Universitatea din Bucureti

Bd. Mihail Koglniceanu, nr. 36-46, sector 5, cod potal 050107, Bucureti, Romnia Tel: 021.307.73.26; Fax: 021.314.09.16 E-mail: contact@pr.unibuc.ro; Site: www.unibuc.ro

BIROUL DE RELAII PUBLICE

GHID PRIVID ORGAIZAREA UUI EVEIMET

Biroul de Relaii Publice al Universitii din Bucureti desfoar zilnic aciuni ce vizeaz

diferite aspecte ale instituiei: de la relaia cu mass-media, comunicarea intern, promovarea

proiectelor universitii, pna la organizarea de evenimente n colaborare cu diverse structuri din

interiorul Universitii din Bucureti, ct i cu entiti externe.

Cteva tipuri de evenimente la organizarea crora contribuie Biroul de Relaii Publice al

Universitii sunt: conferinele, ceremoniile academice, seminariile, workshopurile cu audien

naional i internaional, concertele i festivalurile adresate studenilor.

Despre serviciile integrate oferite de Biroul de Relaii Publice, dar i despre necesitile BRP

pentru buna desfurare a unui eveniment, consultai Procedura eveniment Biroul de Relaii

Publice.

Pentru a veni n ajutor, att structurilor interne ale Universitii din Bucureti, ct i partenerilor

externi, Biroul de Relaii Publice v propune mai jos un ghid de organizare a unui eveniment.

Checklist

Text: Checklistul are rolul de a v ajuta s planificai evenimentul pe etape i s stabilii care

sunt persoanele responsabile pentru fiecare etap de pregtire a evenimentului. n acest fel, vei

evita situaiile neprevzute sau problemele de dezorganizare.

Finanare / Stabilirea bugetului* click (pagin separat)

Organizarea unui eveniment poate presupune o lung list cu materiale care trebuie achiziionate,

dar i servicii pe care Universitatea din Bucureti nu are posibilitatea s le asigure. n aceste

cazuri este nevoie s apelai la furnizori externi pentru a v ndeplini obiectivele pe care le-ai

stabilit cnd ai creat/schiat conceptul evenimentului.

a) n cazul n care cerei sprijin financiar din partea Rectoratului n organizarea

evenimentului, este recomandabil s facei o list cu materialele i serviiciile de care

avei nevoie i pentru care solicitai fonduri. Aceasta list va fi naintat Rectorului pentru

a fi aprobat.

b) n cazul n care cerei sprijinul Rectoratului n organizarea evenimentului fr a fi nevoie

de alocarea unui buget (avei Dvs. propriul buget venituri proprii facultate etc), atunci

vei indica punctual de ce anume avei nevoie n cererea pe care o facei ctre Conducerea

UB (rezervare sal, asisten tehnic etc).

n cadrul UB exist trei tipuri de procedur de achiziie aprobate de ctre Conducerea Facultii:

1. Achiziiile simple pentru obiecte uzuale (papetrie, hrtie, tonere, materiale de

curenie etc). Lista complet o putei vedea aici. n acest caz, Universitatea din

Bucureti a ncheiat contracte cu diverse firme pentru achiziionarea celor mai des

solicitate produse de ctre structurile interne ale UB. Paii pe care trebuie s i urmai n

acest caz sunt:

a) S completai formularul.

b) S l semneze decanul Facultii

c) S nregistrai formularul la Registratura Financiar din cadrul UB.

d) S l lsai la Biroul Achiziii (Cldirea Facultii de Drept, subsol).

2. Achiziiile directe pentru materiale i servicii pentru care UB nu are ncheiat un

contract. n acest caz, pentru procedura de achiziie urmai instruciunile de aici.

3. Dac valoarea achiziiei depete suma de 1500 lei, vei ine cont de aceeai procedur

ca i la punctul 2; ulterior, dac achiziia va fi aprobat, va trebui s ncheiai contract cu

furnizorul.

Pentru orice ntrebare legat de procedurile de achiziie, luai legtura cu Biroul Achiziii sau cu

directorul Economic D-nul Adrian Albu. Tel: 021-31.57.187.

Rubricile marcate cu * sunt valabile doar pentru structurile care fac parte din cadrul UB.

Logistic

Rezervare Sli

Universitatea din Bucureti dispune de mai multe sli pe care le nchiriaz cu ocazia organizrii

evenimentelor interne sau externe.

List locaii UB:

1. Aula Magna

2. Sala Constantin Stoicescu

3. Holul de la parterul Facultii de Drept i de la etajul 1

4. Sala de Concerte de la Casa Universitarilor

UB dispune de 6 sli dotate, hol i restaurant nchiriabil n incinta Casei Universitarilor (Str.

Dionisie Lupu nr. 46).

n cazul n care niciuna din slile din lista de mai sus nu se potrivete nevoilor Dvs., v rugm s

luai legtura cu Biroul de Relaii Publice (email: contact@pr.unibuc.ro; tel: 0213077352) pentru

a v oferi o alt soluie.

