GİB E-FATURA PORTALI KULLANIMI

Elektronik Fatura Uygulaması, önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR

standardında ve faturaların elektronik belge olarak düzenlenmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi

ve belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile gönderen tarafından alıcı tarafa iletilmesini

sağlayan bir tür mesajlaşma alt yapısıdır .Bu alt yapının oluşturulması için gerekli olan şartlar

aşağıdaki adımlar ile size daha iyi şekilde anlatıma sunulmuştur.

**E-Fatura uygulama zorunluluğu olan mükellefler ( bu linkte kimlerin uygulamadan

yararlanacağı belirtilmiştir

http://www.efatura.gov.tr/dosyalar/tebligler/421SiraNoluVUKGenelTebligi.pdf ) Elektronik

ortamda GİB E-Fatura Portalından ya da posta yoluyla başvurularını yapmaları

gerekmektedir.Başvurularını yaparken 3 tane yöntem sunulmaktadır. Mükellefler, başvuru

esnasında uygulamadan yararlanma yöntemlerinden durumlarına uygun olan birisini

belirtmek zorundadır. Uygulamadan yararlanmak isteyen mükelleflerin uygulama karşısındaki

durumu ve uygulamadan yararlanma prosedürleri, yapacakları başvuru üzerine Başkanlık

tarafından belirlenecektir.

**E-Fatura Uygulamasında Yararlanılacak Yöntemler

i.Özel Entegrasyon Yöntemi

ii. Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi

iii. Gelir İdaresi Başkanlığı E-Fatura Portal Yöntemi

** Başvuru işlemlerini yapmış ve tamamlamış mükellefler TÜBİTAK - KamuSM tarafından

mali mühür sertifikası ve şifreleri teslim aldıktan sonra www.efatura.gov.tr adresinden

Entegrasyon İşlemleri bölümünden BİS Raporu ve test tanım formunu elektronik ortamda

doldurarak göndereceklerdir. Doldurulan BİS Raporu ve Test Tanım Formu GİB tarafından

kontrol edilir. Test Tanım Formu ve BİS Raporu uygun bulunan mükelleflere entegrasyon

çalışmalarına başlama izni verilecek ve test hesapları tanımlanacaktır. Test Tanım Formu ve

BİS Raporu’nda eksiklik ve/veya hata olan mükelleflere hata ve/veya eksikliklerin giderilmesi

için başvuru formunda belirtilen e-posta adresine elektronik posta gönderilir. Hata ve/veya

eksiklikleri giderilen test tanım formu ve BİS raporu yeniden aynı yöntemle entegrasyon

işlemleri bölümünden GİB sistemine gönderilir. e-Fatura uygulaması kapsamında fatura

oluşturma, gönderme ve alma işlemlerini entegrasyon usulü ile gerçekleştirmek isteyen

mükelleflerin entegrasyon çalışmaları tamamlanana kadar kullanıcı hesapları aktive

edilmeyecektir. 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen

mükelleflerden e-fatura başvusunu yapmış ancak 2013 yılının sonuna kadar entegrasyonlarını

tamamlamamış olmaları halinde 31.12.2013 tarihi itibariyle portal hesapları aktive edilecektir.

**Uygulamaya yeni kaydolan mükelleflerin, kayıtlı kullanıcılar listesinde ilan edilmelerini

izleyen 7 gün içerisinde e-Fatura düzenlemeleri ve almaları, diğer kayıtlı kullanıcıların yeni

kayıt olan kullanıcılara bu süre içerisinde e-fatura göndermeleri zorunlu değildir. e-Fatura

uygulamasından yararlanan mükellefler hesapların aktive edilmesini takip eden 7 günden

sonra kayıtlı kullanıcılara e-fatura göndermek ve almak zorundadırlar.

E-Fatura Portalı; Internet Explorer 8, Firefox, Google Chrome, Safari ve Opera tarayıcıları ile

uyumlu olarak çalışmaktadır. Ayrıca, portalın çalışması için bilgisayarınızda Java'nın (JRE) en az

1.6 versiyonunun kurulu olması gerekmektedir.

