GOD INFORMATIONSFORVALTNING GOINFO! SVENSK FORSKNINGSPROJEKT OM METODER OG VÆRKTØJ TIL GOD INFORMATIONSFORVALTNING GÖRAN SAMUELSSON, MARIA KALLBERG OCH ANN-SOFIE KLARELD MITTUNIVERSITETET

God forvaltningsskik – hvorfor og hvordan? Köpenhamn 6 nov

Göran Samuelsson, Ph.D History, Ass Prof. in Archives and Information Science at Mid Sweden University since October 2004

Previously worked 10 years at National Land Survey of Sweden as an archive-strategist, archive-coordinator and also as a product manager for historical maps and archives 3 years at the Military Archive of Sweden - Map department Member of Swedish ISO/SIS Member of Euro SDR /Archive Certified business architect

MITTUNIVERSITETET

3

•  Härnösand •  Sundsvall •  Östersund

Härnösand

Östersund

Sundsvall

MIUN - ARKIV- OCH INFORMATIONSVETENSKAP

•  Established 1988/1989 •  Largest educational institution in the Nordic countries •  Total of 200 registered students each year •  Courses on BA/MA level •  PhD program •  Research projects

CEDIF  

Develop and establish a centre for archives and information management at the Mid Sweden University Develop models for electronic information management Developing a digital systems laboratory Dissemination and communication of experiences, knowledge and results

www.miun.se

Centre  for    Digital  Informa0on  Management

FORSKNINGSOMRÅDEN

Göran Samuelsson

1. Enterprise content management & enterprise architecture 2. Business process management 3. Documentation 4. Records management/ recordkeeping 5. Metadata 6. The borders between records management and archives management: The archive as a function 7. Systems for long-term preservation

CEDIF DIGITAL LAB For testing and teaching about:

– EDRMS and archival management systems – Preservation systems

Students will learn to: – Use and evaluate systems in the lab – Document requirements for evaluating, purchasing and

implementing systems Real-life teaching scenarios will be developed Invite outside organisations to evaluate systems Seeking partners to provide digital content

The citizen can submit building permit applications online or by email Citizen

Archivist – OAIS

Review and approval of the SIP - add AIP information

Clerk 1 2

•  The form need only containing simple metadata such as name, address, etc. - The student can use their own imagination.

Digital version: There must be a "send" button where the pre-defined fields are sent to the records management system Permission

Alternativ Analog: We use a pdf that the student must send to the municipals mailbox and then clerk/ student may enter the data manual in the Permission

Correspond further with the citizen. Once the arende/case is fully considered and you have a decision , then press "Archiving Button". Where the system automatically generates a SIP

3

4

The clerk /student handle the application and add additional metadata.

User – access

Search in the digital archive and acquire knowledge about the structure of the DIP

5

Records management system

Scenario - E-services and their information flow Public business flows (such as building permits and subsidy)

•  Karen Anderson, Professor

•  Dr Göran Samuelsson

•  Doc Erik Borglund

•  Dr Anneli Sundqvist

•  Dr Håkan Sundberg

Maria Kallberg, PhD student

Ann-Sofie Klareld, PhD student

Håkan Gustavsson, PhD student

Tove Engvall, Master by Research

  9  www.miun.se

CEDIF forskargrupp

PROJEKTET GOINFO GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING WWW.MIUN.SE/GOINFO

http://chucksblog.emc.com/chucks_blog/2011/06/2011-idc-digital-universe-study-big-data-is-here-now-what.html

FRAMTIDENS VARDAG

Allt mer information som används allt längre av allt fler Blir allt mer viktigt med ordning och reda

PROJEKTET GOINFO GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING WWW.MIUN.SE/GOINFO Länsstyrelsen Västernorrland Härnösands kommun Mittuniversitetet

GOINFO:S SYFTE ÄR ATT: SKAPA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR EN GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING GENOM ATT: SKAPA KONKRETA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR REGIONEN (VÄSTERNORRLAND) ATT ANVÄNDA OCH IMPLEMENTERA METODER OCH VERKTYG FÖR GOD INFORMATION-FÖRVALTNING

