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Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página i
GLOBAL TEMPLATE Peoplesoft 9.1
Manual de Capacitación
GESTION DE CONTRATOS Mexico
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página ii
Índice Gestión de Contratos México ...................................................................................... 1
Gestión de Contratos México PS9.1.....................................................................................1 SCM100 Generar Contrato ....................................................................................................... 2
SCM100.1_Importar Contrato .............................................................................................. 3 SCM100.2_Crear Contrato usando Template .................................................................... 25
SCM200 Proceso Admon Contrato ........................................................................................ 41 SCM200.1_Editar Contrato ................................................................................................ 42 SCM200.2_Insertar Nueva Version Contrato ..................................................................... 47 SCM200.3_Adjuntar Archivo o Documento Asociado a Contrato ..................................... 53 SCM200.4_Revisar Historial Contratos .............................................................................. 60 SCM200.5_Eliminar Contrato ............................................................................................. 66 SCM200.6_Crear Enmienda ............................................................................................... 70 SCM200.7_Desactivar y Reactivar Contrato ...................................................................... 76
SCM300 Proceso Colaboracion Contrato ............................................................................... 81 SCM300.1_Ruta de Colaboracion ....................................................................................... 82 SCM300.2_Revision de Colaboracion ................................................................................ 88 SCM300.3_Modificar Colaboracion ................................................................................... 99 SCM300.4_Cancelar Colaboracion ................................................................................... 106 SCM300.5_Revisar Lista de Colaboracion ........................................................................ 110
SCM400 Proceso Aprobacion de Contrato........................................................................... 115 SCM400.1_Prelim Aprobacion ......................................................................................... 115 SCM400.2_Ruta de Aprobacion (Legal Admin) ................................................................ 121 SCM400.3_Cancelar Proceso de Aprobacion ................................................................... 135 SCM400.4_Aprobar un Contrato ...................................................................................... 141 SCM400.5_Rechazar un Contrato .................................................................................... 148 SCM400.6_Despachar y Ejecutar el Contrato .................................................................. 154
SCM500 Informes y Reportes de Contrato .......................................................................... 159 SCM500.1_Buscar y Consultar Contratos ........................................................................ 160 SCM500.2_Resumen Estado de Documento ................................................................... 168 SCM500.3_Detalle Estado de Documento ....................................................................... 177 SCM500.4_Informe Trimestral de Contratos ................................................................... 185
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 1
Gestión de Contratos México
Gestión de Contratos México PS9.1
Gestión de Contratos le proporciona el marco para crear y administrar los Contratos o Convenios utilizados para la ejecución de compras y servicios, además de proporcionar sólidas capacidades de creación de documentos y administrar los documentos anexos al Contrato o Convenio utilizando Microsoft Word. El sistema también proporciona un método estructurado para desarrollar y administrar la base de datos y el ciclo de vida, así como el procesamiento de aprobación de documentos.
Utilizando la aplicación, puede:
Crear Contratos o Convenios usando Template e importar Contratos o Convenios existentes o nuevos.
Guarda documentos relacionados con el Contrato o Convenio resguardados en la base de datos del sistema.
Solicitar revisiones a colaboradores para la autorización de Contratos o Convenios. Crear Tipos de Contratos o Convenios para clasificar y controlar la gestión del ciclo de
vida de diversos documentos relacionados, como solicitudes de Contratos o Convenios y documentos anexos. Algunos ejemplos de Tipo de Contratos o Convenios:
o BSG1 Prestación Servicio General PM
o BEM1 Compra Equipo y Materiales PM
o BSS1 Concesión Servicios Cafeter PM
o BSG2 Prestación Servicio General PF
o BEM2 Compra Equipo y Materiales PF
o BSS2 Concesión Servicios Cafeter PF
Crear, actualizar y monitorear el ciclo de vida del Contrato o Convenio para rastrear las fases y el cumplimiento de los Contratos o Convenios de PeopleSoft.
Gestionar el ciclo de vida del documento y realizar un seguimiento de los Contratos o Convenios y enmiendas ejecutados.
Colaborar con los usuarios internos en los Contratos o Convenios, seleccionar un usuario externo al flujo de aprobación para la revisión del documento.
Incorporar a los Autorizadores al flujo de aprobación para la liberación de Contratos o Convenios.
Enviar Contratos o Convenios a las contrapartes, capturando la información del o los contactos.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 2
SCM100 Generar Contrato
Generar un Contrato:
Propósito: En este curso es proporcionar una visión general del proceso de creación de Contratos o Convenios en Gestión de Contratos en PeopleSoft. Aprenderá cómo crear Contratos o Convenios usando Formato e importar Contratos o Convenios existentes o nuevos. Objetivos: Después de completar este curso, el alumno será capaz de:
Crear un Contrato o Convenio usando Formato (BSG1, BEM1, BSS1, BSG2, BEM2, BSS2, etc.)
o BSG1 Prestación Servicio General PM
o BEM1 Compra Equipo y Materiales PM
o BSS1 Concesión Servicios Cafeter PM
o BSG2 Prestación Servicio General PF
o BEM2 Compra Equipo y Materiales PF
o BSS2 Concesión Servicios Cafeter PF
Importar un Contrato o Convenio nuevo o existente, no usando Formato
Materiales: Este curso incluye los siguientes materiales:
Crear un Contrato usando Template
Importar Contrato
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 3
SCM100.1_Importar Contrato
Importar un Contrato:
El propósito de este curso es proporcionar los conocimientos y habilidades necesarias para Importar un Contrato o Convenio, cuya transacción origen por default es “Especifica” generando un ID Específico automático y consecutivo. Los Grupos de Contratos o Convenios que se han configurado en el sistema, son:
Arrendamiento (AR) Arrendamiento Inmueble (AI) Bienes y servicios (BS) Colaboración Académica (CA) Convenio de Confidencialidad (CC) Donativos (DO) Finanzas (FI) y
Fusión y Adquisición (FA)
Utilizando los componentes Gestión de Contratos, los usuarios pueden Importar Contrato o Convenios nuevos o existentes (que no utilice Formato) en el sistema de creación de documentos.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario aprenderá a crear un Contrato o Convenio importando un Contrato o Convenio existente.
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Página 4
Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos/Documentos.
4. Desde la página de inicio, navegue hasta el componente Contratos de Proveedor. Comience por la navegación: Menú principal > Contratos de Proveedores > Creación Contratos/Docum > Gestión de Documentos. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
5. Utilice esta página para seleccionar una transacción de origen (Específica) e introduzca la información ID Set (MEX00), siendo la base de datos que almacena la información para las transacciones de México. Sobre la información base seleccionada, el sistema le asignará un número consecutivo ID Específico al Contrato o Convenio. *Transacción Origen: por default es "Específica" *ID Set: por default "MEX00"
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Guía de formación
Página 5
Paso Acción
6. Seleccione de la lista de Tipo de Documento, el Contrato o Convenio que usted necesita importar. De esta lista, encontrara Documentos que tienen un Formato del Contrato o Convenio Haga clic en la lista Tipo Documento.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 6
Paso Acción
7. Los Contratos o Convenios que tienen un Formato establecido "Template" por Jurídico son los documentos con terminación: PM: Persona Moral PF: Persona Física Seleccione el elemento de lista Compra Equipo y Materiales PM.
Paso Acción
8. ID Específico: "NEXT" Dato fijo, el sistema por default le asignará un número consecutivo al Contrato o Convenio, para su identificación dentro del sistema. Haga clic en el cuadro ID Específico.
9. *Descripción: Es importante definir la Descripción (60caracteres) para identificar el Contrato o Convenio. 1.Nombre del Proveedor 2.Concepto de Contrato o Convenio 3.Fecha 4.Consecutivo de compra (solo en caso de existir un Contrato de compra) Haga clic en el cuadro Descripción.
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Página 7
Paso Acción
10. Introduzca la información que desee en el campo Descripción. Introduzca "ORACLE, SA DE CV / COMPRA EQUIPOS Y MANTO / 12093".
11. Haga clic para crear el Contrato o Convenio basado en una Importación de un Contrato o Convenio existente. Haga clic en el botón Añadir a Documento.
Paso Acción
12. *Administrador: Administrador es el ID de usuario que indica quién es el administrador de este Contrato o Convenio. Un administrador del documento tiene la autoridad para crear, editar, eliminar y controlar el estado de los Contratos o Convenios en PeopleSoft. Haga clic en el cuadro Administrador.
13. Patrocinador: Es el usuario responsable del Contrato o Convenio que solicita al administrador sea creado en PeopleSoft. Haga clic en el cuadro Patroc.
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Página 8
Paso Acción
14. * El sistema cuenta con una lista de usuarios del sistema PEOPLESOFT Puede capturar el ID Patrocinador si lo conoce, o de lo contrario, solicite ayuda para encontrar un usuario, utilizando la lista de ayuda "lámpara" 1. Número de empleado 2. Nombre del usuario Introduzca la información que desee en el campo Patroc. Introduzca "100017473".
15. Departamento: Departamento que está asociado al Patrocinador responsable del Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Departamento.
16. Introduzca la información que desee en el campo Departamento. Introduzca "800110".
17. * Fecha Inicial: Representa la fecha de inicio de vigencia del Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Selección de Fecha (Alt+5).
18. Haga clic en el vínculo Seleccione fecha Inicial.
19. F Vencimiento: Representa la fecha de terminación de la vigencia del Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Selección de Fecha (Alt+5).
20. Haga clic en el vínculo Seleccione fecha Final.
21. Haga clic en el botón Importar Documento.
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Guía de formación
Página 9
Paso Acción
22. Ejecución Asistente – Creación Doc El sistema le pedirá datos para definir el flujo de aprobación que seguirá el Contrato o Convenio
Paso Acción
23. ID del Proveedor: Capture el número asignado por PeopleSoft del Proveedor. Haga clic en el cuadro ID del Proveedor.
24. Haga clic en el botón ID del Proveedor.
25. Haga clic en el cuadro Nombre Corto Proveedor.
26. Puede solicitar el ID Proveedor por el numero de ID Proveedor o Nombre Corto Proveedor Introduzca la información que desee en el campo Nombre Corto Proveedor. Introduzca "ORACLE".
27. Haga clic en el botón Consultar.
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Página 10
Paso Acción
28. Haga clic en el vínculo 0000771828.
29. Escriba la razón social completa del Proveedor. Haga clic en el cuadro Nombre del Proveedor.
30. Ejemplo: Introduzca la información que desee en el campo Nombre del Proveedor. Introduzca "ORACLE, SA DE CV".
31. Capture el valor total del Contrato o Convenio en pesos Mexicanos. Haga clic en el cuadro Monto del Contrato en MXN.
32. Introduzca la información que desee en el campo Monto del Contrato en MXN. Introduzca "1000000".
33. Utilice el Tipo de Cambio de Corporativo para convertir la moneda en Dólares Americanos. Haga clic en el cuadro Monto del Contrato en USD - Favor de consultar el tipo de cambio. Navegación: Menu Principal > Def Finanzas / Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Tipos de Mercado > Tipos de Mercado.
