Gränssnittsbeskrivning mellan Gemensam Löneadministration och Förvaltningar och Bolag

Grnssnittsbeskrivning mellan Gemensam Lneadministration och Frvaltningar och Bolag

1.1.1 Ny anstllning (Blankett) 1.1.2 Ny anstllning (Via applikation i Perla)1.2.1 Byte av anstllning, anstllningsform eller ndrad omfattning (Blankett)1.2.2 Byte av anstllning, anstllningsform eller ndrad omfattning (Via applikation i Perla)1.3 Omreglering p grund av partiell sjukersttning 1.4 Frlngd anstllningstid (Blankett)1.5 Registrering av Uppehlls- och ferietider ANSTLLNINGRegistrering av anstllning

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.1.1 Ny anstllning (Blankett)MedarbetareFrvaltningenGemensam Lne-administration

RegistreringAnstllningsavtal registrerasAnstllningsavtalAnstllningsavtal skrivs ut i tv exemplar och skickas fr underskrift. Kopia av anstllningsavtal skickas till Gemensam LnAnstllningsavtalAnstllningsavtal skrivs under i tv exemplar. Ett exemplar behlls, ett exemplar skickas tillbaka till frvaltningenArkiveringOriginalhandlingarna arkiverasArkiveringUnderlag arkiveras

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.1.2 Ny anstllning (Via applikation i Perla) MedarbetareArkiveringOriginalhandlingarna arkiverasAnstllningsavtalAnstllningsavtal skrivs ut i tv exemplar, attesteras och skickas till medarbetare fr pskrift.Gemensam Lne-administration

RegistreringAnstllningsavtal registreras Anstllningsavtal Anstllning lggs in i anstllningsunderlag och godknns varp signal skickas till Gemensam Ln.FrvaltningAnstllningsavtalAnstllningsavtal skrivs under i tv exemplar. Ett exemplar behlls, ett exemplar skickas tillbaka till frvaltningen

AnstllningsavtalAnstllningsavtal ifylles i tv exemplar. Attesteras och skickas fr underskrift. Kopia av anstllningsavtal skickas till Gemensam Ln. MedarbetareGemensam Lne-administration

ArkiveringOriginalhandling arkiveras Processdokumentation gemensam lneadministration 1.2.1 Byte av anstllning, anstllningsform eller ndrad omfattning (Blankett) RegistreringAnstllningsavtal registreras FrvaltningArkiveringUnderlag arkiverasAnstllningsavtalAnstllningsavtal skrivs under i tv exemplar. Ett exemplar behlls, ett exemplar skickas tillbaka till frvaltningen

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.2.2 Byte av anstllning, anstllningsform eller ndrad omfattning (Via applikation i Perla) MedarbetareArkiveringOriginalhandlingarna arkiverasGemensam Lne-administration

Frvaltning Anstllningsavtal Anstllning lggs in i anstllningsunderlag och godknns varp signal skickas till Gemensam Ln.RegistreringAnstllningsavtal registrerasAnstllningsavtalAnstllningsavtal skrivs under i tv exemplar. Ett exemplar behlls, ett exemplar skickas tillbaka till frvaltningen AnstllningsavtalAnstllningsavtal skrivs ut i tv exemplar, attesteras och skickas till medarbetare fr pskrift.

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.3 Omreglering p grund av partiell sjukersttning MedarbetareExterna Intressenter(FK) Beslut partiell sjukersttning tvFK skickar beslut ompartiell sjukersttning tv till Medarbetaren BeslutMedarbetaren emottar beslut om partiell sjukersttning tv och skickar kopia till attestansvarig Gemensam lne-administration

Registrering Baserat p beslut om Partiell sjukersttning tv och nytt anstllningsavtal registreras erforderliga uppgifterFrvaltningOmregelering av tjnstFrfarandet kring omreglering av tjnst inleds. AFA informeras.1.1.1 samt 1.1.2AnstllnExterna Intressenter(AFA)InformationAFA meddelas. Kopia p beslut bifogasArkiveringUnderlag arkiveras

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.4.1 Frlngd anstllningstid (Blankett)Medarbetare Frlngning Frlngning skrivs ut i tv exemplar och skickas fr underskift. Kopia av frlngning skickas till Gemensam Ln Registrering Frlngd anstllningregistreras

Gemensam Lne-administration

FrvaltningArkiveringUnderlag arkiverasArkiveringOriginalhandlingarna arkiverasFrlngningFrlngning av anstllning skrivs under i tv exemplar. Ett exemplar behlls, ett exemplar skickas tillbaka till frvaltningen

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.4.2 Frlngd anstllningstid (Via applikation i Perla)Medarbetare Registrering Frlngd anstllningregistreras


Frvaltning FrlngningAnstllning lggs in i anstllningsunderlag och godknns varp signal skickas till lneadministratrArkiveringOriginalhandlingarna arkiverasAnstllningsavtalAnstllningsavtal skrivs under i tv exemplar. Ett exemplar behlls, ett exemplar skickas tillbaka till frvaltningen

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.5. Uppehllsln och ferielnFrvaltning/NmndGemensam Lne-administration

RegistreringUppgifter om lsr och uppehllstider registrerasBeslut om lsrstiderNmnden beslutar om hur lsrets lov och uppehllstider ligger under ret. Kopia p underlag skickas till Gemensam Ln fr registreringArkiveringUnderlag arkiveras

ANSTLLNINGRegistrering av frtroendevalda och arvodister1.6.1Frrttningsrapporter (manuell hantering med frlorad arbetsinkomst)1.6.2Frrttningsrapporter (manuell hantering utan frlorad arbetsinkomst)1.7Valuppdateringar1.8Styrelsearvoden vid Bolag1.9Medborgarvittnen 1.10 Registrering av arvodist och arvode (finns ven som filinlsning)1.11 Arvode till stllfretrdare (God man, frvaltare, frmyndare, mm) 1.12Avtal arvoderat uppdrag (t ex familjehem)1.13Manuell utbetalning av arvode1.14 Korttidsvistelse i stdfamilj

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.6.1 Frrttningsrapporter (manuell hantering med frlorad arbetsinkomst)FrtroendevaldFrvaltning

GemensamLne-administration

RapporteringFtroendevald fyller i frrttnings-rapport och skickar den vidare till attestansvarig (exvis sin sekreterare)Attesterar Attestansvarig (t.ex. nmndsekreteraren) frskrar frrttningsrapportens korrekthet genom att attestera

DistribuerarFrdig frrttningsrapport skickas vidare till gemensam lneadministration Tidigareregistrerad? UndertecknarFrrttningsrapport undertecknas av frtroendevald vid frlorad arbetsinkomstJaNejIbland initierar attestansvarig (t.ex. nmndsekreteraren) denna process genom att frst delvis fylla i rapporten och lmna till frtroendevald, och fr sedan tillbaka den och distribuerar den sedan vidare. Frrttningsrapporter skickas exvis in vid nmndsammantrden, konferenser, utbildningar och frlorad arbetsinkomst.

