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1Gestione e organizzazione delle riunioni
2Gestione e organizzazione delle riunioni
Presentazione partecipanti Articolazione della didattica
Riunione in plenaria Giro di tavolo
Obiettivi
Contenuti
Modalità di erogazione
Condividere gli obiettivi e l’articolazione dell’intervento e
socializzare
Apertura interventoApertura intervento
3Gestione e organizzazione delle riunioni
Obiettivi
Modalità di erogazione
L’organizzazione delle L’organizzazione delle riunioniriunioni
Definire le diverse tipologie di riunione
Definire le modalità di pianificazione di una riunione
Riflettere e sperimentare modalità efficaci di organizzazione della riunione
Contenuti Tipologie di riunione La pianificazione di una riunione
Esposizione Discussione in plenaria Esercitazioni di gruppo
4Gestione e organizzazione delle riunioni
Può essere definita come:
Un’attività di gruppo mirata
a raggiungere un obiettivo che rappresenta
il risultato dell’interazione tra i partecipanti
e che
non sarebbe ottenibile attraverso sforzi individuali
LA RIUNIONE
5Gestione e organizzazione delle riunioni
modalità di lavoroe strumento di attuazione della collaborazione
fra membri di un gruppoper ottenere un risultato comune
efficace veicolodi comunicazione interna
luogo privilegiato di integrazionefra individuo e organizzazione
mezzo per prendere decisionie risolvere problemi
LA RIUNIONE
La riunione efficace
6Gestione e organizzazione delle riunioni
LE RIUNIONI NON SONO TUTTE UGUALI
Ogni riunione ha proprie caratteristiche, propri processi e proprie finalità.
Il successo di una riunione è influenzato:dalla conoscenza delle componenti e dei
processi che la caratterizzano e
dal possesso di tecniche e strumenti per indirizzarli ad un esito positivo.
7Gestione e organizzazione delle riunioni
Riunione informativaRiunione informativa
Riunione consultivaRiunione consultiva
Riunione decisionaleRiunione decisionale
MACRO TIPOLOGIE
di riunioni in relazione ai diversi obiettivi
Riunione di coordinamentoRiunione di coordinamento
8Gestione e organizzazione delle riunioni
Una riunione non comincia nel momento
in cui i partecipanti si trovano insieme
e cominciano a interagire,
ma va programmata a priori,
con un percorso logico
9Gestione e organizzazione delle riunioni
Un obiettivo deve essere:
• compatibile con le risorse, ciò lo rende concretamente attuabile;
• misurabile, questo permette di valutare quanto è stato fatto e quanto si deve ancora fare per ottenere il risultato;
• concordato, perché vengano rese disponibili le risorse, perché tutti si attivino per la parte che li riguarda, perché non ci sia qualcuno che impedisca o ostacoli la realizzazione.
Definizione degli obiettivi
10Gestione e organizzazione delle riunioni
I contenuti dovrebbero essere:
• Interessanti, per tutti coloro che partecipano
• Ben definiti, in modo che non si creino equivoci
• Circoscritti, perché sia chiaro anche di cosa non si parlerà
• Correlati agli obiettivi, per evitare confusione
Definizione dei contenuti
11Gestione e organizzazione delle riunioni
È essenziale preparare un’adeguata documentazione che contenga dati, fatti, idee, esperienze...
Far pervenire questa documentazione ai partecipanti in tempo utile permetterà di:
• comprendere obiettivi e contenuti della riunione;• evitare perdite di tempo;• consentire una preliminare riflessione sulle tematiche da affrontare;• favorire la costruzione di un linguaggio comune.
Preparazione della documentazione
12Gestione e organizzazione delle riunioni
Delimitare ed esprimere chiaramente il tema dell’OdG
riduce al minimo le possibilità di equivoci sull’argomento che verrà trattato
Le riunioni senza Ordine del Giorno possono diventare riunioni senza fine
Preparazione della documentazione: l’Ordine del Giorno
13Gestione e organizzazione delle riunioni
Preparazione della documentazione: l’ordine del giorno
L’ordine del giorno può essere un’utile guida per la riunione,se vengono seguite tre regole fondamentali:
11 Presentare comprensibilmente gli argomenti
I partecipanti in questo modo hanno la possibilità di prepararsi
e documentarsi sull’argomento indicato
2 Indicare gli intertempi
Precisare orario e durata previsti per ogni singolo tema
3 Calcolare la somma degli interventi
Se la somma totale degli interventi viene stimata superiore al tempo
che si ha a disposizione per la riunione è più opportuno organizzare
due riunioni efficaci al posto di una riunione fiume insoddisfacente
14Gestione e organizzazione delle riunioni
Calcolare attentamente l’anticipo con il quale la riunione deve essere indetta per facilitare la presenza di tutti i
partecipanti e permettere loro di pianificare i propri impegni
...una riunione improvvisata può portare a... assenteismo scarso coinvolgimento ridotta credibilità di chi convoca la riunione incomprensione nervosismo difficoltà di gestione bassa o nulla produttività sfiducia
Preparazione della documentazione:
la convocazione
15Gestione e organizzazione delle riunioni
La convocazione dovrebbe menzionare i seguenti elementi:
data, orari, luogo
obiettivo
Ordine del Giorno
nominativi partecipanti
contributo previsto da parte dei destinatari
indicazione di confermare la propria presenza entro una certa scadenza
Preparazione della documentazione:
la convocazione
16Gestione e organizzazione delle riunioni
Contiene le parole chiave;
serve per sostenere le fila del discorso.