(GOD) INFORMATIONSFÖRVALTNING HANDLAR OM ATT ÅSTADKOMMA HOS ORGANISATIONENS VERKSAMHETSINFORMATION, ALLTSÅ SÅDAN INFORMATION SOM SYFTAR TILL ATT REDOVISA OCH STYRKA VAD SOM SKETT I VERKSAMHETEN. DET KAN VARA ALLT FRÅN AVTAL, BESLUT OCH ANSÖKNINGAR TILL JOURNALER, MÄTNINGSPROTOKOLL OCH FAKTUROR FOKUS PÅ VERKSAMHETEN OCH DESS BEHOV BORGAR FÖR EN BRA LÅNGSIKTIG INFORMATIONSFÖRSÖRJNING

tillförlitlighet fullständighet äkthet och användbarhet

PROJEKTETS MÅL:

A) TA FRAM METODER OCH VERKTYG FÖR GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING I VERKSAMHETERNAS OLIKA IDENTIFIERADE INFORMATIONSFLÖDESFASER: 1. ATT PLANERA OCH STYRA SINA INFORMATIONSFLÖDEN 2. ATT BYGGA OCH FÖRVALTA SINA INFORMATIONSFLÖDEN 3. ATT ÖVERFÖRA OCH BEVARA SINA INFORMATIONSFLÖDEN 4. ATT BEVARA OCH TILLHANDAHÅLLA SINA INFORMATIONSFLÖDEN.

Informationsförsörjningens olika faser

Gra

d av

akt

ivite

t

Tid - Faser

Grad av aktivitet

E-arkiv System för långsiktigt bevarande Långsiktig informationsförsörjning

Informationsförsörjningens olika faser

Outsourcing  molnlösningar  

Gra

d av

akt

ivite

t

Tid - Faser

Ansvar och organisation

Funktion

Process

Kulturarv?  

Arkivmyndigheten?  

Mellanarkiv?  

Verksamhetens  administra@on  Divisioner,  avdelningar  

Verksamheten  

Grad av aktivitet

Ärende- och dokumenthantering? Arkivförvaltning

Metoder och verktyg

E-arkiv System för långsiktigt bevarande Långsiktig informationsförsörjning

KONKRETA EXEMPEL

1.  ATT PLANERA OCH STYRA SINA INFORMATIONSFLÖDEN

FÖRSLAG TILL DELAR/INNEHÅLLSFÖRTECKNING SOM BÖR INGÅ I EN STRATEGI FÖR GOD INFORMATIONSFÖRVALTNING. (STEFAN BERGGREN OCH GÖRAN SAMUELSSON) UTREDNING/PM KRING SAMVERKANSLÖSNINGAR KRING E-ARKIV. HUR ORGANISERAS OCH OMORGANISERAS MAKT OCH ANSVAR FÖR STATLIGA ARKIV I SVERIGE INOM RAMEN FÖR ELEKTRONISK INFORMATIONSFÖRVALTNING? (ANN-SOFIE KLARELD)

Guidelines-2

ISO 15489 Records

management General-1

ISO TR 26122 Work

process analysis for

records

ISO 13008 Digital records conversion and

migration process

ISO TR 13028

Implement-ation

guidelines for

digitization of records

Relaterade standarder & tekniska rapporter

Införande av processer för dokument och handlingar

Self assessment method-3

Conceptual and implementation

issues-2

ISO 23081 Metadata for

records. Principles-1

ISO 30300 Management systems for records - Fundamentals

and vocabulary

Krav

Grunder & terminologi

ISO 30301 Management systems for records - Requirements

ISO 30302 Management systems for records - Guidelines for

implementation

ISO 30303 Management systems for

records - Requirements for bodies providing audit and

certification

Vägledningar Stöd för övergripande strukturella moment

ISO 30304 Management systems for

records - Assessment guide

Ledningssystemstandarder för verksamhetsinformation

Ramverk för styrning av dokument och handlingar

3

2

ISO 16175 Principles and

functional requirements for

records in electronic office environments-1

• FRÅGETECKEN KRING LEDNING OCH ANSVAR; VEM ÄGER FRÅGAN OM E-ARKIV? • NYA AKTÖRER PÅ ”ARKIVARENAN”; SSC, E-DELEGATIONEN, PRIVATA FÖRETAG ETC. • DEFINITIONER – BEGREPPET MELLANARKIV

