Governmental Accounting and Budgeting

School Finance and Operations (SFO) Exam Prep with Virginia Emphasis

Facilitators: Dr. Jesse Hughes And Deborah White

October 2017

1

Practice Exam

• Resources on ASBO International website• http://asbointl.org/asbo/media/documents/learning/SFO%20Certification/Practice‐Questions‐for‐the‐Exam‐Part‐1_Accounting.pdf

• ASBO/SFO Exam: Part 1 Accounting:  “The knowledge and skills covered in this exam represent what this professional should know at the time he or she is first hired for a position in school business management.”

• 70 questions – 2 hours allowed

2

Manage Accounting Systems (28‐33% of exam)

3

Maintain Accounting Software• Recording transactions/journal entries

• Increase expenses –increase debit

• Increase revenue –increase credit

• Many transactions happen in a special journal – with just the total recorded in the General Ledger

• Password control is essential

4

Maintain Accounting Software

• Legacy Systems• System Upgrades• Data Recovery Back‐up

• Off‐site location (best practice for payroll)• Verify backup data regularly

• Communication options• Local area network (LAN) – local computers, printers, databases• Wide area network (WAN) – many users and LANs integrated into one• Browsers

• Intranet – internal “Internet” – password protected, controlled by own staff• Extranet – public access, use trusted partnerships to store 

5

Maintain Chart of Accounts• Balance Sheet (assets = liabilities + fund equity)

• Assets – Current and Long Term (fixed assets)• Liabilities ‐ Current and Long Term (Pensions & OPEB, new GASB 68 and 72)

• Fund Balance (GASB 54)• Nonspendable, Restricted• Committed, Assigned, Unassigned

• Income Statement (defined by VDOE/federal govt)• Revenue• Expenditures• Encumbrances

• Typical order: Transaction type – Fund –Function/Department – Object – Cost Ctr ‐ Program

6

Internal Controls• Sarbanes‐Oxley Act of 2002 set the standard• Documentation

• Written procedures (also new employee training)• Flowcharts (both data flow and systems/processes)

• Fraud triangle• Recognize red flags and test for them – staff who won’t take day off

• Prevention measures – dual controls, integrity at the top, hot line

• External audit is not to prevent fraud – need internal audit function and other ways to notice anomalies

7

Create Annual Budgets• Funds (governmental, proprietary/enterprise, fiduciary/agency)

• Preparing Annual Budget (estimate)• Balanced vs. Deficit Budget, “educational plan”• Options: student‐based, zero‐based, incremental, etc.• Revenue: Federal, State, and Local Sources (tax cap? Rent facilities? Private sector grants); bond issues

• Expenditures: watch irregular needs (textbook, technology, capital, SPED); trend analysis, enrollment changes, look to current YTD and not just previous budget

• Budget reductions: defer spending, re‐evaluate services and contracts, eliminate “non‐essential” services, reduce programs/positions, “strategic abandonment”, efficiencies

8

Manage Annual Budgets

• Budget Execution• Compare budget estimates to actual YTD• Look at true encumbrances• Limit overrides (do budget transfers)• Budget Amendments (when necessary)• Budget Supplements (new funding)

• Budget Reporting• Transparency – how much/how often do stakeholders want to see• Current year budget ‐ actual YTD – encumbrances = balance remaining• Annual budget report – consider applying for national award programs

9

Manage Accounting Functions (67‐72% of exam)

10

Manage Cash Flows• Cash Forecast – review historical trends, economic forecast (recession?)

• Cash Controls – what is cash on hand requirements/liquidity test (projected estimate of days Division could meet operating expenses with no additional revenue received)

• Board policies? Plan to build reserves?• Daily Balancing

• Investing• Spending

• Bank Reconciliation ‐monthly

11

Manage Payroll Functions• 75‐90% of most school budgets (enrollment changes can directly effect staffing levels, may need demographer to help estimate, don’t hire if there is no budget to support it)

• Position control/payroll register• Review of payroll changes

• Compensation & benefits (30% more)• Pay table and deduction code accuracy

• Written documentation• Budget Authority• Time worked• Rate of Pay• Recording leave / pay docks

• Special problems – different contract days and start dates (work schedules), accrued payrolls (July/August run in June), ghost employees