Preparazione della documentazione:
la scaletta
17Gestione e organizzazione delle riunioni
Per il CONDUTTORE:
slide dell’OdG
lucidi di sintesi/schemi
scaletta tempi
Per i PARTECIPANTI:
letture / dispense
report
allegati
lucidi
Preparazione della documentazione:
I materiali
18Gestione e organizzazione delle riunioni
Una riunione ben riuscita è una riunione che è stata programmata
Idealmente le riunioni dovrebbero venire organizzate:
in un’ora in cui tutti i partecipanti
sono al massimo della forma fisica e mentale
quando si è maggiormente creativi,
energici e decisionisti.
Definizione delle modalità di svolgimento,
della durata e dei tempi
19Gestione e organizzazione delle riunioni
Generalmente è meglio evitare fare riunioni:
immediatamente prima del pranzo
immediatamente successivo a un pranzo
alla fine della giornata (specialmente di venerdì)
Definizione delle modalità di svolgimento,
della durata e dei tempi
20Gestione e organizzazione delle riunioni
Organizzare gli spazi in maniera funzionaleallo svolgimento delle attività
(minime interferenze,efficienza/produttività, relazioni professionali)
Verificare che lo spazio scelto dispongadell’allestimento necessario all’attività di svolgimento
della riunione
Aspetti logistici
21Gestione e organizzazione delle riunioni
Deciderecome disporre
i tavoli in funzione di:
Numero di persone
Tipo e obiettivi della riunione
La disposizione dei tavoli può influenzare sin dall’inizio
l’atteggiamento interiore dei partecipanti,
favorendo partecipazione e coinvolgimento o, al contrario,
disinteresse e noia.
Aspetti logistici
22Gestione e organizzazione delle riunioni
A ferro di cavallo
Frontale
Circolare, in 2 varianti
In ordine sparso
La disposizione (setting) può essere:
Aspetti logistici
23Gestione e organizzazione delle riunioni
Ordine del Giorno.....................
Aspetti logistici
Altri aspetti che vanno curati con precisione:
24Gestione e organizzazione delle riunioni
I ruoli che si possono ricoprire all’interno di una riunione sono:
Il conduttore
I partecipanti
Il segretario
DISTRIBUZIONE DEI RUOLI
25Gestione e organizzazione delle riunioni
È colui che detta le ‘regole del gioco’,interviene sullo svolgimento e sulla presa
di decisione e si assumela responsabilità dell’esito finale.
Nelle riunioni si occupa di:
organizzazione convocazione dei partecipanti preparazione dei materiali gestione feedback
IL CONDUTTORE
26Gestione e organizzazione delle riunioni
È necessario che una riunione sia convocata da un leader
Una riunione è un gruppo in azione e i gruppi agiscono con più efficacia se guidati da un leader
IL CONDUTTORE
I conduttori possono essere dei leader:
Autoritari DemocraticiPermissivi
27Gestione e organizzazione delle riunioni
…stimolano …dirigono …riepilogano …armonizzano …socializzano
I partecipanti che…
28Gestione e organizzazione delle riunioni
…parlano…sanno tutto …stanno in silenzio …rimangono inerti …complottano …assillano
I partecipanti che…
29Gestione e organizzazione delle riunioni
IL SEGRETARIO è un partecipante con un obiettivo/compito specifico
decide con il conduttore chi parteciperà e dove
e quando si svolgerà la riunione aiuta il conduttore nella programmazione e preparazione
della riunione:
- convocazioni, materiali di lavoro, relazioni e documenti necessari
alla riunione tiene il verbale di quello che succede
predispone la stanza dove si svolgerà la riunione
30Gestione e organizzazione delle riunioni
Cosa significa effettivamente valutare una riunione?
Rispondere a tre semplicissime domande...
1. 1. Che cosa è avvenuto?Che cosa è avvenuto?
2. In che misura gli obiettivi sono stati raggiunti?2. In che misura gli obiettivi sono stati raggiunti?
3. Qual è il grado di soddisfazione o di insoddisfazione3. Qual è il grado di soddisfazione o di insoddisfazione dei partecipanti?dei partecipanti?
LA VALUTAZIONE DELLA RIUNIONELA VALUTAZIONE DELLA RIUNIONE
31Gestione e organizzazione delle riunioni
Il verbale è la sintesi concettuale di quanto avvenuto durante la riunione.
Riporta:
• le principali informazioni scambiate, gli orientamenti emersi e le decisioni assunte
• una sintesi operativa degli obiettivi da raggiungere, la distribuzione degli incarichi e delle responsabilità, la determinazione delle scadenze di attuazione e di controllo
• Costituisce un utile parametro di riferimento per la valutazione: obiettivi dichiarati-risultati raggiunti
Il verbaleIl verbale
32Gestione e organizzazione delle riunioni
Feedbackdal contestoorganizzativo
Lettere
Telefonate
Colloqui
Comunicazioni verbali
Riunioni successive
Sviluppo progetti
Avvio gruppi di lavoro
Azioni di miglioramento
33Gestione e organizzazione delle riunioni
Un cattivo inizio
Un conduttore dittatoriale
Mancato rispetto dei tempi
Interruzioni
Perdita di direzione
Partecipanti prevaricatori
Conflitti e aggressività
OdG occulto
Divertimento eccessivo
Conclusione poco incisiva
34Gestione e organizzazione delle riunioni
Chiusura Chiusura interventointervento
Obiettivi
Riflettere e confrontarsi sull’esperienza formativa
Modalità di erogazione Confronto in plenaria delle esperienze soggettive dei partecipanti