**Size tavsiye edilen Java 1.6 ve üstü versiyonlar için aşağıda belirtilen ayarların yapılması

gerekmektedir.

**Bilgisayarınızın güvenlik duvarının kesinlikle kapalı olması gereklidir.

1-Bilgisayarınızdan Başlat menüsü Denetim Masası(Control Panel) dizinine gidiniz.

2-Denetim Masası ekranından Java ikonuna çift tıkladığınızda Java Control Panel penceresi

açılacaktır.

3-Açılan pencereden java sekmesini seçiniz ve view butonuna tıklayınız.

4- Gelen penceredeki Runtime Parameters alanına -Xmx256m değeri yazılarak OK butonuna tıkladıktan sonra java ile ilgili ayarlarınız tamamlanmış olacaktır.

Bu işlemlerden sonra sisteminizde kurulu olan Micrasoft.Net Framework versiyonunu kontrol

edip Micrasoft.Net Framework 4,5.1 sürümüne yükseltiniz.

Bir sonraki adımınız ise Mali Mühür(E-İmza) için sizlere verilen usb benzeri kart okuyucu

cihazınızı bilgisayarınıza tanıtmak olacaktır.

Bunun için yapılması gerekenler ise,

Kamu Sertifikasyon Merkezi ‘ndeki sürücü yükleme servisi işlemleri

(http://www.kamusm.gov.tr/islemler/surucu_yukleme_servisi/) linkinden

Yukarıda belirtilen özelliklerinizi seçtikten sonra 2.adım olan kart okuyucunuzu seçiniz.

Yalnız burada size yardımcı olacak dikkat edilmesi gereken nokta kart okuyucunuzu

seçtiğinizde, aşağıda görüldüğü gibi seçilen kart okuyucunuzun resmi ekrana gelecektir.

Son olarak üçüncü adım olan akıllı kart seçimi olacaktır. Kart seçimini de yaptıktan sonra

sürücüleri göster seçeneğini tıklayınız.

Gelecek olan ekrandan kart okuyucunuzun ve akıllı kart sürücülerinizi ve kurulum yardım

dökümanlarınızı indirip kurunuz.

Bu işlemler bitikten sonra sistem ve E-İmza ile ilgili kurulum aşamaları tamamlanmış

olacaktır.

VEGA E-FATURA BASİT ENTEGRASYON

1.Adım : Vega Basit Entegrasyon için ilk olarak programınızın versiyonunu son sürüme

yükseltmeniz gerekmektedir.Yalnız e-Fatura test denemeleri için ilk etap da sadece E-İmza

Cihazı takılı olan E-Fatura entegrasyonunu yapacağınız bilgisayarınızda programı

güncellemeniz yeterlidir.Müşterinizin kurulu olan sistemindeki versiyonu E-Fatura ile ilgili

denemeleriniz ve test işlemleriniz tamamlandıktan sonra yükseltiniz.

2.Adım: Vega kurulum cd’si içerisinden çıkan eFaturaBasitEntegrasyonSetup.exe ‘yi

çalıştırınız ,kurulum yapılan dizin ile Vega’nın kurulu olduğu dizinin aynı olmasına dikkat

edin ve next butonlarına basarak ilerleyiniz.Gelen ekrandan install butonuna basınız ve

kurulumun tamamlanmasını bekleyiniz.Kurulum tamamlandığında finish butonuna basarak

işlemi tamamlayınız.

Kurulum tamamlandığında bilgisayarınızın masaüzerine aşağıda görüldüğü gibi Vega eFatura

BE adında bir exe oluşacaktır.

Vega eFatura BE exe’sini açıp çalıştırmadan önce Vegawin Programınız içerinde yapılması

gerekenler aşağıda maddeler halinde açıklanmaktadır.