2. ATT BYGGA OCH FÖRVALTA SINA INFORMATIONSFLÖDEN CHECKLISTOR OCH HJÄLPMEDEL FÖR ANALYS, VALIDERING o UTVÄRDERING. STÖD FÖR VERKSAMHETSANALYS OCH PROCESS-MODELLERING - WORKSHOPS FÖR MODELLERING OCH UTVÄRDERING AV CENTRALA FUNKTIONER OCH VERKSAMHETSFLÖDEN – EX CENTRALISERAD REGISTRERING OCH DIAREFÖRING (MARIA KALLBERG) MODELLER FÖR MASTERDATA, DOKUMENTPLANER OCH INFORMATIONSARKITEKTUR ETC.

3. ATT ÖVERFÖRA OCH BEVARA SINA INFORMATIONSFLÖDEN ANALYS OCH MED FÖRSLAG TILL ÅTGÄRDER FÖR NÅGOT INFORMATIONSFLÖDE (E-ARD DP7). FÖRÄNDRING I SIN HANTERING AV LÖNEUPPGIFTER, DÄR MAN IDAG HAR LAGRAT DESSA PÅ MIKROFICHE OCH I STÄLLET AVSER MAN I PROJEKTET ATT UTREDA MÖJLIGHETERNA ATT LÅNGTIDSLAGRING DESSA DIGITALT. UTTAG OCH EXPORT SCHEMAN FÖR OLIKA VERKSAMHETSFLÖDEN GML-SCHEMA FÖR GEO-REFERERAT MATERIAL - FÖRSLAG PÅ FILFORMAT FÖR DEN LÅNGSIKTIGA INFORMATIONSFÖRSÖRJNINGEN LABBDEMO DÄR PROJEKTDELTAGARNA KAN TESTA ÖVERFÖRINGEN FRÅN VERKSAMHETSSYSTEM TILL E-ARKIVLÖSNINGAR.

4. ATT BEVARA OCH TILLHANDAHÅLLA SINA INFORMATIONSFLÖDEN HUR BEMANNAR MAN EN OAIS-MODELL? EN FUNGERANDE INGEST FUNKTION TILL ETT E-ARKIV EN ANPASSAD MODELL FÖR ETT OPERATIVT E-ARKIV ENLIGT OAIS-MODELLEN SAMVERKANSAVTAL KRING EN E-ARKIVLÖSNING (DIGITALT KUSTHÖJDEN – SAMHÄLLSARKIVET)

PRESENTATION Delprojekt centraliserad diariefunktion -  Regelverket – lagar och styrning

-  Tryckfrihetsförordningen -  Offentlighets- och sekretesslagen -  Arkivlagen

-  Centraliserad diariefunktion - bakgrund, syfte, mål

MARIA KALLBERG

Sedan 1998 Arkivarie inom privat, statlig och kommunal arkivverksamhet 2008-2009 Projektledare, centraliserad diariefunktion, Härnösands kommun 2009-2012 Doktorand i data- och systemvetenskap i projektet CEDIF –

Centrum för Digital Informationsförvaltning 2012 Fil. lic. i data- och systemvetenskap 2013-2014 GOINFO – God Informationsförvaltning

NÅGRA VIKTIGA LAGAR

Ø  Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) grundlag, klarlägger vilka handlingar som är allmänna och medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar Ø  Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) anger undantagen från offentlighet, under vilka villkor allmänna handlingar kan sekretessbeläggas, samt regler för registrering av allmänna handlingar

NÅGRA VIKTIGA LAGAR

Ø  Arkivlagen (SFS 1990:782) är en viktig följdförfattning till tryckfrihetsförordningen och innehåller de övergripande reglerna om arkivverksamheten hos myndigheterna, vilka handlingar som skall arkiveras, arkivvård, förhållandet mellan myndighet och arkivmyndighet etc.

