GGP Apresentacao

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GERDAU Global ProcurementApresentação Roadshow para Lideranças

Setembro 2007

2GERDAU Global Procurement

O Projeto GGP

• Suprimentos iniciou a implantação do primeiro Template Global da GERDAU: GGP – Gerdau Global Procurement

• O projeto permitirá total alinhamento e integração de Suprimentos em todas as

Unidades de Negócio, através de uma plataforma de sistema única: SAP SRM

• 100% de acordo com as melhores práticas do GBS

• Redução de custos ao habilitar os compradores a negociar e expandir a utilização de contratos globais.

• Fácil fluxo de informações com nossos usuários internos e fornecedores via portal

web.

• Implantação com um abrangente Plano de Gestão da Mudança


Conceito de Template Global

Template Global constitui a busca de forma integrada do que há de melhor em cada empresa do Grupo Gerdau, em quatro pontos fundamentais: Processos, Pessoas, Tecnologia e Estratégia.

Modelo Integrado do Projeto

• Processos de Suprimentos uniformizados em todas as unidades de negócio

• Uniformização das políticas, padrões e procedimentos de suprimentos

• Negociações Globais de Materiais e Serviços

•Liberação dos compradores para negociar melhores contratos

• Plataforma Única de Tecnologia e Sistemas


A Área de Suprimentos é a pioneira na padronização dos processos e procedimentos do Grupo Gerdau

Excelência Operacional

Crescimento por Aquisições

Integração e Consolidação

Como TI irá suportar...Motivadores Estratégicos

• Criando um Modelo de Governança para implementação e manutenção dos processos globais

• Unificando sistemas, infra-estrutura tecnológica e suporte às Operações

• Provendo uma solução aderente ao GBS que permita agilidade na implantação (SAP SRM)

Iniciativas da Área de Suprimentos

• Acelerar o processo de disseminação das práticas do GBS para todas as geografias

• Alcançar sinergia entre as unidades, implementando modelo único de gestão

• Operar e gerir a empresa de maneira global unificando processos e procedimentos


Estratégia GGP

Processos de Negócios atuais

GERDAU GBSSuprimentos

MelhoriasSAP SRM V6.0

O modelo de processos do negócio tem duas categorias:

A.Processos Padrão : processos comuns para todos os negócios.

B.Processos e características locais relacionadas as leis, regulamentações, GAAP, etc.

Business Process Templates

(B)Processos

Locais(5%)

(A)

Processos Padrão

(95%)

Global Procurement Process

Importante: Não requer implantação de SAP em outros processos de negócio.


Plano de implantação do projeto GGP

Template GlobalPreparação e Planejamento

0 1 2

PLANO

GATE GATE

Blue printProcesso

de Analise

Desenho de Processos

Globais

GATE

• Gate 0: Início do Projeto

• Gate 1: Kick off e planejamento

• Gate 2: Desenho dos Templates Globais

Concluído

• Gate 3: SRM pronto para Teste de Aceitação de Usuários

• Gate 4: Análise “Go-No Go” para Brasil

Set/07

Requerimentos LocaisBrasil

3

Desenho Detalhado

GATE

4GATEOnde

estamos

2008

Fev/08Go-LiveBrasil

GATEGATE

Requerimentos Locais EUA e Canadá

Desenho DetalhadoGAP

Desenho e Construção

TESTEAceitação do usuário

DEPLOYImplantação

65

• Gate 5: SRM pronto para Teste de Aceitação de Usuários

• Gate 6: Análise “Go-No Go” para EUA e Canadá

Out/07

2008/09

Mar/08Go-Live

GNA

GAPDesenho e Construção

TESTEAceitação do usuário

DEPLOYImplantação


Estratégia de roll-outs: Brasil

GERDAU no Brasil (GALB, GAEB, CGBR, GACO)• Primeira implantação + 4 Roll outs• 7 regiões• 6 Meses• Mais de 3.000 usuários impactados

Blue printConcluído

Julho07

Primeira implantação

Região Sul

Fev08

Abr08Análise de

Gaps e Fase de Construção

Roll out 1RJ & MG

Mai08

Roll out 2SP

Jun08

Roll out 3NO & NE

Jul08

Roll out 4GACO

América do SulAnálise de Gaps

e Fase de Construção


Estratégia roll-outs: EUA & Canadá

Kick off do Projeto

Out07


Cambridge

Mar08

WBTY

Abr08

Roll out 2Jackson,

Carter, Char, Jackville

Ago08

SayrevillePerth

Roll out 1

Jun08

WiltonSt Paul

Knoxville

Out08

Cal CitySelkirkJoliet

Roll out 3

Nov08

Roll out 4Sand Spring

Beamont

Jan09

GERDAU AmeriSteel (EUA e Canadá)• Primeira implantação + 4 Roll outs• 16 Sites• 11 Meses• Mais de 2.000 usuários impactados