De fasta arvodena som vissa fr ska tcka de flesta aktiviteterna (men inte frlorad arbetsinkomst). De som inte fr fasta arvoden ska dremot f arvoden fr dessa aktiviteter.

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.6.2 Frrttningsrapporter (Manuell hantering utan frlorad arbetsinkomst)

FrtroendevaldFrvaltningGemensamLne-administration

RapporteringFtroendevald fyller i frrttningsrapport (eller motsvarande underlag) och skickar den vidare till attestansvarigAttesterar Attestansvarig frskrar frrttningsrapportens korrekthet genom att attestera DistribuerarFrdig frrttningsrapport skickas vidare till gemensam lneadministration Tidigareregistrerad? JaNejRevisionskollegiet skickar in en sammanstlld frrttnings-rapport fr sina medlemmar. Detta grs dock endast vid icke frlorad arbetsinkomst. Vid frlorad arbetsinkomst anvnds vanliga processen (se 16.1.1). ArkiveringUnderlag arkiveras

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.7 Valuppdateringar Kommun-fullmktigeGemensam LneadministrationHandlingVid val skickar kommunfullmktige en handling innehllande information om nmndevaldaVanligtvis fr endast ordfrande och vice-ordfrande i nmnderna fast arvoden, resten fr endast ersttning genom inskickade frrttningsrapporter. Undantaget r stadsdelsnmnder och revisionskollegiet, dr alla valda fr fasta arvoden. ArkiveringUnderlag arkiverasUppdateringUppdatering sker av registreradefrtroendevalda och respektive nmnd. Samt av aktuellt arvoden.

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.8 Styrelsearvoden vid bolag BolagstmmaGemensam Lne-administration rsarvoden Bolagen skickar valda styrelsemedlemmar och beslutade arvoden Uppdatering (rsarvoden)Uppdatering sker av rsarvoden fr fasta styrelseuppdrag i PERLA enligt underlag frn bolagsstmmaStyrelsearvodenBolagen skickar lista p de styrelsemedlemmarna som valts vid bolagsstmma Uppdatering (styrelsen)Uppdatering sker i PERLA av styrelse-medlemmar som ska f arvoden framgent (genom frrttningsrapporter)Vid bolagsstmman (ofta i mars) tas beslut avseende styrelse-arvoden och medlemmar. Denna information sammanstlls och skickas till gemensam lneadministration.Fasta arvodena ska vanligtvis tcka styrelsesammantrden. De personer som fr fasta arvoden ska endast skicka in frrttningsrapporter vid frlorad arbetstidstjnst. Dessa arvoden betalas vanligtvis ut varje halvr. Rrliga arvodena avser styrelsesammantrden och rapporteras genom frrttningsrapporter (inkl frlorad arbetstidstjnst). Uppdatering (fasta rsarvoden) inkl t.ex. vilka har avgtt? Vilka arvoden gller framgent? Brutna perioder att beakta? Uppdatering (styrelsen) r en registrering av personer som framgent kommer skicka in frrttningsrapporter (detta r deras enda ersttning).ArkiveringUnderlag arkiveras

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.9 Medborgarvittnen Externa intressenter(Polisen)AttestansvarigVittneslistaPolisen skickar en excellista p medborgarvittnen som ska f arvoden till attestansvarig (stadskansliet) AttestAttestansvarig (stadskansliet) attesterar vittneslista och skickar den vidare GemensamLne-administration RegistreringRegistrering av vittnesarvodenVid frlorad arbetsinkomst anvnds ven hr frrttningsrapporter (se 16.1.1). ArkiveringUnderlag arkiveras

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.10 Registrering av arvodist och arvode ArvodistFrvaltningGemensamLne-administration

RapporteringArvodist fyller i blankett Anstllningsuppgifter/ utanordning (vanligtvis ihop med personen som kpt in tjnsten) och skickar till attestansvarig Registrering (underlag)Registrering av arvode i PERLA

AttesteringBlankett attesteras JaNejDistribueringAttesterad blankett skickas vidare till gemensam lneadministrationArkiveringUnderlag arkiverasRegistrering (arvodist)Registrering av arvodist

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.11 Arvode till stllfretrdare (God man, frvaltare, frmyndare, etc) (finns ven som filinlsning) ArvodistFrvaltningGemensamLne-administration

RapporteringStllfretrdare fyller i blankett ARVODEN och skickar till attestansvarig AttestBlankett attesterasJaNejDistribuerarAttesterad blankett skickas vidare till gemensam lneadministrationArkiveringUnderlag arkiverasRegistrering Registrering av stllfretrdare Registrering Registrering av arvode

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.12 Avtal arvoderat uppdrag (t ex familjehem)Ersttnings-mottagare(Familjehem)FrvaltningGemensam Lne-administration

RapporterarErsttningsmottagare skickar in uppgifter avseende ersttning, ln, ersttningsperiod, osvAttesterar Avtal attesteras och skickar kopia till gemensam lneadministration ArkiverarUnderlag arkiverasSkriver avtalBlankett Avtal arvoderat uppdrag fylls i och distribueras till attestansvarigNejBlankett fylls i dr bl a period, ersttningar och avtals-information fylls i. Ett avtal per barn gller. Avtalet attesteras och kopia skickas vidare till gemensam lneadministration, ibland bifogas ven berknings-underlag. JaArkiverarArkivering sker av registrerat avtalRegistrering Registrering av arvodeRegistrering Registrering av arvodist

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.13 Manuell utbetalning av arvode RegistreringRegistrering av ersttningsmottagare FrvaltningGemensamLne-administration

RapporterarErsttningsmottagare rapporterar kostnader till rapporterings-ansvarig

Attesterar Underlag fr manuell utbetalning attesteras och skickas det vidare gemensam lneadministrationArkiveringUnderlag arkiverasErsttnings-mottagare(Familjehem)Skriver avtalBlanketten Utbetalnings-order ifylls och skickas till attestansvarig fr attestNejJaArkiveringArkivering sker av attesterad blankettRegistreringRegistrering av manuell utbetalning

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.14 Korttidsvistelse i stdfamiljErsttnings-mottagare(Stdfamilj)FrvaltningGemensam Lne-administration

RapporterarEfter beslut om lmplighet skickar ersttningsmottagare in uppgifter avseende ln, ersttningsperiod osvAttesterar Attestansvarig attesterar blankett och skickar det vidare gemensam lneadministration