HANDLINGSOFFENTLIGHETEN Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949: 105, 2 kap § 1) Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar. Offentlighetsprincipen gäller för myndigheterna samt också för kommunala och landstingskommunala företag som utgörs av aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där det sammanlagda kommunala ägandet är mer än 50%.

BEGREPPET ”ALLMÄN HANDLING” Med ”handling” förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.

Lagringsmediet för en handling har ingen betydelse, utan det är innehållet som är det viktiga!

Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949: 105, 2 kap § 3)

BEGREPPET ”ALLMÄN HANDLING” Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet.

Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949: 105, 2 kap §§ 3, 6 och 7)

PRÖVNING AV HANDLINGS UTLÄMNANDE Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400, 6 kap) En begäran om att få ta del av en allmän handling skall göras hos den myndighet som förvarar handlingen. Det är också den myndigheten som skall pröva utlämnandet. Rätt till anonymitet!

REGISTRERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400, 5 kap) Registreringsskyldighetens omfattning 1 § Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet 1. datum då handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, 3. i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och 4. i korthet vad handlingen rör.

CENTRALISERAD DIARIEFUNKTION Bakgrund och syfte

Att skapa en kommungemensam funktion för hantering av handlingar inom kommunen med nyttjande av elektronisk ärendehantering och förvaltning.

En centraliserad diariefunktion skulle tillsammans med kommunreceptionen bli navet i organisationen!

INNAN OCH EFTER OMORGANISATIONEN (FUNKTIONEN TRÄDDE I KRAFT 1 SEPTEMBER 2009)

UTVÄRDERING AV IMPLEMENTERING RESULTAT: Den nya funktionen har bidragit till ökad effektivitet och kvalitet genom att:

- Registratorerna upplever sig ha en mer en mer specialiserad roll än tidigare - Arbetet med kollegor värdefullt (ersättande vid frånvaro, diskutera problem) - Centraliserad postöppning fångar upp fler ärenden än tidigare

Kvarstående problematik:

- Kontakten med förvaltningarna mer distanserad. Kontakt sker huvudsakligen via e-post och telefon. - Förlust av verksamhetskännedom - Implementeringen har inte fullföljts enligt tidsplanen (handläggarstöd, uppdatering av kvarvarande gallrings- och bevarandeplaner) - Fortfarande olika rutiner - Omorganisationen dåligt förankrad på förvaltningarna

AKTIONSFORSKNING

Tillsammans med registratorer, receptionist och kommunarkivarie

PLANERING AV FORSKNINGSPROJEKTET Design och tidsomfattning

OBS! Strukturen kan komma att förändras beroende på utfallet av sammankomst 1.

Steg/avstämning Tidpunkt 1. Introduktion Syfte: Presentera projektet, delprojektets forskningsdesign i relation till tidigare genomförd utvärdering

Mars

2. Workshop Syfte: Stämma av målbild kring vad som är absolut respektive önskvärt, underlag till åtgärdsplan. SWOT-ANALYS - styrkor/svagheter - hot/möjligheter Sammanställning och analys med förslag till åtgärdsplan - Avsaknad av rutiner/behov av revidering av befintliga rutiner, ev styrning - Kompetens/fortbildning

April Maj

Preliminär design och tidsomfattning

OBS! Strukturen kan komma att förändras beroende på utfallet av sammankomst 1.

Steg/avstämning Tidpunkt 3-4. Seminarier - tolkning och analys Syfte: Tolka och analysera de problem som definierats i steg 1 i relation till åtgärdsplanen och följa processen till förändring (aktionen), t ex genom forskningsverktygen.

