GESTOR D’EXPEDIENTS GUIA USUARI TRAMITADORsetdiba.diba.cat/sites/setdiba.diba.cat/files/man_fir... · 2020-02-19 · Gestor d’expedients – Guia usuari tramitador 9 Estructura

Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual CC BY-NC-SA

GESTOR D’EXPEDIENTS

GUIA USUARI TRAMITADOR

Gestor d’expedients – Guia usuari tramitador

2

Contingut

Contingut .............................................................................................................................................. 2 Introducció ........................................................................................................................................... 4 Com accedir a l’eina ............................................................................................................................ 5

1. Accés amb usuari i contrasenya ................................................................................................ 6 2. Accés amb certificat .................................................................................................................. 7

Estructura de les pantalles .................................................................................................................... 9 1. Safates de treball secció AVUI ............................................................................................... 10 2. Safates de treball secció SELECCIÓ ...................................................................................... 11

Registre d’Entrada.............................................................................................................................. 12 1. Crear expedient nou ................................................................................................................ 13 2. Associar l’anotació a un expedient existent ............................................................................ 22 3. Localitzar l’expedient d’una anotació (NOU) .................................................................... 24 4. Reassignar l’anotació a un usuari de la UT ............................................................................. 24 5. Retornar a registre ................................................................................................................... 26 6. Alliberar una anotació que ha estat diligenciada .................................................................... 26 7. Informació addicional d’una anotació ..................................................................................... 27 8. Cercar una anotació ................................................................................................................. 28

Registre de sortida .............................................................................................................................. 29 Expedients .......................................................................................................................................... 31

1. Crear expedient d’ofici ............................................................................................................ 32 2. Visualitzar expedient............................................................................................................... 41 3. Seleccionar expedient ............................................................................................................. 42 4. Relacionar expedients ............................................................................................................. 44 5. Generar índex de l’expedient .................................................................................................. 48 6. Modificar la visualització de la graella d’expedients .............................................................. 50 7. Crear carpetes dins l’expedient ............................................................................................... 52 8. Cercar expedients .................................................................................................................... 54 9. Modificar el títol de l’expedient (NOU) .............................................................................. 55 10. Canviar estat de l’expedient (NOU)................................................................................. 56 11. Tancar expedient (NOU) .................................................................................................. 58 12. Suspendre termini de l’expedient (NOU) ........................................................................ 62 13. Reactivar termini de l’expedient (NOU) ......................................................................... 63

Crear Expedients ................................................................................................................................ 66 Documents ......................................................................................................................................... 70

1. Visualitzar documents de l’expedient ..................................................................................... 70 2. Inserir documents a l’expedient (actualitzat) ..................................................................... 72 3. Generar documents (actualitzat) ......................................................................................... 75 4. Aprovar documents ................................................................................................................. 78 5. Rebutjar documents................................................................................................................. 84 6. Modificar la llista d’aprovadors d’un document ..................................................................... 87 7. Imprimir amb dades addicionals ............................................................................................. 90 8. Vincular documents a un expedient ........................................................................................ 92


39. Desvincular documents d’un expedient .................................................................................. 96 10. Relacionar/annexar documents............................................................................................ 97 11. Modificar dades del document (NOU)........................................................................... 100 12. Inserir notes al document (NOU) ................................................................................... 103 13. Visualitzar notes del document (NOU) .......................................................................... 106

Tasques i tràmits .............................................................................................................................. 109 1. Crear tasca ............................................................................................................................. 109 2. Crear tràmit ........................................................................................................................... 111 3. Modificar tasca o tràmit ........................................................................................................ 114 4. Tancar tasca o tràmit ............................................................................................................. 115 5. Anul·lar tasca o tràmit........................................................................................................... 116 6. Afegir notes a tasca o tràmit ................................................................................................. 117 7. Eliminar notes de tasca o tràmit ............................................................................................ 119 8. Cercar tasques i tràmits ......................................................................................................... 121

Cerques............................................................................................................................................. 122 1. Cercar una anotació registral (actualitzat) ....................................................................... 122 2. Cercar expedients .................................................................................................................. 125 3. Cerca avançada d’expedients ................................................................................................ 129 4. Cerca tasques i tràmits .......................................................................................................... 135 5. Cerca ràpida .......................................................................................................................... 140 6. Cerques personalitzades d’expedients .................................................................................. 142

Integració amb els serveis AOC ....................................................................................................... 151 1. Integració amb e-TAULER (NOU) ................................................................................... 151 2. Notificacions de sortida e-NOTUM (NOU) ...................................................................... 155 3. Integració amb EACAT (NOU) ......................................................................................... 159

Integració Sicawin amb Firmadoc ................................................................................................... 164 4. Expedients de Gestió Econòmica – Despeses ....................................................................... 164 5. Expedients de Gestió Econòmica – Relació d’ordres de pagament, transferències i pagaments 165 6. Expedients de Gestió Econòmica – Ingressos i no pressupostaris ........................................ 166 7. Expedients de Gestió Econòmica – Documents de Sicalwin ................................................ 166 8. Expedients de Gestió Econòmica – Impacte dels tràmits e-Set ............................................ 167

Altres expedient especials ................................................................................................................ 168 1. Sessions de Ple: ..................................................................................................................... 168 2. Sessions de Junta de Govern Local ....................................................................................... 168 3. Decrets, Actes del Ple, Actes de la Junta de Govern Local (NOU) ................................. 168 4. Generar llibre (NOU).......................................................................................................... 169


4

Introducció

Firmadoc és l’eina electrònica per la gestió d’expedients. Permet organitzar i facilitar la

gestió diària de l’administració i tramitació electrònica de l’entitat d’acord amb la normativa

i la metodologia SeTDIBA.


5

Com accedir a l’eina

Totes les persones que tenen accés a l’eina disposen d’usuari i contrasenya per accedir-

hi. També és possible fer-ho mitjançant certificat digital com T-CAT.

1. Accedir a la URL de Diputació de Barcelona www.diba.cat

2. A la part superior seleccionar Accés Restringit

3. Introduir l’usuari i la contrasenya

4. Prémer el botó Inicia la sessió

5. Escollir l’opció SETDIBA-GESTIO_EXP_W – SeTDiBa-Gestió d’expedients WEB

(Firmadoc)


6

1. Accés amb usuari i contrasenya

1. Introduir l’usuari ops$usuari

2. Introduir contrasenya de l’usuari prémer el botó


7

2. Accés amb certificat

1. Prémer Accés amb certificat digital

2. Prémer el botó Permet


8 3. Seleccionar el certificat de l’usuari que es mostren a la pantalla i prémer el botó OK

4. Introduir el PIN del certificat


9

Estructura de les pantalles

La pantalla del gestor documental està estructurada per safates de treball. Aquestes les

trobarem a la part esquerra de la pantalla. Les principals safates de treball són les que

estan dins de “AVUI” i “SELECCIÓ”.

A la part dreta està l’espai de treball, de detall de la safata seleccionada a la banda

esquerra. Així per exemple, si seleccioneu dins d’AVUI la safata DOCUMENTS PER

APROVAR, es mostraran tots els documents pendents que tingueu per signar.

A la part dreta també estan les opcions de menú, la botonera, els filtres, els resultat dels

filtres i la informació detallada de la selecció realitzada sobre els filtres.


10

1. Safates de treball secció AVUI

Correspon a la feina pendent que teniu per realitzar. Les safates incloses a aquest apartat

són:

• Documents per aprovar: tots els documents pendents de signatura electrònica per

part de l’usuari

• Tasques i tràmits pendents: Les tasques i els tràmits pendents de realitzar

• Registre d’entrada: Les anotacions pendents de diligenciar que han entrar per

Registre d’Entrada/Sortida (RES)

• Expedients oberts: Són els expedients administratius que encara estan vigents o no

s’han tancat

• Avisos: Els avisos automàtics que envia l’eina o que un altre usuari us ha reenviat


11

2. Safates de treball secció SELECCIÓ

Correspon als documents o expedients que heu seleccionat a la banda dreta per treballa

amb ells.