34. Cuando el usuario responda esta pregunta, deberá consultar el tipo de cambio abriendo una nueva ventana, sin que usted abandone su sesión original de importar un Contrato o Convenio. Introduzca la información que desee en el campo Monto del Contrato en USD - Favor de consultar el tipo de cambio. Navegación: Menu Principal > Def Finanzas / Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Tipos de Mercado > Tipos de Mercado. Introduzca "20000000".
35. Haga clic en el vínculo Nueva Ventana.
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Página 11
Paso Acción
36. Haga clic en el botón Menú Principal.
37. Haga clic en el menú Def Finanzas/Cadena Suministro.
38. Haga clic en el menú Definiciones Comunes.
39. Haga clic en el menú Tipos de Mercado.
40. Haga clic en el comando Tipos de Mercado.
Paso Acción
41. Haga clic en el botón Consultar Índice Tipo Mercado (Alt+5).
42. Haga clic en el vínculo DEFAULT.
43. Haga clic en el botón Consultar Cd Moneda Origen (Alt+5).
44. Haga clic en el cuadro Código Moneda.
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Página 12
Paso Acción
45. Haga clic en el botón Consultar.
46. Haga clic en el vínculo MXN.
47. Haga clic en el botón Consultar Cd Moneda Destino (Alt+5).
48. Haga clic en el cuadro Código Moneda.
49. Haga clic en el botón Consultar.
50. Haga clic en el vínculo USD.
51. Haga clic en el botón Consultar Clase Cambio (Alt+5).
52. Haga clic en el vínculo CRRNT.
53. Haga clic en el botón Buscar.
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Página 13
Paso Acción
54. El usuario realizara la conversión de moneda MXN a USD, como sigue: 1,000,000 MXN * 0.0527440 = 52,744 DLLS Haga clic en el objeto Fecha Efectiva.
Paso Acción
55. Haga clic en el cuadro Moneda.
56. Haga clic en el botón Moneda.
57. Capture las siglas de la Moneda, para este ejercicio es USD. Haga clic en el cuadro Código Moneda.
58. Introduzca la información que desee en el campo Código Moneda. Introduzca "USD".
59. Realice la consulta de Moneda. Haga clic en el botón Consultar.
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Página 14
Paso Acción
60. Seleccione el Tipo de Moneda. Haga clic en el vínculo USD.
61. Seleccione si el Contrato o Convenio está presupuestado o no. Haga clic en la lista ¿Contrato en presupuesto?.
Paso Acción
62. Seleccione el elemento de lista Sí.
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Página 15
Paso Acción
63. Seleccione, que la creación de este Contrato o Convenio no utilizo un Formato. Haga clic en la lista ¿Se encuentra utilizando "Template"?.
Paso Acción
64. Seleccione el elemento de lista No.
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Página 16
Paso Acción
65. Seleccione si el Contrato o Convenio es una renovación o es por primera ocasión. Haga clic en la lista ¿Renovación Automática?.
Paso Acción
66. Seleccione el elemento de lista Sí.
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Página 17
Paso Acción
67. Capture la fecha de renovación del Contrato o Convenio Haga clic en el botón Fecha de Renovación.
68. Haga clic en la barra de desplazamiento.
69. Haga clic en el vínculo Seleccione fecha Renovación.
70. *Unidad de Negocios en PeopleSoft es la Entidad Legal que está asociada al Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Unidad de Negocios.
71. Introduzca la información que desee en el campo Unidad de Negocios. Introduzca "MEX43".
72. *Departamento En PeopleSoft es el Centro de Costos que está asociado al Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Departamento.
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Página 18
Paso Acción
73. Puede realizar una consulta de los valores del Departamento con la ayuda del sistema. Introduzca la información que desee en el campo Departamento. Introduzca "800100".
74. *Unidad Operacional En PeopleSoft es el Campus que está asociado al Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Unidad Operacional.
75. Introduzca la información que desee en el campo Unidad Operacional. Introduzca "0383".
76. Capture el periodo de la carga del Contrato o Convenio Haga clic en el cuadro Periodo.
77. Introduzca la información que desee en el campo Periodo. Introduzca "ABRIL 2017".
78. Haga clic en el botón Finaliz.
79. Capture la información de Versión: * Versión. número seleccionado para controlar el consecutivo del Contrato o Convenio Haga clic en el cuadro Versión.
80. Introduzca la información que desee en el campo Versión. Introduzca "1".
81. El estado del Contrato o Convenio le mostrara dos opciones: * Borrador * Ejecutado Haga clic en la lista Estado.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
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Página 19
Paso Acción
82. * Borrador. Para que el Contrato o Convenio active el proceso de aprobación. * Ejecutado. Se selecciona únicamente si ya es un Contrato o Convenio existente y aprobado. Seleccione el elemento de lista Borrador.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 20
Paso Acción
83. Haga clic en el botón Selección de Fecha (Alt+5).
84. Haga clic en el vínculo Seleccione fecha de carga.
85. Haga clic en el botón Cargar.
Paso Acción
86. Haga clic en el cuadro Examinar.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 21
Paso Acción
87. Haga doble clic en el cuadro Nombre.
Paso Acción
88. Haga clic en el botón Cargar.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 22
Paso Acción
89. Haga clic en el botón Importación Completada.
90. Haga clic en el botón Sí.
Paso Acción
91. Haga clic en el botón Ver Documento.
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Guía de formación
Página 23
Paso Acción
92. Haga clic en el botón Abrir.
Paso Acción
93. Seleccione la opción Cerrar.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 24
Paso Acción
94. ¡Felicitaciones! Ha creado un documento de Contrato o Convenio existente sin utilizar un Formato y completó el tema "Importar Contrato”. Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Crear un Contrato o Convenio importando un Documento existente. Fin del procedimiento.
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Página 25
SCM100.2_Crear Contrato usando Template
Crear un Contrato usando Template:
El propósito de este curso es proporcionar los conocimientos y habilidades necesarias para crear un Contrato o Convenio usando Formato cuya transacción origen por default es “Especifica” generando un ID Específico automático y consecutivo. Los Grupos de Contratos o Convenios que se han configurado en el sistema, son:
Arrendamiento (AR) Arrendamiento Inmueble (AI) Bienes y servicios (BS) Colaboración Académica (CA) Convenio de Confidencialidad (CC) Donativos (DO) Finanzas (FI) y
Fusión y Adquisición (FA)
Los usuarios pueden utilizar Contratos o Convenios cargados en el sistema "Formato" que la Dirección de Jurídico a definido su estructura.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
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Página 26
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario aprenderá a Crear un Contrato o Convenio usando un Formato en PeopleSoft. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Paso Acción
1. Haga clic en el objeto.
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Guía de formación
Página 27
Paso Acción
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos/Documentos.
4. Desde la página de inicio, navegue hasta el componente Contratos de Proveedor. Comience por la navegación: Menú principal > Contratos de Proveedores > Creación Contratos/Docum > Gestión de Documentos. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
5. Utilice esta página para seleccionar una transacción de origen (Específica) e introduzca la información ID Set (MEX00), siendo la base de datos que almacena la información para las transacciones de México. Sobre la información base seleccionada, el sistema le asignará un número consecutivo ID Específico al Contrato o Convenio. *Transacción Origen: por default es "Específica" *ID Set: por default "MEX00"
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 28
Paso Acción
6. Seleccione de la lista de Tipo de Documento, el Contrato o Convenio que usted necesita gestionar. Dentro de esta lista, Usted encontrará que Contratos o Convenios cuentan con un formato preestablecido. Haga clic en la lista Tipo Documento.
Paso Acción
7. Los Contratos o Convenios que tienen un formato son: compra de bienes, prestación de servicios, etc. Dichos formatos existen para: PM: Persona Moral PF: Persona Física Seleccione el elemento de lista Compra Equipo y Materiales PM.
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Página 29
Paso Acción
8. ID Específico: "NEXT" Dato fijo, el sistema por default le asignará un número consecutivo al Contrato o Convenio, para su identificación dentro del sistema. Haga clic en el cuadro ID Específico.
9. *Descripción: Es importante definir la Descripción (60caracteres) para identificar el Contrato o Convenio. 1.Nombre del Proveedor 2.Concepto de Contrato o Convenio 3.Fecha 4.Consecutivo de compra (solo en caso de existir un Contrato de compra) Haga clic en el cuadro Descripción.
10. Introduzca la información que desee en el campo Descripción. Introduzca "ORACLE SA DE CV / COMPRA DE EQUIPO / 34O3498".
11. Haga clic para crear el Contrato o Convenio basado en un Formato. Haga clic en el botón Añadir a Documento.
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Página 30
Paso Acción
12. *Administrador: Administrador es el ID de usuario que indica quién es el administrador de este Contrato o Convenio. Un administrador del documento tiene la autoridad para crear, editar, eliminar y controlar el estado de los Contratos o Convenios en PeopleSoft. Haga clic en el cuadro Administrador.
13. Patrocinador: Es el usuario responsable del Contrato o Convenio que solicita al administrador sea creado en PeopleSoft. Haga clic en el cuadro Patroc.
14. Introduzca la información que desee en el campo Patroc. Introduzca "100017473".
15. Departamento: Departamento que está asociado al Patrocinador responsable del Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Departamento.
16. Introduzca la información que desee en el campo Departamento. Introduzca "800110".
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Guía de formación
Página 31
Paso Acción
17. * Fecha Inicial: Representa la fecha de inicio de vigencia del Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Selección de Fecha (Alt+5).
18. Haga clic en el vínculo 1.
19. F Vencimiento: Representa la fecha de terminación de la vigencia del Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Selección de Fecha (Alt+5).
20. Haga clic en el objeto 30.
21. Haga clic en el botón Crear Documento.
22. Ejecución Asistente – Creación Doc El sistema le pedirá datos para definir el flujo de aprobación que seguirá el Contrato o Convenio
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 32
Paso Acción
23. ID del Proveedor: Capture el número asignado por PeopleSoft del Proveedor. Haga clic en el cuadro ID del Proveedor.
24. Haga clic en el botón ID del Proveedor.
25. Haga clic en el cuadro Nombre Corto Proveedor.
26. Puede solicitar el ID Proveedor por el numero de ID Proveedor o Nombre Corto Proveedor Introduzca la información que desee en el campo Nombre Corto Proveedor. Introduzca "ORACLE".
27. Haga clic en el botón Consultar.
28. Haga clic en el vínculo 0000771828.
29. Escriba la razón social completa de la contraparte. Haga clic en el cuadro Nombre del Proveedor.
30. Ejemplo: Introduzca la información que desee en el campo Nombre del Proveedor. Introduzca "ORACLE, SA DE CV".
31. Capture el valor total del Contrato o Convenio en pesos Mexicanos. Haga clic en el cuadro Monto del Contrato en MXN.
32. Introduzca la información que desee en el campo Monto del Contrato en MXN. Introduzca "1000000".
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Página 33
Paso Acción
33. Utilice el Tipo de Cambio de Corporativo para convertir la moneda en Dólares Americanos. Haga clic en el cuadro Monto del Contrato en USD - Favor de consultar el tipo de cambio. Navegación: Menu Principal > Def Finanzas / Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Tipos de Mercado > Tipos de Mercado.