ArkiveringArkivering sker av attesterat underlagFyller i blankettBlankett Ersttning vid korttids-vistelse i stdfamilj uppdrag fylls i och distribueras till attestansvarigNejEfter att erforderliga intervjuer och bakgrundsunderskningar genomfrts skickas div information till rapporterings-ansvarig. Blankett fylls i dr bl a period, ersttningar och avtals-information fylls i. Ett avtal per barn gller. JaArkiveringUnderlag arkiveras RegistreringRegistrering av ersttningsmottagareRegistreringRegistrering av ersttning

ANSTLLNINGFrndring av uppgifter1.15Byte av organisatorisk tillhrighet1.16Ny ln, ej lnerevision1.17Byte av semesterfaktor1.18Ny eller ndrad frmn (ex bostads-, bil- eller resefrmn)1.19ndrade namn- och adressuppgifter (Alt A)

ndring av kostnadsstlle Underlag om frndring av kostnadsstlle skapas och skickas till Gemensam LnGemensam Lne-administration

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.15 Byte av organisatorisk tillhrighetFrvaltningArkiveringUnderlag arkiverasRegistreringFrndringen registrerasArkiveringUnderlag arkiveras vid behov

Gemensam Lne- administration

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.16 Ny ln, ej lnerevisionFrvaltningArkiveringUnderlag arkiverasndring av lnUnderlag om frndring av ln skapas och skickas till Gemensam LnArkiveringOriginalhandlingarna arkiverasRegistreringFrndringen registreras

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.17 Byte av semesterfaktorFrvaltningGemensam Lne-administration

RegistreringFrndringen registrerasArkiveringUnderlag arkiverasDistributionAnsvarig meddelar Gemensam Ln om frndrad semesterfaktor fr medarbetaren.Byte av semesterfaktorMedarbetare eller enhet byter arbetstid t ex schemafrndringar, partiell frnvaro osv.


Processdokumentation gemensam lneadministration 1.18 Ny eller ndrad frmn (tex bostads-, bil- eller resefrmn)Frvaltning Registrering Frndringen registrerasArkiveringUnderlag arkiverasArkiveringOriginalhandlingarna arkiverasndring av frmnUnderlag om frndring av frmn skapas och skickas till Gemensam Ln

Processdokumentation gemensam lneadministration 1.7 ndrade Personuppgifter (Alt A)FrvaltningRapporteringUnderlag ifylles ang frndrat namn/adress/etc och skickas till gemensam lneadministration

RegistreringFrndringen registrerasGemensam Lne- administration

UtdragUtdrag av frndring frn RSV fr ID kort.

ArkiveringUnderlag arkiveras

LN, ERSTTNING Timavlnade, Tillgg

2.1.1Timavlnade2.1.2Timavlnade (Alt. D, via fil t ex intelliplan)2.2.1vertid//fyllnadstid/ OB - tillgg mnadsanstllda (Alt A)2.2.2vertid/ Fyllnadstid (Alt B, via Perla/Plan)2.2.3OB-tillgg mnadsanstllda (Alt B, via Perla/PLAN, mm)2.5Tillflligt lnetillgg

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.1.1 Timavlnade (Alt A)MedarbetareFrvaltningGemensamLne-administration

Rapportering Medarbetaren fyller i blankett tjnstgringsrapport. ArkiveringUnderlag arkiveras Attest Attestansvarig kompletterar ev, samt attesterar inkommet underlag och skickar det vidare till Gemensam LnRegistrering Uppgifter registreras enligt underlag

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.1.2 Timavlnade (Alt D via fil t ex Intelliplan)MedarbetareFrvaltningGemensamLne-administration

Rapportering Medarbetaren fyller i tjnstgringsrapport. ArkiveringUnderlag arkiveras Attest Frvaltningen registrerar arbetade timmar i bemanningsplaneringssystem (t ex intelliplan). Rapporterar via fil till Gemensam lneadministrationRegistreringTimmar registreras enligt underlag

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.2.1 vertid/Fyllnadstid/OB-tillgg mnadsanstllda (Alt A) MedarbetareFrvaltningGemensamLne-administration

RapporteringMedarbetaren fyller i underlag om OB-tid, mertid och vertid och lmnar till attestansvarig RegistreringRegistrering av OB-tid, mertid och vertidenligt bifogad blankettArkiveringUnderlag arkiverasAttest Attestansvarig kontrollerar (inkl vertidsrtt), attesterar och skickar vidare underlag .

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.2.2 vertid/Fyllnadstid (Alt B Via PERLA/PLAN)MedarbetareGemensamLne-administration

Lne-bearbetningRapporteringMedarbetaren fyller i underlag om vertid och mertid och lmnar till Attestansvarig

ArkiveringArkivering sker av registrerat underlagPERLA/PLAN-krning Registreringvertid och mertid registreras i PERLA/PLANFrvaltningAttest Attestansvarig kontrollerar (inkl vertidsrtt), attesterar och skickar vidare underlag

Alt. lnkas via frsystem t.ex.IFS

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.2.3 OB-tillgg mnadsanstllda (Alt B T ex via PERLA/PLAN eller Time Care)MedarbetareGemensamLne-administration

Lne-bearbetningRapporteringMedarbetarens schema lggs in i schemasystem som t ex Time Care eller Perla/PLAN. OB rapporteras via fil in i Perla.ArkiveringArkivering sker av registrerat underlagPERLA/PLAN-krning RegistreringOB tas emot i fil frn schemalggningssystem.FrvaltningAlt. lnkas via frsystem t.ex.IFS

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.3 Tillflligt lnetillggMedarbetareFrvaltningJaGemensam Lne-administration

RegistreringUppgifterna registreras enligt attesterat underlag.ArkiveringUnderlag arkiverasBeslut/AttestBeslut om tillflligt lnetillgg attesteras och skickas till Gemensam Ln.

LN, ERSTTNING Manuell utbetalning, Ersttning

2.3Manuell utbetalning2.4Frskott2.6Ersttning fr utlgg mot kvitto2.7Gratifikation uttagen som kontant ersttning

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.4 Manuell utbetalningMedarbetareFrvaltningJaGemensam Lne-administration

Manuell lne-utbetalningRegistreringUtbetalning registreras enligt attesterat underlag.ArkiveringUnderlag arkiverasBeslut om manuell utbetalningBeslutsunderlag om manuell utbetalning attesteras och skickas till Gemensam LnKorrigering av felaktig registreringLneadministratr korrigerar felaktig registrering

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.5 FrskottMedarbetareFrvaltningJaGemensam Lne-administration

Manuell lne-utbetalningAnskanMedarbetaren ansker om frskott till ansvarigRegistreringUtbetalning registreras enligt attesterat underlag.ArkiveringUnderlag arkiverasBeviljasFrskottet beviljas av ansvarig som skickar attesterat underlag p den beviljade summan till Gemensam Ln

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.6 Ersttning fr utlgg mot kvitto (t ex Friskvrd)MedarbetareFrvaltningJaGemensam Lne-administration

Lne-utbetalningRegistreringUppgifterna registreras enligt attesterat underlag.ArkiveringUnderlag arkiverasAttesterasUnderlag fr utbetalning skapas p den summa som avses, attesteras och skickas till Gemensam Ln tillsammans med kvitto..Kvitto lmnasKvitto lmnas till ansvarig.