Cari Kart Üzerinde Yapılması Gerekenler

1.Adım: VegaShell’in kurulu olduğu dizinden Yönetim.exe ‘yi çalıştırın.İşlemler Firma

işlemlerinden E-Fatura Entegrasyonu yapacak olan firmayı seçip düzenle butonuna basınız.

2.Adım: Gelen ekranda vergi dairesi, vergi numarası ve adres bilgilerini doldurarak basit

entegrasyon işaretleyiniz.Firmanız E-Fatura entegrasyonu kullanmayacaksa E-Fatura

kullanılmıyor alanını, Entegratör Firma ile entegre yapacaksa Entegratör Firma alanını

işaretleyiniz ve tamam butonuna basarak işlemi bitiriniz.Burada dikkat edilmesi gereken en

önemli noktalardan biriside Vergi Dairesi ve Vergi Numarası asla boş bırakılmamalıdır ve

mutlaka Vergi Numarası girerken numara ardışık olarak girilmeli ve arada boşluk

bırakılmamalıdır.

Cari kart üzerindeki vergi dairesi ve vergi numarası da mutlaka dolu olmalı ve vergi numarası

ardışık olarak yazılmalıdır.

3.Adım: Vega Shell Programını açtıktan sonra cari kart düzenle dediğinizde gelen ekranda E-

Fatura sekmesini göreceksiniz. Bu sekmeye tıkladığınızda gelen ekranda E-Fatura Kullanıcısı

otomatik olarak işaretli gelecektir. Senaryo alanından ise kullanacağınız senaryoyu Temel

Faturamı ( Elektirik, Su vb. gibi iadesi mümkün olamayan) yada Ticari Faturamı ( idaesi

mümkün olan)seçiminizi yapınız.

4.Adım: Yeni bir fatura keseceğiniz zaman cari kart açtığınızda müşterinin E-Fatura mükellefi

olup olmadığını Cari kart /Efatura sekmesindeki Sistemden Kontrol Et alanından kontrol

edebilirsiniz.

Stok Kartı Üzerinde Yapılması Gerekenler

E-Fatura uygulaması kapsamında belli bir standarttın oluşturulabilmesi için stok

kartlarında kullanılan birimler artık bizlerin oluşturacağı birim isimleri veya kısaltmalarla

değil (örneğin Adet yerine Adt gibi.) UBL-TR standartları tarafından kabul edilen standartlar

şeklinde olacaktır.Bu birimlerin nasıl olacağı sizlere Stok Kartlarında Kullanılacak Standart

Birim İsimleri.txt dosyası adı altında ek bir dosya olarak verilecektir. Bu nedenle stok

kartlarını nasıl düzenlenmesi gerektiği bilgisi aşağıda açıklanmaktadır.

1.Adım: Stok kartı düzenle dediğinizde gelen ekrandan üç noktaya tıklayarak birim

tanımlama ekranını açınız.

2.Adım: Stok kartı birim tanımlama ekranından düzenle dedikten sonra gelen ekrandan birim

alanının yanında bulunan üç noktaya basarak tanımlanmış olan birimlerinizi göreceksiniz.

Buradaki birim tanımlarının sizlere gönderilen Stok Kartlarında Kullanılacak Standart Birim

İsimleri.txt dosyasında birim isimleriyle aynı olup olmadığını kontrol ediniz.

3.Adım: Yine stok kartları üzerinden yapılması gereken bir başka işlemde ÖTV ve ÖİV

uygulamaları ile ilgilidir.

4.Adım: Stok kartı üzerinde ÖTV ve ÖİV alanları dolu ise kapsadıkları ÖTV ve ÖİV vergi

kodlarını Stok kartı üzerinde Özel Kodlar/ İstihbarat sekmesindeki P-3 alanına yazmaları

gerekmektedir.

Cari kart ve stok kartı üzerindeki düzenlemeler bittikten sonra E-Fatura kesme ve entegre

etme işlemlerine başlayabilirsiniz.

