Enabling the Document Viewer Agent (DVA) for Indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574 Controlling Maximum Document Conversion Size and Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575 Configuring a Dedicated Indexing POA (Windows Only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575 Customizing Indexing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577 39.6.1 Determining What to Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577 39.6.2 Determining Indexing Priority. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 578 39.6.3 Reclaiming Disk Space . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 578 39.6.4 Preventing Indexing of Specific Document Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579

40 Using POA Startup Switches40.1 40.2 40.3 40.4 40.5 40.6 40.7 40.8 40.9 40.10 40.11 40.12 40.13 40.14 40.15 40.16 40.17 40.18 40.19 40.20

581

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Contents

40.21 40.22 40.23 40.24 40.25 40.26 40.27 40.28 40.29 40.30 40.31 40.32 40.33 40.34 40.35 40.36 40.37 40.38 40.39 40.40 40.41 40.42 40.43 40.44 40.45 40.46 40.47 40.48 40.49 40.50 40.51 40.52 40.53 40.54 40.55 40.56 40.57 40.58 40.59 40.60 40.61 40.62 40.63 40.64 40.65 40.66 40.67 40.68 40.69 40.70 40.71 40.72 40.73

--httprefresh . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591 --httpssl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591 --httpuser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591 --imap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592 --imapmaxthreads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592 --imapreadlimit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592 --imapreadnew . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593 --imapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593 --imapssl. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593 --imapsslport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593 --incorrectloginattempts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594 --internalclientssl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594 --intruderlockout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594 --ip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595 --keyfile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595 --keypassword . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595 --language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 596 --ldapdisablepwdchg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 596 --ldapipaddr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 596 --ldapippooln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 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. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599 --ldapsslkeypooln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599 --ldaptimeout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599 --ldapuser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600 --ldapuserauthmethod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600 --lockoutresetinterval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 600 --log . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601 --logdays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601 --logdiskoff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601 --loglevel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602 --logmax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602 --maxappconns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602 --maxphysconns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603 --mtpinipaddr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603 --mtpinport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603 --mtpoutipaddr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604 --mtpoutport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604 --mtpsendmax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604 --mtpssl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605 --name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605 --noada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605 --nocache . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606 --noconfig . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606 --nodca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606 --noerrormail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606 --nogwchk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606 --nomf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607

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40.74 --nomfhigh . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607 40.75 --nomflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 607 40.76 --nomtp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608 40.77 --nonuu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608 40.78 --noqf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608 40.79 --nordab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 608 40.80 --norecover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609 40.81 --nosnmp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609 40.82 --notcpip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609 40.83 --nuuoffset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609 40.84 --password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610 40.85 --port. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610 40.86 --primingmax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610 40.87 --qfbaseoffset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611 40.88 --qfbaseoffsetinminute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611 40.89 --qfdeleteold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611 40.90 --qfinterval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 611 40.91 --qfintervalinminute. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612 40.92 --qflevel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612 40.93 --qfnolibs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613 40.94 --qfnopreproc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613 40.95 --qfnousers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613 40.96 --qfuserfidbeg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613 40.97 --qfuserfidend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614 40.98 --rdaboffset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614 40.99 --rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614 40.100--show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615 40.101--soap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615 40.102--soapmaxthreads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615 40.103--soapport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616 40.104--soapsizelimit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616 40.105--soapssl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616 40.106--soapthreads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 616 40.107--tcpthreads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617 40.108--threads. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617 40.109--usedva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617 40.110--user . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 618

Part X Message Transfer Agent 41 Understanding Message Transfer between Domains and Post Offices41.1 41.2 41.3

619 621

41.4 41.5 41.6

Domain Representation in ConsoleOne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 621 Domain Directory Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 622 Information Stored in the Domain . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .