1. Google Calendar1.1. What is Google Calendar?

Google Calendar คอบรการปฏทนแบบออนไลนของ Google ซงทำาใหคณสามารถเกบขอมลเหตการณตางๆ รวมไวในทเดยวกนได ไมวาจะเปนการสรางกำาหนดการนดหมายและกำาหนดเวลาเหตการณตางๆ สามารถสงขอความเชญ สามารถใขปฏทนรวมกบเพอนรวมงาน และ คนหาเหตการณตางๆ ได

1.2. Custom login pageสามารถเรยกใช Calendar ไดโดย URL สำาหรบเขาสหนานซงจะอยในรปแบบ http://www.google.com/calendar/a/YourDomain เมอ YourDomain คอชอโดเมนของทาน หรอ เปน Web address ทเปนแบบ Custom URL ตามผบรหารระบบมการกำาหนดกได เชน http://calendar.your_domain เปนตน ทหนาเขาสระบบใสชอและรหสผานเพอเขาสระบบ

1

1.3. Calendar viewsในหนาหลกของ Calendar มสวนประกอบหลกๆ ดงน

ดานบนo Search Public Calendars: คนหารายการเหตการณตามทเปดใหทานสามารถดขอมลไดo Search My Calendar: คนหารายการเหตการณของปฏทนของทานเองo Settings: กดทลงค Settings เพอเขาไปตงคารปแบบของปฏทน ดรายละเอยดท 3.4

ดานซายo Create event: กดทลงค Create Event เพอสรางกำาหนดการ ดรายละเอยดท 3.5o Quick add: กดทลงค Quick add เพอสรางกำาหนดการ แบบรวดเรว ดรายละเอยดท 3.5o Calendar: แสดงตวเลอกวนทในรแบบปฏทน รายเดอนo รายการ Calendar แยกตามเจาของ Calendar: แสดงรายชอปฏทนทมการใชรวมกน สามารถเลอก

check ท box ดานหนา เมอตองการใหแสดงเหตการณของปฏทนนนๆ ทำาใหสามารถดปฏทนหลายๆ อนในเวลาเดยวกนได ซงชวยใหสามารถทราบไดวาเหตการณใดททบซอนกนอยหรอไมทำาใหงายในการทำากำาหนดการตางๆ นอกจากนยงสามารถตงสของปฏทนไดเพอใหงายในการดขอมลดวย

o Manage Calendar: กดทลงค Manage Calendar เพอเขาไปเพมหรอลบรายการ Calendar ตรงกลาง

o View events: คอสวนแสดงเหตการณตางๆ สามารถเลอกดตาม วน สปดาห เดอน แบบกำาหนดเอง หรอ ดเปนรายการได

1.4. Settingsหนาสำาหรบตงคาตางๆ ของ Calendar ม 3 หนาดงน

General: คอการตงคาทวไปของปฏทนของทาน Calendars: คอการตงคาตางๆ ของแตละปฏทน Mobile Setup: คอหนาสำาหรบตงคาการใชโทรศพทมอถอในการรบ SMS

2

1.5. Adding eventsการเพมเหตการณใหมนนสามารถทำาไดหลายวธ คอ กดเลอกและลากบนชวงเวลาในปฏทน (Event view) กดลงค Quick Add ตรงดานซายมอ ซงจะทำาใหสามารถสรางกำาหนดการโดยพมพเพยงแครายละเอยดสนๆ

ได

3

กดลงค Create Event ตรงดานซายมอ โดยมสวนของชองสำาหรบบนทกขอมลรายละเอยดดงน

o What: ใสชอของเหตการณo When: ใสเวลาo Where: ใสขอมลสถานทo Description: ใสรายละเอยดของเหตการณo Add Guests: ใสทอยอเมลของ Guest สามารถกำาหนดคา Guest can ได คอ

Invite others: เลอกเมอตองการให Guest สามารถเชญ Guest อนๆ ได See guest list: เลอกเมอตองการให Guest ของทานเหนรายการ Guest ทถกเชญ

ทงหมดo Options: .กดทลงค Options เพอเพมเตมเกยวกบการตงคาการเตอน (Reminder) สถานะท

ตองการแสดง (Show me as) และ ความเปนสวนตว (Privacy)o Save: กดปม Save เพอบนทกเหตการณ ระบบจะแสดงขอความใหยนยนวาตองการจะเชญ

Guest ตามรายการทปรากฏหรอไม กดปม OK เพอยนยน ระบบจะแสดงขอความใหเลอกวาตองการสงการเชญไปยง Guest ทางอเมลหรอไม กด Send หากตองการใหแจงทางอเมลดวย หรอ Don’t send หากตองการใหแสดงเหตการณในปฏทนแตไมตองการแจงทางอเมล

4

o ตวอยางขอความเชญทสงไปทางอเมล: ขอความทสงไปจะมรายละเอยดตามทสรางไว Guest สามารถตอบรบการเชญไดโดยเลอก Yes, No หรอ Maybe

5

1.6. Sharing calendarsการตงคาการใช Calendar รวมกนนนคอการกำาหนดวาตองการเปดใหผอนสามารถเขาถงขอมลบนปฏทนของทานในระดบใด การตงคาสามารถทำาไดดงน

o กดทลงค Settings เพอเปด Calendar settings o เลอก Tab – Calendarso กดทลงค Share this calendar ของ Calendar ทตองการใหสามารถใชรวมกนได

o ตงคาทหนา Share this calendar: ใหตงคาการใช calendar รวมกน ดงน Share with everyone ม 2 ทางเลอกคอ

6

Do not share with everyone: เลอกเมอไมตองการใหมการใช calendar รวมกบผอนเลย

Share only my free / busy information (hide details): เลอกเมอตองการใหผอนใช calendar รวมกนได แตไมแสดงรายละเอยดจะเหนแคสถานะวาวางหรอไมวาง เทานน

Share with my domain การตงคาการใช calendar รวมกนภายในโดเมนม 3 ทางเลอกคอ

Do not share with everyone in my domain: ไมตองการใชรวมกน Share all information on this calendar with everyone in my

domain: เปดใชรวมกบทกๆ คนบนโดเมน Share only my free / busy information with my domain: เปดให

แสดงเพยงขอมลสถานะวาวางหรอไมวางเทานน Share with specify people: หากตองการระบวาตองการใหผใดใช calendar รวม

ไดกระบทอยอเมลและเลอกระดบการเขาถงขอมลจาก list ดงน Make changes AND manage sharing: สามารถเปลยนแปงล และ

จดการการใชขอมลปฏทนรวมกนได Make changes to events: สามารถแกไขเหตการณได See all event details: สามารถดรายละเอยดของเหตการณได See free/busy information (no details): สามารถดสถานะวาวางหรอ

ไมวาง ไมแสดงรายละเอยดของเหตการณ Save: กดปม Save เพอบนทกการตงคา

1.7. Importing/exporting การนำาขอมลเขา (Importing): Google Calendar นนสามารถเขากบโปรแกรม Calendar อนๆ

เชน iCal ของ Apple, Mozilla Sunbird และ Microsoft Outlook คณสามารถทจะนำาขอมลจาก Calendar อนๆ ทอยในรปแบบ iCal หรอ CSV เขามารวมอยใน Google Calendar ได

การนำาขอมลออก (Exporting): Google Calendar สามารถนำาขอมลออกเพอนำาไปใชกบ Calendar ประเภทอนๆ ได

สามารถศกษารายละเอยดเพมเตมในการนำาขอมลเขาไดทhttp://www.google.com/support/calendar/bin/topic.py?topic=8559

1.8. Notificationsการตงคาการเตอนเหตการณตางๆ ได โดยสามารถสงขอมลเตอนไดทาง อเมล, SMS, หรอสง Pop-up แสดงทหนาจอคอมพวเตอร มรายละเอยดการตงคาดงน

7

o Event reminders: เตอนกอนเกดเหตการ สามารถกำาหนดไดวาใหเตอนกอนกนาทo New invitations: เตอนเมอไดรบการเชญใหมo Changed invitations: เตอนเมอการเชญมการเปลยนแปลงo Invitation replies: เตอนเมอการเชญมการตอบกลบo Daily agenda: สงขอความเตอนวามเหตการณนดหมายอะไรบางในหนงวน ทางอเมลโดยจะสงใหทกวน

เวลา 5:00 ตามโซนเวลาสำาหรบการตงคาใหมการสงขอมลการเตอนทาง SMS นนจะตองทำาการตงคาโทรศพทมอถอของทานดงน

กดทลงค Settings เพอเปด Calendar settings เลอก Tab – Mobile setup

8

เลอกประเทศ ใสหมายเลขโทรศพทเคลอนท กดปม Send Verification Code: ระบบจะสง SMS ทมขอมลรหสตรวจสอบมาใหทหมายเลขโทรศพทมอ

ถอททานระบ Verification code: ใสรหสตรวจสอบทไดรบแลวกดปม Finish setup หากการตงคาเรยบรอยแลวระบบ

จะสง SMS มาแจงสถานะอกครง2. Docs & spreadsheets

2.1. What is Docs and Spreadsheets?Docs and Spreadsheets คอบรการของ Google Apps ททำาใหคณสามารถสรางเอกสารและสเปรดชต โดยไมจำาเปนตองเกบไฟลขอมลเหลานไวบนเครองคอมพวเตอร แตสามารถเกบไวในทเกบขอมลของ Google ทมความปลอดภย และคณสามารถดาวนโหลดไฟลขอมลทเกบไวมาใชไดดวย และเนองจากเอกสารนถกจดเกบไวแบบออนไลน ทำาใหสามารถทจะกำาหนดสทธตางๆ ในการใชเอกสารและขอมลรวมกบผใชอน (ด และ/หรอ แกไข)

2.2. Custom Login pageสามารถเรยกใช Calendar ไดโดย URL สำาหรบเขาสหนานซงจะอยในรปแบบ http://docs.google.com/a/YourDomain เมอ YourDomain คอชอโดเมนของทาน หรอ เปน Web address ทเปนแบบ Custom URL ตามผบรหารระบบมการกำาหนดกได เชน http://docs.your_domain เปนตน ทหนาเขาสระบบใสชอและรหสผานเพอเขาสระบบ

9

2.3. Create basic documents and spreadsheetsการสรางเอกสารและสเปรดชตแบบพนฐาน มรายละเอยดดงน

ตวอยาง1: การสรางเอกสาร กดทเมน สราง แลวเลอก เอกสาร สามารถสรางเอกสารไดโดยใชเครองมอตางๆ ดงรป

10

ตวอยาง2: การสรางสเปรดชต กดทเมน สราง แลวเลอก สเปรดชต สามารถสรางเอกสารไดโดยใชเครองมอตางๆ ดงรป

ตวอยาง3: การสรางโฟลเดอร กดทเมน สราง แลวเลอก โฟลเดอร

11

ใสชอโฟลเดอรแลวกด enter

ทดานซายเลอก โฟลเดอรทงหมด จะแสดงรายการโฟลเดอรตามทสรางไว

2.4. Upload existing document and spreadsheetหากทานมเอกสารหรอสเปรดชตทสรางไวแลวสามารถถ Upload เอกสารนนเขามาเกบไวในระบบได ดงน

กดทเมนอปโหลด

เรยกดไฟลในคอมพวเตอรของคณเพอเลอกไฟลทจะอปโหลด: กดปม Browse เพอเลอกไฟลทตองการ upload

12

หรอปอน URL ของไฟลบนเวบ: ถาทานมไฟลทอยบนเวบแลวใหใส URL ของไฟลนน คณตองการเรยกวาอยางไร? (ถาแตกตางจากชอไฟล): สามารถตงชอไฟลทตองการใหมได สำาหรบคณสมบตของไฟลท upload ไดมรายละเอยดตามคำาอธบายดานขวา ดงน

o ประเภทของไฟลทคณสามารถอพโหลดได (ไดถง 500 KB): เอกสาร

ไฟล HTML และขอความลวน (.txt) Microsoft Word (.doc), Rich Text (.rtf), OpenDocument

Text (.odt) และ StarOffice (.sxw) Spreadsheets

ขอมลทคนคาดวยจลภาค (.csv) ไฟล Microsoft Excel (.xls) และสเปรดชต OpenDocument

(.ods)

13

2.5. Edit documents and spreadsheetsสามารถแกไขเอกสารและสเปรดชตไดดงน

เปดเอกสารหรอสเปรดชตทตองการไปทเมน ไฟล > เปด...