34. Cuando el usuario responda esta pregunta, deberá consultar el tipo de cambio abriendo una nueva ventana, sin que usted abandone su sesión original de importar un Contrato o Convenio. Introduzca la información que desee en el campo Monto del Contrato en USD - Favor de consultar el tipo de cambio. Navegación: Menu Principal > Def Finanzas / Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Tipos de Mercado > Tipos de Mercado. Introduzca "20000000".
35. Capture el Tipo de Moneda, por default es "USD" Haga clic en el cuadro Moneda.
36. Introduzca la información que desee en el campo Moneda. Introduzca "USD".
37. Puede realizar una consulta de las diferentes monedas con la ayuda del sistema. Haga clic en el botón Moneda.
38. Capture las siglas de la Moneda, para este ejercicio es USD. Haga clic en el vínculo USD.
39. Seleccione si el Contrato o Convenio está presupuestado o no. Haga clic en la lista ¿Contrato en presupuesto?.
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Página 34
Paso Acción
40. Seleccione el elemento de lista Sí.
Paso Acción
41. Seleccione, que la creación de este Contrato o Convenio utilizo un Formato. Haga clic en la lista ¿Se encuentra utilizando "Template"?.
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Página 35
Paso Acción
42. Seleccione el elemento de lista Sí.
Paso Acción
43. Seleccione si el Contrato o Convenio es una renovación o es por primera ocasión. Haga clic en la lista ¿Renovación Automática?.
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Página 36
Paso Acción
44. Seleccione el elemento de lista Sí.
Paso Acción
45. Capture la fecha de renovación del Contrato o Convenio Haga clic en el cuadro Fecha de Renovación.
46. Haga clic en el botón Fecha de Renovación.
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Paso Acción
47. Haga clic en la lista.
Paso Acción
48. Seleccione el elemento de lista Marzo.
Paso Acción
49. Haga clic en el vínculo 1.
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Página 38
Paso Acción
50. *Unidad de Negocios en PeopleSoft es la Entidad Legal que está asociada al Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Unidad de Negocios.
51. Introduzca la información que desee en el campo Unidad de Negocios. Introduzca "MEX43".
52. *Departamento En PeopleSoft es el Centro de Costos que está asociado al Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Departamento.
53. Puede realizar una consulta de los valores del Departamento con la ayuda del sistema. Introduzca la información que desee en el campo Departamento. Introduzca "800110".
54. *Unidad Operacional En PeopleSoft es el Campus que está asociado al Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Unidad Operacional.
55. Introduzca la información que desee en el campo Unidad Operacional. Introduzca "0383".
56. Capture el periodo de la carga del Contrato o Convenio Haga clic en el cuadro Periodo.
57. Introduzca la información que desee en el campo Periodo. Introduzca "ABRIL 2017 - 2018".
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Página 39
Paso Acción
58. Haga clic en el botón Finaliz.
59. Haga clic en el botón Ver Documento.
Paso Acción
60. Haga clic en el botón Abrir.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 40
Paso Acción
61. Haga clic en el objeto que desee.
62. ¡Felicitaciones! Ha creado un documento de Contrato o Convenio y completó el tema "Crear Contrato usando Template”. Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Crear un documento de Contrato o Convenio usando Formato. Fin del procedimiento.
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Página 41
SCM200 Proceso Admon Contrato
Proceso de Administración de Contrato:
Propósito: Proporcionar una visión general de la Gestión de Contratos en PeopleSoft. Aprenderá a crear, editar y mantener Contratos o Convenios, así como crear rutas de usuarios colaboradores para revisar los documentos y enviar el Contrato o Convenio para su aprobación. Como procesos finales, generar los procesos de Despacho y Ejecución de Contrato o Convenio como cierre del ciclo de Gestión de Contrato. Objetivos: Después de completar este curso, el alumno será capaz de:
Editar Contrato o Convenio
Insertar nuevas versiones de documentos
Revisar el historial de documentos
Adjuntar archivos o documentos relacionados
Cancelar Contrato o Convenio
Realizar modificaciones o adiciones al Contrato o Convenio
Materiales: Este curso incluye los siguientes materiales:
Editar Contrato
Insertar Nueva Versión Contrato
Adjuntar Archivos o Documentos Asociado a Contrato
Revisar Historial Versión Contrato
Adjuntar archivos o documentos relacionados
Cancelar Contrato
Crear Enmienda
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 42
SCM200.1_Editar Contrato
Editar un Contrato: PeopleSoft Gestión de Contratos brinda la posibilidad de editar un Contrato o Convenio, modificar o cambiar la versión reemplazando si el mismo ha sido actualizado o has subido la versión incorrecta. El botón de edición está disponible si un Contrato o Convenio no está desprotegido.
A la salida, el sistema registra la fecha y la hora y quien obtuvo el Contrato o Convenio, y lo bloquea para evitar que otro usuario pueda acceder a ella o la actualización de alguno de sus estados.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender hacer un reemplazo a la versión del Contrato o Convenio original, en caso de que el mismo haya sido actualizado o se haya cargado la versión incorrecta. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 43
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos/Documentos.
4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 44
Paso Acción
5. Para editar un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico.
8. Haga clic en el vínculo 0010000035.
9. Haga clic en el botón Buscar.
10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000035.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 45
Paso Acción
11. Encuentra la nueva versión del Contrato o Convenio. Va a sustituir el Contrato o Convenio por la versión correcta Haga clic en el botón Editar Documento.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 46
Paso Acción
12. Abra la nueva versión del Contrato o Convenio en Word para editar el Documento Haga clic en el botón Abrir.
13. El archivo del Contrato o Convenio se abrirá, el cual tendrá que guardarlo en su equipo y guardar los cambios o modificaciones al documento.
14. ¡Felicitaciones! Has realizado con éxito una modificación al Contrato o Convenio y terminado el tema "Editar contacto". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Cualquier tipo de Contrato o Convenio se puede editar y modificar. Fin del procedimiento.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 47
SCM200.2_Insertar Nueva Version Contrato
Insertar Nueva Versión de Contrato:
PeopleSoft Gestión de Contratos proporciona instrucciones para seleccionar el archivo desprotegido, subirlo, y definir las actualizaciones de versión.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a insertar una nueva versión del Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 48
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos/Documentos.
4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
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Guía de formación
Página 49
Paso Acción
5. Para insertar una nueva versión del Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico.
8. Haga clic en el vínculo 0010000035.
9. Haga clic en el botón Buscar.
10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000035.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 50
Paso Acción
11. Haga clic en el botón Reponer.
12. La versión le asignará a cada modificación del Contrato o Convenio un consecutivo, con la finalidad de controlar cada versión que adiciona al documento original. Esta selección adicionará al ID Específico al final el número de versión (0.01 o 1.00), esto será decisión del Administrador del Contrato o Convenio.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 51
Paso Acción
13. Capture la descripción de los cambios a la nueva versión del Contrato o Convenio Introduzca la información que desee en el campo Comentarios. Introduzca " ".
14. Seleccione la versión para control de las ediciones
15. Haga clic en el botón Acep.
16. Busque en la carpeta donde se encuentra la nueva versión del Contrato o Convenio Haga clic en el cuadro Examinar.
Paso Acción
17. Seleccione el elemento de lista Nombre de Archivo.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 52
Paso Acción
18. Haga clic en el botón Cargar.
19. ¡Felicitaciones! Compruebe que haya éxito en la nueva versión del Contrato o Convenio y ha terminado el tema "Insertar Nueva Versión Contrato". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Insertar nueva versión del Contrato o Convenio, por una modificación al documento. Fin del procedimiento.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 53
SCM200.3_Adjuntar Archivo o Documento Asociado a Contrato
Adjuntar un Archivo o Documento Asociado a Contrato:
Un archivo adjunto es cualquier documento que el usuario desea asociar con el Contrato o Convenio tales como escrituras públicas, registro federal de contribuyentes, autorizaciones adicionales, etc. A diferencia de los documentos, estos accesorios no son generados por el sistema (Formato). En su lugar, se almacenan junto con el Contrato o Convenio y ponerse a disposición para apoyar el Contrato o Convenio. El usuario puede utilizar estos archivos adjuntos para obtener información adicional, incluidos los resúmenes ejecutivos internos, un anexo del Contrato o Convenio complementario, papel de proveedor, y así sucesivamente. El sistema almacena la historia de archivos adjuntos que están asociados con cada versión del Contrato o Convenio escrito en el historial del documento.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a insertar un archivo o documento como anexo al Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 54
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos/Documentos.
4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 55
Paso Acción
5. Para adjuntar un archivo soporte a un Contrato o Convenio existente, busque el Documento haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico.
8. Haga clic en el vínculo 0010000035.
9. Haga clic en el botón Buscar.
10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000035.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 56
Paso Acción
11. Haga clic en el vínculo Añadir Anexos/Documentos Relacionados.
12. Haga clic en el botón Carga Archivo Anexo Documentos.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 57
Paso Acción
13. Buscar en la carpeta donde se encuentra el archivo o documento soporte Haga clic en el cuadro Examinar.
Paso Acción
14. Seleccione el elemento de lista Nombre de Archivo.
15. Haga clic en el botón Abrir.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 58
Paso Acción
16. Haga clic en el botón Cargar.
Paso Acción
17. Escriba el nombre del archivo o documento que está insertando, como referencia. Haga clic en el cuadro Título.
18. Haga clic en el vínculo Descripción.
19. Escriba la descripción del documento soporte. Haga clic en el cuadro Descripción Documento.
20. Introduzca la información que desee en el campo Descripción Documento. Introduzca "otizacion del ".
21. Cuando se adjunta un archivo anexo al Contrato o Convenio, si el usuario quiere dar a conocer el documento anexo al Patrocinador al momento de ser despachado, debe seleccionar “Permitir Correo-E/Despacho”.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 59
Paso Acción
22. Para asociar los anexos al Contrato o Convenio relacionado, seleccione la información fuente: *Transacción Origen. Siempre tendrá que seleccionar “Especifica” *ID SET. "MEX00" *ID Específico. Seleccionar el ID de Contrato relacionado al Documento.
23. Si se requiere relacionar un Contrato o Convenio a otro documento, debe ser diferente al Contrato o Convenio que estamos gestionando. Es decir un Contrato o Convenio Marco al cual se le relacionen otros documentos.
24. Haga clic en el botón Acep.
25. ¡Felicitaciones! Ha asociado con éxito un documento al Contrato o Convenio y ha concluido el tema "Adjuntar Archivo o Documento Asociado a Contrato". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Adjuntar un archivo o documento a un Contrato o Convenio y hora de llegada en el sistema. Fin del procedimiento.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 60
SCM200.4_Revisar Historial Contratos
Revisar el Historial de Contratos:
El PopleSoft Gestión de Contratos proporciona a los usuarios una opción para ver el historial del documento sobre la base de todas las acciones que se han tomado en contra del Contrato o Convenio. Por ejemplo:
Ver el historial del Contrato o Convenio
Ver los archivos del Contrato o Convenio creado y sus versiones
Ver los comentarios y acciones a cada documento
Ver los archivos de los documentos anexos al Contrato o Convenio
Ver detalle de los documentos
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a revisar con éxito el Contrato o Convenio e Historial de versiones. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 61
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos/Documentos.