Processdokumentation gemensam lneadministration2.7 Gratifikation uttagen som kontant ersttningGemensam lne-administration

MedarbetareFrvaltning

I de fall utmrkelse valts I form av kontanter registrerar gemensam lneadministrion frmnsvrdet I lnesystemet. GratifikationAnsvarig erhller information om Gratifikation som berr Medarbetare och informerar MedarbetareGratifikationUnderlag tas fram ver vilka medarbetare som har rtt till gratifikationGratifikationMedarbetaren informeras och terkopplar till ansvarig avseende val av utmrkelseVald utmrkelse attesteras och bestlls, alternativt skrivs utbetalnings-underlag fr kontant-utmrkelser Registrering Registrering av utbetalning och/eller frmnsvrdeInformationMedarbetare meddelar vald utmrkelse. Om kontant-utbetalning valts skapas utbetalnings-underlagArkiveringUnderlag arkiverasArkiveringUnderlag arkiveras

LN, ERSTTNING Resor2.9Reserkning2.10Tjnsteresa med eget fordon2.11Drivmedelsfrmn2.12Resefrskott

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.8.1 Reserkning Alt AMedarbetare

FrvaltningGemensamLne-administration

Reserkning Medarbetaren skapar en ny reserkning (utlggsbilaga med kvitton)AttestAttestansvarig attesterar inkommen reserkning och skickar till gemensamma lneadministrationen.

ArkiveringUtlggsbilaga med original kvitton arkiveras Kontroll sker ej av reserkning och kvitton Registrering Registrering av uppgifterna i reserkningrutinen Alt. via webapplikation RESA

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.8.2 Reserkning (Digital variant av Alt A)Medarbetare


Reserkning Medarbetaren skapar en ny reserkning (utlggsbilaga med kvitton)ArkiveringUtlggsbilaga med original kvitton arkiverasLne-bearbetning Registrering Registrering av reserkning I Perlas reserkning och godknns. Alt. via webapplikation RESA

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.9 Tjnsteresa med eget fordonMedarbetareFrvaltningJaGemensam Lne-administration

RegistreringUppgifterna registreras enligt attesterat underlag.ArkiveringUnderlag arkiverasAttesterasUnderlag attesteras och skickas till Gemensam Ln.UnderlagUnderlag skapas och lmnas till ansvarig

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.10 DrivmedelsfrmnMedarbetareFrvaltning/Nmnd/StyrelseJaGemensam Lne-administration

RegistreringUppgifterna registreras enligt attesterat underlag.ArkiveringUnderlag arkiverasAttesterasUnderlag attesteras och skickas till Gemensam Ln.UnderlagUnderlag skapas och lmnas till ansvarigUnderlag innehllande sammanstlld beskattnings-bar summa skapas p frvaltningen.

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.11 ResefrskottMedarbetareFrvaltningJaGemensam Lne-administration

Manuell lne-utbetalningRegistreringUtbetalning registreras enligt attesterat underlag.ArkiveringUnderlag arkiverasAttesterasResefrskott attesteras och skickas till Gemensam Ln.Begran om frskott p reseersttning Begran om frskott grs hos ansvarig.

LN, ERSTTNING Skatteavdrag, Intresseavdrag, terkrav av ln2.13Infrsel2.14Skatteavdrag (frivillig hgre skatteavdrag, samt jmkning)2.15Intresseavdrag mot extern part2.16terkrav av fr mycket utbetald preliminr ln2.17terkrav av felaktigt utbetald ln

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.12 InfrselMedarbetareGemensamLne-administration

Externaintressenter(KFM)BeslutBeslut om infrsel skickas till arbetsgivaren (efter frfrgan skickats) och MedarbetarenRegistreringUppgifter om infrselregistreras IntraserviceEkonomi- administrationBeslut Beslut om infrselerhlls frn KFMLne-bearbetning RedovisningAvdrag belopp bokfrsoch redovisas och inbetalasper postgirokonto Likvid Berrd KFM erhller avdragnabelopp via postgiro Beslut Beslut om infrselerhlls frn KFM efter att frfrgan kring anstllnings- frhllanden frst erhllits frn KFM Beslut Kopia p beslut om infrselerhlls frn gemensam lneadministrationOm avdrag ej gr att genomfra kontaktas KFM.

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.13 Skatteavdrag (frivillig hgre skatteavdrag, samt jmkning)MedarbetareGemensamLne-administration

Externaintressenter(RSV) Beslut Beslut om jmkningskickas tillMedarbetaren RegistreringUppgifter om jmkning/hjt frivilligt skatteavdrag registreras.Beslut Medarbetaren erhller beslut om jmkning och skickar erhllet beslut till Gemensam lne-administration Lne-bearbetning Likvid Berrt RSV erhlleravdragna skatte-belopp via postgiro Begran Medarbetaren skickaruppgift om hjt frivilligt skatteavdrag till Gemensam lne- administrationAnmlan sker frsta gngen och vid ndring under ret.

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.14 Intresseavdrag mot extern partGemensam lne-administration

Externa intressenter(GAS)

Externa intressenter(Intresse-frening)

RegistreringGemensam lne-administrion registrerar erforderlig informationLne-bearbetning UnderlagUppgift om intresse-avdrag skickas tillLnekontoret KontrollKontroll sker atterforderlig infohar erhllitsAnmlan Anmlan om avdrag fr intresse-organisations medlemmar (anstllda av Gteborgs stad)Anmlan av intresse-org tillGemensam lnInlsningInlsning av band frn fackfreningar och frskringsbolagExterna intressenter(Fackfreningar och frskrings-bolag)

InformationBand skickas med avdrag fr medlemmar / frskringstagare InformationBand skickas med ter-redovisning InformationBand med ter-redovisning erhlls frn gemensam lneadministrationArkiveringArkivering av underlag

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.15 terkrav av fr mycket utbetald preliminr lnFrvaltningGemensam Lneadministration

MedarbetareIntraservicemoms/ arbetsgivaravg. Fr mycket utbetald preliminr ln

Processdokumentation gemensam lneadministration 2.16 terkrav av felaktigt utbetald lnFrvaltningGemensam Lneadministration

Faktura-underlag fr terkravMedarbetareIntraservice moms/ arbetgivaravg.