Per exemple: Si a la banda dreta visualitzeu els vostres expedients, premeu botó dret del

ratolí i seleccioneu l’opció “Seleccionar expedient”.

L’eina us inclourà l’expedient a la safata de selecció perquè hi treballeu.

NOTA: La selecció es perd quan es tanca la sessió.


12

Registre d’Entrada

A aquesta safata trobareu tots els registres d’entrada que han arribat des del gestor de

registre d’Entrada/Sortida (ACCEDE).

1. A la secció AVUI, seleccioneu REGISTRE D’ENTRADA

2. A la banda dreta visualitzareu les anotacions de “LES MEVES UNITATS”

“PENDENTS” de diligenciar.


13

1. Crear expedient nou

1. Des de la safata AVUI � REGISTRE D’ENTRADA

2. Seleccioneu l’anotació registral

3. Per CREAR l’expedient ho podeu fer des de la botonera

O des de menú

3. Seguiu les indicacions de l’apartat Des de la safata AVUI � EXPEDIENTS OBERTS o

bé seguiu les indicacions de l’apartat Seleccionar expedient

1. Seleccioneu l’expedient

2. Des de la botonera prémer el botó EDITAR

3. Canvieu a la pestanya DADES COMPLEMENTARIES

4. Al camp TÍTOL introduïu el nou que ha de tenir l’expedient

NOTA: Les anotacions d’entrada han de tenir la documentació associada perquè arribi al Gestor d’Expedients per poder tramitar-la.


14

1. Canviar estat de l’expedient (NOU)

1. Des de la safata AVUI � EXPEDIENTS OBERTS o bé seguiu les indicacions de

l’apartat Seleccionar expedient


3. Feu click amb el botó secundari del ratolí

4. Seleccioneu l’opció CANVIAR ESTAT

5. Escolliu el camp ESTAT

6. Premeu el botó DESAR


15

Com puc saber l’estat actual de l’expedient?

1. Personalitzeu les columnes de la graella, segui les instruccions de l’apartat Modificar

la visualització de la graella d’expedients

2. Afegiu el camp ESTAT

Com puc saber tots els estats que ha tingut l’expedient?

1. Situeu-vos sobre l’expedient

2. Amb el botó secundari del ratolí, escollir l’opció

3. La finestra que s’obre mostra els estats de l’expedient i les situacions


162. Tancar expedient (NOU)





4. Seleccioneu l’opció TANCAR EXPEDIENT

Es genera un índex signat automàticament

5. Seleccioneu el motiu del tancament del desplegable

Com puc saber el motiu del tancament de l’expedient? (NOU)



17

2. La finestra que s’obre mostra la situació

Com puc reobrir l ’expedient? (NOU)

1. Des de la safata AVUI � EXPEDIENTS OBERTS

2. Al filtre d’expedient, escolliu l’opció SITUACIÓ com TANCAT


4. Amb el botó secundari del ratolí, escollir l’opció REOBRIR EXPEDIENT

5. Indiqueu el motiu pel qual reobriu l’expedient

6. Premeu OK

3. Suspendre termini de l’expedient (NOU)




3. Feu click al botó SUSPEN TERMINI


18

4. Indiqueu la data d’inici de suspensió de termini

5. Premeu SUSPEN TERMNI


19

4. Reactivar termini de l’expedient (NOU)




3. Feu click al botó REACTIVA TERMINI

4. Indiqueu la data de finalització de la suspensió del termini

5. Premeu REACTIVA TERMINI


20

Com puc saber els períodes de suspensió de terminis de l’expedient?




3. A l’apartat INFORMACIÓ ADDICIONAL seleccioneu la pestanya TERMINIS


21

Com puc eliminar un període de suspensió sense que compti terminis?





4. Seleccioneu l’últim termini

5. Al botó secundari del ratolí escolliu l’opció ELIMINAR


22

Crear Expedients

2. Associar l’anotació a un expedient existent



3. Des de la botonera premeu el botó ASSOCIAR

4. Ompliu els criteris de cerca de l’expedient

5. Prémer el botó de cerca

6. Seleccioneu l’expedient i premeu el botó ACCEPTAR


23


24

3. Localitzar l’expedient d’una anotació (NOU)


2. Al filtre seleccioneu l’estat ACCEPTADA i apliqueu els filtre de cerca

3. Des de la botonera prémer el botó ACTUALITZAR


5. Amb el botó secundari del ratolí feu l’opció LOCALITZAR EXPEDIENT

4. Reassignar l’anotació a un usuari de la UT



3. Des de la botonera prémer el botó REENVIAR


25

4. Indiqueu l’USUARI i la DILIGÈNCIA

5. Premeu el botó ENVIAR

NOTA: Només podeu REASSIGNAR a usuaris de la UT a la que pertany l’anotació. És necessari que indiqueu el motiu a la DILIGENCIA


265. Retornar a registre

Quan una anotació no està diligenciada a la unitat de treball correcte heu de retornar-la a

registre perquè la reassignin a la unitat de treballa tramitadora que correspon.



3. Des de la botonera premeu el botó RETORNAR

4. Indiqueu el motiu pel qual torneu l’anotació a registre

6. Premeu el botó OK

6. Alliberar una anotació que ha estat diligenciada


27Quan una anotació ha estat diligenciada i està en estat ACCEPTADA assignada a un

expedient, la podeu alliberar per assignar-la a un altre expedient.



3. Des de la botonera premeu el botó ALLIBERAR

4. Responeu SI, per deixar l’anotació en estat PENDENT

7. Informació addicional d’una anotació

A la secció d’INFORMACIÓ ADDICIONAL podeu trobar totes les dades de l’interessat i

els documents aportats de l’anotació seleccionada.


28

8. Cercar una anotació

Seguiu les indicacions de l’apartat Cercar una anotació


29Registre de sortida

XXXXXXX.


30


31Expedients

Els expedients els podeu gestionar des de la secció AVUI a la safata EXPEDIENTS

OBERTS; o la secció SELECCIÓ .A la safata dels expedients oberts mostra aquells que

estan actius.

1. A la secció AVUI, seleccioneu EXPEDIENTS OBERTS

2. A la banda dreta visualitzareu els “MEUS” expedients, aquells que sou impulsor.

Què signifiquen les icones de la safata d’expedients?


32A la safata d’expedients, la primera columna fa referència a l’estat dels tràmits de

l’expedient; i la segona columna fa referència a l’estat de l’expedient.

5. Crear expedient d’ofici


2. Escolliu l’opció NOU de la botonera d’expedients

3. Seguiu les indicacions de l’apartat Des de la safata AVUI � EXPEDIENTS OBERTS o

bé seguiu les indicacions de l’apartat Seleccionar expedient















34





















36








12. Premeu OK







37




38









39







40









41

Crear Expedients

10. Visualitzar expedient




3. Des de la botonera prémer el botó AMPLIAR o doble click sobre l’expedient

S’obre una finestra amb tota la informació de l’expedient


42

11. Seleccionar expedient



3. Des del menú contextual escollir l’opció SELECCIONAR EXPEDIENT

4. A la banda dreta, a la secció SELECCIÓ apareix l’expedient

5. A la informació addicional mostra les dades de l’expedient


43


44

12. Relacionar expedients



2. Situeu-vos sobre l’expedient a relacionar

3. Seleccioneu el botó EDITAR des de la botonera

4. Cliqueu al botó LOCALITZAR a la secció EXPEDIENT RELACIONAT


45

5. Indiqueu la FUNCIÓ + GRUP + SÈRIE DOCUMENTAL de l’expedient amb el que el

voleu relacionar


46

6. Premeu el botó d’ACTUALITZAR



47

8. Premeu el botó ACCEPTAR

Si els expedients s’han vinculat correctament us apareix el missatge següent

Com puc veure els expedients relacionats d’un expedient?