4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 62
Paso Acción
5. Para insertar una nueva versión del Contrato o Convenio, busque el documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico.
8. Haga clic en el vínculo 0010000035.
9. Haga clic en el botón Buscar.
10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000035.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 63
Paso Acción
11. Haga clic en el vínculo Historial Versión Documento.
Paso Acción
12. El sistema muestra todas las actividades del Contrato o Convenio, realizadas por todos los usuarios con fecha y hora. Haga clic en el enlace del documento “Versión” si desea revisar las diferentes acciones del Contrato o Convenio. Haga clic en el vínculo 0.01.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 64
Paso Acción
13. Haga clic en el botón Abrir.
14. Vista del Contrato o Convenio en formato Word
Paso Acción
15. Haga clic en el vínculo Comentarios.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 65
Paso Acción
16. Utilice la página para revisar todos los comentarios de un Contrato o Convenio o comentarios relativos a las acciones específicas que se llevaron a cabo al Documento.
17. Haga clic en el vínculo Detalles Documento.
18. Utilice esta hoja para revisar la información general del Contrato o Convenio: Estado Documento, Acción Documento, Tipo Documento, Administrador, Nombre Archivo, Nombre Archivo Enmienda, ID Configurador, ID Configurador Modificación, ID Documento y Tipo de Importación cuando se tomaron acciones específicas. Puede también revisar el inicio y la finalización del ciclo del Contrato o Convenio, así como el tiempo que tomo el ciclo de revisión. Haga clic en la barra de desplazamiento.
19. Haga clic en el vínculo Volver a Gestión Documentos.
20. ¡Felicitaciones! Ha revisado el Contrato o Convenio satisfactoriamente e Historia de la versión del Contrato o Convenio y término el tema "Revisar Historial Versión Contrato". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Revisión Historial de modificación del Contrato o Convenio. Fin del procedimiento.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 66
SCM200.5_Eliminar Contrato
Eliminar un Contrato:
Después de crear un Contrato o Convenio, el usuario puede eliminar el proceso de Gestión de Contratos. Si el administrador del Contrato o Convenio elimina el proceso, el estado del Contrato o Convenio tiene Eliminado.
Un Contrato o Convenio puede ser eliminado únicamente si se encuentra en estado de "Borrador".
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a cancelar con éxito el Contrato o Convenio, el usuario de Jurídico es el único que por su rol podrá ejecutar este proceso, borrando del historial las versiones y documentos anexos. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 67
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos/Documentos.
4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 68
Paso Acción
5. Para eliminar un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico.
8. Haga clic en el vínculo 0010000033.
9. Haga clic en el botón Buscar.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 69
Paso Acción
10. Un Contrato o Convenio puede ser eliminado únicamente si se encuentra en estado de "Borrador". Seleccione la opción Eliminar.
11. Haga clic en el botón Eliminar Documentos Selec.
12. Haga clic en el botón Acep.
13. La eliminación de estos Contratos o Convenios provocan la eliminación de todas las estructuras y archivos relacionados con el ID Contrato. Haga clic en el objeto Claves Documento.
14. ¡Felicitaciones! Ha cancelado un Contrato o Convenio satisfactoriamente y eliminado del historial la versión del Contrato o Convenio y término el tema "Cancelar Contrato". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Cancelar Contrato o Convenio, eliminando del historial la versión. Fin del procedimiento.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 70
SCM200.6_Crear Enmienda
Crear una Enmienda:
Crear Enmienda permite modificar la última versión ejecutada del Contrato o Convenio, cargando una modificación o anexo al documento. Una vez ejecutada la Enmiendo la ejecución de la Gestión de Contratos será la misma que al crear un Contrato o Convenio utilizando un Formato o Importando un documento existente.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a crear una enmienda al Contrato o Convenio con éxito, el administrador incluye una modificación o anexo a la última versión del Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 71
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos/Documentos.
4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 72
Paso Acción
5. Para incluir una modificación o anexo a un Contrato o Convenio Ejecutado, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico.
8. Haga clic en el vínculo 0010000366.
9. Haga clic en el botón Buscar.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 73
Paso Acción
10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000366.
Paso Acción
11. Crear Modificación: Crear una Enmienda a un Contrato o Convenio Ejecutado, es abrir la Gestión de Contratos para incluir una modificación o nuevo anexo al Contrato. Haga clic en el botón Crear Modificación.
12. Haga clic en la lista Opción Modificación.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 74
Paso Acción
13. Seleccione el elemento de lista Sólo Modificar Contrato.
Paso Acción
14. Capture la razón de la creación de un Enmienda, es importante para identificar porque se agrega una modificación o nuevo anexo. Haga clic en el cuadro Comentarios.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 75
Paso Acción
15. Haga clic en el botón Acep.
16. El Contrato o Convenio se encuentra en Estado de “Borrador”, por lo que, el proceso de incluir una modificación o anexo al Contrato o Convenio será el mismo que cree un nuevo Contrato o Convenio utilizando un Formato o Importando un documento nuevo. • Editara el Contrato o Convenio y reponer el nuevo documento • Solicitar la revisión de un colaborador, si es el caso • Presentar para aprobación • Despachar y Ejecutar la nueva versión del Contrato o Anexos
17. ¡Felicitaciones! Realizo con éxito el proceso de Enmienda, compruebe que el Contrato o Convenio tienen estado “Borrador”, ha terminado el tema "Crear Enmienda". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Comprobar que cargo el nuevo Contrato o Convenio con modificación o anexos. Fin del procedimiento.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 76
SCM200.7_Desactivar y Reactivar Contrato
Desactivar y Reactivar un Contrato:
Después de crear un Contrato o Convenio el usuario puede desactivarlo, de tal forma, que el documento queda sin efecto y no podrá ser utilizado para el proceso de Gestión de Contratos. Si el administrador del Contrato o Convenio decide reactivar el documento, este proceso activa la Gestión de Contratos.
Un Contrato o Convenio puede ser desactivado si se encuentra en estado de "Borrador, Aprobado, Despachado y Ejecutado".
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a desactivar y reactivar con éxito el Contrato o Convenio, el usuario de Jurídico es el único que por su rol podrá ejecutar este proceso. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 77
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos/Documentos.
4. Haga clic en la barra de desplazamiento.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 78
Paso Acción
5. Para desactivar y reactivar un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico (Alt+5).
8. Haga clic en el vínculo 0010000051.
9. Haga clic en el botón Buscar.
10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000051.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 79
Paso Acción
11. Un Contrato o Convenio puede ser desactivado dejándolo sin efecto para continuar su proceso de Gestión de Contrato, este proceso se realiza si se encuentra en estado de "Borrador, Aprobado, Despachado y Ejecutado". Haga clic en el botón Desactivar Documento.
12. El usuario puede poner la razón del porque el Contrato o Convenio se está desactivando. Haga clic en el cuadro Comentarios.
13. Presione Bloq Mayús.
14. Haga clic en el botón Acep.
15. El Contrato o Convenio que ha sido desactivado, bloquea toda acción de aprobación, despacho o ejecutar el documento.
16. El Contrato o Convenio puede ser reactivado con el fin de continuar el proceso de Gestión de Contrato. Haga clic en el botón Reactivar Documento.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 80
Paso Acción
17. El usuario puede poner la razón del porque el Contrato o Convenio se está reactivando. Haga clic en el cuadro Comentarios.
18. Presione Bloq Mayús.
19. Haga clic en el botón Acep.
20. El Contrato o Convenio que ha sido reactivado, deja su estado en su última actividad del documento, continuando su proceso de Gestión de Contrato o Despachado o Ejecutado.
21. ¡Felicitaciones! Ha desactivado un Contrato o Convenio satisfactoriamente dejando sin efecto para continuar su proceso y reactivado la misma versión del Contrato o Convenio para continuar su proceso y término el tema "Desactivar y Reactivar Contrato". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Desactivar un Contrato o Convenio, en estado de "Borrador, Aprobado, Despachado y Ejecutado" * Reactivar un Contrato o Convenio dejándolo en su último estado. Fin del procedimiento.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 81
SCM300 Proceso Colaboracion Contrato
Proceso de Colaboración de Contrato: Propósito: Brindar una visión general del Proceso de Colaboración con el Contrato o Convenio en PeopleSoft. El proceso de Colaboración es asignar a un usuario el Contrato o Convenio con la finalidad de que realice una revisión al documento, totalmente diferente al usuario aprobador del flujo de aprobación. El proceso de aprobación de Contrato o Convenio se puede ejecutar, aunque no se halla ejecutado previamente el proceso de colaboración, pero si se ejecuta el proceso de colaboración es necesario que se concluya este, para dar inicio al proceso de aprobación.
Objetivos: Después de completar este curso, el alumno será capaz de:
Seleccionar un usuario (colaborador) para la revisión del Contrato o Convenio
Revisar el flujo de usuarios (colaboradores) Modificar, adicionar o eliminar usuarios (colaboradores) para la revisión de un
documento
Cancelar un usuario del flujo de revisión
Revisar el contacto interno
Materiales: Este curso incluye los siguientes materiales:
Rutar Contrato a Colaboración
Revisión de Colaboración
Modificar Colaboración
Cancelar Colaboración
Revisión de Colaboración
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 82
SCM300.1_Ruta de Colaboracion
Ruta de Colaboración: La colaboración es el proceso de revisión y negociación de los términos de una cláusula del Contrato o Convenio antes de que inicie el flujo de aprobación. Los colaboradores son otros que el propietario principal del Contrato o Convenio puede cambiar o revisar los documentos. Los colaboradores pueden ser usuarios internos o externos a los usuarios aprobadores. Si se activa la colaboración, no se puede enviar el documento para su aprobación. Del mismo modo, si el Contrato o Convenio ha sido aprobado, no puede en-rutar para la colaboración.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a crear el flujo de revisión de un Contrato o Convenio a usuarios colaboradores diferentes a los usuarios aprobadores. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 83
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos o Convenios/Documentos.
4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
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Página 84
Paso Acción
5. Para adicionar un Colaborador para gestionar un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico.
8. Haga clic en el vínculo 0010000035.
9. Haga clic en el botón Buscar.
10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000035.
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Guía de formación
Página 85
Paso Acción
11. Seleccionará uno o más Colaboradores para la revisión de un Contrato o Convenio, previo a enviar el proceso de aprobación. Haga clic en el botón Enviar Internamente.
12. Usted puede adicionar uno o más Colaboradores para la gestión de un Contrato o Convenio, dando clic en el botón “+”, o de lo contrario, disminuir un Colaborador con el signo “-“
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 86
Paso Acción
13. Puede hacer uso de la lista de ayuda donde encontrara los usuarios de PeopleSoft. Haga clic en el botón Consultar Usuario.
14. Usted puede hacer la búsqueda de un usuario, por medio del número de acceso a PeopleSoft o el nombre del empleado. Haga clic en el cuadro ID Usuario o Descripción.
15. Introduzca la información que desee en el campo ID Usuario. Introduzca "100017473".
16. Haga clic en el botón Consultar.
17. Haga clic en el vínculo Gonzalez Estrada,Alfonso.
18. Al seleccionar al o los Colaboradores, usted puede proporcionar acción de: * Colaborador. El usuario solo podrá ver el Contrato o Convenio, así como sus documentos anexos. * Edición durante Colaboración. El usuario podrá ver y editar el Contrato o Convenio, así como insertar documentos anexos.