Tviste- frhandling

LEDIGHET Tjnstledighet, kompensationsledighet3.1.1 Ledighet, med eller utan ln ( t ex studieledighet, tjnstledighet) (alt A)3.1.2 Ledighet ,med eller utan ln (t ex studieledighet, tjnstledighet) (alt B)3.2.1 Kompensationsledighet (Alt A) 3.2.2 Kompensationsledighet (Alt B, via Perla/Plan)

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.1.1 Ledighet, med eller utan ln (Alt A) MedarbetareFrvaltningJaGemensam Lne-administration

RapporteringMedarbetaren fyller i blankett LEDIGHETSANSKANoch lmnar till attestansvarig Registrering Ledighet registreras enligt attesterat underlag.ArkiveringUnderlag arkiverasAttest Attestansvarig attesterar inkommet underlag och skickar den vidare till gemensamma lneadministrationen


Processdokumentation gemensam lneadministration 3.1.2 Ledighet, med eller utan ln (Alt B Via PERLA/PLAN)Medarbetare

FrvaltningGemensam Lne-administration

Lne-bearbetning RapporteringMedarbetaren fyller i blankettLEDIGHETSANSKAN och lmnar till attestansvarigArkiveringUnderlag arkiverasAttest Attestansvarig attesterar inkommet underlag. RegistreringAttesterat underlag registreras i PERLA/PLAN

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.2.1 Kompensationsledighet (Alt A) MedarbetareFrvaltningGemensam Lne-administration

RapporteringMedarbetaren fyller i blankett LEDIGHETSANSKAN och lmnar till attestansvarig ArkiveringUnderlag arkiverasAttest Attestansvarig kontrollerar (inkl kompsaldo), attesterar och skickar vidare

Alt. redovisas i efterhand via t.ex. tidkort RegistreringKompledighet registrerasenligt attesterat underlag

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.2.2 Kompensationsledighet (Alt B Via PERLA/PLAN) MedarbetareGemensam Lne-administration

RapporteringMedarbetaren fyller i blankett LEDIGHETSANSKAN och lmnar attestansvarig

AttestAttestansvarig kontrollerar (inkl kompsaldo), attesterar och skickar vidare

RegistreringAttesterat underlag registreras i PERLA/PLANArkiveringUnderlag arkiverasFrvaltningAlt. redovisas i efterhand via t.ex. tidkortAlt. lnkas via frsystem t.ex.IFSPerla/ PlanKrningLne-bearbetning

LEDIGHET Semester3.3.1 Semester (Alt A) 3.3.2 Semester (Alt B, via Perla/Plan)

Registrering Medarbetare begr semesterP blankett LEDIGHETSANSKANProcessdokumentation gemensam lneadministration 3.3.1 Semester (Alt A) Medarbetare

Frvaltning Gemensam Lne-administration

ArkiveringUnderlag arkiverasAttestAttesteras av attestansvarig samt kontroll av semestersaldo RegistreringUppgifter registreras enligt attesterat underlag.

Registrering Medarbetare begr semesterp blankett LEDIGHETSANSKAN

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.3.2 Semester (Alt B Via PERLA/PLAN) MedarbetareGemensam Lne-administration

AttestAttesteras av attestansvarig samt kontroll av semestersaldo ArkiveringUnderlag arkiverasLne-bearbetningPERLA/PLAN-krningFrvaltningAlt. lnkas via frsystem t.ex.IFSRegistreringAttesterat underlag direktregistreras i PERLA/PLAN

LEDIGHET Sjukhantering3.4.1Sjukfrnvaro, sjukanmlan (Alt A)3.4.2Sjukfrnvaro, sjukanmlan (Digital variant av alt. A)3.4.3Sjukfrnvaro, sjukanmlan (Alt B)3.5.1Sjukfrnvaro, friskanmlan (Alt A)3.5.2Sjukfrnvaro, friskanmlan (Digital variant av alt. A)3.5.3Sjukfrnvaro, friskanmlan (Alt. B, Perla/Plan)3.6Sjukfrnvaro, lng > 14 dagar3.7 Hel sjukersttning tidsbegrnsad3.8Srskilt hgriskskydd (AMOS)3.9Rehabersttning

Processdokumentation gemensam lneadministration 3,4,1 Sjukfrnvaro, sjukanmlan (Alt A)MedarbetareFrvaltningRegistreringRegistrering av sjukdomSjukanmlanMedarbetaren anmler sjukfrnvaro DistributionSjukunderlag skickas till gemensam lneadministrationMottagningSjukanmlan, emottages och sjukunderlag skapas (blankett SJUKANMLAN/FRISKANMLAN)Gemensam Lne-administrationArkiveringUnderlag arkiveras

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.4.2 Sjukfrnvaro, sjukanmlan (Digital variant av Alt A)MedarbetareFrvaltningRegistreringRegistrering av sjukdomSjukanmlanMedarbetaren anmler sjukfrnvaro AnmlanAnmlan lggs in i applikationen sjukanmlan I Perla MottagningSjukanmlan, emottages och sjukunderlag skapas (blankett SJUKANMLAN/ FRISKANMLAN)Gemensam Lne-administrationArkiveringUnderlag arkiveras

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.4.3 Sjukfrnvaro, sjukanmlan (Alt B)MedarbetareFrvaltning RegistreringRegistrering av sjukdom i PERLA/PLANSjukanmlanMedarbetaren anmler sjukfrnvaro MottagningSjuk- anmlan, emottages och sjukunderlag skapas (blankett SJUKANMLAN/ FRISKANMLAN)Gemensam Lne-administrationArkiveringUnderlag arkiveras SignalerLAjusterarLne-bearbetningPERLA/PLAN-krning

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.5.1 Sjukfrnvaro, friskanmlan (Alt A)MedarbetareGemensamLne-administration ArkiveringUnderlag arkiverasFrvaltningDistributionFriskanmlan skickas till gemensam lneadministration RegistreringGemensamma lne-administrationen registrerar friskanmlan Friskanmlan Medarbetaren gr frisk-anmlan

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.5.2 Sjukfrnvaro, friskanmlan (Digital variant av Alt A)MedarbetareGemensamLne-administration ArkiveringUnderlag arkiverasAnmlanFriskanmlan grs i applikationen sjukanmlan i Perla. RegistreringGemensamma lne-administrationen registrerar friskanmlan Friskanmlan Medarbetaren grr frisk-anmlanFrvaltning

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.5.3 Sjukfrnvaro, friskanmlan (Alt B, perla/plan)MedarbetareGemensamLne-administrationLne-bearbetning ArkiveringInkommet underlag arkiveras Frvaltning FriskanmlanMedarbetaren gr friskanmlanPERLA/PLANkrning

RegistreringFriskanmlan registreras i PERLA/PLAN enligt inkommet underlag

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.6 Sjukfrnvaro, lng > 14 dagarMedarbetareFrvaltningGemensam Lne-administrationExterna Intressenter(FK) SjukanmlanFk tar emot anmlan om sjukdom och handlgger betalning HandlggningFk handlgger lkarintygSjukanmlanSjukanmlan till Fk sker automatiskt i systemet

LkarintygMedarbetaren skickar original lkarintyg till Fk Kontakt LkarintygMedarbetaren kontaktas av frvaltningen ang lkarintyg som ska skickas till Fk

P 91a sjukdagen skickar Gemensam Ln AFA-blankett till medarbetaren.