12

Manage Payroll Functions• Understand federal laws

• Fair Labor Standards Act – who’s exempt or non‐exempt (categories)• Wage and Labor Standards – minimum wage, minimum overtime rules• IRS Fringe Benefit rules (no cash gifts EVER)

• Know federal and state compliance rules and deadlines• Strict payment of taxes day before payroll• W‐2 vs 1099 (non‐corporate service vendors who were paid more than $600 for year)

• 940 and monthly/quarterly state reports• State retention rules for payroll (and other financial records); watch that federal grant and bond issuance requirements may be longer

13

Manage Grants and Accounts Receivable• Make sure procedures in place to accumulate, categorize, report and control revenues (modify accrual) 

• Controlling Grants (Operating and Capital) – quarterly reimbursements

• Issuing Invoices (miscellaneous receivables)

• Cash Collection Controls• Aging schedule – monitor collection process• Allowance for Uncollectible Accounts and Bad Debt write‐off practices

• Separation of duties between collection and accounting

14

Manage Purchasing Procedures• Controlling, Coding, and Consolidating Requisitions (where possible)• Request for Proposals (services, insure due date and fair rating system )

• Controlling Invitation for Bids (materials, construction)• public notice period 10‐20 days • Open or sealed bids – have 2 staff during public opening where bids announced• Awarded to lowest responsible bidder who conforms in all material aspects to the requirements and criteria set in the written IFB

• Other options (quotes for small purchases, state contracts, national and local purchasing cooperatives)

• Issuing Purchase Orders or Contracts – who can sign?

15

Manage Accounts Payable Process• Know who has budget authority within purchasing thresholds• Requisitions – detail request for services or specific items to purchase or get out of central stores warehouse verify budget authority, get quotes (responsible entities, fair competition)

• Purchase Orders (legal authority)• Receiving Reports• Cash Payment Controls ‐ Separation of duties between authorization and payment

16

Track Fixed Assets

• Develop capital asset policy• Dollar threshold• One year or more (or other timeframe)

• Fixed Asset Register to safeguard assets• Control Procedures for Acquisition and Disposal

• Dispose when no longer usable• Auction is most efficient way to dispose• Don’t just delete of register, record disposal date

• Register can be used for annual audit and developing depreciation schedules

17

Reconcile General Ledger Accounts• Cash basis vs. accrual basis vs. modified accrual

• Accrual – revenue earned and expenditures incurred

• Monthly update “due to/due from” (internal service funds, field trip costs)

• Trial Balance (balance sheet and income statement items together, balanced if 0)

• Closing Entries• Financial Statements – use to inform Board. Post on public site to be transparent

18

Prepare Annual Financial Reports• Comprehensive Annual Financial Report for Governmental Activities and Business‐Type Activities (Primary Government) as well as Component Units

• Transmittal Letter• Management Discussion and Analysis• Government‐wide Statements: Statement of Financial Position and Statement of Activities

• Fund Financial Statements including Statement of Cash Flows (for proprietary funds), Reconciliations to Government‐wide statements and Fiduciary Fund statements

• Statement of Budget to Actual Comparison• Notes to the Financial Statements• Required Supplemental Information• Statistical Section

• Federal Compliance Reports• Virginia: Annual School Report• School Activity Fund Report

19

Monitoring Student Activity Accounts• Activity accounts – only for students 

• Under guidance of faculty member

• “Convenience” accounts• Faculty/staff – watch that receipts are not from student generated receipts (acceptable: coke machine, “Jeans day”)

• Parent organizations – shouldn’t normally flow through schools; need own bank account

• Must be consistent with School Board policies and be established by School Board; establish student activity fund manual as written documentation for internal controls and establishing responsibilities

• Separate audit in Virginia20

Taking the SFO Exam Part 1: Accounting

• Read through all candidate materials to make sure you are eligible• Requires an initial application with resume and fee through ASBO International ($150 member, $225 non‐member of ASBO)

• ASBO reviews for meeting eligibility requirement (approximately 2 weeks later)

• Pay Exam 1 fees through ASBO International ($195)• Schedule test at a Pearson Vue center (approximately 5 days later)• Take the exam and get results immediately

• Pass/fail only – no numerical score when passing it• Can retake test within a required time frame, with new fee payment

21