Vega eFatura Basit Entegrasyon ikonuna tıklayınız. Gelen pencerede ilk olarak

bilgi ekranı görünmektedir.

Ayarlar butonundan Veritabanı adı, firma ve dönem bilgisi, birde Vegawin’den

oluşturacağınız faturalarınızı kaydedileceği klasörü belirledikten sonra Kart Okuyucu Pin’i

alanına size verilen Akis Akıllı Kart üzerindeki numarayı yazınız.

E-Fatura Mükellefleri alanından ise E-Faturaya kayıtlı kullanıcıların listesi xml dosyasını

https://gbpktest.efatura.gov.tr/efatura/ linkinden indirdikten sonra seç butonuna tıklayarak

indirdiğiniz dosyayı seçerek açtığınızda ekrana kayıtlı kullanıcıların listesi gelecektir.

Bu ekranda listelenen kullanıcıları güncelle butonuna basarak sisteme kayıt etmiş

oluyorsunuz. Bu saye de Vegawinden yeni bir cari kart açtığınızda cari kart içerindeki E-

fatura alanından Sistemden Kontrol Et diyerek bu carinin E-Fatura mükellefi olup olmadığını

kontrol etmiş olacaksınız.

Vega E-Fatura Gönderilecek Faturaları ve Vegawinden Alma ve E-Fatura Portalına Aktarma

İşlemleri

1. Adım: Gönderilecek Faturalarım alanından kesmiş olduğunuz E-faturalar listelenir.

2.Adım: Ekrana gelen gönderilecek faturalarınızı kaydet butonuna basarak kaydettiğiniz

günün tarihi ile bir zip dosyası Ayarlar sekmesindeki Kayıt Klasörü adının altında vermiş

olduğunuz dizinde oluşacaktır. Örneğin, C:\Vegawin\E-FaturaGönderilecek\15112013.zip

gibi.

3.Adım: Oluşturmuş olduğunuz zipli dosyanın içerisindeki herhangi bir faturada sonradan bir

değişiklik yapmak zorunda kalırsanız.Değişiklik yaptığınız fatura Oluşturulmuş Faturalar

menüsünde karşınıza gelecektir.Buradan faturayı Selected alanından seçimini yapıp Yeniden

Oluştur butonuna basarak C:\Vegawin\E-FaturaGönderilecek\ klasörünün altında değişiklik

yaptığınız faturanın zipli dosyası yeniden oluşacaktır.

4.Adım: Faturalardan oluşan bu zip paketi hazırlandıktan sonra,E-Fatura Portal Menüsünde

https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp şifrelerinizle giriş yaptıktan sonra, Yükleme

Araçları altındaki Fatura Yükle bölümüne giriniz Açılan Fatura Yükle ekranında bulunan Yükle

bölümde bulunan “Browse”(Dosya Seç) butonu tıklandıktan sonra açılan pencereden bilgisayarda

bulunan zip paketi seçilerek Yükle butonuna tıklayınız.

5.Adım: Bu işlem sırasında bir hata gerçekleşir ise ekranınıza uyarı mesajı gelecektir. Bu

durumda fatura yükleme işlemlerini tekrar kontrol edip Fatura Paketinin(zip dosyası) belirtilen

şartlara uygun olarak yeniden hazırlanmanız ve yukarıdaki yükleme işlemlerini yeniden yapmanız

gerekmektedir. Yükleme işlemi hatasız tamamlanan faturalar ise Yükleme Araçları menüsünde yer alan “Yüklenmiş Faturalar” bölümü altında görüntülenecektir. 6.Adım: Yine aynı ekrandan, yüklenen faturalar seçilip “gönder ” butonuna basılır ve alıcının

etiketinin seçilebileceği alan ekrana gelir. Bu alandan alıcının etiket bilgilerini seçerek “Tamam”

butonuna tıklayınız. Bu ekrandan, yüklenen faturalar seçip “Gönder” butonuna basılarak alıcısına

gönderiniz.