19. Ingrese información deseada en el campo “Instrucciones Colaboración”, con el fin de indicar que tipo de revisión solicita usted del usuario respecto del Contrato o Convenio.
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Guía de formación
Página 87
Paso Acción
20. Haga clic en el botón Guardar Haga clic en el Guardar.
21. Haga clic en el botón Enviar Internamente Haga clic en el botón Enviar Internamente.
22. ¡Felicitaciones! Usted ha enviado correctamente el Contrato o Convenio de colaboración y completado el tema de "Ruta un Contrato de Colaboración". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Los Contratos o Convenios se pueden dirigir para la colaboración. Fin del procedimiento.
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Página 88
SCM300.2_Revision de Colaboracion
Revisión de Colaboración:
Una vez que el Contrato o Convenio se encamina a la revisión de los colaboradores, el usuario colaborador pueden revisar y potencialmente cambiar el Contrato o Convenio o solo adicionar comentarios de colaboración. Cuando el colaborador último marca como revisado el Contrato o Convenio, el sistema envía una notificación al administrador del Contrato o Convenio.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario colaborador debe aprender a acceder y revisar el Contrato o Convenio enviado para su revisión. El usuario colaborador recibe una notificación por correo electrónico, sobre la participación de revisión de un Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
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Guía de formación
Página 89
Paso Acción
1. El usuario colaborador puede consultar el Contrato o Convenio accesando al vínculo "Lista Trabj" en donde se almacenan las notificaciones pendientes de una acción. El usuario tiene la opción de Personalizar su menú principal y tener acceso al Contrato o Convenio por medio de la pantalla "Documentos Pendientes". Haga clic en el vínculo Lista Trabj.
Paso Acción
2. Haga clic en el vínculo ID Set: "MEX00" ID Específico: "0010000035".
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Página 90
Paso Acción
3. Para hacer una revisión del Contrato o Convenio, el colaborador puede ver el documento original o versiones previas del mismo. Haga clic en el botón Ver Documento.
Paso Acción
4. Haga clic en el botón Abrir.
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Guía de formación
Página 91
Paso Acción
5. Las modificaciones al Contrato o Convenio se guardan en el equipo del usuario. Haga clic en el cuadro Habilitar edición.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 92
Paso Acción
6. De la misma forma, el Colaborador puede revisar documentos y soporte adicionales al Contrato o Convenio. Haga clic en el vínculo Modificar Anexos/Documentos Relacionados.
7. Haga clic en el botón Ver.
Paso Acción
8. Haga clic en el botón Abrir.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 93
Paso Acción
9. Las modificaciones al Contrato o Convenio se guardan en el equipo del usuario. Haga clic en el cuadro Habilitar edición.
Paso Acción
10. Haga clic en el botón Acep.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 94
Paso Acción
11. Al adicionar al colaborador para la revisión del Contrato o Convenio, se le dio atributos para editar y cargar la nueva versión. Haga clic en el botón Editar Documento.
12. Una vez editado el Contrato o Convenio o documento soporte, el colaborador cargara la versión nueva. Haga clic en el botón Reponer.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 95
Paso Acción
13. El Colaborador puede adicionar algún comentario sobre la acción que realizo. Haga clic en el campo Comentario.
Paso Acción
14. Haga clic en el botón Acep.
15. El Colaborador importa la nueva versión del Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Examinar.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 96
Paso Acción
16. La nueva versión del Contrato o Convenio que sustituye, tiene que ser en formato "Word". Haga clic en el Nombre de Archivo.
17. Haga clic en el botón Abrir.
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Guía de formación
Página 97
Paso Acción
18. Haga clic en el botón Cargar.
Paso Acción
19. Haga clic en el botón Marcar como Revisado.
20. El colaborador puede adicionar alguna observación a la revisión realizada al Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Añadir Comentarios Colab.
21. Haga clic en el botón Guardar.
22. El usuario puede ver la lista de los usuarios colaboradores, el sistema los identifica como Contactos o Firmantes Internos. Haga clic en el vínculo Contactos/Firmantes Internos.
23. Haga clic en el botón Acep.
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Página 98
Paso Acción
24. "Finalizar Colaboración", es el proceso de concluir con la revisión del Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Finalizar Colaboración.
25. ¡Felicitaciones! Ha revisado el Contrato o Convenio satisfactoriamente, completado el proceso de colaboración y terminado el tema "Revisión de Colaboración". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • El colaborador puede revisar los Contratos o Convenios y documentos anexos • El sistema le notifica al colaborador que fue seleccionado para revisar un Contrato o Convenio • El colaborador puede acceder a revisar el documento por la "Lista Trabj" o "Documentos Pendientes" Fin del procedimiento.
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Guía de formación
Página 99
SCM300.3_Modificar Colaboracion
Modificar la Colaboración:
Gestión de Contratos proporciona una opción para modificar al usuario de colaboración. Cuando un Contrato o Convenio se realiza en colaboración, el administrador puede modificar el flujo de colaboración para añadir o eliminar de la lista de colaboradores.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario administrador debe aprender a modificar el proceso de colaboración añadir o eliminar usuario de colaboración. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
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Página 100
Paso Acción
1. Haga clic en el objeto.
Paso Acción
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos o Convenios/Documentos.
4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 101
Paso Acción
5. Para adicionar o eliminar un colaborador del proceso de revisión de un Contrato o Convenio, busque el documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
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Página 102
Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico.
8. Haga clic en el vínculo 0010000035.
9. Haga clic en el botón Buscar.
10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000035.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 103
Paso Acción
11. Usted puede sustituir o adicionar más usuarios colaboradores, para la revisión de un Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Modificar Colaboración.
12. Puede adicionar uno o más colaboradores para la revisión de un Contrato o Convenio, dando clic en el botón “+”.
Paso Acción
13. Haga clic en el botón Añadir Fila en Fila 2.
14. Puede hacer uso de la lista de ayuda donde encontrara los usuarios de PeopleSoft. Haga clic en el botón Consultar Usuario.
15. Usted puede hacer la búsqueda de un usuario, por medio del número de acceso a PeopleSoft o el nombre del empleado. Haga clic en el cuadro ID Usuario o Descripción.
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Página 104
Paso Acción
16. Introduzca la información que desee en el campo ID Usuario. Introduzca "100017667".
17. Haga clic en el botón Consultar.
18. Haga clic en el vínculo 100017667.
19. Ingrese información deseada en el campo “Instrucciones Colaboración”, con el fin de indicar que tipo de revisión solicita usted para la gestión de un Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Instrucciones Colaboración.
20. Haga clic en el botón Guardar.
21. Haga clic en el botón Enviar Internamente.
Paso Acción
22. Haga clic en el vínculo Contactos/Firmantes Internos.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 105
Paso Acción
23. Al seleccionar al o los Colaboradores, usted puede proporcionar acción de Ver o Privilegios de edición. Seleccione la opción Colaborador.
24. Haga clic en el botón Acep.
25. ¡Felicitaciones! Ha modificado con éxito el proceso de colaboración y terminado el tema "Modificar Colaboración". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Administrador del Contrato o Convenio modifica el proceso de colaboración añadir uno o más usuarios. Fin del procedimiento.
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Página 106
SCM300.4_Cancelar Colaboracion
Cancelar la Colaboración: Después que un Contrato o Convenio ha sido enviado para la colaboración, el usuario puede detener el proceso revisión de colaboración. Si un colaborador no ha respondido a la solicitud de colaboración, el estado del Contrato o Convenio se establece en colaboración pendiente de revisión. Si el administrador del Contrato o Convenio cancelar el proceso de colaboración, el estado del Contrato o Convenio será como Borrador.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a cancelar el proceso de colaboración. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
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Guía de formación
Página 107
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos o Convenios/Documentos.
4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 108
Paso Acción
5. Para cancelar el proceso de colaboración en la revisión de un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo . Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico.
8. Haga clic en el vínculo 0010000035.
9. Haga clic en el botón Buscar.
10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000035.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 109
Paso Acción
11. Haga clic en el botón Cancelar Colaboración.
12. Ingrese la justificación correspondiente en el campo Comentarios. Nota. Para cancelar el proceso de colaboración solo se realizará con la autorización de Jurídico. Introduzca la información que desee en el campo Comentarios. Introduzca "S".
13. Haga clic en el botón Acep.
14. Haga clic en el botón Acep.
15. ¡Felicitaciones! Ha cancelado con éxito el proceso de colaboración y terminado el tema "Cancelar Colaboración". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • El proceso de colaboración puede ser cancelado. Fin del procedimiento.
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Página 110
SCM300.5_Revisar Lista de Colaboracion
Revisar Lista de Colaboración:
Una vez que el Contrato o Convenio se encamina a un flujo de revisión de los colaboradores, el administrador puede revisar y actualizar a los usuarios, siempre y cuando no hayan realizado la revisión. Cuando el último usuario colaborador marca el Contrato o Convenio como revisado, el sistema envía una notificación al administrador.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario administrador debe aprender acceder a la lista de usuarios enviados a colaboración de un Contrato o Convenio. El colaborador recibe notificación a través del correo electrónico de que fue seleccionado para la revisión de un Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
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Guía de formación
Página 111
Paso Acción
1. Haga clic en el objeto.
Paso Acción
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos o Convenios/Documentos.
4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 112
Paso Acción
5. Para revisar la lista de Colaborador para gestionar un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 113
Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico.
8. Haga clic en el vínculo 0010000035.
9. Haga clic en el botón Buscar.
10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000035.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 114
Paso Acción
11. Haga clic en el vínculo Contactos/Firmantes Internos.
12. El sistema tiene la función de resguardar la firma autógrafa del usuario. Nota. Esta funcionalidad no está configurada en el sistema. Haga clic en el vínculo Parámetros de Firma.
13. Haga clic en el botón Acep.
14. ¡Felicitaciones! Usted ha aprendido a consultar la lista de usuarios de colaboración y completado el tema de "Revisar Lista de Colaboración". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Consulte la lista de usuarios de colaboración. Fin del procedimiento.
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Guía de formación
Página 115
SCM400 Proceso Aprobacion de Contrato
Proceso de Aprobación de Contrato: Propósito: Del tema de Proceso de Aprobación de Contrato, es brindar una visión general de la creación del flujo de aprobación, como dar seguimiento a las aprobaciones de los usuarios aprobadores y la asignación del Contrato o Convenio al abogado revisor. Objetivos: Después de completar este curso, el alumno será capaz de:
Revisar el flujo de aprobación del Contrato o Convenio
Ejecutar el proceso de aprobación
Cancelar el proceso de aprobación
Aprobar y Denegar un Contrato o Convenio
Asignar el Contrato o Convenio al Abogado Revisor
Despachar y ejecutar el Contrato o Convenio
Materiales: Este curso incluye los siguientes materiales:
Ruta de Aprobación (Legal Admin) Detalle Aprobación
Presentar para Aprobación
Cancelar Proceso de Aprobación Aprobar un Contrato
Denegar un Contrato
Revisión de la ruta de aprobación
Despachar y Ejecutar el Contrato
SCM400.1_Prelim Aprobacion
Preliminar de Aprobación:
Preliminar de aprobación de Contratos y Convenios es el proceso que crea el flujo de aprobación del documento de la organización. Es la acción del usuario aprobador de autorizar o denegar un Contrato o Convenio. El Estado de Aprobación de Documento muestra el nombre del usuario aprobador y el flujo de aprobación.