3. A l’apartat d’INFORMACIÓ ADDICIONAL seleccioneu la pestanya EXPEDIENTS

RELACIONATS

També podeu fer-ho ampliant la informació de l’expedient:




3. Premeu el botó AMPLIAR de la botonera d’expedients


48

4. Premeu el botó RELACIONATS

Com puc treure la relació entre expedients?




3. A l’apartat d’INFORMACIÓ ADDICIONAL seleccioneu la pestanya EXPEDIENTS

RELACIONATS

4. Cliqueu sobre el botó LLEVAR RELACIÓ

13. Generar índex de l’expedient (actualitzat)




3. Seleccioneu de la botonera d’expedient IMPRIMIR DETALL


49

4. Al missatge que mostra cliqueu SI

5. Si l´índex només voleu que contingui la relació de documents responeu NO; si l’índex

voleu que contingui tota la informació relacionada amb l’expedient, com les anotacions

registrals realitzades, responeu SI


50

14. Modificar la visualització de la graella d’expedients



2. Situeu-vos sobre la graella dels expedients

3. Amb el botó secundari del ratolí escolliu l’opció PERSONALITZAR COLUMNES

4. De la secció COLUMNES DISPONIBLES arrossegueu el camp a COLUMNES

VISIBLES

5. Premeu el botó APLICAR CANVIS

NOTA: L’índex de l’expedient es signa amb el Segell d’Òrgan de l’entitat. Quan es genera l´índex s’elimina el que estava creat amb anterioritat


51


52

15. Crear carpetes dins l’expedient

1. Seleccioneu l’expedient des de la safata AVUI � EXPEDIENTS OBERTS o bé seguiu

les indicacions de l’apartat Seleccionar expedient

2. Situeu-vos sobre l’expedient seleccionat

3. Amb el botó secundari del ratolí escolliu l’opció NOVA CARPETA

4. Escriviu el nom de la carpeta a crear



53Com puc vincular documents a una carpeta creada a un expedient?

1. Seleccioneu l’expedient seguint les indicacions de l’apartat Seleccionar expedient

2. Situeu-vos sobre de TOTS ELS DOCUMENTS

3. Seleccioneu el document a la graella de documents

4. Cliqueu amb el botó secundari del ratolí sobre de la carpeta on voleu vincular el

document

5. Escolliu l’opció VINCULAR DOCUMENTS

Com puc eliminar una carpeta creada a un expedient?

1. Seleccioneu l’expedient seguint les indicacions de l’apartat Seleccionar expedient

NOTA: El document sempre està a l’expedient. No es mou de l’expedient a la carpeta. La carpeta és una visualització “ordenada” de l’expedient.


542. Amb el botó secundari del ratolí sobre de la carpeta que voleu eliminar, escolliu l’opció

ELIMINAR

3. Premeu SI

16. Cercar expedients

Seguiu les indicacions de l’apartat Cercar un expedient

NOTA: Quan s’elimina una carpeta de l’expedient amb documents vinculats, aquests no s’eliminen perquè estan dins de l’expedient.


55

17. Modificar el títol de l’expedient (NOU)








56










57










58








59



NOTA: Si l’usuari que tanca l’expedient no és el responsable, s’envia un avís al responsable de l’expedient informant del tancament.


60





61








62

18. Premeu OK








NOTA: Per suspendre termini cal que l’expedient tingui determinat la data fi de termini


63









64







65









66

Crear Expedients

1. Des del menú ARXIU � EXPEDIENTS � CREAR EXPEDIENTS

2. Ompliu la classificació de l’expedient [Funció + Grup + Sèrie]


67

3. A la pestanya DADES COMPLEMENTÀRIES ompliu el TÍTOL de l’expedient i el

SUPORT


68

4. Completeu la informació de l’expedient a la pestanya DADES GENERALS

El RESPONSABLE és l’impulsor de l’expedient

La FORMA D’INICI és com s’inicia l’expedient: OFICI o INSTÀNCIA DE PART

El FI TERMINI és la data que té l’expedient per resoldre’s

Els DIES PER ALERTA enviarà un avís al responsable de l’expedient quan faltin els dies

indicats per la fi de termini


69

5. Si l’expedient està relacionat amb un altre, podeu associar-los a l’apartat EXPEDIENT

RELACIONAT


70

Documents

1. Visualitzar documents de l’expedient

Seleccioneu l’expedient seguint les indicacions de l’apartat Seleccionar expedient

Des de les dades addicionals de l’expedient



3. Seleccioneu la pestanya DOCUMENTS

4. Seleccioneu el document

5. Premeu el botó VISUALITZAR DOCUMENT o bé feu doble click amb el botó esquerre

del ratolí

6. S’obre una finestra amb tota la informació del document


71

Des de la llista de documents d’un expedient seleccionat


2. Seleccioneu TOTS ELS DOCUMENTS

3. A la banda dreta, seleccioneu el document

4. Des de la botonera premeu el botó AMPLIAR

S’obre una finestra amb tota la informació del document


72

2. Inserir documents a l’expedient (actualitzat)

Insereix un document que teniu fora del sistema del gestor d’expedients. El document el

teniu guardat a vostre equip o a algun unitat de xarxa.



2. Situeu-vos sobre l’expedient on inserir el document

3. Escolliu l’opció de menú ARXIU� DOCUMENTS � INSERTAR ARXIU...


73

4. A la secció DADES DEL DOCUMENT introduïu els camps següents:

TIPUS DE DOCUMENT és tipologia documental que correspon el document

ÀLIES és el títol del document, com identifiqueu el document

ESTAT ELABORACIÓ és la metadada de com ha estat elaborat el document. Els

valors possibles són:

• EE01 – Original

• EE01 – Copia electrònica autèntica amb canvi de format

• EE03 – Copia electrònica autèntica de document paper

• EE04 – Copia electrònica parcial autèntica

• EE99 - Altres

ORIGEN és d’on procedeix el document. Els valors possibles són:

• 0 – Ciutadà

• 1 - Administració

5. A la banda dreta ompliu les METADADES de la fitxa DADES GENERALS

DOCUMENT

6. A la secció CONTINGUT GRÀFIC

• Si teniu el document digital premeu EXAMINAR i localitzeu el document

• Si teniu el document en paper premeu DIGITALITZAR


74


NOTA: La digitalització potser

• SIMPLE: prement el botó DESAR

• AUTÈNTICA: prement el l’opció de COMPULSA o COMPULSA SEGELL


75

8. Si el document no l’ha de signar ningú, premeu ACCEPTAR

9. Si el document ha de signar-se premeu MODIFICAR APROVADORS, seguiu les

indicacions de l’apartat modificar llista d’aprovadors

3. Generar documents (actualitzat)



2. Situeu-vos sobre l’expedient on inserir el document

3. Escolliu l’opció de menú ARXIU� DOCUMENTS � GENERAR DOCUMENT...

4. A la secció PLANTILLES escolliu el model PLANTILLA GENÈRICA

5. A camp NOM DEL DOCUMENT A GENERAR indiqueu el NOM

6. Al camp ORIGEN indiqueu si el document és de l’administració o del ciutadà. Al ser un

document generat per la pròpia administració seleccioneu l’opció 1- ADMINISTRACIÓ


76

7. Al camp ESTAT ELABORACIÓ indiqueu l’elaboració del document

8. Premeu el botó GENERAR DOCUMENT

9. Escolliu el tipus de document que li correspon fent doble click

10. Feu els canvis al document que s’ha obert a Microsoft Word

11. Tanqueu l’editor

12. Premeu el botó DESAR CANVIS


77

13. Si el document no l’ha de signar ningú, premeu ACCEPTAR

14. Si el document ha de signar-se premeu MODIFICAR APROVADORS, seguiu les

indicacions de l’apartat modificar llista d’aprovadors

Com puc reutilitzar el contingut d’un document existent?