Maj, Juni (avstämning) September/ Oktober

5. Seminarium – dokumenterande och presenterande Syfte: Fokus på kunskapsbildning utifrån de aktiviteter som redovisas.

November

6. Seminarium - utvärdering Syfte: Koppling till steg 5 men inkludera deltagarnas syn på projektet i sig. Kan inkludera eller kompletteras med fokusgruppsintervju alt individuella intervjuer.

December

Kompetens/fortbildning - Skriva dagboksanteckningar Syfte: Att definiera och avgränsa behovet av insatser och skapa självreflektion och översikt. Avsaknad av rutiner/behov av revidering av befintliga rutiner Åtg: Upprätta aktivitetslista över nödvändiga insatser, fastställa vem ansvarar för vad samt fastställa tidsplan med delmål. Planerad uppföljning.

FÖRVÄNTAT RESULTAT Projektet förväntas resultera i en kunskapsbildning för både praktikerna och forskaren som leder till en verksamhetsutveckling. Motivation och viljan till förändring måste komma från deltagarna själva!

GOINFO MAKT, ANSVAR OCH ELEKTRONISK INFORMATIONSFÖRVALTNING ANN-SOFIE KLARELD, SUNDSVALL V. 42

ANN-SOFIE KLARELD Doktorand i data- och systemvetenskap med inriktning mot arkiv- och informationsvetenskap från1 februari 2013 Började studera arkiv- och informationsvetenskap 2007, kandidatexamen i ämnet 2012 Magisterexamen i etnologi

Arbetat som arkivarie och registrator, bl. a. på Banverket, Malmö högskola och Miljöförvaltningen i Malmö stad

ARKIVLAGEN

Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: 1. Rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov

PROAKTIVITET

”För att kunna vara i stånd att lösa några av de problem, gallring, beständighet, förtecknande m.m. som möter arkivarierna nu, torde krävas att man aktivt deltager i arbetet med utvecklingen av nya system.” (Gränström 1979, s. 61)

MYNDIGHETSNÄTVERKET Samarbete med 4 myndigheter. delaktiga i Myndighetsnätverk Västernorrland. Gemensamma frågeställningar: • Frågetecken kring ledning och ansvar; vem äger frågan om e-arkiv? • Nya aktörer på ”arkivarenan”; Statens Servicecentrer, privata företag • Egna initiativ – exemplet Uppsala universitet

ÖVERGRIPANDE FRÅGESTÄLLNING: • Hur organiseras och omorganiseras

makt och ansvar för statliga arkiv i Sverige inom ramen för elektronisk informationsförvaltning?

Informationsförsörjningens olika faser

Outsourcing  molnlösningar  

Gra

d av

akt

ivite

t

Tid - Faser

Ansvar och organisation

Funktion

Process

Kulturarv?  

Arkivmyndigheten?  

Mellanarkiv?  

Verksamhetens  administra@on  Divisioner,  avdelningar  

Verksamheten  

Grad av aktivitet

Ärende- och dokumenthantering? Arkivförvaltning

Metoder och verktyg

E-arkiv System för långsiktigt bevarande Långsiktig informationsförsörjning

INFORMATIONSSÄKERHET

”Krav på gallring och arkivering är, inte minst för myndigheter, kommuner och landsting som lyder under arkivlagen, viktiga frågor som ofta blir bortglömda vid upphandlingar.” (MSB 2013, s. 14)

TILLSYN •  11 handläggare •  Ca 100 inspektioner per år •  Varje myndighet ca vart 5 år

o  Förelägganden o  Anmärkningar o  (Övertagande)

9 § arkivlagen

”En arkivmyndighet har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn. Övertagande kan ske både efter överenskommelse och på grund av ett ensidigt beslut från arkivmyndigheten.” (Arkivlag (1990:782))

FRAMTIDEN

”Den tillsynsverksamhet som bedrivs kommer allt mer att inrikta sig emot e-förvaltningsområdet och e-handlingar. Grundläggande instrument är normeringen på området, tillsyn, utbildnings- och informationsinsatser samt rådgivande verksamhet. Det är av vikt att tillsynsverksamheten utvecklas i takt med förvaltningsutvecklingen.” (Riksarkivet 2012, s. 3)

Tack!