ระบบจะแสดงรายการเอกสารในระบบ กดทลงคบนชอเอกสารทตองการแกไข หรอกดทปม Browse ดานลางเพออปโหลดเอกสารในคอมพวเตอรของคณเขามาแกไขได การแกไขเอกสารหรอสเปรดชตสามารถใชเครองมอตางๆ ตามทระบบเตรยมไวให

14

2.6. Discuss สามารถสนทนากบผทใชไฟลรวมกบทานได ดงน

เปดไฟลเอกสารหรอสเปรดชตทตองการใหใชงานรวมกน กดท แทบ-สนทนา

ทดานขวาของหนาจอจะแสดงขอมลและมการทำางานดงนo กำาลงดในขณะน: แสดงรายชอผทดเอกสารรวมกนอยo ชองแสดงขอมลการสนทนา: แสดงบทสนทนาโตตอบo ชองสำาหรบพมพขอความสงสนทนา: พมพขอความสนทนาสงทน

15

2.7. Collaborate and Share สามารถใหผอนมาใชไฟลตางๆ รวมกบทานไดโดยการตงคาดงน

เปดไฟลเอกสารหรอสเปรดชตทตองการใหใชงานรวมกน กดท Tab-ใชงานรวมกน

ทหนาใชงานเอกสารนรวมกน บนทกขอมลดงนo เชญบคคลอน

ในฐานะผทำางานรวมกน: เลอกเมอตองการกำาหนดใหผทใชเอกสารรวมนนสามารถทำางานกบเอกสารไมวาจะเปนการดหรอแกไขเอกสารได

ในฐานะผด: เลอกเมอตองการกำาหนดใหผใชเอกสารรวมสามารถดเอกสารไดเทานนo รายชอทอยอเมลของผใชเอกสารรวม: ใสรายชอทอยอเมลของผททานตองการใหใชเอกสาร

รวมกนไดโดยคนดวยเครองหมาจลภาค

16

o ตวเลอกขนสง ผทำางานรวมกนสามารถเชญผอนได : เลอกเมอตองการใหผทำางานรวมกนสามารถ

เชญผอนได คำาเชญสามารถใชโดยบคคลใดกได: เลอกเมอตองการใหสามารถเชญบคคลใดกได ทกคนทอยในโดเมน: เลอกเมอตองการใหทกคนทอยในโดเมนทำางานรวมกนกบ

เอกสารนได โดยตองกำาหนดวาเปนการ ดหรอแกไข เมอเลอกตวเลอกนแลวจะแสดง URL ทใหสามารถเขาไปยงเอกสารไดทดานลางตวเลอก

o เชญผทำางานรวมกน: กดปม เชญผทำางานรวมกน เพอบนทกขอมล รายชอทอยอเมลจะแสดง‘ ’ทดานขวามอ

o กดทลงค สงอเมลไปยงผทำางานรวมกน เพอแจงขอมลการเขาถงไฟลนนๆ

o ระบบจะแสดงขอความทจะสงไปแจงเชญใหใชเอกสารรวมกน สามารถใสขอความเพมเตมได เมอเรยบรอยแลว กดปม สงคำาเชญ‘ ’

o ระบบจะสงอเมลไปยงทอยตามทระบพรอมแจงลงคใหเขาไปใชเอกสารรวมกนได ตวอยางดงรป กดทลงคเพอเขาไปใชเอกสารในระบบ

17

2.8. Publishสามารถเผยแพรเอกสารไปยงอนเตอรเนตได ดงน

เปดไฟลเอกสารหรอสเปรดชตทตองการใหใชงานรวมกน กดท Tab-เผยแพร

เปดไฟลเอกสารหรอสเปรดชตทตองการใหใชงานรวมกน กดทแทบ-เผยแพร ระบบจะแสดง URL ทสามารถใหเขามาใชเอกสารรวมกนได กดปม เผยแพรเดยวน ระบบจะแสดงขอความใหยนยนการเผย‘ ’แพร กดปม ตกลง ‘ ’

18

2.9. Data Storageสามารถดรายขอมลไฟลเอกสารและสเปรดชตทถกจดเกบไวได ดงน

คนหาขอมลเอกสารได โดยใสชอเอกสารทชองคนหาแลวกดปม คนหาใน ‘ Docs’ หรอ กด คนหาในเวบ ‘ ’หากตองการคนหาขอมลทางอนเตอรเนต

เมนดานซาย: คอโครงสรางการจดเกบไฟลขอมลตางๆ ดงนo รายการทงหมด คอเอกสารทงหมด แบงออกเปนกลมๆ ดงน

สรางโดยฉน: รวมรายการไฟลทสรางดวยทานเอง ตดดาว: รวมรายการไฟลทตดดาวไว ถงขยะ: รวมรายการไฟลทถกลบ

o โฟลเดอรทงหมด รายการทไมอยในโฟลเดอร เอกสารทวไป

o รายการตามชนดo ใชงานรวมกน

ตรงกลาง: แสดงรายการขอไฟลเอกสารและสเปรดชต

19

20