2. Premeu el botó secundari del ratolí

3. Escolliu l’opció OBTENIR EN FORMAT ORIGINAL del menú contextual

4. A la part inferior apareix el missatge per obrir el document, premeu OBRE

5. Seleccioneu el contingut que voleu copiar i copieu-lo

6. Tanqueu el document


78

7. Enganxeu el contingut copiat al nou document

4. Aprovar documents

1. Des de la safata AVUI � DOCUMENTS PER APROVAR

2. Situeu-vos sobre el document

3. Seleccioneu de la botonera de documents APROVAR

NOTA: Només es pot recuperar si el document PDF té document original associat. El tindrà si el document va ser generat o inserta i convertit en PDF pel propi sistema.


79

4. Si aproveu el document seleccioneu el certificat i premeu OK

5. Premeu el botó APROVAR


80

6. Indiqueu el PIN i premeu d’ACORD


81

El document ha quedat aprovat.

Què haig de fer si em demana associar el certificat a l’usuari?

La primera vegada que signeu amb certificat us demanarà associar el certificat amb

l’usuari.

Us apareixerà la pantalla:

1. Introduïu la vostra contrasenya al camp CONTRASENYA


3. De la botonera de documents, torneu a prémer el botó APROVAR

4. Seguiu els passos d’aprovar documents


82

Com puc visualitzar el certificat de la signatura incrustada (PADES) al document aprovat? (NOU)



2. Situeu-vos sobre l’expedient on està el document signat

3. Situeu-vos sobre la safata TOTS ELS DOCUMENTS


5. Feu doble click sobre el document

6. Escolliu de la botonera superior l’opció VISTA ORIGINAL

7. A la part superior del document signat PDF escolliu

Veureu que indica si totes les signatures són vàlides

8. Seleccioneu l’opció TAULER DE SIGNATURES


83

9. Visualitzeu el certificat de la signatura a la banda esquerra del document

Com puc descarregar el document amb el certificat de la signatura incrustada (PADES) al document aprovat? (NOU)



2. Situeu-vos sobre l’expedient on està el document signat

3. Situeu-vos sobre la safata TOTS ELS DOCUMENTS



84

5. Feu doble click sobre el document

6. Escolliu de la botonera superior l’opció VISTA ORIGINAL

7. Premeu el botó de guardar el document

5. Rebutjar documents

1. Des de la safata AVUI � DOCUMENTS PER APROVAR

2. Situeu-vos sobre el document

3. Seleccioneu de la botonera de documents REBUTJAR

NOTA: Si el document no es descarrega en VISTA ORIGINAL no es visualitzen les signatures incrustades NOTA: Podeu validar si un document PDF signat és correcta des de la url de l’AOC https://signasuite.aoc.cat/signasuite/inici


85

4. Indiqueu el motiu de rebuig

5. Premeu el botó REBUTJAR

NOTA: El rebuig genera un avís a la persona que ha posat el document al circuit de signatura NOTA: Sempre cal indicar un motiu de rebuig


86

Com puc incorporar un document rebutjat al circuit de signatura?

1. Crear un nou document. Podeu copiar el contingut del document

2. Modificar la llista d’aprovadors

3. Anul·lar el document rebutjat inicialment

Com puc recuperar el document si l’he rebutjat?

1. Seleccionar l’expedient, seguint els passos seleccionar expedient

2. Escolliu TOTS ELS DOCUMENTS

3. Seleccioneu el document rebutjat

4. Premeu de la botonera documents el botó CANCEL·LAR REBUIG

5. Premeu el botó SI per recuperar el document rebutjat

El document s’ha situat a la safata AVUI � DOCUMENTS PER APROVAR


87

6. Modificar la llista d’aprovadors d’un document (actualitzat)

1. Escolliu el document des de la safata AVUI � EXPEDIENTS OBERTS

2. Escolliu a la INFORMACIÓ ADDICIONAL, la pestanya DOCUMENTS o bé

seleccioneu l’expedient i situeu-vos a TOTS ELS DOCUMENTS

3. Escolliu el document

4. Seleccioneu l’opció de menú ARXIU � DOCUMENTS � MODIFICAR LLISTA

APROVADORS...

O bé amb el menú contextual del botó dret del ratolí escollir MODIFICAR APROVADORS

5. Premeu el botó AGREGAR FILA

6. Ompliu la informació de la graella dels aprovadors

• ORDRE: l’ordre de signatura si hi ha més d’una persona a la llista d’aprovadors

• CÀRREC: de la persona que ha de signar


88• REQUERIT:

o Requerit: indica si és obligatòria la signatura

o Opcional: no cal signar

• ACCIÓ:

o Firma Electrònica: Signatura amb certificat

o Revisió: Equivalent al vist-i-plau (mosca)

7. Premeu el botó ACCEPTAR quan tingueu la llista

Com puc saber qui falta per signar?


NOTA: Si dos persones tenen el mateix número d’ordre han de signar les dues independentment de que ho faci abans. NOTA: Es pot predeterminar una llista d’aprovadors per carregar-los NOTA: Només es pot modificar la llista d’aprovadors si no s’ha iniciat el procés de signatura


89

2. Seleccioneu l’expedient i situeu-vos a TOTS ELS DOCUMENTS


4. Seleccioneu a INFORMACIÓ ADDICIONAL la pestanya SIGNATURES

També podeu fer-ho de la següent forma:


2. Seleccioneu l’expedient i situeu-vos a TOTS ELS DOCUMENTS


4. Premeu de la botonera de documents el botó AMPLIAR


90

5. Premeu el botó ACTIVITAT

7. Imprimir amb dades addicionals

1. Situeu-vos sobre la safata AVUI � EXPEDIENTS OBERTS

2. Escolliu a la INFORMACIÓ ADDICIONAL, la pestanya DOCUMENTS o bé

seleccioneu l’expedient i situeu-vos a TOTS ELS DOCUMENTS


4. Seleccioneu de la botonera de documents IMPRIMIR


91

5. Marqueu l’opció AMB DADES ADDICIONALS - ....

6. Escolliu del camp PLANTILLA el model de document


92

7. Premeu el botó IMPRIMIR

Es mostra el document amb la capçalera segons la plantilla escollida

8. Vincular documents a un expedient


2. Seleccioneu l’expedient seguint els passos seleccionar expedient

3. Situeu-vos a TOTS ELS DOCUMENTS


93

4. Escolliu el document a la graella de la dreta

5. Seleccioneu de la botonera de documents VINCULAR

6. Premeu el boto CERCAR

7. Cerqueu l’expedient i premeu ACCEPTAR


94

El document ha quedat vinculat


95

Com puc saber a quin expedient està vinculat un document?




4. Escolliu a INFORMACIÓ ADDICIONAL la pestanya EXPEDIENTS

També podeu veure-ho de la següent manera:




4. Escolliu de la botonera de documents AMPLIAR

5. Escolliu el botó PANEL INFO

6. A la banda dreta es mostren els expedients vinculats


96

9. Desvincular documents d’un expedient




4. Escolliu el document que voleu desvincular de la graella de la dreta

5. Seleccioneu de la botonera de documents DESVINCULAR

6. Escolliu l’expedient que voleu desvincular al desplegable EXPEDIENT


97

7. Premeu el boto ACCEPTAR

El document ha quedat desvinculat

10. Relacionar/annexar documents




4. Escolliu el document que voleu relacionar/annexar de la graella de la dreta


98

5. Cliqueu a ANNEXAR/RELACIONAR de la banda dreta

6. Arrossegueu el document DOCUMENTS SELECCIONATS


99

7. Arrossegueu l’altre document a DOCUMENTS PER ANNEXAR O RELACIONAR

8. Premeu el botó ANNEXAR o RELACIONAR

NOTA: No és necessari relacionar ni annexar documents d’un mateix expedient NOTA: ANNEXAR estableix una relació jeràrquica entre els documents. Un és el document principal i l’altre el secundari. Per exemple, una factura que té annexat els seus albarans. NOTA: RELACIONAR els documents estan al mateix nivell jeràrquic.