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.7 Hel sjukersttning tidbegrnsadMedarbetareExterna Intressenter(FK) Beslut Sjukers tidsbegrnsadFK skickar beslut om tidsbegrnsad sjukersttning till medarbetaren BeslutMedarbetaren emottar beslut om tidsbegrnsad sjukersttning och skickar kopia till Frvaltningen.Gemensam lne-administration

Registrering Uppgifter registreras enligt inkommet underlagExterna Intressenter(AFA)FrvaltningBeslut Kopia av beslut skickas till AFA och Gemensam lneadministration Arkivering Arkivering av beslut i personalakten Arkivering Underlag arkiverasInformationAFA meddelas. Kopior p underlag & beslut bifogas

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.7 Srskilt hgriskskydd (AMOS)MedarbetareGemensamLne-administrationBeslut om Srskilt hgriskskydd frn FK skickas till gemensamma lne-administrationen.Externa Intressenter(FK) Srskilt hgriskskyddBeslut om Srskilt hgriskskydd skickas till medarbetaren. RegistreringGemensam lneadministration registrerar lneart fr AMOS. Skapar underlag fr faktura fr FK och skickar original till Fk och kopia till frvaltningens kontaktperson.Beslut om Srskilt hgriskskydd skickas frn FK till medarbetaren. HgriskskyddMedarbetaren skickar beslut om srskilt hgriskskydd till frvaltningenFaktureringErsttning frn FK erhlles genom mnadsvis faktureringErsttningFK utbetalar ersttning efter fakturaFrvaltningKostnaden framgr i HorisontenBeslut Beslut om hgriskskydd tas emot och kopia vidarebefordras till Gemensam Ln. FaktureringFaktureringsunderlag erhlls frn Gemensam LnFakturaunderlag Fakturaunderlag emottas av kontaktperson frn Gemensam Ln

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.8 RehabersttningMedarbetareExterna Intressenter(FK) Beslut RehabersttningFK skickar beslut om rehabersttning till medarbetaren BeslutMedarbetaren emottar beslut om rehab-ersttning och skickar kopia till Frvaltningen.Gemensam lne-administration

Registrering Uppgifter registreras enligt inkommet underlagExterna Intressenter(AFA)FrvaltningBeslut Kopia av beslut skickas till Gemensam lneadministration Arkivering Arkivering av beslut i personalakten Arkivering Underlag arkiveras

LEDIGHET Frldraledighet3.9 Ledighet med havandeskapspenning3.10.1 Ledighet med frldrapenning. (Alt A)3.10.2 Ledighet med frldrapenning. (Alt B, via Perla/Plan)3.11.1 Ledighet med tillfllig frldrapenning (VAB) frn Frskringskassan (Alt A) 3.11.2 Ledighet med tillfllig frldrapenning (VAB) frn Frskringskassan (Alt B, via Perla/Plan)

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.9 Ledighet med havandeskapspenningMedarbetareGemensamLne-administration

Anmlan ledighetMedarbetaren lmnar beslut frn FK om beviljad havandeskapsersttning och ansker om ledighet. Blankett LEDIGHETSANSKANBeslut och AttestLedighet attesteras och skickas till Gemensam Ln.ArkiveringUnderlag arkiverasFrvaltningRegistreringUppgifter registreras enligt inkommet underlag

IfyllandeMedarbetaren fyller i underlag & lmnar till Attestansvarig fr attestBlankett LEDIGHETSANSKAN

Attest Attestansvarig attesterar ifylld blankett samt skickar den vidare

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.10.1 Ledighet med frldrapenning (Alt A) Medarbetare


RegistreringSemestergrundande frldraledighetregistreras enligt inkommet underlag. Kontrollerar ev. rtt till frldrapenningstillgg.


IfyllandeMedarbetaren fyller i underlag & lmnar till attestansvarigProcessdokumentation gemensam lneadministration 3.10.2 Ledighet med frldrapenning (Alt B . Via PERLA/PLAN)Medarbetare

GemensamLne-administration

Lne-bearbetningAttest Attestansvarig attesterar ifylld blankett samt skickar den vidare ArkiveringArkivering sker av registrerat underlagPERLA/PLAN-krningFrvaltningRegistreringSemestergrundande frldraledighetdirektregistreras i PERLA/PLAN. Kopia till Gemensam Ln fr kontroll av rtt till frldrapenningtillgg.

KontrollKontroll av rtt till frldra-penningstillgg

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.11.1 Ledighet med tillfllig frldrapenning (VAB) frn Frskringskassan (Alt A)MedarbetareGemensamLne-administration

Anmlan ledighetMedarbetaren anmler frnvaro Notering & DistributionBlankett ifylles (LEDIGHETSANSKAN) och skickas till gemensam lneadministration

terkomst LedighetMedarbetaren rapporterar terkomst (LEDIGHETSANSKAN)Distributionterkomst detaljer skickas vidare ArkiveringUnderlag arkiverasFrvaltningRegistreringRegistrering av ledighet enligt inkommet underlagRegistreringterkomst registreras

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.11.2 Ledighet med tillfllig frldrapenning (VAB) frn Frskringskassan (Alt B via PERLA/PLAN)MedarbetareGemensamLne-administration

Anmlan ledighetMedarbetaren anmler frnvaro Skapar underlagBlankett ifylles(LEDIGHETSANSKAN)terkomst LedighetMedarbetaren rapporterar terkomst genom att fylla i blanketten. Registreringterkomst direktregistreras i PERLA/PLANFrvaltning RegistreringUnderlag direktregistreras i PERLA/PLANLne-bearbetningPERLA/PLAN-krningArkiveringUnderlag arkiveras

LEDIGHET Enskild angelgenhet

3.12.1 Enskild angelgenhet med ln, max 10 dgr (Alt A)3.12.2 Enskild angelgenhet med ln, max 10 dgr (Alt B, via Perla/Plan)

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.12.1 Enskild angelgenhet med ln, max 10 dgr (Alt A) MedarbetareFrvaltningGemensam Lne-administration

