Documento de Ayuda PROCESO APROBACION DE CONTRATOS

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GLOBAL TEMPLATE PeopleSoft 9.1 Documento de Ayuda

Gestión de Contratos

PROCESO APROBACION DE CONTRATOS

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SCM 9.1 Gestión de Contratos Gestión de Contratos (SCM - Supplier Contract Management), provee un marco para importar y administrar Contratos. El sistema proporciona un método estructurado para gestionar el ciclo de vida del Contrato.

Usando la aplicación, podrá:

Crear Contrato, Categorizarlo y Controlar la gestión del ciclo de vida del Contrato.

Actualizar y Administrar Contratos para asegurar su cumplimiento.

Incorporar el Flujo de Aprobación para Contratos.

Compartir a usuarios internos de la institución la revisión del Contrato.

Delegar aprobaciones a usuarios alternos.

Ejecutar informe mensual del estatus del Contrato

Gestión para Aprobadores de Contratos

Activar Centro de Gestión de Contratos El sistema tiene la función de personalizar el contenido de su Menú Principal, con el propósito de cuando ingrese al sistema de PeopleSoft pueda visualizar en un espacio concentrado los contratos pendientes de aprobación.

Delegar Aprobaciones a Usuarios Alternos En caso de que el Aprobador no vaya a estar disponible por un tiempo determinado, cuenta con una opción en la página “Mi Perfil del Sistema” para re-asignar notificaciones de aprobación a otro usuario para que apruebe el Contrato.

Proceso de Aprobación de Contratos

Aprobar o Denegar un Contrato Cuando se está aprobando un Contrato, el sistema muestra la página del estado de aprobación del Contrato, donde puede confirmar que el Contrato ha sido autorizado. Cuando se va a rechazar la Aprobación del Contrato, es necesario escribir en la sección de Comentarios u Observaciones del Aprobador el detalle de las razones por las cuales la aprobación del Contrato ha sido denegada.

Cuando el proceso de aprobación haya concluido, el sistema de PeopleSoft:

Cambia el estatus del Contrato como Aprobado o Denegado

Inserta una línea en la página del historial de documento, si el Contrato fue aprobado o denegado

Envía una notificación por correo electrónico al administrador del contrato en el sistema (CMF o Solicitante si aplica) indicando que el Contrato ha sido aprobado o denegado.

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PeopleSoft 9.1 provee 3 formas para aprobar un Contrato pendiente de aprobación:

1. Correo Electrónico (e-Mail) 2. Lista de Trabajo 3. Documentos Pendientes

El link para acceder a PeopleSoft 9.1 es: https://leifs.mycmsc.com/psp/leifsprd/?cmd=login&languageCd=ENG

Métodos de Aprobación de un Contrato A continuación se explican las tres opciones disponibles para buscar y aprobar contratos pendientes de aprobación. Aviso: Los datos utilizados en este escenario es un ejemplo realista y fue seleccionado para propósitos educativos solamente. Primera Opción: CORREO ELECTRONICO (eMail)

Paso Acción

1. El usuario aprobador recibe una notificación por correo electrónico, solicitándole la aprobación del contrato. Presione el enlace. La página de inicio de Peoplesoft 9.1 se abre automáticamente.

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Paso Acción

2. Ingrese la siguiente información: ID Usuario: identificación del usuario para ingresar al sistema de PeopleSoft. Contraseña: contraseña del aprobador

Haga clic en el botón Conexión.

Paso Acción

3. Los aprobadores usan esta página para revisar, aprobar o denegar la aprobación de un Contrato. Haga clic en el vínculo Inicio.

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Segunda Opción: LISTADO DE TRABAJO

Paso Acción

4. Haga clic en el vínculo Lista Trabj.

Paso Acción

5. La transacción del Contrato siempre se identificará como "Documento". Haga clic en el vínculo Document, XXXX, SPAXX, 1900-01-01, N, 0, ID Set: "SPAXX" ID Espec.