10

0

Com puc saber els documents relacionats/annexats que té un document?




4. Escolliu a INFORMACIÓ ADDICIONAL la pestanya ANNEXOS/RELACIONATS

Com puc treure la relació entre documents?




4. Escolliu a INFORMACIÓ ADDICIONAL la pestanya ANNEXOS/RELACIONATS

5. Cliqueu el botó LLEVAR RELACIÓ de la part inferior

11. Modificar dades del document (NOU)




4. Escolliu el document que voleu modificar les dades


10

15. Al menú contextual del botó dret del ratolí seleccioneu EDITAR DADES DEL

DOCUMENT

6. Modifiqueu les dades del document que mostra la pantalla

• TIPUS: Tipologia documental. El canvi fa que es recalculi la màscara. Si el

document prové d’una eina externa com la comptabilitat, aquest camp no es pot

modificar

• ÀLIES: Títol del document

• NOTES: Observacions del document

• DATA GESTIÓ: Data

• ESTAT D’ELABORACIÓ: Estats d’elaboració del document

• IDIOMA: Del document

• ORIGEN: De qui emana el document

• UNITAT ORGÀNICA: UT responsable del document


10

2



10

3

12. Inserir notes al document (NOU)

Podeu afegir notes als documents al moment d’inserir-los o generar-los a l’expedient, o al

signar el document´; a l’editar les dades del document.

Com puc introduir notes a un document?

1. Hi ha 3 llocs des d’on introduir les notes a un document

• Quan inseriu un document a l’expedient seguint els passos: Inserir documents a

l’expedient (modificat)

• Quan genereu el document seguint els passos: Generar documents (modificat)

• Quan editeu les dades del document seguint els passos Modificar dades del

document (NOU)

2. A l’apartat NOTES introduïu els comentaris generals del document


10

4

Com puc introduir notes a la signatura d’un document?

1. Situeu-vos sobre la safata AVUI � DOCUMENTS PER APROVAR


3. Premeu el botó APROVAR


10

54. A la pestanya DETALLS DE LA SIGNATURA indiqueu les notes

5. Seleccioneu la pestanya NOTES PRIVADES

6. Seleccioneu el càrrec que només veurà les notes privades

7. Escriviu les notes dirigides al càrrec seleccionat


10

6

8. Premeu el botó APROVAR ARA

13. Visualitzar notes del document (NOU)


2. A la graella dels documents, els que tenen notes, mostra un icona blau


10

7

3. Seleccionar el document

4. Les NOTES GENERALS del document es mostra a la pestanya INFORMACIÓ de

l’apartat INFORMACIÓ ADDICIONAL

5. Les NOTES SIGNATURA del document es mostra a la pestanya SIGNATURA de

l’apartat INFORMACIÓ ADDICIONAL


10

8

6. Les NOTES PRIVADES del document al menú contextual seleccionar l’opció VEURE

NOTES/OBJECCIONS

NOTA: Les notes privades només les pot visualitzar el càrrec destinatari de les notes. Aquest càrrec li apareixerà la icona blava. Qualsevol altre càrrec que no sigui destinatari de les notes privades no les visualitzarà.


10

9

Tasques i tràmits

1. Crear tasca

1. Situeu-vos sobre la safata AVUI � TASQUES I TRÀMITS PENDENTS

2. Escolliu de la botonera de Tasques/Tràmits NOVA TASCA

NOTA: Un tràmit va associat a un expedient i forma part del tràmit administratiu; una tasca és encomanda de feina.


11

0

3. Ompliu els camps del formulari

• TÍTOL: títol de la tasca

• DESCRIPCIÓ: explicació de les tasques a realitzar

• DATA LÍMIT: temps màxim per realitzar la tasca

• UNITAT ORGÀNICA: unitat de treball que ha de realitzar la tasca

• USUARI: persona que ha de realitzar la tasca


NOTA: Si marqueu l’opció CONFIDENCIAL la tasca només la visualitza l’usuari que té la tasca assignada.


11

1

2. Crear tràmit


2. Escolliu de la botonera de Tasques/Tràmits NOU TRÀMIT


11

2

3. Ompliu els camps del formulari

• TÍTOL: títol de la tasca

• DESCRIPCIÓ: explicació de les tasques a realitzar

• DATA LÍMIT: temps màxim per realitzar la tasca

• UNITAT ORGÀNICA: unitat de treball que ha de realitzar la tasca

• USUARI: persona que ha de realitzar la tasca

• EXPEDIENT: codi de l’expedient al que s’associa el tràmit

• ESTAT: estat de la tramitació

o IIO: Inici i ordenació

o ITC: Instrucció

o FIR: Finalització i resolució

o TAN:Tancat

• TIPUS DE TRÀMIT: tipus de tràmit (hi ha 11)

• DOCUMENTS: documents que s’adjunta al tràmit. Els documents es guarden dins

l’expedient.


11

3


També podeu crear un nou tràmit des de:


2. Situeu-vos sobre l’expedient que li voleu crear el tràmit o bé seleccioneu l’expedient

3. Escolliu de la botonera d’expedient NOU TRÀMIT

4. Ompliu el formulari com s’ha indicat


11

4

3. Modificar tasca o tràmit


2. Situeu-vos sobre la tasca o el tràmit

3. Escolliu de la botonera de Tasques/Tràmits MODIFICAR o bé escolliu l’opció

MODIFICAR del botó secundari del ratolí

4. Realitzeu els canvis al formulari

Els tràmit també es pot modificar amb el botó secundari del ratolí, des de la INFORMACIÓ

ADDICIONAL de l’expedient a la pestanya TRÀMITS.


11

5

4. Tancar tasca o tràmit



3. Escolliu de la botonera de Tasques/Tràmits TANCAR o bé escolliu l’opció TANCAR

del botó secundari del ratolí



11

6

Els tràmit també es pot tancar amb el botó secundari del ratolí, des de la INFORMACIÓ


5. Anul·lar tasca o tràmit



3. Escolliu de la botonera de Tasques/Tràmits ANUL·LAR o bé escolliu l’opció

ANUL·LAR del botó secundari del ratolí


11

7


Els tràmit també es pot tancar amb el botó secundari del ratolí, des de la INFORMACIÓ


6. Afegir notes a tasca o tràmit

1. Modifiqueu la tasca o tràmit seguint els passos de modificar tasca o tràmit


11

8

2. Premeu el botó NOVA

3. Ompliu el camp TITOL i DESCRIPCIÓ


11

9


També podeu afegir notes, des de la INFORMACIÓ ADDICIONAL de la tasca o el tràmit

a la pestanya NOTES prement el botó NOVA.

7. Eliminar notes de tasca o tràmit

1. Modifiqueu la tasca o tràmit seguint els passos de modificar tasca o tràmit

2. Escolliu la nota

3. Premeu el botó ELIMINAR


12

0

També podeu eliminar notes, des de la INFORMACIÓ ADDICIONAL de la tasca o el

tràmit a la pestanya NOTES prement el botó ELIMINAR.


12

1

8. Cercar tasques i tràmits

Seguiu les indicacions de Cercar tasques i tràmits


12

2

Cerques

1. Cercar una anotació registral (actualitzat)

Per defecte, les anotacions que es mostra a entrar a AVUI � REGISTRE D’ENTRADA

són les anotacions pendents assignades a les UT’s a les que pertanyeu. Podeu modificar

els criteris de cerca per trobar altres anotacions.

Com puc trobar una anotació segons el seu estat?

1. Desplegueu el camp ESTAT

2. Escolliu l’estat que voleu consultar: PENDENT, ACCEPTADA, REBUTJADA,

ANUL·LADA

NOTA: Si voleu consultar TOTS els estats podeu prémer la X que hi ha al camp ESTAT i prémer el botó ACTUALITZAR de la botonera.