RapporteringMedarbetare begr ledigt fr enskild angelgenhet p blankett LEDIGHETSANSKAN RegistreringGemensamma lneadministrationenregistrerar enskild angelgenhet enligt inkommet underlag

ArkiveringUnderlag arkiverasAttest Attestansvarig kontrollerar saldo fr enskilda angelgenheter och attesterar underlaget

Processdokumentation gemensam lneadministration 3.12.2 Enskild angelgenhet med ln, max 10 dgr B Via PERLA/PLANMedarbetareFrvaltningGemensam Lne-administration

Lne-bearbetning RapporteringMedarbetare begr ledigt fr enskild angelgenhet p blankett LEDIGHETSANSKANAttest Attestansvarig kontrollerar saldo fr enskilda angelgenheter och attesterar underlaget


AVSLUT AV ANSTLLNING Tidsbegrnsad anstllning, Hel sjukersttning, Uppsgning, Pension, Intyg/Betyg 4.1Avslutad anstllning tidsbegrnsad anstllning4.2Hel sjukersttning tillsvidare4.3Uppsgning frn medarbetarens sida4.4Avslutning av anstllning p arbetsgivarens initiativ4.5 Avtalspension fre 65 r4.6Avtalspension frn 65 r4.7Avtalspension vid 67 r4.8Arbetsgivar/ Tjnstgringsintyg

Processdokumentation gemensam lneadministration 4.1 Avslutad anstllning - tidsbegrnsad anstllning (Alt A)Gemensam lne-administration

MedarbetareUnderrttelse / varsel Beslut om att tidsbegrnsad anstllning upphr fattas och ev. varsel lmnas till medarbetaren. ArkiveringOriginalet av beslut arkiveras RegistreringAvgngskod registreras, eventuell slutln utbetalasKontrollUnderlag till beslut om avslutad anstllning baseras bl a p erhllen Rapport Tidsbegrnsade anst. Attestansvarig kontaktas fr beslutVarselKopia p beslut/varsel skickas till medarbetare

Komplettering av informationUnderlag kompletteras med erforderlig information bl a om medarbetaren byter frvaltning eller slutar inom Gteborgs kommunFrvaltningI de fall avslutningen av anstllningen r osker, skall frvaltningen kontakta Gemensam Ln.


Processdokumentation gemensam lneadministration 4.2 Hel sjukersttning tillsvidareMedarbetareExterna Intressenter(FK) Beslut Sjukers tvFK skickar beslut omhel sjukersttning tillMedarbetaren BeslutMedarbetaren emottar beslut om Sjukersttning tv och skickar detta till Frvaltningen.Gemensam lne-administration

Registrering Beslut om avgng registreras och anstllning avslutas.Externa Intressenter(AFA)FrvaltningBeslut Kopia av beslut skickas till AFA. Avgng skickas till Gemensam lneadministration och avgngsskyldighet aktualiseras. Arkivering Arkivering av avslutad anstllning Arkivering Underlag arkiverasInformationAFA meddelas. Kopior p underlag & beslut bifogasSlutln utbetalas

Processdokumentation gemensam lneadministration 4.3 Uppsgning frn medarbetarens sidaGemensam Lne-administration

MedarbetareUppsgningMedarbetaren sger upp sig genom att fylla i blankett AVGNG och lmnar den till AttestansvarigUtbetalning av slutlnEv beslut om frkortad uppsgningstidAttestansvarig emottar uppsgning och tar kontakt med Medarbetaren fr faststllande av uppsgningstidArkiveringOriginal arkiverasDistributionUnderlag fr beslut skickas tillGemensam lneadministration och kopia p underlaget skickas till attestansvarig och medarbetare ndring Registrering av slutdatum och avgngsorsak sker via Manuell rapportering. ArkiveringUnderlag arkiverasFrvaltning

ndringRegistrering av slut-datum och avgngsorsak sker via manuell rapporteringProcessdokumentation gemensam lneadministration 4.4 Avslutning av anstllning p arbetsgivarens initiativ Gemensam lne-administrationMedarbetare

Komplettering av informationBeslutet kompletteras med erforderlig informationArkiveringOriginalet av Beslutet arkiveras i personalaktenDistributionBeslut skickas tillGemensam lneadministration och kopia skickas till medarbetaren BeslutKopia p beslut om uppsgning erhlls. Beslut om uppsgning Beslut om uppsgning har fattats och attesteratsArkiveringUnderlag arkiverasUtbetalning av slutln Frvaltning

Processdokumentation gemensam lneadministration 4.5 Avtalspension fre 65 rGemensam lne-administration

MedarbetareArkiveringPensionsbrev och avgngsoriginal arkiveras i personalakt. Externa intressenter(Pensions-avdelningen)Avgng skrivsAvgng skrivs, attesteras och skickas tillsammans med informationsbrev, pensions-anskan och bilaga pensionsgrundande tider till medarbetare fr pskrift. Medd om pensionMedarbetaren informerarpensionsavdelningen om tid fr pensionsavgngAnskan om pensionInkommen anskan behandlasAnskan om pensionFrn Medarbetaren erhllen anskan skickas tilll pensionsavdelningen tillsammans med bilaga och pskriven avgng. Avgng skickas ocks till Gemensam Ln.FrvaltningenPensionsanskan/AvgngMedarbetaren kontrollerar erhllet Tjnsteutdrag frn Attestansvarig och returnerar underlaget med godknnande/anmrkning samt underskriven anskan om pension och pskriven avgng. PensionsbrevPensionsbrev skickas tilll medarbetaren med kopia till kontaktperson p frvaltningen.Meddelande om pensionD pensionsavdelningen mottagit meddelande frn medarbetare om pension skickas pensionsanskan tillsammans med bilaga pensionsgrundande tider ut till kontaktperson p frvaltningen.Pensionsbrev erhllesPensionsbrev erhlles frn pensionsavdelningenPensionsbrev erhllesPensionsbrev erhlles frn pensionsavdelningenAvgng/ndringAvgng tas emot. Registrering av slutdatum och avgngsorsak.ArkiveringI de fall srskild avtalspension beviljas av arbetsgivaren, initieras rendet av frvaltningen. rendet mste initeras 3 mnader fre avgng. Slutln utbetalas

Processdokumentation gemensam lneadministration 4.6 Avtalspension frn 65 rGemensam lne-administration