El sistema muestra la cadena de los usuarios que aprobarán un Contrato o Convenio, este flujo de aprobación inicia con el nivel "0", quiere decir que el usuario Administrativo de Legal tiene que definir en base a los criterios del documento el flujo de aprobación.
Nota. La primera etapa de colaboración debe ser aprobada antes de dar inicio a la etapa del proceso de aprobación, esto en caso de dar inicio a la etapa de colaboración.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 116
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a obtener una vista del flujo de aprobación requerida para un Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 117
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos/Documentos.
4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
Paso Acción
5. Para revisar los usuarios del flujo de aprobación de un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 118
Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico (Alt+5).
8. Haga clic en el vínculo 0010000061.
9. Haga clic en el botón Buscar.
10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000061.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 119
Paso Acción
11. Haga clic en el botón Rev Prelim Aprobación.
Paso Acción
12. En esta pantalla el usuario Administrativo de Legal puede asignar el ID de usuario aprobador, creando el flujo de aprobación correspondiente al Contrato o Convenio. Haga clic en el vínculo Varios Aprobadores.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 120
Paso Acción
13. Haga clic en el botón Cerrar.
Paso Acción
14. Haga clic en el vínculo Volver a Gestión Documentos.
15. ¡Felicitaciones! Has obtenido una vista del estado de aprobación con éxito y terminado el tema "Preliminar Aprobación". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Vista previa del flujo de aprobación. • Estado de aprobación de documento, muestra los nombres de los aprobadores según el flujo de aprobaciones del Contrato o Convenio antes de ejecutar el proceso de aprobación. Fin del procedimiento.
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Guía de formación
Página 121
SCM400.2_Ruta de Aprobacion (Legal Admin)
Ruta de Aprobación (Legal Admin):
El administrador legal, agregará a los abogados revisores del Contrato o Convenio en función a criterios propios. De la misma forma, será capaz de crear el flujo de aprobación del documento, asignando los usuarios aprobadores a la cadena de aprobación. Una vez asignado el Contrato o Convenio al abogado revisor y el flujo de aprobación no será posible modificarlo.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario Administrador de Legal debe aprender a revisar el Contrato o Convenio para identificar en función a criterios propios al Abogado Revisor y asignar el documento para la revisión y liberación del mismo. Así mismo, será capaz de crear el Flujo de Aprobación asignando a cada usuario aprobador el Contrato o Convenio correspondiente. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
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Página 122
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos/Documentos.
4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
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Guía de formación
Página 123
Paso Acción
5. Para revisar los usuarios del flujo de aprobación de un Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico (Alt+5).
8. Haga clic en el vínculo 0010000061.
9. Haga clic en el botón Buscar.
10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000061.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 124
Paso Acción
11. El usuario Administrador de Legal puede utilizar las opciones de consulta y edición del Contrato o Convenio, con la finalidad de revisar e identificar al Abogado Revisor y crear el Flujo de Aprobación. Haga clic en el botón Ver Documento.
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Guía de formación
Página 125
Paso Acción
12. Haga clic en el botón Abrir.
13. Visualice el Contrato o Convenio
Paso Acción
14. El usuario Administrador de Legal tiene que asignar al Abogado Revisor y crear el Flujo de Aprobación, dando clic “Rev Prelim Aprobación” Haga clic en el botón Rev Prelim Aprobación.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 126
Paso Acción
15. Haga clic en el vínculo Varios Aprobadores.
Paso Acción
16. El usuario Administrador de Legal puede ser uno o más abogados asignados a esta actividad, para identificar al Abogado Revisor y crear el Flujo de Aprobación. Haga clic en el botón Cerrar.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Guía de formación
Página 127
Paso Acción
17. Haga el clic en el botón "+" para incluir al Abogado Revisor. Haga clic en el botón Introducir Aprobador.
Paso Acción
18. Nota: Puede capturar el número en el campo ID de Usuario si lo conoce. Haga clic en el cuadro ID Usuario.
19. Haga clic en el botón Consulta.
20. También puede hacer la consulta de un usuario por Nombre y/o ID Usuario. Introduzca la información que desee en el campo ID Usuario. Introduzca "100011465".
21. Haga clic en el botón Buscar.
22. Haga clic en el vínculo Macias Rosales,Ana Lilia.
Manual de Capacitación GESTION DE CONTRATOS
Página 128
Paso Acción
23. Es indispensable que cuando asigne al Abogado Revisor, selecciones “Introd como:” Aprobador. Así aseguramos que la cadena de aprobación iniciara con el Abogado Revisor. Haga clic en el botón Introducir.
Paso Acción
24. Una vez que el usuario Administrador de Legal asigno al Abogado Revisor, tiene que capturar el ID Usuario de los aprobadores, creando así el flujo de aprobación. Haga clic en el botón Introducir Aprobador.
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Página 129
Paso Acción
25. Haga clic en el cuadro ID Usuario.
26. Introduzca la información que desee en el campo ID Usuario. Introduzca "200013374".
27. Haga clic en el botón Introducir.
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Página 130
Paso Acción
28. Haga el clic en el botón "+" para continuar asignando el Flujo de Aprobadores. Haga clic en el botón Introducir Aprobador.
Paso Acción
29. Haga clic en el cuadro ID Usuario.
30. Introduzca la información que desee en el campo ID Usuario. Introduzca "317351735".
31. Haga clic en el botón Introducir.
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Página 131
Paso Acción
32. Haga el clic en el botón "+" para continuar asignando el Flujo de Aprobadores. Haga clic en el botón Introducir Aprobador.
Paso Acción
33. Introduzca la información que desee en el campo ID Usuario. Introduzca "100000126".
34. Haga clic en el botón Introducir.
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Página 132
Paso Acción
35. Haga clic en el botón Introducir Aprobador.
Paso Acción
36. El usuario Administrador de Legal tiene la responsabilidad de asignar al Abogado Revisor al principio y al final del flujo de aprobación. Haga clic en el botón Consulta.
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Página 133
Paso Acción
37. Haga clic en el cuadro ID Usuario.
38. Introduzca la información que desee en el campo ID Usuario. Introduzca "100011465".
39. Haga clic en el botón Buscar.
40. Haga clic en el vínculo 100011465.
41. Haga clic en el botón Introducir.
Paso Acción
42. Haga clic en el botón Presentar p/Aprobación.
43. Usted puede capturar un comentario sobre la asignación del Contrato o Convenio a un Abogado Revisor y el Flujo de Aprobación para la revisión y liberación del mismo. Haga clic en el cuadro Texto Comentario.
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Página 134
Paso Acción
44. Haga clic en el botón Guardar.
45. Haga clic en el vínculo Volver a Gestión Documentos.
46. ¡Felicitaciones! Has asignado al abogado revisor y creado el flujo de aprobación con éxito, y completado el tema "Ruta de Aprobación (Legal Admin)". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Revisar los documentos anexos al Contrato o Convenio • Asignar al Abogado Revisor adecuado para la revisión y aprobación • Crear cadena del Flujo de Aprobación • Presentar para la aprobación el Contrato o Convenio Fin del procedimiento.
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Página 135
SCM400.3_Cancelar Proceso de Aprobacion
Cancelar el Proceso de Aprobación:
Cancelar el proceso de aprobación, detiene el flujo de aprobación. Este proceso proporciona una oportunidad para revisar:
Documentación del Contrato o Convenio
El flujo de aprobación Estatus de la etapa del proceso
Hacer comentarios sobre el Contrato o Convenio antes de continuar el proceso de aprobación
Entre otras acciones
Después de cancelar el proceso, el sistema muestra una sección de comentarios para capturar las razones acerca de por qué este proceso ha sido cancelado. El estado del Contrato o Convenio permanece en el estado de borrador. También puede seleccionar para presentar o enviar el documento para su aprobación o volver a la página de gestión de documentos.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a ejecutar el proceso de cancelación del flujo de aprobación. Nota. El administrador de Contrato o Convenio tiene que tener el VoBo de Jurídico.
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Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos/Documentos.
4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
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Página 137
Paso Acción
5. Para ejecutar la cancelación de proceso de aprobación del Contrato o Convenio, busque el Documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
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Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico.
8. Haga clic en el vínculo 0010000036.
9. Haga clic en el botón Buscar.
10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000036.
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Página 139
Paso Acción
11. Haga clic en el vínculo Detalles Aprobación.
Paso Acción
12. Usted debe especificar la razón por la que se cancela él envió del flujo de aprobación. Haga clic en el cuadro Comentarios Aprobación.
13. Haga clic en el botón Cancel Proceso Aprobación.
14. Para comprobar la cancelación del proceso de aprobación. Haga clic en el vínculo Volver a Gestión Documentos.
15. El Contrato o Convenio queda en estatus "Borrador".
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Paso Acción
16. ¡Felicitaciones! Ha cancelado con éxito el proceso de aprobación de un Contrato o Convenio y completado el tema "Cancelar Proceso de aprobación". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • La interrupción del proceso de aprobación del Contrato o Convenio • Una vez que el administrador de Contrato o Convenio cancela el proceso de aprobación el documento quedará con el estado de borrador. Fin del procedimiento.
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Página 141
SCM400.4_Aprobar un Contrato
Aprobar un Contrato:
Cuando se somete a aprobación un Contrato o Convenio el sistema muestra la página Estado de Aprobación de Documento, donde el usuario aprobador puede ejecutar el proceso de aprobación del Contrato o Convenio. Cuando termina el proceso de aprobación, el sistema:
Cambia el estado del Contrato o Convenio como aprobado
Inserta una fila en historia, detalla el proceso que indica si el Contrato o Convenio fue aprobada
Envía una notificación al administrador del Contrato o Convenio que indica que el documento se ha aprobado
El administrador del Contrato o Convenio utiliza la sección de Revisión / Editar aprobadores para revisar los comentarios del aprobador
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a consultar y revisar el Contrato o Convenio enviado para su aprobación. El usuario aprobador recibe una notificación por correo electrónico, sobre la aprobación de un Contrato o Convenio.
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Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Paso Acción
1. Se va a iniciar la sesión directamente en PeopleSoft, capture su usuario y password. Introduzca la información que desee en el campo Contraseña. Introduzca "******".
2. Haga clic en el botón Conexión.
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Paso Acción
3. El usuario aprobador puede consultar el Contrato o Convenio accesando al vínculo "Lista Trabj" en donde se almacenan las notificaciones pendientes de una acción. El usuario tiene la opción de Personalizar su menú principal y tener acceso al Contrato o Convenio por medio de la pantalla "Documentos Pendientes". Haga clic en el vínculo Lista Trabj.
Paso Acción
4. Identifique la notificación que hace referencia al documento para aprobar. Haga clic en el vínculo Document, ID Set: "MEX00/0010000036".