12

3

Com puc trobar una anotació si conec la data?

1. Indiqueu la data d’inici al camp DES DE

2. Indiqueu la data de finalització al camp FINS

3. Premeu el botó ACTUALITZAR de la botonera

Com puc trobar una anotació si conec el número?

1. Indiqueu el número incial al camp NUM. DES DE

2. Indiqueu el número final al camp NUM. FINS


Com puc trobar les anotacions assignades a mi?

NOTA: Si el camp de la data de finalització queda buit és com si indiquéssiu la data d’avui.

NOTA: Si el camp del número final queda buit és com si indiquéssiu fins l’últim número que estigui registrat


12

4

1. Escolliu l’opció LES MEVES


Com puc trobar les anotacions assignades a les meves UT’s?

1. Escolliu l’opció LES DE LES MEVES UNITATS

2. Escolliu la UT que voleu al camp UNITAT ORGÀNICA


Com puc trobar les anotacions assignades altres UT’s que no són les meves?

1. Escolliu l’opció TOTES


Com puc trobar les anotacions d’un interessat si conec el document d’identitat?


12

51. Introduïu el número del document al camp DOCUMENT


Com puc trobar les anotacions d’un interessat si conec el nom o cognoms?

1. Introduïu el nom o cognoms als camps NOM i/o COGNOM


2. Cercar expedients

Per defecte, els expedients que es mostra a entrar a AVUI � EXPEDIENTS OBERTS són

els oberts en els que sou els impulsors/responsables de l’any en curs. Podeu modificar els

criteris de cerca per trobar altres expedients.


12

6

Com puc trobar els meus expedients?

1. Escolliu l’opció ELS MEUS


Com puc trobar els expedients assignats a les meves UT’s?

1. Escolliu l’opció ELS DE LES MEVES UNITATS

2. Escolliu la UT que voleu al camp UNITAT ORGÀNICA i/o RESPONSABLE


Com puc trobar els expedients assignats a altres UT’s que no són les meves?

1. Escolliu l’opció TOTS




12

7

Com puc trobar els expedients tancats?

1. Desplegueu el camp SITUACIÓ

2. Escolliu la situació que voleu consultar: OBERT, TANCAT


Com puc trobar els expedients si conec el nom?

1. Escriviu part del nom de l’expedient al camp NOM


Com puc trobar un expedient si sé quan es va obrir?

1. Desplegueu el camp ANY i/o MES




12

8

Com puc trobar un expedient si sé el codi o l’identificador únic?

1. Indiqueu el codi o l’identificador (ID) al camp CODI o ID


Com puc trobar els expedients que pertanyen a una sèrie documental?

1. Desplegueu el camp FUNCIÓ i/o GRUP i/o SÈRIE



Com puc trobar els expedients creats per mi?

1. Marqueu l’opció CREATS PER MI



12

9

3. Cerca avançada d’expedients

1. Desplegueu el menú ARXIU � EXPEDIENTS � BUSCAR EXPEDIENTS

2. Escolliu les opcions que compleixin els criteris de cerca

3. Premeu el botó CERCAR

O bé també podeu fer-ho des de la botonera dels expedients.

1. Seleccioneu la secció AVUI � EXPEDIENTS OBERTS

2. A la botonera escolliu l’opció CERCAR

La pantalla que s’obre és la següent:


13

0

Com puc trobar els expedients d’un interessat?


2. Escolliu la pestanya CARPETES

3. Desplegueu el camp CARPETES i escolliu INTERESSAT ANOTACIÓ REGISTRAL

4. Introduïu els valors pels quals voleu cercar


13



13

2

Com puc trobar els expedients que caduquen en un període determinat?


2. Escolliu la pestanya TERMINIS

3. Indiqueu les dates a l’apartat DATA FI DE TERMINI



13

3

Com puc trobar els expedients que han caducat?


2. Escolliu la pestanya TERMINIS

3. Marqueu a l’apartat TERMINIS el camp TERMINI EXCEDIT



13

4


13

5

4. Cerca tasques i tràmits

Per defecte, les tasques i tràmits que es mostra a l’entrar a AVUI � TASQUES I

TRÀMITS PENDENTS són les tasques i tràmits que teniu assignades.

Com puc trobar les meves tasques o tràmits?

1. Escolliu l’opció LES MEVES


Com puc trobar les tasques o tràmits assignats a les meves UT’s?

1. Escolliu l’opció LES DE LES MEVES UNITATS



13

6


Com puc trobar les tasques o tràmits assignats a altres UT’s que no són les meves?

1. Escolliu l’opció TOTS



Com puc trobar les tasques o tràmits si sé la data límit?

1. Indiqueu la data al camp DATA LÍMIT DES DE i FINS A



13

7

Com puc trobar les tasques o tràmits si sé el títol?

1. Indiqueu el text al camp TÍTOL


Com puc trobar les tasques o tràmits si sé l’identificador?

1. Indiqueu el text al camp ID



13

8

Com puc trobar els tràmits d’un expedient?

1. Indiqueu l’expedient al camp EXPEDIENT


O bé, seleccioneu l’expedient, a la INFORMACIÓ ADDICIONAL, la pestanya TRÀMITS

Com puc trobar les tasques o tràmits creats per un usuari?

1. Seleccioneu l’usuari al camp CREADOR



13

9

Com puc trobar les tasques o tràmits creats per mi?

1. Marqueu la casella CREATS PER MI


Com puc trobar les tasques o tràmits tancats?

1. Seleccioneu el camp ESTAT

2. Escolliu PENDENT, TANCAT, ANUL·LAT



14

0

5. Cerca ràpida

Podeu fer cerques ràpides a través de l’accés directe que hi ha a la cantonada superior

dreta. Les cerques que podeu fer són les de documents per CSV i les d’expedient per part

del nom.

El CSV (Codi de Verificació Segur) del document el podeu veure a:

• La graella de documents, afegiu el camp CSV

• A les dades addicionals a la impressió del document

Cerca ràpida de documents per CSV

1. Desplegueu les opcions de cerques directes i escolliu l’icona de DOCUMENT

2. Escriviu el codi CSV del document


14

1

3. El resultat de la cerca us apareix a secció SELECCIÓ � DOCUMENTS TROBATS

Cerca ràpida d’expedient per nom

1. Desplegueu les opcions de cerques directes i escolliu l’icona de EXPEDIENT

2. Escriviu part del nom de l’expedient

3. El resultat de la cerca us apareix a secció SELECCIÓ � EXPEDIENTS TROBATS


14

2

6. Cerques personalitzades d’expedients

1. Al menú ARXIU � EXPEDIENTS� BUSCAR EXPEDIENTS


14

3

2. Apliqueu els criteris de cerca que voleu

NOTA: Si voleu cercar per interessats heu de fer-ho des de la pestanya CARPETES i escollir la carpeta INTERESSATS. Cal que tingueu en compte que és sensible a les majúscules i minúscules.


14

4

3. Premeu CERCAR

4. A la safata EXPEDIENTS TROBATS visualitzeu el resultat de la cerca

5. Amb el botó secundari del ratolí cliqueu sobre la safata EXPEDIENTS TROBATS

6. Escolliu l’opció SALVAR

7. Indiqueu el nom de la cerca a l’apartat CARPETA

8. Premeu el botó CREAR


14

5

9. La carpeta de cerca ha estat creada amb el nom indicat

10. Premeu ACCEPTAR

11. Aneu a la secció HISTORIAL, a la safata MEVES RECERQUES EXPEDIENTS

12. Situeu-vos sobre la cerca realitzada


14

6

13. A la graella apareix el resultat de la cerca seleccionada

Com puc eliminar una cerca personalitzada que no necessito?


2. Situeu-vos sobre la cerca que voleu eliminar

3. Feu clic amb el botó secundari del ratolí l’opció ELIMINAR


14

7

4. Respongueu SI al missatge que mostra

Com puc compartir una cerca amb tota l’organització?