MedarbetareMedarbetaren meddelas I fljebrev frn frvaltningen att den anstllde har rtt att kvarst i tjnst till 67 rs lderArkiveringPensionsbrev och avgngsoriginal arkiveras I personalaktExterna intressenter(Pensions- avdelningen)Pensionsanskan m. bilaga Pensionsanskan samt bilaga pensionsgrundande tider skickas till medarbetaren tillsammans med informationsbrev och avgng.Pensionsanskan m. bilagaFrn pensionsavdelningen skickas pensionsanskan samt bilaga pensionsgrundande tider till kontaktperson p frvaltningen 6 mn innan medarbetaren fyller 65.Pensionsanskan/avgngMedarbetaren kontrollerar och godknner underlag, skriver p avgng och pensionsanskan samt returnerar till attestansvarig. Anskan om pensionInkommen anskan behandlasFrvaltningenPensionsbrevPensionsavdelningen skickar pensionsbrev till medarbetare med kopia till kontaktperson p fvaltningen. Pensionsanskan/avgngAttestansvarig attesterar avgng och skickar avgng, pensionsanskan samt godknd bilaga pensionsgrundande tider till pensionsavdelningen. Avgng skickas ocks till Gemensam Ln. PensionsPensionsbrev emottas.Avgng/ndringAvgng tas emot . Registrering av slutdatum och avgngsorsak.PensionsPensionsbrev emottas.6 mnader innan den anstllde fyller 65 r skickar pensionsavdelningen Anskan om lderspension till fr valtningen.ArkiveringAvgng arkiveras Slutln utbetalas

Processdokumentation gemensam lneadministration 4.7 lderspension vid 67 rGemensamlne-administration

Medarbetare. Externa intressenter(Pensions-avdelningen)AvgngInkommen avgng behandlasFrvaltningMeddelande om avgngsskyldighet Attestansvarig verlmnar skriftligt meddelande om avgngsskyldighetAttestansvarig skall minst en mnad innan 67-rsdagen verlmna ett skriftligt meddelande om att man uppmrksammat att medarbetaren fyller 67 och att denne har avgngsskyldighet enligt LAS 33 i mnadsskiftet efter 67-rsdagenPensionsanskan/avgngMedarbetaren skriver p avgng och skickar till attestansvarig fr pskrift. Pensionsanskan behvs ej nr man gr i pension vid 67 r.AvgngFrn Medarbetaren erhllen avgng attesteras och skickas till pensionsavdelningen. Avgng skickas ocks till Gemensam Ln. ArkiveringPensionsbrev och avgngsoriginal arkiveras I personalaktPensionsbrevPensionsavdelningen skickar pensionsbrev till medarbetaren med kopia till kontaktperson p fvaltningen.Avgng/ndringAvgng tas emot. Registrering av slutdatum och avgngsorsak. PensionsPensionsbrev emottas.PensionsPensionsbrev emottas.ArkiveringAvgng arkiveras Slutln utbetalas

Processdokumentation gemensam lneadministration 4.8 Arbetsgivar/Tjnstgringsintyg och betygGemensam Lneadministration

MedarbetareFrvaltningBetygP begran skriver attestansvarig betyg (> 6 mn ansttid) och skickar till medarbetaren. TjnstgringsintygP begran skrivs TjnstgringsIntyg (< 6 mn ansttid)i samverkan med attestansvarig som skickas till MedarbetarenBegran om tjnstgringsintyg / arbetsgivarintygMedarbetare kontaktar attestansvarig eller gemensam lneadministration med begran om tjnstgringsintygBegran om betygMedarbetare kontaktar attestansvarig med begran om betygArbetsgivarintygGemensam lneadministration skriver p begran av Medarbetaren Arbetsgivarintyg i samverkan med attestansvarig och skickar det till MedarbetarenArbetsgivarintygMedarbetaren kontaktar attestansvarig eller gemensam lneadministration och begr Arbetsgivarintyg samt erhller sdantTjnstgringsintygP begran skrivs TjnstgringsIntyg (< 6 mn ansttid) i samverkan med Gemensam Ln som skickas till MedarbetarenArbetsgivarintygAttestansvarig skriver p begran av Medarbetaren Arbetsgivarintyg i samverkan med Gemensam Ln och skickar det till Medarbetaren

Frmner Pedagogisk lunch, rikskuponger, lnedatorPedagogisk lunch, rikskuponger, lnedator5.1 Pedagogisk lunch5.2 Rikskuponger5.3 Lnedator ny avtalstagare (under pgende avtalsperiod)5.4 Lnedator avgng och byte av frvaltning

Processdokumentation gemensam lneadministration 5.1 Pedagogisk lunchFrvaltningGemensam Lne-administration

Ackumulering & RapporteringI slutet av mnaden sammanstlls alla luncher p blanketten AVDRAG och skickas vidare fr attestAttest Attestansvarig attesterar blankett och skickar den vidare till gemensam lneadministration

RegistreringRegistrering av blankett i PERLAArkiveringUnderlag arkiverasPedagogisk lunchPedagogisk lunch rapporterasMedarbetare

Processdokumentation gemensam lneadministration 5.2 Rikskuponger MedarbetareFrvaltningGemensam Lne-administration

RegistreringLneavdrag fr rikskuponger registrerasArkiveringUnderlag arkiveriasAnmlanMedarbetare anmler att man vill ha rikskupongerDistributionRikskupongerna inkommer frn Accor/Rikskuponger och lmnas ut till medarbetare. Attesterat underlag fr lneavdrag skickas till gemensam ln. KvitterarRikskuponger kvitteras utArkiveringKvittens arkiveras

Processdokumentation gemensam lneadministration 5.3 Lnedator- ny lntagare (under pgende avtalsperiod)MedarbetareFrvaltningJaGemensam Lne-administration

RegistreringGemensam Ln registrerar uppgifterna enligt avtal underlag.ArkiveringUnderlag arkiverasRegistreringKontaktpersonen registrerar anmlan i lnelisa och skickar kopia av avtalet som underlag fr lneavdrag till Gemensam LnAnmlanMedarbetaren anmler intresse av att f lnedator.

Processdokumentation gemensam lneadministration 5.4 Lnedator- avgng och byte av frvaltningMedarbetareFrvaltningGemensam Lne-administration

RegistreringGemensam Ln makulerar lneavdrag enligt avgngArkiveringUnderlag arkiverasRegistreringKontaktpersonen registrerar byte av frvaltning i lnelisa. Nr kontaktpersonen i mottagande frvaltning bekrftar mottagandet gr mail till avlmnande frvaltning.AvgngMedarbetaren lmnar avgng till ansvarigMail gr frn lnelisa till kontaktpersonen i den nya frvaltningen. Kontaktpersonen bekrftar vertagandet. Mailet vidarebefordras till Gemensam Ln och kompletteras med personnummer. Distribution av avgngAnsvarig tar emot avgng och vidarebefordrar kopia till kontaktperson i frvaltningen och till Gemensam LnRegistreringGemensam Ln registrerar lneavdrag enligt mail

Documents

Gränssnittsbeskrivning mellan Gemensam Löneadministration och Förvaltningar och Bolag