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Paso Acción
5. Los aprobadores deberán utilizar esta página para revisar, editar, aprobar o denegar una aprobación del Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Ver Documento.
Paso Acción
6. Haga clic en el botón Abrir.
7. Visualice el Contrato o Convenio.
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Página 145
Paso Acción
8. Haga clic en el vínculo Historial Versión Documento.
Paso Acción
9. Haga clic en el vínculo Volver a Gestión Documentos.
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Paso Acción
10. Haga clic para indicar que se aprueba el Contrato o Convenio. Cuando se aprueba un Contrato o Convenio, el sistema muestra la página Estado de aprobación del documento, donde se puede confirmar que aprueba el Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Aprobar.
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Página 147
Paso Acción
11. Usted puede capturar un comentario sobre la aprobación del Contrato o Convenio. Introduzca la información que desee en el campo Comentarios Aprobación. Introduzca "Contrato o Convenio aprobado".
12. Haga clic en el botón Aprobar.
13. Usted observara el Contrato o Convenio que esta en estatus "Pendiente Aprobación", hasta que el último usuario aprobador realice la autorización del documento, el estatus será "Aprobado". Haga clic en el vínculo Volver a Gestión Documentos.
14. El Contrato o Convenio queda en estatus "Pendiente Aprobación", hasta que el último usuario aprobador realice la autorización del documento, el estatus será "Aprobado".
15. ¡Felicitaciones! Has revisar con éxito y aprobó un Contrato o Convenio y completado el tema "Aprobar un Contrato". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Aprobar los Contratos o Convenios sometidos a revisión • La página de Gestión de Documentos ofrece funciones para ver Opciones Consulta y Edición y Revisión y Aprobación, para ver el detalle de la Gestión de Contratos Fin del procedimiento.
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SCM400.5_Rechazar un Contrato
Rechazar un Contrato: Cuando se rechaza un Contrato o Convenio, el sistema muestra la página Estado de Pendiente Aprobación, donde se puede confirmar que fue rechazado el Contrato o Convenio. El usuario aprobador al negar la aprobación de un Contrato o Convenio, es necesario introducir información en la sección de comentarios con todos los detalles de las razones del porque se le niega la aprobación del Contrato o Convenio. Cuando termina el proceso de rechazo, el sistema:
Cambiar el estado del Contrato o Convenio como rechazado
Inserta el movimiento de rechazo en el historial de la Gestión de Contrato
Envía una notificación al administrador del Contrato o Convenio que indica que el Contrato o Convenio se ha rechazado
El administrador del Contrato o Convenio utiliza la sección de Revisión / Editar aprobadores para revisar los comentarios del rechazo.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
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Página 149
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a revisar el Contrato o Convenio enviado para su rechazo. El usuario administrador recibe una notificación por correo electrónico, sobre el rechazo del Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Paso Acción
1. Se va a iniciar la sesión directamente en PeopleSoft, capture su usuario y password. Introduzca la información que desee en el campo Contraseña. Introduzca "******".
2. Haga clic en el botón Conexión.
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Paso Acción
3. El usuario aprobador puede consultar el Contrato o Convenio accesando al vínculo "Lista Trabj" en donde se almacenan las notificaciones pendientes de una acción. Haga clic en el vínculo Lista Trabj.
Paso Acción
4. Haga clic en el vínculo Document ID Set: "MEX00" ID Espec 010000036.
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Página 151
Paso Acción
5. Los aprobadores utilizar esta página para revisar y rechazar un Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Ver Documento.
Paso Acción
6. Haga clic en el botón Abrir.
7. Vista del Contrato o Convenio en formato Word.
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Página 152
Paso Acción
8. Rechazar la aprobación del Contrato o Convenio, es detener el proceso de flujo de aprobación. Haga clic en el botón Rech.
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Página 153
Paso Acción
9. Usted puede capturar un comentario sobre el rechazo del Contrato o Convenio. Introduzca la información que desee en el campo Comentarios Aprobación. Introduzca "se rechaza el Contrato o Convenio porque la fecha es incorrecta".
10. La acción de Rechazo detiene el proceso de flujo de aprobación. El usuario administrador recibe por correo electrónico la notificación de rechazo. El Contrato o Convenio reinicia el flujo de aprobación, asignándole para su aprobación al primer usuario aprobador. Haga clic en el botón Rechazo.
11. El estado del Contrato o Convenio será "Pendiente de Aprobación". Haga clic en el vínculo Volver a Gestión Documentos.
12. ¡Felicitaciones! Has revisar con éxito y denegado un Contrato o Convenio y completado el tema "Denegar un Contrato". Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Consultar un Contratos o Convenios • Rechazar el documento Fin del procedimiento.
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Página 154
SCM400.6_Despachar y Ejecutar el Contrato
Despachar y Ejecutar el Contrato:
El proceso de Despachar es notificar por correo electrónico a los participantes del Contrato o Convenio que la Institución ha aprobado y liberado la última versión del documento, incluidas las firmas autógrafas del proveedor e Institución, para generar el proceso de Ejecución.
El proceso de Ejecución es la conclusión del proceso de Gestión de Contratos en el sistema, en esta etapa ya no es posible editar el Contrato o Convenio.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario realizara la distribución del Contrato o Convenio a los participantes del documento “Despacho” una vez concluida la recolección de firmas autógrafas y para concluir con el proceso el usuario genera la Ejecución el Contrato o Convenio incluida la última versión. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
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Página 155
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Creación Contratos/Documentos.
4. Haga clic en el comando Gestión de Documentos.
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Paso Acción
5. Para revisar el Contrato o Convenio y enviar el proceso "Despacho y Ejecución", busque el documento ya creado haciendo clic en el vínculo. Haga clic en el vínculo Buscar Documento Existente.
6. Búsqueda de Documentos: Para hacer la búsqueda de un Contrato o Convenio, puede utilizar los siguientes valores: *Tipo de Documento *ID Específico *Descripción *Administrador *Patroc *Departamento
Paso Acción
7. Haga clic en el botón Consultar ID Específico.
8. Haga clic en el vínculo 0010000366.
9. Haga clic en el botón Buscar.
10. Haga clic en el vínculo MEX00 / 0010000366.
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Página 157
Paso Acción
11. Ejecute el proceso de Despachar, con el fin de distribuir el Contrato o Convenio última versión a los usuarios participantes. Haga clic en el botón Despachar.
12. Usted puede capturar un comentario a los usuarios que distribuirá la última versión del Contrato o Convenio. Haga clic en el cuadro Descripción.
13. Seleccione la opción Selec.
14. Contactos: Capturar información de los contactos que Usted quiere que se distribuya la última versión del Contrato o Convenio. Los Contactos pueden ser usuarios internos y proveedor. Haga clic en el cuadro Nombre.
15. Haga clic en el cuadro Cargo.
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Paso Acción
16. Haga clic en el cuadro ID Correo-E.
17. Para incluir más usuarios para su distribución, dar clic en botón “+” e incluya los datos en la siguiente línea. Haga clic en el botón Añadir Fila en Fila 1.
18. Haga clic en el cuadro Nombre.
19. Haga clic en el cuadro Cargo.
20. Haga clic en el cuadro ID Correo-E.
21. Haga clic en el botón Acep.
22. Para concluir el proceso de Gestión de Contratos, dar clic en "Ejecutar Contrato" Nota. Una vez generado el proceso de Ejecución de Contrato, no será posible editar el Contrato o Convenio. Haga clic en el botón Ejecutar Contrato.
23. ¡Felicitaciones! Has concluido con éxito el proceso de Despachar y Ejecutar el Contrato o Convenio, ahora se distribuye el documento y el cierre de la última versión del Contrato o Convenio. Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: • Correr el proceso de Despacho • Capturar datos de los contactos que recibirán la última versión • Generar el proceso de Ejecución de Contrato o Convenio Fin del procedimiento.
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Página 159
SCM500 Informes y Reportes de Contrato
Informes y Reportes de Contrato: Propósito: Es proporcionar las herramientas necesarias para realizar búsquedas y consultas en línea, también generar consultas e informes de la información detalle o resumen del Contrato o Convenio. Objetivos: Después de completar este curso, el usuario será capaz de:
Realizar consultas en línea de un Contrato o Convenio
Crear y ejecutar un informe que incluye el resumen de Contratos o Convenios
Crear y ejecutar un informe con el detalle del estado de un Contrato o Convenio Ejecutar Informe Trimestral de Contratos
Materiales: Este curso incluye los siguientes materiales:
Buscar y Consultar Contratos
Resumen Estado de Documento
Detalles Estado de Documento
Informe Trimestral de Contratos
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SCM500.1_Buscar y Consultar Contratos
Buscar y Consultar Contratos:
PeopleSoft Gestión de Contratos proporciona la búsqueda de contenido para ayudar hacer consultas avanzadas basadas en texto para buscar en los documentos y en Contratos o Convenios actuales. El sistema busca contenido de la información que se guarda en el Módulo de Gestión de Contratos. Las búsquedas en PeopleSoft Gestión de Contrato incluyen el Tipo de Contenido y las búsquedas de objetos individuales (Atributos Clausula).
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario debe aprender a buscar Contratos o Convenios, utilizando la información que queda registrada en el Módulo de Gestión de Contratos, por tipo de búsqueda de contenido y/o búsqueda de objetos individuales. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
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Página 161
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Búsqueda de Contenidos.
4. Haga clic en el comando Búsqueda de Contenidos.
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Paso Acción
5. Haga clic en la lista Tipo Contenido.
Paso Acción
6. El tipo de búsqueda por contenido, se realizara seleccionando: *Tipo de Contenido: Documento dato por default Seleccione el elemento de lista Documento.
7. Tipo de Búsqueda Documento: puede hacer la consulta por Contratos o Convenios utilizando Formato o Importados Origen: por default “Especifica”
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Paso Acción
8. Seleccione “Incluir Anexo” para que incluya los documentos anexos al Contrato o Convenio. Seleccione la opción Incluir Anexos.
9. Haga clic en el botón Buscar.
10. La consulta en línea, le mostrara la información referente a los datos de la creación del Contrato o Convenio, así como consultar los documentos incluidos al Contrato o Convenio.
11. Para realizar una consulta específica seleccione objetos individuales. Haga clic en el botón Expandir Sección.
12. Haga clic en el botón Consultar ID Específico.
13. Haga clic en el vínculo 0010000236.
14. Haga clic en el botón Buscar.
15. Haga clic en el botón Contraer Sección.
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Paso Acción
16. La consulta en línea, le mostrara según la selección de objetos individuales la información de la creación del Contrato o Convenio, así como la consulta de documentos anexos al Contrato o Convenio.
17. Consulte Contrato o Convenio Original Haga clic en el botón Ver.
Paso Acción
18. Haga clic en el botón Abrir.
19. Vista del Contrato o Convenio en formato Word.
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Página 165
Paso Acción
20. Consulte Documentos Anexos al Contrato o Convenio Haga clic en el botón Ver.
Paso Acción
21. Haga clic en el botón Abrir.
22. Vista del documento anexo al Contrato o Convenio.
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Página 166
Paso Acción
23. Haga clic en el vínculo 0010000236.
Paso Acción
24. Haga clic en el vínculo Volver a Búsqueda Documentos.
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Guía de formación
Página 167
Paso Acción
25. ¡Felicitaciones! Has realizado la consulta en línea de la creación de Contrato o Convenio y documentos anexos al Contrato o Convenio y finalizado la búsqueda “Buscar y Consultar Contratos”. Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: •Crear una búsqueda Tipo Contenido •Búsqueda por objetos individuales Fin del procedimiento.