Artık fatura yükleme ve gönderme işleminiz tamamlanmıştır.

7.Adım: Bir sonraki fatura yükleme işleminizden önce kontrol amaçlı, en son gönderdiğiniz

faturanın numarası Son Evrak Numarası alanından takip edebilirsiniz.

Vega E-Fatura Gelen Faturalarlı Kabul Etme ve Vegawine Akatarma İşlemleri

1Adım: E-fatura Portalından gelen kutusu altından Arşiv sekmesinden size gelen Efaturaları

seçerek indir dediğinizde gelen ekrandan faturaları bilgisayarınızda kayıt

edeceğiniz(indireceğiniz) dizini belirtiniz. Örneğin, C:\Vegawin\ EFaturaGelen gibi.

2.Adım: Vega E-FaturaBasitEntegrasyon içerinden Gelen Faturalarım menüsünden seç

butonuna basınız.

3.Adım: Seç butonuna bastığınızda gelen ekrandan E-Fatura portalından size gelen faturaları

indirdiğiniz dizini seçiniz. Örneğin, C:\Vegawin\ EFaturaGelen

4.Adım: Seçilen dizin içerindeki zip’li dosyayı işaretleyip aç butonuna basınız.

5.Adım: Vega E-Fatura Basit Entegrasyon Gelen Faturalarım penceresine zipli dosyanın

içindeki faturalarınız geldikten sonra Entegrasyonu Başlat butonuna basınız.

6.Adım: Entegrasyon başlattığınızda eğer size gelen faturalardaki cariler sizin programınızda

kayıtlı cari değilse karşınıza bir pencere açılacak ve orada cariler listelenecektir. Listelenen

ekranda carilerin vergi kimlik numaraları(VKN) alanı ve Adres alanı boş geliyor ise bu

alanları doldurmanız gerekmektedir.Bu alanları doldurduktan sonra tamam butonuna

bastığınızda buradaki cariler otomatik olarak veritabanınızda açılmış olacaktır.

7.Adım: Cariler açıldıktan sonra aynı pencereden bu kez de programınızda kayıtlı olmayan

stok listesi ekrana gelecektir. Bu ekrandan sizde kayıtlı olmayan stoklar farklı isimde

listelenecektir. Sizde karşılığı olmayan stok ile sizdeki stoğu eşleştirmiş olacaksınız.

8.Adım: Buradan sizde karşılığı olmayan stokları bire bir eşleştirmek için seçim alanından

işaretledikten sonra, Vegawin Stok Karşılığı alanındaki (…) ‘ya tıklayıp gelen ekrandan sizde

kayıtlı olan stoğun stok kodu,malın cinsi yada barkod alanından herhangi birini yazıp stok ara

yaparak tamam butonuna basınız.

9.Adım: Gelen penceredeki stok listesinde üzeri mavi renk ile işaretli olan stoklar yani sizde

kayıtlı olmayan stoklar, bu birebir eşleştirme sayesinde sizde kayıtlı olan stoğunuzun muadili

olarak programa eklenmiş olacaktır.

10.Adım: Bire bir stok eşleştirme işlemleri tamamlandıktan sonra ekranda toplu olarak

eşleştirme yapacağınız stoklar(mavi renk ile işaretlenmemiş) ve sizde kayıtlı olan herhangi

bir eşleştirme yapılmadan otomatik olarak programa aktarılan stoklar ekrana listelenecektir.

Bu ekrandan toplu olarak eşleştirme yağacağınız yani seçim yaptığınız stokların sadece bir

stok koduna göndereceğiniz stokları seçerek stok belirle butonuna basınız Örneğin; temizlik

malzemeleri stoklarını Muhtelif Stok adı altında aktarmak gibi.

Yukarıda anlatılan adımlar tamamlandıktan sonra artık vegawin programınızın içerisinden

eski faturalar /alış faturaları altından E-Fatura portalından gelen faturalarınızı görebilirsiniz.