Análise de Gaps e Fase

de Construção


Estratégia de roll-outs: Outras Regiões

América do Sul: Uruguai, Argentina, Chile e Colômbi a• LAISA, SIPAR, AZA,DIACO

Kick off do Projeto

Set08

Primeira implantaçãoLAISA & SIPAR

Fev09Análise de


Completa implantação do GGP no Brasil

Mar09

Roll out 1AZA (Chile)

Abr09

Roll out 2DIACO

SIDENOR: EspanhaKick off do

Projeto

Fev09


Espanha

Jun09Análise de


Análise de GAPs concluída na América do Sul


Plano Detalhado – Implantação BrasilMonth

Dat

e

08/0

6/07

08/1

3/07

08/2

0/07

08/2

7/07

09/0

3/07

09/1

0/07

09/1

7/07

09/2

4/07

10/0

1/07

10/0

8/07

10/1

5/07

10/2

2/07

10/2

9/07

11/0

5/07

11/1

2/07

11/1

9/07

11/2

6/07

12/0

3/07

12/1

0/07

12/1

7/07

12/2

4/07

12/3

1/07

01/0

7/08

01/1

4/08

01/2

1/08

01/2

8/08

02/0

4/08

02/1

1/08

02/1

8/08

02/2

5/08

Detail Process Configuration Tier 2

Detail Process Configuration Tier 3

Local Requirements Anaysis (ON's Brazil)

Test Cases Preparation

Conference Room Pilot Simulation CRP

Integration Test Execution (Functional Test)

RICEF Developments

Ramp up SRM SP02 to SP03 (Technical Install)

Performance Stress Test ST

User Acceptance Test - First Implementation

End User Training - First Implementation

Cutover & Go Live - First Implementation

Post Go Live Support

GGP Implementation PlanON's Brazil - First Implementation

GGP Knowledge Transfer Sessions in GNA GNA

Preprare

ExecutionPreprare

Site ReadnessData Cutover

25% ProcessFinal Configuration

Local Gap Analysis

Approach & Test Cases Creation

Feb 08

Global Template e ON's Brazil Local RequFirst Implementation

InstallSP03

Ago 07 Sep 07 Out 07 Nov 07 Dec 07

Execute ITFunctional Test

Functional, Technical & Development Specifications

35% Process +Local Requireents

Fixing Tickets

Execute UATFirst Implement

Preprare

Jan 08

- Business Process Configured in SAP- Functional Specifications Developed- Master Data Designed

Go Live: First Implementation


A primeira fase de desenho dos templates globais foi concluída com sucesso

• Período: Abril 2007 – Junho 2007

• Resultados:

• Template Global de Suprimentos definido em detalhe (conceito GBS)

• Mais de 50 integrantes de diversos sites (USA, Brasil, Espanha, Argentina, Chile e Canadá)

• Necessidades locais identificadas para o Brasil

• Primeiros processos testados com sucesso

• Aproximadamente 30 regras de negócio validadas

• Documento Blueprint do GGP assinado pelo Comitê Executivo

• Pendências foram registradas e são acompanhadas diariamente (ex:interfaces locais)


Fase atual: detalhamento dos processos e configuração da ferramenta

• Período: Julho 2007 – Outubro 2007

• Atividades em progresso:

• Configuração da ferramenta SAP SRM

• Interfaces com o sistema Legacy

• Definição de gestão de dados: otimização do catálogo

• Abordagem de Gestão da Mudança definida e sendo implantada

• Estratégia do ambiente SRM Central definido e implantado

• Estratégia de suporte aos usuários finais (Pós Go-Live) em progresso: novo conceito para GERDAU – ambiente singular x processos globais

• GNA (GERDAU AmeriSteel) - preparação para realização de Workshops e lançamento do Projeto – 15/10/2007 a 19/10/2007


Próximos passos

• Período: a partir de Novembro/07

• O que vem por aí...

• Plano de Prontidão para a Mudança: Treinamentos, campanhas e comunicações, avaliações de prontidão para mudança em cada localidade.

• Teste de Aceitação dos Usuários:Garantir que os usuários finais consigam utilizar os processos do negócio

• Cutover:Sistema pronto para a produção.

• Planejamento de Suporte Pós Go-Live:Suporte do projeto durante os primeiros 60 dias após a implantação.