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Página 168
SCM500.2_Resumen Estado de Documento
Resumen del Estado de Documento:
PeopleSoft Gestión de Contratos proporciona informes de documentos que los usuarios pueden usar o adaptar para satisfacer las necesidades de la organización. Los informes proporcionan información resumida sobre los Contratos o Convenios. El sistema de informes facilita el acceso, la personalización, la ejecución y la visualización de información de la creación del Contrato o Convenio.
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario ejecutará un informe del estado del Contrato o Convenio con información a resumen sobre la creación del Contrato o Convenio. Creará una ejecución de informe seleccionando los datos para crear la consulta, mostrando información general del estado del Contrato o Convenio. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
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Página 169
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Informes.
4. Haga clic en el comando Resumen Estado Documento.
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Página 170
Paso Acción
5. Crear un ID Control Ejecución: Capture el nombre del reporte, este quedara grabado en su usuario solo para modificar la selección de datos. Haga clic en la pestaña Añadir un Valor.
6. No deje espacio en blanco, ocupe guion "_", para evitar un error en la ejecución del reporte. Introduzca la información que desee en el campo ID Control Ejecución. Introduzca "MEX_CM".
7. Haga clic en el botón Añadir.
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Página 171
Paso Acción
8. *ID Plantilla: CS_DOC_STAT1_1 dato por default Puede seleccionar los siguientes criterios para realizar la consulta: *Fecha Ref: es la fecha actual Administrador Documento: usuario quien creo el Contrato o Convenio en el sistema Patroc: usuarios que dio origen al Contrato o Convenio Departamento: ubicación que dio origen al Contrato o Convenio Estado Documentos: estatus del Contrato o Convenio Transacción Origen: por default “Especifica” Haga clic en la lista Transacción Origen.
Paso Acción
9. Seleccione el elemento de lista Específica.
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Página 172
Paso Acción
10. Seleccione ID Set por default "MEX00" Haga clic en el cuadro ID Set Específ.
11. Capture ID de Contrato: puede ser uno en específico o un rango de ID Contratos. Haga clic en el botón Consultar De ID Específico.
12. Haga clic en el vínculo 0010000236.
13. Haga clic en el botón Consultar A ID Específico.
14. Haga clic en el vínculo 001000237.
15. Haga clic en el botón Guardar.
16. Haga clic en el botón Ejec.
17. Haga clic en el botón Acep.
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Página 173
Paso Acción
18. Visualice el proceso de su ejecución. Haga clic en el vínculo Monitor Procesos.
Paso Acción
19. Haga clic en el botón Actualizar.
20. Haga clic en el vínculo Volver a Resumen de Estado de Documento.
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Página 174
Paso Acción
21. El Gestor Informe: mostrara la liga para abrir su reporte. Haga clic en el vínculo Gestor Informes.
Paso Acción
22. Haga clic en el vínculo CS_DOC_STAT1 - Document Status Summary.pdf.
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Página 175
Paso Acción
23. Haga clic en el vínculo Document Status Summary.pdf.
Paso Acción
24. Haga clic en el botón Abrir.
25. Vista del reporte, muestra la información de la selección de datos que Usted capturo para ejecutar la consulta.
26. Vista del informe de acuerdo con la selección de datos, la segunda parte del reporte mostrara información resumida de la creación de Contratos o Convenios.
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Página 176
Paso Acción
27. Haga clic en el vínculo Inicio.
28. ¡Felicitaciones! Has creado un ID Control Ejecución con éxito y finalizado la ejecución del reporte “Resumen Estado de Documento”. Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: •Crear un ID Control Ejecución •Seleccionar los criterios de consulta •Ejecutar el reporte Fin del procedimiento.
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Página 177
SCM500.3_Detalle Estado de Documento
Detalle del Estado de Documento:
El informe detalle del status del Contrato o Convenio, es similar al informe de resumen, pero proporciona mayor información a detalle. Entre las características adicionales, este informe muestra la siguiente información:
Información de la creación del Contrato o Convenio
Datos capturados en la pantalla "Ejecución Asistente – Creación Doc"
Informe de actividades (creación, colaboración, aprobación e información enmendada)
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario ejecutará un informe del estado del Contrato o Convenio con información a detalle de la creación del Contrato o Convenio, datos capturados para la definición del flujo de aprobación, informe de actividades de colaboración y aprobación del documento, así como información de la enmienda. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
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Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Contratos de Proveedor.
3. Haga clic en el menú Informes.
4. Haga clic en el comando Detalle Estado Documento.
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Paso Acción
5. Crear un ID Control Ejecución: Capture el nombre del reporte, este quedara grabado en su usuario solo para modificar la selección de datos. Haga clic en la pestaña Añadir un Valor.
6. No deje espacio en blanco, ocupe guion "_", para evitar un error en la ejecución del reporte. Introduzca la información que desee en el campo ID Control Ejecución. Introduzca "MEX_CM".
7. Haga clic en el botón Añadir.
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Paso Acción
8. *ID Plantilla: CS_DOC_STAT2_1 dato por default Puede seleccionar los siguientes criterios para realizar la consulta: *Fecha Ref: es la fecha actual Administrador Documento: usuario quien creo el Contrato o Convenio en el sistema Patroc: usuarios que dio origen al Contrato o Convenio Departamento: ubicación que dio origen al Contrato o Convenio Estado Documentos: estatus del Contrato o Convenio Transacción Origen: por default “Especifica” Haga clic en la lista Transacción Origen.
Paso Acción
9. Seleccione el elemento de lista Específica.
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Paso Acción
10. Seleccione ID Set por default "MEX00" Haga clic en el cuadro ID Set Específ.
11. Capture ID de Contrato: puede ser uno en específico o un rango de ID Contratos Haga clic en el botón Consultar De ID Específico.
12. Haga clic en el vínculo 0010000236.
13. Haga clic en el botón Consultar A ID Específico.
14. Haga clic en el vínculo 0010000237.
15. Haga clic en el botón Guardar.
16. Haga clic en el botón Ejec.
17. Haga clic en el botón Acep.
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Paso Acción
18. Visualice el proceso de su ejecución Haga clic en el vínculo Monitor Procesos.
Paso Acción
19. Haga clic en el botón Actualizar.
20. Haga clic en el vínculo Volver a Detalle de Estado de Documento.
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Paso Acción
21. El Gestor Informe: mostrara la liga para abrir su reporte. Haga clic en el vínculo Gestor Informes.
Paso Acción
22. Haga clic en el vínculo CS_DOC_STAT2 - Document Status Detail.pdf.
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Paso Acción
23. Haga clic en el vínculo Document Status Detail.pdf.
Paso Acción
24. Haga clic en el botón Abrir.
25. Vista del reporte, muestra la información de la selección de datos que Usted capturo para ejecutar la consulta.
26. Vista del informe de acuerdo con la selección de datos, la segunda parte del reporte mostrara información detalle de la Gestión de Contratos.
27. ¡Felicitaciones! Has creado un ID Control Ejecución con éxito y finalizado la ejecución del reporte “Detalle de Estado de Documento”. Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: •Crear un ID Control Ejecución •Seleccionar los criterios de consulta •Ejecutar el reporte Fin del procedimiento.
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Página 185
SCM500.4_Informe Trimestral de Contratos
Informe Trimestral de Contratos:
Informe Trimestral está disponible como consulta y se puede visualizar la información en Excel. La consulta permite buscar información utilizando las funciones básicas del informe (Set ID y rango de fecha).
El informe mostrara los siguientes datos, entre otros:
Unidad de Negocio
Departamento
Sponsor (Usuario creador del Contrato o Convenio) Número de Contrato o Convenio (Contract ID) Estatus
Fecha Inicial y Fecha Expiración
Acerca del modelo de aprendizaje UPK (User Productivity Kit):
El UPK es un modelo interactivo que permite que el Usuario se familiarice con el módulo que se estudia, su contenido es altamente interactivo, y tiene las siguientes funcionalidades: -¡Míralo! - Proporciona una versión en video de la transacción. Permite a los usuarios sentarse y ver el tema como una película. -¡Inténtalo! - Proporciona mensajes interactivos que guían a los usuarios a través de transacciones. -¡Hazlo! - Permite a los usuarios abrir una pequeña ventana que siempre permanece encima de las otras aplicaciones que estén abiertas en el ordenador. Esto permite al usuario pasar por el proceso sin tener que alternar entre PeopleSoft y los materiales de formación. -¡Lo sé! - Los usuarios trabajan independientemente en cada tema, con instrucciones que sólo se proporcionan cuando se realiza una acción incorrecta. -Imprimir Que - Una ayuda de trabajo paso a paso de la transacción UPK. Se pueden imprimir o guardar para su uso posterior.
Procedimiento
Objetivo de aprendizaje: En este tema, el usuario realizara una consulta ejecutando una extracción de datos sobre un rango de periodo. El informe mostrara entre otros datos la Unidad de Negocio, Número de Contrato, Estado del documento, Fechas inicial y expiración, entre otros.
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Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente.
Paso Acción
1. Haga clic en el botón Menú Principal.
2. Haga clic en el menú Herramientas de Informes.
3. Haga clic en el menú Consultas.
4. Haga clic en el comando Visor de Consultas.
5. Introduzca la información que desee en el campo comienza por. Introduzca "LI_GBL_SCM_QUARTERLY_REPORT".
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Paso Acción
6. Haga clic en el botón Buscar.
7. Haga clic en el vínculo Excel.
8. Capture la información: Set ID: MEX00 dato por default. Introduzca la información que desee en el campo Set ID. Introduzca "MEX".
9. Haga clic en el botón Consultar Set ID (Alt+5).
10. Haga clic en el vínculo MEX00.
11. Capture rango de fecha: Fecha Inicial del Trimestre: Haga clic en el botón Selección de Fecha (Alt+5).
12. Haga clic en la lista.
13. Seleccione el elemento de lista Abril.
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Paso Acción
14. Haga clic en el vínculo Seleccione fecha.
15. Capture rango de fecha: Fecha Final del Trimestre: Haga clic en el botón Selección de Fecha (Alt+5).
16. Haga clic en el vínculo Seleccione fecha.
17. La realización de este ejercicio, se consideró la selección de rango de fechas de un mes. Haga clic en el botón Ver Resultado.
Paso Acción
18. El resultado de la consulta solicitada se puede visualizar en Excel. Haga clic en el botón Abrir.
19. Vista del informe trimestral de Contratos y Convenios. Este informe es parte de un entregable de la información trimestral.
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Paso Acción
20. ¡Felicitaciones! Has concluido con éxito la ejecución y extracción de información de Contratos o Convenios sobre un rango de fechas. Para reforzar la información y volver a ejecutar el tema, Usted puede imprimir los materiales. Puntos clave: •Capturar por default el Set ID “MEX00” •Ejecutar el informe por un rango de fecha Fin del procedimiento.