2. Situeu-vos sobre la cerca que voleu publicar a la resta d’usuaris de l’entitat

3. Feu clic amb el botó secundari del ratolí l’opció PUBLICAR


14

8


NOTA: La cerca serà visible per tota l’entitat respectant els criteris de visibilitat de confidencialitat de cada usuari


14

9

Com puc fer privada una cerca pública amb tota l’organització?


2. Situeu-vos sobre la cerca que voleu deixar de compartir amb la resta d’usuaris de

l’entitat

3. Feu clic amb el botó secundari del ratolí l’opció PUBLICAR



15

0

Com sé si una carpeta de cerca està publicada per la resta de entitat?


2. Fixeu-vos a l’icona que té davant les carpetes de cerques

Icona que identifica la carpeta de cerca pública i compartida de cerca per tota l’entitat

Icona que identifica la carpeta personal cerca


15

1

Integració amb els serveis AOC

1. Integració amb e-TAULER (NOU)

La publicació a e-TAULER és un permís assignat als usuaris amb perfil

ADMINISTRADOR i a tots els usuaris amb perfil TRAMITADOR que l’entitat ha demanat,

a través del servei de suport, que tinguin aquest perfil.

Per poder publicar un anunci a e-TAULER cal que el document estigui aprovat. En cas

que es vulguin publicar en el mateix anunci un document principal i annexos, cal que la

vinculació entre els documents estigui feta abans d’iniciar la seva publicació.

Per publicar un anunci seguiu els següents passos:

1. Seleccioneu el document que voleu publicar

2. Desplegueu el menú OPERACIONS � PUBLICACIONS � PUBLICAR DOCUMENT

3. A l’apartat Opcions de publicació premeu el botó SECCIÓ

4. Feu doble click sobre ETAULER

5. A l’apartat NOM A MOSTRAR indiqueu com es mostrarà a e-TAULER

6. A l’apartat EXPEDIENT, marqueu l’opció PUBLICAR DOCUMENT VINCULAT A

L’EXPEDIENT

7. A l’apartat ANNEXOS A PUBLICAR marqueu els documents que s’han de publicar

junt amb l’anunci


15

2

8. A l’apartat inferior marqueu els dies que estarà publicat el document.

9. Prémer el botó PUBLICAR

Com annexo documents a l’anunci que vull publicar?


15

31. Veure l’apartat Relacionar/annexar documents

Com puc saber l’estat de publicació d’un anunci? 1. Desplegueu el menú OPERACIONS � PUBLICACIONS � CONSULTAR

INFORMACIÓ PUBLICADA

2. Utilitzeu els filtres de la part superior per cercar els anuncis

NOTA: Els estats de publicació poden ser:

• Pendent d’enviar: L’anunci no ha estat publicat a eTAULER

• Publicat: L’anunci està publicat a eTAULER

•


15

4

3. Utilitzeu la botonera de la part inferior per operar amb l’anunci. Seleccioneu l’anunci i

premeu l’opció

� Retirar: Permet retirar l’anunci

� Visualitzar document: mostra el document que ha estat publicat

� Exportar: Exporta la graella que es visualitza per pantalla de les publicacions

� Certificat de publicació

� Destacar publicació: permet que a eTAULER l’anunci quedi destacat

� Obtenir evidència

� Ampliar termini publicació: amplia la data fins que està publicat l’anunci

Com retiro un anunci publicat a eTAULER?

1. Desplegueu el menú OPERACIONS � PUBLICACIONS � CONSULTAR


2. Seleccioneu l’anunci que voleu retirar

3. Premeu el botó RETIRAR de la botonera inferior


15

5

Com puc ampliar el termini de publicació d’un anunci?

1. Desplegueu el menú OPERACIONS � PUBLICACIONS � CONSULTAR


2. Seleccioneu l’anunci que voleu ampliar el termini

3. Premeu el botó AMPLIAR TERMINI PUBLICACIÓ

4. Indiqueu la data fins que ha de ser públic l’anunci

5. Premeu el botó ENVIAR

2. Notificacions de sortida e-NOTUM (NOU)

Des del gestor d’expedients podeu fer notificacions telemàtiques per informar d’actes

administratius i resolucions tant a ciutadans, empreses o persones jurídiques a través del

servei eNOTUM de l’AOC

1. Seleccioneu l’expedient i el document que voleu notificar per eNOTUM

2. Desplegueu el menú OPERACIONS � REGISTRE D’E/S � CREAR ANOTACIÓ


15

6

3. Premeu al botó dels binocles per cercar l’interessat destinatari de la notificació

4. Escolliu d’on és l’interessat (expedient, document, registre, etc...)


15

7

5. Feu doble click sobre l’interessat

6. Al camp MITJÀ escolliu ELECTRÒNIC

7. Al camp TIPUS escolliu NOTIFICACIÓ

8. Al camp ASSUMPTE escolliu 2 – TRAMESA GENÈRICA

9. Al camp MODALITAT escolliu 1 – TRAMESA GENÈRICA

10. Ompliu el camp per especificar l’EXTRACTE

NOTA: Si escolliu ORDINARI farà una apunt a l’eina de registre de sortida, però serà l’equivalent a fer una sortida en PAPER

NOTA: Perquè el destinatari rebi un avís al mòbil ha d’estar informat el telèfon


15

8

11. A l’apartat DOCUMENTS ASSOCIATS es mostren els documents que es notificaran a

l’interessat, si cal podeu afegir més

12. Premeu el botó CREAR ANOTACIÓ

13. Us apareix un missatge amb el número d’anotació de sortida realitzada

14. Premeu NO per continuar

NOTA: Podeu consultar la notificació a traves de l’eina de REGISTRE Quan l’interessat ha accedit a la notificació, automàticament a l’expedient queda registrat un fitxer TIQUET amb el justificat de lectura o rebuig


15

93. Integració amb EACAT (NOU)

Amb SeTDIBA esteu adherits al servei EACAT de l’AOC. Des del gestor d’expedients

podeu realitzar la tramesa genèrica dirigida a una altra administració pública. Cal tenir en

compte que heu de disposar del CIF de l’administració amb la que voleu realitzar la gestió,

si no és així haureu d’informar-lo amb l’eina de Tercers i Territori. Cas que no disposeu

d’aquesta eina li haureu de demanar al referent de SeTDIBA de la vostra entitat.

1. Seleccioneu l’expedient i el document que voleu enviar a EACAT

2. Desplegueu el menú OPERACIONS � REGISTRE D’E/S � SORTIDA PER PCI

3. Feu clic al botó ENTITAT PCI

4. A l’apartat ENTITAT REGISTRAL EXTERNA feu la cerca de l’entitat destí

5. Cerqueu clicant a la icona de binocles


16

0

6. Seleccioneu l’entitat i feu doble click amb el ratolí

7. Al camp ASSUMPTE escolliu 2 – TRAMESA GENÈRICA

8. Al camp MODALITAT escolliu 2 – TRAMESA GENÈRICA EACAT-PCI

9. Al camp EXTRACTE indiqueu el text

10. A l’apartat DOCUMENTS ASSOCIATS podeu afegir els documents per trametre al

EACAT

11. Premeu el botó CREAR ANOTACIÓ

12. A missatge informatiu indiqueu SI

13. Ompliu les dades del formulari i premeu el botó ACCEPTAR


16

1

A l’eina de registre genera una anotació de sortida i a EACAT genera una anotació

d’entrada i sortida a EACAT amb els números que informa al missatge

Al consultar l’anotació a EACAT es mostra de la següent forma:


16

2

Com puc saber quin número de registre li ha assignat l’eina de registre?

1. Seleccioneu el document que heu publicat a EACAT

2. A la secció d’INFORMACIÓ ADDICIONAL, hi ha una pestanya ANOTACIÓ

REGISTRAL (a la mateixa pestanya està el número)

3. A la pestanya DATOS DE SALIDA estan el número de registre i la data

Com puc saber quin número de registre li ha assignat a EACAT?