Pai pentru rezervare a unei sli de eveniment UB:

Dac avei un acord de parteneriat cu Universitatea din Bucureti sau facei parte din structurile

UB, nchirierea locaiilor se face n regim de gratuitate, iar paii pe care trebuie s-i urmai sunt:

Completarea formularului.

Contactarea Secretariatului Facultii de Drept (tel: 021 315 71 37) pentru a verifica

disponibilitatea slii pe care dorii s o nchiriai n incinta Facultii de Drept;

Contactarea Administratorului Casei Universitarilor (tel: 021 211 66 76; 021 211 51 96)

pentru a verifica disponibilitatea slilor din strada Dionisie Lupu nr. 46;

Contactarea BRP dac dorii o alt sal (din cadrul altei Faculti dect cea de Drept).

Trimiterea unei cereri de rezervare a slii pe adresa secretariatului care v-a confirmat

disponibilitatea slii (secretariatul Facultii de Drept, secretariatul Rectoratului pentru

Casa Universitarilor, secretariatul Facultii unde se afl sala care este solicitat).

Aprobarea se ridic de la biroul unde a fost trimis/lsat cererea pentru a fi semnat.

Dac dorii s nchiriai o sal n cadrul Universitii din Bucureti contra cost, citii Procedura

privind nchirierea slilor pentru entiti externe UB (link ctre procedur).

Acces la internet n cadrul Rectoratului

Accesul wireless la internet exist doar n anumite zone din cadrul Rectoratului i se face prin

accesarea unei parole furnizare de ctre Departamentul IT al Universitii.

Pentru a afla care sunt zonele din cadrul Rectoratului unde exist acoperire wireless, dar i pentru

a obine o parol de acces, luai legtura cu Departamentul IT al Universitii (tel: 021 307 73

40).

Casa Universitarilor nu dispune de conexiune WiFi.

nchiriere echipament/mobilier

Pentru scaune, birouri i alte piese de mobilier** luai legtura cu D-na Mariana Cojocaru (tel:

021 307 73 96).

Pentru nchiriere ecran videoproiector**, luai legtura cu D-nul Petre Paol, Administrator

Facultatea de Drept.

Pentru nchiriere videoproiector i/sau laptop/ecran** este nevoie de procedur (tarif etc).

** Informaie valabil doar pentru evenimente care au loc n cadrul Rectoratului

Pentru folosirea serviciilor de sonorizare, contactai Biroul de Relaii Publice.

*Servicii de fotografiere

Pentru servicii de fotografiere, consultai Procedura privind solicitarea serviciilor de fotografiere

Biroului de Relaii Publice de ctre alte departamente/ birouri/ Faculti UB. (link)

Decoraiuni florale i vegetale

Un posibil furnizor intern de decoraiuni florale poate fi Grdina Botanic ,,Dimitrie Brndz.

Stagiari

Dac avei nevoie de stagiari pentru o bun desfurare a evenimentului Dvs., contactai Biroul

de Relaii Publice.

Catering

1. Cantina Koglniceanu (b-dul Koglniceanu nr. 36 46). Persoan de contact: Ing.

Drago Florescu, Director Direcia Cmine Cantine. Tel: 021 307 73 28.

2. Restaurant Casa Universitarilor (str. Dionisie Lupu nr. 46). Tel: 021 211 66 76; 021 211

51 96.

Curenie

Pentru slile din cadrul Facultii de Drept, luai legtura cu D-na Mariana Cojocaru (tel: 021

307 73 96).

Pentru celelalte locaii, luai legtura cu administratorul Facultii unde nchiriai sala.

Cazare

1. Hotelul Academica - Curtea Interioar a Facultii de Drept (B-dul Koglniceanu nr. 36 -

46), Bucureti. Tel: 021 310 42 70.

2. Hotelul Siqua - Calea Plevnei, Nr. 59A, sector 1, Bucureti. Email:

rezervari@hotelsiqua.ro. Tel: 021 319 5160. Tax: 021 319 5162. Vodafone:

0751.048.813.

*Transport

Pentru rezervare microbuz/main luai legtur cu Direcia Patrimoniu Imobiliar (tel: 021 307

73 97).

Rubricile marcate cu * sunt valabile doar pentru structurile care fac parte din cadrul UB.

Pentru orice alte detalii legate de evenimentul Dvs., luai legtura cu Biroul de Relaii Publice al

Universitii din Bucureti.

Anunarea/Promovarea evenimentului

Biroul de Relaii Publice ofer servicii integrate n organizarea de evenimente. n cazul n care

dorii s stabilii o colaborare cu BRP, consultai procedurile anexate n continuare:

a) Procedura Eveniment Biroul de Relaii Publice

b) Procedur privind organizarea evenimentelor interne ale Universitii din Bucureti

c) Procedur privind organizarea evenimentelor externe ale Universitii din Bucureti

Dac dorii ca evenimentul Dvs. s apar pe calendarul UB, completai formularul.

Documente utile

1. Sigla Universitii din Bucureti n format vectorial

2. Model invitaie eveniment