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Paso Acción

6. Haga clic en el vínculo Inicio.

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Tercera Opción: DOCUMENTOS PENDIENTES Los aprobadores tendrán el contrato disponible para su aprobación en la sección de Documentos Pendientes disponible en la sección de Contratos de Proveedor.

Paso Acción

7. Para activar el Centro de gestión de Contratos, haga clic en el enlace Contenido en su página principal de PeopleSoft, seleccione Acción Documentos Pendientes y guárdelo.

Paso Acción

8. Haga clic en el botón Guardar.

Proceso de Revisión de un Contrato A continuación se muestra el proceso de revisión de un contrato. El aprobador tiene varias opciones para hacer una revisión del Contrato:

Detalles Documento

Detalles del Asistente (Wizard)

Ver Contrato

Ver Documentos anexos

Historial Versión Documento

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Paso Acción

9. Haga clic en el vínculo SPAXX / 0010000015.

Paso Acción

10. Haga clic en el vínculo Detalles Documento.

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Paso Acción

11. Haga clic en Aceptar.

12. Para revisar más detalles del Contrato, haga clic en el enlace Detalles del Asistente. Detalles del Asistente le permite revisar todas las respuestas al cuestionario respondidas por el administrador del contrato.

Paso Acción

13. Haga clic en el botón Expandir Sección.

14. Haga clic en el vínculo Ver Todo.

15. Una vez revisadas todas las respuestas del cuestionario presione Volver.

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Paso Acción

16. Para revisar el contrato, debe presionar el botón Ver Documento. El sistema descargará el Contrato. Haga clic en el botón Abrir.

Paso Acción

17. Presione la X para cerrar.

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Paso Acción

18. Para ver los archivos adjuntos y el historial del contrato, haga clic en el enlace Historial Versión Documento.

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Paso Acción

19. Podrá revisar todas las actividades, versiones y comentarios del contrato. Para

ver los archivos adjuntos presione Ver Anexos.

Paso Acción

20. Para bajar y ver los archivos adjuntos presione el botón Ver.

21. Para regresar presione el botón Volver.

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Paso Acción

22. Presione el enlace Volver a Gestión Documentos

Proceso de Aprobación o Rechazo de un Contrato Rechazo del Contrato

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Paso Acción

23. Haga clic en el botón Rech para denegar la aprobación del Contrato. Cuando niega la aprobación de un Contrato, el sistema muestra el estado de Pendiente Aprobación. El usuario administrador procederá luego a cancelar el proceso de aprobación una vez el contrato es rechazado.

Haga clic en el botón Rech.

Paso Acción

24. Al denegar un Contrato, es necesario ingresar en el cuadro de Comentarios Aprobación el motivo del Rechazo del Contrato. Haga clic en el cuadro Texto Comentario.

Presione el botón Rechazo.

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Aprobación del Contrato

Paso Acción

25. Haga clic en el botón Aprobar para autorizar el Contrato. Cuando aprueba un Contrato, el sistema muestra el estado de Aprobado.

Haga clic en el botón Aprobar.

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Paso Acción

26. Al Aprobar un Contrato, es necesario ingrese un comentario en el campo de Comentarios Aprobación. Haga clic en el cuadro Texto Comentario.

Haga clic en el botón Aprobar.

27. Haga clic en el vínculo Volver a Gestión Documentos.

Delegar la Aprobación de Contratos

Paso Acción

28. Haga clic en el botón Menú Principal.

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Paso Acción

29. Haga clic en el comando Mi Perfil de Sistema.

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Paso Acción

30. El aprobador debe seleccionar el usuario a quien se encuentra delegándole la aprobación. Puede anotar el número de empleado de conocerlo o buscarlo por su apellido. Debe indicar el rango de fechas en que el usuario aprobará los contratos. De regresar antes de lo estimado a la oficina, deberá volver a acceder a esta página y eliminar el aprobador designado.

31. ¡Felicitaciones! Has revisado con éxito un documento, aprobado o denegado un Contrato, así como activar el centro de gestión en la pantalla principal y reasignar aprobaciones a un usuario alterno.