1. Seleccioneu el document que heu publicat a EACAT

2. A la secció d’INFORMACIÓ ADDICIONAL, hi ha una pestanya ANOTACIÓ

REGISTRAL (a la mateixa pestanya està el número)

NOTA: Per cercar l’anotació dins de l’eina de Registre cal que als criteris de cerca marqueu l’opció ANOTACIÓ NO REGISTRAL


16

3

3. A la pestanya SALIDA PCI estan les dades del registre a EACAT


16

4

Integració Sicawin amb Firmadoc

Les entitats que teniu activada la Gestió Digital de la Despesa (GDD), teniu integrat

Sicalwin amb Firmadoc a l’hora de:

• Guardar document generats amb Sicalwin a expedients de comptabilitat

• Generar a Firmadoc documents utilitzant dades comptables procedents de Sicalwin

(circuit de gestió digital de la despesa)

Les entitats que NO teniu activada la Gestió Digital de la Despesa, NO teniu la integració

entre ambdós sistemes, de forma que heu de descarregar-vos els documents generats

per Sicalwin i carregar-los manualment a Firmadoc.

4. Expedients de Gestió Econòmica – Despeses

En gestionar despeses serà obligatori tenir omplert el camp ID de l’expedient a la gestió

de SICALWIN.

• Despeses estructurals: Haureu de crear un expedient anual per exercici. Es tracta

d’un expedient únicament amb funció d’arxiu. Aquests expedients els podeu crear a

l’inici de l’any

• Despeses decisionals: Haureu de crear un expedient per cada decisió. Aquests

expedients es poden crear a l’inici de l’any. Exemple: festa de la collita

• Despeses vinculades a contractes (obres i serveis): Haureu de crear un

expedient per cada contracte o servei i es vincularà a l’expedient administratiu de la

contractació amb l’expedient de gestió de les despeses derivades. Aquells

expedients s’han de crear en el moment en que s’adjudica el contracte


16

5

Tots aquest expedients de despesa els heu de vincular amb la sèrie 1659 –

MANAMENTS DE PAGAMENTS.

5. Expedients de Gestió Econòmica – Relació d’ordres de pagament,

transferències i pagaments

En el moment que hagueu de fer una relació de pagaments, heu de crear l’expedient per

cada relació de pagament. Aquest expedient pertany a la sèrie 1657 – APROVACIONS

DE FACTURES.


16

6

Si l’expedient de relació de pagaments NO està creat prèviament a generar la relació de

pagaments a SICALWIN, la realació O, T o P es guardarà a la carpeta temporal del tècnic

de comptabilitat (dins de Firmadoc). El tècnic haurà d’entrar a Firmadoc i vincular el

document a l’expedient adequat.

Si l’expedient de relació de pagaments SI està creat prèviament a generar la relació de

pagaments a Sicalwin, la realació de O, T o P es guardarà a la carpeta de l’expedient

indicat al moment de fer la relació a Sicalwin.

6. Expedients de Gestió Econòmica – Ingressos i no pressupostaris

En el cas dels ingressos i no pressupostaris, el camp ID de l’expedient a Sicalwin és,

hores d’ara, opcional (pendent de fer canvis de versió).

• En cas d’indicar l’expedient, guardarà el document a l’expedient indicat a Sicalwin

• En el cas de no haver indicat cap expedient, ho guardarà en una carpeta temporal

de Firmadoc (documents sense expedient) que s’eliminarà cada mes. Si el

document forma part d’un expedient, el tècnic de comptabilitat haurà de vincular

des de Firmadoc.

7. Expedients de Gestió Econòmica – Documents de Sicalwin

La resta de document de Sicalwin (llistats, balanços, etc) PER DEFECTE NO es guarden.

Cal que els descarregueu i els carregueu manualment.

Si voleu que el sistema pregunti cada vegada que s’extreu un llistat/balanç, etc, si voleu

guardar-lo a Firmadoc cal canviar la configuració.


16

7

Si opteu per canviar aquest paràmetre i que Sicalwin demani cada vegada si voleu

guardar el document:

• Si indiqueu l’expedient: es guardarà el document a l’expedient

• Si no indiqueu cap expedient, ho guardara a una carpeta temporal de Firmadoc

(Documents sense expedient) que s’eliminarà cada mes. Si el document forma part

d’un expedient, el gestor de comptabilitat haurà de vincular-lo des de Firmadoc.

8. Expedients de Gestió Econòmica – Impacte dels tràmits e-Set

La Gestió Digital de la Despesa permet generar document i estableix circuits de signatura.

La tramitació d l’expedient segueix els principis d’e-Set, de forma que, si hi ha documents

que requereixen aprovació, caldrà vincular als expedients els tràmits següents segons

convingui:

• 09 Proposta d’acord

• 11 Adopció d’acord i certificació

En tant que els ajuntaments treballen habitualment amb relacions de pagament, aquests

tràmits els haureu d’activar als expedients de la sèrie 1657 – Aprovacions de factures.


16

8

Altres expedient especials

1. Sessions de Ple:

Creació de l’expedient per a cadascuna de les sessions de PLE a la sèrie:

1. Crear l’expedient per cadascuna de les sessions de Ple a la sèrie 1032 – Sessions de

Ple

2. Vinculeu les actes de cada sessió (tipus de document ACTA PLE (TD10-010)) a

l’expedient anual que conté les actes

2. Sessions de Junta de Govern Local

1. Crear l’expedient per cadascuna de les sessions de JGL a la sèrie 1046 – Sessions

de la Junta de Govern Local

2. Vinculeu els documents que continguin l’acta de cada sessió (tipus de document

ACTA JUNTA GOVERN LOCAL (TD10-010)) a l’expedient anual

3. Decrets, Actes del Ple, Actes de la Junta de Govern Local (NOU)

A l’aprovar un tipus de document:

• Decrets i resolucions: DECRETS (TD01-011)

• Actes de Ple: ACTA PLE (TD10-010)

• Actes de la Junta de Govern Local: ACTA JUNTA GOVERN LOCAL (TD10-010)

Es vincularà automàticament l’expedient anual corresponent a aquest tipus de documents:

• Decrets i resolucions: Sèrie 1038 – Llibres de decrets d’alcaldia

• Actes de Ple: sèrie 1028 – Llibres d’actes del Ple

• Actes de la Junta de Govern Local: sèrie 1045 – Llibres d’actes de la JGL


16

9

Cas que l’expedient no existeixi, es crearà automàticament

1. A la safata EXPEDIENTS OBERTS, seleccionar l’expedient origen per inserir i/o

generar el document

2. Inserir o generar el document escollint la tipologia documental (Decret, Acta Ple, Acta

JGL)

3. Indicar l’extracte perquè aparegui al llibre

4. Indicar el grup de signatures

5. Quan el document estigui aprovat:

• Si l’expedient associat existeix, vincula el document

• Si l’expedient associat no existeix, crea l’expedient anual

4. Generar llibre (NOU)

Es poden generar llibre dels expedients:

• Decrets i resolucions: Sèrie 1038 – Llibres de decrets d’alcaldia

• Actes de Ple: sèrie 1028 – Llibres d’actes del Ple

• Actes de la Junta de Govern Local: sèrie 1045 – Llibres d’actes de la JGL

1. A la safata EXPEDIENTS OBERTS, seleccionar l’expedient per generar el llibre

2. Amb el botó secundari del ratolí escollir l’opció Generar Llibre


17

0

3. Especifiqueu els filtres de data o números per generar el llibre, prémer el botó

GENERAR

4. Per pantalla apareix el llibre generat

NOTA: Si no s’indica cap filtre, el llibre el genera amb tots els documents vinculats a l’expedient

NOTA: El document LLIBRE queda guardat dins de l’expedient