Preparação para o Go-LiveRegião Sul

Pontos de Atenção:• Desdobramento das comunicações – estratégia de apres entações nas localidades• Validação dos usuários finais para treinamento• Período de testes e treinamentos x planejamento de férias

Implantação Região Sul - Piloto

Apresentações para Lideranças

Apresentações nas Localidades

Entrevistas com Lideranças

Pesquisa de prontidão para mudança

Teste de Aceitação dos Usuários

Treinamento de Usuários

Suporte Pós Go-Live

Apr 08Jan 08 Mar 08Fev 08Set 07 Out 07 Nov 07 Dez 07

Go Live: Região Sul


Desafios de Gestão da Mudança

Mapeamento Impactos

Liderança

Capacitação Comunicação

Integração

� Mapeamento dos Impactos significativos

na Organização e tratamento dos mesmos

� Alinhamento e comunicação com a

Liderança (agentes de mudança)

� Processo efetivo de Comunicação , de

acordo com as necessidades de cada

público impactado (e-mails, Site do Projeto

GGP, campanha de divulgação do Go-

Live, Linha Direta)

� Programa de capacitação e Treinamentos

para todos os usuários (compradores,

aprovadores, requisitantes, fornecedores)

� Integração do Time de Projeto


Estratégia de comunicação e envolvimento das pessoas: Rede de Mudança

Lide

ranç

a

Feedback Facilitador e propulsor, capacitando e apoiando as pessoas diretamente impactadas

Patrocinadores:Diretor Suprimentos, TI

Agentes de Mudança:Gerentes de Suprimentos, Líderes de Operação

Usuários: Equipe de Compras, requisitantes, fornecedores

Usuários diretamente impactados, foco do esforço da mudança

Individuo(s) que têm poder, perante o usuário, para impulsionar e legitimar a mudança


Fatores Críticos de Sucesso

O comprometimento e apoio da liderança local é a cha ve para o sucesso da implantação do GGP

• Liderança do Projeto atuante

• Comitê Executivo

• Líderes regionais

• Líderes locais

• Incentivo e liberação dos usuários para participação em treinamentos e validação de dados.


Escopo do Projeto GGP

Source: SAP

Self-service procurement

Plan-driven procurement

Services procurement

Self-service procurement

Plan-driven procurement

Services procurement

Operational Procurement

Supplier portalSupplier portal

Supplier CollaborationSourcing analytics

Supplier evaluation

Electronic Bid

Contract management

Content management

Sourcing analytics

Supplier evaluation

Electronic Bid

Contract management

Content management

Strategic Sourcing


Processo Global: Gestão de Contratos

• GGP irá acelerar a transição de aquisição tradicional (cotações) nas relações com os fornecedores para negociações completas que agreguem valor (contratos).

• GGP habilitará a área de Suprimentos para:

• Foco dos compradores na gestão de contratos e na manutenção de catálogos

• Múltiplos contratos com fornecedores preferenciais.

• Será executado em qualquer nível da organização

•Global

•Nacional

•Regional

•Local


Processo Global: Cotação Eletrônica

• Análises de mercado mais freqüentes

• Negociações a partir de um menu padronizado de termos e condições

• Modelos padronizados de solicitação de cotação, viabilizando compras rápidas e eficientes

• Compradores aptos a realizar múltiplas sessões de cotação para aumentar competitividade.


Processo Global: Utilização de Contratos

• Simplificação do processo para usuários, relação direta com os fornecedores

preferenciais por meio de catálogos .

• Compradores administrarão acordos preferenciais de suprimentos no GGP

• Redução de custos

• Melhor gestão de desempenho de fornecedores


Recebimento de materiais e

serviços

Exemplos de cenáriosUsuários diretos

Catálogo

Criação de Pedidos de Compras e

Acompanhamento

Solicitação de Cotação

Carrinho de Compras

Requisitantes Compradores

• O processo de aprovação segue a estrutura organizacional dos requisitantes: aprovação de necessidade/ orçamento

• Itens de contrato geram pedidos de compra automaticamente

Requisitantes

• Se não há contrato, materiais ou serviços são cotados pelo comprador no sourcing cockpit

• Uma vez gerado o Pedido de Compras, será disponibilizado para os fornecedores via Portal do Fornecedor

O processo continua o mesmo, mudam as ferramentas

Executados/ criados no SRM

Executados em sistemas Backend


Exemplos de cenários: Usuários de manutenção

Executados/ criados no SRM

Executados em sistemas Backend

Requisitantes Compradores

• O trabalho é feito em sistema Backend(PM/ Maximo)

• Itens não estocáveis são encontrados no catálogo/ inseridos no carrinho de compras

• Após carrinho de compras concluído, os itens serão inseridos na Ordem de Manutenção

• MRP dispara a criação de Requisição de Compra

Requisitantes

• Itens estocáveis geram reserva

• Itens não estocáveis sem contrato iniciam processo de cotação

• Itens não estocáveis com contrato disparam a criação de Pedido de Compra automaticamente

Recebimento de materiais e

serviços

Criação de Pedidos de Compras e

Acompanhamento

Solicitação de cotação

Planejamento de

Componentes

Lista Técnica/ Ordem de

Manutenção

Reposição de estoque

Catálogo


Dúvidas?

Documents

GGP Apresentacao